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1、打造领导的执行力,领导,是团队的领航者,首先要做到以身作则。领导的身体力行,对员工将产生强大的震撼力。员工也乐意服从和跟随。
2、培养员工的执行力,首先是挖掘悟性。悟性高的员工,能够迅速领会领导的意图,知道自己需要做些什么,以及工作的标准和追求的效果。
3、创建执行力的团队,团队的执行力,不仅取决于团队领导和员工的执行力,还取决于团队所建立的执行氛围和环境。拥有良好的执行环境,才能充分发挥个人的执行力。
(来源:文章屋网 )
完美的计划,糟糕的执行
5月3日,营销总监王瑞很烦心,这次5・1抢业绩的计划算是泡汤了。看看身边市场企划部的小林还捧着那本《5・1终端活动执行手册》就来气,但也不好发火,毕竟她的老大是市场总监Tony,而Tony又是老板今年年初刚刚高薪从宝洁挖来的大将,日后打天下还要靠两个部门通力合作呢。
王瑞回头又看了一下终端效果:可惜啊,“大润发”足当地人气最旺的卖场,公司也花了血本,买赠加堆头冉加促销员跟进,现场路演、免费试尝新品,可很多细节实在是让王瑞烦得一点没脾气。
比如,促销员的服饰不统 ,广场上路演秀POP残破,卖场内道具架竟然仅有一个,堆头也没抢到公司要求的位置,前面还被竟品挡了个严实。更可气的是,新品家庭装快断货了,补货单却才到总部物流,而这边的促销员还在硬推新品家庭装,锦盒礼品套装则几乎没动。
王瑞摇了摇头。这次来华南、华中地区视察,近5天已经N次看到类似的执行力问题,不仅感叹:压力大啊!
回想2006年,公司整体业绩大幅上升,营销区域也随卖场的扩张和二级经销渠道的延展而迅速扩大,短短9个月一下子新增了11个省市,累计覆盖了17个省市近2700个网点,2006年年末总结会上一片喜气。
但在2007年年初营销誓师大会上,望着坐得满满的近220个业务人员,其中近一半是自己还记不清楚姓名的新人,王瑞当时就有一股“风萧萧兮”的感觉――能指望着他们冲锋陷阵吗?
果然,2007年上半年,王瑞引以为豪的终端执行力,在战线日益拉长、团队日渐稀释的局面下快速下滑。5・1期间,总部打出一连串组合拳,新品上市、大型促销、品牌规范、物流配送流程调整,各种执行力问题终于在终端集中爆发。
能抱怨区域经理吗?手下的几员大将已然疲于奔命,有的区域经理眼睛红了、嗓子哑了,可那么多促销员、业务员,那么多细节,哪能逐个教?短信都可以发到手软。
能抱怨业务主管和业务员吗?很多人到岗不超过3个月,对产品和各项规范、本次推广的意图、新品包装和产品卖点不可能都了解――他们得到的公司培训累计不超过72个小时,何况《5・1终端活动执行手册》并非尽善尽美,执行细节还非常粗线条。
能怪促销员吗?更不可能。他们中的大部分到岗时只接受了分管业务员简单且小规范的培训,很多人甚至没机会看到公司的正规培训资料,也不清楚公司的细节要求。很多人还是临时招募的,典型的“拿了锄头就下地”,锄头的正反还不明白呢!
能怪市场部门吗?不能指望市场部做的《5・1终端活动执行手册》而面俱到,更不可能要求市场部的秀才们明白终端火拼的血腥,和在教科书上永远也不会有的套路和执行细节要求。
半年后的10・1该怎么办呢?……
ERP系统不够用
营销团队的执行能力,存在一个1―2―3―4参考定律:
营销团队的执行能力=10%恰当的预算、授权和监控体系+20%积极的绩效考评和干部选拔体系+30%提供持续强力的培训体系+40%良好的团队文化和较稳定的团队构成。
王瑞的问题不是不懂得这个公式,而是当公司要在全国范围内执行这个公式时,遭遇了大时空、长战线的考验。回想中国的营销史,无数企业在区域市场闯荡时风光无限,一向全国扩张,往往在一时的表面繁荣之后便折戟沉沙,大多都是遇到了王瑞的状况。
而信息化手段,为在全国范围内提升执行力提供了重要支持。
我们认为,年销售额超过3亿元的企业引入ERP系统是非常必要的,其他的先不说,仅营销团队,就可以通过ERP系统,获得经过财务部门确认的营销数据,及时的库存、物流、客户结算信息,团队费用支出等,切实提高团队的整体规范性和执行力。
当然,ERP系统重在对于企业资金流、 (源订单的)单据流、货品物流等记录和跟踪分析,在提升执行能力方面,还有许多力不从“心”之处,比如收集各种动态信息(市场信息、销售业绩、团队工作报告、资源申请)、团队销售培训、公司重要信息及时等。
比如王瑞所面临的管理营销团队的压力,并不是来自于货品流转的规范性,更不是财务结算的规范性,主要是如何对散布在全国各地的营销团队进行“集中式管理”的问题。
这时,移动信息化就要登场了。
移动信息化的妙处
手机,营销团队人人部有而且随身携带,企业通过手机系统,把任务、要求、提示、参考讯息传递给营销人员,是最快捷而且廉价的,确保营销团队时刻都在公司“虚拟集中管理范围”内。
在移动信息平台上,王瑞能第一时间了解到各地终端活动实际执行状况,看到各地潮水般反馈的建议和意见;王瑞和总部的市场部、商品部、物流部、督导部完全可以第一时间向一线提供支援,不至于活动数天之后一切既成事实再亡羊补牢;他更可以在第一时间在移动信息平台上下达活动执行的进一步细则,以及要求各地自我检查的重要事项,并不断完善和更新,甚至可以针对不同区域,让各大区经理分别拟定区域执行细则和活动规范,完全不必拘泥于印刷好却疏漏百出的《5・1终端活动执行手册》,在规范的基础上更适合一线实际情况。
通过移动信息平台先进的WAP移动技术,所有预先注册了手机号的营销团队成员也都可以直接联网,看到营销总监、大区经理的最新要求和任务安排,更能看到各地上报的活动执行经验和建议。哪怕每人30个字的真知灼见,都会汇集成一片经验的海洋,远远比市场部闭门造车想到的情况多得多,方法也更适应实战。
关键词:项目管理;团队建设;执行力
中图分类号:C29 文献标识码:A 文章编号:
1、项目团队的组建
1.1、项目团队组建的意义
团队是由员工和管理层组成的一个共同体,这个共同体合理利用每一个成员的知识和技能协同工作,解决问题,达到共同的目标。美国篮球明星迈克尔.乔丹说过:能力可以赢得比赛,但团队才能获得冠军;孙子兵法中说“上下同欲者胜”。这都说明,为了实现团队的目标,必须通过多人的共同努力才能实现。
1.2、建立项目管理团队
一个项目管理团队,必须要有一个有远见、善于沟通、有合作精神的项目经理。确定了项目经理后,就要在项目经理的领导下组建项目团队,物色团队成员,成员要具有多种技能组合,如技术技能、问题解决与决策能力、人际沟通技能等,团队成员之间的技能要有互补性,团队内部要形成彼此相互学习的学习型组织。针对成员的不同技能进行角色定位,明确个人的任务和责任,对于要实现的项目目标,每个团员都有清楚的认识,以项目目标为行动导向,建立起有效的项目组织机构。
2、打造高效执行力团队
项目团队建立以后,项目经理与成员之间以及各个成员之间,必须尽快从单一的个体,打造成为具有超强凝聚力、高效执行力的团队。执行力,就个人而言,就是把想干的事干成功的能力;对于项目则是将长期战略一步步落到实处的能力。执行力是项目成功的一个必要条件, 当项目的战略方向已经或基本确定, 这时候执行力就变得最为关键,我们所说的执行力主要是团队的执行力而非项目经理和管理者个人的执行力,团队必须是具有执行力的团队,否则就蜕变成为群体或者一盘散沙的团队。
2.1、设立清晰的目标和实现目标的进度表
项目目标是团队的灵魂和核心,是团队运行的核心动力,这个目标一定要可实现、可衡量、可检查,不能模棱两可,目标一旦确定,要层层分解落实,为每个团队成员明确工作职责,制定清晰的目标计划及执行计划。
2.2、建章立制,做好绩效考核,完善激励机制
健全的管理制度和有效的激励机制是团队精神形成与维系的内在动力,规则是团队执行力的保障。合理的管理制度与激励机制主要包括:第一,制度严明,职责明确。有了严明的制度,团队就能有章可循,责任明确了,每个团队成员就能责无旁贷的完成职责内的工作;第二,项目经理对团队成员的合理授权。这样就能充分调动各方面的积极性和创造性,激发成员的潜能;第三,有效的激励机制。激励机制是建立在绩效考核的基础上的,绩效考核是对项目目标进行分解后,落实到各个团队成员个体目标,以此做为团队成员绩效考核的依据。
2.3、营造执行力文化
文化能改变人的意识从而改变人的行为,执行文化是一个项目团队的灵魂,也是团队竞争力和生命力所在。良好的团队执行文化,能够发挥其精神凝聚、激励约束等功能,从而不断提升团队竞争力。要从以下几个方面营造执行文化:第一,讲求速度,提高效率。崇尚行动,要有雷厉风行的作风,可以允许小的失误,但绝对不允许有拖、等、靠的无作为情况,要关注结果,赏罚分明;第二,注重责任导向。提倡领导问责制,出了问题找出原因并要落实到主要部门和责任人,只有这样才能树立责任心;第三,加强团队协作,营造家园文化。加强团队成员之间的相互协作、相互信任和关心,让每个团队成员都有主人翁感、归属感和幸福感。第四,提升团队认同感。大到团队的战略决策,小到工作的部署安排,可以让团队成员适当参与,共同商讨制度允许下的做法和措施,使他们不仅知其然,而且知其所以然,不断提升他们对团队的认知认同,最大限度地激发团队成员的工作热情。
2.4、倡导真诚沟通,发挥团队合力
有调查表明,组织内部存在的问题有70%左右是由于沟通不力造成的。如何加强团队的沟通可以采用以下几种方法:第一,保持畅通的沟通渠道。沟通是人与人之间交流的方式,可以面对面的进行语言沟通,也可以通过电话、邮件、信函等方式进行沟通;第二,掌握沟通的技巧。沟通不仅仅是说,而且包括听和理解,只有集中精力去听,积极去判断思考,才能领会对方的意思,过滤掉无用的信息,抓住问题的关键;第三,营造良好融洽的沟通氛围。团队内部可以通过举办各种活动,来加强团队成员的良性沟通,使各成员之间能够尽量多的彼此了解, 从而使成员真正融合到团队中,不分彼此,共同努力。
2.5加强项目经理的执行力
项目经理作为项目的直接领导者,负责整个项目的计划、实施,是整个项目的核心。打造高效执行力团队,项目经理的执行示范作用至关重要,如果项目经理的执行力强,就会带动团队中的每个人去提升执行力,反之就会导致团队执行力不强。项目经理不仅要做团队执行力的塑造者,更要善于在团队的建设中做好倡导者、组织者、示范者和激励者的角色。
3、重视团队素质的可持续培养
项目团队成员来自于不同的工作岗位,所掌握的技能和能力各不相同,也不一定都是精英,组成项目团队后,项目团队成员要相互协作外,还要相互学习,不断提高团队成员各方面业务水平,可通过培训形成学习型组织,并引入竞争机制,能者上,劣者下,激发团队成员的潜能,打造具有持续创新力的团队。
结束语:
总之,执行力是团队的执行力,它是团队实现项目目标的能力,要实现项目目标没有任何捷径,只有通过团队的共同努力,才能把我们的项目团队打造成为一支高效执行力的团队。
首先要明白执行力就是接到的任务要按时、按标准、按目标的去完成每项工作,那么团队执行力我觉得由以下三个方面入手。
1、领导执行力:团队执行领导,是团队的领航者,首先要做到以身作则,领导的执行力将员工产生强大的震撼力,员工也乐意服从和跟随,并还要具备很高的执行威信,领导在员工心目中的威信高,员工就会高度信耐领导,严格落实领导安排的各项工作任务。
2、培养员工的执行力:工作是靠团队中每个成员去完成的,就领导的执行力还远远不够,我觉得首先挖潜团队中员工的悟性,悟性高的员工能够迅速领会领导的意图,知道自己需要做什么以及工作的目标和追求的效果,只有掌握这些员工才会知道做什么,如何做,才会引起员工的重视及追求执行的速度,落实到力度以及完成的效果。
一、创建优良团队
在我们的日常工作中,很多工作都不是由某一个人来独立完成的,而是由整个团队的所有成员共同协作来完成的。一项工作中的任何一个环节出了问题或者任何一个人工作失误都有可能导致整个工作失败,因此在工作中一定需要一个优良的团队,只有所有团队成员齐心协力才能高效率高质量地完成工作。有的团队中,领导很喜欢那些工作能力很强的队员,却往往忽视了那些工作能力一般的队员,在工作中他们以为只要培养几个优秀的员工就可以了,但是他们却没意识到,工作不是由某个成员完成的,而是由整个团队完成的,只有所有的成员的能力都提升了,整个团队的能力才能提升。这就像木桶原理,木桶中盛水的多少不是取决于木桶上最长的木板高度,而是最短的木板高度。因此一个好的团队,一定要发挥所有队员的作用,提高所有队员的工作能力,这样才能高效率的完成工作。有的团队中,可能所有成员的个人能力都很强,但他们在共同完成某一项工作的时候效率却不是很高,甚至效率很低,这是因为团队成员只注重个人努力而不注重团队协作,或者有的团队中可能每一个成员都很努力,但是每个人努力的方向不同,这样大家收获的也可能只有苦劳。因此,要创建一个好的团队,一定要有统一的目标,统一的思想和统一的行动。在工作中大家朝着同一个目标,劲往一处使,才能充分发挥团队的力量。
二、工作重视工作过程,更要重视结果
工作中,工作过程反映一个人的工作态度,工作结果反映一个人的工作能力。传统的思想告诉我们,在工作中首先要有一个良好的工作态度,因为这样,我们在工作中往往比较重视工作过程,好多人往往把工作过程放在了第一位。但是我们仔细一想,我们所需要的却是结果,而不是过程。这就好比一个人打井,他很努力,一天挖了好几个井,每个也都很深,但是么有一个出水的,这个人的工作态度很认真,也很努力的去工作,他费了很大的气力,却是徒劳无功,因为一口没有水的井并不是我们想要的,我们要的是一口水井。现实中我们很多人都犯了挖井人犯的错误,都是为了做任务而去做任务,这样看似把该做的都做了,但是却没有得到想要的结果。我们只有把结果放在第一位了,那么我们在工作中才能冲着结果这个终极目标去努力,当我们在工作中遇到困难和阻碍的时候,我们才能努力去想办法解决,去得到我们想要的结果,而不是把精力放在工作的过程上。
三、坚持原则,处理问题要及时
我常常问他们,你是如何让团队中的每一名成员都能按照你的指示和思路来开展工作,得到的答案很多,有的说是个人影响力、有的是良好的计划性、有的说是设定目标,有的说强制执行等 ,但很有意思的是,以我的经验来看,不难发现绝大多数做得好的城市主管或经理在沟通中反复强调到:“标准、监督、示范、严格。。。”,是否这就是一个团队提高执行力的根本?我们有没有一套系统的提高执行力的管理流程?下面就让我们一起来探讨一下如何提高团队的销售执行力。
一、建定标准,在谈标准之前,我们一起来看看标准的定义,所谓标准,即是用来判定某一事物的根据、衡量事物的准则。从大范围来看,我们平时常常接触到的有:国际标准、区域标准、国家标准、行业标准等,从小范围看,如公司或团队,常常有:产品标准、陈列标准、拜访客户标准、售点执行标准、产品分销标准等等。
在团队管理中,由于每个人员的技能、态度都不相同,他们对接受主管的指示都有着不同的理解,对于技能好领悟能力强的人员,做出的效果可能达到主管要求的80%或更好,技能弱领悟力差的人员,做出的结果必定是花样百出,影响工作效率。因此,作为销售经理,协助区域主管建立起一个完善的人员工作执行标准至关重要,如:人员拜访标准、渠道售点执行标准、产品分销标准、设备管理标准、促销品的管理标准等;正所谓,“没有规矩,不成方圆”,有了衡量工作的标准,团队人员才会按标准有目标地去做好每一项工作,主管才能有衡量团队人员工作优劣的标准,在团队的绩效考核管理中才可以做到公平、公正!
二、严格执行,在建立团队各项标准之后,我们就可以高枕无忧了吗?当然不是,建立标准,这才开始是团队管理的第一关键步骤,要想取得成果,就得一丝不苟地执行下去,就需要解决三个问题:
首先,解决人心,人人都说标准很重要,标准能提高团队效率,人员管理起来更轻松,团队执行力会提高等,但是,如果主管和团队人员没有意识到这个问题,他不认为这样的可以给团队执行带来好的结果,这就需要经理去做进一步的沟通,最好能提供一些其它区域的成功案例,因为销售团队都喜欢比,看到其它团队这样做能带来好处,当然会迅速去复制与学习;因此,只有主管明白了其中的道理,他才会去用心引导每一位团队人员,做到人人能理解,工作有动力。
其次,需要较真,让每一个团队人员按照制定的各项标准去执行,作为主管与经理就要做到较真,千万不能放水,“你今天放一碗水,明天下属就给你放一缸”,只有严格去要求下属,才可以得到最后所期望的结果,对员工较真他们才会引起重视,才会觉得现在的工作真得按标准做,并不是只做做样子而已,而是坚决地去认真履行工作中的各项标准。
另外,坚决到底,很多团队刚开始都设定了一个非常好的目标或标准,但往往最后有三种不同的结局:1、坚持到一半放弃了,未达到目标;2、坚持到最后,达到部分目标;3、坚持到最后,实现目标。因此,作为管理者,我们都希望团队能做到第3点坚持到最后,实现目标,当然结果是快乐的,过程是痛苦的,要达到实现目标肯定会遇到不少困难,如:团队中会有些人员觉得不适应,甚至可能会有离职的风险,所以,告诉团队人员做好心理准备,打长期的持续攻坚战必不可少,坚持再坚持,才会取得最后的胜利!
三、监督检查,在建立标准、严格执行的过程中,作为团队管理者,接下来需要做的一项工作就是监督检查,这一项是团队最后是否实现目标必不可少的一个环节,主管和经理需要行动起来,离开温暖的办公室,走到激烈竞争的市场上去,亲临一线去看看,不要坐在办公室想当然,没有这样的好事,懒惰的主管必定带不出一支优秀的销售队伍。在市场上去观察销售人员是否按照制定的标准开展工作?售点陈列是否标准?产品分销是否合格?库存是否达标?一系列的问题,需要我们去思考,去总结,并找出人员在执行过程中的差异与问题的共性,及时给予团队人员提供指导帮助。
常用的检查方式有两种:1、区域内随机检查,不告诉任何人你现在哪儿,检查什么地方,检查什么人,这样你得到的数据才会是最真实的,看到的才是没有修饰过的人员执行结果;一般检查的内容比如:重要项目检查、产品覆盖率、人员拜访到达、生动化陈列、品牌显现、价格、竞品情况等。此项检点是看销售人员的工作态度;2、协同销售人员跟线检查,与员工一起拜访客户,看其工作流程是否规范,是否按标准开展工作,与客户沟通淡判有什么问题,整个工作过程中有哪些做得好和共性问题等;这项检点是看员工的工作技能并给予指导。
最后,通过区域会议、团队会议奖励执行标准的销售人员,惩罚不按标准执行的问题员工,不寻私、不偏袒,鼓励团队人员都行动起来,力争最好,这样一来市场执行力提高了,团队目标能轻松达成,人员绩效拿得高了,工作动力更强了,主管熟练了,经理就解放了,才会有更多的心思去放到整个区域市场的管理上去,去关注渠道协作、产品发展、客户开拓、价格趋势、竞争状况、区域重点等,更好地做好区域指挥官的工作。
四、纠正示范,在建立标准、严格执行、监督检查的三项基础上,作为管理者,以身作则、通过亲身示范的人员指导方式就成了一项提高员工销售技能的重要工作,因为团队中的人员并不都是超人,一学就会,他们有很多问题需要我们去发现,所以作为主管不但要学会挑问题、挑关键问题、更重要的是学会如何给员工做示范,通过言传身教的示范方式让下属明白工作流程、销售技能。
示范指导通常有两种方式:1、在办公室模拟指导,可以由主管做示范给员工看,也可以让员工相互变换角色进行模拟训练,以便让团队人员充分理解与实践,相互分享,思考自己在开展工作过程中可能的问题并提前做好预防。2、协同员工拜访客户过程,在对下属的指导方式中,这个是最有效的一种指导方式,通过自己的示范,让员工看到团队所要求的执行标准和要点,通过言传身教的方式去影响每一位员工。
大家好!
很荣幸能参加***公司演讲!大家都知道,执行力,顾名思义就是执行的效力,就是把目标和想法变成结果的能力。究竟该如何提高执行力、执行力差与哪些因素有关,我认为,如果真想提高团队执行力,还必须具备以下条件:
一要有敬业的精神。一个人有敬业精神,才能把公司的事情当成自己的事情。一个人有责任心,才能更好地发挥自己的聪明才智。在工作中要想方设法认真完成好自己承担的任务,养成不论学习还是干什么事都认真对待、注重细节的好习惯。工作要务实、踏实、勤勉、敬业,以事业为重、以工作为重,勤于思考、善于拼搏、敢于创新、乐于奉献,为交通各项事业的科学发展贡献自己的力量。
二要有全局意识、大局观念。每一位干部职工都要有整体意识、全局观念。要互相尊重、互相支持、互相配合、互相帮助,为交通发展共同努力。当局部利益与整体利益发生矛盾时要以全局为重。大事讲原则,小事讲风格,努力成为眼界宽、胸襟宽、思路宽的人。
三要有要有合作的品质。一个人的价值只有在集体中才能得到体现。要培养干部职工整体配合的协作精神,提高合作共事的能力,形成分工不分家、互相支持和努力的工作习惯,把大家的力量凝聚到同心协力的行动上和甘苦荣辱的感受上,树立我为交通发展作贡献、交通发展我光荣的思想,每个人都把自己与交通事业的发展紧紧地联系在一起。每一位同志都学会欣赏、尊重他人,使全体干部职工产生团结感和集体感,树立共同目标,共创美好未来。
四要有坚强有力的领导。坚强有力的领导是提高执行力的前提。一头狮子领导的绵羊队胜过一头绵羊领导的狮子队。“兵熊熊一个,将熊熊一窝”。领导者的执行力决定着组织的执行力。一个成功的组织与成功的领导密不可分。
大家都知道,中国历史上很多朝代,皇帝的名声比国家还要响亮;今天世界的很多企业,企业家的知名度比企业的知名度还要高(如李嘉诚、柳传志、王石、比尔.盖茨等)。千军易得,一将难求。组织的成功,领导者是关键。方向错了,再好的水手也不能到达彼岸。要求下级做到的,领导者必须先做到;要打造执行高效的团队,从挑选执行高效的领导开始。对领导者而言,执行力不是某项单一素质的体现,而是多种素质的结合与表现。它体现为一种总揽全局、深谋远虑的业务洞察力,一种不拘一格的突破性思维方式,一种“设定目标、坚定不移”的态度,一种雷厉风行、快速行动的管理风格,一种勇挑重担、敢担风险的工作作风。
五要有率先垂范的团队领导。美国成功学大师戴尔•卡耐基说:“领导力的核心是影响力,一个能影响他人的人,才能领导他人。”一个管理者的本领如何,不在于他能亲自做多少事,而在于他能发动别人做多少事。领导力有多重的解释,分为能力和魅力。
领导除了要具备能力之外,更应该具备的是领导的魅力。作为一个优秀的领导者能力多强未必是一个优秀的领导,充其量是个好的员工。作为一个优秀的领导要有自己的领导魅力去感染自己公司中每一位员工。我个人认为作为一名优秀的领导在关键的时候要勇于承担责任及在员工面前做自我批评,那些遇到困难就退缩,有了差错就推卸责任的“领导”不配做领导。
六要有简洁高效的管理制度。简洁高效的管理制度是提高执行力的保障。管理要力求简单化。科技发展的结果就是使我们的生活和工作更加简便高效。汽车的发明提高了运输速度,计算机的发明提高了运算速度,电话的发明提高了通信速度。管理的进步,就是要提高执行力的速度。简洁高效的制度既能提高效率,又能节约成本。许多外资企业规定,所有报告必须用数字、图表和照片,文字内容不得超过三分之一,内部审批不得超过三个环节、公司管理不能超过四个层次、办公室工作时间不得超过五天等。很多企业还规定各类事项的答复、审批和反馈的时间,并且规定超过审批时限未审批的文件视为同意。组织要从根本上提高执行力,首先应该优化组织结构,精简制度流程,否则,冗繁的制度流程只会阻碍高效的执行力度。
七要有团队文化精神。如何构建一个适合团队发展的文化,并非是“想当然”的事情。其应该有科学的精神和与团队目标一致的宗旨。团队文化应该是支持型的文化。
例如:孙子兵法曰,克敌,攻城为下,攻心为上。组织内应该存在信念:团队存在的目的并非简单完成任务,而是开发团队成员的能力。这样才能使团队成员众心皆归。团队文化应该鼓励成员团结工作,而非零散地工作。在这种文化熏陶下,精诚合作比出类拔萃更值得推崇。允许自然的团体、非正式团体存在。很多领导虽然在管理过程中善于制造不和谐,阻止非正式团体的产生。但实践证明,在知识密集型企业里,非正式团队的存在是正式团队的“前生”。团队指导者要善于利用非正式团队的影响。
八要提高员工士气。研究表明,员工缺乏士气与生产力水平低,病态和上升的人员流动率有关。因此,提高士气能增加员工的生产力和工作满足感,减少压力和降低人员流动率。以下是几个途径:向室内装饰师征讨意见,看看家具应如何摆设,何种家具可创造合适的公司形象和悦目环境,应用哪种地板或地毯,如何处理窗户。并且考虑墙纸或油漆的颜色是否理想,众所周知颜色搭配会影响心情。
九要与时俱进的激励措施。对人的激励,激发人的潜能和工作热情,奖励执行力优秀的员工是整个执行力提升的基石。激励考评机制的建立,最好是用可以量化的指标,确保公平。在奖励的时候一定要公开,这样才能起到导向的作用。在考评之前,要仔细了解嘉奖人员和受考核人员的情况,一定要做到合理。
[关键词]:行政办公室 团队管理 素质模型
一、将团队管理理念引入行政办公室工作中的重要意义
(一)行政办公室工作性质分析
1.沟通协调性:行政办公室日常工作经常涉及到对内、对外的联系工作,包括与上、下级或外单位的信息沟通交流;与单位领导和各部门的信息汇报与传达;与一些个人的联系、指导或咨询等等。因此,沟通协调性强就成为行政办公室的工作特点之一。
2.战略全局性:行政办公室作为与其他单位联系的接口部门,在公务接待和外事管理等一些工作中常常代表着整个单位的形象和面貌。因此,在分析问题时往往都需要站在单位的角度去考虑,在处理问题时更要进一步统筹规划,使工作的每一个环节都能够符合单位利益。
3.规范性:行政办公室的工作内容虽然繁杂多变,但要做到化繁为简,变杂乱为有序就需要工作的规范性。在公务接待、公文处理等工作中,虽然每一项任务都具有特殊性,但如果能够按照统一流程规范控制,工作效率就会大大提高。因此,行政办公室的工作常常伴有规范性特点。
4.创新性:行政办公室作为与外界接触最为广泛的部门之一,接受并吸收新事物和新方法的途径比较多;更为重要的是,行政办公室作为单位的一个重要管理部门,管理方法及制度上的创新是维持单位工作持续高效健康运转的必要条件。
5.高效性:行政办公室作为单位的重要枢纽部门,是各种信息上传下达的流转中心,是保证单位各项工作正常运转的控制环节。尤其在公文收发、批阅、传递过程中,是否高效将影响着单位各项工作的开展。因此,高效性也就成为行政办公室日常工作中非常重要、必要的特征。
(二)将团队管理理念引入行政办公室工作中的必要性和重要性
1.团队管理方式是现代社会的产物,是促进当今组织发展壮大的科学之道。现代社会是一个到处充满合作、崇尚共赢的社会,纵观管理学的发展史,现代管理方法越来越趋向柔性管理,鼓励组织成员在公平合作的环境中实现自我价值及整个组织的利益。团队管理讲究“团结合作、责任分担、绩效共享、实现共赢”,这种理念正是现代组织生存的基础,发展的必要。因此无论是在政府机关还是企事业单位,团队管理作为一种新型的管理方式正在慢慢影响着整个社会和组织的发展。
2.依工作性质分析,行政办公室的发展离不开团队管理。如上所述,行政办公室的工作性质包括:沟通协调性、战略全局性、规范性、创新性、高效性。团队管理下的组织优势包括:成员之间互相尊重信任,更容易形成协作的氛围;团队同一目标下,更容易实现组织利益最大化;成员不仅遵守团队规则,更有心理契约的互相牵制;团队中的集体决策与互动学习更容易启发成员灵感,形成创新思维;团队成员之间的知识能力互补,更容易实现1+1〉2的组织高效运转模式等。而这些优势正是促进行政办公室发展的必须条件。
二、构建优秀行政办公室管理团队素质模型
(一)选取样本
按照绩优组与绩平组数量质量匹配平衡的原则,选取了3个优秀的行政办公室管理团队与3个普通的行政办公室管理团队。
(二)行为事件访谈
针对两个组6个不同团队,按照每个团队随机选取两名成员的原则,分别独立地进行行为事件访谈。认真详细记录每名受访者讲述事件中出现的团队管理特征。访谈前,告知每名受访者在访谈过程中要讲述在其所处团队中发生的一些记忆深刻的事件,包括成功或失败的团队行为事件。
(三)数据统计分析
汇总团队素质特征编码的平均等级分数,对绩优组和绩平组的这一指标进行差异检验,结果显示,两组在合理明确的分工、充分合理的授权、团队规范建设、团队文化建设、有效的领导、有效的沟通、团队战略管理能力、团队学习创新能力8项素质特征上的平均等级分数存在显著差异(见表)。
*表示在0.05水平上有统计学意义;**表示在0.01水平上有统计学意义
(四)模型初建
通过与普通团队的差异对比,优秀的行政办公室管理团队具有以下8项素质特征:合理明确的分工、充分合理的授权、团队规范建设、团队文化建设、有效的领导、有效的沟通、团队战略管理能力、团队学习创新能力。将这8项素质特征进行总结归类,建立优秀的行政办公室管理团队素质模型(如图):
三、打造一流行政办公室管理团队的建议
(一)在团队组织建设方面,要构建行政办公室内部的合理分工与授权模式
行政办公室工作繁杂琐碎,工作内容容易交叉重复,工作责任上也容易推卸扯皮,因此,首先一定要建立合理明确的内部分工。另外,行政办公室工作面宽,工作责任重大,为了调动每位团队成员的工作积极性,使得每位成员能够共同为团队整体负责,就要形成充分合理的授权。
(二)在团队能力建设方面,要努力培养行政办公室成员的战略管理与学习创新能力优秀的团队能够站在全局的角度考虑问题,经常能够根据整个组织的战略目标来调整与建立团队的目标,使得团队成员能够为实现组织利益最大化而奋斗。因此,要努力培养团队成员的战略管理与全局意识。另外,优秀的团队不是静止不前的,对于知识的渴求与更新是持续的。团队成员通过持续的学习与分享学习成果使得在团队面临新问题的时候总能以新方法解决。通过创新,团队的能力总是在不断地更新与提高,因此,要努力培养团队成员的学习与创新能力。
(三)在打造团队外聚力方面,要持续推进行政办公室文化建设和规范建设
优秀的行政办公室管理团队都有自己的文化氛围和道德准则。创建丰富多彩的精神文化生活不仅能够使得团队成员心情愉悦,更能让成员们在愉悦的环境下培养对彼此的友谊、信任和尊重的感情。因此,要持续推进行政办公室的文化建设。另外,还要建立一套较为系统的办公室工作准则,尤其在成员们多元的价值观尚未得到较好的融合之前,工作准则和集体威信就显得更加必要。
位于太仓市中心的城厢一小,走出了四位两院院士和大批名望之士,教育质量始终处于第一方阵。我是城厢一小第23任校长,我想从打造学校和谐团队,优化人际软环境,从而提高教育质量这一方面,谈谈我是怎样践行“致和”这一办学理念的。
我们以学校的和谐建设为重大工程,以项目化管理为有效手段,以发挥各人的潜能为宗旨,从而实施目标管理、自主管理、民主管理。
一、对待上级领导――坦诚
人与人相处,贵在以诚相待。向上级领导汇报工作,尤其要坦诚以对。“坦”是强调平而直,“诚”指真诚和真实。坦诚是指不隐瞒、不修饰本相,与人、与己、与天地坦诚相见。不矫揉造作,不弄虚作假。
【案例1】坦诚以告,债务归零
2011年8月,我就任城厢一小校长,学校新改建的三期工程刚刚结束,背负上了142万元的欠债。
我冥思苦想,如何与领导有效沟通,赢得资金上的支持呢?我把总务、财务找来一起分析研究:这142万元的资金到底用在了哪里?哪些项目是刚性支出,哪些项目是升级改造,哪些项目是学校的自选动作?我想,这也是上级部门需要知道的。我们条分缕析,理清思路,还把今年要开工的其他工程也放上去。
在去镇里“赖账”筹款之前,我未雨绸缪,信心倍增。一天上午,我来到镇长的办公室,先向她汇报了学校的五年发展规划,接着实事求是地讲述了学校的债务危机,并开诚布公地提出自己的要求。镇长认真地审视了我的财务分析,听取了我的报告。她从大局出发,一下子豁免了80万元的借款,另外62万元欠款中的34万元由镇项目办支出,这样学校就只欠28万元了。另外,教育局下拨52万元捐资助学款,全额拨给学校,一部分用于还掉剩下的28万元工程欠款,其他部分由学校支配。镇长还叮嘱我,工程欠款不需要一下子还掉,可以分批还,一方面缓解资金压力,一方面可以监督质量。那天回来的路上,我一身轻松。
在工作实践中,我认识到,要取得上级领导对自己的关心、理解、支持和帮助,必须坦诚。同时,我们还可以运用上级的特长,尊重上级的艺术,引起上级重视自己工作的艺术和适应上级工作方式的艺术,但关键是要坦诚,不能欺上瞒下。
二、对待班子成员――真诚
真诚即真实诚恳。真心实意,坦诚相待,从心底感动他人而最终获得他人的信任。以诚学习则无事不克,以诚立业则无业不兴。真诚能够使我们广结善缘,真诚能够使我们的人生、事业立于不败之地。
我们校领导3人,中层9人,12个人组成一个行政班子。在行政管理上,我是班长;在感情态度上,我是大哥,是家长。上任伊始,班子会议,约法三章,我带头执行。同时,又为每位成员量身定做了五年职业发展规划。平时我对待他们,像兄弟姐妹。在这个真诚相待的团队里,大家合作互助,而又心理相容,既为了学校的发展,又发展了自我。
【案例2】真诚以付,锐意竞岗
2013年上半年,太仓市教育局在全市招聘校领导,校长岗位1人,副校长岗位8人。我们的行政班子刚搭建2年,12人中,5位是新手。但是我摒弃个人想法和学校利益,积极动员,真诚推举,报名4人。4位成员经过精心培训,“过五关斩六将”,4人全部进入考察阶段。最后,1人被提拔为副校长,1人被破格提为校长助理,在全市成绩遥遥领先。特别是面试阶段,我对每位选手锐意指点,从个人穿着、打扮、精神、气质、谈吐、思路、演讲都作了个性化指导。4位选手信心百倍,从容沉着,机智应对,取得不俗成绩,给竞聘领导小组留下了美好印象。局里领导希望我们为3年后的大换届再输送更多人才。
真诚的眼睛是清澈的,真诚的声音是甜美的,真诚的态度是和缓的,真诚的行为是从容的,真诚的举止是涵养优雅的。故诚能行之永久,是处事立身的根本,是人生休咎的关键,是事业成败的关键。
三、对待在校老师――赤诚
学校的每一个成员,都是组织的构成细胞,他们都具有独特的作用,缺一不可。我们对待每一个人尊敬爱护,非常真诚。
【案例3】赤诚以待,为人受过
有一次,一位中年级班主任在处理学生的问题上有些欠妥。为了教育学生,她竟然让该学生晚半小时去食堂吃午餐,以示惩戒,也没有给食堂打招呼。开饭半小时以后,当这名学生去食堂吃饭时,餐具和食物都被收走了。没有吃到午饭,他又不敢向班主任汇报,下午还饿着肚子上体育课,但这位班主任不知道这个情况。放学后,学生回到家里,一反常态,极其饥饿,狼吞虎咽……家长知道情况以后,怒气冲冲寻上门来,直接找到德育处。这件事德育处处理不了,于是找到我办公室。
很明显,这件事是校方全错。待家长冷静下来,征询家长意见,他要求班主任当面道歉。这个要求并不为过!但是我们了解到,最近几天,这位班主任有特殊情况――身体不适,睡眠不好,轻度抑郁,带病上班。为了不刺激那位班主任,也为了安抚家长,我代替班主任诚恳地向家长道了歉,并保证过后批评、教育班主任。这位家长看到我们诚恳的态度,诚心的道歉,气也就消了。
有时候,校长作为家长,在处理一些具体事情上,睿智一点,婉转一点,适度容忍教师一点,也会海阔天空。宽宏大度,豁达开明,这正是我们基层校长应有的素养。
四、对待退休老师――热诚
热诚,就是热心而诚恳。我们学校处于市中心,面积不大,教职员工62人,但是退休教师94人。对于这支庞大的退休教师队伍,我们充分重视,不放弃,热诚相待,因为他们也是我们团队的重要组成部分。
逢年过节适度慰问,遇到困难倾力相助,合理要求尽量满足,贯彻待遇领先一步。每月设立集中回校,每年组织近段外出。这些都是我们的常规动作。
不管是对待上级领导的坦诚,对待班子成员的真诚,对待在校老师的赤诚,对待退休老师的热诚,归根到底,就是对待人民教育事业,要忠诚。