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关键词:生态学;商务英语;人才培养;管理制度;构建
中图分类号:H319 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2013)14-0250-02
作为人才培养的生态因子,管理制度规约着人才培养的方向、过程、效能及行为,是其成败的关键。管理制度生态对专业生态平衡与进化产生着重要影响,商务英语专业的发展与进化离不开管理制度的构建。
一、管理制度生态的实质
高校是个复杂的生态系统,涉及到人、财、物、信息、时间、空间等多种因素。这些因素通过管理制度协调各因素之间的关系,确定相互作用的运行机制,保证教育过程的稳定和发展,使学校内环境与社会外环境之间达到协调化和最优化,综合作用于人才培养过程。新制度经济学的代表人物诺斯认为,制度从本质上说是一组规则与规范的体系,带有一定外在的与内在的强制性[1]。在人才培养方面,通过一系列管理制度定义了有关各方的行为规范,以及因素间的相互关系和互动模式。从生态学的角度来看,行为规范模式、关系和外部行为规则与程序实质上是制度因素指定的人在生态位宽度和培养过程中相关主体、生态化的人际关系和健康行为的状态模式[2]。因此,管理制度生态对人才培养目标的实现和专业建设具有决定性的影响。
二、管理制度的生态结构
由于教学管理涉及到各种因素,因此,管理制度是以教学过程和教学活动为对象的,并规定行为的规则或规范每一个具体行为和活动的内容,使教学过程和活动有序,完成教学任务,实现教学目标。根据管理的对象,可以将其分为教学计划管理、教学过程管理、课程和教材等教学要素建设管理、教师教学行为管理、学生学习行为管理、教学场所和设备使用管理、教学结果管理、教学监控与信息反馈管理、教学活动奖励与惩罚管理、教学研究与创新管理、教学组织与队伍管理等多个方面,并制定相应管理制度。“制度的制定、实施、监控和反馈既是大学教学管理制度的结构要素,又构成前后相续、彼此相依的大学教学管理制度的制度系统,在制度机制的作用下,实现着大学教学管理制度的功能。”[3]
教学管理制度与人才培养体系是相互联系、相互依存、相互作用的。教学管理系统具有纵向和横向的协调关系,并且这种关系不是线性结构,而是立体网络结构。管理系统存在于学校环境和社会环境之中。要实现其功能,需考虑学校环境和国家管理制度等系统的外部影响。其中,学校环境对教学管理系统的实施效果的影响最直接,而国家管理制度是学校管理制度的依据。商务英语专业管理制度必须以学校和国家制度为基础来进行制定和执行。
三、管理制度的生态作用
管理制度作为一个系统而存在,而每一项具体的管理制度又是相对独立的生态因子。管理制度的作用遵循着生态因子的作用特征。商务英语专业管理制度建设必须发挥好管理制度的积极作用,避免消极作用[4]。
(一)生态幅和限制因子作用
每一项制度所规定的行为规则和规范都存在着一个耐受范围,当达到耐受的最低或最高限度时,制度就会产生约束力。这个耐受范围就是人才培养对于每一种制度的生态幅,只有处于生态幅中最适区域的行为才能够产生好的效果[5]。当制度已经限制了人才培养活动的进行,限制了教师和学生的发展时,这一制度也就成为了限制因子。在人才培养过程中,任何制度都可能由于环境的变化而成为限制因子,找出限制因子并进行改进才能为人才培养提供新动力。
(二)生态综合作用
由具体制度组成的制度系统规定了人才培养的多维生态空间,决定了人才培养的生态位。它在教学过程中具体管理教学活动,规范行为模式,规定权利与责任。因此,管理系统是发挥综合作用的,并决定教学效果和教学质量。
(三)直接与间接作用
管理系统对不同的教学活动及过程产生直接影响和间接影响,并作用于其他子系统。比如,高校普遍存在的督导制度是直接作用于教学活动和教学主体的,是对教师进行监督和获得信息反馈的有效方法和途径。这样的制度还有很多,例如,学校分配制度、人事制度、保障制度、国有资产管理体制,等等。这些制度不仅会影响教学管理系统的功能,还在人才培养过程中产生重要的直接和间接作用。
(四)环境制约作用
教学管理制度不仅受到校内制度的横向影响,而且还受到校外制度的纵向制约。外部系统可分为两类:一是教育主管部门的规定,这类具有高等教育法律效应的规定是学校规章制度制定的基础。二是其他社会管理体制的影响。尽管社会管理体制不具有法律约束力,但明显具备政府的权力效能,具有隐性的力量,是管理制度必须遵循的外部系统。
(五)阶段性作用
任何制度都是要适应环境变化的,人为地延长或催化一个教学管理系统是违背客观规律的,将不可避免地导致系统与环境之间的矛盾和冲突,成为人才培养的制约因素。现实中,所有和环境条件不相容的管理体系,虽然有时是先进的设计理念,预期的效果是理想的,然而会因为不符合环境条件而难以实现。因此可以说,没有理想的系统,只有合适的系统。
(六)主导因子作用
管理制度规定了人才培养活动的行为规则和规范,当教学活动中的行为接近或超越管理制度所形成的生态幅边界时,会产生制度抑制作用。在教学活动中,同时起作用的制度有多个,但不同制度的生态作用是非等价的,有的起决定性作用,教学活动往往受到这一制度的强力制约。这个制度就是管理制度生态的主导因子。主导因子一般发生在两种情况:一是规定的制度和规范不变,通过严格的制度和教学活动的限制,与系统的要求相适应的教学活动;二是根据系统和环境的变化,修改并完善该因子,使其指导新的教学活动。总之,人才培养情况是制度转变的风向标。
(七)内稳态和生态演化作用
制度的制定、实施、监控和反馈是教学管理制度的结构要素,这四个要素构成了管理制度完整有序运行的生态链,表现为一个动态的循环过程,是制度稳定运行和产生规范效力的内在结构基础。当环境变化超出了系统的自调节范围,根据内部控制制度的有效运行已无法实现时,制度创新就不可避免。显然,任何管理体系中存在的平衡机制也有着不可避免的生态演化。制度变迁是制度与环境相互作用的结果,因此,管理制度是主观和客观的统一,稳定与发展的统一,规范与创新的统一。
结语
管理制度是规范化、定型化了的行为准则,实质上规定了人才培养过程中的生态幅和生态位,确定了各种生态关系和生态作用。管理制度是影响人才培养的重要生态因子,具有复杂的结构和明显的层次性。从制度的内在结构看,制定、实施、监控和反馈是制度内含的四个结构要素,任何一个环节的缺失或者功能失调都将影响制度功能的实现。要保证商务英语专业建设的稳定和发展,管理制度生态功能就要实现最优化,就要坚持“以学生发展为本”的制度建构原则,坚持“办学理念与人才培养目标—教学管理制度—教师管理制度—学校其他管理制度”的制度建构路径,建立以人才培养和学生发展为核心的制度体系[6],建构有利于创新的制度环境,给予师生自主发展和自由创新的制度空间。
参考文献:
[1] 道格拉斯·诺斯.经济史中的结构与变迁[M].陈郁,等,译.上海:上海人民出版社,1994.
[2] 陈玉砚.发展性教育质量保障的理论与操作[M].北京:商务印书馆,2006.
[3] 别敦荣.我所理解的我国现代大学制度[C].全国高等教育学研究会第七届年会交流论文,2003.
[4] 杨同毅.高等学校人才培养质量的生态学解析[D].上海:华中科技大学,2010.
一、汽车4S店财务内部控制建设存在的突出问题
(一)成本控制不到位
美国经济学家加里?贝克里认为:“人类一切行为其实都蕴含着效用最大化的经济性动机,都拥有以尽量小的成本换取尽量大的收益要求。”这就是经济学中“成本最小化、利益最大化”的尽显,然这一定律不仅适用于经济学,同样适用于汽车4S店财务管理中。毋庸置疑,汽车4S店主要承担为消费者提供专业的销售服务、优质的售后保障、充足的零配件供应和及时的产品意见反馈渠道。在此过程中,必将产生与之相适应的诸多成本类型,主要包括人力资源成本、汽车采购成本、广告宣传成本等等,在实际成本控制中,经常存在成本控制不到位的情况存在,导致“成本最小化、收益最大化”的经济学原则未能体现,弱化了汽车4S店竞争力。
(二)财务管理机制不完善
能否构建一整套完整的、规范化的财务管理制度,是汽车4S店实现科学发展的基本要求。而一套系统化的财务管理制度,理所当然涵盖了财务管理制度的制定、实施、评价、反馈等各个基本环节,假使离开了其中某一个环节,汽车4S店所建立的财务管理制度必然存在制度缺陷,并严重危害财务管理实施的结果,导致不利局面的出现。但在当前我国汽车4S店财务管理制度建设过程中,只强调在制度制定上“做文章”、即制度制定看似合理,实际上却存在操作性不强的不足,更有甚者,很少有人过问财务管理制度实施的评价和后果。
(三)财务内控文化有待完善
文化作为一种企业精神的沉淀和传承,是企业运营管理运转过程中的精神要素,对于汽车4S店实施有效的财务内部控制发挥着前提性的作用。对于汽车4S店而言,虽说其风险系数与运转的业务与一般企业不同,但财务内控文化的构建原则、意义、理念却是相通的。但在笔者对一些汽车4S店的调查中发现,其财务内控文化有待进一步完善,表现为在财务内控意识和理念上缺乏创新。
二、汽车4S店财务内部控制建设的对策思考
(一)实现财务管理机制的系统化
汽车4S店又好又快发展的实现,理应是以财务管理制度的优化为前提,然在一些汽车4S店中,至今仍然存在财务管理制度不完善的局面,只讲制度而不顾执行,在执行时又不对所制定的财务管理制度进行评价、反馈,致使所制定的财务管理机制效果不明显。对此,必须对财务管理制度在制定、实施、评价和反馈等各个流程进行完整的监控,以保证其效能的实现。在制度制定上,必须以国家的相关政策以及汽车4S店的实际状况为依据,制定一整套包括人力资源成本、汽车采购成本、广告宣传成本、汽车销售成本等内容在内的系统化财务管理政策。在财务管理政策实施上,必须以严格有效地评价机制和反馈机制为基准,通过相应的企业内部审计来完成对所实施的财务管理政策进行评价和反馈,保证将财务管理政策在事前、事中、事后各个环节中都纳入到审计部门的监督之中,做到监督中有管理、管理中有监督。唯有如此,才能保证所制定之财务管理政策操作性强、效果明显。
(二)实现财务内部控制人事管理的科学化
推动人事管理的科学化,坚持“科学、合理、精简、效率”的原则,实现职责相称、岗位明确,来对汽车4S店的财务内部控制人事管理进行重新定位和设置,是汽车4S店财务内控制度优化的有效保证。对此,要对财务部门的职责分工进行职能定位,以事权为基本依据,明确岗位的管理范围,分工明晰,避免出现职责混乱、职责重叠的情况,保证财务部门人事管理的科学化,以发挥其最大的效能。要通过合理的人事制度安排,保证部门间、职能间的信息交流无缝隙化,通过建立汽车4S店信息传播平台,实现在信息传导过程中的“扁平化”管理,保证每一位员工能及时了解汽车4S店的动态,进而促进自身业务素质的提高。
直接上级:营销部经理;
下属部门:售后服务部、分公司总仓库,各营销点;
部门性质:公司产品的经营销售和售后服务及市场信息的搜集;
管理权限:受营销部的委托,行使公司在分公司所在区域产品的经营销售过程中的管理权限,承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令义务;
管理职能;负责公司在分公司所在区域内产品价值实现过程中各销售环节实行管理、监督、协调、服务的专职管理部门,对所承担的工作负责;
主要职责:1。严格服从营销部和总部的统一指挥,执行其工作指令,一切管理行为向营销部负责;
2.严格遵守总部的各项管理制度,认真行使总部给予的管理权力,杜绝一切越权事件的发生;
3.做好营销假管理工作。开拓营销思路,扩大业务渠道。严格遵守总部的销售价格政策和计划和指令,在总给予的价格权限范围内,力争扩大销售市场占有份额,增加公司收入,提高经营利润;
4.抓好人事管理工作。慎重的用好总部赋予的人事管理权力,认真行使分店管理任免建议权,普通员工的奖惩和调任决定权;负责做好员工和分店主管的考察和考评工作;定期组织分店主管总结评比会议;及时传达总部有关工作精神;做好认真深入细致的制度管理教育工作,提高全体员工的工作积极性和自觉性;;
5.严格把好财务关。认真履行对总部的义务,承担责任。执行总部财务管理制度和财务工作计划指令,决不超越总部所规定的财务管理权限;严格控制费用支出,杜绝不合理的费用发生;逐渐推行成本核算管理,做好财务管理的基础工作,定期组织清仓盘点,做到账账、账物、账据、账卡、账款、账表六相符。
6.负责抓好上海总仓库的管理工作。定期检查仓库物资的保存和管理工作,协调各分店与仓库之间的协作和配合工作;
7.负责本区域产品的售后服务及维修管理工作。认真执行客户接待制度和做好投诉事件物处理工作,抓好客户档案资料管理工作,提高维修工的上门服务工作质量和维修技术水平;
8.定期编制进货计划表,合理安排进货计划和销售计划,经常及时的与总部有关部门联系,确保各营销网点供货需求;并保持仓库合理库存。
9.确保总部资金的安全,严格按规定办理现金的收付和保管。切用现金支付和开支,需按总部下达的总部备用金管理制度,杜绝用货款抵扣备用金规经理签字方可支付;严格执行总部备用金管理制度,杜绝用货款抵扣备用金现象的发生。
10.负责下属各部门维修材料领用和消耗英文版管理工作。负责本区域低值易耗品定期盘点核对。
11.负责上海区域内的财务核算和内容经济责任制的核算及考核工作。定期编制财务报表,定期进行营销活动分析,找出营销过程中产生的问题,及时向总部提出改进意见;
12.负责做好市场信息的汇总整理工作。定期向总部提交市场信息和行情分析报告;
13.负责及时编制年季月度营销统计报表和货物进销存统计报表,做好营销统计管理基础工作,建立健全各种营销统计原始记录和统计台账;
14.根据顾客要什么买什么的原则,负责及时迅速地掌握分店要货动态,合理地组织协调商品配送工作;
【关键词】医院;人事档案管理:信息管理
1人事档案管理的现状
人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的,其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益,所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质的重要措施,是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的
不断改革发展,人才流动,医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制,没有得到及时补充和修正,阻碍了人才的流动。2000年,我院引进了数位高级专业技术人才,在整理人事档案时,发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料,无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事,但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案),他们的原始档案至今没有转到我院,造成人事档案材料的不完整,给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案
管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理,单独存放。我院因办公用房紧张,虽然人事档案材料份数多,资料复杂,多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他人事管理人员兼管,属于非专业人员管理。在档案管理手段上,因为没有单独的计算机和档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。
2医院人事档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大,分院和经济实体增加,人事制度改革和人员模式改变,给医院带来了人事众多、管理多元化的特点,也给人事档案的管理模式提出了要求。因此,建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。
2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院
人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础,转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发,提高档案的使用价值,如人才信息软件的开发,人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识,主动开发人力资源信息,变封闭式管理为开放式管理,将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室,为临床、教学和科研工作服务。
2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度,制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》,使档案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加强干部人事档案管理,有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等,因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据,在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理,实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式,才能更有效利用人才资源。
2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术
人员档案,对专业技术人员的管理,特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告,学术论文(分级),专业技术成果鉴定书,典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立,为专业技术人员提供了有效的服务,为医院管理提供了准确及时的信息。
2.3.2实行人事,促进人事档案的社会化开放式
管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物,是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式,是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此,人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化,人才将成为一种没有任何政府色彩的产业,人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起,我院开始逐步实行大中专毕业生人事,将人事档案托管给人才服务中心,促进了人才流动,促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础,是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性,是保证信息准确可靠的基础,是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源,达到一方收集,多方共享。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,如通过人事信息系统,完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益,如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档
案管理的水平,必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神,努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法,通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设,充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性,从而提高工作效率,创造新的工作业绩,为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划,关心他们的职称晋升和工作业绩,使他们的辛勤劳动得到公正回报。
2,5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金
投人,引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
人事档案管理作为人事管理的一部分,我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定,使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之,平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立,让员工都了解医院的战略规划,认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用,从而提升医院的整体管理水平,增加医院的经济效益和社会效益。
【参考文献】
在过去的一年之中,人事行政部根据公司的决策和人事行政管理的需要,主要承担或参与了以下工作:
1、人员招聘、选拔工作。
根据酿造车间生产能力的逐步恢复的实际情况及公司今后发展对人才储备的迫切需要,通过多次赴各就近的劳动力市场、网上招聘信息、参加高校毕业生双选会等方式,招聘录用酿酒工20名,高校大中专毕业生18名。从而保证了生产酿造人员需求,也为公司今后的发展做好先期人才储备。
2、狠抓员工管理。
根据公司实际情况,为了进一不的提高员工的文化、技能素质和思想素质,先后开展了多期的技能培训和思想文化教育培训工作。进一步的提高和巩固了公司发展的思想基础。
为适应公司快速发展对人才需求,对新引进的高校毕业生,通过跟踪考察、定期考核和综合评价的方式,真正做到了关注了每一个人的发展,并有效促进了新进人才综合素质全面、快速的提升。
3、参与公司相关制度的建立和完善。
在这一年中,在公司的领导下,认真学习并参照了相关的法律法规,建立了《人事管理制度》、《公司人力资源管理流程》、《公司临时用工管理规定》;同时参与了《公司鲜糟出售管理办法》等其他相关制度的建立和完善,为公司今后的快速发展提供了制度保障制。
4、行政、后勤综合管理,为生产提供保障。
(二)财务部
财务是企业的核心,是企业正常、有序运行的必要经济枢纽保障。鉴于公司的实际情况,财务部在注重基础核算,在无效益收入的情况下,主要做了以下工作。
1、认真执行公司的财务管理制度。在一年中,本着为生产和销售服务的原则,并严格按照《公司财务管理制度》,严格审查把关公司财务开支,最大限度的做好堵漏、节约工作。
2、及时向公司领导汇报财务工作并提出财务工作建议。在财务监督工作中,及时的发现问题,提出建立公司生产成本管理体系;对涉税产品提出节税处理意见;提出健全和完善公司员工工资分配制度的建议,并协助公司薪资方案的起草工作。
3、配合审计机关完成2010年度和2010年上半年财务经营状况的审计工作,及时的完成上级机关要求和下达的财务统计及纳税申报工作。
(三)质管部
作为白酒生产行业,质量管理是企业发展工作中的重中之重。在一年中,为了把好公司原辅料及新产品的质量关,质管部主要做做了以下工作。
1、质量管理工作。
为了2010年公司质量管理体系的有效认证,结合公司的实际情况,修订了公司《质量手册》和《程序文件》;制定了企业内审计划;制修订了公司《半成品酒评定标准》及《半成品酒和成品酒的管理制度》;制定了生产现场《定置管理制度》。从而规范了公司的质量管理体系,同时也提高了生产现场管理水平。
2、生产过程控制工作。
根据公司的发展计划和主管领导的意见,由质管部负责建立公司的质量过程控制规程,完善生产过程的控制和调节,对生产重点工序,实行重点控制。从而改变了以前过程管理粗放的局面。
3、质量教育培训工作。
根据人事行政部的《员工培训计划》,质管部分期、分批对公司现有的人员进行了质量管理、质量保证及白酒行业卫生规范等基础知识的培训。
[关键词]医院 人事档案 管理设想
一、人事档案管理的现状
人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件,是促进人才合理流动、合理配置和合理使用的重要依据。但由于人事档案本身不能直接带来经济效益,所以目前医院的人事档案管理工作也存在不少问题。
1. 人事档案管理制度相对落后
由于人事档案管理“终身”制,没有得到及时补充和修正,阻碍了人才的流动。2000年,我院引进了数位高级专业技术人才,在整理人事档案时,发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料,无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事,但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案),他们的原始档案至今没有转到我院,造成人事档案材料的不完整,给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
2. 人事档案管理方式和手段相对落后
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理,单独存放。我院因办公用房紧张,虽然人事档案材料份数多,资料复杂,多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他人事管理人员兼管,属于非专业人员管理。在档案管理手段上,因为没有单独的计算机和档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。
二、医院人事档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大,分院和经济实体增加,人事制度改革和人员模式改变,给医院带来了人事众多、管理多元化的特点,也给人事档案的管理模式提出了要求。因此,建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。
1. 增强对人事档案管理目的和意义的认识
医院人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础,转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发,提高档案的使用价值,如人才信息软件的开发,人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识,主动开发人力资源信息,变封闭式管理为开放式管理,将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室,为临床、教学和科研工作服务。
2. 加强和完善人事档案管理制度,实行人事档案的社会化管理制度,制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》,使档案的管理制度更加完善和行之有效。
3. 加强干部人事档案管理,有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等,因此人事档案是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据,在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理,实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式,才能更有效利用人才资源。
(1)建立卫生技术人员业务档案
建立卫生技术人员档案对专业技术人员的管理,特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告,学术论文(分级),专业技术成果鉴定书,典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立,为专业技术人员提供了有效的服务,为医院管理提供了准确及时的信息。
(2)实行人事,促进人事档案的社会化
开放式管理人事是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式,是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此,人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。而随着政治体制的改革与深化,人才将成为一种没有任何政府色彩的产业,人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起,我院开始逐步实行大中专毕业生人事,将人事档案托管给人才服务中心,促进了人才流动,促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。
(3)建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础,是实现医院行政管理一体化的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性,是保证信息准确可靠的基础,是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源,达到一方收集,多方共享。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,如通过人事信息系统,完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益,如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
4.提高档案管理人员的素质
在改革开放的新形势下,要提高档案管理的水平,必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神,努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法,通过全面的人力资源开发和企业文化建设,充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性,从而提高工作效率,创造新的工作业绩,为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划,关心他们的职称晋升和工作业绩,使他们的辛勤劳动得到公正回报。
5.加强人事档案管理的现代化手段
增加资金投人,引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备档次,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
参考文献:
[1]唐微微,李秀艳.医院专业技术人员业务档案管理初探[J].中国医院管理,2006,21(4):50.
管理学是重要的独立学科,它是研究企业或者其他机构在运行过程中,如何整合所有的资源,建立科学的体制和制度,从而使各项资源充分发挥出最大的作用的学科。它其实不仅仅是制度或者是阶级,它是一项复杂的庞大由抽象的活动。现代医院的管理是指当前在新医改的形势下,医院应当改变传统混乱的管理局面,在新型的框架下进行的各种外部的和内部的资源整合。外部的整合包括处理好与国家、社会、政府、患者等等的关系;内部的整合包括建立健全医院管理体制,完善各项制度,使医院能够科学地向前发展。现代的医院管理制度具备下面的一些基本特征:首先,突出医院是救死扶伤的重要场所,充分发挥医院在治病救人方面应当起到的作用。即便是再科学的管理,也不能忽视医院本身的性质,医院的存在就是为了治病救人,先进的管理制度脱离了这个宗旨,就变得毫无意义;其次,要符合全面建成小康社会的中国国情。当前,中国的各行各业都在进行着日新月异的发展,医院行业也不例外,并且医院的发展必须跟社会跟经济的发展脚步相适应,否则就不能够说制度是完善的、科学的;最后,管理活动应当积极地创新,要体现医院的特点,也要充分地发挥各种先进技术和管理手段的应用。
二、现代医院管理制度的基本框架和未来发展
现代医院管理制度的基本框架应当是两个部分的有机结合,其一是各种外部的管理,指的是医院作为一个整体与外界各种因素相互联系,相互作用产生的管理活动;其二是内部的管理,是在医院这个整体内部进行的管理。首先来看外部的管理创新。外部的管理对于医院来说具有极大的影响作用。外部的管理应当做到以下的几个方面:第一,充分地与新型的社会保障制度相结合,探索出一条新型的医院管理模式。当前人民群众对于医院的普遍感受是看病难、看病贵。对于人民最基本的生命健康来说,如果还需要高额的花费的话,只能说这是不正常的现象。针对这个问题,医院能够在管理体制上进行的改革应当做到两点,一是尽可能地降低人民的看病成本,适当降低服务的价格,二是充分与社会保障相结合,尽可能地减少人民的负担。第二,进行医院产权的改革。当前的医院公不公、私不私,产权上十分混乱。公立医院的下一步改革应当明晰产权,医院的所有者一定是国家和政府,医院的管理者仅仅进行国家和政府授权下的具体活动,同时设定多方位的监管,将公立医院也放置到市场中去竞争。市场经济条件下,有了市场的竞争,才能够保证医院的良性发展。私立医院则是医疗卫生事业的重要补充,能够极大地敦促公立医院改善管理质量。其次要看医院内部的管理创新。内部的管理比外部的管理更为重要,因为内因决定事物的发展方向,只有内部管理科学完善,医院才能够走上可持续发展的道路。第一,应当完善各项管理制度。对于医院来说,人事管理、财务管理、信息管理、档案管理和安全管理都是十分重要的工作。对于人事管理来说,应当建立起更强的竞争氛围,对医院的相关工作人员进行必要的考核和奖惩,改变现今只要进入医院就一劳永逸的局面,这也是提升医院工作人员工作积极性的必要手段;对于财务管理来说,既要有一定的盈利,也要突出医院的公益性质,建立起专业的财务管理体系,在这方面医院的财务管理应当达到与企业相当或者更甚于企业的目标;对于信息管理和档案管理来说,是在当前信息爆炸的时代,要特别注意这两项工作,用科学的信息管理和档案管理确保医院不会在市场竞争大潮中落后;对于安全管理来说最为重要,要确保人民群众的生命安全,推动严格的追责机制。第二,应当建立起医院的法人制度。传统医院的领导性质上类似行政领导,强化了其行政职能而弱化了医院本身的特性。其实医院本身就是法人,现代的医院应当充分落实医院的法人地位,建立起相关领导负责的制度,将医院管理者的权力进一步淡化,而更加重视其义务,维护未来医院的形象,也确保我国未来的卫生事业能够稳定发展。
三、结语
一、人事管理方面
1、做好人事年度工作计划,制定并落实相关人事管理制度
初到公司,适逢结构重组,xxx结合自身环境制定了与公司发展及执行相匹配的一系列人事管理制度,并由我负责公司的考勤统计工作。在执行过程中,我能够尽快适应公司的政策安排,尽可能做到实事求是地统计考勤,每月初以统计数据为依据,及时为员工饭卡进行充值,为大家做好后勤保障工作。
2、归档人事档案
我知道,及时更新各兄弟公司及相关往来单位的通讯资料对于公司的业务发展有着至关重要的作用,因此我从未把人事档案详尽、准确的归档整理工作当成一般的人事工作来对待。我能够做到分别以纸板和电子版备份,严格审查全体员工档案,对资料不齐全的一律补齐,并及时将最新的信息复印并分发给xxx公司各位领导及办事员备查使用。
3、为员工缴纳社保费及住房公积金,管理人才、社保及公积金帐户
由于我本人也是刚刚参加工作,对社会保险、住房公积金以及人事局人才档案管理工作的具体政策和执行程序可以说完全不熟悉。面对每个月的报表和一年里频繁的人事增减变动,我知道只有做到勤问、勤学、勤动脑、勤动手才能胜任这项工作。社会保险、住房公积金和人事档案工作完成的好坏直接关系到每一位员工切身利益的得失,关系到企业信誉的优劣以及企业与员工之间关系的和谐与否。公司领导将这样举足轻重的工作交给我,是对我工作能力的信任和考验。为了不辜负这份信任,我大胆工作,不懂就问,得到了多位负责人事管理工作和财务管理工作前辈们的指导和帮助。此外,我自己也常常浏览政府服务部门的官方网站或通过现场请教政府办事员的方式学习提高,得以进一步开展工作。如今,我已经能独立并熟练地完成社会保险、住房公积金和人才这三部分人事任务的常规性工作。这是与每位同事地积极配合和热心帮助分不开的。
【关键词】传统人事管理人力资源管理转变
一、什么是人力资源管理
人力资源管理是近30年来逐渐出现并普及的新概念与新术语。现代人力资源管理作为管理学一个崭新和重要的领域,已经大大突破了传统人事管理的范畴。它是指运用现代化的科学方法,将人作为特殊的资源来进行开发及利用,对人进行合理的培训、组织和调配,使人力与企业中的其他资源保持最佳比例。同时对人的思想、心理和行为进行恰当地诱导、控制和协调,调动其积极性,开发员工的潜能,充分发挥人的主观能动性,使人尽其才,事得其人,人事相宜,以实现组织发展的目标。
二、医院人力资源管理包括哪些方面
1.人力资源规划。根据医院的发展战略,评估医院的人力资源现状及发展趋势,收集和分析人力资源供给和需求方面的信息和资料,制定医院的人才招聘、调配、培训、开发及发展计划。
2、人力资源成本会计工作。人力资源管理部门与财务等部门合作,建立人力资源会计体系,开展人力资源投入成本与产出效益的核算工作。
3.职位分析和工作设计。对医院中的各个工作岗位进行分析,确定每一个工作岗位的要求。
4.人力资源的招聘与选拔。根据医院的岗位要求,利用各种方法和手段,如接受推荐、刊登广告、举办人才交流会等从医院内部或外部选拔人才。人力资源的选拔应遵循平等就业、双向选择、择优录用等原则。
5.员工关系。每一个医院都必须有效地处理好医务人员与医院的关系,给职工创造一种安全、稳定、融洽的工作氛围,提高职工的工作满意度,保证双方能共同发展。
6.培训和管理开发。为了提高医务人员的医疗服务水平,有必要开展有针对性的岗位技能培训。
7.工作绩效考核。工作绩效考核是对职工的业务能力、工作表现、职业道德及工作态度等进行评价,并给予量化处理的过程。考核结果是职工晋升、接受奖惩、发放工资、接受培训等的重要依据,它有利于调动职工的积极性和创造性。
8.帮助职工的职业生涯发展。医院人力资源管理部门有责任鼓励和关心职工的个人发展,帮助职工制定个人发展计划,并进行监督和考察。
9.职工工资报酬与福利保障设计。科学、合理的工资报酬与福利体系关系到组织中员工队伍的稳定与否。
10.人力资源信息管理。人力资源管理部门负责保管职工的工作表现、工作成绩、工资报酬、职务升降、奖惩、接受培训和教育等方面的记录材料,为管理者在决策时提供相关的信息。
三、传统医院人事管理的弊端
医院作为社会公益事业的一部分,长期以来依靠国家财政的支持,因此长期以来残留着等、靠的思想。医院人员的工作积极性不高,创造性得不到有效利用。随着我国改革开放的进一步深入、社会主义市场经济体制的确立和贯彻落实科学发展观要求的提出,许多医院暴露出了与市场经济不适应的问题,与科学发展背道而驰的局面,尤其在人事管理方面存在着很多弊端,严重束缚了人才的发展和使用,阻碍了我国医疗卫生事业的进一步发展。
1、传统的管理体制不适应市场经济的要求。人事管理是管理体制不可分割的一部分。传统的计划经济模式造成我国的医院由政府多个部门或机构管理,条块分割的现象比较严重,医院管理人员在工资改革、员工激励、人事改革和人力资源规划方面缺乏自主性。因此导致医院的改革滞后,机构重叠和效率低下的问题比较严重。
2、医疗补偿机制不完善,医务人员收入不平衡,影响了职工积极性的发挥。医疗机构补偿是医疗机构维护生存和发展的来源。我国的医疗机构补偿方法延续医疗机构服务收费,药品加成收费和财政拨款补贴三种方式。近几年来,卫生部门的财政补贴的逐渐减少,影响了一部分医院的工资发放,挫伤了职工的积极性。医疗服务收费是对医院为患者提供医疗服务所耗费的人力和物力的一种合理报酬。由于医院过去一直以来都属于公益性企业,导致医疗服务收费一直偏低,医务人员的劳动价值没有得到充分的体现。而随着市场经济在我国的确立,商品价格由供求决定,医院提供医疗服务所需的一些药品、医疗器械、卫生材料的价格不断上涨。有些医务人员为了弥补心理上的失衡利用职务之便收受红包、回扣,造成恶劣的社会影响。同时,出于自身利益的考虑,医院提高检查费,造成病人看病贵、看不起病的现象出现。另一方面,因为利益驱动医院纵容医务人员提高用药的档次,对一些能用低档药治疗的疾病也引入贵重药物或进口药物,加重了患者的经济负担,造成了药物的严重浪费。
3、自主招聘、择优录用仍是人事制度改革中的难点。由于相应制度的不配套,医院仍难执行对职工的辞职和辞退管理。虽然人事部早已下发相关文件,但在实际的执行过程中困难重重。由此导致的“能进不能出”的状况造成医院编制紧张,难以引进急需的专业技术人才。在医院内部的人员流动上,职务终身制和能上不能下更是一个长期得不到解决的问题。由于存在地方保护主义和人情关系,在医院的招聘和录用过程中,公开、公平、公正的原则没有得到严格的贯彻,重复引进一般人员,造成医院缺乏高技术人才和管理人才,不利于医院的人才成长。
4、没有建立合理的绩效考评体系。恰当的绩效考评能起到很好的激励作用,它明确地表明了医院对员工的要求是什么。目前多数医院的考评流于形式,只有年度考核,没有每月和季度考核。考核时也是自我评价,到头来你好我好大家都好,考核结果不与工资和晋升挂钩,达不到考核的目的,起不到预期的效果。另外,专业技术评审不是从专业技术水平、实际工作能力、工作表现、工作成绩等方面全面考察,而是单纯以资历、工龄、年龄、数量作为评选条件,造成评选结果不公,成为内部人事矛盾的导火线,不利于人才的成长和引进。
四、如何完成传统人事管理向人力资源管理的转变
1、管理内容结构化、系统化。管理内容结构化、系统化是将管理内容按照人事工作的性质、特点等多方面多层次地划分成独立的条块进行全面系统管理的管理方法。一个人事部门的管理,从时间上来看,其工作主要是以下三方面的相关内容:人员的引进、人员的使用、人员的调出;从工作内容上来看,有人员调入、培训、聘任、上岗、职务晋级晋升、离退或辞退等;从工作性质上来看,可根据人员的技术工种、岗位、年龄、身份、不同的用人办法等进行分类分层管理。
2、管理要由“人”管走向“制”管。尽管一段时期以来,国家已经提出了管理要制度化,但是,传统的封建的管理思想、手段依然存在,并很难消除,集中地体现在决策缺乏深入的调查研究,决策方式既无科学性,又无民主性,工作政策依据不足,制度不健全等方面。因此,人事管理制度化,是深化改革的必然要求。一方面要建立健全科学的人事制度。制度不仅仅是指国家制定的法律法规,而且还包括在不违反国家制度的前提下,各单位要根据自己的实际情况制定管理办法和制度细则,要根据自己的管理内容结构化的思想,分块、系统地制定人事工作各方面的办法,形成有章可循,按章办事的工作作风。另一方面增强人事工作的民主性。用民主促进制度,用制度保障民主。民主与制度是一个问题的两个方面,不能将二者割裂开来。没有民主,就不会有制度,没有制度,也不会有真正的民主,所以一定要建立健全人事工作的民主制。通过制度化的办法,通过民主推荐、民意测验、民主测评、人事部门考察和党委集体讨论来决定人员的选拔任用;通过公开竞争、公平测评来评定岗位与工作成绩来确定工资与奖惩。
3、要努力做到权责相适应。要做到一定的权力与一定的职责相适应,或一定的职责与一定的权力相适应,这是发展规律的新要求。但是目前很多人事部门只限于办理用人关系等方面的日常具体事务。然而,人事部门作为一个组织的有机构成部分,它除了负有一定的事务性职责外,还应拥有与职责相应的权力或更大的职责,才能进行组织的管理、协调与优化资源配置工作。因此,管理工作必须要有一定的职责以及与其相应的权力。解决人事部门的权责问题的途径有三种:领导放权;理顺人事部门管理与服务职能的关系;开拓思路,寻求新的管理内容和管理方法等。
4、机构设立科学化、灵活化。随着市场的发展,改革的需要,人事部门机构设立也需要科学、灵活。要摆脱过去单单设立劳资和人事两大机构的模式,医院也应如此。例如,一些大中型组织根据工作量及内容繁复程度,可以将人事部门工作细化,分为行政干部管理、技术干部管理、工人管理、劳动定额管理、劳动保护管理、各类保险管理等股或组。一些小型企业也可以将人事科虚设在其他的部门中带职。归根结底,设立什么样的人事部门取决于怎样更适应市场的发展。
5、建立完善的人力资档案管理系统。
人事档案管理作为人事管理的一部分,是提高医院人事管理水平的一重要部分后。随着医院规模的不断扩大,分院和经济实体增加,人事制度改革和人员模式改变,给医院带来了人事众多、管理多元化的特点,也给人事档案的管理模式提出了要求。要通过档案深层次的开发,提高档案的使用价值,如人才信息软件的开发,人事信息的共享等,为医院的经济发展提供必要的服务。具体体现在要增强对人事档案管理目的和意义的认识,加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度,制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》,使档案的管理制度更加完善和行之有效。
6、提高管理人员专业化、职能化水平。目前,医院人事部门的人员大多数是单纯的行政人员,他们善于做职工思想政治工作,协调各部门各层次之间的人员、部门的关系等。但是,他们缺乏全面系统的管理思想和管理知识,他们的管理仍然只停留在传统的经验管理模式之中,缺乏现代科学的管理思想和管理手段。随着人力资源管理工作的难度越来越大,科学化程度越来越高,专业化程度也越来越强,要求管理人员具备更多的专业知识,成为人力资源战略策划专家、人力资源开发专家及劳动关系专家等。医院人事管理人员同样要具有职业化的精神、职业化的道德、职业化的守则。因此,要求医院人力资源管理人员在掌握专业知识和工作能力的基础上,也要学习和了解临床和医技科室的知识,知道员工的工作难度与强度,以便对人才做到科学管理、合理配置和有效开发。
人力资源是第一资源,要对人力资源进行科学管理和合理配置、更好地体现其以人为本的管理理念,要求人事工作者以时不待我的紧迫感和责任感,多方面提高自身素质,尽快掌握现代人力资源管理工作所需的各种知识,为早日实现医院由传统人事管理向现代人力资源管理的转变做出应有的贡献。
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