档案管理的优势精选(九篇)

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第1篇：档案管理的优势范文

[关键词]档案；数字化管理；优势；问题

中图分类号：G256 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）05-0320-01

引言：随着信息化的不断发展，档案部门对数字化管理的重视程度有很大的提升。但是在实施档案数字化管理的过程中还存在一些问题，影响档案管理的准确性。

一、档案数字化管理

在对档案数字化管理进行深入研究中，了解到这种档案管理方式能够弥补传统档案管理上存在的不足，将传统纸质档案转化成信息化档案，不仅仅能够提升管理的便利性，还能保证档案安全性和严密性，减少档案泄密现象，维护单位整体利益。而且现在各个行业实施的档案数字化管理还具备分散性和多元性的特点，能够将档案以数据的方式储存在互联网中，保证资源共享的实施，有效提升档案的使用效率。

二、档案数字化管理的优势

传统档案大多数是纸质档案，这种档案不仅保管困难，其自身安全性也比较低。而且不同档案在储存过程中还要进行档案立卷处理，很多行业在进行档案立卷时，自身具备的档案材料较为零散，而且档案管理人员对这些零散的材料并不能做出准确的判断，这些情况会使得档案立卷质量下降，影响单位档案立卷制度的全面落实。

而目前各个行业实施的档案数字化管理能够有效解决上述问题，并且档案数字化管理受到时间和空间限制较小，能够降低档案查阅时间。对于档案数字化管理来说，在进行档案查询时，可以按照档案编码在互联网上找到相关档案，在节省档案查询时间的同时，也降低了档案管理人员的工作难度。对于机密性档案还可以通过互联网对档案进行加密处理，在没有密码前提下，无关人员不能对加密档案进行查阅，这从很大程度上保证了档案文件的安全性和严密性。

另外传统档案还会受到保存期的限制，如果需要查询时间较长的档案，需要经过很多程序才能查询相应档案。而信息化档案并不会受到保存期的限制，查询相关历史性档案只需要利用计算机检索功能，其能够有效减少档案查询消耗的时间，提升档案查询的便利性。在查询档案时，计算机回到档案进行深化处理，有效提升档案质量和全面性。

三、档案数字化管理的弊端

（一）电子文件的不安全因素，影响对他的长期保存电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出性优点，但在利用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得更困难。

（二）档案信息没有被充分利用。由于一些档案管理人员对于电子化档案以及数字化管理的认识不够全面，且在技术方面也存在一定的不足之处，导致这些管理员仍然使用原有的管理理念与模式对档案进行管理，档案的搜索与使用工作没有通过计算机进行处理，仍然依靠人工，很多管理者只是将工作的重心放在了一部分可见的档案管理上，并没有意识到网络中众多档案资源所存在的价值，致使档案信息资源的利用率较低。与此同时，档案管理人员对于计算机的利用也存在一定的局限性，一些管理人员只是使用计算机对档案文字进行录入和编辑，并没有将数字化管理的功能全部开发出来，浪费了大量的人力与物力。

（三）档案存储的载体存在一定的束缚性。使用数字化模式对档案进行管理，就需要将所有纸质档案电子化，并会将电子档案存放在固定的硬件储存器之中，这就直接增加了硬件设备的重要性，但硬件的储存容量毕竟有限，且升级换代速度极高，一旦需要对存储的载体进行更换时，原有的一些文件很容易会出现读取限制、软件不兼容等问题的出现，造成管理部门不得不使用大量的时间与资金对原有的设备与软件进行保存。而且电子档案的数据一旦受到病毒的入侵，很容易造成数据丢失等后果，对档案中信息的安全性造成了极大的影响。

（四）办公自动化与档案管理系统不兼容。目前部分城市各部门应用的管理软件都不相同，如人事部应用中国石油人力资源管理系统，财务部门财务资产管理系统，以及机关部室使用OA办公平台等，各自为政，按照自己部门的特点开发及使用。档案部门使用的档案信息管理系统，则是按照档案现代化管理标准设计的。由于这些管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据的收集和录入还停留在原始管理水平上。

四、实施数字化档案管理的策略

（一）与多部门进行联合，保证信息共享的有效实施档

案管理部门要与相关部门之间进行有效的联合，建立健全的档案管理系统，要对档案管理进行总体设计和档案整理以及光盘备份等一系列的工作，并要统一各部门的计算机管理系统，避免出现档案无法读取的情况发生。而且，各部门要制定明确的规章制度，对于每天的重要信息都要进行文字录入，并上传到档案管理系统之中，系统可以使用双服务器与光盘双备份等等，提升档案的管理效率与安全性，并要对档案查看的权限进行密码设置，提升资源共享的安全水平。

（二）建立横向通道，衔接办公系统

针对企事业单位中办公自动化系统和数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现现有的财务系统、OA办公系统、人事管理等系统的无缝集成。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的而问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存。以及根据数字档案的特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度。

其中最为关键的是电子档案安全管理制度。档案作一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。他既包括硬件的安全管理也包括软件的安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因为温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内数据不被非法访问、修改和破坏。

（三）提升档案管理人员专业能力，实施高效管理

数字化档案管理并不是单一对档案进行电子化处理，同时还要建立自动立卷等快捷管理系统，这就对管理人员的专业能力提出了新的要求，不仅需要管理人员具有良好的信息分辨能力，能够准确对档案信息进行整理、分类，同时还要掌握较好的计算机使用技术，使其能够灵活对计算机进行操作。相关部门要对档案管理人员进行专业的培训，加强他们对于数字化管理的意识与信息保密意识，并提升他们的电脑操作水平，使其能够为档案数字化管理模式的顺利开展提供一定的助益。

五、结束语

目前，我国在档案数字化管理的道路上仍然处于技术开发阶段，在不断摸索的道路中，如何解决电子文件安全问题，实现信息共享，建设完整的档案数字化管理系统仍然是行I发展的重要目标。

参考文献

[1] 杨中营.构建档案数字化地方标准体系[J].中国档案.2014（03）.

第2篇：档案管理的优势范文

内容摘要：人事档案管理作为国有企业人力资源管理的主要方法，受到了越来越多的重视。然而，我国国有企业人事档案管理方面还存在很多不足，需要进一步发展与完善。本文对此进行了探讨。

关键词：国有企业 人事档案管理

国有企业人事档案管理存在的问题

国有企业人事档案管理制度还比较落后，档案管理意识不强。国有企业普遍存在档案意识淡薄的情况。企业把精力和资金主要投向生产经营、产品销售、树立企业形象上，而对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为没必要把太多的精力用在人事档案管理上。这就导致了国有企业人事档案管理工作不健全，缺乏科学性、先进性，利用率低，且仍有很多国有企业的人事档案管理还停留在经营管理和手工阶段，制约着人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。

国有企业人事档案内容陈旧、简单。目前，有不少国有企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，已不适应新形势的发展。档案记载的个人历史材料较多，现实材料不全。这种人事档案不能为选人、用人提供参考，会影响到国企员工的正常晋升与轮换。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料，而反映员工工作业绩的材料却没有收集进来，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整、统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。随着我国社会主义人才市场的完善，国有企业的用人机制更加灵活，短期招聘、劳务用工的情况纷纷出现，国有企业往往忽视这些人员的档案材料管理。

国有企业人事档案管理不适应新时期的发展要求。在数字化、网络化、信息共享的社会中，国有企业人事档案的管理手段明显落后，不适应现代化的要求。一是手工操作使档案不易于检索利用，易被人为破坏，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性，导致人力资源的配置以及未来人力资源的供求缺乏有效依据。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位。有的企业违反规定，把人事档案当成普通邮件寄送，不通过机要交通转递，容易造成档案丢失。这些情况不仅不利于个人工作的发展，也不利于国有企业人事档案的规范化管理。

国有企业人事档案管理的改革和发展

（一）对国有企业人事档案进行信息化管理

传统的人事档案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、优质的档案利用服务是档案工作发展的必然趋势。国有企业人事档案部门要努力创造条件，实现档案信息管理现代化，促进档案信息的开发，提高人事档案的利用价值和工作效率。将国有企业的职工的档案信息输入电脑分类管理，建立人力资源的电子网络以及优秀人才库，利用计算机对人事档案进行信息储存，对于正式职工、短期聘用人员、劳务人员等分别进行编号并且管理，从而方便查找。

（二）对国有企业人事档案进行动态管理

在人事档案的收集上要及时、完整；在人事档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”的原则；人事档案的整理归档要严谨、科学；人事档案的借阅应注意人事档案的安全；人事档案的更新应及时、准确、全面，尤其应注意对人事档案的新内容进行及时、主动的补充收集。建立企业的优秀人才库，对于各类具有专业技能证书及资质的职工，分类录入到优秀人才库中，这样使国有企业在选拔和任用员工的时候，更高效便捷，从而充分发挥人事档案的作用。

（三）电子文件的整理与归档工作

做好电子文件的整理归档是提供企业人事档案管理水平的需要。电子文件的出现，特别是企业信息网络的应用，对企业档案工作的影响不仅仅是信息载体的变化，更是一次观念的转变和管理模式的变革，也是提高企业档案管理水平，充分发挥企业档案信息效用的极好机遇。电子文件的运用，将冲破档案工作与文件处理工作的界限，使文档一体化管理进程加快。文件从形成到归档均可以利用计算机网络进行，大大提高档案管理工作的质量和效益。

（四）加强对国有企业人事管理人员的培训

要实现人事档案的信息化、电子化管理，企业必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化、电子化的最终决定因素是人。人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理者和者的角色转换，要提供人事档案管理人员的计算机应用能力，用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。

第3篇：档案管理的优势范文

[关键词]档案管理；高校；推进

档案的形成需依据两个关键的决定因素，即某人参与社会活动且同时伴有原始记录的生成。无论是对于我国国家机构、单位或社会团体，还是对于个人，我们每天都在参与社会活动，与自己活动相关的语言、图像甚至声音作为原始记录成为个人档案形成的主要内容。近年来，随着档案工作在高校日常管理工作中的地位不断上升，高校档案管理水平与质量直接影响了办学，为此，工作进展中出现的一系列问题应得到管理者的重视，从而为有效推进档案管理工作的进程探讨出相适应的方法。

1.高校档案管理工作的重要意义

据有关文献指出，高校的教学、管理以及科学研究均为档案形成的条件，这三项活动对高校档案管理工作的发展具有尤为深远的现实意义。此三项活动为高校档案管理工作的持续进行奠定了基础，在其影响之下，高校的教学研究有数据可依，且为教学改革提供必要依据，因此，高校档案的形成离不开教学、管理及科学研究。

基于高校档案管理能为编史修志提供符合实际的材料，为教学评估与评价提供原始数据，为教职员工宣传教学教育提供有力素材，因此，高校档案管理的正常运作是高校教学教育得以持续发展的先决条件，具有促进作用。回顾性分析，随着我国进入法治社会后，社会制度得意进步与发展，人们的法制意识及观念得到加强，人们为解决问题不再使用随意且无科学依据的处理手段，渐渐养成依据规章制度办事、解决社会问题的良好观念。对于高校而言，档案真实反映高校教学研究与依法治理学校，为教职员工定期商讨办学治理提供依据，对工作的进行具有查看并考究的价值，意义十分巨大。档案就好比如会计凭证，具有权威性、真实性，为高校教学建设、科学研究、教学质量评估与评价、师生管理等各个管理项目的开展提供参考数据。高校档案管理工作是否得以正常运转，需同时满足：高校所有项目的管理工作中产生的有关文件需符合实际，文件的建立需规范，内容需真实，这是档案形成的最基本要求。高质量的高校管理工作是高成效档案管理质量的主要保障，档案管理工作的不断优化，能加快高校管理工作进程，提升办学水平与质量。学生档案作为高校档案管理工作中的一部分，为学生毕业走向社会寻找工作提供原始数据信息，是最言简意赅的自我介绍，能在短时间内让面试单位抓住个人信息的要点，为尽快做出择员奠定基础。

2.我国高校档案管理工作普遍存在的问题

随着我国高校档案管理工作发展迅速，规模不断扩大，进而获取了卓有成效的效益。展望我国高校档案管理的发展趋势，因其接受西方先进管理理念的冲击，发展进程日新月异，在高校各项管理工作中都充分体现了自己巨大的影响力，但同时也出现了一些限制发展的问题。经我国高校档案管理工作研究者多年来的探讨，总结出几个尤为突出的问题，即：高校没有重视档案管理工作、管理手段缺乏创新且应用信息利用率有碍于提高、管理人员的管理素质与水平仍有待于提高、档案缺乏宣传与开放力度。

2.1高校忽视了档案管理工作

因各高校办学目标、办学历程、办学理念等不尽相同，导致我国全国高校的档案管理工作尚未全面形成统一，部分高校没有重视档案管理工作，管理缺乏科学的理念与实践行动，因长期持有档案管理不属于经济效益类的工作、形式上好坏对学校的经济指标没有任何影响的错误管理理念，管理者并没有正确认识档案管理工作的重要性，缺乏管理意识。因高校管理者对档案管理工作缺乏应有的意识，导致高校的教学教育、科学研究以及编史修志难以发展，其相关影响因素可以归结为管理者管理档案工作较为懒散、档案数据流失严重致使信息不全、收集的材料过于片面、统计数据缺乏必要的精准度。

2.2管理手段缺乏创新及信息残缺

我国经济发展提高了高校办学构建的能力，运用于档案管理工作中的方法与技术呈现多元化，且不断进步。目前，我国高校已普遍利用计算机技术对档案管理工作进行作业，大大降低了管理者的工作强度，进而提高效率。虽然我国早已实现了人机一体化档案管理的工作局面，但因我国利用网络技术档案管理的起步相对于西方国家较晚，与国外先进的管理技术进行比较，仍有待于完善并提高。我国大部分高校的档案管理工作处于落后的境况之中，工作运作机理采用计算机管理系统对档案进行分析、采用计算机的运行机制对档案文件进行编制，但用于档案数据管理的文库多以条目数据管理库为主，缺少照片、光盘、缩微及录音等全文数据库。此外，多媒体数据库仅仅占应用文库中的较小使用空间，使高校档案形式过于单一，缺乏声像档案，为高校处理并利用档案加大了难度[1]。新世纪下，我国的现代技术尚且落后于西方国家，难以实现高校档案管理者工作的诸多需求，因而制约了高校教学教育事业的发展进程。

2.3档案管理者专业素质低下

因档案管理属于专业层次、技术层次都相对于较高的政策性工作，对管理者的专业素质要求极高。为使管理者能掌控这项工作，首先要求管理者具有正确的工作态度及良好的心理素质，同时应具备良好的思想道德修养及专业素质。因大部分高校对档案管理工作缺乏应有的关注力度，致使其没有重视管理者的培训、再教育等项目活动，所以档案管理人员的专业水平往往不高，从而影响了档案管理质量[2]。尤其是我国处于新世纪阶段时，因高校普遍利用计算机系统对档案管理工作进行统一作业，档案管理者习惯于人机一体化的工作模式，致使其在工作过程中缺乏与人交流，从而影响了档案潜在作用的发挥。

3.有效管理措施

3.1档案信息化建设

我国早已步入信息化高科技时代，随着计算机与网络的进步与发展，近年来数字化拓宽了上升空间，为高校档案管理工作者高效率完成作业奠定了基础，其在高校管理工作中具有举足轻重的作用。目前，信息化技术在我国高校档案管理工作中已得到广泛使用与推广，管理者应用于工作中的方法得到了改进，不断与国际接轨[3]。因科学技术的进步能带动社会的发展，进而也影响了高校档案管理工作的进程，高校应充分利用我国信息化高端技术的优势对档案进行有效且科学、合理的管理，借助信息化时代为档案管理提供各种切实可行的技术全面提高管理工作的水平与质量。现阶段应用于档案管理工作中的信息化技术呈现多元化，例如，为完善档案管理储存工作，高校可加大设备的投入力度，利用网络与监控技术相结合的信息化技术对已整理好的档案进行保管；利用信息化时代的数字化、光线技术提高档案的传播速度。

基于高校档案管理具有整体统一的特性，要求高校档案管理者首先是单机单一管理，其后是连贯管理，利用网络覆盖面宽广的特点对单机管理进行整合，依次对档案卷宗、档案文件目录、档案全文信息进行整合管理，统一采用网络进行管理。

3.2提高档案信息资源开发力度

经档案管理研究人员总结，提高档案信息资源开发力度需满足于以下两点：（1）档案信息资源是否完整能决定能否为高校各管理项目的开发与投入使用奠定基础，因而，档案管理者应着重于信息资源的开发，合理的控制开展力度与进程，为高校上层阶级利用档案材料提供有力保障。研究证实，档案存放馆与档案立卷部门应相互协调工作，明确各自的工作责任并坚守职责，杜绝一切对档案立卷与储存造成影响的因素，降低档案信息资源出现不完整的机率，从而为确保档案的完整性提供保障，为高校实施各项管理项目提供依据[4]。例如，高校定期进行教学教育评估与评价工作离不开对档案信息的查阅，学校上层决策者利用档案分析即将实施的管理项目是否与档案中记载的相类似的项目存在共同点，以便于及时进行修整，研讨出具有创新性的管理项目。（2）为实现档案管理面向可持续方向进行发展，档案管理者采用编写与每一期、每一届档案相对应的参考资料进行划分类别，为使用者带来便捷，避免重复查阅，从而提高上层阶级的查阅速率。

4.结语

以上论述，高校档案管理作为学校重要的工作内容之一，应不断总结管理过程中预期将出现的问题，对问题进行分析，为解决相关问题提供切实有效的对策。充分利用目前高新信息化技术，对档案管理工作实行信息化建设，实现档案管理与时俱进的发展局面。

参考文献：

[1]周波.浅谈高校档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技信息，2010，03（11）：105-106.

[2]饶素华.高校档案工作存在的问题与对策[J].云南档案，2010，15（09）：156-157.

第4篇：档案管理的优势范文

国有企业是保障国民经济发展的基础，更是我国小康社会建设的主要力量，保障国有企业持续稳定发展至关重要。档案管理工作是国有企业经营管理中的重点内容，某种程度上来说甚至影响着企业的长治久安，强化国有企业档案管理势在必行。随着经济的快速，国有企业规模不断扩张，信息资源和档案材料越来越多，且信息量越来越大，这给档案管理工作带来了挑战，传统档案管理模式已不能适应时代需要。基于知识管理背景下的档案管理模式，将知识管理理念和方法融入了企业档案管理工作中，有效提高了企业档案管理质量，使档案价值得到了实现，为国有企业生产、经营、管理提供了参考和依据。

一、档案管理的职能

企业档案是企业经营活动中形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，我国古代就已经有了档案管理的习惯，早在商周时期就已存在官方档案管理机构。档案除了本身使用价值外，更能够为企业管理提供科学依据。另一方面，企业档案更是国有企业发展历史的真赁实据，有一定法律效用，具有自然性与客观性，是令人信服的历史证据，这对于揭示国有企业内部犯罪起着非常重要的作用。同时档案作为历史记录，也为国有企业生产研究工作提供了参考。国有企业在经济发展中起着重要作用，是公有经济的核心力量，我国经济持续发展离不开国有企业。通过前文分析不难看出档案管理对国有企业的必要性，国有企业想要持续稳定的发展下去，必须提高对档案管理工作的重视，毫无疑问企业档案管理在企业管理中占据着重要位置。企业档案中包含了企业经营活动中形成的资料、文件、照片、录像、光盘等各种载体的档案，这些企业档案对国有企业经营、管理有着深远影响，是分析国有企业经营现状的重要资料，这些档案中记录了国有企业发展、经营业绩与发展状况，这些档案是国有企业的宝贵财富。然而，随着我国经济的快速发展，经济转型已逐步完成，客观上推动了国有企业的深化与改革，这对国有企业的档案管理工作提出了新的要求。

二、基于知识管理的档案管理模式

知识管理是指运用管理手段对组织中的资讯与知识进行分享、评价、整合、记录、传递、更新、应用、创新，以实现知识价值，提升企业核心竞争力。二十一世纪新时代背景下，企业发展越来越依赖企业自身所拥有的知识质量，企业所拥有的知识能蛭企业在市场竞争中创造优势，增强企业竞争实力。档案管理与知识管理存在着许多共性，二者之间密切联系。档案管理对象是文件、档案、资料。知识管理的对象是知识，而档案作为一种显性知识，是企业知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在一定程度上的重叠。另一方面，除管理对象存在重叠外，二者管理目的也有着异曲同工之妙，档案管理目的是：保护档案安全，避免档案流失或损坏，升华档案使用价值，发挥档案职能。知识管理目的同样是保护知识，实现企业知识的价值，提升企业技术含量，提升企业市场核心竞争力。不难看出，档案管理和知识管理目的都是为了满足用户对知识和档案的使用需求，只是二者管理范围有所不同。管理形式上档案管理和知识管理也极为相似，都是对管理对象的搜集、加工、利用。但二者管理手段上却存在一定差异，传统档案管理依然停留在手动管理阶段，知识管理已全面融入了计算机技术和信息技术，基本实现了知识管理智能化、网络化，管理效率和管理质量大大被提高，使知识管理职能得到了强化。新时代背景下，传统档案管理模式也无法适应现代档案管理需求，档案管理和知识管理的有机融合给企业档案管理工作带来了新的转机，使得企业档案管理不论在管理理念上，还是管理形式上，或是管理手段上都发着了变化。基于知识管理的档案管理模式中，虽管理对象依然是文件、档案、资料。但在管理理念上却从被动管理转变为了主动管理，档案管理过程中更加注重档案知识功能的发挥。管理手段也将加强对计算机技术的应用。管理形式上也将转变为信息化档案管理。基于知识管理的企业档案管理模式是知识管理和档案管理的结合，不仅有效将二者优点融合了起来，更摆脱了传统档案管理工作中的不足。这对于企业档案价值的提升有着很大帮助，更推动了企业档案管理工作发展。

三、知识经济时代下的国有企业档案管理模式的构建

基于知识管理的档案管理模式是将二者的管理理论、方法、理念进行融合，并运用到档案管理工作中，实现国有企业档案管理工作的创新和改革。想要实现这种全新企业档案管理模式的构建，首先国有企业应转变档案管理观念，摒弃传统档案管理的老思路、老模式，积极运用知识管理理论，提高对企业档案管理工作的重视，正确认识档案管理对国有企业经营发展的重要意义，完善档案管理制度，保障国有企业档案管理工作有效落实，提高企业档案管理有效性，充分利用制度的硬性约束，来规范国有企业档案管理工作，增强档案管理人员责任心，避免档案管理工作出现混乱或遗漏。另一方面，应加强对档案管理人员的培训，通过学习、交流等多种学习方式，提高管理人员综合素质，强化其专业技能和理论知识。另外，应加大投资力度，引进先进设备，提高企业档案管理信息化水平，为档案管理工作创造有利条件，实现档案管理信息化，通过信息技术提高档案利用价值和利用率，摆脱”重保管轻利用”的企业档案管理现状，真正发挥档案管理职能，促进国有企业发展，为国有企业发展奠定基础。基于知识管理背景下的企业档案管理，是一种全新管理模式，是国有企业档案管理工作改革创新的主要途径，知识管理融入国有企业档案管理中势在必行。

四、全面加强档案管理人才建设

（一）营造人尽其用，人尽其才的工作氛围

优秀人才更多地看重单位的发展前景和个人自身价值的实现。因此，企业必须加强长期发展规划，紧跟时代步伐，明确战略目标，让人才看到希望，感受到企业的未来，在使用中帮助档案管理人才最大限度实现自我价值。企业要大力宣传并努力营造尊重人才的良好氛围。要开展劳动竞赛、班组对抗赛为载体，通过评选创先争优流动红旗单位、岗位服务之星，选树先进典型，并在科研立项，学术交流，进修培训，晋升职称，奖励成果等方面优先考虑有贡献人员，给予其档案人员晋升优惠政策，为档案管理人才实现自我价值创造条件

（二）以人为本，建立绩效考核激励机制

构建科学先进的激励机制，对于提高档案人才队伍的工作积极性、主动性、创造性是极其重要的。没有一套健全的激励措施，没有奖罚分明，工作绩效的提高将只能是企业管理者的一厢情愿。只有建立一套科学有效的人才考核体系，加强绩效管理，严格公正地进行绩效考核，及时发现和解决问题，促进档案管理绩效的提升，才是其根本的目的。

（三）搭建人才成长平台，推动团队梯次建设

要开展导师带徒。导师带徒是最传统的、历史最悠久的一种在职培训方式。它的优点，首先在于师傅传授的是与具体工作直接有关的知识和技能，能够帮助徒弟尽快适应岗位，提高工作效率，减少缺乏针对性和脱离工作需要等其他培训形式难以避免的弊端。通过言传身教，有效提高档案管理人员的实践能力和责任心。

第5篇：档案管理的优势范文

关键词：新时期；档案管理；档案意识；档案责任意识

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）23-0156-02

档案一方面发挥具有通常意义上的文献引介功用，另一方面也潜在的具有“公正”历史的能力，档案作为信息资源，在开发利用中实现了它应有的价值。作为档案管理工作者，要想保持并发挥档案应有价值功用，应该树立最基本的档案意识、档案保密意识、档案法律意识、档案责任意识和档案服务意识，为整个社会的发展尽自己应有之力。

一、档案意识

档案客观且生动地印记了人类社会各方面的实践活动，比如政治活动、经济商业活动、军事行动、文化发展、教育改革、科学研究成果等。在日常生活中，我们很容易地把机关的公文档案、人事档案以及涉及国家和企业的商业秘密的成文文献作为我们意识中的档案，虽然没有错误，但是亦非全部的正确，因为真正的档案涉及面十分的广泛。举个学校的档案例子，在学校里，学校的档案涉及行政人员、教学（这是比较大的一块儿）、学校的调查研究、基础设施规划与建设、财政预算、学生学籍、图书资料、学校外向交流及其学报编辑与出版等等。

毫无疑问，增强档案意识，有利于搞好档案工作，较强的档案意识，不仅能够树立相关人员的历史担当意识，而且对于我们的日常生活、工作都产生很大的推动作用。我们的教师会在编写教案（讲义）时不自觉地就会头脑清醒，认真负责；我们的学生在写毕业论文时就会严谨、细致地搞好文献搜集、开题报告及论文的创作；我们的图书管理人员就会认真归类整理图书、报刊资料，不致使其破损或丢失；我们的会计工作人员就会认真地做好账目报表，保证不会有什么纰漏；我们的工程规划人员就会精益求精，多方验证，而使规划图纸科学、完整；我们的公职人员在执行公务的活动中就会秉公办事，不，不贪赃枉法，本着对人民负责，对历史负责的决心，认真、廉明地做好本职工作。社会各阶层档案人员在工作中认真履行自己的任务，就会做到保质、保量、保时，不唯上、不唯亲，只为历史的纯洁、客观。在工作中，认真地对待各种矛盾和困难，集思广益；在执行过程中，认真组织和开展各项工作，科学发展；在检查考核时，坚持依法、依规考对，进而保证相关人员坚强的档案意识。

二、档案保密意识

档案中还有一些是涉及国家、企业及个人的秘密档案，它对维护各方的切身利益承担着重大的政治责任及历史责任。当下处于全球化的背景下，世界各个国家都在为自身的发展而奋勇直追，如果一个国家文档保密工作很到位，那么这个国家就能在全球化过程中占领先机，反之，如果一个国家的档案机密保护得不到位，那么这个国家就会在发展的过程中步步受制于他国，很难在世界之林立稳脚跟。在相对和平发展的年代与国度，档案的保密实质上就是保一国之安宁、之团结、之兴旺、之和谐。作为接触秘密档案最集中的档案管理部门的工作人员，其肩负的社会责任和重担，与其自身及国家来说都是不言而喻的，他们肩负着不同于一般的工作人员所担负的责任。在一定程度上，档案管理工作人员的保密意识强弱直接影响着档案管理工作质量的优与劣，因此我们的档案管理人员不仅要认真地工作，而且还要增强自己的档案责任心、档案事业心，以此来增强档案的保密意识。同时，在业余之外的闲暇活动中，还时刻对自己知道的档案秘密提高警惕，对套话者做到缄口不提。所以，不管档案人员身居何处，对于机密的文档都要做到守口如瓶，以防纰漏横生，进而避免意外泄密事件发生到自身。档案管理人员的保密意识对于维护档案的完整与安全有着重要的作用，故而他们必须要有较强的保密意识，档案保密意识的强与弱直接影响了档案保密工作质量的好与差。

鉴于上述，笔者认为应该从以下几方面工作中做好档案的保密工作。首先，从档案的承载设施来看，国家需要根据既有规定加大档案库房设施的新建工作，合理使用档案的库房。当然，库房设施应当居于相对合适的场域，另外要加固库房门窗，提升防腐、防盗等水平。应该将档案存储库房与其他类似场所区别开来，要指派专业、合格的人员进行严格的管理与规范的保存。绝密档案作为特殊的文件，涉及了一个党派、一个国家、一个企业及个人的核心利益，它决定着党派、国家、企业及个人的全方位的利益，直接关系着其生死存亡，所以严格加强对秘密档案的保存意义甚大。有鉴于此，笔者以为，相关管理人员在管理过程中，应该把绝密的档案作为特级重点保存对象，进行全面的保管；同时，科学严谨的归类不同时期的历史档案，依据相关管理原则，做到弄清管理期限、管理方法及其他各方面的原则，它不仅是一个国家的丰富文化，我们还能吸取其宝贵的经验，以鉴后人。另外，还要采取制度化的保密意识。工作中做到实事求是，依据档案自身的不同特点，采用不同的保密制度与管理措施，进而达到档案管理保密意识工作的制度化目的。

三、档案法律意识

《中华人民共和国档案法》是我国档案事业发展的根本性指导法律，是社会各级档案管理人员加强档案管理事业的根本依据，它为广大的档案管理部门进行具体的档案管理工作指明了方向，提供了法律的基础。

社会的急剧发展和变化要求档案管理事业也应适应时代的需要进行改革。笔者以为，档案管理人员首先应转变传统观念。必须意识到档案管理要实现法制化的历史性改革和转变，所以必须在观念上进行改变。其次，档案管理人员应当努力学习《中华人民共和国档案法》，做到用法律指导我们的思想与行动，实际中真正做到依法办事，对于无视法律的人员进行依法处理。当然，依据法律管理档案重点在人，档案管理人员素质的高低直接决定了档案管理工作质量与水平。所以，培养并提升档案管理人员的法律意识是非常重要的。另外，学会运用档案法律。档案行政管理机关是国家行政执法部门，它的主要职能是依法管理档案工作。若要发挥好这一职能，必须做到执法必严。所以，档案行政管理工作部门首先要增强法律意识，为其他部门正常的、有序的开展档案管理工作树立一个典型，发挥示范榜样作用。

笔者认为，培养并加强档案管理人员的法律意识，必须集中地组织档案从业者认真地学习《档案法》及相关法规。唯此，才能够做到以法律法规来指导档案的具体管理工作，当然，这也是为了适应国际经济、文化的全球化的新挑战。档案从业人员应该认真学习有关法律知识，并且运用新法规调整档案管理工作，这样才能使档案管理工作为社会各方面发展服务贡献自己的力量。

四、档案责任意识

信息化的发展为档案管理发展提供了新的思维要求，因为档案信息化是一个综合性极强的复杂且系统的工程，它不仅需要上级主管领导的特别重视。作为档案管理人员也需要不断更新理念，认真研究并探索档案管理的基本规律。合理运用现代信息技术，发挥自身优势，整合各方面的智慧与力量，实现档案信息化建设向更广领域进发。

我们要想具备很强的档案责任意识，就应加强基本的理论知识研究，提升专业理论水平和素养。档案从业人员必须不断提升专业素养，开拓创新，提前进入管理程序，做到全方位参与到信息化建设之中，并将自身有机地融入到其中，使档案管理工作与各工作流程有序、合理的衔接起来，进而实现对各类型文件信息正常运行的适时监控。档案从业人员业要积极地参与到国际质量认证体系的贯标活动中去，实现档案的规范化管理，积极主动地配合操作人员，建立并完善档案信息化系统。同时还应该积极主动地掌握各类相关的信息，及时地设计出合理化的、高水平的分析报告，供决策管理者分析和借鉴。

另外，要坚持以市场为导向，深入挖掘各种新的档案信息点，转变观念，多渠道开辟档案信息资源渠道。所以，必须对新出现的档案信息要特别予以重视，适当地扩大档案信息的搜索领域，只要是与档案关系密切的各种信息资料，都应当及时的注意收集整理。同时，档案的收集整理也要充分地利用现代科技信息手段，进而拓展收集信息的深度和广度，档案管理核心也要转向自身形成的材料及其有直接关系的信息资料。

五、档案服务意识

随着现代科技的深入发展，信息网络环境也日趋完善，这必将改变传统的档案服务工作的方式，进而带来服务领域的技术性革命，最终实现了档案价值利用服务内涵的升华，档案作为信息资源的价值得以切实且充分的体现。如何使档案服务工作做到与时俱进，进而充分发挥档案信息资源在社会各领域应有的价值，实现档案从业人员自身的价值，确实是一项迫在眉睫的问题。

档案从业人员要彻底转变传统的服务方式，拓展服务价值的意向范围，深入发掘档案信息中所蕴藏的社会多方位的价值，并能够及时地、主动地提供给所需者，进而发挥其应有的作用。这就要求档案从业人员改进既有的服务模式，积极主动地参与社会活动中去，为社会各界提供满意的服务。

档案部门拥有着丰富的信息资源，这是其一大优势，而相关档案管理部门不仅是资源的管理者，更是档案信息资源的整理者、研究者和传扬者。档案从业人员要开发这些资源为社会服务，这是其做好本职工作的最有成果性的证明和见证。对档案进行编辑和研究是高效地开发档案信息资源的重要手段，能够对利用者的需求提供适时且足量的服务，那是编研者的价值的自我实现的最佳途径。另外，档案从业人员也要在服务的质量、层次、水平上加以提升，借助现代化的技术手段，对相关档案信息进行高效的搜集、整理和创新研究。特别是能够主动地参与到社会各单位、各部门、各阶段的工作中去，利用既有的档案信息资源，为社会各界提供准确的、丰富的档案资料及文件汇编，贡献力量。

当然，仅仅加强在档案从业人员、档案管理人员方面的管理工作还是不全面的，作为相关档案领导也应该增强其自身的档案意识，深化对档案工作的领导，也能够把档案工作作为一项重要的工作来抓，并且真正从思想观念上重视档案管理工作，要在管理经费、培训人员方面给予大力的支持。对档案管理的工作要有长远的发展规划方案，要肯借助于新兴的科学技术，切实解决现实中存在的矛盾和问题。相信，在领导的重视下，档案管理工作在新的历史时期一定会有一个质的突破性的发展。

参考文献：

第6篇：档案管理的优势范文

1.医院档案实行计算机管理现状

随着计算机发展的推进，计算机在医院档案管理中逐渐推广应用，功能由单一向多方面、多媒体的网络化系统发展，医院档案管理逐渐现代化，使得医院档案信息资源的管理更加高效，同时实现了资源共享，然而医院档案在计算机管理方面仍然存在较多问题，无法适应形势发展，主要体现在以下几点：

（1）规章制度不完善，随着现代医学的发展，新的医疗手段与医疗技术在临床不断使用，传统档案管理制度尚不完善，导致很多有价值的科研成果不能被有效运用。一些信息虽然归入档案，然而文字资料内容重点不突出，文字资料与图表资料明显不符，资料漏录等均会导致资源的浪费。传统纸质档案管理较为繁琐，资料检索较为复杂，因此当需要查阅资料时难度较大。

（2）工作人员管理档案意识不明确，医院作为医疗中心，掌握着大量的资料，如：病历、病理切片、X光胶片、药物临床试验记录等等，这些资料既可为患者提供治疗依据，也可为医务工作者提供教学、科研数据。而医院大部分医务人员及个别领导并不能认识到档案工作的重要性，忽视档案工作的必要性，导致档案资源开发缺乏，档案不能为教学、医疗及科研服务。

（3）医院档案管理方面存在较大差异，医药卫生体制改革的不断深入，导致传统医院档案管理硬件设施、思想观念等无法适应新形势的发展。一些非可再生医疗档案，科研价值巨大，且数量较大，逐年递增，档案管理一旦出现问题会对医院造成无法挽回的损失。而一些管理人员在工作中，由于工作负担重、程序繁杂、工作量大等因素未及时准确将档案输入，导致档案资源开发利用无法实现。

（4）国内医院档案计算机管理应用水平相对较低，目前一些较为先进的医院虽然配备了多媒体、计算机等设备，然而仅用于简单的检索管理、目录输入，而在对软件操作时，仅根据自身观念、习惯等进行操作，医院档案资料无法发挥真正的作用。

（5）目前国内档案软件开发较为落后，虽然有一些比较成熟的档案信息管理软件，然而不同系统、行业、区域之间存在较大差别，软件开发在通用性、实用性等方面存在较大缺陷。

2.医院档案实行计算机有利条件

现代化市场经济、建设等发展，对医院的各项工作均提出了更高的要求，为满足医院管理工作的需要，医院档案部门必须实现及时、快速、准确的提供丰富、详实的档案信息。随着社会水平及科学技术的发展，医院档案管理处于良好的外部环境中，办公、管理自动化程度亦随之提高，加快了医院档案管理的工作效益及质量的提高。计算机管理下可实现对档案的自动分类标引、输入、著录等，具有较高的时效性及实用性，因此只要医院上级领导足够的重视，计算机设备配备即可实现。近年来随着医疗行业的发展，医院面临竞争力增加，多实行目标管理，这就要求其在档案管理中建立近期、长远的奋斗目标，建立详细的计划、具体内容及落实措施，医院要实现全面管理，就必须了解档案管理现状，实现档案管理的标准化及规范化，为医院档案计算机管理提供了有利条件。医院计算机管理是联系各科室的重要体系，通过档案信息与其他信息的横向与纵向交流，将医院档案信息及时准确反应，从而促进医院的发展，计算机的这个优势保证了其资源来源。

3.医院档案实行计算机管理存在的问题

随着医院档案计算机管理的推进发展，档案管理计算机获得了较大成就，然而仍然存在较大的问题及困难，主要有以下几点：

（1）档案管理人员不能重视计算机管理档案的重要性，目标不明确，对于档案管理的目的，需要解决的问题等均不明确，仅流于形式。计算机档案管理工作人员多为兼职或非专业人员，计算机知识不熟练，技术掌握缺乏深度，导致在操作中难度较大。

（2）医院档案管理面临较多的难题，作为信息社会产物，计算机管理档案载体资料包括软磁盘、光盘、磁带等，而文件种类包括数据库字处理文件、数据库文件、图像文件、表格文件等管理难度较大，具体管理措施及方法缺乏协调统一，导致计算机管理方案的广泛应用。

（3）计算机管理的技术保护难度较大，计算机管理档案载体主要为磁性介质，对存放环境要求较高，磁性介质性能不稳定、寿命较短，从而为文件保护要求更高。而黑客入侵、计算机病毒、计算机软件故障等均是医院档案管理需要思考的重要问题。

4.结束语

医院档案实行计算机管理已经取得了一定的成就，然而仍然存在一些问题，因此相关工作人员要充分发挥医院计算机管理优势，重视法规建设，提高外语应用能力及计算机软硬件，规范档案业务规范管理，促进医院计算机档案管理的发展。

参考文献：

[1]周桁.医院档案计算机管理之我见[J].中国实用医药，2007，02（02）：124-125

第7篇：档案管理的优势范文

所谓人事档案管理工作，实际上就是收集档案、整理档案、保管档案、鉴定档案，为其提供系列性的活动。从目前发展来看，我国在人事档案管理工作中，需要根据相关工作部门的政策要求，在认识档案中记录工作经历、思想品德情况、个人工作能力、个人今生情况等等，对人力资源的开发以及管理工作具有非常重要的作用。从近些年的发展来看，随着我国不断加大人事制度方面的改革，人才流动也愈加频繁，但是事业单位在人事档案管理工作中普遍存在着一些问题面临非常大的挑战。

二、人事档案管理工作存在的问题

（一）从事人事档案管理工作人员综合素质不理想。我国目前人事档案管理人员普遍存在着理论知识不足、文化知识不理想的问题。部分人事档案管理工作人员仍然坚持传统管理理念，与社会实际需求相脱节，缺乏创新性管理，实际的管理效果并不是非常理想。人事档案的管理工作非常琐碎并且连续性非常强，如果不能够投入非常大的人力和精力，那么实际的管理效果并不会非常理想。由于体制改革的影响促使事业单位编制不断减少，人事工作部门兼任了人事档案管理工作，但是由于管理工作人员缺乏专业性，缺乏认识档案收集的专业意识，使得一部分档案并没有及时归档，职业档案存在着一定的缺失。总之，社会经济的日渐发展促使人员流动性日渐加强，因此，档案管理工作人员也存在着较为频繁的调换，人事档案管理效率受到了阻碍，实际的管理效果并不是非常理想。

（二）人事档案管理工作信息化不理想。科学技术日渐发展促使事业单位普遍采用信息化人事档案管理系统，信息化水平不断提升。从目前人事档案管理工作来看，部分事业单位仍然没有使用较为先进的管理手段，大部分单位仍然沿用传统人事档案管理方式，手工操作式的人事档案管理花费巨大的时间和精力，实际的档案保管并不是非常理想，工作效率不高。在调取人事档案的过程中，管理工作人员需要花费大量的时间和精力来进行审核以及调取，缺乏时效性并且人事档案更新速度也并不是非常理想。

三、人事档案管理和利用对策

（一）提升人事档案管理工作人员综合素质。事业单位在实际工作过程中，需要重视人才管理工作，加大人事档案管理工作力度，认识到工作的业务性、政策性以及保密性等，提升实际的管理工作效率。国家人事管理制度日渐发展促使社会工作日渐深入，人事档案管理工作部门迫切需要高素质、复合型人才。在人才招聘过程中，需要挑选工作作风更加正派并且具有工作责任心的工作人员，这样才能够真正做到严守秘密，工作更加诚恳。此外，认识档案管理工作工作人员需要重视自我完善，不断学习，提升自我。相关主管工作部门需要认识到人事档案管理工作人员综合素质的重要作用，定期性开展业务知识方面的培训工作，鼓励工作人员更好、更加及时把握先进人事档案管理知识以及人事档案管理工作经验，使得人事档案管理工作与社会发展需求相配合，提升事业单位人事档案管理利用效率。

（二）重视人事档案管理工作的信息化。经济社会的日渐发展促使科学技术的不断进步，信息化则成为社会发展的重要发展趋势，这也就为事业单位人事档案管理工作提出了更高的要求。现代化的人事档案管理工作成为了社会发展的趋势要求，同时也是符合人事工作制度改革以及发展需求，对促进社会主义现代化发展具有非常重要的作用，因此，事业单位的人事档案管理工作需要符合档案信息发展需求。作为人才信息发展的重要资源库，需要更加合理利用人事档案信息库，尽可能发挥信息化重要作用，充分利用现代化技术手段，提升人事档案管理方面的实效性，促进人事档案管理工作的现代化以及信息化。总之，为了能够提升事业单位人事档案管理工作效率，需要重视应用信息化管理方式，坚持纸质档案管理工作与计算机无纸化人事档案管理相结合的方式，提升人事档案管理有效性。在人事档案管理工作过程中，需要充分利用计算机互联网技术，创新人事档案管理工作，借助网络可以有效共享不属于保险范围的相关认识档案信息，为社会提供更加高效、更加优质的人事服务，提升工作便捷性，同时提升人事档案管理利用有效性。

（三）完善人事档案管理工作效率。在人事档案管理工作过程中，完善人事档案管理工作制度非常的重要，符合管理工作部门。相关管理工作部门需要完善相关管理制度，明确人事档案管理工作人员工作职责，同时还需要详细规定档案核对、档案保管以及档案查阅等，人事档案管理工作人员需要明确自身肩负的重要责任，规范各项工作制度，定期性核对人事档案，保证档案号码与档案名册保持一致性，进而及时的发现问题并且有效的解决问题。此外，在人事档案管理工作过程中，需要严格的执行相关保密制度，为档案安全性以及准确性提供保障。此外，还需要针对档案目录、档案样式以及档案规格等方面进行严格规定，提升人事档案一致性，为人事档案的流转提供保障。需要不断规范查档工作，需要保障单位签授同意书，并且填写档案借阅的审批表，严禁出现私自销毁以及私自保存等问题，同时也严禁避免出现人事档案转递的问题，也就是说，人事档案必须通过机要渠道来进行传递，严禁出现邮寄或者是自带，提升人事档案管理规范性，构建更加完善的认识档案管理工作制度。

第8篇：档案管理的优势范文

（一）人事档案管理工作的管理懈怠

由于一些高职院校对人事档案管理工作缺乏应有的科学认识，造成从管理者到具体工作的员工对此不够重视。人事档案管理工作很难做出显著的成绩，工作考核方式不明确，不能引导员工的积极性，这样的状况使得员工的工作懈怠，员工不重视对自身专业能力和水平的提高，人事档案管理的办公设施难以得到更新，缺乏建立完善的管理制度，该项管理工作处于低水平状态，这就是被动的应对管理模式，急需要在改革中进行创新管理模式。有的高职院校人事档案管理部门缺乏专业性工作人员，这样难以满足该项工作对专业能力和业务素质的要求。这就需要对该部门的人员进行专业素质培训。在人事档案管理的硬件方面也十分匮乏，需要建立档案管理的相应的配套设施，增添打印机、扫描仪等专业设备。

（二）人事档案管理工作满意度较低

当前，随着社会对技能人才的急切需求，高职院校得到了迅速发展。对于新的发展形势，如“人档分离”，高职院校的人事制度也进行了改革。而长期以来形成的人事档案管理旧的管理理念一直阻碍着人事档案的管理服务。此外，一些院校的档案管理技术手段十分落后，仍旧采用手工技术，不能进行现代化的信息化的技术应用。与此同时，由于高职院校的发展迫切需要档案管理对师资的学历、教学能力和科研水平进行反映，但是，很多人事档案仍旧收集整理的是政治面貌、职务变动等信息，缺乏人事档案工作的个性化和创新，造成人档案失去了院校遴选人才的价值。在面临着高职院校师资力量的迅速扩大的局面，原有的人事档案管理观念和技术手段远远不能满足于高职院校发展的需要。

二、应用心理学原理与方法改善人事档案管理工作水平

（一）心理学原理与方法

通过运用心理学相关概念和方法，把握高职院校人事档案管理工作人员的心理规律、心理机制，给予他们人文关怀、心理疏导等，提高自我效能感，使其获得积极的正面的情绪，人事档案管理工作价值的自我实现激励和引导着工作人员不断改善和提高工作水平。改善该项工作人员的心理状态，不断挖掘他们的工作潜力，激发人的正向建设性积极力量和内在的优秀品质，使员工自身和工作都能够获得积极的进步。高职院校的领导应重视人事档案管理工作，加强该部门员工的乐观、积极等正性情绪的培养，通过积极情绪因素来改善员工的身心和工作状态，从而带动整个部门的工作效果。因此，应用心理学原理与方法改善人事档案管理工作水平具有重要的意义和良好的效果。

（二）改善人事档案管理的心理学路径

首先，要重视档案管理人员心理状态。高职院校的领导者要给予该部门员工更多的人文关怀，让员工能够在动态开放的环境中，得到尊重、关注以及欣赏的积极情绪，这样才能让员工充分发挥自身的工作能力，让员工体验到工作的充实和幸福，员工才能够可持续性地进行档案管理工作。要加强人事档案管理的制度化和规范化建设，为该部门员工提供进修和培训的机会，举办人事档案管理的教研和交流活动，让员工分享到其他人的成功工作经验，提高自我效能感，使得他们能够获得工作上的满足感和成就感。正是通过关心档案管理人员心理状态，采取情感化管理方式，才能实现人事档案管理的以人为本理念。

其次，提高档案管理人员乐观积极的工作特质。从员工个体的角度，要培养乐观积极的工作特质，这样才能真正实现自我价值，富有工作上的创造力，员工易于采取积极方式来更好地完成人事档案管理工作，抵抗特殊工作性质带来的压力。这样的工作效果反过来也促使员工获得积极反馈，员工更加热爱人事档案管理工作，对此项工作投入更多的精力和热情，获得事业发展的动力。与此同时，高职院校应加强绩效考核，引导员工通过工作努力来获得院校领导的认可和奖励。

最后，提高档案管理人员的专业能力，使其获得工作的认同感。由于档案管理需要团队分工与协作，通过提高自身的专业能力，增强员工的自信，获得其他同事的认可，这样有助于提高人事档案管理部门整体的工作水平。要重视对员工职业技能如信息技术、档案业务的培养，提高员工的责任感和服务意识，得到领导、教师的赞扬，这样也增强了档案管理人员对此项工作的自我认同感，才能以最佳工作效率进行工作。

三、结论

第9篇：档案管理的优势范文

[关键词]声像档案；国有企业；问题；措施

[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）26-0074-02

随着社会的发展，企业市场竞争日趋激烈，科技在现代大型国有企业中的管理应用越来越多，档案作为原始材料的记录、归档、保存，随着日处理信息量的与日俱增，产生了大量以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为新型载体并辅以文字说明对历史进行记录的声像档案。这些声像档案是本单位发展历程中重要事件的记录与反映，具有很强的保存和参考利用价值。因此，声像档案管理是当代企业管理的重要组成部分，对企业的成长、发展有重要的影响。

1 国有企业声像档案管理存在的问题

1.1 声像设备与企业规模不符

在一些大型国有企业中，虽然企业规模很大，但不同程度的出现从事声像档案管理的设备缺乏、陈旧老化、性能不匹配、质量不过关、利用不合理等显现。造成很多声像资料现场无法记录或是有设备而无法正常工作，失去许多宝贵资料保存的机会。有的虽然当场保存下来，等到进行声像归档的时候，发现质量出现重大问题，无法有效存档。有的设备则因为质量不达标，声像保存不合理，保存期期间，发生质量变化，使得内容没到更换设备，进行二次存档的时候，设备就报废了。还有一些企业，超越现实，为了凸显企业的实力，或是为了金钱利益，购买了许多先进的设备，放在家里当展览品或是充当企业的固定自产，而在企业的声像档案管理过程中却没有发挥真实作用。所以当前国有企业中声像档案产生部门声像设备质量参差不齐。

1.2 声像设备与工作人员素质不搭配

就目前的情况来看，多数企业的档案管理工作没有专业的队伍建设，声像档案管理的人员更是稀缺。这种稀缺大多走向两个极端。第一种情况是，声像档案管理队伍建设人员庞大，但是真正懂声像处理的人很少，许多都是企业领导们安插的与企业或是领导层有利益关系的人或是某个部门领导相关亲戚朋友的人，综合素质不高，所以，虽然有很多企业，档案管理的人员很多，但是面对企业中许多设备却不能有效的利用。有的设备使用人员连电子声像产品的基本知识都不具备，不明确手中的设备如何使用，更别说灵活运用，发挥产品的最佳性能了。每当有任务的时候，无法让设备发挥处于最佳工作状态，造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。第二种情况是，企业的上层领导档案管理意识淡薄，企业就没有档案管理这一岗位，让办公室或是其他部门的人员兼职档案管理，这就更别提企业关于声像档案管理的情况了。更谈不上专业人才队伍建设。作为一个兼职人员，如何能具备高素质的声像档案管理知识呢。第三种情况是，企业人也有，设备也有，但是设备老化，跟不上更新，企业领导不愿意把钱花费在企业档案管理上，导致企业的声像管理工作一直落后于时代的发展。

1.3 管理制度不健全，没有集中统一管理

根据对一些大型国有企业的调查和部分员工们的反馈，多数企业针对档案管理没有制定成型的文件，声像档案管理较为混乱，在声像资料管理方面更是没有统一的声像档案管理制度和标准以及归档要求，缺少必要的管理；有的企业虽然建立了一定的管理制度，因缺乏有效的保障措施，很难落到实处，导致声像档案难以及时完整的归档；有的科室工作人员不去收取，从来不知道主动送达档案室；有的科室好则一年一次移交档案室，且移交内容不够全面。部分企业由于没有健全的管理制度，企业对管理人员的素质、保管条件等都没有具体的说明和要求，导致工作人员工作怠慢，档案库房的保管环境无人过问，许多声像档案资料因为归档不及时或是管理不严格部分珍贵声像档案流落民间，收集归档困难；部分因为保存环境恶化，无人过问，造成设备质量改变，声像内容质量被破坏，缩短其保管寿命，有的甚至内容损坏丢失，无法挽回。

1.4 工作人员声像档案管理意识滞后

在国有企业里，受公有财产和私有财产观念和思维的影响，有的企业集体没有声像档案管理的观念，许多东西该归档不归档，导致一些企业珍贵声像档案流落民间，收集归档困难。部分档案虽然已收集，但因为重视程度不高，工作不认真或是保护不到位，档案人物、事件很难加以考究或根本无法考究；有的企业虽然领导重视，但从事档案管理人员的管理意识严重滞后于现代企业发展的管理需求，缺乏全局观念，更没有保密意识，根本就没有主动去收集、收藏档案的意识。非档案管理部门的人，许多工作人员为了自己的工作需要，将部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存，随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。有的企业因为工作人员知识欠缺，许多人对档案的范畴模糊不清，有人以为只有上级来文、红头文件才是档案，而对于在日常公务活动中的内容、声像内容等不是档案收集的范围之内。严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

2 国有企业加强声像档案管理工作的措施

2.1 增强意识，提高重视

声像档案管理工作，不是某一个人或是某一个部门的事情，而是企业全体员工，从上到下所有人的共同事情，只有所有人都提高了声像档案对企业发展重要性的认识，才能在全厂有效地维护好声像档案管理工作。第一，领导层必须认识到声像档案的归档对企业稳定成长和延续发展的重要性，并在员工中普及这种意识，重视档案管理部门的重要性，吸纳专业人员，配备有效的声像设备，定期培训，加强声像档案管理队伍建设。在企业内部制定有效的文件，约束全体员工遵守声像档案管理的各项条例；第二，作为档案管理人员来讲，要认识到自身部门的工作，对企业未来发展产生的作用和影响，提高工作热情，主动做好各种声像资料的收藏、归档；第三，全体工作人员要增强档案管理重要性认识，自觉遵守规定，主动配合档案部门的工作，在各个活动中，收集、记录声像档案资料，及时送到档案室存档。

2.2 保持声像档案管理工作与企业发展同步进行

声像档案管理只有与企业同步协调发展，才能发挥声像档案的价值。设备要与时代主流相吻合，要与工作人员的水平相适应，要充分发挥声像档案管理工作者的价值，要把设备、人员与企业的日常公共活动有效的搭配在一起，要使资料处理、收集、保管的人紧密配合。声像档案管理是为企业发展的服务性保障工作，企业的领导不能漠视不管或是让声像档案管理部门消极成长，也不要以公谋私，企业需要配备什么性质的设备、人员，就建设什么样的部门，要随着企业市场化发展的需求变化而变化。也不能没有设备等着获取第二手资料，这不利于企业信息存档。另外也并不需要摆阔，非要用进口的。只要企业的档案管理部门和领导们客观地保持声像档案管理工作与企业的整体发展同步进行，就能使与企业相关的资料得到有效的保存，对企业的发展历史轨迹有一个很好的记录。

2.3 制定办法，狠抓制度落实，加强管理

要改变声像档案管理混乱的现状，提高大家的重视，防止资料丢失或是归档不及时，必须制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。第一建立相应的管理制度，强化规范管理，对与企业相关的各类声像材料，从收集、归档到移交档案室统一管理，从借阅到归还或是信息查询等必须制定一套严格的管理制度，使每一份声像档案按分类有序存放，防止分散流失或是设备破坏，杜绝相关东西归为己有。对公司制定的制度，要制定有效的配套措施进行惩罚，狠抓落实，让有关法规和制度落到实处，确保声像档案归档质量。第二加强监督，相互促进，不同国有企业，有一定的差异性，每个企业可以根据企业的特点建立相应的监督体制，让每一个人都不能怠慢，让每一个人都有约束，没有特权就没有个人空间。

2.4 强化保护措施，建设安全的保护环境

声像档案一般都是保存企业发展成长过程中不同时间段的人物和事迹，保存时间比较长，经历的自然或是人为的环境比较复杂。要长时间完好无损地保证质量，必须具备恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等良好的保存环境。受企业自身的能力和条件的约束，目前国有企业中声像档案保存条件能达到上述要求的几乎没有，今后相当长的一段时间内也很难达到。结合实际，采取有效措施，力求妥善保管是当务之急。当前声像档案可采取独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；并格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

2.5 加强措施，疏通渠道，完善声像档案

档案是一个企业成长轨迹的生动记录，声像档案更是给人一种直观的现场景象，声像档案的记录的完善性是每一个档案管理人员的心愿。企业档案人员应详细了解本企业的发展历史，认真整理存档资料，并采取积极措施对企业发展过程中丢失的声像资料进行寻找、收集，通过宣传，号召民间捐赠、义务收集、争取企业资金支持有偿收集等多种渠道和方式来收集珍贵声像档案资料及相关的人物、事件说明材料，完善声像档案因各种原因造成的损失。

3 结 论