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第二章 委托管理服务事项
第三章 委托管理服务期限
第四章 甲、乙双方的权利和义务
第五章 物业管理服务质量标准
第六章 物业管理服务费用
第七章 违约责任
第八章 附则
委托方(以下简称甲方) 名称: 法定代表人: 注册地: 住所地: 邮编: 联系电话:
受托方(以下简称乙方) 名称: 法定代表人: 注册地: 住所地: 邮编: 联系电话:
甲、乙双方根据有关法律、法规的规定,在自愿、平等、协商一致的基础上,就甲方将 (物业名称)委托乙方实行物业管理有关事宜,达成一致意见,特订立本合同。
第一章 总则
第一条 物业基本状况
物业名称:
物业类型:
坐落位置: (市) 区
四 至:东 南 西 北
占地面积: 平方米
建筑面积: 平方米
委托管理的物业构成细目详见本合同附件一。
第二条 乙方提供服务的受益人为本物业的全体业主和物业使用人。
第三条 乙方应参与本物业的竣工验收,并在本物业移交接管时,与甲方共同办理物业管理书面交接手续。
第四条 本物业交付使用后的质量责任,按国家《建设工程质量管理条例》和《房屋建筑工程质量保修办法》等有关法律、法规的规定承担。
第二章 委托管理服务事项
乙方接受甲方委托,提供以下物业管理服务:
第五条 房屋建筑共用部位的维修、养护和管理,包括:楼盖、屋顶、外墙面、承重结构、楼梯间、走廊通道、门厅、 ;
第六条 共用设施、设备的维修、养护、运行和管理,包括:共用的上下水管道、落水管、垃圾道、烟囱、共用照明天线、中央空调、暖气干线、供暖锅炉房、高压泵房、楼内消防设施设备、电梯、中央监控设备、建筑物防雷设施、 ;
第七条 附属建筑物、构筑物的维修、养护和管理,包括道路、室外上下水管道、化粪池、沟渠、池、井、自行车棚、停车场
第八条 共用绿地、花木的养护与管理
第九条 附属配套建筑和设施的维修、养护和管理,包括商业网点、文化体育娱乐场所、
第十条 公共环境卫生:包括公共场所、房屋共用部位的清洁卫生、垃圾的归集、清运、
第十一条 交通与车辆停放秩序的管理
本物业管理区域内的业主在本物业管理区域的公共场地停放车辆的,停放人应与乙方签订专项合同,并按该专项合同的约定承担各项责任和义务。
第十二条 维护公共秩序,包括安全监控、巡视、门岗执勤、 ;前款约定的事项不包含业主的人身与财产保险和财产保管责任,乙方与业主另行签订人身、财产保险和财产保管等专项合同的,按该专项合同的约定承担各项责任和义务。
第十三条 管理与本物业相关的工程图纸、住用户档案与竣工验收资料
第十四条 协助组织开展本物业管理区域内的文化娱乐活动;
第十五条 业主和物业使用人房屋的自管部位、自用设施及设备的维修、养护,在业主和物业使用人提出委托时,乙方原则上应接受委托,具体收费事宜应按照乙方制订并公布的收费标准由当事人双方另行协商;
第十六条 对业主和物业使用人违反业主临时公约或物业使用守则的行为,针对具体行为并根据情节轻重采取报告、规劝、制止等措施;
第十七条 其他委托事项:
1. ;
2. ;
3. .
第三章 委托管理服务期限
第十八条 本合同规定的物业管理委托期限暂定为 年,自本合同生效之日起至 年 月 日止。本合同期限届满,若需要续签合同,双方另行签订书面合同。
第十九条 本合同期限届满或业主委员会成立与业主大会所选聘的物业管理公司签订的物业管理服务合同生效时,本合同自然终止。
第四章 甲、乙双方的权利和义务
第二十条 甲方的权利和义务
1.应当在销售物业之前,制定《业主临时公约》,对有关物业的使用、维护、管理,业主的共同利益,业主应当履行的义务,违反公约应当承担的责任等事项依法作出约定。
2.应当在物业销售前将《业主临时公约》向物业买受人明示,并要求物业买受人在订立物业买卖合同时,做出遵守《业主临时公约》的书面承诺。
3.在物业竣工交付使用时,负责向物业买受人提供房屋质量
保证书和房屋使用说明书。
4.审定乙方拟定的物业管理方案并在乙方提交上述物业管理方案之日起 日内出具书面审定意见。
5.检查监督乙方管理工作的实施及制度的执行情况并每年进行一次考核评定;并将管理情况报物业管理主管部门备案。
6.审定乙方提出的物业管理服务年度计划、财务预算及决算报告并在乙方提交上述材料之日起 日内出具书面审定意见。
7.保证委托乙方管理的房屋、设施、设备达到国家验收标准及要求。在保修责任内,如存在质量问题,按以下第X种方式处理:
(1)甲方负责返修;
(2)委托乙方返修,由甲方支出全部费用;
(3) .
8.在本合同生效之日起X日内向乙方提供经营性商业用房(指非住宅房屋),由乙方按每月每平方米X元的标准租用,其租金收入仅用于 .
9.在本合同生效之日起X日内向乙方提供X平方米建筑面积的物业管理用房,由乙方按下列第X项方式使用:
(1)无偿使用;
(2)按建筑面积每月每平方米X元的标准租用,其租金收入仅用于 .
10.在物业管理交接验收时,负责向乙方移交下列资料:
(1)竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,附属配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;
(2)设备设施的安装、使用和维护保养技术资料;
(3)物业质量保修文件和物业使用说明文件;
(4)物业管理所必需的其他资料。
11.为实现本合同约定的物业管理服务要求而发生的物业管理服务费用,除由业主、物业使用人按规定缴纳外,不足部分由甲方承担。
12.协调、处理本合同生效前发生的管理遗留问题,包括但不限于以下事项:
(1) ;
(2) .
13.协助乙方做好物业管理工作和宣传教育、文化活动。
14.及时缴纳空置房屋的物业管理服务费;依法提供物业维修专项资金。
15.甲方有权指定专业审计机构,对本合同约定的物业管理服务费用收支状况进行审计。
16 . .
第二十一条 乙方的权利和义务
1.据有关法律、法规及本合同的约定,制定物业管理方案;自主开展物业经营管理服务活动。
2.对项目设计和施工提供管理方面的整改和完善建议。
3.配备工作人员参与物业管理区域内的共用部位、共用设施设备调试、验收和交接。
4.对业主和物业使用人违反法规、规章的行为,提请有关部门处理。
5.按本合同的约定,对业主和物业使用人违反业主临时公约或物业使用守则及相关管理规定的行为进行制止和处理。
6.可以将物业管理区域内的专项服务业务委托给专业企业,但不得将本区域内的全部物业管理一并委托给第三方。乙方将物业管理区域内的专项服务业务委托给专业企业的,相关的物业管理责任仍由乙方向甲方、业主及物业使用人承担。
7.负责编制房屋及其附属建筑物、构筑物、设施、设备、绿化等的年度维修养护计划和保修期满后的大修、中修、更新、改造方案,经甲、乙双方议定后由乙方组织实施。
8.向业主和物业使用人告知物业使用的有关规定,当业主和物业使用人装修物业时,告知有关注意事项和禁止行为,与业主和物业使用人订立书面约定,并负责监督。
9.负责编制物业管理年度管理计划,资金使用计划及决算报告,并最迟于每年X月之前以XX方式向甲方提出上述计划和报告;经甲方审定后组织实施。
10.负责每 个月向全体业主和物业使用人公布一次物业管理服务费用收支账目;并将物业管理服务收费项目和收费标准以及向业主和物业使用人提供专项服务的收费项目和收费标准在本物业管理区域内以书面方式公示。
11.对本物业的公共设施不得擅自占用和改变使用功能,如需在本物业内改、扩建或改善配套项目,须与甲方协商经甲方同意后报有关部门批准方可实施;不得擅自改变房屋共用部位的用途。
12.不得擅自在物业管理区域内从事物业服务以外的经营活动;不得在处理物业管理事务活动中侵犯业主及物业使用人的合法权益。
13.建立、妥善保管和正确使用本物业的管理档案,并负责及时记载有关变更情况。
14.本合同终止时,乙方必须在本合同终止之日起X日内向甲方移交甲方提供的全部经营性商业用房、管理用房及物业管理的全部档案资料。
15.接受业主、物业使用人、甲方和物业管理主管部门等的监督,不断完善物业管理服务,定期以书面方式向甲方报告本合同履行情况。
16. .
第五章 物业管理服务质量标准
第二十二条 乙方须按下列标准,完成本合同约定的物业管理事项:
1.房屋外观:完好整洁;每X年组织实施清洗外墙X次(费用由业主承担);公共内墙、走廊楼梯等每X年粉饰X次;公共防盗门每X年刷新X次;
2.设备运行:电梯按规定时间XX运行;水泵、发电机等设备X检查X次;
3.房屋及设施、设备的维修、养护:屋面及房屋渗漏X日修好;
4.公共环境:道路:X;室内外排水X; 沙井X清理一次;
5.清洁卫生:
(1)公共场地每天以X标准清扫X次;
(2)电梯卫生每天清扫、保洁X次;
(3)定期组织实施化粪池清掏(费用由业主承担);
(4) .
6.绿化:绿地完好率达到 %以上;
7.交通秩序:室内(外)停车场一天 小时保管;
8.保安:实行X小时保安制度,岗位设置X个,X小时轮流值守;
9.急修:停水不超过X小时;停电不超过X小时;下水道、沙井堵塞不超过X小时内开工;小修:报修XX
小时内开工;
10.业主和物业使用人对乙方的满意率达到:X%.
有关上述物业管理服务质量标准的约定详见本合同附件二。
第六章 物业管理服务费用
第二十三条 物业管理服务费
1.本物业的管理服务费用执行国家及北京市有关物业管理服务费用的相关规定。
2.本物业管理服务费,住宅房屋由业主按其拥有建筑面积每月每平方米 元向乙方交纳;非住宅房屋由业主按其拥有建筑面积每月每平方米 元向乙方交纳。本物业管理费包括如下费用: .
3.本物业管理服务费每 〔月〕/〔季〕/〔半年〕)交纳一次,每次交纳费用时间为 .
4.空置房屋的物业管理服务费,分别由XX按其拥有建筑面积每月每平方米X元向乙方交纳。
5.本物业管理服务费标准的调整,按XX调整。
6.业主出租其拥有的物业,其应承担的物业管理服务费由业主交纳,业主与承租人另有约定的,从其约定,但业主应将此约定送乙方备案并就物业管理服务费的缴纳负有连带责任。
7.业主转让物业时,须交清转让之前该业主应承担的物业管理服务费。
8.物业管理服务费中未计入的共用设施设备运行、能耗费用,按 X〔该幢〕/〔该物业〕住户实际用量共同分摊。
9.业主和物业使用人逾期交纳物业管理服务费的,按以下第X项方式处理:
(1)从逾期之日起按每天X元交纳滞纳金;
(2)从逾期之日起每天按应付物业管理服务费的万分之X交纳滞纳金;
(3) .
第二十四条 车位使用费不得高于有权核定部门规定的现行标准,由车位使用人按下列标准向乙方交纳:
1.露天车位:每日 元,每月 元,每年 元;
2.车 库:每日 元,每月 元,每年 元;
3.摩托车:每日 元,每月 元,每年 元;
4.自行车:每日 元,每月 元,每年 元;
5. .
第二十五条 乙方受业主、物业使用人的委托对其房屋自用部位、自用设备的维修、养护及其他特约服务的费用,由当事人自行约定。
第二十六条 乙方向业主和物业使用人提供的其他服务项目和收费标准如下:
1. ;
2. ;
3. .
第二十七条 房屋的共用部位、共用设施、设备、公共场地的维修、养护费用:
1.保修期内属保修范围内的房屋共用部位、共用设施设备、公共场地的维修、养护费用由甲方承担。
2.不属保修范围内的XX、XX、维修、养护费用,由业主按其拥有的权属份额或XX承担。
3.保修期满后,本物业共用部位、共用设施设备的大修、中修、更新、改造费用,在本物业维修专项资金中列支。
第七章 违约责任
第二十八条 甲方违反本合同第二十条的约定,使乙方未完成约定管理目标,乙方有权要求甲方在一定期限内解决,逾期未解决的,乙方有权终止合同;由于甲方违约给乙方造成经济损失的,甲方应给予乙方经济赔偿。
第二十九条 乙方违反本合同第五章的约定,未能达到约定的管理目标,甲方有权要求乙方限期整改并达到本合同约定的标准;逾期未整改的,或整改不符合本合同约定的,甲方有权终止合同;由于乙方违约给甲方造成经济损失的,乙方应给予甲方经济赔偿。
第三十条 乙方违反本合同第六章的约定,擅自提高收费标准的,甲方有权督促和要求乙方清退所收费用,退还利息并按 支付违约金;由此给甲方造成经济损失的,乙方应给予甲方经济赔偿。
第三十一条 甲、乙双方任何一方无正当理不得提前终止本合同,否则应向对方支付 元的违约金;由此给对方造成的经济损失超出违约金的,对超出部分还应给予赔偿。
第三十二条 因房屋建筑质量、设备设施质量或安装技术等原因,达不到使用功能,造成重大事故的,由甲方承担责任并作善后处理。因乙方管理不善或操作不当等原因造成重大事故的,由乙方承担责任并负责善后处理。产生质量事故的直接原因,以相关主管部门的鉴定为准。
第三十三条 甲、乙双方任何一方如通过不正当竞争手段而取得管理权或致使对方失去管理权的,或由此给对方造成经济损失的,应当由施加损害的一方承担全部责任。
第三十四条 由于一方违约而致使本合同提前终止的,提出解除合同的一方应及时通知对方,合同自上述书面通知送达对方时即行终止。
第三十五条 本合同期限届满或本合同提前终止的,甲乙双方应在本合同终止之日起 日内办理完毕全部物业管理交接手续。
第八章 附则
第三十六条 自本合同生效之日起 天内,根据甲方委托管理事项,办理完交接验收手续。
第三十七条 为维护公众、业主、物业使用人的切身利益,在不可预见情况下,如发生煤气泄漏;漏电、火灾、水管破裂、救助人命、协助公安机关执行任务等突发事件,乙方因采取紧急避险措施造成业主必要的财产损失的,当事双方按有关法律规定处理。
第三十八条 甲、乙双方经协商一致,可对本合同的条款进行补充,以书面形式签订补充协议,补充协议与本合同具有同等效力。
第三十九条 本合同之附件均为本合同有效组成部分。本合同及其附件内,空格部分填写的文字与印刷文字具有同等效力。
第四十条 本合同及其附件和补充协议中未规定的事宜,均遵照中华人民共和国有关法律、法规和规章执行。
第四十一条 本合同正本连同附件共X页,一式三份,甲、乙双方及物业管理行政主管部门(备案)各执一份,具有同等法律效力。
第四十二条 本合同执行期间,如遇不可抗力,致使本合同无法履行时,甲、乙双方应按有关法律规定及时协商处理。
第四十三条 本合同在履行中如发生争议,甲、乙双方应友好协商解决,协商不成的,甲、乙双方同意按下列第X方式解决:
(1)提交XX仲裁委员会仲裁;
(2)依法向有管辖权的人民法院。
第四十四条 本合同自XX起生效。
第四十五条 本合同约定的相关内容若与现行有效的法律、法规、规章以及政府文件相抵触时,该约定无效。若在本合同的履行中,遇国家相关法律、法规、规章以及政府文件发生变化时,自然也应按变化后国家相关法律、法规、规章以及政府文件执行。
甲方签章:
乙方签章:
法定代表人:
法定代表人
授权代表:
授权代表:
日期: 年 月 日
日期: 年 月 日
合同签订地:
附件:
一、本物业构成细目
二、木物业管理质量目标
西山煤电设备租赁公司是西山煤电集团公司煤炭生产所需租赁设备的业务职能管理部门,受集团委托负责授权范围内的合同管理,主要负责以下三部分业务工作:一是负责集团9个生产矿综采、综掘、岩巷作业设备、移动瓦斯抽放设备的租赁业务;负责设备的固定资产管理、技术选型、更新设备计划申报、与制造厂签订技术协议、生产现场的技术管理和综采工作面的设备衔接;参加租赁设备的招标和设备的出厂验收。二是负责租赁设备的修理,其中大修部分由集团统一计划管理,中小修部分由设备租赁公司按核定检修费指标控制安排使用。三是负责集团9个矿和8个选煤厂机电配件的采购供应;负责各矿、选煤厂配件单耗指标和配件储备资金指标的测算和考核,以及集团的配件信息化管理工作。2007年以前,西山煤电设备租赁公司的合同管理一直采取手工和纸质相结合的非信息化方式,由于标的物种类繁多、业务量十分庞大,传统的手工、纸质合同管理方式不但工作量大,而且无法做到统筹兼顾,难免发生误差、影响决策。为切实提高合同管理的水平和效率,从2007年开始,西山煤电设备租赁公司依托西山煤电集团的配件信息化管理系统,逐步建立了自己的合同管理信息化系统,2012年对系统进行了技术升级。系统运行模式是,根据集团9个矿和8个选煤厂的配件需求计划,生成对应的采购合同,内容包括配件的型号规格、招标价、入库价、供应商等,系统自动记录合同的履行状态,通过合同台账监测合同的签订、执行情况;系统凭借计划管理、供应商管理、合同台账、验收管理、合同台账、统计分析、队组消耗控制、代储管理等模块和功能,基本实现了合同管理信息化。合同编号、软件开发、网络平台是该合同管理信息系统的三个主要支撑:
1.合同编号。合同编号是合同管理信息化系统的重要基础,直接关系到系统运行的效率,所以采用分级分类的编号形式。《设备租赁公司合同管理办法》第九章规定,所有正式合同必须进行编号,编号规定如下:a、工业产品买卖合同编号为ZL+01+XJ(XG)+年份+合同类别+合同顺序号。其中,ZL代表设备租赁公司,01代表工业产品买卖合同,XJ代表西山集团,XG代表西山股份,年份为签订合同年份的后两位阿拉伯数字,合同类别包括采掘、三机、支架、电器、选煤、泵站等,合同顺序号是合同签订的顺序编号。b、设备修理合同编号为ZL+04—XJ(XG)+年份+合同类别+合同顺序号,合同类别包括大修、中修、不保修、更新等。
2.软件开发。合同管理信息化系统软件以“先进、开放、实用”为指导思想,按照分层设计的思路,采用C++语言开发,通过通俗易懂的人机互动界面,具有良好的扩展性和交互性,使合同与业务部门的应用实现了数据级的共享交换,合同与业务部门的工作流程实现了应用级的互联互通。
3.网络平台。合同管理信息化系统紧紧依托西山煤电集团的配件信息化管理系统,实现了设备租赁公司与各矿、厂机电科网络互联互通。网络平台的布局方式为三层布局:各矿、厂机电科为接入层;各矿、厂信息中心为汇聚层;西山煤电信息中心为核心层。
二、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效
随着信息化在合同管理中的深入,其优越性逐渐被各矿、厂认可。以信息化为手段的规范化标准化合同管理从合同起草开始,跨越合同评审、合同谈判、合同签订、合同履行,止于结算,并以合同档案的形式归档到系统,形成了一套闭合完整的合同管控资料,改变了传统合同管理的复杂性和随意性。
1.优化管理模式,革新管理理念。推行合同管理信息化,在管理路径上实现了由过去“偏离纠偏再偏离再纠偏”的被动式控制向“调查分析决策落实跟踪总结”的主动式控制的转变;在管理方式上实现了由过去的手工经验式粗放型合同管理模式向以PDCA循环模式为主的精细化合同管理模式的转变;合同管理的工作量和误差明显减少,质量和效率明显提高,促进了企业管理理念革新。
2.信息化确保合同数据真实有效。通过信息化管理,合同数据能够利用网络及时反馈,在加强合同动态管理的同时,拓宽了收集合同数据信息的渠道,确保了合同数据的真实性、有效性,为招标谈判及标后预算提供了详细数据,为企业提升决策水平提供了数据平台。
3.降低管理成本,提高经济效益。合同管理信息化提高了公司对包括各种配件在内的吨煤成本消耗情况的控制和监督效能,降低了库存占用资金,优化了库存结构,加强了对供应商的约束和平衡,促进了公司降本增效。
三、对西山煤电设备租赁公司进一步提高合同管理信息化水平的建议
如何从操作性、事务性的传统工作层面走向管理性、战略性的层面,这是合同管理真正要“管理”的长远问题。西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效明显,在系统日常运行和维护过程中,租赁公司以及各矿、厂机电科工作人员也发现了某些方面存在的问题和不足,主要概括为以下方面:一是管理规范化程度有待提高,表现为部分合同没有严格执行招标采购价格,有的矿、厂业务科存在先使用配件、后签订合同的情况;二是信息化程度有待提高,表现为信息查询、检索功能尚不够完善;三是工作效率有待提高,表现为系统登录、人员操作速度较慢等。以上问题的存在,既有少数工作人员认识不到位、责任心不强等主观方面的原因,也有制度不健全、硬件软件缺乏等客观方面的原因。笔者结合工作实际,对如何进一步提高合同管理信息化水平提出以下建议:
1.严格界定合同审批程序和权限,明确岗位职责,提高管理规范化水平。(1)审批程序:合同由设备租赁公司管理科和签订合同的矿、厂业务科共同办理,严格按照公司合同审批表的流程执行。设备出租合同由管理科审核,设备科复核,公司副经理审批:设备退租合同由管理科审核,公司副经理复核,公司经理审批决定承修单位:产品买卖合同由配件科审查,管理科审核,公司法律顾问复审,公司副经理复核,公司经理审批执行;设备修理合同由设备科科长、技术科科长审查,管理科审核,公司法律顾问复审,公司副经理复核,公司经理审批执行。(2)审批权限:各业务科科长是本部门合同管理的第一责任人,对所填写的合同内容条款负责,对审查发现不符合要求的合同,有权责令重新填写;管理科除对合同内容进行审核外,主要负责对签订合同对方的企业名称、资质材料、经营资格和合同内容中的价格、数量、履行期限、地点和方式进行把关;公司法律顾问主要负责对合同文本条款内容的规范性、合法性进行复审;公司副经理除对合同内容进行整体复核外,主要负责对合同的价格、质量和产品技术要求进行把关;公司经理负责对全部合同实行监控并签发执行。(3)协调机制:各业务科室负责人,对本单位业务员签订的合同内容,认为不合格不合法,有权退回合同,业务员重新签订;对按照规定属于复审部分的合同内容,认为不合格不合法的,有权组织有关部门进行合同审查,提出意见后,由经理签发;合同业务员在签订合同过程中,对所采购配件的价格或设备修理预算要严格审查,采购同单位、同品种、同规格的配件高于上年的,或者同一承修单位修理同一型号设备且鉴定结果相近、修理预算高于上期的,要在签订合同时附调价说明书,调价说明书需由业务科科长、副经理、经理审批后生效。(4)约束机制:管理科是完成合同盖章生效的最后环节,必须按照法律和专业标准的要求,对合同全部内容进行严格审查,发现问题立即汇报领导,严禁不合格或无效合同的签订:合同的履行,必须由管理科合同管理员核对合同和发票,核对无误后在发票上标注合同编号,加盖审核章,财务科方可结算,未经管理科审核及盖章的原始发票,财务科不得办理结算手续。同时,配件产品买卖合同、设备修理合同要求年履约率为95%以上,对于超过合同有效期的合同,终止履行。
2.完善扩展系统模块,提高信息查询、检索功能。(1)合同进度管理模块:分为合同实施控制子模块,合同变更管理子模块,索赔管理子模块。合同实施控制子模块主要对合同履行进度等方面的信息进行准确分析和实施动态管理,将配件需求计划与合同履行情况对比,找出两者之间存在的差异,从而及时调整工作计划;合同变更管理子模块可根据原合同与变更后合同的对照表,自动生成变更清单,生成变更详情表,计算变更净值和变更费用,并及时反映变更后的总费用变化情况;合同索赔管理子模块包括索赔文件管理、索赔鉴别管理、索赔计算管理、索赔证据管理等,为管理人员提供有关查询、收集有关索赔的各类数据的服务等。(2)合同文件管理模块:进行合同数据的输入、修改、合同文件的检索、查询等,其包含的数据有:招标文件,投标书,中标通知书,配件清单,标准规范和其他有关资料、技术要求等。(3)合同条款检索模块:可对各类合同条款进行检索,以便监督合同的履行,分为有条件检索和无条件检索,有条件检索按使用者所选择的条件进行检索查询,无条件检索按合同条款的自然顺序进行检索;选择条件可分为:合同编号检索、主题词检索、条款检索。(4)合同查询系统模块:分为合同法律法规检索子模块、常用合同范本查询子模块、其它子模块。合同法律法规检索子模块主要功能是对有关合同管理方面的合同法律法规及时更新查阅;常用合同范本查询子模块主要功能是检索查询和调用各种合同格式范本,使合同的生成更加方便、准确、快捷;其它子模块是为了方便系统用户,让用户自己增加功能而留的待开发模块。
【关键词】:建筑工程;合同管理;造价控制;作用
1 建筑工程合同管理与造价控制
随着建筑行业的快速发展以及我国经济体制的改革,原有的工程造价的管理模式已经不能适应投资方的需要,然而,逐步发展起来的全过程造价控制方式越来越被投资方所采用。而对于工程造价的控制则依托于工程合同来进行的。工程建设合同是双方当事人对工程建设项目的相关事宜而依法签订的有关权利、义务和责任的协议,是在建筑产品生产过程中维护双方权利,承担相应义务的法律依据。在工程建设项目过程中的合同包括勘察、设计合同,监理合同以及施工、材料供应合同等多种。在这些合同中,牵涉内容最复杂的就是施工合同,即就是发包人以及承包人为完成商定的建筑工程项目,明确相互之间的各种权利、义务和责任关系的合同协议。而对于工程造价的控制则就依据于建筑工程中的合同,它不仅影响着工程造价的确定和控制,而且是解决双方经济争议的重要依据,合同也是贯穿整个建筑工程的全过程,影响着项目工程造价,因此对合同进行有效的管理至关重要。
2 建筑工程合同管理在工程造价控制中的重要性
在建筑工程项目中,施工合同是整个工程项目中主要的合同,它是工程建设在进度和投资以及质量三方面控制的主要的依据。具备科学化的合同均与工程造价有着千丝万缕的关联,其包括工程的数量,工程造价的组成,工程的结算以及工程质量、变更以及工期,以及分包工程和材料设备等等内容,这些都应该在施工合同中得到有效的体现。当双方产生合同纠纷和索赔时,招投标文件、施工合同条款和相关的会议纪要以及施工现场的记录等是判定合同纠纷和索赔的依据。可见,合同管理是一种基于进度、投资、质量、信息等的综合管理,是企业管理的重要内容,也是促进企业发展的基本保障。当然,建筑工程合同的管理需要从施工招标开始,包括合同签订前的管理、合同实施过程中的管理以及合同后期的管理等。
2.1 合同签订前的管理
合同签订前的主要任务就是怎样确定涉及到施工过程的各个方面内容的合同条款,以及在什么时机向承包人明确这些条款。当然,对于有些合同,国家也出台了相关的合同范本,其中的专用条款内容还是需要各方协商确定的。为了确保每一个投标单位都能接受相应的合同条款,这就需要在发放招标文件时,应提前编制出科学合理的合同条款并纳入其中。在招标文件中若工程信息列入的过少,就会导致工程造价难以控制,工程建设过程中的麻烦就越大,而工程项目的招标工作更需要具有高素质的专业机构来组织实施。
2.2 合同实施过程中的管理
针对建筑产品的投资大,建设周期长,体积庞大和结构复杂等特点,在工程项目的实施过程中,影响工程造价的因素很多,为更好地控制工程造价,合同的管理在工程建设过程中显得尤为重要了。而施工过程中涉及到工程造价的因素有工期、工程变更以及材料设备等的异常变化。材料价格市场异常波动对承发包双方都有着很大的影响,如果处理不好则可能会出现偷工减料等不良现象;另外,就是工程款支付的合同管理,付款不及时或者是不能按规定要求付款,则会造成承包人的索赔。在一些投机的承包人中,往往会以低投标价来争取中标,而以高索赔来获取企业额外利润,因此索赔管理也是合同管理的主要内容之一。
2.3 合同后期的管理
在建筑工程项目竣工后,这时就要关注工程合同的后期管理。主要体现在工程结算资料、工程结算以及对工程款的支付管理等方面。而工程结算资料包括所有的竣工图纸和设计变更,招投标文件和结算书以及经济签证单等。同时还需要承包人提供详细且齐全的工程结算资料给业主进行结算审计,当然,审计时也要依据竣工图以及相关合同等资料,业主就其结算出最终的工程款。在结算审计时不得违反合同规定,当然事先有规定的除外。
3 提高建筑工程合同管理水平的建议
由于在建筑工程项目中的合同管理对工程造价的控制有着重要的影响,为达到对工程造价控制的目标,就需要把握其中对工程造价有着很大影响的各种主要因素,从而有针对性的采取有效的措施。笔者认为可以从以下几个方面进行:
首先,需要订立好合同。合同管理的基础就是合同的订立。另外,由于建筑工程的行业特点,其工程涉及面广、工程耗资巨大、履行的时间长等,因此合同内容要保证其完整和清楚,以及合同内的各个条款细致以致于要面面俱到,这样才能保证合同管理的顺利进行。当然,在合同订立前也需要细致认真分析合同条款。
其次,加强工程变更的管理。在建筑工程中,发生变更则是不可避免的。但是,当变更发生时则应该遵循一定的原则,如合同中若有适用于变更的项目价格,则按合同已有的价格计算变更价款;若合同中没有相同或者是相似的价格时,则由承包方提出适当的变更价格,经过监理工程师以及建设单位审核批准后执行。
最后,加强签证、质量、工期的管理。在建筑施工过程中,由于种种原因会出现一些突发的价款等变故,而现场签证则是此时必要的书面依据。对于现场签证要对签证的内容、原因、数量以及日期等都要详细明确的记录,还有现场签证要及时办理。当然,对加强工程计量管理以及工程款支付管理也是有效提高建筑工程合同管理水平的措施。
4 结束语
在建筑工程项目中,合同的有效管理也是对工程造价的有效监控,这也就需要对合同管理的人才培养有更高的要求,主要从以下几方面入手:选好管理人才、组织好管理人员的在职学习、选送到有关院校深造和建立健全岗位责任制,而对合同管理的方法以及手段等进行认真总结与研究也很重要。同时,作为承包人也应该在认识到合同管理的重要性基础上,把握施工过程中的每个环节,做到认真细致的分析比对,保证施工过程中的每一个环节处理都有合同依据,从而保证工程造价的有效监控。
参考文献
[1]徐大图等.工程造价的确定与控制[M].北京:中国计划出版社,2008
[2]陈大仁.工程建设项目中的合同管理对造价控制的作用,基建优化,2004(02)
文/熊敬
建筑施工企业在承接施工任务时,虽然大多约定合同总价,但在施工生产过程中,仍需经监理方、建设方按月(或形象进度,或控制界面等)完成的工程数量计算各项费用,办理工程进度款的支付,因此建筑施工企业有必要将已完成预算定额所规定的全部工序或工程内容的分部分项工程作为“已完工程”,及时与建设单位办理工程价款的中间结算,回收应收账款,待工程全部竣工后再进行清算。因此,建筑施工企业加强工程结算的会计核算工作,准确计量已完工程的价款结算,及时收回工程价款,加强应收账款的内部控制显得尤为重要。
建筑施工企业应收账款现状不容忽视
应收账款居高不下且呈增长趋势。建筑施工企业在日趋激烈的市场竞争中,为了实现持续经营、扩大市场份额,不得不承接业务,甚至往往低价中标。而完成施工项目需要一定的周期,在这个时间内,双方按照合同约定办理结算,但办理结算主要是依据项目的现场进度、施工质量等,并.依赖于建设、监理等单位,因此,即使等到工程竣工、验收合格,甚至工程结算全部办理完成后,工程款也不能全部收回,最终导致应收账款常年维持在高位,且不断攀升。
应收账款回收滞后且历时周期长。由于工程项目施工具有周期长、点多面广等特点,建筑施工企业清收应收账款具有一定的管理难度。即使签订合同时已具体说明结算是按工程形象进度、按节点、按月结算,却往往受制于工程建设单位的工程计划、工程预算、工程结算等各种原因,造成应收款项收回滞后,甚至在工程完工后工程款仍长期拖欠,按合同预留的质量保证金则还要在竣工验收后1年、2年或5年等一定期限后才能收回。
应收账款回收责任不明确且考核不健全。建筑施工企业应收账款的回收往往与项目主要负责人息息相关,但随着施工项目的完工,项目部也随之解散,或项目相关责任人调入新的项目部,应收账款的回收就处于无人负责的状态,再安排他人负责清收,往往也只是形式上的催收,致使许多应收账款时间一长就变成谁都不清楚的死账、呆账、坏账,根本无法追回,最终造成损失。同时,建筑施工企业大多缺少完善的应收账款考核制度,即使有也只是停留在形式上。
应收账款内部控制意识淡薄且制度缺失。建筑施工企业对工程款的回收重视程度远比不上对安全、质量、进度的重视,应收账款内部控制意识淡薄,对于应收账款没有建立完善的、科学的、详细的、可行的内部控制制度,缺乏必要的规章制度指导,在控制管理应收账款上存在很大的盲目性和随意性,导致应收账款风险时常发生。
加强建筑施工企业应收账款内部控制的对策
建立健全建筑施工企业应收账款内部控制标准,完善执行满足内控标准的制度流程。建筑施工企业应建立健全符合企业自身发展需求的应收账款内部控制标准,应收账款内部控制标准主要应包含:应收账款的确认、对账、账龄分析、催收、款项回收、坏账计提、冲销以及对应收账款清欠情况的考核等。还应建立、完善和执行满足应收账款内部控制标准的政策、制度、流程、方法、工具、手段等。如:建立合理的应收账款内部控制目标,建立催款工作例会制度,建立催款工作计划制度,建立催收责任制、催收方法等。
建筑施工企业还应积极落实应收账款内控标准以及开展内控自评价工作,发现内控缺陷,如制度设计的缺失,或制度执行的不到位等。对于执行不到位的情况,企业可以根据实际情况,完善相关职能,提高清收人员素质,加强执行力度,并通过检查、考核等方式进行监督,确保将应收账款回收的风险控制在企业可承受的范围之内;对于设计层面的缺陷,一般需要企业修改和补充相应的制度,规范业务流程。
树立“现金为王”理念,明确应收账款内部控制目标。企业的现金流量是企业赖以生存和发展的最重要基础,建筑施工企业由于建筑产品的固定性带来施工生产的流动性,需要分级核算,管理难度加大;施工生产周期长,.跨年施工频繁,资金占有量大等行业特点,使企业“现金流” “资金链条”更为重要,企业必须牢固树立“现金为王” “资本经营”的理念,加强对工程价款结算的会计核算,加强应收账款的回收,同时还应加强对预收备料款、预收工程款的核算与管理,明确应收账款的内部控制目标。
应收账款的控制目标至少应包含一下几点:确保应收账款财务核算依据符合企业会计制度及企业会计建造合同准则;保证与建设方、监理方对工程价款结算单的合理性;保证应收账款数据确认的准确性、真实性;加大催收力度,确保应收账款的及时回收,定期或适时对应收账款进行账龄分析,分类管理,对超过账龄的账款实行重点管理,最大程度防止或减少坏账损失的发生。
确定企业应收账款的信用政策,加强建筑施工项目合同风险控制。建筑施工企业在市场营销过程中,务必对建设方的相关财务状况、可能影响建设方付款能力的因素、付款的经济环境、及时支付现款的能力、以往的信誉及可靠度等进行实地调研。必要时还应积极寻求建筑施工企业自身开户银行、会计师事务所等中介机构了解建设方的情况,如以往付款履约的情况、对方的资产负债率、流动资产周转率、流动比率、速动比率等定量指标和定性指标作为信用风险评级指标,根据各项指标的重要性确定其相应的风险权数,建立建设方诚信档案,进行信用等级评定,并随市场变化进行动态管理。
开展应收账款预算管理,充分了解各建设方信用情况,结合企业自身的年度营销策略,以及风险偏好、风险容忍度,在成本与收益相比较的基础上,制定适合企业的信用标准,确定企业愿意承担的最大的付款风险的金额;依据各建设方实现的产值收入规模,制定相应的信用政策,并对建设方实行动态评定的信用等级,及时修改信用政策:如遇不讲信用、拖欠甚至拒付时及时采取相应的收账策略与措施。
加强建筑施工项目合同的风险控制。如存在格式合同,应使用标准范本,使用合同范本时,若需修改合同标准条款,需会商法律专业人员。如不能使用公司标准合同范本,需经法律部门或相关专业人员审核后,方能签署。还应严格遵照规定的授权审批权限和程序执行合同审批,重点审核签约方的信用和履约能力、价格条款、工程价款支付、担保要求等条款,确保合同的权利义务表述清晰,价格条款描述准确,确保应收账款回收合理合法,有根有据。
做好应收账款内部控制审计。建筑施工企业应结合企业实际,借鉴国际先进项目管理模式,建立应收账款管理模板,对于每笔应收账款可作为一个项目进行管理,实行项目计划管理;确定项目任务说明书、工作分解结构、责任分解矩阵、网络计划工作表、风险评估、风险应对计划、过程检查控制等,实行动态催收。
建立跨部门的项目管理模式,将应收账款回收过程中相应的职能进行分解,分配到各相关职能部门,并按应收账款性质确定主责部门,并实行项目考核制度。
建筑施工企业管理层对于应收账款管理还应组织实施内部控制审计,通过内部控制审计,及时发现解决存在的问题,还可针对应收账款内部控制实行专项效能监察,达到“管理的再管理”“监督的再监督”的目的。
建立健全应收账款回收组织机构,注重应收账款日常管理的内部控制。由于建筑施工企业需要以项目为主体进行施工、分项目核算,所以企业及子分公司、项目部各层级都应结合本单位实际情况,建立清欠工作目标责任制,依照责任对象的不同分别采取不同的考核形式,并将考核结果与年度目标考核挂钩。始终坚持项目经理是工程款回收的第一责任人,并确定日常回收责任人和经办人,对应收账款项目实行谁主管、谁经办、谁负责,并且要负责到底,坚持“专人负责”的原则。
加强应收账款台账管理,对应收账款按已竣工已结算、已竣工未结算、在建项目进行分类管理。应收账款台账应该按每项合同进行设立,具体包括以下内容:合同编号、建设方企业性质、项目立项情况、合同金额、开竣工时间、合同结算方式、合同付款条件、保修期限及保修金额、每月及累计对内上报进度金额、甲方审批的进度额、甲方付款额、付款比例等内容。建筑施工企业财务部门应于工程项目合同签订或应收账款发生时即建立台账,并在施工过程中及时编写、完善详细反映应收账款的发生、增减变动、余额及其账龄等财务信息,按月分析应收账款管理情况,及时预警,坚持“台账管理”原则。
建立回收过程沟通制度,确保处于受控状态。在应收账款回收过程中,相关职能部门的信息要做到及时共享,过程中遇到的问题与困难做到及时提请相关责任部门和人员采取相应措施,扫清回收过程中存在的企业障碍,比如施工质量存在缺陷、交工资料不齐全等,必须要分析自身原因,及时整改;如过程中遇到建设方由于主观原因不愿付款,或随便找个理由予以推迟.付款,无理拒付时,应及时沟通,沟通无效时可采用停工、延期交付、行使留置权等方式,减少应收账款损失,坚持“过程沟通”原则。
建立应收账款催收奖惩机制,签订应收账款回收责任状,对在催收账款中做出贡献的人员,根据应收账款的账龄、回收的难易程度及收回款额的多少给予适当的奖励。同时对因管理不善、责任心不强导致应收账款难以回收、无法回收,给企业财产带来损失的人员,应严格按照企业内部责任追究办法,实行追责,坚持“奖惩结合”原则。
采取灵活多样的收账方式方法,必要时善于运用法律武器。不断提高应收账款清收人员的回收意识,养成回收期限前事前提醒、预约,到期日专程登门催收的习惯,在回收过程要坚定收款信念,理直气壮。针对不同的应收账款项目,不同的欠款原因,区分是否超过信用期限,可采用不同的收款方法,‘如电话、电传、催告函、律师函、上门交涉、诉诸法律等。对于账龄较长的应收账款,也可考虑以低于债务账面价值的现金清偿债务,以非现金资产清偿债务,债务转为资本,修改其他债务条件等债务重组进行清偿。
对于长期无法收回的应收账款,或者建设方信用发生变故的应收账款,可以考虑创新应收账款管理方式,通过银行实行应收账款保理,以减少坏账损失,提高收款能力。但同时要考虑应收账款保理的额度,恰当选择无追索权保理、有追索权保理、折扣保理等保理方式,减少不必要的保理费用。
对于不诚信的、恶意拖欠的建设方,注重原始资料、催收过程的证据材料的积累,包括工程施工合同、工程价款结算单、签证单、业务联系函件、传真、邮寄凭证等,关注诉讼时效有效期,勇敢拿起法律武器,通过诉讼程序寻求债权保护。
关键词:小企业;合同管理;问题;措施
中图分类号:F279.23文献标识码:A
收录日期:2012年3月26日
裕丰公司是一家经营种子业务的小型企业,涉诉的两起经济纠纷基于同一份合同引起,具有同源性质。但是,在案件性质上却有很大的区别,一个是实体问题争议,焦点在于哪一方违约;一个是程序问题争议,焦点在于是否超过诉讼时效。纠纷本身具有一定的代表性,折射出像裕丰公司这样的小企业在合同管理上的疏漏。
一、涉诉纠纷的具体情况及结果
裕丰公司与承包人签订了经营种子承包合同,约定裕丰公司将四大农作物种子经销权承包给承包人,裕丰公司为承包人提供周转金,并为其提供办公室和经营场地;承包人于每年经营结束后向裕丰公司交纳承包费之后产生的经营盈利部分,承包人与裕丰公司七三分成。承包人交纳风险抵押金,经营损失由承包人自负,并有保证人为其连带保证。承包人须聘任裕丰公司员工数人,并负责其工资和保险。合同生效两年后,双方就提供周转金和利润分配问题发生争议,又发生承包人拖欠聘任的裕丰公司员工工资事件,在协商无果的情况下,两讼便应然而生。一方面承包人以裕丰公司违约为由提讼,要求裕丰公司赔偿未按约提供周转金给其造成的损失,以及裕丰公司返还擅自扣留的承包人现金;另一方面被拖欠工资的员工以裕丰公司和承包人为被申请人,向劳动仲裁院申请劳动仲裁。
违约纠纷的焦点在于:裕丰公司是否依约支付了周转金,承包人集资行为如何定性。从一审到二审,经过双方举证质证,法院最终判决认定裕丰公司未违约,但须给付承包人集资利息款,驳回承包人的其他诉讼请求。该起纠纷从发生到解决,历时三年多,一审中,裕丰公司还出现了重要证据未提交的问题。
拖欠工资纠纷的焦点在于:裕丰公司是否超过诉讼时效。劳动仲裁院裁决由承包人偿付工资,裕丰公司承担连带责任,双方均未偿付,员工在裁定做出3个月后申请强制执行,法院于17个月后强制执行了裕丰公司。自强制执行14个月后,裕丰公司承包人,要求其偿还上述款项,承包人以裕丰公司超过诉讼时效为由予以抗辩。一审判决认定裕丰公司超过诉讼时效,二审判决予以改判,支持了裕丰公司的诉讼请求。该纠纷从发生到平息也历时三年多。
二、合同管理存在的问题
裕丰公司与承包人基于一份合同发生的两起纠纷,反映出裕丰公司在合同管理中存在漏洞,由此给公司造成了直接经济损失和间接经济损失。
(一)合同管理制度不完善。裕丰公司没有建立起完善的合同管理制度,管理缺位。第一,没有专门的合同管理机构或者人员,合同的签订主体是总经理或者部门经理,合同的管理主体是谁,没有人知道,谁签订的合同,合同就在谁手里;第二,没有具体的合同管理流程,合同从拟签订到签订,从签订到履行都无人问津,出了问题再想办法;第三,没有具体的合同纠纷解决机制,在履行合同过程中,一旦出现问题,如何采取有效措施不得而知,往往把这项工作交付给办公室主任,而办公室主任并不了解合同的签订背景和履行情况,在主客观上都颇显为难。完善的合同管理制度是强化企业合同管理的关键,合同管理制度的缺失暴露出企业管理的疏漏。
(二)法律风险意识薄弱。裕丰公司的两起涉诉纠纷都暴露出企业法律风险意识薄弱,在违约纠纷处理中,一审漏交重要证据;在拖欠工资纠纷中,遭遇诉讼时效危机。这些问题反映出管理人员的法律意识淡薄,但更反映出企业的风险意识薄弱,管理人员对控制风险的知识缺乏,没能有效控制风险,造成企业损失。合同管理的过程,从对对方进行资信调查开始,一直到合同履行完毕的整个过程中,一旦发现问题,必须及时解决,才能避免和挽回损失。
(三)合同条款不规范。裕丰公司的这份承包经营合同不规范,主要表现为:第一,合同条款不全面,虽然约定要承担违约责任,但实质上并未就如何承担违约责任作以约定,不具体,欠缺操作性。虽然合同中有保证人的保证条款,对于公司权利的保护起到一定的作用,但未对保证人的资信进行调查,这种保证对于资信较差的承包人则约束力不强,一旦承包人违约,保证人无力承担责任,则对公司本身会产生负面影响;第二,合同文字不严谨,在提供周转金、承包人集资、利润分成及承包费用给付等方面,语义模糊,难以判定双方真实意思表示。合同讲究咬文嚼字,一字之差就可能引起不必要的纠纷,为日后产生纠纷埋下隐患。
(四)具有法律知识和技能的管理人员缺位。合同管理是一项专业性很强的工作,涉及内容多、专业面广,需要有一定的专业知识、法律知识和管理知识的人员对合同进行有效管理。裕丰公司管理人员对合同管理不重视,将合同管理简单理解为签订合同,是一种事务性工作,因此就不进行法律知识和技能的培训,造成具有法律知识和技能的管理人员缺位,为日后产生纠纷埋下了隐患。
三、解决合同管理问题的措施
为了降低风险,减少纠纷及诉讼,节省成本,提高管理效益,针对裕丰公司合同管理中存在的上述问题,提出如下解决措施:
(一)建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度入手,制定与企业实际情况相适宜的、切实可行的合同管理制度,使合同管理有章可循。对于裕丰公司这样的小企业来说,可以结合业务类型和业务数量等因素,实行合同归口管理或者集中管理的模式。归口管理,即由业务部门各自管理业务范围内的合同,形成合同分散多头管理体制;集中管理,即由专门部门或者人员进行合同统一管理。不论哪种管理模式,都要对合同进行全方位管理,即包括合同的资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办法,合同专用章管理,合同履行与纠纷处理,合同定期统计与考核检查等过程,做到层层把关,使合同从签订、履行,到纠纷处理都处于有效的动态控制中。
(二)完善合同管理流程。建立合同管理制度,可以从企业层面解决合同管理的混乱局面,但是在具体合同管理业务中,管理流程则显得尤为重要。一个优化的业务流程以实现高质量、高效率、低成本、低风险为目标,能够实现企业的长期目标,同时又能控制企业风险。因此,对于裕丰公司这样的小企业来说:第一,要理顺合同管理部门与业务部门的关系,在合同的订立、变更、取消、终止等环节,建立具体的操作规则,实现“交至接”的闭环,同时便于落实责任。第二,梳理合同文本管理流程,建立合同文本管理的动态监控体系,对合同文本进行跟踪管理,注明合同起止时间,进行备忘登记,包括双方行使权力、履行义务的提示,以及诉讼期限预警等,这样既可以提高合同管理效率,又可以降低诉讼风险。
(三)加强合同内容的规范性。小企业的业务类型相对较少,对于公司经常性、普遍性、重复性的合同,建议公司各部门统筹协商,制定统一的、严密的合同范本,使公司在某一时期的合同具有统一性,便于管理和跟踪,也便于公司解释。同时,可以在文本中预留补充项,根据具体情况由公司的合同签订者与承包人另行协商确定,在统一中又允许有例外条款的存在,关于违约责任的约定就比较适合这种情形,在规范中又体现灵活性。
(四)设置合同管理岗位,加强法律专业培训。很多大企业都设有法律事务部或者聘请专门的法律顾问,或者二者兼有之。对于裕丰公司这样的小企业,由于资金和人力资源因素,基本上都没有专门的法律事务部,也没有专门的法律顾问,一般是出了问题再找律师,将法律风险一并由诉讼解决。裕丰公司拖欠工资纠纷的迟延诉讼、违约纠纷的一审漏交证据,就是上述状况所导致的风险。根据小企业的经济实力等综合因素,即使不设置法律事务部、不聘请法律顾问,也要设置合同管理岗位,由专人进行合同管理,一方面可以通过招聘的形式,聘用法律专业人员;另一方面也可以通过后续教育的形式,派专门人员进行相关法律知识的培训。最为重要的是要加强合同管理人员职业道德素质和专业技术素质的教育,提高合同管理人员的管理水平,使之在合同管理中有效发挥作用。
主要参考文献:
[1]杨宏.企业合同管理问题探讨[J].湘潭师范学院学报(自然科学版),2007.4.
一、加强公司层面控制,积极把握营改增带来的机遇和挑战。
公司层面控制包括内部环境、风险评估、信息与沟通及内部监督五个主要方面。
1、不断改善企业内部环境,培育营改增优势土壤。内部环境包括组织架构、机构设置及权责分配、发展战略、人力资源、社会责任、企业文化、反舞弊及内部审计等。
企业高层要高度重视营改增的实施环境。根据企业发展战略目标,重构精简、高效的组织架构,充分发挥施工企业的施工管理能力,推行法人管项目,实现扁平化、专业化、精细化管理。制定新的企业发展规划,加快新能源、新工艺、新技术的开发利用,优化资产结构,实现转型升级。?选择实力强,业务互补的合作伙伴开展联营合作,提高建安市场占有率。企业应合理设置职能机构,健全完善管理制度和业务流程。设置专门的税务管理部门或岗位,统一纳税筹划。对于经常性的大宗交易,应由集团公司统一招标、统一洽谈、统一承揽,各成员企业在合格客户名录中,按公司政策分别与客户签订合同,进行业务往来。
企业管理部门要转变管理理念,调整管理模式,完善绩效考核制度。项目经理部的组织结构、人、材、机及工程管理、资金管理等内部控制体系也需要重新梳理设计。人力资源管理部门应重新修订劳务队伍使用的管理制度,规范劳务分包管理。预防项目部使用无合格资质的劳务队伍带来的风险。调研、论证集团公司成立专业劳务公司的可行性。可以聘请专家,开展营改增政策和知识培训,提高员工业务素质,增强纳税意识。财务部门应结合企业现状,对增值税的政策规定、业务处理、纳税申报及税务筹划熟练运用。
2、分析营改增带来的风险,制定风险应对策略。风险评估是在风险识别和预测的基础上,采用定性或定量方法,对风险发生的可能性和影响程度进行预计和估算,最终确定风险等级的过程。
营改增对施工行业的影响是全面的、长期的。施工企业应正确评价自身的管理模式和管理水平,组织财务、经营、生产、采购、人力资源等部门成立专家团队,必要时聘请有资质和能力强的中介机构予以协助。重新梳理并分析公司实施营改增后面临的经营风险、财务风险、税务风险及信息系统风险等,识别风险点,划分风险等级,并对所有风险制定风险应对策略,完善企业风险控制制度,有效防控生产经营中的各类风险特别是对关键风险点的监控和管理,确保企业整个生产经营和资产运转过程安全、高效、合理。
3、加强增值税信息与沟通管理,实现经济效益最优化。信息与沟通是指各类信息在企业内部各层级、各部门之间以及公司与客户、供应商、监管者和股东等之间及时、有效传递。
营改增对施工企业是一项全新的挑战,任务紧迫,高效、合理地实现这一转换,有助于企业的发展壮大。施工企业应加强内部部门之间,集团、子分公司及项目部之间的信息沟通,定期召集增值税专业会议,研究、协调、解决营改增过程中遇到的新问题、新情况。各部门之间应密切协作,分析公司的工程施工成本、资产购置情况等,甄别可抵扣的项目及税率,确定最优的税务方案。施工企业还应与税务机关加强沟通和联系,了解最新的税务政策。企业和项目部还要积极与甲方、业主以及供应商等就工程施工情况进行沟通,协调解决增值税各类发票的开具和进项税抵扣问题,实现企业经济效益的最优化。
4、持续监督营改增的实施过程,不断提高管理水平。内部监督是公司对内部控制的建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制设计和运行的有效性,发现内部控制缺陷,提出改进措施并监督整改情况的过程。
施工企业应设置内控部门或内控岗位,在公司内控与风险管理委员会的领导下,对企业营改增实施过程展开内控检查。内审部门也应定期开展营改增专项审计,评价和披露营改增的内容、税负及风险管控情况,对风险点提出改进措施并监督整改。公司在必要时可以聘请有资质和能力强的中介机构予以协助,不断提高公司管理水平。
二、完善业务层面控制,切实实现营改增带来的红利。
业务层面控制依据风险评估结果,通过手工与自动控制、预防性控制与发现性控制相结合的方法拟定相应的控制措施。
1、规范会计核算,优化工程合同收入结构。营改增带来工程概预算定额、编制标准和方法等的调整,施工企业的经营部门和市场开发部门应积极收集相关资料,重新梳理市场开发及工程结算等业务流程,加大市场开发的力度和工程结算力度。特别是应就营改增前未关闭的施工项目与甲方沟通、协调竣工结算工作,避免因税制改革发生损失,力争实现互利双赢。企业还应进一步完善会计制度、岗位工作流程,尤其是涉税业务,要测算、分析营改增带来的影响,提出应对计划和合理化建议;研究税收优惠政策,做好纳税筹划;制定完善增值税发票收集、核算、管理和申报流程,加强增值税管理,防范涉税风险。涉税风险主要包括无效的扣税凭证、超范围抵扣进项税、特定行为差错导致不允许抵扣进项税额、错过抵扣时限无法抵扣进项税等。企业应进一步改进、完善财务信息管理系统,加大信息化处理流程,最大可能避免错误的发生。
2、规范采购业务,实现采购业务最大可抵扣额。施工企业采购贯穿施工生产和施工管理全过程,采购业务取得的增值税进项税额是企业增值税换扣项的重要来源,同时,施工企业按暂行税率11%缴纳,而采购业务按17%的抵扣额抵扣。因此,施工企业应规范采购业务,实现采购业务进项税最大可抵扣额,减轻企业整体税负。企业采购部门应高度重视营改增带来的变化,梳理企业各项采购事项,结合公司实际,针对营改增政策制订专门的采购策略,包括采购批次、供应商的选择等。同时,进一步完善采购制度,包括授权审批制度及权限级别、客户等级评估及维护管理制度,加强合同评审会签制度,重点审核签约方主体名称,增值税发票条款等。
在工程施工中,往往存在一定程度的甲供材料和设备。施工企业应要求对方提供甲供材料和设备相应的增值税专用发票。或由甲方选定供应厂商、材料设备的品种、型号后,由施工企业与供应商签订代采购合同,采购商品并取得增值税专用发票。否则,应在合同专项条款中要求甲供材料和设备的税款应由甲方承担,并以工程结算的形式补偿返还施工企业,尽量避免本企业进项税的缺失。
3、优化企业资金流管理,增强企业支付能力。由于缴纳增值税款和回收资金不一致,营改增增加了施工企业现金支付的困难。因此,企业应加强现金管理,优化资产结构,减少现金支付困难,提高企业的资金利用率。施工企业应健全公司的资金管控制度特别是项目部的资金管控调度,加强应收账款控制和回收力度,做好资金预算管理。同时,做好资金预算管理,通过全面预算管理的方式监督项目资金的流动以及有关负责人的行为。施工企业还要对资金进行集中管理,对项目的资金进行统一的管理,防止资金过渡分散而带来的资金效用低下。建立资金结算中心,通过资金收支两条线对资金集中管理、调度和监控,项目部用资按使用计划采取先审批后使用的资金使用方法进行严格的规范,避免资金使用的浪费。充分调度好资金,降低资金使用风险,提高资金运用效率。
4、加强信息系统管理,适时监控企业税务信息。施工企业的显著特点是人员流动性大,工程项目部遍布全国各地,因此,施工企业特别是集团公司有必要研究开发一套集内部控制、会计核算、税务管理、成本管理等于一体的信息综合管理系统。通过信息化建设,信息技术的利用,保证企业税务管理有效实施,适时监控,最大程度满足施工企业总部对税务管理信息的处理和使用要求。借助信息化手段弥补企业短板,有效降低营改增带来的税务风险。
关键词:电网工程;精细化;工程质量;无缝隙管理;项目策划
中图分类号:F426 文献标识码:A 文章编号:1009-2374(2012)26-0089-02
1 概述
项目的精细化管理是对涉及工程的各种因素实施全过程进行严格的无缝隙管理,形成一环扣一环的管理链,严格遵守技术规范和操作过程,优化施工工艺,克服各个细节的质量缺陷,从而实现对项目的全过程规范化、流程化、精细化的全方位管理,实现建设高质量的工程。
实施工程项目质量管理的质量管理精细化,就是要建立一套科学合理的项目质量管理机制,在保证安全文明施工的前提下,有效地控制工程的进度与资金的使用,提升项目质量控制管理的执行力,提高项目成品的质量,创造精品工程。
2 目前电网工程质量问题剖析
2.1 设计深度不够
部分设计单位技术骨干不足,人员年龄结构不合理,尤其是在电网建设项目的投资日益增加的情况下,设计单位新进人员多,经验不足,设计单位追求进度,忽视设计深度与质量,造成可研、初设、深度不足,在进行设计评审时也由于为了让项目尽快上马,没有深入评审追究审计方案;施工图设计问题较多,参建单位在审查施工图时也是临时抱佛脚,对施工图没能把好关;施工单位的技术人员专业技能不强,在施工阶段没有及时发现设计问题,造成工程成品存在质量问题。
2.2 工程项目策划不合理
工程项目的策划方案没有深度,不能有效地指导工程项目全过程施工。在进行工程项目策划时工期确定不合理,工程进度计划不细,工程质量管控目标和措施与实际脱节,重进度轻质量,甚至有些工程前松后紧,在后期往往出现堵后门、赶工期或人为干预缩短工期的现象,造成工程项目应有的合理工期没有得到很好的安排,工程质量得不到保证。疏忽工程物资管理,往往出现工程物资遗漏和工程物资无法及时满足工程进度的现象,也一定程度上造成工程项目赶工现象,最终造成质量缺陷的出现。
2.3 施工质量控制得不到保证
施工组织管理不健全,施工单位管理人员、施工人员的水平参差不齐,经验不足,质量控制意识不强,专业性技术人才紧缺现象普遍,管理不到位、工序不合理,质量控制方法不正确,特别随着一些新工艺、新技术的出现,施工人员也没能及时掌握,质量控制无法得到保证;施工单位普遍出现分包现象,在利益的驱动下甚至出现以包代管的现象,造成了一些工序出现遗漏、工程的原材料质量不符合标准、野蛮施工等现象,更是造成工程质量问题的出现。监理单位未能按照实际工作配备相应的专业监理人员,监理人员技术水平、经验不足,甚至监理工作受到人为的干预也使得工程项目在实施过程中没能好好地对施工质量进行控制。
3 工程项目质量精细化管理的主要做法
3.1 全面推行标准化设计,提高设计效率和质量
要做好项目管理就必须做好前期准备工作,项目负责人应提前介入项目的前期工作,通过定期了解设计进度与成果,督促设计单位是否严格按照已经颁布的变电、线路、配电的典型设计与典型造价执行,编制设计文件审查标准,对于阶段型设计成果要按标准严格组织审查,确保设计的深度与质量。在施工图阶段应根据工程项目的质量控制要求编制施工图控制要点,结合要点对施工图进行审查,并在施工过程中结合实际情况进行动态的完善施工图设计。制定设计代表的到位标准,设计代表开工前应对施工图进行技术、质量交底,施工过程中应按照到位标准不定期检查施工图的执行情况、施工成品的质量。
3.2 做好项目策划
细化工程的策划方案,根据不同的工程制定项目的合理工期,工程的进度计划应根据工程项目不同的分项工程、分部工程结合合理的人力、物力进行计划。工程质量控制策划能够与施工图相结合,按照相关的施工工艺规范、标准制定,尤其是新工艺、新技术应通过参建各方结合相关的规范、标准确定,确保施工过程中“怎么做、怎么验”有相关的依据和标准。加强项目管理机构的策划,项目管理组织机构是项目成功与否的关键,项目经理的选择尤为关键,项目管理组织机构人员的配置应考虑人员的专业素质、专业经验、协调能力、管理能力等综合素质,一个好的团队是造就一个成功项目的有力保证。
3.3 采取有效的手段进行质量控制
一是建立电网基建绩效考核制度,加强工程项目的设计、施工、监理选用和管理,修编电网工程项目设计、施工、监理合同范本,对质量控制考核条款应细化,明确质量考核责任与奖惩办法,加大、加重工程质量问题处罚。二是规范施工现场的安全、文明管理,安全文明管理水平是一个项目的面貌的反映,是工程项目管理水平的代表,是工程质量得到保证的有力措施。三是做好施工安全技术与质量交底,结合施工图、作业指导书编制施工的质量控制点,施工单位要对管理人员、施工人员进行质量控制的宣贯与培训,提高员工的质量意识,注重细节,把提高建设质量当作一种自觉行为。四是要求施工单位编制、优化工程时标网络进度图,制定与之相适应的人力、物力配备计划措施,在安全、组织、技术等方面确保进度的同时也保证质量。五是制定精细化设计、施工工艺标准,内容涵盖电网建设工程项目的工艺行为,对每一项工艺,规范其设计和施工细节,并以效果图或照片的方式统一设计成品的视觉效果,做到内容实用,提高施工工艺水平,规范工程的建设管理。六是加强工程物资的质量管控,工程物资的质量是工程质量控制的关键因素,统一物资的技术规范书标准,按照技术规范书的要求做好物资供应商的招投标;严格执行物资监造作业指导书,把好物资制造过程质量控制关;严格执行物资到货开箱检查制度执行,确保工程物资到货质量合格。七是加强工程质量过程检验控制,严格执行工程“三检”制度,将工程质量问题消除在建设过程中,制定工程验收表单,实现表单化验收,表单中包括验收的项目、验收依据的标准、验收的方法。八是统计与分析工程质量通病、质量问题出现的原因、解决技术措施、质量控制的先进经验等方面的数据,推进质量信息化管理,编制质量通病图集,做好质量通病防治工作。
4 结语
电网工程项目质量的精细化管理,就是要抓好工程建设的各个环节,把好每一道工序、每一个质量控制点,运用程序化、标准化、数据化和信息化的一体化管理手段,规范工程人员的行为,实现工程管理随意化、经验型管理向规范化、科学型管理转变。通过加强精细化管理,提高工程建设的质量,降低工程项目建设造价,向生产单位移交更多的优质的工程项目,助推电网发展向更加智能、高效、可靠、绿色的方向转变,企业管理向精细化方向转变。
参考文献
[1] 宋文强.现场精细化管理(图解版)[M].北京:化学工业出版社,2011.