供应商档案管理制度精选(九篇)

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第1篇：供应商档案管理制度范文

关键词：“互联网+”；档案信息化；安全防护

在互联网时代，网络环境更显开放性与共享性，给网络背景下的档案管理带来诸多安全风险，因此，要重视档案信息安全建设，制定全方位的应对策略，推动档案信息化建设的良性发展。

一、“互联网+”的内涵

“互联网+”是科学技术发展的产物，其内涵不受“互联网+传统行业”的限制，而是在各领域都有体现。互联网的创新性、包容性和适应性都非常强，商业模式丰富，“互联网+”的发展是联合各种信息技术的发展模式，在经济机构发展转型中占据着重要地位，是目前经济发展的新方向Ⅲ。“互联网+”的主要特征就是运用互联网进行信息提取，在工业、商业等不同行业中融合发展。

二、安全建设是推动档案信息化的必然要求

（一）安全建设是“互联网+”时代档案信息化发展的根本。对于档案事业的发展，信息化技术的引用以及“互联网+”理念的提出，促使档案事业具备了全新的时代活力，档案工作的价值是为社会各个机构和部门提供信息支持和基础，在整个国家发展规划中意义巨大。立足“互联网+”环境，各个行业和领域对档案资源的要求不断提升，尤其是查询以及借阅方面的需要不断扩大，因此，档案信息化建设成为影响档案事业持续发展的重要指标。

（二）安全建设是社会各个领域档案信息化的基础。对于档案信息化建设而言，其周期性较长，涉及诸多方面信息，如资金、技术等，安全性要求较高。一旦缺乏安全保障措施，导致档案信息的传播彰显随意性，在根本上阻碍档案信息化建设的顺利发展。档案安全保障工作，要从档案实体和信息安全两个角度出发，对档案安全的基础建设进行加强，构建完善的档案安全防范机制，切实提升档案安全建设的高效化。

三、“互联网+”背景下档案信息化安全建设的措施

3.1规范现有的工作体系

高校档案信息化的管理工作要根据相关的法律标准来进行，但是目前我国在档案信息化管理方面的法律法规还存在一定的不足。因此，想要实现档案信息化安全建设，从国家角度来讲，要解决现有的相关法律法规中存在的问题，尤其是要规范档案信息化管理，确定相应的档案信息技术标准，并不断指导地方实践工作。对于高校以及档案管理部门来说，虽然无法对法律法规体系的建设与完善起到一定的作用，但是在相关法律法规完善之前，高校以及档案管理部门要以自身实际情况为基础，建立档案信息化工作细则，从而完成标准化改革。具体包括以下几方面。首先不断规范信息化的标准。以信息工程、相关档案信息数据标准以及情报学领域标准为依据，对现有档案数据进行标准化以及信息化处理，做好电子档案的存档以及纸质档案备份。这样即使后续电子档案出现数据错误或者外界因素导致电子档案出现问题，还可以将原始的纸质文件整理出来与电子档案进行对照，进行再次扫描与保存，从而为后续的档案查阅工作带来更多的便利。其次，规范档案信息管理工作以及档案管理系统平台购置标准，在有资质的供应商之间进行仔细挑选并对其进行严格约束，保证供应商提供的硬软件服务能够满足自身应用需求，同时，还要确保使用过程中档案信息化的安全条件。最后，要规范档案信息安全的管理标准，在档案管理部门内部制定完善且统一的标准，从而保证档案信息化管理以及服务工作“有法可依”，一旦出现档案安全问题，可以以此为依据来追溯问题的根源所在，并制定相应的问题处理方式。

3.2建立完善的档案信息管理制度

想要保证高校档案信息化安全建设能够顺利进行，那么就要建立内部的安全信息管理制度，并及时将信息制度落实在档案管理工作中。目前，档案信息化建设中的制度隐患主要体现在以下几个方面：档案管理权限不够规范、档案网络具有开放性、对移动存储设备等管理不够严格。针对以上三个方面可以制定相应的管理制度，例如，针对档案权限管理问题，就要以软件层面为入手点来解决，第一要保证档案信息终端网络平台能够只被工作人员所使用，防止非档案管理人员随意使用；第二，要确保档案信息化的相关软件专人专用，所有档案管理员工在工作完成后必须退出相应的管理系统，避免其他没有访问权限的用户访问档案信息。而对于档案网络开放性的问题，相关人员要确保电子档案平台以及管理内部信息在与互联网连接时，必须经过相应的防火墙才能联入，并且内部信息终端在连接网络时要谨慎选择，防止随意连接外部网络而为档案数据带来一定安全隐患的情况发生，并严格禁止档案管理内部人员在工作的过程中按自己主观意识任意连接网络，从而有效避免在没有任何安全措施的情况下档案内部信息被随意窃取。同时，针对移动设备管理不够严格的问题，要及时建立相应的移动设备管理制度，避免员工将个人的存储设备连接档案管理终端，引发网络木马病毒入侵的情况，从而有效保护了校园电子档案的安全。

3.3加强对工作人员的安全意识与能力教育

加强对员工档案安全意识以及工作能力方面的教育，从而实现对档案信息化内部人员的约束。对于信息化技术人员来讲，需要及时转变自身观念，要有居安思危的意识，不断提高自己在信息安全方面的技术，保证在相关档案管理软件出现问题而其供应商又无法及时赶到的情况下，能够利用自身的技术，有效控制并解决出现的安全问题以及安全隐患，避免事态朝着严重化的方向发展，保证高校档案信息的安全，为高校将损失降到最小。对于档案管理工作人员来讲，需要加强对员工档案信息化安全方面的教育，例如，可以针对频发的安全问题、信息化安全易出现的几种风险、错误的档案系统使用方法以及信息化安全建设不到位产生的危害等方面对员工进行综合性的教育，从而增强档案管理人员的档案信息化安全意识，并不断规范自身行为，养成良好的档案信息系统使用习惯。

3.4加强对档案信息化相关硬件与软件的建设

虽然一般档案信息化系统所使用的硬件与软件由系统供应商提供与设计，并且在日常档案管理工作中并不会对其进行频繁的管理，但是仍需要在供应商提供档案信息化系统前向其描述使用需求。一般来讲，软件的安全需求一般包含对档案数据服务器的防护、软件功能权限的分类、用户权限的划分、信息资源使用权限的划分、软件误操作的保护以及相关网络防火墙等；而硬件的安全需求主要包含用于保护档案信息化系统正常运行的设备、硬件防火墙、较为正规的路由器以及对连接内部网络的接入限制等。

结语

在“互联网+”环境下，很多信息安全都受到了威胁，在技术、管理、法律等不同层面都需要进行监管，必须要加强安全管理意识。在档案信息化的安全建设中，互联网技术得到了越来越广泛的应用，提高了档案管理的工作效率，信息检索速度更快，精确度更高，推动了档案管理的现代化发展。但与此同时，互联网技术的发展也带来了一些挑战，在进行档案信息化安全建设时，要采取有效对策提高安全性和保密性，确保“互联网+”环境下档案信息化的安全发展。

参考文献

第2篇：供应商档案管理制度范文

【关键词】采购，精益化，管理

一、企业采购工作存在的问题分析

企业由于长期以来形成旧采购模式突然被刷新，在采购工作管理中，存在问题有：1.采购管理制度不具体，缺乏各种采购方式实施细则;2.采购过程管理不够强，采购过程离规范化、标准化有一定差距;3.各专业采购职责分配不一致，使专业间采购水平参差不齐;4.采购管理缺乏持续改进的常态机制。以上不利因素影响了采购工作质量和效益，使企业采购节资率较低。如何尽快提高采购工作质量和效益，把国家有限资金用得尽善尽美，与精益化管理思想理念不谋而合。

二、实施采购精益化管理的内涵和做法

精益化管理是使用于现代企业的组织管理方式，“精益”就是要以最小的投入，取得最大的产出，以最低的成本、获得最满意的效果。这种方式是以整体优化方式，科学、合理地组织过程管理中各要素，消除无效劳动，以人为中心，以简化为手段，以尽善尽美为最终目标。因此在采购创新管理中推行精益化管理具有很强的现实意义。具体做法如下：

（一）建立一整套严密的切实可行的规章制度是实施采购精益化管理的重要依据。

实施任何一种管理模式，没有一整套严密的规章制度是不可设想的，任何一个程序没有严格按规定去做，都不可能达到最终的目的。因此，企业采购管理部门要依据上级招标采购文件精神，结合实际，制订企业《采购管理办法》、《竞争性谈判实施细则》、《询价采购实施细则》等采购管理制度，使所有采购方式都有制度可依，且在制度上形成闭环管理。

（二）加强过程管理，建立一套模版化的采购程序是实施采购精益化管理的关键。根据招标采购法律法规，一套合法高质量的采购程序首先要制订科学、合理的采购方案;然后要编制严密的技术规范书和商务文件;在对供应商进行严格的资格审查后，召开采购会议;在提供符合要求的采购评审报告后，领导小组再召开确定供应商会议，最终依据中标原则确定中标供应商;在规定时间内与供应商完成合同签订，将整个采购过程记录整理归档后整个采购过程才算结束。而这整个过程的每一步又有很具体的要求。因此要真正达到廉洁高效的采购目的，采购过程的每一道程序都非常重要。为了达到精益化管理，企业采购管理部门组织相关部门，科学、合理地规划采购过程，对每道程序制订模版式的要求和记录，对采购会议要制订会议议程;对采购归档资料的封面和目录要统一模版。企业的采购程序标准化要达到任何人按照采购模版，都可以实施一次合法高效的采购的程度。

（三）统一分配职责，明确分工，使采购资源最优化，为采购精益化管理提供保障机制。由于受长期固有采购模式影响，企业各专业采购水平参差不齐，给采购管理带来很大难度。要打破长期以来形成的各专业各自为政的固有采购模式，重新分配职责，充分利用各项目单位技术优势、物资企业采购人力和场地资源优势，形成各项目单位负责、物资企业组织的统一采购模式，实现采购工作标准化、规范化，简化管理，消除无效劳动，提高采购质量和效率。

（四）把PDCA循环改进的ISO9000质量管理理念融入到精益化管理中是采购精益化管理高效运转的催化剂。在企业采购精益化管理中，要认真融入PDCA循环改进方法，首先以强化采购计划管理为切入点，每月及早了解采购需求，按时编制采购计划，统筹安排采购，抓好采购计划落实。在采购计划的执行过程中注重过程管理，建立一套法制化、程序化、标准化的采购模板。为检验采购工作的开展情况，将“加强采购管理”纳入企业绩效考核关键指标，每季度接受企业绩效考核。实施每月采购例会制度，对当月采购工作总结，找出问题，制订改进措施，使企业采购管理水平在循环改进中不断迈向新台阶。

（五）做好采购配套管理，为采购精益化管理夯实基础

1.建立完善的供应商评价机制，开展供应商评价活动。切实做好供应商资质业绩的审核和评估，有针对性地供应商进行考察，建立企业供应商库。分产品、分类别开展供应商评价活动，将企业信誉好、履约好、产品质量好、售后服务好、运行成本低的优秀供应商评选出来，为企业采购工作打下坚实基础。

2.优化评标专家库，加强评标专家管理。评标（评审）质量的高低，直接关系到采购质量和效果。企业在评标专家管理方面：一要注重提高评标专家业务水平，分批组织评标专家按时参加培训;二要加强评标专家管理，每次评标结束，由监督组对评标专家的表现进行评价，年终进行考核。

3. 加强采购档案管理。采购档案管理是采购工作是否合法开展的直接证据，是采购管理成果的重要载体，采购档案管理必须经得起上级及各检察机关的检查，要充分发挥采购归档文件在生产经营等活动中的作用，企业要对采购文件的归档要制订具体的管理规定，每批次采购结束后，采购归档资料都须经过严格检查后，才能归档。

第3篇：供应商档案管理制度范文

1.建立全员参与制度

首先，建立全员参与制度是预算管理机制有效运行的前提。要实施预算管理，工业企业高层管理者要对预算管理有较深刻的认识，这是预算管理机制有效运行的重要前提，因为预算管理机制的运行必须要有企业高层管理者来具体组织和推动，预算总目标的决策权也属于高层管理者。工业企业的全面预算管理体系首先也是由高层管理者提出的，工业企业应建设一个由高层管理者组成的预算管理委员会，同时明确预算管理委员会中各个人的责、权、利。

其次，预算管理机制是良好运行的重要条件。我们在实施全面预算管理体系的时候，首先强调的就是建立全员参与制度。因为全面预算管理体系并不是说只要有了高层管理者的组织和推动，编制好预算，预算管理就卓见成效，预算只不过是一个管理的载体，预算机制的良好运行需要工业企业全员参与和支持，特别是中层管理者对预算的参与、支持尤为重要。这就要求工业企业管理者在实施预算管理之前首先要进行预算教育，使企业自上而下都了解预算管理，认识到实施预算管理的重要性，主动地参与、支持预算机制的运行，并接受预算机制的限制和约束，为预算机制创造了一个良好的运行环境，否则，预算管理就不能良好运行。

2.完善供应商管理制度

对于工业企业来说，不可避免的会涉及到供应商管理的内容，对于一些中间产品企业会给供应商一个生产标准，供应商根据工业企业的生产标准生产，同时工业企业也根据相应的标准进行验收。所以，搞好供应商管理，对于生产管理具有重要的意义。因此工业企业应制定一套完整的供应商管理制度，以保证外购产品的质量及成本的控制。

3.建立质量管理制度

质量管理制度是在实施全面预算管理制度时我们需要强调的地方之一。预算管理是一种全面管理，而不局限于财务管理方面，如果为了降低产品成本或者一些人为因素而导致质量下降，就会给工业企业带来负面影响。只有在严格的质量标准控制下，才能进行正常的预算管理。

工业企业可以制定质量问题处理机制，主要是为解决业务人员提供的客户需求不明确及在客户需求明确的情况下由于技术人员的操作或者责任心问题造成的质量问题，同时对于一些由于技术难关造成的质量问题也要求技术有关部门在一定时间内处理完毕。为了解决业务人员提供的客户信息不明确的问题，工业企业要采用优化流程的方式来处理的，通过流程的介定，明确相关责任及相关需求，避免发生类似问题。

4.优化工业企业激励制度

制订激励制度是确保预算系统长期有效运行的一个重要因素，因为人的工作努力程度往往受到业绩评价和奖励办法的影响，预算的考评应遵循激励的原则。制订明确的激励机制，让预算执行者在预算执行前就明确业绩与奖励之间的关系，知道什么样的业绩将会得到什么样的奖励，使个人目标与工业企业的总目标和经营成果紧密地连接在一起，以此引导员工自觉约束自己的行为，激励他们努力工作，增强组织归属感，完成或超额完成预算目标。

“如果将预算的执行和对绩效的考核与一定的激励制度结合起来，这种激励作用就会更大”。因此，优化激励制度也是实现工业企业预算总目标的一种有力手段。

5.健全会计财务制度

预算管理机制的运行，需要工业企业具有良好的会计基础与健全的会计、财务制度，特别是高层管理者必须精通公司财务管理和会计知识。这是预算管理机制良好运行的基础。这是因为，预算管理的首要环节是预测，通过预测来确定企业的目标利润，而这种预测要以大量的准确信息为依据，这些信息主要包括工业企业内部信息和外部信息，其中很多信息属于管理会计范畴或与管理会计有联系，管理会计为企业管理者的预测提供了大量的信息支持，使管理者通过预测所确定的预算目标更为合理；在预算执行控制过程中，管理会计对预算执行信息的分析和解释以及所提供的解决问题的建议，又大大提高了预算机制的运行效率。所以，预算管理“与管理会计始终左右相伴，管理会计信息在预算管理中起着不可替代的作用”。

第4篇：供应商档案管理制度范文

【关键词】电子信息档案；风险控制；方法

目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是由于计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用电子信息档案这一手段时也面临着风险。因此，企业在运用此技术时一定要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。

企业在日常生产经营管理过程中，计算机的应用已非常普遍，其具有多种多样的功能，为企业管理带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优点，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用电子信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定管理制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参考文献：

[1]冯惠玲，论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005（3）

[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2008（1）

第5篇：供应商档案管理制度范文

关键词：战略采购；成本控制；利润

1 采购成本对企业利润的影响

企业经营主要目标是实现利润增长，而要获得利润首先要付出一定的经营成本。工业生产型的企业生产成本中，占比最大的是材料费用。为了更清晰的表述，这里举例说明：某企业用其经营总收益的50%来采购原材料，其税前纯收益率为10%，也就是每销售10万元产品，其获得1万元的利润，但是原材料成本为50万元，其他开销为40万元。如果成本会随着销量的变化而变化，那么这家企业要想多赚10元钱，就要实现利润率增长10%，而企业的销售量和原材料成本又要怎样变化呢？从下面表1数据对比分析可以发现其中的变化规律。

从上表中可以发现：企业要实现利润收入增加10元，就业增加10%的销量，也就是要将销售收入增加到1100元，而相应的其采购成本和其他费用也要增加到550元和440元；如果采购成本缩减2%，就可以将成本降低到490元，而这样也可以实现利润增长10%，同样可以增加相同数量的企业的税前收益。但是，同降低采购成本相比，增加销售额的付出五倍的努力，采购成本占比越大，二者之间的差异也会越大。因此，企业要向增加利润收入，可以优先考虑采用降低采购成本的做法，因为其比提高销售额见效更快。换言之，企业要将提升经营效益的重点放在控制采购成本上面。

2 企业采购现状及分析

随着世界经济一体化进程的不断加剧，现代企业面临着更加激烈的市场竞争，市场需求和竞争正朝着多样化和个性化的方向发展。采购作为企业重要的经营活动之一，其地位和作用日益重要起来。许多企业的采购成本是其进行成本的70%以上，因此存在巨大的改进空间。

2.1 企业在采购物流中存在的问题

经本文调研发现，企业在采购物流方面主要存在以下三个方面的问题：

2.1.1 采购人员的综合素质低

在传统企业管理观念中，采购工作是没有任何技术含量的岗位，这是过去我国长期存在的买方市场所形成的认识。随着市场体制的不断完善，影响市场价格的变化因素不断增多， 采购人员必须要综合分析市场各因素的变化才能够制定最佳采购方案。而这其中就需要运用到各种分析方法和知识技能，对采购人员提出了更高的素质要求。

2.1.2 采购绩效评估制度不健全

这是企业内部管理体制建设方面的工作，采购人员在结束一个采购项目之后，要及时开展项目完成情况总结工作，分析不足与缺陷，制定相应的改进方案和措施，并形成工作经验推广，只有这样才能够不断提高总体采购工作效率。

2.1.3 供应商不稳定

企业应对物资供应意外情况的能力不足，没有制定完善的应急方案和制度。当原材料供应紧张时，市场价格会上涨，会直接增加企业的采购成本，降低企业的综合经营效益。因此，企业采购部门要制定稳定的物资供给保障机制，发展长期固定的物资供应商，以有效应对原材料市场价格的波动。

2.2 企业在采购成本中存在的问题

在企业采购活动中，主要涉及到价格、质量、批量问题。本文接下来重点分析这几方面存在的主要问题：

2.2.1 采购成本中存在的价格问题

（1）企业采购过于偏重价格谈判

传统的采购模式下，采购人员将大部分精力放在与原材料供应企业的价格谈判工作上，力求更低的采购价格来控制采购成本。但是在争取价格折扣的时候，却又忽视了对产品质量、交货期限等方面的管理和要求， 这种将价格谈判与材料品质、交货期限想脱离的采购模式，大大影响了后期采购的管理效率，降低了采购产品的供给质量。这种采购方法显然难以为企业真正降低采购成本，是一种低效的工作方法。

（2）价格信息获取渠道单一，反馈不及时

许多企业采购人员主要依赖网络、报刊以及调研报告等渠道来获取采购价格信息，而这种渠道信息往往都具有一定的滞后性，降低了采购决策的正确性。从某种程度上来看，会大大影响企业的发展战略的实施，尤其是在准备推出新产品、开辟新市场时，信息的滞后性会降低企业应对新形势变化的能力，失去更多的市场与客户。因此，企业要努力拓展价格信息来源渠道，不断提高一手信息的质量，为企业开展决策提供全面、及时和客观的信息依据。

2.2.2 采购质量问题

采购方与供应方没有建立有效的合作沟通机制，企业采购部门很少有机会直接参与供应方的生产质量管理活动，而是借助后期质量检测标准来控制采购产品质量。而供应商为了赢得订单，会在采购招标会上尽可能的压低产品价格，以低价策略来提升竞争力，这种结果往往就是导致企业产品品质不断下降，因为供应商为了保证在低价水平上盈利，只能采取削减原材料投入的方法来实现，而这必然会降低产品质量水平。因此，采购方与供应方要建立长期合作机制，以防止上述情况的发生。

3 降低企业成本的战略采购策略

根据上述分析，针对企业采购物流及成本存在的问题，可以采取以下对策：

3.1 建立健全采购过程中的各项制度

3.1.1 建立严格的采购制度

建立一套科学、严密的采购管理制度，不仅可以规范企业采购人员的行为，提高工作效率，还能够杜绝弄虚作假危害企业利益的风险发生。采购管理制度要从操作细则着手，对实际工作流程进行明确规定，为开展各项采购工作提供有效的指导意见。

3.1.2 建立供应商档案和准入制度

企业要建立完善的供应商档案管理制度，将所有供应商资料信息纳入到档案资料当中，要将供应商产地、信誉、结算方式、产品品质、生产资质等信息记录到档案当中，并制定专人管理，并保持定期更新信息内容。企业的采购招标对象必须从档案库中挑选，以保证供应商资质符合企业采购要求。同时要建立供应商供应审查机制，要联合工商、质检等部门的业务工作来提高供应商的资质评审水平，确保审查工作的科学合理性。

3.1.3 建立价格档案和价格评价体系

企业采购部门要针对全部采购材料品种建立价格档案库，在制定采购方案之前，要与价格档案资料进行对比分析，确定一个科学合理的采购实施价格。在不出现意外情况下，采购实施价格必须要不高于价格档案中的水平，否则要给出详细的解释原因。对于采购数量较多的材料品种，要建立完善的价格评价体系，有公司各部门负责人组成评估小组，要定期更新原材料市场价格信息，并调整相关价格分析策略和采购价格决策。这种调整工作可以每月或者每季度开展。

3.2 降低采购成的途径和方法

3.2.1 把握价格变动的时机

市场经济环境下，产品价格是不断波动变化的，因此，企业采购部门要时刻关注市场供求变化，制定合理的采购方案，把握好最佳采购时机。实践证明，这种做法能够为企业创造巨大的经济效益。

3.2.2 以竞争招标的方式来牵制供应商

要提高大宗材料采购工作效率，最可行的办法就是通过招投标，通过对比不同供应商的价格，挑选最合适的供应货源。此外，对同种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利地位。

3.2.3 不断开发供货商，营造竞争局面

供货商要及时更新供应商名册，要将具有竞争力的供应商纳入到合作范围内。要不断提高供应商之间的竞争水平，以为企业采购创造更好的机遇。可以制定一套完善的供应商评价系统，将技术、规模、创新、信誉等指标纳入到评估体系当中，综合评估供应商的合作潜力，将低于平均得分的供应商剔除合作范围。在每次的招标中都要有新的供货商出现。企业主要原辅材料的供货商应有3家以上，而且每年应根据企业经营实际状况至少再发展一家。

3.2.4 加强采购人员的管理，提高采购人员的素质

优秀的采购人员要具备多种素质，拥有丰富的工作经验，高度的责任感，具有敏感的市场信息嗅觉，能够胜任多种采购工作任务。为了避免采购人员作出损公肥私行为，企业要制定完善的工作纪律制度，并加强监督，不断提高采购人员违纪成本。同时，要充分调动采购人员自主学习积极性，不断提高采购队伍总体工作素质水平。

4 结语

采购是企业经营活动的重要环节，是企业进行降本增效的重要途径，尤其在市场经济高速发展的今天，企业要想实现利益最大化，不用置疑，一定要重视采购，只有在企业成本逐渐降低，同时采购来的材料合格的前提下，企业的生产经营活动才能展开，企业才能得到发展壮大才有希望。

参考文献

[1] 朱芳阳，章秀芝.基于战略采购的供应商选择指标体系研究[J].企业经济，2010（07）.

[2] 彭烨.你了解战略采购吗？[J].中国机电工业，2006（07）.

第6篇：供应商档案管理制度范文

【关键词】设备管理;生命周期;档案管理

【中图分类号】R82【文献标志码】A 文章编号:1674－1242(2016)01－0015－04

引言

医用设备档案化管理是医院管理评估标准的重要指标之一，体现了现代化系统化的医院管理水平。不仅包含简单的文书档案保存，更是一个全新的动态管理理念，以达到发挥档案管理作用、提升设备管理水平、优化设备管理制度的效果。本文的设备档案化管理通过分析医院原有的设备管理缺陷，结合2015年度上海市综合医院管理评估标准和国际认证联合委员会(JCI)制定的相关医院管理制度［1］要求，采用生命周期理念将设备管理形成一个完整的生命周期，是生命线的动态管理过程，从而使设备使用、医疗质量、服务能力得到加强，产生更佳的社会效益和经济效益，增强医院的整体服务质量。

1设备生命周期理念

在医用设备管理中，引入生命周期的管理理念，将人力资源周期管理模式运用至每一台医用设备，从申请、论证、采购、验收、使用、维修、强检至报损构成一条完整的生命线［2］，通过电子卡片档案［3］跟踪式管理，为每一台设备建立档案，并将每一次活动和事件详情记录下来导出台帐，以此优化设备管理科室内部工作流程，使之符合于医院整体的工作流程，符合现代化数字化医院的工作模式，为临床科室与医院领导提供完整的设备数据信息。

2采购前期阶段

医用设备采购前期分为申请、论证、立项，由各申请科室提出采购申请，通过院内各相关管理部门论证即完成“仪器设备购置申请论证表”，正式对该采购项目立项。该阶段应做好“仪器设备购置申请论证表”、“院内请示稿”以及其他申请相关资料的收集、存档工作，作为设备生命周期的开始标志，从而进入采购阶段。

2．1申请

申购科室必须统一填写下年度“仪器设备购置申请论证表”，说明欲采购设备的各类详细情况，作为申请依据，供各论证部门参考及院领导决策。年度购置计划以外医疗仪器设备的申购必须有充分的理由，在经费允许的情况下依据流程操办。所需填写的内容包括:(1)设备名称、数量、品牌、型号、附加装置及配件、消耗性材料、性能、价格、请购原因、资金来源、预算金额等各项设备基础信息。(2)多家生产销售厂商同类产品在性能、价格、可靠性及先进性等因素的比较，作为以后的采购依据，从而择优选购。(3)申购部门原有医用设备情况，并根据同类设备的型号、规格、使用情况，提供该设备的使用效率、经济效益预测、相关收费方式、标准等。(4)凡对环境有特殊要求的设备，需提供具体环境要求，如承重、温度、湿度、水、电、气等，并详细说明安装位置、场地大小、环境及配套设施要求［4］。

2．2论证

各相关部门依据“仪器设备购置申请论证表”中所提供的各项数据，核实申购科室对于该设备的需求度、有无明确资金来源、统一收费标准等情况进行评估，申购部门必须具备安装和使用条件，对尚未具备条件的，应在申报同时提出请示，交与有关部门(基建、保卫、医务处、护理部、财务处等部门)和分管院长商讨解决方案。符合各项评估标准经医院医务处、医保办、财务处、设备处、院办及其他相关管理部门申购论证通过后方可正式立项采购，进入采购阶段。年度购置计划以外的医疗仪器设备在通过以上各部门论证后，统一生成《院内请示稿》，依据请示稿的批示内容确立该采购项目，进入正式采购阶段。

3正式采购阶段

对于正式立项的采购项目，设备科设专人负责采购。采购员按照上级审批核准后的“仪器设备购置申请论证表”或者“院内请示稿”中具体采购要求依照采购流程进行操作。采购的设备功能、型号、制造厂、数量等必须与审批后的“仪器设备购置申请论证表”内容相符。如需改变，必须征得分管科长和使用部门同意。3．3．1技术资料比较收集该采购项目的相关设备资料(彩页，技术参数资料)，通过产品介绍，了解欲采购设备性能、具体参数、技术特色、产品质量、价格、售后服务、消耗材料来源等各项因素。同时对厂商的资质、产品的合法性和相关证书(厂商必须备有医疗器械经营许可证或生产许可证、企业法人营业执照、医疗器械注册证及注册登记表、销售员的法人委托书、该销售员的身份证复印件和销售公司的授权书及其他特殊证明要求)进行核查。经综合分析、比较和确认后，由使用部门确认方可进入招标。3．3．2招标及合同管理按照财政局的相关规定，价值20万以上的采购项目需交由招标公司进行公开招标，进口大型设备必须通过国际招标采购，要求至少有三个及以上的公司投标方可开标，依据高性价比的要求产生评标结果。20万以下的采购采购项目可有医院内部通过商务竞争性谈判决定。通过技术资料比较，满足采购需求的供应商提交项目概况、竞争性谈判单位资质要求、获取谈判文件和报价文件等资料进入商务竞争性谈判，院方将遵循“公开、公平、公正”的原则，在保证产品质量的前提下发挥院内采购的优势，讲究实用、低成本、高性价比，对采购物资的全过程进行有效控制。此期间需成立谈判小组负责采购领导、监督、技术谈判、商务谈判等，并如实记录谈判过程中的各项审查结果［5］，包括招标文件、“竞争性谈判审批表”、“技术谈判记录”、“商务谈判记录”、“竞争性谈判评审记录”、“竞争性谈判中选通知书”、“竞争性谈判结果通知书”、“技术协议”、“评标委员会成员名单表”、“评标委员会评标意见”等资料，统一编号归入该项目相关的设备档案库。同时将采购结果上报上海市政府采购中心备案。开标确定采购意向后，院方与供应商签订“买卖合同”，供应商需提供该设备的具体信息如报价单、配置单、产品及供应商三证，授权书、投标书、合同、海关报关单(进口设备)、设备运输签收单、进出口货物免税证明、商检部门检测文件等，所有档案齐全后方可正式入库进入设备安装试用阶段。

4验收阶段

验收由使用科室、设备部门、供货商一同参与，分两阶段，包括开箱安装验收和产品使用验收，所有新入院的医疗仪器设备都必须具备在将验收阶段资料归档后方可正式入库成为在用设备。

4．1开箱安装验收

仪器设备到货后，由设备科及供货单位共同参加开箱签收。签收内容以厂方提供的开箱签收单内容或招标文件中应提供的所有内容为准，检查装箱有无损坏，对规定的仪器数量、序列号、型号等一一核对。并将产品合格证、装箱单、提货单、安装说明、使用指南、服务手册、光盘、软盘等妥善存档。安装完成后保证设备的正常运行。如属于大型设备或专业设备，厂方需组织操作培训，保证设备的正常使用，如在此过程中发现问题，应及时与运输单位、发货厂商等有关单位、部门取得联系，妥善解决后将事件记录在案［6］。

4．2产品使用验收

价值在5万以下的仪器设备安装完成试用一个月后，供应商领取填写“设备验收单”，由使用科室自行确认验收，提交“设备验收单”，设备科相关人员确认验收结果存入档案，若不合格者则视具体情况延后验收日期，与有关科室取得联系，协商解决。价值在5万以上的仪器设备安装完成试用一个月后，供货商向设备科申请验收，供货方、使用科室、设备科三方到场，由销售方填写该设备“设备验收单”相关信息，使用科室负责人填写设备使用情况包括仪器正常运作情况、配件更换记录等并签字确认，再由设备科的相关人员确认验收是否合格，若不合格者则视具体情况延后验收日期，并与有关科室取得联系，协商解决。大型、专一或特殊医疗仪器设备的验收在安装完一个月后，需由第三方人员组成验收专家组、销售商、使用科室、设备科一同到场视试用期设备使用状况进行验收确定。设备经开箱签收、产品验收合格后正式启用，开始计算保修期，正式给予该设备仪器编号并编入在用设备，将“开箱签收”、“安装调试单”、“设备验收单”、“大型设备验收单”、“专家组组成及意见”、售后保修合同及发票等相关内容导入医院设备管理档案。在采购或签定订货合同以前申购部门欲撤消申购者应及时向分管院长和设备科提出书面报告，不得延误。在采购或签定合同以后，欲撤消申购，申购部门负责人必须对行为后果负全部责任，并按赔偿制度规定对合同方给予处罚。

5使用阶段

5．1日常使用

所有设备建立电子卡片式档案管理，采用条形码技术定期对设备进行盘点，保存盘点台帐，如有设备转移需依据转移流程将设备转移申请表、设备转移记录台帐记录备案，从而了解设备的分配情况及实际拥有状况。再通过HIS\RIS\LIST\PACS等系统导入设备日常使用信息(如使用频率，工作状态及相关配件情况、耗材消耗等相关数据)作为设备使用管理的基本参数，为效率分析、成本分析、效益分析的依据，提高信息的准确性可体现医院的数字化现代化进度，提高对各类设备的了解程度。

5．2保养与维修

依照保养深度建立规范的设备设施保养体系，将分为三级保养:日常保养:由仪器保养人负责完成设备的表面清洁，查看易松动的螺丝和零件如有异状紧固，检查运转是否正常(包括设备的开机自检状态)，零部件是否完整。初级保养:由工程技术人员按保养周期计划进行，负责设备的内部清洁，检查工作环境、设备状态有无异常情况(如温度、湿度、运行声音、运行速度等)，工作于易腐蚀状态下或需高温高压消毒的设备可局部检查、调整其工作性能，保证设备在安全状态下运行。高级保养:即预防性的维修，由工程技术人员与维修人员共同进行，依照厂商提供的产品标准配置清单检查设备主体及各配件是否齐全，外观完整无损坏。依照设备开机自检操作规范说明书观察设备运行状态，保证自检正常无报警，调整各运行参数设置、更换易损部件，使设备能依照操作手册完成各类操作。每台医用设备进行以上各等级保养时均需建立保养管理台账，做到有计划的检查故障隐患、排除易发故障、降低故障率。三级保养结果及设备的异常状况都应记录在案，大型医用设备更需独立管理，将厂商保养测试时的参数记录与技术手册一同备案归档，以便全面了解设备在各时期中的状态。并且建立完善的维修体系，在临床报修或保养发现设备运行异常时，工程技术人员应迅速到场停止使用该故障设备进行强制检修，如有备用设备及时调用备用设备。在仪器修复并正常运转之后，需按它的技术指标参数进行调整，以复其工作性能，并记录其故障时间、故障原因、处理方式、零配件更换等，同时将外修记录维修费用申请审核，双签名发票、外修验收文件、保修合同记录等一一汇总入设备档案，以便更好的了解设备性能、维修效率、费用等信息，降低由设备故障引起的各类损失。

6强检

依照计量法与医院计量制度、计量工作职责规定，核对计量器具强制(非强制)检定目录，合理安排检定周期，对强制检定的计量器具要一式三份填写“强制检定工作计量器具登记造册、申请检定及备案表”，向政府计量部门提出周期检定申请和委托备案。根据检定计划开展各类设备的强检工作，并建立各项强检记录、结果统计、年度强检总账，并对强检结果进行合格率统计，需在设备边表明强检技术档案的(如计量器具的说明书、合格证、检定证书等)需及时明示于设备边。如由大型设备的购置计划(如MRI等)，须经过计量部门计量合格后，方可投入使用，其证书应在设备旁边明示，并将强检记录存入相应强检档案。

7报损

依照报损流程、制度规定，对于由于维修、计量核定仍不能恢复主要功能满足强检标准的、结构陈旧、性能明显落后、无法改进等原因的设备，使用部门应及时提交“仪器设备报损申请表”，待报损设备按单价低于1万元(不包括1万元)的由设备科审批;单价在1万至5万元之间(不包含5万元)的由上海申康有限公司负责审批;价值大于5万元(包括5万及以上)的由国资委审批，经各级审批同意后方可办理报废手续，并在报损后完成财产、账务登记注销等工作，并将报废审批流程、“仪器设备报损申请表”、报损批复单、双签名审核记录、处理方式记录等妥善存档作为设备生命周期的结束。

8结语

以上的生命线即为医用设备档案化管理的基本理念，有效、完整，收集和捕捉有用信息，从而使设备档案发挥主动、积极的作用，提高医用设备的完好率，减少成本支出，增加收益，促进各类医用设备的有效运用。并且在加强医用设备科学管理的同时，提高医用设备使用率，延长设备寿命，促进医院医疗技术发展，以相同的设备成本产出更高更好的经济效益和社会效益。

参考文献

［1］陈宏文．医院医疗设备档案管理的探讨［J］．医疗卫生装备，2007，(3):46．

［2］伦瑞贞．医院设备档案管理实践探讨［J］．中国医药科学，2013，(2):145．

［3］王春鹤．医疗设备档案管理中创新思维的运用［J］．中国医学装备，2012，(12):91．

［4］张华．医疗设备档案管理的探讨［J］．西部医学，2006，(3):256．

［5］张丽霞．医疗设备档案管理存在的问题与对策［J］．实用医技杂志，2010，17(8):708．

第7篇：供应商档案管理制度范文

关键词：信息化时代;医院会计信息;档案管理

信息化的发展推进会计工作的电算化，对会计工作者与会计管理的方方面面都提出了新的要求。医院的会计档案不仅是医院发展过程的记录者，也是国民医疗信息的观察者，因而档案管理具有不可忽视的地位。但是，信息化时代的到来给医院的会计档案管理提供新的机遇的同时提出了新的挑战。信息化时代下，档案信息的修改变得无迹可寻，管理变得更加严格与环保。

文章主要分析在信息化的大环境下，医院会计信息档案管理所面临的问题，以及可行的解决方法，以推进医院会计信息的档案管理尽快适应信息化的要求。

一、信息化时代下医院会计档案管理存在的问题

信息化时代加快了医院会计管理的电算化进程，在硬件与软件方面都提出了新的要求。一方面加强了医院会计档案管理的有序性与低碳性，另一方面又加大了管理的风险性。医院的会计档案管理在面对信息化的挑战与机遇时，积极进行了适应，但还是不可避免的存在一些问题，下面笔者将一一进行分析。

（一）管理制度不完善

会计档案管理制度统领着档案管理的方方面面工作，是宗旨一样的存在，但是在现有的医院会计档案管理制度仍然只是按照“规定”来定性，并不具有强制性，很大程度上滋长了档案管理员工的惰性与怠慢性。随着医疗工作与全民医保的发展，医院档案信息管理的工作量与繁杂度会与日剧增。但是现实状况是，缺乏了制度约束与激励机制的档案管理工作者将档案信息堆积如山，弃置一旁。

其次，在档案管理的过程中，甚至出现一股官僚之风。对于特殊或具有特权的病患的会计信息保管完好，而其他的患者的会计信息则难得一觅，导致医院的档案室发展成为特权患者的专属档案室。

（二）新旧交替，卷宗混乱

信息化时代下的会计档案管理实行电脑管理，但是医院的硬件与软件在各方面并没有实现配备，新的管理要求与旧的纸质版的信息内容不兼容，出现极大的矛盾。旧的会计信息档案的质量参差不齐，给会计信息的档案整理成电子化带来很多的不便。其次，卷宗由于一直以来疏忽管理，有很多卷宗都已经遗失，在整理的时候很多的钱财都花在了卷宗的收回与重建上。

另外，在档案电算化的过程中，电算系统对于老员工来说很陌生，在档案转写与系统操作维护上都造成困难，尤其是在刚刚引进新的系统的时候，大量的信息需要转写、编辑、归档、保密、输入等，工作量巨大，按照档案室日常的员工配备根本无法顺利完成，因而新旧的顺利交接困难重重。

（三）缺乏专业人才

传统的会计信息档案管理都是实行纸质卷宗管理，对空间、纸张、人员等的需求量都很大。在信息化时代下的医院会计信息档案管理大都实行电算化管理。病人与医院的财务、费用等信息都是通过电脑自动生成与录入。医院的整个财务运行都是数字化的，病人在到医院就医的同时就自动生成一份会计信息，最终与该病人有关的所有财务信息都会需要归结到该文件下统一执行与管理。这就要求会计档案管理的人员对于数字电脑以及财务系统的电脑操作较为熟练，且对于处理系统故障以及系统安全隐私维护具有一定的熟悉度，否则无法保证整个档案管理的顺利进行。但是，大部分老员工都是在纸质化管理的时代背景下培养出来的，对于电脑程序操作不大熟练。因而目前医院会计信息档案管理的信息化最为紧急的问题就是专业人才的缺乏。

（四）信息化技术维护不到位

在信息化的电脑档案管理基础上，档案信息的修改变得无迹可寻。不法分子只需要破解电脑信息系统的安全防护程序与档案系统的防火墙，就可在档案信息中修改，并且不会留下任何物理痕迹，最后将其他信息进行复原。而在纸质化卷宗管理年代，任何对档案信息的修改都可以看到涂改的痕迹，给追索留下重要线索。因此，信息化时代下医院会计档案管理的另一个重要问题就是技术维护不到位，尤其是安全保密防护技术不到位，给不法分子的篡改留下了机会。

（五）部门设置不规范

部门设置不规范主要源于对医院会计档案管理的不重视。通常情况下，会计档案的管理都与医院的其他档案管理混为一谈，并没有设立独立的档案保密管理部门，即使设置了档案管理部门也形同虚设，没有积极贯彻职业精神与职责。很多档案管理工作者将保密室的大门关上就一走了之，并不定期进行整理与核对，这样很容易造成档案的遗失与混乱。医院的会计档案纪录的是医院的历史与国民就诊的历史，具有很重要的历史与现实意义。然而一旦数据失去完整性，意义就会大打折扣。因此，改变现存的医院档案管理部门设置不规范的现状很有必要。

二、优化信息化时代下医院会计档案管理的对策

基于上述分析我们可以看到，在信息化时代的挑战下，医院会计信息档案的管理还有很多需要改进与完善的地方。不管是管理意识还是部门设置，都需要得到医院管理者的高度重视，以保证医院会计档案的完整性与真实性。下面笔者将从五个方面进行解析，分析医院会计档案管理改进的途径。

（一）健全管理制度，提高管理意识

首先，档案管理意识在医院会计档案管理中起着统领全局的作用，管理制度的完善则起着保障与约束作用。通过对会计工作者进行职业培训与设立奖励机制，以提高会计档案管理人员的档案管理意识，保证从源头上医院会计档案的安全性。

其次，在院内财务部门设立专门的档案管理制度，将职责落实到个人，保证档案管理人人有责。档案管理需要职责明晰，分工明确。档案的收集、维护、校对、保密、核查等都需要分工给具有相关能力的人，保证档案管理工作的有条不紊。

（二）加快会计人员培训

信息化时代的医院会计档案管理对人才提出了更高的要求，医院要想做到档案的真实准确与安全，首先必须加强员工的技术培训。通过开展定期员工电算化与电脑系统认知培训、定期考核、小组互帮等形式的档案管理培训，以提高员工的业务能力。其次，通过引进新型的专业人才，为会计工作队伍注入新的活力，以带动老职工的竞争积极性与学习热情，来提高整体档案管理人员的工作素质。最后，建立科学的监督体系，实时监督员工的档案管理能力，对于进步较快、表现优异的员工给予奖励，退步较多、表现差强人意的员工提出批评。通过监督的限制强化学习信息化会计档案管理的重要性。

（三）设立档案管理专属部门

设置专门的会计信息档案管理部门，保证职责的履行。医院会计档案管理的工作繁杂，细节颇多，包含档案的保管、立卷、整理、归类、编制、利用、鉴定等环节，不是一两个人可以完成的，需要设立独立的档案管理部门。随着档案信息的不断增加，工作量会更大。因此，医院需要配备专业人员、专业部门来进行工作，增强档案管理的规范与标准，体现对会计档案管理的重视，保证档案管理工作的专业化。

（四）加强保密管理

档案的检测与销毁对于档案保密相当重要。信息化时代下的医院会计档案管理变得更加艰难，这就要求医院投入更多的财力与物力进行档案的保密工作。正如上文所说，信息化时代下医院档案的篡改变得更加具有可能性，而要制止信息化时代的档案更改，主要在于安全防护系统的设计。因此，医院可根据自身的实际情况，决定是自主研发安全防护系统还是直接购买外部的保密系统，进行多重档案保密设置，以做到会计档案的真实安全。

（五）强化信息技术建设

信息技术建设为信息化时代下医院的会计档案管理保驾护航。时代的不断发展对医院会计档案管理不断提出新的标准与要求，医院只有通过不断强化信息技术建设才能适应不断变化的时代形势。通过引进或设计新的档案管理程序与系统、强化安保装置、培养人才、加强硬件更新等来保证档案管理的信息化技术安全可靠，方便实用。

此外，通过升级档案管理的硬件系统，与供应商协商完整体系的档案保密与病毒查杀功能，以实现会计档案的无缝管理。在进行软硬件升级时，要格外注意技术的正版与合格，不可因为贪图便宜使用盗版系统，最终因小失大。

三、结语

总而言之，信息化时代下的会计管理不同于传统的会计管理，自然档案管理也会有所区别，尤其是医院的会计档案管理，其特殊性要求医院在信息化时代下格外重视与支持。本文主要分析了现有的医院会计档案管理存在的问题，包括管理制度不完善、新旧交替的混乱、人才缺乏、保密不到位等。在此基础上提出改进医院会计档案管理的应对措施，主要有加强档案管理意识、培养人才、发展技术、注重保密等。通过进行各方面的改进，信息化时代下的医院会计档案管理势必会效率有所提高，享受电算化所带来的福利。

参考文献：

[1]刘志红.医院会计档案管理方案创新研究[J].医院档案，2013（09）.

第8篇：供应商档案管理制度范文

【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：电子信息档案管理的风险控制方法如下：

1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1)：36～37

[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4)：28～29

第9篇：供应商档案管理制度范文

关键词：电子信息；档案管理；风险；有效控制；方法

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为单位办公带来了巨大的变革，使办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致数据被盗，所以，我们在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免电子信息档案风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1、积极引进最新技术。

计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2、制定一些制度。

为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以我们要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3、及时消除风险。

为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，我们尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4、及时进行预防和保护。

为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解电子信息档案风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，很多单位开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，我们都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散电子信息档案风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给我们档案管理造成损失，那么那些使用电子信息n案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估电子信息档案风险的措施