采购档案管理办法精选(九篇)
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第1篇：采购档案管理办法范文
1 电力基建工程档案管理重要性
1.1 档案管理的历史性
在电力工程的基建档案中基本涵盖了工程项目内的所有资料，是为生产建设提供不断发展动力的重要基础，因此对电力工程基建档案进行规范、标准化的管理模式具备了历史性。因此在基建档案管理过程中的每一个环节都要仔细、负责，以保证任何一个细节不被遗漏，从而实现科学合理的规范化[1]、标准化电力工程基建档案管理模式。
1.2 档案管理的稳定性
电力工程的基建档案中记录了基建工程项目的全部施工过程，因此为电力企业的稳步发展、供电能力提供了稳定、可靠的文字资料，企业管理者可通过这些资料加强对企业的管理力度，同时也是制定科学化、规范化企业管理制度的重要参考，因此在对电力工程基建档案管理模式进行规范化、标准化的设计过程中，要贯彻真实、有效的根本原则，才能保证电力工程基建档案管理模式的稳定性。
1.3 档案管理的珍贵性
电力工程中的基建档案是基建工程中的重要原始资料，因此其具备了极高珍贵性。其中囊括了基建工程全部过程的历史，只有通过制定规范化、标准化的管理模式才能实现对基建档案的妥善保管，从而提升电力企业的综合管理水平。
2 规范化、标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用策略
随着我国电力事业的飞速发展，电力基础设施的建设工作逐步完善，因此要对电力工程基建档案实施规范化、标准化的管理模式才能进一步提升我国电力企业的综合市场竞争力。为了能够解决当下电力基建工程档案管理模式中的一些问题，可通过以下几个步骤来实施对电力基建工程档案的规范化、标准化管理。
2.1 基建工程项目施工前期文件方面的管理办法
在电力基建工程前期中的文件中主要包括研究阶段、申报工程阶段等过程所产生的重要文件，这些文件是确保施工过程合法进行的重要文字依据，同时也是确保后期基建工程项目顺利施工的重要因素[2]，因此要加强对电力基建工程前期各类文件的管理力度。在资料收集、管理过程中由于经手人员较多、用时较长等问题，因此要求相关管理人员要具备较高的责任心、耐心、素质。同时档案管理人员还要及时掌握电力基建工程项目的施工进度，依据施工过程中产生文件的时间对资料进行有序、妥善的管理手段，如发现问题要及时解决、上报，从而实现对电力基建工程前期文件的规范化、标准化管理措施。
2.2 招投标阶段档案方面的管理办法
在电力基建工程项目的招投标阶段，由于其参与招标、投标的企业过多，因此对基建工程档案管理工作造成了一定阻碍。在这个阶段中要进行归档的文件种类极多，其中主要包括：招标文件、投?宋募?、中标文件、澄清文件、平分文件等，如果档案管理人员没有对其进行分门别类的妥善管理，便会出现签字不规范、资料收集不完善等问题，从而对后期电力基建工程的施工造成影响。因此在招投标阶段要想有效提升对基建工程档案的妥善保管，便要实施科学、合理的管理手段。档案管理人员要全程参与到招投标过程中，并对企业自身的情况充分了解，对涉及到基建工程项目的相关资料要充分掌握，尤其针对招投标过程中的各个细节例如文件签字、功能表等要对其进行有序的管理，还要注意签字、功能表等细节的操作规范。如果档案管理人员由于特殊原因并未能参与到招投标的过程当中，在活动结束之后要积极联系相关部门并进行档案资料移交工作，并对其进行登记、分类、归档等操作。
2.3 施工设备资料方面的管理办法
在对电力基建工程施工设备方面资料进行管理过程中，要求档案管理人员首先要加强与施工设备采购部门的沟通，并充分了解工程所用设备的生产商情况、设备参数数据，要编制出设备采购的台帐，同时要将施工设备的订购合同妥善保管。另一方面，在施工设备进场之前的检测工作中，档案管理人员也要参与其中，并收集相关有关施工设备的检测资料，之后对资料分类、等级、归档，实现在施工设备采购过程中所产生文件的规范化、标准化管理策略。
2.4 施工材料合同的管理办法
施工材料是决定电力基建工程施工质量的重要因素，因此档案管理人员在对相关资料进行管理的时候，首先要与施工材料采购部门进行沟通，并掌握施工材料的采购、运输、进场检验的全部过程，对于施工材料的采购合同、运输物流单、检验报告等相关文件要进行仔细核对、分类、收集、归档。同时还要对施工材料相关合同中的盖章进行确认，要保证盖章是否符合相关规定以及合同内容中有无错误、遗漏现象，发现问题要及时修改、纠正。只有加强对施工材料方面文件的规范化、标准化管理力度才能提升电力基建工程项目的整体施工质量，并有效节约电力企业的施工成本，为电力企业全方位综合发展提供有效助力。
2.5 施工资料、安装文件的管理办法
要利用规范化、标准化的管理手段对基建工程中的施工资料、安装文件进行妥善管理，从而保证在电力基建工程竣工后能够对相关文件顺利移交。档案管理人员要想对施工材料、安装文件进行有效管理，便要做好一定的档案资料累积工作，要与相关部门密切配合来进行相关资料的收集、强化、记录等工作，并协助相关管理部门制定科学、完善的管理制度。另一方面，档案管理人员要在这个过程中发挥出监管职能，要对电力基建工程项目中的监理[3]、施工企业材料管理、施工质量管理等环节进行监督，如发现出现不合理的管理情况要及时制止并纠正，才能实现对电力基建工程项目档案的规范化、标准化管理。
第2篇：采购档案管理办法范文
中图分类号：TE09 文献标识码：A
我国的资源禀赋是富煤、贫油、少气，决定了我国的能源结构极不平衡，因此发展煤制油和煤化工项目是我国能源储备战略的核心内容之一。神华集团公司践行的具有自主知识产权的煤直接液化、间接液化、煤制烯烃等世界领先的核心技术和规模最大的工业化示范装置，逐步在全国范围内推广。
由于煤化工建设项目具有投资大、工期紧、项目复杂，涉及煤炭、炼化、土木、自备电厂等多行业、多专业的特点，每个项目产生的档案都在2万卷以上，几十万张图纸，电子文件50万条之多。为保证工程建设的顺利建设，严格监控文件流转，实现项目档案的顺利归档移交，神华集团探索了符合新型煤化工行业的项目档案业务手册和项目档案分类标准，并在项目建设中加以应用，有效地支撑了神华煤化工项目建设、生产管理与运营、科技创新、技术升级和改造工作，也为探索和创新整个行业项目档案管理体系，保证煤化工行业档案管理的科学化、标准化、规范化有重要的指导作用，并填补了国内本行业的档案管理空白。
一、项目档案创新管理的总体特点
根据国家档案局《国家重大建设工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），参照中石化档案分类规定，神华集团在多项现代煤化工工程建设中，探索和总结出的项目档案创新管理科研成果，总体有以下特点：
（一）分类标准填补行业空白
按照“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”分类原则，在国内率先编制了“煤制油煤化工基建档案分类标准”，填补了国内新型煤化工行业基建档案的分类标准的空白。
（二）流程化的管理方式
在国内率先共绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”、“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。
（三）统一文本格式
编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化。
（四）规范文件编码
构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号对应。
（五）实时同步归档
通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。
（六）电子一体化管理
定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集――归档”一体化。
（七）明确管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。
（八）档案量化考核
制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。
二、项目档案创新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行业档案分类标准体系的建立
从2002年煤制油、煤化工项目研发、建设开始，神华集团在充分借鉴《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）《国有企业文件材料归档办法》（国档发〔2004〕40号）中石化《石油化工工程建设交工技术文件规定》（SH3503/T-2001）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等标准规范的基础上，开展了一系列行之有效的档案分类标准的研究工作。
建立了文件管理体系。从2004年开始，制订了煤制油、煤化工的《项目前期和工程设计基础资料管理规定》《工程技术文件出版管理规定》《商务文件控制及管理办法》《采购文件管理规定》《工程设计文件管理规定》《施工交工资料管理归档》程序文件等14个文件控制性规定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和档案管理制度的雏形。并针对项目建设、企业管理进行了多轮修改，目前已至第三版，以适应项目建设、公司档案管理的发展需要。
建立了档案管理制度体系。2009年根据项目建设的具体特点和经验总结，制定了煤制油、煤化工的档案管理制度体系，包括《公司档案管理办法》《档案分类规则》《基建档案管理办法》《文书档案管理办法》《电子档案管理办法》《档案考核管理办法》《项目档案管理规定》《声像档案管理办法》《文件控制管理规定》《财务与审计档案管理办法》《档案借阅制度》《档案库房管理办法》《档案鉴定销毁制度》《档案保密工作制度》《文控档案工作考核办法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行业档案分类规则。在分类方法的选定方面，为保持档号编制的一致性，在除了基本建设类和设备仪器类之外，对于其他大类的二级类目是以文件形成的“年度”来定义，其总体分类方法按照“时间――问题/机构-――保管期限”制定的，强调了归档文件的时效性，以便于归档管理和利用。
基本建设类和设备仪器类按照：“项目阶段――文件内容/装置/分装置――文件内容/专业”的方式分类。其中，专业性不强的前期、综合管理类按照是以“文件内容和性质”逐级细分；对于专业性强的技术类文件则以“装置（或单位工程）和专业”综合考虑进行划分。
上述的分类原则，就把档案分为二大部分。其中，对于最为复杂的基建、设备档案，在充分研究分析、权衡后，将其分为四级类目进行划定；其他大类全部按照三级类目进行划定。这样，既满足了实践工作中的需要，也保持了总体分类方案的一致性和稳定性。在分类表的编制方面：
第一，各级类目基本按照“问题兼顾机构”原则进行分类编制，避免类目交叉的情况出现。
第二，由于分类表不可能列举所有文件内容，因此在文件范围中，描述了文件的基本范围，并按照序号确定了文件卷内的基本顺序。如果出现表中非列入内容，则可以将文件序号顺延即可，见图1。
第三，为了立卷和利用方便，并结合分类的一致性，将“基本建设类”中的“科研项目类”文件划入科学研究类中，避免此类文件的分散；将“基本建设类”中的“涉外类文件”分解到基建类相关类文件中，如涉外合同划归合同类管理文件中。
第四，为了便于使用，结合分类统一性，将类目编码设定为2位数字（项目代码为字母，案卷号为3位数字）；在各大类中的三级类目、四级类目中，每类开始都设置编码00为综合类，便于管理各大类声像、实物类档案。
第五，不考虑保管期限作为文件排列顺序的影响因素。文件基本范围中已经对文件基本排列顺序划定，没有特殊情况不予改变。
第六，设定案卷在库房中的排列方式。原则上，基本建设和科研项目类采用“项目――装置――文件大类（二级类目）――案卷序号”排列，其他各大类文件按“年度――案卷档号”排列存放。
第七，对基建档案类目增加项目代号。考虑到基建、设备仪器类档案中，文件类型往往复杂且数量庞大，结合实际工作经验，增加基建档案类目的项目代号，以便于利用。同时，为减少档号层次，将项目代码作为建设期的临时性符号处理，不作为档号的一个正式类目级来考虑定义，加以括号，见图2 。
（二）流程化的实时归档方式
在国内率先绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。
通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成――流转――审定――签批――传送――发放――接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。
对较复杂的施工文件的归档流程管理和要求：
第一，施工管理部负责制定施工文件成册表，并各项记录的格式文本；各项目组负责审查施工文件所使用记录表格的规范性、内容的真实性以及签署是否完备，并根据施工节点，及时组织进行质量验收，并履行相关的签署手续，确保施工文件的及时归档。
第二，各项目组要审查承包商、监理单位施工过程照片的归档情况。施工文件（含监理文件）的形成要按照公司的统一格式，按照施工文件成册表进行组卷，其内容包括施工记录，质量验收记录，检测、试验报告，消防报验、材料报验、监理文件等。
第三，承包商、施工单位要有专人负责进行文件的统一编号，签署要完备，字迹材料要符合归档要求（如蓝黑、碳素），杜绝不符合归档要求的字迹材料（如纯蓝、红色等）。
第四，施工文件的收集、积累要对文件数量、原件、签署等有效性进行检查、核对，在施工记录文件进行报验时，要加盖“原件”章，在报验返回时收集原件。经检查合格后，进行接收并做好登记台账。
第五，监理单位、项目组要及时做好相应的报验签证工作，以确保施工记录文件流转及时、真实、有效。
第六，施工记录文件在完成阶段性工程（视工程具体情况完成分项或冬季施工撤场前）并办理报验签证后，移交存放在项目档案室一份原件，如因各项检查需查阅施工文件时，一律在项目档案室进行查阅；在完成分部工程质量验收并办理报验签证后，承包商、施工单位要及时进行整理、分类、组卷等整编工作，并归档在项目档案室；在装置中交一个月内，完成综合卷、消防报验、竣工图的整理、归档工作，一并办理归档移交手续，施工文件归档流程图及文件控制台账，见图3、表1。
（三）统一文本格式
编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化，见表2。
（四）规范文件编码
构建了新型煤化工“项目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号的对应。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含义是：寰球院（HQY）气化装置（QHZZ）土建专业（S1）第101份工程联络单（L）。
施工记录册代码：用S1、S2、S3、S4、S5分别代表不同专业的施工记录册（专业代码同上综合册）。
文件类别：工程联络单为L；记录（非报审）为J；设计变更为B；（设计变更由设计院编号；如果设计院没有编码的，执行此编码）。
承包商代码：不限于三位。
单位工程代码：土建、安装单位工程分别为T、A。
子单位工程、分部、子分部工程代码：根据实际情况，用数字依次排列表示，其中子单位、子分部若无，用0代替。
（五）电子一体化管理
定制开发“项目管理系统（PIP）” 中的“项目文档管理模块” 与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集-归档”一体化。见图4。
（六）明确管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。
（七）量化考核档案工作
制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分考核，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。
例如：对承包商监理单位的考核打分表格，见表3。
三、项目档案创新创新管理的实施效果
神华集团的煤制油、煤化工档案分类标准已在神华直接液化项目、神华包头煤制烯烃项目、神华829（间接液化项目）项目、神华CCS（二氧化碳捕获技术）项目、神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，为项目建设、企业日常管理工作提供了强有力的支撑作用，为企业提供了便捷、高效的信息管理平台。其主要应用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原创性的档案管理新模式，保证了投资达300多亿的神华鄂尔多斯煤直接液化、包头煤制烯烃两个国家级重点建设项目的档案专项分别于2009年和2012年顺利通过国家档案局的验收，并列为档案管理推广项目。
第二，2010年，神华煤直接液化项目的档案管理成果获得煤炭协会管理创新二等奖。
第三，2011年，神华829间接液化项目、天然气制氢项目通过档案专项验收。
第四，投资500亿元的神华宁煤MTP项目都得到了充分的应用，国家档案局正式验收并予以肯定。
第五，2012年“30万吨煤制油工程高浓度二氧化碳捕集与地质封存技术开发及示范CCS”项目档案通过验收。
第六，2013年《百万吨级直接液化项目关键技术示范项目》通过科技部鉴定。
第七，到2013年，神华煤制油煤化工档案管理部门为本单位申请的132项专利、在13个国家申请“神华一种煤直接液化技术”专利金奖和煤炭工业协会科学技术特等奖，成功提供了档案利用服务。
第八，中煤集团公司的煤制油煤化工项目也大力应用本《手册》进行档案管理工作。
第九，该项目的应用，为本行业本公司节省了100多万的培训费用，为项目建设提供了有力的文件控制和档案管理保障，为项目顺利建设和生产正常运行提供强大的保障。
第十，为国家对项目的审计提供了有力的凭证作用。
第3篇：采购档案管理办法范文
一，招投标档案管理面临的实际问题
我们通过实际调查发现，目前我国企业的招投标档案管理依然存在着以下几个方面的问题。
问题一：招投标档案的数量庞大，给企业造成严重的管理负担。目前企业主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》(以下简称《实施条例》)的五十六条所规定的“招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”之要求，来确定本企业的招投标档案的保管期限。由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是那些未中标单位的标书数量很多，加之缺乏细化的保管期限划分，已经给许多企业的档案库房造成了巨大的压力。如果不能及时地解决这一问题，必然会给企业带来沉重的管理负担，增加企业的档案管理成本，影响企业的经营效益。
问题二：招投标档案的完整性不够。一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动的完整的、系统的历史记录，是企业围绕着招投标项目的准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的各种有保存价值文件材料构成的有机体系。但是，从目前一些企业的招投标档案管理的实际情况看，不完整的问题还是比较严重的。
问题三：招投标档案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。据笔者的调查发现，一些企业的招投标档案管理依然延续较落后的手工管理模式，缺乏必要的检索工具，随意存放现象严重。所以，在查找利用时，只能凭管理人员的记忆，在库房里翻找。
问题四：招投标档案的管理规范和管理制度不健全。从调查的企业情况来看，招投标档案的管理基本上是无相关的制度可循，管理人员一般只是凭经验在管理。这种情形的存在，在一定程度上表明企业的档案管理制度建设还存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。
二、招投标档案管理问题的成因分析
1 法规制度规定的模糊性和粗放性
我国招投标档案管理的直接法律和法规依据就是《中华人民共和国招投标法》(以下简称《招投标法》)和《实施条例》，但这两个法律法规文件对招投标档案的管理所提出的要求和具体规定都比较粗放和模糊，甚至在这两个法律法规文件中都没有出现“招投标档案”的字样。这可以在一定程度上表明这两个法律法规文件的制定者的“档案管理意识”是比较淡薄的。《招投标法》只是在第二十八条中提到“招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启”；在第三十六条中提到“开标过程应当记录，并存档备查”。《实施条例》也只是在第三十三条中规定“招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，由接收人签字并存档备查”，在第五十六条中规定“[存档及书面报告]招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”。这样的规定，只是给招投标档案的管理提供了一个非常模糊的框架，并且存在着较大的主观随意性。
企业在招标过程中形成的文件资料不一定都具有保存价值，所以没有必要也没有可能保存所有的文件资料，否则就会陷入“有文必档”所造成的档案管理“陷阱”，大大增加企业的档案管理成本，降低企业档案管理的效益。按照一个招标项目至少有三方参与的法律规定，企业要为保存所有没有中标单位提交的“投标书”负担高额的管理费用，十五年以上的保管期限的规定，也会使企业难以克服档案库房空间不足的实际问题。同时，数量庞大的“招投标档案”也会使企业难以用相同的成本投入来切实提高企业档案的管理质量，招投标档案的信息化管理水平的提高，更会变得举步维艰。因此，这种粗放式的法律法规规定，是必须加以改变的现实，否则将会给有关企业造成更为严重的问题。
2 招标业务工作流程中关键性节点缺乏控制、归档范围不清
就目前而言，一些企业的招标项目档案之所以存在“挂一漏万”的问题，就是因为它们没有明确的全程管理思想，没有把握住招投标过程中的关键性“节点”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存价值的招投标过程文档没能及时“捕获”，并最终造成招标项目档案不齐全、不完整的不良后果。另外，一些企业缺乏对招标项目归档文件范围的必要制度规定，也是造成招投标档案完整性受损的重要原因。如果一个企业在开展招标活动中注意把握好招标活动过程的关键点，如登记、预审、开标、评标和中标等“节点”，注意做好相关文件资料的备案管理，确保招投标归档文件资料齐全、系统和完整的控制目标，还是可以顺利实现的。
3 招投标档案管理缺乏必要的理论支持和指导
在目前的档案学应用理论研究成果中，我们只能零星地找到一些研究招投标档案管理的文章，而且多数都是业务经验介绍层次的研究成果，很难对目前的国家政策制定和相关法律法规及管理制度的完善产生实质性的推动作用。有鉴于此，我国企业的招投标档案管理失范也就不奇怪了。缺乏科学档案管理理论指导的实践，包括法律法规、标准制度的建设，都会是相对盲目的。为此，强化档案管理理论的建设，充实能够指导企业招投标档案管理方面的思想内容，是我国档案学研究者必须直面的一个现实性问题。
4 缺乏成本控制意识，信息化管理水平低
成本／收益比，是每个企业在经营管理活动中都必须要考虑到的一个非常实际的问题。如果沿用现在的招投标档案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就无疑会给企业造成较大的管理压力，如若长期持续下去，也会造成有关企业管理积极性的下降，粗会最终损害国家利益、企业利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理规定，以及落后的文档管理理念和制度要求，不仅会造成招投标档案管理的整体质量下降，而且也会给目后的招投标档案资源的开发利用带来不良影响。
基于上述认识，笔者认为目前必须采取切实的改进策略，积极行动起来，才能真正找到解决问题的出路。各有关企业与其采取消极观望的态度和被动的行动方案，毋宁率先变革，积极探索招投标档案的科学、合理、有效的管理方式，并努力通过自身的管理实践加以验证。
三、解决招投标档案管理问题的基本对策建议
通过研究和分析目前现有的成功经验和有关新的政策和规定，我们提出以下几个方面的解决问题的对策和建议，供企业在管理招投标档案的实践中参考。
1 治标不如治本，国家有关部门应当立即着手修订《实施办法》，通过总结各部门和地区比较成功的经验、规定和做法，
进一步明确规定各种招投标档案的保管期限。目前，我国中央和地方又陆续出台了一些与招投标档案管理相关的政策、行政规章，其中的一些规定可以作为我们进行《实施办法》修订工作的重要依据。例如，《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中所规定的国家电子政务工程建设项目招投标文件归档范围和保管期限，就比较明确具体。该文件规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年，评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年；中标的投标文件(正本)的保管期限为永久；未中标的投标文件，终验后保存2年。政府采购文件保存10年。再如，《水利工程建设项目档案管理规定》规定的水利工程建设项目招投标文件材料归档范围与保管期限为：招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期保存，投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件保存期限为永久；开标、评标会议文件及中标通知书长期保存。《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定“招标、投标、租赁文件：由建设单位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投标档案管理办法》规定：“大型基础设施、市政工程、公共建筑和市级以上重点工程的招投标档案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投标档案保管至工程竣工后三年。未中标单位的投标文件保管期限为半年(自开标之日起计算)”。《湖北省建设工程招投标交易档案管理办法》规定：“招投标档案管理人员应遵守国家《保密法》，合理划分招投标档案密级和保管期限。原则上一般工程招投标档案应保存五年，重大工程项目招投标档案应保存五至十年，投标文件副本可保存半年至一年时间”。还有扬州市、宁波市、河北省、辽宁省等地都在投标档案管理办法中做了相应的规定。
根据上述有关规定的精神，企业的招投标档案的保管期限可以做如下划分规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年；评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年，中标的投标文件(正本)的保管期限为永久，未中标的投标文件，可保存6个月到2年。
2 梳理招投标工作的业务流程，明确招投标档案的形成节点，实现对招投标档案的全程控制。各有关企业可以根据自己的招标工作的业务活动特点，认真梳理招标工作的业务工作流程，明确招投标档案形成的重要节点，标明各节点需要形成的文件种类，并实行全程管理控制，确保招投标文件资料的有序形成、积累和归档，避免缺失和失控，维护每个项目尤其是重大招标项目档案的完整性。
第4篇：采购档案管理办法范文
【关键词】建筑工程 招投标档案 管理
建筑工程招投标档案是指在房屋建筑和市政基础设施工程的勘察、设计、监理、施工、材料和设备采购招标投标活动中形成的文件和材料的原件，是由各级建设行政主管部门负责监督和指导的建筑工程招投标工作的重要组成部分。建筑工程招投标档案管理水平，直接关系到城市建设工程的前期、中期和后期管理水平，是城市建设部门整体管理能力和科学管理水平的重要标志，在工程监管、审计、责任追究等诸多方面起到不可替代的作用。进人信息时代，建筑工程招投标档案管理工作也在其影响下得到快速发展。建筑工程招投标档案作为城建档案重要内容，是开发利用城建档案信息资源的基地。建筑工程招投标档案应该明确在城建档案中的定位。因此，建筑工程招投标档案在城市建设档案信息管理与服务中就显得更为重要。
一、建筑工程招投标档案管理存在的问题与原因
随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，建筑工程招投标档案信息有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，但也不可避免地存在一些缺陷和不足。因此，我们应该清醒地认识到建筑工程招投标档案信息管理和服务中存在的缺陷，在其建设中还存在着诸多的问题需亟待深入研究和解决。
1、建筑工程招投标档案信息化建设发展不平衡。条件较好的地区与系统、规格较高的单位，具有技术、资金、人力等优势，而经济相对落后的地区、规格略低的单位，既无充足的资金，又缺乏从事建筑工程招投标档案信息化建设的优秀技术人才，信息化建设困难重重，步履维艰。这种信息化建设的不平衡造成了建筑工程招投标档案信息管理和利用的不平衡。出现了建筑工程招投标档案仅处于内部档案业务管理过程，对于电子文件管理、电子档案管理还存在较大缺陷，更没有真正实现跨部门、跨机构、跨行业之间的建筑工程招投标信息资源运用。
2、建筑工程招投标档案信息技术落后。建筑工程招投标档案信息系统和网络建设规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应城建档案信息资源的共享要求。
3、没有统一的标准和规范。没有形成建筑工程招投标档案数字资源库集群，不能实现通过高速网络及数据互操作技术，将数字资源库集群连接起来，没有建立档案信息的数据仓库与交换中心，难以实现数据共享集成服务。因此，不能更好地为城市建设服务。
4、建筑工程招投标档案数字信息管理存在不安全因素。安全问题是计算机网络世界的难题，也是建筑工程招投标档案信息管理和服务的重大难题之一。主要来源于计算机病毒、计算机黑客、恶意破坏和摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置、人为或偶然事故造成的威胁，使数字建筑工程招投标档案信息管理和服务显得十分“脆弱”。
二、加强建筑工程招投标档案管理的建议与对策
1、建立、完善和实施全国统一的建筑工程招投标档案管理办法。我国已经颁布并实施了《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》，各省结合实际，制定和实施了建筑工程招投标档案管理办法。实践中，我国各省仍然执行的是不同的建筑工程招投标档案管理办法，不同程度地限制了信息资源的利用和共享，不利于管理和监督，同时影响了建筑工程招投标档案的统一规范管理，制约了我国建筑工程招投标档案整体管理水平。
2、建设和完善建筑工程招投标档案信息系统。由于各城市的经济技术发展不平衡， 建筑工程招投标档案管理水平及信息化发展状况也不相同，因此不同规模的城市根据各自的实力，分步实施，逐步建设和完善建筑工程招投标档案信息系统，以达到建筑工程招投标档案信息管理和利用。
3、加强对建筑工程招投标档案信息化工作以及电子文件管理的评估指标体系和规范标准的研究工作，完善建筑工程招投标档案法规体系。面向计算机和网络技术的标准直接采用国际标准或国家标准，加快标准体系的形成和提高标准化程度。
4、加强网络安全软、硬件基础设施建设。建设大型数据库管理系统和高可靠性的数据安全系统。
5、建立完整的档案归档目录要求。建设工程招投标档案管理内容应该包括：报建手续（计划、土地、规划等）、业主委托书、邀请招标审批表、文件、招标工作报告（招标公告、购买标书登记表、开标记录表、招标工作方案、补充文件、评标标准和办法、评委抽取表、评标报告、评标结果的确认、关于确定中标人的函、中标通知书、业主评价）、投标人的投标文件、合同备案以及其它需要归档的文件资料。这些必须存档的资料，在管理中将发挥着积极的作用。如有缺失，会给管理带来无法估量的影响。因此，归档的招投标档案应当齐全完整、整理规范、真实的反应招投标活动过程中的全部内容。
6、规范档案收集、归档、管理和利用的程序和要求。招投标档案管理工作必须在各级建设行政主管部门负责监督和指导下进行。工程招标实行委托的，由招标机构负责招投标档案原始记录的收集、整理、建档和移交工作。建设单位自行招标的工程项目，由建设单位负责完成。招投标活动形成的案卷，建设单位自行招标一式二套，建设单位、招投标监督管理部门各一套。实行委托招标的一式三套，建设单位、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等阶段的招投标档案应当分别组卷。
7、严格建筑工程招投标档案管理时限要求。收集建筑工程招投标归档资料有其实效性，工作人员必须按照相关要求及时处理。按照要求，实行委托招标工程，或者经批准建设单位自行组织招标的工程，招标机构或者建设单位应当在中标通知书发出之日起15日内将招标过程的全部档案材料报送招投标监督管理部门。档案管理工作人员在收集建筑工程招投标归档资料时，应变“被动”为“主动”，本着对工作负责的态度，积极主动收集资料，及时登记，认真做好档案材料的立卷、分类、归档和集中管理工作。对于大型基础设施、市政工程的招投标档案保管至工程竣工后五年；其他建筑工程招投标档案保管至工程竣工后三年；未中标单位的投标文件保管期限为开标之后半年。保管期满，经档案保管人员鉴定，保管单位领导批准，登记照册后销毁。
8、加强城建档案信息化人才队伍建设。招投标档案应当设专人保管，档案管理工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保证招投标档案的完整、准确与安全。因此，必须注重对档案工作人员进行岗位培训与继续教育工作，着重培养信息技术性的复合型人才。建立发挥人才作用。留住人才的有效机制。
参考文献：
第5篇：采购档案管理办法范文
【关键词】 高校； 会计； 档案管理
中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2014）09-0123-02
会计法是以处理会计事务的各种经济关系为对象。以此为核心，各级会计组织需对各类社会组织的经济活动和财务收支进行分析、检查等经济管理活动。高校作为立国之本的教育服务业，需加强贯彻十精神，切实有效履行国家赋予的重要社会责任，评价高校社会责任履行的效果，会计监督必不可少，会计档案管理作为这项工作的重要依据，亦显得尤为重要。
一、会计档案真实是推进法制化管理的基础
任何一个经济组织和团体都离不开经济活动和经济责任的考核，而会计系统是这一历史使命的直接承担者，会计系统加工形成的报表的信息资料将成为重要的历史档案资料留作高校运营管理等重要历史事件核查的重要依据，而会计资料档案的真实性、完整性和可靠性是重要基础。
（一）会计档案质量决定了高校的考核质量
会计资料是高校会计档案的重要构成部分，而会计资料一般是指高校会计人员根据法定程序加工而成的会计信息。这些会计资料为报表使用者展现了高校的财务状况和各项预算资金运用的合规性。现代社会中，高校会计信息的使用者已延伸至各层级的政府主管部门与监管机构，直接影响国家宏观经济调控与教育体制改革与发展秩序。高校运营管理是否践行了法制化轨道，在其会计档案中必将有明确体现，是上级机关事后考评的依据。低质量的会计资料不可能作出客观、高质量的高校绩效考核。
（二）会计档案质量提供了教育产业反腐的利器
会计的基本职能是通过核算行使财务监督职能，需以高校实际发生的经济业务为对象，以真实完整的会计资料档案为依据，对高校的经济业务事项进行的检查与控制，实现内部监督职能，并为外部监督机构提供真实的高校会计资料进行检查鉴定，以便对高校运营管理与会计管理的评价。近年来高校搬迁及其他基建工作中查处出来的腐败案件，以及违规挪用教学科研经费等贪污案件，无一不是从会计档案中找出端倪，无一不需要会计资料作为有力证据。
（三）会计档案合规管理实现了管理手段的提升
我国《会计法》在立法宗旨和修订内容上，均对确保会计资料质量、规范会计管理作出了明确的法律要求，表明《会计法》的根本任务就是规范会计活动，力求会计资料完整可靠，为提高高校运营管理和财务管理效率及稳定财经秩序保驾护航。会计电算化系统的广泛运用，在一定程度上也杜绝了手工账务处理的随意行为，对业务流程进行了规范。为此，电子会计档案的管理也显得尤为重要。
二、会计档案管理的局限与挑战
会计资料档案的真实完整性高度依赖于信息加工处理过程的可靠性，挑战会计档案资料真实性的主要影响因素包括会计制度体系的科学性、内控体系的严密性和技术支持平台的安全性。
（一）会计制度规范体系仍不够细致
当前体现国家宏观调控政策意图与市场管理目标的高校会计管理体制还处于改革调整过程中，所执行的会计制度相对企业会计准则的资产组等概念而言完备性不足，对于高校自行采购的零星设备核算并未强制要求按项目进行归类核算，各高校容易从自身利益出发在法律框架范围内偏离法规主旨来谋求套取预算收入等的局部利益，通过将同一个较大项目的采购活动规避在政府统一采购系统之外，化整为零，让事后监督无法将业务的真实面貌还原，给监管带来一定困难。在一定程度上诱发了会计资料造假，导致留存的会计档案可靠性和完整性不足。而电算化手段引入会计工作之后，高校在修订自身会计档案管理制度等方面不够及时，会计电算化档案保管只注重数据的保管而忽视数据环境（软件系统和硬件环境）的管理，甚至因疏于管理导致会计档案的自然损坏甚至人为破坏，形成会计资料信息失真的潜在风险。
（二）利益驱动导致造假，内控措施不到位
当前市场上销售的企业会计电算化软件在基本界面上能够防范操作人员的舞弊行为，但出于特殊需要的高校部分会计管理软件，则可能通过自行开发实现，虽然操作界面并不出现后台数据管理窗口，但可通过快捷组合热键开启这类隐藏数据管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考虑，试图利用电算化会计系的隐藏数据管理窗口来操纵谋求局部利益，试图给小集体带来额外的经济收益，被修改过的会计系统所披露的会计信息体现了其自身利益最优的结果，不能反映高校预算执行的实际效果，属于有动机地操纵会计系统生成了虚假信息，降低了会计资料档案的真实性和可靠性。
（三）会计支持系统的安全性仍留隐患
随着现代信息技术越来越多地渗透到人们工作与生活的方方面面，各高校已经推行了会计电算化核算管理，使得防控会计舞弊更为隐蔽，查处难度被加大，会计档案真实性受到挑战。除了一些单机版会计电算化软件会隐藏快捷热键开启的数据管理窗口可供隐蔽修改业务数据外，基于自建服务器使用的网络环境下会计电算化系统，也可以与软件提供商的售后服务人员通过软件维护途径直接在服务器上篡改相关数据，操作手段更为隐蔽，这些行为的专门立法尚未引起重视。此外，基于网络的会计电算化信息系统还存在着诸多安全隐患，网络数据库的开放性，易被病毒攻击等不利因素依然存在。若不强化系统控制，电算化会计带来的危害和损失将远高于手工会计系统。
三、多角度创新会计档案管理模式
会计档案管理的日趋规范是一项系统工程，需要高校管理层高度重视，并有效做好管理制度建设、管理技术手段升级和从业人员同步提升等有效的配套管理工作方能显示出成效。
（一）制度建设上实施统一领导下的分级管理
要紧紧围绕国家财政部及档案局在2011年联合下发的会计档案的管理办法征求意见稿开展档案管理工作，建立统一而明确的会计档案管理工作制度，即会计档案管理需实行统一领导、分级管理的模式。建议进一步细化、同级财政部分作为统一领导主体，将高校电算化条件下的会计档案管理实行权限分离，软件的正常核算操作由高校自行管理，而数据的后台维护则由上级主管部门统一采购和付费，一旦发现协助高校违规篡改数据行为，将解除服务合同，并向公安机关报案，加大其违规成本。
（二）技术手段上采用未来通用的报表格式
会计文件和相关法规等文档资料的保存通常需要用专门的会计软件来处理。我国正着手开始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可扩展商业报告语言）各项准备和试运行工作。这一技术基于互联网传递数据，避免数据服务器存在于高校本地，可统一建立在同级或上级财政管理部门，杜绝后台进入服务器修改数据库的可能。同时，采用这一独立而开放的国际标准语言后，可对信息进行分类并加上标签，就使得这些信息在经济组织内部和外部能够更加方便有效地对财务信息进行自动搜寻与使用。随着会计报告范围的延伸，也能促使改变当前单一的通用财务报告模式转向更丰富多样的交互财务报告模式，为会计信息需求者更加高效利用会计资料档案提供便利。
（三）从业准入上持续提高档案从业人员职业素质
要实现会计档案管理工作的连续性和有效性，会计档案管理人员不仅需具备优秀的职业道德素质，也要具备一定的会计从业知识，对会计基本流程和要素具有职业敏感性。不能把会计档案管理当成普通图书管理员的角色，不仅要在岗位准入上和工作中能切实坚持履行职责，遵守各项法规，模范履行会计档案管理工作中的各项规章制度，保持廉洁与公正，还要加强对审计业务、计算机、网络安全、会计电算化等信息技术的学习与培训，加大档案管理者对前台财务核算人员的后期监督与约束作用。
【参考文献】
[1] 财政部，国家档案局.会计档案管理办法（财会字〔1998〕32号），1998（8）.
[2] 魏黎.会计档案质量控制的基本途径[J].黑龙江档案，2009（4）.
第6篇：采购档案管理办法范文
1.1施工进度
施工进度是农网工程的核心工作之一，在施工过程中，一些监理单位并未严格按照项目的进度计划把握施工进度，检查施工质量，也没有对施工单位的工作质量进行有效的督促。这样做，就会使得工程质量存在一定的风险。未设置有针对性的保障措施，就会对农村生活、工作用电构成较大的安全威胁。
1.2档案管理
农网工程的档案管理工作是农网工程管理的重要组成部分，但它经常被忽略。相关工作人员也并未按照档案管理办法进行科学、合理的档案管理，档案填写人和提交人不明确。另外，存放工程项目的文件时没有分类，没有专人负责存放相关资料，进而使得农网工程的相关文件丢失。
2改进举措
2.1加强对施工安全的管理
强化对施工现场的安全管理，注重施工过程的安全管理，规范农网工程的作业环境，保证工作的有效衔接。管理人员要使用严格的监控手段来管理农网工程的安全，这样才能顺利地完成农网工程建设。工程完成后，所有的施工单位都要对此次工程作全面的安全总结，并认真分析施工过程中存在的问题，总结可行的安全管理措施，提出较好的指导建议，以期为下一个工程施工提供借鉴。
2.2科学管理招投标工作
在农网工程管理之中，要严格把控一些特殊材料和重点设备的质量，确保其质量合格，能够运用到实际的工程建设中。在招投标和采购的过程中，应提前进行市场调研，确保供应商所提供货物的质量，采取择优确定的方法。在集中招投标期间，要全面审核供应商，重点查看中标企业提供的产品与实际招标的内容是否相符，了解其是否为原厂生产，主要参数是不是真正符合电网线路的要求。而一些平时容易被忽视的设备、材料，在农网工程建设中也有非常重要的作用。因此，只有在日常工作之中严把质量关，才能有效解决农网工程管理工作中存在的问题。
2.3动态管理农网工程质量
对农网工程质量的管理以动态管理为主，对工程进行事前、事中、事后管理。事前管理的目的是做到防患于未然，做好工程项目预测和质量管控工作，认真分析工程施工中的不可预见因素，并制订科学的预控措施。事中管理即对工程施工过程的管理。在此过程中要有效监督和控制影响农网工程质量的各类因素，监理应切实履行自身职责，发挥其监管责任，全面监督和控制工程质量。事后控制即农网工程现场施工后，收集和整理现场的资料，并全面核定与其相关的基础资料，为核算工作奠定良好的基础。此外，应严格按照国家和行业规定验收农网工程。工程验收应严格遵循“三级自检”的原则，即监理初检、阶段验收和竣工验收。验收报告应由相关部门人员签字确认，如果发现其中存在问题，要及时下发整改通知书，及时消除农网工程建设中遗留的问题，将农网工程质量管理工作真正落到实处。
2.4对档案资料的管理
贯彻实施档案管理办法，始终坚持“工程立项与档案整理同步”的原则，有序地开展工程档案资料建档工作。在此过程中，要明确各种档案的填写人和提交人，严格遵循管理要求，分类存放资质文件、上级文件、合同文件、技术文件和与每一个工程项目相关的文件。一个工程设立一个档案，并设置专人管理与工程相关的专业资料，确保工程项目的设计文件、有关图纸和施工合同等资料齐全、完备。
3结束语
第7篇：采购档案管理办法范文
一、统一部署，建立档案管理机制
为了汲取在工程建设中曾经出现的归档不全、散失严重的历史教训，公司在组建项目管理部时，就统筹考虑将档案管理纳入项目管理职责范围，在综合部设立档案工作组，指定一名副部长专门负责档案工作，配备数名专职档案管理员，提前介入，全程参与，不仅管理建设单位档案，还对所有参建单位的档案形成资源管理进行指导和监督。
二、建章立制，规范档案管理流程
编制信息与文档管理程序文件。项目启动后，档案工作组编制了《信息与文档管理程序文件》，从总体上提出了文档管理计划，具体明确了责任主体该做什么，如何做，确保文件流转环环相扣，在保证文件有效使用的前提下，防止文件散失，使档案的形成具有可追溯性。
编制项目归档文件资源体系。档案工作组研究了项目工程档案的构成，从总体上把握档案架构，以项目建设过程为总体脉络，将项目档案分为前期准备、设计、施工、试生产、竣工验收等阶段档案，并对每一阶段将要产生的文件进行分类，开列文件“菜单”，进而编制了《项目归档文件资源体系》，通过贯彻学习该体系，改变了档案管理人员和工程技术人员在收集环节出现的茫然不知所措。
编制随机资料管理规定。档案工作组编制了《设备随机文件收集、归档管理办法》，明确了设备随机资料的管理责任分工，确定了设备随机文件的归档范围，对设备随机文件的分发与借阅作出了规定，同时提供了整理归档方法。
制定案卷归档整理规范。随着工程交工，文件资料归档进入倒计时，档案工作组按照国家和行业标准制定《项目案卷归档整理规范》，侧重于操作环节，为档案工作人员提供具体可操作的方法流程。
三、培训交流，提高员工素质能力
培养全员档案意识。档案工作组利用各种会议，见缝插针，强势宣传档案法律法规，用档案的实际利用价值体现强调档案管理的重要意义，用反面案例现身说法，强调档案缺失造成的严重后果，提高工程建设者的档案意识，养成注重收集整理资料文件的习惯，为档案管理工作营造了广泛的群众基础和来源基础。
加强技能培训和技术交流。档案管理人员的工程专业知识储备不足使其管理行为受到制约，为了拓宽档案管理人员知识结构，增强对工程建设的感性认识，工作组聘请专业技术人员授课，从宏观层面讲述项目的形成和总体布局，介绍概略的工艺流程和土建安装基本知识，还鼓励档案员经常下现场实地观察，克服了他们对工程建设的生疏感，提振搞好工作的信息。
四、分门别类，抓住管理关键环节
（一）项目前期档案管理。由于立项之前没有项目部统一管理，经办单位多，经办人员习惯于将文件留在手上，若等到工程竣工再来收集整理将存在极大的散失风险。作为建设单位不能将眼睛只盯着各承包单位，还要注重自身形成文件的归档，防止出现档案管理的“灯下黑”，企业要早做准备，要求经办单位随办随归。
（二）设计文件管理。档案工作组应要求各方设置文档单点联系人（DCC），所有图纸文件经由一人办理交接手续，把好进出口关，做好登记台账，保持工作的延续性，避免因错乱出现无谓的纠纷。工程竣工图是具有法律效力的图纸文件，必须如实反映现场实际。现代档案管理理论要求档案专项验收不仅是对档案形式的验收，还注重对内容的检查，竣工图除了要求设计资质章、竣工图章要齐全，签字要到位外，确保图纸归档合格。
（三）交工技术文件管理。工程建设期间，施工单位必须按照《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007）等标准正确选用表格，记录准确翔实，签字盖章齐全，编制移交交工技术文件，要做到卷册类别清晰，层次分明；对于电力、交通、港务等独立系统工程，要求施工单位提供相关行业标准，并按其行业标准编制移交交工技术文件。
（四）设备随机资料管理。设备抵达现场后，项目部组织供应商、施工、监理开箱共检，普通设备由采购部门逐一登记保管，整体移交归档；重要设备则由档案工作组直接接收管理。设备随机资料版面大小不一，样式繁多，内容庞杂，档案工作组要做好分类，保证资料一台一档，内容完整。
第8篇：采购档案管理办法范文
关键词：基层央行；集中采购；思考
中图分类号：F832，31
文献标识码：A
文章编号：1003-9031(2009)08-0077-04
一、引言
2003年1月1日我国颁布了《采购法》，人民银行总行于2004年9月10日制定下发了《中国人民银行集中采购管理试行办法》(以下简称“管理办法”)，基层央行随后也相应制定了集中采购实施细则和操作规程，这对于加强人民银行集中采购管理、规范集中采购行为提供了制度保证。特别是近年来，上级行加大对下级行的审计检查和执法监察力度，有效地促进了基层央行集中采购制度的不断完善，提高了资金使用效益，一定程度上从源头遏制了采购过程中的钱权交易和商业贿赂等腐败行为，基层央行集中采购工作得到了不同程度的加强和提高。但是，日前在对基层央行进行执法监察中发现，实际操作过程中仍然存在一些不容忽视的问题，需要高度重视和采取对策加以解决。本文从基层央行采购工作的现状分析入手，总结出当前其存在的主要问题，并提出了几点提高基层央行集中采购工作规范化水平的建议。
二、基层央行集中采购工作现状分析
(一)集中采购工作逐步规范
人民银行总行《管理办法》颁发后，由于没有经验可借鉴，加之集中采购范围广、程序多、专业性技术性较强，基层央行集中采购管理工作只能在实践中不断规范和完善。经过四年多的摸索，目前基层央行的集中采购工作程序不断规范，操作方式逐渐成熟，工作经验日益积累，集中采购工作取得的成效已得到广大干部职工的认可和好评。一是建立了集中采购规章制度。目前，基层央行均制定了《集中采购实施细则》，部分还针对集中采购工作制定了集中采购议事制度、基建项目工作流程等，对集中采购组织岗位设置、岗位分工、岗位职责进行了明确划分，从制度上规范了集中采购的组织管理、范围、程序、验收、结算以及信息统计、档案管理等各个环节，使集中采购有章可循。二是设立了集中采购组织机构。包括成立集中采购管理委员会(以下简称“管委会”)及集中采购管理办公室(以下简称“采管办”)，并设立了评审人员库。
(二)采购项目细化、限额标准明确
2004年以来，人民银行总行每年都下达集中采购项目及限额标准，总体来说，纳入集中采购的项目呈逐年递增趋势，内容越来越细化，限额标准更加明确。一是纳入项目增多。2004年人民银行总行集中采购项目只有5项，2005年将“电梯、货梯”纳入集中采购范围，2006年各分行、营业管理部、省会(首府)城市中心支行和副省级城市中心支行集中采购项目将“基建工程钢筋、水泥等建材”纳入集中采购范围，2007年人民银行总行又将“监控报警系统主要设备”纳入集中采购范围。二是项目内容更加细化。2007年对分散采购制定了限额标准。三是适时调整限额标准。根据人民银行的实际情况，总行2006年将除集中采购项目外的单项或批量采购的限额由10万元提高到50万元。2007年对“货梯、办公家具、公务用车”明确规定了金额标准。
(三)采购工作程序周期较长
基层央行于每年年末都将提出下一年度的采购需求，并经过逐级审核后向人民银行总行管委会上报采购计划，以便于及时掌握各分支行的采购需求量并进行审核。但是，目前采购计划审核指标下达都在次年的6月份左右，而且《中国人民银行集中采购工作规程》(以下简称“工作规程”)规定“采取公开招标、邀请招标方式采购的，应在35个工作日内确定中标供应商”；《招标投标法》规定“自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于二十日”。从采购申请立项、论证、计划、申报、实施和验收，至少需要近八个月时间，极大地影响了集中采购工作任务的完成，使一些急需、特殊的需求将无法按时得到满足。
(四)存在年底采购量“井喷”现象
从目前基层央行集中采购工作情况来看。存在年末特别是十二月份采购量激增的现象。主要是部分基层央行由于多种原因。很难提前半年甚至一年结合全年业务发展情况，全面考虑、准确估计本年需求，并提供商品质量、数量、金额等完全准确的采购计划。预算和采购计划的准确性难以保证。集中采购预算编制水平不高。采购计划编制“头轻脚重”一方面增加年末集中采购的工作量，另一方面因受到时间、供货、发票开具等因素的制约，难以充分体现集中采购的规模效应。
三、当前基层央行集中采购工作中存在的突出问题
(一)集中采购法规制度尚待明确
集中采购工作是一项新业务，无论是法律本身还是配套制度、保障措施等都还不够健全和完善。经过几年的探索和研究。人民银行虽然出台了部分与之配套的采购制度和措施，但在实际操作过程中，还存在法规和制度上尚不明晰的问题。如《管理办法》第二十九条“采购机构(部门)应自觉接受监督检查，如实反映情况，提供有关资料”，但并未规定对违反上述的行为处罚。第三十三条处罚内容不具体。如违反第三十三条第二款“将应集中采购的项目化整为零或采取其他手段规避集中采购的”，按规定是“应依法追究直接负责的主管人员和其他责任人的经济、行政责任”，实际操作中，具体追究谁，承担何种经济、行政责任都不明确。首先是经济责任的种类不明确；其次是承担经济责任的金额不明确；最后是行政责任的种类不明确。
(二)集中采购管理制度执行不力
一是基层央行组织机构行使职权不均衡。有的采管会没有能很好的履行职责，很少有对集中采购管理和监督的工作进行记录，对采购计划外的临时急需性以及追加预算的采购事项，没有履行审核的职责。有的单位名义上有采管会组织，但在采购管理工作的实际运作中，则是以行长办公会代替采管会，采管会形同虚设。二是制度建立不完整。部分基层央行在制度建立方面重视不够，不同程度的缺少《管理办法》和《工作规程》中规定的应建立的6项制度。三是没有严格执行总行集中采购项目及限额标准规定，部分项目未纳入集中采购范围。四是管采未彻底分离，难以有效制约。部分基层央行未严格执行“财权与事权分离、管理与操作职能分离”的内部控制制度，导致集中采购各环节之间职责不分、权责义不明，协调机制不顺，给采购工作带来了摩擦。这是基层行普遍存在的问题。
(三)采购操作程序存在不规范现象
一是采购预算编制不完善。对集中采购工作缺少预
见性，采购预算编制过于粗糙，导致临时性采购需求增加，给规范集中采购工作带来了一定难度，而且也容易滋生腐败问题。二是采购方式选择不符合规定。一些应该实行公开招标的采购项目，实际却以邀请、询价、竞争性谈判方式采购。三是公开招投标、邀请招标时采购单位不足规定数量，邀请、询价招标过程简单。四是合同签定不够规范。
(四)集中采购的监督管理不到位
一是采购监督机制不够完善。《管理办法》对内审、纪检的监督检查职责作了相关规定，但这些都是原则性规定，没有明确内审、纪检等部门各自的监督重点，检查的方式方法也不明确，缺乏可操作性。二是集中采购监管部门参与具体操作环节多，从宏观上进行政策指导和监督管理的少。三是集中采购部门与会计、纪检监察、内部审计等相关部门缺乏经常的、稳定的沟通机制，协调配合不够密切，没有形成监督合力。四是民主监督渠道不够畅通。职工的民主监督意识不强。大部分基层央行在集中采购活动中，一般只注重对结果的公示，而对采购过程和重要环节公示的渠道单一、范围有限，以会议通报形式在中层干部范围公示为主，一般职工对采购工作知晓程度不高，无法起到监督作用。
(五)集中采购档案管理有待加强
目前，基层央行集中采购程序相对规范很多，但是对档案管理工作重视不够。一是采购档案归集不完整，对相关采购程序性资料收集不齐，不同程度的缺少中标通知书、定标文件、补充合同等资料。二是档案保管不合规。采购过程结束后，集中采购文件未纳入全行档案管理范围，部分采购资料分散在其它相关部门的现象依然存在。三是后续管理不完善。基层央行实际工作中，采购物品入库后。由仓库保管人员按照行长办公会研究的意见，直接通知有关部门开具领用单领取，而没有经采购单位组织进行验收，没有形成验收报告上报采管会，导致采购档案管理不完整。
(六)组织机构职能缺位
根据总行规定，基层央行都成立了采管会、采管办等组织机构，并制定相应的规章制度，规范采购行为，明确工作职责。但独立的集中采购职能机构尚未建立，成员都是职能部门人员兼职。一方面，难以实现机构设置上“采管”的真正分离；另一方面，由于没有专职工作人员，在处理业务工作与采购工作关系上难免顾此失彼，实际采购工作中往往会出现拖拉、效率不高的现象。独立集中采购职能机构的缺位，很大程度上制约了集中采购工作的开展。
(七)专业技术人才匮乏
集中采购工作是一个贯穿计划、采购、管理、验收等各环节的系统工作，在采购过程中，纳入集中采购的货物、工程、服务等项目批次多、数量大、种类杂，对采购管理人员在掌握集中采购专业知识领域的深度和广度上有一定的要求，但是由于采管会、采管办、评审库的人员大多都是兼职，平时又疏于对集中采购知识、政策制度的学习，专业能力相对不足。主要表现为：一是集中采购队伍的政策理论水平、知识水平及专业管理能力整体上偏低；二是专业评审人才匮乏，对一些专业性、技术性强的采购项目评审把握不准，影响评审工作质量。
(八)基础信息工作薄弱
一是缺少对供应商的系统管理和资格审查机制。主要是对供应商的信息收集工作不重视，部分基层央行没有建立“供应商信息库”，对供应商产生没有实地考察，对入围供应商的产生缺乏统一的准入机制，没有制定对供应商评价规则、标准和办法，供应商产生过程不清晰。二是没有建立“商品信息库”，往往是在采购任务下达后才匆忙查询，个人主观随意性较大，很大程度上影响了采购工作质量。三是尚未建立“评审专家库”。基层央行在实际采购过程中，对于一些技术含量较高的产品，每次招投标活动只能临时邀请一些有关专业人员作为评委参与评标，在一定程度上影响了招投标的权威性，也严重影响了集中采购的效率和质量。
(九)参与竞争的供应商太少
一方面，有的基层央行从维修和售后服务等角度出发。不对外地招标公告，使外地的许多客商不知道招标事项，无法参与采购招投标；另一方面，有些外地客商虽然知道集中采购的招标事项，但出于招标规模、成本费用等多种因素的考虑，不愿参加投标，造成参加竞标的单位太少。特别是有的基层央行为了确保集中采购产品的质量，对某些物品采取指定品牌的办法进行招投标，而部分电子设备类产品的厂家都搞区域，这就使得外地供应商不敢来参与竞争。本地供应商则不用竞争就能中标，而其他品牌的相关经营单位都被排除在集中采购之外。另外对于定点采购，主要是确定的定点供应商数量偏少，不利于定点供应商之间开展有序竞争，对定点供应商的日常监管力度不够，措施、办法不多，容易使基层央行采购的合法权益得不到有效保障。
四、基层央行进一步完善集中采购工作的几点建议
(一)以健全制度体系为重点，保证集中采购工作规范运行
健全的制度是防范各类违规行为或腐败现象发生的“天然屏障”，集中采购工作能否规范运行并达到效益最大化，关键是要建立健全和认真落实各项集中采购制度。一是要对现有制度进行梳理。基层央行要根据国家有关法规和人民银行总分行的制度办法要求，结合本行实际。及时修订和完善采购管理实施细则和操作规程。努力提高制度的完整性、规范性、适用性和可操作性。只有完善了制度，才能以制度来规范人的行为，也才能切实有效防范各类风险和案件的发生。二是要进一步完善组织架构。基层央行应建立独立的集中采购部门，改变目前采管不分的状况，使管理机构与执行机构、财权与事权相分离：管理者、执行者、使用者相分离；招标人、评标人、使用人相分离；采购、验收、付款相分离。使组织机构之间、参与采购活动的人员之间既要相互协作，又要相互制约，以分解权利，从源头上切断商业贿赂的触角，压缩和减少权利寻租空间。三是要建立监督检查机制，明确各监督部门监督职责、监督内容和监督重点、监督方式方法和要求，使监督工作具有针对性，形成制度化、规范化。四是要优化集中采购方式。根据基层央行采购工作特点实行“抓大放小”的采购模式，对基建维修、批量办公设备等金额较大、易出现腐败行为的采购项目，应严格实施集中采购。而对于采购数量少、金额小、时间要求紧的采购项目可以灵活选取采购方式，可采取协议供货采购或分散采购方式，这样，既可以缩短采购时间和提高工作效率，又可以减少采购成本支出，提高资金使用效益。同时，政府采购中心推出的协议供货、定点采购和二次报价等采购方式，是比较便捷的集中采购组织方式，对基层央行有一定的适用性，建议纳入人民银行集中采购方式中，并制定相应的操作程序。五是要统一制定集中采购文件标准格式文本，对五种采购方式文件的编制内容进行统一规范，做到招标(谈判)文件、评标(谈判)报告、采购合同文本、验收意见书等采购文件格式统一、内容全面，达到以规范促安全的管理目标。六是要尽快建立集中采购区域性信
息网路系统，逐步实现集中采购信息资源共享。
(二)以加强思想教育为依托，增强采购人员拒腐防变意识
集中采购的工作人员，无论是作为管理层的领导者还是最终执行者的基层操作人员，若风险防范观念淡薄、防范意识较差，就极易形成风险隐患，因此需要强化教育，筑牢思想道德防线。一方面要加强正面教育，深入开展党纪法规教育、理想信念教育、职业道德、纪律作风等教育，引导采购人员牢固树立正确的世界观、人生观和价值观，增强法纪意识，做到自觉依法行政。另一方面，要开展警示教育，从发生在采购领域的各类案件中吸取教训，以案说纪、以案普法，做到警钟常鸣，使采购人员严于律己，自觉遵守有关廉洁自律的规定，切实杜绝集中采购中的腐败行为。
(三)以加强监督管理为保障，堵塞商业贿赂的产生渠道
集中采购是一项涉钱管物的重要工作，规范集中采购工作，就是要建立集中采购长效监督制约机制，形成一整套内外结合、全方位、多层次、科学有效的监督制约机制。监督制约机制主要包括内部监督与外部监督。内部监督而言，首先是建立和完善采购工作的考核和问责制度。将采购工作的监督检查结果与年度目标考核、人员评先争优挂钩，对集中采购活动中的违规违纪和不廉洁行为要严肃处理，落实责任追究。其次是加强监督检查，内审部门对集中采购工作事中事后要开展专项审计，把对本单位集中采购的检查纳入年度工作计划，实行一年一审，对集中采购人员履职情况进行评价，将检查结果与部门和个人考核挂钩。纪检部门要加强对集中采购的全程监督，重视群众和采购中投诉反映的问题，采取专项执法监察形式定期对集中采购工作进行全面的检查，防止集中采购领域违法、违纪和违规行为的发生。外部监督而言，主要是公开集中采购信息。充分利用内联网、公示栏、行务公开系统、职代会、职工大会、工作通讯、报刊等形式，不断拓宽集中采购的民主监督渠道和范围，广泛接受社会和职工的监督。通过内外部监督，达到对某一项目在采购执行的事前、事中、事后进行全方位、多层次的监督，将容易诱发商业贿赂等腐败问题消除在萌芽状态，彻底杜绝暗箱操作和腐败现象的发生，使集中采购成为名副其实的“阳光工程”。
第9篇：采购档案管理办法范文
一、医疗设备档案在设备管理中的重要性
医疗设备管理的内容包括了设备运动全过程的管理,而设备运动的过程存在两种运动形态:一种是设备的物质运动形态,包括设备的选购、验收、建档、安装、调试、使用、维修等;二是设备的价值运动形态,包括设备的资金来源、经费预算、财务管理、经济效益等。对设备物质运动形态的管理叫设备的技术管理,对设备价值运动形态管理叫设备经济管理。
在实际工作中这两种管理交替穿行,相互制约,相互促进,且需通过医院设备主管部门的采购、供应、管理、维修等四方面工作协调完成。实际上医疗设备管理工作就是为医院的医疗、科研、教学、预防工作提供最恰当的技术装备,使之处于良好的工作状态,产生应有的社会效益和经济效益。完善的设备技术档案是搞好医疗设备管理工作的重要保障。医疗设备档案必须详细记录设备的各种技术指标和性能以及运转情况及质量状况,便于查询使用,为更好地使用管理设备提供第一手资料。
完整的医疗设备档案对于全面了解设备的性能,特别是使用和维护该设备具有重要意义。医疗设备档案的建立对于各项制度的落实起到监督和促进作用。使用者按档案记载的操作规程操作,一旦违反操作规程造成事故,便于追究责任,从而督促使用人员加强责任心,实施规范化操作。
医疗设备档案管理是对有关资料的采集、整理、统计、分析及保存的过程，是医疗卫生单位管理工作中不可忽视的一部分,搞好医疗设备档案管理对加速医疗卫生单位医疗设备建设与发展具有积极作用。
二、档案管理系统的内容
购买资料:如购买审批文件、可行性论证报告、招标文件、商检证明、订货合同书、进口许可证、海关报关单、安装调试验收报告、装箱清单、合格证、发票复印件等。技术资料:如设备样本、使用说明、操作手册、维修线路图等。
管理资料:如设备登记表、维修登记表、技术状况鉴定、设备流动证、检修、保养记录和报废表及声像图片资料。报废设备审批手续及技术人员鉴定记录等。
三、档案管理业务
医疗设备档案是国家档案的一个组成部分,是提高医院工作效率、医疗质量和技术水平的重要保证。规范妥善地保管资料,可最大限度地利用档案资料,为设备使用、维修、维护及更新换代提供可靠数据，最大限度发挥档案资料在设备管理中的作用,同时也为临床诊断提供可靠依据。
四、规范档案管理的措施
收集有关医疗设备发展现状、产品动态的信息。随着医疗技术飞速发展,高科技新型诊查治疗仪器日益增多,设备更新周期日益缩短,这就要求医疗设备管理人员必须及时了解,收集国内外有关医疗设备的发展现状和产品动态,并对收集到的资料进行整理存档便于阅读,为计划引进设备及设备的维护提供相关资料。
全面、系统、规范地为每一个仪器设备建立档案。为了保证档案的完整性,必须充分利用多渠道获取各种资料,无论是一般性资料还是技术性资料。资料的获取要涵盖设备引进的全过程,包括引进前的论证考察阶段、定货谈判阶段、开箱验收阶段及设备使用阶段。当把每一件仪器设备的所有资料收集齐全后,应立即进行整理编排,归为一卷,然后根据设备的分类情况,建立相应的编码检索。所有资料均要集中保存并定期整理、统计、分析。
各项规章制度的建立是档案工作有序进行的前提保证。根据《档案法》及一系列有关档案工作的行政法规及医院工作的特点,建立《医院工作制度》及《医院各类人员职责》等规章制度,使职责范围的有关人员在岗位责任制中,有章可循。
