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【关键词】档案管理工作;档案管理问题;对策
0.引言
档案管理工作是相对而言比较轻松的工作,可是随着科学技术的不断更新,科技给档案管理的工作带来了极大挑战。档案管理要求的是专业性,机密性,政策性为一体的工作。在现在科学民主的新型社会中,档案的完整性与机密性尤显得极为重要。任何一个企业或是单位,档案的可循性对整个工作流程的顺利进行起着重要作用,人员的配备,工作的有序性,都跟档案有关。因此,档案管理的工作是整个工作得以顺利展开的保证。
1.档案管理工作存在的问题
如前文所述,档案管理工作尤为重要,对档案的管理并不是一项可有可无的工作。但是,在工作的进行过程中,不难发现其中存在一定的问题,这些问题不仅给档案管理工作带来麻烦,同时也给企业、单位造成不必要的损失。
1.1档案管理工作人员的主观存在的问题
大家都应想象得到,档案管理的工作每天就是需要与一些比较机密的文件打交道。这不仅需要工作人员的细心,也更高的要求了档案管理工作人员的素质。然而,现实中却不是如此。一般在管理档案的都是一些年纪偏大的工作人员,同时又是一群细心不够,对档案管理不够专业的人员。由这么一群人进行档案管理的工作,这不仅会给档案带来损失,还会给企业,单位造成损失。当然,还有一部分原因就是这些工作人员本身没有意识到档案的重要性,因此也就没有意识到自己工作的重要性。
1.2单位、企业对档案管理工作的重视不够
一些单位及企业由于对档案管理工作的不够重视,认为是一堆没什么作用的纸,随便怎么处置都好,因此对档案进行管理的设施也就不够齐全。一些对档案进行管理的必要硬件设施也不存在。造成档案虫蛀,档案材料发生霉变,档案的储存室里潮湿,影响档案原本的美观效果及一些必要的保存价值。这些都是在一些单位及企业中常见的档案管理问题。
1.3档案资料收集不齐全
在日常生活中,很少人会去检索档案,也就不会发现档案中存在的问题。其实,也就是因为档案收集的不够齐全,资料不齐全就不会有人去查询。这是对档案管理工作一个极大的挑战。一些必要的信息没有及时的收集到,这就会造成档案中一部分信息的缺失,容易导致信息的准确度不够高。因此在档案工作人员收集档案时往往会发生收不到,收不齐的情况发生,一些必要归档的信息就会遗漏。
1.4档案管理的保密性指数不高
档案属于机密性的东西,其保密程度应当是极高的。但是现在各种新科技的诞生,机密性的文件同样可以遭他人破坏。这就是在保存档案过程中,其可保密性的程度没有提高,还有一个就是其档案管理的设施比较落后,容易遭他人的的侵袭。
2.针对档案管理工作的政策
2.1加强职工培训,提高职工的职业素质
在员工开始进行档案管理工作之前应对其进行专业的培训。首先应当是提高工作人员对档案管理的认识。只有在接受专业的培训之后才会认识到档案的重要性。在正确认识档案管理工作之后,对其以后的工作就会有极大的帮助。如何对档案进行归档,怎样对档案进行管理,这都是要经过专业的培训。在工作中不断的提升自己,培养自己的专业素质,使得档案管理的工作能够进行有效的进行。
2.2提高单位,企业对档案重要性的认识
一个良好的单位,离不开对档案很好的管理。若单位对档案重要性能够有正确的认识,就会相应地管理好档案。一些部门由于没有体会到档案的好处,也就没觉得管理档案是又该多重要的事。要让单位提高对档案重要性的认识,单位的领导首先应认识到档案工作与其他工作一样重要。专业的人员对档案进行专业的管理,设立专门的档案管理室,档案管理的配套设施应该齐全。同时单位也应加强对档案管理工作人员专业知识的培训。设立明确的管理制度让他们遵循。用制度约束管理的工作人员,用制度来保障单位工作的进行。外在的硬件设施都齐全的情况下,扩大档案管理的工作,丰富档案管理的内容。使档案能够发挥其应有的作用。
2.3保证档案收集的及时性
一般情况,若是档案没有收集齐全,那应该就是收集不及时,在后续的收集工作中补充不完整。收集档案应根据实际情况对档案进行合理的收集和归档。档案本身具有的特性就是及时性和准确性。由于一些比较重要的信息容易流失,因此在进行档案管理时就应该注意收集档案应该要及时,这不仅有利于他人信息的检索,也有利于档案完整的保存。
2.4增强档案管理的意识,加强档案的安全性
档案存在这极大地机密性,而机密性也是保存档案的意义所在。但是,在科技不断的更新中,一些机密的文件也越来越容易受到他人的关注,在接受关注的同时其安全属性也在不断的下降。这就给档案管理的工作带来了极大地挑战。如何避免这些问题的产生,那就相应的需要提高档案管理工作人员的保密意识,在工作人员提高自我素质的同时,加强专业的管理,那么在专业管理知识及专业的设施配备下,档案在管理中也就不容易遭到袭击。
3.结语
总之,在社会的不断进步,科技的日益变更中,必须将档案的管理工作与其他的工作同等对待,从各自的观念与意识中认识档案管理工作的重要性,并不断的创新档案管理的工作,提高工作人员的职业素质,做好单位档案管理工作。档案管理不仅是对自己单位工作的负责也是对保护好信息的重要组成部分,为社会的资源建设提供重要的依据。
参考文献:
[1]李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用[J].合肥:安徽大学,2011,10 (24):51-53.
[2]陈玉玲.浅谈档案管理存在的问题及对策[J].浙江职业技术学院,2011,9(10):237.
关键词:档案管理工作;重要性;策略
1 档案管理工作的现状
1.1 档案管理意识薄弱
档案从字面意思上可以解释为“直接形成的历史记录”,因此,在很多领域内,档案所包含的信息量是巨大的,不管是在事业单位还是在企业内,档案的管理都可能会影响到其发展。单位人事调动后,档案也会发生变化,为了更好的实现企业的发展,在日常工作中一定要做好档案的管理。然而实际工作中,很多单位和企业的工作人员对档案管理的意识比较薄弱,没有意识到档案管理工作的重要性。很多工作人员认为档案管理就是简单的对档案进行整理、保管等,平时的工作内容就是抄一抄、写一写,在工作中没有必要投入过多的用心。另外,企业高层对档案管理工作的不重视,表现在招聘档案管理人员的不用心上,有的企业档案管理人员跟图书馆的管理人员一样,是年纪比较大而且不了解档案管理的专业知识,因此导致档案管理水平落后,在企业的发展中,档案并没有发挥其作用,相关人员一定要引起高度重视。
1.2 档案管理不规范
档案管理工作并不是一蹴而就的,随着企业的发展,档案管理工作内容会越来越多,但是不规范的档案管理制度让档案管理工作停滞不前。在企业进行某个项目的时候,档案里面会记录这个项目从开始到结束的左右情况,如果这个项目在后期运行过程中出现问题的话,查阅档案可以有效帮助工作人员了解、分析问题的所在。如果企业没有健全、规范的档案管理制度,档案管理人员在工作中无章可循,那么可能会导致档案记录不完整,不能实现其应有的价值。另外,档案管理不规范可能还会导致现有档案的损坏和丢失,不利于企业的长远发展。
1.3 档案管理工作信息化程度不高
随着科技的快速发展,互联网和信息技术在很多领域得到了很好的应用,在档案管理上,纸质档案也正向电子档案转化,电子档案的出现为档案工作提供了很多便捷。传统纸质档案管理工作量比较大、工作程序复杂,档案储存需要的空间也比较大,而电子档案不论是在档案的记录、保存与查阅上都非常方便。然而目前档案管理工作的信息化程度却并不高,在档案管理工作中没有引进先进的软件,工作人员对信息技术的运用不够娴熟等都制约了档案管理的发展与进步。
1.4 档案管理设备落后
要提高档案管理的质量,需要高科技设备的支持,特别是对于电子档案的管理,如果没有先进的设备,档案管理质量会受到相应的影响。很多单位与企业在发展中对档案管理并不重视,所以在档案管理设备的引进上并不上心,导致档案管理设备落后,工作人员在工作中经常会由于设备的问题遇到管理困难,长此以往,不仅会降低档案管理人员的工作热情,还会影响企业的整体发展。
1.5 档案管理人员综合素质过低
档案管理人员的素质是保证档案管理工作质量提升的关键,但是就目前档案管理的总体现状来看,在管理人员上还存在一些问题,主要表现在档案管理人员综合素质过低上。第一,专业素质;档案管理是一项复杂且严肃的工作,如果工作人员在工作中出现错误,可能会影响到企业的发展,所以要求档案管理人员有这方面的专业知识,然而实际上,由于相关人员对档案管理缺乏正确的意识,没有招聘专业的档案管理人员,有的企业的档案管理人员甚至是兼职人员。第二,职业道德素质;一些档案管理人员觉得档案管理工作无关紧要,另外,档案对企业来说是机密性文件,如果档案管理人员与企业的竞争性对手出现贿赂现象,那么可能会给企业的发展带来一定的危害。
2 档案管理工作的重要性
如今已经进入了一个信息化时代,很多信息都需要档案记录,不管在什么行业,档案管理工作的质量好坏都可能会影响其发展,只有加强档案管理工作建设,才能让档案真正的实现其价值,为单位与企业服务。而且当前在档案管理工作中依然存在很多问题,面对这些问题,一定要提出相应的解决措施,利用先进的技术促进档案信息化建设,提升档案管理的总体质量。
3 档案管理工作的策略
3.1 提升档案管理意识
提升档案管理意识是当前档案管理工作中的当务之急。首先,高层领导要正确认识到档案管理对企业发展的重要性,分析其中存在的问题,要针对提升员工档案管理意识提出相应的解决措施。在企业内加强对档案管理的宣传,只有领导层的人对档案管理工作重视起来了,底下工作人员的态度才能端正起来。例如:高层可以组织工作人员参加档案管理方面的讲座,让其意识到档案管理的重要性,进而提升其档案管理意识。
3.2 健全档案管理制度
要提高档案管理工作的质量,需要有一套健全的管理制度,档案管理工作本身就比较复杂,制定完善的档案管理制度,工作人员就可以在工作的时候依照制度将工作完成好,还可以避免错误的出现。档案管理不是简单的将档案分门别类,档案管理工作的环节比较多,包括:档案的收集、归档、保管与保密,还有档案后期的利用等,都是档案工作人员需要完成好的工作,因此,在健全档案管理制度的时候,需要针对每个环节的特点,制定出详细的办事制度,加强档案管理水平的提升。
3.3 加强档案管理信息化
档案管理信息化是科技发展的必然产物,是提高档案管理工作质量的重要途径。随着计算机技术的发展,信息化在很多领域得到可广泛的应用,档案管理是企业发展中非常重要的一项工作。传统的档案都是纸质的,但是近年来,电子档案已经逐渐取代纸质档案,档案管理的信息化可以促进电子档案管理质量的提升,不管是在档案信息的录入还是档案的提取上,都非常的便捷。因此,要引进最新的档案管理软件,促进档案信息化建设。
3.4 加大资金投入
随着企业的不断发展,档案数目也在不断增长,因此,档案管理工作难度也在增加,所以需要先进的设备与技术的支持。加大资金的投入,引进高科技设备,是档案管理工作的基础。另外,技术的引入也需要资金的支持,每个地区在经济发展上有一定的差异,所以对某些地区的事业单位或者企业来说,要投入资金购买档案管理设备与软件可能存在一定的困难。针对这种现象,国家可以采取一定的措施,为了缩小地区之间经济发展的差异,提供一定的经济帮助,促进档案管理工作质量的提高。
3.5 提高工作人员的综合素质
档案管理工作质量要得到提高,工作人员的综合素质必须要得到提高,相关人员要重视培养工作人员的综合素质。第一,专业素质;在招聘档案管理人员的时候,一定要注重专业技能,要聘用对档案管理工作有一定认识的人,熟悉档案管流程。另外,在其正式工作前,还可以对其进行培训,让他们了解档案管理工作的重要性。还要注重培养其计算机技术,促进档案信息化建设。第二,职业道德素质;在档案管理工作中,工作人员的思想素质也是提升档案管理质量的关键,档案具有保密性,因此,工作人员必须要有非常高的自律性。在录用档案管理人员的时候,应该对其履历进行核实,避免聘用品质有问题的人,为档案管理带来安全隐患。提高档案管理人员的综合素质,是做好档案管理工作的重要保障。
4 结语
综上所述,在明确档案管理工作的重要性后,要分析在档案管理工作中存在的问题,结合现状提出有效的解决策略,促进档案管理工作质量的提升。
参考文献
1 科技档案管理工作的重要性
国家对于行业发展的力度增强,企业的规模也不断在扩大,行业发展的多样性为档案管理工作带来一定的困难,对于目前的企业发展来说,档案的管理工作涉及到整个系统的发展,所以对于相关档案的管理保护工作非常重要。根据目前的发展情况,应当对于当前档案实行科技化管理,科技档案管理有助于企业的正常发展,对于相关的企业内部资料的安全性也有一定的保证,为今后的发展奠定基础。这就需要加强科技档案管理工作的力度,相关人员的培训和管理工作应当重视起来,利用规范的制度,对于相关科技档案管理工作进行约束保证科技档案管理工作的效率,和今后的正常运作以适应社会发展的需要。
2 现阶段科技档案管理工作所存在的问题
2.1 重视度不足
在现阶段的科技档案管理工作,相关的管理部门没有充分重视,对于科技档案管理的重要性没有一个正确的认识,这就造成相关管理制度并不完善,造成档案管理出现漏洞的情况出现。造成档案管理制度不完善的另一个主要原因,就是科技档案管理工作是一个长期投入的工作项目,需要长时间的资金投入,并且短期内不会出现一定的经济回报,相关管理人员由于对于企业的经济效益考虑,所以对其的管理工作投入量较小。
2.2 没有重视对科技档案管理技术的更新工作
现阶段社会的发展科技的进步,科学技术水平在不断的更新当中,当前社会快速发展,同样信息技术也在不断的更新发展当中,部分企业认为科技档案管理可以按照一个模式长久的运行下去,却忽视了当前社会不断地更新换代当中,一直以来的科技档案管理已经能不能满足社会发展额需要,对于科技档案管理工作应当更新,通过不断的更新从而满足社会发展的新需要。
2.3 管理人员的素质程度不一
目前的科技档案管理工作,仍存在许多的问题,其中人员问题是阻碍科技档案管理的一个重要因素,就目前情况而言从事相关档案管理工作的人员素质水平不一,再加上利用科技档案管理方法,需要使用计算机等科技设备,对于管理人员的专业素质要求较高,一部分人员对于新型的办公手段无法适应,就会造成操作失误的现象出现,这样不利于科技档案管理工作的顺利进行。
3 科技档案管理问题解决方式
3.1 加强科技档案管理的重视程度,逐渐完善相关规章制度
对于目前的档案管理而言仍存在多方面的问题,这些弊端不利于企业的顺利发展,要想能够让企业快速稳定的发展下去,应当对于科技档案管理工作加以重视,加大管理力度,相关的管理阶层应当制定相应的管理制度对于企业的档案进行管理。
重要体现在管理体系的制定方面,“没有规矩不成方圆”,一个企业如果没有规定制约,那样不利于企业的正常发展,对于企业来说也是如此,尤其是当前大规模发展的情况下,更加要注意档案的管理工作。根据指定的管理制度,对每个部门之间工作进行一定的规范,并且对档案的管理工作也应当有一系列制度进行规范化管理,保证档案从收集、整理、归档、保管、保密以及后续工作的顺利进行,根据档案内容多样性的特点,进行分区规划统一管理的方法,并且制定严格的责任制度,保证档案的安全性,只有完善规范管理制度,才能够保证档案的安全和今后档案管理工作的顺利进行,以及企业的稳定的发展。
3.2 加强现代化的管理方式及手段,提升信息化的程度
现代计算机技术以及信息技术的快速发展,给现代化办公方式及手段提供了必要的技术支持。科技档案管理工作也要从传统的单一纸质裁体档案逐渐向着多裁体档案管理方向发展,科技档案管理的这种发展趋势就对档案的管理的具体工作提出了更高的要求。相关科技档案管理部门一定要积极探寻适合现代要求的档案管理方式方法,快速的完成档案管理的信息化转变,这已成了现今档案管理工作发展的急切需求。所谓信息化不单单是指将传统的手工管理形式转变为用计算机进行录入,而是要加强利用计算机进行管理的手段,进行档案资料的数字化建设,以计算机和互联网为基础建立起科技档案信息管理系统。要通过计算机进行科技档案的收集、整理以及编制检索,并将计算机应用到库房管理以及特殊档案项目管理上。
3.3 提升档案管理工作人员的综合素质,深化服务意识
建立起综合素质较高的科技档案管理人员队伍是改善科技档案管理工作的基础。要想建立起高素质的科技档案管理人员队伍需要做好如下几方面:
3.3.1 要建立并逐渐完善科技档案管理人员的岗位培训制度,要定期的通过讲座、交流会等形式对相应工作人员进行专业知识培训(包括信息技术等方面的培训),以此来满足不断发展变化的科技档案管理工作的需要。
3.3.2 科技档案的管理人员要逐渐树立并深化服务意识,要将市场需求作为工作的方向,树立起与社会经济发展相适应的观念,积极主动的与相关部门寻求合作,以便充分的开发和利用科技档案资源。同时,科技档案管理人员有可能的情况下,要对档案的具体内容进行必要的学习和研究,以便能够发现某些可以转化为生产力或者能够深入开发利用的科技信息,推动科技档案的深层次发展。另外,相关管理人员要解放思想,充分适应市场需求,将科技档案的管理工作由传统的只是面对特殊机构或者机关开放的方式,转变成为面向全社会开放的方式,服务于社会需求,充分利用所具有的丰富资源向社会各方提供全方位、深层次的服务。
关键词:地震档案;新形势;发展
离石中心地震台在山西省地震局综合档案室档案人员的监督和指导下,严格按照地震台站观测手段归档范围要求,已对记载以来所有的科技档案材料进行集中收集、整理、立卷、归档,并将案卷条目录入数据库,便于检索和提供利用使我台档案管理工作步入了科学化、规范化、制度化的运行轨道,各类档案的管理、使用工作取得了一定成效。所以在新形势下,档案管理工作如何在攻克地震预报中更好地发挥其应有的作用,如何把台站宝贵的第一手资料提供给地震科研人员,是当前需要深入思考的重要问题。
1 地震科技档案的概念及重要性
1.1 地震科技档案的概念
地震科技档案是从事地震科研、地震监测预报、地震应急与救援、震害防御等有关的基础理论和应用研究、地震观测仪器研制和基本建设等活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、磁盘(带)、光盘、录像带、影片、照片等科技文件材料。我们在从事地震科技档案管理工作的实践中,充分认识到地震科技档案是防震减灾工作中不可缺少的组成部分。我台档案室现存的地震科技档案140余卷,主要包括测震学科10卷、形变学科103卷、台站迁建资料20卷等。
1.2 地震科技档案在防震减灾工作中的重要性
离石中心地震台是山西中西部唯一省局直属台站,担负着监视山西中西部地震活动情况的任务,可为地震科研、分析预报提供科学准确的原始资料。比如:我台利用水平摆观测资料曾对1991年3月26日大同-阳高5.8级地震、1999年11月1日大同-阳高5.6级地震、2002年9月3日山西太原5.0级地震在震前做过初步判断。这些历史档案不仅为当今研究分析该地域内的地震危险性有重要的借鉴作用,而且也为地震学的发展提供了宝贵的第一手资料。
2.目前存在的问题
档案工作就是一项专业性、技术性很强的工作,通过对该台1972年建台以来所有资料规范化整理,发现存在如下问题:
2.1 模拟仪器的图纸档案不易保存
地震监测仪器在“十五”数字化改造之前,所有产出数据、手薄、图纸、相纸以及重要报告均为手稿,且原始资料大多为铅笔书写容易褪色或模糊,科技档案的保存期限又较长,很多为永久性保存,纸张破损、低劣、油印稿本字迹不清,相纸变质发黄已不清晰。
2.2 科技档案原始资料归档不全、利用率不高
目前台站档案普遍存在材料收集不齐全的问题,具体表现在:归档标准不健全;档案管理(登记、借阅、利用等)相关制度未建立或建立不全;电子文件、声像档案严重缺乏等。还有部分单位为了使用方便,将集中统一归档保管的档案资料分散在个人手中,或者利用者在借阅档案后没有及时归还,将档案随处乱放,造成档案页面损毁、甚至丢失。
2.3 领导的重视度不够,档案员业务素质不高,科研人员归档意识不强
立卷归档及时与否、质量的优劣取决于该单位领导的档案意识、重视程度。但由于档案不能给单位产生直接的经济效益,有些领导就淡薄档案管理意识,只注重专业人员的配备,忽略了对科技档案人员的培训。而在基层几乎没有专职的档案管理人员,科技档案人员多是身兼数职,大多所学的专业与档案管理专业毫无关系,没有经过档案专业的系统培训,单位也未建立有效的管理和激励机制,这就造成档案人员对科技档案的重要性、档案管理要求以及科技档案资料的收集、整理等业务知识的欠缺,从而使得档案员缺乏责任心和服务意识,不能及时对本单位所产生的科技档案进行整理和归档,只是把档案资料简单的保管好,使得台站的档案管理工作存在严重缺陷。
3 提高科技档案管理的有效措施
3.1 图纸资料的保管方法
地震图纸是珍贵的科技档案原始资料,选择正确的保管方法,具有很高的现实意义。经过多方的查阅考证,折叠保管图纸是一种比较好的方式。图纸以其纸质的特殊性,图幅大小不一区别于别的纸质档案,其实各大单位的图纸档案都是折叠且用文件袋包装的,分别竖向放置,以便于随时抽取看图,图纸也不易损坏,利于图纸的保存,利于图纸的调用。目前先进的档案管理方法是:将图纸逐一扫描为电子版,并按照编码要求存入计算机内,使用查询调用软件,方便随时远程调用和套用。因此档案管理人员应积极采用现代先进技术将图纸档案完整保存,确保其有效利用和安全保管。
3.2 数字化管理与纸质归档管理并重
随着电子技术和信息技术的迅猛发展,现代科技档案的管理工作正从两个方面发生质变:一是管理机制正在向纸质文件与电子文件并行管理的新机制转变;二是管理手段正在向具有现代先进科学技术的水平转变。特别是“九五”、“十五”数字化仪器改造完后,从过去只有纸质文件变为现在出现的电子文件,增加了磁盘、光盘等载体,这就提醒我们要重视数据的经常性备份,如服务器、光盘刻录等。虽然数字化存储方式丰富了归档记录的手段,但仍然亦存在一定的不确定性。如突发的电磁干扰易导致数据丢失、损坏,网络黑客与病毒的攻击易产生数据的安全患。因此,传统纸质归档的必要性与重要性不容忽视。结合传统方法,对于长期、永久性科技文件进行纸质归档,对于高保密性文件进行纸质归档,这将有效弥补上述数字化方法的不足,保证归档文件的完整性与安全性。
3.3 提高档案意识、加强档案业务培训、重视档案宣传
面对目前台站档案管理陈旧和科技档案管理人员水平参差不齐的状况,单位领导必须要更新观念,积极主动,把科技档案管理工作摆在重要的位置,采取有效措施调动档案管理人员工作的积极性,相关部门应积极组织档案员参加档案业务知识培训,提高档案人员的知识结构和整体水平。在培训课程安排上要将培训内容与实际工作相结合,制定科学系统的培训计划,创造有利的时机,加强档案工作者之间的学习交流,建立一支高素质、结构合理,适应信息时代科技档案管理的新型档案工作人员队伍,使科技档案管理工作逐步走向法制化、规范化、制度化的轨道。
4 总结
总之,档案是历史的记载,同样地震科技档案可以使科研人员更好地了解过去、把握现在、预见未来,也是人们认识和把握客观规律的重要依据。但是,为了更好地开发利用地震档案信息资源,我们必须在档案的“收、管、用”上下功夫,比如完善科技档案管理办法和制度、明确电子文件的归档范围及归档原则、加强档案管理人员的业务培训工作、重视档案宣传工作提高科研人员的归档意识,等等。这样就可以确保档案资料的完整和及时归档,才能让科技档案在地震事业发展中充分发挥其应有价值和作用,为防震减灾事业提供更加有力的知识支撑。
参考文献
[1]胡晓霞.新形势下加强企业科技档案管理工作刍议[J].机电兵船档案,2008(3):41-42.
1知识经济和信息时代对档案管理的重要性
1.1知识经济对档案管理的重要性
在当今时代,知识经济形态己经成为社会上的主要经济形态了,也必将是未来的发展趋势。所以相应的调整管理手段和方法就特别重要,这样才可以适应时代的发展要求,加快档案管理的现代化进程,如果档案管理工作还是运用以前闭关自封的方法,不善沟通的单一管理模式,那么就不能为大众快捷准确的服务。如果不能突破原来的管理模式,档案管理的工作肯定会跟不上时代的步伐,久而久之,必将会被其他的管理取代,走向淘汰。
1.2信息技术对档案管理的重要性
传统的档案管理都是以数据库、信息库的模式进行管理的,而到了信息时代,信息技术的发展会将档案管理形成到一个新的格局。而只有不断地更新完善信息技术,档案管理的内容才会更加丰富,因为这样才可以存储视频、图像、声音等内容。运用先进的信息技术,使档案管理工作者从传统的手工操作转变成计算机操作,这样既节省了时间,又提高了工作效率。采用先进的信息技术会对档案资料进行的制作、储存、传输和检索,为档案管理提供快速、便捷的信息平台,解决了档案管理时空限制的问题,可以随时随地查询获取。档案管理信息化平台的构建,为大众去提供快捷、方便的档案查找方式,也满足了不同使用者对档案的需求。
2知识经济冲击下的档案管理策略研宄
2.1更新观念
众所周知,人类社会的每一次变革,几乎都是以观念的更新和思想的进步为先导的。在这个知识经济的时代,档案可以说是一种知识资源。管理也是知识的管理,档案的开发也是在发掘知识,档案的利用也是在为知识服务。所以,档案管理的观念也要有新的拓展才能适应这个时代。
2.2开发资源
在当代社会大环境下,资源的开发将呈现出新的特征和意义。一是以前所开发的资源会得到更好利用,二是资源观念也将发生转变,更加重视开发和利用知识资源、信息资源、教育资源等。人类拥有的档案是知识的重要载体,档案中收集着人类认识自然和改造自然的各类信息,对档案资源的开发也是开发知识资源。
2.3培养人才
知识经济的核心关键是看是否掌握现代科技的人才,是否有新的培养方式来培养人才。知识经济时代的档案管理需要知识管理的专业人才,他们需要更专深的档案管理知识和更广泛的社会知识,并且与科技发展相符合的知识基础以及独立获得知识的基本技能,也要有较好的心理素质从事相对比较冷清的档案管理工作。因此,档案机构必须随时都要重视人才的培养,把人才培养看成最重要的基本建设,争取拥有一批善于管理、精通科技的档案管理人才。
2.4坚持创新
知识经济时代之下,信息的更新速度变得极为迅速,档案管理的信息也在不断增加,为了保证档案管理工作能与时俱进,就必须要坚持创新。这就需要档案管理需要向知识型转变,形成知识型的运作机制组织。因此档案管理机构要对知识结构和人才管理进行一些调整,使档案管理各级组织之间能够知识互补与人才交流。同时档案管理者也要时常学习,使自身的知识储备能满足工作的需要,这样才能适应知识经济时代的发展。
3信息技术策略下档案管理策略研宄
3.1提高管理工作服务性
在信息技术时代的档案管理必须要有先进的硬件设备,在信息技术基础上实现数字管理模式。首先档案管理部门应该不断更新档案管理设备,运用最新技术快捷的传递档案信息,增强服务建设。其次信息技术的快速发展颠覆了传统的档案管理观念,现代的档案管理工作不仅要完善档案管理的硬件设施,还要随时更新服务理念,更好地为大众服务。
3.2加快档案标准化建设
就目前来看,档案管理的普遍问题是缺乏统一标准的档案管理工作要求。而现在的档案信息化和网络化必须要求档案信息管理要标准化和规范化,这也要求有关部门在档案管理工作中采用标准化管理方式,建立具有行业标准或者国家标准的档案信息管理数据库,方便推动档案管理信息化的工作不断发展。
3.3增强信息的安全性
随着我国档案管理信息化的发展,档案信息的不安全性也非常严重。为了确保档案的安全性,首先法律部门完善相关的法律规定,加强档案信息法律体系的建设,保证档案信息资源有法律为依据。其次需要档案管理部门改善档案信息的环境,完善档案信息资源,合理适当的对大众进行开放。
3.4提高档案管理人员素质
[关键词]体育档案管理 重要性 信息化管理 发展趋势
中图分类号:G388 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2015)22-0330-01
作为一种历史记录,体育档案是指在过去和现在的学校体育教学、教改和科研等实践活动中,直接或间接形成的具有保存价值的各种文字、图标、声像等各种不同形式的记录,是学校体育教学事业的重要理论参考。体育档案是学校各阶段体育教学、教研的历程和体育科研的成果的的真实记录和珍贵资料,是学校教学、教改的重要科学参考依据和理论借鉴。同时,作为学校的宝贵文化财富,体育档案是研究和实施学校体育工作的重要信息来源。因此,学校体育档案的良好管理和充分利用,可以积极有效地促进学校体育教学管理以及学校整体教育事业的发展。
一、体育档案管理的重要性
(一)制定体育教学计划的重要参考
体育档案作为学校体育发展状况的重要反映依据,为学校体育事业的健康良性发展提供了可靠的信息理论支撑。而体育档案管理制度的建立健全,对于学校体育工作的科学决策和宏观调控则有着重要的促进作用。一方面,体育档案完好保存着国家各个时期的体育教学相关法规、政策和要求,可以为学校体育事业工作决策的制定提供科学合理的思想指导和政策依据。另一方面,体育档案完善的记录和储存着学校体育教学活动和学生体育素质的丰富历史,可以提供学校体育工作的科学参考资料和相关咨询材料,有利于学校体育教学管理部门对自身体育工作优势与不足作出全面深刻的了解,从而使各类学校体育工作规划能够科学制定、切合实际,促进学校体育教学水平的全面提升。
(二)进行体育科研的必要条件
学校体育科研是学校体育教学质量和管理水平提升的必然举措,需要科学合理地利用学校过去积累各类相关档案资料,可以从中提取出体育科研课题的信息资料,可以为体育科研者的观点和见解提供有力的史料依据,尤其是有关学生身体素质状况和体育教学和体育活动开展情况的全面记录。研究出的新成果又可以充当新的科研依据,循环利用,有利于学校体育科研的顺利开展。
(三)评价体育教学和工作的信息依据
任何教学活动的评价,必然需要可信的信息依据。随着学校体育教学在学校教学地位的不断巩固和加强,学校体育受到的重视程度逐步提升,其教学效果的评价也越来越受社会关注。为实现学校体育教学客观准确的评价,体育档案可以提供真实具体的历史记录和原始材料,有效促进学校体育工作的进一步开展。
二、体育档案的信息化管理
在社会信息化发展趋势下,针对体育档案管理的重要性,体育档案的管理趋势逐步向信息化管理发展。
(一)体育档案信息化管理概论
体育档案信息化管理,又称档案管理信息数字化,也就是结合相关计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术,通过计算机扫描、信息录入储存到计算机数据库里,利用计算机存储体育档案信息,可以最大限度地促进档案管理理论、技术和方法的变革,能够促使档案信息资源有效利用和共享的最大化效果得以实现。体育档案信息化管理通用性强、安全性强、标准化程度高、可视性强,方便体育信息的快捷检索,可以进行实时同步备份,所需的存储空间小,数据信息维护方便又安全。
(二)体育档案信息化管理的发展
社会信息化的发展趋势下,体育档案信息化管理的发展是满足信息化时展的必然手段和必然结果。
现代科技的爆炸式发展,给学校体育档案管理模式提出了更高的要求,体育档案管理也必须跟随时代信息化发展的潮流,进行管理理念和认知水平的改革创新,从体育档案的管理内容和评价体系出发,切实提高档案管理水平,逐步实现体育档案管理的信息化发展。体育档案管理信息化发展的实现,一方面可以促进学校体育事业的快速发展,另一方面也可以促进学校体育事业发展与时展的同步接轨,提升学校体育教学的整体效益。
结束语
作为学校档案资源的重要组成部分,体育档案是学校体育事业发展的可信历史见证,可以为学校体育教学计划的制定提供重要的参考,为学校开展体育科研提供必要的条件,为学校体育教学工作的评价提供可靠的信息依据。体育档案信息化管理是以计算机技术和网络技术为核心的信息化时展的必然结果,也是是促进体育档案利用性提高的必要手段,可以最大程度地实现学校体育事业发展的成果最大化。
参考文献
[1]孙丽.优化体育档案管理的策略研究[J].当代体育科技,2012,2(26).
关键词:档案管理;制度建设;数字化;人员素质
档案管理工作的重点在于为企事业的决策者提供及时准确的员工信息,随着计算机信息技术的迅速发展,档案管理作为企事业员工人事管理工作中的一个重要组成部分,不仅在员工职位晋升、绩效考评等活动中的作用日益重要,而且档案信息资源的利用也逐步受到社会的重视。人事档案是在企业在人事管理工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像等各种载体档案,企业人事档案记载着很多优秀的员工业绩,是进行科学分析,扬长避短,制定企业发展方向的重要依据。
因此,档案管理工作对于社会的发展进步,对于企事业单位的工作展开都有着十分重要的意义。随着我国现代化建设的进行,档案管理工作有了一定的发展,同时也显现出一些问题。
一、当前档案管理中存在的问题
1.档案管理的制度有待进一步完善
目前,我国档案管理工作的管理范围有限,档案利用率低,档案信息的安全性和保密性差,档案在收发过程中管理不严密,时常出现有借无还、缺乏记录、流失严重等现象。这些现象说到底都源于档案管理工作制度上的匮乏。档案工作缺乏专业化、系统化、长期化的有效管理严重阻碍了档案管理的现代化进程。
2.档案管理的技术有待进一步加强
传统纸质档案的保存不仅会占用大量空间,收发和查找也很繁琐,而且随着时间的推移,很容易因为纸的老化或者虫蛀问题带来档案信息的缺失。因此档案管理需要实现数字化、网络化。
科学技术是一把双刃剑,在开展网络化建设的同时,部分单位忽视了网络信息的安全管理。很多档案实现网络传输,固然可以节省很多时间、物力和财力,但同时网络还存在着一定的风险,在传输过程中很可能会造成档案的缺失甚至档案信息的泄漏。
3.档案管理人员的素质有待进一步提高
随着市场经济的发展壮大,竞争愈加激烈。人才的竞争已经成为竞争中新的制胜法宝。目前,很多企事业单位已经意识到了人才的重要性并开始加快本单位的人才队伍建设。然而存档案管理这方面依然存在管理人员专业度不强,综合素质有待提升的问题。比如大多数单位的档案管理往往只停留在收发、查找、保管的阶段;也有的单位档案管理还处于”原始阶段”,档案管理人员多手工操作,缺乏现代化信息技术的熟练使用。究其原因,主要是单位领导对档案管理工作不够重视,认为档案管理工作根本无足轻重,不需要花费太大的人力物力在这上面。这样的想法导致的结果就是很有可能这一岗位交给了一些无法胜任其他工作岗位的人员或者是需要关照的关系户,这样一来档案管理人员的专业能力和文化素质很难保证完全符合岗位的需求。由于对档案工作不重视,有些企事业单位在进行人员招聘时,录用的档案管理人员往往是非专业的。这些人员也许可以由最初对工作的不了解,变得渐渐熟悉,能够完成基本的工作任务,但是由于”先天不足”。后期又缺乏专业培训,档案管理工作还是会按部就班地遵循老一套的管理模式,不利于档案管理的长期发展。
二、解决档案管理问题的有效对策
1.制度是基础
法制化是做好档案管理丁作的一项重要的基础,要做好档案管理工作必须以依法治档为根本,落实好档案管理制度化 。《档案法》是目前我国档案工作所遵循的主要法律。因此,档案工作需依照《档案法》的相关规章制度,依法办事,并结合本单位档案工作的实际情况,制定一套适合于本单位的行之有效的管理制度。
2.技术是关键
在信息化的今天,档案管理实现数字化是必然趋势,也只有实现档案管理同现代技术的有机结合,档案管理工作才能走上良胜发展的轨道引。因此,要努力实现档案管理同现代科技的有效对接,利用计算机等现代化管理,减少档案工作的繁琐和重复劳动。同时,计算机的一些工作方法比如排序等,既省时省力还可以减少人为的错误,有效提高工作效率。实现档案管理的数字化还能有效规避纸质档案难以保存的劣势。
当然在实现数字化、网络化的同时一定要注意信息设备的安全性、稳定性,还要对档案的电子信息进行备份,以防丢失。
3.人才是保障
科技再进步,档案管理工作还是离不开人的操作。因此,要重视档案管理人员的素质提升。首先,重视专业素质的培养,定期对现有员工进行培训,包括档案管理的基本应用、计算机应用操作、外语的使用能力,还有与本单位核心工作相关的专业知识的了解。其次 除了专业素质的提升,必须同时注意管理人员思想觉悟的提升。档案管理人员须端正思想,充分重视档案管理的重要性,服务大局,脚踏实地,做事有耐心,工作须细心,富有责任心。只有专业能力和文化素养同时具备的管理人员才是合格的档案管理人员,才能为档案管理的长远发展提供有力保障。
三、结论
总之,随着科技的进步、社会的发展,企事业单位必须不断深化对档案管理的认识,要做到从观念上重视、从技术上支持,以制度建设为前提,以人才保障为后盾。对于档案管理中存在的问题要及时分析,不断总结,积极探索新的有效对策,努力实现档案管理的科学化、现代化。
参考文献:
[1]李想.农业事业单位档案管理工作措施的探讨[J].农民致富之友
2014(3):68
[2]王赢平.事业单位档案管理的创新研究[J].办公室业务,2014(1):58
关键词:科技档案;管理模式;创新
在21世纪,人类的经济活动已经步入了知识经济的时代,知识经济已经成为不可逆转的主流。新经济体制的出现,必然会引起各个方面的改革,其中档案管理模式的改革也是其中的一个方面。档案是记载一个机构的主要文件与内容,而档案管理效果会关系着整个机构的发展。如今传统的档案管理模式已经无法适应这个时代的经济发展的需要,必须要对其进行改革与创新,使之适应经济发展的需求。
1科技档案管理模式创新的重要性
在一个单位中,档案管理制度是衡量其业绩和管理水平的一个重要标准。在单位的发展中,科技档案发挥着非常大的作用,不仅可以为研究单位的业绩与发展提供可靠的第一手资料,还可以为单位制定发展方向与计划提供信息资源。除此之外,一个与时俱进的科学档案管理制度还有利于促进单位的经济发展,提高该单位在市场中的竞争力。因此在我国经济全面发展的形势下,必须要做好档案管理工作,要与时俱进不断地对科技档案管理制度进行创新与改革,要不断地对新的科技档案管理制度进行尝试,才能找到适合单位发展的档案管理制度。
2 实现科技档案管理模式创新的对策
2.1把科技档案管理纳入总体发展规划
科技档案不仅是单位进行科研生产活动的结晶,还可以反作用于单位的科研生产活动,为单位的科研活动提供有用的信息资源。科学档案不仅是单位重要的无形资产,其本身的发展潜力也是非常大的。因此单位领导要对科技档案的管理给予高度的重视,不仅要把其当做是科技管理部门的重要事情,还要把其纳入议事日程当中来。而在科技档案的人力资源与管理经费上,领导也要给大力支持,并且加强对其重要性的宣传力度,从而使各个部门都重视科技档案的管理。
2.2把科技档案管理制度纳入质量管理体系
把科技档案管理制度纳入质量管理体系中有助于保证归档文件的完整性与准确性。除此之外,为了保证科技档案管理制度的质量,科技管理部门应该要直接参与到编制与修订科技档案管理制度中来。也只有这样,才能够更好地发挥科技档案的作用,从而达到转化成科研成果的目的。
2.3提高科技档案管理工作的服务意识
科技档案信息管理最主要的工作就是服务工作,为单位提供相对完善的科技信息,保障其他各项工作的顺利进行。在今后的科技档案管理工作中,管理者应该充分认识到档案管理工作的重要性,确保档案管理工作能够发挥其作用。一方面需要加强服务教育,提高工作人员的服务意识。在科技档案管理中需要树立“用户至上”的管理理念,确保科技档案信息的有效使用。另一方面需要了解用户的需要,不断改善服务手段。科技档案管理工作中可以利用现代化的管理手段,完善档案信息管理系统,不断完善档案信息库的建设,完善网络检索功能,保障用户能够第一时间找到所需要的信息资源,提高档案管理工作的效率和水平,保证科技档案管理工作能够真正满足用户的实际需要。
2.4对其进行系统管理与建立完善的归档制度
为了实现科技档案管理制度的创新,档案管理部门必须在结合单位科技生产的具体情况的基础上,以《档案法》为核心,以科技档案工作法规为依据,制定出更加完善、操作性更强的规章制度。对于科技档案的形成、积累、归档、整理、保管与利用各个环节都制定完整具体的规定。对于那些违法规章制度,没有完整收集资料、没有及时归档资料与整理资料的工作人员要给予惩罚,并且要求及时改正。而对于那些严格遵守规章制度进行办事的工作人员要给予一定的奖励。另外,要建立完善的科技档案搜索体系,为科技档案的利用提供更大的方便;要对科技档案给予一定的重视,同样要重视对专业档案管理人员的储备。除此之外,还要明确档案归档的范围,什么样的资料才可以进行归档,什么资料不可以进行归档。
2.5改善科技档案管理方式
科技档案作为单位的重要信息,对于各项工作的开展有着十分重要的作用,在今后的科技档案信息管理中需要进一步完善科技档案的管理方式,创新管理手段,提高管理效率和管理水平。一方面可以对科技档案进行合理的科学的分类工作,科技档案比较复杂,要想提高科技档案信息的利用率,及时找到想要的信息,合理的分类是必不可少的,科技档案管理工作人员需要建立科学的分类方式,对档案信息进行有效地整合。另一方面需要对科技档案工作进行合理的分工,提高工作效率。科技档案信息管理中合理的分工是必不可少的,通过合理分工可以有效地提高工作效率,充分发挥每一个工作人员的作用。
2.7提高科技档案管理工作人员素质
科技档案管理工作人员承担着档案管理的重要责任,作为科技档案管理工作人员不仅仅需要掌握详细的科技档案管理专业知识,同时还需要提高自身的职业道德素养,提高服务意识,保障科技档案管理工作的顺利进行。由于科技档案信息十分复杂,工作人员面临的工作压力逐渐增加,工作效率也受到一定的影响。今后需要进一步加强对工作人员的技术培训工作,提高科技档案管理工作人员的素质。另外还可以引进一些高素质的科技档案管理工作人员,通过加强工作人员之间的交流,促进工作人员工作水平的提高,提高科技档案管理工作水平。
结束语
科技档案对于一个单位与机构的发展具有非常大的影响,因此必须要对档案改革与创新给予一定的重视,也只有符合经济体制的科技档案管理模式才会促进单位或者企业的发展,所以对科技档案进行创新是顺应时展的需求,也是经济发展必然的结果。
参考文献:
[1]丁丽艳.档案管理的规范化和优化模式[J].城建档案,2011(8).
关键词:工作态度 时代变化 管理规则
中图分类号:K206文献标识码: A
事业单位档案管理的工作中,会涉及到很多方面。这些方面在事业单位在人才的选拔中都有很大的帮助,工作人员可以通过档案系统来查询到相关的信息,便于对下一步工作的落实。经过多年的发展,事业单位档案管理在不断的完善,但距离真正的完善还有一定的距离,目前事业单位档案管理中,还存在着很多问题,如果没有及时的发现解决,会对以后的事业单位发展中造成很大的影响。因此解决事业单位档案管理中的问题是目前最重要的,同时还要跟上社会发展的要求,向着更好的方向发展。
一、目前事业单位档案管理的问题
①很多的事业单位中,档案管理的工作人员的专业知识不够,甚至有些档案管理的工作人员根本就不具有专业知识,是非专业人员。②工作人员的在工作中的态度都会影响着事业单位发展的好坏。目前档案管理的工作人员,在工作中都会有应付了事的态度,对档案进行更新的不及时,不会经常对档案室进行清理,在工作中缺少责任心,没有很好的耐心去发现存在的问题,这样的工作态度,在事业单位发展中具有很大的影响。③如今的社会中,能呆在一个工作中一直干下去的人很少,因此很多事业单位中的档案管理人员都在不断的变化,在变化的时候,交接的工作没有做到位,那么就导致很多的档案都变成,废档或者是死档,对于事业单位来说这必将是一个很大的损失,这些损失是无法利用金钱来进行衡量的。④一般事业单位中的档案都是非常多的,但是工作人员不会将这些档案进行利用,一些档案经常会被人们忽略,档案的价值也因此不存在。一些事业单位对档案的利用只存在片面的,没有将档案的价值充分的发挥出来。⑤事业单位档案管理工作中关键的就是对档案的保管,目前还有很多的事业单位还是使用的纸质档案来对档案进行管理,因此档案的保管是极其重要的,如果一些重要的档案因保管不善而导致破损等情况,这些都会是事业单位无法弥补的损失。⑥事业单位档案管理的工作中是非常复杂的,需要制定一系列的规则制度来进行,然而很多的事业单位对档案的管理都没有规则,无非就是想到什么做什么,档案里的纸张散乱无数,需要的时候就需要花费很多的时间来找,大大的影响了工作效率。⑦很多事业单位档案管理的工作人员都没有将档案及时的进行更新,社会在不断的发展,科技也紧随后,所以的一切都在变化发展,如果档案跟不上时代的脚步,事业单位就无法更好的发展。⑧时代的发展,信息化在不断的泛用,传统的方案管理方式和设备已经不能在跟上时展的脚步,目前很多的事业单位还为意识到这个问题的重要性,然而档案的损坏需要利用高科技的产品来进行修复的,但事业单位的管理人员还没有引进高科技设备来对档案进行管理的意识。
二、事业单位档案管理的策略
①档案的管理人员需要定期参加事业单位组织的培训,加强自身的专业知识,加深对此工作的了解,认识到工作对事业单位的重要性,树立工作上的正确态度,对工作有一定的责任心。最近几年中,中国的快速发展,都是大家能看见的,然而发展的速度越快,对于信息的需求就会越多,因此事业单位档案管理的工作人员必须要跟随着时展的脚步。事业单位也不能随意的使用非专业人员,来担任档案管理的工作。②事业单位在交接的工作中应该做出严格的规定。如果档案管理工作人员因为一些原因需要离职,那么在离职前需要对相应的工作做好交接,并且留下联系方式,以便在之后事业单位档案管理中发现问题可以及时的进行联系。③加强档案管理工作人员的工作意识,做好档案保管的工作,定期的档案的完好情况进行检查,定期对档案库进行清理,如果发现档案出现问题要及时的进行修补。事业单位档案管理工作是一项枯燥复杂的工作,看起来简单,但是在工作的时候,需要工作人员有很好的耐心和细心,这样才能把档案管理工作做好,保管好档案。④提高档案的使用率,将事业单位现有的档案合理的利用起来为自己服务。在信息时代中,任何时候信息都是很重要的,所有的事业单位要重视拥有的档案,及时查看档案,及时的了解到信息,对开展下一步工作有很大的帮助,对事业单位的长久发展有很大的影响。⑤事业单位在对档案管理的过程中,要形成属于自己的档案管理规则,并且要不断的对其进行完善。不能没有规则的对档案进行管理,在管理档案的时候需要使用合理有效的制度和规则来对档案进行管理。利用最少的人、物、才力来对更多的档案进行管理,是目前所有事业单位的发展目标,只有在这样的情况下,管理档案的工作的效率才能提高。⑥事业单位的档案可能每天都会有变化,因此档案管理人员需要跟上变化的步伐,收集新档案来及时的对档案库进行充实。在档案管理变得越来越完善时候,它对事业单位的发展作用也会越来越大,而且还能将事业单位在收集信息的速度和能力方面的优势进一步的体现出来。⑦事业单位的档案管理设备落后,会直接的影响到事业单位的发展,事业单位也将处以在一个落后的状态中。因此事业单位需要引进高科技的设备进行档案管理。新时代的档案管理必然会使用电子档案,所有事业单位都应该朝着在这个方向发展,将自己的档案更好的服务于自己。
参考文献:
[1]冯家富.事业单位档案管理中存在的问题及策略分析[J].湖北广播电视大学学报,2014,34(2):158.
[2]马丽.浅析科技档案管理存在的问题及策略[J].建材与装饰,2012,(16):171-172.
[3]郭星妤.事业单位档案管理工作的现状与对策探析[J].华章,2014,(4):314-314.