人事档案管理风险点精选(九篇)

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第1篇：人事档案管理风险点范文

随着现代信息技术及科技的不断发展，特别是以云计算和互联网等信息技术为载体的崭新技术———大数据信息技术不断崛起，人类社会的数据种类和规模正以几何级数的速度增长，各个领域的人群都面临着对复杂而庞大的数据进行有效管理的挑战。医院的管理首先是人力资源的管理，医院传统的人事档案管理理念和方法已经不能满足现代医院管理的需要，因此，医院人事档案管理在现代信息社会需要大数据的支撑，需要改革创新、与时俱进，为医院人才的发展融入新的元素，更新发展和管理模式。

1.1内部因素：优势方面主要是随着大数据技术的推广，医院人事档案管理的信息化、科学化、规范化有利于医院人力资源的绩效管理，为医院的人事工作提供重要、快捷迅速的依据，人力资源管理部门利用大数据的信息管理手段，特别对人员的自然变化追踪，对员工的工作业绩、能力等进行综合评定，以最便捷的速度保证人事工作的科学化、合理化[1]，大大提升医院人事工作效率。劣势方面主要是医院人事档案管理模式落后，随着医院人力资源规模的日益壮大，人事档案的卷数及个人资料的不断增加，员工专业技术职务晋升、考核及工作职务变迁的日益频繁，每位人才产生的原始人事记录的材料越来越多，再加上大量现有的人事档案积累材料，人事档案管理人员对当前井喷的档案数据信息管理产生了压力感和紧迫感，传统的人事档案管理信息服务显然已经不能满足当前大数据信息时代的要求。

1.2外部因素：外部机遇主要是随着计算机信息技术的不断发展，利用信息技术和互联网技术，借助科学软件对人事档案原始资料进行有效的存储、查询和调整，医院人事管理工作程序迅速简化，人事档案管理人员的工作强度减轻，节约了医院的人力资源运行成本，同时也为人力资源信息的开发、利用奠定了基础。大数据技术的实施，促进了信息数据集中管理，提高了人事档案管理的安全性和可靠性，保证了人力资源信息的保密性和完整性。因此，医院人事档案管理实现大数据信息化是当前医院发展的必然。外部挑战主要是在网络环境下，能够确保人事电子档案的安全性、保密性、完整性和可用性。此外，“档案-计算机”复合型人才的匮乏，特别是在专业技术人员云集的医院，显得尤为突出，这将严重阻碍医院人事档案信息化进程，不利于医院电子档案管理的长远发展[2]。

2大数据时代医院人事档案管理的应对策略和建议

2.1医院人事档案管理从业人员的观念转变：在大数据时代，针对医院人事档案信息化落后现状，人力资源部门工作人员及档案管理人员必须全面认识医院人事档案的大数据建设的重要性，意识到人事档案信息化在医院发展中的推动作用，不断加快人事档案的大数据建设，提高信息化建设水平，进而实现医院的跨越式发展。因此，在全社会对大数据理念认识不断深入的情况下，在医院人力资源管理方面，树立大数据理念十分关键，只有这样，才能有效提升医院人事档案的管理水平和人力资源的科学配置[3]。

2.2人事档案管理人员业务能力的提升：当前，我国医院人事档案管理专业人员的专业素质、理论水平及文化程度等综合素质参差不齐，突出表现在档案管理专业知识缺乏、理论知识结构不合理、新技术新方法知识贫乏以及高层次的档案专业人才较少，特别是档案和信息的复合人才，当前这些弊端已不适合新形势下大数据时代医院人事档案管理的要求。因此在大数据时代，医院必须重点引进大数据管理经验及更高知识层面的专业人才队伍，加大对人事档案管理人员培训力度，构建多学科、多层次、交叉型新时代人事档案管理团队[4]。

2.3大数据时代防范人事档案信息的潜在风险：在大数据时代，医院人事档案管理实现了信息化，这也使档案转递和管理工作实现电子化和网络化，但是人事档案涉及许多的个人隐私，因此在医院档案管理工作中，需要购买专业的网络安全软件来保障档案网络管理安全并定期对安全软件进行升级和维护[5]。对涉及职工的个人出生、健康、婚姻、财产、职业、宗教及家庭等方面的信息必须限制开发利用。在大数据背景下，医院档案信息还充分借助于大数据技术来确保医院档案信息的完整性，并对档案信息数据进行深度挖掘。在日常工作中做好档案数据信息备份工作，保护好个人隐私。因此，档案管理在运用大数据技术时需要规避这些潜在的风险，通过制定法规、明确权限等措施来控制和应对这些潜在风险的发生。在大数据时代，医院人事档案管理，要充分运用大数据，分析内部优劣势、面临的机会和威胁的基础上，创新人事档案管理方式，提升人事档案管理效率，推进人事档案的信息化建设，防范并规避人事档案信息的潜在风险，从而实现医院人力资源管理的科学

参考文献

[1]李晶，王秋蓉.医院人事电子档案管理的SWOT分析[J].中国卫生标准管理，2018，9（17）：1-3.

[2]谢童柱.档案数字资源云备份策略的SWOT分析[J].兰台世界，2014，29（14）：23-25.

[3]杨碧倩.大数据背景下高校人事档案管理面临的挑战及策略[J].管理观察，2018，38（28）：126-127.

第2篇：人事档案管理风险点范文

黑龙江省电力科学研究院人力资源部

[摘要]在信息技术快速发展的带动下，科研院所人力资源管理加快了科学化和现代化的发展步伐。但相对于其他行业来讲，科研院报信息不仅种类较多，而且数量十分庞大，而在管理方式上却较为落后，从而导致工作效率低下。所以在现代科研院所人事资源管理现代化的实现过程中，需要加快科研院所人事档案管理信息化的实现。文中从科研院所人事档案信息化管理的重要意义入手，分析了科研院所人事档案管理系统的主要功能，并进一步对加强科研院所人事档案信息化管理的措施进行了具体的阐述。

[

关键词 ]科研院所；人事档案管理；信息化；意义；功能；措施

人事档案是人事部门对个人业务管理和评价的重要依据，是单位进行选拔人才、录用人才的重要凭证。在科研院所人力资源管理工作中，对人事档案进行管理属于最基础的一项工作，通过人事档案可以考察和了解个人人力资本的提升情况。人事档案信息化管理是以计算机技术为核心，从而对人事档案信息资源实行数据化管理，不仅有利用人事工作效率和质量的提升，而且对加强人才队伍建设，合理配置人力资源也具有十分重要的意义。通过人事档案信息化管理，可以更好的将人力资源管理的优势和潜力发挥出来，能够为科研院所人才队伍建设提供良好的服务。

一、科研院所人事档案信息化管理的重要意义

（一）是当前社会网络信息化发展的必然要求

目前在我国日常的工作和生活中，信息技术和网络技术已成为不可或缺的重要工具，对工作效率和工作质量的提升起到了极其重要的意义。在这种情况下，科研院所为了能够更好的与时展要求相适应，在人事档案管理工作中加快了网络技术和信息技术的应用，利用先进的技术手段来对人事档案信息进行归档和储存，并建立了档案信息数据库，加快推动了科研院所人事档案信息化管理的进度，为科研院所人事档案管理效率的提升起到了积极的推动作用。

（二）解决科研院所人事档案管理不足的需要

长期以来我国人事档案都是采用人工方式进行管理，不仅服务效率较低，而且程序较为繁琐，不能全面实现对信息的获取，工作强度较大。科研院所实施人事档案信息化管理，利用计算机技术、网络技术和通讯技术等来更好的满足用户对档案信息的需求，可以随时查询档案数据，有效的确保了人事档案服务质量和工作效率的提升。

（三）科研院所加快发展的现实需求

在人事档案信息化管理过程中，由于创建了不同类型的人事信息数据库，科研院所可以通过各类不同的数据库更好的了解和掌握本单位人员的各种信息，从而合理对人力资源进行配置，确保更好的将人力资源的重要作用得以发挥出来。

二、加强科研院所人事档案信息化管理的措施

（一）确保人事档案材料的真实性和有效性

目前科研院所加快了档案管理的信息化建设工作，人事档案已从传统的纸质开始发展为电子档案。从电子档案的本质上来讲，其属于一种计算机数据，其建立是以纸质文档数据为基础，通过对其进行扫描、加工和处理，从而完成人事电子档案的构建。这就需要在建立电子档案时，需要确保信息来源的真实性和有效性，这是电子档案存在的重要的基础，对于电子人事档案的真实性存在异议时，可以通过将其与纸质人事档案来进行核对和验证，从而对电子人事档案的权威性和真实性进行明确。电子档案建成后，人们可以通过人事档案信息化管理系统来设置不同的查阅、查询的访问权限，有效的保证人事档案的安全性和保密性。

（二）加强人事档案信息化数据的安全性和保密性

电子档案的建立、使用、管理，享受着现代计算机和网络技术带来的方便、快捷、高效的好处，同时也存在着程序漏洞、黑客入侵等计算机安全风险。一是做好安全、保密防范措施，在技术手段和制度管理上下功夫，做好系统维护与升级，降低崩溃风险；二是做好相应级别备份机制，定期备份，预防数据丢失，同时采取多种存储介质保存档案数据；三是明确数据公开范围，严格设定修改、访问权限，做到既适度公开又有一定保密性，预防重要信息数据外传和非正常更改。在一些特殊人事档案如涉密、人员调查、举报材料上不适宜扩范围，应该严格设置权访问，以保护当事人的正当个人隐私不受侵犯。

（三）增强人事档案管理人员的责任感和使命感

人事档案信息化管理的关键在于档案管理的工作人员业务素质，培养一支信息技术专业化的人才队伍。要完善人事档案管理工作细则，使人事档案案卷的整理、归集更科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。他们必须是在思想上作风优良，能不唯上、不唯书，实事求是的组织工作干部。他们同时还必须是在业务上理论知识扎实，能鉴别人事档案的真伪性、全面性、时效性、重复性，进行正确的分门别类。人事档案管理在人事管理在人才专业队伍建设中起着重要的作用，人事档案管理人员责任重大，使命光荣，胜任这一工作应该是具备较强的文字处理能力、综合分析能力，既有人事档案管理业务知识又有信息技术知识和优良品德的复合型人才。

三、结束语

科研院所实施人事档案信息化管理，有效的将现代化先进的人力资源管理理念和信息技术结合起来，实现了科研院所人力资源信息的高度集中化管理，构建了适度开放和科学透明的人事档案信息交互平台，加快了科研院所人力资源管理工作的顺利开展。科研院所人事档案信息化管理的实现，其有效的将档案管理人员从繁重的日常事务中解放出来，使其有了更多的时间和精力来强化自身的专业知识和技能，这对推动科研院所人事档案管理工作的信息化、数字化、规范化的实现具有极为重要的意义，为科学技术研究事业的发展奠定了良好的基础。

参考文献

[1]刘英,杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权[J].兰台世界,2010(1):57-58.

第3篇：人事档案管理风险点范文

关键词：人事档案 信息化 用人机制 档案管理

客观而论，当下社会正处于知识经济时代与信息时代并行的高速发展阶段，人才的作用不断突显，相关档案管理部门作为人事档案管理的重要基地，其作用和地位也正逐渐得到人们的关注和重视。因此，应当充分把握信息时代的各项网络技术以及科技环境，妥善加以引用和建设，通过构建符合人事档案管理需求的共享网络与发展平台，进而实现发展与创新。

一、信息时代人事档案的管理要求

信息化时代人事档案管理工作，不仅将用人机制最基本的真实性、公信力设为基础职能，还将基于当前社会信息科技发展的大背景，全面推行人事档案管理的网络化和信息化建设设置为根本目标。而究其原因，一是便于当地政府部门在进行相关的财政预算时，能够有针对性地增加档案管理信息化建设的相关投入，从而鼓励相关研发部门更为积极地开发有利于全国联网查询、调档、保证信息安全的计算机信息应用系统；二是在相关管理体系当中，全面推行信息化和科学化管理和业务办理流程，为现代化科技融入人事档案管理工作当中提供广泛的社会基础。当然，这一切手段的实施，还应当借助稳定的法律制度体系支撑，从而为各项档案管理政策的实施提供必要的法律依据。

此外，还应遵循动态性原则。由于员工是不断成长的，所以人事档案也是需要不断更新的，如果不及时更新档案，就会造成信息的延迟，影响到人力资源部门的决断。为此，档案管理部门应该及时根据时代的变化、员工状况的变化、现实情况的变化，将最新的员工资料及时补充、记录在案，强化人事档案信息的实效性，加强动态记录与动态管理，同时要定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，及时更新人事档案的信息，从而做出合理的、有预见性的决断。

二、信息时代人事档案的安全要求

概括地说，信息时代对人事档案的安全要求主要有下述两点：第一，档案信息之所以会面临危险，有来自客观环境及人为的各种介质因素。当网络和计算机技术成为人事档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬件设施，其安全与否、其抗灾害能力如何就成为关系到档案安全的重要因素。如，人事档案存储的外在介质在遭遇不可抗力灾害（地震、火灾或其它类型的自然灾害）时，其固有的信息数据便很有可能随着外在介质的被破坏，而遭受严重损害；又如，人事档案管理人员出现擅离职守，或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时，同样容易造成人事档案运作系统的全盘崩溃。由此可见，人事档案生成和管理过程中所涉及到的各类介质以及工作人员的良性操作，是维护档案安全的重要因素和环节。第二，信息化之所以会给人们生活带来便捷、给档案管理工作人员带来快速和高效，离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。当今社会大量的档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容，如果这些数据在云端被攻克，或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么人事档案信息安全性将遭受全面丧失。

三、推动人事档案信息化进程工作构想

（一）科学设计档案信息管理系统

传统人事档案管理模式中的员工个人信息一般为书面文字形式，信息内容较少，查询具有一定的难度，且管理也费时费力的，不符合时展的要求和人力资源部门工作的需求，为此，应该充分利用现代信息技术，设计科学化的认识档案管理系统，加强人事档案管理现代化建设，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务；同时，应在建立内部局域网平台，形成资源共享，以便于人才管理。此外，鉴于当前人事档案管理工作现代化设施不足所引发的有关信息化进程的滞后，需要积极争取更多支持和投入，依托现代化的档案管理设施，来构建积极完备的信息管理系统。具体地说，一方面需要政府加大财政上的投入与扶持，建立起统一、高效地信息检索系统，实现网络资源共享的同时，为用户提供更便捷的咨询服务；另一方面则要加强对于原始纸质文字资料的收录与编辑，将其统一纳入网络管理系统，保障信息资源安全，防止丢失和遗漏。

（二）强化档案信息技术安全定位

只有保障网络电子信息共享化和安全化的平衡，人事档案管理才能以一种更加和谐的状态发展，为广大民众提供更好的服务。而信息技术在为人事档案管理工作带来快捷与高效的同时，也隐藏了一定的风险，存在着档案信息外泄以及个人隐私信息公开的可能性，这就需要强化档案管理工作中的安全意识，完善信息技术的安全定位。具体地说，首先，要注意原有纸质档案信息的保存环境，防治虫蛀或因自然环境而毁坏；其次，要注意在纸质档案电子化过程中电子信息的保存位置，进行必要的网络监控维护以及备份，确保资料的安全性和完整性；此外，还要定期进行网络系统的升级和排查，将电子信息的安全化使用纳入有关的法律体系当中，以免不法人员窃取相关信息而给档案所有人造成难以弥补的损失和危害。

（三）构建立体化的人才服务体系

信息化时代展开的有关人事档案管理工作人员培训，应当围绕下述三方面展开：一是从根本上提升人事档案管理工作人员的信息化意识，在保障最基本的人事派遣、档案寄存等方面的业务能力之余，要强化其对数据库管理和操作、计算机应用及电子信息录入、检索等方面的培训；其次，要将信息操作和网络技术应用学习能力作为竞争上岗的重要考评依据之一，以此促进工作人员不断提升专业能力和综合素质；第三，要以创新的思维、学习的理念不断吸收新知识、新内容，促进工作和服务质量的提升，培养档案管理人员树立强烈的责任感来保障档案信息安全。

（四）积极开展信息安全业务培训

在信息化、数字化接踵而至的今天，人事档案管理的工作人员更需要多角度、全方位提升其个人的综合素质，让业务能力与现代化、科技化、信息化的社会发展轨迹相吻合，使之更加符合人事档案管理工作及各项事宜发展所需。首先，要建立健全人才培训制度，以实际需求与现状为参考作出调整与修正；其次，要面向社会广泛吸纳档案管理人才，完善并落实人才引进制度，将档案管理专业，或拥有高级档案管理职称的人才纳入旗下，储备人才资源；再者，要定期备份档案信息数据至云端，及时构筑防火墙艺术、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升打下筹码，避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现。而在数据的备份时，还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害或是其他会威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，必要时可增加一定的资金和设备投入，以完善对于人事档案的备份与数据更新，以备突发事件下的特殊需求。

四、总结与建议

人事档案记录着最真实、最全面地员工信息的材料，因此在人事档案管理工作中，必须确保档案的绝对真实与全面，并在原有基础上进行认真清查，详细准确地核对人员信息，剔除无效、虚假信息，对员工提供的虚假材料进行甄别与清除，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，强化档案信息录入，从而获得最全面的员工信息，建立人才数据库，为企事业单位人力资源部门提供最全面、最准确的信息凭据。

目前，我国现行法律规定中明确指出档案管理人员可以将自身在日常工作和服务中所面临的问题以书面形式反映到有关法制部门，再由法制部门呈送给国家权力机关，以此依据目前的发展现实不断完善管理规范，为此，人事档案管理在信息化进程中，还应以完善的立法体系作为保障，系统地整理所面临的共性问题，例如网络系统共享、信息资源公开等方面内容，报送给有关部门报备，使之将其制度化、规范化，再通过构建有效的法律制度和规划来进一步保障人事档案更趋向于规范化管理。

参考文献：

[1] 郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化，2015（23）.

[2] 汤娇美.关于人事档案管理的几点思考[J].办公室业务，2015（23）.

[3] 李扬.人事档案管理问题与对策研究[J].信息化建设，2015（12）.

[4] 关莉.人事档案管理若干问题的思考[J].人力资源管理，2016（02）

[5] 沈卫.论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[D].上海：复旦大学，2010.

第4篇：人事档案管理风险点范文

1 医院人事档案信息化管理的重要性

（一）有利于人事档案资料的充分利用

人事档案完整的记录了个人的学历、工作经历、职称等相关信息，是人事部门决定是否聘用、职称评审、人员调动的重要依据。传统的纸质档案管理方式，注重档案的收藏保管，档案的管理、查询极为不方便。加强医院人事档案信息化管理建设，有利于医院领导迅速查阅员工相关信息，为医院制定人才规划、实施绩效管理、组织员工培训等提供科学依据，最大限度的实现人事档案资料价值。

（二）有利于提高档案管理工作的效率

医院人事档案数量多，信息量大。通过引进专门的医院人事档案管理软件，建立完善的数据库，不仅有利于医院人事档案的信息化管理，而且有利于医院档案管理人员以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的数据库对信息进行交叉查询、统计和分析，节省翻阅纸质档案的时间，提高档案管理人员的工作效率。

（三）有利于对原始档案资料的保护

传统的博物馆式的纸质档案的管理方式，在人员档案资料查询时，需要翻阅原始的纸质档案，不仅工作量大、查询时间长，而且不利于原始档案的保管，加快医院人事档案的信息化管理，可以减少对纸质档案的翻阅，降低因人为操作不当对纸质档案原件损害的几率，延长纸质档案的使用寿命。

2 医院人事档案信息化管理存在的问题

医院的信息化管理水平不断提高，但由于医院领导对档案管理的不重视，致使医院档案管理信息化建设步履维艰，暴露出一些问题亟待解决。

（一）人事档案信息化管理意识有待提高

美国著名档案学者谢伦伯格曾经说过：“对档案的重视程度是衡量一个国家文明水平的最好尺度。”可见，档案管理的重要性。但是，档案管理部门非医院一线科室，医院领导往往将更多的精力和资金放在医护人员培养及医疗设备更新上，而忽视人事档案工作，导致部分医院仍然采用传统的纸质档案管理方式，档案资料更新不及时，档案利用率极低。另外，部分医院尚未配置专门的档案资料管理室，档案室的温度、湿度、防蛀、防霉、防水、防盗功能不达标，导致部分原始档案资料破损或丢失，给医院人事档案的信息化管理带来一定难度。为此，现阶段，加强对人事档案信息化管理的重视十分必要。

（二）人事档案信息化管理水平不高

人事档案的信息化管理不是单纯的将纸质档案资料进行电子化，而是要根据医院人事档案的特点，引入专门的档案管理软件，对档案信息进行分类别处理，以便于档案资料的筛选、查询与对比。现阶段，医院人事档案管理部门计算机设备比较陈旧，而且尚未引进专门的医院人事档案管理软件，导致部分医院人事信息找不到相应的子数据库，而只能将人事档案资料部分电子化。而且，人事档案涉及个人隐私，对于保密性要求较高，但绝大多数档案管理软件尚未采用“三网隔离”等技术，档案信息被网络病毒感染、失窃的可能性还非常大。所以，提高人事档案信息化管理水平迫在眉睫。

（三）人事档案管理人员素质有待提高

由于档案管理部门非一线科室，加上医院领导的不重视，致使档案管理部门在人才引进时条件比较宽松，甚至部分档案管理工作人员非专业出身或由其他科室人员兼职档案管理，由于对档案管理、保养等知识不了解，致使其在档案资料更新、归档等方面经常出现问题，严重影响了档案管理效率及信息化进程。

3 加快实现医院人事档案信息化管理的有效措施

针对医院人事档案信息化管理中存在的问题，现提出如下解决对策。

（一）进一步加强对人事档案信息化管理的重视

人事档案管理是医院管理的重要组成部分，医院管理信息化普及和管理水平的全面提升，首先需加强对人事档案信息化管理水平的重视，加大人事档案管理的资金投入，引进专门的医院人事档案管理软件，以加快人事档案信息化管理建设的进程；其次，医院档案管理的硬件设备更新要及时，并且配备专门的、现代化的档案室，以方便纸质档案资料的保管与保存；最后，要成立档案管理巡视组，定期检查档案管理及信息化进程，做到问题早发现早处理。

（二）不断提高人事档案信息化管理水平

为进一步提高人事档案信息化管理水平，一方面需根据医院人事档案管理特点，专门定制人事档案管理软件，配备专业的电子存储设备，方便人事档案信息资料的全面录入及存储；另一方面，需加强网络信息安全建设。人事档案涉及个人隐私，要保证这些数据在网络上的安全性，需要设置访问身份验证，采用“三网隔离”技术，减少档案信息失窃的风险。

第5篇：人事档案管理风险点范文

【中图分类号】R197.324【文献标识码】 A【文章编号】1002-3763（2014）09-0359-021 当前医院人事档案管理现状

1.1 “档随人走”的传统管理方法受到挑战： 目前，长期形成的人力资源分配制度已被聘任制所替代。人员流动现象日益增加，“人档分离”现象越来越普遍。在市场供求机制的引导下，部分单位对人事档案的要求日渐弱化，人事档案正逐渐失去原有的历史作用。而转档案手续繁琐导致更多人在流动或者工作转换中放弃档案。现在，很多医院为引进高层次人才，都采用了软引进政策，可以不需要个人人事档案，只要签订聘用合同，明确双方权利和义务，就可以确立劳动关系。

1.2 档案的真实性受到质疑： 人事档案管理的核心是确保档案材料的真实性、严肃性、可靠性。而现在人事档案失实、造假乃至遗失的现象屡见不鲜。有的个人或者医院出于某种考虑或为避开某种风险，刻意更换材料或隐瞒事实，把假材料、不真实信息塞进档案或改写原始档案，使人事档案信息虚假或不全，可信度大大降低。这必然导致用人单位处于被动状态。

1.3 传统的人事档案收集范围和收集内容与新时期人事信息的需求不相适应： 医院人事档案管理的基本任务是收集有价值的材料和信息，而且目前档案中大量记载的是一些陈旧、静态的经历性材料，已不能真实客观地反映一个人最新的素质能力信息。这些内容既不能作为组织人事部门选拔、任用人才的有效依据，也不能成为医院广纳群贤的依据。

1.4 人事档案资料的保密性制约其管理与发展： 《干部档案工作条例》规定“不得泄露档案内容，任何个人不得查阅或借阅本人及直系亲属的档案”。出于对档案内容的保密，档案不能与本人见面，绝大多数人一生中无法查看个人的人事档案，对个人档案中的内容、保管情况无从知晓，一旦出现问题，就会给当事人造成重大影响和损失。人事档案的这种封闭式、单一式管理模式，形成医院人事档案管理工作的一种壁垒，在很大程度上制约其发挥作用，不能满足社会化利用的需求。

1.5 人事档案资料分析整合少，利用效率低： 医院的人事档案资料是广大医务、科研和管理人员长期从事实践活动的结晶，具有较高的利用价值。但目前，绝对大多数人事档案仅提供最基本的利用方式，即查阅原始纸质档案材料。其利用领域比较狭小，档案信息服务也出于一种被动的、落后的等客户上门服务状态，不能很好地为医院的医、教、研和管理服务。只有加强信息的综合分析和预测研究，提供更多的专题信息、咨询意见和政策建议，才能更好地发挥人事档案的作用。

2 现状产生的原因分析

2.1 管理机制、管理方法不健全、制度落实不到位，管理不严格： 人事档案管理缺少应有的生机和活力，没有形成统一的管理体制。传统的医院人事档案管理方法重管理、轻服务，方法繁琐，不易操作，现代化管理水平不高，已明显滞后于人事制度改革的进程。虽然医院档案管理部门都有制定档案管理制度，但在实际操作过程中力度不大，诸如不登记查阅手续、不按需求转递人事档案、不及时回复回执单等情况时有发生，涂改、抽取、撤换档案材料现象也屡见不鲜。另一方面，随着人事制度改革的不断深入，档案材料的收集、保管、利用以及档案业务的范围也发生了变化，部分旧的管理制度不适应社会发展的需求，待进一步修订完善。

2.2 思想认识不到位： 在医院人事管理工作中，人事档案处于一种用起来重要，抓起来次要，忙起来不要的尴尬境地。其主要原因可以概括为两点：一是领导重视不足。医院领导对人事档案管理工作的机构设置、人员配置、库房建设和资金投入不研究、不解决。很多医院人事管理人员都是兼职，其档案管理业务不精通，处理日常杂事较多，无法集中精力做好档案管理工作。二是档案工作者责任意识不强。工作中怕麻烦，图省事，不严格执行规章制度。

3 对当前医院人事档案管理的思考

3.1 更新管理观念，强化档案利用意识、服务意识： 医院领导及组织人事部门要把人事档案管理工作放在事关医院人才队伍建设全局的高度来对待，加强人事档案管理基础设施建设，切实将其纳入重要议事日程。从信息资源的角度管理人事档案，加强医院人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用，变“被动保管”为“主动服务’，拓展服务领域，积极主动提供利用人事档案，实现人事档案工作从简单管理型服务向研究开放型服务转变，把医院的人事管理部门建设成为人才工作的信息库和参谋部，推动医院人事档案管理工作制度化、规范化和科学化建设。

3.2 创新、充实医院人事档案内容，建立新的人事档案材料收集机制： 医院人事档案的收集工作是做好人事档案工作的基础，也是丰富人事档案内容和开展提供利用价值就要档案内容要有价值，因此，必须针对不同对象和需要，进一步充实档案材料，特别是要把人事制度改革以来能够反映和评价一个人素质优劣的材料纳入到档案管理范围内。

3.3 开发电子档案，实现档案管理信息化： 在新形势下，从适应医院办公自动化、信息化发展的要求角度和保护人事档案原件以及提高利用率的角度出发，就必须开发电子档案，把现代计算机技术、信息技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中。要建立医院人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。在档案的信息更新、查阅、借阅、归档、统计等日常工作中实现微机操作，建立档案信息适时更新制度，保证档案信息的时效性、真是性和准确性。

3.4 完善管理制度，强化人员队伍建设，推动医院人事档案管理工作稳步发展： 制度是做好工作的前提和保证。目前，应结合医院人事工作实际和社会现实的需要，进一步完善各项档案管理制度、规范。特别是要建立健全医院人事档案材料收集机制、工作联系制度和情况通报制度、人事档案整理工作细则、人事档案计算机辅助管理制度等，使工作有序，有据可依。要确保档案工作人员数量。按照有关规定，管理保档案工作人员，千卷以下的要有兼职工作人员，并且主要精力要从事人事档案工作；要严格挑选档案管理人员。总之，医院人事档案工作应当与时俱进，增强管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，运用现代档案管理理论与新技术，加快人事档案管理工作信息化建设，使其最大化地发挥利用效力。

参考文献

[1] 鲁席临.浅谈如何做好医院档案的编研工作。中国科技信息。2010，（5）169-170

第6篇：人事档案管理风险点范文

关键词：人事档案管理系统 浅析 问题

人事档案管理系统的建立，可以说是当前企事业单位进行人力资源管理的重要内容，也是将人事管理资料进行量化，实现人力资源的信息化和数据化的一种主要途径。建立健全完善的人事档案管理系统，对于有效管理单位人力资源，促进人力资源开发，提高人力资源合理管理和利用率有重要辅助作用。不过人事档案管理系统在目前还没有达到有效辅助企事业单位进行人力资源管理和开发的需要，其功能性和普及实用性还有待改善。

一、人事档案管理系统的现状和开发前景

人事档案管理系统从技术基础上来区分，主要有两种。第一是传统的档案管理方式，完全依靠人力进行档案信息录入、档案管理和保存、档案分类和废旧档案的处理等。第二种就是现代化的人事档案管理系统，是基于电脑软件和现代化数字技术应用为基础的一整套人事档案管理工具。也可以说是传统的人事档案管理系统的升级版。

当前国内众多企事业单位中，有效的人事档案管理系统尚未普遍建立。而且有很多中小企业觉得人事部门是事业单位、国有企业才需要的，这也是观念上的误区。在今天现代化企业建设的需求中，进行人力资源的有效管理已是必然趋势，通过现代化的人事档案管理系统来落实有效的人力资源开发和管理，也成为迫切的需要。当前很多专业的程序开发机构已经设计推出了几款新型的人事档案管理系统，为企业的现代化人事档案管理系统建立提供了参考和支持。

二、人事档案管理系统的功能需求

（一）数字化

数字化是指人事档案管理系统在系统组建、功能模块设置、系统信息录入存储、内容的随机调阅、机密内容的加密和调阅权限设置、信息拷贝和安全性保护、系统防火墙设置和漏洞修复、系统数据改动记录等方面都要实现数字化操控和自动化处理。一方面方便对人事档案管理进行日常操作和随机调阅，一方面确保建立在数字信息平台基础上的系统安全和智能防护能力经得起考验，不会造成数据丢失，引发安全风险。

（二）安全性

对于像我们殡葬管理所这样的事业单位来说，从目前全国各地的就业形势来说，还是一个很有吸引力的单位，也可以说是众多人才争抢的重点。其实不只是事业单位，任何企事业单位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有严格的保密措施和安全防护。如果人事档案管理系统的内容可以随意更改，不留痕迹，无法修补漏洞，那就会直接影响人力资源管理、岗位升迁调动、职位删减和机构组合和工资发放、福利待遇发放等很多内容。

出于保护内部人员的档案信息，避免违规操作、失误操作和恶意操作引起信息删减、覆盖、更改以及系统漏洞、系统升级换代或软硬件设施病毒侵害、故障侵害造成档案系统无法正常工作或数据库损毁，一定要注重人事档案管理系统的安全防护和保密措施。

（三）现成的模块化设计和先进人力资源管理理念的融合

企事业单位的人力资源调整和变动有的时候是很频繁的。就像我们殡葬管理所，也经过了一系列的人动，在人力资源管理的政策、方案等方面也在逐渐向着现代化的方向发展。为了迎合单位的这种需要，就要求人事档案管理系统能顾在秉承当前和未来人力资源管理发展趋势的前提下，以更加易于操作和功能组合的模块化设计来满足各项功能的需要。

比如档案录入模块中的个人账目分类管理、个人信息分类管理，按照时间、特定的岗位、职能、部门或工资水准、入职时间和学历等标准来划分的信息归类设计，可直接进行打印填报的表单设计等，包括符合人力资源管理各项需要的各类型数据汇总分析报表，都应该在系统建立的时候就准备好，方便企事业单位更快速的开展人力资源开发管理工作。

换句话说，要将现代企业人力资源管理需要的人事档案管理系统功能进行灵活、规范、可操作的模块组合，让企业在现代人力资源管理理论支持下开展个性化的档案管理系统设计，满足企业个性化发展需求。

三、人事档案管理系统在实践工作中需要注意的问题

（一）落实人事档案管理系统的权限分级制度

在事业单位内，人事调动和人事资料的调阅、打印、录入、存储、更改等各项内容，事关重大。在一定程度上说，人事档案管理关系着单位所有人员的切身利益，因此更应该将针对人事档案管理系统的所有动作纳入分级权限管理和监督体系中，避免有、假公济私和恶意篡改资料等行为。

（二）进行人事档案管理系统的信息审核

为确保人事档案管理系统的信息没有进行违规操作更改，应该以领导责任制和领导带头制建立定期和不定期的信息审核制度。通过权限分级，逐级逐层次开展信息审查，对比操作记录来查看核对，规避信息遗漏和违规操作。

（三）建立人事档案管理系统和人力资源管理规划协同机制

人事档案管理系统除了更加细化各项信息的录入存储和分析之外，要充分利用系统建立的各项数据表单来辅助落实人力资源管理的长期规划和近期调动。切勿将人事档案管理系统仅当作一个数据存储系统来应用，而是要凭借其强大的功能和准确的数据分析能力为长远的人力资源开发和管理服务。

四、结语

人事档案管理系统是现代化人力资源管理的重要辅助工具，企事业单位要加快落实人事档案管理系统的应用，尽快实现内部人力资源结构的改良优化，为强化人力资源利用率，降低人力资源消耗和浪费，对动人才计划，解决人才安置问题和离退休人员的劳保问题等提供有力的辅助。

参考文献：

[1]杨延军，米青，张索祥.基于WEB的高校工资人事管理系统的开发与研究[J].中国科技信息，2006；6

[2]张丽，戴跃洪.基于B/S结构的人力资源管理系统设计与实现[J].成组技术与生产现代化，2005；3

[3]应毅，毛宇光，刘正涛.基于技术的Web访问数据库研究与实现[J].计算机与现代化，2005；4

第7篇：人事档案管理风险点范文

关键词：档案信息；数字化；人事档案；思路

一、人事档案管理信息数字化建设的重要意义

数字时代档案管理工作已从过去纸质、人工管理模式逐步转变为数字化、电子化处理模式，以归档环节为例，在结合信息数字化处理模式进行档案分类、资料归档时，可按不同类型将规划业务档案分为不同信息模块，并按照各自时间线进行排序。即，对于某一年度之前生成的档案，可用档案管理软件进行相关数据的录入后，以传统案卷方式整理归档，并注明“传统处理”字样；而对此后年份生成的档案，则可根据国家及省市相关部门对档案管理的规定，统一转化为“按件”模式处理，同样在用档案管理软件进行相关数据录入后，备注“简化处理”字样，由此极大程度简化了归档流程，也为日后调档借阅流程奠定了“一键完成”模式的基础。此外，通过运用这种数字化档案处理模式，单位档案系统内每新增一个卷宗，卷内文件目录便可自动生成，档案管理人员只需挂接对应原文，系统便能自动检测原文是否漏挂。由此，不仅能够保证档案的完整性，有效节省整理、录入和归档时间，同时这种分门别类、高速检索的处理模式还能有效改善档案利用效率，有益于单位档案管理工作质量的整体提高。但要注意的是，档案数字化建设必须根据单位业务档案卷宗相对固定、对象不同等特点，综合考虑是否应用卷宗整理“自动化模式”。

二、推动单位人事档案数字化建设的可行路径

人事档案管理必须确保内容的绝对真实与全面，这就要求在建档初期，不仅要强化档案信息录入，在原有基础上认真清查、核对信息，及时剔除无效、虚假信息，清除虚假材料，同时还要扩展存档范围，将个人可公开信息分类储存，建立与需求对口的人才数据库，为社会企业及相关单位提供最全面、准确的信息凭据。而实践中，如何有效推动并实施档案数字化建设，笔者总结工作经验，提出了以下几点思路：（1）强化档案数字化管理意识，夯实管理人员专业基础。这就要求人事档案管理人员在夯实档案管理专业知识的基础上，还要全面学习并掌握当下信息数字技术，树立数字化管理意识，积极参加档案管理学术交流，将档案管理理论知识运用到实际档案管理工作中，以科学化的管理技术知识指导档案收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等系列工作的开展。同时，要基于数字化建设的工作实际，设定明确、可行的人事档案岗位职责，健全人事档案资料安全管理权责机制和档案资料安全个人责任制，以确保档案资料的安全储存。此外，还要端正单位各职能部门对人事档案管理工作重要性的认识，强化行政、后勤等职能部门相关人员的档案意识，以保障档案管理工作自上而下地有序开展，落到实处。（2）健全档案管理流程标准，提高内部调档查阅的效率。人事档案数据来源非常广泛，推行跨系统查询操作，能够极大程度提高检索效率。对此，工作实践中可结合单位实际，建立与之相匹配的综合业务档案数据库，以实现人事档案的动态、实时更新与维护。比如，可将各类数据进行综合归档管理，保障跨系统电子数据的全要素综合查询的畅通；同时，合理设置人员权限，健全档案管理借（查）阅登记制，以保障实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的同步操作，在提高内部档案使用效率的同时，亦进一步完善人事档案规范管理，提高单位整体的行政服务效能。（3）以实际需求为导向，加大数字化设施投入。人事档案数字化建设离不开先进的信息录入系统和管理系统，也离不开稳定、齐全的工作设备。这就要求各单位要结合实际发展需求，及时配置相应的信息录入设备，购置档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、保险箱、高内存电脑、双面打印机等，以保障数字化建设工作开展拥有完备的硬件支撑。同时，以档案利用实际和单位业务主导为依据设计人性化、科学化的档案数字管理系统，充分发挥数字技术的智能、高速等特性，以实现人事档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标，从被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。

三、结语

普及信息数字化管理是社会各企业及单位档案管理实现自动化、高效化目标的有力手段和有效工具。在这一发展形势下，人事档案管理应进一步加强信息数字化建设力度，与时俱进，同期开展一系列革新举措，以适应市场大规模的人才需求，助力社会经济蓬勃发展。但要注意的是，信息技术虽为工作带来了快捷与高效，但同时也存在档案信息外泄、个人隐私被公开等潜在风险。因此，在数字化建设工作开展过程中，各单位及档案管理人员应增强安全管理意识，强化对数字信息技术安全的定位，及时发现并解决网络系统共享、信息资源公开等程序上的缺漏，以保障人事档案规范化、制度化等管理目标的实现。

参考文献

[1]韩春红.基于干部人事档案数字化有关问题的探究[J].济南职业学院学报，2015，（1）：119-121.

[2]肖欣玲.人事档案信息数字化保存问题研究[J].科技展望，2015，（14）：125.

[3]徐昕.简析人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].工程技术：全文版，2016，（11）：71.

第8篇：人事档案管理风险点范文

【关键词】信息时代；人事档案信息管理；无纸化；保密措施

人事档案信息管理是一项复杂的工作，不仅包含内容多，内容复杂繁琐，而且信息不断动态变化，增加了档案信息管理的难度。另外，人事档案信息管理主要是与单位内部员工相关的个人基本信息，不管是对企业还是员工本身都非常重要，因而必须要采有一种无纸化、保密性技术措施来对其进行管理。

一、信息时代实现人事档案管理无纸化的有效途径

（一）构建纸质――电子档案并行管理机制。虽然信息技术的引入实现了人事档案管理的信息化与无纸化，但这种无纸化是相对传统完全纸质办公形式而言的，并不是完全的脱离纸质办公，在某些地方还是需要使用纸质进行办公的，如文件打印等。在正确认识这一点的前提下，构建纸质――电子档案并行的人事档案管理机制，提高纸质办公与电子档案管理工作之间的协调性与同步性，充分发挥纸质办公优势与电子档案管理优势，有利于进一步提升人事档案管理的无纸化与信息化。纸质文件利于长期保存，而电子档案便于反复检索与查看，根据各自的特点，在无纸化管理人事档案信息时，可以将电子文件进行备份后再打印出一份纸质文件，将纸质文件保存起来。更新时，应保证电子文件与纸质文件信息的一一对应，实现真正意义上的无纸化人事档案信息管理。

（二）提高管理人员信息技能与职业素养。档案管理人员的信息素养与技能水平直接影响着人事档案信息管理工作效率与无纸化实现的程度。因此，要想进一步提高人事档案信息管理的无纸化，就需要不断提升管理人员的信息技术技能与素养。企业应根据自身人事档案信息管理需求与管理方式，总结当前管理存在的不足，有针对性地定期开展职业培训与素质教育，在培训过程中要求全体管理人员积极学习先进信息技术，包括计算机网络、计算机技术、数据库技术等，提高管理人员整体技能水平，进而提高人事档案信息管理技术含量。在素质教育过程中，引导管理人员树立正确的价值观、人生观，营造良好工作氛围，加强对自身工作的责任心与对人事档案信息管理的重视度，提高管理人员职业素养。

二、信息时代人事档案管理保密措施

（一）建立人事信息安全保密控制体系。信息时代为人事档案信息管理保密措施的实施提供了许多安全性技术，可以较好地满足多数企业人事档案信息管理安全保密需求。企业应对这些先进技术进行充分利用、综合利用，积极构建人事档案信息管理安全保密控制体系，利用该控制体系提高人事档案信息的安全性与保密性，可以降低信息泄露、截获、篡改等现象发生的可能性。目前，与安全保密相关的技术主要有加密技术、数据备份技术、隔离技术、防泄露技术、控制技术、鉴别技术等。运用加密技术对人事档案信息数据库系统中的数据进行加密处理，尤其是重要私人信息，可以有效防止数据泄露。运用备份技术对数据进行定期备份，即使数据丢失也可以避免造成损失。运用隔离技术将入侵的病毒、非授权用户隔离起来，防止非授权访问。运用控制技术对人事档案信息进行加强控制，防泄漏技术防止信息泄露，鉴别系统用户，可以大大提高人事档案信息管理的保密性。

（二）加强安全网络建设，提高网络安全性。企业在构建内部人事档案信息管理网络平台时，应高度重视网络安全的重要性，充分做好网络安全防护工作与档案信息的安全保密工作，通过应用各种安全防护技术措施，实现最大限度上降低安全风险发生概率，降低信息泄露的可能性。网络安全性的提高必须要有先进安全技术提供支持，并对网络各节点进行合理设置，统一网络标准协议，规范网络建设行为。从物理安全与信息安全两方面入手，提高网络的物理安全，需要企业不断完善硬件设施配备，优化网络电源电路设计，做好各设备的运行维护工作，保障硬件设施设备运行状态良好。提高网络的信息安全，要求在建设内部网络时，对应用程序进行优化编辑编译，强化软件数据处理功能、计算功能等各项功能，对信息采集系统进行合理建设，科学分配各设备装置，保证整体工作的协调性与流畅性，提高信息的完整性、真实性与有效性，确保信息安全可用。

三、结语

虽然信息技术在人事档案信息管理中的应用在一定程度上实现了信息管理的无纸化、数字化，但目前这种无纸化程度还较低，信息安全保密性也较低，需要在今后的信息化建设中不断提升无纸化管理水平，提高信息系统的安全保密性，顺应信息时代的发展。

【参考文献】

[1]李翔.供电公司人事档案数字化管理系统分析与设计研究[D].华北电力大学，2014.

[2]林莎.基于信息时代的高校人事档案管理刍议[J].经营管理者，2010（13）：147+125.

第9篇：人事档案管理风险点范文

关键词：人事档案信息化；建设；发展

引言

人事档案的信息化建设，是信息时代的必然趋向，但是从目前我国人事档案信息化建设的总体情况来看，不得不说其中还存在一些弊端，传统人事制度和体制对信息化建设的制约，传统人事档案内容的不合理等等，这些问题的存在，都严重制约了人事档案信息化建设的脚步。本文以信息化建设为视角，对其在人事档案建设发展中的应用进行具体分析。

1 人事档案信息化建设优越性分析

在人事档案建设发展中引入信息化技术，并逐渐实现信息化的工作模式，其优势是非常显著，具体进行如下分析：

1.1 文档输入是人事档案工作的主要内容，在这个部分进行信息化建设，不仅降低了传统工作模式工作强度，操作方便，解放了人们的双手，可以有更多的事件去做其他的工作，因此从整体上大幅提升了人事档案工作的效率和质量。另外，由于人事档案工作是一个动态化的过程，工作人员需要随时将变动的人事信息记录和更正过来，保障每个时期人事信息的完整性与正确性。这样一来，工作人员的工作就会相对繁琐，并一直处于紧张的状态中。信息化工作模式构建之后，档案管理人员就能够从繁重的模式化的工作状态中解脱出来，信息化模块会自动更新人事信息，并保障人事信息的全面与准确。

1.2 信息化的人事档案管理，在人事信息搜索上速度更快，更便捷。领导进行员工培训计划拟定、绩效管理等都可以快速而准确的查找到依据。从大量研究中发现，传统的人事信息档案工作，以纸质档案为主，档案数量庞大，整理、分类与管理、储藏都费时费力，工作效率十分低下，很比较容易出错。另外，人们在调取档案信息的时候，会消耗比较长的时间，快速而全面了解一个员工的档案是一件很难的事。但是信息化档案工作模式，在信息查找功能上十分完善，员工的所有信息都可以通过信息检索完成，动一动鼠标就可以轻松查找到想要的信息，这位相关人事计划制定以及管理工作的开展提供了非常有利的支持。

1.3 除了以上优势，信息化人事档案信息管理模式，还具有提醒功能，会及时提醒领导以及相关管理者一些员工退养、退休等事项，一般来说，在一个单位中，员工数量比较多，领导公务繁重，不可能每项工作事宜都记忆得细致入微，但是信息化档案信息管理，会自动提醒这些事项，这种备忘的功能非常人性化，大大减轻了人们的工作压力，也保障了各种工作有条不紊的进行。

2 人事档案管理信息化建设现状

人事档案工作信息化建O优势显著，目前其主要的形式基本有以下四种：

2.1 利用offic中的word与excel软件进行的档案信息管理以及目录打印、系统分析等。offic的功能十分强大、齐全，操作简单便捷，能够满足档案管理的基本要求。但是相对来说，其缺点也是十分明显的，比如人事档案信息录入虽然简单，但是检索内容过于单一化，数据处理功能不完善，工作效率相对低下，数据安全性也不高。

2.2 单机人事档案管理系统。此系统包括人员基本情况信息数据库、档案目录数据库以及植物变动数据库等。能够对档案基本信息以及查询进行管理，会自动记录档案节约、转递以及归档等记录。该系统功能分为两类：一类是档案业务、人事信息采集以及查询输出、统计分析融为一体。第二类通过计算机对人事档案目录进行管理，实现目录管理的统一与规范。单机档案管理是目前单位人事信息化管理中主要形式。

2.3 部门局域网系统。此类系统就是在本单位档案部门建立局域网平台，并借助计算机与数据管理，实现对人事档案目录信息的网络化管理。此系统包括信息管理、档案管理以及档案变动等几个部分。局域网应用十分便捷，能够达到良好的管理效果。比如，在该系统采用条形码技术，能够进行档案盘点，并保证人事档案目录信息的管理统一化与动态监控。

2.4 人事档案信息化在人事部门的应用，实现了人事基本信息的共享，同时也能够自动实现档案信息管理的接收、移交以及借阅、传递等基本业务。另外，在获取相关部门授权的基本前提下，人事部门可以快速实现对人事档案信息的查阅。此系统的特点包括以下几点：一是人事档案基本信息与人事信息能够保持一致，这大幅提高了档案管理的质量和效率；二是人事档案管理成为了人事信息管理的一部分，这使得人事档案归档更加容易，操作也更加便捷，这全面推动了人事工作效率。

3 人事档案信息化建设存在的问题

虽然人事档案信息化建设的优势显著，并且在我国已经初具规模，但是从科学化、规范化的角度来看，其建设水平还有待提高，财力、物力以及使用效果之间的差距比较明显。就其原因，总结为以下几点：

3.1 人事档案信息化建设缺乏统一领导和总体规划

从现阶段人事档案信息化建设的情况来看，一些单位领导并没有明确信息化建设的重要性，没有将档案信息化建设上升到战略高度，人事档案信息化管理的重视程度并不高，导致人事档案信息化管理缺乏领导支持，在落实上也更加困难，经费与政策投入都明显不足，这样一来，人事档案信息化建设就无法得到彻底落实。

3.2 一些软件在功能设置上存在缺陷

一些单位虽然落实了档案信息化管理，并且也非常积极的开展建设工作，但是却忽略相关软件的建设与完善，功能设计过于随意，存在很多隐性缺点。软件售后服务不完善，后续开发与升级不够及时，缺乏良好的数据迁移功能，进而导致软件寿命缩短，如此一来，人力、财力、物力都消耗严重，进而影响了人事档案管理信息化建设的步伐。

3.3 标准化、规范化水平低

由于人事档案信息化建设尚无相关标准与规范，人事档案数据库建设问题多多，诸如数据著录、数据格式、元数据标准、数据库质量等等都存在一定问题，影响了数据库的查全率和查准率。此外，一些人事部门的人事、考核、职称评审、薪酬管理、人事档案管理等科室都有各自的软件，彼此互不兼容，数据库通用性差，数据难以交换和共享，无法体现信息化技术的优越性。

4 人事档案信息化建设发展的工作思路

4.1 以融入单位的总体规划作为指导原则

人事档案信息化建设不仅是本部门业务发展的要求，也是单位相关部门之间实现办公自动化的要求。人事档案信息管理系统的开发和服务平台的建设不能闭门造车，只有主动融入单位层面的信息化建设，才有利于部门内部、部门之间的数据共享与传递，才有利于局网络内人事信息的综合利用。同理，单位应充分认识到人事档案信息化在单位信息化建设中的地位和作用，将其纳入单位信息化建设的总体规划之中。在人事档案信息管理系统开发之时，单位应考虑该系统与单位办公自动化系统的对接问题。惟其如此，方可避免重复建设，从而节约大量人力、物力和财力。

4.2 以人事档案信息资源建设作为基础工作和核心任务

人事档案信息化建设有很多工作要做，建设过程中会面临种种困难，会受多种隐形因素的制约。在此情况下，我们既不可急于求成，亦不可无所作为，而应当统筹规划，突出重点，以点带面，逐步推进。具体措施是：将人事档案信息资源作为人事档案信息化建设的基础和核心，从而带动人事档案信息化建设整体提升。目前，我国各地办公自动化系统正在建设之中，在此背景下，人事档案信息资源建设应分三步走。首先是建立人事信息数据库和人事档案目录数据库，以满足快速检索的需要。同时要注意收集电子档案材料，为数字档案数据库积累资源。第二步是将使用频率高的档案信息（干部履历表、学历学位材料、职称申报表、干部任免表等）数字化，以提高档案的利用率。第三步是在办公自动化系统投入使用后，开展人事档案信息的接收、存储和提供利用的一体化建设，全面实施人事档案信息化建设。

4.3 以建立和健全人事档案信息安全保障体系作为决键环节

所谓先进的技术手段，是指信息化系统开发过程中必须采用数据加密技术、访问控制技术、资格认证技术等技术，以确保档案信息传输和存储的安全性。同时，在防范恶意侵入方面要严把软件设计质量关，通过先进的软件技术和可靠的软件性能将各类风险降到最低程度。要在技术上使人事档案部门的局域网与外网真正实行物理隔离。

所谓科学的规章制度，是指在人事档案信息化建设中不能照搬传统手工管理阶段的制度，需要建立一套科学、规范、完善的规章制度来保证整个实施过程的安全。同时，还必须在人事档案管理系统中建立严格的用户管理机制，并合理分配用户管理权限。

所谓严格的管理措施，是指在信息化建设的每个环节加强安全管理，行安全责任制。在操作管理层面，必须及时有效地对数据予以备份和维护。此外，要加强对人事档案管理工作人员的宣传和教育，使其在意识上对人事档案系统数据的保密性和安全性引起足够重视，从源头上杜绝安全隐患。

4.4 以建立一支高素质的档案管理人才队伍作为人才保障

人才建设是人事档案信息化建设的成功之本。人事档案人才队伍建设，一靠培养，二靠引进。传统的单一的知识结构已不能满足人事档案信息化建设的需要，因此，应积极支持现有档案管理人员参加必要的信息技术培训，切实提高其现代化管理、信息技术和信息服务方面的素质和能力。要引进急需的信息技术和信息化应用的专业人才，以其系统的专业知识为人事档案管理软件的研发提供技术保障，有效改变档案管理人员在信息化管理中的薄弱环节。

结束语

本文首先明确了档案信息化管理建设的优势，并提出了目前建设中存在的相关问题，并有针对性的提出了完善对策，通过本文的分析，希望能够为我国档案信息化建设发展有所助力。

参考文献

[1]瞿晓菁.刍议企业档案信息化建设的有效途径[J].中国管理信息化，2012（22）.

[2]刘隆佳.档案信息化管理建设[J].机械管理开发，2012（05）.