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关键词:ERP软件 会计技能大赛 供应链
用友ERP-U8软件的常用模块包括总账、应收款管理、应付款管理、固定资产、薪资管理以及供应链的采购管理、销售管理、库存管理、存货核算,会计技能大赛的考试主要分为以下几部分:初始设置、业务处理、报表设置与分析。
一、初始设置
企业在应用软件时一般已经完成了基础建账工作,但在使用过程中难免会出现对基础设置的修改,使其更适用于企业本身,这些修改可以总结为以下几个方面:
(一)基础档案的设置。基础档案的设置在企业应用平台基础设置基础档案目录下,可以直接设置机构人员、客商信息、存货、会计科目、外币设置、结算方式、付款条件等。
(二)业务参数的设置。主要包括除薪资管理以外所有模块的选项设置和参数设置,其选项设置窗口格式如图1所示,根据企业的实际需要勾选相应选项即可。参数设置部分会运用到会计知识,如折旧分摊、工资分摊,管理部门的折旧、工资摊入管理费用,销售部门的折旧、工资摊入销售费用等。
(三)薪资模块的设置。薪资模块的难点主要在于工资项目的公式设置,如病假扣款的公式为iff(工龄>=10,日工资*病假天数*0.2,iff(工龄>=5 and 工龄
二、日常业务处理
企业的日常业务基本包括对上期未完业务的继续,本期的日常业务如不涉及受控科目的经济业务,日常采购、生产、销售、盘点,工资计提与方法,计提折旧,期末结转等。
(一)对上期未完成业务的处理。主要包括上月暂估入库存货的回冲,操作过程是先进行单据记账(业务处理存货核算业务核算正常单据记账),再生产凭证(业务处理存货核算财务核算生产凭证),生产的凭证会自动传递到总账。
(二)不涉及受控科目的日常经济业务处理。对于这类业务直接在总账系统中填制凭证即可,这类业务相对简单,但应注意涉及收付款出纳应签字,而后审核记账。
(三)固定资产业务。固定资产业务主要包括固定资产的购入、计提折旧、处置等,购入固定资产时按业务处理固定资产卡片资产增加处理批量制单进行处理;计提折旧时按业务处理固定资产计提折旧凭证生产进行处理;固定资产减少时按业务处理固定资产卡片资产减少处理批量制单进行处理,制成凭证自动传递到总账。需要说明的是固定资产减少当月的折旧计提通常会与手工做账产生差异,究其原因是在软件执行固定资产减少时,软件误将减少当月初的累计折旧写入相应数据库中“累计折旧转出”(张文福,2014),这与会计准则中固定资产减少当月依旧计提折旧的规定不符,需要手工进行改正或更改数据库字段。
(四)薪资管理业务。这部分业务主要包括计提和缴纳应交职工薪酬项目,含五险一金、工会经费、职工教育经费的计提与缴纳,具体处理是:薪资管理业务处理工资分摊住房公积(失业保险、医疗保险、养老保险、工伤保险、生育保险)制单,发放时:薪资管理业务处理工资分摊发放工资制单。
(五)采购-应付款管理模块。采购管理、库存管理、存货核算、应付款管理共同构成一条完整的数据链,操作员先在采购管理模块录入采购订单并参照生成采购到货单和采购发票,然后一方面按照采购到货单在库存管理模块填制采购入库单,在存货核算模块记账并制单,形成原材料入库的会计分录;另一方面按照采购发票在应付款管理模块制单形成购入原材料的会计分录,并录入付款单,表示支付采购货款,凭证自动传递到总账模块。
(六)销售-应收款管理模块。销售管理、库存管理、存货核算、应收款管理共同构成一条完整的数据链,操作员先在销售管理模块录入销售订单并生成发货单和销售发票,然后一方面按照发货单生产出库单,在存货核算模块记账并制单,形成结转主营业务成本的会计分录;另一方面按照销售发票在应收款管理模块制单形成销售产品的会计分录,并录入收款单,表示收到货款,凭证均自动传递到总账模块。
(七)存货盘点业务。在日常业务处理中难免会遇到财产清查,在软件中也一样,这时无论盘盈或盘亏,只需要在库存管理模块选择盘点业务,登记账存实存数,再在入库业务中录入其他入库单(盘盈)、其他出库单(盘亏),并在存货核算模块记账并生产凭证即可。
总的来说,ERP-U8软件最大程度地将财务会计知识转化成了各部门人员对日常业务的处理流程,使财务会计人员繁琐、技术难度系数大的财务记账变得简单直接,在收到各模块的凭证之后,不同操作员在总账模块进行出纳签字、审核、记账,并在月末进行结账。
三、报表设置与分析
企业常用的财务报表有资产负债表、利润表、现金流量表,在三张报表生成之后再利用其中的数据分析企业的偿债能力、营运能力、盈利能力,主要指标有流动比率、速动比率、资产负债率、产权比率、应收账款周转率、存货周转率、主营业务利润率等。其中资产负债表、利润表、现金流量表都有固定模版,可以直接生产,但应在初始设置时指定现金流量科目(会计科目编辑指定)。
(一)资产负债表和利润表公式。资产负债表和利润表公式的设置是在“格式”下,选中单元格主设置为函数名(“科目名称”,会计期间,[“方向”],[账套号],[会计年度],[编码1],[编码2]),在大赛时由于只需做一个月的会计处理,可以简化为函数名(“会计科目”,会计期间,,,,,,,)。
(二)财务指标分析。财务指标的分析要求选用技术指标公式,然后利用表间取数得到,表间取数的原理可以理解为选中公式录入的单元格后,单击fx,设置公式,设置“月”为关联条件,选择需要数据所在表,会自动出现需要的路径,保留选中的路径,在圈内位置输入需要数据的单元格名,中间以数学符号连接另一个单元格路径即可,如图2所示。
四、建议
高职院校会计技能大赛近几年均以用友ERP-U8商流企业为考察项目,未来版本的升级和生产制造类企业的考察是大势所趋,总的来说生产制造类企业较商流企业业务处理较为复杂,但大致相同,区别主要在于生产制造类企业生产要素的分配,在这方面直接填制材料出库单,进行正常单据记账,生产凭证;期末结转制造费用、完工产品入库类比商流企业。
参考文I:
[1]张忠静,梁学玲.我国供应链环境下库存管理研究综述[J].商业会计,2015,(05).
[2]张文福.用友U872累计折旧处理改进[J].财会月刊,2014,(05).
[3]许艳华.用友ERP-U872供应链系统下暂估业务的处理[J].财会月刊,2013,(13).
偶然间,笔者想到既然能用Microsoft Excel 2007电子表格处理XML文件,那么也许Microsoft Access 2007数据库也能处理XML数据,于是试了一下,果然成功,且过程十分简单,现将该方法介绍如下。
一、利用Microsoft Access 2007数据导入功能将被审计单位提供的XML格式财务数据导入Access,还原成一个完整的财务数据库
1.在Microsoft Access 2007中新建一个Access数据库XXGA.accdb,鼠标右键点击右边“表1:表”“导入(M)” “XML文件(M)”,选择要导入的XML文件“公共档案类”,将其包含的文件全部导入Access数据库XXGA.accdb。
2.点击“创建”“表”新建表,按(一)步骤导入“总账类”全部文件。
二、Microsoft Access 2007数据库升迁
XML数据转换完成后,利用Microsoft Access 2007据库升迁功能,将Microsoft Access 2007数据库XXGA.accdb升迁到SQL Server 2008 R2中。具体步骤如下:
1.更改安全设置。点击“安全警告 已禁用了数据库的某些内容”后的“选项”按钮,点击“启用此内容”更改安全设置。
2.点击工具栏上的“SQL Server”按钮,启动数据库升迁向导。
3.选择(或输入)SQL数据库服务器名称、登录账户、密码和升迁后的SQL Server数据库名称(XXGA2014)。
4.按>>按钮,将可用表全部选择到“导出SQL Server”中,点击“下一步”完成数据升迁。
需要注意的是,在升迁Microsoft Acess 2007数据库前要关闭所有已打开的数据表,否则会出现“任何数据库对象处于打开状态时’升迁向导’均无法运行。请关闭打开的对象并重试”如下错误提示信息:
三、SQL数据整理与AO数据采集
完成Access数据库升迁后,即可启动SQL Server 2008 R2,对升迁后的数据库XXGA2014进行数据整理,重点检查科目表、科目余额表有无编码重复情况,科目余额表各级科目余额是否齐全,凭证表、余额表借贷是否平衡;以及时间、金额等字段类型是否正确。
科目编码重复与各级科目余额不全,是造成AO账表重建失败的主要原因之一。如果各级科目余额不全,需要按照末级科目一级科目的顺序逐级汇总。有关数据整理语句如下:
(一)科目表
select 科目编号,科目名称,余额方向 into XXGA2014.dbo.审计_会计科目表 from XXGA2014.dbo.会计科目
(二)凭证表
SELECT 会计年度,会计期间号 as 会计期间,left(记账凭证日期,4)+'-'+substring(记账凭证日期,5,2)+'-'+right(记账凭证日期,2) as 凭证日期, case when 记账凭证类型编号='JZ' then '记账' end as 凭证类型,记账凭证编号 as 凭证编号,记账凭证行号 as 分录号,记账凭证摘要 as 摘要,科目编号, 辅助项1编号 as 辅助核算代码,cast(借方本币金额 as decimal(18,2)) as 借方金额,cast(贷方本币金额 as decimal(18,2)) as 贷方金额,附件数,制单人,审核人,记账人,记账标志,作废标志 into XXGA2014.dbo.审计_会计凭证表 FROM XXGA2014.dbo.记账凭证 where 记账标志=1 and 作废标志=0 order by 会计年度,会计期间号,left(记账凭证日期,4)+'-'+substring(记账凭证日期,5,2)+'-'+right(记账凭证日期,2)
(三)余额表
1.原始数据转换
SELECT 会计年度,会计期间号 as 会计期间,科目编号,case when 期初余额方向='借' then cast(期初本币余额 as decimal(18,2)) else '0.00' end as 期初借方余额,case when 期初余额方向='贷' then abs(cast(期初本币余额 as decimal(18,2))) else '0.00' end as 期初贷方余额 into #科目余额 FROM XXGA2014.dbo.科目余额及发生额 where 会计期间号='1' order by 会计年度,会计期间号,科目编号
2.查看科目编码长度及重复情况
select distinct 会计年度,LEN(科目编号) as 码长 from #科目余额 group by 会计年度,科目编号 order by 会计年度,LEN(科目编号) ---科长分别 为目6、8、10、12共4级,无1级科目
select distinct 会计年度,科目编号,count(科目编号) as 次数 from #科目余额 group by 会计年度,科目编号 having count(科目编号)>1 order by 会计年度,科目编号
(1)查询末级明细科目,生成5级科目余额
SELECT会计年度,科目编号,sum(期初借方余额) as 期初借方余额,sum(期初贷方余额) as 期初贷方余额 into XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 FROM #科目余额 group by 会计年度,科目编号 order by 会计年度,科目编号
(2)汇总5级科目,生成4级科目余额
insert into XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 select 会计年度,left(科目编号,10) as 科目编号,sum(期初借方余额) as 期初借方余额,sum(期初贷方余额) as 期初贷余额 from XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 where len(科目编号)=12 group by 会计年度,left(科目编号,10) order by 会计年度,left(科目编号,10)
(3)汇总4级科目,生成3级科目余额
insert into XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 select 会计年度,left(科目编号,8) as 科目编号,sum(期初借方余额) as 期初借方余额, sum(期初贷方余额) as 期初贷余额 from XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 where len(科目编号)=10 group by 会计年度,left(科目编号,8) order by 会计年度,left(科目编号,8)
(4)汇总3级科目,生成2级科目余额
insert into XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 select 会计年度,left(科目编号,6) as 科目编号,sum(期初借方余额) as 期初借方余额, sum(期初贷方余额) as 期初贷余额 from XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 where len(科目编号)=8 group by 会计年度,left(科目编号,6) order by 会计年度,left(科目编号,6 )
(5)汇总2级科目,生成1级科目余额
insert into XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 select 会计年度,left(科目编号,4) as 科目编号,sum(期初借方余额) as 期初借方余额,sum(期初贷方余额) as 期初贷余额 from XXGA2014.dbo.审计_科目余额表 where len(科目编号)=6 group by 会计年度,left(科目编号,4) order by 会计年度,left(科目编号,4)
(四)辅助核算信息
由于各单位辅助核算设置不一致,因此难形成统一的转换脚本。以下脚本仅供参考。
1.辅助信息
SELECT distinct 档案名称 as 辅助类别,档案值编码 as 辅助代码,档案值名称 as 辅助名称 into XXGA2014.dbo.审计_辅助信息表 FROM XXGA2014.dbo.自定义档案项 a left join XXGA2014.dbo.自定义档案值 b on a.档案编码=b.档案编码 order by 档案值编码。
2.辅助余额表
SELECT 会计年度,会计期间号,科目编号,辅助项编号 as 辅助代码,期初余额方向, cast(期初本币余额 as decimal(18,2)) as期初余额 into 辅助余额表 FROM XXGA2014.dbo.科目余额及发生额。
3.辅助凭证
SELECT会计年度,会计期间号,cast (substring(记账凭证日期,1,4)+'-' + substring(记账凭证日期,5,2)+'-'+ substring(记账凭证日期,7,2) as DATE) as 记账凭证日期,记账凭证类型编号,记账凭证编号,记账凭证行号,科目编号,记账凭证摘要,辅助项编号, cast(借方本币金额 as decimal(18,2)) as 借方金额, cast(贷方本币金额as decimal(18,2)) as贷方金额,附件数,制单人,审核人,记账人 into 辅助凭证表 FROM XXGA2014.dbo.记账凭证 where 记账标志=1 and 作废标志=0
论文关键词:智能 信息化 分析决策
论文摘要:本文通过分析国内财务软件在信息时代表现出的功能不全,与国外财务软件相比竞争力弱等问题,强调需建立一个功能完善、支持审计和管理系统的智能管理型财务软件系统。
当前企业财务系统的应用,从原先的手工记帐发展到核算型财务软件,再从核算型财务软件系统发展转移到智能管理型的财务软件系统。概括的说财务软件系统的发展主要有以下两个阶段:核算型辅助管理系统。随着科技水平的发展,我国财务系统发展到会计电算化阶段,为了适应市场经济激烈竞争发展的需要,促使财务软件的功能要满足企业发展的需要,财务管理实现了辅助核算功能;智能管理型分析系统。企业的财务管理系统必须在强化企业财务分析的准确、系统性的前提下,要求财务软件能够自动进行财务数据的关联性分析及财务指标逻辑判断,代替人工对企业财务风险和盈利商机等过去财务分析中复杂的工作实现真正的财务管理便捷化、经营诊断自动化。
国内财务软件的应用现状和存在的问题
当前,随着企业的发展及需求日趋成熟,对核算型财务软件系统的功能和品质更加挑剔甚至已经不能满足。财务软件系统在新的形式下面临着这些考验,与此同时自身存在的各种问题也逐渐的暴露出来并日益明显:财务软件核算功能占绝大部分,管理功能太弱。真正的财务则应该具备这几个职能,第一是真实的记录企业的或者一个组织的经营成果及资产的状况;第二是通过会计部门达到一个对风险的预警,为企业的决策提供一个信号。通过对这两个职能的分析得到对企业决策有益的结果,由于这种本质上的要求对财务管理的要求就越来越高,但国内的财务管理软件,管理的功能却还很薄弱。软件的信息化处理过程偏乱和盲目导致困难重重。信息化使会计系统的功能空前强大,在深度和广度上对财务软件产生很大的影响,能帮助企业提高经营管理效率,但实施信息化却不是为了信息化而信息化的,目前很多企业就只是在盲目追求信息化,而不注重信息化是否真正带来经营管理效率的提高。另外还须解决的一个问题,就是企业并没有意识到自身的目标。
功能性单一,过程和政策支持不完善。报表格式的单一化、僵硬化是现在财务软件的一大缺陷,往往只提供一大堆的报表,而不提供基于此表财务人员可以进行哪些方面的思索的指引以及此表反映的问题。现在的财务软件会计记帐仍然是从记帐凭证到明细账、总账,最后到报表,对手工流程的依赖性还是太强,但记账凭证存在的必要性却没有被考虑,表现出对利用网络技术来实现管理认识不足。
综合通用型不能兼顾,审计功能的系统支持不完善。我国会计电算化发展过程中,通用型财务软件曾起到不可替代的作用。通用性的优点是:投资集中,设计周全,售后服务较易管理。但随着向核算型及决策支持型发展,通用性也逐渐暴露出难以克服的缺陷:首先是若在功能综合化的财务软件中再遵循通用性的设计原则,将会使系统变得十分庞杂;另外通用性原则在核算型财务软件中的普遍性较强,而在管理型财务软件中的普遍性不强,不利于财务决策支持系统的形成和审计功能的实现。
对财务软件发展提出的建议
兼顾市场与需求的平衡,加强技术创新。目前国内的大多数公司都实现了会计电算化,但真正能够使用利用好财务数据进行经营分析,并提供决策支持的企业却很少,市场的空间还相当大。
注重智能需要的实质因素,形神要相似。无法与客户的需求紧密结合,是智能财务软件致命的缺陷。智能财务软件能提供偿债能力、经营风险等原须由专业财务人士得出的财务分析指标,但经营风险等指标到底如何得出的?大小多少意味着什么,这个本身就涉及到方方面面,很难通过财务软件得出合理的解释。
制定统一的标准,发展功能完善的智能软件为管理服务。由于采用了不同的数据库平台和数据库结构,使得当前国内财务软件众多,且自成体系,他们既要参照国家标准,又要针对企业需求进行不同的调整,因此造成不同财务软件之间以及财务软件与业务系统软件之间的数据交换形成障碍,同时也使得政府监管部门和社会财务信息使用者无法获取企事业单位真实的财务数据。因此急需国家针对企业出台一个行业性的标准作为参照。
真正的智能财务分析系统与传统财务软件的最大区别,在于智能财务分析系统把专家的经验融进了软件,能够回答企业普遍关心的经营管理问题,让专家的智慧和计算机的计算能力来快速回答企业所关心的问题。可以想象,不久的将来,财务分析人员可以根据自己的需求来选择所关心的内容,就能自动进行分析判断,以更快的速度和更准确的分析结论来回答各种决策问题,得出相应的分析结沦,这些分析结论正是企业管理和决策所需要的。
参考文献
【关键词】 软件企业 财务管理 优化
软件产业是知识经济时代先导型、高效益的绿色产业,是从事知识的提炼、总结、深化和运用的高智力型产业。软件企业是以提供计算机软件开发生产、系统集成、应用服务和其他相应配套技术服务、技术咨询为其经营业务和主营业务收入的企业。软件企业在促进我国经济健康快速发展过程中发挥着极其重要的作用。近年来,软件企业得到了较快发展,然而,部分软件企业的内部经营管理水平滞后于企业的发展速度,尤其是财务管理水平成为了企业经营管理中的一块“洼地”,这无疑对企业的顺畅和持续发展造成了很大的障碍。随着财务管理在软件企业中的重要作用日益凸显,采取必要措施强化财务管理,成为软件企业改善经营现状、实现财务管理目标、促进企业可持续发展的重要途径之一。
一、软件企业的财务特征
在传统经济时代,企业财务管理的对象主要是以物资为基础的物质资本运动,其内容主要包括物质资本的筹集、投入、收回与分配以及实物资产的日常管理等。而软件企业具有明显的知识型企业的资产结构特征,知识资本在企业资本结构中占据主导地位,成为企业财务管理的主要对象,与此相适应,企业财务管理的内容也必将发生较大的变化,这主要表现在以下方面。
1、无形资产是软件企业投资决策的重点
在软件企业的资产结构中,以知识为基础的专利权、商标权、商誉、计算机软件、人力资本、产品创新等无形资产所占的比重较大。因此,无形资产是软件企业最需要关注的投资对象。这就要求软件企业必须调整传统的投资决策指标,建立切实反映无形资产投入状况及其结果的决策指标体系,与此同时,反映知识资本价值的指标必将成为企业财务评价指标体系的重要组成部分。
2、损益的不确定性是软件企业财务管理的困境
在软件企业的成本结构中,作为固定成本的人工成本、场地费用和折旧摊销费用所占的比重相当高,而各种变动成本所占的比重较小。软件企业的部分共用模块可多次使用,相近产品可重用原已开发出来的模块,只发生新增功能模块或修改差异部分的开发成本,使得产品的总体边际成本下降,完全相同的产品甚至没有边际成本,所以销售的边际利润率在超过某平衡点后,会有一个快速上升过程,销售毛利率对销售额非常敏感,销售额的规模效应明显。由于固定成本较大,变动成本较小,销售额的规模效应明显,导致软件企业的损益因销售额的变化而大幅波动。只有在均衡的市场里,软件企业的损益才相对稳定。而均衡的市场只是暂时的、偶然的,所以通常情况下,软件企业损益的稳定性较差。这一特点也直接影响了软件企业预算的编制和执行,使得财务预算的执行较难把握。
3、风险管理是软件企业财务管理的重要内容
软件企业面临的主要风险表现在四个方面:一是技术开发的风险。软件企业生存发展的基石是技术创新与开发,而软件市场变化快,产品易被淘汰,产品开发成功与否,经济效益如何,均难以预测,一旦研究开发失败或技术落后,会给企业带来较大的影响。二是市场风险。研究开发出的软件及提供的技术服务,在市场上是否能被接受,具有较大的不确定性。三是技术的时效性风险。软件企业的高收益往往来源于软件产品所含科学技术知识的垄断性、排他性和先进性。然而垄断性和先进性又往往具有一定的时限,特别是在知识经济时代,高科技发展日新月异,这种时效性也越来越强。四是资金风险。以开发软件作为主营业务的软件企业必然存在软件项目开发的成功与否的问题,进而给企业资金回收和筹资的偿还带来了不确定性。即使开发成功,若开发效率低下也会增加开发成本,同时还会产生资金折现率风险,这些将都影响到企业的资金回收和偿还。
二、软件企业财务管理存在的主要问题
1、财务管理意识淡薄
不少软件企业的中高层管理者是技术人员出身,重视技术研发和销售,而对于财务管理重视程度不够,没有把财务管理放在企业管理的中心地位,同时对财务管理的内容认识也有偏见,往往把过多的精力都投入到事后的记录、审核、分析,忽略了事前财务预测、决策和事中过程控制的重要性。
2、财务管理手段单一
有些软件企业虽然采取了加强财务管理的措施,但是手段比较简单,无非是加大资金和人力投入,以投放来获取回收,依然是粗放式的管理模式。有的软件企业设置的财务人员局限于核算功能,弱化了财务管理的职能,无法及时准确地提供企业决策层所关心的资金流、信息流等重要的财务信息,决策层由于无法及时准确地获取支持决策的实时动态信息,导致财务风险加大,从而威胁到企业的市场地位。
3、财务管理制度尚未建立健全
(1)缺少科学的全面预算管理制度。没有根据软件企业的特点设计预算机制,没有将财务预算、会计核算、成本资金控制有机地融合为一体。
(2)缺乏健全的内部控制制度。有的软件企业制定的内部控制制度不是基于加强企业管理的需要,而是为了应付上级领导检查或出资者的需要,造成内部控制制度残缺不全或缺乏合理性。有的企业的内部控制只对员工有约束作用,管理层却拥有超越内部控制的权力,再加上企业内部审计由于利益关系的复杂性导致其独立性明显削弱,使建立的内部控制制度只是一种形式而已。
(3)风险控制机制缺失。有些软件企业风险控制意识薄弱,未系统建立风险分析与评估、风险预警、实时监控与汇报、风险处理的有效风险管理机制,这无疑给企业的生存和发展带来隐患。
三、软件企业财务管理的优化之道
1、提高企业全员对财务管理重要性的认识
首先,企业管理层要高度重视并支持财务管理制度的制定及落实,这是各项管理制度是否能够贯彻执行以及执行效果优劣的关键,也有利于增强财务人员的责任感和使命感,促使他们提高专业技术水平和工作的主动性、创造性。其次,要树立过程财务管理的意识,充分认识到软件企业的财务管理工作不单纯是财务部门的工作,而是通过企业各单位、各环节的相互协作,共同努力才能完成。只有各单位、各部门,甚至每个员工认识到财务管理在企业管理中核心地位,并同心协力,企业的财务管理工作才能真正落到实处,企业管理水平才能得到进一步提高。
2、实施柔性化的全面预算管理
传统的预算管理方法不能适应软件企业活动的高度不确定性。柔性化的全面预算管理更适用于软件企业,柔性化的全面预算管理就是要与企业战略相配合,针对内、外环境的变化,适时且经济地调整预算,系统、持续地处理预算管理活动中不确定性的预算管理系统。柔性预算管理应是融合了目标预算、弹性预算、滚动预算、作业预算等多种方法,建立在对软件企业各项活动成果动态评估的基础上,使预算更具缓冲能力、适应能力和创新能力,以切合软件企业活动的高度不确定性。
3、健全适合行业特点的内部控制制度
提高内部控制活动的有效性和针对性是软件企业函需研究解决的问题。首先,要健全企业内部控制的中心环节――内部会计控制,发挥会计控制在软件企业内部控制中的核心作用,规范企业会计行为,保证会计资料真实、完整,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保护投资者和员工的合法权益,确保国家有关法律、法规和企业内部规章制度的贯彻执行。其次,要发挥内部管理控制在企业内部控制体系中的保障作用,从企业运转过程中的劳动管理、软件开发管理、销售管理等方面建立目标责任制,要落实到每个岗位、员工,用现代企业科学管理的认证标准来确定每个环节的工作效率,并用流程管理制度来记录、考核、评估工作质量,这样由点及面,通过计算机网络的运用,从而达到适时控制的目的。再次,结合软件企业的特点和实际情况,把握重点环节,在控制活动中抓住内部控制的关键控制点,采取有针对性的措施,使软件企业的内部控制具体化、可理解和可操作化。
4、建立软件企业价值链成本管理
软件企业成本主要由价值链上各个企业成本构成,包括劳动力成本、开发成本、销售成本、硬件材料消耗成本、税金成本、管理费用、财务费用、服务成本等。只有降低价值链上各个企业成本,整个价值链成本才能降低。软件企业应充分分析价值链上的成本因素,重点关注可控成本,有针对性地控制价值链上的成本。例如,通过实行网络销售,形成软件生产商、销售商一体化的生产、销售、服务模式,或通过用户访问网站方式销售软件产品,减少销售人员的劳动力成本、广告成本等措施降低销售成本;再如,软件企业可充分发挥自身的资源优势,尤其是在技术与人才一方面的优势,充分利用计算机与网络通信技术,搭建好自身的价值链,并使其结构不断优化,通过各项措施的联动力图使价值链上整体成本降低,增强企业竞争力。
综上所述,虽然软件企业在财务管理方面有其特殊性,并存在一些难题,但是只要依据行业特点抓住财务管理的重点,注重措施的实施、制度的执行和财务管理方式方法的创新,财务管理的水平就会得到改观,企业的经营与发展也会因此而受益。
【参考文献】
[1] 谭旭:高新技术企业财务柔性管理研究[J].财会研究,2009(3).
[2] 王京:软件企业的财务规划研究[J].四川大学学报(哲学社会科学版),2004(S1).
关键词: 核算型财务软件;管理型财务软件;问题与应用
随着国家经济体制改革和社会主义市场经济的发展,原有的在计划经济下开发的、以事后核算为主要内容的核算型财务软件明显不能满足管理要求,需要开发和应用事前有预测、决策,事中有规划、控制,事后有核算和分析功能的管理型财务软件,才能满足社会主义市场经济条件下企业内部管理发展的需求。
一、管理型财务软件应用的必要性
众所周知,财务软件是会计电算化整个系结构中的核心,其功能的完善与否将直接决定企业财务信息的质量。随着我国经济建设的高速发展,企业的财务活动发生了深刻的变化,会计电算化得到长足发展,财务软件亦日臻完善。但是,我们这里所说的完善,只是针对目前我国财务软件核算的功能来说,也就是对企业已发生的经济业务所进行的事后分类与汇总,基本上是传统手工财务核算过程的一种模拟和再现,这种软件只能称为财务核算软件。然而,财务的职能不仅仅是核算,在竞争日趋激烈的市场经济环境中,对企业来说更为重要的是管理,要求财务能够充分发挥其管理职能,提供管理信息,为企业的发展提供必要的帮助。因此,仅仅完成事后的核算已不能满足企业的需求,必须要在现有的财务软件中增加财务及企业各方面的管理要素,使财务人员能够在核算的基础上充分利用核算所产生的大量信息,准确分析企业的现状,预测未来,辅助企业的决策层进行决策,真正发挥财务的管理职能,为企业提供预测与决策信息。另外,在市场经济条件下,企业为了求得生存与发展,需要不断引入各种先进的管理经营理念,这些理念都需要复杂的数据模型和知识库、方法库的支持。同时,企业自身的业务量也比以前明显地增加,这些因素都不是核算型财务软件所能解决的,这必然要实现由核算型向管理型的跨越。
二、管理型财务软件名称的界定和特征
会计是企业管理的一个重要手段。开发与应用财务软件,是为了加强企业的财务管理。直到20世纪80年代,财务软件仍被称作会计核算软件。国家财政部颁布的有关会计电算化管理的规章制度,如《关于会计核算软件管理的几项规定》、《会计核算软件功能规范》、《会计核算软件评审规则》等,都使用了“会计核算软件”这个称呼。现在我们需要开发与应用事前有预测、决策,事中有规划、控制,事后有核算和分析的全面管理型的财务软件,为了与前述只有事后核算为主要内容的会计软件有所区别,我们称其为管理型财务软件。经过几年来的使用,管理型财务软件已经为财务软件业界大多数人所接受。根据人们对财务软件发展及其功能的需求,笔者认为管理型财务软件应用需具备如下特征:
1.管理型财务软件应具备完善的核算功能。核算是管理的基础,管理型软件只有利用会计数据的核算结果,才能对其进一步处理,产生企业所需的管理信息。所以,管理型财务软件必须包含核算型软件的账务处理、工资、成本、销售、固定资产、报表等子系统,它是建立在核算型财务软件基础之上的。
2.管理型财务软件应具备预测、管理的功能。对于管理型财务软件,我们不仅需要它有完整、全面的事后核算,更需要财务软件能够对经济活动进行事前的分析、预测以及事中的调整与控制。为了让用户高效、方便地使用软件,必须通过系统集成技术,把综合化的多功能系统组合起来,形成一个功能强大的管理型会计信息系统。
3.管理型财务软件应是企业管理信息系统的组成部分。管理型财务软件为我们提供的是企业综合、全面的管理信息,如果只依靠财务部门是远远不够的,需要企业的生产、销售、采购等部门与管理型财务软件建立紧密的接口,及时、准确地将数据传递给会计系统,从而建立起以管理型财务软件为核心的企业管理信息系统。
三、管理型财务软件应完善的问题
1.关于核算型财务软件的完善程度。由于管理型财务软件的管理与决策所需的数据,大部分来自会计信息系统,因此,核算型财务软件是为管理型财务软件提供数据的基础。基于此,形成了以现有核算型财务软件为基础,对其功能与结构加以扩充与完善的管理型财务软件的开发思路。如:将应收应付账款处理扩展为从材料采购、产品定货的合同管理,到材料库存、产品销售的整个进销存系统管理。这就对核算型财务软件提出了更高的要求:一是核算型财务软件要易于扩充和修改,能顺利实现二次开发;二是由于管理会计所需数据有许多要对财务核算的证、账、表进行分解,因此要求核算型财务软件要对有关数据进一步分类细化。
物业公司作为独立核算的经济实体,其特点在于:在物业经营过程中要进行物业服务、维修和养护等。物业公司的特点决定了其财务管理有别于一般企业的财务管理,具有自身的特性。
在当今的信息化社会,财务软件为企业提供了一种职能型的管理方式。财务软件具有高度的信息综合利用效能,为企业提供完善的管理,从而彻底改变了企业信息重复、滞后、不共享的状况。如何更科学、更合理地运用财务软件中的会计辅助功能进行物业费的管理,更好地发挥企业的管理会计职能,实现财务业务一体化?物业公司可以从以下几个方面入手:
充分利用会计辅助帐簿基础档案管理功能
在系统管理中所建立的新帐套,可以由多个子系统进行操作,这些子系统共享公用的基础信息。基础信息设置是初始化中非常重要的一项工作,其中很多项目的设置直接关系到软件功能能否正确、充分地被使用。会计辅助帐簿基础档案的设置是基础设置中的一个重要组成部分。通过设置,把物业费的管理同会计辅助核算功能联系在一起,从而使数据核算工作更精准、更快捷。
(一)设置项目信息资料
一个物业公司可能管理着多个项目,为了满足企业的实际需要,可以充分利用计算机帐务系统中的项目核算与管理功能。企业可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类,一个项目大类又核算多个项目,然后企业对这些项目进行分级管理。项目核算功能可以实现在总帐业务处理的同时进行项目核算与管理。以管理小区3个项目、管理写字楼2个项目、管理学校1个项目为例,进行项目信息资料的设置。(附表一)
当然,也可以利用系统中默认的参数进行设置。
(二)设置客户信息资料
由于物业公司管理的是不动产,所以可以充分利用不动产的特性,以“栋、楼层、房间号”为最基本的数据资料进行客户管理。这里所说的客户,是指房屋及其拥有者(或使用者)。因为房屋的拥有者(或使用者)是可以改变的,而房屋是固定不变的,因此,物业公司可以不管房屋的拥有者(或使用者)是如何改变,只要按照其房屋面积来收取物业费就可以了。通过实践,笔者认为以此种方法进行物业费的管理是非常合理的,而且其核算工作量大大缩减。现以管理一个小区的10栋楼为例(每栋楼6层,每层8户)。(附表二)
1、设置客户分类
2、设置客户档案
建立客户档案直接关系到企业对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。特别是物业公司,更需要及时录入、更新业主的相关资料。这些资料可以在管理部(或服务部)取得。在录入之前,财务部和管理部(服务部)要对业主的资料进行仔细核对,其中,对房屋面积一定要核对清楚。现以1号楼的4户为例。(附表三)
合理指定会计科目的辅助核算功能
物业公司的会计科目在设置辅助功能时,与一般企业不同。由于它有相对稳定的租金收入和有偿服务管理费收入,所以“主营业务收入”等损益类科目也有必要设置辅助核算。(附表四)
关键词:ORACLE 财务管理 问题 对策
ORACLE系统是美国ORACLE公司提供的以分布式数据库为核心的一组软件产品,是目前最流行的客户/服务器体系结构的数据库之一。ORACLE数据库是目前世界上使用最为广泛的数据库管理系统,作为一个通用的数据库系统,它具有完整的数据管理功能,其特点主要有:数据的大量性、数据的保存的持久性、数据的共享性、数据的可靠性。从2003年以来,ORACEL财务管理系统在实际中的运行,被证明能有效地解决传统应收账款等财务管理问题。
一、引入ORACLE财务管理系统的优势
应收账款主要指企业因销售商品、材料、提供劳务等,应向购货单位收取的款项,以及代垫运杂费和承兑到期而未能收到款的商业承兑汇票。应收账款是伴随企业的销售行为发生而形成的一项债权,是财务管理的重要内容,也是影响企业经营活动的重要问题。对企业的资信状况、业务开展的规模与效益甚至于企业的生存有重要的影响。
ORACEL在企业应收账款管理上的优势随着会计电算化的普遍推行,企业的应收账款核算准确性得到很大的提升,并简化了计算工作。传统的会计软件只是实现了从手工记账向电脑记账的转变,但是没有从根本上解决业务和财务脱节的问题。企业引入 ORACLE 财务管理系统,则会在管理理念和应用技术方面产生跨越式的发展。它的财务管理系统不仅有效整合了企业的信息资源,而且实现业务数据和财务数据的无缝链接,这是与传统会计应用软件相比最大的优势。利用 ORACLE 的财务管理系统,企业可以在应收账款的管理模式、过程控制和提升管理效果方面有实质性的转变,可以说ORACLE 财务管理系统给企业财务管理带来革命性的变化。
二、ORACLE在应收账款管理中存在的弊端
尽管ORACLE 系统有诸多优势,但是任何财务管理系统软件都不是完美的。企业使用 ORACLE 系统的弊端主要体现在账龄计算、系统的安全性、软件的通用性、操作难度等方面。
(一)应收账款账龄计算问题
ORACLE 系统按照应收发票的开票日期为起点计算账龄,但是按照企业会计准则的相关规定:“收入,指企业提供劳务等日常活动中所形成的经济利益的总流入,在同一会计年度内开始并完成的劳务,应在完成劳务时确认收入”。企业实际账龄60天左右而ORACLE 系统提供的账龄是 30 天。这样监控的力度相对较弱,将会使得坏帐准备偏小,违背了稳健性原则,潜在财务风险也相应的增加。
(二)财务系统的安全问题比以往突出
财务系统的安全问题主要有两个方面的含义:一是传统的信息系统对技术和设备的要求较低,而基于互联网的财务管理系统要求较高;二是由于我们可以从业务数据直接采集财务数据的业务将会影响财务数据的安全性。ORACLE财务软件的使用数据接受入口增多,同时业务数据的输入人员并非财务人员,相对较难理解财务系统的特有算法的基本原理,可能会造成业务数据输入不符合财务系统的要求。
(三)软件开发商的编程角度和理念不同,导致软件通用性差
ORACLE财务软件大多是由程序员专门开发的,他们计算机编程的能力较强,但缺乏会计核算和财务管理、决策的能力。因而这些财务软件仅能实现用户的数据处理要求,而对财务工作的实质以及用户水平都没有准确定位,使的软件使用困难。
(四)ORACLE财务软件需要较高水平的操作人员
由于我国电算化事业起步较晚,许多单位的电算化人员是由过去手工做账的会计、出纳等经短期培训而来的,他们对计算机的软硬件知识了解甚少,而ORACLE财务软件作为目前世界较为先进的管理软件,需要较高的操作水平。有些企业财务人员的操作水平跟不上软件的要求,从而导致财务管理工作效率低下。
三、针对ORACLE在财务管理中存在的弊端的政策建议
针对上述弊端的存在有系统本身的原因,也有内、外部环境的影响。建议可以从以下几方面进行改进:
(一)针对在账龄计算方面的缺点可以通过项目实施人员修改系统中的账龄确认法则来实现。由于美国甲骨文公司开发的ORACLE系统,用户没有权利修改内部的数据库结构,要修改账龄确认的法则需要聘请专业的咨询公司人员,相应的会产生较多额外费用。此时就需要企业综合权衡收益和成本,进而决定是否要进行修正。作为大型的企业,有较强的经济实力,为了长远发展可以适时进行修正。但是小企业相关人员也要对此给予关注,避免因此造成财务造假。
(二)为了解决财务系统安全性方面的问题,要求企业在引入新的财务管理系统后主要从制度方面保证财务数据的安全性,因此,在财务部门设置专门岗位监控业务数据的采集情况,建立对异常情况进行申报的制度,业务操作经理和财务经理共同对业务数据的真实性安全性负责,两部门共同解决。
(三)具备财务背景的程序员按照国际标准进行软件开发,增强软件的通用性。
随着经济全球化的深入,我国经济已经迅速融入世界经济体系之中,我国企业将越来越多的使用国外财务软件,通用性就成为一个突出问题,需要反馈产品开发公司,开发公司聘请一些具备财务背景的程序员按照国际标准进行软件开发以增强软件的通用性。
(四)加强人员培训力度,提高ORACLE财务软件操作人员的综合素质。
这就需要ORACLE财务软件使用企业对其员工进行全方位的培训,因为有些操作问题如不能及时得到解决,最终将演化为财务管理方面的问题,毕竟目前我国财务软件并没有实现完全的自动化,在此时期ORACLE财务软件的应用将是对财务人员操作能力的巨大挑战,所以具体在人员方面,对财务人员进行专业的业务培训,使其熟悉业务环节,便于监控业务数据的输入;同时对业务操作人员进行基础的培训,了解新系统基本的收支确认原则,提高原始数据的质量。
四、小结
建立健全企业内部财务管理体系是新时期企业发展的需要。ORACLE的应用给我们带来了较大的便利,若能对其在财务管理应用中存在的问题的给予很好的解决,那将更好地促进企业财务制度的健全,促进企业健康地发展。
参考文献:
[1]庞玮清.ORACLE 财务管理系统在货代企业应收账款管理中的利弊分析.浙江万里学院学报,2004,10
魏代森,高级工程师,中国ERP产业技术联盟委员,浪潮ERP-GMC总设计师,现任浪潮集团通用软件有限公司副总裁。其核心研究成果浪潮ERP集中式集团财务管理软件在中国航空一集团、中国航天科技、中国兵器装备、中国储备粮总公司、哈药集团等多家大型企业得到了成功应用。
获奖理由
带领项目团队完成浪潮ERP集中式集团财务管理软件的设计、开发,奠定了浪潮ERP产品坚实的理论和技术架构基础,并应用于多个行业且取得巨大成功后,又于2006年在“集中管理”的基础上,提出了侧重于资源运营和增值的“战略协同”的理念,这个更具攻击性的财务管理模式必将对中国企业管理产生重大影响!
作为浪潮ERP产品总体设计师、架构师,魏代森带领项目团队完成浪潮ERP集中式集团财务管理软件的设计、开发,奠定了浪潮ERP产品坚实的理论和技术架构基础。魏代森曾多次担任国家863等课题组长,2002年度国家863项目“支持组织重构的、基于工作流的集中式ERP软件”课题副组长;2003年度“与ERP结合的供应链管理(SCM)和客户关系管理(CRM)系统”课题组长,在他的带领下该项目课题顺利完成国家863项目专家组验收,填补了国家在“适合中国国情的ERP”软件领域研发的空白,为发展民族软件产业作出了突出贡献。还多次担任国家、省级火炬计划等科技开发项目课题组长。
财务管理是企业经营管理的核心组成部分,企业财务管理信息系统主要是利用现代化的信息机技术与网络技术,提高财务管理效率和质量。财务管理信息系统的开发是企业改革发展的一项重要措施,在信息技术的推动下,企业要更新财务管理理念,发挥现代化信息技术在财务管理工作中的应用价值,不断完善财务信息的管理水平,实现企业财务信息的集成化管理,并加强财务管理人员培训,推动财务管理信息化建设,有效提高企业财务管理水平,实现企业经济效益的最大化。
1 企业财务管理信息系统的意义及功能
1.1 企业财务管理信息系统建设的重要意义
企业财务管理信息系统建设是现代化企业财务管理的必然发展趋势,对于企业发展具有重要意义,具体表现在以下几点:
第一,降低了手工记账、会计审核和核算的人工劳动强度,利用信息技术进行自动统计和核算,提高了财务管理的准确性和高效性;
第二,减少了企业财务管理成本,财务管理信息化不需要过多的人力支持,为企业节省了人力、物力,避免了人为因素造成的经济损失;
第三,实现了企业的规范化经营,通过财务管理软件可以统筹规划财务预算工作,为制定科学的资金利用计划提供可靠的数据参考,实现企业内部信息共享,加强内部控制,提高经营管理水平。
1.2 企业财务管理信息系统的功能
企业财务管理信息系统的功能主要包括以下几点:
一是满足各项业务处理的基本需求,根据传统的手工记账和会计核算流程建立流畅的操作程序;
二是建立建全财务数据库,实现业务数据和财务数据的搜集、统计、分析和处理;
三是提升专项核算和台账功能,提高业务数据的处理和利用效率,加强分项管理水平;
四是提供多种信息查询服务,使得企业能够全方位、多角度对财务核算数据进行统计和分析;
五是加强业务流程控制管理,通过信息系统可以对各项业务审批权限能够进行条件设置,对经济业务能够按照权限大小,进行分级控制。
2 企业财务管理信息系统设计方案
结合企业财务管理的普遍目标和特点,在ERP 环境下,企业财务管理信息系统的整体结构设计。企业财务管理信息系统主要包括财务预算、系统管理、财务控制、财务决策、财务分析、辅助管理等六个子系统。
2.1 财务预算子系统
财务预算在一定程度上能够反映企业的财务状况和经营成果,能够为企业的各项生产经营活动和业绩考核提供可靠的参考。财务预算子系统主要包括编制、执行、事后分析、业绩考评等几部分内容,采用自上而下、多方协商等多种编制模式,实现了财务预算全过程管理。对于集团企业,财务预算编制中要求各子公司之间制定统一的预算表样,方便预算表格的汇总和合并管理,提高语段编制效率和可行性。
2.2 系统管理子系统
系统管理子系统是财务信息管理系统的控制核心,主要实现对整个系统的初始化设置,具体包括权限设置、参数设置、审批设置等,从制度和权限等方面加强企业的内部控制,为企业的财务管理信息系统的顺利实施和应用提供可靠的保障。
2.3 财务控制子系统
财务控制子系统主要包括税务管理、资产管理、薪酬管理、债务管理、现金管理、应收应付处理等模块,通过设置这些模块,可以全面监控企业的资产变动、资金利用、债权债务处理等情况,更加有利于集团企业对下属单位的统一控制。
2.4 财务决策子系统
财务决策是财务管理的重要组成部分,根据企业财务管理目标,并结合企业的财务情况,通过分析和对比,制定出更加有效的财务管理方案,提高企业资产的利用效率。财务决策子系统由工程管理、投资管理、物料管理等模块组成,利用现代化信息技术进行分析,能够有效提高决策的科学性、合理性。
2.5 财务分析子系统
财务分析子系统主要根据财务报告中的各项指标分析和评价企业的财务状况和经营成果,从而全面反映企业在运营过程中的利弊得失以及财务发展趋势,能够为财务管理的优化改革提供指导。
企业财务分析子系统主要包括成本、利润、现金流等方面的分析,充分发掘有价值的信息,通过表格和图像形式,更加直观的反映企业运营状况。
2.6 辅助管理子系统
企业财务管理信息系统的一个重要组成部分就是辅助管理子系统,主要包括文件信息、综合查询、报表等方面的功能模块,对企业的日常经济管理活动进行监督和控制,通过综合查询模块,可以与同行业进行信息对比,发现差距,寻找突破,还可以借助报表系统及时反馈战略的执行动态,并与预算对比评估战略效果。
3 企业财务管理信息化建设优化措施
3.1 加大软件设计力度
财务管理软件的开发与设计是企业财务管理信息化建设的重要保障,企业需要建立高效、规范的财务管理信息网络系统,推动财务资金的统一管理。财务管理软件的开发要以企业的实际需求为根本出发点,不断调试和改进相应的功能模块,这就需要软件开发公司加强与各行企业的沟通交流,开发出更多财务管理功能。通过财务管理软件,可以严格按照财务资金管理规范进行会计核算和资金管理,具有一定的强制性,从而避免了人为核算的失误。在财务管理软件设计的过程中,设计人员要积极借鉴国外的先进技术经验,研究并开发出适合我国经济市场规律的软件程序。同时,企业要加强对财务信息安全风险的防范,对财务管理的计算机系统装设杀毒软件和加密软件,定期进行病毒查杀和漏洞修补,随时进行财务数据的备份,避免数据丢失或泄露。
3.2 提高财务管理人员的综合素质
财务管理信息化是一项系统而复杂的工作,要求财务管理人员不仅要具备基本的财务知识,还要熟练掌握各种计算机操作技术。企业要定期组织理论知识和操作技能的相关培训活动,将信息技术与财务管理进行有机结合,让财务管理人员能够对信息化概念进行充分了解和掌握,并提高计算机操作能力和信息化网络管理技能,为财务管理的信息化建设提供人才保障。企业还要重点培养财务管理信息化的骨干力量,聘请计算机技术水平较高,并且熟悉财务管理软件的人员担当骨干,对财务管理信息化建设中的问题进行全面指导,激发全体员工的学习热情[