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信息是通过数据(即数字、文字、图像和声音等符号)表现的情报、资料、消息、新闻和知识。信息的直接作用是提高生产效率和经济效益。信息化是人类社会发展过程中的一种特定现象。信息化一般包括三个层次:一是通过自动控制、知识积累而实现的生产工具信息化;二是通过对生产行业乃至整个国民经济的自动化控制而实现社会生产力系统信息化;三是通过信息系统、咨询产业以及其他设施而实现的社会生产信息化。
建筑业信息化必须基于建筑施工企业的信息化,建筑施工企业的竞争力源于建筑施工企业的信息化。
一、建筑施工企业信息化建设的必要性。
首先,从建筑施工企业的外部环境上分析,建筑施工企业进行信息化建设是大势所趋。
早在1986年,国务院就正式批复了建设国家经济信息系统,并作为宏大的系统工程来实行。1995年4月,国家建设部颁发了《全国建设信息系统规划方案》,决定在全国建设系统实施“全建”工程。2006年12月30日经建设部第114次常务会议讨论通过的《建筑业企业资质管理规定》,要求建筑施工企业在申请建筑业企业资质时必须同时提交相应的电子文档。2007年10月18日国家建设部了《建筑业企业资质管理规定实施意见》,其附件二《施工总承包企业特级资质标准信息化考评表》,对建筑施工企业的信息化建设工作明确了定量的考评标准,考评内容涉及建筑施工企业信息化建设中的基础设施建设、综合项目管理、工程设计管理、人力资源管理、档案资料管理五大类共二十项的工作内容。在实施过程中又增加了财务管理、办公管理二大类共三项的考评内容。这些信息化建设考评内容基本涵盖了建筑施工企业内部管理的各个领域,是国家行业主管部门首次颁布的对企业信息化建设的定量考核标准。
这些考核标准的公布和实施,要求建筑施工企业在申报特级资质前必须要自觉进行信息化建设,这是企业外部环境的客观要求。
其次,从建筑施工企业的内部管理要求来看,建筑施工企业开展信息化建设是强身健体的有效途径。
建筑业是市场化程度较高的行业,建筑施工企业之间的竞争尤为激烈,在改革开放的三十年里,随着国家经济的蓬勃发展,众多的建筑施工企业也通过市场竞争机制逐步从劳务性企业向自主经营、自负盈亏的现代企业发展,企业的各项管理工作借鉴了现代管理技术的理念和方法,以适应市场竞争的需要。但是,由于建筑工程施工所具有现场生产的特殊性,使建筑施工企业的管理工作因项目点多面广而影响了效率的提高和管理资料的综合运用,导致企业的管理水平难以有质的提高,在一定程度上阻碍了建筑企业做强做大。
建筑施工企业通过信息化建设,可以把分散在各个业务管理部门和岗位的管理资信汇集到企业的信息系统,开展数据积累、数据分析工作,提高管理资信的利用率。
建筑施工企业通过信息化建设,可以借助现代网络技术的优势,及时掌握生产一线的施工情况,提高企业管理的效率,有效防范经营风险。
建筑施工企业通过信息化建设,可以降低企业的管理成本,节约管理费用的支出,加快资金流转速度,提高企业的盈利能力和竞争能力。
二、建筑施工企业信息化建设目前存在的主要问题。
第一,对信息化建设的认识和信息化意识有待加强。
建筑施工企业信息化建设是国家建筑业信息化的基础之一,也是企业管理转型、升级的关键工作,是企业管理的新鲜事物。但是,在实际工作中,企业决策层、管理层和作业层的人员对此项工作普遍存在认识不足、意识不强、动力欠缺的现象。
第二,对信息化建设的资金投入不足。
目前,建筑施工企业开展信息化建设,包括了硬件的投入和软件的开发,需要较大的资金投入,特别是企业在首期建设中,需要很大的资金投入量,通过机房改造、硬件升级、软件开发和采购等,才能形成企业信息系统和发挥效用。但建筑施工企业是微利行业,产值利润率、资产利润率均远远低于其他产业,难以筹措大量资金进行信息化建设和维护。
第三,软件开发能力差。
建筑施工企业管理的专业应用软件已开发了较长的一段时间,其中的财务管理软件、办公自动化软件、档案管理软件、预算软件、工程设计软件、绘图软件等较为成熟并得到广泛使用。但项目综合管理软件、信息系统集成软件、数据智能分析软件等综合性应用软件的开发在建筑业行业内仍处于起步阶段,尚未有成熟的产品面世,已开发的软件在易用性、兼容性、稳定性等方面仍存在诸多缺陷,无法推广应用,在很大程度上制约了建筑施工企业信息化建设的开展。
第四,专业技术人员数量不足、质量不高。
在建筑施工企业内部,从事计算机应用和管理的专业属小众业务,人员配备少,开发能力弱。特别是暨懂计算机技术、又懂建筑专业技术的复合型人才更为缺乏,难以满足企业信息化建设的需要。
第五,政府和行业主管部门的政策支持缺失。
至今为止,对于建筑施工企业信息化建设工作,政府和行业主管部门只提要求,不提政策扶持,所有的资金投入(包括硬件升级、软件开发和系统维护等)均全部由企业自筹,严重打击了企业开展信息化建设的积极性。此外,政府和行业主管部门在软件开发及标准制定方面尚未有行动,仅靠企业自身难以开发易用性好、兼容度高、运行稳定的信息化软件。
三、对开展建筑施工企业信息化建设的建议。
第一,尽快制订建筑施工企业信息化建设的帮扶政策。
国家有关部门要从建筑业现状出发,全面对建筑施工企业的信息化建设情况开展调研,从财政、税收、技改等领域尽快制订一些切实可行的帮扶政策,从资金上对建筑施工企业开展信息化建设工作给予政策优惠和支持,充分调动企业开展信息化建设的积极性和主动性,为企业信息化建设营造良好的外部环境。
第二,从宏观上统筹企业信息化应用软件的开发和推广工作。
行业主管部门要牵头组织软件开发机构和骨干的建筑施工企业开展信息化应用软件开发的调研,把计算机技术与建筑施工企业的管理需求结合起来,力求在以下三个方面有所突破:一是制定并实施中国建筑施工企业信息化应用软件的标准和规范,作为指导软件开发机构和建筑施工企业开发信息化应用软件的准则。二是开展对建筑施工企业信息化应用软件的认证工作,提高这些软件的易用性、兼容性、稳定性,指导建筑施工企业能够采购到适用的应用软件,提高资金投入的使用效果。三是编制建筑施工企业信息化建设的规划,并作为市场准入的指导性标准,从政策制度上提高建筑施工企业各层管理人员对企业信息化建设的认识。
第三,加强人才培训,采用多渠道培养复合型信息化人才。
信息技术是我国“863”计划中7个高技术领域之一,是未来企业生存和发展的关键因素。由于建筑施工企业管理的行业特点,令众多建筑施工企业缺乏高素质的人才,尤其是缺乏既懂计算机技术又懂建筑企业管理的复合型人才。
为加强信息化人才的培训,要采用多渠道培养复合型信息化人才。一是有条件的大专院校应在管理专业开设信息化建设的相关课程,或设立建筑业管理信息化专业,培养高层次的复合型人才,应对未来信息化建设的市场需要。二是各种社会培训机构要开展建筑业专业技术人员信息化技术的培训,吸引在职的建筑专业技术管理人员主动参加信息化技术培训,培养信息化复合型人才。三是建筑施工企业在职工继续教育中增加信息化技术课程,作为企业各类人员继续教育和上岗前培训的主要内容之一,全面培训企业的在岗职员。
第四,建立、健全信息化工作领导管理机构。
各级建设行政主管部门要提高认识,转变观念,结合自身的特点,成立信息化工作领导管理机构,责成专人负责,落实开发、管理等专业人员,加强对辖区内建筑施工企业信息化建设的指导和监督工作。这是信息化建设的根本保证。
各建筑施工企业要根据自身生存和发展的需要,认真落实主管部门对信息化建设的各项要求,确定机构和人员。同时要逐步提高信息化工作人员的待遇,吸引和留住信息化工作的专业人才,建设一支既懂计算机技术、又懂建筑专业知识、安心工作、无私奉献的信息化工作队伍,发挥信息化在企业管理中的巨大作用。
【关键词】中小企业;信息化;内部控制
结合内部控制及信息化的定义,本文将内部控制信息化定义如下:内部控制信息化是企业根据自身规范需求,利用现代信息技术,将内部控制规范制度中涉及的管理、经营流程及关键控制点以数据信息形式固化,旨在实现企业发展战略的过程。
内部控制信息化以保护资产安全、防范舞弊行为、保障财务报告真实完整、提高经营活动的投入产出效率、并由此提高企业价值、促进企业实现发展战略为目标。由于信息资源是信息化的主要客体,而信息资源具有多样性,另外,信息化是一个历史过程,在不同的阶段也有不同的表现形式,所以内部控制信息化的表现形式就多种多样。随着会计信息化在企业的普及应用,信息技术已成为促进经济发展和社会进步的主导技术,在改变人们生活及工作方式的同时,也将对企业的竞争环境、对财务会计理论及实务界产生深远影响。而随着内部控制制度在企业的应用及完善,也将推动内部控制信息化建设在企业的应用。近年来,中小企业在会计信息化普及应用中取得了一定成绩,如何推动内部控制信息化建设问题也引起了越来越多的关注。
一、中小企业在内部控制信息化建设中存在的问题
通过与先进大型企业及企业集团比较,中小企业在应用内部控制信息化过程中存在的主要问题是:
(一)起点低。虽然会计信息化已实施多年,计算机在中小企业的应用已经普及,但大部分中小企业目前尚处在内部控制建设的初级阶段,主要还是通过起草下发制度办法来实施内部控制,而且办法主要以财务会计控制为主,还是依靠人工来实现控制,个别企业还存在内控制度形同虚设现象。不少企业未将会计信息化与内部控制制度建设有效结合起来。
(二)投入少。近年来,部分基础管理规范、市场化程度高的中小企业开始意识到内部控制信息化的作用,特别是资金形势普遍吃紧的情况下,如果财务和业务之间链条不紧密,企业经营及资金风险将会加大。这部分企业也自行或委托开发了相应的管理模块,旨在加强合同管理、资金预算及动态、应收账款结算等过程中的财务与业务衔接,也取得了一定的效果。但从中小企业整体来看,这种投入是极少的。而且,不少企业的下属网点由于各种原因目前还无法连接到局域网或互联网,网络建设相对滞后,影响了信息传递的及时性,也对内部控制信息化建设带来阻力。
(三)人才缺乏。中小企业的信息化机构和人才队伍建设相对滞后,相比较大型企业集团专设的信息管理部门及一批专业技术人员来说,中小企业大都未设专门机构负责信息化建设,技术人员也十分稀少,既懂财务又懂计算机的复合型人才更是稀缺。
(四)缺乏系统性。由于缺少信息化组织机构的统筹推进,不少中小企业及部门都是单打独斗,基于自身管理需要都开发了各自的管理模块,数据无法共享,缺少信息集成,出现了重复开发建设现象,造成了一定的资源浪费。加之财务与业务管理模块分立运行,客观上容易造成财务与业务数据的不一致,出现“两张皮”现象,而且由于目前受技术、开发手段及管理层次限制,也无法形成数据共享。
二、中小企业内部控制信息化建设的相关建议
会计信息化的推广应用使内部控制框架的内部构成产生新的变化,推动了内部控制制度的实施,提高了企业内部控制效率、增强了内部控制效果、同时也产生了一定的风险,新的风险的产生并不能阻止内部控制信息化的推广应用进程。因此,可以预测,在较长一段时期内,内部控制制度信息化建设将是企业内部控制建设的主要方向。如何跟上内部控制信息化建设步伐,作为中小企业来说,是摆在其面前的重要课题。以下结合内部控制框架的五个基本要素,对如何推进中小企业内部控制信息化建设提出相关建议:
(一)培育良好的内部控制环境,提高企业整体的信息技术能力。一是要重视对员工的内部控制及信息技术知识的培训及宣传教育,以提高员工的职业道德修养及专业胜任能力;二是要重视网络建设,确保每个企业的部门及网点都能纳入到网络体系,使信息资源渠道畅通;三是要成立相应的信息化组织机构,并充实调整相关成员,在由会计信息化逐步向企业信息化过渡过程中,做到由单一的财务内部控制向企业内部控制转变;四是加快人才培养及引进速度,通过每年招聘大学生及对突出员工进行在职培训等方式,重点培养及引进计算机、财会、经营管理及复合型人才,以取得内部控制信息化建设中的人才智力支持。
(二)评估与现行业务过程和信息过程有关的风险,利用信息资源进行风险控制。一是要建立风险控制体系,特别是于对市场化程度高的多经企业,要有效利用信息技术为企业服务,利用信息资源及时将资本及市场信息、客户的资质信息、资金回笼信息、近年销售比重信息、政策法规信息进行搜集及整理,建立相关信息档案,确定赊销额度及风险预警额度,并使财务的财务处理程序与业务活动有效结合起来,及时调控经营风险,完善决策机制;二是要组建风险分析团队,在自身专业人员有限条件下,可以聘请外部专家进行相应的分析工作,严格按规范程序操作,确保风险分析结果的准确性,以此对各种内外部风险采取不同的应对策略。
(三)内部控制手段中应充分结合运用会计信息化。一是无自行开发管理软件条件的中小企业要在应用大型软件公司开发的成熟软件基础上,确保核算系统的正常运转,确保下属企业会计科目的统一,争取做到财务数据的实时动态反映业务过程,从以往的事后控制发展到事中控制;二是有条件的中小企业可以自行开发或委托开发相应的管理系统,针对关键控制点制定相应的控制手段,如配合增收节支活动的开展,可以对重点行业的收入及重点支出项目进行控制,利用信息技术将控制流程嵌入到相应的管理信息系统中,以此来控制相关业务操作及对规章制度的遵守情况,这样可以做到事前预防和事中控制;或更进一步,借鉴先进企业的ERP系统,规范企业的内部基础管理工作,通过信息化手段完成产、供、销业务的一体化集成管理,实现财务与业务的同步,建立一套有效的企业运营信息系统。
(四)建立信息与沟通制度,促进内部控制有效运行。一是要强化财务与业务等部门的衔接。与现代信息技术相结合的会计信息化及相应的信息系统具有开放化、实时化、电子化、共享化等特点,使财务与业务实现同步化、并行化。财务在企业管理中,应充分发挥牵引作用。即财务部门应重视对业务部门及其他相关部门的引导作用,通过细化目标(结果)来引导业务等其他部门的实施过程,从而使公司财务管理更具全面性;二是要取得员工及管理层的理解与支持,使员工能清楚了解内部控制控制制度、流程及各自的责任,使管理层及时掌握内部控制制度的执行及生效情况,并从中获取对决策有用的重要信息。
(五)定期对内部控制信息化进行评价。内部控制信息化实施形成了人工控制和程序控制相结合的财务内部控制,一旦程序发生差错或失效,由于人们对计算机系统的依赖性,将会使失效控制长期不被发现。另外,随着新的业务和信息流程出现后,原有控制程序是否匹配并符合控制目标,也需要企业定期对内部控制的有效性进行评价。
总之,中小企业在实施内部控制信息化过程中,要避免盲目跟风,应做好相关基础工作(庞大详实的数据资料、流程分析、成本效益分析等),要本着因地制宜,循序渐进的原则进行量体裁衣,选择适合自身的内部控制信息化发展模式才是最好的。
参考文献
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[关键词]医药企业;财务管理;信息化
随着经济的发展,医疗制度不断改革,现代医药行业药品数量与日俱增,涉及范围更广,流通速度加快。为适应社会经济发展速度,增强竞争力,企业也应对相关技术进行提升,顺应时展趋势,对医药企业进行财务管理信息化建设势在必行。运用财务管理信息化更合理、更高效、更科学地进行管理,并帮助企业决策者提供真实有效的财务数据,使管理者及时获取最新经营情况。因此,医药企业必须重视财务管理信息化建设,剖析财务管理信息化建设实现的基础,增强医药企业在财务管理方面的效率,提高企业的综合实力,以达到持续可发展性。
1医药企业财务管理特点及实行信息化建设的必要性分析
医药企业管理的核心是进行财务管理,我国医改深化,医药政策不断出台,药品种类增多且繁杂,财务管理面临着巨大的挑战。这需要更科学更先进的财务软件与实际信息相结合,充分利用计算机和现代信息技术来管理,对医药企业的财务信息进行合理整合,并更好地利用有利资源进行经营管理活动,从而达到企业财务目标。
1.1有利于提高财务管理效率及水准
通过财务软件,帮助财务人员从大量数据、复杂的工作中解脱出来,使财务管理工作更加灵活,提高工作效率,增强财务管理的可靠性。施行财务管理信息化,不但能实现企业前后端的信息交换,而且对医药企业统一化管理有着积极全面的作用。使得数据完全透明化,防止错误以及舞弊事件发生,保障医药企业成本预算的准确,同时及时反馈信息给企业管理人员,准确快速地做出精确决策判断。
1.2有利于医药集团公司整体财务管理分析
通过基础信息提交,做出准确无误的财务报表,并及时提供给企业决策者,做出财务决策,促进财务管理工作的有序进行,同时还可以实现远距离共享服务,对于那些集团公司,许多下属分公司财务数据有效精准获取,并将财务信息进行互通,对整个集团健康快速发展起着重大作用。
1.3有利于规范医药企业的管理流程
财务管理信息化建设,能够规范企业的管理流程,提高内部控制效率,降低财务经营风险,同时还可以避免出现漏洞,降低人工错误率,减少盲目性。使得各高管以及财务管理人员对各种资源的分布了如指掌,从而有利于资产的调节,做出合理的分配,达到企业目标,实现利润最大化。
2医药企业财务管理信息化建设的现状及存在的问题
第一,医药企业自身发展不足。在医药企业生命周期中,都会逐渐建立并丰富自己的企业文化,对于具有创新精神的企业更容易接受财务管理信息化建设并运行实施的速度较快,而有些医药企业却思想陈旧,长期处于自身的固有模式,不愿面对新思想、新技术,无法将高科技技术与企业财务管理更有效地结合。未将财务信息科学化整体化,隐藏着信息分散的风险,而且各部门之间缺乏有效真实沟通,导致医药企业的财务管理信息不够完善,无法进行良好的协作。第二,医药企业管理人员缺乏时代观念,财务管理人员认识不足。由于医药企业的管理人员思想陈旧,虽然信息化时代已然到来,但是对财务管理信息化建设的认识存在偏差,仅仅简单的认为信息化建设只是用计算机操作代替了传统的手工操作,实现了电算化就是实现了企业财务管理信息化,疏忽了企业财务管理是一个复杂且庞大的系统,其包含企业整体的管理模式、管理理念、生产组织形式和资金运行方式等。从而导致医药企业在进行财务管理信息化建设时资金投入不充足,在管理过程中注重理论而轻实践,无法长期有效地开展信息化建设。医药企业财务管理信息化建设中,预算管理没有实现精细化,以及在预算监督中还存在很多不足,导致资金利用效率降低,出现很多闲置资金。并且信息化方面的政策法规还未完善,没有及时跟进发展,对信息化的保障作用没有合理发挥。财务管理人员在思想观念上还比较滞后,没有充分重视医药企业财务管理信息化的作用价值。第三,医药企业内部控制风险加大。随着财务管理信息化系统逐渐取代人工,形成公开透明的庞大数据体系,传统财务管理模式下,内部控制主要对人进行控制,包括要账证实、账证、账账相符合,在新模式下,医药企业将财务、会计和资金控制等工作都纳入信息系统中,并通过信息系统对财务数据进行统计、分析并生成相关报表,这就要求对计算机进行控制,并有针对性地设计出一套内部控制方案,并且至少保障数据的输入输出准确和网络管理足够安全。而信息的公开,使得内部控制风险增大,加密技术也不一定安全,提高了企业内部控制的风险。第四,医药企业财务管理信息化建设中人才不足。随着财务管理信息化建设的不断发展,医药企业财务人员面临更多新的挑战、肩负更多任务。财务管理信息化系统的很多工作不仅需要具备全面优秀的财务知识和管理能力,还应当对计算机熟练掌握及信息处理应用能力。目前由于医药企业缺少对财务信息化的深度理解,对相关培训、知识的更新、技术的提高重视不够,影响到整个财务管理工作有序正常进行,甚至在此过程中造成财务数据丢失的严重后果。第五,医药企业财务软件发展滞后。配备先进且强大的财务管理软件是实现医药企业财务管理信息化建设最根本的保障,也是信息化建设稳固发展的根基。我国现有的财务管理软件开发企业由于规模的限制很难在短时间内达到更强的开发水平,而且每个企业财务情况,有着天壤之别,企业不能一概而论地使用普遍意义的软件设备,应当根据自身情况,邀请更多专业人士针对企业实际经营状况进行软件研发,以满足信息化建设的需要。
3医药企业财务管理信息化建设的对策
对于医药企业信息化建设中遇到的困难,只有针对性地逐一解决,才能顺利完成信息化建设,加强各部门之间的沟通监督,提高对财务数据处理的完整性,从而提升医药企业在行业中的竞争力,使企业在医药领域处于不败之地。
3.1完善医药企业规章制度,推进信息化进程
随着经济的发展,人们对药品的需求日益增加,医药企业的竞争愈演愈烈,想要在该行业中处于稳步上升姿态,必须转变自身的落后观念,培养企业自身的创新精神,积极接受财务管理信息化技术。将财务信息和企业信息化建设统一发展,科学完善财务管理信息化的系统,对相应的规章制度进行规范。只有明确了企业管理制度,才能保证财务管理信息化建设的有效性,使其能长远发展。加强医药企业之间的交流学习,这样才能促使信息化建设的技术水平不断提高,对整个行业的财务信息化建设营造良好氛围。
3.2调整医药企业管理理念
面对日新月异的新知识新技术新挑战,从企业高层到基层,不管是企业管理人员还是财务工作人员,必须首先从思想观念上进行改变,正确认识财务管理信息化带来的积极作用。医药企业自身需转变传统的成本管理观念,以财务管理为核心,运用科学先进的信息技术手段实现财务的集中管理,通过系统实现全公司的统一管理。企业财务管理人员也要有创新意识,在实际工作中积极学习财务管理信息化的理论知识,并将所学理论与实践有机地灵活地相结合,以达到事半功倍的效果。对于企业管理人员来说,必须重视企业财务管理信息化建设,认识到财务管理不仅与财务部门有关,推进与其他部门之间的联系,为财务管理提供一个良好的氛围。
3.3完善医药企业内部控制
首先,企业应当明确内部控制制度,使员工树立内部控制职责意识,保障财务信息真实性的同时还要建立相互制约的体制,促使内部管理分工的完善;其次,建立医药企业内部审计制度,随着医药企业的业务量和药品经营范围扩大,也增大了经营风险。通过对内部审计制度的建立,有利于对财务信息系统和财务数据的准确性、规范性、合法性进行审查;最后,对企业数据库信息的管理进行完善,建立起严格的信息系统管理制度和财务管理制度,对信息系统的软硬件定期地进行检测和监督,保障财务信息的完整准确性。
3.4培养复合型高素质人员队伍
财务管理信息化建设工作中起到主导作用的必然是高素质财务管理人员,为了提升医药企业信息化管理水平,对财务人员的综合素质提出了更高更新的要求。企业也应注重引进具备专业财务管理知识并且熟练掌握信息系统专业能力的人才加入财务管理队伍,更加高效地完成财务信息化管理工作。同时,医药企业应积极开展相关人员的技能培训工作,培养会计、计算机、财务管理于一身的复合型人才,并且精选优秀财务信息管理骨干作为导师,开展导师带徒弟活动,提升整个团队能力。另外,建立奖励机制和评价机制,增强学习信息化知识的积极性,随时调整学习方法和方向,自觉主动掌握相关技能,熟练运用信息系统完成财务管理工作。不定期地邀请专家对财务管理人员进行指导帮助,优化信息技术、财务水平,进而提升工作效率,更好地推进信息化管理在企业的发展和进程。
3.5加强财务软件的开发力度
财务管理信息化建设的基础就是财务软件,随着经济的不断提高,市场上出现了各种各样的财务软件,但是每个企业的实际情况并不一样,导致这些五花八门的软件并不能完全与医药企业财务管理需求相契合。开发属于自己的财务软件势在必行。公司需要建立独立的团队,配有专业的财务管理人员,精通计算机软件、信息系统的专业人员,进行不断探讨磨合,开发高效率、安全性能强的软件,促进财务管理信息化水平,了解企业财务数据,分析企业发展风险,为医药企业发展壮大提供必要的决策服务。
4结论
综上所述,为了使医药企业抓住机遇,在激烈的竞争中占有一席之地,必须加强财务管理工作,而随着时代的进步、科学的发展,财务管理信息化建设已是社会发展的必然趋势。它能够高效准确地处理整合财务数据,并且及时有效地进行资源共享沟通,出具企业经营成果报表,保障了财务管理水平质量提升,提高了企业的整体生命力,从而促进了我国医药企业的健康持续发展。
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内部控制在我国经历了一个较长时间的发展,起先人们接触的很少,对其实施意义的理解也尚浅,开始就只有小部分公司认识到其作用,后来随着我国经济的迅速发展,越来越多的公司开始上市、不断扩大、走出国门与国际接轨,内部控制才逐渐完善好。对于不同行业的企业来讲,他们对内部控制的理解是有差异的,以至于不同行业在具体实施上也不同。根据我国《独立审计具体准则》中第九号关于对内部控制制度和审计风险作了这样的描述:内部控制主要是指为了让被审计企业正常有序开展有效的业务活动而不发生风险,确保企业资产的完整性和安全性,避免防止发生错误,从而也更有效的让企业会计信息合法、完整、真实,这样在后期制定相关政策和程序才有依据。
根据COSO委员会的定义,内部控制被这样定义为:它本身是企业在管理过程中的一种,跟企业的运转息息相关,在实施内部控制过程中受到企业董事会、企业管理层和企业各部门员工的影响,由于部门重要性不一样,影响程度也不一样,最终内部控制的目的是合力确保企业的目标顺利完成,这些跟企业相关的目标有三种:一是财务报告准确性和真实性,二是经营管理高效性,三是法律法规遵从性。其中内部控制主要有五个要素构成:内部环境控制、内部风险控制、内部活动控制、内部信息与沟通控制,这五个要素也互相影响,相互连接,共同发挥好作用。
根据上述概念,我国企业在具体构建内部控制系统时,都认为实施内部控制是为了更好的完成企业经营目标,促进企业快速发展,让企业的财务信息更完整精确,资产更完整,相关法律法规更清晰,规章制度更规范,以至于企业能够高效确保整个运营正常化、合理化以及经济性。
企业建立内部控制制度的目的在于:
1、确保企业生产经营活动效率更高,效果更好;
2、确保财务会计信息更准确和完整,财务报告真实有效,防止企业出现财务漏洞,影响企业正常运转,这样企业的各项数据准确无误,在为后期制定目标和业绩考核时提供真实的数据支持;
3、严格遵守国家法律法规,地方法令,促使企业不断完善相关企业制度建设,共同做好内部控制,杜绝舞弊行为,损害集体利益。
按照国际权威美国COSO委员会定义,企业内部控制包括5个要素:
1、控制环境影响企业员工内部控制意识,使内部控制得以贯彻执行,确保企业经营战略目标的实现。
2、风险评估在市场日趋激烈竞争中,企业内部控制必须分析、了解自身所面临的各种风险,并适时加以处理。
3、控制活动确保企业管理层的指令得以实现的政策和程序。控制活动主要包括:交易授权、职责分离、监管、业务记录、接触控制和独立稽核。
4、信息和沟通企业必须保证员工能够取得他们在执行、管理和控制企业经营过程中所需的信息,使员工顺利履行其职责。
5、监督整个内部控制的过程必须施以恰当的监督,并在必要时对其加以修正。
随着计算机技术和网络的快速发展,企业信息化程度越来越高,在企业享受信息化带来方便与快捷的时候,也加重了企业内部控制增大的风险。企业开始由传统管理向信息化管理进行转变的过程中,对企业架构会做一些调整和改变,相对于内部控制来讲,一个适合信息化的完善的系统、完整的体系将重要很多,所以这就要求企业必须遵循现代化科学的基本管理方法,不断提高企业经营管理能力,降低企业运营风险。时至今日,上市公司,包括大中型企业,一般都通过聘请了外部咨询公司,或通过人力,开展了内部控制的基本建设工作。那么如何通过IT手段,在信息系统中做内部控制方面的实践呢? 如何将信息系统与管理思想的有机的融合呢?
在企业信息化过程中,通常采用的是ERP系统,它是一个对企业资源进行有效共享与利用的系统。ERP通过将有序的信息,有效将企业信息在内部间进行有效传递,确保跟企业运营息息相关的产、销、存、供、财、物、人、技术等最大化利用,并保障企业高效运作。
作为企业信息化建设中的最核心部分,ERP能够有效为企业建立一套信息化管理系统,帮助企业进行高效管理工作。不管是定制的还是外购的ERP软件,企业在实施时都必须根据自身的业务流程重组。新的会计业务流程不是对现有会计业务流程的完全否定,而是在其基础上进行改进,能使其适应信息系统的建立,使ERP的信息可以更有效地集成和传递。在ERP应用中,已将优化的管理流程和业务流程固化,这样就避免了人为的一些差错,提高了经营的效率。建立监控预警的指标体系的时候,要建立动态的监控,要落实内控的执行责任等等。除了要把相关内部控制措施,这里我着重谈下在医药商业企业GSP的要求下,我们要设置那些关键控制点呢。结合我的自身工作,我着重谈谈销售过程中结合新版GSP要求的内部控制风险控制的关键点:
一、适当的职务分离。在企业内部进行职务分离符合现代化信息化管理系统,可以有效防止企业无端发生各种错误,避免无谓的损失,因此,企业应该做到:
1、企业要单独设立销售、发货、收款三个业务部门,分别由相应的领导管理;企业的销售岗位与员工信用管理分开设立;正在从事销售岗位与进行收款业务的人员轮替,而不是一直不变。
2、由于医药企业GSP的要求,对从事验收、养护工作的,都具有相关学历要求,而且不能不得兼职其他业务工作。对于含麻含毒药品,和精神类药品,蛋白同化制剂、肽类激素、含特殊药品复方制剂等特殊药品要求有采购、销售进行权限控制,由专人负责。
在企业的ERP实施中,用户名和权限的设置上就会充分体现出以上内控关键点的要求。
二、销售预算管理。销售预算管理能帮助企业对销售进度,销售利润,销售费用进行合理规划。在进度的掌控上,可以通过ERP系统进行实时提示。可以设置上下限提醒,在达不到或大幅超出预算指标是做出报警提示。在费用控制方面,可以有效避免经费不足等情况而无法对客户信用状况、产品销售状态不佳而影响销售;也可以避免产生浪费,降低企业利润。
三、充分的客户信用资料。目前在各行业的企业中,赊销方式已不可避免的成为主要销售方法,因此为保证应收账款的回收率必须加强客户的信息管理。作为医药企业必须关注客户是否具有相关购买资质。及时调整客户基础档案及新增变更流程,由业务部门填写并由质量部人员审核资质。
四、对于授权审批问题,主要关注以下五个关键点上的审批程序:
1、在销货发生之前,赊销已经正确审批。
2、非经正当审批,不得发出货物。
前两项控制的目的在于防止企业因向虚构的或者无力支付货款的顾客发货而蒙受损失。
3、销售价格、销售条件、运费和折扣等必须经过审批。价格审批控制的目的在于保证销售交易按照企业定价政策规定的价格开票收款。
4、审批人应当根据销售与收款授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
5、销售退货单由发货单生成,不能填写空白单据。
在ERP的实际应用中可以通过系统设置进行提醒,随时关注客户资质的到期和更新。特别对含麻含毒药品,和精神类药品,蛋白同化制剂、肽类激素、含特殊药品复方制剂等特殊药品有特别的资质要求。通过系统自行对没有资质购买以上相关药品的客户进行过滤。
同时在货品运输的承运商资质也有具体要求,对需要冷链运输的药品发货时自动通过ERP系统加以控制。对有运输时限要求的,提示或预警相关部门和岗位人员;药品运输的在途时间进行跟踪管理,填制药品运输记录单。
五、充分的凭证和记录
1基础设施建设
基础设施建设是信息化建设中相当重要的一个组成部分,它提供了整个信息化系统建设的基础及根本保障,可以说基础设施成功了,整个信息化系统就成功了一半,日后的运行维护与管理就会得心应手。当然,如果基础设施没有做好,那么随着信息化系统逐步投入使用,这些问题和缺陷就会逐步暴露出来,而处理这些问题和缺陷,就会占用管理人员较多的时间和精力,所以企业若正处在信息化系统的规划阶段或者准备改造目前已有的系统,那么就要做好相应的工作。
1.1机房的建设
信息化系统是基于办公网络系统建立起来的,所以机房的重要性是不言而喻的,但因为机房在大部分时间里对系统运行的影响并不是那么明显,所以也常常在建设中没有受到过多重视,这也是日后机房容易成为发展瓶颈的重要原因。在建设中要注意以下问题:
(1)机房的位置:机房必然要向外布设线缆,考虑到走线方便,机房宜选择靠近弱电管线的位置,若机房距离管井较远,则建议在不影响楼体结构与外观的前提下为机房向外走线留出相应管道位置。
同时,为避免夏季暴雨进水,机房一般不建议放置在地下室,若机房一定要放置于地下室,则需做好防水,同理,若机房位置在最上一层,也要注意做好楼顶的防水,因为机房一旦大量进水后果往往就是灾难性的。
(2)地板承重:现在的机房一般都需要配备不间断电源(UPS)以供意外停电时使用,UPS的蓄电池重量非常大,若使用高容量电池,电池组的重量有可能达到300-500公斤,大型机房往往有多个蓄电池组,重量可能还会更大,这就要求机房的地板必须有足够的承重能力以确保建筑安全,需根据电池组的重量予以设计,最低也要达到500公斤/平方米,这一点可在建筑物设计时予以规划,也可进行局部加固以达到要求,但都需要在机房装修前完成。若机房地板承重能力小于300公斤/平方米,则只能使用放电时间较短的低容量电池并减少电池组数量。
(3)电路系统:机房耗电量较大,一般建议为机房单独设立供电线路,以与减少其他房间的电路相互影响,同时,为了能够使用一些特殊用电设备(例如机房专用空调等),除了常用的220V电路以外,建议也同时在机房内设计380V的电路。
(4)通风与空调:由于机房内的服务器、交换机等设备自身都会散发热量,为确保机房温度不会影响设备运行,机房均需配备独立空调系统,考虑到机房内的空调将会24小时不间断运行,因此建议在预算允许时使用具备无人值守连续运行能力的机房专用空调,至少也应使用商用空调,不建议使用家用空调,因为家用空调并非为连续长期运行所设计,同时空调的功率及制冷量需足够,若过小不仅效果差还会降低空调使用寿命。除此之外,机房的窗户必须是可打开的,但平时需保持关闭以避免雨水及沙尘进入,空调失效时应在有人管理条件下开窗降温。
(5)空间安排:机房的空间当然是越大越好,但是也会有由于种种原因面积不是很富裕的情况,无论机房空间是大是小都必须合理利用,尽可能的为以后升级改造留出空间来,主要的方法包括有使用端口数较多的交换机、使用机架式服务器、尽量使用全高机柜等,但是在设备紧密排列的同时需做好散热及通风,尽量使用安装有风扇等具备通风散热功能的机柜。
(6)机房建设标准:建设机房时可参考已有的一些国家标准(例如GB 50174-2008《电子信息系统机房设计规范》、GB 50462-2008《电子信息系统机房施工及验收规范》等),以确保机房符合有关单位的设计要求。
1.2楼与楼之间的线路
许多企业并非只有一座入网办公楼而是多座,这就涉及到了楼与楼之间的线路连接,一般说来需要注意一下几个问题:
(1)若不同入网办公楼位于一个园区内距离较近,可采用光缆连接(若为相邻建筑物且连接线缆全线长度能控制在100米以内时也可使用室外双绞线),线缆可架设于弱电使用的电线杆上以节约成本,预算允许并具备施工条件时也可采用地下管线,由于可能会涉及室外公共设施部分的施工操作,因此此类施工建议事先征得相关主管单位的同意并履行相关手续,若办公楼较多,所有线路都从主机房引出可能会有一些困难,可考虑在办公楼中的较重要建筑物设立分机房,提供线路连接汇聚点的作用,分机房的建设标准可参考主机房。
(2)出于防盗及保护相对脆弱的设备及接入线材(例如光纤)的目的,普通入网接入的办公楼建议设置网络机柜作为网络接入使用,其大小应满足使用需求并具备一定的扩充空间,机柜与机房一样应首选靠近弱电管线的位置,如果是放置在公共区域(例如楼道、弱电间)的机柜,则必须上锁并由管理人员或专人保管钥匙。
(3)若办公楼距离过远、有公共区域建筑物阻隔等原因无法使用线缆直接连接,例如不在一个园区甚至不在一个城市行政区内,那么就只能考虑其他的连接方式了,两地很有可能要自行建设网络与机房,距离不太大(10公里以内)预算允许并具备施工条件时,可使用微波无线连接,但容易受天气及温湿度影响;或者使用VPN等方式将不同的办公网络以虚拟的方式连接在一起。
1.3机房及设施安全
对于信息化系统来说,机房的重要性很大,所以机房的安全也是需要特别受到重视的,机房、机柜及相关设施的安全主要有使用者限制、安全监控及基础设施安全这三方面:
(1)使用者限制,如果机房和机柜缺乏必要的防护措施,谁都可以进入,谁都可以打开机柜,那么其安全性可想而知,因此,如果是机房,至少要使用防盗门和防盗窗,条件允许也可采用IC卡、指纹等身份鉴别设备,如果是楼内接入机柜则必须上锁,目的就在于确保使用者是受到控制的;
(2)安全监控:机房、机柜与管理人员的办公场所并不在一起或者管理人员受各种原因的影响不能直接观察运行状态的情况是很常见的,而如果不是24小时有人监控制度,下班后系统也是在无人管理的情况下运行的,因此需要采用技术手段确保管理员在需要的时候随时可以看到系统的运行状况,比较常用的办法有在系统中开放远程登录端口以供管理员或授权人员远程登陆系统,再有就是使用专门的网络管理软硬件系统,方便管理员时刻查看机房内温湿度、设备运行状态等,甚至可以考虑在机房内、机房门外、机柜周边安装摄像设备并给予管理员查看视频监控的权限。当然,管理员还是要注意任何技术都不是万能的,不能完全依靠远程监控手段,定期的人工巡视与检查也是必要的;
(3)基础设施安全:简单的说就是消防安全与用电安全,机房必须配备灭火器等消防设施,为了确保电子设备安全,可配备二氧化碳灭火器,但管理员应做好此类灭火器使用时的自我保护培训以免因窒息等原因伤及自身。同时,电路需保持电压稳定,使用UPS的机房一般不需要额外增加稳压设备,而接入办公楼的机柜可视情况使用。
2管理与制度
相对于技术与硬件,管理与制度往往很容易被忽略掉,但是在信息化建设越来越成为企业的重要组成部分的今天,为其制定完善的管理策略方案与规章制度,可以从行政管理层面上确保信息化建设、运行、管理与维护工作有章可循、有制度可依,是对信息化工作的重要支持,其需要注意的关键问题有:
(1)明确信息化工作岗位编制与管理机构,以及管理范围及相关权限,避免发生岗位管辖与归属不明、责任不清等问题导致的日常管理工作混乱;
(2)制定完善的信息化工作相关管理制度,从而保障信息化工作得到制度保障,同时制度的完善也会对相关责任做出更明确的指导。另外,由于信息化工作是一项技术性非常强的工作,其管理制度也往往是根据相关技术工作制定的,随着技术的改进与发展,相关的制度很可能会出现不适用的情况,这就需要及时的对制度进行修改以符合新的技术要求;
(3)确保系统管理员具备足够的理论知识与实际的动手能力。
3运行与维护
相对于信息化系统的建设,日常的运行与维护可以说是相对来说工作量小了不少,但是建设是个短期的过程,而运维才是一个长期的过程,如何利用好已有的基础设施与软硬件设备,同样也有许多需要注意的问题,而这些问题往往都是不太容易注意到的或者很容易被忽略的,主要有以下几点:
(1)做好数据的备份工作:作为存储大量数据的地方,数据的重要性不言而喻,数据的价值经常是不可估量的,甚至比设备本身的价值还要高很多,虽然从整体上讲,只要维护得当、管理到位,数据丢失的情况是很少发生的,但一旦发生往往就是灾难性的后果,因此,如果没有使用热备冗余系统,那么定期的备份工作一定要做好,至于方法有很多,最简单的就是用移动硬盘等存储介质了,在技术条件允许时可采用自动备份(包括完整与增量)系统以减轻人工操作压力,无论是自动备份还是热备冗余系统,都需要定期检查是否正常能够使用,以免关键时刻失去作用;如果采用人工备份,其频率可根据实际情况自行制定,但建议间隔最长不超过一个月。
(2)依靠技术监控的同时重视人工管理:为便于监控及管理系统运行,采用技术手段进行监控可以提高管理的效率,但是正如前面所述任何技术都不是万能的,都无法完全替代人工的管理,典型的例子有服务器散热及零部件状态、线路老化程度、设施线材的牢固性等,目前都还是完全依赖人工检查与维护才可以的,所以管理员在这一点上不能犯懒,不管监控技术再怎么先进,自己也要定期的亲自去看看;
(3)在平时做好各种应急预案及练习:不要因为意外情况的发生概率很低就放松对意外情况的预先防范工作,就算再低的概率,一旦发生若没有应对措施后果都是很严重的,所以在平时就要做足一切准备工作,需要注意以下几点:
①根据本单位系统的情况及特点,制定好完善并适用的应急应对方案,包括数据备份、意外情况应对及报告与检讨制度等,其中涉及到技术操作的步骤,需在不影响系统运行的前提下经过实际测试与检验,证明其具备可用性;
②作为管理员,需定期复习与练习应急方案实施方案尤其是技术操作部分,时刻都要保持熟练使用的能力,以确保发生意外情况时不会手足无措。
③根据系统运行情况与技术改进发展,适时调整意外情况的应急应对方案。
【关键词】云计算 信息化 应用
通过互联网上的各种软件、硬件将所有的计算资源集中起来,并由软件实现自动管理,最后以网页形式呈现搜索结果,这样一种技术就是云计算。由于云计算具有降低成本和创新的特性,越来越多的企业在业务和管理等方面采用云计算这种服务,促进了企业实现信息化管理系统。云计算带来的计算机自动化还推动了企业的会计信息化,中小企业也在这个过程中逐渐走向会计信息化。
1 云计算对企业信息化建设中的意义
1.1 降低企业信息化的建设成本
公司建立的云计算最重要的作用是为公司各部门提供整体信息,因为各部门把各自的信息存储在云端,实现了信息联通,而信息的集中方便了企业的管理。云计算不仅实现了信息共享,而且可以采用公共云的方式节约成本,这主要适用于公司的自建云不能承载公司的信息量这种情况,企业只需按占用公共云的比例来付费,而不必购买硬盘和处理器。企业的会计信息化建设关系到该企业的生存,如果公司自己进行这项建设,一是企业必须投入财力在购买基础设施上,二是企业还必须雇佣一批工作人员,从采购到技术,再到设备维修,都必须有人在职,这无疑加大了企业的成本。相反,购买了这种服务的企业则只需要把电子设备联网,就可以直接享受云计算供应商提供的一系列服务,而且云计算的收费是以流量为计费标准的,性价比较高。
1.2 使企业能迅速适应新的经济业务需求
云计算供应商会提供多种服务,企业在新业务的推动下,可以随时调整服务类型,以最简便的服务创造出最高的价值。同时,为跟上新的经济需求,云计算服务会采用最新的会计准则,提高了企业在新经济形势下的适应能力。
1.3 企业之间的信息传递更加便利
企业的会计信息主要是记载企业的业务往来项目,但银行、资本市场,以及政府机关的一些数据也同样影响着会计信息的准确度。云计算的应用可以有效提高信息准确度,因为信息的联通促成了会计信息系统的集成,通过云计算可以查到报税、交易、审计情况,这使得企业从会计师事务所等机构查找相关信息更为便捷。
1.4 加强企业的会计控制
企业的会计由公司内外两个方面控制。公司内部的财务在云计算的控制下形成了一个完整有序的系统,各部门信息流通,企业的资源得到最充分的发挥,在最大程度上减少了浪费,提高了效益。在企业外部,信息共享使得有共同商业利益的企业联合在一起,通过云端的数据信息分析出目前的商业机遇和商业困境,并针对不同数据提出不同应对办法,既迎合了客户的需要,又实现了自身的发展。通过分析也可以看出各企业的优势长处所在,实行强强联合以扩大企业在市场上的比例份额。
2 云计算在企业信息化建设中的应用
以往的企业虽然也用计算机系统来处理信息,但其模式是通过人来控制的,系统中最重要的主服务器是由技术人员在操控,人为因素在这种系统中占有一定比例。显而易见,这种采用主服务器模式的信息系统有一些不可避免的缺陷,主服务器是物质性的存储信息的设备,一旦被毁坏,不仅造成了物质损失,最重要的是企业的数据也随之受损。网络黑客的存在也给主服务器上存储的信息带来了一定危险,企业信息有可能被篡改、删除、泄露。而且,企业信息系统的运行都要依靠主服务器的信息传输,每天成百上千的访问量使得主服务器老化加快,而日积月累的信息储存也拖慢了服务器的运转速度,因此极有可能出现服务器卡死的情况。
与传统技术相比,使用云计算服务的公司可以不用另外聘用网络技术人员开发和建立数据库,这节省了企业的成本。新技术下,信息最终是存储在由云计算服务公司提供的服务器上,无论是从保养上,还是信息保护上,专业公司都可以提供质量更高、专业性更强的服务。云计算服务公司会定期对服务器进行维修和检查,以确保服务器的高速运转。由于云计算是通过网络存储数据的,所以通过云端建立的信息系统可以在数据被破坏的情况下自动恢复数据,同时为加强信息安全,云服务器采用SSL和VPN存储数据,这些都是确保数据安全的措施。至于黑客的攻击,提供云计算服务的公司虽然不能完全保证没有黑客袭击,但至少它会以一个更专业的角度来防止黑客攻击,这是供应商服务质量的一个体现,所以采用云计算技术可以更好的保证信息安全。可以说,企业信息在云计算技术的保护下是安全的。
众所周知,企业在市场生存的一个重要因素是企业的竞争力。一方面,员工在工作中如果对企业的各方面信息不了解,就会降低工作效率,从而拖低企业的竞争力。特别是销售人员对信息更是要了如指掌,在与客户交谈时,回答客户疑问时,要立马能够对客户的要求和询问作出明确而肯定的回应,这需要云计算技术的支撑。另一方面,企业购买云计算服务,使得企业可以专注于自己的业务,能够为客户提供更好的产品和服务,从而提高企业的竞争力。而且,云计算服务为企业节省了购买各种设备、开发技术、聘用人员以及维修保护投入的费用,可见企业的信息化建设外包可以节省企业成本。
云计算技术在目前还是比较新型的技术,没有得到广泛应用。云服务的内容是对多家企业的信息进行保管,涉及到商业机密等法律问题,需要政府对云计算服务进入市场设置一定的门槛,审查不合格的运营商将无法进入市场。从政府这个角度,政府要尽快跟上科技的脚步,在立法方面及时更新,规范并保护这一新兴行业的发展。
3 结论
在这个技术高度发达的今天,云计算和信息化都可称之为尖端技术,代表着社会的科技潮流。云计算正是因为它成本低、信息安全性强的特点,使得它颇受各企业的青睐,不仅大企业需要集中的信息管理,中小企业也需要借助云计算实现信息化建设,客户群相当广泛。企业的信息化程度越高,整个社会的云计算技术就会发展的越成熟,而技术的成熟又会吸引更多的企业实现信息化,两者相互依存,以对方的发展来发展自己,相互促进。
参考文献
[1]陈小燕.云计算技术在企业信息化建设中的应用探究[J].电子制作,2013(17):125-126.
[2]张玲.大数据时代云计算对企业会计信息化的冲击[J].电子测试,2013(19):259-260.
[3]白琦.云计算在企业会计信息化中的发展前景[J].中国证券期货,2013(09):241-242.
关键词:企业;人力资源;管理;信息化建设
在计算机与互联网的高速运转中,传统企业人力资源的管理方式越发艰难。当前企业人力资源管理中添加了信息化人力资源的管理概念,能够打造企业全新的人力资源管理方式,对企业的主要竞争力乃至发展能力的提高十分有利,并且也对企业科学分析人力资源十分有利,建立企业科学的发展战略以及前景。当前企业发展的核心则为人才,企业人力资源管理工作对企业管理而言尤为重要。
一、人力资源管理和信息化
人力资源管理指的是企业资源管理当中,通过经济学为根基,再加入以人为本的管理理念,对企业人力资源给予正确的运用及管理。人力资源管理一直将企业资源的最大利用以及最大化的创造价值当做引导,通过系统化、动态化的方式进行管理。当前企业人力资源展现出来的管理方式包含了雇佣关系在企业运转及管理中产生的问题乃至因为企业生产方式或服务组织的扩展令人力资源管理专业化高标准的状态。
现代企业人力资源管理的信息化产生于新的经济趋势当中,通过信息计算与自动化计算方式,使用在企业人力资源管理的所有流程当中,从而将企业的创造力与市场的竞争力给予提升。人力资源管理信息化通过电子商务概念中的人力资源电子化给予管理。通过人力资源管理的信息平台,能够在各个方面使用人力资源软件信息化,从而令人力资源工作人员真正从繁重的工作中解脱出来,将企业的运转效率给予提升[1]。
由于人力资源信息化管理以及人力资源信息正确性所需在持续提升,所以令人力资源管理信息化在各个层面都会影响到企业的发展。可是目前我国现代企业对于人力资源信息化的管理,通常业务操控处理的运用,会影响到企业战略高度中的诸多方面。
二、企业人力资源管理信息化建设的问题
(一)目光不够长远
当前,大部分企业均已经开始运用信息化人力资源的管理方式,可是却并不具有长远的目光,不具备可持续发展的战略规划,大部分企业的高层并未真正掌握到信息化人力资源管理对企业的作用。在经营当中,仅注重眼前利益,而未注重人力资源管理信息化的创新。有些企业管理层未真正意识到信息化,在进行当中,仅通过一些信息化软件或系统程序,未给予真正的转变,只是自认为执行了信息化管理。还有些企业在进行信息化人力资源管理时,由于太过激进,仅挑选对企业眼前利益有利的系统,如此只会阻碍企业未来的发展空间,并且由于太过注重系统功能,而未对企业未来的发展给予过多的考量,所以会阻碍企业管理能力的提升。
(二)不切实际
在进行信息化人力资源管理时,诸多企业均让所有部门自行解决所需的软件,如此则会令所有部门太过个性化,所有部门为了自身利益,过于自私,在给予所需是尽可能描述的较为齐全,即便是不必要的工作也需通过计算机信息化进行减重工作。可是如此则会欠缺实际性,会令企业不切实际。
(三)欠缺实力
有些企业为了追求先进,并不考量自身的实际状况,太过评估自身的能力,创建一个团队自行研发软件,对人力资源管理信息化过于迫切。对研发软件投入使用的理念固然好,可是将计算机技术与人力资源管理相融合,以长远的发展目光给予考量则需要较长的时间,而非一种轻松的任务。
(四)意识不足
当前,诸多企业均未真正意识到信息化系统方面的内容,也未对人力资源管理相应体系的执行给予高度重视,相较于原本管理系统的运用并未有诸多差异,在规划中欠缺一个统一的管理,对于项目的组织也不具备显著的规范化,长期通过临时抱佛脚的方式进行研发,则会欠缺系统的条理性,从而长期处在混乱当中。如此不仅会令系统在研发中不具备稳固的根基,令诸多数据内容不断重复、调理模糊、相容性不足的状况,甚至会令诸多工作人员在采集和确认数据时不断反复,显著加大了工作量,令工作人员积怨较深,降低工作效率。并且,假如数据无法快速更新,则会耗费工作人员的努力,如此则会影响工作人员的热情,降低工作的士气[2]。
三、企业人力资源管理信息化建设的对策
(一)企业领导者需注重人力资源信息化建设
随着企业不断发展,会跟随时代的脚步,在人力资源信息化系统中投入建设力度,对企业给予科学的信息化管理,企业管理人员身为领导者,把控着企业主要的权利,只有改变企业管理者的理念,令企业管理者真正意识到人力资源管理的信息化建设,才可以确保人力资源信息化能够获得良好建设,只有管理者真正认可人力资源信息化建设,才可以在建设中投入大量的资金,加大必备的信息化设施,引进高级人才,为人力资源信息化建设打下牢固的根基。人力资源信息化建设不但需要必备的设施,还需要企业转变管理理念,通过先进的信息化管理方式,提高人力资源的管理效率,透过激励方式建立员工的荣誉感,让员工具有归属感,从而能够更加积极的进行工作[3]。
(二)创建规范化管理,科学化程序
规范化管理制度成为企业成功的条件,将科学化工作程序融汇于信息化建设当中,需融合企业的真实状况乃至长久的经验,通过内部探讨找出管理制度的欠缺,完善当前的管理制度,保障工作能够顺利进行。
(三)强化对员工的培训工作,提升员工的素质
人力资源管理信息化建设虽然显著减少了工作人员复杂的工作,令工作人员无需投入过多的精力整理资料,虽然现代信息技术为人力资源工作带来了较大的便利,可是计算机操控乃至有些应用软件的运用均需通过专业人员给予掌控,并且现代企业的竞争主要体现在人才竞争方面,所以只有人员具有先进的管理理念以及良好的信息处理能力,才可以有利于人力资源信息化的管理。企业的管理人员应当引进信息能力较强的人才,并且对企业的员工给予培训,让员工具备先进的管理能力,掌控先进的管理技能,通过由浅入深的培训,透过审核掌握员工的程度,再依照具备的程度规划接下来的培训内容及时间,令每一次的培训都具有真正的价值,并且需要在思想上让所有员工都顺应信息化建设,将员工的素质真正提升上来。
(四)强化企业人才的战略规划
当前全球企业在发展中均通过人才为基础,在高速的发展当中,人才资源尤其是高品质的人才愈发受到重视,为了符合社会的发展,企业需持续引进所需的人才,将战略发展规划当作人力资源管理的内容,人才战略规划需融合企业人才基础,乃至市场环境变化给予科学的规划,完成企业人才的优化配置,良好的信息技术成为人力资源管理信息化建设的重要环节,并且信息化建设也需创建适合当前企业管理的制度,为企业的发展不断努力。
四、结束语
总而言之,管理信息化在信息技术中已经成为主要趋势,其具备传统管理方式无法达到的高精准性、高效率、低成本,从而体现出信息化管理方式的价值所在。可是在发展当中,依旧会具有一些操作性的问题需要企业不断探寻并处理,如此才可以令企业更加良好地运用信息化管理。
参考文献:
[1]裴新明.物流企业人力资源管理信息化建设刍议――以广西北部湾经济区为例[J].中国商贸.2014(03):69-71.
[关键词]卫生信息化 优势 问题电子病案
一、医疗企业信息化建设的优势
1.信息化本身的优势
病案是患者信息的载体,病案数字化在临床信息学中处于核心地位。电子病案比较纸质病案有其本身特有的优势。电子病案能客观、真实、清晰、连续地反映患者的治疗经过及病程变化。其具有易于存储、便于传输、可跨科取阅、病案存档上交后易于查询等优势,使得医疗工作变得更加方便快捷。
2.医疗企业信息化建设使医疗真正做到以人为本
(1)信息化有助于最大程度地保障患者权益。信息化使医疗过程由医生为中心变为患者为中心。信息化下的医疗过程,患者可以节约排队时间,信息化的门诊过程采用叫号制,患者可以在一科挂号后的等待间歇去其他科室挂号、就诊,换句话说是电子系统替患者排队,完全不存在插队现象。与之相伴的电子化开药、阅片等功能也大大节约了患者就诊的时间和精力,使得患者的就诊过程高效有序。
(2)信息化建设有助于医疗的透明化,真正做到以民为本。患者可以根据打印病志清晰地查询自身的每一步诊疗过程、护理过程、用药过程和病情变化,这就使得患者本身更具有主动权。此外,卫生信息化使得医生的医疗过程更加规范,尤其很多病房现在的信息化可达到改动会留有痕迹,使得医生在医疗过程中更严格、更谨慎,长此,可整体提高医疗水平和服务质量,真正做到让患者满意,让患者放心。
二、医疗企业信息化建设存在的几点问题
1.医疗企业信息系统的组织结构不完善
在卫生信息组织结构方面,有些卫生机构设有多个信息部门,又分别隶属不同的部门管理,如有的单位设有管理病案和图书的信息科,在这之外又设立有信息中心或网络中心;有些卫生机构的信息部门功能单一,如有的卫生机构信息中心或网络中心仅仅负责信息系统的维护与更新,而没有担负其有效利用的责任;有些卫生机构信息部门在卫生组织中的地位太低,难以与众多的业务和管理部门协调开展工作。
2.信息主管人员的缺失或能力的不足
医药卫生领域信息化建设的快速发展扩大了对医学信息人才的需求,同时也对医学信息教育改革和人才培养质量提出了更高的新要求。医学卫生信息化建设的主管人员应在研究生甚至本科阶段接受正规的医学信息主管教育,并在多年的实践中根据中国医学发展的现状总结经验,逐渐进步。
3.信息系统本身不完善
(1)信息系统自身速度慢,兼容性差,专科强度差。首先,信息化依赖电脑和网络,一旦电脑故障或网络故障,不用说信息化无法达成,正常的就诊过程能否保障也存在问题。此外,多数医疗企业的信息化系统是采用全院统一制,即全医疗企业共用一个相同的系统,那么系统必然存在专科性不够强的问题。以儿科的检查为例,在一些影像检查中,儿科检查与成人会有差异,在开检查时也会有成人和小儿的区分,那么专业的信息化系统就应当在系统建设时做好区分,在儿科门诊及病房的系统中只设定小儿的检查,这样可大大节省医生下检查的时间,不用在若干检查中再去寻找标注小儿的检查。最后,很多时候,尤其周一上午,由于就诊人数的剧增和患者的集中,或多或少会影响系统的速度,使得电子输入过程受到阻碍。因此,医疗企业需要减少对软件供应商的依赖,在信息化建设上承担更多的责任,并与厂商建立双赢的合作关系。在医疗企业信息化系统建设中再大下功夫。
(2)电子病案的安全性有待解决。信息化本身依赖计算机系统,患者就可能质疑自身信息是否会外泄。那么医疗企业就应该严格控制信息系统的登陆与输出。应对电子病历的输入、修改及使用进行严格授权,否则病历内容极易扩散,无法保障患者的个人隐私权。保护患者隐私,防止病例外泄是医生应尽的职责。保护患者隐私,防止病例外泄是医生应尽的职责,更是信息化建设应予以完善并提高的。从就诊患者信息化出发,最终达到全民健康信息化的伟业。
【关键词】财务信息化 学科建设
苏州工业职业技术学院于今年新增了财务信息管理专业。为了更好地为社会输送专业性的人才,为了与现代用人企业实现完好的对接,为了使高职院校学生能够与社会更好的匹配,故经过调研后对该技术院校的财务信息化专业提出一些指导性意见。带着这些目的,笔者以苏州及其附近地区为调研对象,有针对性的选择了15家企业进行相关的调研。
一、企业调研实况概述
本次调研的主要内容包含以下五点:企业财务管理中的信息化应用程度、企业对信息化专业人才的要求、财务信息管理专业的人才岗位分布情况、信息化专业人才的学历要求、财务信息管理专业主要职业岗位。此次调查主要集中在苏州及其附近地区的一些大中小型企业,这些企业的具体分布为:苏州地区11家,浙江2家,江阴2家,此次调研的企业规模大小不一,有大型企业也有中小型企业,调研在这15家企业中以问卷调查形式展开。在这些企业当中,主要为外资企业,其次为民营企业,而合资企业也占了两家;若以企业规模进行划分,大型企业的有5家,中型企业7家,小型企业3家;以上市情况进行区分,则上市公司有2家,13家公司未上市。调研对象主要包括:企业人事相关负责人、企业财务部门领导、企业财务部门普通职工、营销及IT等部门普通职工等。本次调研采取以下措施:第一,问卷调查:向苏州地区企业发放调查问卷共18份,其中有16份成功回收,回收率为88.9%。第二,走访调查:在对企业发放调查问卷的同时,还对部分企业进行了走访调查,向企业咨询了有关企业对高职财务信息管理专业人才的大体需求情况。第三,书面及网络调查:调查了一些企业刊登的有关于财务信息管理专业人才需求的招聘网站及招聘要求,对各省市刊登的人才需求榜进行统计调查,这在一定程度上能够反映出目前的市场对财务管理信息化人才的需求状况。[1]
二、企业调研结果及分析
(一)苏州及周边地区企业财务信息化发展现状及分析
信息化作为当代企业财务管理中的一个重要组成部分,充分的应用了当代信息通信技术,目前正以其所具有的高度的创新性、广泛的渗透性、神奇的倍增性和普遍的带动性,成为覆盖我国国民经济的战略任务。苏州及其附近地区,经济发展较快,企业数量很大,为更深入了解企业的财务信息化现状,我们对苏州及周边地区的15家企业实施财务信息化的现状进行走访调查和问卷调查,取得了一些对我校专业建设有指导性意义的数据。[2]
1.苏州地区企业财务信息化进程的发展现状。从回收的调查问卷中可以统计出企业的财务管理信息化程度均较高,达到了100%的覆盖率,但是不同企业的信息化程度有一定的区别,这些区别主要表现在实施的程度上。
在资金投入方面,此次调查的15家企业当中,共有14家企业在财务信息化管理中投入的资金为增长趋势,只有一家企业的资金投入呈现负发展。在对企业财务部门领导的走访中,能够看出他们对财务管理信息化模式都十分的支持,只是个别企业因公司自身发展因素而不得不削减在财务信息化方面的资金投入,支持财务信息化建设的企业领导占98%。在15家调查的企业当中,有11家企业在财务信息管理方面配备了专职人员进行财务信息化管理,有3家企业聘用了兼职的财务信息化管理人员。在为财务管理部门人员培训方面,经过调查显示,有10家企业都为财务信息管理人员进行了全面系统的培训,此比例占66.7%,2家企业给财务信息化操作人员进行过局部内容培训,只有1家企业的财务信息人员未经过培训。调查结果显示,大部分的企业基本都使用了该行业上通用的财务软件,在这些财务软件的应用情况上看,可以知道大部分都为友通软件和金蝶软件。在调查的15家企业当中,大部分企业的软件都是向软件开发商进行购买,只有一家企业的财务软件为自身研发,还有一家大型企业采用与软件开发商合作开发的方式。[3]
2.企业在财务管理信息化方面遇到的问题研究。经过走访调查及问卷调查,笔者大体上了解了这些企业的财务信息化建设的大致情况,也知道了这些企业在财务信息化建设过程中遇到了很多的问题,同时企业与企业间也存在着财务信息化程度上的差异,且几乎所有的企业都没有实施财务信息化独有的功能。企业在实施财务信息化过程中存在着一些问题,调查原因后能够看出这些问题主要表现在以下几点:
第一,在财务信息化上的认识有差异。这主要表现在:首先,硬件水平虽然跟上了,但是在人员水平上却仍旧跟不上。目前,苏州的大部分企业都在管理方法上下足工夫,也做出了很大的改善,购买了计算机和需要使用的财务软件,大大改变了传统的手工核算模式,实现了财务管理上的新突破。但是一些财务人员将财务信息化与会计核算的电算化混淆了,可以说,硬件“硬”了,软件仍然“疲软”。其次,由于在计算机应用及人员素质上,一些财务人员仍然表现水平低下,素质不高,对财务信息化的认识及处理上还存在很多的问题,较容易产生认识上的错误。[4]
第二,缺乏专业性高素质。由相关调查可以得出,一线的财务管理人员仍旧存在专业水平不足的状况。在与相关高管人员面谈的过程中,从他们所表达的信息可以知道目前公司在人才选用方面还存在着很大的问题。据一位高管透露:就目前状况来说,企业想找到一位既在计算机方面有较强专业性的,又在财务管理方面有一定水平的高级财务管理人员是极其困难的。目前在大多数企业中都有此类相同问题,在我国的高校中,学校在学生的专业性培养上还存在着许多不足,使得培养出来的学生要么知识面不够宽,要么专业性不强,所以,高校应当加大教育与社会企业的合作力度,提高办学目标,把培育既具有专业性知识又具有广泛知识面的新时代人才作为教学目标。同时,企业也应当要加强对员工的培训,让员工具有更多的专业性知识,更好的胜任工作,这在一定程度上能够加快企业财务信息化管理的发展。
此外,财务信息化软件自身还存在劣势。一般的财务软件都具有通用性,但是在实际的企业财务管理当中,存在着不同企业间不同财务状况及不同财务控制计划的问题,这是通用型财务软件所难以解决的问题,这便是财务软件自身所存在的一种缺陷。这是目前企业中所存在的一种普遍性情况,这充分说明在我国的企业管理中,企业应当结合自身的管理状况,集中各方力量开发出适合自身体系发展的财务软件,这样才能够大大提高自身的财务管理水平,为企业的快速发展做好财务上的工作准备。[5]
(二)苏州及周边地区企业财务信息管理专业人才需求情况及分析
1.财务信息管理专业岗位设置问题研究。在调研过程中,关于财务信息管理专业的岗位设置问题一直都是我们调研所要研究的重点问题,这里面包括了岗位设置对文凭的具体要求、学历分布情况、企业所需人才需要具备什么特点、企业对学校开设财务信息管理专业的评价如何等等。带着这些问题,可以让我们更加明确此次调研的目的及学校开设该学科所必须注意哪些问题,这样才能够让学校培养出的学生能够更好的适应企业。在对企业进行调查的过程中,笔者发现大多数企业在初聘时对财务信息管理人员的学历要求都不高,主要都是大专水平,大致结构可以分为:本科占8%、大专占80%、中专占12%。企业招聘财务人员时所需要的专业主要包括:会计、审计、财务管理、电算化、数学金融等等,其中占主要部分的为会计及财务管理方面专业,而财务信息管理及电算化排第二。在调研的企业当中,仓管、会计、采购、财务管理与统计等岗位是与财务信息管理专业的关系最密切的,在这些岗位当中,会计岗位占有比例最大。在调研的15家企业当中,其中8家企业的岗位设定有10%左右的比例为财务信息管理专业,5家企业的岗位设置中有30%左右的岗位为财务信息管理专业,只有2家企业与财务信息管理专业相关的岗位设定达到了50%以上。
2.财务信息管理专业需求量近期发展情况调查。经过以上详细调查后,能够得出以下结论:一是在企业的年招聘计划中,财务信息专业毕业生的需求比例不高。经过调查可以发现,在近几年,企业对财务信息管理专业毕业生的需求比较小。举近三年为例,有8家企业在年招聘计划中都将财务信息管理专业毕业人员数量降低至10人以下,5家企业控制财务信息专业招聘人数为15~20人,只有2家企业将该专业人才招聘数量控制在20人以上。二是虽然在这些企业当中有很多岗位与财务信息管理专业关系密切,但是在毕业生招聘上企业提供最多的岗位还是会计岗位,其次为财务管理及统计岗位。[6]
三、财务信息管理专业的建设的思路
(一)企业调研获得的结论
1.从对企业的调研得出,在企业的实际工作要求上,人才要求一般都是以财务方面专业为主。此外,员工的工作实际能力及工作经验也是企业选择人才所必须考虑的问题之一。大部分企业对ERP的实际操作能力要求反而不高,故很多高职院校在ERP相关课程的建设方面也没有花费太多的时间精力,学生的ERP应用能力也相对较低。当一个企业需要招聘ERP方面专业性人才时,财务信息管理专业的学生就满足不了岗位的要求,这也是目前该专业所表现出来的不足之处。ERP软件的运用在现代财务管理体系中是必须要求的一个基本技能,故企业一般都会要求财务会计人员能够熟练的使用该项技能。但是在现代化企业当中,财务部分与ERP整体功能部分是分开的,这是由于在财务信息化建设的过程中常常会出现“分离”及“信息不对称”的现象,这一现象广泛存在于企业的内部管理之中,这在企业内部表现出两个方面特征:一是表现为信息的不对称,这主要存在于企业的高层管理部门与财务部门之间;二是企业的各个环节的财务信息数据无法统一、不能沟通交流,这些环节主要是指供应、生产、销售等,这种不能共享信息的现象在行业内被称为“信息孤岛”效应。[7]
通过对企业的调研,我们能够清楚地认识到ERP实务应当作为一种基本节能被学生所掌握,这是目前我校财务信息管理专业课程体系当中的重点教学内容,将其作为专业发展方向是不恰当的,财务信息管理专业还是应该以“财务”为主。总的来说,应当以“财务”为主,以“信息化”为辅。同时,若学生在校期间既能够掌握会计的基本知识又能够在ERP系统的运用上做到轻车熟路,那么将为自己的后续的就业中增添了亮点,提高自身专业知识的同时也提高了自身的竞争力。[8]
2.财务信息管理专业高职生在社会招聘时所必须满足的基本条件。财务工作是处理钱的,此特性决定了企业在社会招聘时必须高度注重财务毕业生的工作责任心及工作态度问题,此外,为人的诚信度及是否遵纪守法也是考虑的重点之一。企业在招聘时一般都不会选那些工作浮躁及虚荣心强的学生,而具有社会责任感,做人真诚的学生往往受到很大的欢迎。在调研中笔者了解到,甚至有个别企业因为外地学生具有很大的不确定性,故在招聘中往往只招收本苏州地区的学生。经过调研可以得知,因为财务信息管理职务要求具有较高的专业性,故很多公司在财务信息管理人员的招聘条件上都要求很严格,不仅要求毕业生具有过硬的专业知识水平,还应当具有良好的思想道德水平及工作实践能力。另外,与专业相关的等级证书也受到了企业的高度重视,这些证书主要包括会计从业资格证书、ERP证书与英语四级证书等等。[9]
(二)财务信息管理专业建设的思路
加强校企合作。高职院校应当要加强与企业的沟通,时刻了解当今社会企业的人才需求动向,从不同角度进行市场人才需求调研,尽量减少与企业要求之间的差距,与企业展开深入的办学合作。本次笔者在市场调研中,15家企业中有12家表示愿意与我校进行实习生岗位的开设方面的合作;有3家企业的财务部门领导愿意入我校担任我校财务专业的兼职讲师。
调研过程中,笔者发现一些与财务相关的证书显得非常重要,例如,若毕业生持有会计从业资格证书就更容易通过面试。证书考试科目包括财经法规、会计基础与会计职业道德和初级会计电算化三门课程,为了让学生在考证过程中更容易拿到证书,学校应当做到:
1.及时的了解会计的发展动向,与各类会计行业机构保持密切联系,了解会计发展的前沿信息,及时更新知识,丰富课程教学资源。
2.因为企业是财务专业人才的主要归宿,故高校必须要时刻了解企业对该类人才的需求量及素质要求。通过了解企业的需求进而改进自身教学方法,让培养出来的学生水平能够尽量满足企业的需要,同时加强教学实践活动,让学生在学习理论知识之余能够深切体会到实际工作的氛围。[10]
3.因为学生在考证的过程中会遇到很多的困难,所以教师应该认真研读考证方面的教材,发扬刻苦钻研的精神,多与学生沟通,为学生顺利考证提供更多的帮助。
四、总结
因为本次调研所涉及的内容受到人员及时间上的制约,同时由于该专业为新增专业,故在很多方面的准备上都有所欠缺。在后续的时间里,我们会进行一些更详细的市场调研取证,以使其对我校的专业建设具有积极的推动作用,更能满足当今社会企业对高校专业建设的要求,最大限度上保证高校培养出的学生更能符合企业的用人标准。
经过调研后可以得出,要提高教学质量,就必须坚持以就业为向导,坚持以服务为宗旨,提高教学水平,让企业与高校能够实现完美对接,这样才能够真正的增强教学的效果,以达到提升专业建设水准的能力,实现人才作用最大化的最终目的。
参考文献
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[2]王文莲.对会计信息化的若干思考[J]会计之友,2007(3):6.
[3]高悦.中小企业财务信息化的问题与对策[J].南通航运职业技术学院学报,2011(9):16.
[4]沈坤荣,李莉.银行监管:防范危机还是促进发展[J].管理世界,2005(10).
[5]刘明康.中国特色银行业监管的理论与实践[J].中国金融,2011(13).
[6]陆磊.信息结构、利益集团与公共政策:当前金融监管制度选择中的理论问题[J].经济研究,2000(12).
[7]江春,许立成.金融监管与金融发展:理论框架与实证检验[J].金融研究,2005(4).
[8]许成钢.法律、执法与金融监管——介绍“法律的不完备性”理论[J].经济社会体制比较,2001(5).
[9]许立成.经济周期、宏观调控与银行监管[J].上海金融,2008(12).