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关键词:军工固定资产;投资项目;管理过程
近年来军工固定资产投资项目国家投入大幅增加,G企业承担的军工固定资产投资项目数创历史新高。目前已投入使用的项目提高了企业电子专用工艺设备研制生产能力,满足了现有生产线相关设备可靠运行需要,一定程度上提升了我国电子元器件自主研制能力和水平,有力地保障了科研项目实施和电子专用装备的生产配套。但随着固定资产投资建设项目投资资金逐年增加,在实施的项目中往往更关注前期项目立项,忽视项目执行和后期验收。在项目执行中经常随意调整建设内容、建设规模,导致项目过程中存在着不能按期完成、不能按期通过验收等问题。为全面了解G企业军工固定资产投资项目及面临的困难和问题,笔者于2016年6月下旬至9月上旬对该企业进行走访调研,并发放调查问卷。本文在对问卷调查进行总结归纳的基础上,结合走访调研情况,剖析G企业项目在启动过程、计划过程、执行过程、监控过程、收尾过程中存在的问题,为提升项目管理提出具体对策建议。
一、问卷设计与调查
本调查进行的时间为2016年6月至8月,为期2个月,调查为无记名形式。调查对象为G企业,共发放问卷126份,回收有效问卷118份,有效回收率为93%。本次调查使用了统计软件SPSS19.0进行分析,调查的范围中项目管理部门人员占48.3%,项目执行部门人员占53.7%。从年龄结构分析,在31~40岁区间的人员占首位,为54.9%;其次是40岁以上的,为31%;26~30岁人数为6.9%;25岁及以下人数为5.2%。以上情况表明G企业项目人员年龄梯队层次合理,企业处于快速发展时期。从调查对象行政职务分析,比例最高的技术人员占比34.5%;中层干部占比33.8%;行政人员占比28.3%;所级干部占比3.4%。说明该问卷主要面对的是项目执行层一线人员及管理层人员,对项目管理过程有所了解。调查结果与目标人员相符。
二、调查问卷统计结果分析
1.均值比较。运用SPSS19.0软件进行均值及正态分析。将问卷选项赋值计算,A选项5分,B选项3分,C选项1分,D选项0分。提取第6题、第9题、第14题、第17题、第20题数据与第1题交叉分析,如表1所示。从表1来看,在项目管理部门和执行部门中执行过程效果为五个维度中最高的,均值为2.95和3.63。此项数据说明在实际工作中该过程工作得到大家广泛认可。执行过程效果峰度达到最高值,两个过程数值分别为7.79>0和5.285>0。管理部门的曲线偏度为-0.787<0时,比较陡峭,执行部门的偏度为-0.924<0时,呈负偏态分布;启动过程效果及监控过程效果偏度=0,呈正态分布。极小值0出现在计划过程和监控过程中,说明问卷调查中有人对该工作具体工作不熟悉,需要进一步普及项目计划管理。2.频数分析。本文运用SPSS19.0软件对获取的调查数据进行频数分析,问卷每个表中的所有变量指定的范围中,每个表的统计量都以带有有效数据的所有个案为基础。采用单选和多选题结合的方式进行调查,其中多选题运用多重响应频率和交叉方法制表。在项目启动过程阶段,项目人员认为存在问题主要有需求论证不足、方案不深入、事业环境因素和管理制度问题,分别占比为33%、24.3%、22.7%、20%。在项目计划过程阶段相关项目人员认为存在问题主要有:工作任务分解、SMART欠缺、企业关注程度、流程问题,分别占比为46.4%、23.9%、18.5%、11.1%。在项目执行过程阶段,项目人员认为存在问题主要有资金规范性、招标流程规范性、纲领性文件参照性、偏差分析问题、分别占比为45.4%、25.9%、17.5%、11.1%。在项目监控过程阶段,企业相关项目人员认为存在问题主要有:缺少进度控制有效手段占比为39.1%、缺少变更控制程序为22.6%、缺少设备质量控制为22.6%、缺少资金成本控制力度为15.7%。在项目验收过程中,问卷数据结果中占比66.1%的项目人员认为在审计前3个月进行自查,选择审计前1年进行自查为0。问卷中占比54.2%的人员认为目前是在项目收尾阶段开始进行档案汇总工作,有26.9%的被调查人员认为在项目执行阶段进行档案收集工作。结合项目实践证明,至少在审计前6个月进行验收前准备,多数项目人员对该阶段缺乏意识。问卷中认为目前没有运用逻辑框架法等先进手段分析的人员占比71.7%,说明项目组人员希望通过运用更多的先进方法来进行项目总结提升分析。3.卡方检验。卡方检验是统计样本的实际观测与理论推断值之间的偏离程度,偏离程度决定卡方值的大小。本文运用渐进方法的概率P值来表示显著性水平,计算显著性水平是基于检验统计量的渐进分布假设,如果P为0.05,检验结果被认为存在显著性差异,如表2所示。从表2所示中可以看出理论均数均大于5,过程效果卡方检验卡方值分别为1.798、7.217、2.012、3.223、1.239,P值分别为0.508、0.078、0.368、0.473、0.542,P值均大于0.05。说明在企业管理部门之间效果评价没有显著性差异。在行政职务与过程效果评价卡方检验及年龄结构与管理过程效果评价卡方检验结论也没有显著性差异性,所有P值指标均大于0.05。综上所述,G企业在进行项目管理过程存在问题分析方面,不需进行部门类型、年龄结构及行政职务等方面对项目管理过程的影响差异性分析。
三、对策及建议
1.按照需求为导向建立项目库。首先,根据国家政策及有关用户需求,顶层策划项目方案。根据项目方案对项目组成员进行相关专业培训,掌握相关项目运行要求和规则。其次,每年定期在企业各事业部征集配套保障需求,建立项目需求储备库。项目进库的流程:项目申报、项目核准、项目评审与专家意见、项目优化。项目出库根据项目申报的渠道要求具体单独组织实施,出库的标志是完成评审并立项批复。2.方案细化深入调研。项目进库之后,要继续细化、深化项目可行性方案,组织项目调研组对各项工艺设备及工艺厂房等进行实地调研,根据实际情况随时调整方案,使项目真正满足科研生产需求。随后根据项目渠道要求,与有资质的编制单位共同完成建议书及可行性报告编制。同时,对编制单位的项目经理水平做考核,避免出现低水平的报告,对项目后期实施造成损失和影响。3.落实工作分解任务。工作分解需要根据整体项目特点将任务分解落实到部门及相关责任人,根据军工固定资产投资项目特点分为建设工程、设备仪器采购、工艺试验及验证和综合管理四大类,分别由基建处、采购部、项目承担事业部、科技处等部门来牵头完成。具体子项由各部门进行分解安排,避免管理失控和真空地带的最好措施是加强沟通,将部门之间衔接的工作要专门开会落实,签字确认存档,形成项目日志。4.严格规范投资资金使用管理。在资金使用过程中,严格按照批复资金进行规范使用。在项目前期进行投资预算、中期进行资金管控、完工后进行资金审计三个阶段,严格控制“三超”建设。在进行资金使用过程中,各项目组成员单位要相互配合,加强联系沟通,充分发挥协作精神和团队合作;明确各子项包括项目批复清单的经费预算,严格控制成本。及时了解外部经济环境及价格市场,随时关注市场汇率波动、购置税收政策变化及分析建筑材料市场行情和供应条件等,保证投资预算的可控性与准确性。在设备购置与主料购置中必须货比三家,选择性价比最高的产品进行购置,确保投资成本在预算范围内。5.加强招投标管理。加强学习国家招投标相关法律法规,按照企业招投标管理制度进行招投标;要加强招标文件技术部分编制能力,杜绝因为自身疏忽错误和业务能力导致企业蒙受巨大损失,加强相关人员责任心。要全程跟踪招投标过程及结果的执行情况,提高责任心和招投标业务知识,不能全部依赖招标机构。发现招标过程程序有背离招投标文件的内容要责成纠正。6.项目进度动态控制。加强运用科学管理方法进行项目动态控制。利用Project强大的管理功能可以完成记录项目管理全过程,帮助实现时间、资源、成本计划、控制等,使各项资源得到有效利用,提高项目经济效益。可以利用软件定期对项目执行情况进行跟踪,检查工作进度的关键线路是否发生变化,实际进度与计划进度的项目进行对比后调整进度计划,采用甘特图方法进行直观比较,对比计划进度和实际进度,通过对比分析,总结产生偏差的原因,并及时纠正。7.提前进行项目验收计划安排。该类项目特点在验收阶段需要经过工程单项验收、“三同时”验收、档案验收、财务审计、现场验收等单项及总验收。该阶段要求项目验收必须在预定的验收日期前一年开始编制详细验收计划,要与实际情况相结合,同时加强预判性。将一切可控因素提前进行,按照时间节点倒排计划,保证风险可控。在项目验收后可用逻辑框架法等进行自我评价。
四、结语
本文用理论结合实际的方法,用G企业实际案例说明如何更好地发现问题及提高解决问题的能力。经过以上分析后的G企业军工固定资产投资管理过程在制度上和工作方法上得到了全面而科学的管理提升,但在项目管理平台、先进管理手段方面等还需进一步改善,希望能够运用所需的知识和技能解决项目管理中切实存在的问题。并且为其他同类企业在项目管理方面提供有价值的参考和借鉴。
参考文献:
[1]张国凤.新形势下国防科技工业改革与发展的思考[J].国防科技工业,2014(1):34-36
[2]PMI.AGuidetotheProjectManagementBodyofKnowledge[EB/OL],
[3]胡建军.国防科技工业固定资产投资项目代建制管理模式研究[D].重庆:重庆大学,2008
[4]贾志欣,郭旗,张健等.对我国国防科技工业改革和发展问题的几点思考[J].中国科技纵横,2011(13):88-89
[5]ProjectManagementInstitute.TheintroduceofProjectManagementInstitute[EB/OL].
关键词:军工固定资产 投资项目 管理过程
中图分类号:F272;G273 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2016)10-022-02
近年来军工固定资产投资项目国家投入大幅增加,G企业承担的军工固定资产投资项目数创历史新高。目前已投入使用的项目提高了企业电子专用工艺设备研制生产能力,满足了现有生产线相关设备可靠运行需要,一定程度上提升了我国电子元器件自主研制能力和水平,有力地保障了科研项目实施和电子专用装备的生产配套。但随着固定资产投资建设项目投资资金逐年增加,在实施的项目中往往更关注前期项目立项,忽视项目执行和后期验收。在项目执行中经常随意调整建设内容、建设规模,导致项目过程中存在着不能按期完成、不能按期通过验收等问题。
为全面了解G企业军工固定资产投资项目及面临的困难和问题,笔者于2016年6月下旬至9月上旬对该企业进行走访调研,并发放调查问卷。本文在对问卷调查进行总结归纳的基础上,结合走访调研情况,剖析G企业项目在启动过程、计划过程、执行过程、监控过程、收尾过程中存在的问题,为提升项目管理提出具体对策建议。
一、问卷设计与调查
本调查进行的时间为2016年6月至8月,为期2个月,调查为无记名形式。调查对象为G企业,共发放问卷126份,回收有效问卷118份,有效回收率为93%。本次调查使用了统计软件SPSS19.0进行分析,调查的范围中项目管理部门人员占48.3%,项目执行部门人员占53.7%。从年龄结构分析,在31~40岁区间的人员占首位,为54.9%;其次是40岁以上的,为31%;26~30岁人数为6.9%;25岁及以下人数为5.2%。以上情况表明G企业项目人员年龄梯队层次合理,企业处于快速发展时期。
从调查对象行政职务分析,比例最高的技术人员占比34.5%;中层干部占比33.8%;行政人员占比28.3%;所级干部占比3.4%。说明该问卷主要面对的是项目执行层一线人员及管理层人员,对项目管理过程有所了解。调查结果与目标人员相符。
二、调查问卷统计结果分析
1.均值比较。运用SPSS19.0软件进行均值及正态分析。将问卷选项赋值计算,A选项5分,B选项3分,C选项1分,D选项0分。提取第6题、第9题、第14题、第17题、第20题数据与第1题交叉分析,如表1所示。
从表1来看,在项目管理部门和执行部门中执行过程效果为五个维度中最高的,均值为2.95和3.63。此项数据说明在实际工作中该过程工作得到大家广泛认可。执行过程效果峰度达到最高值,两个过程数值分别为7.79>0和5.285>0。管理部门的曲线偏度为-0.787
2.频数分析。本文运用SPSS19.0软件对获取的调查数据进行频数分析,问卷每个表中的所有变量指定的范围中,每个表的统计量都以带有有效数据的所有个案为基础。采用单选和多选题结合的方式进行调查,其中多选题运用多重响应频率和交叉方法制表。
在项目启动过程阶段,项目人员认为存在问题主要有需求论证不足、方案不深入、事业环境因素和管理制度问题,分别占比为33%、24.3%、22.7%、20%。在项目计划过程阶段相关项目人员认为存在问题主要有:工作任务分解、SMART欠缺、企业关注程度、流程问题,分别占比为46.4%、23.9%、18.5%、11.1%。在项目执行过程阶段,项目人员认为存在问题主要有资金规范性、招标流程规范性、纲领性文件参照性、偏差分析问题、分别占比为45.4%、25.9%、17.5%、11.1%。在项目监控过程阶段,企业相关项目人员认为存在问题主要有:缺少进度控制有效手段占比为39.1%、缺少变更控制程序为22.6%、缺少设备质量控制为22.6%、缺少资金成本控制力度为15.7%。
在项目验收过程中,问卷数据结果中占比66.1%的项目人员认为在审计前3个月进行自查,选择审计前1年进行自查为0。问卷中占比54.2%的人员认为目前是在项目收尾阶段开始进行档案汇总工作,有26.9%的被调查人员认为在项目执行阶段进行档案收集工作。结合项目实践证明,至少在审计前6个月进行验收前准备,多数项目人员对该阶段缺乏意识。问卷中认为目前没有运用逻辑框架法等先进手段分析的人员占比71.7%,说明项目组人员希望通过运用更多的先进方法来进行项目总结提升分析。
3.卡方检验。卡方检验是统计样本的实际观测与理论推断值之间的偏离程度,偏离程度决定卡方值的大小。本文运用渐进方法的概率P值来表示显著性水平,计算显著性水平是基于检验统计量的渐进分布假设,如果P为0.05,检验结果被认为存在显著性差异,如表2所示。
从表2所示中可以看出理论均数均大于5,过程效果卡方检验卡方值分别为1.798、7.217、2.012、3.223、1.239,P值分别为0.508、0.078、0.368、0.473、0.542,P值均大于0.05。说明在企业管理部门之间效果评价没有显著性差异。在行政职务与过程效果评价卡方检验及年龄结构与管理过程效果评价卡方检验结论也没有显著性差异性,所有P值指标均大于0.05。综上所述,G企业在进行项目管理过程存在问题分析方面,不需进行部门类型、年龄结构及行政职务等方面对项目管理过程的影响差异性分析。
三、对策及建议
1.按照需求为导向建立项目库。首先,根据国家政策及有关用户需求,顶层策划项目方案。根据项目方案对项目组成员进行相关专业培训,掌握相关项目运行要求和规则。其次,每年定期在企业各事业部征集配套保障需求,建立项目需求储备库。项目进库的流程:项目申报、项目核准、项目评审与专家意见、项目优化。项目出库根据项目申报的渠道要求具体单独组织实施,出库的标志是完成评审并立项批复。
2.方案细化深入调研。项目进库之后,要继续细化、深化项目可行性方案,组织项目调研组对各项工艺设备及工艺厂房等进行实地调研,根据实际情况随时调整方案,使项目真正满足科研生产需求。随后根据项目渠道要求,与有资质的编制单位共同完成建议书及可行性报告编制。同时,对编制单位的项目经理水平做考核,避免出现低水平的报告,对项目后期实施造成损失和影响。
3.落实工作分解任务。工作分解需要根据整体项目特点将任务分解落实到部门及相关责任人,根据军工固定资产投资项目特点分为建设工程、设备仪器采购、工艺试验及验证和综合管理四大类,分别由基建处、采购部、项目承担事业部、科技处等部门来牵头完成。具体子项由各部门进行分解安排,避免管理失控和真空地带的最好措施是加强沟通,将部门之间衔接的工作要专门开会落实,签字确认存档,形成项目日志。
4.严格规范投资资金使用管理。在资金使用过程中,严格按照批复资金进行规范使用。在项目前期进行投资预算、中期进行资金管控、完工后进行资金审计三个阶段,严格控制“三超”建设。在进行资金使用过程中,各项目组成员单位要相互配合,加强联系沟通,充分发挥协作精神和团队合作;明确各子项包括项目批复清单的经费预算,严格控制成本。
及时了解外部经济环境及价格市场,随时关注市场汇率波动、购置税收政策变化及分析建筑材料市场行情和供应条件等,保证投资预算的可控性与准确性。在设备购置与主料购置中必须货比三家,选择性价比最高的产品进行购置,确保投资成本在预算范围内。
5.加强招投标管理。加强学习国家招投标相关法律法规,按照企业招投标管理制度进行招投标;要加强招标文件技术部分编制能力,杜绝因为自身疏忽错误和业务能力导致企业蒙受巨大损失,加强相关人员责任心。要全程跟踪招投标过程及结果的执行情况,提高责任心和招投标业务知识,不能全部依赖招标机构。发现招标过程程序有背离招投标文件的内容要责成纠正。
6.项目进度动态控制。加强运用科学管理方法进行项目动态控制。利用Project强大的管理功能可以完成记录项目管理全过程,帮助实现时间、资源、成本计划、控制等,使各项资源得到有效利用,提高项目经济效益。可以利用软件定期对项目执行情况进行跟踪,检查工作进度的关键线路是否发生变化,实际进度与计划进度的项目进行对比后调整进度计划,采用甘特图方法进行直观比较,对比计划进度和实际进度,通过对比分析,总结产生偏差的原因,并及时纠正。
7.提前进行项目验收计划安排。该类项目特点在验收阶段需要经过工程单项验收、“三同时”验收、档案验收、财务审计、现场验收等单项及总验收。该阶段要求项目验收必须在预定的验收日期前一年开始编制详细验收计划,要与实际情况相结合,同时加强预判性。将一切可控因素提前进行,按照时间节点倒排计划,保证风险可控。在项目验收后可用逻辑框架法等进行自我评价。
四、结语
本文用理论结合实际的方法,用G企业实际案例说明如何更好地发现问题及提高解决问题的能力。经过以上分析后的G企业军工固定资产投资管理过程在制度上和工作方法上得到了全面而科学的管理提升,但在项目管理平台、先进管理手段方面等还需进一步改善,希望能够运用所需的知识和技能解决项目管理中切实存在的问题。并且为其他同类企业在项目管理方面提供有价值的参考和借鉴。
参考文献:
[1] 张国凤.新形势下国防科技工业改革与发展的思考[J].国防科技工业,2014(1):34-36
[2] PMI.A Guide to the Project Management Body of Knowledge[EB/OL],http://www .2001
[3] 胡建军.国防科技工业固定资产投资项目代建制管理模式研究[D].重庆:重庆大学,2008
[4] 贾志欣,郭旗,张健等.对我国国防科技工业改革和发展问题的几点思考[J].中国科技纵横,2011(13):88-89
[5] Project Management Institute. The introduce of Project Management Institute[EB/OL]. http://pmut/2001-08-05
神光-Ⅲ激光装置建设项目是我国现阶段正在建设的超大型固定资产投资项目,也是一项举世瞩目的大科学研究工程。该项目建设具有投资额度大、建设周期长、技术接口复杂、外协实施不确定性突出等显著特点,科学探索研究与固定资产投资工程建设性质并重,项目实施全过程管理控制的难度极大。其投资建设内容主要包括神光-Ⅲ主机装置、主机实验室、精密装校系统、光学元件供货网络和精密光学制造车间五大分项建设内容,如图1所示。五大分项建设任务中,神光-Ⅲ主机装置建设是项目的中心任务,其余四个分项是支撑主机装置建设所必需的配套建设任务。根据建设任务性质划分,其中神光-Ⅲ主机装置、精密装校系统、光学元件供货网络分项属于主工艺设备建设项目,主机实验室和精密光学制造车间建设分项属于建筑安装工程建设项目,因此该项目也是一项综合型固定资产投资建设项目。(图1)
二、神光-Ⅲ激光装置建设项目固定资产投资计划管理难点分析
一份有效的项目固定资产投资计划主要包含项目建设任务与建设内容的计划进度安排和对完成任务所需要投资经费的测算与分解,是对未来一段时间项目建设状态与结果的预估综合判断,具有一定的不确定性。神光-Ⅲ激光装置建设项目工程任务的实施是一项涵盖多项单体建筑安装工程建设与多项分领域上千台套主工艺设备群研制与建设的综合型活动,其对应的工程建设投资计划的制定也是一份涵盖各领域任务的综合性计划,其管理难点主要包括以下几个方面:
(一)投资计划覆盖范围广、管理事项实施周期长、并行实施组成对象多。自项目建设启动以来,建设单位结合各分项建设任务的不同特点要求,先后按照项目建设实施流程开展了主机装置、精密装校系统、光学元件供货网络建设的工程设计,开展主机实验室、精密光学制造车间的施工图设计,编写工程设计报告,完成外协任务书的编制。按照评审后的工程设计方案,组织项目各类外协合同的谈判与招投标,签订采购、外协、施工合同,并实施合同的全过程管理,分阶段开展主机装置各项目群系统单元组件外协研制与加工制造、分束组安装集成调试、试运行以及其余四个分项的同步建设任务,直至项目最终建成、交付使用。在这一过程中,项目投资计划的产生和制定始终围绕年度建设任务目标与实施内容展开,贯穿于项目建设五大分项、三条主线的全过程实施过程之中。据不完全统计,项目建设期间总计签订外协研制合同1,800余项,年度平均签订合同数为200余项,如图2所示,并且这其中大部分外协研制合同属于长周期研制合同。因此,对项目投资计划的制定、执行过程的管理与控制、目标完成情况的检查所涉及的对象、线条以及管理活动异常复杂与庞大,极具挑战性。(图2)
(二)投资计划管理受主工艺设备研制技术状态影响大,实施进度难于精准预测。神光-Ⅲ主机装置是一项技术复杂,接口关系多,需要开展多项目研究验证的光学工程,项目技术管理的要求是确保神光-Ⅲ主机装置建设在设计、研制、集成、试运行等阶段各项工作的顺利进行。神光-Ⅲ激光装置建设项目建设过程中的大量主工艺设备制造基本为“非标研制”,探索研究性质强,项目实施过程中存在较大的技术风险。作为一项超大型科学研究工程,神光-Ⅲ激光装置建设项目是一个全国大协作的建设项目,建设单位是工程建设实施的总体单位,担负着项目建设“总设、总成、总体管理”的责任,在完成总体优化设计的基础上,充分耦合利用国内相关基础与条件,发挥不同单位、部门和行业的优势,完成相关单元组件外包和供货任务,是本项目工程建设管理实施的特点之一,也是项目顺利实施必须采取的途径。由于任务实施大量交叉学科的出现,导致项目建设在各个阶段必须签订大量外协研制合同,由此产生的管理控制环节持续增多,协调难度加大。项目建设年度投资计划的制定正是基于对年度建设任务外协研制合同执行情况的预估而产生,因此年度主工艺设备建设进度的执行情况直接对项目投资计划的最终实现结果产生巨大影响。鉴于神光-Ⅲ项目主工艺设备研制的技术复杂性,承担任务的外协单位需要充分消化与吸收项目外协研制要求,验证设备研制与建造工艺流程,在执行过程中往往由于经验不足而出现反复,造成设备研制进度拖期。因此,投资计划管理受主工艺设备研制技术状态影响大,进度难于精准预测。
(三)投资计划管理推进涉及环节多,提高序时进度完成率难度大。神光-Ⅲ激光装置建设项目投资经费体量巨大。根据国防科技工业固定资产投资项目管理规定,项目投资经费的管理与控制要求异常严格,投资经费的管理与使用必须实现过程完全受控的基本目标。神光-Ⅲ激光装置建设项目经费管理活动包括经费预算需求分析、用款计划制定与上报、经费分解与下达、过程实施支付与监控、会计核算、统计分析、整理经费资料与编制经费报告等多方面内容,如图3所示。(图3)在项目建设过程中,一方面根据项目年度建设任务计划安排,开展项目投资经费的使用需求分析,编制科学、合理的经费预算使用计划并上报上级主管部门申请拨款;另一方面还需要根据项目建设任务的推进现状合理估计年度任务完成情况,制定项目年度投资计划目标,通过科学的分解与精确的过程控制可以有效地降低预算执行情况风险,实现预算执行与投资计划完成的双丰收。另外,在项目建设期间,尤其关注外协项目经费的受控情况,通过设置进度节点检查与状态确认,如图4所示,严格匹配项目建设进度与合同约定要求,降低项目建设风险。但是,诸多控制环节的设置与管控必将对提高序时进度效率带来一定的难度。(图4)
三、神光-Ⅲ激光装置建设项目历年来固定资产投资计划完成情况
自项目建设启动以来,神光-Ⅲ激光装置建设项目各年度经费投资额一直占有较大的比重,尤其在项目初步设计批复以后,神光-Ⅲ项目进入工程建设的关键阶段,历年来投资计划目标额度均保持在高位运行,项目建设固定资产投资管理与控制挑战巨大。在推进工程建设任务主线目标的牵引下,项目投资计划的执行情况节节攀升,固定资产投资完成总体情况较好。近四年以来,项目建设所有参建人员与管理者始终瞄准年度建设任务目标要求,克服重重困难,积极解决项目建设期间出现的科学技术与工程实施问题,克服合同延期、现场安装集成调试资源紧张等一系列难题,先后实现了诸多重大任务里程碑节点目标。虽然项目建设投资计划序时进度目标控制不够理想,但是项目年度投资计划完成率最终结果均能够连续保持100%,项目建设历年来投资计划完成情况如图5所示。这一形势不仅是多方面因素综合叠加的结果,也是建设单位固定资产投资管理人员集体智慧的结晶,客观上反映了建设单位推进该项目固定资产投资计划执行进度的总体趋势。(图5)
四、推进神光-Ⅲ激光装置建设项目投资计划完成率的几点体会
在推进任务过程中,预算执行情况与固定资产投资计划完成并不是一件简单的事情,要合规合理、正确科学使用这些国拨资金,需要系统化考虑项目全过程实施因素。一方面要克服重重困难按时完成各年度计划任务;另一方面更要规避外协合同实施风险,确保项目建设目标按期实现。
(一)合理策划,重视项目建设全景计划的制定,提高计划的科学准确性是提高投资计划完成率的重要基础。固定资产投资项目建设是一项计划性极强的系统化工程,项目投资计划的执行与项目建设任务的完成情况紧密相关。项目建设期间,项目建设单位根据项目建设全周期计划进行了各阶段分解,在此基础上形成了各年度建设计划。在形成的年度计划中,包括项目建设任务实施主线的工作计划,也包括匹配任务实施的各年度经费投资计划。并且,根据上级主管部门的延伸要求,同步制定了支撑项目固定资产投资计划的年度用款计划并按照季度、甚至到月分解。用款计划的制定是一项非常重要的基础工作,由于制定计划相对于实施阶段需要提前近半年时间,对目标的预测过于保守会影响任务的推进,过高又将成为负担,因此计划制定的准确性直接决定了完成任务的最终结果。在神光-Ⅲ项目建设的实施过程中,首先我们基于实际情况制定了相对准确的项目各年度建设计划目标,为了保障任务的最终完成,对计划进行了分线分解,制定了一系列二级、三级计划予以落实,在此基础上形成了保障任务开展的计划体系;另一方面,科学分析各年度任务推进与完成的时间节点,制定了切实可行的用款计划与投资计划,并对投资计划按月进行了分解,形成了可以检查控制的最小实施单元。这样就形成了有效的、可供比对检查的工作依据,为完成年度任务打下了坚实的基础。
(二)建立项目经理专人负责制度,强化任务实施过程控制与预算执行情况反馈是完成任务的关键措施。固定资产投资计划是匹配项目建设实施进展而存在的投资保障计划,换句话来说,也可以理解为是项目建设完成之后自然而然产生的伴随计划。这种依附关系为我们指明了事情的本质,也就是说完成投资计划必须建立在完成项目建设任务基础之上,抓住了这一本质就等于掌握了国家推进预算执行率以及固定资产投资完成率的初衷。但是,现实情况是,项目建设期间受到多方面因素影响,建设任务的推进困难重重,任务目标完成情况常常是处于时不我待的情况下,稍有疏忽就会错过推进任务完成的契机,因此在多任务线条、多项目群并行实施的情况下,对于组织管理者而言,强化任务实施过程控制与预算执行情况反馈是完成任务的关键措施。在神光-Ⅲ项目建设的实施过程中,一方面项目建设单位紧紧围绕年度任务目标制定了系统化的建设计划;另一方面在此基础上,经过多年的总结与思考,还建立了一种系统化的强化任务实施过程控制方法,那就是执行项目经理与技术负责人双重管控制度,通过这一制度的实施,及时对各分项目,明确具体的负责人;及时对重点项目,现场跟踪检查;对出现重大问题或偏差的项目,由主管所领导及时带队赴供货单位共同协调解决问题。另外,我们还建立了与年度固定资产投资计划进展相匹配的预算执行情况反馈机制,专人负责项目年度投资计划的落实,每月详细分析计划的实施情况,对出现的问题积极查找原因并及时解决,对出现的偏差不断地进行跟踪和纠正。在此基础上制定下个月的投资计划并加以监控,并定期通报,这些措施的实践,给决策者及时对项目建设进程中出现的问题进行反馈赢得了宝贵的时间。
(三)加强合同进度节点设置管理,因地制宜分类分线开展外协合同控制是完成任务的重要方法。对于神光-Ⅲ激光装置建设项目这样的大型研究型科学工程,通常需要耦合国内外大量外协合作伙伴。大量外协任务的产生催生了我们研究制定一套满足项目建设迫切需要,又适应固定资产投资管理规定的外协实施控制管理机制。在项目建设期间,经过多年的管理实践与持续改进,建设单位加强管理,因地制宜分类分线开展外协合同控制。对于与国内大型科研院所、高等学校开展的大型外协研制项目的实施,在签订合同之初与外协承担单位确定了细致的进度节点目标,在这一细化的节点目标基础上形成了分步骤的经费支付进度安排,以项目的实际进展结合分阶段确认投资经费节点的形式完成了项目预算执行率的提升和年度固定资产投资计划目标,最终形成的是一种既不影响外协任务推进、又能降低投资风险,充分保障双方权益的双赢格局。对于一般性质的外协采购、外包服务项目,在满足项目建设需要的前提下,大批量执行物资政府采购方式实施,并在这一过程中,对于全额支付合同经费的采购项目,积极探索了物资采购投资预调拨的合理结算方式,为提高预算执行率提供了有益的参考。经过多年的实践、总结与完善,神光-Ⅲ激光装置建设项目外协实施管控机制发挥了巨大作用,在规避项目建设外协实施风险的前提下,一方面保障了项目建设任务的顺利实施,另一方面也为项目预算执行与固定资产投资完成打下了坚实的基础。
五、结束语
一、正视现实问题是做好档案管理的基本要素
1.档案收集有难度。档案收集工作是整个投资项目档案最基础最重要的工作,该项工作直接影响到档案质量,也是档案验收检查的重点。在工作中,有三难:一是收集资料难。由于对档案工作重视不够,工程人员存在重工程轻档案的思想,同时由于项目档案分散于各承建单位,部分承建单位或图自用方便,或因产权归属问题,在收集资料时,有不交、漏交、缓交现象。二是收齐资料难。由于固定资产投资项目具有时间跨度大、地域分布广、参与人员多等特点,项目档案工作一直处于运动和补充状态,使得项目文件很难做到及时归档,再加上项目班子中大多数是临时组建的,一旦工程结束,机构随即撤销,收集上来的资料欠缺。如竣工图不全;某专业部分材料出现“空档”;项目前期文件归档不全,因此档案的完整性往往得不到保证。三是收准资料难。由于项目建设负责人往往把精力放在了跑项目、跑资金上,而工程技术人员则更加注重工程的进度和质量,建设单位对工程档案负总责的意识不强,加上施工单位责任心不够,收集的资料难免有误差、错误,如乱签、漏签、代签、隐蔽工程记录与实际不符、设计变更未在竣工图中标注、竣工章未盖、竣工章栏填写不全等,严重影响了项目档案的真实性、完整性和系统性。
2.收集管理有差距。一方面因职责不明,使项目档案管理混乱。主要表现在对项目档案没有统一管理,对设计、施工、监理、监测和质检等参建单位的档案工作缺乏统筹规划、组织协调和监督指导。大家各自为政,视资料为己有,或视资料为废纸,甚至有少数建设项目指挥部在项目建成竣工后,将所有资料打包,或整箱交建设单位,没有目录和移交手续。另一方面是硬件不力,使项目档案保管凌乱。有极少部分单位领导不重视档案工作,再加至“上马”工程前期人少事多,顾不上配备专职档案人员和配置档案库房、装具等档案基础设施和办公设备,而是将资料随意堆放一起,致使档案资料无从整理,更说不上档案保管的要求,同时也给项目档案甚至整个项目带来安全隐患。
3.档案质量待提高。一是不齐全。原件不齐全和工程质量验收签证资料不齐全,如个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件、下发或转发时是复印件;各种实验记录的复写件、复印件偏多,且字迹潦草,模糊不清;原材料及构件出厂证明乱、脏、破,难以满足档案归档要求。在工程进行中,没有按国家行业标准要求办理书面签字等手续。二是不规范。表现在竣工图文件编制不规范、施工原始资料、验收签证资料格式、填写、书写不规范;文件纸张规格大小不一,无装订线;竣工图纸破损。如此档案,难以保证档案的准确性、通用性和完整性。不能发挥应有的依据及凭证的作用,给日后的维护和利用带来困难。
1.健全制度治“难”。加强制度建设是做好地勘单位固定资产投资项目档案工作的前提,为确保项目档案的客观性、准确性、系统性,必须建立一套档案管理制度,并不打折扣执行制度,从而杜绝项目档案收集过程的“难”。一要根据《档案法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)》,结合地勘单位实际,制定地勘单位固定资产投资项目档案管理工作规范,确定归档范围及保管期限,并统一项目档案管理工作标准,使地勘单位固定资产投资项目档案工作步入良性循环,达到制度化、规范化、标准化。二要建立《项目档案员岗位责任制》、《地勘单位项目档案收集和立卷归档制度》、《项目档案借阅、利用制度》、《项目档案安全保管、保密制度》等相关配套性、辅的规章制度,全面对档案资料的收集、立卷、管理、利用及安全保密等各个环节进行严格的制度约束和规范。三要加强项目负责人对档案管理的监督指导,要求完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目。四要严格执行制度,建立项目档案奖罚制度和经济责任制,并做到奖罚分明。
2.科学管理治“乱”。实行科学的管理方法是做好地勘单位固定资产投资项目档案工作的关键。为此,在项目管理实施过程中,首先要实行目标管理,要根据地勘单位固定资产投资项目的规模、特点和需要,制定总目标和子目标,将各部门职责列入目标管理范围,明确权利和义务,使项目档案工作有目标、有地位、有压力、更有动力。同时,要明确分管领导,配齐档案人员,建立相配套的网络管理体系,使各部门人员围绕总体目标有条不紊地开展工作。建议档案部门作为成员单位,要进入单位项目建设领导小组,参与工作布置、检查、验收,从而使项目档案工作真正落到实处。其次要坚持规范管理,工作中坚持“四同时、四纳入、三参加”:“四同时”:一是项目档案工作与地勘单位固定资产投资项目建设同步,所有建设项目,从立项的同时就开始进行文件材料的收集、积累和整理工作;二是签订勘测、设计、施工、监理等协议(合同)的同时,对项目档案的质量、份数和移交工作提出明确要求;三是检查工程进度与施工质量和安全的同时,检查项目档案的收集、整理情况;四是进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收的同时,验收应归档文件材料的完整程度与整理质量,并在验收后及时整理归档。“四纳入”:各建设单位、施工单位将基建工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理,纳入施工管理及考核范围,纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责,纳入经济责任制。“三参加”:明确各专职或兼职档案人员必须参加项目工作例会和工程质量评定会;参加设备开箱;参加各分项工程验收和工程项目总验收。第三要实行标准化管理,要加大投入力度,建立档案库房、配备设施和装具,确保项目档案的安全、保密,库房标准要根据国家档案业务规范的规定,达到“八防”要求,即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等。
1 我国对投资项目档案管理的要求
1.1 依法建立健全的档案
依据《中华人民共和国档案法》和《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》要求,每项投资项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工阶段的全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件建立全面、系统的档案。档案管理人员要依法对档案进行管理,严格履行自身的职责,如果发生违规事件,需要按照相关规定进行处罚。
1.2 重视档案管理工作
由于投资项目属于公共品的投资,是百年大计,关系到国计民生的大事,需要通过档案的方式记录整个项目实施的过程,档案管理人员需参与项目的管理工作,如果领导、项目参与人员及档案管理人员不重视档案管理工作,势必会造成档案记录方面和整理方面的失误,这对于整个投资项目来说都会造成很大的影响,甚至会造成项目无法实施下去,无法实现项目的可追索性,因此,重视档案管理工作是非常必要的。
2投资项目档案工作的特点
2.1 收集过程复杂
由于投资项目一般工程量都较大,涉及到的内容非常多,实施时间非常长,而在档案管理过程中,收集档案的过程比较复杂,收集档案的时间长且分散[1]。另外,在进行档案收集的过程中,由于收集人员常发生变动,也增加了收集过程的复杂性。
2.2 参与部门多
在进行投资项目档案管理的过程中,还具有参与部门多的特点,其主要是每一个投资项目在实施的过程中,会有很多的参建单位,并且每个参建单位都会有很多的部门,档案收集工作非常的繁重,在收集档案的过程中,需要与每一个部门进行良好的沟通与协调,才能保质、保量及时的收集整理好完善的档案资料。
2.3 整理难度大
整理难度大主要是由于投资项目规模较大,专业性强,材料较多导致的。在将收集回来的资料进行分析筛选的过程中,需要将有用的资料留下,没用的资料筛除,工作量是非常大的,并且整理的难度随着资料的增多也会增加[2]。因此,需要结合投资项目档案工作的特点采取针对性的管理措施,才能够达到预期的目的。
3投资项目档案管理的措施
3.1 建立健全的档案管理制度
健全的档案管理制度是投资项目档案管理顺利进行的有效保障,因此,建立全面、系统的档案管理制度是重中之重,档案管理人员只有严格的依照档案管理制度进行档案管理,才能够保证档案管理的科学性和全面性。在建立健全的档案管理制度方面,主要需要做如下几个方面的工作。一、实行领导责任制和工作岗位责任制,职责明确,相互协调,充分发挥各级各部门的工作职能。二、制定档案归档范围和整理标准。有了范围和标准,就可以为管理人员指明工作方向,减少失误,提高档案管理的质量。
3.2 项目档案工作与项目建设工作同步进行
从投资项目实施的那一刻起,就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序,建立项目档案管理制度。而很多的管理人员在投资项目实施很长一段时间之后才进行档案的收集整理工作,导致档案管理质量方面出现了很大的问题,影响到档案资料的真实性,对此,应该确保档案管理工作与项目建设的同步进行[3]。通过对投资项目从立项到竣工验收全过程的跟踪整理资料,才能够保证档案资料的全面性、真实性,进而使投资项目的档案具有更高的保存和使用价值。
3.3 建立档案管理网络体系
由于投资项目档案资料的收集、整理、归档工作不是一个人或几个人能完成,它是需要各相关部门协调配合才能完成的,因此,要建立档案管理网络体系,与各个建设单位良好沟通,对各个档案工作人员进行明确的分工、提出工作要求,如档案资料的收集、档案资料的筛选、档案资料的整理以及最终的归档要求,这些工作都需要由档案工作人员通过密切的合作才能完成[4]。
3.4 开展档案的专项验收工作
国防科工委、国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》规定“项目档案验收是项目验收的必备条件之一。未经项目档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。”档案的专项验收工作主要是在投资项目竣工阶段进行的,通过对档案进行专项验收,能够及时的发现档案中存在着哪些不符合实际情况的问题,并且通过及时的纠正,能够确保档案的真实性、完整性,进一步提高档案管理的质量[5]。在进行档案专项验收的过程中,应该派专门的管理人员组成团队与建设单位共同进行验收,这样才能够保证档案专项验收落到实处,并且发挥档案专项验收的作用,促进档案管理工作的顺利开展。
以本队的军工铀矿地质勘探设施“十一五”退役治理项目为例,该项目2007年3月申请立项,2008年7月开始施工,2010年6月竣工,2012年已完成环保、职业卫生、财务审计、档案等专项验收,2013年进行现场核查验收后再进行了竣工验收。大队在实施该项目时,成立了项目档案工作领导小组,制定了专项档案管理制度,建立了一个完整的档案管理网络体系。各参建单位配备了档案资料管理人员,统一管理项目各阶段的文件资料,并接受档案部门的检查指导,确保资料完整、准确、系统、安全。具体操作为:大队安防环保部门负责项目立项、调研等前期资料以及项目管理文件、项目竣工验收文件和照片档案的收集,并分类归档;大队财务资产部负责项目财务管理文件的收集、归档;施工单位负责项目施工阶段资料的收集、归档;监理单位负责项目监理文件的归集和整理;项目竣工验收后,由大队安防环保部门归集,统一移交大队档案室。
一、**区固定资产投资政策执行基本情况
**区认真按照《国务院关于投资体制改革的决定》,“对于企业不使用政府投资建设的项目,一律不再实行审批制,区别不同情况实行核准制和备案制”。该做法是投资体制改革的一个重大突破,彻底改变了过去不分投资主体、不分资金来源、不分项目性质、一律按投资规模大小由各级政府审批的企业投资管理办法,从而确立了企业的投资主体地位,对发挥市场对资源配置的基础作用提供了依据。今年来,**区共审批、核准、备案项目28个,计划总投资20.3亿元。其中审批项目9个,计划投资0.8亿元;核准项目7个,计划投资7.1亿元;备案项目12个,计划投资12.4亿元。
同时,为加强对高能耗、高污染行业和重复建设较多、投资过热行业的控制,**区在对项目审查过程中,按照国家发改委的行业准入公告,认真执行有关行业准入条件,对项目的规划布局、技术工艺、节能、节排等方面进行审查,不符合准入条件的一律不予立项,切实规范行业发展。**区审批、核准、备案的28个项目中,有超审批权限项目1个,及时向上级部门进行了转报,对于不符合准入条件的3个项目,坚决不予立项。
二、固定资产投资政策执行中存在的主要问题
近年来,国家为控制投资过热,有针对性地开展了多次清理整顿工作,虽然我区没有国家控制的项目上马,但也暴露出了一些不容忽视的问题:
一是部分项目开工手续不全。虽然项目符合国家有关政策,但由于企业不清楚项目建设有关手续或急于开工等原因,部分项目未完成前期手续就开工建设,造成一些遗留问题。
二是项目稽查难度大。由于中心城区市直、油田、地方单位交错,客观上影响对投资项目的掌握。
三是部门协调有待加强。与项目建设有关的部门之间信息沟通渠道不顺畅,也是造成项目手续不全的重要原因。
三、加强固定资产投资政策执行力度的建议
一是进一步加强固定资产投资政策的落实。加大对国家固定资产投资政策的宣传力度,引导企业投资于国家鼓励的产业。加强对行政部门相关人员的固定资产投资政策培训,提高对相关政策的掌握程度。实行重大项目建设公示,提高项目审批透明度,接受社会监督,促进固定资产投资政策的落实。
关键词 油气田在建工程 转资 存在问题 建议及防范措施
一、 石油工程转资中存在的问题
(一)未严格划分资本化支出与费用化支出范围
由于固定资产认定标准不统一,导致油田企业在建工程投资项目资本化支出与收益性支出范围划分不明确,基建投资计划中存在一些投资项目,从专业上讲投入的是一种设备,实际上却是某一项设备的一部分,不能单独形成一项固定资产,如注水泵缓冲球是一种设备,实际为注水泵整体设备的一部分。
(二)在建工程转资滞后,造成固定资产折旧计提不准确,直接影响本单位的经济效益,还会带来一定的涉税风险。
1.交付使用滞后:油田企业在建工程形成资产虽然已经达到预定可使用状态,但由于在建工程验收交付滞后,使达到转资或预转资条件的工程项目,长期挂在建工程科目,既影响资产后续管理,又影响资产折旧计提。
2.竣工结算滞后:原因之一是在建工程项目投资额大,建设期较长,形成资产数量多,项目施工结算资料的编制耗时过长,竣工决算滞后,甚至长期拖延结算;预交付资产存在大量暂估,相关资料提供不齐全,单项资产价值不易划分,预转资实际操作难度较大。原因之二是部分工程项目可能由于决算资料上报不及时,工程监管、概预算、审计等相关部门决算结论出具不及时的原因,影响在建工程项目转资。
(三) 在建工程项目转资的资产价值与实际价值不符。
1.更新改造油田工程项目,未按照固定资产管理规定,将改造部分的价值报废扣减,直接将更新改造部分的价值增加到原固定资产价值之上,从而导致资产价值与实际价值不符。
2.在建工程办理竣工决算,转资形成的整个投资项目价值虽然准确完整,但是由于在建工程项目形成的单项工程项目价值分割不合理,从而造成单项固定资产价值与实际价值有偏差,账面无法反映资产的真实价值。
(四)在建工程项目交付使用验收不规范
在建工程投资项目完工交付使用时,未严格按照在建工程转资管理规定由财务部门、资产管理部门、实物使用部门全程参与,按照固定资产交付清单对应现场实物资产逐一进行交接验收,容易出现交不清楚,接得模糊现象。
(五)财务人员工程管理方面知识欠缺
一直以来,财务人员注重的是在建工程项目成本费用归集、工程项目款项的结算与支付,然而做好在建工程转资工作不仅需要具备丰富的财会知识,还需要了解工程项目管理与预、决算方面的知识,需要我们走出办公室,到现场落实工程项目形成的固定资产。
二、 改善在建工程转资的建议及措施
(一) 统一固定资产认定标准,正确列支资本化支出
单位计划部门与财务等相关工程管理部门要统一固定资产认定标准,严格按照固定资产管理规定划分资本化支出范围,申报投资项目必须符合资本化支出范畴,从而规范在建工程项目投资计划的下达。
(二)严格执行内部控制制度,建立健全完善的在建工程转资管理制度,充分利用相关信息系统加强对工程项目的监督与审查,促进在建工程项目转资及时、准确
1.明确在建工程转资项目达到预定可使用状态后,竣工验收时限、竣工决算的时限,竣工决算审计的时限,对长期挂在建工程科目未清理的工程项目加收资金占用费(财务费用),对在建工程转资也实行预算符合率控制,并定期对在建工程及时转资率进行考核与奖惩。
2.除按规定对固定资产定期进行清查盘点外,还需要定期对在建工程项目进行清理,以便摸清在建工程项目家底。
3.财务部门要与投资项目管理部门定期联合对在建工程项目进行清理,综合监控投资项目的实施进程。对达到转资条件的在建工程项目跟踪监控,直至最终转列资完毕。
4.充分利用油田现有的信息平台,如:油田合同管理信息系统、关联交易管理系统等信息平台,加强对在建工程项目的预算、施工、决算监督与审查,项目招投标,立项、合同、反馈等处理的全过程监控,并与内控管理制度相结合,规定完成的时点限制,并定期对完成情况进行综合考核与奖惩。
(三)明确在建工程交接前后相关部门的责任,规范在建工程交付使用程序
在建工程项目交付使用前,形成资产主要由投资项目管理者负责,在建工程项目交付使用后,形成资产的管理责任转至资产管理者与资产使用者。必须对在建工程项目形成资产交付使用进行单项验收、专项验收,而且在验收时,投资项目管理者、资产管理者、资产使用者、财务人员等全部到达现场进行联合验收,对照编制的固定资产交付清单,一一盘点核对,达到现场实物与交付清单相一致,交接的清清楚楚。
(四) 加强财会人员工程项目管理方面的知识培训
关键词:固定资产投资审计;内容;步骤;存在问题
1 固定资产投资审计的特征
固定资产投资是和固定资产再生产联系在一起的,其本质就是固定资产再生产。它的范围包括基本建设、技术改造、车船飞机购置和其它固定资产投资,也就是通过新建、扩建、改建、恢复和更新改造等形式来实现的一切固定资产简单再生产和扩大再生产。固定资产投资审计对象不能单纯地说成是建设单位,它是指固定资产投资建设的技术经济过程,在这个建设过程中,会涉及到众多的参与部门和单位,如建设单位,施工单位、设计单位、金融部门、建设单位的主管部门等,上述所有单位在建设与建设管理过程中所做的每一项工作,都是审计的对象或客体。
2 固定资产投资审计步骤
2.1 拟定审计计划。
2.2 组织审计人员,成立审计小组。
2.3 制订审计计划,进驻审计现场。
2.4 选择合适的审计方法,实施项目审计。
2.5 交换审计意见,达成共识,拟定审计报告。
2.6 编制并完成审计报告,整理审计档案,项目审计终结。
3 固定资产投资审计内容
3.1 前期文件审计
(1)审计前期决策程序的合规性;(2)审计可行性研究报告编制的完整性和编制深度的到位程度;(3)审计投资决策文件本身的科学性和合理性,财务评价是否可行(财务赢利能力,清偿能力,财务外汇平衡能力)
3.2 当期固定资产审计
(1)计算固定资产原值与本期产品产量的比率,并与以前期间数进行比较,以便发现闲置固定资产或已减少固定资产未在账户上注销的问题。(2)计算本期计提折旧额与固定资产总成本的比率,并将此比率同上期数进行比较,旨在发现本期折旧额计算上的错误。(3)计算累计折旧与固定资产总成本的比率,并将此比率同上期数进行比较,旨在发现累计折旧核算上的错误。(4)比较本期各月之间、本期与以前各期之间的修理及维护费用,旨在发现资本性支出和收益性支出区分上可能存在的错误。(5)比较本期与以前各期的固定资产增加和减少额。应当深入分析其差异,并根据被审计单位以往和今后的生产经营趋势,判断差异产生的原因是否合理。(6)分析固定资产的构成及其增减变动情况,并与在建工程、现金流量表、生产能力等相关信息交叉复核,检查固定资产相关金额的合理性和准确性。
3.3 固定资产增加的审计
(1)审查固定资产购建计划是否合理、合法。主要应查明所确定的购建项目是否符合生产经营需要,资金来源是否合法。(2)审查固定资产购建合同是否严格执行。主要应查明购建合同是否符合合同法,其中所列的项目数量和质量是否符合计划要求,价格是否合理,合同的条款是否严格执行,有无违反的情况。(3)审查固定资产购建支出是否符合规定。主要应查明固定资产购建的各项支出是否真实、合法,有无非法行为。(4)审查固定资产利用程度是否符合预定的要求。主要应审查有无闲置、未使用、不需要或不按用途使用的新增固定资产,对于存在的问题,应查明原因和追究责任。
3.4 调查未使用和不需用的固定资产
审计人员应调查被审计单位有无已完工或已购建但尚未交付使用的新增固定资产、因改扩建等原因暂停使用的固定资产,以及多余或不适用的需要进行处理的固定资产,如有,应作彻底调查,以确定其是否真实。同时,还应调查未使用、不需用的固定资产的购建启用及停用时点,并作出记录。
4 固定资产投资审计存在问题
对于固定资产投资项目的真实性、合法性审计比较多,着重于查错纠弊,对于效益审计重视不够。审计人员少有将固定资产投资审计向效益审计扩展的观念,固定资产投资建设市场秩序较为混乱,违法乱纪现象比较多,这客观上使审计人员不得不侧重于真实性、合法性审计,从而无法抽出足够的审计力量开展效益审计。
对于固定资产投资项目事后审计比较多,事前介入和事中控制不够,特别是对投资项目选择的决策过程难以施加影响。在中国固定资产投资领域,投资决策论证体系不健全,权责分明、制约有效、科学规范的建设项目管理体制和运行机制尚未完全建立,项目管理的科学化、专业化水平还不高,全过程的审计监督更显重要。
固定资产投资审计人才短缺,现有审计人员队伍知识和能力结构不合理。固定资产投资审计涉及的审计事项复杂、专业性强。例如,为了对工程造价进行审计,需要审计人员具备工程造价方面的专业知识和执业资格;为了对工程合同管理的情况进行评价,审计人员需要具备合同法等法律方面的知识和经验等。然而,审计机关目前懂财务的人员比较多,懂工程、法律的人员比较少,既懂工程又懂财务的人员少之又少。
在固定资产投资审计实践中,审计人员的工作缺乏客观标准,主观判断多,审计风险难以得到有效控制。关于固定资产投资审计尚未形成具有操作性的准则和指南,对于固定资产投资效益审计的理论研究和经验总结做得尤其不够。《审计机关国家建设项目审计准则》的规定比较原则、抽象,对于固定资产投资效益审计也强调不多,审计人员在具体工作中感到缺乏依据和标准。
固定资产投资审计就事论事多,为各级政府宏观决策和管理服务的职能发挥不够等。审计着眼于查处单个问题的多,不善于通过对微观审计所获得的资料进行分析研究,从宏观上提出搞好建设项目的建议和改进审计方法的措施。
5 结语
固定资产投资审计要“围绕中心,服务大局”,要把投资项目审计与行业性结合起来,全面推进对固定资产投资审计的绩效审计,把检查项目建设情况、建成后的营运状况和实际效果相结合,把评价经济效益、社会效益和环境效益相结合,对财政资金使用经济性、效率性和效果性做出评价,促进被审计单位改进经营管理、提高效益为审计重点,推行常规审计与绩效审计、问责审计相结合的审计方法,促进投资项目管理水平和资金使用效益的提高。
参考文献
关键词:在建工程 项目管理 财务核算 无缝衔接
在我国社会主义市场经济取得丰硕成果的同时,许多企业亦在不断地发展壮大,在企业持续生产经营活动中,改扩建、新建等诸多建设项目均是重要的组成部分。任何企业在重大的工程项目投入建设之前,都需要经历系统完备的准备。一般说来,首先应经过企业内部管理层正式审批,同意立项,然后再由企业撰写详细的项目建议书,继而对项目进行可行性研究、安全评估、环境评估、项目设计等,最后再将此项目上报具体主管部门进行审批。上级主管部门审批通过后,企业对项目进行建设管理、招投标的过程中,不可避免地经常与设计、施工建设单位、设备材料供应商、监管部门等相关单位进行大量业务往来,直至最终与建设单位进行竣工验收、工程决算等。
任何建设项目的实施都是一项非常复杂的工程,每一个过程都不能离开工程项目管理和财务核算。为了更好地计量和确认“在建工程”科目,我们应努力做到项目管理与财务核算的无缝衔接。这种无缝衔接怎样才能做到呢?笔者在此将具体阐述自己的如下几点想法。
一、在建工程科目的核算
(一)在建工程相关科目的设置
在建工程是指那些正在建设中的固定资产建设工程或改良工程,包括成套或单项建设的生产性、非生产性固定资产以及施工前期准备、在建的新建项目、扩建项目、改建项目以及恢复项目等。在具体实践中,在建工程须同时满足下列条件才能予以确认:首先项目以及恢复项目等与该在建工程相关的经济利益具有流入企业的可能性;其次,该在建工程的成本可以被计量,且计量须具备一定可靠性。
在建工程科目核算的是企业基建和更新改造等实际支出,以及那些符合资本化条件的固定资产发生的后续支出时的固定资产价值转入金额。应按照“建筑工程”、“安装工程”、“在安装设备”、“待摊支出”以及单项工程等具体科目进行明细核算。针对在建工程发生减值的情况,在核算时应在本科目中设置“减值准备”明细科目。
(二)在建工程具体科目的核算内容
实际操作中,企业通常将会将多个项目的新建、改建、扩建同时进行,或者在一个重大项目之下,设置一些相对独立的项目单元,而这些项目单元通常又会同时进行,这些情况就要求我们根据工程项目自身的用途、性质等相关的独立性加以细分和归类。
1、 设置“安装工程”明细科目
“安装工程”可以细分为:材料费、设备款和其他费用等几项三级科目。当企业为在建工程的实际需要购入工程用设备时,可以先通过工程物资科目,继而转入该明细科目。该明细科目应同时包括:相关特种设备检验费、为工程进口的成套设备检验费、设备所附土建及安装费等。最后应通过“在建工程——安装工程——设备款”科目进行财务核算。同时,在建工程所负担的职工薪酬,应借记入本科目,贷记入“应付职工薪酬”科目。而在建工程的辅助生产部门为工程所提供的水电设备的安装、修理、运输等劳务,应借记入本科目,贷记入“辅助生产”等科目。
2、设置“建筑工程”明细科目
“建筑工程”科目可以细分为:材料费、工程费和其他费用等几项三级科目。在具体实践过程中可分为两种情况,一种情况是企业以出包方式来建造固定资产,而固定资产在企业与建造承包商结算工程价款的时候则可以作为工程成本,企业应通过“在建工程——建筑工程——工程款”科目对其进行核算。第二种情况是企业以自营方式来建造固定资产,当工程需要领用物资时,可以通过”在建工程——建筑工程——材料费”科目来进行财务核算。
3、设置“预付工程/设备款”明细科目
企业发包的在建工程在按照合同规定进行提前预付工程款时,以及合同中规定甲方提供转账材料设备的情况,发包企业在将材料设备交付建造承包商进行建造安装时,应该通过“预付工程/设备款”明细科目来对此进行财务核算。
4、设置“待摊投资”明细科目
“待摊投资”核算的具体内容主要有:在建工程发生的征地费、管理费、临时设施费、可行性研究费、监理费、公证
以及应负担的税费;能够满足借款费用资本化条件的在建工程所发生的借款费用;由于设计、自然灾害、施工等原因所造成的在建工程的报废或毁损,以及单项工程或单位工程的报废或毁毁,在扣除残料价值和相关过失人或保险公司等进行赔款之后的净损失;工程建设期间发生的工程物资报废和盘亏以及毁损工程的净损失、盈利的工程物资的净收益等。
5、设置“在建工程减值准备”科目
“在建工程减值准备”科目应按单项工程计提。当资产的可收回金额明显低于它的账面价值时,企业财务部门需要计提在建工程减值准备,通过“在建工程减值准备”科目进行财务核算。资产负债表日,当在建工程发生减值时,须按照应减记的金额,借记入“资产减值损失”科目,贷记入本科目。当在建工程转固定资产时,应同时对已计提的在建工程减值准备进行结转。
(三)在建工程竣工后的财务核算
在建工程达到预定可使用状态时,以暂估价值转固定资产的,应按照暂估工程的总成本转资,借记入“固定资产”等科目,并对之进行计提折旧或摊销;竣工决算后首先应红字冲回原暂估的进度款,再依实际成本进行调整,按照在建工程暂估价与实际成本之间的差额,借记或贷记“固定资产”科目,已计提折旧不需调整。
“在建工程达到预定可使用状态”的确认是至关重要的。在建工程资本化的时间点与后期固定资产实物的管理、价值管理、成本费用的准确核算有直接联系。确认不准会埋下固定资产实物无人管理、丢失损坏、价值不实甚至利润潜亏的隐患。在建工程达到预计可使用状态的标准是什么?如何量化操作?
从具体的工作实践来看,笔者建议将签署工程验收合格证书作为“预定可使用状态”的量化标准较为合适。这样项目管理单位有了能明确做好各项转资工作的具体标准,同时财务部门也拥有了恰当监督在建工程与固定资产管理的实际准则,避免了固定资产从财务账面看新增时间很短,却申请报废报损模糊不清的情景。
二、在建工程的具体管理
(一)合同管理
负责在建工程相关工作的经办部门首先应按照公司的规定签订合同,审核会签生效的合同上报企业财务部进行备案。而且财务部应将其作为重要文书来进行管理,合同的保存期限按企业内相关规定来执行。
(二)投资控制
在控制整体投资总额、单项工程额度的同时,企业还应当严格控制工程变更并制定相应程序,发生工程变更时按程序审批。重大变更还应报企业办公会或公司办公会审定后执行。 企业工程管理部门应书面确认工程进度,并交企业财务部门作为工程进度款支付依据。
(三)验收管理
企业在在建工程的管理中应重视验收报告的作用,验收报告是进行工程付款的基本依据,也是公司结转固定资产的有力凭据。企业在验收管理中应侧重于如何明确和加强责任单位或责任人承担责任结果的管理。
(四)核算管理
企业应保证在建工程的财务核算做到“入账有据、核算清晰、付款准确、结算及时”。企业内的各个业务部门都应完善工程物资的出入库手续,并建立健全项目管理制度,特别是要建立工程建设项目进度报告制度以及完工项目竣工报告制度。财务数据应及时与相关业务部门进行对接,业务部门出现不符合制度要求的情况时应及时进行制止,杜绝各项目间私自调整投资计划额度。
(五)减值准备管理
企业财务部门至少每半年根据有关资料判断在建工程是否存在减值迹象,如存在减值迹象则进行减值测试。减值准备计提之后不允许转回。企业财务部门要严格按照管理层批复文件对在建工程减值计提。
(六)付款管理
与在建工程相关的业务部门应认真填写“项目付款申请单”,该申请单按企业规定审批后,由财务部主管会计依据工程进度表与合同审核付款进度、付款人和付款金额,确认审核无误后,财务人员按照公司有关领导审批通过的“项目付款申请单”扣除代缴代扣的税金和质保金办理工程付款。
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