应付账款管理制度精选(九篇)

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第1篇：应付账款管理制度范文

关键词：企业应付账款 管理存在的问题 解决对策

一、企业应付账款管理中存在的问题

（一）事前管理不规范

应付账款是由于购销活动产生的负债。不少公司生产计划安排的不合理，采购也相对较为随便，对购、销市场变化趋势预测不够准确，以致于原材料亦或是产成品库存的积压，在浪费资源的同时，产生大量的应付账款。部分公司对供应商的选择不当，授权审批不规范，以致于采购物资质次价过高，更甚者出现了舞弊，形成不必要的应付账款。

（二）支付程序不规范

应付账款没有严格按照合同规定执行。不少公司在支付应付账款的过程中，缺少科学的审核流程，付款审核不严，随意较性强，给采购负责人或相关人员比较大的权利，从而滋生腐败空间。

（三）账务处理不规范

应付账款必须依据票物相符的发票账单进行登记，在实际的工作中因为各种原因，经常会出现货物与发票账单不相符的情况，一是金额不相符，二是到达时间上不相符，跟据这种发票入账，会造成应付账款数据不准确。在月末进行核算的时，对于一些实际已经入库的材料，公司没有及时采取配套的管理措施，导致没有暂估或不准暂估应付账款，造成会计信息失真。

在我们日常的工作之中，还存在着些名存实亡的应付账款长期挂账，虽然已经超过了法律的有效期限，但是仍然没有核销。在账户清理核查工作时，由于财务人员工作不到位，没有对已作坏账的应付款或不需要支付的款项进行及时处理，给违法行为提供了机会，出现个人贪污等情况，造成不必要的经济损失。

二、增强企业中应付账款管理的办法

（一）增强应付账款事前的管理

企业的应付账款进行中，应该加强对应付账款的事前管理，加强对采购项目账款的管理，第一，企业应该建立完善的采购申请制度，加强对采购材料的应付账款的管理，明确相关人员的责任，保证做到出现问题的时候可以找到负责让人。与此同时，企业在进行应付账款管理的过程中，要创建完善的供应商评价以及准入系统，确定一个合理的供应商名单，创建科学的供应商信息管理系统，增强对于供应商供给的物资亦或是劳务派遣品质、价位、交货的时间及所供应货物的条件来尽快管理和评价，进而根据评级的结果对供应商的作出合理的选择及适当调整。在进行应付账款管理的同时，还应该加强对采购的管理，充分的利用信息系统对采购进行合理的规划，确保物资、劳务采购的日期、数量以及价格处在最合理的状态，以避免出现不必要的应付账款，防止出现资金积压的情况，以提升企业的资产收益率。

（二）严格付款内控制度

企业应该加强应付账款的管理，据据财政局给出的《内部会计控制规范――采购与付款（试行）》，合理设置物资采购、劳务采购时间、日期、数量等等，建立和完善采购和付款会计控制程序，并明确了支付审核人的相关责任以及权限，对合同、预算、相关文件进行严苛的审核，审计结束后，按照合同的规定及时付款。企业应注意控制和跟踪管理过程中的异常情况，一经发现，应拒绝支付，堵塞采购过程中的漏洞，避免资金损失和信用受损。同时建立退换货管理制度，对退货条件、退货货款冲低等作出明确规定。为有效防止因质量或者数量问题而造成的经济损失，相关采购部门应该尽量避免急于支付所有的款项。有能力的企业，可以通过审计署对应支付的账款进行审核，从机构管理以及制度方面降低应付账款的风险。

（三）规范财务，提高财务核算水平

企业要加强对应付款项的会计系统进行控制，供应商进行详细记录、采购订单、采购合同、采购通知、验收证书、仓储证书等，确保会计记录、采购记录和存储记录核对。对应付款基以下几个方面展开检查：一是确定是否存在应付最终应付账款；二是确定审计机关支付的最终账户是否履行偿还义务；三是确定应付账款的发生情况及还款记录完成；四是确定在期限结束时应付的应付账款余额是否正确；五是确定是否应披露应付账款是否适当。发现有疑问的款项，要及时采取措施，以保证财务信息的准确性。

（四）合理按排资金，充分利用应付账款的筹资功能

在业主方资金宽裕的情况下应按照约定的资金及时支付应付账款，当业主的临时资金周转困难时，可以及时和财务状况较好的施工单位、供应商等沟通，延期付款，或调整付款方式和付款方式，合理分配时间进度，降低资金成本。在特殊情况下，如企业财务约束，应付账款不能支付在不久的将来，应及时向有关部门提交相关资料，并尽量与供应商沟通，获得供应商的支持。

三、结束语

因为一些原因造成的购买退款，企业会计人员应及时处理，减少相应的款项支付。同时，也要避免出现长期亏损的应付款项，用于支付应付账款进行解决；在企业的资金紧张的状况下，企业应该按照合同规定的时间内，积极组织资金，按期偿还债务，对暂时没有能力支付的账款，企业应该有明确的书面进行承诺，并提出相关的还款计划；为防止货款已支付方但仍有质量或者数量等出现问题的情况，采购部门应该加强管理，可以先支付一部分款项。

参考文献：

[1]周耀华.浅谈企业应付账款管理现状及对策[J].机械管理开发，2007，02：111-112

[2]王一冉.浅议应付账款管理[J].经营管理者，2013，27：51-52

第2篇：应付账款管理制度范文

第一，在收入核算方面，确认库存疫苗销售收入不准确、不真实，违背了收付实现制的原则，同时在库存疫苗价格波动较大的情况下，购进库存疫苗环节确认库存疫苗收入也是不真实的，直接影响疾病控制机构事业收入的准确性。

第二，在库存疫苗购销往来核算方面，目前，在对疾病控制机构库存疫苗进行购销往来核算时，不进行会计核算，其存在问题是：在库存疫苗购进环节上，赊购库存疫苗时，库存疫苗已经验收入库，发票账单没有到达，会计上不对库存疫苗进行暂估会计处理，等待发票账单到达后保留在疫苗管理部门，这样在会计上无法与供应商核对购销往来账目，造成库存疫苗往来账目不真实。在销售疫苗环节上，收取各市县疾病控制中心疫苗暂存款时，无法与客户核对购销往来账目，造成了单位往来款项不准确、不真实。

第三，事业单位会计制度和财务制度没有对库存疫苗的会计核算加以特殊规定，应用会计科目不统一，因此严重影响库存疫苗的会计核算工作质量。

第四，有些疾病控制单位对库存疫苗的会计核算，没有制定相关生物制品财务管理制度、盘点制度、出入库管理制度等内部相关控制制度，在实际会计核算时，销售疫苗的销售发票没有附库存疫苗出库单、还有无购入疫苗发票而以“库存疫苗入库单”进行会计处理等非正常会计核算，由此说明有些单位内部控制存在严重缺陷，造成库存疫苗财务管理混乱。

针对上述存在的问题，为了更好地加强疾病控制机构库存疫苗的会计核算，促进疾病预防控制事业健康发展，笔者认为应进行以下库存疫苗会计核算。

1.根据事业单位会计制度和财务制度的规定，并参照医院会计和财务制度有关“药品”的会计核算办法，采用权责发生制原则，对库存疫苗进行会计核算，在会计核算时，设置库存疫苗、库存疫苗差价、事业收入一疫苗收入、事业支出一疫苗支出等会计科目，“库存疫苗”科目采用售价金额进行会计核算，疫苗的售价与进价的差额在“库存疫苗差价”科目核算，出售疫苗收入在“事业收入一疫苗收入”科目核算，月末结转销售疫苗成本在“事业支出一疫苗支出”科目核算。具体会计核算如下：购入疫苗验收入库时，按售价，借记“库存疫苗”科目，按进价，贷记“银行存款”、“应付账款”、“预付账款”科目，按售价与进价的差额，贷记“疫苗进销差价”科目。销售疫苗时，确认销售收入，借记“银行存款”等科目，贷记“事业收入一疫苗收入”科目；月末结转销售疫苗成本时，按疫苗的实际成本，借记“事业支出一疫苗支出”科目，按计算的本月消耗疫苗实现的进销差价，借记“疫苗进销差价”科目，按已销疫苗的售价，贷记“库存疫苗”。库存疫苗综合差价率计算如下：

疫苗综合差价率=(进销差价期初余额+本期进销差价贷方发生额)÷(库存疫苗期初余额+本期库存疫苗借方发生额)×100％

本期库存疫苗实际消耗成本=本期库存疫苗实现销售额×(1―疫苗综合差价率)

本期实现疫苗进销差价=本期库存疫苗实现销售额一本期疫苗实际消耗成本

2.根据事业单位会计制度和财务制度的规定，采用权责发生制原则，设置“应收账款、预收账款、应付账款、预付账款”科目，进行库存疫苗购销往来核算。具体会计核算如下：第一，在购进环节，预付疫苗款项时，借记“预付账款”科目，货记“银行存款”科目；购进库存疫苗验收入库而款项未付时，借记“库存疫苗”科目，货记“应付账款、预付账款、疫苗进货差价”科目；购进库存疫苗验收入库，而疫苗发票账单未到时，月末应暂估入账，借记“库存疫苗”科目，货记“应付账款一暂估应付款”科目。第二，在销售环节，预收各市县疾病控制中心疫苗暂存款时，借：银行存款，贷：预收账款；确认疫苗销售收入时，借：应收账款、预收账款，贷：事业收入一疫苗收入。

3.建立健全库存疫苗各种管理制度，包括库存疫苗出入库管理制度、疫苗盘点制度、请领发放疫苗制度等内部控制制度，对库存疫苗的管理设置专门机构或配备专职人员负责管理，建立严格内部审批、请领、报销制度，科学管理库存疫苗，在会计核算上，按照库存疫苗的类别、品种设置库存疫苗保管账，每月要定期及时盘点库存疫苗，并与财务部门核对库存疫苗的有关账簿，盘点库存疫苗后，应编制库存疫苗盘点表，如果盘点后账实不符，要进行相关财务处理：例如盘亏库存疫苗时，借：“待处理财产损溢，疫苗进销差价”科目，贷：“库存疫苗”科目。

第3篇：应付账款管理制度范文

关键词:国企基建;财务管理;核算;对策

一、基本建设财务管理及核算中存在的主要问题

(一)管理层思想观念转变不够,基建管理意识淡薄

好多企业的基建投资是扩建或相近项目新建,这些基建项目负责人多来自熟悉生产的一线,不能及时转变观念,对基建程序不重视,仍按旧的管理模式认为只要活干了,进度赶上去了,基建工作就做好了。工程随意性大,只要是工程建设急需的,不管设计单位是否设计、是否有图纸、预算、甚至连合同都没签,就匆匆上马了,擅自修改设计、超概算、超预算等问题时有发生。

(二)建设项目招投标制度执行不严肃

为企业整体做大、做强,由上一级机构强制性指定由关联单位建设施工,这样不利于缩短建设工期、保证工程质量、降低工程造价、提高投资效益。在执行工程建设合同中,转包、发包现象时有发生,有一些是挂靠单位,施工单位与合同单位不一致,某一单项工程又分包给其它几个单位,影响了工程建设的安全质量与进度,特别是给财务管理与核算造成不必要的麻烦。

(三)没能完全划分清楚建设单位和施工单位主体,给财务管理与核算带来难度

由于一些工程项目的特殊性(如煤矿建设中的双突矿井),虽然签订了施工合同,但有些工程又不属合同范围,需建设单位另行施工,这样双方施工时会交叉影响,很难完全划清各自工程内容,给预算管理与财务核算造成麻烦。建设单位施工需要自行招兵买马,造成机构臃肿,并且发生大量的材料、工资、水电费等。对这些材料物资的管理与核算,对费用的核算给财务工作及工程管理工作带来极大不便,如何列入工程结算项目,带来了涉税风险。

(四)会计核算不规范

没能按照基本建设会计制度规定设置基本建设会计账簿,只是在原单位账簿中统一核算,很难分清项目的资金来源状况,更谈不上项目的成本核算和管理了。有的建设单位使用会计科目不准确,设置会计科目混乱,这是普遍的问题。如:在建工程这个科目下反映了成万上亿的资产,把本应记入预付工程款、设备款的资金只凭收据就记入在建工程科目,与付工程进度款混在了一起,账面分不清借款、预付款、进度款,给付款结算带来了麻烦;对建筑安装工程投资没分明晰核算,在办理竣工财务决算的时候,很难满足竣工财务决算的报表填制工作;对建设单位管理费的核算,会计制度要求进行明晰核算,有的单位只是进行到二级核算,无法分清核算的具体内容;对待摊投资的明晰核算不准确,比如对存款利息的核算,应在“待摊投资-借款利息”科目中进行核算,有的单位却在“待摊投资-其他投资”中进行核算,等等。

(五)基建资金管理不规范

没有按基本建设财务管理的规定开设银行专户存储建设资金或者多头开户。

对施工单位垫付工程款不合规。按照基本建设会计核算的要求,在项目尚未批准开工以前,可以支付前期工作费用(但不得支付工程款);计划任务书已经批准,初步设计和概算尚未批准的,可以支付必要的施工费用;施工企业确需备料周转金的,建设单位可根据合同规定拨付一定的备料款。备料款一般不得超过当年建筑安装工作量所需资金的25%。建设单位支付的备料款,应根据周转情况,陆续冲抵工程款。凡是不具备施工条件的,不得拨给备料款。而在实际的会计核算中,有的单位并没有按以上要求执行,随意预付给施工单位工程款,有的预付工程款比例过高,占用建设资金较多,影响了建设资金的使用效益。

预留工程的质量保证金没按照基本建设财务管理办法规定工程价款结算总额的5%,起不到约束施工单位确保工程质量的作用。

(六)资产、负债计量不真实,报表不能真实的反映经济成果

基建工程是一般按月进度的80%付工程款的,有些单位为了追求片面的会计“谨慎性”原则,其余20%不进账,资产和负债都少了相同的金额,形成了很多账外资产,严重的将达几千万元。有些是按工程进度的100%入账的,但其余的20%也按应付工程款计入了应付账款,财务管理人员极易作为正常工程进度款在结算之前付出。

(七)项目合作进展不顺利,造成投资风险大、资金筹措不及时

有的项目股东方不按章程及时足额注入资本金,有的项目核准后不及时按章程正式注册公司运营,有的项目甚至正式的章程协议也没有。此类做法带来了很大的投资风险,一旦合作失败,不能用合法武器维护自己的权益,造成巨大的经济损失。如果合作项目不按时注册成立公司,从金融机构筹款就不是按市场经济原则多家对比,可能要不合理的多支付利息费用,并因资金筹措不及时影响工程进度。

二、基本建设财务管理及核算中存在问题的解决办法与措施

(一)基建项目管理层要提高对基建管理的认识,加强这方面知识的学习与积累,严格按基建管理规定开展工作

建设过程中严格按设计、合同、会审图纸施工,执行预算控制,变更或增加设计必须经过设计单位的认可。对手续不全、资料不完整工程坚决不施工。建设单位领导还要更加注重建设项目的财务管理工作,支持财务工作。财务管理不仅仅是工程开工以后的工作,财务人员在项目前期就应该参与,从财务的角度对项目进行可行性研究分析,为领导层的决策提供依据。同时严格施工合同的变更、调整程序和规定要求,避免人为因素造成虚增支出等问题。

(二)建设项目要把投资效益放在第一位,要严格执行《中华人民共和国招标投标法》,合同签订要规范,不能随意转包、发包、挂靠单位

单项工程要整体对外一家承包,对基础、主体、装修等不要分包,建设合同尽量签订总价固定合同,可减少业主变更、通货膨胀、材料价格变动、汇率变化等因素带来的麻烦。如建设项目有特殊情况,确需要自已组织施工的(自营工程),要严格划清自营与出包工程范围,对自营工程过程中的材料物资、工资电费等支出要加强管理、严格考核控制,依法列入工程建设投资成本。

(三)健全基本建设单位财务管理制度并严格执行

根据单位的需要和基本建设会计制度及财政部基本建设财务管理办法等规范的要求,建立适合本单位的财务管理制度,并严格执行。对建设资金进行专户存储,专款专用;按照基本建设单位预算管理制度,严格按预算执行,严禁超预算支出;对于计量支付制度,一定要明确规定,要由单位的财务部门掌握建设资金的拨付情况,对工程款的支付进行把关;正确处理工程结余资金,该交回投资方的要交回,该归还贷款的要归还贷款,最后仍有结余资金的,要按照基本建设财务管理规定使用资金;按要求积极办理工程的竣工财务决算,建立起严格的决算审计及决算批复程序,使其规范化和制度化,为正确计价形成的固定资产提供依据。

(四)会计科目按法律法规规定,依据初步设计及概算书的内容设置规范

可在“在建工程”科目下依次设二级明细科目“矿建工程投资(矿井建设单位用)”、“土建工程投资”、“设备投资”、“安装工程投资”、“待摊投资”、“其它投资”。三级以上明细科目,依据初步设计及概算书的内容,按层次按单位工程设备清楚,科目编码中间要留有余地。

(五)在会计核算中,应合理利用财务软件的往来辅助账进行核算

传统的会计科目对供应商核算,已经不适合现代市场经济发展的要求,供应商一般数目多(多达上百家),并且同一家供应商可能既有预付设备、材料、工程款性质的,又有应付设备、材料、工程款性质的,还有欠付质保金性质的,稍一疏忽,就可能付错甚至付超,造成损失。

例:传统会计科目设置核算:

115101001预付账款预付设备款河南太平洋有限公司

212101001应付账款应付设备款河南太平洋有限公司

212102001应付账款质保金河南太平洋有限公司

新8.15供应商往来辅助核算:

115101预付账款预付设备款

212101应付账款应付设备款

212102应付账款质保金

往来辅助账:1001河南太平洋有限公司

传统的科目设置需重复增加科目单位(如上例中有三个编码及名称),新的办法只需设置一个供应商往来,且提供供应商模糊查询,大大提高了查账效率、降低了出错几率。

(六)正确反映资产、负债的价值,不低计也不高估资产、负债的价值

施工单位报经监理单位、工程管理部门、企管计划部门、分管负责人、单位主管审核后的月工程进度后,施工单位按进度的100%开发票,按进度的80%收款,其余20%的进度计入“应付账款――进度质保金(A施工单位)”科目中,待到工程竣工结算时将进度的15%转入“应付账款-工程款(A施工单位)”中,进度的5%转入“应付账款-质保金(A施工单位)”中。分设“进度质保金”和“质保金”的目的,为了使一个施工单位的多项单项工程核算更清楚。

第4篇：应付账款管理制度范文

存货核算是各国核算中的一项重要，本文主要对中美存货核算和清查等方面进行了比较，期望能在并借鉴西方会计核算的特点和优势、加强与国际会计接轨方面起到抛砖引玉的作用。

一　定期盘存制度下存货赊购赊销业务的比较

美国对商品价值较低、发货频繁的商业存货购销业务的核算采用定期盘存制度，而我国对于小规模商业企业存货核算也采用定期盘存制度。鉴于两者有共同的比较基础，又考虑到全面比较的目的，论文主要对两国定期盘存制度下存货（商品）赊购赊销业务进行比较。

「案例：设某商业企业月初存货余额为6800元（美国金额单位为美元，我国金额单位为人民币，下同），本月发生存货购销业务如下：

（1）赊购商品甲100台，每台发票价为150元（含税价），付款条件：2/10，n/30；交货条件：起运站交货，货到付运费。

（2）支付上述购货运费140元。

（3）上项购货经验收发现20台不合规格要求，退回卖主，应扣货款3000元。其余80台也存在一定的质量，经与卖主协商对方同意折让货款600元。

（4）在折扣期限内偿付上项购货款项。

（5）出售商品甲70台，每台售价180元（含税价），货款尚未收到。

（6）月末经实地盘点计价，期末存货为8100元。

美国零售商店的销售税率为6%，我国小规模商业企业增值税征收率为4%.为便于比较，对于赊购业务中的现金折扣均采用会计实务中常用的总价法为例说明。

（一）我国小规模商业企业对上述业务的账务处理（采用进价金额核算法）

1、购货业务的会计处理（总价法）

（1）借：库存商品

15000贷：应付账款

15000

（2）借：营业费用

140贷：现金

140

（3）借：应付账款

3600贷：库存商品

3600

（4）借：应付账款

11400贷：财务费用

228现金

11172

2、存货销售及销货成本的会计处理

借：应收账款

12600

贷：主营业务收入

12115

应交税金-应交增值税485不能同时确定销货成本

3、期末（一般是月终），进行实物盘点，按商品实存数量和商品进价期末库存商品金额，并倒挤已销商品成本。

借：主营业务成本

10100　[6800+（15000-3600）-8100]

贷：库存商品

10100

（二）美国商业企业对上述存货购销业务的账务处理

1、购货业务的处理（总价法）

（1）借：购货

15000

贷：应付账款

15000

（2）借：购货运费

140

贷：现金

140

（3）借：应付账款

3600

贷：购货退回及折让3600

（4）借：应付账款11400

贷：购货折扣

228

现金

11172

2、销售存货及销货成本的会计理

借：应收账款

12600

贷：销货

11887

应付销售税

713

不能同时确定销货成本

3、期末调整的会计处理

借：销货成本

18112

购货退回及折让　 3600

购货折扣

228

贷：购货

15000

购货运费

140

存货

6800

借：存货

8100

贷：销货成本

8100

这批存货的销售成本为：＄18112-＄8100=＄10012

二　永续盘存制下存货清查会计处理的比较

为保证账实相符，两国对存货都需要进行盘点清查，但定期盘存制度由于采用以存计耗的办法倒轧出存货的销售成本，因此，存货的盘盈盘亏隐含在存货的销售成本中（盘盈减少销售成本，盘亏则增加了销售成本）。因此，只有在永续盘存制下才需要对存货的盘盈盘亏进行账务处理。我国对存货实物清查时，发现账实不符均需要通过“待处理财产损溢”账户进行调账处理，保证账实相符，在调查了存货的盘盈、盘亏的原因后，针对不同的情况，由有关负责人批准后，再进行相应的处理，转销“待处理财产损溢”账户。

（一）我国存货清查的账务处理

1、存货盘亏或损失的账务处理

（1）发现盘亏或损失时

借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢

贷：存货类账户（如，原材料、库存商品）应交税金-应交增值税（进项税额转出）

（2）批准后，处理盘亏或损失

借：其他应收款（应由责任人或保险公司赔偿的部分）营业外支出（盘亏损失属灾害造成）管理费用（属于一般经营损失的部分）

贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢

2、存货盘盈的账务处理

（1）发现盘盈时

借：存货类账户

贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢

（2）查明原因后，进行处理

借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢

贷：管理费用

（二）美国会计对存货清查的账务处理美国对于存货的盘盈盘亏，无需通过“待处理财产损溢”账户进行处理。而是直接记入“存货盘盈利得”（盘盈时）或“存货盘亏损失”（盘亏时）。

1、对于存货的盘亏的处理是：

借：存货盘亏损失

贷：存货

2、对于存货的盘盈的处理是：

借：存货

贷：存货盘盈利得

三　比较与启示

（一）定期盘存制度下存货核算的比较

1、两国定期盘存制度下存货核算相同之处。定期盘存制下，两国对于销货时的销货成本均不作记载，平时，存货账户只反映期初金额，期末存货余额是通过实地盘点得出。销货成本是通过倒挤得出的。

2、两国定期盘存制度下存货核算不同之处。

（1）两国对于存货核算在账户设置上存在较大差别。

美国商业存货核算需要设置“购货”、“购货退回及折让”、“购货折扣”、“购货运费”等账户进行核算。我国商业企业对于存货（库存商品）的核算在账户设置上与美国有较大的区别。我国商业企业购货时，借记“库存商品”、“原材料”等账户。

（2）对于购入存货的退回、折让、现金折扣、购入存货的运费在会计处理上，两国存在较大的差异。

购入的存货如发生退回或折让，美国直接贷记“购货退回及折让”，我国则贷记“库存商品”；赊购的存货如获得现金折扣，美国会计贷记“现金折扣”，并同时冲减“应付账款”，我国则贷记“财务费用”，并同时冲减“应付账款”；对于应由购买方承担的运费，美国会计借记“购货运费”，我国则借记“营业费用”。

（3）销货成本时是否需要编制期末调整分录，两国存在较大的差异。

由于我国的“财务费用”（现金折扣）和“营业费用”（买方应承担的运费）属于损益类账户，直接记入“本年利润”，故期末计算销售商品（存货）的成本时无需做期末调整分录。而美国定期盘存制下，除了设置“购货”账户，还设置了“购货”账户的备抵和附加账户，因此，期末倒轧存货的销售成本时，需要做两笔调整分录才能计算出存货的销售成本（见例题）。这是中美两国定期盘存制下存货核算的一个很大的区别。

（二）永续盘存制下两国存货清查的启示

中美两国对存货清查在会计处理方面存在较大的差异，这两种处理方法各有优劣。美国对于存货盘盈盘亏的会计处理较我国简单，存货的盘盈盘亏直接记入“存货盘盈利得（存货盘亏损失）”账户，这与美国企业有着严格的管理制度及美国会计人员有较强的会计职业判断有关。

第5篇：应付账款管理制度范文

在过去的五年中(2004年-2008年),我国钢产量更是从2.8亿吨增长到5亿吨,增长了178%。

钢产量的大幅增长,导致钢铁企业所需原材料采购竞争的日益加剧,钢铁原燃料卖方市场的逐步形成,在价格水涨船高的同时,原燃料供应商为了追求最大的利润空间和降低资金风险,要求钢铁企业采取预付款的力度。钢铁企业为了在原材料采购中争得先机,加强对上游市场的控制,也不得不采取支付预付款等灵活的采购政策。受此影响,钢铁企业的预付款逐年增加,如何有效地对预付款进行管理,防范和化解资金风险,成为钢铁企业应予以密切关注的一个课题。

一、预付账款风险的形成

钢铁企业预付账款的形成渠道主要有原材料和设备采购、预付工程款等几个方面。

预付账款在目前社会信用系统不完善、企业内控制度不健全的情况下,极易发生合同到期而货物未到,导致财、物两空的风险及内部人员违法乱纪行为。企业必须重视和加强预付账款的管理。具体来说,钢铁企业预付款可能在以下一些方面出现问题,给企业带来损失。

1、供应商发生财务危机,款项支付后,货物不能回来。目前钢铁企业的供应商有很大一部分是中间贸易商。作为中间商,资金实力相对较弱,资金始终处于高速运转的状态,如果有一天某一环节出现脱节,很容易发生资金链的中断。而目前钢铁企业为了最大限度控制上游资源,对中间供应商也采取预付款的形式,因此如果中间供应商出现资金中断的现象,则会马上波及钢铁企业预付账款的安全。

2、和供应商发生质量纠纷,导致不能正常结算,形成预付款损失或呆账。例如某企业在一原料供应商发货但尚未验收入库时,认为主要风险已经消除,即向对方支付了全部货款。但在货物验收时,发现质量严重不合格。根据合同条款,只需支付运输费用,不要支付货款。而对方已收到了货款,经过一时间的纠纷,最后对方采取金蝉脱壳,注销了公司,导致预付账款形成呆账。

3、供应商发生生产经营危机,导致破产,预付不能收回。由于钢铁生产所需铁矿石、煤炭资源价格的大幅度持续高涨,不可避免地催生了一大批小矿小窑的复苏,而小矿小窑在安全生产、工农矛盾等方面面临的风险也不可预测。当钢铁企业预付货款给这些企业时,预付账款的风险难以进行有效控制。

4、缺乏风险意识盲目竞争,降低信用标准支付预付款。随着近几年来钢铁企业原材料供应日趋紧张,价格也不断水涨船高,企业为了在资源供应上占得先机或通过锁定价格降低采购成本,往往降低信用条件,以预付账款的手段签订合同。降低信用条件可能会取得竞争的优势,得到原燃材料商品的优先保证,但也带来了预付账款的风险。因此,放宽信用标准,盲目竞争也是预付账款产生风险的原因之一。

5、其他原因。除了以上原因外,如果企业内部控制出现漏洞,企业内部人员与外部企业勾结,以及其他原因,都有可能造成企业预付账款出现财、物两空的情形。

二、有效加强对预付账款的管理,切实降低资金风险

预付账款是企业风险较高的资产,钢铁企业原则上应控制不发生预付账款,为了加强对原材资源的控制或为了定制设备必须支付预付款时,应采取有效措施规范预付账款使用和管理,以降低资产风险,确保企业资产保值增值。

(一)建立健全预付账款管理的相关制度

1、明确预付账款的管理部门。财务部门负责预付账款的综合管理,工程管理部门具体负责工程预付账款管理,采购部门具体负责材料采购预付账款管理工作(如有进口部门,则进口采购的预付账款由进口部门具体负责管理)。

2、建立供应商信用等级评价体系。对需支付预付账款的供应商应建立完善的信用评价体系,将供应商的基本信息、资本构成及股东情况、董事与经营者情况、生产经营设施情况、商品购销及支付信用情况、往来银行情况、诉讼记录信息等信息纳入信用评价体系。采购、工程管理部门应对以上信息进行综合分析,并对供应商基本信用条件做出初步的评价,而后根据企业对预付账款周转速度的目标、供应商的信用状况和经营状况,评定供应商的信用风险程度,由公司业务和财务共同商定是否采用预付账款的方式采购物资、预付账款的金额以及期限。从源头上为预付账款提供一定程度上安全保证。

3、建立完善的预付账款内部控制制度。为了从严控制预付账款的发生,确保资金安全,有预付款要求的合同应建立分级审批权限:对小额预付款合同必须由采购部门经理(或工程管理部门经理)和财务部门经理共同审批后才能签订;对金额较大的预付款应经过部门经理、主管副总经理、总会计师审批后才能签订,办理预付账款支付手续。未签订购货合同的,不得付款。金额的大小根据企业规模、资金等情况进行综合判断确定。

4、建立预付账款定期分析、报警制度。财务部门应对预付账款进行定期的分析,详细反映各供应商预付账款的增减变动、余额、发生时间、经办人、目前对方的经营状况、预付账款的清理等情况。财务部门应利用ERP系统对预付账款建立报警机制,在预付账款到期未办理结算时,应进行预警提示。

5、建立健全预付账款责任追究、考核制度。采购、工程管理部门经办人要按购货合同规定的时间,组织交货,验收入库,并在规定日期内为财务部门提供办理结算的相关手续。如未办理及时办理结算,应对有关责任人员进行考核。

6、建立预付账的跟踪管理制度,强化催收手段。当预付账款一旦出现预警信息,企业应当落实责任人并紧密跟踪,如果发现有欺诈行为,应当及时采取措施或通过法律途径进行追索,争取在第一时间内追回账款。或采取诉讼保全、派人监督合同执行等措施,尽最大限度减少损失。

7、建立预付账款总体控制。财务部门应根据生产经营和工程改造的具体情况对采购、工程管理部门核定预付账款总体额度控制指标。同时可建立分年限预付账款考核指标,比如按一年、一年以上二年以内、二年以上三年以内等对责任部门进行分级考核,建立预付账款的立体考核体系。

(二)会计人员做好做账、对账工作

预付账款发生后,财务部门要及时做账、结账,使得当月发生的预付账款要在当月的总账和明细账中反映。财务人员每月要进行账户的重分类调整,每月在做完账后,要对“预付账款”和“应付账款”进行重分类。将“预付账款”的贷方重分类至“应付账款”的贷方,将“应付账款”的借方重分类至“预付账款”的借方,从而得出正确的“预付账款”余额。财务人员还要按预付账款形成时间划分、核实账龄。将超期预付账款列明明细交采购、工程管理部门核对、催收。对于因为款已付、货已到而结算凭证未到的预付账款先做暂估处理,而后责成责任部门索要发票和相关结算依据,办理财务结算。

(三)建立内部审计部门定期检查制度

1、对预付账款进行分析性复核;对大额异常项目进行调查。

2、对期末预付账款余额与上期期末余额进行比较分析。

3、对预付账款与供应商进行核对抽查,防范内部人员收款不入账,收取回扣或贪污、挪用资金、设立“小金库”等违法乱纪行为。

4、审查预付账款业务合同是否真实合法,有无以虚假或不合理合同串通作弊,虚列预付账款。

5、检查预付账款长期挂账的原因。注意结合应付账款明细账查核是否有重复付款或将同一笔已付清的账款在应付账款和预付账款中同时挂账的情况。

第6篇：应付账款管理制度范文

一、“预付账款”在日常核算中误用的形式及原因

一是企业购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款等误记入“预付账款”。在实际会计核算中，对企业购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款，许多财务人员不知道应该将其列支在“预付账款”还是“在建工程”或“工程物资”科目。他们认为只要是预付的各种款项，均应在“预付账款”科目列支，对“预付账款”科目含义存在误解。《企业会计制度》规定，预付账款科目核算企业按照购货合同的规定而预先支付给供应单位的款项。该科目属于流动资产类科目，用来核算购入存货时形成的预付款。而上述的采购机器设备、厂房的预付款项或预付在建工程款属于固定资产类核算的对象，应当根据其性质用“工程物资”或“在建工程”科目核算。

二是职工借支而预付的材料款误记入“其他应收款”科目。在会计实务中，企业采购部门人员借支去采购材料等货物时需要先付款，财务部门只持有采购人员的借条，发票和供货企业的收据在当月收不到，会计人员在做账时往往误用“其他应收款”科目核算预付材料款。一般情况下，和主营业务无关的业务都可以用“其他应收款”核算，而“预付账款”一般核算和主营业务有关的项目，如采购材料等。所以职工借支预付的材料款应记入“预付账款”而不是“其他应收款”科目。

三是资产负债表中的预付账款项目填列不正确。会计期末，财务人员在编制资产负债表时，往往容易将应付账款和预付账款合并计算，如将“预付账款”总分类账户的期末余额直接填列在资产负债表的“预付账款”项目中，这样计算不一定正确，因为总分类账户等于所属各个明细分类账户余额之和，而预付账款总分类账中可能含有应付账款明细账金额。

四是将房地产开发企业预付工程款和预付的土地使用权款误记入“在建工程”。在房地产开发企业日常核算中，个别财务人员没有考虑到房地产开发企业的特殊性，将预付工程款和预付的土地使用权款误记入“在建工程”科目或“工程物资”科目。对于房地产开发企业来说，其开发项目属于存货，其预付工程款和预付的土地使用权款应该使用“预付账款”和“开发成本”两个科目进行核算，而不是记入“在建工程”或“工程物资”。

五是“预付账款”长期挂账影响损益和税收。企业按购货合同预付货款后，由于有的供货单位不开发票，有的供货单位可能倒闭或撤消，有的未倒闭但时间达两年以上不可能开发票，财务人员不对这笔经济业务进行账务处理，致使预付账款长期挂账，影响当期损益。在这种情况下正确的处理是：如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤消等原因已无望再收到所购货物的，应将原计人预付账款的金额转入其他应收款，并计提相应的坏账准备。

二、加强企业预付账款管理的措施

以上列举了预付账款在企业实际核算中可能发生错误的几种形式，为了使企业提供的财务信息更加真实、可靠，规范预付账款的使用，必须对企业的预付账款加强管理。具体措施如下：

一是建立健全预付账款的相关制度。(1)建立健全预付账款管理责任制度。财务部门工程管理人员负责预付账款中的设备管理工作，材料核算人员负责预付账款中的材料借款管理工作，供应部门负责预付账款的清查催收工作。通过加强对预付账款的管理，加速资金周转，提高资金使用效益。(2)建立预付账款的控制制度。发生预付款项时必须签订合同，合同经各有关部门会签后，上交一份财务部备查。同时为了节约货币资金的支出，供应部门应按照经部门主任、总会计师审批后的购货合同的规定，办理预付账款支付手续，严格控制各种预付款项的额度。未签订购货合同的业务不得发生预付账款，外委工程不准发生预付账款。(3)建立预付账款台账管理制度。财务部门应与客户协商，要求客户建立预付账款台账，详细反映各客户预付账款的增减变动、余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况、预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等信息。对各种预付款项，应按照购货协议或合同的规定，按单位或个人名称、债务单位、个人或供应单位名称设置有关的明细账并详细记载。同时将购货合同、签证单和台账一同保管，形成完整的档案。(4)建立健全预付账款清理责任制度。按照供货合同或提供劳务合同的协议，指定专人做好结算和催收工作，制定工作计划，按期定额回收，防止可能的意外和损失发生。供应部门经办人要按购货合同规定的时间组织交货，验收入库，并在7日内报销。如超过报销期限，每天按预付金额的千分之三收取经办人资金占用费。财务部门对所发生的预付账款如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质，或因供货单位破产、撤消等原因已无望再收回所购货物的，应将其转入其他应收款。(5)建立财务人员培训制度。财务人员要不断接受继续教育，熟练系统地掌握会计理论知识和预付账款的运用，不做错账。(6)建立单位负责人的责任制度。单位负责人应对本单位采购与预付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与预付款业务的真实性、合法性负责。(7)建立预付账款和定金的授权标准制度，加强预付账款和定金的管理。

第7篇：应付账款管理制度范文

一、内部会计控制制度的基本内容

企业经营管理一般包含着企业的供、产、销、人、财、物的业务内容。因此，企业内部会计控制制度体系应以货币资金、销售业务、采购业务、固定资产、存货、成本费用、对外投资、筹资融资等为内部控制的主要对象。笔者结合实践试作如下阐述。

（一）货币资金。货币资金的内部会计控制主要是防止现金的错误记录和舞弊行为的产生。它的业务内容主要包括现金收支及银行往来结算。货币资金内部会计控制目标的实施，必须达到以下几点要求：

1.保证现金和银行存款的真实反映，其账户余额和资产负债表上有关项目的余额应与实际存在数额（经常及报表日）相一致。

2.企业的所有收入（包括业务收入、投资收益、租赁收入、现金回扣以及各种手续费收入等）都必须及时、全部纳入账内核算，不准移转核算到其他公司，不准“体外循环”，不准私设“小金库”。

3.保证每笔现金的支出，都是实际的需要，并有合法的合同或收费文件、规范的审批手续、有效的凭证方可对外支付。

4.充分保证提供企业随时需用支出的现金，对日常现金流量通过预算管理来进行动态控制，及时分析和控制预算差异、保证预算的执行，预算内资金实行责任人限额审批，限额以上资金实行董事长、总经理、财务总监联签审批，严格控制无预算的资金支出。

5.票据与银行印鉴的使用实行分离并用制。票据由出纳人员妥善保管，银行印鉴的公章由财务负责人保管，银行印鉴的私章由持有人自行保管。

（二）销售业务。销售业务主要是指为企业取得的经营收入，它的业务内容主要包括提品、劳务及其他营业活动。企业必须建立健全订立合同和履行合同等方面的管理制度，建立客户资信档案，从而制定相应的信用政策。销售业务内部会计控制的实施，必须达到以下几点：

1.保证销售收入的真实性和合理性。企业为客户提供的各种产品及提供的劳务应以实现的数字记录在账上。防止已实现的销售收入以及将收入的账款转移到账外行为的发生。销售的产品、提供的劳务要符合企业的经营范围，防止违反规定或超越经营范围的销售行为的发生。

2.保证应收账款的真实性和可回收性，确定反映在应收账款上的债权数的真实存在（同销售业务的实际情况相一致），客户的真实存在，从而保证赊销的货款可回收。

3.保证销货款尽数回收，产品销货折扣要符合企业规定的条件，要防止有人利用折扣为自己谋取私利行为的发生。

4.保证销货退回的合理处理，要有对退回商品处理的控制流程，对退回的商品要查明原因，办理恰当的退货手续并记录在账上，以便及时、合理地予以处理。

（三）采购业务。采购业务必须按规定的授权和程序实施，必须达到以下几点要求：

1.保证采购的物资和生产销售要求相一致，严格执行采购计划。采购物资的一切活动，包括定货要求、供应单位的报价、材料和商品的质量验收，必须严格按照生产和销售要求，防止为了个人私利而牺牲企业利益的行为发生。

2.保证现金支付后获得相应的物品。现金支付后必须获得相应的原料、商品、服务等，严格物资入库的验收、支出的报销、业务内容和金额的记录制度，保证账面数量与实际获得数量相一致。

3.保证应付账款的真实存在，企业应付账款应与债权人的应收账款定期函证核对，做到账账相一致，发现差额应及时查明原因，防止应付账款被误计或漏列。对所确认的相应的应付账款要及时偿还。

4.真实揭示企业已享有的各种采购的折扣和折让，合理地冲销相应的应付账款，防止将企业享有的折扣或折让隐匿起来，避免企业获得的利益为私人占有。

（四）固定资产业务。固定资产是企业重要的劳动资料。因此，对固定资产购置、使用、转让、报废的处置十分重要。固定资产内部会计控制目标的实施，必须达到以下几点要求：

1.保证固定资产取得合理性。企业购买固定资产，必须充分考虑固定资产的技术性能、企业规模发展的需要、资金的投入与投资回报等因素。避免低效率使用甚至因闲置而造成资金搁置。

2.保证固定资产计价的正确性。固定资产账面上应准确反映取得这些资产时和正式投入使用前所支付的一切必要和合理的支出。

3.保证固定资产的实际存在和合理保养维护。为使固定资产账面余额与实际存在相一致，需有专门部门和人员管理，建立台账和卡片，并实施维修保养制度，使资产发挥其正常的使用效率。

4.保证固定资产折旧和摊销方法的合理性和计算的正确性，防止用折旧来调节各期费用和成本。

（五）存货业务。企业的存货包括在生产经营中为销售或耗用而储存的各种流动资产，如原材料、燃料、包装物、低值易耗品、外购商品、自制半成品、成品等，是生产经营的劳动对象或劳动成果。对存货的内部会计控制必须做到：

1.商品的购入、产品的制造，必须要有计划，确保为经营所需，避免产生存货的积压，造成企业的浪费。

2.保证存货的实际存在。存货要有专门存放地点，并有专门人员负责保管。各种存货要合理分类，收入、发出的数量要有相应的记录，并且建立定期的存货盘存制度。物资盈亏要进行分析和报告，报损要按规定的程序、权限审批。

3.存货计价要合理正确。为使企业经营效益和资产得到真实反映，存货计价必须合理正确，计价方法一旦确定，不能任意改变。

第8篇：应付账款管理制度范文

[关键词]往来账 会计 重要 实务

一、 往来账会计岗位职能

(一)往来账挂账管理

往来账户用来管理经济主体的债权债务,经济主体债券增加和债务增加,都称为“挂账”。在实务中,经济主体对往来账挂账管理包括:合同会签、审核原始单证与制作记账凭证,往来账户建立与过账核算,本期往来账挂账分析与编制分析报告等。

(二)往来账销账管理

通常,经济主体债券减少和债务减少,都称为“销账”。在实际工作中,经济主体对往来账销账管理包括:审核原始单证与制作记账凭证,过账核算,本期往来账销账分析与编制分析报告等。

(三)企事业单位账龄分析管理

为了加强对债权债务的管理企事业单位通常对往来账余额进行账龄分析管理,账龄分析管理包括:通过往来账户余额的账龄分析,及时反映债权回收和债务偿还情况、编制账龄分析报告。

二、 往来账会计岗位重要性

(一)内部控制的重要环节

往来账会计通过自身的岗位职责,参与销售业务管理、采购业务管理和其他日常往来账管理工作,从财务角度控制经济主体的物资流、资金流和信息流,并承担相应的岗位责任。会计通过参与购销合同会签,对有关合同条款进行审核确认;通过审核原始单证和有关业务资料,进行入账确认;通过往来账户管理和逐笔核算,及时反映经济主体的债权和债务增加、减少和余额情况;通过与业务人员对账和参与索债,及时对经济主体债权和债务的结余情况和清欠情况进行管理。

(二)必要的业务审核

会计审核时经济主体购销合同签订和债权债务入账的前提。往来账会计通过审核购销合同有关条款,对合同进行确认,明确责任;同审核销售人员、采购人员或其他当事人提交的单证和合同资料,对有关债权债务的真实性、时效性、合法合规性和正确性等进行确认,并制作记账凭证入账;通过审核出纳填制的进账单、电汇或信汇委托书、银行汇票委托书、托收承付委托书和委托收款委托书等单证和支票、银行汇票、商业承兑汇票和银行承兑汇票等票据,确认单证和票据填写的正确性,在办理签章(财务印鉴)手续后,交出纳办理收付款。

(三)企事业单位债权安全管理的保障

往来账会计参与制订、执行客户信用管理制度,并及时反馈信息,协助经济主体高层领导合理规划营销政策;参与购销合同会签,及时审核合同有关条款,签署意见,确保业务款项安全结算;建立往来账账户,核算经济主体债权挂账、赊账和余额,定期编制分析报告,及时反映债权增减情况;定期分析账龄余额,编制账龄分析报告,及时反映债权回收情况;参与企事业单位索债管理,与销售员联合催账,协助法律事务人员索债,从而,在一定程度和范围内保障债权的安全管理。

(四)为账户分析和账务预算提供依据

往来账会计定期编制的债权债务挂账分析报告、销账分析报告、账龄分析报告、客户信用分析报告、清欠本过河商业信用融资分析报告等,既为财务分析人员的横向分析和趋势分析提供了资料,也为企事业单位高层领导的 决策提供了资料,并有助于企事业单位及时调整经营政策,合理规划财务预算,更及时有效地控制债权债务和资金流。

三、往来账会计财务分析管理实务

往来账会计财务分析,可以及时反映经济主体债权和债务发生及其管理情况,有利于及时揭示管理缺陷和不足,以便于经济主体有重点、有针对性得采取纠正和补救措施,保证债权和债务的安全管理。

经济主体财务分析工作的展开,主要是通过采取切实可行的分析方法,对一些分析指标进行技术处理,更明确、直观地反映其业务开展和债权债务管理的实际情况。

往来账会计主要财务分析方法和指标的作用为:

(一)往来账发生额构成分析

它主要有应缴预算款发生额构成分析、应缴财政专户款发生额构成分析、应缴上级款发生额构成分析。可以反映经济主体单位当期债权和债务发生情况,揭示发生的原因,以便于进一步加强客户信用管理和商业信用融资管理。

(二)往来账挂账构成分析

它主要有暂付款构成分析、暂存款挂账构成分析、应收款挂账构成分析、应付款挂账构成分析、应收账款挂账构成分析、预收账款挂账构成分析、应付账款挂账构成分析、预付账款挂账构成分析、其他应收款挂账构成分析、其他应付款挂账构成分析。可以反映行政和事业单位应缴财政预算资金和预算外资金来源的构成,有利于更好地管理财源。

(三)往来账销账构成分析

它主要有暂付款构成分析、暂存款销账构成分析、应收款销账构成分析、应付款销账构成分析、应收账款销账构成分析、预收账款销账构成分析、应付账款销账构成分析、预付账款销账构成分析、其他应收账款销账构成分析、其他应付款销账构成分析。可以反映经济主体债权回收和债务支付情况。

第9篇：应付账款管理制度范文

一、我国企业采购业务存在的问题

1.采购无计划

采购部门没有根据企业的实际需求情况或者根据已经经过批准的采购计划、采购申请单进行采购，而是盲目的采购或者不及时采购，造成物资大量积压或者供应脱节的情况。如某药厂引进新生产线时，采购部门为了维修方便，无节制的大批量采购了该产品线专用的备品备件。待到产品线淘汰拆除后，仓库里依旧存放着大量未被使用过的该产品线的备品备件，对公司的资金造成了极大的浪费。

2.供应商选择不合理

采购人员为了私人的利益在采购中没有进行招标议标或者询价比价等活动，而是直接选择有回扣的供应商，往往造成采购物资质量得不到保证，或者采购价格高于市场平均价格，致使企业利益受损。

3.虚报损耗，中途转移

采购部门或者物流部门为了中饱私囊，在运输的途中偷偷转移物资，而对公司上报谎称为途中损耗。

4.混淆采购成本

会计人员在会计记账中对采购成本没有很好的区分，确认的成本不能真实反映企业为采购物资而发生的费用或损耗。例如，在生产性的企业里，与原材料采购相关的运输费用、保险费用、合理损耗等，都需要计入采购成本。

5.验收不合规

采购人员、仓库人员或专业素养不够，不能顺利的完成物资验收，不能严格验收采购物资的质量和数量，诱发物资验收中的舞弊行为，造成伪劣物资滥竽充数，轻者损害企业利益，重者使伪劣产品充斥市场，损害消费者利益。

6.违规结算，资金流失

通常企业在收到采购发票后，根据发票金额授权会计签发付款凭单，出纳审核后支付划拨款项。如果没有严格的付款申请审批，可能会造成对同一笔采购业务重复付款，付款金额与发票不符或者误期支付失去客户信誉。

二、解决问题的有效手段——加强内部控制制度建设

在现行的管理模式下，我国很多企业虽然经过多年的逐步完善，已经建立了一些管理制度，但由于各种规章制度的设计大多流于理论，和企业的实际情况相脱离，使企业在实际工作中收效甚微。如引进的国际流行的招标方式、询比价方式时往往只是提及到相关概念，没有规范的操作流程，失去了招投标管理在企业采购中节约成本的应有作用。同时，内部控制的关键是任何人都不得拥有超越内部控制制度所规定的权力和权限，如果能做到这一点，就会大大减少采购中出现的各种问题。但实际上权力超越制度的传统理念使制度的执行过程往往被权力中断，这种症结在现代企业中相应规范制度缺失时显得尤为突出。当发生相关事项时，无制度来规范，无流程来参考，无权限来定责，使得采购管理显得紊乱无章，领导一支笔定事项。所以，加强内部控制制度的建设是势在必行的举措。

三、采购业务内部控制制度的建设内容

建设采购业务内部控制制度首先应了解采购业务不相容岗位，确保建设的内控制度得到有效运行。采购业务不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审计；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。考虑这些不相容岗位，采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面：

1.职务分离制度

采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、 审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：

(1)生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量，仓储部门依据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量，制定采购计划，报预算管理部门审批，然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询价。

(2)由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商，并会同供货单位签订采购合同。

(3)物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。

(4)物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。

(5)采购人员应与负责付款审批的人员相分离。

(6)审核付款人员应与付款人员相分离。

(7)记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。

2.请购单控制制度

在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制《采购申请单》的方式提前通知物资保管部门，《采购申请单》有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购量，正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。

3.审批控制制度

根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由总经理审批。对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格按照计划执行进度办理请购手续；对于超计划和计划外代购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续，并报审批人审批，审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。

4.订货控制制度

采购部门提供附有供应商相关信息的调研报告，并定期对供应商的信誉、价格、质量进行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地址等供应商档案，从中筛选质量好、价格低、信誉好的合格供应商。由其组织生产或销售部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定供应商。采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、仓储和会计等有关部门，以备合理安排生产、 销售、收货和付款。企业对物资采购如有可能采取招投标形式，以增加现有供应商的竞争意识。

5.货物验收控制制度

企业所采购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必须具备各种规定资证。验收合格后出具 “质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。如不合格查明原因，并向主管书面报告，及时向供应商提出异议。

验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、 技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证明和技术资料等无法验收时，及时向供应主管书面报告。

采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及发票送到财务部门进行报账，物资会计要对所送来的单据核对、整理，无误后进行账务处理。

6.货款支付控制制度

由采购请购单、订货单和验收单共同构成的收货业务完成后，财务部门就取得了供货方的发票、验收单和采购合同等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核确认无误后，财务部门将之连续编号，并及时、准确记录物资的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。如有部分退货，需从原发票中扣除后再办理结算。对物资的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计正确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间，由专人按照约定的付款日期、折扣条件管理应付账款，已到期的应付账款须经有关授权人审批 后方可办理货款结算与支付。

7.会计稽核与对账制度

它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。