人事档案电子化管理精选(九篇)

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第1篇：人事档案电子化管理范文

一、事业单位人事档案电子化管理的好处

随着科学技术的迅猛发展，信息技术水平逐渐提高，被社会中的各行各业广泛地应用于生产生活当中，事业单位的档案管理方面也自然不能例外，要加强自身与新型信息技术的融合，将信息技术充分应用到事业单位的人事档案管理当中，注重应用创新手段，完善管理方式，实现人事档案电子化的管理。

人事档案电子化的好处诸多，其中比较显著的就是方便、快捷、高效的特点。在档案管理中融入电子化的技术手段，能够大大减轻档案工作人员的工作强度，并且使其对档案的管理效率有显著的提升。此外，应用电子化档案能够极大地减少单位在档案方面的成本，电子化的档案打破了传统纸质档案的纸张限制，都存储于计算机当中，并且进行档案的传递时，电子化档案更加方便快捷，省时省力。

此外，在档案信息的利用率方面，电子化档案与传统的纸质档案相比对信息的利用率也有极大的提高。传统的纸质档案将信息都呈现在纸张当中，如果想要查找借阅是十分不便的，需要在庞大的信息量中进行查找，费时费力。而电子化的档案则可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互联网信息技术，能够在海量的信息中快速找出所想查找的一项，并且遗漏率极低。因此，电子化档案能够在现代化的事业单位中得到广泛的应用。

二、加强事业单位人事档案电子化管理的策略

（一）事业单位必须完善人事档案电子化的管理制度。事业单位档案管理实质上是一件比较复杂的工作，完善对事业单位人事档案管理机制是保障事业单位人事档案电子化工作顺利开展的基础。事业单位应根据国家的有关规定，完善人事档案管理机制，明确档案的储存标准和管理方法。

随着经济的发展，事业单位的壮大，事业单位中各部门也呈多元化的发展趋势。因此，人事档案管理部门也应该与时俱进，各部门之间各司其职，各管其是，对于不同部门之间的档案要分开管理，避免混淆。如果两个部门之间需要借鉴人事档案时，应做到及时登记注明，以免发生电子信息错乱或者丢失的现象。此外，事业单位不要盲目借鉴其他事业单位的管理方法，要针对自己单位的特点，建立一套属于本单位特有的事业单位人事档案管理机制。

（二）事业单位必须加强对人事档案管理的重视。对于人事档案管理部门，事业单位必须要加大重视程度。事业单位领导者应该转变思维理念，如果高层领导都不重视这个理念，那么即使人事档案员有这样的认识，也会因为缺少技术设备或者相关人员的支持而无法实现合理的管理。此外，人事档案管理人员的意识对人事档案工作有着极其重要的影响力。人事档案管理看似是一份轻松的工作，但人事档案的信息录入需要管理人员有一定的耐心与责任心，否则容易引发工作者的懒惰心理。因此，事业单位领导应该建立明确的赏罚机制，对人事档案管理者起到激励作用，避免人事档案管理者出现消极情绪，不利于工作的进行，甚至会给整个事业单位带来不利影响。所以要引发人事档案管理者的工作热情，使他们认识到自己的部门不是可有可无的，是对事业单位的发展起着重要作用的。事业单位人事档案的管理者也应该不断提高自身的综合素质，成为符合事业单位标准的复合型人才，要熟练掌握自己的本职工作，在各部门来进行信息查找时，能够迅速找到。在工作出现问题时能够及时修复和改正，并给出建设性意见。

（三）事业单位必须加强对人事档案管理的科技创新。对人事档案管理进行科技创新，最重要的就是要利用新型的信息化手段进行人事档案管理，将事业单位内部资料采用数字化的收集和整理，使大家能够方便快捷地使用。这样做也可以避免传统纸质档案年限过长导致的档案字迹模糊、纸张腐烂受损、后期更改困难等现象，还可以节约储存空间、便于快速查找等，使得事业单位资料与事业单位发展的步调一致。在运用新科技进行人事档案管理的同时，人事档案管理部门应注意人事档案管理系统的后期维护工作，要定期更新软件系统、做好硬件设备的维修工作等，使人事档案能够正常运行。同时各部门之间要注重沟通，做到资源共享。

第2篇：人事档案电子化管理范文

关键词:医院;人事档案管理;信息化

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 06-0000-01

Hospital Personnel File Management of Electronic Informatizaon

Li Kejia,Wang Li

(First Hospital of Handan City,Handan056002,China)

Abstract:The personnel management is an important basis for the selection of personnel use and management.As global economic integration and the expansion of network information,personnel file management information technology has become an inevitable trend of the times.This paper discussed the role of hospital personnel records management and analyzed the personnel file management information.

Keywords:Hospital;Personnel file management;Informatizaon

实现人事档案信息化、数字化就是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段。提高人事档案信息的管理与利用水平,可以更好地发挥档案信息资源作用,为医院领导班子准确提供各类人才信息和用人依据,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来。

一、医院人事档案管理的作用

医院人事档案是医院档案的重要组成部分,反映了医护人员的专业能力、思想品德、科研水平和工作业绩等方面的情况,是开发人力资源的资源库。只有在管理好人事档案,才能加强医院人事档案管理,促进医院人力资源管理工作。通过档案,可以了解过去,总结经验,为科学管理提供重要的依据。将查阅档案材料与实际考察的业务水平、个人素质、思想言行、历史情况等原始材料有机结合起来。考察其德能勤绩等情况,准确地了解个人的情况,为人力资源的正确选拔和使用起到了参考作用。

二、电子信息化人事档案管理优点

(一)提高了管理工作效率

加强医院人事档案信息化建设,是医疗事业管理及办公规范化、标准化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理,使人事档案管理从电子人事档案的生成、采集、验证、归档、入数据库到电子人事档案的利用等工作流程全部是通过自动化工作平成[1],使人事档案管理工作由传统的人工化向自动化、智能化转变,这样大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行事业单位档案信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平,人事档案的管理和利用方式这种质的改变是信息化的需要,也是我国社会主义现代化的需要。

(二)利于材料的完整保存

通过建立以现有人事档案管理人员为主,多科室协作的电子文档归档制度,实现依靠现有医院中心人事档案室纸质档案立卷工作,利用电子信息建立管理医院人事档案

电子信息化人事档案管理,最大的优点就是有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。而且可以在需要的时候进行上级部门的调用而实现长时期的保存完整。

(三)提高检索速度和准确性

实现医院人事档案管理的微机化,网络化,以档案的原始材料为依据,运用信息维护系统,将人事档案的信息录入微机,建立完整、准确的医院人事档案信息通用数据库。将信息数据库进行分类,尽力争取人事档案的数据化。通过数据库建设可以进行人员信息的查询、统计、整理、分析等,实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享[2]。同时,计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面,快速的人事资料和有关数据。从而使数字化管理系统有足够的信息基础可以实现高效、精确的检索,多种检索方式的综合查询既适合于各种复杂条件的精确查询,也可以满足各种模糊查询。

(四)满足医院的人力资源需求

在医院,影响人力资源需求的因素主要来自医院内部,有效的人事档案管理对分析医院内人力资源状况是否适应医院的改革与发展的要求有积极的作用。医院人事科以利于医院人才队伍建设为立足点,做好人事档案管理和人事档案信息的综合分析,为了适应新时期档案管理工作的要求,不断提高对人力资源的开发与管理水平,必须建立人事档案管理信息系统,实现个人基本信息的微机检索,不断扩大人事档案信息的内涵[3],以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人尽其才,才尽其用,进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。

三、小结

在社会信息化大潮滚滚到来之际,大力开发利用档案信息资源己经非常现实的提上了各级档案部门的议事日程。加强档案信息资源的开发利用迫在眉睫。努力创造条件让现有的工作人员在实践中学习,通过在职培训的办法,使在职人员补上欠缺的现代科学知识和管理科学知识。要加强健全与完善医院人事档案信息管理系统,全面推进档案现代化,促进档案事业健康发展。选用一套科学的、合理的软件系统。强化领导的现代化意识,加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,加强学习,建立一支高素质人事档案管理队伍,也要重视人事档案信息系统的维护。

参考文献:

[1]欧阳洁慧.实现科研档案信息化,提高管理与服务水平[J].广东公安科技,2007,3:35

[2]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].中国病案,2008,9,1:26-27

第3篇：人事档案电子化管理范文

【关键词】 人事档案管理 发展方向

1 人事档案管理现代化

人事档案管理作为社会主义事业建设的一部分，其最终目标是实现管理的效率化和节约化，即通过现代化技术和思维的应用，以管理成本最小化换取管理质量和水平最大化，为人事工作提供发展和改革的前提。目前，人事档案具有材料散、更新快、利用广、查询多等特点，集中处理面临诸多问题和挑战，因此可通过数字化、网络化、多媒体化等手段实现存储目标、检索需求、异地查阅传输、资源共享等功能，以下做出具体阐述：其一是实现人事档案管理电子化，主要指通过计算机网络技术的运用，将原始的纸质档案转型为电子档案，以计算机系统作为存储载体，通过人工录入的方式准确、完整的将档案信息输入人事信息数据库，以办公自动化网络系作为平台，实现人事信息的综合利用，其优点主要在于避免了纸质档案的磨损和丢失，节约了管理成本，加速了信息传递和共享效率；其二是人事档案信息网络化，指在实现人事档案电子化的基础上，保证档案信息使用安全性后，实现资源异地共享使用，人事档案网络化必须预先设置共享人事资源的权限，保证人事资源异地共享使用时的安全性和保密性；其三是人事档案信息标准化，指实现人事信息资源的整合利用，通过人事档案管理系统软件可在线统计、查询、利用共享某一机构（某一地区范围、全国范围）的人事信息资源，即统一网络信息网和计算机软硬件设备，实现人事信息收集、存储、交换、共享的标准模式，实现跨区域人事信息的使用，给人事管理提供便捷。另外，在使用现代化管理手段提高管理效能的同时，还需提升人事档案管理人员的综合素质，即通过不断的培训和教育，使其成为熟悉传统管理模式又掌握现代管理理论和技术的综合型人才，保证其服务质量和工作效率。

2 人事档案管理社会化

劳动力自由流动是市场经济稳定、健康、有序发展的基础要素，但是现在社会中存在以档案要挟人才、擅自扣留档案、私自建立档案、私自修改档案等不良现象，违背了尊重人才的基本规律，限制了人才流动，阻碍了人事档案管理工作的开展，通过实行人事档案管理社会化，可以开放管理模式，改革管理机构，解决当前存在的管理问题。

2.1 改革管理体制

社会经济发展下的人事档案管理体系，增加了例如认定个人工龄、（离）退休审批等工作项目，建立宏观调控、统一集中、分级负责的管理模式迫在眉睫。例如在县级人事档案管理过程中，人事档案应由该县档案馆统一管理而非分散于各机关，在节省人力物力的同时避免责任推诿现象；又如传统的干部档案、工人档案等分属不同人事部门管理，在管理体制改革影响下，可以用职工档案、医生档案等职业特色鲜明的档案代替，管理组织则由各级组织、人事、劳动等行政管理部门组成集中机构统一负责、共同协调，于此会解决人事档案管理分散问题，使人事档案的管理工作从单位走向社会，推动人事档案管理工作的顺利进行。另外则可实行人事制度，即将人事关系管理与人员使用分离，将人事档案交又第三方管理的机制，实现流动人员档案管理的社会化，解决档案扣留和档案私带的问题。

2.2 改革管理机构

改革人事档案管理机构是实现人事档案管理社会化的重要组成环节，其适用于我国市场经济发展下流动人员增长的现状，也推动了各基层单位的人事改革和聘用制度的发展。改革管理机构的措施其一是设置某一区域范围内独立的经济实体或者跨区域合作团队，在人事、档案、劳动等部门的共同监管下，依靠市场化企业的运作方式和管理手段，合理合法的开发人事档案管理资源；改革管理机构的措施其二是运用互联网技术建立全国范围内各行业的人事档案社会化管理机构，便捷人事档案信息的整合和传递，实践操作中，以“统一领导、分级管理”为前提，在某一区域内设立国家级人事档案中心，统一管理该区域范围内的人事档案。

2.3 优化管理职责

人事档案管理机构改革后的职责除传统的人事档案管理义务之外，还主要是配备符合人事档案管理规定的各项软硬件设施、按照规定保证档案质量、确保档案的正确使用等。因此，人事档案管理机构在流动人员大幅上升的情形下，一方面应该不断联系当事人取得最新的档案信息，条件允许下可使用网络技术或者追踪软件等；另一方面应该建立完善身份追踪系统，收集和整理档案信息，保证档案的动态性、实效性，在保证档案信息安全和质量的前提下，配合基础单位的人才引进和其他工作。再者还需对先管的人事档案进行定期的核实检查，协调档案与当事人之间的变化，条件允许的情况下，可主动更新档案内容，提高档案的使用价值。最后还应做好人事档案补充的登记工作，为核对检查提供便捷的同时，使人事档案的静态信息更加明朗直观。

3 结语

人事档案管理不仅影响着社会人才的优化配置，而且影响着社会主义市场经济和社会主义和谐社会的建立。完善人事档案管理是一项长期性、繁杂性、艰巨性的系统工程，其既需要政府宏观政策的指导，也需要微观的实践措施支持。未来人事档案的管理应遵照我国的基本国情，始终贯彻“以人为本、服务社会”的原则，成为实现和谐社会目标的关键因素。目前，我国人事档案管理应该针对我国人事档案管理理论系统、规律、技能等方面存在的问题，通过改革管理体制、改革管理机构、优化管理职责等措施，建立适合我国国情的人事档案管理体系和机制，另外还可通过利用计算机网络技术和其他现代化科技，实现人事档案管理的网络化、电子化和标准化，提高人事档案管理工作的工作效率、工作质量和服务水平。

参考文献：

第4篇：人事档案电子化管理范文

一、人事档案的重要性

1.提供基本信息

人事档案是相关单位了解员工的重要重要手段，人事档案承载着大量员工的基本信息，而且单位通过人事档案可以对员工的家庭背景、工作情况、教育背景等有个初步的了解，可以掌握员工的个性、性格，了解了这些之后，可以有针对性的给员工安排合适的岗位，或者是有针对性的提升员工的素质等。

2.优化人员配置

人事档案是员工个人性格、个人能力以及经历的很好展现，只有通过人事档案，管理者才可以较好的获取以及掌握员工的信息，才可以把员工放到适合的岗位上，才可以实现人员的优化配置，实现经济效益的最大化。

3.为长远的战略规划作出参考

只有通过对人事档案的详细分析，管理者才可以获得真实的员工信息，才可以了解单位对人才的需求，才可以掌握发展的动向，从而制定有利于发展的战略计划。

二、目前我国人事档案管理工作中出现的一些问题

1.政府机关以及事业单位

在政府机关以及事业单位之中人事档案管理工作存在的主要问题有：

（1）人事档案管理工作内容过于片面。人事档案不仅仅需要记录员工的基本信息、家庭背景、工作经历等自然情况，而且还需要记录员工的才能、品格、工作成绩等后天情况，但是政府机关以及事业单位中的人事档案大多缺乏后者，有的单位的人事档案仅仅记录员工的姓名、生日、出生地等情况，而完全没有员工的工作能力、业绩表现等。所以，这种档案完全不能够成为选人以及用人的参考。

（2）人事管理的方法方式落后。最近几年，随着科技的发展，电子技术在办公系统中的应用越来越普遍。许多单位已经跟上潮流的发展步伐，开始进入电子化、数据化管理的新时代，但是仍有一些部门管理的手段陈旧、方式落后，使得档案的收集以及整理工作出现问题，档案分散甚至丢失的情况时有发生，这些都大大降低了企业工作的效率。

（3）部分单位对于档案管理工作重视不足。传统的机关事业单位的档案管理工作仅仅流于形式，员工的档案也是纸质的呈现，归档之后便不再更新，甚至于档案与员工的实际情况相差甚远。这些都是管理者的重视程度不足造成的，档案管理并没有发挥实际的价值，而只是流于形式。

2.中小企业

在中小企业的人事档案管理工作中存在的问题主要有：部分人事档案没有反映实际情况。与政府机关以及事业单位比起来，人事档案失真是中小企业非常容易出现的问题。尤其是最近几年科学技术的发展，电子信息技术的广泛应用为学历造假、身份造假、工作经历造价等提供了条件，中小企业中个人信息失真的情况屡屡出现。对于这种现象，原因有如下的几个方面：首先是造假者没有本着实事求是的原则，没有意识到造假是个违反法律的事情。其次，中小企业的人事档案管理工作也出现了问题，审查工作出现了问题，部分的管理者个人素质有限，面对一些信息无法辨别真假，企业的管理者也没有正确的渠道来有效地鉴别信息，从而只能被动的接受信息。这些问题不仅导致了企业对员工的评估产生偏差，而且还有可能给企业带来一些不必要的损失。人事档案丢失的现象频繁发生。不仅仅失真的现象频繁发生，而且档案缺失的问题也广泛存在。随着市场经济的出现，人员进入了广泛的自由流动，这不仅打破了终身雇佣制，而且激发了市场的活力，使得资源得到优化配置。用工期限的缩短使得管理者更加不重视人事档案的管理。

三、人力资源管理工作当中人事档案管理的创新策略

1.提升管理者对于人事档案管理工作的重视程度

经过如上几个部分的分析，我们可以发现，不同的单位、部门人事档案管理出现的问题都是管理者重视不足导致的，意识、观念形态的问题是根本性的问题，管理者应该将其提高到战略层面的高度上。比如我们在人事档案中记录员工的绩效、员工的奖惩、员工的晋升等都是十分必要的，管理者通过这些有价值的信息可以很好地了解员工的个人特点、素质素养等，从而可以根据这些情况作出综合分析判断，选择对员工进行培训等，从而提升员工的工作能力。

2.强化人事档案的时效性以及真实性

在人事档案的整理中，过去我们通常是采用传统的做法，采用手写的方式来进行，所以其间隔的时间相对较长，这样就及其容易产生失真的问题。为了改善这种情况，如今我们采用电子化的管理方式，有效地缩短档案整理的时间，时时的进行更新，把员工最近的个人表现、绩效考核等内容记录下来，对档案记录的范围进行合理的拓展，做好信息的分类以及补充，使得人事档案的信息可以实现及时的更新。同时，还应该加强对于人事档案真实性的鉴定工作，要及时的对人事档案的内容进行清查，删除一些无效的信息，保证员工人事档案是员工情况的真实反映。

3.人事档案管理手段的现代化创新

第5篇：人事档案电子化管理范文

一、医院实行人事档案管理机制的优势

（一）促进医院职位结构的合理化

众所周知，每个事业单位的编制名额都是有限的。但是有时候有限的名额不能满足医院对人才的需要。而医院实行人事档案管理机制，就打破了编制对医院人才纳入的限制，不仅促进医院职位结构的合理化，同时也让医院纳入了大批的高素质的专业人才，提高了医院的医疗水平的同时，也使医院获得了更高的经济效益

（二）简化招聘流程，促进医院用人机制的良性发展

正如上文所述，医院实行人事档案管理机制，打破了编制对医院人才招聘的限制，这样医院就可以根据自己的实际需要，自行招聘人才。我们都知道，正式编制人员的调动，过程非常复杂，手续相当烦琐。而医院在进行招聘人才的过程中，可以直接通过双方的平等协商鉴定劳动合同，这样就简化了招聘流程，在办理手续的过程中非常便捷，医院要严格对招聘人员进行考核，施行优胜劣汰的政策，从而促进医院用人机制的良性发展。

（三）可以有效解决医院工作人员不在其岗位却占其编制的问题

随着各国的频繁交往，使得各个单位出国学习的人数逐渐增多，在这些人中不乏编制的人员。医院实行人事档案管理机制，就会对出国学习不归的人员进行清理，通过主管部门的审批，就可以空出编位，从而有效地解决了这一难题。

二、现阶段人事档案管理存在的主要问题

（一）“人档分离”的情况导致无法快速开展工作

我们知道，当职工遇到晋升职称、函调政审、党团关系等问题时，是需要查阅该职工的档案的。而由于人员的人事档案都是存放在人事机构的，所以，当职工需要对档案进行查阅时，先要和人事机构联系，要不就是认识机构去查档案，要不就是将档案接回来在进行查阅，这样不紧降低了工作效率，同时也导致工作无法快速地展开。

（二）人事制度不够完善

由于医院和人事机构的工作职责不够明确，这在一定程度上降低了人事档案管理的工作效率。目前来看，人事机构对医院人员的人事档案的管理工作仅仅停留在保管的层面，致使人事档案管理的工作并没有真正发挥它的作用，所以，完善人事制度是大势所趋，势在必行的。

（三）加大了医院档案管理人员的工作强度

通过以上的叙述我们知道，医院把人员的人事档案都是放在人事机构的。所以，医院的人事档案管理人员除了做好本职工作外，还要办理人员在人事机构的档案移送、查档等工作。这样就加大了医院档案管理人员的工作强度。

（四）人事机构的人事档案信息更新不及时

人档分离，直接导致人事档案信息更新不及时，因为人事机构保存的所有档案都是最初的原始资料档案，但是我们知道职工的职位、职称是在不断变化的，所以，这种情况下，人事档案的内容就显得非常的滞后。

三、人事档案管理的有效路径

对人事档案进行有效管理是时展的必然需求，加速推进医院人事档案管理机制，不仅能提高医院的医疗水平，更为医院的高校发展打下良好的基础。所以，探索人事档案管理的有效途径是非常有必要的，具体内容如下：

（一）促进档案管理人员综合素质的提升

可以说提高档案管理人员的综合素质是顺利开展人事档案管理工作的前提，只有提高了档案管理人员综合素质，才能促进他们工作效率和工作能力的提升。促进档案管理人员综合素质的提升，不仅提高了他们的工作速度，更使在资料的收集和传递的方式上，实现和人事机构的快速连接。

（二）建立健全人事档案管理的规章制度

众所周知，制度是约束行为的准绳，要想对人事档案进行规范管理，就必须建立健全人事管理的规章制度，这也是能够顺利开展人事档案管理工作的前提，这样就可以让人事档案管理工作有法可依，有章可循。加速推进医院的人事档案管理向着良性的轨道发展。

（三）加快推进人事档案的电子化进程

医院应紧跟形势，加快推进人事档案的电子化进程。首先，积极开发人事档案管理的系统软件。其次，建立人事档案基本信息数据库以及档案材料传递、接收的数据库。再次，建立政审证明材料数据库。最后，就是加强人事档案工作法制化监督力度。这样就加速了医院人事档案的电子化进程。

（四）对人员的业绩记录在案

医院想要获得长久健康的发展，就必须在做好人事档案管理工作的前提下，对这些人员进行有效的管理，对这个群体的情况要有一个全局的把握。比如，医院可以对人员的业绩记录在案，具体内容就是他们的技术水平、工作能力、研究成果等。我们知道，人事机构的档案信息是否完整取决于医院对这些资料的收集是否到位和及时。因此，医院应加大人力以及财力的投入，以保证对人事人员的资料收集、传递的及时。

四、结束语

完善医院人事档案袋里管理机制，对医院的稳定发展具有非常重要的意义。医院想要实现对人事档案进行有效的管理，就必须建立健全人事档案管理的规章制度，同时还要提高管理人员的综合素质，加快推进人事档案的电子化进程。只有这样，才能让人事档案管理机制发挥其真正的作用，从而促进医院经济效益的快速提升。

第6篇：人事档案电子化管理范文

（一）有利于医院档案管理的规范化、制度化、科学化

目前，医院人事档案的管理仍然以纸质存档为主，由于档案室空间有限，加之档案数量庞大，导致医院档案的整理、更新工作开展十分不便。而且由于档案表格填写内容缺乏制度规范，导致不同医院填写的档案资料不同，增加了医院档案实施规范化管理的难度。现代信息技术的应用给医院人事档案管理升级带来新思路，对于减少档案占用空间，实现档案管理的规范化、制度化、科学化极为有利。

（二）有利于医院人力资源的合理配置

人事档案是记载个人经历、德才水平、品德作风、工作表现、奖惩情况、历史背景及其经历等的重要文件。大多数医院仅将人事档案作为人力入职的凭证，忽视了人事档案在人力资源配置方面的作用。实现医院人事档案的管理信息化，有利于医院人力个人档案信息的动态更新，有利于医院人力资源的合理配置及考评机制的不断完善。

（三）有助于改善档案的管理方式

传统的纸质档案管理不仅占用大量的空间，而且在档案的归档、整理、更新、查阅等方面都存在很大难度，加之纸质档案容易破损，日常维护工作较为繁琐。实现人事档案的信息化管理，不仅可以节省空间，而且可以大大提高医院人事档案的记录和检索效率。只要借助于电脑软件就可以实现档案信息的更新和查找，省去了以往重新填写、誊抄表格的一系列繁琐程序，改善了医院人事档案的管理方式。

二、医院人事档案管理信息化建设的风险

目前，医院人事档案信息化管理仍处于初级阶段，在技术处理、专业人员配备等方面还存在一些难题，尤其医院人事档案涉及个人隐私，如何确保医院人事档案在信息化的过程中不受到非法侵害，是医院人事档案管理信息化建设中的重点和难点。为此，要全面了解医院人事档案信息化管理的各种风险，具体如下：

（一）档案管理系统的安全风险

医院人事档案信息化管理固然方便快捷，但是档案管理系统的安全风险不容忽视。由于医院人事档案信息化管理建设处于初级阶段，尚未开发专门的档案管理系统软件，多是借用现成的系统软件经过改良后进行档案信息处理，档案尚未实现全部信息化，先进的加密技术、访问控制技术、防火墙技术尚未应用，导致档案管理系统容易受到计算机病毒、恶意软件、黑客等的袭击，档案管理系统一旦瘫痪所造成的损失将是不可估量的，所以，充分认识档案管理信息化建设中存在的安全风险，并加以防范乃当务之急。

（二）档案信息化管理中的人为风险

有些单位对于档案管理重视不够，在人员配置方面不足，经常调用护士充当临时档案管理人员。但在档案信息化管理建设过程中，任务繁重，临时调用的档案管理人员由于业务水平不高，导致档案在信息化处理过程中内容不完善、遗漏、错误的现象频频发生，影响了档案信息化管理升级的步伐。另外，一些档案管理人员，利用职务之便，在档案信息化的过程中，进行信息造假，谋取私利，增加了档案信息化管理中的人为风险。

（三）档案信息化管理的技术风险

医院人事档案的信息化管理不是简单的将纸质的人事档案资料电子化，而是在人事档案规范化、标准化、电子化的基础上，运用先进的数据仓库技术、数据挖掘技术，建立分层档案资源中心，进而对数据进行相关分析，为各部门提供有价值的数据报告。而现在医院人事档案的信息化管理仅仅处于档案资料的电子化和简单统计阶段，档案管理人员在技术处理方面缺乏经验，甚至不知道如何进行档案数据的信息化处理，在数据处理技术的选择和应用上还存在一定难度，同时也增加了操作风险。

三、应对医院人事档案信息化管理风险的有效策略

针对医院人事档案信息化管理建设中存在的风险，可采取如下措施：

（一）树立医院人事档案的现代化管理理念，健全档案管理系统

医院管理人员首先要明确医院人事档案信息化管理的重要性，树立现代化的管理理念，同时明确医院人事档案管理信息化是医改的必经之路。其次，投入必要的人力、物力，健全档案管理系统，引入加密技术、防火墙技术、访问控制技术等，将档案管理系统遭受计算机病毒、恶意软件、黑客等袭击的可能性降到最低。最后，提高档案管理人员的安全防范意识，定期进行软件系统升级及病毒的查杀，提高医院人事档案信息化管理的安全性。

（二）加强医院人事档案管理人员培训，减少档案管理人为风险

医院人事档案管理信息化的过程中任务繁重，需要大量的人力支持，但原有的档案管理人员由于年龄、学历等原因，在档案信息化建设工作中有些力不从心。因此，可通过开展培训、参加讲座、业余学习等方式，积极组织职工学习《档案法》及人事档案升级工作一系列文件精神等，提高档案管理人员的信息化管理能力。同时，增强档案管理人员的职业责任感，在档案信息化过程中，务必保证人事档案信息的真实性和完整性，有效抵制各种非法利益贿赂，减少档案管理的人为风险。

第7篇：人事档案电子化管理范文

一、卫生专业技术人员档案信息化的内容

因为医疗卫生行业的特殊性，专业技术人员的档案应当改变人事档案“千人一面”的传统模式，突出反映人的个性特点和专业能力，具体内容应包括如下几类:考核类，包括专业技术人员年度考核表、工作人员年度职业道德考核表；教育培训类，包括学历、学位、各类培训证明材料；奖惩类，包括奖励、惩处结果证明材料；论著成果类，包括论著期刊、成果奖励证明材料。此外，还有在工作中不断形成的有关聘用、奖惩、政治思想、职业道德、业绩水平以及履行岗位职责情况等真实记录。如上涵盖了职业能力、职业生涯和职业信誉的卫生专业技术人员档案，在体现医院的人才梯队、结构比例、技术力量等方面实力的同时，还能更好地为组织上选拔、使用人才、晋升职称、年度考核等提供依据、凭证和参考。

二、卫生专业技术人员档案信息化的途径

（一）建立专门的信息管理系统。该系统应至少包含档案检索管理系统、查询系统、信息综合开发系统。其中信息综合开发系统要结合各医院工作实际需求设置，具有统计功能、分析功能、预测功能，同时做到：基础性信息突出准确性，严格信息的审查制度；动态性信息突出时效性，录入、变更及时；经验性信息突出指导性，尽量具有探索性和超前性，强化档案编研能力；政策性信息突出针对性，保证信息为决策和执行服务。

（二）建立个人电子档案系统。利用计算机、扫描仪、照相机等现代设备和现代技术，将卫生专业技术人员的基本信息，常用的档案资料、表格等制成PDF文件或JPG格式的图片文件，形成电子档案，使档案信息数据化、信息化，以便于查阅、借阅、归档、统计等日常工作。

（三）多途径、多渠道地开发档案信息资源，对信息进行深度开发和加工。例如对专业技术人员职业能力、职业信誉等项目进行综合统计、量化分析，并将所得信息资源及时编写汇总，提供给领导及职能部门，作为相关人事工作的参考依据；还可以将档案信息数据库进行分类，根据工作实际需要，制成不同的表格，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。

（四）发挥档案信息在医、教、研工作中的辅助作用。以科研为例，如在课题申报结束后，档案人员了解课题项目情况后，通过档案信息数据库，将本院相关的科技成果汇集起来，经过综合分析、整理，提供给课题组，使研究者及时获取相关资料，避免重复劳动。

（五）建立规范的管理体系。采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份、恢复机制，以及访问安全管理制度，防止出现非法访问以及对档案作非法添加、修改等，处理好档案信息的保密与开发利用间的关系，解决好使用权和管理权问题。

三、卫生专业技术人员档案信息化需注意的事项

（一）加强对电子文件原始性、真实性的认定和管理。对于纸质文件来说，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，但电子文件的内容与形式是相对独立的，没有相对固定的形式，要对采集的电子文件进行全面、认真的检查可通过电子信息加密技术、签署技术、身份验证和防改写等技术措施，提高电子文件的可靠性。

（二）防止工作中的盲目性和随意性。要结合工作实际，不断完善信息化建设的体系，以保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循，职责明确，以保证数据准确、真实、规范、统一。

（三）加强档案信息动态化管理，提升使用价值。不断完善充实有价值的档案材料和信息，添加反映人的个性特点、专业能力和信用记录等方面的资料，加快人事档案信息更新的速度，使之与人员流转的速度相协调。

（四）严肃档案信息化管理的工作纪律。严格执行有关网络信息安全保密方面的各项规定，严格限定上网信息的内容和范围，严禁处理专业技术人员档案信息的计算机与网络连接，确保信息安全。切实抓好网络信息安全保密教育，增强人事档案管理人员网络信息安全防护意识，提高安全防护的技术水平，防止失密、泄密现象的发生。

四、卫生专业技术人员档案信息化的优势

（一）档案信息化属于一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，会造成人力、物力、财力和时间上的极大浪费；档案信息电子化、低成本，满足了人事档案需求的多样性，拓宽了服务范围。

（二）可以大大减轻人事档案工作者的劳动强度。由于人事档案是动态性的，需要人对发生变动的人事信息进行及时记载，实现档案信息电子化管理以后，档案管理人员可以快速及时地进行人事档案的处理调整，保持人事档案的动态性与连续性。

（三）档案信息具有备忘提醒功能，可及时提醒人事管理部门对职称晋升、工资调整、退休等人员办理手续，防止因工作繁忙造成疏忽或耽误。

（四）信息化的查询功能。传统档案管理方式，想在短时间内快速了解全面或个人的人事档案信息是一件非常困难的事，而信息化的查询功能就可以有效解除这一烦恼，相关搜索功能提高了查阅速度，为领导拟定职工培训计划、实施绩效管理、合理组合人才等提供了翔实的依据。

第8篇：人事档案电子化管理范文

[关键词] 人事挡案；管理；无纸化；办公自动化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 103

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）07- 0216- 02

信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。

1 人事档案管理无纸化办公现状分析

目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。

2 人事档案无纸化办公存在的问题分析

人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。

2.1 对电子档案归档的重要性认识不足

随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。

2.2 对电子档案的法律效力需要进一步完善

档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。

2.3 对档案管理人员的信息素质需要进一步提高

人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。

2.4 对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化

电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。

3 对加强人事档案无纸化办公的思考

3.1 加强人事档案管理的安全性管理

人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。

3.2 加强档案法律建设

目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。

3.3 探索并完善纸质和电子档案并行管理机制

纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。

3.4 提高档案管理工作者的职业素质与修养

在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。

主要参考文献

[1]蒋永香.无纸化办公与档案管理[J].湘潭师范学院学报，2006（4）.

第9篇：人事档案电子化管理范文

论文摘要：由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，学校人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的实践，就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。

一、人事档案的定义

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

二、人事档案管理存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

三、笔者关于人事档案管理的建议

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

2、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。超级秘书网

3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

（1）王云庆苗壮《现代档案管理学》青岛：青岛出版社2002年220