档案资料安全管理精选(九篇)

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第1篇：档案资料安全管理范文

第一，档案网络信息部门要建立一个安全的网络环境。维护档案信息安全的网络部门环境是十分重要的，要对该部门网络信息的查询始端和终端以及移动端设备进行仔细的检查，并做好保护工作。第二，建立起安全可靠的档案信息传输通道。档案信息在传送的过程中很容易被窃取，因此我们加强档案资料信息传输过程的保密措施，以防不法分子窃取档案信息，从而造成不必要的损失。第三，要严格限制用户的访问权限。用户在申请访问权限时，档案管理部门要验证用户的身份信息，保证用户只能访问授权的内容，不能访问受限制的内容。第四，完善密码和密码设备的协调机制。所有用户密码以及密码设备都应当进行统一的管理，并且要把每个用户的密码与密码设备对应起来，确保准确。第五，创造综合管理档案信息的工作环境。这个要求就是将全部用户的档案信息集中到一起进行管理。这样不仅方便管理档案信息，还能保护档案信息，防止档案资料损坏或者是丢失。

2档案网络信息保障体系建设的内容

档案网络信息保障体系建设的主要内容有物理安全、网络安全、系统安全、应用安全、用户安全和安全管理六个方面。物理安全是预先对需要加密的档案信息进行分类，依据档案资料的保密程度进行分等级的加密，将加密好的档案资料储存到没有电磁影响的档案室中，对存储档案资料的设备要安装监控系统，并设专人进行实时的监控，一旦发现安全隐患及时上报。此外，由于电子设备对电磁比较敏感，所以，要特别注意电子设备所在档案室的检查和维护。物理安全保障体系是比较常见的一种保障方法，应用的范围较广，可以保障档案资料储存的安全。网络安全主要是对电子设备进行加密，无论是档案资料的存储设备还是档案资料的传输设备都需要进行加密，要为每一个设备终端和服务器安装密码机，并不定时的修改密码。在选取存储设备和加密设备时，要选择具有行业信誉的品牌，或者是上级管理机构规定的品牌，不可选择质量较差的设备。此外，相关管理部门要科学的规划和分配档案管理机构的网络地址，最好与普通网络用户相区别开。系统安全是对存储档案资料的电子设备的操作系统进行保护，操作系统对于电子设备来说是非常重要的，操作系统的好坏不仅直接影响着电子设备运行速度的快慢，还影响着操作人员学习的难易。人性化的操作系统不仅可以减小操作人员学习的时间和劳动强度，还可以提高工作效率。对于加密程度较高的档案资料信息，先进的系统是可以进行实时监控的，并对档案信息资料储存和传递过程中出现的问题进行反馈，由此可见，系统安全对于档案资料信息化建设的重要性，所以，在选择电子设备的操作系统时要格外注意，最好选择比较先进的系统，对于有特殊要求的档案资料存储设备，可以依据自身的特点进行系统的开发。应用安全的建设主要是对档案的实际应用进行保护，由于档案资料的加密程度不同，所以对于加密文件和不加密文件可以分开管理。在进行档案加密程度分类时，要仔细认真，不要弄错档案资料的类别。要保障应用系统的安全，及时对档案资料进行备份，防止因特殊情况造成档案资料的丢失。此外，要确定档案资料的浏览权限，对于保密级别较高或严格保密的资料要加强保护的力度，保障档案信息的安全。用户安全是为了保护用户信息安全而建立的，用户是档案资料信息化建设的服务对象，保障用户的网络安全是十分必要的。用户在选择杀毒软件时，要选择适当的杀毒防御系统，最好是可以实时更新补丁和修复系统漏洞的杀毒系统，当有病毒攻击时，可以保护用户的电子设备和档案信息的安全。此外，用户最好不要随意改变已经设立好的网络地址，特别是经过档案管理机构网络验证的网址，在进入应用系统前，一定要按照系统的提示进行验证，保障档案网络系统客户端的安全。安全管理是在监控档案信息安全的基础上，建立一个完善的档案网络信息安全保障系统。完善安全管理应当做到以下几个方面：首先要建立规范的管理规章制度，现阶段我国的档案管理制度还不是很完善，有些政策无法落实到位，无法规范档案管理者的行为，因此，要加大规章制度建设的力度，对于网络系统的安全管理可以通过建立保障系统运作制度、用户认证制度、安全操作制度、程序规范制度等具体的制度来实现；其次要设立一个健全的组织机构，设置一个专门的工作人员实时掌控档案网络信息安全工作，具体的部门要由专业能力的工作人员进行管理，各个部门的工作人员要及时进行工作交流；最后要设立一个完善的安全保障体系，在档案管理系统出现故障或者档案信息安全受到威胁的时候，有能力和方法来处理各种突况。此外，还可以增设一些安全配套设施，保障安全管理工作的顺利进行。

3档案网络信息保障体系建设的具体方法

第2篇：档案资料安全管理范文

Abstract： Because the technology is more complex， the number of participation units is more， and there is a large number of engineering and technical documents， so there are a large number of file data in the construction of water conservancy projects. Thereby， it is important to increase the safety awareness of records management in water conservancy construction and strengthen its security management. In order to achieve the file security management of water conservancy projects， the units should strengthen leadership， perfect the system， establish security awareness， do well the training and publicity and education work for file manager， implement the responsibility system for file security， clear responsibility， develop safety emergency plan， and ready to respond to the emergencies may occur， and also should strengthen the safety management of records storage， in particular， to strengthen information security management， and eliminate security risks from all aspects of reproduction， transmission and use process to resolutely put an end to all kinds of file security incidents.

关键词： 水利工程档案；安全管理

Key words： hydraulic engineering files；security management

中图分类号：TU714 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）14-0169-02

0 引言

档案安全管理，是对档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，使其处于安全状态。在水利工程建设中由于技术较复杂，参建单位较多，交叉往来的工程技术文件数量庞大，产生了大量的档案资料，因此提高水利工程建设中档案管理的安全意识，加强水利工程档案的安全管理，具有重要意义。

1 加强领导，健全制度

加强组织领导，为做好档案工作提供坚强保证，强化措施，充分认识档案工作在的重要地位和作用，切实加强对档案工作的领导，档案管理工作离不开领导的重视和支持，把档案管理工作为一项重要内容来抓，把推动档案事业发展作为重要职责，加大对档案工作的支持力度，为档案事业的发展创造更为良好的条件，提供更为有力的保障。进一步加强和规范档案管理，促进档案管理水平上一新的台阶，对档案管理人员及相关人员提出档案安全管理要求，牢固树立安全管理意识，认真抓好档案工作的落实。

1.1 加强档案管理人员培训，做好宣传教育 水利工程建设中的档案管理客观上对档案管理人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案管理工作人员，专业知识和技能应该更全面。不仅要懂文书档案，还要懂工程技术档案，对收集到的档案进行分类整理。因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，应对档案管理人员进行培训、使档案的标准化、规范化有—个切实的保障，另外还要做好档案安全管理的宣传教育工作，不断增强档案安全管理意识。

1.2 实行档案安全责任制，责任到人 认真贯彻落实《档案法》及档案管理规章制度，将档案安全工作列入议事日程和工作计划，确保档案安全管理工作责任的落实，及时的对水利工程建设中的档案进行收集、整理、归档工作，严格审批制度，对于借阅的档案进行登记。制定档案管理安全责任制，明确责任，明确各部门分管档案工作的责任人，把档案安全管理纳入绩效考核指标，档案资料归档和安全管理一并进行考核。

1.3 制定安全应急处置预案，加强应对措施 建立健全档案安全应急处置预案。根据实际情况，制定档案安全应急处置预案并加以不断完善，随时应对可能出现的各种突发性事件。

2 加强档案库房的安全管理

档案库房确定明确责任人，负责库房安全工作，严格按照国家档案局的《档案库房技术管理暂行规定》要求，坚持贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染及照明管理和档案保管状况方面工作。库房布局合理，档案排列有序，柜子的排列避免阳光直射，并保持通风良好，加强档案库房的技术管理，达到档案存储要求的温湿度，即：温度控制在14℃-24℃，相对湿度45%-60%，配备温湿度自动记录仪器，掌握档案室内温湿度变化情况，对档案室定期进行清洁，使档案室清洁卫生，配备消防器材，严禁存放易燃、易爆物品。定期进行档案库房进行安全检查，做好检查记录，要不断改善档案的保管条件，配备必要的保护设备和现代化管理设备，防止档案的损坏，发现问题或存在的安全隐患应即使向领导汇报并采取相应的处理措施。

3 加强电子档案的安全管理

随着社会信息化建设的快速发展，电子档案越来越多，电子文件以纸质文件无法比拟的高容量、高利用率加速了信息的高效率流动，充分体现出信息利用的价值。但在现阶段电子文件也有其技术上所不可避免的缺点，即其安全性如何来保障，文档的安全成为信息安全的最核心内容，因此要特别注重加强电子档案的安全管理，确保电子档案的安全性和保密性，做好电子文档的复制、传输和使用工作，确保档案不丢失、不遗漏，在电子文档安全防护领域，利用电子文档加密技术对文档进行管理，加强计算机系统及操作系统的安全管理，及时对电子档案使用的软件进行升级，在加强档案实体安全的同时，要确保档案信息内容的安全，自觉做好档案安全保密工作，消除安全隐患，杜绝各类危害档案安全事故发生。

安全保管好档案是档案部门重要的责任，决不能有丝毫麻痹。确保档案资料的安全是档案部门的重要职责。水利工程档案全面具体的记录了工程建设的全部过程，不仅为工程建成后日常运行管理提供有效依据，还为以后的水利施工建设积累了宝贵的参考资料，是重要的史料资源，因此要做好水利工程建设中的档案安全管理工作，确保每一份档案的安全，坚决杜绝泄密事件的发生。切实做好水利工程档案的安全保管工作，使水利工程档案更好的为水利建设服务。

参考文献：

[1]宋延玲.浅谈水利工程档案的管理工作[J].中国西部科技，2011（06）.

第3篇：档案资料安全管理范文

关键词：档案管理 数字化 信息安全

对于档案管理工作来说，档案安全是根本，确保档案实体、档案信息的安全性是档案事业可持续发展的基础[1]。近年来，随着科学技术的迅猛发展和信息技术的广泛应用，工程企业出现了越来越多的电子档案，越来越多的纸质档案也逐渐转变为数字信息存储于计算机中，一方面，档案数字化、信息化是顺应时代的要求；另一方面，档案的数字化、信息化引发的安全问题日益突出，同时传统的档案管理模式自身固有的漏洞和安全隐患，在一定程度上直接威胁到实体档案的安全。基于这一严峻问题，本文提出建立和完善工程档案安全体系显得十分重要。

1 工程档案安全管理工作中存在的问题

1.1 实体档案安全管理工作中存在的问题

毋庸讳言，长期以来，由于工程企业中部分员工档案安全意识淡薄，归档手续不完备，工作人员对档案查阅利用监管不力，防范措施不到位等多种原因已经造成工程声像档案收集缺位、蓝图时有丢失、档案人为损毁等事故，实体档案安全方面存在的各种隐患不容忽视。

①档案类型收集重此薄彼，对档案实体安全构成严重影响。近年来，在工程企业中，普遍存在档案门类归档不全，以及厚此薄彼的现象。

一方面，机关文书档案、会计档案，专业室设计图纸（底图、蓝图）的归档工作受到归档部门的重视注重，对于声像档案、设备档案、照片档案的收集整理归档等遭到不同程度的忽视。在多数情况下，这部分档案都留在经办人员的手中，随着经办人员的变动而无人收管，要么不知去向，要么处于零散状态，进而在一定程度上造成档案严重流失[2]。

另一方面，档案内容归档不完整，缺乏成套性和系统性。

②归档手续不完备，档案原始追溯性得不到保障。长期以来，由于工程企业缺乏归档范围确认制和归档范围备案审批制的档案收集工作运行机制，导致很多归档部门归档手续不完备，以参字号图纸资料归档为例，很多时候归档人员从现场带回的档案资料，拿到档案室归档时，既没有归档移交清单也没有档案交接文据，这种情况在传统的档案管理模式中时有出现，导致档案原始追溯性得不到保障，同时，也给档案管理人员的工作带来很大的不便。

③利用机制不健全，实体档案安全受到严重威胁。由于工程企业中部分员工档案安全意识不强，加上档案工作人员有时疏忽大意，监管不力，造成档案信息损毁、丢失事件时有发生。例如，蓝图被设计人员带到现场后，忘记带回公司，造成遗失；有的档案借出好几年都不见归还，虽然部分企业档案管理部门每三个月就会下发一次催还通知，但经常有借阅人常年出差在外，所以催还通知对他们也起不到约束作用，进而在一定程度上使得档案实体脱离了监督与管理，进一步造成档案在归还时出现破损，但是，没有得到及时的修复。

1.2 电子档案安全管理工作中存在的问题

电子档案与纸质档案具有截然不同的性质，一方面，电子档案的信息与载体彼此分离，其内容存储的位置不固定，往往可以从一个载体转移到另一个载体上，但是内容没有发生任何变化，并且可以通过网络传输电子档案，共享能力比较强大，进而增加了安全隐患。另一方面，电子文件从形成到利用，各个环节都有发生信息更改、丢失的可能性，直接威胁着档案信息的安全。

①电子档案传输过程的信息安全问题。以笔者所在公司为例，目前，电子档案传输的形式主要有两种：

一种是利用磁盘、光盘、磁带等存储介质进行传输，传输前电子图档管理人员先根据利用者的需求，将电子档案复制到存储介质上，由利用者将其送达到目的地（例如：设计人员将刻好的光盘送到现场给业主）。

另一种方式是利用计算机网络技术进行传输（例如，设计图纸电子版存档就是采用局域网传输），与纸质档案相比，网络传输具有一定的优越性，地理、人力等因素对于档案传输不再有任何限制，其传输速度也令纸质档案难以企及。但问题是，技术本身就是一把双刃剑，通过网络传输档案资料时，数据信息容易被他人窃取，对于不宜公开的档案来说，通过网络进行传输时需要给予高度关注[3]。

②电子档案整理、归档过程的信息安全问题。从2000年至今的十二年间，笔者所在公司电子图归档一直使用《电子图档管理系统》。不可否认，在十年前，这套电子图档系统曾经为公司档案信息化建设进程做出了巨大的贡献，但是，在图档软件日新月异、更新换代迅速的今天，这套系统无疑已经不再适用公司档案信息化发展的步伐，甚至成了阻碍。

电子文件对设备及软件运行环境有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过修改、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题。在公司图档管理工作中，我们经常会发现档案管理部门使用的字型文件与设计人员所使用的字型文件存在差异，验收时就会出现图形显示正常，文字显示却发生错位、变形，甚至出现乱码、空白[4]。

③电子档案保管和利用过程的信息安全问题。由于档案经费投入有限，部分工程企业档案室防磁柜等设备一直都没有得到有效的解决。存储在磁盘、光盘等介质上的电子档案都只是存放在普通的档案柜中，柜、架及库房温湿度均未达到有关标准的要求，也达不到避光、防尘、防变形的要求。但问题是，电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响，不达标的保管条件，很可能导致存储介质失效。

电子档案在给我们的工作带来便利的同时，也存在着一个突出的问题，就是信息的安全性时刻受到威胁。虽然大部分工程企业档案机构建立了专门的电子档案管理制度，包括借阅审批制度、多套备份制度等，但电子档案借阅出去后，缺乏后续的安全监控手段，很可能造成信息泄露，电子信息被复制和更改现象出现，存在安全隐患。

2 建立档案安全体系的措施

2.1 加强档案安全宣传教育，提高全员档案安全意识

在档案管理过程中，通过对档案安全加大宣传教育的力度，帮助档案管理人员树立档案安全意识，尤其是档案安全事关全局、公司，甚至党和国家的根本利益。在日常工作中，充分意识到档案安全是档案工作的生命线，同时也是档案工作者义不容辞的责任。

2.2 积极争取领导重视支持，建立健全档案安全制度

在开展档案工作的过程中，档案安全是重点，需要积极争取领导的重视和支持，在企业安全管理发展规划中，将建设档案安全体系工作纳入其中，同时明确各部门的职责，并与问责制建立联系，做到奖惩分明，进而在一定程度上形成上下贯通的档案安全工作体系[5]。进一步建立和完善，并全面贯彻落实企业节假日安全值班、安全消防管理等各项安全制度，形成用制度规范、按制度办事、靠制度约束的档案安全管理机制[6]。

2.3 强化档案收集整理，加速纸质档案的数字化进程

收集是档案工作的第一要务，要确保档案的安全完整，就必须做好收集整理工作。《中国石油天然气集团公司档案管理手册》前言规定“归档范围确认制与备案审批制，既是对实践经验的总结，也是收集工作的创新发展，为文件材料的归档齐全提供了制度保证。”这就要求，一方面，各归档部门应根据本部门的实际情况，制定出一个按组织机构或人员职能分工的、全面而又有明确针对性的归档范围，并切实执行这种归档范围，以确保文件资料的齐全完整，整理规范。另一方面，档案部门要做到严格监督和检查归档部门提供的档案资料是否齐全、完整，要提高档案材料的收准率和收全率，避免某一门类的档案材料短缺。

近年来，随着科学技术的进步和档案信息化建设进程的不断深入，以信息化带动各项业务工作，促进管理水平和服务能力的提升，更好地为工程企业设计人员利用档案提供服务，已成为档案部门可持续发展的新目标。这就要求我们必须加速纸质档案的数字化进程，例如：将传统的纸质档案目录转变为机读的电子档案目录、将纸质版的荣誉获奖证书、审批表、贡献人员长名单等进行扫描等。

2.4 规范档案利用机制，强化档案安全管理程序

档案管理工作有其独特专业特点和不可替代性，同时它又是一项具管理性、服务性、政治性、科学性和文化性为一体的一项重要工作，对档案资料进行保管和利用，进而在一定程度上确保档案信息的安全性，对于档案管理部门来说，这是其最基本的任务。

对档案资料利用机制进行规范，制定并认真落实涵盖整个利用过程的档案管理规定、档案查/借阅管理制度、档案室目标责任制、首问负责制及保密、库房管理规定等一整套管理制度。做好档案资料的保管、保密工作，对工程档案进行规范化管理，明确分工，完善考核标准，切实加强利用过程的档案安全管理，严抓借阅审批制度，离退休、借调人员离开公司前必须将所借档案归还完毕才能办理相关手续。切实加强档案整理调阅过程监控，认真做好档案出入库核查登记工作；配备档案安全保管库架，防磁柜等，加强电子档案和重要珍贵档案的保管力度。

2.5 加强信息化过程管理，确保档案信息安全保密

在新的历史时期，对于工程企业档案部门来说，档案信息化建设是一项基础性业务工作，同时也是档案工作向现代化迈进的必由之路[7]。因此，对档案加强信息化管理，这是建设档案安全体系的一项重要内容。我们要全面贯彻并严格执行国家档案局、集团公司有关“非公开的档案信息一律不得上外网，认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保信息化过程中的档案信息安全保密。

总之，工程档案安全体系建设是一项长期而艰巨的任务，随着信息化进程的不断深入，影响档案安全的因素会越来越复杂。目前各工程企业档案安全管理工作中虽然还存在很多问题，但我们相信，在各级领导的大力支持下，经过档案工作者不懈努力，工程档案的寿命一定能够最大限度地延长，进而在一定程度上确保了工程档案实体与电子档案信息的安全性，为工程档案的长期安全保管和快速有效提供利用做出应有的贡献。

参考文献：

[1]杨冬权.国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话.

[2]白擒虎.建立健全档案安全体系的重要性[A].

[3]时连旗.浅谈电子档案信息安全管理[J].经营管理，2011，33（2）：37-38.

[4]蒋亚玲.工程设计电子文件的归档与管理[Z].河北：中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司档案室，2011.

[5]王洁.档案安全保护 责任重于泰山[J].科技风，2011（9）：272.

[6]丁海斌.论信息化时代电子文档的信息安全[J].辽宁大学学报，2003（3）.

[7]周玲.试论档案的现代化管理[J].公共管理，2011（9）：124.

第4篇：档案资料安全管理范文

1 测绘档案作用

“测绘档案”是在大地测量和地图绘制活动中形成并归档的科学技术文件材料。按照使用性质不同，测绘档案一般分为基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。新时期国家对地质资源开发与利用进行布局，号召各地区建立信息化档案管理平台，实现数据资料与处理的一体化，解决传统数据资源利用存在的不足。

2 虚拟库房系统研发技术

2.1 虚拟库房

“虚拟库房”是建立于计算机网络及通信平台的“数据仓库”，利用通信网络及数据设备实现处理，在不同时间、区域、状态下，对原始数据进行24h收录与处理，提高了档案资料管理与控制效率，为测绘资料虚拟化操作提供技术支撑。为了更好地开发档案资料价值，利用虚拟库房管理系统具有多功能特点，满足了不同类型地质资料的开发需求。

2.2 技术要点

2.2.1 数据技术

虚拟库房管理是结合互联网技术构建的新平台，为向内部机关提供专项服务模式，确保信息系统及信息处理达到预定目标。档案管理系统的最外层网络是最易受到攻击，因此应该对网络进行保护，不仅要保护计算机的网络系统，而且网络链路与节点也必须加强防护。在虚拟技术引导下，档案资料收集可从变换、编码、增强、描述等方面体现出来，为图像模型控制提供技术化平台。

2.2.2 安全技术

近年来，国内测绘业快速发展，对档案资料收集项目提出更高要求，必须严格控制收集风险。虚拟在档案资料收集系统中，与安全管理系统交互并协助控制管理档案资料收集。利用信息技术作为转型机制，从多个角度实现档案管理一体化建设，解决传统收集模式存在的不足。例如，虚拟库房要通过信息的确认进入系统，实时监测发出的数据是否具有安全隐患和泄露风险。

2.2.3 定位技?g

虚拟库房管理是测绘信息化发展趋势，利用互联网平台构建新型测绘模式，提高社会公共事件处理效率。“信息化”是档案管理科技转型趋势，利用信息技术构建现代化收集系统，从档案资料收集、分析、处理、调控等方面展开研究，进一步落实档案资料资源开发方案，实现档案管理操作数字化。基于高科技平台指导下，档案资料档案管理方向更加精细化，从优质测绘角度进行综合转型，为收集信号传输与控制提供技术指导。

3 测绘档案虚拟库房系统功能布局

3.1 案卷管理子系统

结合虚拟库房管理系统中对收集项目的要求，需从总体规划、平面布局、管线布置、绿化布局等方面，提出用地准则档案资料建设的具体对策，为测绘区档案资料开发项目施工提供借鉴性指导。主要功能：①案卷的管理。包括案卷的新增、审查、修改、删除功能。②文件的管理。包括文件的建立、修改、删除、文件内容的录入、案卷与文件的绑定等功能。

3.2 编目整理子系统

档案资料收集是档案资料测绘中急需解决的，采用数据安全防护是抵制数据风险的有效方式。信息技术可以对档案资料区综合收集，掌握区域测绘布局情况，对档案资料资源开发与利用给予指导，减小人工开发档案资料的操作难度。主要功能：①编目导入。按照一定的格式将其他编目导入到系统中的功能。②编目管理功能。具有类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、生成排列序号和备考表，重排序、打印输出等功能。

3.3 检索查询子系统

设定信息检索与查询平台，可以对档案资料区域进行全方位定位处理，提高资源开发与技术利用模式，促进区资源利用与建设的高效率发展。主要功能：①检索查询功能。具有系统内置检索项（题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等）和用户自定义检索项进行检索功能。②查询结果管理功能。系统对查询结果提供多种格式显示、排序、转存、屏幕抓图、打印等功能。

3.4 借阅管理子系统

借阅与查询平台是虚拟库房主要构成部分，向用户提供可操控模型平台，无需实物操作前提下完成图像设计。档案资料收集采用的虚拟模型具有精确化特性，避免正式操作中产生错误，提高测绘图像的处理质量。主要功能包括：①台账管理功能。系统包括本地/网上借阅登记、归还、续借等功能。②报警功能。当借阅到期时，系统提供自动提醒功能。

第5篇：档案资料安全管理范文

血站业务档案的管理，是做到血液可追溯性的有力保障，也是在血液官司诉讼中，维护血站利益的有效证据，因此，与献血者档案有关的业务档案管理，是血站档案管理的重点工作，应不断加以完善。

1献血者的档案管理是血液质量安全的保障

血液工作性质和血站工作流程环环相扣的特点决定了血站在血液质量安全方面不容出现任何问题。献血者档案作为血站整个大质量系统中的最起始阶段，是关系血液全面质量管理成败的基础环节。

11献血信息的真实记录血站是一个对法制性要求较高的单位，随着人们法律知识不断充实和自我保护意识的增强，以及医疗纠纷和法律诉讼中举证倒置的实施，献血者档案必将成为分辨涉血各方责任的依据之一。献血者档案中各项纪录的原始真实、完备可查作为一个历史的记载与见证具有长期甚至永久性的保存价值。

12兑现献血优惠政策时的依据根据《献血法》对献血者奖励的有关规定，我市中心血站制定了如下返还政策：本人自献血之日起，5年内3倍量免费用血，5年后等量用血；直系亲属自献血之日起，三个月后等量免费用血。用血时以献血证、身份证及献血档案等信息为凭据。

2献血者档案材料归档范围

无偿献血的整个流程，以我市血站为例，包括外采科、成分科、检验科、储、发血科5个相关业务科室。应归档的献血者档案材料包括：无偿献血健康征询表（包括献血者姓名、地点、工作单位等基本情况）、采血记录、检验记录、成分制备记录、出入库记录、用血记录、各环节质控等。

3献血者档案的安全管理措施

31数据信息形成的安全管理血液数据的正确采集是保障献血者档案安全的前提。血站档案信息具有环环相扣、分散处理、信息共享的特点，这就要求血站工作人员必须首先要在本部门形成的档案资料上签字，以示负责，并保证各个环节可追溯，确保数据来源的准确。

32数据信息录入查询的安全管理加强对信息录入人员的计算机操作技能培训，使其熟练信息数据的录入；利用条形码读出速度快、准确可靠的特点，用条形码技术进行管理；实行“谁操作、谁录入、谁负责”的工作原则；由计算机网络系统专职管理人员设定各部门用户终端的使用权限，并实行用户密码管理，各部门用户终端不得越权登录、修改或查询，以确保数据录入和查询的准确、安全。

33档案保存的安全管理①做好纸质档案管理。把好收集关，抓好整理立卷和及时归档工作。原则上由档案形成部门负责收集、整理、立卷，并由立卷人在每卷档案后签字，以便日后的责任追溯。然后按照单位的规定，按时移交档案室，进行统一管理。②做好电子档案管理。每名献血者从进入血站献血的第一个环节开始，都赋予一个献血条码，之后的所有信息都由终端机录入，时时存入总服务器。为保障电子档案的安全，计算机网络管理人员按照《质量手册》的相关要求，每周将服务器中存放的数据拷贝到其他电脑里，每月对拷贝出的数据进行光盘刻录备份，以防计算机病毒侵袭及系统故障时造成数据丢失。③做好档案资料的保密管理。对一些记录有个人隐私的文档或含保密信息的资料要进行特别管理，纸类档案要专职负责，责任到人，计算机文档要进行加密处理。

第6篇：档案资料安全管理范文

1 自来水总公司档案管理的现状

广东潮州自来水总公司主要经营供水业务，是一家典型的国有中型企业，承担着为市区居民供给自来水的重要任务，为潮州经济的跨越式发展提供了供水保障。自1971年以来，潮州市自来水总公司已经下属设有三家自来水厂，全市日供水能力由原来的29万吨增加到44万吨，有效地解决夏季用水高峰期市区供水紧张的问题，不过由于业务量巨大，要求自来水总公司能对自己的业务有效地管理，因此自来水总公司的档案资料管理工作必须做到周全，以方便管理人员随时核查所记录的公司业务。公司档案立卷的主要内容一般包括：第一，上级机关颁发的相应的法规命令、指示决定、决议通知、任免计划、统计年报表、预决算方案以及其它规章制度等；第二，公司给上级部门的请示报告、工作计划和对下级部门的批复；第三，公司同相应单位的业务来往信件、协议合同等；第四，公司党政会议的实时记录、纪要、决定以及相应的规章制度；第五，公司制定的计划方案、统计报表、预决算记录以及工作总结；第六，公司各种专业会议的记录、文件、会议总结纪要以及相应的与会材料；第七，其它具有信息价值的公司材料。当前随着自来水总公司文书档案管理信息化建设的加快，公司档案信息逐步实现数字化和网络化，引入了计算机检索，工作效率大幅度提升。

2 自来水总公司档案管理存在的问题

2.1 档案资料信息不全面

档案资料必须做到严谨、规范和准确，然而许多基层部门并不重视档案资料的搜集和整理，提供的档案资料以图方便为原则，业务记录填写准确度低，原始文书档案的数据有很多缺失，档案资料信息很不全面。

2.2 档案管理信息化程度低且缺少统一管理

自来水总公司业务范围大，完整的档案信息能记录下公司负责的地下管网信息、设备信息、用户信息，为公司业务的顺利展开提供准确的信息参考，所以档案管理必须提高效率和服务水平。然而公司的档案管理信息化水平相对较低，很多档案管理仍然依靠传统的纸质档案和手工管理，档案收集整理、档案保管编研以及档案的统计利用过程出现步骤繁琐、人工失误率高等效率低下等问题，而且许多宝贵的公司工程设计图纸等由于保管条件有限而逐步老化遗失。这些问题都必须通过提高档案管理信息化水平来解决。另外，公司下属的分公司之间的档案缺乏统一管理，许多档案资料只集中于行政部门，工程文件主要在施工部门，这些部门之间档案信息的共享处于闭塞状态，公司需要对档案信息进行统一集中管理，形成生产、运行、收费以及用户服务一体的专业系统。

3 加强自来水总公司档案管理的创新策略

3.1 重视自来水总公司档案管理

自来水总公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制，管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障，软件的保障主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障，硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代，配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代，引入先进的档案载体，如档案盒、光盘档案、优质纸等。

3.2 提高档案管理信息化水平

信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。自来水总公司档案管理系统要引入先进的信息化管理系统，设计思路先进、管理功能齐全、管理性能稳定、管理界面友好、管理操作方便，实现档案资料的数字化和网络化，从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。如自来水总公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案，其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对，公司对该设备的运行情况就有全面的了解。

3.3 提高档案管理的使用效率

随着城市供水规模的不断扩大，自来水总公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考，例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料，这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考，从而节约设计工期，提高工效，从而提高了档案管理的使用效率。

第7篇：档案资料安全管理范文

关键词：地铁工程档案 信息化 管理

随着信息技术的发展，信息技术在现代社会发展中作用越来越突出，已经成为衡量社会发展的重要标志。信息化发展要求地铁实现网络化管理，地铁工程档案管理的信息化是适应地铁信息化发展而建立起来的，是地铁网络化管理的必然选择。建立地铁工程档案信息化管理，不仅能够减少对人力物力资源的浪费，也能够提高工作效率。

1.地铁工程档案信息化的概述

地铁工程档案贯穿与整个地铁施工过程，从项目开始到项目结束，在这中间产生的各种有价值的、应该实现归档的、具有保存意义的文件资料。在地铁工程中，资料的归档的范围很广泛，包括项目的规划报建、项目招标、土地建设施工、各种机电的安装和维修、轨道的安装及工程设备的安装、设备的购买、对工程的验收，工程监理等。工程档案管理在工程验收和工程维修方面发挥着重要作用，是工程日后进行查阅的重要资料凭证。工程档案管理有利于加强工程质量控制、追究质量责任，并且在工程的维修、扩建方面有重要的引导和参考价值，对整个工程的建设和完善都发挥着重要作用。工程档案管理信息化是通过计算机完成的，使档案信息具有再次参考的价值。工程档案管理信息化将档案资料由纸质形式变为微机软件的形式，这一过程的实现，主要是对档案资料进行进一步的搜集，对资料进行一定的筛选并进行不同程度的加工而完成的。工程档案管理信息化的建立能够提高工程的质量和效率，档案信息化的建立和完善也可以加快档案资料数字化和网络化的进程，使档案信息的接收、档案信息的传递和存储融为一体，使档案信息资源的共享成为可能；传统档案信息处理的手工模式，使得整个档案的编写花费时间过长，在最后的检索阶段也不能实现快捷性，这在一定程度上影响了信息的时效性。工程档案管理信息化，通过计算机方便快捷的完成对档案的加工处理及检索利用，提高了工程档案信息的时效性；工程档案管理实现现代化后，可以实现对其文本的多次复制，方便其他部门的使用，同时信息化还有利于提高经济效益，档案管理实行信息化后，能够有效提高档案信息处理加工的经济效率，原因在于信息的充分利用能够有效的节约经费。

2.加强地铁工程档案信息化管理的策略

2.1丰富档案信息资源，加强地铁工程档案管理

在建立地铁工程档案管理的过程中，要首先明确工程档案管理的工作流程，充分利用信息资源，因为档案信息资源建设的好坏直接影响档案信息化管理的水平，是档案信息化管理的重要内容。一是要实现电子文件的准确、可靠，电子文件要与纸质文献同时进行，并严格按照纸质档案数据进行建档。在确保电子文件可靠性的同时，还要加强地铁工程档案电子文件的监督指导，只有确保电子文件在制定过程的准确性、在文件鉴定和文件归档过程中的完整性，才能保证文件的真实性、资料信息的有效性，才能真正为地铁工程建设提供可靠依据。地铁工程管理部门有利的领导也是加强工程档案建设的重要措施，为了确保电子文件在资源上的可靠和准确性，可以建立档案管理网络，使整个工程的建设连成一个整体，使地铁施工各部门进一步了解电子文件，并实现对于电子文件的重视。二是实现电子文档归档，电子文件应当同纸质文档同时归档，同时，电子文件还应该加入到档案数据库和本机数据库中，使工作人员在查阅的过程中，更加便捷，节约时间提高效率，充分发挥电子文件的优越性。三是要想充分发挥信息的积极作用，努力实现档案数据库的建设，同时还要加强件数据库的建立，将数据进行有效整合，为档案的信息管理带来便利，并进一步提高储存的安全性。为了更加方便电子数据的查找，还要积极建立和完善档案目录数据库，使计算机档案目录与档案资料一起进行归档。地铁工程建设复杂，涉及到城市、线网、交通、消防、安全等各个方面，档案范围广阔、数据繁多，因此可以在地铁工程信息化过程中要建立档案目录中心，为档案的数字化做准备。四是为了充分实现档案的信息化，应该制定地铁工程档案管理手册和录入、修订、考核、管理等工作流程，使信息化建设建设有“依”管理有“据”，保证信息资源的充分利用。五是加强档案信息化基础设施的建立，只有建立了完善的档案信息化基础设施才能有效的实现档案信息化，同时，实现档案目录数据也需要稳定的基础设施系统做后盾。建立稳定、可靠的局域网，配备扫描机、打印机等，完善计算机设备，保证网络中的每台计算机都能够快速、便捷的查询文献资料，提高档案利用率。规范的档案管理系统软件，能够更加方便的实现地铁电子档案资料的查阅和浏览，因此，可以通过电子档案信息基础设施的建立来进一步实现信息资源的利用。

2.2健全信息管理制度，加强地铁工程档案管理

传统的档案管理制度主要是适应于纸质档案管理，要想进一步跟上信息化的步伐，完善地铁工程档案，就要建立新的地铁工程档案管理制度。为了确保工程档案资料的有效、准确性，就要对工程过程中产生的各种工程文件资料进行及时的记录、整理。建立各种管理措施，使文件的接受、采集、保管等环节得到进一步的完善，使电子档案在移交的过程中能够得到完整的保护，使资料在过程中得到充分利用。还要建立操作技术管理制度，使操作技术规范化，档案信息化处理要建立在规范、统一的标准之上。网络化的建立都要以一个标准为前提，只有按照标准进行构建才有可能实现操作的规范化，地铁档案信息化的建立也要有一个实行标准，只有这样才能保证地铁工程档案建立的可靠性、有效性。要想实现档案管理的科学化、规范化，可以建立统一的档案管理制度，为信息的输入和输出、工程项目的进一步管理、规范做好基础。要想实现电子档案的安全，就要加强档案安全管理，完善档案安全管理体系。进一步监督电子文件归档工作，实现文件资料的真实性；为了确保档案数据库的安全，还要努力实现计算机档案管理系统的管理，为档案数据安全提供有利的环境；为了实现地铁档案数据库的安全，可以加强对地铁内部局域网的管理，同时还要严格控制外网，对两者实行严格的分离。在实现设施安全管理的同时，档案信息化安全还要提高工作人员信息安全意识，同时防止人为的信息外露。为了实现人员的安全管理，在档案的管理中要严格遵守法律规范，执行《档案法》的有关规定，切实做好安全保密工作。

2.3提升档案人员素质，加强地铁工程档案管理

地铁工程档案管理实现信息化，这就需要打破以前传统的管理方式，在管理中加强信息技术要求，不管是档案信息的搜集、接收、整理还是归档，都需要工作人员具有较高的计算机技术。要想实现高水平的档案信息化，档案人员应该充分实现档案知识与计算机技术的结合，实现两者的优化组合，充分体现档案信息化的优势。在档案信息化的管理中，管理人员应该具备网络安全保护技术，保护网络安全，防止档案信息外泄，同时防止外界恶意的黑客攻击，从而实现档案信息的安全。工程档案信息化还需要培养档案网络服务、数据库分析和软件开发等方面的人才，实现档案在管理、检索中的信息化。要想改变传统的档案管理方式，还需要加强建设工程档案信息化管理培训，为档案信息化培养高素质人才，不仅实现对现有员工的培养，还可以从外引进档案信息化管理方面的人才，优化管理人员的知识结构，实现人员内部的互相学习，进一步提高管理水平。地铁工程档案管理部门还要加强对地铁公司一些专业部门的培训力度，实现一些二级单位档案管理人员的信息化培训，使他们增强档案管理理论和技能以及地铁工程建设的相关知识，同时也要加强计算机技术的培养，进一步实现地铁工程档案知识与计算机知识的融合。同时还要实现档案管理人员理论与实践相结合，经常带领他们到地铁施工现场，进行一些实践知识的讲解，帮助他们理解档案管理中的一些理论知识，使其在工程档案检查中具有独立判断的能力，真正履行其职责，实现档案信息化的有效管理。在提高知识能力的同时，还要加强档案人员的工作责任感，增强档案信息的保密性，在信息的搜集、整理过程中认真负责，实现档案信息的完整、有效。在培养、引进人才的同时，还要经常进行经验的交流，实现经验互补，弥补自身知识的不足，共同探讨工作规律，实现信息化管理的不断创新。

3.总结

在我国城市建设在急速发展，城市规模也在不断扩大，地铁成为城市化建设的重要标志，地铁工程档案管理是保证地铁质量，进行日后地铁修改、整顿的重要依据。随着信息化的发展，地铁工程档案管理也在不断与时俱进，档案管理信息化已经成为档案管理的主要发展趋势，它不仅具有节省人力、物力资源的优势，也能够实现档案查阅的快速、便捷，更有利于档案信息的储存，加强地铁档案信息化建设，提高电子文件的归档质量，实现档案的信息化管理，是信息时代档案现代化管理的需要。

参考文献：

[1]邓代先.工程档案信息化之路[J].科技档案，2008（1）：18220.

[2]杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社，2003.

第8篇：档案资料安全管理范文

在以往的传统环境下开展高校档案管理工作主要是以人工为主，自动化水平较低来开展档案管理工作的，在高校档案管理工作开展过程中，由于其管理人员素质、环境等多方面的因素影响，造成了网络环境下高校档案管理工作效率非常低，因此，在档案工作开展过程中，正确的认识档案工作存在的不足，并且充分的重视档案管理工作对于高校发展建设的重要性认识，进一步提高当前网络环境下高校的档案管理工作开展效率。

1 网络环境条件下高校档案工作开展提出了更高的要求

随着我国科学技术的发展和进步，信息技术逐渐在各行各业得到了广泛的发展和利用，这些信息技术的发展和应用，使得档案管理工作和档案信息资源发生了很大的变化，其管理工作的开展和服务工作的开展都发生了很大的差异。

第一，档案信息资源的数字化。在网络环境条件下，现代信息技术不断的渗透到高校档案信息资源的管理工作开展过程中，现代信息技术使得高校档案信息资源内容也发生了很大的分离，形成了以数字编码形式存在的网络环境中，可以被用户广泛的利用。那么信息化技术的实施，实现了资源的网络共享，用户可以随时随地获取想要的信息资源，同时对于纸质保存可能丢失信息资源的情况也进行了很大程度的转变，使得信息资源和电子信息档案完全解决了这样的问题，提高了资源的利用效率和保存效率。

第二，档案工作开展的自动化和智能化，高校通过建立相应的信息网络平台，使得电子文件在完成其相应的建设工作后，就可以通过网络进行传输，各个部门之间也可以实现资源的共享，同时在档案资料整理完成后，可以在第一时间及时的传给档案管理部门，档案管理部门也可以对档案资料进行及时的保存，提高了档案工作效率，便于将其进行分类整理和归档，并且能够及时的将有关的数据和信息进行，供人们使用。

第三，档案资料实现从保存到利用的转变。网络环境是一个公开的环境，能够促进外部交流的深入，高校档案网络传输的开设，一方面能够保证本校的师生及时的获取有关的档案信息，同时各个高校之间也可以进行档案资料数据的共享，使得人们能够通过上网进行资料查询，从而获取自己所需要的资料，提供了资料使用的受益面，同时在当前的网络环境下，有关技术人员也进行了不断的技术更新和创新发展，对其各类数据库也不断的完善。

2 网络环境下高校档案工作优化途径探析

第一，档案资料的信息化基础建设和发展。高校档案工作在开展过程中，必须要加强对高校档案部门的设备投入，在管理工作开展过程中，高校一定要充分的重视和认识到高校档案工作开展过程中必须要加大经费的投入，利用先进的计算机软件和硬件设备系统，提高硬件系统的建设和发展水平。那么档案资源的信息化是促进档案管理工作顺利开展的重要基础，在档案管理工作开展过程中，一方面要重视传统的一些纸质的档案资料的管理工作开展，同时也需要重视对电子资源的保存，通过将电子文件直接转化形成电子档案，从而整合各类档案信息资源，根据我校的实际情况设置分类，方便及时的获取有用的资料和信息数据。

第二，搭建完善的数据库，数据库是高校资源综合的一个重要组成部分，数据库的构建和网络技术的融合，能够对高校档案的各类资源和数据信息等进行分类整理，形成一个完善的数据库系统，然后做好各类工作的开展和实施，通过网络系统，能够实现对数据库数据的及时更新，满足人们的广泛需求。

第三，不断开发和完善信息检索系统。以往的高校信息检索系统是不完善的，检索系统内所收藏的各类资源和数据信息和实际的资料存在较大的差异，那么在高校检索过程中，要不断的完善检索系统信息，对其检索系统进行合理的推算和编制，在检索过程中，需要进行及时的用户定制检索，提供多种类型的检索途径，然后帮助用户能够应用简单的检索信息进行准确的检索，用最简单的方式获取最有效的检索内容，提高检索效率。在检索过程中，需要对其检索系统内所收藏的各类资源和数据信息和实际的资料存在的差异及时的进行更新和弥补，使得两者能够保持一致。

第四，网络环境下提高档案信息的安全性。网络技术的发展给当前高校的发展带来很大的促进作用，但是与此同时，网络的不安全因素也给高校档案管理工作的开展带来很大的安全管理隐患，在高校档案管理工作开展过程中，我们需要正确的认识到网络环境下可能引发的管理问题和管理漏洞，及时对管理工作的开展给予必要的支持和鼓励，充分的发挥网络环境下高校档案管理工作开展的优势，能够提高其防护监督技术，避免造成档案管理工作的漏洞。

在工作过程中，需要制定严格的法律法规，结合高校的发展情况，制定有关的安全管理制度，并且形成一套严格的监督措施来保障高校档案管理工作的顺利开展，可以通过安装一些杀毒软件、数据系统加密技术处理等网络技术来提高网络环境下高校档案工作的安全性能，在登陆系统的过程中，采用实名制的身份认证方式，这样也能够有效的避免造成信息资源被侵害。

第五，不断创新服务方式，互联网技术是一项新型的发展技术，在服务工作开展过程中，需要及时了解用户的需求和满意度，将自己的意见及时的反馈给高校档案部门，进一步促进高校档案工作的顺利开展，针对其存在的问题及时的进行更新和服务方式创新，探索新的服务质量，创造网络环境下的高效率的档案工作。

第9篇：档案资料安全管理范文

摘要：档案信息化的蓬勃发展为档案管理工作中的保密工作带来全新课题。本文作者结合自身的工作和学习体会，对档案信息化条件的保密工作做了几点有益的探讨。

关键词：档案信息化；保密工作；防范措施；管理制度

纵观当代档案管理工作的发展进程，档案管理工作在电子计算机技术、网络技术等的推动下，在短短的半个世纪中，经历了蓬勃发展的四个阶段：最初的手工作业---档案管理自动化---档案管理现代化---档案信息化。特别是进入二十一世纪后,国家在经济社会发展的同时，开始并加大了档案信息化建设的步伐，将逐步建立适应社会主义市场经济需要的科学的档案管理工作。档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。在很短的时间内，档案信息化所带来的提高利用率，节约成本、扩大档案的影响等益处便显现出来。但档案的信息化是一把“双刃剑”， 随着国际互联网和许多局域网的广泛应用，在方便大众的同时，档案的保密工作是每一位档案管理人员所面临的新的课题。那么如何在信息化条件下既要做好档案资料的保密工作，又能方便快捷的使用呢？本人就这一课题结合本职工作谈一点粗浅的体会。

一、大力加强档案保密工作的宣传力度

加强保密工作的宣传是能让档案使用者在使用档案的时候知晓档案法规，明确法律责任与违法行为界限等，要让每一位使用者懂得什么事情该做和什么事情不该做，通过对档案法制的深入学习与舆论宣传，强化保密意识，增强全员的保密法制观念，这样将大大减少失泄密的发生。

二、对档案管理人员的保密意识应常抓不懈

档案管理人员本身既是档案资料的保管员，又是保密员和监督员，特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多、知密深的特点，对档案的安全负有直接责任。所以，对档案管理人员保密意识的培养要要持之以恒，时刻警惕，常抓不懈，使其具备较高的职业素养，使其对保密工作形成一种条件反射，深深地印在其思想和行动中，要时刻防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。要时时刻刻把保守档案信息的安全和秘密作为自己神圣的职责和应尽的义务。

三、加强档案资料的软、硬件建设，在网上建设起一道坚固无形的“保密墙”

随着网络技术的飞速发展，档案信息资源共享、远程查询利用成为了现实。与此同时电子信息通过网上泄露而造成是米现象越来越多，如何保障电子档案不被病毒侵入或黑客攻击等已经成为一个十分重要的问题。

1.加强档案信息化工作的软、硬件建设

电子档案管理信息化建设所利用主机服务器、存储设备、系统软件和网络等都应具有很高的安全保证、安全管理及安全防范措施。传统的档案管理工作只需考虑加强档案资料存放场送的适宜条件，在档案信息化的时代，档案的存储和利用是计算机来完成的，而计算机系统是由许多部分组成，每个小的失误都会造成不可挽回的损失，如录入错误；密级不清、误删操作，人员软、硬件知识贫乏、硬件设备中的芯片和资料硬盘易被损坏，突然地断电、机房的建设不到位等等。

再者，计算机病毒、网络黑客的破坏行为会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备，从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。所以经常安装最新的防病毒和黑客软件，关注网上最新技术的发展，把这方面的损失降到最低。

2.所需采用的防范措施

在采取的防范措施中，有许多单位为节约成本和开支，降低建设标准和所采取的防范措施，从而为档案的安全性带来隐患。

一是采用备份技术。电子文件的备份工作可以从硬件级备份、软件级备份、人工级备份三个层次入手，这种多层次的综合应用才能达到理想的备份目的。

二是运用“防火墙”技术。当今的防火墙产品正朝着数据安全与用户认证、防止病毒与黑客侵入等方向发展。在电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制。

三网络入侵检测系统。在发现网络入侵行为时通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护。它的目的是通过对网络侵入者的检测，弥补防火墙等边界安全软件的不足，及时发现黑客攻击的迹象，避免病毒或黑客入侵内部网络系统。

四是网关病毒防御体系。当今病毒传播主要依赖于Internet网络进行广泛传播，因此我们需要将病毒防御体前移，建立网关病毒防御体系。对出入网络的数据信息进行查找杀毒，阻截来自Internet的文件病毒入侵网络内部，同时阻截来自Internet的黑客对应用服务器群的入侵和破坏；阻截来自Internet的病毒对终端操作系统的侵入；阻截病毒的互相传播，彻底将病毒阻隔在内部网络之外。

五是在存放电子档案场所加装监控系统。这样可有效的防止无关人员进入场所，也可监督档案管理人员日常的档案保管工作。

四、加强档案信息化中的管理制度

除制定档案保密制度、档案库房管理制度、机房管理制度、上机操作查阅档案制度等制度外，为了确保电子档案的安全性，我们还必须建立一套完整的电子档案管理规章制度来加强管理。我们不仅要对电子文件制作者的职责严格规范，还要对利用者的利用行为实施有效的监控，以此避免某些非法操作带来不必要的损失。