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关键字:造价管理,工程造价
随着我国市场经济体制的成熟,工程造价咨询内容也将发生实质性的变化,造价咨询单位将从工程投资源头抓起,加强全过程的工程造价管理,严把工程建设成本控制关。本文就关于工程造价咨询单位在项目决策、设计、招投标、施工等各个阶段过程中如何参与全面造价管理进行探讨论述。
1、工程造价咨询的含义与全过程造价管理的必要性
1.1.工程造价咨询的含义
工程造价咨询是指面向社会接受委托,承担建设项目的全过程、动态的造价管理,包括可行性研究、投资估算、项目经济评价、工程概算、预算、工程结算、工程竣工决算、工程招标标底、投标报价的编制和审核、对工程造价进行监控以及提供有关工程造价信息资料等业务工作。工程项目的建设过程主要包括投资决策阶段、设计阶段、招投标阶段、施工阶段。
1.2.全过程造价管理的必要性
如果由于前期决策阶段和设计阶段工作失误导致建设项目在经济上不合理或者技术上不可行,建设后期想要再通过预结算来调整和控制工程造价,显然是为时已晚。因此,必须对工程造价实行全方位、全过程的动态管理与控制。
2、工程项目建设各个阶段的造价管理
2.1.实行投资估算,加强投资决策阶段管理
在建设项目投资决策阶段,进行投资估算。投资决策阶段是控制工程造价的重要阶段。造价咨询人员必须进行投资方案的优选,合理确定投资估算,控制好项目总投资,权衡项目的风险与收益,编制项目建议书和可行性研究报告。不能只看各种理论数据、理论指标,还要对项目实施过程中可能发生的各种风险进行客观的估计和预测综合分析,才能得出正确的投资决策结论。
2.2.从设计入手,控制工程造价
施工以前的项目决策及设计阶段是控制工程造价的关键,而在项目决策之后,控制工程造价的关键就在于设计。根据我国目前的设计收费标准及相关要求,设计费一般只相当于建设工程费用的4%-5%左右, 而这4%-5%的费用对工程造价的影响程度却占75%以上。
2.2.1抓好方案和初步设计审查工作
优化设计方案,降低投资,尤其强调限额设计, 严格按下达的计划控制投资,使重大建设项目的投资控制在公司审批的概算之内。
2.2.2积极倡导、推行建设工程招投标制
推行建设工程招投标制,对降低工程造价,进而使工程造价得到合理的控制具有非常重要的影响。
2.2.3倡导运用价值工程原理,建立激励机制
由于我国现行的设计取费标准是按投资额的百分比计算,使得造价越高,收费也越多。这样的取费办法,在一定程度上难以调动设计者主动地考虑降低造价、节约投资,不利于工程造价的控制。若认真运用价值工程原理,在保证安全和不降低功能的前提下对设计部门依靠科学管理技术、优选新技术、新结构、新材料、新工艺所节约的资金,按一定的比例奖励给设计部门,以调动设计部门积极性是大有潜力的,也是控制工程造价行之有效的方法。
3.要加强招投标阶段对招标文件的编制,保证其合法性、合理性
工程招投标是按竞争方式以合理的最低造价来择优选择施工企业的一种有效机制。此阶段工作的结果直接影响工程的造价。工程造价咨询单位应加强对招标文件的编制管理,做到文字表述严密、准确,由专职造价工程师参与审定其中的造价条款。通过正当的招投标过程,使承包方的价格合理可靠,避免出现压价中标,导致施工过程中偷工减料、停工扯皮等现象。招投标结束后,在与中标单位签订施工合同时,应加强对合同的签订管理,由专职造价工程师参与审定造价条款,以保证合同价格的合法性、合理性,减少合同纠纷,维护和保障合同双方的权益并有效地控制工程造价。
4.多方面加强施工阶段的管理
施工阶段是把设计变成具有使用价值的建筑实体过程。工程造价咨询单位可建立项目造价控制责任人制度,由工程造价咨询单位的专业人员对项目造价控制(管理)负责。具体操作表现在以下几个方面:
4.1材料费的管理
建筑工程材料费一般约占工程造价的60%左右,因此施工过程中,工程造价管理的重点在于材料价格的掌握和控制,材料价差对工程造价的影响较大,概算定额单价中的材料价格反映定额编制当时的水平。随着市场经济的发展,材料价格总是受市场价值规律影响不断浮动,要使概算价格符合实际价格必须进行材差调整,所以在概算编制过程中计算工程费用时,动态管理因素是有现实意义的,也是十分必要的。为此,工程造价咨询单位可根据定货合同价、公布的材料价格信息等,要及时了解造价信息,多方收集材料价格信息,及时编制价格信息统计表,并不断及时补充修订完善。力求做到寻找价廉物美的供应来源,以达到降低工程造价的目的。
4.2要正确处理好工程质量、工程进度与造价的关系。只有在质量合格、工期合理的条件下来控制工程造价,才会取得较好的效果。
4.3重视设计变更。在施工过程中,应对设计变更的合理性进行评定,减少不必要的设计变更。如果出现必须变更的情况,要先算账,后变更,主动控制工程造价,及时进行造价增减分析。对引起工程造价重大变化的设计变更,还要进行相应的变更预算,做到心中有数,掌握控制工程造价的主动权。
4.4主动控制减少索赔。如果出现索赔,应以合同为依据及时处理。
5.加强工程竣工结算管理
加强工程竣工结算管理是造价控制全过程的最后一环。工程竣工后,工程造价咨询单位要按施工合同的有关规定进行竣工结算,对完成的工作量进行复核,对竣工结算的价款总额与建设单位、承包单位进行协商。对设计变更、现场签证以及建设单位各项费用予以确认,对工程量和工期提出评定意见,最后还要对项目投资效果进行考核。
一个项目从前期决策、可行性研究、勘察设计、施工准备、施工、竣工验收、审计决算、项目运行乃至拆除报废是一个全寿命周期。项目在建设过程中,对内管理涉及众多的参建单位,对外与政府监管部门、社会环境等相关联,如何在项目建设过程中建立一个投资控制体系,采取有效投资控制措施,是控制“三超”现象的关键。文章主要介绍了上海市市级医院项目实行“代建制”管理模式中的投资控制实践方法。
关键词
“三超”现象 代建制管理模式 投资控制
随着我国经济体制改革的不断深入和市场经济秩序的不断完善,政府投资项目建设也从“投资、建设、监管、使用”一体化的形式,向“投资、建设、监管、使用”四分开的模式转化。2004年7月由国家发改委的《国务院关于投资体制改革的决定》明确指出:加强政府投资项目管理,改进建设实施方式,对非经营性政府投资项目加强推行“代建制”,即通过招标等方式,选择专业化的项目管理单位负责建设实施,严格控制项目投资、质量和工期,竣工验收后交付给使用单位,通过专业化的建设项目管理,使“投资、建设、监管、使用”的职能分离,最终控制投资,提高项目管理水平和项目投资效率。
为提高国有资金的使用效率,体现资金使用价值,上海市市级医院基本建设“代建制”管理模式在“十五”、“十一五”及“5+3+1” 的50个、总面积达190万平方米、总投资达128亿元人民币的项目中进行了投资控制的实践。
一、“十五”前后上海市市级医院投资管理的主要转变
“十五”规划前上海市市级医院的项目建设都是实行医院自建、自管、自用、非专业化、高度分散的管理模式。对大多数医院来讲,他们对基本建设缺少系统的了解,缺少工程项目管理的经验,更缺少建筑技术、建筑法规、建筑经济等相关专业知识,尤其是工程投资控制的管理知识。在项目管理上不规范导致工程质量“差”、进度“拖”、投资“超”;同时上级以拨款为主,对建设单位缺乏有效的约束机制。由于没有建立起投资控制的管理体系,故建设项目竣工后90%以上都存在超投资现象。
为了改变“三超”现象,我们从“十五”、“十一五”和“5+3+1”项目中进行投资控制试点尝试。从组织结构、制度建设、经济技术、合同和信息管理多个方面采取多种有效措施,将过去被动性的、事后审核为主的投资控制方式转变为前瞻性、主动性的事前投资控制方式,对建设阶段的主要节点设置“分阶段投资控制目标”,确保工程总投资不突破国家相关部门批准的总概算,提高资金的使用效率。
由对比表及图1可以看出,投资部门、代建代管单位、财务监理单位,包括各参建单位组成一个可以沟通,协调,可进行过程控制的体系。
二、投资控制的具体方式
在不同的建设阶段,投资控制的内容、重点和控制效果是完全不同的,各个阶段投资控制对整个项目的投资影响也不同,它与“帕累托定律”是相符合的(帕累托定律即意大利经济学家帕累托提出的“二八定律”),即任何一组相关的工作中,最重要的只占其中一小部分,约为20%,其余80%尽管是多数,却为次要的。
统计数据表明,各个阶段的投资控制对整个项目投资的影响为:初步设计为75%~95%,调整技术设计为35%~75%,施工图设计为20%~30%,施工阶段为5%~35%,竣工结算为0%~5%。显然投资控制重点在工程实施前的决策阶段和设计阶段(见图2)。
对此我们采取以下投资控制措施:
(一)组织机构与制度
面对医院项目容易超投资风险以及现阶段影响投资的因素,我们建立投资控制体系,即申康投资部、基建中心、项目筹建办与包括设计、总承包、项目监理单位在内的各参建单位组成一个可沟通、协调的管理体系。同时通过制订相关的管理制度,如《关于加强本市市级医院基本建设的指导意见》、《关于加强本市市级医院基本建设的补充意见》、《上海市市级医院基本医疗建设标准指导意见》、《关于加强上海市市级医院建设工程投资控制的指导意见》、《上海市市级医疗卫生机构建设项目专业分包及材料和设备采购管理办法》等来规范我们的工作程序流程,达到最终控制投资的目的。
(二)针对项目各阶段投资控制重点制定相应的投资控制措施
1.工程立项阶段
立项决策是项目投资控制的重要阶段,此时应对拟建项目的各建设方案从技术、经济和节能环保等多方面作全面、系统的分析与论证,在优化方案的基础上,编制和审核投资估算,待审查批准后,即可作为建设项目总投资的计划控制额,并强调施工期间不得随意突破,使其真正起到决策和控制的作用。如某大修工程,原初步设计方案中拟更换外立面门窗,从美观的角度增加玻璃幕墙,拆除原中央空调系统改为VRV空调,经技术、经济论证并现场探勘后,建设方决定保留原外立面门窗,取消玻璃幕墙改为大面积落地窗,保留原中央空调系统局部增加VRV空调。经此调整后投资估算节约了400万元。
2.设计阶段
是投资控制的关键阶段,在这一阶段投资控制最有效的方法是多方案比较。第一,认真做好设计方案技术经济相结合,综合考虑功能和成本,对关键设备、工艺流程、总图方案、主要建筑和各种费用指标要提出技术经济评价。一旦发现初步设计总概算超出批准估算时,应进行设计方案优化,在保证实现建设目标的前提下,降低部分建设标准或使建设内容满足投资限额。第二,概算投资应完整地包括建设项目从筹建到竣工投入使用的全部费用。尤其要注意概算中需深化设计的专业工程(如净化工程、屏蔽工程、医用气体工程、弱电工程等)投资。同时还需审查概算中各项技术经济指标的合理性,例如:围护工程的指标估算,在概算评审时围护设计尚未完成,此部分投资只能按照投资经验值进行估算。由于围护工程投资与周边环境(如:地铁、邻房、管线)、设计方案和施工方案有极大的关联,单凭经验值估算与实际投资相比往往存在较大的投资偏差。第三,当扩初概算评审后,要落实专家评审意见相应调整扩初图,同时将批准的扩初概算切块细分并进行分析,作为施工图分项设计的投资控制目标值。财务监理核实调整概算,整理评审意见,并对批准概算做出详尽、完整的分析报告。第四,施工图审图后,编制施工图设计预算。当设计预算超出概算计划控制值时,要及时分析原因,有的放矢提出解决方法和措施,并进行施工图修改调整,使修改后施工图设计预算控制在概算的设计范围内。其间,财务监理做好整个项目的资金平衡工作。
3.工程招标阶段
工程招标的目的是为了选择一支技术力量强、经济实力好、管理工程经验足、社会信誉好、价格合理、能足以胜任的施工企业。
(1)做好招标文件的编制和工程清单的编制。招标文件是招标工作中的主线,一定要符合国家的法律、法规及相关规定,对工程招标范围、工程承包方式、工程质量、工程进度要求及验收标准、工程安全、文明施工措施、工程款支付方式、工程相关内容的投标报价及竣工结算依据及办法、施工合同条款中专用条款、评标办法等都要有明确规定,特别对现场的施工条件与自然条件要客观、公正表述(如地铁、高压线、暗沟、河道、地下障碍物以及周边道路、管线、邻房、铁路等做出相关说明),尽量做到风险量化、责任明确,避免因施工条件不符而引发的施工索赔,同时也为日后投资控制做好基础工作。
招标工程量清单编制是设计阶段造价工作的深化,其编制质量的好坏直接关系到投标报价的合理性、有效性和完整性,进而间接影响到整个项目的投资控制管理工作。因此招标工程量清单的编制必须科学合理、内容明确且客观公正。
编制招标工程量清单时一般应注意以下几点:编制依据要明确;工程量计算力求准确;清单项目特征描述一定要准确和全面;对现场施工条件和自然条件也要有准确的表述。
(2)做好招标过程的回标分析。回标分析是公正对待每个投标企业的关键,也是建设施工中的各种索赔关键。回标分析要把招标文件中要约与投标文件的承诺一一对照,做好相关的招标澄清工作;检查每个投标报价的完整性,投标报价中材料、设备暂定单价是否与招标清单相一致,对报价中略高和略低的现象作分析找出其原因;对措施项目清单要分析安全防护,文明施工四项措施费是否符合国家相关规定,其他项目清单报价需分析并判断每个暂定、指定金额与招标文件是否一致。通过招标文件要约、投标文件承诺、回标分析结果对投标方案作“废标、修正、询标”处理,最后公平、公正、公开、合理地将投标单位排序,选出中标单位。
(3)施工合同签订。经过专家评标明确中标单位并公示后为项目中标单位。签订《总承包施工合同》时首先必须严格执行国家的有关法律法规和相关管理规定;其次整理招标文件与投标文件(要约与承诺中)的差异,对询标中的承诺在合同谈判时作进一步明确。一个完整的《总承包施工合同》须包括如下要素:合同范围、质量验收标准、工期要求、合同保函、工程款付款方式、合同价款调整方式和范围(包括市场风险的承担和施工变更的确定方式)、双方的责任和义务、争议处理方式以及双方根据工程特征的特殊约定。合同文字应尽可能明确,避免含糊字句、尽量量化、公式化以避免索赔、争议、纠纷的发生。
签订的合同总价作为施工单位的投资控制目标值。
4.工程施工阶段
(1)建立此阶段的动态投资控制机制。推行实际投资概算对比月度分析表目的是将批准概算切块分析,分解控制目标值,从而达到控制实际总投资的目的。值得一提的是,在总投资不突破的前提下,各分项投资控制目标值在保证安全、质量、进度和满足建设方使用功能要求的前提下,可利用价值工程原理和项目管理技术―WBS方法随项目进程作适时调整,强调动态平衡。
(2)严格控制各类变更。从制度上防止任意提高设计标准、改变工程规模及增加工程投资的情况发生。对于非发生不可的设计变更应尽量提前进行,以减少变更对工程造成的损失;对影响工程造价的重大设计变更,则要采取先算账后变更、分权限审批的办法以使工程造价得到有效控制。
控制变更的主要措施:首要变更的审批、审查,实行上报制度,待批准后可实施变更;其次抓好施工图会审,要求项目筹建办组织监理单位、施工单位和设计单位认真熟悉、消化图纸,分析图纸中存在的问题和缺陷,采取经济合理的方式减少各类变更。
(3)梳理招标中的指定金额和暂定金额。先将概算与合同清单对比,明确专业分包、材料设备的切块价格,在不突破批准概算的前提下采用价值工程原理进行排序、修正与调整;采取限额设计、限额招标方法控制各类专业分包的投资。
(4)合理确定材料设备的价格。材料、设备投资一般占建安造价的60%~70%,所以要根据施工合同的约定严格控制,认真把关,引入竞争机制,应公开招标的一定按公开招标程序合理设定限额价;应批价的程序,要组成批价小组(由筹建办人员、工程监理、财务监理、设计、总包、监管人员组成)对照批准概算,参照材料信息网,通过内部评议、集体讨论制从质量、价格、服务、付款、工期等方面来排序名次,最后决定中标单位。
(5)定期例会制度。每月或每两周一次例会,检查、分析投资情况,对过程中发现的超投资问题及时调整,合理解决,及时分析产生原因,汇总对总投资影响的程度,对照单位造价指标及专业工程造价指标。进一步明确下一阶段控制目标值,从而达到控制实际总投资的目的。
5.竣工结算阶段
竣工结算阶段是项目实施的最后阶段,此阶段应严格遵循合同和国家相关文件。
首先必须审核工程结算编制依据,即审核结算资料是否齐全、是否符合审价要求。其次,需审核工程结算书的真实性、可靠性和合理性,凡属合同条款明确包含或是在投标时已做出承诺的费用、属于合同风险范围内的费用及未按合同条款执行的工程费用等额外投资必须坚决剔除。
三、结束语
通过工程项目“代建制”模式全过程投资与管理的探索,可得出:采取“代建制”管理模式的项目可有效地遏制“三超”现象;投资控制要有系统组织,由业主(筹建办)、设计人员、财务管理人员、工程管理人员、总包管理人员及专业分包按照定期例会制度进行沟通,统一思想,充分发挥各专业人员的业务水平,综合考虑分析各类问题和情况,遵从合法、合理的原则;投资控制应是全过程的动态控制,要在每个阶段制定计划控制值,发生偏差时,及时采取纠偏措施进行合理调整;投资控制应进行设计管理,充分发挥设计人员的主观积极性与专业水平,要进行多方案的经济对比,保证实施方案是性价比最高的,从而提高限额设计的水平;投资控制要充分激发财务管理人员的主观积极性、发挥其专业优势,对市场材料设备价格走势的预测与分析、对概算的切块分析以及每阶段的计划控制值分析,进行有效的限额招标;业主是投资控制的关键,对功能与投资要以价值工程的规律分析决策,所做的决策都应控制在批准的概算范围之内。 (编辑 吕志新)
参考文献
[1]尹贻林,阎孝砚.政府投资项目代建制理论与实务 [M]天津:天津大学出版社, 2006
关键词:建设项目 投资控制 成本管理 问题 措施
一、建设项目全过程投资控制和成本管理的现状
现阶段,随着建设项目的逐渐增多,在给建设工程企业提供了更多发展机遇的同时,企业间的竞争也变得越来越激烈,此外,随着对建设项目要求的逐渐增高,使得建设项目的控制和成本管理不仅要涉及到事后控制管理,而且需要涉及到事前和事中的全过程投资控制和成本管理,而且投资控制和成本管理工作不是一味地降低成本和费用,而是在保障建设项目质量的前提下降低不必要的成本,努力做到专款专用,杜绝滥用款项、挪用资金的现象,以最合理的投入形成最有效的产出,但是就目前情况来看,由于种种主客观因素,一些企业的建设项目的投资控制和成本管理工作依旧存在这样那样的问题。
二、建设项目全过程投资和成本管理中存在的问题
据调查,现阶段越来越多的企业逐渐意识到建设项目全过程投资控制和成本管理工作的重要性,并且也试图通过完善相关的制度规范、提高相关工作人员的综合素质等方法来提高管控的力度,虽然取得了一定的成绩,但是在建设项目的投资决策阶段、建设项目设计阶段、招投标阶段、工程施工阶段依然存在一些问题和不足。
具体来说,在建设项目投资决策阶段,存在投资估算内容比较简单、漏项严重的现象,甚至一些建设单位为了能够使所报的项目能及时被批准,故意降低投资估算,搞“钓鱼工程”,不仅降低了投资估算的准确性,而且给建设工程日后合同履约埋下了潜在风险;在项目设计阶段,项目投资的80%决定于该设计阶段,而设计费用一般约为工程造价的1.2%。一些建设工程片面强调成本的降低,项目前期施工现场调研不足,钻探地质报告有漏洞。设计人员和工程人员缺乏必要的沟通和联系,二者不能为对方提供及时有效的信息,设计方案不能实现最优化;在项目招投标施工阶段,工作态度缺乏科学性和严谨性,甚至一些企业在招投标中任意压价,导致工程造价严重失真,而为了自身的盈利,在工程施工阶段往往会出现偷工减料,以次充好的现象,这样一来就给建设工程项目埋下了潜在的质量隐患。在竣工结算阶段,存在的主要问题是建设工程项目已经完成,但是配套的资料却不齐全,而这一现象却常常被忽视,进而影响了建设工程后期的结算、分析和控制工作的高效开展。
三、解决建设项目全过程投资和成本管理中存在问题的措施
(一)做好投资控制和成本管理的基本工作
做好投资控制和成本管理的基本工作,对于建设项目投资决策阶段中存在问题的解决是十分有效的,所以企业相关工作人员可以做好以下三个方面:第一,要做好资料的收集和分析工作,做好项目预测工作,准确掌握每个建设项目的地质情况、主要设备材料的价格以及已建类似工程的相关资料;第二,要做好市场研究和调研工作,包括类似项目的建设情况以及其今后的发展趋势等;第三,要做好建设项目的财务评价工作,即要分析好建设项目的盈利能力、清偿能力,以考察项目在财务上的可行性。
(二)强化设计阶段投资控制和成本管理的力度
设计阶段投资控制和成本管理可以从以下两个方面加强:一方面要优化建设项目的设计方案,方案的设计要在保证工程质量的基础上尽量降低成本,做好图纸的会审工作,简化工艺流程,及时发现其中不合理的因素和问题;另一方面,要切实推行限额设计,推广标准设计,也就是说要以建设规模、建设内容、建设标准为依据,在投资估算限额范围内进行工程设计,以确保高质量的设计方案的落实和执行。
(三)加强招投标和施工阶段的投资控制和成本管理力度
招投标和施工阶段是建设项目全过程投资控制和成本管理的重要组成部分,所以企业可以从以下几个方面着手,一是要优化招标文件,提高工程量清单的准确性。既能有效控制工程投资成本,又能防止承包人利用不平衡报价获利,同时杜绝工程实施过程中导致争议及变更工程量大;二是要注重施工方案的评审。工程施工前,要施工单位编制专项施工方案,方案获批准后才准予施工,对于不同的施工方案按重要程度分为内审和外审,有效控制施工工程质量和安全,同时也节约了成本;三是注重工程的优化设计,工程项目管理首先要认真熟悉工程图纸,了解设计意图,但由于设计的缺陷性,对设计图纸不能盲从,要结合工程施工的实际情况继进行优化方案,从而达到投资控制的目的。
(四)加强建设工程竣工结算阶段的投资控制和成本管理
竣工结算阶段的成本控制需要公司首先要做好对工程结算造价的审核及建筑工程资料的收集及整理工作,主要包括图纸、变更通知书、增加工程量签证等资料;其次,要明确建筑工程中是否会涉及到索赔和反索赔事件,在处理索赔事件与反索赔事件除了应按照规定的程序和时间外,主要应准备好相应的资料;此外,要加强结算工作人员的专业知识和职业素养,避免人为因素造成的失误和风险。
四、结束语
总之,建设项目的全过程投资控制和成本管理工作是一项比较复杂和严谨的工作,关乎到整个建设项目的成败和经济效益的获得,需要涉及到投资决策阶段、项目设计阶段、项目招投标及施工阶段、竣工阶段等各个阶段,所以及时的发现其中存在的问题和不足,及时的提出切实可行的措施是需要相关工作人员一直努力的方向,本文愿意抛砖引玉,以期能够引起更多业界人士的关心和重视,进一步使建设项目全过程投资控制和成本管理工作的效率和效果得到有效的提高。
参考文献:
【关键词】电力公司 项目储备 投资计划 全过程闭环管控
引言:随着电力事业的发展,电力公司的项目管控力度也在逐渐加强,从而使项目全过程闭环管控系统得到了全方位的建设。而为了从源头加强项目的管理,电力公司还应该加强项目储备和投资计划的全过程闭环管控。
1电力公司项目储备及投资计划的管控目标
电力公司在进行项目储备和投资计划管控时,还应该从源头上加强项目储备和投资计划的事前管控,同时也需要加强事中管控和事后评价,从而在提高电力公司项目投入的产出效率的同时,使公司的经营风险得到降低。所以,电力公司还应该以项目储备和投资计划为核心,实现对项目储备、项目投资计划、项目执行到项目考核等各个节点的全过程控制,从而使各个节点能够与下一节点无缝衔接。在此基础上,通过利用信息系统完成全方位监控平台的构建,则能够确保各项工作顺利开展。
2电力公司项目储备及投资计划的全过程闭环管控
2.1合理设置监控节点
为实现项目储备及投资计划的全过程闭环管控,电力公司还要建立项目储备库规范项目储备和投资计划管理,然后通过合理设置监控节点实现对项目全生命周期的管控。为此,电力公司还要明确工作范围,将电网基建项目和其他专项纳入到项目储备库中,然后根据项目类别和业务处理实际进行监控节点的分类。比如针对电网基建项目,可以将项目全生命周期划分为五个阶段和17个环节,然后在各个环节进行监控节点的设置。而针对包含小型基建、信息化投入和零星购置子项目在内的专项项目,则可以从项目投资计划开始划分,将项目全生命周期划分为四个阶段和11个环节,并且在各环节进行监控节点设置。
2.2搭建统计分析平台
为实现项目储备和投资计划的年度预算和月度现金流量的控制,还要搭建统计分析平台。该平台将由项目储备库、EPR系统和财务管控系统构成,能利用信息技术完成各系统信息的整合处理,从而为项目管理提供依据。在基建项目管控方面,可以利用ERP系统项目模块从项目概算、项目预算和月度现金流量预算层面对项目的投资预算总额、关键执行环节投资预算和项目资金支付进行强制控制。针对专项项目,可以利用ERP系统的项目模块进行多维度控制。比如在专项项目发生支出前,业务人员需要对项目的成本中心进行维护。在项目执行后期,需要对预算执行进行进行查询。而将从ERP导出的项目投资计划执行情况导入平台,然后按照事先制定的判断标准进行问题识别、统计和分析,则能够使储备项目和投资计划的管控效率得到有效提高。比如,将ERP系统中各节点实际情况与按照监控节点编制的节点计划相比较,就可以了解项目投资计划执行情况。
2.3明确计划管控流程
在项目投资计划执行的过程中,还要明确计划工作的管控流程。首先,需要根据节点计划进行事前提醒,以确保计划得以顺利实施。具体来讲,就是在时限要求前10日向项目管理部门提醒,以确保项目管理能够按照计划进行。其次,在对项目储备和投资计划执行等情况进行监控的过程中,还要开展事中纠偏工作。具体来讲,就是一旦发现问题,就需要在2日内联系项目工作联系人进行核实和专项协调督办,以确保项目能够顺利执行。最后,完成问题纠偏10日后,需要开展事后评估工作,即联系各单位工作联系人对问题根源进行分析,并且对纠偏情况展开评估,同时提出改进措施。
2.4实施全过程管控
为确保项目储备和投资计划能够顺利实施,还要加强全过程管控。具体来讲,就是需要加强对项目创建是否及时、投资计划执行是否及时、项目投产情况、项目决算是否及时等问题的管理,并且适当进行预警和纠偏,同时提出合理的改进建议[3]。在上半年,则需要在项目储备库中完成该年下达所有投资计划项目的创建,并且对项目执行后预估转资情况、开工投产完成率、决算完成率等参数进行估算,从而实现项目储备和投资计划的全过程管控。
2.5优化计划管控流程
实施全过程管控后,还要结合实际业务优化项目储备和投资计划工作管控流程。具体来讲,就是在利用平台监控的过程中,需要及时督办业务部门进行业务系统数据质量问题的整改,从而使信息系统数据的使用频度和应用成效得到加强。例如,一旦发现ERP系统由项目支出金额出现负值,就需要及时进行导致数据质量问题出现的原因的核实,并且进行数据整改。而通过提升数据质量,则能够使整个管控流程得到优化。
结论:总之,对电力项目储备和投资计划进行全过程闭环控制,能够使电力公司的内部管理形成封闭回路,从而使系统活动保持平衡。在此基础上,电力公司将能够有效提高项目储备和投资计划的管控水平,从而取得更多经济效益。因此,相信本文对电力公司项目储备及投资计划全过程闭环管控问题展开的研究,可以为相关工作的开展提供指导。
参考文献:
[1]袁建国,王光增,黄健等.多条件约束下电网建设项目全过
程闭环管控对策研究[J].浙江电力,2014,06:56-59.
[2]李艾玲,杨颖.依托信息化工具构建“实时管控、精益高效”
项目全过程管理体系[J].经营管理者,2014,30:125-126.
随着我国国民经济的发展,建设脚步的加快,工程建设在我国的国民经济建设中占据了越来越重要的地位,作为公有制占主体的国家政府投资工程在我们的社会生活中始终扮演着重要的角色。这样如何对政府投资项目进行有效的管理摆在我们面前,本文主要阐述目前我国政府投资项目管理和“代建制”的问题,以及我个人对这些问题的浅见。
一、政府投资项目管理及“代建制”的内容
(一)政府投资项目管理的主要内容及特点
政府投资项目从政府投资资金来源和政府投资领域的角度来界定,是指运用政府财政预算资金和纳入预算理的各类专项建设资金(基金)以及借用金融组织贷款等,对公共基础设施、社会公益事业以及需要政府扶持发展的产业技术开发等领域进行的固定资产投资项目。目前我国每年的全社会固定资产投资为三万亿元,近年来随着实施积极的财政政策、扩大内需等政策措施,政府投资数额急剧增长,每年“政府投资项目”占到约10%,达3500亿元左右。
政府投资项目管理主要包括对投资项目的资金运用、成本控制、投资项目质量和建设周期等方面的控制与监督,其目的在于保证政府投资能按预定计划实施,防止投资项目在实施过程中各种不良问题的产生,以确保项目能按预期的要求完成。
政府投资项目管理具有以下三个特点:一是政府投资项目大多数集中在为社会发展服务,非盈利的公益性项目;二是政府投资项目具有一般项目更为严格的管理程序;三是政府投资项目更容易受到社会各界舆论的关注。
(二)“代建制”的起源和定义
项目“代建制”最早起源于美国的建设经理制(CM制)。CM制是业主委托一称为建设经理的人来负责整个工程项目的管理,包括可行性研究、设计、采购、施工、竣工试运行等工作,但不承包工程费用。建设经理作为业主的人,在业主委托的业务范围内以业主名义开展工作,如有权自主选择设计师和承包商,业主则对建设经理的一切行为负责。
现在所推行的“代建制”是将项目建设人与项目使用人分离,由项目出资人委托有相应资质的项目代建人对项目招投标和勘察、设计、施工、监理等建设全过程进行组织管理,项目竣工后交付使用人的项目建设管理行为。而政府投资项目“代建制”,则是指政府委托第三方以建设期法人地位,对所投资工程进行专业化管理的模式。它形成了投资、建设、管理、使用相分离的权责明确、制约有效、科学规范的管理体制及运行机制。
二、我国政府投资项目管理现状及分析
随着我国投资体制改革的深入,政府投资项目的建设管理模式正由“建设、监管、使用”多位一体的模式向“投建管用”职能分离的模式转化。改变长期以来我国各级政府对直接投资的项目管理方式实行“财政投资,政府管理”的单一模式,这就造成了以下几个主要方面的问题:
1、政府投资项目管理水平较低,工程质量难以保证。政府投资项目种类较多,有的工程具有很强的专业性,也有很强的综合性,建设过程中需要进行质量控制的环节很多,非专业部门管理效果不佳,工程质量难以保证。同时政府部门往往是上一个投资项目,就组建一个临时的基建班子或建设指挥部,由于缺少管理专业人员,加上没有管理经验的积累,造成建设管理水平相对较低。
2、政府投资项目的建设标准及投资规模难以控制。目前的政府投资项目建设缺乏投资和建设的各自规范主体。由于投资和建设的主体基本上合二为一,相应就缺少了投资约束机制,造成政府对项目建设过程也缺乏有效的外在管理和制约手段;而政府投资项目特别是公益性项目资金主要来源于政府财政性资金,资金是无偿拨付和使用的。因此,政府投资项目往往会出现预算超概算、决算超预算、投资超计划的“三超工程”现象,建设单位的“投资饥渴症”难以遏制,使本已十分紧张的政府财政资金更加“雪上加霜”。
3、政府投资项目的投资决策机制不够完善。目前我国的政府投资项目决策的科学性受到较大的影响,主要原因是政府投资项目的决策机制不完善。决策机制直接影响投资决策的质量,而投资项目决策在整个项目周期中至为重要。而目前我区政府投资项目决策方式与我国现有的投资项目决策方式基本一样,其主要表现为:个别领导说了算,善于争取多要点,形象工程突破程序加紧干,资金不足普撒胡椒面。这样的决策往往会造成工程决策拍脑袋、工程上马拍胸部、工程烂尾拍屁股等现象。
三、针对政府投资项目管理的问题提出“代建制”策略
为较大改善和解决上述存在的问题,为了进一步提高政府投资效益,规范和完善政府投资项目从决策、建设、资金计划安排到竣工验收的全过程管理,保证政府投资项目的质量,笔者认为可以从多个方面着手,本文仅以“代建制”为切入点重点论述,具体在项目实施阶段可采取如下措施:
1、代建项目的确定,即必须采用代建的适用范围。凡建安工程投资在规定额度以上且市财政性资金投入在规定额度以上、建设单位没有自行管理建设能力的建设项目,可要求必须当实行代建制。
2、代建的形式。可采取两种代建形式:全过程代建,即代建单位根据批准的项目建议书要求,对工程的可行性研究或初步设计及建设管理至竣工验收实行全程管理;阶段代建,代建单位根据批准的初步设计,对项目建设管理至竣工验收实行阶段管理。
3、实行代建合同管理。代建单位的产生引入了竞争机制,除个别特殊项目由政府指定外,均需通过招投标方式选择代建单位。代建单位确定后,建设单位应当和代建单位签订项目委托代建合同。明确代建项目的范围、形式,双方的权利、义务等法律关系。同时建立健全了重大政府投资项目稽察制度。
4、奖励与处罚。应采取适当激励机制来提高代建单位工作积极性,如工程包干有节余,代建单位可分成,其中市政府投资节余部分可有适当比例由代建单位留成。如决算投资超过包干基数,超过部分由建设单位和代建单位各承担相应比例费用。但因代建单位原因,造成工期拖延的予以罚款。
四、结束语
“代建制”使项目管理技术、管理手段、管理思想更专业、更先进;政府不用组织相应的管理机构,能够有效地防止公务员队伍膨胀;通过市场的方式转移项目建设费用超支的风险。政府不介入具体的经济活动,既符合国际惯例,有利于维护正常的市场运行秩序,又可有效地杜绝公务人员产生腐败。因此,实行项目法人制、推广项目“代建制”是社会主义市场经济发展的必然要求,是政府投资项目建设管理体制改革的必然趋势。
参考文献:
1、尹贻林,阎孝砚《政府投资项目代建制理论与实务》天津大学出版社,2006
2、石明《项目管理实务》东北大学出版社,2004
随着我国经济的高速发展和科学技术的日新月异,企业为了提高自身的核心竞争力,加大了固定资产投资项目的投资力度,不仅新建、扩建、改建了许多科研、生产基地,也添置了许多新设备,在此过程中产生了大量的固定资产投资项目档案。固定资产投资项目档案是建设项目立项、实施、竣工验收等过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等形式的真实记录,是企业资产的重要组成部分,在项目建设、运行、维护等各项工作中发挥着极其重要的作用。
一、固定资产投资项目档案管理的重要性
1.是项目竣工验收的前提条件《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办〔2007〕161号)和《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》(科工计〔2015〕931号)中明确规定:“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的,不得进行或通过项目竣工验收”。项目档案专项验收工作的开展,有利于加强项目档案管理工作,确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。2.是项目顺利推进的有力支持固定资产投资项目档案管理不是简单的对项目实施过程中产生的文件材料的收集、整理和提供利用,在项目实施过程中,档案管理人员可以通过“三纳入”“四参加”“四同步”管理,全面跟进项目建设,对项目实施有效的监管和控制。项目档案的形成与管理贯穿整个项目建设过程,通过规范项目档案管理工作,可以为项目的顺利推进提供有力的档案支持。3.是项目后续维护的有效凭证固定资产投资项目档案是固定资产投资项目的重要组成部分,做为项目实施全过程的真实记录,在今后项目工程的实施、改建、扩建,设备采购、运行、维护中都有着不可替代的重要作用。固定资产投资项目档案具有原始记录性,是检验项目质量的重要依据,是追溯责任的有效凭证,也是企业维权的有力证据。
二、固定资产投资项目档案管理存在的问题
1.对固定资产投资项目档案重视程度不高首先,档案部门在科研单位中属于科研保障部门,主要任务就是做好科技档案的收集、整理、保管和提供利用,为科研技术人员提供档案支持。军品科研单位为了实现盈利和自身的更好发展,以科研生产为主要任务,虽然档案工作不可或缺,但对其重视程度明显不高,这样就增加了开展档案工作的难度。其次,固定资产投资项目档案不同于科技档案,它不能直接产生经济效益,因此部分单位领导对固定资产投资项目档案的重要性缺乏必要的认识,从而对固定资产投资项目档案管理工作不够重视。同样,项目管理人员和建设人员也存在着轻视固定资产投资项目档案的情况,认为可有可无,这就直接导致项目实施过程中产生的文件材料收集不齐全、不完整。此外,许多企业普遍存在着档案工作岗位待遇低下的问题,造成业务骨干流失、人才缺乏,特别是人员更替频繁的现象突出。固定资产投资项目档案管理是一个复杂的过程,具有专业性强、涉及知识面广、建设周期长等特点,新职工缺乏相关的业务知识和实践经验,不能很好地胜任这方面的工作。这些都是阻碍固定资产投资项目档案管理工作有效开展的不利因素。2.固定资产投资项目档案收集不完整固定资产投资项目档案的收集工作是项目档案工作的重点和难点,是做好项目档案管理工作的基础,也是项目档案验收检查的关注点。俗话说“巧妇难为无米之炊”,档案收集的完整性一直是困扰档案部门的一大难题。一个固定资产投资项目的建设周期往往是一年、两年甚至几年,项目建设周期长,在此期间不免会发生人员变动,文件材料交接不清楚、不完整的情况时有发生。同时,固定资产投资项目建设涉及部门繁多,对外有施工单位、设计单位、监理单位等,对内有项目管理部门、财务部门、设备使用部门、档案部门等。因此工程建设期间,产生的档案文件材料数量大、类型多,既有管理性文件材料,又有专业技术性文件材料。这些问题都给固定资产投资项目档案的收集工作带来了一定困难。3.固定资产投资项目档案整理不规范固定资产投资项目档案来源渠道多,如基础建设项目,参建单位各自完成档案的收集、整理工作,在开展固定资产投资项目档案管理工作时各单位没有统一的衡量标准,档案管理岗位上的人员不同,各自对标准规范理解的程度不同,这些都会造成在进行档案移交时档案状态的多样性。同时,在项目档案整理的过程中,由于没有统一的文件材料归档范围和整理规范,经常会出现项目档案整理不规范的情况。常见的问题有:应归档文件材料遗漏;接收了归档范围之外的无用的文件材料;归档文件材料不是原件;文件签署不齐全、签章不完备;归档文件材料随意涂改;归档文件材料附件、相关资料不完整等。这些档案整理不规范的问题都给固定资产投资项目档案管理工作带来了诸多不便。4.固定资产投资项目档案管理人才缺乏固定资产投资项目档案管理复杂性高、专业性强、涉及知识面广,包括土建、设备、工艺、监理、招投标等相关专业领域,这就对档案管理人员的专业素养提出了较高的要求。一方面,档案部门作为企业内部职能部门,档案管理人员日常工作量大、兼职多,每天忙于繁杂的事务性工作,缺乏对专业知识的系统学习和业务提高,从而使档案管理工作消极被动;另一方面,档案管理人员在单位中一般地位不高,低收入留不住真人才,档案管理岗位人员流动性较大,而新员工自身缺乏对固定资产投资建设项目的整体了解,在固定资产投资项目档案管理过程中往往力不从心。
三、加强固定资产投资项目档案管理的应对措施
1.提高全员认识,健全规章制度要始终把固定资产投资项目建设和档案建设放在同等重要的位置,做到项目管理部门和项目档案管理部门统一认识,始终把创建一流项目档案作为我们的工作目标。在项目档案管理上,应始终坚持实行前端控制,全过程参与,与项目建设同步。建立健全项目档案管理制度,针对项目档案归档范围、保管期限、管理方式等具体问题,编写相应的管理文件,制定相关规章制度。通过对规章制度的宣传贯彻,实现全员档案意识的明显增强,为项目档案管理工作的有效开展打下良好基础。2.制定归档计划,优化收集工作健全完备且行之有效的规章制度是开展固定资产投资项目档案收集工作的坚实后盾,在此基础之上,制定切实可行的档案归档计划是促进项目档案收集工作的有力措施。在以往的工作中,往往会出现为了应付检查而临时补订归档计划的情况,这无疑没有发挥归档计划的实际作用。在编制归档计划时,我们应做到多方面沟通,不能闭门造车,任何单方面制定的归档计划都是不完善、不全面的。单位项目管理部门每年应按照项目节点制定项目档案归档计划,在档案管理部门的指导下,明确各类档案文件材料的责任归档部门和归档时间,并按计划进行检查,督促项目档案责任部门做好项目档案文件材料的积累和移交工作,以确保各类档案文件材料的及时归档。3.转变工作方式,规范整理工作针对参建单位多、各单位之间档案整理标准不统一的问题,建设单位档案管理部门应转变工作方式,提前介入项目档案的收集、整理工作。根据各单位参与项目实施的具体情况,有针对性地制定相关规章制度,明确归档范围;及时跟踪项目建设进度;定期对项目管理人员、建设人员的档案工作进行业务指导和业务培训。值得注意的是,在指导项目档案工作时,要加强对重点档案文件材料的收集、整理工作。如项目前期管理性文件、隐蔽工程文件,项目开、竣工仪式照片、录像等。4.加强业务培训,提升专业素养档案管理人员作为固定资产投资项目档案管理工作的行为主体,其自身素质至关重要。因此,要做好固定资产投资项目档案管理工作,必须提高档案管理人员的业务水平。首先,要加强档案管理人员对建设项目的整体了解,做好档案管理“三纳入”“四参加”“四同步”,全面跟进项目的实施;其次,定期组织档案管理人员参加项目档案业务知识培训,不断提高专业知识和专业技能;第三,开展实地考察,学习其他单位先进的工作方法和成熟经验;第四,实施奖惩激励机制,对固定资产投资项目档案管理工作中表现突出者给予表彰和一定奖励,鼓励档案人员积极主动地提升档案管理水平。多项并举,努力打造一支高素质、高水平的档案管理队伍,为固定资产投资项目档案管理工作提供有力的人员保障。5.做好自检工作,备战档案验收《重大建设项目档案验收办法》中明确规定:“在项目档案验收前,项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,根据档案工作的相关要求,依照《重大建设项目档案验收内容及要求》进行全面自检”。各单位在申请固定资产投资项目档案专项验收前,都应组织开展项目档案自检工作。项目档案自检工作是推动项目档案管理工作的有力举措。通过档案自检工作可以发现项目实施过程中存在的问题,形成自检报告,并有针对性地采取整改措施,进一步提高固定资产投资项目档案管理的质量,为顺利通过固定资产投资项目档案专项验收打下坚实基础。
参考文献:
[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J].机电兵船档案,2011(1):38-40
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[3]刘曼.关于固定资产投资项目档案管理工作的体会与思考[J].档案工作,2015(8):71-72
固定资产投资项目档案是整个项目在建设过程中的真实记录,它对企业科研、生产及维权等方面都具有重要的作用。固定资产投资项目档案无论作为一种资产形式,还是一种知识信息资源,都是建设项目档案管理过程中重要的组成部分,它既是项目建设的基础和保障,也是完成项目建设和项目竣工验收的前提和保障。收集、管理并利用好固定资产投资项目档案,对于提高企业的工程质量,满足科研发展的需要,都具有十分重要的意义。
二、固定资产投资项目档案工作的特点
1.责任重、难度大
首先,固定资产投资项目档案随着项目的进展而逐渐产生,贯穿于整个项目的全过程,涉及项目从申请、立项审批、勘察设计、施工、生产准备及竣工、投产使用等专业领域的内容,为工程项目建设管理、竣工验收、科研生产、维修改造等工作服务,因而固定资产投资项目档案工作肩负着现实和历史的双重责任,是项目建设与管理的重要内容和不可缺少的工作环节。其次,在项目文件材料积累、收集和整理过程中难度比较大。因为一个工程项目往往有许多参建单位,上级与地方各专业管理部门关系复杂,人员变动大,专业种类多,使项目档案来源多元化。再加上建设项目周期比较长,项目文件材料的收集时间比项目建设过程时间更长,这些因素都给收集工作造成一定的不利影响。第三,项目建设期间形成了大量的文件材料,有管理类、专业技术类等,内容繁杂;这些文件材料相应地形成项目档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案等门类的档案;信息载体形式多样,包括纸质、声像、电子等,种浅谈企业固定资产投资项目档案管理江南工业集团有限公司余湘藏国宇[摘要]在现代市场经济条件下,企事业单位的建设、管理和发展对固定资产投资项目档案管理提出了越来越高的要求,我们档案工作者必须适应当前工作发展的需要,深入研究固定资产投资项目档案管理工作的内容和特点,努力寻求做好固定资产投资项目档案管理工作的方法和途径,更好地为企业经营管理、科研生产及发展服务。本文从目前企业固定资产投资项目档案管理工作的特点、存在问题及改进措施等方面阐述如类多、数量大、载体多样化,使固定资产投资项目档案在整理上也比较复杂。
2.要求高、涉及面广
固定资产投资项目档案是固定资产投资项目建设产生的知识信息形态的资产,是真实反映并准确揭示项目建设全过程与最终竣工状态的原始资料,是稽查、审计、监督、管理、验收以及维护改造的重要依据,也是追溯和评价项目的最有力的依据。因此固定资产投资项目档案管理工作必须做到完整、准确、系统。固定资产投资项目档案作为项目信息的载体包罗万象,涉及许多相关方面并受到各种条件的制约。在固定资产投资项目档案管理中各方的共同目标就是保证项目档案的齐全、完整、准确。因此,应以合作的理念构建一个多方参与的项目管理体系,并成为全员配合的自觉行为。
三、固定资产投资项目档案管理存在的主要问题
1.领导对固定资产投资项目档案管理缺乏重视
一个单位的任何一项工作都必须有领导的重视才能使这项工作得以顺利开展,如果领导不重视,许多工作的开展都会困难重重,因而领导的重视在固定资产投资项目档案管理工作中起着关键性的作用。然而现在仍有一部分单位领导对固定资产投资项目档案管理工作缺乏了解、重视不够,致使组织不到位、责任未落实。有的单位在项目启动的时候没有将档案工作纳入项目建设管理规划和工作程序,没有将档案管理工作纳入项目管理的全过程。在项目建设过程中,档案部门未能参与到项目的筹划、组织、控制和质量管理中,不能及时对项目档案的形成与管理进行有效的监督和指导。
2.固定资产投资项目档案管理程序的控制不到位
个别单位重立项、轻管理,对项目档案管理的程序缺乏控制,档案部门无法及时按程序监控项目的全过程,给档案管理带来很大的难度,档案人员只好在项目竣工验收前突击补充、整理,使项目档案工作出现脱节,档案质量得不到保障。
3.固定资产投资项目档案管理制度不健全
有的单位没有制定固定资产投资项目档案管理规章制度,缺乏完善的固定资产投资项目档案收集、积累整理、归档和利用制度,特别是收集整理过程中人为因素较多,随意性大,相关规定指导性不强,可操作性不够。
4.固定资产投资项目文件材料收集不全
收集工作是做好项目档案管理工作的第一个环节,也是最基本、最重要的环节。但是因为参建单位、建设单位部门参与较多,投资项目建设周期长,时间跨度大,人员不稳定,造成各方之间文件材料的管理接口较多,文件材料散失严重,文件材料收集归档困难,形成的施工文件材料质量不高。
5.人才培养力度不够
随着企业机构的撤并和人员的压缩,档案人员的数量逐年减少,有些单位甚至不再独立设置档案部门。由于人员少、兼职多、工作量大,同时缺乏对固定资产投资项目档案管理人员的系统培养,档案人员整天忙于事务性工作,整体素质和专业能力偏低。这种状况与项目建设的快速发展不相适应,与我国经济持续、协调、科学发展不相适应。由于档案专业人员的匮乏,在某种程度上影响了固定资产投资项目档案管理工作的质量与效率,不利于项目档案信息的开发和利用。
四、提高固定资产投资项目档案管理的策略
1.注重宣传,奠定基础信息时代
宣传本身就是一种信息传递,它是档案管理永恒的主题。档案部门要充分利用各种机会和多种形式进一步宣传固定资产投资项目档案管理的重要性,如采取学习文件、举办培训班、评先活动、参观学习、研讨会等形式;还可以通过能体现档案馆价值的档案编研、档案专项验收等工作,不断提高各级领导及企业各类人员对档案工作的认识。由于固定资产投资项目档案管理工作不是一个孤立的管理系统,做好项目档案工作需要各方面的配合,因此要通过宣传使企业各级领导和各类人员充分了解项目档案,理解支持项目档案工作,重视项目档案工作。同时,还要将固定资产投资项目档案工作纳入企业工作计划、领导议事日程、职工经济责任制和岗位责任制中。只有各方共同努力,项目档案工作才能做得最好。
2.建立机构,提供保障任何一项工作的有序进行都离不开组织管理
随着国家经济和行业形势的发展变化,越来越多的固定资产投资项目陆续开展,这使档案工作既获得了机遇也面临着挑战,这就要求档案业务建设中的各个环节在面对各种各样的新情况和新问题时能够做出快速反应和调整。因此,对固定资产投资项目档案管理工作要统筹规划、科学管理,运用固定资产投资项目档案管理的理念,开展项目档案管理工作。首先,建立项目档案管理工作组织管理体系,由企业主管档案工作的领导负责对项目档案全程的管理和组织协调;其次,建立项目档案管理责任制,按照项目档案责任单位、责任人、项目档案产生的内容、形成时间等,明确各自在各阶段、各环节的责任,各负其责,使项目档案工作步入规范化、制度化、科学化的良性循环轨道。
3.健全制度,做好保障
建立科学、健全的档案管理制度是做好固定资产投资项目档案管理的基础,为确保档案文件材料的齐全完整,就要规划项目档案管理工作,建立严格的规章制度,明确各有关单位在项目建设过程中应承担的责任,结合本单位实际制定相应的办法和实施细则,明确项目档案管理职责,对主抓项目建设的项目部门、设备管理部门,参与项目建设的施工单位、监理单位都提出明确的文件材料归档范围和归档要求,并落实责任人。
4.加强收集,提升质量
固定资产投资项目形成的档案种类多、数量大、载体复杂,往往需要建设单位、设计单位、施工单位、监理单位共同完成收集工作,而建设单位、施工单位、监理单位都是项目档案形成的主体和主要责任者,其中每一个过程都会影响项目档案的质量,影响其完整性、齐全性和准确性。因此,在项目档案的收集过程中,应严格坚持“三纳入”和“四参加”制度,做到项目档案工作与建设项目同步进行,从各个环节确保项目档案的质量。在收集的过程中,首先要注意归档文件材料的内容是否完整,竣工图是否真实地反映了项目竣工时的实际情况和过程,做到图物、技术数据准确可靠,签字、盖章手续完备。在建设项目中要购进大批的设备仪器,在文件材料收集过程中不仅要收集随机文件材料,而且还要注意收集设备安装调试过程中形成的文件材料,这部分文件材料实用价值大、利用率高,如果收集不齐全,将会给项目设计、施工及以后的改扩建、设备维修等带来不可估量的损失。收集声像档案时应对其载体的物理性及载体是否带有病毒进行严格检查,并将其单独存放在防磁柜中,定期进行检查拷贝。由于电子文件信息载体具有可分离性,因此对电子文件要及时进行全面收集并加以保存,保证电子文件的真实性和准确性。
5.科学整理和立卷,便于利用
档案的鉴定、整理、立卷是对档案文件材料的最后一次筛选加工及组合定位,关系到档案的完整和内在质量及能否及时、准确提供利用的问题。因此,首先要对收集到的文件材料进行鉴定,对无保存价值或价值不大的文件予以剔除;对有保存价值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,能够完整地反映一项工程的建设概况和建设成果。如:管理性文件可以按问题、时间组卷。整理时可将立项申请报告、可行性研究报告、初步设计及批复、项目进行中有关调整、计划等的往来文件,环保、消防、人防、劳动卫生等单项验收意见及验收报告的批复等组成一套完整的项目管理类文件。而项目施工文件可按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业等组卷。项目竣工图可按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业组卷。设备仪器类文件材料应保持归档文件的成套性,按照单项设备仪器进行组卷。归档后的建设项目文件材料要按项目单独立卷整理,这样才能体现固定资产投资项目归档文件材料的完整性、齐全性,便于竣工验收和查询利用。
6.优化管理,促进档案管理工作
对固定资产投资项目档案的收集、整理、归档、建档全过程实施计算机管理,对项目实施过程中按节点形成的文件材料经收集整理后按类别及时输入目录进行计算机监控及管理,建立信息化平台,通过建立档案数字化管理体制,利用计算机技术有计划、分期分批地把纸质、胶片、录音、录像等各类档案数字化,使档案信息与现有档案资源数据库整合并网,将已有的数据库与各分公司及分支机构档案资源实现互联,提高档案资源利用率,提供方便、快捷的利用服务。
7.完善自我,提高素质
首先,对档案管理人员进行多层次、全方位的培训,从软件到硬件,从基础到尖端,包括档案业务知识和固定资产投资项目相关专业知识等。对主持和参加单位的资料员也要进行必要的培训,使他们深刻理解文件材料收集归档的重要意义及如何收集、整理,多渠道培训合格的档案管理人才。其次,由于档案管理工作具有“封闭的工作环境、重复的工作程序、缓慢的工作节奏,平淡的工作成果”的特点,因此要求项目档案管理人员必须具有良好的素质,这是做好档案工作的一个重要基础,高素质的人才队伍对档案管理工作起着至关重要的作用。第三,项目档案管理工作的内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用及编研,每一项工作都影响着项目档案整体管理水平,而每一项工作的质量又是由项目档案管理人员的业务水平决定的。因此,项目档案管理人员必须具备极强的责任心、使命感,沟通协调能力,文字表达能力和扎实的专业知识,尤其是面对大量的原始文件材料,要具有善于把分散、无序、有价值的信息条理化和系统化的能力,充分挖掘,使档案的澘在作用发挥出来。这样,档案工作者自身的价值才能被社会所认同,固定资产投资项目档案管理工作才能发挥应有的社会效益和经济效益。
8.提高保密性,确保档案安全
当前在我国水利建设快速发展的大趋势下,其内部控制管理工作也得到相应的改进和完善,但还是存在着一些相应的问题,并且一定程度上阻碍了水利投资项目科学、有效的发展。而且过去传统的管理方式,已经无法满足当下水利投资项目内部控制管理的需要。目前,国内相当一部分水利事业单位,还在沿袭传统的内部控制管理方式,这就必然造成在管理中还会相应存在一些问题。下面将会逐一分析致使水利投资项目内部控制问题存在的原因。
(一)政府难以得到实行
政府的主要包括政府的决策权、执行权以及监督权,在水利投资项目中政府才是其主体,但由于受过去传统的思想影响,即地方保护主义思想的影响,使其政府根本无法得到有效的执行。
(二)管理人员素质较低
在水利工程项目建设中,其项目建设的单位多数为临时组建的单位,管理人员的水平较低,缺乏相应的管理知识和管理经验,在管理中更多是依靠自己的主观观念进行判断。而且项目法人对项目管理者没有进行进一步的约束(例如给管理人员施加相应的管理压力、责任压力以及行为约束能力),从而导致管理人员在管理过程中没有受到相应的限制。
(三)相关单位缺乏竞争力
当下,由于一些水利设计、监理以及承包单位立足于当前的经济效益,没有从全局及长远发展角度考虑,缺乏创新意识以及整体水平不高,致使在水利投资项目中市场竞争力薄弱。
(四)管理制度的缺失
目前我国水利工程项目管理的模式是在相关政府部门监管之下,分别分属于项目业主、监督单位以及承建单位共同管理。但由于缺乏相关完善的监管制度以及政府监督职能执行力度不强,致使一些项目业主、监管部门和施工单位联合进行不正当行为,水利项目建设过程也就难以得到有效的进行,影响到水利工程项目建设的进度以及工程建设的质量。
二、健全水利投资项目内部控制的措施
(一)完善规章制度,加强指导
在水利工程项目内部控制工作中,想要逐步提高内部控制的管理水平,就要不断改进和健全完善水利投资项目管理的规章制度。并且做到精简规范和水利投资项目内部控制制度与管理制定的有效结合,从而使水利投资项目在实行过程中有章可依,有法可循,并贯穿于整个工程投资建设过程,以确保水利投资项目可以得到有效进行,使政府的财政资金得到最优化的利用。
(二)加强项目管理人员的培训,引进专业人才
项目管理人员的素质水平和水利投资项目建设有着重要的关系,直接影响到水利投资项目内部控制的水平以及工程建设决策的科学性及执行力度。因此,必须要加强对项目管理人员的培训,可以通过定期或者不定期的有针对性的培训来强化项目管理人员的综合能力,以期提高项目管理人员的素质水平,更好的致力于项目建设,也为过程有效执行提高了保证。同时可以考虑在项目初期根据需要引进一些专业人才,并对人才进行适用性及专业能力评估。
(三)制定科学、有效的内部控制方法
水利投资项目必须要从整体上把握才能构建科学的内部控制方法,要制定科学、有效的水利投资项目,必须对其进行严格的控制并加强管理。水利工程项目在其内部控制管理过程中,可以将控制过程分成有效的若干个环节,并在每个环节中突出重点并进行严格的控制,按照相关的内控程序执行,这样更利于内控目标的实现。在过程管理中,还应根据过程项目的差异采用不同的内部控制方式,同时界定并把握风险,这样才能有针对性的进行有效控制,更好的解决内部控制的问题。例如在水利投资项目设计环节上可以考虑实行限额设计的控制方式,这样可以使投资估算和设计概算真正起到控制投资总额的作用,避免建设过程中因超概造成水利投资项目资金过大产生更高的投资风险。
(四)加强沟通,协调发展
水利投资项目和谐、协调进行的前提条件是财务信息和沟通体系的建立,一个完善的信息沟通体系可以促进水利工程项目和谐、顺利的进行。因此,水利事业单位要协调好各部门之间的关系,加强财务人员、工程技术人员及后勤采购人员等之间的沟通交流,让相关人员更准确科学的了解掌握工程信息,必要时可专门成立沟通协调部门,从而加大内部控制的力度,使水利投资项目的内部控制更为科学、合理,从而全面提高管理的水平。
(五)抵制陈旧观念,加强政府职能的执行
在水利投资项目管理中由于地方保护主义的陈旧观念的存在,致使政府职能根本无法得到执行,一定程度上影响到水利投资项目有效进行。因此,想要保证水利投资工程项目的有序进行,就要改变这一观念,加强政府对工程项目的监管和执行力度,相关的管理人员还要结合实际不断创新管理观念,可以考虑通过相应的激励机制,如实行物质激励、荣誉激励以及精神激励等措施来激发全体人员的积极性和主动性,以促进水利工程项目的有序进行,而且通过全体人员的有效参与,可以使水利项目投资工程管理得到事半功倍的效果。
三、结束语
关键词对外投资项目资源型项目投资风险模糊综合评价
1风险管理及对外资源型投资项目风险管理
所谓项目风险管理是指人们的主观行为,使各行为主体通过对某一项目实施过程中将要遇到的风险事件进行识别、衡量、分析,在此基础上制订出适宜的防范控制措施,用合理的手段综合处理风险,以最大限度地实现项目实施的既定目标的科学管理过程。
投资项目风险指的是项目投资建设运营过程中项目可能给项目投资者、项目债权人等相关利益群体所造成的经济损失及对国民经济和社会经济环境、自然环境等所造成的破坏程度。投资项目面临着大量的不确定性风险因素,对这方面的研究也颇多,一般来说主要分为市场风险、管理风险、技术风险、自然环境风险、经济风险、社会政治文化风险等。每一大类风险因素又可划分为若干小类,这些风险因素对不同的项目,甚至是同一项目不同阶段的影响程度也都是不同的,但任何一种风险都有可能造成项目建设的失败。
对外资源型投资项目风险管理是指对外资源型投资企业对勘探、开发、投资项目实施过程中存在的各种各样的风险事件进行识别、衡量、分析评价,并适时采取各种有效的方法进行处理,以保障该项目安全正常实施,达到预期收益,并保证本企业及国家的经济利益免受损失的科学管理过程。
2对外资源型投资项目风险管理的基本程序和步骤
对外资源型投资项目风险管理的基本程序与一般风险管理程序一样,包括风险的识别、风险的评价、风险的决策和风险的控制与防范这四个主要步骤。
风险的识别是整个风险管理活动的前提和基础。它包括调查投资项目面临的所有潜在风险是否存在、分析产生风险的各种原因。识别风险应尽可能全面按照系统分析的方法,项目风险可分为筹融资风险、建设期风险、生产期风险和项目决策风险。
风险的评价是指对投资项目所面临的各种特定风险发生的可能性或风险发生造成的损失的范围与程度进行的测算和估计。它包括风险大小的定量估计与风险危害基准的设定等。
风险的决策是指针对投资项目所面临的各种特定风险及其大小,运用适当的方法加以分析,从而做出是否投资,何时投资以及如何投资等的决策过程。
风险的控制与防范是指人们力求规避或改变那些可能引起或加重损失的因素,采取安全有效、积极合理的措施来对付各种风险。风险的控制与防范要根据风险管理主体对风险的态度、风险承受能力、管理者的素质、风险的性质和影响程度等许多因素,运用各种相应的方法来进行处理。其中风险的防范主要偏重于对风险的事前、损前处理,风险的控制则是在投资项目运作过程中,随时监视项目的进展,注视风险的动态,一旦有新情况,马上对新出现的风险进行识别、评价和决策,并采取必要的行动。
风险管理的这四个步骤之间不是孤立存在的,在实际运用过程中通常下一步骤的进行是以前一步骤的结果为依据而紧密联系在一起的。由于风险尤其是经济风险的影响因素是瞬息万变的,旧的风险因素会不断改变,新的风险因素又会不断产生,因此必须定期、不定期地进行风险识别、风险评价,不断修改和完善风险决策方案及风险控制方法。换句话说,风险管理活动的四个基本步骤是一个连续不断、循环往复的管理过程。
3对外资源型投资项目面临的主要风险
3.1项目筹融资风险
这是指项目管理者在筹融资活动中改变筹资结构,使其偿债能力丧失和资金利润率降低的可能性。项目筹融资风险主要来源于生产经营、资金组织和外汇汇率变动。如果生产经营中项目亏损,就使得筹融资中借入的资金偿还需用自有资金支付;如果资金安排不合理,购货付款与偿债付款较集中,就会出现临时性的经营困难;对外资源型投资项目还主要面临着汇率升降所带来的风险。
3.2建设期风险
在对外投资项目的整个建设周期中,由于资金的不断投入,而项目还未获得任何收益,这就使得项目一旦因为某些因素造成建设成本超支,不能按期完工或无法完成,就会给投资者带来损失。为此需考虑以下几方面的因素:管理者必须具备丰富的管理经验和一定的技术能力,否则导致项目的投资成本、完工质量及生产效率方面出现不确定性;原材料、燃料涨价,资金、人员和物资调配环节出现问题,都会造成建设成本增加、工程延期,投资回收期延长;土地、建筑材料及运输的可获得性出现困难,无法按计划开工,就会拖延工期;不可抗力风险自然灾害、战争、政局变动等都会影响工程开工,并对投资项目未来产品市场产生影响。
3.3生产期风险
项目建设完成,进入正常经营状态,通过产品的销售来偿还债务和回收投资,实现预期的经济效益和社会效益。这一时期的风险主要表现在生产、市场、金融政策、汇率变动、政治波动等方面。
生产方面,管理人员的自身素质和能力局限,对生产计划安排和人、财、物的有机组合不能实现预期的生产控制和成本控制,生产人员工艺技术不熟练,次品率高于标准,都会影响项目效益的实现;市场方面,原材料、能源市场价格波动,新技术的出现都会影响项目产品利润的实现;汇率方面,汇率的波动会直接影响投资收益;政治方面,一旦政局变动,尤其是国际关系出现分裂,将使投资项目严重受挫。
4对外资源型投资项目投资风险的模糊综合评价
为了更准确地评价对外资源型投资项目的投资风险,在详细评价过程中将要通过定量分析方法,对投资项目的风险进行量化。考虑到风险因素是动态的、变化的,大多难以定量描述,而且表现出极大的模糊性,通过采用严谨的评估程序,将会减少信息的不对称,降低投资风险。因此,本文将运用模糊综合评判方法对其中的各个因素进行量化,对对外资源型投资项目进行详细评价。
4.1对外资源型投资项目风险评价模糊集的建立
(1)设对外资源型投资项目风险评价的因素集为,U={U1,U2,……,Un},相应的权重集为,A={A1,A2,……,An}。
其中Ai表示因素Ui在U中的比重
0≤Ai≤1,■Ai=1。
Ui={Ui1,Ui2,……,Uin},i=1,2,……,n。ni根据构成第i个因素Ui的具体风险因素数量而定。相应的权重集为Ai={ai1,ai2,……,ain},其中aij是风险因素uij在因素Ui中的重要程度,j=1,2,……,nj。0≤aij≤1,■aij=1。
在本文中,笔者认为对外资源型投资项目的主要风险因素有政治风险、经济风险、资源风险、管理风险、经营风险等。因此,确定对外资源型投资项目的风险因素集为:
U={U1,U2,……,Un}={政治与国际关系,经济波动,资源因素,管理能力,经营水平}
U1={U11,U12,U13,U14,U15}={国家的政治波动,两国关系的变化,两国对外投资政策的变化,两国相关法律、法规的调整,两国产业政策的变化}
U2={U21,U22,U23,U24,U25}={汇率的变动,银行利率的调整,两国经济增长的波动,国际经济增长的波动,国际贸易的波动}
U3={U31,U32,U33,U34,U35}={资源储量,资源质量与品味,资源开采与获取难度,资源生产、加工变数,资源市场容量}
U4={U41,U42,U43,U44,U45}={管理层受过良好的专业训练,管理层远见和个人魅力,管理层奉献和敬业精神,管理层专业技术相互匹配,管理层不断学习提高自己}
U5={U51,U52,U53,U54,U55}={经营目标及难度,经营队伍,产品市场去向,市场销量,经营理念与装备}
权重集的确定可采取专家打分的方式进行,可聘请资深人士根据目标国投资环境和本国投资政策及产业性质给相关因素打分,从而可以确定因素权重及各具体风险因素在相应因素中的权重。
(2)模糊评语集为V,V={V1,V2,……,Vm},Vk表示评估的第k个等级,k=1,2,……,m。本文取m=5,根据评估准则的性质,可以代表{很好,较好,一般,较差,很差}等意义。
4.2对外资源型投资项目的单因素风险评价
首先对每个因素做单因素评判,确定各因素对各个评价等级的隶属度,即给出从集合到的一个模糊映射:
?灼:UV。
对每个Ui,关系Ri,可由模糊矩阵表示:
Ri=(r■)■=r11,……,r1m……,……,……r■,……,r■
i=1,2,……,n
其中:rjk表示因素uij对于第k级评语Vk的隶属度。rjk的值也可采用专家打分的方式确定,对于因素uij有s1个第v1级评语,……,sm个第vm级评语,则对于j=1,2,……,ni,有
rjk=Sk■S■
对于评语集v的隶属向量Bi,Bi=Ai×Ri=(bi1,bi2,……,bim)为对因素Ui做单因素模糊评判的结果,i=1,2,……,n。
4.3对外资源型投资项目投资风险的模糊综合评价
对各因素Ui,(i=1,2,……,n)做综合评判,由单因素评判的Bi构成模糊矩阵R。
R=B1……Bn=b11……b1m………………bn1…………
对R做模糊矩阵运算,既可得到因素集U对于评语级V的隶属向量B:
B=A×R=(b1,b2,……,bm)
当■bj≠1时,可经归一化处理,令
■j=bj■bj,得■=(■1,■2,……,■m)。
4.4对外资源型投资项目投资风险的评价结果
由模糊综合评判得■=(■1,■2,……,■m),■1,■2,……,■m表示因素集对于评语集V的隶属度。根据最大隶属原则,B中最大的隶属度bk所对应的风险评语Vk即为对外资源型投资项目的风险等级。决策者可通过比较该项目风险是否高于其愿意承受的风险临界值来判断是否对该项目进行投资。
值得说明的是,对于不同的资源及不同国家、地域的资源型投资项目,评估模型中的权重需要进行调整。如有的国家,政治稳定,经济增长势头迅猛,而资源储量不稳定,则就应该相应加大资源风险因素的权重。
4.5对外资源型投资项目投资风险的跟踪评价
投资方按照上述的评价方法对对外资源型投资项目的风险进行评价后,如果选择了该项目,在项目实施过程中,就要对项目的风险进行跟踪评价。项目的风险跟踪评价所涉及的风险因素与以上评价体系中的风险因素相同。在进行项目的风险跟踪评价时,涉及的实际问题较多,有一些风险因素有可能是以上评价体系不包含的,所以就要根据实际情况对以上评价体系进行相应的调整。在增加新指标和因素时,一方面要考虑所增加的指标和因素与其它指标和因素的相关程度;另一方面要考虑新指标和因素加入后,其他指标和因素将做何调整。
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