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一、专业管理理念和目标
(一)专业管理的理念或策略
通过信息系统提供的各种风险识别与评估工具,准确识别风险,科学量化的风险评估等级,基于关键风险影响因素制定有效的应对策略,从而提高风险评估与预控能力。
通过风险工作台单据的管理模式,把公司财务风险管理融入日常经营活动,加强财务专业领域的风险治理,实现公司财务风险管理目标。
(二)专业管理的范围和目标
1.专业管理的范围
风险管控系统涉及公司管理层面和部门执行层面的各岗位。首先班组成员是管理主体,班组成员同时还是系统的使用、维护人员,班组的日常工作内容都要通过他们在系统中体现出来;其次是风险管控领导岗位,发挥职能协同作用,协同系统整体运作,按照“整体设计、前期试点、分步实施、整合运行”,逐步在运行中基础准备、风险建设、深入实施、整合提升,围绕风险防控体系建设目标。
2.专业管理的目标
基于公司统一的管控策略,在建立健全公司财务风险管理体系的基础上,利用信息系统平台实现财务风险识别、分析、评估、应对、监控、重估全过程的管理,将公司财务风险管理体系静态信息和动态信息全面纳入信息化管理范畴。
二、专业管理的主要做法
(一)专业管理工作的流程图
详见图1。
(二)全面风险管理内部层次框架
详见图2。
(三)节点主要做法
1.全面风险管控节点做法
(1)公司风控信息系统分为基础应用平台和高级应用平台,可满足总部各部门、公司各级单位的管理需要。公司风控信息系统以SAP GRC为基础,利用NetWeaver、Sotower开发平台和BPA引擎,完成了流程框架维护、流程分级管理、风险控制关联、岗位授权固化、制度流程融合、内控在线评价和内控标准落地应用等功能的开发,实现所有管理要素的动态关联。风险点、控制点与流程步骤、岗位动态关联,便于各岗位开展风险应对,执行控制措施,实现风险控制关联。通过流程步骤与岗位匹配,明确岗位职责,固化授权标准,并支持不相容职责自动检查,实现岗位授权固化。
(2)公司采取以财务专业为试点,从财务风险管理体系建设着手,推动全面风险防控体系建设工作。一是结合ERP系统108项工作流程,全面梳理财务内部控制流程。二是开展财务风险辨识,采集风险信息200余条,形成财务风险事件54项。三是以风险“信息与沟通”为中心设计财务内控管理流程,其中包括风险评估、控制活动、有效性评价等三个核心内容。四是制定财务内部控制及评价细则,采用现场访谈、控制测试、穿行测试等方式开展财务内控自评价。五是制定财务稽核工作规范,建立财务稽核规则库,对财务数据在线稽核,稳步推进财务风险在线监控。六是建立风险监控预警指标,设定指标标准值和两级预警区间,对指标趋势变化动态监控。
(3)构建防控体系,防范全面风险。公司以信息平台建设为契机,将风险防控体系建设与各业务信息系统有机结合,推进全面风险管理体系建设,帮助执行管理指令的政策和程序。它贯穿各层次和功能,包括各种活动,如批准、授权、证实、调整、经营绩效评价、资产保护和职责分离等。
(4)建立企业级风险信息库。明确了各专业所面临的主要风险及其表现形式、风险成因、应对措施,为各专业开展日常风险管理工作提供了基础信息;并且,通过四级风险与内控流程关键步骤的匹配,将公司层宏观风险转变为与实际岗位相关的具体风险,提高了公司对风险的整体“免疫力”。
2.预算控制信息化节点做法
(1)在业务源头进行控制。应用信息系统,在业务发生环节在线实时控制,实现预算控制关口前移。采取信息化手段及预算分析手段,信息化手段客观控制手段,刚性控制,暴露和反映问题,预算控制对象为预算责任中心、预算科目及辅助维度的组合,基于责任中心及预算科目执行年度总额预算控制;对于成本性及资本性支出项目,同时按照项目进行明细预算控制。从业务发起的源头开始预算控制,如采购业务――提交采购申请时,进行预算控制;员工报销业务――提报报销申请单时,进行预算控制。
(2)预算控制的适用性。―是可控费用总额控制,对15项重要科目实行单控严控,科目预算控制主要包括“三公”等费用科目、在建工程工程科目,按照年度和进度实施控制。在线反映实际收支情况和指标情况,及时提供具体的信息,实现信息实时反馈。设置预警指标,对差异比较大或临近超支的,给予提示预警,提示及时结算或控制发生。实现偏差及时预警。对超预算的实施强控制,不得发生。实现指标在线控制。二是严格项目创建校验,确保没有预算外项目发生。项目预算包括:资本性支出项目和成本性支出项目,均按照支出项目明细预算和年度预算实施双重管控。三是应用项目预算财务支出强控功能,确保单项工程不超预算。
3.工程核算流程内部控制节点做法
(1)协同信息平台,促进风控融合。在风险管理信息系统与各业务信息系统建设过程中,将关键风险点、内控流程、管控措施等进行固化,实现风险防控与业务管控有机融合。一是将ERP成熟套装软件、财务管控、协同平台、营销、生产、基建等系统有序衔接,实现业务信息与风险信息同步。二是借助ARIS流程管理平台,将420项内控流程固化到企业信息系统。三是在财务管控设置15项内控考评点,在ERP中设置17项评价标准,在信息系统中开展风险管理考核评价。四是通过项目储备库、标准作业库、物资价格库集成,强化标准作业、基建成本的控制与管理。五是开发资产全寿命周期评估决策系统,从资产形成、日常管理、运行维护、报废退出四个环节对资产成本进行控制、评估与考核。
(2)发挥监督合力,推进依法治企。坚持依法从严治企,构建由财务、审计、纪检等部门组成的内控监督防线。一是加强业务部门沟通协作,重点发挥业务部门的监督合力,拓展稽核监督深度与广度。二是利用在线稽核系统,对重点业务进行动态监控,利用审计成果,加大重点领域和薄弱环节的现场稽核,利用“联席会议机制”对稽核结果进行效能监察。三是建立稽核结果、内审外检、典型案例等信息共享平台,促进稽核成果转化应用。四是开展在线稽核,发现疑点87项,监督各单位对问题落实整改。五是加大日常业务稽核力度,对重点领域和关键环节进行专项稽核和治理,做好事前、事中、事后的联合监督。六是推行省公司抽查、省农电公司督查、市公司普查三级稽核方式,实现对县农电企业稽核的闭环管理。七是强化审计监督,开展“三指定”自查整改、“小金库”和工程建设领域专项治理等活动。八是制定监督管理办法,实行联席会议制度,强化权力运行监督,重大事项监督全部到岗到位,使工作达到闭环管理。
(3)坚持五个“两率”考核,实现与“五集中”对接。引入独具特色的、以五个“两率”为核心的财务评价指标体系,实现与“五集中”对接,强化风险过程管控。基础工作两率,即会计凭证“合格率”和“及时率”,推动基础财务工作向“精细化”和“标准化”转变,奠定会计集中核算基础。工程管理两率,即工程项目“竣工决算完成率”和“项目转资入账率”,有效解决了公司超期完工转固的问题,实现资本集中运作。预算管理两率,即年度预算“完成率”和进度预算“偏差率”考核,确保预算集约调控。资金管理两率,即资金“占用率”和资金“归集率”,确保资金全都集中在可监控的范围内,做到资金集中管理。财务报表两率,即报表“及时率”和“正确率”,有效保证了财务报表的及时性和准确性,为经营决策、风险防控提供数据基础。
4.核算流程内控节点做法
(1)利用管控系统集团对账平台进行集团内外单位的往来核对。双方单位确认往来账目,在平台进行核销,保证报表合并顺利。
(2)子公司财务报表经过自查稽核、省公司稽核。查找填报存在问题进行整改。
(3)与网省公司人资部门、营销部门等业务部门系统核对业务数据,保持严格一致。
(4)网省公司报表合并后问题进行整改。
三、评估与改进
国家电网公司在ERP应用方面提出了“完善提升、深化应用、安全运行、再上水平”的信息化工作思路,公司作为省首家通过实用化验收的地市单位,虽然取得了阶段性的成绩,但通过与西北电网等在ERP上线和成熟应用中走在了前列的兄弟单位相比,还存在相当的差距。
(一)专业管理存在的问题
(1)全面风险管理信息化新增任务项目需要与各业务部门协同进行,财务协同管控的力度不够、业务部门提供的业务参数不准确,口径不统一,缺乏把控和审核,导致标准成本与实际成本有偏差
(2)全面风险管理信息化程度需要进一步加强,出现信息化发展与流程的同步问题,在实现对公司各流程的监督,控制重大事项的过程中,实现有效供应链管理中,两者结合点出现问题,控制点无法落到实处。
(3)内部控制和业务流程中的标准化问题。信息化的标准体系有待于完善建设。管理流程有待于进一步规范,流程不确定化对信息化应用造成阻碍。
(二)今后的改进方向或对策
(1)协同各业务部门,根据公司管理的实际需要新增任务流程,在过程中实现工程项目各节点的风险管控。
(2)资金管理实现审批流程,与银行联结,实现电子收付自动生成凭证。
(3)实现财务与营销业务的有效集成,提高数据共享度,提高工作效率。继续健全公司标准化体系建设,管理流程进一步规范。
关键词:信息化环境;供电企业;风险管理
中图分类号: TB 文献标识码:A 文章编号:16723198(2014)17017301
1 前言
供电企业在信息化环境下的运营模式由传统方式转向信息化管理,供电企业在享受着运营效率提高的同时,也必然面临着组织结构调整、管理方式、营销模式和信息安全等方面的严峻挑战。此外信息化还使供电企业在原有风险的基础上,增加了因组织变革、管理变革和技术变革所带来的新的风险,这些新风险与原有的风险的交织,将影响到企业的运营管理。
2 供电企业的风险
(1)组织变革产生的风险。供电企业的信息化在推进过程中,因为新的信息技术与传统的企业文化和技术产生日益突出的矛盾而必须进行组织变革,这也是为了平衡的需要。供电企业的组织变革由于涉及到核心的业务、核心的企业文化,甚至是企业员工的个人利益,于是也就必然的产生了风险。供电企业组织变革是企业的结构由金字塔结构发展成扁平化,虽然这样转变能够使信息的交流得到提高,但是也消弱了传统组织结构中中间层的管理功能。企业结构的变革因为涉及到企业的决策层,就需要多方面考虑,不能因为结构变革的失误而阻碍企业的信息化进程。企业结构的变革会一定程度上影响企业的文化,如果处理不当也会给供电企业带来风险。供电企业的信息化过程需要那些具备技术和管理才能的特殊人才,如果供电企业无法自己培养就只能通过招聘方式从外面聘请以维持企业运营,但外聘的人才能否融入企业无法确定。而供电企业花费大量精力自己培养的人才,如果缺少有效激励政策,很容易导致人才流失。
(2)信息技术变革产生的风险。信息技术在日新月异发展的同时所产生的硬件、技术、系统安全和运营及维护风险也使供电企业面临着风险。硬件作为供电企业信息化的骨架更新换代的速度很快,供电企业在进行信息化的时候不仅要满足当前的需要,还要考虑到以后系统升级的需要,但是先进的硬件设备也意味着高昂的成本,也会给供电企业带来风险。此外保证供电企业日常数据的准确安全和系统网络的安全是整个信息化的核心,否则信息化就会失去意义,最终将影响供电企业的日常运营和管理工作。
(3)管理变革产生的风险。供电企业必须在管理方面做出适当变革以适应企业的信息化的需要,在战略层面上决策层对供电企业未来的发展方向、前景的态度决定着企业成败,供电企业对信息化的动机关乎企业的发展高度,而供电企业是否有一个清晰而明确的规划是企业能走多远的关键。从战术层面来看供电企业的具体而细微的各项业务虽不能直接影响到企业的存亡,但仍不容忽视。
3 供电企业的风险管理对策
(1)供电企业对重大风险加强识别和对风险的评估力度。对风险管理关键是通过对风险进行识别,对供电企业信息化环境下的各种影响因素汇总并重新分类,从而筛选出会给企业带来风险的因素,预计会向风险转变的潜在因素。供电企业通过信息化的技术手段对可能造成损失的因素进行密切的跟踪、观测和分析,总结出这些风险因素的变化规律,根据可能带来的损失大小和重要程度并结合风险因素的当前状态进行分析、判断,找出引起风险的原因。
对风险进行评估是供电企业风险管理的一个非常重要的环节,可以为企业的风险程度的判断提供依据,有利于企业的风险决策,能够有效的预防风险的发生和降低其发生的概率,防止风险的接连发生,以免造成更大的损失。
(2)供电企业对重点风险加强管理。信息化环境下供电企业的自动化水平更高,随之而来的就是风险带来的损失也非常巨大,因此供电企业要加强对重点风险的管理。供电企业通过参考历史数据、发挥信息技术的优势、采用高效合理的预测方法对用户的用电量进行测算,解决电力需求产生的风险。随着企业信息化进程的加快,供电企业需要把信息系统的安全性放在重要位置,注重对信息系统的维护和升级,构建一个安全、高效的信息管理系统。提高供电的稳定性和供电质量,加快供电故障的解决的及时性,营造一个良好的供电、用电平台,满足用户的用电需求,提高用户的满意度。
(3)供电企业建立一个完善的风险管理支持系统。供电企业通过从组织结构、企业制度、企业文化和企业的信息系统几个方面构建一个比较完善的风险管理系统。以企业的组织结构为后盾,建立完善的企业管理制度和法律机制,明确相关部门和个人的权责和风险处置流程。企业文化中应树立风险意识,让员工时刻充满危机意识,危机来临时能够从容处理。同时还需要加强培养和建设信息人才队伍,定期进行系统培训,使他们在工作始终能以一种暂新的面貌去投入。除了重视业务能力外,还需要建立和谐充满良性竞争的工作氛围和学习环境,能够保证信息技术人员队伍保持稳定,使他们能够带着愉悦的心情投入工作,提高工作效率。
信息化管理应经成为企业现代管理的趋势,信息化技术在供电企业的推广和应用,提高信息的共享力度,也提高了电力企业职工的工作效率,大大增强了企业的竞争力,同时也使供电企业面临巨大的挑战,如果不能很好的处理,将严重阻碍供电企业的做大做强,因此对风险管理进行分析研究具有重大意义。
参考文献
美国安然事件促使其2002年出台了著名的《萨班斯法案》,随后我国也出台了一系列的风险管理和内部控制的指引。我国国务院国资委2006年《中央企业全面风险管理指引》;财政部等五部委2008年《企业内部控制基本规范》,并于2010年《企业内控应用指引》、《评价指引》、《审计指引》;财政部和国资委2012年又《关于加快构建中央企业内部控制体系有关事项的通知》。近两年,国务院国资委要求中央企业加强信息化建设和全面风险管理,并把信息化作为加强企业管理的必要手段密切结合 。本文章结合当前的热点问题,研究内部审计如何运用信息化的手段来发挥风险管理职能。
内部控制的实质是风险管理,作为内部控制的关键因素,内部审计在风险管理中起着重要作用。我国《内部审计具体准则第16号——风险管理审计》中,明确指出内部审计机构和人员应当审查和评价组织的风险管理过程的适当性和有效性,并提出改进建议。对于我国内部审计人员而言,树立风险意识,参与风险管理是十分必要的,风险管理是体现内部审计价值又一重要方式。内部审计既要检查企业内部控制的完整性和有效性,以便发挥内部控制的最大效用;同时还要加强与企业管理部门的合作,促进企业风险管理工作高效进行。
以前,很多企业并不重视内部审计,而现在,越来越多的企业认识到加强企业的内部审计,能够有效地防范企业的各类风险。因此,将优秀的职员放到内部审计岗位上,协助风险管理部门识别和评估重大风险,为管理层应对风险提供足够的信息,避免企业重大风险的发生,内部审计起着至关重要的作用。企业全面风险管理体系框架具体包括以下环节:内部环境管理;目标设定;风险事件管理;风险识别和评估;风险方案设计;体系手册;监控与预警;监督及改进(如表1)。
由上述分析可知,内部审计是内部环境的一部分,内部审计自身良好的运行对优良的内部环境的构建起到积极作用。但对内部环境的其他因素诸如公司治理状况等很难直接起作用。另外,对于目标设定、风险事件的管理持关注态度,特别要关注风险事件的管理,为评估风险提供信息;风险方案的设计,内部审计部门可以协助提供信息; 关于风险体系手册的,会涉及到内部审计的一些手册,因此内部审计部门要参与其中。而监控和预警,是内部审计部门发挥风险管理职能的重要手段,内部审计部门不但要重点关注,还要参与其中。最后的监督与改进,是风险管理机构和管理层的责任,内部审计部门只需要提供信息支持予以协助即可。综上所述,内部审计部门在企业全面风险管理中发挥作用的环节主要在于风险的识别和评估以及监控和预警,本文正是从这两个角度来展来论述。
二、信息化技术在内部审计风险管理职能中的运用
在信息化条件下,信息的高速发展与不断更新提高了企业内部审计的创新能力和应变能力,给内部审计带来技术上的支持,同时,信息化环境下,内部审计的环境更加复杂,企业的经营管理系统、财务系统与计算机技术 、数据库技术不可分割地交织在一起。风险管理包括三个环节:风险识别,风险评估和风险应对,内部审计的风险管理职能仅限于风险识别和风险评估,风险应对是管理层应尽的责任;同时,信息化手段更适合应用于风险识别和风险评估。因此本文的论述侧重于内部审计部门如何运用信息化技术进行风险识别和风险评估的。
(一)信息搜集的方式 内部审计人员要进行风险识别和评估,第一步就是要进行信息的搜集。所需的信息主要靠内部审计人员自己搜集,其搜集信息的途径有:(1)查阅内部资料。包括查阅内部控制手册、管理报告以及股东大会、董事会等高层管理的会议记录。(2)从外面搜集信息。可以从投资机构、证券分析师等关于企业的评价以及政府或者机构的行业统计数据,财经杂志等途径。三鹿奶粉等多家上市公司的风险管理案例证明,外部信息对企业风险的披露远远早于企业内部信息,外部搜集的信息可以给企业提供有关风险管理更为有效的数据。(3)实地观察主要生产经营场所,以了解和企业风险管理相关的信息。(4)询问管理层和员工。通过询问企业上下级两个层次的职员,来获取风险管理的信息。
另外,内部审计人员应该建立一个信息沟通的平台,该平台至少有两个重要作用,一方面内部审计人员把自己搜集的信息通过这个平台进行分类整理和汇总;另一方面,基于风险管理是全面参与的一个过程,企业的普通员工可以通过这个平台反馈信息。员工通过平台来反馈信息,可能比当面询问能收到更好的效果,员工反馈的信息是对内部审计人员自己搜集信息的有利补充,可能会对企业的风险管理起着至关重要的作用。下面介绍这个信息化沟通交流的平台的建立。
(二)信息化沟通交流平台的建立 内部审计部门在建立信息沟通交流的平台时,可以按照风险的分类来建立模块。风险类别可分为五种:战略风险、财务风险、法律风险、市场风险、运营风险。根据这五种风险的性质不同,内部审计部门可以对它们分别设立日常监督和特别监督。
战略风险和法律风险只有公司在实施重大战略时或者政府出台与企业经营关系密切有重大影响的法律法规时,内部审计部门要对这种风险加以特别的关注。同时这两种风险具有突发性的特点,一旦风险发生而企业没有采取较好的应对措施,对企业生存可能产生致命的威胁。因此内部审计部门要做的就是平时要对公司战略和法律环境的重大变化实施密切观察,一旦这种重大变化出现,特别是法律方面不利的重大变化,内部审计部门要做到特别监督,予以特别的评估。此外,做为内部审计部门,还需要关注企业是否存在重大的研发失败、业务拓展失败、未决诉讼、政府管制放松或者加紧等这些偶发事件。而财务风险、市场风险和运营风险和上述的两种风险不同,这三种风险属于常规风险,需要日常监督来完成。这类风险的发生是一个日常积累的过程,如果管理部门平时不注意对这类风险进行疏导和应对的话,该类风险积累到一定程度,也会对企业产生致命性的威胁。因此,对于这类风险内部审计部门工作的重点是评估,并及时的把评估的结果提交给管理部门。
(三)通过信息化沟通交流平台对各种风险进行监控 按照上述构建的各种风险模块,对各类风险监控的内容和方式如表2:
如上所述,战略风险和法律风险需要的是特别监督,所以日常要做的是进行风险识别,识别出这种风险存在才进行评估;而财务风险、市场风险和运营风险则需要日常的监督,日常都要对这三种风险进行评估,并提交管理部门处理,以防止其累积为重大风险。
除了上述的五个模块五种风险之外,内部审计部门还要关注对单位环境的评估,包括诸如:(1)管理层是否由一个或几个人所控制,而董事会、审计委员会或类似机构对其是否实施有效监督;(2)管理层在承担和监控经营风险方面是风险偏好者上还是风险规避者;(3)关键管理人员变动;(4)内部控制薄弱等。其实,企业的每种风险都不是孤立的,要把各种风险的识别和评估结合在一起进行分析,可能会得出更为有用的结论。因此,要把内部环境的评估和上述的五种风险的识别评估结合在一起,得出企业整体风险评估的结论。
(四)风险预警指标的构建 为了更好的量化评估的风险,还需要加入风险预警指标,如下表3:
其中战略风险和法律风险属于定性指标,内部审计部门首先要关注此类事件是否发生,如果发生,才进行风险评估;而财务风险、市场风险和运营风险则属于定量指标,内部审计部门需定期对这些指标进行检测。这些指标既需要结合企业的实际情况来筛选,同时还需要多个指标结合使用来判定企业的风险。另外,还要把这些指标做如下分析,以判定企业的某项或者综合风险是否达到了警戒线。(1)趋势分析。也就是和企业自身以前年度指标做比较,比如行业排名;(2)同行业比较。比如主营业务利润率、业务增长率还有技术革新这些指标都适合与同行业做比较来判定风险;(3)与竞争对手的业绩比较。这种分析也颇为关键,特别对于行业排名比较靠前的企业,要时时刻刻关注竞争对手的情况,如利润率、市场占有率、技术革新等,稍有疏忽就有可能被竞争对手超越,从而处于不利地位。(4)与监管部门的要求相比较。特别是准备在资本市场上募集资金的企业,监管部门是有诸多要求的,如果不能达到这些要求,意味着不能从资本市场募集资金,会不会导致企业资金流动性方面出现困难,需要内部审计部门重要点关注。
三、审计人才准备
从根本上说,内部审计人员知识结构单一,缺乏复合型审计人才,人才的匮乏是制约内部审计信息化技术手段应用的根源所在。内部审计发展的关键是人才的培养和完善审计人员的知识结构。在信息技术环境下,审计人员一方面要熟悉相关法律法规 ,具备丰富的财务审计知识及实践经验;还应熟练掌握网络技术、企业经营管理等方面的技能与方法。现实中,虽然内部审计人员掌握一定的计算机知识,但仅仅掌握了较浅层次的计算机基础知识和运用技能,缺乏深层次的计算机系统设计、程序编译检测技能,不能有效地分析系统结构。因此要真正运用计算机软件完成难度较大的内部审计程序,还需要熟悉掌握会计 、审计知识和计算机知识的复合型审计人才。为解决这一问题 ,一方面 ,企业要加大对内部审计人员的培训力度与后续教育,培养全面的综合型审计人才,以适应内部审计工作发展转型的新要求;另一方面 ,可以考虑在高校设置“审计信息化”专业 ,开设计算机网络技术 、审计学、会计学等课程,以满足实际审计工作的需要。
参考文献:
信息化燃气企业风险管理
0前言
随着社会经济的飞速发展,人们的生活水平越来越高,燃气是人们日常生活的基础物质,近年来,燃气企业之间的竞争越来越激烈,很多燃气企业为了提高自身的市场竞争力,逐渐走向信息化道路,燃气企业在实现信息化管理过程中,面临着一定的风险,因此,燃气企业要认真分析这些风险,并根据实际情况,制定相应的管理措施,从而有效地促进燃气企业的稳定发展。下面就燃气企业信息化体系的风险管理进行分析。
1燃气企业信息化的特点
燃气是人们日常生活的基础设施,其信息化程度不仅对燃气企业的生产效率有很大的影响,还对公众的服务质量有很大的影响,燃气企业信息化体系的应用,对燃气企业业务流程的优化、企业管理水平的提高、企业形象的提升有很大的帮助,因此,燃气企业加大信息化体系的建设有十分重要的意义。但在实际开发、实施信息化体系过程中,还存在一定的难度,如科学化管理水平不高、信息化约束条件多、业务流程难以优化、实施人员信息化方面综合能力不足等,这些因素导致燃气企业在实现信息化过程中存在一定的风险,难以达到预期的效果。
2燃气企业实现信息化过程中存在的风险
对燃气企业而言,燃气信息化风险可以根据项目的范围大小、技术水平及经验、数据处理水平、项目运行环境、项目管理模式等几种情况分类。燃气企业在实现信息化过程中,引起风险原因主要有以下几点:
(1)在信息化需求阶段,由于存在信息化项目目标不明确、范围不明确、对需求度不了解、对燃气业务不熟悉、没有同燃气项目利害关系者进行有效地沟通等现象,从而引起项目风险;
(2)在信息化设计阶段,由于缺乏经验丰富的系统分析人员及信息化系统设计师,导致项目设计不全面,对变更控制不到位,影响信息化项目的实用性,从而引起信息化项目风险;
(3)在信息化开发阶段,由于存在开发环境不充分、设计方向错误、程序员技能水平低、项目范围更改频繁、项目进度更改频繁、内部沟通不充足、测试计划不完善、测试人员综合素质低等问题,导致燃气项目信息化系统按期交付存在一定的风险;
(4)在实施信息化体系过程中,由于客户不满意、不配合,或者资金不能按时到位,影响项目落地,带来一定的燃气信息化项目实施风险。
3燃气企业信息化风险管理措施
3.1燃气企业信息化风险管理原则
由于燃气企业的风险涉及到技术水平、经验、环境、市场等各个方面,具有很强的不确定性,因此,在进行燃气企业信息化风险控制时,必须坚持控制风险主体总目标的原则,在进行风险控制时,要对风险总目标进行分析,全面地分析引起各种风险的因素,从而确保风险管理措施的全面性。
燃气信息化项目风险的数量比较多,并且还有很多不确定因素。因此,在进行燃气项目信息化风险控制时,要坚持选择性原则,根据风险可能造成的财务损失以及企业承受风险的能力,对一些风险进行选择性回避,对重大的风险因素进行控制。
在进行燃气项目信息化风险管理时,要坚持经济型和重要性原则,燃气企业发生风险后,往往需要投入大量的管理费用,如果风险影响很大,就会造成严重的财务损失,因此,在进行风险管理时,可以对影响比较小的风险在进行转移,对影响大的风险进行控制,从而获得良好的风险管理效果。
在进行燃气项目风险管理时,还要坚持保证社会职能的原则。燃气行业是一个为社会服务的行业,在进行燃气项目风险管理时,不能因为开展风险管理工作而终止为社会提供的服务。因此,燃气企业要根据实际情况,在保证服务社会的基础上,制定合理的风险管理方案。
3.2燃气企业信息化风险管理措施
燃气企业在实施信息化体系过程中,开展风险管理的主要目的是为了减少信息化体系实施过程中存在的问题,从而为燃气企业的稳定发展打下良好的基础。燃气企业在建设信息化体系时,首先要对企业内部的各项日常工作进行有效地管理,并根据实际情况建立有效地人力资源管理系统、财务管理系统、办公自动化系统等,从而信息化体系的全面实施提供保障。
在管理过程中,燃气企业要从整个信息化系统出发,对燃气的输送过程进行动态监测,并对用户用气计划、燃气储备等进行分析,从而为紧急事故的处理提供参考。对用户进行管理时,要实现用气抄表、收费、用户咨询、回访、投诉、服务质量监督等的一体化,有效地提高用户满意度。为方便用户使用燃气,燃气企业还要推行多元化服务,如互联网服务、电话服务,确保用户在用气过程中遇到困难后能及时与燃气企业沟通。
4总结
推行信息化体系是燃气企业立足于激励的市场竞争环境中的重要措施,随着社会经济的飞速发展,社会各行业对信息化的要求也越来越高,因此,燃气企业在实施信息化体系时,要不断更新自身的管理观念,并明确企业内部各部门的职责,从而为信息化体系的实施打下良好的基础。由于燃气企业在实施信息化体系过程中,还存在一定的风险,因此,燃气企业要对这些问题进行认真的分析,并制定相应的管理措施,确保燃气企业的持续发展。
参考文献:
[1]李秉利,胡军.燃气信息化过程中的风险与管理[J].科技致富向导,2011(14):401.
【关键词】风险社会 信息管理 传播
“风险”(risk)本身并不是“危险”(danger)或“灾难”(disaster),而是一种危险和灾难的可能性。当人类试图去控制自然和由此产生的种种难以预料的后果时,人类就面临着越来越多的风险。我们知道,社会的构建本身伴随着巨大的风险。社会主义和谐社会理论是在我国社会转型的特殊历史背景下提出来的,所以,社会转型既是构建社会主义和谐社会的现实基础,也是我国当代社会风险形成的重要原因。
现代风险与科学技术的发展有着密切的联系。科学技术的高度发展,大大提高了人类的生活水平,但与此同时,它所带来的后果,也变得越来越难以预测与控制。科学技术就像一柄双刃剑,它既给人类带来巨大福祉,同时也蕴藏着对人类社会的各种威胁,成为现代社会风险的重要根源。科学技术发展到今天,已经成为一个高度复杂的系统。这不仅表现在其内部学科分化和涉及内容的高度复杂性,也表现在科技对人类社会生活影响的高度复杂性。
随着中国社会利益不断多元化,贫富差距不断扩大,社会性剥夺显化,集体行动非理性的社会冲突的发生可能性日益提高,整个社会面临的社会性冲突风险日益现实化且呈不断升级的趋势。当代中国社会面临的风险可以简单地划分为社会性风险与个人性风险,个人风险是指社会性风险主要是指整个社会面临的风险,社会中的每个个体都可能面临的风险。诸如SARS、泛滥、艾滋病扩散、恐怖活动、社会性冲突等问题。
目前中国的信息化建设仍不发达,信息化的随意性较大。一方面组织缺乏对信息化进行整体规划、实施与控制的决策机制和责任担当框架,也没有形成信息化相关的制度;另一方面组织在信息化过程中所涉及的规划、实施、运行、检查的一系列的流程,缺乏制度化与标准化的约束,缺乏部门之间及流程之间协调、沟通的机制,造成信息传播系统与业务需求的“逻辑错位”。这就导致组织在信息化过程中存在很多风险,诸如技术标准不兼容的架构风险,信息化投资无法得到回报的绩效风险,开发的应用系统脆弱的风险或满足不了业务需要的风险等等。因而建立较完善的信息治理机制来解决信息化面临的风险,己是迫切地摆在我们面前的任务。
风险管理框架在信息化过程中,“制度重于一切”的定律同样适用于信息流通。例如,建造一个信息系统是容易的,让这个系统正常地运转起来并能实现业务价值,则是现实的难题。因而我们在规划信息化的时候,除了要关注传播技术外,还要建立传播渠道的治理机制使企业和政府能达到信息化的目标。而进行信息风险管理是进行传播渠道治理的最有效手段之一。
完善风险社会信息控制体系,降低信息流通成本,实现信息与政府、企业、个人的深度融合,使信息真正服务于社会发展的需求,为社会持续稳定发展创造价值。
在战略层面,要综合国家治理结构和社会发展战略规划来建立信息治理机制,使信息流通治理成为媒体管理的一部分,在组织最高决策层上对信息化进行监管与制衡,使沟通与反馈机制持续有效;在战术面上,为保护信息流通与媒体功能目标一致,有限利用媒介资源,提高绩效,降低风险与控制成本,信息化一定要为社会所想、为社会所用,信息的传递与社会发展的分离是信息化面临的最大风险。
在组织中建立完整的风险信息管理框架是一项长期的工作,不可能一蹴而就,应当从基础到高级,从容易到复杂一步步分阶段实现。
首先,进行信息化基础建设,构筑支撑媒体运行的基础平台,建立完善的信息技术框架和信息管理流程。主要措施有信息流程调查,识别信息源流程,并进行政策法规的审核;为有关于社会稳定的信息活动流程建立标准的数据体系,并具有快速识别信息安全的需求和进行信息管理的能力;审视媒体服务社会战略,建立信息愿景目标,进行信息整合与架构设计,建立规范的信息技术标准与管理标准;建立信息管理与监理制度,对信息进行绩效分析与控制。建立内部媒体工作人员培训制度,实施全员培训。
其次,完善信息传播渠道,实现初步控制。 在总体框架的指导下,初步建立信息风险控制体系,为信息的传播过程提供较可靠的保障。主要措施有建立信息流通治理委员会,完善信息决策机制及职责担当框架,确保信息传播符合社会发展,使风险社会关乎社会稳定的信息进入信息管理层的日常议题;划分信息流通的安全域,识别信息内容的影响力,进行风险评估。
第三,整合媒介资源、全面控制信息流通渠道。实现有效的资源协同,为信息流通提供可靠的支撑,深化风险信息控制,实现信息传播与社会安全的全面集成。建立统一的信息流通平台,为己有信息传播及新的传播类型提供灵活可靠的支撑;建立统一安全保障平台,建立有效的应用控制机制,实现应用系统与安全系统全面集成;梳理各类信息传播流程、建设规范化的信息流程控制框架;建立信息系统审计制度,从独立、客观的角度保证信息系统的效率与效果;对信息流通过程中人员、流程,建立较为科学的考核制度。
第四,业务创新、完善机制。信息控制与社会风险控制高度融合,信息流通存在的风险成为风险社会的关注的重要组成部分。主要措施有风险信息控制战略成为组织决策层的重要议题,信息流通技术参与信息流程再造,信息流通技术可以为媒体创造新的利润增长点;为整个媒介环境提供高质量的信息传播系统,建立全面的信息共享服务中心;信息控制进一步完善,形成良好的信息安全社会文化。■
参考文献
①向宏、傅鹂、詹榜华:《信息安全测评与风险评估》,电子工业出版社,2009
②胡铮:《网络与信息管理》,电子工业出版社,2008
③童星、张海波:《中国转型期的社会风险及识别:理论探讨与经验研究》,南京大学出版社,2007
1 费用风险评估方法
费用风险是项目总风险的一部分,费用风险评估方法一般可分为定性、定量、定性与定量相结合三类,有效的项目费用风险评估方法一般采用定性与定量相结合的系统方法。对项目进行费用风险量化评估的方法很多,在参考文献[1-7]中,分别介绍了主观估计法、层次分析法、决策树法,模糊评估法,马尔科夫过程分析方法,贝叶斯分析,FTA几种量化评估方法,主观估计法简便且容易使用,但它是一种主观的隐性信息判断,比客观全面的显性信息判断的信息量要少,容易出偏差。层次分析法简单明了,不仅适用于存在不确定性和主观信息的情况,还允许以合乎逻辑的方式运用经验、洞察力和直觉造判断矩阵困难、计算繁多重复且易出错、一致性调整复杂。决策树法用图表来直观地分析较为负责的多级问题,是一种形象化合有效的风险综合评估方法,需要较多的历史数据和样本。模糊评估法利用模糊数学将模糊信息定量化,处理一些难以量化的风险事件、语义信息及风险偏好等问题,使风险评估更加科学化和准确化,确定隶属度比较困难,历数度的可信性受专家经验影响。马尔科夫过程分析方法,可以对风险进行动态评估,根据上衣状态推测出下一状态的情况,限制条件多,要求转移概率基本固定。贝叶斯分析,可以根据先验概率和与先验概率相关的条件概率,推算出所产生后果的某种原因的后验概率。可以在众多的风险因素中抓住主要因素。FTA注重事件发生的概率以及各层次之间的逻辑关系,操作简单,容易掌握,对于风险因素的相互关系缺乏分析,受制于项目的可比性。
综合分析上述方法的优缺点之后,并结合费用风险量化分析的案例,目前开展项目风险量化评估时多采用蒙特卡洛模拟法(Monte Carlo Simulation)。蒙特卡洛模拟法全面考虑风险事件的风险因素,可以直接处理每一个风险因素的不确定性,使决策更加合理和准确,它是一种多元素变化的方法,在模拟过程中可以编制计算机软件对模拟过程进行处理,大大节约了时间。通过Monte Carlo模拟法计算出费用的累积分布函数,最后基于费用基线,估算项目的费用风险。因此,费用风险量化评估方法采用Monte Carlo模拟法。
2 费用风险量化评估步骤
根据复杂产品研制项目的特点,其费用风险量化评估的主要步骤为图1所示。
2.1建立项目CBS,选定费用因子
CBS是开展项目详细费用估算和费用风险评估的基础,只有建立了详细的CBS,才能选定相应的费用参数确定分布函数进行随机抽样。
2.2 确定费用因子概率分布
费用因子的概率分布对费用风险评估非常重要。一般是适当的数学分布来描述随机变量(费用因子)的概率分布,如果没有可直接引用的典型理论分布,则根据历史统计资料或专家意见判断随机变量的初始概率分布。在风险分析中常用的概率分布如表1所示。
。
2.4 频率分布与累积分布分析
假设进行了n次模拟,费用数值的最大值为MAX_c,最小值为MIN_c,将[MIN_c,MAX_c]区间均分为m段子区间,一般分为100段即可,统计n个费用模拟值落在每段子区间中的个数,这就是费用的频率分布趋势。将频率分布分析的结果进行概率累加,即得到费用的累积分布趋势。
3 费用风险量化管理信息系统设计
为了实现费用风险量化评估的信息化、常态化和标准化,设计开发了复杂产品研制项目费用风险管理信息系统。该信息系统具有费用风险识别、评估、应对、监控等功能。图3中给出了该信息系统的系统架构图。
该信息管理系统采用Microsoft .Net平台技术开发,使用Spring .Net应用程序框架和NHibernate对象/关系数据库映射工具等进行开发。该架构基于浏览器/服务器(B/S,Brower/Service)模式设计,系统架构为五层结构,即表现层、应用服务层、基础服务层、统一访问控制层和数据存储层。
根据费用风险量化评估步骤,首先是建立项目CBS,建立后的CBS如图4所示:
其次是为建立后的CBS选择费用因子和概率分布模型,在这里选择三角分布模型,为费用因子填写费用信息如图5所示:
最后对费用风险信息进行了3000次模拟,统计3000个费用模拟值落在每段子区间中的个数,生成费用的概率分布趋势。将概率分布分析的结果进行概率累加,即得到费用的累积概率趋势。如图6所示:
4 结论
随着技术条件要求和产品系统的复杂度不断提高,给项目研制费用带来极大的挑战。结合实际情况,通过蒙特卡罗模拟法对复杂产品研制项目费用风险进行量化评估,在费用风险量化评估步骤的基础上,开发了费用风险量化评估信息系统,实现了费用风险量化评估的信息化。
参考文献:
[1] 王力强,王利.主观评分法在项目风险管理中的应用[J].北方交通,2012(10):114-116.
[2] 钱昊,马维珍.层次分析法在项目风险管理中的应用[J].兰州交通大学学报:自然科学版,2005,24(3):53-56.
[3] 汪灿星, 王俊文.基于决策树的工程项目风险管理方法[J].四川建筑,2008,28(4):205-206.
[4] 李志鹏, 何瑞春.基于模糊综合评估法的工程项目风险管理研究[J].兰州交通大学学报:自然科学版,2007,26(4):89-91.
【关键词】 病案信息化;创建平台;安全隐患
随着我国科技的不断发展,医院病案管理也逐步趋向于现代化、电子化、信息化及数字化。因此我们要了解及掌握信息化的特征及存在的风险,来保证病历信息的完整性、严密性、可靠性及安全性。1 病案管理特点
1.1 信息技术支持着病案信息的综合与储存 医院病案管理信息化的不断发展,HIS、LIS、PACS等系统也不断运用到病案管理中来,而且以电子化与数字化的临床信息也不断运用到临床中。信息技术的运用不仅能够提高临床治疗的工作效率与质量,而且病案信息也不断需要进一步整合与集成。在八九十年代,病案储存的主要方法是手工放置,因此相对来说,就会遗失一些病历资料,需要更大的存储空间,增加成本。随着科学技术的不断发展,大部分病案可以通过电子与数字形式存储到电子计算机中,这样就使储存变得简单、方便。所以,信息技术支持着病案信息的综合与储存,病案信息变为以电子化、信息化、数字化及媒体化等的方式,使病案的利用与传输更加方便、快捷与可靠,因此信息化在病案管理中也得到广泛应用。
1.2 互联网技术为病案的管理利用创建了较好的平台 随着科学技术信息化的不断发展,医院也开始对病案管理信息建设加以重视。我国档案管理法律法规不断增加信息资源的开发,也为人们查找档案提供了方便,让人们有权利利用档案资料。人们对档案的知晓意识及维权意识不断增强,需要打开病案管理的封闭状态。病人及家属不仅需要有诊断、处方与配药的信息记录,还需要医院为其提供咨询以达到全方面的了解。所以,病案的信息化与社会化使临床资料不断完备,使卫生管理部门更有效地进行管理,从而提高医疗服务的水平。
1.3 较大的数据库及数据挖掘技术为病案信息管理的开发提供了保证 病案应具备标准、规范、信息化的资源,这才能够保证病案资源信息的有效利用。病案资料的不断开发,就需要较大的数据库及较强的数据挖掘技术,建立多层病案管理信息的资料中心库,利用较强的决策树、聚类分析、回归分析等数据挖掘方法提高病案信息的管理水平,这样才能保证较完善的病案资料,来满足大众对病案资料的知晓需要。2 病案信息化管理存在的风险及所需的预防措施
2.1 病案信息化管理过程中有人为造成的风险及所应采取的针对性的措施
2.1.1 泄密风险 病案信息的真实性为临床治疗及科研教学提供可靠地基础资料,保证了病人能够享有报销权利,也是有关司法机关解决医疗纠纷的主要凭证。因为病案资料中会详细、客观、完整的记录病人的疾病情况,以及治疗措施与护理措施,有些记录内容可能会包含病人隐私。所以,临床治疗过程中一定要有保护病人隐私不受侵犯的意识,使病案信息化可靠发展。因此我们要防止病案信息被非法的存储与取出,避免病案信息在网络上别盗取与篡改。通过对数据进行加密,将病案信息内容变为没有任何意义的密文,避免其他人员查看与篡改病案资料的原始数据,保证病案资料的完整与安全。
2.1.2 完整性受损的风险 病案的信息化为临床医疗与科研教学提供了较为可靠的数据资源,也是评估医院临床治疗水平、管理水平及服务质量的主要依据。保证病案信息的完整性是病案管理过程中的基本工作。加强医务人员对管理病案信息的完整意识,提高工作人员维护信息资料完整性的意识,减少病案资料缺损的风险性。
2.1.3 可抵赖性风险 病历记录的真实性能够保证医务工作者及病人的自身权益不受侵犯。所以,临床治疗过程中,医务工作者对病历资料的记录与修改具有不可抵赖性。为确保病案资料的完整性,我们需要通过数字签名等有效手段不断进行完善,为不可抵赖性提高有效的途径。
关键词:空管安全风险;管理信息系统;优化;实施
鉴于空管安全风险的复杂性及安全管理需求的不断提高,管理信息系统的设计开发不是一劳永逸的,需要在系统建设的各个阶段进行有目的的跟踪评价,发现系统的薄弱环节并对其进行优化,实现空管安全风险管理信息系统的不断完善。本文采用理论与实际相结合的分析方法,以可行性和适用性为指导对系统进行优化设计,以期完善空管安全风险管理信息系统的综合性能,提高空管安全风险管理水平,保障我国民航事业又好又快发展。
一、空管安全风险管理信息系统优化的目标
空管安全风险管理信息系统优化的目标是通过系统调优及软硬件优化使系统架构更加明晰,使其能够进一步满足用户需求。应用先进的技术保障数据的安全性和系统的完备性,提高系统的易用性和可靠性。
二、空管安全风险管理信息系统优化的原则
(一)以用户为中心原则
优化的过程中需要用户的积极配合,尤其是中高层领导的支持,通过与用户的反复沟通进一步全面而充分的了解用户需求。
(二)持续改进原则
空管安全风险管理信息系统的优化工作是一项庞大的系统工程,不可能一蹴而就,也不可能是一劳永逸的。需要在执行中应坚持整体设计、分步推进的方法,通过连续性的改进,实现系统各项性能的不断优化。
(三)局部服从整体原则
依据系统的客观整体性,在空管安全风险管理信息系统优化的过程中要着眼于整体利益,考虑问题要讲求全面性和整体性,避免片面的、孤立地考虑问题。
(四)先软件后硬件原则
在不增加设备、网络等硬件成本的情况下,尽量挖掘软件方面的潜力,当软件方面的性能都挖掘差不多时,再考虑对硬件方面的优化,即要用尽可能少的成本带来尽可能大的效益。
三、空管安全风险管理信息系统优化方案的设计
(一)系统功能结构的完善
1、在指标预警的基础上增加实时预警功能
实时预警功能是通过人为或自动启动相应的实时预警指标来直接的以预警告警的形式达到风险预控的目标。主要是从宏观的角度来反映空管局单指标运行状态及指标之间相互作用后各个部门乃至整个空管局的安全运行情况,并通过预先设置指标警戒值,当指标未达标或超限时都能自动发出告警,提醒安全管理人员对安全隐患的注意并及时采取安全措施。它可以提高危险源收集的有效性和针对性,由此更加快捷有效地制定相关的安全建议和措施。
2、添加决策支持系统
决策支持系统是以管理科学、行为科学和决策科学为基础,以计算机技术和人工智能技术为手段,辅助中高层决策者利用数据和模型解决半结构化或非结构化问题的人机交互式的信息系统。
(二)系统界面优化
在系统优化的过程中,应该从规划合理的输入输出设计、界面空间布局、错误控制与帮助等方面对系统进行优化。需要对用户界面进行美工设计,尽可能的使系统体现出界面更加友好、美观和简洁的特性。可以试着将不同的操作界面整合到一个层面上,对界面的信息直观性、可操作性进行重点改进,使得用户操作更加灵活。
(三)查询响应效率的优化
空管安全风险管理信息系统的查询操作在各种数据库操作中所占的比例最大,查询效率是用户首要关心的问题,也是数据库系统的重要性能指标之一。可以尝试建立索引、表分割或优化查询语句等方法提高系统的查询效率。
(四)安全策略的优化
空管安全风险管理的特殊性和复杂性,对系统的安全性能要求较高,为了保证空管安全风险管理信息系统能够可靠地正常运行,一定要重视系统的安全性问题,系统投入使用过程中要保证不会出现数据丢失等现象,并保证数据的一致性、并发性和可移植性,而且要具有定期
四、优化方案的实施保障
空管安全风险管理信息系统优化方案的实施是一项非常复杂而艰巨的工作,除了要考虑实施过程中可能遇到的各种问题,系统开发者与系统使用者之间要进行有效的沟通外,还需要用户的全力支持及相关管理制度的保障,只有各项保障措施都得到了有效落实,才能确保优化方案的成功实施。具体来说空管安全风险管理信息系统优化方案有效实施的保障措施包括:
(一) 全体人员的支持和理解
在优化方案实施之前,需要将系统优化的流程、涉及的范围和优化内容等相关信息在实施领导小组和相关部门的业务骨干中进行宣传,获得领导层和执行层人员的重视,为后续工作的开展扫除障碍。同时,应对系统操作人员进行培训,使他们对系统有一个全面、细致的了解,尽快掌握系统基本功能的使用、操作及维护,力争培养既懂技术又懂管理的复合型人才,从而为系统优化及方案实施提供真实可靠的信息支持。
(二)建立优化支持团队
在空管安全风险管理信息系统优化的过程中,应当建立一支由空管业务和信息技术两方面专业人才组成的团队。既能加深对空管业务流程的了解,准确把握用户需求,又具有管理信息系统设计经验。团队内能够进行有效的沟通,及时发现系统中存在的因对用户需求把握不准确而出现的误差,进而设定科学的系统建设目标,确定系统的架构。强大的支持团队是系统建设及优化方案成功实施的关键。
(三)专家参与
专家在该领域具备丰富的经验,可以提升系统规划的科学性、使系统优化工作少走弯路,并且对优化方案的实施起到把关的作用,确保优化工作的顺利进行。
(四)加强空管安全文化建设
良好的安全文化能激发人的主观能动性,使人发挥最大潜能,聚集安全行为的集体力量、社会力量以及环境气氛,形成自然强制力,潜移默化地深入到人的思想中,以达到保障空管安全风险管理信息系统优化方案有效实施的目的。
(五)建立标准化制度保障
优化的过程中要注意统一各子系统之间的数据格式、建立健全系统数据接口,为更高层次的数据挖掘打好坚实的基础。另外,应当对数据源分析整理、数据标准化、数据模型设计、体系结构设计等基础工作给予充分的重视,为日后系统的对接、扩充、整合做好充足的准备,(六)对系统优化过程进行实时监控
空管安全风险管理信息系统优化工作涉及面广,技术难度大,应当对优化实施的过程进行全面的、客观的跟踪调查,对系统的优化效果进行实时监控,及时发现优化过程中存在的问题,并对优化方案进行相应的调整,确保空管安全风险管理信息系统优化工作的顺利实施。
五、结论
本文结合我国空管安全风险管理信息系统建设的现状和特点,从系统功能结构、界面设计、查询效率及安全策略方面提出优化方案,并提出优化方案有效实施的保障措施。
参考文献:
[1]王瑶.建设银行管理信息系统优化研究[D].西北大学,2009.
[2]赵建松.促进安全文化建设促进空管持续安全[J].空中交通管理, 2010,(4).
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[4]孙宁.一个企业管理信息系统的设计与优化[D].华中科技大学,2005.
一、档案管理数字化是信息时代档案管理的必然选择
计算机出现的短短半个世纪就将人类从电子时代带入到了数字化的信息时代,同时拉近了人与人之间的距离。档案管理者将信息技术充分利用到档案管理的日常工作中,将档案从实体档案的利用转化为数字化形式的信息档案。通过利用计算机设备将档案存储在基于计算机网络的数据库之中,人们可以实现档案的全数字化、信息化操作,档案管理工作的流程已经从传统的全手工式操作转变成了“计算机(档案的交互查询与显示终端)――网络(档案的传输通道)――数据库(档案的存储位置)”的更为先进的信息时代模式。尤其是在档案管理面向全社会开放以后,来自全球的档案需求者都可以通过互联网与档案管理机构的服务器进行交互、查询。如果没有档案的数字化与信息化,以全手工的方式应对如此巨大的查询量是无法想象的。
二、档案管理数字化使信息安全面临风险
档案管理机构在开通了互联网接入的同时就已经将自己置身于整个复杂网络之中了,全球化的互联网就像是一个巨大的局域网,在这个巨大的局域网中每一个IP地址都可以对另外的任何一个IP地址发起访问,这样的好处是档案的查询、分享与异地远程处理变得十分容易,人们不再需要亲自来到档案管理机构就可以在家里、单位,甚至在路上都可以使用包括电脑在内的但不仅限于电脑的任何智能化终端设备对档案信息进行数字化查询。档案管理机构为社会大众带来便捷的同时,也给自己带来了一个负面效应。那就是,在一个开放的互联网中,既然每一个人都可以自由访问,那么黑客也可以。只不过这些黑客的访问手段属于一种非常化的访问,他们不满足于对档案的查询与浏览,他们还要通过技术手段获得对整个档案的控制权,这就使得档案管理构机中的所有档案立刻置身于极大的危险之中。黑客只须一条简单的命令就可以将档案管理工作者辛辛苦苦工作一年甚至数年的工作毁于一旦,或者是被恶意篡改。在黑客们获取了系统的控制权之后,他们可以利用掌握的权限轻而易举地将整个档案管理机构内部的网络摧毁使之瘫痪。某些秘密档案还会面临被公之于众的风险。
三、档案管理数字化中信息安全风险的防范对策
打造既安全又开放的面向互联网的档案信息化工程是可行的,具体的实现就是要将档案管理工作置于安全、可控的状态之下。具体就要从下述几个方面进行防控:
第一,规范案信息者、传递者与接受者的行为。
信息在整个互联网的传播模式为:者->传递者->接受者。我们从整个信息传播的模式中可以看到只要我们规范了者、传递者与接受者的行为,那么,档案信息的基本安全就可以得到保障。
首先,规范档案信息者的行为。
档案信息的绝大多数是由档案管理机构自主发起,因此,为了规范者的行为就要在源头上对档案管理机构内部进行档案工作的规范化,所有需要的档案必须符合上级要求、符合密级原则、符合人民的需要、符合时代的主旋律。档案管理工作亦应扭转过去的类似于保密局的工作,改变那种传统的重藏轻用的方针政策为开放的理念。对于涉及到具体的单位、个人等的档案则需要在征得该单位或个人及其家属同意的情况下才可以,以免损害单位或个人的隐私权。
其次,规范档案信息传递者的行为。
档案信息传递者即在档的具体过程中负责传递工作的各级档案管理工作人员。这些人员的责任心、组织性、纪律性、原则性是保证档案在此环节传递的可靠性的关键。因此,任何档案传递机构都应从合格的人选中挑选那些诚实、可靠、了解计算机基本操作、对自己的道德要求较高的人员担任传递者。
最后,还要规范档案信息接受者的行为。
每一份档案在的源头上都必须附加上尊重知识产权、禁止未经授权的肆意修改与非常传播等警示语,以起到对于接受者的规范、教育、知情等方面的宣传义务,既可使得接受者在得到档案以后能够在合法的范围内加以有效利用,又使得接受者了解到非法使用对自身的危害性。这样就可以使得绝大多数档案受众能够在法律的规范下使用档案中的内容。
第二,使用先进的技术防范手段严把信息安全关。
有了规范可就以规范那些知法、守法、懂法的文明用户,但是,无论是在社会上,还是在互联网上总有那么一小撮别有用心者,他们不仅肆无忌惮,而且胆大妄为,因此,任何存在着档案管理信息化的单位都必须在技术上进行信息安全的风险防控。对于档案管理单位内部的不对外披露的未解密档案必须进行加密处理,严格防止信息的泄露,具体的加密手段可以视单位内部的专业技术人员的技术水平而定,但是,无论采用任何一种加密方法,做为管理者必须铭记的一点就是,加密的密钥绝不能是是固定的字符,因为任何固定的字符只要随意一复制、一粘贴,就可以在一秒钟之内由一个人传给另一个人,乃至无数人,这样就失去了加密的意义了,因此,目前几乎所有的单位内部都在使用动态加密且不可见密钥法。这种加密的密钥只能使用特殊的设备在特定的环境下使用,一般的用户即使得到了密钥与文件也无法将文件打开,这样就极大地确保了档案信息的最大化安全。此外,还可以使用诸如数字签名法、认证技术法、智能卡加密法、防火墙法等加密方法。加密方法没有止境,永远在加密与破解的斗争中发展着,对于档案管理部门而言,最好的加密就是动态密钥与动态特殊环境加密法。
三、结语