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不可否认,当今学校的发展与学校信息化建设息息相关。2008年,*中学信息化建设又走过了一段不平凡的历程,无论是硬件建设、软件投入和推广应用都取得了不少成功经验。在全校教职工和各部门的努力下,10月份顺利通过了区教育督导室和区教育信息中心前期对我校的数字实验基础性指标的督导评估。今年是我校信息化三年规划中的第三年,我校仍将以“应用”为重点,进一步提高信息技术在学校教育、教学管理、研训等诸多方面的应用范围和力度,使我校顺利通过区信息化工作发展性项目的督导和验收工作,成为区数字实验学校。
二、工作目标:
1、健全设施、管理制度,加强学校信息化应用的有效性和安全性,形成全校范围的教育信息化环境,促进信息技术与教育教学改革、学校管理和校园文化建设的全面融合。
2、大力加强信息技术的应用,充分服务于学校的教育教学管理及课堂教学研究,为提高学校的教学质量的有效性提供保障。
3、加强门户网站和主题特色网站的建设维护,彰显学校文化及德育特色。
4、运用信息平台支撑教师专业培训及专业化发展管理。
三、具体措施:
基础性工作:
1、根据区信息中心的建议,对我校的电脑管理规范化:我校将于下周对教师的电脑进行维护,校内传文件及信息等建议用内网飞鸽传书;固定IP地址,每位电脑使用者分配一个固定IP地址,IP随人走不随机器走;办公室、教室及实验室等电脑均安装桌面系统,通过KEY进行使用,保证备课、教学及各项工作的正常进行及维护;设置权限,软件学校统一安装,用户无安装权限,不可私自安装其他软件;各学科期望使用的软件列表统一上报;以后将按周违规使用监控情况。做好网络维护与管理工作,将配合资源处做好电脑报废、维护等工作,保证教师教学工作的正常开展。
2、各类资源平台的充分运用和资源积累。课件上传,使用互盈平台,每学期总共不得少于10个。鼓励教师自制课件参加区级以上的评比;教案包括反思由每人自己上传到CRP中;每年的论文也都通过互盈平台上传;班主任:多媒体使用记录的记录情况,班级博客的更新情况;通过CRP平台对每次月考和平时考试成绩进行录入,进行学生考试成绩的跟踪;教研组:网络(论坛或博客)研讨记录,一学期至少有一次网络研讨记录。
3、加强信息化制度的执行力。上述内容作为教师、班主任、年级组、教研组考核指标之一;落实相应的教师信息技术应用奖励方案;落实对各部门信息技术应用考核制度;落实办公室电脑管理制度,对于违规情况上报学校信息化领导小组进行决定。
4、完成服务器中心数据备份及重要部门数据备份的建设工作;完善信息中心的各项日常维护工作,做好各项工作的记录,做到有据可查;开放电脑房,推广学生运用信息技术进行自主学习能力的培训。
5、做好学校各部门的各项大型活动的视频摄录像、直播、及对外宣传工作;配合各部门及时更新学校门户网站、主题学习网站、资源库的相关栏目的资源。
6、公共区域的电脑配置按实际需求配备。
发展性工作:
1、配合教导处做好技术支持,利用远程教室及网络技术,开展微格教学研究,利用教师研究平台开展全校性或区域性的网络研讨和交流。这是我校信息化工作的重点工作,将接区的验收。
2、大力推广资源库、数字图书馆的应用,改变备课方式。(广大师生可以在家中就登陆该网址,寻找自己所需的有关图书和相关资料,通过电子期刊,免去师生到图书馆借阅书刊的过程。)为电子备课和多媒体教学提供更好的素材和教育资源。也为培养学生的自主学习能力提供了平台。
3、将信息技术渗透到德育建设及课题研究工作中。班级博客的充分运用;加强交流互动版块,为师生互动、家校互动、学校和社区互动提供空间;特色主题网站利用德育教育网站以及学生心理教育网站,渗透我校的德育工作中的创建班级民族精神特色及心理教育特色,充分发挥学校教育作用,向社区辐射、向学生的家庭辐射。班班有信息员,帮助老师更好利用多媒体设备辅助教学,对班级信息员和各部门的通讯员做定期的培训,以提高工作效率,避免重复劳动。
4、通过BLOG的推广,为教师专业发展的提供展示和反思的平台,促进学校教科研发展。利用数字化管理平台对学校每们教师的个人三年发展规划做了整理;以校本培训方式,坚持对教师进行了办公管理平台的应用、教育技术和信息技术与课程整合等培训,重点解决普及应用和充分应用的问题;对相关学科的教师进行了电子白板的培训。
特色性工作:
1、演播室的建设,广播台、电视台的建设。
一、指导思想
坚持以科学发展观为指导,深入学习贯彻党的十和十八届三中、四中、五中全会精神,增强全体学校安全管理人员的政治敏锐性、工作责任感和创新意识,努力做到“有责任、有能力、形象好”,积极营造重视学习、崇尚学习、坚持学习的浓厚氛围,切实增强全体安全管理人员的理论素养、学习能力和工作本领,为提升安全管理队伍业务能力水平,开创教育工作新局面,办好人民满意教育,推动教育事业科学发展提供坚强保证。
二、任务目标
通过持之以恒地理论学习,进一步强化全县教育系统安全管理人员自觉学习的意识,力争用2~3年的时间,努力打造一支既有责任担当、又有专业素养、业务能力过硬的学校安全管理队伍。
三、学习内容
党和国家路线方针政策、学校安全法律法规、各级安全工作文件、学校安全管理制度及安全管理业务知识等方面的内容(学习书目详见附件)。
四、参加范围
(一)镇街教委学习组:各镇街教委分管安全工作的副主任、安全办主任,中小学(幼儿园)分管安全工作的副校长(副园长)。
(二)县直学校学习组:县直各学校分管安全工作的副校长、安全办公室工作人员、相关科室负责人。
五、学习形式
以集中专题学习为主,自学、专题报告(讲座)、撰写学习心得、校园安全QQ流等形式学习为辅。
(一)集中学习。每周集中学习不少于1次,每次学习时间不少于1小时。集中学习形式主要是由各镇街教委分管安全工作的副主任、县直各学校分管安全工作的副校长(副园长)组织,集中学习党和国家路线方针政策和学校安全法律法规、各级安全工作文件、学校安全管理制度及安全管理业务知识等方面的内容,并结合实际开展讨论交流。
(二)个人自学。学习组成员要立足工作岗位,根据实际选择学校内容,制作学习读书计划,坚持经常性自觉看书学习,努力做到学习工作化、工作学习化,进一步提升安全意识和安全管理业务能力。
六、学习要求
(一)严格落实学习计划
教育局根据全县学校安全管理工作实际,制定理论学习年度计划,各单位要严格按计划组织开展学习活动,同时各学习组成员也要做好自学计划和安排,确保按时完成学习任务。
(二)认真组织学习活动
1.要建立集中学习记录、考勤登记等制度,集中学习无特殊情况者不准请假,因特殊情况不能参加学习者,应及时根据学习计划进行自学,及时补上专题学习内容。
2.要建立专门的学习笔记,每次集中学习、个人自学都要做好学习笔记,摘记主要学习内容,撰写心得体会,以加深对有关专题内容的理解,提高思想认识。
3.各学习组学习组织情况、学习心得等,可以及时通过县校园安全QQ群进行展示、交流。
一、通过信息化,让机构编制管理实现联动化
机构编制管理处于行政管理的源头位置,但其自身的能力和资源有限,需要组织、人事、财政等相关部门随后拿起管理的接力棒,才能有效完成整个行政管理过程。就当前现状而言,机构编制管理部门与组织、人事、财政等行政部门,在事实上经常处于相对分离的割据状态,虽有业务联系,但联动效果不能有效实现。其主要原因是数出多门,本该在人事、财政等管理环节作为工作依据的编制信息不能实现有效共享,同时也没有相应保障措施来维护编制的法规性尊严。因此,亟需在部门之间构建一个协调配合、资源共享的联动管理机制,而不是相互争权、彼此冲突的耗散机制;同时,就机构编制部门本身来讲,也需要建立并完善一套包含申请、审批、核准、公示、督查、处理、反馈等递进的管理流程,让管理无处不在,才能真正管住、管好并用活有限的执政资源。
随着计算机、网络以及通信技术等信息化手段的广泛应用,尤其是网络的介入,把行政管理的各个工作环节都联结到了一起,就像一个有机体一样,“牵一发而动全身”的管理效应,随着制度的健全,正在逐渐形成,至少已经从技术角度为机构编制信息共享和联动管理提供了平台。目前,中央编办研发的《实名制管理系统》,吉林省编办正在建设并应用的《编制人事财政综合管理系统》,都是为达到联动管理效果,实现管理的协调、配合和制约而开发的。正是因为有了这样的信息化管理工具,吉林省编办独立设置后才出台了审办分离的管理措施,以及空编使用的管理规定。从事实上,我们已经看到了机构编制管理的联动效果:过去虽然也规定空编进人必须符合相应的结构标准和职数要求,但是没有相应的保障措施,很难实现这一管理目标;现在,有了《编制人事财政综合管理系统》,则可轻松实现这一目标了。随着《编制人事财政综合管理系统》功能的健全和配套管理制度的不断完善,凡与机构编制相关的信息都将逐渐统一由系统来管理,以彻底解决数出多门的问题。凡涉及机构编制管理的业务内容也将统一通过系统来办理,以达到数据共享、根除底数不清的问题。届时,机构编制管理的联动局面自然也就形成了。
二、通过信息化,让机构编制管理趋向质量化
定职能、定机构、定编制是机构编制管理的核心内容。每一名机构编制工作者都知道,要依据职能设定机构,依据机构核定编制,但依据什么来确定职能呢?从编制管理学角度讲:“职能的产生取决于社会发展的客观需要。”所以,应该依据社会发展的客观需要来确定职能。但要掌握始终处于变化中的社会发展客观需要,仅靠数量有限的机构编制工作者,无论在人力上,还是在能力上都是不可能的。因此,实际工作中的机构编制管理,只能相对偏重于事前审批,而审批之后的效能管理以及审批之前的职能确定等工作环节必然会受到弱化,导致机构编制管理中出现一些漏洞,造成超编、混编、混岗、吃“空饷”、底数不清等问题也就不可避免了。
今天,电脑代替了人脑可以无限存储并处理我们需要的各种资料,互联网可以随时提供我们需要的各种信息。联网后的《实名制管理系统》和《编制人事财政综合管理系统》可以让管理触角伸到每一个工作环节。基于这样的信息化背景,机构编制工作完全可以由阶段式管理走向全程控制。吉林省编办已经提出,今后不仅要管数量,更要管质量。今年,独立设置后的吉林省编办非常忙,主要原因不是因为工作多了,而是因为新的机构编制管理模式正在形成过程中,目前已经完成的机关基本制度建设、基础资料政策法规的收集整理、机构改革成果的检查验收、机构编制信息的核查以及正在进行的事业单位机构编制管理情况调研,都是为实现“质量化”的管理目标而做的基础性工作和积极的努力。随着信息化手段在机构编制管理领域应用的不断深入,调研工作变得越来越高效和快捷,机构编制管理也越来越客观和科学,单纯的数量审批式管理正在逐步趋向包含职能研究和效果评估的质量化管理。
三、通过信息化,让机构编制管理实现同步化
统计工作是机构编制管理的一项基本业务,也是检查机构、编制执行情况的重要手段。过去,人工的统计方式不仅不可避免地会产生误差,有时还会出现为了掩盖管理问题而人为修改统计结果的情况,更为不可避免的是,等到统计结果作为管理者决策依据时候,实际工作中数据已经发生了改变,因此决策依据的只能是相对准确的统计结果。决策的滞后必然会带来管理的滞后。可在今天,网络时间处于一种无始无终的状态。随着《编制人事财政综合管理系统》等信息化管理系统的应用和完善,政府专网的联通,尤其是随着机构编制业务办理与中心数据库的联通,机构编制信息会随着业务的办理,自动同步更新到中心数据库中。目前,吉林省编办正在将各类机构、编制和实有人员等信息录入到数据库中。机构编制网络数据库健全以后,同步动态的机构编制管理模式自然也就形成了。那时,统计将不再是一项基本业务,更不用由专人来管理了,因为机构编制工作基础信息健全后,相关的管理信息时时都会自动更新。可见,在信息化背景下,基础信息的建设工作尤为重要。因此,今后一段时间内,要把信息的建立与完善做为机构编制管理的基础性工作。
《编制人事财政经综合管理系统》的应用,并不意味着机构编制管理范围的扩大,其主要目的在于确保管理的效果,体现机构编制的法规性。因此这套涉及编制、人事和财政等部门的综合管理系统仅限于编制部门使用还不足以达到同步的管理效果。通俗地讲,在《编制人事财政综合管理系统》的使用上,机构编制管理部门的主要任务是确保机构编制相关信息的全面与准确,人事管理部门的主要任务是对号入座,依据机构编制情况来配备人员,只有在此基础上,财政管理部门才能在相关的管理环节上有所依据,并体现出编制的法规性,实现同步化的管理目标。
四、通过信息化,让机构编制管理走向机制化
机制与体制同属制度范畴,但机制不同于体制,体制是形之于外的由不同组织构成的制度体系,它通过组织行为实现其特定目标。例如,我国的行政管理体制,从政府的组织设置上就可以看出是从中央到地方的分级管理体制,这次的大部制改革以及省管县的设想都属于体制层面的调整。而机制是形之于内的由不同要素组成的制度系统,它通过要素间的相互协调来实现其特有的功能。例如,交通路口的摄像头,表面看就是一个摄像装置,但其实是一套交通管理机制,它是由摄像头、网络以及影像处理程序和配套的交通管理规定等要素组成的。在这一机制面前,首先是不敢违反,其次是如果不小心违反了就一定会受到惩罚,这是机制不同于一般制度规定的约束功能。吉林省编办正在逐步完善的《编制人事财政综合管理系统》,是为解决超编、混编、吃空饷、数出多门、底数不清等问题,而建立的包括编制、人事、财政信息的综合管理机制。从理论上讲,人事调整一定要用到编制,财政拨款必须要依据编制,这是编制的法规性体现,但要在实际工作中得到贯彻,仅有规定是不行的,因此在启用《编制人事财政综合管理系统》的同时,除了制定相应的配套管理制度外,还要在管理实施过程中设置相应的管理环节,让管理工作只有通过系统处理才能正常运行,就像车辆必须通过装有监控装置的路口一样,管理的目标自然也就实现了。由于这类机制只有在计算机、信息处理程序和网络等信息化工具的基础上才能建立,所以完全有理由说机构编制管理的机制化建设是信息化时代带给我们的必然选择,它让人力做不到的事情变得可以做到了,让人力不能控制的事情变得可以控制了。
利用信息化工具进行机构编制管理的机制化建设并不仅限于横向的部门之间,纵向的、甚至是纵横交错的管理模式,在网络面前都将不是难事。通过网络,上级可以随时对下级的管理工作进行检查和监督,下级也可以及时掌握上级的管理动态。甚至不同部门、不同级别的机构之间,只要存在着共享信息,就可以通过信息化手段,建立相应的机制来保障管理效果的实现。但是信息化手段本身并不是万能的,只有在科学配套的管理制度支撑下,才能真正起到机制的制约与保障作用。
五、通过信息化,让机构编制管理转向服务化
今天,我们正在创建服务型政府。但是,信息不对称意味着的是地位的不平等,地位不平等,服务就无从谈起。因此在政府垄断并控制着各种管理资源的条件下,尤其是机构与编制管理信息被做为一种秘密资源进行管理的背景下,服务是无从体现的。目前,吉林省政府一方面将带有管理性质的审批职能从相关部门逐一剥离,成立了“一站式办公、一条龙服务”的政务大厅,从体制上在转向服务化;另一方面,机构编制管理的信息也正在由政府垄断并控制的封闭状态转为向广大人民群众公开的开放状态,从客观上正在形成地位平等的服务局面。在大家都掌握信息、了解政策的情况下,我们拥有的不再是管理的权力,而是肩负着服务的职责,因此工作实质就是服务,服务意味着要走出去,而不是过去的等着人家找上门来。
关键词:学籍;管理;服务;精细化
中图分类号:C93 文献标识码:A
文章编号:1009-0118(2012)08-0020-02
随着学生学籍信息涵盖的范畴和内容不断扩充,高校学籍管理的能力和水平亟待进一步提升。现代学籍管理必须融合“精细化”概念,提高自身的定位,将学籍信息作为高校重要的战略资源,实现由粗放型管理模式向集约型管理模式的飞跃式变革。
一、高校学生学籍的精细化管理必须通过全面、完善的管理体制构建坚实的框架
(一)建立和健全科学、严密的制度体系作为学籍管理工作的执行依据和坚实保障。依法治校是高校管理的重要原则之一,学籍管理工作也必须遵从。高校的学籍管理制度体系是国家相关法律法规和教育部相关文件精神在高校实际情况下的具体化,必须体现公平、合理的准则。这些相关制度的贯彻和实施为学籍管理工作的全面质量控制奠定基础。
(二)学籍信息是学籍管理的关键对象,学籍管理工作的主要任务就是管理学籍信息,建设和完善符合国家方针、政策和法规的学籍信息数据库是学籍管理工作的核心。标准的学籍信息数据库是现代学籍管理数字化、智能化、集成化的必然要求,也是学籍的精细化管理的基本条件。
值得注意的是,以流程为主线,规范各个节点、各个环节的操作,形成有效的监督和反馈机制是高校学生学籍的精细化管理的重要方法。传统的学籍管理方式不仅存在重叠管理的现象,而且割裂了流程的连续性。以时间、质量、成本、服务(TQCS)等当代绩效考核的综合指标来看,学籍的精细化管理应强调全局意识,提高整体效能,同时关注局部运作,重视优化细节,并且利用监督、反馈机制及时、准确地发现管理中出现的问题并予以解决,进而强化各项制度和措施的执行力度,避免执行偏差,保证执行效果。
二、高校学生学籍的精细化管理必须准确定位,合理分权,强化层级管理,提高综合管理水平和服务质量
学籍管理需要指挥者、决策者、协调者、实施者等角色的共同参与。目前,我国已经形成了国家、省、学校学籍管理的三级模式。高校学籍管理部门同样需要灵活运用层级模式进行管理。这是学籍精细化管理的必然趋势。学籍主管部门应充分发挥宏观指挥、协调和控制的作用,引导二级院系按照学籍管理制度体系开展相关工作,积极推动规范化与标准化进程,为全校师生提供高效、优质的服务。
三、高校学生学籍的精细化管理必须依靠集成、综合的信息系统平台以提供有力的辅助与支持
依托计算机和互联网卓越的性能提高业务效率[1],消除传统学籍管理工作审批部门数量多、手续耗费时间长、信息传输流动缓慢等制约学籍管理工作的桎梏,运用先进的数据库技术管理和存储庞大而复杂的学籍信息;凭借系统平台丰富的功能能够提高工作的有效性,通过优秀的系统平台提供全面的关于数据和数据关系的视图以及完善的功能对各项事务的每个环节进行细致的处理,保证流程的通畅性和完整性。计算机强大的数据处理能力和网络高速的数据传输能力为开启学籍精细化管理之门提供了一把金钥匙。
深化信息技术的应用层次同样能够提高学籍信息的资源开发和利用水平。从档案的角度来看,学籍信息记录着学生的姓名、性别、年龄、专业、入学时间、毕业时间等信息。从资源的角度来看,它则凝聚着更多的知识:通过对学籍信息的统计分析可以获知高校在全国、省市、地区的认可程度,高校设置专业的冷热变化,在校学生的综合学习能力水平等。学籍信息并非单纯的、毫无规律的数据,籍由恰当的方法可以从学籍信息中提炼出许多极具价值的规律,帮助高校树立正确的目标,发掘自身的潜力,真正做到以学生为本,关注学生个体和群体发展;运用规律不断寻找、发现和解决问题,为高校教育改革和质量工程导向领航;结合规律探索高校科学发展的途径,突破制约学校发展的瓶颈,开拓更广阔的发展空间。
四、学籍的精细化管理必须依托广泛、深入的宣传以在师生和教职员工中普及观念、推广认识
(一)加强对学籍管理相关规章制度的宣传,在全校师生中树立牢固的法制意识,为学籍管理工作的全面开展架桥铺路。
(二)加强对学生的学籍教育,提高学生对学籍重要性的认识,促使学生以审慎的态度对待个人学籍信息,并充分调动学生维护学籍信息的主动性与积极性,在一定程度上分解学籍管理部门的工作压力。
(三)加强对学籍管理的重要参与者——教职员工的管理培训,提高其思想道德、法制观念、专业知识、业务处理等综合能力水平,借助集中、统一的培训在教职员工中形成共识,将精细化管理思想的精髓融会贯通,建立起相对稳定、结构合理、素质优良、勇于创新的学籍管理队伍,为高校学籍管理工作做出贡献。
五、学籍精细化管理的价值与意义
一、目标任务
整个分析检查阶段于2009年5月上旬开始,2009年6月底基本完成。这一阶段的主要任务是分析问题、查找原因、开展评议。要以档案部门“怎样服务科学发展,实现科学发展”为主题,广泛征求意见,深入查找党员干部和领导班子中存在的与科学发展观不相适应、不相符合的问题,进一步明确今后一个时期贯彻落实科学发展观的工作思路和具体举措,高质量形成领导班子分析检查报告,使之成为指导本部门本单位科学发展的重要文件。
二、组织实施
这一阶段重点抓住召开领导班子专题民主生活会、形成领导班子分析检查报告、组织群众评议三个环节。
(一)召开领导班子专题民主生活会环节
一要明确会议主题。领导班子专题民主生活会,要以深入贯彻落实科学发展观、进一步推动科学发展为主题,紧扣乐清档案事业发展实际,认真查找个人和班子在深入贯彻落实科学发展观方面存在的突出问题、党性党风党纪方面群众反映强烈的突出问题、影响社会和谐稳定的突出问题。
二要广泛征求意见。会前要以“档案工作怎样服务科学发展,实现科学发展”为主题,开展思想大碰撞,广泛征求群众意见,向广大党员寻计问策。一是对象范围要广泛。征求意见、寻计问策的对象不仅是本局党员群众,而且要包括利用群众、基层单位档案员、退休老同志等各个层面。二是征求意见内容要全面。意见内容要围绕主题畅所欲言,可涉及档案事业发展的各个重要环节,尤其要对民生档案工作建言献策。三是方式要灵活。采取召开座谈会、分析会、设置意见箱、发放征求意见表、邀请有关专家举行专题讲座、在乐清档案网开辟交流论坛等多种形式征求意见,同时局党员要以党支部为单位,召开专题组织生活会。意见建议由领导小组办公室明确专人负责收集整理。四是反馈要及时。对征求到的各类意见、所寻的计策要进行认真汇总和梳理,有针对性地反馈给个人或组织。
三要把握基本原则。民主生活会前,领导班子要相互谈心,交换看法,虚心听取群众意见,认真撰写发言材料,做好充分准备。要认真开展批评与自我批评,做到多谈问题少谈成绩,多谈缺点少谈优点,积极分析问题、查找原因、提出建议。同时要重在分析问题,重在总结经验,重在明确方向,对领导干部以往工作中的成绩和问题,要历史地、客观地、辩证地看待,既要严格要求,又不纠缠历史旧账,不纠缠个人责任,形成民主、团结、务实、创新的氛围。
四要通报民主生活会情况。局领导班子专题民主生活会情况要在全局范围内进行通报。民主生活会情况书面材料要经市委学习实践活动指导检查组审阅把关后,上报学习实践活动领导小组办公室。
(二)形成领导班子分析检查报告环节
这是分析检查阶段的中心环节,是对前一段活动成果的集中概况和体现,是整改落实的依据和方向。要在广泛征求群众意见建议、开好领导班子专题民主生活会的基础上,形成高质量的领导班子分析检查报告。
一要明确报告主要内容。主要内容包括四个方面:1、明确贯彻落实科学发展观对档案局提出了哪些具体要求,形成了哪些共识;2、明确党的十六大以来档案局贯彻落实科学发展观的情况,包括取得的成效和存在的问题。对取得的成效,应简明扼要概述;对存在的问题,应系统全面梳理。要分析在贯彻落实科学发展观方面存在问题的主客观原因,特别是主观方面的原因;3、明确档案科学发展的主要思路,列出在学习实践活动中可以立即解决的突出问题,列出经过努力在一段时间内要解决的突出问题,提出解决问题的新举措;4、明确局按照科学发展观要求,加强领导班子自身建设的具体措施。
二要突出报告重点。分析检查报告要突出检查分析问题、理清科学发展思路这个重点,防止写成一般的工作性报告,努力使分析检查报告成为一个指导乐清档案事业服务科学发展、实现科学发展的重要文件。
三要注意吸取各方意见。局主要领导要全程主持分析检查报告的撰写。初稿形成后,要以适当方式在局内广泛听取意见,并征求部分部门的意见建议,召开局班子会议讨论研究后修改完善,努力形成一份高质量的报告。
(三)组织群众评议环节
组织群众评议就是开门纳谏,汇集民意。对领导班子分析检查报告进行评议,是发动和依靠群众找差距的过程,是倾听民声、了解民意、集中民智的过程,是扩大党内民主、发展人民民主的过程。
一要召开民主恳谈会。召开由局党员、群众,基层档案员代表,专家学者,服务对象代表参加的恳谈会,对分析检查报告进行评议,部分代表也可采用书面评议的形式进行。参评人员要体现广泛性和代表性。
二要明确评议重点。主要是围绕五个方面对分析检查报告进行评议,即对科学发展观的认识深不深、查找问题准不准、原因分析透不透、发展思路清不清、工作措施可行不可行。
三要根据评议意见认真个性完善。要将群众评议中提出的正确意见体现到修改后的分析检查报告。修改后的领导班子分析检查报告及评议结果要在局内部公开,而且要向参加评议的各位代表公开,使评议过程成为充分发扬民主、倾听群众意见、凝聚群众智慧的过程。局领导班子分析检查报告要向市委学习实践活动领导小组上报。
三、重点措施
在分析检查阶段要重点开展三项专项行动:
(一)积极参与“千名干部进千企、共渡难关促升级”专项行动
积极参与“千名干部进千企、共渡难关促升级”专项行动,组织局领导干部和业务骨干,开展送信心、送政策、送服务、送资金、送平安等“五个送”活动,帮助企业排忧解难、共渡难关,推动转型升级。要深入企业,帮助企业找准问题,分析原因,并从企业最关心、最突出、最迫切的问题入手,发挥部门优势,用足用好惠企政策,助推企业科学发展。
(二)开展“开门纳谏”专项行动
要召开一次民主恳谈会,每位党员领导干部都要主持或参加一次以上民主恳谈会。要邀请档案员代表、党员代表、服务对象代表等参加,面对面征求意见,虚心听取他们对本部门本单位贯彻落实科学发展观和领导班子自身建设的意见和建议。要认真汇总梳理征求到的意见和建议,作为撰写分析检查报告和民主生活会发言材料的重要依据。
(三)开展“共商对策”专项行动
针对征求到的意见建议,要认真做好汇总梳理,开展一次“共商对策”活动。对照“六型机关”和“四好科室”创建标准,重点查摆机关党员干部在科学理论学习、服务基层能力、决策审批程序、部门协调合作、机关办事效率、勤政廉洁节约等方面的问题,邀请部分党员代表、档案员代表、服务对象代表等各个层面的对象,共同研究破解对策,及时加以整改落实。
四、具体要求
1、要巩固和运用好学习调研阶段的成果。要在前一阶段深入学习调研的基础上,紧密结合思想实际和分析检查阶段的工作要求,进一步引导党员干部提高认识、端正态度、摆正位置,增强学习实践科学发展观,科学发展档案事业的自觉性和坚定性。运用好在学习调研阶段形成的科学发展的新思想、新理念,组织党员干部进行对照检查和分析评议;坚持理论联系实际,继续改进思想作风、工作作风,关心干部群众工作生活,让群众不断得到实实在在的利益。
2、突出工作重点。切实把握分析检查阶段的工作重点,要从分析检查阶段一开始就着手准备分析检查报告的起草工作,多渠道听取意见,多角度剖析问题,多形式组织评议,做到认真写、广泛听、充分议、反复改,真正形成高质量的分析检查报告。
关键词:水泥化学分析微机管理系统设计
中图分类号: TQ172 文献标识码: A
一、水泥的成分
生产水泥的原料,主要是石灰石和粘土,加上其他辅助材料混合,然后以一定的比例,原料磨成,然后在烧成熟料中添加适量的石膏(用于调整速度的硬化水泥)磨成细粉,水泥获得。这种水泥是普通硅酸盐水泥。这种水泥的化学成分是硅酸二钙,硅酸三钙,铝酸三钙的混合物。其化学式为:硅酸三钙:3CaO.SiO2硅酸二钙:2CaO.SiO2铝酸三钙:3CaO.Al2O3。
此外,特殊的水泥。其组成部分是上述情况的基础上,然后添加其他特殊的辅助材料。特定的特种水泥配料是不一样的。
二、水泥成分的主要测定方法
水泥主要由硅酸盐水泥(水泥熟练材料)组成,按照我们的规定,普通硅酸盐水泥,矿渣硅酸盐水泥矿渣水泥,火山灰质硅酸盐水泥火山灰水泥,粉煤灰水泥(烟灰水泥)。水泥熟料是由水泥生料经1400 度以上高温煅烧而成。硅酸盐水泥由熟料加入适量石膏,其成分均与水泥熟料相似,可按水泥熟料化学分析法进行测定。
SiO2的测定可分为容量法和重量法,重量法又因使硅酸凝聚所用物质的不同分为盐酸干涸法、动物胶法、氯化铵法等,本实验采用氯化铵法将试样与7-8倍固体NH4Cl混匀后,再加溶解分解试样,HNO3氧化Fe2+为Fe3+经沉淀分离、过滤、洗涤后的SiO2・nH2O在瓷坩埚中于950℃灼烧至恒重。
如果不测定SiO2,则试样经HCL溶液分解、HNO3氧化后,用均匀沉淀法使Fe(OH)3、Al(OH)3与Ca2+、Mg2+分离以磺基水杨酸为指示剂,用EDTA络合滴定Fe,以PAN为指示剂,用CuSO4标准溶液返滴定法测定Al,Fe、Al含量高时,对Ca2+、Mg2+的测定有干扰,用尿素分离Fe、Al后,Ca2+、Mg2+是以GBHA或铬黑T为指示剂用EDTA络合滴定法测定,若试样中含Ti时,则CuSO4回滴定法测得的实际上是Al和Ti的含量。
其中有一些需要注意的地方:实验中溶样时加入浓HNO3 将Fe全部转化为Fe3+,滴定Fe时,必须注意温度和酸度,温度低、酸度大,Fe络合不完全,结果偏低;温度高、酸度小,Al 易络合产生干扰,使Fe的结果偏高。实验中滴定Al时采用PAN指示剂,由于PAN与EDTA的络合物的水溶性较差,因此CuSO4回滴过量DETA时加2滴乙醇可以增大其溶解性,并应趁热滴定,如果温度降为80℃时滴定,温度降低使置换速度放慢,滴定终点判断不准确,可能会出现反终点现象,应先测定结果,因此加热至沸1min后趁热滴定。
三、微机管理系统的设计
1、系统概述
水泥化学分析微机管理系统是由中文操作系统及FOXBA+关系数据库管理系统支持在286 386及兼容机上运行的数据库管理系统应用软件,本系统采用模块化程序结构,由选择阅读、分析方法选择输入数据、修改数据、查询数据、删除数据、数据计算、工作曲线绘制及打印九大模块组成,它便于系统的维护、修改,也利于功能扩充。
系统结构图
用户可方便地选择所需的分析方法,并按系统的中文提示由键盘输入化验所得的数据。输入完毕,系统还可以提示用户进行检查修改和核对,完后系统自动进行计算,并将用户输入的数据及结果作为一条记录存入相应的数据库中保存,用户可据此打印出每日的化验报告单;还可以打印出每月的化验结果报表,提供给技术部门进行配料的调整;并可绘制出各种工作曲线,给生产提供准确的参考数据,本系统还可以提供完善的查询功能,能方便地查询出某日某班的化验结果。
2、系统的设计与特点
在本系统的设计中,首先注重了界面的设计,因界面是否友好直接影响用户对软件的使用兴趣,一个好的人机界面往往可增加用户的信心,减少操作失误,提高工作效率否则,这个系统就缺乏生命力;对此采用了下拉式菜单,用户可用光标移动键来选择菜单所提供的各项内容,增强了界面的可靠性
另外,为了减少汉字输入的繁琐操作,提高速度,系统采用了代码输入,并建立了与之对应的代码库,库中存放了《水泥化学分析方法》中涉及到的溶液,化学试剂及各样化验样品的编号,用户只需按屏幕的提示输入相应代码,则相应的汉字就会自动存到指定的数据项中,大大方便了用户的使用。
同时,由于水泥厂为节省能源,都采取了低温烧成的措施,所以本系统除了国家标准规定的化验项目外,又增加了CaF2的测定项目和熟料各率值及其矿物组成的计算,以满足应用的需要。
为了能使用户对国家标准《水泥化学分析方法》有详细的了解,系统特设计了选择阅读模块,用户可选择阅读自已不清楚或想了解的国家标准《水泥化学分析方法》的有关章节及内容,系统调用存放在文本文件库中的相应内容显示在屏幕上,框图如下:
按照《水泥化学分析方法(GB 176-xx)的要求各化验项目的数据均应保留二位小数,且要求当小数点后的第三位数大于或等于6时,小数点第二位数增1;当小数点后的第三位数等于5且第二位数是偶数时第二位数增1;其它情况则数据只保留小数点后的二位小数。据此,编制了一个数据处理了程序,每个分析数据计算好以后,均经过此程序的处理,对数进行取舍后并写进相应的数据中保在程序如下:
paran eters a
if int(a* 100-int(a*100)*100>=6
a=round(a2)
Else
If int(a*100-int(a*100)*10)=5 and
(int(a*100))/2int(a*100/2)
a=round(a 2)
else
a=int(a*100) /100
end if
end if
Return
结语:
本系统的设计试图提高工作质量和工作效率,为生产提供准确的参考数据,更主要地是可使工作趋于规范化科学化。
参考文献:
[1]维特鲁威著, 高复泰译. 《建筑十书》[M]. 1. 2005 .15-18.
Abstract: With the improvement of information technology and the precision of the camera is more and more high, automation degree is more and more strong, the two need organically fit. Providing a series of credible material of the whole teaching process for teaching manager is an effective way to improve the teaching quality. The paper discusses that the combination of information management and teaching system, and monitoring system is helpful to the communication with each other, is beneficial to educational administration and examination management, and is significant to the cultivation of the school daily management, criticism and demonstration class and young teacher training.
关键词: 信息管理;视频教学系统;教学模式
Key words: information management;video teaching system;teaching mode
中图分类号:TP39 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2012)33-0193-02
0 引言
专修室信息化建设是学校校数字化建设的重要组成部分,也是提高实验、实训的教学质量、优化资源配置和提升管理水平的有效途径和手段。教学信息化管理系统需要运用电脑网络技术,使用合理有效的管理思想和新型的数据库技术对实验室的不同种类的信息进行全面管理的计算机软、硬件系统;是计算机技术、管理科学和分析测试技术的集合体,是一个包括信号采集设备、数据通讯软件、数据库管理软件、专修室的内部管理在内的高效集成的管理系统。
把专修室的资源统一起来,形成一个比较系统的,符合规定标准的管理体系。能够拥有相应的技术来帮助完成测试资料自行的搜集、网上调度、教学信息安全的实现共享、人员量化考核、实验室管理水平整体提高等方方面面的技术作为支持。同时它也是连接实验室、管理部门及用户的信息平台。
专修室管理系统建设的完善很大程度上解决了管理问题,但是要把它结合到教学上来,使它的优越性也体现在教学上的优化还需我们在教学手段上加以创新,在一体化专修室建设的前提条件下,如何进行教学模式的改革已经迫在眉睫。一体化专修室在建设的过程中,包含了理论教室、操作实训室、实装操作间和实验室,所以为理论联系实际提供了更好的平台。创新要从教员怎么教和学员怎么学上去研究讨论,下面介绍几种新的模式:
1 教员授课模式
原来的授课模式是理论与实践完全分离,通过理论讲解之后安排实践内容,在理论部分涉及到装备的内容只能通过照片、动画、视频等手段解决,不能实时的反应实际情况,理论结合实践手段单一。
新的专修室安装了视频监控与教学系统,主要由前端采集部分、传输部分、控制部分以及显示记录部分四大部分组成。在信息化管理采集系统和摄像部分包含有射频信息采集卡、彩色摄像一体机(含可变镜头)、室内全方位云台、防尘罩等等;传输部分主要由视频服务器组成;控制部分中包含有图像切换、云台动作控制等等。专修室和实验室每个角落、每个装备上安装了全景摄像头,这些摄像头通过网络连接在一起,教员在任何教室都可以随意调取每个装备的实时影像,让理论教室与实装间通过视频系统相互连接。
1.1 在讲授理论课时 教员在讲授理论课时可以随时调取实装画面,使课堂更生动、直观,学员理解起来更容易。授课教员在教室就能让学员随时观察装备的所有操作现象,可以边操作边讲解,使理论知识与实践更好的结合,让学员更直观的掌握理论知识。
如图1所示:显示了网络调取的其中一个摄像头的图像,教员在任意多媒体教室都可以通过网络随时观察装备的内部和外部情况,学员在教室里可以边学习理论知识边观察装备的操作和运行情况,更好的理论联系实际,形象生动的掌握所学知识。
如图2所示:是安装在装备内部的摄像头,此摄像头是全景摄像头,可以拆卸和更换位置。操控人员可以通过网络终端对摄像头进行各种控制,如焦距、亮度及方向等等。便于使用者操控和观察装备内部情况。
如图3所示:此摄像头是安装在装备教学区顶部的,主要用来观察装备的整体外观和架设撤收操作,教员在教室就可以边讲解边让学员观察操作示范班的训练过程,使教学更生动、更具体。
1.2 在讲授操作课时 教员可以边讲解,边操作。在讲解和操作过程中,可以通过网络终端控制相应区域的摄像头记录整个操作和讲解的过程,便于学员以后自学和操作提供指导视频。
在学员分组练习时,可以利用媒体提示主要步骤和注意事项。也可以通过监控记录下每组的操作视频,通过回看,便于学员自己查找自己的操作问题,找到关键的错误操作步骤,这不仅能让学员自己找到自己的不足,还能为以后教学提供视频素材。
2 自主学习模式
目前,专修室装备空闲时间没有被充分利用,原因是学员自主学习时间不自由,装备使用时间不灵活。在改进装备管理方法后,可以大大改善自学环境,提高学习效率。
校园一卡通管理系统能充分掌握专修室装备和实验室设备的现有状态,学员通过网络可以查看装备使用情况和预约情况,通过查询可以合理安排自习时间。管理员也可以适当将预约学员进行分组处理,以提高装备和设备的使用效率。如图4所示。
但是学校需要核实使用相应实验室的人员的身份,分配对应的权限,与此同时,按照相关的权限核对和发放具有身份信息的智能卡。学员和教员只要刷卡就能够获得进入实验室的许可,由此才能够使用实验仪器。该措施比较方便学员进入实验室进行实践操作。大大的提高了实验室的利用率,与此同时,避免实验室出现偷盗情况和闲置人员的随意进入。确保器材的完备性和实验室的安全性。除此之外,在实验的教学过程之中,大部分的高校使用了多媒体教学措施,都不需要教员针对一个实验做出重复的演示,而是采用视频图像记录实验的过程和仪器操作规范,以便在接下来的课堂中使用。这样的先进实验课教授方式比传统实验课上教员在台上亲自操作演示、讲解来说,更加方便,直观和生动。
随着基于信息系统的管理模式的不断应用,专修室的管理秩序取得了良好的效果,在教学方面增加了教学手段,使得理论教学和装备的实际教学能够紧密的结合起来,实践证明采用信息系统具有良好的教学效果。
参考文献:
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论文关键词:学籍管理;信息化;优势;重要性
学籍管理是高校日常教学管理的重要组成部分,是教师和学生之间沟通联系的纽带,是学校和教师交流合作的桥梁。学籍管理工作效果的好坏,直接影响到高校教学质量。随着计算机技术的普及和发展,信息化管理方式也逐步走入高校,实现信息化学籍管理是适应经济社会发展的客观要求。如果不能正确看待和处理学籍管理信息化,就会影响高校各项事业的健康发展。对此,我们要有清醒的认识,要探索有效途径,推动学籍管理信息化的健康发展。
1 高校学籍信息化管理的主要内容
学籍是指一个学生属于某学校的一种身份或者资格,学籍管理是一项非常细致的工作,具有极强的政策性,其贯穿学生从入学到毕业的整个学习过程。包括学生注册、考试、成绩记载以及在学习期间出现的转学、休学、复学、退学、取消学籍和学籍档案管理等各个环节。学籍工作的好坏将直接影响到教学质量和校风、学风建设。所以学籍管理工作非常重要。
结合本校实际情况,本人认为学籍管理工作主要包括以下几个方面:
(1)新生入学,要及时进行报名登记、电子注册,获得学籍;
(2)认真管理好学生的基本资料。包括学籍卡片、成绩考核成绩单,休学、复学、退学、取消学籍和学籍档案等;
(3)学生在校期间的综合表现;
(4)学生奖惩:获奖、评优、处分等;
(5)毕业资格和学位资格审查。
2 高校学籍信息化建设的意义
(1)学籍信息化管理工作的重要地位。
学籍管理是高校学生管理的重要组成部分,学籍注册是学籍管理工作的重要环节。《普通高等学校学生管理规定》对新生入学相关事项有详细的规定。教育部会在网上公布各高校经省级招办录取的新生名单,各高校要根据规定要求,对新生进行入学资格复查,认真核对考生姓名、性别、考号等信息是否与身份证登记一致,录取专业是否和登记信息一致等,复查合格后取得学籍,并将包含以上信息的新生学籍注册数据报所在地省级教育行政部门,省级教育行政部门依据当年录取库审核校验学校上报的注册数据。
(2)构建学籍管理信息化系统的优势。
学籍管理是高校管理体系中重要的组成部分,对于学校的教学安排,思想教育,管理建设都会产生重要的作用。在当前高校扩招的大背景下,如何运用计算机技术做好学籍管理工作,构建高效的学籍管理系统,提高学籍管理的水平,实现现代化、科学化、网络化得学籍管理,是我们需要研究的课题。另外,学生数量的增加也给传统的学籍管理系统提出了挑战,学生信息的增多,处理信息的工作也日益繁重和复杂,专业数量、班级数量、学生数量都是不断攀升的趋势,在这种背景下,传统的、人工的学籍管理方法已很难适应形势的需要,规范学籍基础管理,完善行政部门和学校的学籍管理信息系统,构建网络化学籍管理体系势在必行。
3 当前学籍管理信息化建设存在的主要问题
(1)体制机制不够健全。
随着社会发展步伐的加快,信息技术的不断进步,高校信息管理新形势的需要,对信息管理的要求也越来越高。由于我国的许多高校延续了过去的学籍管理方式,造成工作效率低下,工作明显滞后于现实需要,我国大多数高校的学籍管理人员都没有经过科学、系统、专业的专门培训,再加上工作人员老龄化的问题,对新生的学籍管理的信息化系统不能很好的学习,在工作上不能很好的运用,在开展学籍管理信息化过程中存在着敷衍了事、责任心明显不够等不良现象,导致管理体制机制形同虚设。管理体系不健全,必然会导致一系列的问题,比如执行效率低、反馈速度缓慢等问题。对此,学校领导一定要高度重视起来,加强学籍管理的信息化建设,建立和健全管理体制机制。
(2)思想认识不能转变。
我国学籍制度建立以来,学籍管理一直采用的是纸质材料的记载和转移,而学籍信息化管理实施以后,主要的材料改为电子档案等新的媒介方式,这样就产生了一个矛盾,一方面现实中使用和正在使用的是电子资料,而纸质的资料又没有退出历史舞台,这正处在一个过渡的阶段,而且是一个比较长的过渡。再加上一些高校和教师对学生学籍管理的意义没有充分认识,对新生事物接受起来需要一个过程,于是出现了重学习,请管理,重搜集,轻保存的不良倾向,学籍管理的信息化很难得到落实,高校管理的粗放和松懈又会造成管理效率的低下,甚至会影响教学质量。
(3)学籍管理不尽完善。
学籍资料不完整是我国很多高校存在的问题和困难,一些高校在参与教学评估工作时,很难找到完整的教学档案和学生学籍信息,影响最终的评价。学籍管理资料不完整的原因很多,但是最重要的因素是在于高校本身,管理体制存在缺陷,统计数据、学习成绩、毕业登记等资料数量大。而且多是人工填写,档案资料保存稍有不慎,就会出现丢失,再加上一些高校和有关工作人员对此项工作的不重视,开始阶段的信息采集工作就有不真实的数据存在,使得学籍管理工作运转不佳。
(4)安全性问题没有得到解决。
树立和坚持全面的、科学的学籍管理安全观点,是学籍信息安全的思想基础。在我国,保密安全问题的研究一直是个重要的课题,录取名单、毕业证件、个人信息等涉密性资料都是犯罪分子窥探的重点,他们往往通过技术手段进行猎取,漏洞一旦被破解,将会对学校和学生本身产生巨大的危害,对此,很多高校都采取的措施,比如可以用专线方式与教育部(厅)连接,减小与外界接触的范围等方式规避风险,关闭一些可能造成危害的端口,并布设有效的防火墙,以抵御外界的攻击,并及时制作备份等等,然而,这类的事件仍然在发生。对此,我们要引起重视。
4 加强学籍信息化管理的对策
我国高校学籍管理信息化还处在一个发展阶段,仍然存在着一些问题和不足,要做好学籍信息化工作,必须做好以下几个方面的工作,探索新方法和新举措,转变观念,积极行动,不断推动学籍管理向科学化、规范化和信息化轨道发展。
(1)健全完善学籍管理信息化体制机制。
学籍管理工作事关高校工作的全局,体制建设要先行,这是实现高校学籍信息化管理的重要基础和前提,只有建立完善的高校学籍管理信息化体制机制,才能使高校的学籍管理有章可循,违章可究,才能明确学籍管理信息化的方向。制度的制定要把握政策性和灵活性相统一的原则,既要符合法律法规的要求,在学校规定的允许下进行,又要充分考虑学校的实际情况。同时还要结合形势发展的需要,结合新的教学实践和管理实践,不断的加以修正,适应形势发展的需要。
(2)着力提高对学籍管理信息化的认识。
要认真贯彻落实国家的有关学籍管理信息化的方针政策方针,统一思想,提高认识,明确学籍管理信息化的重要意义,加大宣传教育力度,创新学籍管理方式方法,全校师生充分认识到位,学校领导工作到位,营造学籍管理大势所趋、人心所向的良好舆论氛围,为全面推行学籍信息化管理奠定基础。要结合高校实际出台相应的政策措施并严格执行,有组织,有计划的推进,才可以推进高校学籍管理科学化,系统化、规范化发展。
(3)加大资金投入,培养学籍管理人员。
信息录入工作,是所有工作的前提。这就要求学籍管理信息化人员要具备较高的素质,信息管理人员的能力素质高低,直接决定着高校学籍管理信息化建设的成败。学籍管理信息化建设所必需的一些软件、硬件等设施必不可少,诸如学籍管理软件、电脑、办公场地、网络建设以及必要的办公经费等等。因此,高校一方面要加大资金投入,购进必需设备,同时也要注重对学籍管理人员能力素质的培养,创造条件给学籍管理人员参加学习的机会,加大教育培训力度,安排充足的考察机会,有序推进高校学籍管理信息化工作,确保高校学籍管理不断迈上新台阶。
(4)利用现代技术加强学籍信息化管理。
[关键词] 高校 院系 学籍档案 规范化
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多,形式多样,在实际管理工作中往往容易出现问题,甚至造成严重的后果。因此,重视高校院系学籍档案质量,切实抓好和不断提高高校院系级学籍档案质量显得十分必要。
一、院系级学籍档案管理规范化面临问题
1.档案管理规范化存在的问题
(1)院系级学籍档案管理是一种事后行为,容易被人们所忽视。错过及时整理和归档的大好时机,造成资料的丢失,这种情况在许多高校中不同程度地存在着。
(2)院系级学籍档案管理是一种无形劳动,不被人们所重视。由于院系级教务办公室不是职能部门,是一种为教学和学生服务的管理行为,其档案管理也成为一种无形劳动,难以用固定形式加以评估,因此人们认为院系级学籍档案管理很轻松,谁都可以去做,这就导致了在用人上的随意性,进而影响了院系级学籍档案管理水平和效率的提高。
(3)院系级学籍档案管理是一种常规性工作,容易被其他行政事务所取代。由于机构设置方面的原因,院系机构一般都没有把办公室行政工作和档案管理工作分开来,有的院部系级办公室虽然有专职干事,但由于同在一个办公系统工作,其职责也经常混淆,常常被其他行政事务所取代,难以全心投入档案管理工作。因此,院系级学籍档案管理经常处于不规范的无序状态。
(4)档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用,因此,档案的日常维护尤为重要,而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中,应由专门的档案管理部门来保管,并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象,造成档案材料遗失或者信息二次失真,内容失实等。
2.在档案管理手段方面,最突出的问题表现在管理手段缺乏科学性
按照办公自动化、管理科学化的要求,在学籍档案管理方面应当采取现代化手段,而目前有些高校在学籍档案管理规范化方面仍实行原始的手工劳动方式,特别是在编制目录索引的方法上,还没有很好地通过计算机这种现代化手段进行编制《档案目标索引》,在很大程度上影响了院系级学籍档案管理效率。
3.在学籍档案管理信息化方面,最突出的问题表现在
(1)高校由于长期受计划体制的影响,缺乏市场意识、服务意识和信息意识,在一定程度上导致了信息资源开发、服务与市场需求相互脱节的现象。近几年来,尽管有些名牌高校加大了管理信息化改革力度,但从整体上看,问题仍然比较突出,不少部门往往只重视设施、装备、技术的投入,很少关注管理信息化数据库的建设,使得对信息资源的开发和利用缺乏应有的力度。
(2)不能完全按照市场需求来开发索引信息资源领域,开发系统本身缺少应有的以用户为目标的价值尺度,更不能及时地掌握用户的需求及其变化,使管理信息化缺乏针对性和实用性,同时也造成信息资源开发和利用过程中的盲目性和浪费性。
(3)不能严格按照时间节约规律的要求,把握信息资源开发和服务的时效性,特别是不能真正地依据现代科技信息网络来及时、迅速、准确地开发信息资源,难以形成信息资源开发和服务功能的多元化、信息产品的规模化、组织系统的网络化、操作手段的自动化等立体型体系,难以全面显示管理信息化在高校管理中的作用。这样,高校管理在市场经济日益激烈的竞争中就难以掌握管理主动权,难以获取最新、最快、最准确的信息。
二、对加强院系级学籍档案管理规范化建设的几点建议
1.要提高对学籍与档案管理规范化关系的正确认识
从高校发展的实践看,建立和完善院系级学籍档案管理规范化,是保障教学工作中心地位、促使教学工作顺利开展、提高教学质量的根本保证。增强档案意识。加强《档案法》宣传,增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识,克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识,激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案,真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理,把档案建设纳入教学计划,纳入管理制度,要给档案管理人员培训的机会,并在经费、设备、库房等方面给予支持,改善工作条件,充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2.按教学环节的不同要求做好学籍档案收集、整理和归档工作
学生学籍有许多环节,都有资料需要收集、整理和归档。主要有:一是学生学籍档案管理。二是考试成绩档案管理。三是凡是归档的材料,要写明材料的目录,应做到书写优良,字迹工整,图样清晰。四是整理,要在积累的基础上按档案材料类型分类整理。建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围,岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序,必要时做出工作流程图,要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准,档案按存放分类清晰,案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准,克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中,用制度去规范管理工作,使学籍管理工作逐步走向规范化。
3.要提高院系兼职管理人员的综合素质
目前,许多高校院系没有专职档案管理人员,一般都是由教师兼职,他们中绝大多数没有经过专门培训,档案管理常识缺乏。因此需要通过多种途径对他们进行专门培训,不断提高他们的综合素质。根据档案管理规范化的要求,确定兼职档案管理工作人员的职责:一是要认真学习、执行档案工作的政策法规,加强业务学习,增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作,每年初根据文件材料归档范围将本部门形成的不同内容与载体的文件材料,预立卷类目并编号,便于平时归卷时对号入座,方便查找利用。三是负责本部门文件的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料齐全、完整、系统,反映本部门工作情况,维护本部门的历史真实面貌。四是应按“文件材料归档范围”收集完整的要求,及时做好文件的收发、登记工作。五是做好文件的催办工作,凡是经承办人员处理的文件要及时收集,并检查承办情况是否已经注明,搞好平时归卷,使文件材料管理有条不紊,便于查找利用。六是主动接受学校档案室的业务指导、督促与检查,提高档案的案卷质量。
4.要按照信息化档案检索系统的要求,建立院系级学籍档案管理信息化服务网络
学籍档案管理信息化服务网络的建立,不仅要充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询服务,而且还要充分挖掘信息资源自身的累积性、综合性和数据性等优势,使现有的信息资源被激活、被利用,使相关信息重新得到优化组合,发挥出优势效益。
5.根据学籍档案管理规范化要求,建立院系级学籍档案资料索引的标准化和自动化
我国有关学籍档案资料索引标准几乎是空白。其他许多国家都非常重视适应高等教育管理需要的文献资料索引标准化工作,早就制定了一系列索引编制的出版标准。制定我国索引标准化,已是刻不容缓的问题。
总之,在高校办学过程中,要重视院系级学籍档案管理工作,正确分析院系在档案管理规范化方面存在的问题。同时,要针对问题制定加强院系级学籍档案管理规范化的若干对策。只有这样做,才能按学籍规律的要求做好院系级学籍档案管理工作,不断提高学籍管理水平和服务质量,从而为学校教学改革与发展提供基础性保证。