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未来卷烟工厂的数据体系采用分层架构,如图3所示。1)操作支撑层:这一层的数据集主要用于支撑企业的运营,是典型的操作型数据环境,一般是各业务系统的数据库,包括卷烟生产、物流、MES等。其主要职能在于支撑日常业务管理活动的运营需要。2)公共数据库层:该层的数据起着承上启下的作用,定位为运营数据存储。各系统中的数据统一汇总到公共数据库(ODS)中,作为共享数据集散地。通过采集各系统的业务数据,公共数据库(ODS)对源系统的数据质量进行审计监控,同时按照统一的主题域数据模型对数据进行整合转换,以此为基础建立数据仓库(DW),并为其它业务应用系统提供跨域的数据共享。3)数据仓库层:<卷烟工业企业的数据仓库构建方法_华勇.caj>该部分整合所有数据源,集成公共数据库层的数据,做到数入一库。4)分析支撑层:该层的数据集主要用于支撑管理和决策需要,是典型的分析型数据环境。它从数据仓库中提取数据并整合管理决策所需要的数据集,做到数出一门。
2信息化集成体系
卷烟工厂经过近年来的信息化建设,初步形成了以MES核心的业务支撑系统环境。随着业务协同设计的日益深入,各体系之间需要进行深度集成,以满足数字化卷烟工厂为实现管控一体化对信息化的要求。从总体上,未来卷烟工厂的集成体系包含数据集成框架和应用集成框架:(1)数据集成框架数据集成框架主要完成业务系统的数据发现、结构识别、抽取、传输和加载。横向实现各业务系统之间的数据交换,实现各业务系统数据向生产分析系统的抽取、清洗和装载,为辅助决策支持应用提供基础。纵向实现各生产系统业务数据向卷烟工厂生产分析系统的上传和部分数据的下传,同时满足中烟公司数据交换的需求。同时,通过数据集成框架的建设为今后的业务系统建设提供统一的数据源和集成环境。(2)应用集成框架应用集成框架以系统之间的互联互通为重点,通过开放的SOA架构搭建卷烟工厂的系统之间协作的应用环境。针对目前卷烟工厂多种集成方式(WebService、文件、数据库中间表)并存的现状,建议按照如下思路进行逐步整合:建设集成接口的统一注册管理系统,实现对现有系统的集成接口的统一注册、维护及查询,构建未来卷烟工厂统一的集成接口视图。梳理现有集成接口情况,根据不同的业务需求确定适应的接口规范,使以后应用系统的集成建设有据可依。基于集成平台的应用现状,对于未来在建的业务系统,原则上不应新增集成平台,并且建议逐步过渡到统一的数据交换平台上,统一卷烟工厂的集成接口形式。在实现了上述集成的规范管理后,可以进一步建立以符合业界标准的工作流平台为核心的业务流程管理引擎,对各业务系统的流程进行重整和优化,将相同作用的功能进行合并,利用信息系统功能的调整促使业务流程进行变更使得业务的流转更为流畅和高效。
3信息安全体系
整体安全体系分为安全策略、安全管理体系、安全技术体系、安全运维体系四部分,如图5所示。1)安全策略的组成包含总体方针和分项策略两个部分。2)安全管理体系的作用是通过建立健全组织机构、规章制度,以及通过人员安全管理、安全教育与培训和各项管理制度的有效执行,来落实人员职责,确定行为规范,保证技术措施真正发挥效用,与技术体系共同保障安全策略的有效贯彻和落实。3)信息安全技术体系的重点是为卷烟工厂网络架构划分安全域,如网络核心区、外联接入区、上联接入区,办公接入区、服务器接入区、生产现场接入区等。4)信息安全运维体系着重立足以下方面建设:建立常态化安全风险评估机制、开展等级保护整改工作、采购与实施过程管理、外包运维服务管理、应急计划和事件响应、绩效评估与改进。
4信息化管理体系
信息化建设和运维的整个过程中,都需要IT部门与业务部门紧密联系,所以IT部门与业务部门的职责界定,必然会影响整体信息化建设的思路。IT部门与业务部门在信息化建设方面的职责划分如下:IT运营管理主要涉及信息化相关制度与流程的制定与完善。未来卷烟工厂应在中烟公司整体IT运营管理体系指导下,随着信息化建设的逐步深入,不断建立与细化。信息化管理制度应该根据管控模式、业务流程和绩效管理的相关内容,涵盖从规划、建设到运维的全生命周期各环节。
5结束语
一、当代企业管理制度概述及职能
(一)企业管理制度概述
从广义上论述,管理制度是企业三个制度内容之一,还是三大制度的基础,是企业制度的重要组成部分之一。广义企业管理制度涉及面较广,一般涉及到企业经营思想、企业标准、企业规划、人才开发、激励机制、领导制度及企业文化。狭义的企业管理是企业制定的,用来规范企业经济、技术及生产等多项活动的规则、条例、利益等。可以说,企业管理是企业体系、管理流程的具体表达,是企业、劳动者更痛遵守的准则。它因企业的类型、规模不同而产生不同。
(二)企业管理职能
企业管理制度是一种独立的职能,从出现就与社会密切联系,按照简单协作、工厂手工业、机器大工业等三个阶段的生产发展,具体而言,可以将企业管理的发展归纳为工业化的管理、科学化管理及现代化管理三个阶段。随着社会经济的发展,社会竞争日益加剧下,人们意识到企业管理的重要性,并且对企业管理的认知逐渐深化。从社会主义计划经济到市场经济的发展与转变中,企业管理制度发生了飞跃性的变化。企业管理制度是企业员工在企业生产经营活动中应当遵循的准则及规定,是规范企业的基础。企业管理制度的具体表现形式或者组成部分包括企业的组织结构、职能部门划分、岗位工作分工,企业在未来的发展中需要系统性、专业性、统一性的准则,基于此,企业员工应当在各自的工作岗位上,按照管理制度要求进行统一生产,倘若,企业生产中缺乏统一管理制度,企业就不可能正常运行,也不能够实现企业的发展战略。企业管理过程中需要履行多种职能,具体而言,企业生产经营活动并不是盲目的,而是需要依据社会主义市场原则进行企业经营,因此,企业管理中应当由计划和预测职能。企业管理中,运用综合平衡,按照社会需求及企业自身条件对企业未来的生产经营进行计划,计划制定的过程中,对可能出现的问题进行预测,在预测分析的基础上找出最优解决方法。
二、当代企业管理制度的新观念
21世纪,新的社会条件下,企业管理制度不能够固步自封,应当更新陈旧的管理理念,积极建立内部运行机制及外部环境管理机制。当代企业管理制度需要用现代思维正视企业管理的复杂,管理者应当运用纵向延伸及横向思维放置,对思维形式进行分析,最终在了解现代企业复杂性的基础上进行企业制度的制定与管理。长期以来的计划经济下,企业与市场隔绝,企业内部与环境之间的关系通过政府进行协调,但随着社会主义市场经济的建立,企业成为市场竞争的主体,这就要求企业需要从过去的内部工作和大环境隔绝的环境中走出来,转变企业内部环境,自觉适应环境的改变,并依据现状谋求自己的思想与生存的发展。社会主义市场经济环境中,企业生产力的发展,才能够推动社会生产力的发展。只有全社会生产力的发展和提高才能够增强国家的经济实力,提高人们物质生活水平及实践。此外,企业工作的重心是大力发展生产力,因此,企业现代管理制度的建立必须树立生产力发展的观念。企业生产力发展水平需要看职工改造的效果,具体而言,生产力发展水平主要包括企业产品生产和经济效益两方面。就产品而言,需要看是否符合消费者的需求,是否具有经济效益。产品作为企业生产力状况的物质表现,经济效益则体现出的是生产力状况的物质体系,经济效益体现出的是价值表现。企业经济效益有两类,分为投入与产出的差额,可以成为效益额。其中投入和产出相比的比率称为效益率。
三、当代企业管理制度的改革新策略
企业改革中创新是活力之源,对任何一个企业而言,发展到一定时期都会对新的市场环境产生一些不适应,出现一些新问题,因此,企业应当摒弃过去陈旧的管理经验,创新管理方式及方法,不断改进管理,最终使得企业获得管理上的支持力度,进而提高企业的竞争力。其中,企业创新的核心是制度创新,管理制度作为企业重要的发展课题,理应受到注意。
(一)强化企业经营模式的管理
企业发展过程中,企业经营管理是企业发展的基本所在。基于此,应当转变粗放型的经济模式向集约型的经营理念过渡,管理理念的过渡有效地加大、拓展企业业务范围和经济效益。采用科学的技术手段及经营理念进行市场的业务拓展,在生产质量达到达标的前提下,能够刺激良性生产及经营管理能力。也就是说,用最少的成本投入获得最大的成本收益,企业在管理的过程中,将单一的模式中转变为多元化的发展模式,从而有效地实现物质经济生产与知识经济的生产相结合的转变。基于此,企业在经营模式管理中,首先,满足市场潜在的变化规律,当企业面对变化的市场时,能够及时改变营销策略并提供相应的基础保障。此外,着重力度研究开发自主品牌,在竞争激烈的市场竞争中,提升品牌意识。
(二)高效率的管理领导班子
企业的发展离不开管理,高效率的管理离不开企业领导,可以说,管理者的素质对企业发展产生重要的影响。一个高水平的管理者能够带领企业走向辉煌,相反一个不称职的领导,会使得企业走向下坡,最终在激烈的市场竞争中被淘汰。因此,企业创新管理中,提高管理领导班子的办事效率,最终提高企业的经济效益。
(三)加强完善企业中的绩效管理
绩效管理是现代管理中一项专业、现今的管理模式,其最终的目的在于有效调动员工的工作积极性。企业在市场经济发展的条件下,应当在企业内部建立完善业绩管理指标体系。绩效管理体系的完善能够有效地提高企业的运行管理,提高企业经济效益,形成企业特色的产业价值链,最终与企业总体的业绩目标形成深层驱动,企业需要将总体目标细化分给企业员工,使得企业在创造价值的过程中建立相应的考核及奖惩办法,进而有效提高企业效益。
(四)完善的企业内控制度
企业内控制度指的是企业利用内部生产分工进行相互联系、相互制约的过程。逐渐形成一种控制职能的方法、措施及程序,最终形成一个严密的、完整的体系。企业内控作为一种经济活动,保护经济资源的安全、完整。企业内部控制按照目的的不同可以分为会计控制、管理控制等,会计控制指保护财务物资的安全性、会计信息的真实性及完整性,管理控制指得是保障经济方针。积极贯彻方针执行,促进经济活动效率性、效果性及经营性的目标。企业内控制度的出发点应当结合企业自身实际情况,最终实现企业有效地控制,使之能够有效、健全、独立的运转。
(五)努力营造现代企业文化精神
当前,提高企业素质,营造企业为何是树立企业良好形象必不可少的重要方面。纵观世界各大企业,凡事世界一流企业都具备现代企业文化精神,托马斯•彼得曾指出“一个伟大的组织能够之所以能够长久生存,最主要的是我们称之为信念的那种精神力量,以及这种信念对组织企业成员所具备的感召力。”市场经济条件下,企业追求利益的最大化,依靠公平竞争、质量获得,因而,现代企业精神文明是党文明建设的重要组成部分,应当引起当前企业管理的注意。
结语:
石化产业是国民经济的支柱产业,而乙烯生产在石化产业中居于龙头地位,是衡量一个国家石油化工发展水平的重要标志。乙烯装置的安全运转周期与企业的经济效益密切相关。据统计,2000~2004年5年间,中国石化每年因停产检修导致乙烯产量减少75万吨,效益损失和大修费用支出导致每年减少收入过百亿元人民币,同时还会导致大量的生产原料浪费和环境污染,重新开车又导致大量的水、电、煤气消耗,造成能源浪费。目前,欧美发达国家的部分乙烯装置已实现5~6 年的连续运转,最长的达到8年,而国内多数的乙烯装置,连续运行时间通常为3年左右。1999年2月至2005年9月,茂名石化乙烯装置连续安全运转79个月,为企业直接增效6亿元以上。同时,由于抓住了石化行业处于景气上升周期的机遇,长周期运转使茂名乙烯取得了良好的经济效益。
国家安全总局要求认真总结茂名长周期安全运转经验,提升石化产业安全管理水平。然而,实现长周期安全运转并不是一件容易的事情,它牵涉到人员、管理、工艺、设备、技术等多方面的因素。比如,一个年产乙烯80万吨的裂解车间一般有大约200名管理和技术人员及几十亿元的设备资产,开车运行期间需要由20多名车间技术人员组成的班组一天三班24小时不停监控操作各种设备、维持生产稳定、优化产品质量,管理或生产环节出现任何一个小问题都可能导致不可预料的后果。原中石化高级副总裁曹湘洪院士曾指出,“乙烯装置长周期运行是一项复杂的系统工程”,必须从系统工程的角度综合考虑乙烯生产周期的所有影响因素延长连续运转时间。
自2005年以来,中科院自动化所和清华大学工业工程系致力于提炼和固化茂名石化的乙烯长周期安全生产经验,形成可以广泛应用的理论和实践成果,展开了长期和深入的研究与实验推广工作。课题组应用系统工程的创新方法——人工系统(Artificial Systems)、计算实验(Computational Experiments)和平行执行(Parallel Execution)方法(即ACP方法),围绕石化企业设备工艺、人机交互、人员组织、规则制度、流程计划等方面,从企业生产管理系统整体角度着手,突破工艺仿真、人员和组织行为建模、人机交互评价、制度评估、流程优化等关键技术,研发出一套适合于中国石化企业的智能管理系统,为实现企业生产管理的精细化提供了有效的工具。从最初茂名石化裂解车间起步研制车间智能管理系统,到目前为止,课题组已经为齐鲁石化烯烃厂研发了一系列工厂级智能管理系统,系统的上线运行,提升了企业管理的精细化、科学化和智能化水平,为企业带来了显著的经济和社会效益。
石化企业管理系统的问题与挑战
进入21世纪,网络信息技术的迅速发展,不仅仅推动了技术领域的革新,还深刻地改变了传统的社会、政治、经济、人文等各个领域的形态与模式,使得传统的企业管理变得越来越复杂,企业经营管理的动态不确定性因素大大增加,企业长期的发展趋势更加难以预测。
在企业内部,自动化技术的使用大大减轻了企业人员的劳动负担,但同时也增加了生产过程与监控操作行为的复杂性,依靠主观经验决策的管理致使企业管理过程的动态性、不可控性、突变性巨增,偶然的一个小的操作失误,可能会导致整个生产系统的故障停车乃至安全事故。例如,2005年11月中石油吉林石化公司双苯厂因操作工的疏忽大意,苯胺装置的阀门未能及时关闭,产生爆炸事件,造成中心城市大范围停水,继而引发社会安全事件和外交事件,使一个企业内部的生产安全事故演变成一起严重的外部社会突发事件。
在企业外部,伴随着市场经济的成熟和经济全球化的发展趋势,石化企业必须综合考虑市场因素,有效配置产品结构优化企业生产利润。近年来,信息技术推动了生产过程的社会化和网络化,企业已全面而深度地融入网络(Cyber)环境,演变成为“现实物理世界-网络虚拟世界”耦合空间中的现代新型企业,如企业的采购和供应链经常在多个具有不同功能、能力、信息可用性的组织之间进行,具有非常明显的动态性和复杂性。由于受到内部和外部多种影响因素的交叉耦合作用,企业管理显著呈现出开放性、交互性、突变性和数据海量化等特点,这给企业管理带来了前所未有的巨大挑战。
基于系统思想的ACP方法
如前所述,一个大型石化企业既是复杂工程系统又是复杂社会系统,因此企业生产管理不仅涉及到设备工艺等工程复杂性,还涉及到人机系统之间的综合协调以及人员和组织行为等社会性因素。长期以来,人们致力于从工艺改进、流程优化等工程复杂性的角度研究和设计企业管理解决方案,取得了突出的成绩。石化企业广泛应用的生产执行系统和企业资源规划系统等管理信息系统一定程度上落实了系统工程的科学管理思想,但是由于缺少综合考虑社会复杂性问题,这些系统的固定管理模式难以适应多样化的企业文化和动态发展市场形势、更无法引导企业管理与时俱进不断完善。长远来看,企业管理系统迫切需要综合人、设备、环境、管理等多方面的因素,从系统工程的角度构建闭环的管理机制,进一步提升和指导企业生产管理。
中科院自动化所结合智能科学的最新研究成果,创新性地提出了针对复杂系统管理和控制的ACP方法,是针对复杂系统的管理问题所提出的一种新的计算管理方法,其实质是将实际问题向虚拟空间扩充之后,以数据为驱动,通过虚实互动完成管理任务的一种解决问题的方式,是迈向新的计算管理科学的一种有效途径。它利用人工社会对复杂系统进行情景建模,借助计算实验对复杂系统的管理策略进行评估,通过虚实平行运行实现对实际系统的资源管理和优化,从而更好地为企业管理提供科学的决策。
图1是在乙烯生产过程管理中应用ACP方法的总体指导思路。相对于传统的管理系统,该思路将管理制度、人员行为和文化等社会性的因素纳入到研究范围,将控制对象由仅对物的管理控制扩展到人和物的综合管理和控制,通过计算实验来分析各种因素对系统的影响,实现实际系统和人工系统平行运行的状态,为复杂系统的管理和控制提出了一套创新性的整体解决方案。实施管理的基本步骤为:
(1)建立生产过程中人员行为、管理制度和设备工艺的信息化系统;
(2)建立生产系统的工程性和社会性的计算模型,之后构建能够“等价”反映实际生产过程的人工系统;
(3)基于人工系统设计计算实验平台,对生产管理过程进行实验、分析和评估,获取生产管理在各种情景下的演化规律;
(4)通过人工系统和实际系统的平行执行和协同演化,实现对生产管理制度、人员行为和生产方案等的培训、评估、管理和控制,提高其适应能力和应急处理能力。
示范应用与效果
2009年6月,智能管理系统首先在茂名石化裂解车间上线实施,2011年7月,系统在齐鲁石化烯烃厂的裂解车间上线并投入应用,并陆续推广到烯烃厂的芳烃、苯酐、动力等20多个车间及部室。如图2所示,智能管理系统包括学习培训平行系统、绩效管理平行系统、应急管理平行系统(EPS)等子系统,实现了对先进管理理念的制度化、流程化、标准化、常态化、数字化和定量化,有力地提升了企业管理的精细化、科学化和智能化水平。
学习培训平行系统在人工系统基础上实施操作技能和管理水平评测实验,针对车间员工入职实习、升职换岗和在岗期间等各个阶段提供有针对性的定制化的培训,推动了知识提炼、存储、共享、利用、完善等过程的效率;绩效管理平行系统通过收集记录日常作业行为完成绩效管理,并在收集的行为数据基础上实施人力资源招聘评估、作业行为聚类分析、换岗分析、岗位胜任力评估、管理制度评估等计算实验为生产管理和人力资源管理提供决策支持;应急管理平行系统利用人工系统模拟应急作业行为,评估应急预案可用性,并实现了对应急预案的细化分解以及分步骤分角色联机培训,建立了三维虚拟演练系统,提高了各级岗位人员的事故应急处置能力。这些系统以生产管理中人和组织行为因素为主线,针对员工入职上岗、正常生产以及异常情况工作等问题贯穿了石化企业生产和管理的整个流程。
【关键词】精益 标准化 生产线标准化作业 操作手册 持续改进
近年来,卷烟行业在卷烟制造企业全面推进创优、对标工作,其目的之一是强化和提升卷烟企业基础管理水平,与之相结合的工具(或手段)是推行精益生产管理,推进精益生产和实施精细化,核心是“获得更高效率、更高效益和更强竞争力”。精益生产追求的是生产的合理性和高效性,主要是通过运行方式、业务流程等方面的优化和改良,精简生产过程中一切无用和多余的东西,使生产系统能够快速满足市场需求的变化,最终达到最好的效果。精细管理是让企业的战略规划能有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程,把每个工序过程做精、做实,控制好每个环节的流程,使工作结果向预期目标发展,实现最优管理目标的过程。
如何让精益管理的理念在生产一线落地、生根、发芽,并结出一点成果呢?这是摆在我们每个烟草人面前的课题。本文运用精益管理理念,选择了探索建立和推行生产线标准化作业,作为推进精益生产的有效方式之一,以建立标准化作业操作手册、不断提高和改进标准化作业操作手册进程(标准化维持),即SDCA―标准化、执行、检查、总结(提升)的模式,逐步达到生产线各个工序(环节)安全、准确、高效的作业效果。
一、标准化管理
标准管理是企业为了保证与提高产品质量,实现总的质量目标而规定的各方面经营管理活动、管理业务的具体标准。
标准化,就是将企业里原有各种各样的规范,如:规程、规定、规则、标准、要领等等,这些规范形成文字化、图标化的东西统称为标准(或称标准书)。标准化是制度化的最高形式,可运用到生产、开发设计、管理等方面,是一种非常有效的工作方法。
标准化管理是指为在企业的生产经营、管理范围内获得最佳秩序,对实际或潜在的问题制定规则的活动所谓制定标准,而后依标准付诸行动则称之为标准化。编制标准书后,更加重要的环节是将标准化作业手册的内容运用到操作工的工作过程中,经过有计划地指导、训练、执行,并加以持续改进,才能算是实施了标准化。
标准化与创新改善是企业提升管理水平的两个轮子。改善创新是使企业管理水平不断提升的驱动力,而标准化则是防止企业管理水平下滑的制动力。没有标准化,企业不可能维持在较高的管理水平。
二、生产线标准化作业建立和执行
所谓“制造”就是以规定的成本、规定的工时、生产出品质均匀、符合规格的卷烟产品。在卷烟制造企业里,要达到上述目的,如果制造现场之作业如工序的前后次序随意变更,或作业方法或作业条件随人而异有所改变的话,一定无法生产出符合上述目的的产品。因此,必须对作业流程、作业方法、作业条件加以规定并贯彻执行,使之标准化,形成标准化作业操作手册,让生产线的员工实施标准化作业。
依照“理清楚、管起来、持续优化”理念,探索和推进生产线标准化作业。生产线标准化作业的探索需要做好“三个结合”,就是与创优对标相结合、与精益生产相结合、与管理创新相结合,通过对比标杆,找准差距,明确卷烟制造企业生产线标准化作业实施的方向。
(一)探索生产线标准化作业的原由
(1)卷烟制造企业生产线上质量波动、批内和批间差异的需要。烟草行业卷烟制造企业近十年来,卷烟生产线不同程度地进行了技术升级、改造,制造设备保证能力大幅提升,基本实现制丝生产线自动控制,产品质量水平和在线工艺控制水平较过去有了较大提升,但生产过程中质量波动情况仍然存在,运行过程中班组之间、批次之间以及同一批次中都存在一定差异。为了达到行业和公司“做精制造”的要求,稳定提高过程加工质量,需要规范操作人职工作流程和操作手法。
(2)质量风险防控的需要。由于卷烟生产线技改投入运行后,生产工艺理念、工艺路线、设备更新、人员变动等等原因,一线操作工职业技能无法满足新形势的需要,断料、返掺等质量问题以及违反工艺纪律的情况时有发生,既造成质量风险,又造成了过程中的浪费。另一方面,由于外界原因造成生产过程异常,职工对异常情况的处置程序不清晰,往往带来进一步的影响。因此,必须对过程中的质量风险和异常情况进行防控。
(3)绩效管理有效实施的需要。绩效管理是企业为了提升基础管理水平而推进的一项重要工作,在绩效管理的推进过程中我们发现,没有详细的工作标准,职工绩效考核打分的合理性、准确性存在较大困难。因此,需要形成一套详细的工作标准,才能有效实施职工绩效评定工作。
(4)队伍素质建设和岗位胜任能力培训的需要。标准化作业手册的作用主要是把生产上的成员所积累的技术、经验,通过文件的方式来加以保存,而不会因为人员的流动,整个技术、经验跟着流失,达到个人知道多少,组织就知道多少,也就是将个人的经验(财富)转化为企业的财富;更因为有了标准化作业手册,每一项工作即使换了不同的人来操作,也不会因为不同的人,在效率与品质上出现太大的差异。如果没有标准化作业手册,老员工离职时,他将所有曾经发生过问题的对应方法、作业技巧等宝贵经验装在脑子里带走后,新员工可能重复发生以前的问题,即便在交接时有了传授,但凭记忆很难完全记住。没有标准化作业手册,不同的师傅将带出不同的徒弟,其工作结果的一致性可想而知。卷烟企业始终重视职工队伍建设,在卷烟一线部门针对车间职工年龄、知识结构等方面存在的问题,推出了“师带徒”活动、“青年职工导师”等活动,但由于老职工自身素质参差不齐、操作手法差异较大,青年职工技能提升、个人成长差异较大,部分青年职工难以达到生产车间期望的目标。因此必须形成一套统一的培训教材和各岗位工作标准,让每一个新职工都能获得统一的标准。
(二)组织员工梳理生产线各工序流程,形成标准化作业手册
车间(基层生产管理部门)管理人员通过工作写实,细化、明晰生产线各工序工作职责、目标,搭建供给职工参与标准讨论的内容和范围。车间广泛发动各岗位职工参与到工作流程、操作标准的编写中,工作的标准和要求由操作工自己提出,再由相关管理(技术)人员把生产线上的每个成员所积累的技术、经验,进行记录,对其质量状况进行统计分析,找出最佳质量状况下的操作方法并进行固化,将其作为最优操作方案记录下来,将各个岗位(工序)的职责、任务、要求和操作方法进行固化,写成细致、完整的工作流程,从而形成标准化作业操作手册的初稿。
由车间主导标准化操作手册研讨,鼓励职工提出异议、提出改进建议。对形成的初稿发放到各班组讨论,进行“三比两找一落实”,即:将质量指标、过程控制参数等与自己比、与历史比、与其他班组比,同时由班组共同查找差距、找办法,落实解决措施,优化标准化操作手册内容,只要经车间评审采纳的建议都作为合理化建议进行奖励。同时,凡是经过审定的都要严格按标准执行。
(三)标准化作业操作手册执行“落地”。
推行标准化作业操作手册先组织员工就手册内容进行培训。培训过程中,遵循培训的规律和原理,突出“现场、现地”实时培训,按“培训三部曲”组织实施培训,提高培训实效。
第一步,部门组织管理人员,在车间现场把操作手册的内容全流程、全覆盖,无一遗漏的讲给操作工听,讲完后,再由操作工把操作手册的内容将给指导人员听,要求操作工能够准确地说出操作手册涵盖内容的80%,车间视为合格,进入下一步。
第二步,部门组织技术人员,在车间现场把操作手册的内容全流程、全覆盖,无一遗漏的操作给操作工看,操作后,再由操作工把操作手册的内容实际做一遍,要求操作工能够准确地做操作手册涵盖内容的90%,车间视为合格,进入下一步。
第三步,部门统一组织理论和现场实操考试,对部门各岗位对标准化操作知识掌握情况的进行了全面摸底,对摸底考试未达标的岗位职工进行有针对性的强化培训,并再次进行了考试验证。
为了培训更具针对性,部门可以细分不同人员年龄和知识结构,针对不同的版块,配套不同的培训策略。比如,为尽快提升新进车间的青年职工工作技能,车间可以配套“青年职工导师制”等相关活动,重点培养青年职工的职业素养、思想品质,并通过分阶段开展理论和实操考核,使青年职工熟悉标准化作业操作手册的内容,全面了解和掌握工艺质量标准、设备原理结构和操作技能,达到独立规范操作的目的。而对车间老职工,着重进行标准化手册的理论知识系统培训,以标准化作业操作手册为主要内容,并通过技能比武、劳动竞赛等丰富地活动载体,不断强化标准化意识。
培训工作完成后,强化操作手册的跟踪验证,确保标准“落地”。对照工作标准要求,车间组织管理人员对职工作业过程中准备工作、换号换批、过程监控、设备检查和保养、现场管理、过程参数、信息传递以及扫尾工作等操作工在实际生产过程中运用手册的情况进行全流程跟踪和记录,找出质量风险、安全风险,及时进行通报、整改和考核,并对工作标准进行验证,检查考评结果按相关管理制度进行考核。同时,充分利用员工绩效管理方法、制度,将跟踪验证的结果纳入员工绩效管理考评体系,加以运用,量化、兑现绩效得分。
三、生产线标准化作业持续优化
为确保标准化作业实现“从导入到运用,从运用到改进,从改进到提升”的良性发展,应该注重推进过程工作中的持续改进。生产线标准化作业开展持续改进,可以通过以下几种途径加以实施。
一是积极鼓励班组职工发现和提出标准化作业操作手册中存在的问题。由管理人员专门对职工提出资料收集整理,车间每半月召开一次评审会,评审通过的意见,对提出意见的职工按绩效管理制度予以兑现绩效加分,并对手册底稿进行标注和修改。通过上述办法,调动生产一线操作工对标准化作业手册的关注,也促进标准的持续改进和完善。
二是坚持问题导向,对生产现场不断出现的新情况、新问题,纳入标准化作业操作手册的运行改进之中,改变以往单纯就解决问题而工作,将出现的新问题对照手册中的标准要求,系统地思考问题是否是制度、标准制定的不合理?是否是手册规定的内容不完善?采用“5W2H”的方法思考问题、解决问题。同时注重工作经验与教训的“共享”,必须把同一岗位、工序出现的错误和教训作为案例让其他工段、班组的操作工借鉴,把同一岗位、工序成功的经验也要为案例让其他工段、班组的操作工学习,共同提高。
三是与工厂开展的6S现场管理活动、TnPM全员设备管理管理、安标危险源辨识、工会合理化建议、QC项目、6西格玛项目等活动平台有机结合在一起。将职工相关活动中提出“OPS”、“6源”的改善等等内容系统地分类,并经过评审后,纳入手册的持续改善。这样,即积极引导职工参与了相关活动,并将操作工自己提出的改善和建议编进作业手册,职工遵守手册的自觉性得以增加。
四、生产线标准化作业探索中的三点体会
(一)由于流程管理的重点是管理“突变”或“异常”,改善和优化流程可以以问题导向,解决和控制流程中的异常情况
所以,标准化作业操作手册中要将生产线风险防控作为重要的编写内容。如制丝车间工艺质量“防差错管控”。基于产品质量而在控制技术、控制方法、控制设备等方面实施差错预防,可以在以下几个方面体现。
(1)“自动化”防差错。利用制丝中控信息系统中批次烟叶信息的比对,在各个缓存工序之间实施比对,实现自动防错;生产监控系统各控制模块内含的PID控制算法,实现系统自动识别偏离状态并自动运算输出控制信号,自动调节系统参数,实现自动纠错;制丝中央管理系统对各个工序的关键工艺参数进行分析评价,根据反馈信息及时发现系统性因素出现的征兆,实时进行预报警,以便操作工采取措施消除影响,使过程维持在受控状态,达到控制质量的目的,并形成过程控制预防管控经验库,指导操作工进行质量过程管控。
(2)“多重核准”防差错。比如配方高架库出料的烟包信息,出库时系统自动比对、到达缓存道出料前人工复核配方,缓存道出料时再次自动比对,强化监督和检查,杜绝批次烟包错串现象。再比如,在过程质量问题的处理上,推行主动报告无惩罚,鼓励主动查错、有错必纠的自主管理。
(3)“预防性”质量防差错。把质量控制点前移至车间现场的参数设置、物料核对、关键特殊时段、特殊工序的检查确认上;把质量检验关口前移至在线检测仪器有效性验证和监督检查上,有效降低各类人为差错和由人为原因导致的质量问题的发生。
(4)“关键控制点”预警防差错。比如,在制丝环节,通过收集生产消耗数据及相关技术标准要求,形成具有一定容量和代表性的经验数据库,运用SPC工具,以经验数据对实际生产进行预警,保障在线物料消耗的可控。
(二)注重绩效应用
目前,生产一线部门普遍采用了员工绩效管理办法考评职工的工作质效。车间经过反复修订形成了绩效管理办法,将生产管理、质量控制、现场管理、日常考核等均纳入其中,另外还包括了各类奖励规定。一方面,将作业操作手册理论考试和过程跟踪的情况作为个人绩效考核内容,同时作为班组建设评比的内容,提高班组的参与度;另一方面,车间协同分厂工会制定了劳动竞赛方案,以班组为单位开展劳动竞赛,将标准化操作的考核跟踪结果作为评比班组“业绩之星”、“创新之星”和“安全之星”的主要依据;同时,部门评优评先、首席操作工的评选等均以职工绩效得分作为依据,促进了绩效管理工作的推进。在标准化操作的推进中,由于职工全过程参与,激发了职工学习的热情,自觉规范了职工行为,养成了良好的工作习惯,在线工艺质量控制各项指标取得明显进步。配套有效的激励措施有效调动了职工积极性。车间绩效管理办法将过去别人打分变成了自己给自己挣分,职工能够亲身感受到实施绩效管理所带来的变化,工作标准化作业业绩好、日常工作积极的职工通过绩效得分,其利益也在不断地体现。同时,由于绩效管理中奖励的设置,并与劳动竞赛、培训学习、休假奖励等有机结合,也调动了职工参与标准化管理、技术创新的积极性。
(三)职工全过程深度参与为标准化推进奠定了坚实基础
在标准的制定过程中,我们让职工说自己所做,即把自己的经验和教训记录下来,车间在充分尊重职工的原创,沉淀职工经验的基础上,结合各项要求进行补充和完善后形成工作标准,提高了职工的参与度;因为职工充分参与了标准的制定,所以在标准的执行上实际上是让职工做自己所说,提高了职工的认同度,从而提高了标准的执行力。要从每个职工日常工作做起,从每一个点滴的改进着手,使职工切实体会精益带来的好处。
五、生产线标准化作业探索进一步推进的思考
(1)进一步完善标准化手册,将已取得的经验、现场应急处置等内容加入手册,同时,根据工艺条件、设备状况的变化进行手册适应性修订,力争在现有“不出错”“少出错”的基础上逐步向实现“做到最优”的方向努力。
(2)强力推进持续改进工作,抓好科技项目、QC、六西格玛项目、合理化建议以及小改小革等持续改进,充分激发蕴藏在职工群众中的潜力,推动工作不断改进和完善。
(3)进一步融合部门重点工作,适时调整绩效管理办法和各岗位关键目标,提高考核奖励的及时性和有效性,引导职工调整关注焦点,把标准化管理规范和要求内化到职工自己的思想意识中,并外化到日常的工作行为中。
我现在工作的公司是新至升塑膠模具(深圳)有限公司,是國內雙色模具的領頭羊。業務大多是微軟,APPLE,任天堂等客戶。成立于2000年,是一间比较年轻的公司,但是发展得很好,队伍日益不断的壮大变强。我在公司的职务是PE助理工程師,有空的时间就与男女同事以及老板聊聊天。做為工程系一名即將畢業學生,我很榮幸在塗裝部做一名PE助理工程師,讓自己了解到工作的重要性:主導整個生產制程、制程分析、制程改善、與SOP(作業指導書)、SIP(檢驗標准書)編寫制定、各種產品的夾具設計、ECR(工程變更單)、與員工的培訓工作。亦掌握品管各種手法與各種儀器的使用、各種報表的填寫與回報(掌握到這些才能與客戶有更好的交流溝通,使客戶能夠接受一些他們并不了解的不可避免的品質問題)。另受部門主管厚愛,派我參加學習方之見課程:目標管理與績效考核、成本削減策略、成本管理策略、基礎統計概念、人力資源。ISO體系受訓(ISO9000標准條文,OHSMS18001標准條文與ROHS審核)。IE(工業工程):IE之時間分析、IE現場改善方法。來到這里讓我學到了在學校3年都學不到的東西。生活很简单!说真的,做PE助理工程師这一行還不錯哦,就是公司剛接單時好辛苦,好累!现在在社会找工作也是不容易,有份好工作就心满意足啦!起码不会戴上失业的名函!很多时候,成功与否,但只有实力之外,还需要一点的运气!选择什么样的工作,很多时候也是由个人的性格所决定的。
时间过得真是好快,青春不留人啊!不知不觉就在该公司工作也快三个月了。也学到不少东西,也对公司部門的业务和流程有深一步的了解。新至升塗裝事業部是专致于塑膠UV塗裝與底漆塗裝。公司现在重点正向着沒有最好只有更好的方向进发!让我最为之开心就是公司經常搞一些聚會和很多的活動,經理也都讓我來主持。這樣又給我一個很好的鍛煉平台。讓我很快就会从学校的学术中脱离出来,成为社會上不會落伍的人。
员工是一个企业赖以生存和发展的基石,一个企业的问题一般都可归结到人的问题。如何得到一只优秀的员工队伍往往成为困扰管理者的最大难题。而人力资源的组织与开发正是解决这一问题的关键。
1、聘用員工
从需求开始并不是高素质的人才都是你需要的,每个企业都应该首先搞清楚自己的需求,我们曾经犯过类似的错误,随意地进行招聘,把员工看成一种可增值的资源进行储备和积累,有一段时间甚至疯狂地去参加各种人才见面会,通过各种渠道进行招募
2.培训
几乎每个企业的管理者都希望员工能得到培训,几乎所有的老板都认为培训是当务之急,然而究竟怎么对员工进行培训,采取什么样的培训最适合企业的具体情况,则不是每个老板都能够说得清楚的,其实培训远远不是把员工集中在培训教室里,象上学一样给他们讲课,然后考试,这种看法太浅薄了。
在现代企业里,培训的重要性可以说是无与伦比,有句流行的话叫做"培训是最好的福利",可略见一斑。
3.人事政策开发
(1).员工手册
制订一本实事求是的员工手册对于一个公司来讲是相当重要的,它不仅是企业所有政策的荟粹大成,也是员工各种行为规范、道德标准的依据。
(2).政策贯彻实施
政策制订好以后,面临的就是一个实施问题。对于一个公司来讲,这种管理制度的建立和完善往往是一个漫长的过程。
(3).政策修订
政策不是永久性的,它可以根据实际情况进行不断修订完善,但是政策的修订一定要注意对事不对人,无论是什么特殊的人物,也不能因此而更改政策,只有客观公正的政策体系才能保证公司的良好运作,规则建立起来之后,可以完善,可以调整,但是不能更改,以保持政策的严肃性。
(4).政策评估
政策的好坏是有具体标准的,因此对政策应当进行效果评估。
4.绩效管理
(1).绩效管理的必要性
绩效管理无论是对大公司还是小公司都会带来同样多的益处,它能帮助经营者见空公司的前进方向,为明智的战略管理决策提供信息,创造有利的环境,使坚强的工作团队相互协作,也给每个员工提供对其绩效的期望标准,使其了解如何获得做好工作所必需的资源和支持。
(2).目标与管理
对于个体的绩效管理,我们的做法是将工作中的主要因素进行分解量化,对于一个员工来讲,可能牵涉到的因素有:工作主动性、工作能力、合作精神、工作业绩、职业道德操守、突出贡献及劳动纪律等,其中因每个公司看重的不同而对其分数有所区别,但总体说来,应该能够在这些分数衡量下可以基本上量化一个员工的绩效。然而这仅仅只是一个开始,在制定了这些因素标准之后,还需要进一步对员工的个体绩效问题进行分析。
工业工程(IE)的目标:是使生产系统投入的要素得到有效的利用,降低成本,保证质量和安全、提高生产效率,获得最佳效益。IE的基本功能是研究人员、物料、设备、能源、信息所组成的集成系统,进行设计、改善和设置。具体表现为规划、设计、评价、和创新四个方面。
设施规划与设计:对系统(工厂、医院、学校、商店等)进行具体的规划设计,包括选址、平面布置、物流分析、物料搬运方法与设备选择等,使个生产要素和各子系统(设计、生产制造、供应、后勤保障、销售等部门)按照IE要求得到合理的配置,组成有效地集成系统。
生产计划与控制:研究生产过程和资源的组织、计划、调度和控制,保障生产系统有效地运行。
质量管理与可靠性技术:包括为保证产品或工作质量进行质量调查、计划、组织、协调与控制等各项工作,核心是为了到达规定的质量标准,利用科学方法对生产进行严格检查和控制,预防不合格品产生。
管理信息系统:它为一个企业的经营、管理和决策提供信息支持的用户计算机综合系统,是现代IE应用的重要基础与手段。
现代制造系统:IE的基础和组成部分,包括成组技术GT、计算机辅助工艺过程设计、柔性制造单元FMC与系统FMS、计算机集成制造、敏捷制造、虚拟企业、网络制造、虚拟制造、可重组制造系统(Re-configurableManufacturingsystem)、孤岛制造系统(HolonicManufacturingSystem),基于智能体的制造系统(Agent-basedManufacturingsystem)、自组织制造系统等
企业资源计划(EnterpriseResourcePlanning,ERP):是一种科学管理思想的计算机实现,起源于20世纪60年代初,经历了物料需求计划(MRP)时代和制造资源计划(MRPⅡ)时代。到90年代,面向企业所有资源管理的思想开始提出,MRPⅡ进入ERP时代。ERP对产品研发与设计、作业控制、生产计划、投入品采购、市场营销、销售、库存(投入品、半成品、成品)、财务和人事等方面进行集成优化的管理,并包括相应的模块组成部分。ERP不是机械地适应于企业现有流程,而是对企业流程不合理部分提出改进和优化建议,并可能导致组织机构的重新设计和业务流程组。
本文根据某大型国有建筑企业2008年-2012年人员流失情况分析和基层项目人员组成情况进行比较的背景下,提出基于胜任力模型的国有大型建筑企业人才管理有着较强的现实意义。
1 概念阐述
自管理科学之父泰勒提出管理的胜任力运动开始,关于人力资源的胜任力研究逐渐提上日程并在管理学界得到广泛使用。“胜任力”的概念最早是由McClelland提出的。他认为胜任力[1]就是与业绩、绩效或者生活中的其他重要成果有着直接或者间接联系的动机、知识、个性、技能和能力等,可以作为绩效优劣的区别要素。胜任力[2]就是兴趣、价值观、信仰、动机、知识和技能的混合体。胜任力必须与工作描述和工作规范密切相关,必须与工作绩效密切相关,必须作为人才管理的重要指标。
胜任力概念的提出并在管理实践中不断发展,其主要内容包括个性、特质、动机、价值观、知识、技能和能力等。Boyatzi提出胜任力洋葱模型[3],包括难以培养与评价和易于培养与评价两个部分、三个层次。最核心层次为个性与动机,外层为态度和价值观、社会角色和自我形象,最外层为易于培养和评价的知识和技能;Spencer提出胜任力冰山模型[4],包括冰山之上的知识和技能以及冰山之下的角色定位和价值观、自我认知、品质、动机。
本文认为胜任力是依附于员工能影响工作绩效的可以被衡量、被开发的一切因素的集合,通过对人才资源的不同层次的描述,确定其所具备的胜任特征并从绩效的角度帮助企业实现目标。
2 国有大型建筑企业人才管理存在的问题分析
在计划经济时代,建筑企业的人才管理完全按照劳动定额、国家经济制度和人才管理制度进行人事管理,是管理层(管理层包括行政管理人才和专业管理人才,下同。)、作业层和服务保障层为整体的封闭式结构。在市场经济时代,建筑行业历经了管理层和作业层分离、服务保障层撤销的过程。目前,建筑行业人才管理模式主要是管理层和少量作业层,作业队伍采取向社会劳务招标的形式,服务人员也从社会招揽(外包)。市场经济体制下,国有大型建筑企业人才管理逐步暴露出人才管理上的诸多弊端与问题。现以某典型的国有大型施工企业(以下简称该集团公司)为例:该集团公司为现有员工7000余人,2012年企业产值近200亿元,下属子、分公司18家,主要从事铁路、公路、工民建、地铁等工程领域的施工,施工地域遍及国内23个省、市和自治区。(图1)。
该集团公司人才引进应届毕业生为主,人才管理主要存在以下几方面的问题:①人员构成机构不合理,基层项目部人员的比例偏低,二级总部人员、息工待岗人员偏多。②引进的人才倾向于国内重点院校的本科以上应届毕业生,招聘难度大,招聘成本高,人员流失率高,工作不足五年的人员流失率达60.27%(表1)。③人才培养机制不够灵活,论资排辈现象严重,新员工晋升机会偏少。④工作流动性大,工作地点不稳定,休假制度不健全。⑤岗位分析与人才测评缺乏科学依据,人岗不匹配。⑥缺乏有效的绩效管理,往往采取定性的考核方式。⑦薪酬激励机制创新不足,基本以岗位核定薪酬,薪酬激励机制主要导向高职务人员。⑧培训开发需求分析不足,培训的跟踪与反馈以及激励机制缺乏,基层项目重使用,轻培养现象较为严重。
3 基于胜任力模型进行建筑企业人才管理的必要性
提出国有大型建筑企业胜任力模型人才管理,需从人力资源管理发展历程来看。传统的人事管理是以事为中心,重视事务性工作和流程,员工被物质化,主要工作内容有人员选拔、分派、工资发放、档案保管等,这种理念较为适应计划经济时期的人才管理。引进人力资源管理理念后,则以工作为中心,强调人力资源对工作岗位的适应,其工作内容主要有组织结构设计、人力资源规划、工作分析、招聘管理、员工配置、培训开发以及绩效与薪酬管理等,该种模式较适用于稳定的工厂企业和服务行业。
建筑行业人员流动大,生产周期长、生产阶段性突出,外围因素和不确定干扰多,是典型的劳动力密集型企业。为加强建筑企业岗位的分析、人才的梯队性建设、挖掘员工的内在潜力,基于胜任力模型的人才管理方式则以个人工作规范和组织工作描述的胜任力相结合,注重岗位分析和人员的配置,人才潜力的挖掘和建立有效的绩效管理,有利于提高建筑企业在人才选拔上依据的科学性和规范性,提升企业的人才配置;发挥企业在绩效管理和薪酬激励的导向,使人才管理更加科学、规范,减少人员流失率,促进建筑企业人才管理的良性循环。
4 胜任力模型在建筑企业人才管理上的应用
传统的人事管理发展到以工作为中心的人力资源管理,其应用层次不断得到提升。应用胜任力模型思维在国有大型施工企业人才管理,需贯穿人力资源规划、岗位评价、人才招聘、绩效考核、人才培训开发、薪酬管理等整个人才管理链。
4.1 胜任力模型在人力资源规划方面的应用
胜任力模型应用在人力资源规划主要体现在人才规划的目标指标方面,胜任力模型主要强调建筑企业人才梯队性、均衡性建设。管理层和作业层素质的梯队性建设主要针对管理层和作业层的学历、业务素养、职业资格证书、综合素质等方面;管理层的专业和作业层的工种的均衡性建设须根据建筑企业的特点,符合建筑企业的比例,为培养合理的人才队伍结构,优化人才队伍配置提供了前提条件。
4.2 胜任力模型在岗位评价方面的应用
胜任力模型应用到岗位评价主要是确定岗位的工作内容、工作难度、工作标准制、工作任务量,并核定岗位任职条件,为人才招聘、绩效考核、人才培训开发、薪酬管理等提供了依据。
充分的岗位评价能更好地做到人岗匹配,挖掘员工的潜力,提高工作效率,并适度减少该集团公司二级机关总部人员,优化基层项目人才队伍结构,提高基层项目的管理能力。
4.3 胜任力模型在人才招聘管理方面的应用
胜任力模型应用于招聘管理,在面试过程中通过考察应聘者是否具备岗位胜任能力模型所要求的关键行为,不能用应聘者之前的岗位胜任力来作为现岗位胜任力的衡量标准,特别是要在知识和技能的基础上,进一步发掘应聘者的个性、动机、价值观,预测应聘者在该应聘岗位的未来表现,做出是否录用的决策,从而提高招聘有效性和针对性。
对于该集团公司人才招聘,应适度考虑人才引进的梯队性,对于管理层的专业人才主要从国内重点院校招聘,作业层应从中专技校招聘,可以降低企业薪酬总额,减少人员流失率。
4.4 胜任力模型在绩效考核方面的应用
胜任力模型应用于绩效管理,前提是在岗位分析的基础上,确定考核指标,并可以进行有效比较,能真实地反映员工的综合工作表现。根据制定的胜任力发展目标,确定工作的重点内容,建立评估指标体系,确定绩效考核结果。
建筑企业考核的重点、难点在基层项目,基层项目人员流动频繁,施工前期、中级、后期人员数量变化大,工期长短不一,人员稳定性较差、工作岗位设置变化大,建议采取定期考核和日常考核相结合,确定员工绩效。管理人员、作业层分开考核,最终确定适用于项目的考核机制。
胜任力模型引入基层项目绩效考核,除工作业绩外,必须引入工作态度、价值观、责任心等方面的考核指标。
引入胜任力模型可以创新该集团公司薪酬激励,发掘优秀人才,减少用人方面的论资排辈现象,建立能者上,不能者下的良性用人机制,还可以减少人员流失率。
4.5 胜任力模型在人才培训开发方面的应用
胜任力模型应用于人才培训开发,主要是通过对员工承担某岗位所需的关键胜任力的培养,来提高员工与组织整体的胜任力级别水平,不断完善充实胜任力模型以提高其对企业战略的支持能力。其应用过程首先是确定员工与岗位能力素质差距,包括确定企业的核心竞争力差距以及根据绩效管理结果确定员工素质差距,然后分析素质差距对绩效的影响,并依据战略发展需求确定素质差距弥补的优先顺序,组织员工培训,使员工能够胜任企业发展需要。
对人才的培训开发一定要进行可行性分析,当岗位胜任力和员工实际能力的差别较大时,需要评估员工的自我认识,主要包括兴趣爱好、个性特长和技能素养。在培训开发的可行性不高的情况下,需引导员工进行职业生涯规划,让员工寻找自己合适的岗位,不提倡员工“干一行、爱一行”。
4.6 胜任力模型在薪酬管理方面的应用
胜任力模型应用于薪酬管理,强调员工报酬是基于员工胜任力高低,根据岗位胜任力评价和基于胜任力的绩效结果设计薪酬结构,使薪酬政策更具公平性和竞争力。同时基于胜任力的薪酬体系有利于组织创建以内在素质为导向的企业氛围,提升组织绩效。
发现问题
申达集团拥有总资产近百亿元,下属20余家骨干企业,在南京、江阴、常州、成都设有生产基地,在20多个省市和地区设有销售公司,在业内具有较大的影响力和话语权。
软塑薄膜生产企业的一个特点是产品品类繁多。目前申达集团的主导产品就包括了BOPP薄膜、BOPET薄膜、多层共挤特种薄膜等数百个品种,年产各种软塑薄膜材料25万吨。
企业规模大,产品品类多,应用范围广,与之对应的就是客户数量急剧增多。渐渐地,庞大而杂乱的客户群体使得申达集团的客户管理工作力不从心。据邵虹介绍:“之前,客户及订单信息没有系统而完整地记录和存档,而是零星分散在各个业务人员手里,且档案不齐全,不利于客户信息管理,无法迅速、准确、及时地提供客户的历史交易信息。”邵虹指出,随着企业业务量的快速增长,没有信息系统的支持,缺乏集成数据,企业无法进行销售体系的多方位、深层次、高质量分析,也无法随时查询库存和呆滞品信息,企业报表经常呈现延迟状态,不能为经营决策提供及时有力的信息支持。
“我们首先需要对公司经营管理方面存在的问题进行一次全方位的诊断。”2003年,申达集团开始委托无锡一家软件公司对企业进行为期2个多月的调研。结果发现,除了以上提到的销售管理方面的问题外,申达集团在生产采购管理和仓储管理方面也亟待改进。“由于公司产品的规格、品种多,生产物资计划人员的手工操作数据量大,效率低下,经常出现客户急需的没在生产,而在生产的又不是急需的情况。在仓储管理中,没有系统数据及时反馈库存数量,在统计、汇总、上报方面,仓管人员很难做到准确、及时,更难做到‘先进先出’。”据邵虹介绍,为解决仓储管理问题,申达集团当时采取的方法是多配人手。“我们安排了10多名仓管人员,还是不能满足客户的需求。往往客户上午九点到工厂提货,要到下午三四点才能提到货,意见很大。”
解决问题
根据软塑薄膜企业的生产特点和信息化发展的必然要求,申达集团下决心开始进行企业信息化建设,前后共投资500多万元开发了计算机辅助管理系统,在客户管理、订单、生产、入库、仓储、发货、销售等环节设置了系统管理基础信息模块,用以满足用户信息、产品种类、代码、品种规格、包装方式等方面的基础数据管理需求。
申达集团根据自身情况,在信息管理系统建设中着重建立几个模块。其中,生产系统模块有助于优化计划排产、及时观察在线成产状况、反映各生产单位绩效(产品等级、料耗、产量等)、有效监控原料储备状况;仓储系统模块可以及时反映库存,便于报表自动汇总和生成,利于库存产品先进先出并按不同周期进行盘点;质量系统模块重在解决不合格品管理、销售退货入库管理、生产产品入库检验等环节的问题;销售系统模块能建立客户档案及交易信息、录入合同(订单)数据、及时汇总分析业务人员业绩、系统通知客户提货(发货)、管理销售开票等。“经过几大业务系统的联合,打通了部门间的业务流程,降低了管理成本。”邵虹欣喜地说到。
除了这几大主要的模块功能之外,申达集团还根据权限设置了领导查询、报表中心等系统功能,通过软件编程信息化技术的运用彻底解决了手工管理效率低及不规范的状况。“现在如果有客户电话咨询产品、规格、品级,我们的销售人员只要打开这个系统,就能在几秒钟之内回答出产品库存有多少、是什么时候生产的、品级是什么,如果没有库存,近期的生产安排是在什么时候也可以及时告知客户。此外,我们从产品生产检验环节就开始运用条形码管理,产品的数量、规格、生产日期、品级等信息都录入系统,只要用条形码扫描器对条形码扫描后,就能打印销货单据和出货凭证,这样就大大解放了劳动力、提高了运行效率,得到了用户的一致好评。”
【论文摘要】: 随着我国现代企业制度的推行,市场经济体制的逐步建立,企业财务管理的作用越来越不能忽视。预算管理以其在企业财务管理中的重要作用,越来越引起企业管理者们的重视。本文分析了我国企业预算管理过程中常见弊端,理论结合实际,通过对深圳华凯公司的预算管理体系进行分析,对预算管理中的相关问题进行了探讨,目的在于为深圳华凯公司预算管理提出比较切实可行的改进方案,并对我国企业如何建立一套科学的预算管理系统提供参考。
预算管理作为企业管理的一项重要内容,在越来越多的企业管理当中得到运用。企业在运用预算管理地过程中都会遇到各种各样的问题,有的问题在许多企业中都普遍存在。通过对华凯公司预算管理工作中的一些问题进行分析,我体会到:预算管理工作不是一成不变的,应当理论结合实际。不同的企业,不同的项目内容,应当选择不同的预算管理方法。预算管理应结合科学的考核方法和有效的激励机制,才能在企业管理工作中发挥重大作用。
下面我就预算管理用到的一些基本理论,并结合华凯公司预算管理工作中的一些问题进行探讨。
一、预算管理的基本理论
(一) 预算管理的概念
“预算” (budget)一词来源于19世纪中期,开始是指英国财政大臣经常需要在政府机构会议上在提出下年度的收入支出计划数,呈报给相关政府机构批准。这就是预算最初的来源。之后,预算从政府管理逐渐被应用到企业管理中(注1)。
企业财务预算是指企业在预测和决策的基础上,围绕企业战略目标,对一定时期内企业资金取得和投放、各项收入和支出、企业经营成果及其分配等资金运作所作的具体安排。它是以货币及其他数量形式反映的有关企业未来一段期间内全部经营活动计划。预算管理就是指对预算编制、预算执行、预算控制、预算调整与预算分析考评等整个过程的管理。
(二) 预算管理的职能
预算管理有两项职能,即管理决策职能和管理控制职能。
1、管理决策职能。
预算是公司决策的体现,是公司围绕企业战略目标,对未来一段期间内全部经营活动所做出的决策。
2、管理控制职能。
预算控制是将企业的决策目标加以量化并使之得以实现的内部管理过程。预算管理的重点不在如何编制预算,而是如何以预算为中心实施控制。
预算控制包括外部控制和自我控制两种形式,外部控制是指预算执行过程中上级对下级的控制;自我控制是指每一责任单位对自身预算执行过程的控制。自我控制能充分发挥各级责任部门主观能动性。所以,在管理过程中应以自我控制为主,把责、权、利紧密结合起来,这样才能使预算管理有序而高效地运行。
(三) 预算体系的构成
按照预算内容的不同,预算体系可以分为经营预算、投资预算和财务预算三大部分组成。
1、经营预算是指企业日常发生的各项基本活动的预算。它主要包括销售预算、生产预算、采购预算、费用预算等。其中销售预算是其它预算的基础,有了销售预算就可以开始编制其它如:生产预算、成本预算了。
2、投资预算是对企业的未来一定时期内固定资产的购置、改造、更新等编制的预算。投资预算不但要与销售预算相联系,反映出现有的设备投资是否能满足销售预算的要求,还要反映企业长期战略。
3、财务预算是指企业在计划期内反映有关预计现金收支、经营成果和财务状况的预算。包括现金流量预算、利润表预算、资产负债表预算等。前述的各种经营预算和投资预算,最终都会折算成金额反映在财务预算内。所以财务预算又称为“总预算”。
(四) 预算编制方法的分类
1、固定预算、弹性预算与滚动预算的编制。
固定预算又称为静态预算,是按固定业务量编制的预算,一般按预算期的可实现水平来编制。我们通常做的固定资产投资预算、销售预算、采购预算就属于固定预算。
弹性预算是在不能准确预测未来业务量的情况下,根据预算期不同的预期活动水平编制的一种预算。一般动态的成本费用,如:管理费、生产费用和销售费用等都适宜采用这种预算。
滚动预算是一种连续编制和执行的预算,通常保持12个月期限。凡预算执行过1个月后,即根据前1月的经营成果,结合执行中发生的变化等信息,对剩余的11个月加以修订,并自动后续1个月,重新编制一年的预算。
2、用增量预算法与零基预算法编制预算。
增量预算法,又称调整预算方法,是指以基期成本费用水平为基础,结合预算期业务量水平及有关成本因素变动情况,通过调整有关原有费用项目而编制预算的一种方法。它假定前提是:(1)现有的业务活动是企业必需的;(2)原有的各项开支都是合理的;(3)增加费用预算是值得的。增量预算法的缺点是:容易鼓励预算编制人员凭主观臆断按成本项目平均削减预算或只增不减。
零基预算法是指在编制预算时,不考虑以往数据影响,一切根据需要,逐项审议预算期内各项费用的内容及开支标准是否合理,在综合平衡的基础上编制费用预算的一种方法。它的优点是:不受现有费用项目和开支水平限制;能够调动各方面降低费用的积极性,有助于企业的发展。其缺点是工作量大,编制时间较长。
(五) 预算执行过程的管理
预算执行过程的管理就是加强对预算执行过程的即时控制,它实际上也是一个成本控制过程。没有过程控制,缺乏过程监督和考核,就可能出现项目费用互相挤占、乱挤成本、超预算开支等现象。
1、制定预算控制流程,严格执行预算即时控制。
预算执行流程控制包括:各责任部门预算控制 ——〉预算管理部门预算控制 ——〉管理层预算控制。预算执行过程控制首先是各部门负责人对其负责的成本费用是否超预算进行控制,它是一种自我控制形式;其次是预算管理部门的预算控制,它是一种外部控制形式。再次就是管理层对预算的控制,它是一种上级对下级的控制。
2、预算控制应抓大放小,有的放矢。
预算控制应充分调动各部门的积极性。在有些费用项目上应给予基层部门适当的审批权限,大项支出则应实行分级授权审批。
3、建立信息反馈机制,及时定期对预算执行情况进行分析总结。
完善信息的反馈机制,将预算执行过程中的情况第一时间反馈给有关的领导和部门。相关部门根据反馈的信息,按规定程序调整预算并制定相应的措施。定期对预算执行情况进行分析总结,让各责任部门及时掌握本部门的预算执行情况,及时发现问题,并提出解决办法。
(六) 预算考核方法
有效的考核与奖励是发挥预算控制作用的重要手段。必须建立严格的预算考核机制,否则预算就会流于形式。
1、考核应将经营指标、管理指标等进行具体量化并设定权重,通过综合量化进行考核。
2、考核应划分可控与不可控。不同的部门应对自己可控的部分负责,比如销售部对销售收入以及本部门的直接费用负责,考核时只对上述项目考核,采购部应对材料成本负责,不能将采购部造成的材料成本上升差异影响到对销售部的销售利润的考核中。
3、考核体系要与公司组织架构紧密联系。各部门都要建立相应的考核指标,并建立起层层考核体制。
4、考核主要应包括以下内容:(1)收入指标完成情况;(2)盈利指标完成情况;(3)有无超预算的问题;(4)有无预算项目之间互相挪用费用的问题;(5)是否存在乱摊费用、乱挤成本的问题;(6)费用支出是否合理;(7)成本控制是否逐级落实责任人。
二、华凯公司预算管理的现状及存在问题
(一) 公司的基本情况华凯
华凯公司是一家从事电脑零部件生产制造的外资企业。公司的产品主要是提供给下游的电脑工厂,并不是直接针对客户。公司从1995年的300多人发展到如今有固定资产5300万元,工厂占地面积12000平方米,员工7500余人。公司销售增长迅速,2005年实现产值2.04亿多元,上交国家税收720余万。公司组织结构图。
随着市场对电脑产品的需求不断增长,华凯公司不断加大生产能力投入,在04年又新增了上五十多台CNC机和注塑机。公司的目标是要在2005年使公司主要产品占有全世界电脑该零部件20%以上的市场份额。在当时公司急需通过预算管理,来有效控制公司的生产经营情况,保证公司的平稳发展。所以在2005年公司开始推行预算管理。
(二) 华凯公司预算管理的现状
华凯公司的预算管理由负责财务的副总裁负责,由财务总监具体组织实施,财务部安排专门会计人员落实日常预算编制、考核、分析工作。各部门的负责人是预算的直接责任人,对本部门的预算执行情况负责,并对其差异情况做出解释说明。预算管理的组织架构为三层,就是总裁—>副总裁—>部门经理。而财务部只在这三层中间在做组织、安排及预算汇总工作。
华凯公司的预算编制是从销售开始,根据市场部的销售预算,由物控部提出生产计划预算各材料需求预算。而生产部、品质部、工程部则再根据物控部提出生产计划编制生产成本预算、部门人工及费用预算。其它行政和财务等管理部门只编制本部门费用预算。公司的生产设备投资预算全部由市场部来编制。最后,财务部汇总各部门编制的年度预算报表,并负责完成整个公司的年度财务预算。
华凯公司的预算编制是以12个月为一个预算年度,在上年度10月开始按月编制下年度预算,经过总裁审批后在下年度1月份开始实施。预算执行过程中,每日的开支由财务部的预算会计负责审核。预算会计根据总裁批准的年度预算,对各部门的开支申请进行审核,确定是否存在预算超支,并在超支情况下报请总裁审批。经过财务审批,属预算内的费用开支的申请才能进行列支。每月由财务根据帐务数据编制预算差异报告,并分发各部门,由各部门负责解释。
(三) 华凯公司预算管理存在的问题
1、 预算管理组织架构体系不建全。
华凯公司现有的预算管理组织架构存在下面几个问题,(1)错误认为预算管理只是财务部门的事,其他部门只不过提供一些数据而已,没有全员的参与意识。各部门没有专职负责预算的人员来跟进处理日常预算执行工作。有的部门是部门经理自己,有的部门是部门文员,随意性很大;(2)财务部只有几个专门的预算管理员,并没有足够的权力来协调统一预算编制过程中的出现的各种问题。而财务副总与各部门之间的协调沟通又无法做到经常性和有效率性,因为具体做事的常常是下面的部门经理或一些文员。所以中间缺少一个有权力的机构来协调处理好各部门之间的利益关系,造成各部门在实际工作中对预算并没有切实遵行;(3)各预算管理组织架构中的人员职责不清,一些关键性的指标没有经过有关上级部门仔细评估确定。如:直接工人人工效率、产品报废率等等。
2、 预算参与人员没有经过较系统培训。
华凯公司预算参与人员除了部门负责人外,有的是安排部门文员来跟进。这部分人员(包括部门负责人)都没有进行系统培训。在预算编制过程中问题较多,经常出现较大漏洞。比如:用工时推算工人需求人数的计算方法存在漏洞;费用归类有的归入维修费,有的归入低值易耗品开支等。而且整个预算编制、执行、考核等都没有一个标准规范性文件给各部门来参考执行。
3、 编制方法过于死板,过分强调一些费用预算中不重要的细节。
(1)华凯公司现有的预算基本是定期预算,即一开始就编制全年的预算,这对于营销部门编制销售预算来说有一定难度,特别是公司的产品受下游客户的需求影响较大。一般计划最近三个月的量较准确,但三个月之后的销售品种、数量就会与实际有较大出入。(2)预算编制过程中,有的编制方法在实际运用过程中过于死板。如:在编制费用预算中,虽然公司采用的是零基预算法编制,但却要求各部门将未来一年内每月要用的笔、纸张用量等都要详细列出,这有些过于强调细节,这造成预算编制工作量加大,不但耗时耗力,而且效果甚微。(3)在预算指标的确定上有待规范,基本上是部门自己根据以往数据报出,并没有经过相关职能部门充分讨论,形成一致意见来确定,这种做法既忽视了经济环境变化对指标的影响,又给指标的确定留下了讨价还价的空间。如:车间报废率,各产品在各工序发生的报废率都不同,但实际编制过程中,各生产部门都是按产品生产全过程的综合报废率来确定就算了,给各部门的生产预算留有较大余地,生产部门有可能会有意高估报废率,从而有利于其业绩评价,为本部门的生产预算考核留有较大空间。
4、 预算管理制度流程不清晰,有待规范。
(1)华凯公司预算控制流程上缺乏一个具有权威性的规章制度来对预算控制执行加以规范,使得预算管理人员没有一个可供遵循的标准,从而影响预算管理机制的有效运行。如:费用开支是否超出预算,可能因为费用归类问题,之前预算到其它科目,而财务审核又归入另一科目,以致造成有一部份项目出现超预算开支,而另外一些项目却有预算无开支。(2)财务部在审核预算时,因为没有权限,超支无论大小、类型都要呈报给财务副总审批。有的采购可能因为是生产急需,部门领导就直接拿去给总裁批了就执行。这就造成预算监控、预算调整十分混乱。(3)预算编制流程中,针对有些特殊费用没有清晰规范。如:工程部为生产部经常要进行一些维修和改造工作。这部分费用工程部说应由生产部来编制,原因是该费用是由生产部产生。而生产部却说应由工程部来编制,原因是维修材料,工时等成本只有工程部知道,这造成了各部门之间的相互推责。
5、 预算管理信息反馈不及时,预算执行过程不能及时有效监控。
这主要体现在(1)部门在超预算时,部门自己还不知道,要等到财务审核时才发现。有的预算项目可能要等到月末财务完成结帐工作,并编制完差异报告后才知道预算执行结果。如果没有及时有效的信息反馈机制,公司管理层只有通过最后差异评价报告才能获得关于部门预算执行的情况信息,但这已是事后的信息,由此进行的改进也只能是事后补救。因此,信息反馈机制的存在是有效控制预算的前提。(2)在出现超预算时,全部都要报财务副总审批,没有制定有效的预算控制权限,降低了预算执行的效率。(3)部门内部没有建立有效的监控,只有财务部门各上级部门等外部对预算执行情况进行监控,没有做到全员自我来进行预算控制。
6、 预算管理的考核方法较单一,考核办法不全面。
(1)华凯公司现有的预算考核只有一个预算与实际差异金额,考核方法较单一。没有对管理过程中的资本投资回报率、产品报废率、人工效率、存货周转率等一些相关指标的考核。(2)在预算考核过程中没有划分可控与不可控因素。
7、 没有建立相应的激励机制。
主要表现在公司没有建立相应的激励制度,没有根据预算标准考核责任部门和责任人,并以考核结果对他们执行奖惩,缺乏应有的激励机制。这使得预算控制流于形式。到最后预算管理几乎成了“鸡肋”,管理层面对每月的较大差异,以及各部门各种理由的解释毫无办法。只是照例每月财务编制一份预算差异报表了事。
8、 预算管理控制手段较落后,耗时耗力,效率较低。
预算控制手段上,华凯公司现在完全是靠人手用Excel对每日的部门开支申请进行归类汇总,并将汇总的累计数与预算数进行同期对比,并审核该部门当次申请是否超出原定预算,并根据超出情况按流程做出相应处理。管理控制手段上较落后,工作耗时耗力,并且效率较低。
三、改进华凯公司预算管理的建议
(一) 完善预算管理组织架构
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1、 建立起从“公司高层” “基层部门预算员”的三层组织架构体系,明确各架构人员的分工与责任,充分调动各部门在预算管理中的主动性。财务部门在预算管理中只是一个具体的监督执行部门,主要发挥督促和指导各部门预算工作的作用。à“中层部门负责人”
2、 公司高层人员在预算管理工作中的职责是对下属部门的预算负责。确定各部门在编制预算时提出的相关指标是否合理,费用开支是否必需,是否与公司的预算管理目标一致;协调确定相关部门在一些模糊费用或权责发生时的责任归属。
3、 中层部门负责人在预算管理工作中的职责是要详细了解预算编制、执行、考核的过程。清楚每项预算开支的来龙去脉,在日常预算执行过程中自主进行监督,并对出现的预算差异做出合理解释。
4、 基层部门预算员在预算管理工作中的职责是要详细了解预算编制、执行、考核的过程。辅助中层部门负责人编制预算,并对日常开支情况及时汇总跟进,及时将预算执行情况第一时间反映给部门负责人,使预算控制从基层部门就开始。
5、 设立预算管理委员会,它的人员组成应是公司高层,由公司预算总负责人来领导,具有一定权威性。预算管理委员会职能贯穿协调整个预算管理工作,并使各部门就基础假设达成一致。它的工作重点是预算指标确定、业绩评价和激励机制建立三个方面。预测批标数据必须经过预算委员会的论证审批,否则不能接受。
(二) 加强预算参与人员的培训
预算参与人员的培训应当针对不同架构人员进行不同要求的培训。(1)针对公司高层,主要是针对预算管理目标、预算管理的流程、预算的执行控制过程、预算的指标对整个预算的影响方面进行培训;(2)针对公司中层部门负责人,就要针对该部门的预算编制、费用开支项目归类等,以及如何及时进行预算控制进行全面详细培训;(3)针对基层部门预算员,不但要培训前述中层部门负责人的内容,还要特别针对各表格如何填写,日常工作中如何辅助部门负责人进行预算控制方面进行培训。
(三) 选用适当预算编制方法,确定合理预算指标,通过科学的方法来提高预算编制的可靠性。
1、 不同预算内容应选用不同预算编制方法,既要避免过繁过细,又要避免因循守旧。
(1)针对销售预算和生产成本预算,应增加滚动预算。从而避免因为市场波动性关系,使得预测准确性与实际相差太远,影响到对部门的业绩考核,并最终影响整个预算管理的主观能动性;(2)对费用项目应将增量预算与零基预算相结合。比如:维修费用可以与产量、机器使用年限等因素挂钩,考虑使用增量预算编制方法。办公设备开支可以用零基预算法。其他较小的属一般性的费用开支,可以通过比较以往年度的费用总额按比例加以确定。在采用上述方法时同时又要避免因循守旧,不是已往开支过的以后就要预算进去;(3)费用预算应避免过繁过细,过繁过细的预算导致各职能部门缺乏应有的余地,这会影响到企业运营的效率。究竟预算应细微到什么程度,必须联系到授权的程度进行认真酌定。
2、 关键性预算指标的确定。
在一些关键性预算指标的确定上,公司应考虑未来市场环境的发展,并结合以往历史数据,经过职能部门充分讨论后,由预算管理委员会来确定。预算指标的确定要符合平均先进的原则,既不能太高,也不能太低。指标太高往往偏离实际,造成难以按期达到预算目标,影响到部门对预算管理的积极性;指标太低,又会给有的部门留有太多余地,影响到公司总体预算目标的实现。
3、 采用概率预算提高预算值的准确性。
在编制预算时,所涉及的变量,如:报废率、材料损耗率等不确定性的预算项目,在难以准确确定其数值时,可通过估计其发生各种变化的概率,根据可能出现的最大值和最小值计算它们可能变动的范围和出现的概率,然后对各变量进行调整,计算期望值,来编制预算。
(四) 建立规范的预算管理制度流程
公司应进一步完善预算管理流程和制度,从预算编制、预算执行、超预算控制、差异分析到预算调整都应有规范的流程和制度来参照,做到有章可遁。有了规范的预算管理流程和制度,不但可以减小部门之间相互推诿,而且可以提高预算管理的效率。在执行过程中不符合预算规定的部分,应通过制度规定的程序,通过相应权力的人员审批才能准许发生,明确责任。
(五) 完善信息反馈机制,加强预算执行过程监控
1、 预算执行信息反馈。
预算反馈不仅仅只是每期编制一份预算差异报告,而是要求在预算执行过程中,及时有效的提供预算执行的情况信息,在超出预算前就能及时发现信息,反馈给相关领导,并及时加以控制。如:费用预算,最有效的做法是基层部门预算员在处理日常开支申请时,就要进行汇总统计,提供给部门负责人第一手的预算执行情况信息,以便部门负责人及时做出相应处理。
2、 超预算开支控制与审批。
应建立超预算控制流程,规定不同超支内容、金额来划定不同审批权限。如:属于办公费用内容的,在多少金额以下,负责该部门的副总裁就可以审批,而不是不论事情大小都全部报批到财务副总那里。这样不但可以有效的控制预算的执行,而且提高了管理的效率。
3、 预算差异分析与评价。
每期预算差异不只是提供一份差异报告,再由部门做出一些解释,而且还要针对具体预算差异,通过一些科学的分析方法,确定出是可控还是不可控因素造成的影响,是人为还是非人为因素造成的影响。相关预算管理机构针对差异因素情况做出相应评价,并将其作为部门业绩考核的依据。对于较大的差异,涉及到要调整预算的,还要按相应流程做出预算调整。
4、 外部控制与自我控制相结合。
在预算控制方面,不但要加强外部控制,而且要提倡自我控制。只有部门自我控制意识提高,才能在部门基层提高预算执行的效率,从而减少后续超预算时还要经财务审核,再到超预算上报审批等程序的运作。整体提高公司预算管理的效率。
(六) 完善预算考核方法,正确区分考核对象。
1、 固定资产投资的考核。
固定资产投资预算的包括基本建设项目预算、技术改造预算、生产类固定资产购置预算和管理类固定资产购置预算。大多数情况下,固定资产投资预算是管理层做出的,有时也可能是生产部门为了提高生产效率或产出量而做出的设备改进或技术改造投资预算。如果固定资产投资是管理层做出的,考核的对象就是管理层(也可以叫做投资中心),而不是使用设备的生产车间;同样,如果设备改造投资是生产部门提出的,考核的对象就是生产部门。固定资产投资预算的考核是对预算单位的资本投资回报效率做出的评价,增加对固定资产投资预算的考核,能督促责任部门提高公司资金使用的效率。
2、 生产成本的考核。
生产成本的考核不单单只是考核成本降低一项,实际考核的内容还包括材料采购成本考核,材料耗用量的考核,生产报废率的考核,单位产品产出工时的考核等等。针对不同的考核指标,需要考核的责任部门是不同的。如:材料成本的增长,它包括价格因素引起和生产耗用量因素引起。价格因素应当是由物控部门负责,所以考核的责任部门就是物控部。生产耗用量因素就要考核生产部门。
3、 人工费用的考核。
人工费用的考核不只是针对人工费用总量的考核,还包括对产品产出工时的考核。直接工人的生产效率越高,生产车间需求的直接工人人数就越少,单位产品耗用的人工成本就越低。人工费用的考核不仅只是考核一个人工成本总额,还要详细到考核直接人工效率,辅助工人占直接人工的比例等辅助指标。
4、 其它费用开支的考核。
其它费用开支的考核主要是要划分清楚可控因素与不可控因素。有的费用针对这个部门是可控的针对另一个部门可能是不可控的,而且影响费用大小的因素有很多。如:维修费,可能产生要维修的原因是事故部门,但具体参加维修的是工程部。对于减少发生维修情况,事故部门是可控的,但维修材料成本维修部门是可控的,这就要求在做费用考核时做出一个合理区分。
(七) 建立激励机制,将预算管理与绩效管理相结合
建立激励机制,并将预算管理与绩效管理相结合不仅是确保预算管理落实到位一种有效手段,也是为了对员工实施公正的奖惩,以便奖勤罚懒,调动员工的积极性,激励员工共同努力,确保企业战略目标的最终实现。在执行预算工作过程中还应注意发挥员工的主观能动性,鼓励各级员工参与预算工作,培养他们主人翁的意识,不给员工造成一种强加的感觉。
1、实行股权激励机制,对有突出贡献的管理人员和员工给与一定股权奖励。
要使企业高级管理人员服务于企业的利益,必须建立一种努力与收益相对称的激励机制。当企业高级管理人员持有公司一定股份,并能通过拥有的股权分享公司的利润时,企业的利益也就是高级管理人员的利益。企业成功与否关系着他们的切身利益,如果企业经营较好,他们将获得较好的收益;相反,企业经营失败,他们的利益也将受到损失。这种股权激励机制增强了管理人员对企业的归属感,并能使他们的行为与企业的目标稳固地结合在一起。预算管理作为实现企业目标的一种手段,也就更容易深入管理人员主观意识当中,更容易发挥员工的主观能动性,从而推动预算管理能够顺利实施。
实行股权激励机制,对企业原来的所有者会有一定顾虑,只有在企业发展到一定阶段,各方面条件成熟时才可以考虑推行。
2、推行绩效管理。
在企业不能实行股权激励机制的时候,推行绩效管理也是一种较好的激励管理机制。相对于股权激励机制,绩效管理不涉及股权问题,这种方法更容易让企业所有者所接受。绩效管理是一种系统企业管理方法,要求将企业的战略、管理层的职责以及员工的绩效目标等达成一致,在管理层与员工持续的沟通与改进当中,使企业经营管理目标层层得到落实,与员工一起共同完成绩效目标,从而实现企业的战略目标。
预算管理作为实现企业战略目标的一种手段,通过与绩效管理相结合,可以使预算管理更深入员工主观意识当中,使企业预算目标与员工绩效目标达成一致,从而使预算管理得到较好的执行。
在预算管理与绩效管理相结合的过程中,首先是要做好的是预算指标的分解与绩效目标的分解要有机结合。再次就是将预算考核与绩效考核结果有机结合,并将考核结果与员工的回报挂钩。对员工的回报可以是薪酬回报,如:绩效加薪,年终奖金;也可以是非薪酬回报,如:职位的提升、外派学习进修、旅游赠券等。
(八) 改进预算管理控制手段,加强计算机在预算管理过程中的运用
现在计算机技术发展迅速,利用计算机管理系统加强对预算执行过程的控制,是一种有效预算管理手段。如:有的ERP系统,已经可以做到将预算方案、预算指标与预算执行过程资料输入该系统,预算执行结果就可以通过系统及时掌控。这样通过科学技术手段,一方面可以较好的起到控制预算作用,另一方面通过系统实现资源共享,管理者可以及时全面掌握预算管理信息,随时了解预算执行情况,使预算的编制、控制、考核实现一体化、规范化、系统化,从而整体提高预算管理工作的效率和预算管理水平。
四、结束语
一个好的预算管理体系,需要清晰的流程和制度、深入广泛的培训、领导强有力的决心、公司上下一致的共识。流程和制度不清晰,不可行,或者根本不存在是制度的失败;流程和制度虽然存在,但是不为人所知晓是培训的失败;流程和制度为人所知晓,但是没有得到执行是领导层的失败;流程和制度既为人所知,也为领导层所执行,但却被部分人员忽视是公司管理方面还没有达到共识。
总之,预算管理是企业管理中的一项重要内容,它涉及面广、工作量大、影响力强,需要多方参与和协调。完善的预算管理体系通过计划、监督、控制等管理手段来提高员工、部门及公司运行效率,使各部门和员工的目标与公司目标达成一致,最终确保公司战略目标的实现。预算管理不能生搬硬套、闭门造车,要分析企业自身的环境,通过不断完善企业的管理制度,鼓励管理思想上的创新,才能构建一套科学的、有效的、符合企业自身发展的预算管理体系。
注释:
注1、张光:《公共预算的起源与英国的崛起》,cc.org.cn/newcc/searchwenzhang.php,2005.9
参考文献
1、邱闽泉、张庆:《外商投资企业预算管理操作指南》,对外经济贸易大学出版社,2002年7月第1版
2、刘永中、金才兵《预算管理一点通》,广东经济出版社,2004年4月第1版
3、史习民:《全面预算管理》,立信会计出版社,2004年1月第1版
关键词:
目前,企业实际管理和核算中有大修理费用专项费用的概念,这一概念来自于过去传统管理和核算理念,是管理和核算中存在的一种惯性思维和概念。笔者认为,无论从市场经济对企业经营增效的要求,还是新的会计准则对修理费用的规定,都应取消大修理费专项费用的概念。
一、从设备大修与小修、中修的区别联系看取消大修理费专项费用的必要性
设备是进行生产的技术装备,设备的使用寿命长短,很大程度上取决于设备的使用和维护检修情况,由此产生了设备的小修、中修、大修。小修是对设备进行局部修理。通常只需修复、更换部分磨损较快和使用期限不大于修理间隔期的零件,并对设备作局部调整以保证设备能正常运转到下一次计划修理时间。中修是对设备进行部分解体,修理或更换部主要零件与基准件(主要更换件一般为10~30%),或修理使用期限不大于修理间隔期的零件。同时检查整个机构系统,紧固所有机件,消除扩大的间隙,校正设备的基准,以保证设备能恢复和达到应有的标准和技术要求。大修需将设备全部拆卸分解,修理基准件,更换或修复所有丧失了工作性能的主要部件或零件。设备大修理是固定资产的局部再生产,是对耗损的固定资产进行的部分补偿。大修理的质量原则是:一以出厂标准为基础;二是修后的设备性能和精度应满足产品工艺要求,并有足够的精度储备;三是对有些磨损严重、巳难以修复到出厂精度标准的机床设备,如由于某种原因需大修时,可按出厂标准适当降低精度,但仍应满足修后加工产品和工艺要求;四是达到环境保护法和劳动安全法的规定要求。从上述概念来看,小修、中修、大修是指在计划预修制中,根据修理工作量的大小和对设备性能恢复的程度来区分的,他们之间有着密切联系,并无质的区别,其目的都是恢复设备在使用过程中局部丧失的工作能力的过程,其区别仅在于修理工作量的大小和对设备性能恢复的程度。
二、从企业管理本质要求看取消大修理费专项费用的紧迫性
长期以来,我国许多企业基本上推行的是以修理为中心的设备管理制度,多年来实行计划预修制度,企业实际管理和核算中有大修理费用专项费用的概念根深蒂固。近年来,有些企业又引进和学习了国外的一些新的维修体制。这些体制的目的是为了保证设备的正常运转和状态完好(如完好率指标的考核),断然是必要的。可是,继续沿用计划预修制度下的大修理费用专项的概念,对大修业务单独编制预修计划专项进行管理,会带来各个方面的弊端:
1、生产性企业内部形成了一个庞大落后的修理行业
由于我们的工业结构落后,专业化协作水平低,因为多年来实行计划预修制度,在工厂设计时就确定了相当规模的维修车间,以分散的方式进行本厂设备的大、中修理。因为存在大修专项费用的概念,实际中由于自身企业维修车间的规模和维修能力制约,许多大修业务往往又委托给专业的修造企业实施。长期以来,促进了企业后方的“大而全”和“小而全”,整个国民经济中生产性企业内部形成了一个庞大落后的修理行业。
2、不利于企业的内部绩效管理易形成财力的浪费现象
大修理能够利用被保留下来的零部件,从而节约大量原材料及加工工时,这一点与购置新设备相比具有很大的优越性。但因为存在大修理费用专项的概念,企业往往单独预先编制设备大修理计划。有了专项大修计划,对实行内部考核企业来讲因为大修属专项费用,又成为逃避考核(不考核生产单位)的渠道。在实际中,业务部门为了计划的执行率会出现必须按计划发生费用和业务的现象。并往往需要委托专业维修企业实施,会造成企业原内部能自己修理的通过大修外委修理,浪费财力和现有的修理能力,甚至原本可以不修或少支付修理费的却因为有了大修专项的概念后必须按计划发生费用和业务。
三、从实际核算和有关规定看取消大修理费专项费用的合法性