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1.1医院后勤管理机制问题:医院后勤部门是医院的附属部门,它受医院的统一调配,长期以来工作人员只要进了医院就是捧了铁饭碗,在思想上缺乏主人翁意识,服务上不讲成本核算,忽视经济效益,粗放式的管理思维难以突破,仍有上有政策、下有对策的隐性规则,使执行力大打折扣,不注重学习先进的管理理论,不注重在工作中总结分析,难以将事做精细。
1.2医院绩效考核方式问题:医院目前实行的绩效考核体系仍然沿用行政机关、事业单位工作人员年度考核制度,不分专业和层次,使用统一的考核标准,所考核的德、能、勤、绩内容也很笼统,难以科学、客观地反应被考核者的实际情况,没有真正调动起员工的积极性。
1.3人员素质与管理不适应的问题:后勤人员的来源基本是招工或其他部门转岗、转业而来,这些人员的突出特点是文化水平有限、缺乏相应的工作经验和操作技能。一部分工人即使具有一定的工作经验,但不注意知识的更新,面对进口设备和新的后勤设备显得毫无办法,全部依赖外部维保单位,而且对外部维保单位的工作质量也没有能力控制,不仅增加了医院运营成本,而且如果维保单位不尽责还会增加医院在运行过程中的隐患。
1.4医院后勤服务社会化的问题:医院的后勤服务社会化有医院自己搞和外包给供应商两种模式。①后勤服务社会化自己搞。即有的医院将后勤中的几项功能整合成一个服务中心,实行企业化管理,将其从医院剥离出去自负盈亏、自主经营,在后勤保障工作上与院方是服务提供商与消费者的平等主体关系。这种方法不但能有效地解决后勤部门繁多、医院机制不灵活的难题,而且自主经营可以使后勤的服务对象不局限于一家医院,便于提高劳动力资源的合理配置,有利于后勤工作效率、质量的提高。但由于人员大多是医院原来的员工,与院方不能形成真正的独立平等的交易主体关系,传统的管理模式仍然会影响社会化的进程,使得改革流于形式,不可能从根本上解决现有医院后勤机构人员繁杂的现状。②后勤服务外包给供应商。目前医院外包服务仅仅局限于环境保洁、餐饮、设备保养和维修、警卫等单项服务,业务渗透程度较低,难以提供全方面、专业化级别的后勤服务。由于医院服务供应商起步晚、发展慢,主体不够成熟,导致医院未能对于后勤服务实现更大的社会效益和经济效益。此外,由于医院后勤服务缺乏成熟的行业标准,没有完善科学的考核机制,使得供应商的水平参差不齐,降低了整体质量,也在一定程度上阻碍了行业的发展。同时由于供应商入市门槛比较低,造成供应商之间的恶性竞争,严重违背了服务社会化管理的初衷,不仅管不好,而且还要加大医院的管理成本。所以有些医院实施后勤社会化管理后感觉还不如自己管得好,则又恢复了自己管的模式。
1.5医院后勤人员的培训问题:由于医院的后勤管理是一个比较复杂的体系,需要专业人士来进行管理,但现在我国的大专院校与职业院校没有开设专门的医院后勤服务专业或相关专业,现有医院后勤管理人员都是其他专业人员转行而来,因此后勤管理人才缺乏也是一个亟待解决的战略问题。现有的人员已难以与岗位相匹配,医院目前也没有很好的长期培训机制来解决这一矛盾,只是通过短期培训颁发资格证书等方式取得一定的补充作用。一个真正技术好的后勤人员要培养成才需要好几年,医院也会因此付出很多培训成本,而由于医院的工资待遇并不高,造成人员流动量大,所以医院也没有培训的动力。
2医院后勤管理应对措施
2.1医院管理机制的转变(1)医院后勤管理必须实现根本性的改变,不仅是思想上的改变,更是管理制度上的改变。后勤管理还是要积极创导社会化管理模式,在市场竞争机制下,提高服务质量,降低服务成本,使医院能选择到最有利于医院需求的高标准的服务品牌,使现有的后勤管理充满活力和创造性。(2)规范医院后勤社会化不是单一工作,是一项政策性强、涉及面广、复杂的系统工程,既要放开搞活,更要加强监督和有效管理。此外,还应注意“整体规划、分步实施、逐步剥离和稳步推进”。重视试点作用,要在保证医院后勤服务质量和效率的条件下,探索出适合现代化医院后勤人员管理、资源优化和社会效益与经济效益相统一的改革模式。如同期医院将清洗外包后,将医院清洗临时工和机器也一并划给外包公司,运行下来则为医院节约了资金,所以清洗外包服务现在越来越成熟,服务质量也在不断提高。
2.2医院重视人员培训教育:现代化企业运行模式下,培训员工是提高职工素质,开发潜能的重要手段。医院后勤工作在实现社会化管理后,后勤部门的人员将会大大减少,但专业水平不能降低,因为他们担负着监督和管理外包单位的职责,医院可以有针对性地开展各种业务培训和文化培训,培养后勤人员的组织管理文化和专业技术水平。
2.3医院要创新用人机制:建立竞争择优的用人机制,坚持以公开、平等、竞争、择优为导向,广开选人渠道,敢于打破单位、行业、地区界限,增加透明度,选拔与岗位相匹配的优秀人才。要促进人员的合理流动,建立人员能进能出、职务能上能下、待遇能升能降、优秀人才能够脱颖而出、灵活的用人机制。要根据人才的特长、个性和意愿,把他们选用到最能发挥作用的岗位上,为各类人才发展提供和创造机遇。
2.4建立科学公平的绩效考核制度:科学公平的绩效考核制度能调动员工积极性,促进职工主动去又好又快地完成各项工作,让医院的运作充满活力和生机,创造最佳的社会效益和经济效益。公立医院要根据不同的工作态度、工作能力和工作业绩拉开分配档次,向关键岗位、优秀人才和一线员工倾斜。对于能力强、水平高、重实干的技术和管理骨干,要给予较高的分配标准,并制订严格的奖惩制度,鼓励员工多劳多得。
关键词:物资 监造 管理 措施
1.引言
质量是影响安全的关键因素。国网公司加强资产全寿命周期管理,推行“安全年”活动,物资管理作为其中重要一环,产品质量监督工作在物资管理环节显得尤为重要。物流服务中心在做好合同签订及履约工作的同时,十分重视产品质量监督工作,为提高入网产品质量,满足电网建设、运营及发展提供了优质的物资保障。
2.物资监造工作现状
目前物流服务中心物资监造工作的现状是,按照总部要求,认真贯彻落实有关文件精神,全面开展产品物资监造工作。建立了质量监督组织机构,制定了管理制度及管理办法,成立了专门的质量监督部,制定了物资监造工作流程,基本规范了监造管理工作。监理公司选择主要是通过公开招标的方式选择了具备监造资质的监理公司开展设备监造,中心与监理公司签订了委托监造合同,每月制定监造计划,通过监造周报、月报收集上报信息,组织有关人员按时参加关键点见证、现场抽查,对发现的质量问题,处理闭环,监造费用及时支付。已逐步开始使用电子商务平台开展监造及相关信息的处理工作,物流中心物资监造专责负责维护电子商务平台信息。每月定期参加基建工程物资沟通协调会议,对存在的问题进行了协调解决,对生产厂家发生的质量问题提出了处理意见,对有不良行为的供应商采取了处理措施,加强了对设备全寿命周期的质量管控。2011年符合监造条件的设备全部进行了监造,有力的保证了电力公司产品供应质量。
3.物资监造管理工作存在的问题
针对质量监督工作目前的进展情况,物资监造作为质量监督的重要手段之一,尤其是重点设备的监造工作,通过一年来的监造工作实践,突显了物资监造管理工作中的一些问题,主要表现在:
3.1监造管控机制建设有待进一步深化充实
物资监造设备作为电网的重点和关键设备,在进入电网的关键环节,确保从源头保证电网设备质量,物资监造工作显得特别重要。
由于物资监造工作开展时间不长,工作经验不足,物资监造管理工作基本上处于边工作边总结的过程,没有形成成熟有效的管控机制,在实际的物资监造管理过程中,对于物资监造管理制度的落实不到位,管控深度不够,管控机制有待进一步完善。
3.2物资监造管理工作需要进一步规范
中心开展物资监造工作时间短,在物资监造管理工作过程上还需要加强规范。对于监理公司的选择方式、监理公司的技术实力、设备监造的范围、监造工作计划的确定及具体实施,都需要逐步完善和规范。对物资监造管理过程存在流程的可操作性不够清晰、不够具体、监理公司专业技术力量配置不均衡等问题,都需要我们在今后的工作中进一步规范物资监造管理工作。
3.3对监造单位的考核有待加强
在做好物资监造工作,确保监造设备生产过程的动态质量控制工作方面,目前,还没有一套完整的行之有效的考核机制及管理办法。管理考核机制的滞后,直接影响到物资监造设备工作任务完成质量。中心物资监造工作主要考核指标是同业对标考核,如果考核机制跟不上,对监理公司的监造业务考核制度不完善,就无法保证同业对标指标的完成。
3.4供应商管理有待加强
加强供应商管理,是确保产品质量的重要保证,在实际的监造工作中,出现大大小小的质量问题并不在少数,而真正反应到监造管理人员的问题较少,目前主要停留在与供应商的沟通协调方面,缺乏有力的管理办法。出现产品质量问题后,对供应商在招标环节和处罚方面力度不够,一般基本上采取事后处理的方式,产品质量的保证措施力度欠缺。
4.做好物资监造管理工作的措施
针对国网公司对于资产全寿命周期管理要求,强化责任落实,加强闭环管理,从源头保证电网建设质量,结合物资监造管理工作中存在的普遍和共性问题,对于如何做好物资监造管理工作,以适应新形势的物资监造管理要求,我认为应从以下几个方面来规范和加强物资监造管理工作。
4.1进一步深化物资质量管控机制建设
深化质量监督体系建设,健全组织体系,优化工作机制,完善工作标准,提高物资监造工作规范化、制度化、标准化水平。执行并完善物资监造技术标准,健全物流服务中心物资监造组织体系,逐步形成职能部门共同参与,物流服务中心组织实施,项目单位全力配合的组织体系,充分发挥监理公司的技术支撑作用,促进责任落实。
4.2规范物资监造管理工作
以物流服务中心为管理单位,配备足够的专职管理人员,负责物资监造工作的管理、组织和协调等。选择技术力量强、实力雄厚的设备监理公司,加强监理公司监造人员资格审查,提出监理工作重点,严格监造计划的编制实施,结合厂家排产进度制定监造实施细则。监理公司作为物资监造的具体实施技术支撑单位,明确相关职责,加强监造过程管理,提高对现场的管控力度,确保物资监造工作有序、有效开展,实现监造过程的“全程、实时”管控,提高物资监造成效。
4.3加强对监造单位的有效考核
监造管理单位制定针对监理公司物资监造工作的监督考核办法,加大考核力度,完善考核记录。对监理公司的物资监造工作开展情况实行动态监督考核,尤其加强重点设备和重点监造环节的监督考核力度,提升其在监造工作中发现问题和处理问题的能力,确保物资监造工作有效深入开展。
4.4加强供应商关系管理
继续加大对供应商产品质量监督的管控力度,引导供应商树立以质取胜理念。完善供应商质量责任追溯机制,认真做好供应商绩效评价和招标采购联动工作,对出现产品质量问题、履约不到位、不诚信及存在不良行为的供应商加大处罚力度并及时通报,规范供应商对质量问题的确认程序,对问题较多的供应商实行约谈和现场检查,加大责任追究和市场退出力度,形成对供应商质量保证的高压态势,全面降低质量风险。
5.结论
综上所述,物资监造管理工作要紧紧围绕国网公司“三集五大”和坚强智能电网建设的总要求,优化监造管理模式,深化全过程质量管控措施,加强产品全寿命周期质量监督,深入开展供应商产品质量监造,引导供应商提高产品质量。把物资监造工作关口前移,健全物资环节协同共管、闭环联动的物资监造管控机制,全方位、全过程把好物资质量监督关,推进物资监造管理工作迈上新台阶。
[关键词]供应商管理选择考核 管理流程
供应商管理就是对供应商的开发选择,使用和考核等综合性的管理工作的总称,是企业用来改善与供应商之间关系、实现与供应商建立和维持长久、紧密伙伴关系的一种管理机制,其中,开发选择是基础,使用是目的,考核是手段。对供应商进行管理的目的是要建立起一支稳定可靠、品质优秀的供应商队伍,为高校教学,管理更好地提供物资保障。对供应商进行更有效的管理,这既是高校物资供应管理工作的一个重要环节,也是完善高校物资供应流程的需要。
美国管理咨询公司科尔尼公司(A.T.Kearney)为供应商管理提供了一个基本的参照系。科尔尼公司认为,企业的供应商管理可从供应商选择、供应商关系、供应商谈判和供应商评估4个方面划分为3个阶段。
高校国资部门在供应商管理方面做了大量的工作,制订了一系列相应的规章制度,保证了教学科研的正常进行,但对照上表可以看出还有许多不足之处:
(1)在供应商关系处理方面,还不到位。目前高校国资部门与供应商的关系仅是一种基于合同性的利益关系,这是临时的或短期的合作关系,还没有形成互相信任的关系。如信息不共享,为了获得更好的供货价格,部分供应商在参加竞争的过程之中尽量隐瞒自己的信息,甚至出现生产商控制供应商调控价格的行为,这样就增加了采购过程之中的不确定性。
(2)在供应商考核方面,还是一个空白。由于我们自身管理水平,专业技术能力等方面的欠缺,对供应商的考核还停留在比较感性的认识上,考核制度没有建立,考核指标也没设定,这样就无法准确、客观地评价供应商的好坏,也很难对供应商提出明确要求和改进意见,导致在供应商管理方面缺了一个重要环节。
对供应商管理涉及方方面面,是一项系统工程,本文拟就供应商选择及考核二个方面作详细探讨,并在此基础上建立供应商管理新模式。
一、供应商选择
供应商选择是供应商管理的首要环节,我们必须建立完备的供应商筛选程序,使用统一的供应商选择标准。
首先,对不同类型的物资,由国资部门经市场调研后,提出5家左右潜在供应商名单。国资部门寻找潜在供应商要经过对市场的仔细分析,通过向供应商主动问询和介绍,专业媒体广告,互联网搜索等各种公开信息和公开的渠道得到供应商的联系方式和供应商的有关信息,包括注册地,注册资金,主要股东结构,生产场地,设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。通过分析这些信息,可以评估其供货能力、货源的稳定性,货源的可靠性等,从而初步判断其综合竞争能力。
其次,高校成立一个由国资部门、监察审计部门组成的供应商评选小组,可视具体情况邀请财务、技术、部分物管员一起参与,这种供应商选择的分权评选方法,不仅会带来专业的知识与经验,有助于采购行为在高校内部的沟通和协调,而且有利于廉洁自律,也是廉政建设的需要。
最后,评选小组对供应商初审并根据需要有选择进行实地考察后,从质量,价格、服务、其它四个方面对供应商进行打分,并计算出总分排序后决定取舍。其中:
质量:占50%权重,主要从三方面考虑:①质量水平,包括:是否通过质量保证体系,样品质量,对质量问题的处理承诺:②技术能力,包括产品设计能力,对技术问题的反应能力情况:③服务团队,包括:经营团队,员工素质。
价格:占20%权重,主要从其价格水平来考虑,包括优惠程度,消化涨价的能力,成本下降空间。
服务:占15%权重,主要指后援服务承诺,包括:零星订货保证,配套售后服务能力。
其他:占15%权重,主要包括以下承诺:交货的及时性,扩大供货的弹性,出样的及时性,增、减订货的反应能力等。
打分按照从不具备要求到完全符合要求且结果令人满意,可分为若干个分数段(0分~100分区间),根据各分项要素计算平均得分,如80分以上为合格供应商,60分以下为不合格供应商。核准为合格供应商的,始得采购。60分~80分之间的,继续改进,保留其未来候选资格。
二、供应商考核
供应商考核是供应商管理的重要内容,对供应商考核由高校国资部门负责,并视具体情况邀请使用部门代表、技术部门代表一起参与,主要对供应商供货质量,供货价格,供货情况,服务水平,柔性供应情况,诚信合作,货款支付等7个要素进行综台考量,并且赋予上述7个要素不同的权重,见表2:
在对供应商进行考核时,先对以上7个指标进行单项考核,并在此基础上,对供应商进行综合考核。综合考核就是对以上各个指标进行加权平均计算而得到的一个综台考评成绩。在各指标考评中,质量,价格两个指标采用定量考评方法。其公式为:质量分值=(100%-拒收百分比)×100,价格分值=(了解到的市场最低价格/实际支付价格)×100(如计算有小数点时,采用四舍五八方式进位至个位数),其余指标均采用定性考评方法。
考核结果根据不同的分值分为4个档次,并给予不同的奖惩,具体如下
从高校国资部门提供候选供应商、评选小组初审、实地考察,到签订供货合同、考核,仅仅是做好供应商管理工作的第一步。在这个过程中,过程后均应以项目小结、专家论证、兄弟单位或使用部门访谈的形式不断发现新问题,并通过问题的解决推动工作流程,制度的改进,尤其是在下一轮合同签订前,要对整个过程和结果进行回顾和总结,使供应商管理工作日益完善,走上良性发展的道路。
当然,新模式的实施还需要高校国资部门建立相应的新理念和新措施:
1 抛弃旧的单一的甲乙方理念,树立互为甲乙方的理念,增强双方的信任
信任是合作的根本,只有在彼此信任的基础上,合作伙伴关系才能长久地维持和巩固。相信对方,也是相信自己的选择,有了信任作保障,可以降低合作中的逆向选择和道德风险,合作伙伴就可以共同致力于如何改善供应各环节,更好的提高供货效率。
2 对供应商实施有效的激励措施
激励机制是保持双方长期关系、协调利益的有效措施,可以开发供应商的潜在能力,变消极为积极,从而保持供货的有效性和高效率,还可以造就良性的供应商竞争环境,还可以留住优秀的供应商。如对于考核优秀的供应商,可以建立合作伙伴关系,优先订货或加大订货量,还可请其一起监管低一级的供应商,从而激发优秀供应商的主人翁精神+高校也可以取得增值服务;对于考核良好的供应商,可以优先订货或维持原有订货量。
3 要加强供应商档案管理
(1)供应商档案要集中统一专人管理,并对营业执照、税务登记证、组织机构代码、特殊行业经营证以及其他相关证书进行动态管理,还应及时收集、补充、更换到期的档案材料,确保档案资料完整性。
(2)注重管理手段创新,建立供应商电子档案信息,并通过计算机管理手段对电子档案数据库数据的有效性进行实时跟踪,在接近有效期时通过数据库信息自动进行提示,内及时更换即将到期的资质信息资料,确保档案材料的及时有效性。
(3)每一个供应商档案应经严格的审核才能归档,高校国资部门的采购必须在已归档的供应商中进行。
[关键字] 政府采购 制度建设 供应商 诚信管理
一、政府采购供应商不诚信现象令人担忧
先看下面一组案例:例 1:某市公共资源交易管理委员会办公室联合市工商局查处了一起政府采购供货商偷换内存条案件。某IT公司给某市环境保护局政府采购电脑供货中,把符合标书要求的15台原厂生产的戴尔optiplex 330MT计算机的标注“ProMOS”内存条偷换成Kington”1024MB内存条,每台税后获利40元,合计违法所得600元。市工商局对其作出没收违法所得600元,并罚款79400元的处理。例 2:某多媒体公司对某市外国语学校政府采购的一批10套多媒体设备供货中,以假乱真以一批品牌使用拼音字母“HONGYE”的投影幕冒充“红叶”牌投影幕。这批品牌使用拼音字母“HONGYE”的投影幕看似符合标书上要求提供红叶公司生产的“红叶”牌投影幕的要求,其实不是红叶公司的“红叶”牌产品。后经红叶公司技术质检部人员鉴定,发现该批投影幕外壳规格、调制设备与该公司正规产品皆不同,且“HONGYE”牌投影幕的注册厂址在张家港市,而红叶公司厂址却在江苏,属假冒产品。例3 :某家电公司在参与某学校空调采购项目中提供虚假材料,谋取中标成交,采购中心发现后,取消了该家电公司第一候选成交人资格,投标保证金3000元不予退还。种种案例比比皆是,触目惊心。
看体育比赛时,看台上一个人站起来会导致大家都站起来,结果谁都看不清。政府采购活动也如此,某些供应商采取不正当手段谋取中标或成交,其他供应商为了得到同等的机会,也纷纷效仿,钻法律制度不完善、监督管理缺失的漏洞,结果所有的供应商都陷入了“囚徒”困境,进而影响整个政府采购市场的进一步发展。因此,加强对供应商的诚信监督与管理已成为亟待解决的问题。目前,供应商采用不诚信手段和表现形式五花八门,主要表现形式如下:
1. 提供伪造虚假材料,谋取中标
在投标环节提供伪造的材料有商务方面的,如业绩证明材料、财务报表等;也有技术方面的,如技术响应性资料、技术参数等,为了谋取中标,虚假承诺,几乎所有投标人的应答都是“响应”或“正偏离”,而在合同执行中却发现根本不是那么回事,指标相差很远。
2. 中标后恶意拒签或拖欠合同
中标供应商确定后,供需双方应按采购文件规定的时限和要求完成采购合同的签订,但有时这一过程却不能顺利实现,采购合同迟迟不能签订。其原因有:为谋取中标,在投标时恶意压低价格,中标后企图采取降低配置、以次充好等不正当手段弥补损失,其行为被采购单位拒绝,导致合同不能签订。或者由于市场行情发生变化、业务人员的水平限制或工作的失误等因素,使投标报价出现失误,造成不能履约的后果,导致合同不能签订。
3. 用假冒伪劣产品履约,获取非法利益
当供应商通过虚假投标谋取中标后,因质量和服务难以满足项目的实施标准和使用需求时,一方面在合同签订及执行阶段中,与采购人协商擅自更改中标产品的技术指标和档次,或在履约过程中以次充好,以假乱真,偷工减料,或在履约过程中采用不正常手段以敷衍、应付的方式违约。
二、政府采购供应商诚信体系建设意义深远
《政府采购法》规定了诚实信用是政府采购活动的基本原则,建立和完善政府采购诚信制度是政府采购制度建设的重要组成部分。
1. 诚信体系是政府采购市场健康发展的内在要求
市场经济是法制经济,也是诚实经济和信用经济,市场经济得以顺利运行离不开诚信。建立诚信约束机制是保证政府采购健康发展的需要。在政府采购市场化、法制化的进程中,要建立奖惩制度、考核制度、公示制度,通过正、反两种激励和惩治机制对不同诚信状况的供应商实施不同的监督措施,对守信供应商建立激励机制,对警示供应商建立预警机制,对失信供应商建立惩戒机制,对严重失信的供应商建立淘汰机制,为供应商营造一个公平竞争的采购环境。
2. 诚信体系是供应商自身发展的需要
无数成功供应商,无不惟诚信至上,才长盛不衰。技术创新是一个企业的核心硬竞争力,诚信是一个供应商核心软竞争力,供应商的兴衰与供应商是否诚信经营、诚信采购有着密切的关系。供应商要发展壮大自己,耍提高经济效益,做人做事诚实守信是非常关键的一个要素,任何一个政府采购供应商如果没有一个良好工作秩序和一支诚信素质优秀的队伍,要想取得成功是不可能的。在政府采购市场中,良好的诚信度对于一个供应商是非常宝贵的无形资产,能给其带来互相信任的经济关系、稳定的采购群体,是供应商长期稳定获利的坚实基础。
3. 诚信体系是政府采购监管部门的有利抓手
诚信体系建设是加强供应商监管工作的需要。诚信建设的监督主要靠宣传教育和引导规范经营,制约不诚信的违法经营行为,通过建立和完善供应商诚信制度管理体系,来约束政府采购市场主体,整治政府采购市场秩序,规范供应商经营行为,提高供应商在市场经营中的透明度,增加信任度,从而有力地促进供应商自身行为的自律。
三、政府采购供应商诚信体系建设手段要科学全面
诚实守信是一个道德范畴,是一种自律行为,但没有法律或制度的威慑,诚信就无法保障。供应商诚信体系建设要实施以下“一篮子”系统工程:
1. 完善政采法制体系
健全完善政府采购法律制度,是确保政府采购市场健康和谐的基础和保障。目前的法律法规体系不健全,对政府采购供应商不诚信行为的界定和监督处罚的规定不明确。《政府采购法》和相关“财政部令”虽然列举了供应商的诸多违规行为,并规定了相应的处罚措施。但是对实施处罚的主体未加以明确,包括由谁来认定供应商的违规行为,如何界定和判定这些行为是违规行为,又由谁来进行行政处罚等均没有明确的表述,导致工作在实践中无法操作。因此,要完善政府采购法实施条例或实施细则,对《政府采购法》中比较原则的制度规定进一步予以细化,增强可操作性。构建以《政府采购法》为核心,由政府采购法律、法规、规章共同组成的,多层次、相衔接、很完备的政府采购法律制度体系。
2. 明确相关部门职责,厘清各方责任
通过法律规定进一步厘清相关部门职责,建立起科学规范的诚信建设体系和管理执行机制。目前,对涉及供应商诚信建设及监督管理的诸多环节,包括政府采购领域的监管部门、执行部门以及作为对市场上出现的不正当竞争行为进行监管的工商部门、行业协会等组织如何就政府采购市场供应商的不诚信行为进行监管和执行的职责没有明确规定,造成部门职责不清,形成监管死角,一定程度上弱化了监管力度,客观上助长了供应商的不法行为。为此,要尽快通过法律形式,进一步厘清职责分工,加强协调配合,促进政府采购市场诚信体系的建立与完善。
3. 建立供应商科学考评体系
建立考核评价体系,完善失信责任追究制度。供应商只要参与政府采购活动,必定会发生诚信与非诚信的行为,因此,在明确供应商库的管理责任人,以及考核测评机构执行人的基础上,可借助现代信息化技术建立一套客观性和实用性强、便于操作的供应商考核评价体系。将供应商的诚信状况作为供应商库信息库的重要内容之一,对供应商的诚信信息及时录入供应商信息库。对诚信记录好的供应商,在评标工作中给予适当加分或在同等条件下享有优先权。对于失信的供应商予以警告,情节严重的由监管部门予以查证后作出行政处罚,追究其责任,以期达到有效的信用监管,甚至将其清退出政府采购市场,依法追究其责任。
4. 建立供应商资格准入制度
通过建立政府采购供应商诚信档案,及时记录供应商的不诚信行为,将供应商的一切虚假投标等行为全部纳入诚信体系管理,对供应商的遵纪守法、履行合同、采购人的满意度及投诉等诚信状况进行详细的登记备案,定期向社会公示,实行动态管理,逐步形成完整、准确、系统的供应商诚信档案。对供应商失信行为,要通过互联网向社会公开曝光,取消其政府采购市场准入资格,情节严重者,依法追究其违约的法律责任。
参考文献:
[1]马正红:《政府采购供应商的诚信建设》,载于《中国政府采购》,2004年第4期。
[2]吴沁潼:《履约后的政府采购监督工作值得重视》,载于《中国政府采购》,2004年第4期。
——公司名称
尊敬的各位领导、家人们:
过去的一年,在集团公司的正确领导下,在兄弟单位的大力支持下,认真贯彻落实集团的各项决策部署,团结带领广大员工,坚持“服务与质量高于一切”的经营理念,克服了因安全、环保大环境下造成的重工污染型行业整体价格上涨,且工期严重滞后的现实困难,较好地完成了集团下达的任务。现向各位领导和家人们述职如下,请予评议。
2018年是设备材料公司成立的第二年,也是年初制定的制度完善年,更是逆境成长,积累经验迈向成熟的一年。
面对集团内钢铁、焦化、矿山、房地产等众多客户,公司加大采购力度,努力提高订货率及到货率,力争与各兄弟单位紧密对接,确保生产需要。截止到2018年 12月31日,全年累计营业收入较去年增加943.63%,净利润较去年增加535.75%。
面对每月近万项的采购任务和集团内较多大型在建工程与安全、环保整改项目中所需种类繁多的大量物资、且时间紧、特别是重点、加急采购任务,公司及时抽调人员,组建工程技改物资专项采购小组,以满足众多工程项目所需。
为保证物资送达及时性及安全性,依据公司现行运营模式,结合市场部原有单据流转的工作职责,11月公司再次做出调整,制定了市场部跟单送货“分配到人,由始至终”的工作模式,以加快单据流转及时性及准确性,从而增加资金周转速度。
同时,为保证对外销售的有力进行,就要增强市场竞争力,到货及时率和物资性价比就成为外销前的第一准备主题,为此公司从采购合作模式上也因时制宜地作了调整,即实行战略合作采购和联营合作两种经营模式,既能减少采购成本又能兼顾物资销售。仓储部增加车辆,加大自提自送力度,在保证物资及时送达的前提下,能最大程度的起到练兵作用。
回顾过去,总结2018,我们还存在较多的不足;展望未来,规划2019,我们已做好准备,信心百倍的迎接挑战。
1、完善制度与流程,提升执行力
只有不断的完善公司制度与流程,提高员工的综合素质和执行力,才能更好的完成公司发展规划。19年将出具各部门考核及奖励机制,用以增强员工积极性和主观能动性。
2、抓住关键,提升效率,确保采购品质更上一层楼
过去的一年,我们供应的备件偶有质量问题发生,尤其是外修备件质量问题所占比例较大,事实说明,我们到货验收环节还存在不足。因此,技术室牵头、各职能部门配合,我们先后出台了针对物资质量的《物资验收管理规定》、《设备物资验收大纲》、《技术室抽检验收考核规定》,针对市场部销售、送货的《市场部销售工作流程》等制度规定。
未来一年,技术室将以实现“物资检验权威化”为目标,建立集电气测试、设备备件精密测量为一体的综合性实验室,以达到我方出具检测结果后,客户即可免检的最终质量保障目标。
3、加强服务细节,全面掌握需求
作为公司的负责人,不仅仅是公司的经营决策者,也是开拓创新路上的践行者。过去的一年,公司已经充分认识到服务的重要性和必要性,就是因为就是没有充分了解客户的具体需求,服务没有做到位,才造成我们所供应的物资有价格过高的现象。对客户的服务只有做好、做细,才能买到性价比高且符合客户实际需求的产品。未来的一年,公司将“服务”定位为第一销售要素,服务客户、服务供应商,以达到外联、外销的目标。
4、调整经营思路,促进效益最大化
2018年公司已经和瓦轴、施耐德、人民电气、众业达、宝光、哈飞、苏宁等大型企业展开了战略合作,19年公司将以战略合作为基础经营模式,联合供方开启采购、销售一体共赢的联合经营模式,从而进一步控制成本,扩大公司效益。
5、强化考核,严抓供应链管理
要保证经营目标及质量控制目标的顺利进行,就必须保持员工的压力感和积极性,以及适用的供应商管理模式。要将实力雄厚、有培养价值、能共同发展的供应商纳入合格供方体系,并及时剔除不适合的供应商。
为此,公司将重点执行供应商准入、评价、等级评定、考核等相关制度,配合新建立的物资等级规定,以加强供应商管理。同时,公司将建立整体考核与各部门分项考核制度,以及“以量定本的目标标准化、以量控质的目标定向化、以量行商的目标细则化”管理机制。让供应链管理有规可循、有法可依。
供应商等级评价与物资等级规定挂钩,结合招投标管理制度,制定招投标入围制度,以进一步加强所购物资的性价比。
6、加大招聘力度,建立人才储备机制
招聘方面,要动员一切可动员的力量,利用一切可利用的资源,把握机会满足公司人力需求,同时,建立人才储备机制,完善员工薪酬福利待遇,让真正有经验、有能力的人来体验我们“家文化”的魅力。
7、严明纪律,以身作则。
要自觉增强廉洁自律意识,切实加强自我教育、自我约束、自我管理,努力做到自重、自省、自警、自励。对公司所有人员严格要求,不忘初心、牢记使命,形成廉洁采购、公正采购的氛围,对于人为给企业信誉、经济造成损失的要严厉追究其责任。
2019年公司将以标准化物资与电气备件开始正式对外销售,预计销售额为2018年此类物资采购额的10%。为实现此目标,我们还应端正工作心态,提升沟通技巧,打造有凝聚力的团队。
我们与客户之间、与供应商之间还存在沟通不全面的现象。2019年要充分树立大局意识、到位服务意识,努力提升工作效率,本着“对供应商负责、让客户满意”的原则,打造一支团结、向上、凝心聚力的合作团队。努力把握市场的新形势、新要求,充分挖掘工作潜力,使采购工作更上一个新台阶。
关键词:政府采购;评审专家管理;问题;建议
中图分类号:F272.9 文献标识码:A 文章编号:1008-4428(2013)10-16 -02
随着政府采购制度改革的逐步深入,政府采购规模和对社会经济的影响力不断扩大,政府采购行为的规范越来越受到社会各界的重视。由于政府采购评审环节决定了采购的最终结果,评审专家在政府采购领域扮演着越来越重要的角色,评审专家问题越来越受到社会各方面的关注。财政部门针对专家问题出台了《政府采购评审专家管理办法》《关于进一步规范政府采购评审工作有关问题的通知》等制度办法,在规范专家评审活动、提高评审工作质量、加强廉政建设等方面起到了积极的作用。但由于评审专家的职业素养、专家的权利义务、专家库建设等方面仍然存在不同程度的问题,有些问题甚至影响了政府采购项目的评审质量,因此迫切需要采取有效措施加以完善,政府采购评审专家管理在此背景下提出。
一、政府采购评审专家管理、使用过程中存在的问题
2003年12月1日,财政部、监察部联合印发了《政府采购评审专家管理办法》(以下简称管理办法),该办法对评审专家资格管理、权利义务、使用和管理、违规处罚等方面做出了规定,并确定了“统一条件、分级管理、资源共享、随机选取、管用分离”的管理方法,对完善我国政府采购评审专家的管理,起到了积极的促进作用。但在评审专家的实际管理、使用过程中,还是遇到了一些客观存在的问题:
(一)评审专家库中专家不足
专家不足的现象主要体现在三个方面:一是专家库中专家总体数量较少。二是专家库中不同项目之间的专家数量冷热不均,如计算机、工程设备、建筑方面的专家较多,专业设备、服务类等采购项目的专家较少。三是随着政府采购范围的不断扩展,许多新纳入政府采购范围的项目基本未建专家库,导致评审专家在一年内连续三次参加评审工作的现象经常发生。
(二)评审专家组成结构不一
一些地方政府采购监管部门设立的专家库基本上都是技术性专家,评审时对一些基本的政府采购常识不知道,对采购文件的商务条款和资格要求理解不够,造成对供应商的投标或响应文件的资格性审查把握不住;有些采购机构抽取的评审专家虽然包含了经济、法律方面的专家,但在独立评审时,这些专家对采购文件中技术方面的内容还是无法把握;个别采购机构依然存在工作人员参加由本机构的政府采购项目评标的现象。
(三)评审专家水平参差不齐
在许多项目的评审过程中,不同的评审专家之间的专业水平相差很大,有的专家对评审项目的市场情况、价格变化非常了解,能对采购文件中的技术方案提出一些合理化的建议,有的专家则可能对评审的项目根本不了解,自评审开始,一言不发,经常按照采购人代表的意见进行评审,有一定的倾向性,或给各供应商的评价结果都非常接近,有滥竽充数之嫌,违背了公平、公正原则。
(四)评审专家的权力过大
我国目前实行的招投标采购体系是完全由第三方决定采购结果的制度,最大的问题是将采购结果的决定权完全交由不相关的第三方即评审专家来决定,而且其决定无须承担多少责任,即招标成功与否也与其无关。如果招标文件对技术评分要素没有作出详细的规定和要求,评审专家的自由裁量权过大,给评标专家主观打分的空间过大,这是造成专家权力过大的主要因素。
(五)对采购项目的了解不够
有些评审专家对采购项目的实施背景不做深入了解,存在凭经验评审的问题;对评审办法和具体评分标准不认真分析,对供应商的投标或响应文件不认真核对,存在凭印象评审的问题;根据自己了解或道听途说的消息,评审时不依据投标或响应文件中的内容,存在凭个人喜好评审的问题。
(六)不懂政府采购评审方法
不同的采购方式和评审方法,评审的程序和要求也不同。有的评审专家在采用招标方式时与投标人就投标报价进行讨价还价,在采用竞争性谈判方式时以一个供应商的报价去压别的供应商报价,在采用询价或单一来源方式采购时,只看供应商的报价,忽视其他方面的响应内容,在以最低评标价法评审时,却推荐非最低评标价的供应商为第一中标或成交候选人。
(七)评审过程中专家把关不严
发生的供应商质疑事件,经事后详细核查,有一部分是由于评审专家在评审过程中把关不严造成的:一是对实质性条款审核不严,造成不符合实质性要求的供应商成为了中标或成交候选人;二是综合评分时滥用自由裁量权,该给供应商分数的不给,不该给的乱给。
(八)对倾向性评审结果不在乎
一些供应商之间综合水平差距不大的项目,一个评审专家的倾向性评审意见可能就决定了最终的评审结果。一些评审专家在评审初期,就会表现出对某些供应商的特别偏爱,并直接对其他专家施加影响;还有些参加评审的采购人代表直接表示是领导的决定。
二、规范政府采购评审专家行为的对策
(一)扩充专家库的专家数量和专业范围
为使专家库有足够数量的专家供随机抽取,防止因人少易打探、贿赂评审专家的现象发生,并提高贿赂成本和难度,管理部门应加强专家库的管理。一是要从增量提质入手。管理部门应通过电视、报纸、网络等媒体招聘评审专家公告,公开招聘高素质的评审专家。还可通过各行业主管部门单位推荐本单位符合要求的人员报名加入专家库。在保证数量的同时,更要注重评审专家的素质。对于个别重要或行业特殊的招标项目可通过借用邻近市区的政府采购专家库,实现专家库资源共享。二是对专家库进行专业设置分类,提高评审专家的专业性。由于部分专家品目分类过粗,同一专业分类的评审专家对同一项目采购内容的了解程度不同,导致评审缺乏科学性和专业性,应对评审专家的专业设置进行分类,提高评审专家的专业性。
(二)监管部门应与采购机构紧密联系,对采购机构反映的有关评审专家的问题,应及时调查核实,对符合通报批评、不良记录或停止从事政府采购评审资格情形的,及时做出相应的处罚,并将处罚决定在全国政府采购指定媒体上通报。
(三)建立评审专家考核机制
评审专家考核实行日常考核和集中考核相结合的办法,并建立和完善评审专家考核管理办法。一是完善评审专家日常考核制度,实行动态管理。由政府采购机构和监督人员从业务能力、工作态度、职业道德几方面进行考核,考核不合格的取消评标专家的资格,从专家库中清除。对随机抽到而因特殊原因不能参加评标活动的专家,事后应说明情况。对一年内连续三次无故拒绝评标的专家,无正当理由的取消其专家资格。及时吸纳新的、符合资格条件的专家入库,淘汰知识老化、不了解市场变化的老专家,建立专家能进能出、定期更新的动态管理机制。
(四)讲求专家合理搭配,建立商务与技术相兼容的构成制度
目前,评审专家库大多按照采购项目的专业类别设立,库中的专家大多为相关行业的技术专家,在评审过程中有时对供应商的投标或响应文件中的商务、法律部分把握不住。为了保证对供应商进行公平、公正的评价,建议在评审专家库中单独设立经济、法律方面的专家,这类专家要求必须对《政府采购法》《合同法》等政府采购相关规定以及其他基础经济、法律知识有一定程度的研究,能够对评审现场中出现的商务、法律方面的问题做出权威的解释,避免因类似问题造成供应商不必要的质疑。在抽取评审专家时,需兼顾法律、经济方面的专家,建立法律、经济与技术专业相结合的评审专家小组,尽量避免评审过程中出现盲点,使评审结果更加公平、公正。
(五)加强评审现场监督,建立独审与合议相互补的评审制度
为了避免评审专家独立评审时出现的乱评、错评现象,应充分发挥出评审小组中每个专家的特长,取长补短,促进评审结果的公平、公正。在现场评审的资格性审查或符合性审查时,应允许评审专家对供应商的投标或响应文件中有关内容进行集体研究,特别是关系到供应商是否有资格进入详细评价的问题,应由专家集体讨论决定。在进行详细评价阶段,建议应由每个专家独立评审,不允许个别专家暗示或影响其他专家的评审。
(六)普及政府采购常识,建立专业与常识相结合的培训制度
鉴于目前评审专家大多为技术专家,不能完全符合政府采购评审要求的现状,监管部门应加大对评审专家的培训力度,不仅要让其了解与政府采购相关的法律、法规等基本知识,而且需针对不同的采购方式,强化政府采购专业知识的培训。同时,应根据已开展的政府采购项目,分不同的项目组织相关专家进行交流、培训,力争把评审专家培养成满足政府采购评审需要的复合性人才。
(七)逐步实行“网上评标”
使用“网上评标”可以使评审专家摆脱繁琐的数据核对工作,专心于对标书评审,提高评标效率,减少人为因素的影响,保证评标结果的准确性和公正性。此举不仅打破了专家的区域限制,节约了社会成本,也有利于防止商业贿赂。但由于各地的经济发展及电子政务、电子商务的水平不一致,“网上评标”还是一个循序渐进的过程。
三、结论
政府采购评审专家是保证政府采购工作公平、公正的一个关键因素,政府采购评审专家管理是保证评审专家依法履行职责,确保政府采购客观公正、真实可靠的重要环节,也是深化政府采购制度建设的一项重要内容。政府采购评审专家管理对政府采购评审专家从公开征集、日常抽取、动态监管、培训教育等管理方面进行了积极探索,以期能更好地服务于政府采购工作。
参考文献:
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[2]王卫星等.政府采购案例评析[M].中国财政经济出版社.
(二)成本控制范围局限
随着市场竞争的不断发展,部分物流输送设备制造企业意识到了成本控制的重要性,但主要体现在对生产加工环节的控制,导致企业成本控制的效果不明显,责任不清晰。生产环节虽然是产品成本费用发生的重要阶段,但物流输送设备制造企业的成本控制应从源头入手,抓好产品设计、工艺设计,一般而言,在设计阶段,产品成本的60%-80%已经确定。物流输送设备的成本支出贯穿于经营活动的每个环节,企业的成本控制必须覆盖产品的设计、采购、生产、安装调试、销售、售后等整个环节。
(三)成本控制方法落后
物流输送设备制造企业成本控制方法仍采用传统的成本核算方法,以确认和计量为主,缺乏成本计划、预算控制。很多企业通过分车间、班组核算成本,以事后控制为主,事后分析也往往凭借以往经验,成本控制效果有限。由于物流输送设备其产品个性化较强,一般都需要根据订单要求重新设计产品,有些甚至需要定制化研究开发,基本上每个物流工程项目都不会重复,因此产品技术资料和数据重复利用率低。多数企业基础资料比较差,缺乏产品标准BOM,财务部门很难进行产品成本事前控制,核算产品成本只能归集到工程项目,没有将整个工程按照单机机型切块细化核算,成本核算比较粗,这些成本控制方法不够科学,也未能真正发挥到成本控制作用。
(四)成本控制信息化水平薄弱
物流输送设备加工周期一般较长,工程量大,整个生产加工过程,各部门之间的协同配合要求比较高,需要大量的信息相互传递。随着ERP供应链管理系统的投入使用,物流输送设备制造企业的供应链管理水平得到一定提升,但在标准成本控制、工程安装管理以及在成本核算深入应用环节比较薄弱,还存在大量的人工线下操作,经常存在信息不对称,数据不符的情况。一方面是由于企业自身基础数据不准,另一方面信息化软件原有功能未能满足企业管理需求,导致企业成本控制难度大,效果差。
(五)成本控制考核制度不健全
企业成本考核制度对成本控制具有较大的促进作用,目前,我国物流输送设备制造企业的成本考核主要是对生产加工产品质量方面、采购价格方面、物流运输环节考核,对其他环节成本考核关注比较少。由于成本控制制度的缺乏,考核制度不健全,对于设计、工艺、安装、售后环节缺乏考核,导致成本考核存在责任不清晰,互相扯皮情况。
三、加强物流输送设备制造企业成本控制的措施
(一)增强成本控制意识
企业要增强成本控制意识,深刻认识到成本控制的重要性,引导全体员工树立成本控制观念,从而主动的进行成本管理和控制工作。物流输送设备制造企业要从企业自身实际情况出发,将成本控制与企业实际经营相结合,贯穿到企业经营活动的每个环节,并在此基础上建立相应的成本控制考核制度,将成本控制管理理念融入到企业发展和员工思想中,使成本控制观念深入人心,例如:通过开展各种降本增效金点子活动,挖掘企业降本空间,发挥广大员工的积极性,形成全员参与的良好氛围,并通过成本控制实现企业经营战略目标。
(二)完善成本控制体系
完善成本控制体系对于企业成本控制有着至关重要的作用,企业应建立事前计划、事中控制、事后分析的成本管理体系,制定产品的标准成本,加强成本计划与成本预算控制,提高企业成本控制的科学性、可操作性。物流输送设备制造企业要不断收集同行业的信息,然后进行对标,找到自身的差距,向优秀的企业学习,不断提高企业成本管控能力。由于物流输送设备企业面临的电商行业市场变化较快,企业要根据市场变化及时制定符合市场的相关成本管理决策,立足于企业的长期健康发展,以客户的需求变更为成本管理变更的出发点,不断完善企业成本控制体系,以达到企业成本控制效益最大化。
(三)提升企业信息化水平
企业成本控制的发展趋势必将实现信息化管理,物流输送设备制造企业要与时俱进,根据市场环境的变化和企业发展战略的要求,形成现代化的成本信息化管理系统。首先物流输送设备制造企业要积极推行ERP资源计划,将企业的客户信息、供应商信息以及原材料信息实现企业内部的共享,并将产品设计、原材料采购、生产加工、市场销售、售后维护情况及时反馈到企业的相关部门,财务部门通过ERP信息化系统进行成本管控,以增强各环节的成本控制。其次企业很有必要通过PMS工程生产管理系统加强企业工程项目细化管理,通过与ERP系统的集成,并结合企业实际经营管理需要进行定制化开发,弥补ERP系统在工程项目管理方面的不足。另外企业也可利用信息化实现管理模式的创新,通过对产品工艺分析,在保证质量的前提下,不断优化生产工艺流程,通过引入信息化软件,经过精细测算规划,提高钢材型材等的利用率,减少边料浪费。通过使用信息化手段,提升企业信息化管理水平。
(四)建立健全成本费用考核制度
物流输送设备制造企业要成立专门的成本控制机构,负责监督各环节成本控制。企业应将成本费用控制纳入企业经营绩效考核中,并结合企业实际情况建立健全成本费用考核制度,将成本考核指标进行细分,并下达相关部门,通过绩效考核推动企业成本控制。另外通过规范生产现场和工程安装现场物料管理、人员管理、操作流程等,提高人员的综合能力和素质,建立健全日常开支成本管理制度,使各项开支成本制度化、规范化,使考核有依据。
(五)成本控制的具体优化建议
物流输送设备制造企业的成本控制体现在生产过程的全方面:(1)研发设计成本是产品成本的一个重要组成部分,在满足客户需求的情况下,研发部门要对产品进行优化设计,以成本为导向设计开发新产品,在材料选择上要充分考虑物料的可替代性,研发技术人员要避免只重视产品功能性而忽视产品的经济效益。(2)由于材料成本占物流输送设备成本的很大一部分,采购成本对产品成本有着非常大的影响,除了考察采购人员议价降价能力,另外还要提升采购策略,根据物料的特点选择不同的采购方式,一些现场安装需用的物料可以直接由供应商处发往工程现场,减少厂内到工程现场的二次运输成本。(3)生产环节成本控制对企业成本控制至关重要,合理的安排生产计划,提高设备的生产产能,减少生产过程的质量浪费,尤其在双十一生产高峰期对计划合理性要求非常高,可以结合公司生产产能,合理安排委外加工、设备短期租赁,避免盲目招工和设备投资,控制人员成本和设备投入成本。(4)市场人员需及时跟进工程情况,如客户提出变更需求应及时反馈,协调相关部门进行调整方案,做好市场突变的应对措施。工程发货运输费用已占产品销售成本的很大一部分,规范运输供应商招投标,合理规划发货时间、选择合适的运输车辆车型很有必要,控制好运输成本。(5)物流输送设备工程项目的验收周期比较长,验收后质保期时间短则一年,长则两年,在工程交付给客户使用到质保期结束期间发生的售后费用是企业的一块潜在成本,企业在及时响应客户的售后要求情况下,可合理规划售后服务,建议在客户比较集中的区域设置售后服务点,控制好售后成本。
XX年总经理办公室在公司领导的关心和帮助下,在全体员工的不懈努力下,各项工作有了一定的进展,为xx年工作奠定了基础,创造了良好的条件。为了总结经验、寻找差距,促进部门各项工作再上一个台阶,现将XX年工作总结汇报如下。
一、行政管理工作:
1、认真做好的文件整理工作
xx年1月至11月,按照公司要求拟定综合性文件、报告96份;整理对外发文167份;整理外部收文125份,已认真做好相关文件的收、发、登记、分发、文件和督办工作,以及对文件资料的整理存档工作。
2、协助公司领导,完善公司制度
根据公司运行工作实际,协助公司领导相继完善了《规章制度汇编》、《员工手册》等规章制度。通过这些制度,规范了公司员工的行为,增加了员工的责任心。
3、完成公司资产变更、年审工商登记、组织机构代码证、资质证书等工作
由于公司发展需要,资产变更故需进行变更工商登记。于xx年6月5日顺利完成工商登记和组织机构代码证变更工作,为公司顺利经营打下基础。于xx年9月完成资质证书变更工作,为公司顺利发展打下基础。
4、顺利完成各项会议、接待工作
对在公司召开的会议,会前做好签到本、茶水、椅子、会议通知、车辆接送等各项准备工作,保证会议按时召开。会后完成记录报总经理室。对在公司外召开的会议及接待,及时按照通知要求做好酒店、车辆等预定工作,并做好相关费用的结算工作。
5、组织安排各项活动
xx年组织安排了各种形式的活动,得到了各部门、项目部的支持。元月份组织各部门、项目部员工参加抗雪救灾活动;4月份在指挥部领导下组织了公司团员参加了植物认养活动;5月份起组织全体员工向地震灾区捐款的活动,三次募捐共筹得善款一万三千余元,物资若干;6月份组织员工参加迎奥运火炬方队,为奥运圣火在合肥的顺利传递贡献了自己的力量,同期,组织各项目员工开展“从细节入手,提高服务质量”大讨论活动。
二、人事管理工作
1、根据需要,及时做好人员招聘及现有人员潜力开发工作
人员招聘是人事管理工作中的重点,xx年随着政务区各项配套设施的建成,物业基层人员处于一人难求的局面,为打破僵局,采用多元化招聘手段,与劳务公司签订基层员工用工协议;与周边街道办事处联系输送街道辖区内适龄人员。2月份,公司顺利接管天鹅湖畔小区,迎难而上,高效、及时的完成了小区基本人员配置。截止11月份,公司目前在岗人员941人。
人力资源的招聘与配置,不单纯是开几场招聘会如此简单。要按照既定组织架构和各部门各职位工作分析来招聘人才满足公司运营需求。也就是说,尽可能地节约人力成本,尽可能地使人尽其才,并保证组织高效运转是人力资源的配置原则。所以,在达成目标过程中,今后将对各部门的人力需求进行必要的分析与控制。力争使人事招聘与配置工作做到三点:满足需求、保证储备、谨慎招聘。
2、提高员工综合素质,积极展开各项培训
为了提高员工的服务意识、竞争意识、创新意识,积极开展员工培训工作。5月份邀请皖建培训学校对天鹅湖畔新入职人员进行物业知识培训,同时向相关学习人员发放了物业上岗证。9月份邀请上海浦江物业公司的总工程师江群、10份月邀请市消防支队的谢科长对公司相关人员进行消防监控方面的知识培训。另,多次组织相关员工参加跟自身业务知识有关的培训,促进了公司员工理论知识的提高,自身素质得到一定程度的改善。
3、加强档案、考勤管理,确保劳资无误发放
xx年下半年,在外借一人的配合下,对公司相关的员工档案、考勤卡等进行了整理,目前档案管理工作基本能达到领导的要求。在劳资管理方面,人事管理人员一丝不苟,对公司各部门、项目部送交上来的考勤表、加班表反复核对,发现疑问及时汇报,不造含糊不清的帐表,按时将工资表送交财务。
4、做到合法用工,完善劳动合同签订和社会保险入户、转出工作
xx年1月1日新的劳动合同法实施,这就要求,对每位新入职员工都须签订劳动合同。改变了以往一贯试用期后签订合同的做法,新的规定在无形中加大了劳动合同签订和社保办理的工作量,人事管理人员在日常工作仔细核对每位员工的信息,以保证在劳动合同签订和社保办理中不出错。
由于物业公司一线员工众多,自我保护意识欠缺,在日常工作中经常会出现一些意外伤害,xx年申报工伤20余起。另,公司于5月份顺得通过公司员工的各项保险基数核定工作。
5、加强绩效考核,制定了合理的办法
为充分调动员工的积极性,改变做好做坏工资一样的状况。于4月份和5月份分别在公司各项目内保洁部、客服部内开展绩效考核制度。制度执行后,大大提高了员工的工作积极性。
三、采购管理工作
1、公开公共透明,实现公开招标
采购部按项目部和施工单位上报的采购计划公开招标,邀标单位都在三家以上,有的多达十余家,并且邀标谈质论价全过程总经理室、财务部、律师办、采购全参与,增加阳光采购透明度,真正做到降低成本、保护公司利益。
2、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作
xx年度采购围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标,在充分了解市场信息的基础上进行询比价,注重沟通技巧和谈判策略。要求各长期合作供应商在合同价位的基础上下浮5-8个百分点(当然针对部分价格较高而又不降价的供货商我们也做了局部调整)。同时调整了部份工作程序,增加了采购复核环节,力求最大限度的控制成本,为公司节约每一分钱。
3、进一步加强对供应商的管理协调
xx年采购进一步加强了对供应商管理,本着对每一位来访的供应商负责的态度,对每一位来访的供应商进行分类登记,确保了每一个供应商资料不会流失。同时也利于采供对供应商信息的掌握,从而进一步扩大了市场信息空间。建立了合格供方名录,在进行邀标报价之前,对商家进行评价和分析,合格者才能进入合格
4、缩减采购时间,力争项目所需特别及时到位
采购在总经理室的大力支持下,缩减采购时间,及时无误的将天鹅湖畔小区所需物品采购到位;完成政务综合楼、体育中心外墙清洗工作、绿怡、汇林小高层电梯维保工作以及各部门、项目部所需物品的的采购工作。
四、成绩的取得离不开总公司领导的正确领导,也离不开各部门的大力协助配合和支持,我们在充分肯定成绩的同时,也看到了本部门存在的问题:
1、由于工作较琐碎,工作上常常事无巨细,每项工作主观上都希望能完成得最好,但由于能力有限,不能把每件事情都做到尽善尽美
2、对公司各部门有些工作了解得不够深入,对存在的问题掌握真实情况不够全面,从而对领导决策应起到的参谋助手作用发挥不够。
3、抓制度落实不够,由于公司事物繁杂,因而存在一定的重制度建设现象。
4、公司宣传力度有待加强。
5、对公司其他专业业务学习抓得不够。
这些都需要我们在今后的工作中切实加以解决。xx年即将过去,新的一年将要到来。在新的一年里,我们将继续围绕公司中心工作,克服缺点,改进方法;深入调研,掌握实情;加强管理,改进服务;大胆探索工作新思路、新方法,促使工作再上一个新台阶,为公司的健康快速发展作出更大的贡献。现将XX年工作计划汇报如下:
一、加强沟通,抓好宣传工作
为了让更多的人了解政文外滩物业公司服务项目和服务范围,清楚我们的服务承诺、服务热线及服务投诉渠道,xx年着手加大对外宣传力度,为公司进入市场化经营提供良好的宣传条件。
二、加大制度监督执行力度
xx年将根据公司工作实际需要,制定相应制度执行情况反馈表,并时时跟踪,对相关制度进行修改、完善,使其更加符合公司工作实际的需要。
三、完善绩效考核制度,使之更有序进行
xx年公司试行绩效考核以来,截止目前,取得一定成效,也从中得到一定的经验积累。但在具体操作中,还有许多地方急需完善。xx年,将此目标列为本年度的重要工作任务之一,其目的就是通过完善绩效评价体系,达到绩效考核应有效果,实现绩效考核的根本目的。绩效考核工作的根本目的不是为了处罚未完成工作指标和不尽职尽责的员工,而是有效激励员工不断改善工作方法和工作品质,建立公平的竞争机制,持续不断地提高组织工作效率,培养员工工作的计划性和责任心,及时查找工作中的不足并加以调整改善,从而推进企业的发展。xx年,在xx年绩效考核工作的基础上,着手进行公司绩效评价体系的完善,并持之以恒地贯彻和运行。
四、完善培训、福利机制。
企业的竞争,最终归于人才的竞争。目前公司各部门、项目部的综合素质普遍有待提高,xx年将根据实际情况制定培训计划,从真正意义上为员工带来帮助。
同时,xx年7月份开始的全体员工大体检活动,在广大员工中得到了认可,增加了员工对企业的信任及肯定。xx年将希望继续为员工能争取到此类的福利活动。
摘 要:文章介绍电力企业物资管理引入集中采购的重要性,分析电力企业采购管理存在的主要问题,最后提出加强电力企业物资采购管理措施。
关键词:物资采购;经济效益;管理;措施
引言
对于电力企业来说完善物资采购管理制度有助于规范建设工作,其中物资采购管理是指严格监督和管控物资生产、采购、运输、检测等建设流程。物资费用主要用于电力生产成本以及建设工程投资上,电力生产与消费都是同时展开的,保障供电安全和供电质量对维护社会居民生活稳定有着积极意义,因此对于电力企业来说选择合适物资是非常重要的。基于此电力企业需要不断完善物资管理和监督,保证电力生产安全稳定开展,从而提升企业经济效益。
一、在电力企业物资管理引入集中采购的重要性
目前,电力企业逐渐成为各国经济发展的支柱型产业这主要是因为各行各业的发展都离不开电力的供应,只有具备了充足的电力供应,才可以为我国各行各业的发展提供保障但是电力产品属于特殊产品,其无法实现大量的储存,因此需要采取措施确保发电、供电和用电之间的均衡同时,电力企业对物资的集中采购提出了更高的要求,一旦电力系统的发电机组出现故障,将会对电网的正常运行产生较大的影响,甚至出现大面积停电事故,这将会给企业和社会带来负面影响此时,相关部门和机构就需要制定有效措施来确保发电、供电和用电之间的均衡电力企业相关部门所采购的设备、材料等物资,直接决定了各个环节能否按照设计要求进行工作。
因此,电力企业物资集中采购的好坏,将会对电力工程建设、电力生产成本以及企业的经济效益产生较大的影响随着市场经济的不断发展和完善,电力企业要想更好的实现规范化运作、商业化运营和法制化管理,就需要加强物资的集中采购和管理正如谚语所说:“巧妇难为无米之炊”,所以提高集中采购在电力企业物资管理中的应用,对于提高企业的市场竞争力具有重要意义。
二、电力企业采购管理存在的主要问题
1.管理制度不严谨规范
目前大多数电力企业一般采用“集中管理、分级实施”模式,逐步加大集中采购范围,但是基于目前企业经营过程中实际情况不能将所有物资都涵盖于集中采购模式下,这样可能会出现多级采购的现象,从而影响企业管理稳定性和有序性,并可能在管理过程中产生许多不规范行为,对电力企业发展起着不利影响。
2.物资采购监管制度不完善
由于电力企业需要采购的物资种类较多,采购工作量也相对较大,因此无法严格监督物资采购的整个过程。在采购物资过程中需要与供应商保持好良好的关系,从而获得高质量和低成本物资。国内电力资源都是严格按照电力法规进行统一分配的,电力供应商受到统一机制的影响,极其缺乏管理联动模式,因此在供应过程中可能出现不稳定现象。
电力供应商和企业物资采购都只注重眼前利益,在采购过程中也只考虑到自身利益,因此双方无法互相信任且没有建立起良好的合作关系。再加上电力物资采购管理机制不完善,导致许多劣质电力物资流入市场,致使电力企业物资采购存在着很多不确定因素。而且部分电力企业可能会频繁更换供应商,这不仅会增加企业工作量,还会导致物资采购成本升高。那些劣质电力供应商在贸易中获得较高利润,因此会在市场继续进行贸易,而电力企业物资采购风险也不断升高,且采购成本也会相应升高。
3.传统物资采购模式已经无法满足企业发展需求
信息化时代下许多电力企业仍然沿用传统采购模式,这给企业采购管理带来了巨大工作量和损失,电力企业将工作重心放在采购库存管理上,不重视供应商和采购过程的管理,因此可能会导致企业和供应商无法维持长期合作关系,不但耗费企业资金,还无法保障采购物资基本质量。重库存管理轻供应渠道管理模式对企业发展是极其不利的,更有甚者可能会影响公司正常稳定运行。
三、健全电力企业物资采购管理的策略
1.制定完善的企业采购管理制度
电力企业经济效益推动着我国社会经济发展,加强对电力企业采购管理能有效提升经济效益。制定企业采购管理制度时应当始终
坚持“集中管理、分级实施”等基本原则,实际采购中需要明确采购方向和目的,增强对电力企业物资采购管理,不断完善电力企业物资采购管理体系,从而确保物资采购更加规范化,注重物资采购各流程管理,实现各部门和各流程环节相互衔接。采用分级管理模式进行物资采购管理,职责分明并落实责任制度,从而有效提高企业采购效率以及采购质量。
由于电力企业采购物资涵盖的环节和部门都相对较多,所以应当加强各环节和各部门协调统一,增强沟通和合作,确保信息传达的时效性,从而保障电力生产企业物资采购运营更加规范和统一。
2.不断创新物资采购管理体制
电力企业在实际物资采购管理中需要始终坚持创新管理体制的基本原则,根据我国社会未来发展方向以及市场未来需求来制定出切实可行的采购管理计划和管理体系,保障企业适应时展需求,从而提升企业的经济效益。电力企业总部在采购物资时可统一购买,和供应商保持长久合作关系,以降低采购成本和保障产品质量,还可使用框架协议采购以及年度招标采购等方面来创新采购管理模式。
对于各基层企业的采购可采取由集团公司构建统一的电子商务平台,将除上级公司集中采购外,由基层企业自助采购的生产物资、零星、应急类等物资纳入到商务平台,便于统一规范管理,增强采购透明度,降低审计风险。借助于商务平台跟供应商构建稳固的长期友好的合作模式,加强竞争,提高供应商积极性。
3.积极汲取先进管理模式和理念,健全物资采购管理制度
当前我国电力企业受传统采购模式影响较大,在采购管理和企业发展上都受到一定的局限,因此电力企业应当积极汲取国外先进企业采购管理模式和经验,引进先进的管理模式和理念,从而建立健全电力企业物资采购信息管理平台,使得电力采购工作更加便捷。借助于现代化信息技术来开展各项物资采购管理工作,从而促进物资采购管理更加现代化,保障电力企业稳定运行。逐步推进ERP系统的建立,通过系统将物资、生产、财务等各职能部门有效串起来,采购前期需要制定详细的物资采购规划,从而明确采购方向和采购目的,降低库存,减少资金占用。如在采购前需要对采购资源和企业需求以及资源合理配置等方面进行综合考虑,除此之外还应当结合企业自身发展状况和经济条件来设计采购计划,从而保障电力企业稳定运行。
加强电力企业采购管理就必须要形成完善的管理规章制度,落实各环节和各部门的工作职能和责任,通过各种规章制度来规范物资采购工作人员的行为和操作,重视物资采购供应商的管理,拓宽采购渠道和减少采购成本。增强对合同管理和报表统计的管理归档,以便在后续采购工作中能够及时查询,这对电力企业稳定运行起着积极作用。
4.构建采购价格信息网络管理系统,制定采购成本考核机制
构建物资采购价格信息网络管理平台,电力企业采购物资采购技巧很多,同一采购物资在不同渠道和时期里物资报价都是有所差异的,所以在采购过程中很难控制采购成本,对于企业采购管理来说具有很大难度。部分有色金属材料价格变动极为频繁,因此企业需要构建物资采购价格信息网络管理系统,从而使得企业采购价格查询与参照更加便捷,能够有效监督并管理物资采购价格。企业在构建网络管理系统时可以配备具有专业信息技术的管理人才,定期对市场价格信息进行调查和总结,根据市场价格来编辑市场价格变动表格并上传至采购价格网络信息管理上,以便于物资采购人员能够及时查询到市场采购价格,从而降低企业物资采购成本,推动企业经济发展。
电力企业需要构建采购成本考核制度以加强对采购管理,不断规范物资采购流程。其中采购成本考核的主要内容包含有物资采购基本价格、运输费用、仓储费用以及其他直接费用等,除此之外还包含有采购产品基本质量、采购时效性。为了加强对采购人员行为管理还可以建立采购成本考核小组,物资采购完成后采购成本考核小组可以将采购费用与市场采购价格以及企业预算进行对比,并根据对比数据来确定物资采购考核基本结果。若是发现企业价格比考核价格低,那么应当给予适当奖励,若是企业采购价格比考核价格高出很多时,则要调查实际情况,若是存在不合理经费运用时则应当予以一定惩罚,对比材料成本费用和采购预算费用,若是费用剩余较多则可以根据比例给予采购人员奖励,若是费用超过预算费用则需要根据差额M行相应的责任追究,并惩罚相关责任人。
四、结束语
随着我国电力企业不断发展的同时,还要对其物资采购管理系统进行改进和完善,以更好的保证电力发电、供电和用电的平衡与此同时,将集中采购应用到电力企业物资管理之中,
不仅可以对各个环节的采购水平进行提升,而且还能够降低企业物资的采购成本,提高电力企业的市场竞争力,推动社会经济的发展。
参考文献
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[2] 范爱斌.浅谈电力企业物资采购与供应管理的可持续发展[J].现代经济信息,2015,(23):38,40.