文档信息化管理精选(九篇)

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第1篇：文档信息化管理范文

（1）档案管理制度不完善。目前，部分灌区对水利工程档案在工程建设和管理的重要性还认识不够，单位档案管理制度不够完善，档案日常管理松懈，档案收集过程中，制度形同虚设。加之有的档案在立卷过程中没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。由于只注重工程建设，没有相应的制度来管控工程档案的同步管理，因而造成工程档案缺失，对建设和运行过程中出现的问题无法提供有效的、科学的数据资料等，直接影响到工程建设和运行维护管理。

（2）档案现代化管理意识薄弱。随着互联网技术的快速发展，大数据时代已经到来，各种智能和应用APP已经普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽视的是，大部分灌区的水利工程档案资料还封闭在各自的档案资料室里，档案管理的现代化意识还很薄弱，导致配备的档案管理设备和管理软件没有起到相应的作用。因此，如何利用互联网、云计算和大数据时代，做好档案数字化和现代化管理工作，是灌区水利工程档案管理快速发展面临的一个现实问题。

（3）档案管理与提供利用难以适应档案网络化的发展需要。这一点主要体现在，灌区水利工程档案数字化的程度很低，跟不上日益增长的档案利用需求。档案管理人员操作不熟练，配备的档案管理设备和管理软件没有起到相应的作用，虽有计算机和档案管理软件，但纸质档案没有实现数字化和进入数据库，还按手工方式在进行查找和查阅。

（4）档案管理专业人员匮乏。目前，部分灌区为了节约成本，档案管理人员一般均为兼职人员，很少配备具有专业档案管理知识的专职档案管理人员。由于档案管理的专业性较强，若是单靠没有接受过专业培训的人员来完成此项工作，失误和错误就难以避免，这样的档案也就不足以为水利工程建设提供可靠的、科学的、完整的依据，必然为水利工程建设和管理带来影响。部分灌区对水利工程档案管理工作并没有严格按照“四同步”的要求展开工作。加之，由于工程建设期间的管理和环境因素等影响，使得水利工程档案的管理无法与工程建设和运行管理同步进行，因此造成档案质量偏低，可参考性和可依据性较差。

2加强灌区水利工程档案信息化管理的对策措施

（1）提高认识，增强做好灌区水利工程档案管理工作的责任感。关键要从三个方面提高认识：一是加强灌区水利工程档案信息化管理和利用，可以实现灌区水利工程档案信息资源的合理配置、科学管理，为灌区建设提供必要的服务。二是完整、可靠的档案信息可以为灌区的综合分析、决策提供有力支持。三是灌区水利工程档案信息化可以实现网络化服务，做到资源共享，提高灌区档案信息利用的效率。

（2）落实相关法规，建立灌区水利工程档案信息化管理标准。一是要熟悉档案管理的相关法规和标准，不仅要重视硬件投入，更要重视符合标准化档案管理软件的投入，使得档案信息化的流程符合国家和地方对于档案管理的标准和要求。二是现有纸质档案的数字化程度高低，决定了灌区档案信息化建设的规模与水平，也是灌区下一步建设数字化档案馆的基础。三是采用统一的数据库，是档案数据库的基础，是有效管理档案系统的基石，是高效调用数字化档案的保障。

（3）加大资金投入，加强硬件设施建设。根据我省灌区的实际建设情况，首先应当配备档案信息化需要的相关基础设施设备，例如，津科JI-110档案管理系统、SQL2000数据库系统、大容量存储系统、高速扫描仪、管理计算机和打印机等设备，为做好档案信息化管理提高技术支持。同时，应对灌区的档案管理人员进行办公自动化和信息化应用技能培训。通过上述措施，可实现灌区水利档案管理的部分数字化和局域网网络化管理，大大降低档案管理人员的工作强度，同时数字化加工后的档案资料信息能得到更好的保存，保证了灌区水利工程资料的安全性和完整性。

（4）加强环节管理，健全档案资料收集和整理工作。档案管理人员要从项目开始立项时，搞清楚项目的隶属关系、完成方式以及项目将要形成哪些文档资料，初步确立收集文档资料的内容，做到确保关键性材料的有效控制。接收资料时，参照水利行业工程技术档案的要求，建立档案目录，根据目录来收集，最后检查收集的材料是否符合归档要求。在灌区水利工程建设中，可适当采用合同约定的方式，预留一定比例的工程合同价款，作为工程档案的保证金。工程参加单位应按照要求收集、整理、归档工程各环节的文档资料，在工程竣工时，经建设单位签发资料交接单后，才支付这笔尾留款项。

（5）完善档案管理制度，树立档案现代化管理意识。建立健全档案管理制度，按照“统一领导，分级管理”的原则，将水利工程档案的收集、立卷、归档任务层层分解，具体落实到各部门，纳入相关的管理程序和职责范围。做到有组织领导，有专业档案管理员，有合适的档案管理制度。管理观念现代化是档案现代化管理的灵魂，通过使档案管理人员现代化意识的提高，可使档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使水利工程档案更好的服务于灌区经济的发展。

（6）积极争取资金，提高档案数字化水平。各灌区可利用续建配套与节水改造项目的信息化资金，加大对灌区水利工程档案的数字化加工范围，开展灌区水利工程档案的整理、扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份等工作，提高灌区水利工程档案的数字化程度。同时，利用计算机和软件技术，使用国家规定的档案管理软件，实现对档案的收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、以及系统自身维护等功能。另外，可依据灌区自身需求和使用环境，建立档案网络版，实现局域网或广域网上档案的授权共享和调用。

（7）加强业务技能培训，提高档案管理人员的素质和能力。一是要提高服务意识、树立服务思想，变被动服务为主动服务。二是定期让档案管理人员参加档案管理方面的培训和学习活动，促进业务交流。三是加强基层档案管理人员在计算机、网络、信息化等相关专业知识领域的学习，为下一步档案数字化建设，档案信息化管理打下扎实的基础。四是档案管理人员对使用的档案管理软件能进行熟练的操作和使用，通过一定的专业培训提升管理人员的业务能力和水平。

3结语

第2篇：文档信息化管理范文

（一）血站档案信息化管理人员缺乏

当前，我国大部分地区血站档案信息化基础条件相对薄弱，相关部门的工作人员对血站档案信息化建设认识不足，缺乏重视。除此之外，造成血站信息化建设程度较低的另一个原因就是相关人员素质较低。血站档案信息化管理人才缺乏，即便加大资金投入进行信息化建设，也不能保证正常的运行。

（二）缺乏统一档案信息管理系统

血站管理是一个生僻的行业，信息化管理也是一种新型管理模式，其技术和软件方面均未成熟，因而部分档案管理部门未将档案管理信息化纳入议事日程。此外，目前我国血站档案管理缺乏统一专业的信息管理软件，由于地域性差异，各地软件运用在一致性上还存在很大问题。

（三）血站档案信息管理与其他管理

缺乏有效衔接“文档一体化”是血站档案信息网络化管理的必然趋势，其可有效连接档案管理工作与生产活动、文书处理，进而提高信息处理能力，实现档案信息的无缝连接和有效管理。目前，我国血站档案信息化程度较低，管理机制上存在很多障碍，因而档案工作很难与各生产、管理环节之间实现有效对接，因而，“文档一体化”实现较为困难。

二、加强档案信息化管理的主要措施

（一）加强软件和硬件的配套管理

加强档案信息化建设的过程中，首先应加强软件和硬件的配套，建立稳定的管理体系，加大资金投入，保障档案信息化建设软、硬件设施俱全。在档案信息化建设的同时，确保同步建设血站的网络化，将所有信息建立在同一管理平台上，在任何一台计算机上都可以查看有关资料，实现档案信息资源共享，确保档案信息化建设的各项工作科学化、规范化。

（二）加强对档案管理人员进行业务培训

对档案管理人员进行业务培训，组织档案人员一边学习一边实践，不断提高工作人员的档案信息化管理水平。档案管理人员应掌握计算机理论知识和应用技能，可熟练使用各种现代化信息工具，以便更好地开发档案信息。此外，档案管理人员应该通过各种渠道了解对档案信息的需求，从而做到有目标的对档案进行开发和管理，增强档案管理的实效性。档案管理者应熟练业务，收集档案的过程中应做到真实、全面，认真整理所收集资料，仔细分类、鉴别，筛选与工作紧密相关的资料，分类整理。整理好编号，严格区分保存期限，将其输入检索程序，使之易于查找、方便使用。除此之外，档案管理者还应保证档案信息的质量，随机检查，定期移交，确保档案信息书写规范，由本人签字。

（三）制定并完善血站档案信息化标准规范

制定血站档案信息化标准规范，加强档案信息资源建设。着力解决需要构建和遵循的档案信息化建设的标准规范，其中包括电子档案管理、电子文件归档及档案信息标识、描述、存储、查询和使用等方面，形成档案信息化标准管理体系。

（四）提高档案信息的安全性与保密性

档案管理者应坚守岗位，忠于职责，确保桉案的完整性、安全性、保密性。首先应配备防盗、防火设施，在档案室内放置温度计，作好避光、隔热处理，以防发生火灾；其次应做好防潮、防蛀工作，定期施药通风，以防档案受损、受潮发生霉变；此外，档案管理人员应细心检查利用过的档案，做好档案保密工作，不得随意借阅、翻阅，以防档案被抽拆或篡改，确保档案的完整性和真实性，体检、化验、血源管理等直接接触供血者档案的人员，不得泄露献血者档案信息，对献血者隐私保密。

三、新经济形势下加强血站档案信息化管理的必要性

第3篇：文档信息化管理范文

一、养老保险档案管理信息化建设的重要性

养老保险档案管理信息化建设，就是将档案实体以数字化信息的形式为社会提供服务。它的优势体现在信息处理快速、节约存储空间、调阅档案便捷以及利于保护档案原件等诸多方面，这就使得事业单位档案管理向着全面信息化时代迈进，也意味着事业单位档案管理正在朝着各环节自动化、管理方式网络化、决策智能化和档案信息利用电子化的方向发展。养老保险档案管理信息化建设的重要性体现在很多方面。

1.可以方便档案的检索和使用

养老保险档案管理信息化，使用者只要输入关键词，计算机上就会快速呈现出所要查询的相关资料信息，大大提高了信息检索效率。同时还可以采用电子加密技术对档案进行机密处理，这也在很大程度上提高了养老保险档案信息的安全性。

2.可以实现档案信息资源的科学管理

养老保险档案管理信息化可以使档案管理部门的工作走向开放化，使新型的信息采集、管理和服务职能取代传统的档案保管和利用职能，这不仅体现了时代的发展和社会的进步，更提高和优化了养老社会服务。

3.可以支持养老保险决策和管理的及时正确运行

养老保险档案管理信息化建设，可以加强档案信息的完整可靠程度、加速信息化管理的综合分析能力，这在很大程度上保证了养老保险决策和管理的及时正确运行。

4.可以提供智能化服务，提高档案信息利用的时效性

养老保险档案管理信息化，可以使档案信息通过远程服务实现资源共享，提高了使用的便捷性，大大缩短了档案的编著时间。要实现档案管理信息化工作的顺利运行，就要使广大的工作人员改变传统的档案管理思想，加强学习，不断提高自身的信息化管理意识，将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴，努力将复杂工作简单化，简单工作规范化。与此同时，还要加快库藏档案目录数据库建设，以满足档案信息共享、快速检索利用的需要。

二、养老保险档案管理信息化建设过程中存在的问题

1.档案管理人员对信息化工作问题认识不足

部分档案管理人员受知识水平和思想观念的制约，对于信息化管理的理解还相当片面，认为只要把档案资料输入到电脑中就是信息化管理了，认识不到档案优化管理工作的重要性，导致档案管理的信息资源开发严重不足，减缓了信息化建设的进程。很多工作人员的办公思维模式还停留在传统的档案管理方法上，对于用计算机管理档案的工作模式非常陌生，甚至对该新工作模式产生不良的抵触心理，使养老保险档案的信息化管理进程受到严重阻碍。

2.档案管理信息化工作自身的不足

养老保险档案管理信息化过程中，无论是档案的起草、修改，还是档案的印发都是由工作人员在电脑上完成的，以电子文档的形式保存在计算机数据库里，这样虽然便于复制和修改，却也使档案的原始记录性不复存在，导致电子文档是否可以作为档案、是否具有法律效益等一系列问题的出现，给工作人员带来很多麻烦。

3.制度法规与规范的不足

养老保险档案管理信息化过程中的规范化、标准化是非常重要的。但是现在的计算机软件普遍存在机器和配件型号不一致、质量差异大、开发语言不统一等一系列问题，这就阻碍了养老保险档案管理信息化建设的步伐。

4.档案信息管理人才培养的不足

当今养老保险管理部门既熟知档案管理知识，又具备信息化技术的人才可谓是凤毛麟角，政府还没有把培养信息化档案管理人才纳入到主要的工作任务进程当中，这也是导致档案信息管理人才严重缺乏的重要原因之一。

5.当前信息技术发展的不足

养老保险档案管理信息化需要以电子文档的形式保存档案，这样虽然便于复制和修改，却也给不法分子窃取和伪造档案信息提供了便利。与此同时，档案需要长期保存的性质要求计算机的软硬件寿命都非常高，需要应用的计算机质量要有保证。

三、养老保险档案管理信息化建设策略

1.加大对养老保险档案管理信息化建设的投入

我们要想让养老保险档案管理信息化建设工作顺利进行，就必须加大对相关人力、物理和财力等方面的大力投入。比如为单位购买配置优良的用于存储养老保险人员档案的计算机等信息化设备、聘请具备计算机信息化应用能力的人才等等。这些优质的工作资源不仅能够显著的提高工作效率，还能使档案的查找、阅读和保存变得更加便利，为档案存储的区域设置加密保护，增强养老保险档案工作的保密程度。

2.完善养老保险档案管理信息化工作的服务方式

我们要想让养老保险档案管理信息化建设工作顺利进行，就必须采用可以开发养老保险信息资源和创新服务方式的先进技术。例如：已经在档案管理部门初步实现的计算机信息管理服务，可以设立相应的制度和标准，这样可以大大避免资源的重复开发和过度浪费；还有可以采用缩微技术服务，用这种技术来存储和保护一些珍贵的档案，可以收到非常显著的成效；也可以启用相应的公共网络服务系统，利用电话、计算机网络等公共网络为养老保险档案信息化提供更加优质的服务。

3.注重的养老保险档案管理信息化人才的培养

养老保险档案管理部门应该加大对于信息化档案管理人才的培养力度。相关领导应该认真制定信息化档案管理人才的培养战略，力争达到科学、合理、高效。掌握这方面的各项内容，做好培训前的充分准备工作，然后再根据设定的培养策略对其进行培训，从而收到最好的培训效果。与此同时，可以让培训人员根据制定好的学习计划进行自学，让他们之间多沟通交流，增加对于养老保险档案管理信息化技术的探讨，强化这方面的知识，从而达到使养老保险档案管理信息化高效实施的目的。

4.建立规范标准的养老保险档案管理信息化机制

要想建立起规范标准化的养老保险档案管理信息化机制，就一定要确保档案管理网络的安全性，这就要求档案管理机制必须规范化。我们可以努力从这两方面做好：创新档案管理制度，完善档案管理工作的各项机制，逐步统一各项工作标准，细化各项工作，制定各项安全措施；统一档案管理标准，这样能够保证档案资源库的正常建立，使整个档案信息网络工作保持畅通，顺利实现养老保险档案的资源共享。

5.提高技术支撑，实现养老保险档案信息化管理

第4篇：文档信息化管理范文

新形势下，随着数字化信息化社会进程的不断加速，事业单位档案管理数字化信息化水平不断提升，有效的发挥了数字化信息化事业单位档案管理特点：一方面，数字化信息化事业单位档案管理不但可以有效的促进档案管理工作成本费用的降低，而且对于其工作效率的提升具有积极作用；另一方面，数字化信息化事业单位档案管理工作的开展，有利于与其他相关部门沟通与交流，在一定程度上提高了事业单位档案管理工作质量与效率。事业单位档案管理信息化指的是在事业单位档案管理中，在建立信息技术与现代网络技术平台基础上，实现对事业单位档案虚拟化、数字化及信息化处理，从而促进其服务职能的履行更加深入高效。事业单位档案管理信息化建立与发展具有一定的必要性：首先，随着以物联网、云计算等为典型代表的现代数字化信息化技术的不断完善与优化，其被广泛的应用于各个行业领域之中，尤其是在解决档案管理工作难题方面。因此，事业单位档案管理信息化是顺应时代社会技术发展的必然要求。其次，当前，事业单位体制改革正处于关键时期，其中一个改革关键点即为现代事业单位制度的改革，其改革过程中离不开信息化平台与系统的创建，这为事业单位档案管理数字化信息化建设创造了有利条件。因此，事业单位档案管理信息化是顺应事业单位改革的必然选择；第三，传统档案管理存在着程序复杂、流程繁琐以及信息资料整理难度较大等问题，尤其是在对历史信息或资料查询时，常常遇到信息不全及资料缺失等问题。而事业单位档案管理信息化建设，可有效的解决这一问题。因此，事业单位档案管理信息化是档案管理工作发展趋势需要。

二、事业单位档案管理信息化改革内容

事业单位档案管理工作应遵循一定的制度建设原则，即明确职责、强化灵活化与规范化建设、注重动态与静态相结合等。而事业单位档案管理信息化改革内容则主要包括以下几方面，具体有：

（一）数字化档案管理模式的建设。当前，具有较为典型的数字化技术包含数字加密技术、数据库技术、扫描技术、身份认证技术等，而档案信息资料经由数字化技术转换为数字化档案信息可以有效的实现信息资料的更新、整合及补充等。作为事业单位的一个重要无形资产，档案数字化建设可以有效的为单位社会效益的实现创造有利条件。

（二）自动化档案管理模式的建设。档案管理工作的自动化实现是事业单位档案管理信息化改革的一项重要组成。典型的自动化技术代表包含数码扫描识别、电子标签以及OCR识别等。以自动化技术为基础，档案管理自动化包含信息数据的自动收集、自动筛选、自动检索以及关键词的自动提取等。自动化档案管理模式可有效的实现档案信息资料的批量处理与自动处理功能。

（三）体系化档案管理模式的建设。事业单位档案管理信息化建设是一个体系化过程，较传统档案管理模式不同，其包含了档案文档一体化、部门衔接一体化、内部流程一体化等。以数据集成技术、数据库机械、数据融合技术等为基础，有效的增强了信息数据的通用性和兼容性。

（四）互动化档案管理模式的建设。传统档案管理中，各个档案信息仅对应一份信息，缺乏互动性。而事业单位档案管理信息化体系增加了信息的互动性，对于提升服务质量和增强系统优化等具有积极作用。

三、事业单位档案管理创新与服务模式的改革措施

面对当前信息化社会发展需求与事业单位档案管理现状问题，应加强事业单位档案管理创新与服务模式的改革，可通过以下几方面开展，具体有：

（一）加强档案管理人员业务素质能力培训，强化档案管理人员对档案管理工作的责任意识。档案管理人员业务素质能力关系到档案管理工作质量与效率，对档案管理工作开展具有重要基础性作用。档案管理人员对档案管理工作责任意识的提升，对档案工作科学化、规范化发展具有积极作用。

（二）加档案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事业单位发展需求的档案管理制度。不断提升档案管理工作人员档案管理服务水平，增强服务意识和树立档案创新管理，从而提升档案管理质量与效率。

（三）通过对事业单位档案管理业务流程进行优化和业务标准进行制度化。实现事业单位档案管理业务流程的重构；通过不断的拓展事业单位档案管理服务功能范围和服务内容形式等，实现事业单位档案管理服务能力的拓展；通过不断加强事业单位档案管理软硬件建设和各类信息资源的整合，实现事业单位档案管理信息化平台的建设；通过强化事业单位档案管理信息化安全保障措施和引入具有先进性和活力的新生力量，促进事业单位档案管理组织架构的重组。此外，针对事业单位流动人员档案管理，应针对指定信息统计，进行适应性创新。一方面加大优秀流动性人才信息档案的保留工作；另一方面简化单位流动人员管理模式，制定与单位相适应流动人员档案管理方案，以促进流动人员档案管理质量与效率。

四、小结

第5篇：文档信息化管理范文

关键词：MIS；文书档案；管理；建设

中图分类号：TP391文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)16-31155-01

Simple Discussion about Building A Information System of Files Management

XIE Ju-rong1,LU Li-bing2,AI Jing-song2

(1.Institute of Hubei Province Country Resource Profession,Jingzhou 434020,China;2.Jingzhou Meteorologycal Bureau,Jingzhou 434020,China)

Abstract:Trad file management mode by enregistering and querying manually cause large number of problem，it is diffcult that files is enregistered、queryed、performed and stored．Aim at these abuse,from the point of view of management information system.，to discuss about how to build a information system of files management．

Key words:MIS;files;management;build

1 传统的文书档案管理状态

一个单位日常工作常涉及到业务、财务、人事、教育等多种大量的文书档案，各类文书档案需要有效执行和科学管理。然而当前大多数部门的文书档案管理仍是传统的手工登记、人工查询、人工分发、人工统计的文书档案管理模式，这种传统的手工登记、人工查询的文书档案管理模式暴露出很多问题：一是查询费时费力；二是登记整理烦琐；三是执行效率低；四是保管不易，同时也增加了档案管理员的劳动强度，与提倡的自动化办公相悖，在信息化高度发展的今天，急需实现文书档案的信息化管理。

2 文书档案信息化系统的组成和功能

文书档案信息化系统应由软件系统和硬件系统组成。软件系统包括操作系统、Microsoft Word、文书档案信息化应用系统等，其中文书档案信息化应用系统包括主执行程序、数据库（用户库、卷内文件目录库（按案卷+顺序号建立索引）、单位库、保管期限库、保管者、存放处、注备等）、各功能程序、文档模板等；硬件系统包括计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码相机等。

文书档案信息化系统应具有对档案库的建立、维护、打印、查阅、归档管理、查询、分类统计、输出等功能，还应具有档案工作任务计划、日常工作提示、重要事务安排警示等功能。

此外还特别要求系统具有完美的打印及预览功能，所有打印的文书，用户可以任意的修改其格式，自行添加数据内容、文字、图形、标志，修改打印的字体、字体大小，满足任何套打的需要。这个功能可以自行编码设计完成，也可在文书档案信息化系统中集约现行优秀的文书处理软件（如Microsoft Word）的相关功能组件，并与之有机地结合起来形成一个整体。

由于文书档案信息具有不同性质（有人事、财务、法制、行政、业务等）和不同的密性，有的甚至关系到国家安全和社会稳定，所以要具有一定的加密功能，在设计过程中除了对文书档案信息库进行文件级的加密外，还应加强使用用户的授权管理。

此外文书档案信息化系统还应集成政府、部门颁布的各类档案管理法规、政策，如国家档案局颁布的《归档文件整理规则》的行业标准等信息，以便发挥综合文书档案管理功能。

3 文书档案信息化系统用户界面设计

文书档案信息化系统应有良好的用户界面，用户界面又称人机交互接口，良好的用户界面可以提高系统各项功能的操作效率。具体来说，良好的用户界面设计主要有六个方面的要求：

3.1对话设计要求

文书档案信息化系统用户界面的对话设计应符合简明、自然、友好的要求，尽量使用用户熟悉的词、短语、句子和图形表示，一般不要使用计算机系统的专业术语；对话过程中要给用户保留控制的权限，便于用户随时退出或脱离操作；操作任务完成后应有信息提示，确保操作正常。

3.2反馈设计要求

反馈是指用户从计算机系统一方得到信息，表示计算机系统对用户的操作所做出的反应。文书档案信息化系统用户界面的反馈设计要求是：用户操作命令的每一个操作，计算机系统应有明确简单的反馈信息，如“保存成功”、“打印结束”等等。

3.3捷径设计要求

文书档案信息化系统用户界面的捷径是为有经验的用户设计的，其基本要求是：能为有经验的用户提供更直接更快捷的操作方式，使其不需要频繁调用菜单或窗口，如快捷键、热键功能的设计。

3.4容错设计要求

文书档案信息化系统用户界面的防错设计要求应是：计算机系统能提供预防问题发生的措施，对可能出现的错误进行检测和处理；可根据信息的类型对输入信息进行类型格式控制，如归档日期按日期类型格式来控制，档案编号则按整数类型格式来控制等等。

3.5标准化设计要求

所谓标准化设计要求，是指文书档案信息化系统用户界面的设计要符合《人、计算机界面设计指南》、《图形用户界面设计指南》、《窗口开发指南》等标准的有关规定和要求。

4 文书档案信息化管理系统的开发

4.1开发平台及工具的选择

文书档案信息化系统的开发及运行平台可选用Microsoft Windows 操作系统，它具有应用广泛、安装维护方便等特点。其开发工具可选可视化设计和真正面向对象的集成开发系统，如Borland公司优秀的DELPHI 或C++Builder等集成开发系统。其中DELPHI 是当今世界上最优秀的Windows、数据库应用程序开发工具。

4.2开发方法

文书档案信息化系统可采用目前流行的面向对象（OO, Object Oriented）的系统开发方法，面向对象的开发方法作为一种常用的管理信息系统开发方法，它具有开发效率高、开发周期短等优点，是近年来受到广泛关注的一种系统开发方法。目前提供面向对象的开发平台也很优秀，如Borland公司优秀的DELPHI 和C++Builder 等集成开发系统。

4.3开发过程

文书档案信息化系统开发是一个复杂的过程，它一般包括开发准备、系统调查、系统分析、系统设计、系统实现与转换、系统运行与维护、系统评价等步骤。根据实际情况，文书档案信息化系统开发更要注重系统调查、系统分析、系统设计、系统实现与转换四个步骤。开发过程要严格质量管理和进度控制。

5 文书档案信息化系统应用前景分析

文书档案信息化系统可为档案管理人员输入、修改、登记、打印、交换、统计、归档等管理工作提供了完善的服务。通过使用可提高文书档案信息执行效率和安全性，也推进了政务进一步公开。同时解决了文书档案处理的连续性和全面性，实现了对文书档案自动处理和科学管理的全过程，可彻底改变传统的文书档案管理的低效和弊端，大幅度地提高了文书档案管理工作的效率，使文书档案管理工作步入了系统化、现代化和科学化的轨道。为进一步推动办公的全面自动化奠定基础。

参考文献：

第6篇：文档信息化管理范文

摘要：医院档案是医院里一个重要的信息源，它直接记录医院活动大事，担负着存储管理医院党务政务信息系统以及数字化医院产生的电子文件、档案信息的职能。随着社会的发展，人类的进步，作为信息资源的医院档案工作地位日趋重要，但突出的矛盾也日趋明显，针对这些问题，本文首先阐述了医院档案管理中存在的一些突出问题，同时给出了一些具体的应对对策和发展前景。

关键词：医院；档案管理；问题；信息化

0引言

档案是重要的本源性信息源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分[1]。因此，要加快档案信息资源的数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，满足信息社会对档案信息资源的需求，对于档案工作更有效的服务于政务信息公开和物质文明、政治文明和精神文明建设具有重要的意义。

医院档案信息化建设是医院建设的重要组成部分[2]，担负着存储、管理并提供利用医院党务、政务信息系统及数字化医院产生的电子文件、档案信息的职能。它是医院发展历程的真实记录，是医院生命的年轮，它镌刻着医院成长的每一个足迹。医院档案管理工作是医院管理不可缺少的重要环节，也是衡量医院管理水平高低的重要标志之一[3]。近几年来，全国医院加快了改革步伐，档案管理工作得到了一定的加强。但是随着人类社会发展的日趋现代化、科学化和知识经济时代的不断发展，作为信息资源的医院档案显得更加重要，由此显现医院档案管理工作在许多方面还需要进一步的提高和改善来适应发展。本文主要论述了目前医院档案管理中存在的若干问题，同时针对这些问题给出了具体的应对对策。

1医院档案管理存在的若干问题探讨

随着各医院各种管理制度的出台，医院档案管理工作开始逐步进入规范化管理的轨道。但从整体情况看，由于部分管理者对档案管理的重视度不高，加上相关的规章制度很少，对于信息化的管理制度不是很严，由此衍生出的档案电子化工作效率不高。

1.1 配套的硬件配置并不齐全一般档案利用主要是为各级领导决策、为机关各部门工作参考服务，个体之类的很少能接触到这些档案，受到某些陈旧的思想观念影响，与之不完善的档案制度的规定对于其硬件设置之类的配置很少重视，因而有些设备还是很陈旧的，计算机系统配置不高，使用的程序版本很低，所涉及的功能很少，对于实时及时更新速度很慢。

1.2 档案管理工作者惯用手工过去档案的收集、整理、归类、编目、查阅等工作全部完全依靠手工，有致在推行信息化的今天，由于时间的累积，档案工作者惯性的去使用手工，即使书写速度很慢，但目前仍旧有多数医院档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外。

1.3 档案工作无法完全脱离手工很多的档案工作者即使配备了计算机，但使用范围仍局限于文档目录著入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度并不高，效果差强人意。即使在强烈要求电子化办公的今天，但是我们经常能见到这样一个现象，就是计算机在那边却是一个硬件，一个配件，并没有真正落实在实处。档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。

1.4 信息化的安全措施低，防范意识不强随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可见性等问题会日益突出。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加。对计算机网络系统的安全造成威胁主要有：①黑客入侵、计算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露和修改网络的关键数据等；②内部人员的故意泄密，进出口看管不严等。

2医院档案管理对策分析

2.1 做好档案信息化建设的宣传工作 就想当今社会流行的一种现象，想要打响一个企业或者一个品牌的知名度，首先就是做广告，广而告之，让大家有个具体的认识。相信档案信息化也应该从这一步做起，主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作。医院档案馆还要深入到各科室进行电子文件形成与归档情况调研工作，广泛听取各科室对这项工作的意见和建议，取其精华去其糟粕，让大家一起参与到这项工作中来。

2.2 加快数字化档案馆与电子文档中心建设档案信息化建设应当是当前和今后一段时期全校档案部门的重点工作。各级领导都要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的重要地位和作用，要把医院文档数据中心和数字档案馆建设资金以及日常运行、维护所需费用纳入医院信息资源库的运行、维护经费之中[4]，统一安排，专项管理，加强领导、统一规划，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展，把档案信息化工作与党委、行政的办公自动化结合起来，即将档案计算机管理系统纳入到医院网络环境下运行的集OA[5]于一体的医院管理信息系统中，使之成为其中的一个子系统。建立室藏档案信息化的规范化管理和利用平台，把原本手工的档案管理工作全部由电脑来实现，全面真的实现“无纸化”[6]。

2.3 落实各科室电子文件及档案管理人员，加强人员培训首先档案馆信息化建设中应有一批专业人才，是既懂管理又懂计算机应用技术的复合型人才，来具体负责各科室归档的电子文件的收集整理、统计、备份、数据库维护和信息咨询服务工作。同时各科室、各科室要指定一名责任心强、有一定计算机管理水平的工作人员，具体负责各科室电子文件及档案管理工作。

2.4 加强对档案信息化建设工作指导、检查与督促工作医院档案馆要在医院成立监督小组以便更好的开展负责档案信息化建设工作。可以像每年指定一定的指标。加强与各个科室电子文件管理员的信息交流与沟通，及时将各科室电子文件归档情况向有关领导及工作人员通报，让大家做到胸中有数。同时，要将各科室归档的纸质文件及电子文件目录信息上网公布，以便大家及时了解本科室形成的纸质文件和电子文件归档齐全、完整情况。对尚未归档的要及时督促补充归档齐全。

2.5 做好档案工作的安全保障档案馆和各科室档案室要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库的安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案馆内部的存储数据库和电子文件的局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。档案馆在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。非公开的档案信息一律不得上档案馆以外的网；在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。

3档案管理的发展前景

根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》要求，档案信息化建设的总体目标是：以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，并为医院党政领导、广大医务工作者和社会提供方便、快捷的利用服务。进一步加快档案信息资源数据库建设，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

继续推进运用计算机管理档案，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量，各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。积极建设相关的全文数字库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询。最终能实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化。

4结论

在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，我国档案现代化工作有很好的外部环境和内部环境，面临一次发展的大好机遇，与机遇同在的是更新的挑战，我们必须不断地学习和吸收新技术，要在建立网络化管理、信息化管理、现行文件管理上开辟一条新路子来达到“质”和“量”的共同飞跃使档案现代化不断迈上新的台阶。

参考文献：

[1]陈小红.信息化视野下的医院人事档案管理对策[J].北京档案,2010,10.

[2]李丽，周丹.信息化背景下医院档案工作的思考[J].考试周刊,2009，32.

[3]贾敏从.医院档案信息化建设相关问题的思考[J].管理观察，2009，9.

[4]王乐,张浩.略论人事档案管理信用化改革[J].档案学研究，2010，3.

第7篇：文档信息化管理范文

资源的收集、管理和开发利用等问题进行了初步探讨。

【关键词】工程建设；档案管理；信息化；数字档案

0 前言

在各行各业“十一五”信息化发展规划纲要的推动下，各行业、各单位不断加大信息化建设力度和投入，整体水平得到了一定提升。作为信息化建设重要组成部分的档案信息化工作，虽有一定发展，但总体水平仍然滞后，越来越不能适应行业与时展的需求。所谓档案信息化，是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行接收采集、处置、妥善保存和提供利用，其最终目的就是要实现对档案信息资源真实、完整地采集和保管，安全与合理地使用，以满足用户对档案信息的迫切需要[1]。随着信息技术特别是计算机技术、网络技术、信息安全技术的发展，工程建设档案管理将不可逆转地向电子化和数字化方向发展。乔布斯说过，“并不是我们一定要过河才能到达彼岸，而是彼岸世界正向我们走来。”因此，面对日益紧迫的压力，工程建设档案管理工作亟待转变、创新和发展，以跟上时代的步伐。

1 目前工程档案管理中存在的问题

蓝图的使用已经有很长的历史，在实际使用中存在以下问题：一是，不利于环境保护和职业健康。蓝图在生产过程中，需加入氨水进行熏制，熏制的过程会挥发氨气、三氯乙烯等有害气体污染环境和影响员工的身体健康，生产出来的蓝图，表面还会不断挥发有害气体，造成二次污染，给接触蓝图的工程技术人员、档案管理人员等造成影响。二是，效率低下。晒图、底图归档、底图入库后调配加晒等工作全是手工操作，速度慢，容易出错。同时档案室需要大量的库房进行底图和蓝图的保存。三是，归档电子文件的真实有效性得不到保障。传统的蓝晒模式造成最终只有底图才能保证和提交蓝图是一致的，虽然现在也要求工程技术人员对电子文件归档，但电子文件与纸质文件的一致性无法得到保证，造成技术人员只能以档案库房中的底图作为正确的版本使用，收集的电子文件只能作为参考使用，电文文件的优势没有充分发挥。

2 工程档案信息化建设需求分析

2.1 工程档案的传统管理方式落后，库存压力与纸张资源消耗大

随着时间的推移，纸质档案越积越多，一方面消耗了大量纸张，另一方面档案库房不堪重负，但库房面积不可能无限扩大，采用数字档案是时代的要求，也是解决现实问题的有效途径，可节省70%以上的库房面积与纸张资源。

2.2 档案资源利用方式落后，不能适应现代企业生产、工程管理对档案资源的快速利用需求

就拿一个大型项目来说，从前期准备，到勘察、设计，再到施工与运营管理，各阶段产生的档案都很多，而且联系紧密，具有时间、档案产生地点的不一致性，通过电子文档可很方便的实现传递、查阅与利用，电子文件的高速流动性，实现了档案快速、远程的利用价值。

2.3 目前全国工程建设行业设计单位已经熟练掌握了CAD技术，实现了设计过程由手工制图向数字化技术应用的转型

面对当前大量产生的电子文件，一些行业、单位没有有效的收集管理方法，无法保证电子文件的收集准确率与完好性。

2.4 技术档案凝聚着工程技术人员的智慧和心血，是一笔宝贵的财富，对推动工程技术工作的发展，提高工程技术人员的水平和效率，维护单位和个人的合法权益，服务国家经济建设有着重要作用

2.5 工程档案管理是为利用服务的，让管理出效益、向管理要效益是我们所追求的最终目标

作为档案管理，无论是实物档案还是数字化档案，都是为了更好地发挥其作用，追求最大工作效益和经济效益。当前网络化、信息化技术已全面普及，原有的档案管理方式在一定程度上对档案管理效益最大化形成了制约。

2.6 环保和职业健康的需要

采用白图替代蓝图，办公区可以减少一个直接污染源，有利于改善环境，对业主、施工及广大工程技术人员、档案管理人员来说，也将逐步减少二次污染，有利于环境保持和员工身体健康。

3 工程档案信息化管理工作探讨

3.1 改变传统档案管理观念和工作方式

为适应工程档案信息化的发展要求，档案管理必须化被动为主动，对传统的管理理念和工作方式进行转变和创新。一是，以手工管理为主向计算机管理为主转变，不仅包括电子文件的管理，还包括档案的登记、统计等各项工作；二是，从以管理档案实体为主向管理档案信息为主转变；三是，从重管理为主向网络化利用服务为主转变，在确保安全的前提下，以满足生产和管理应用为第一目的，充分发挥档案信息资源在促进企业发展、生产经营和工程管理过程中的作用，全面提升利用档案信息资源水平。

3.2 根据各行业、各单位自身特点，研究建立工程档案信息化管理模式

针对各单位实际管理和利用需求，将传统的保管、借阅工作重点转化为根据用户需求，提供快速电子数据加工处理服务和档案利用、查询技术咨询服务的新型工作模式，采用技术手段有效解决电子文件归档准确率与完好性难题。在充分考虑各种需要，满足现阶段有关规定、规范要求的情况下，采用管理浏览、保存和利用三种电子文档类型（快速浏览功能采用Zcc格式，保存采用TIFF和JPEG格式，利用采用DWG、DOC、XLS格式）的应用系统设计[2]。

3.3 通过技术创新解决档案快速查询和利用需求问题

针对工程建设勘察、设计档案资源单个电子文件（CAD图纸）容量大，一般在网络环境下浏览、显示慢的问题，通过技术创新，研发符合自身使用需求的档案信息管理平台，以实现网络数字档案服务利用的快速传输、浏览、下载利用。例如，采用高保真、高倍率压缩和还原技术及全文检索技术实现快速、准确的检索和安全浏览、下载档案资源；针对档案管理人员需要重复录入大量信息问题，采用图像解析和OCR识别技术，实现图纸相关信息自动添加到档案信息管理系统中。

3.4 将档案信息化工作贯穿到工程管理全过程的控制中

首先，档案管理人员应积极参与工程技术管理和设计、生产过程管理控制，使信息形成、管理到归档环节能够平滑、无缝联接；其次，要求技术人员积极参与档案信息化建设，引导他们利用新的知识传播手段，通过网络终端快速获取档案资源，提高管理、利用效率。

3.5 建立相应的规章制度

制定数字档案管理人员相关职责、工作内容、范围以及责任和义务；制定数字档案使用规定，明确使用、查阅数字档案资料人员权利、责任和义务；制定数字档案维护管理制度、数字档案资源安全管理办法等规章制度，实现数字档案的有效管理。

结合工程建设档案工作现状，为建立高性能网络数字档案服务体系，要充分借鉴国内外档案信息化建设的技术理念和成熟经验，以档案数字化为手段，通过一系列创新研究，解决企业在档案信息化建设方面应面对的各种问题，实现档案信息的数字化管理，并在局域网和互联网环境下提供开放式档案信息快速利用服务。

4 工程档案信息化建设中值得重视的问题

4.1 档案信息管理标准化和规范化问题

由于档案信息化建设起步不久，在信息管理标准方面相对于实体管理而言，比较薄弱，这在一定程度上阻碍了档案信息化的发展，大力加强档案信息管理标准化的研究和制定，是当前档案信息化工作的首要任务[3]。

4.2 电子档案的原始性和法律效力问题

电子文件具有可塑性、易更改性和信息与载体的可分离性。作为档案的电子文件，怎样体现档案最基本的属性，怎样认识并保证电子文件的原始性等问题，值得我们积极地研究与探索。我国的档案法规已有了一定基础，但相关法规体系还不够完善，电子文件的法律地位问题还在解决过程之中。

4.3 电子档案信息的安全问题

要实现工程档案的信息化，就必须依赖于计算机技术与网络技术。与纸质档案的利用相比，数字档案的安全保密更加难以控制。一般的解决方法是将计算机系统的多种安全防护技术与管理措施结合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高计算机系统的安全性[3]。

4.4 电子文件的质量问题

一是，电子文件的准确性问题，由于设计人员习惯于对图纸的刮改，有时电子文件没有与纸质文件一起同步修改，造成最终纸质成品与电子文件的不一致；二是，电子文件的完整性问题，由于有时电子文件与纸质文件归档不同步、技术人员责任心等原因，造成电子文件归档不完整，另外电子文件本身没有带签名而不完整；三是，电子文件的规范化问题，工程技术人员作图随意使用字体、线型等，作图不规范造成电子文件利用的困难。

4.5 档案信息数据不能共享问题

目前，信息化技术的应用大部分还处于一种单一化状态，大部分单位还局限于专业软件的使用，数据不能共享，数据孤岛现象比较普遍。因此，在未来若干年内，工程建设行业中的工具软件将进一步得到广泛应用。

4.6 信息保存技术的过时问题

由于计算机技术与软件升级换代很快，一旦软硬件技术过时，依赖于计算机技术而保存档案信息，也面临着严重的问题。比如由于技术过时，导致数字信息不能被读出，那么它就失去了保存的价值。现在，一般是通过数据迁移来保存发展信息。

5 结语

随着现代科技的迅速发展，知识经济正在悄然兴起。档案工作也在知识经济大潮的冲击下，面临着新的挑战。作为一种知识来源，工程档案在知识经济时代对科技创新和社会生产力的发展将发挥更大的作用。认识和思考当前工程建设档案管理及档案信息化建设过程中的问题，将有利于档案信息化建设进程的推进，有利于在提高生产力、节约资源、保护环境方面做出贡献。

【参考文献】

[1]靖广华.试论档案信息化和数字化建设[J].经济师，2010（1）.

第8篇：文档信息化管理范文

关键词：医院档案 信息化管理 重要性 措施

中图分类号：R19 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）03（a）-0187-01

1 简述医院信息化管理

1.1 档案信息化管理工作的含义

所谓档案信息化管理主要包含以下两方面：（1）通过信息技术的应用将档案信息进行系统化管理，通过信息技术应用便于对档案信息进行收集、编目、排序、保存、检索等，从而提高了医院档案信息的管理效率；（2）利用网络信息进行对档案的管理，打破了纸质化档案管理的弊端，有助于档案信息管理工作的创新。

1.2 档案信息化管理工作的主要方面

（1）数据资料信息化。打破原有的纸质信息模式，通过计算机输入、电子扫描将资料信息转化为电子信息模式存入计算机网盘内，以备查用。

（2）工作流程信息化。计算机信息管理简化了复杂的人为操作步骤，通过应用专业软件实现了档案管理的分类、编目、检索等的自动化操作，对于统一医院办公系统和档案信息管理系统的一致性具有积极的影响。

（3）档案检索信息化。档案资料信息化的管理，使得内容种类庞杂的文档资料、文献、原始记录等信息，通过利用医院内部的局域网或互联网信息检索系统得以便捷化的操作。

1.3 档案信息化管理工作的实施条件

第一，将开放式的电脑信息检索系统配置其中，有利于提高利用档案信息的便捷性。

第二，加快建立健全医院局域网系统的速度。

第三，完善档案用户信息库的建立，为提高档案信息的利用率，应对用户档案的实际需求情况进行及时分析，从而提高档案信息系统编辑的科学性和针对性。

第四，以医院工作为核心，开展多层面、多角度、多形式的宣传活动。

2 档案信息化在医院管理工作中的价值

（1）在医院管理工作中，档案信息能够为其工作的开展提供科学、准确、全面的参考依据，提高管理工作决策的正确性，对提高医护工作质量和效率具有积极的作用。

（2）通过对档案信息的研究分析，有助于对医院各科室的各项技术指标进行合理化调整，从而促进医院医护技术及管理水平的快速发展。

（3）以档案信息资料为基准，可有效实施对医疗设备的有序管理。为提高医疗设备的使用和管理效率，可通过对设备资料中有关设备性能等信息的分析研究，以达到降低设备事故的发生率的目的，从而减少因维修、改造等对设备的损耗。

（4）对推广应用医院研究成果和技术具有积极影响，为顺利开展医学研讨等活动奠定了坚实的基础。

（5）为医院制定科学、系统的管理决策提供了有力的依据。只有以客观、全面、准确的信息资料做基础，才能使医院管理决策更符合合理化的要求，更好的满足现代医院管理的发展需求。通过医院管理者对原有档案资料的收集、分析研究和提炼，以便于管理者在进行管理决策时能够从全局出发，对每一项工作今后的发展情况形成科学的预见性。

3 档案信息化在医院管理中的重要意义

（1）实施档案信息化管理符合医院发展的时代要求。现如今，信息化已成为人们生产生活中所不可或缺的一项技术支撑，伴随着人们对时效性强、价值性高的信息的需求度逐步加大，计算机信息化管理已成为当今时展的一项必然趋势。在这种形式之下，医院档案信息化管理模式是现代医院体制改革与发展的一个必然选择。作为现代医院管理工作的一个重要组成部分，实施信息化、自动化档案信息管理工作，对提升医院管理工作水平、功过效率及信息资料的利用率具有划时代的意义。

（2）现代医院的可持续发展要求实施信息化的档案管理模式。信息化档案管理模式有利于医院对人才的深入发掘和培养，为医院进行人才的储备与发展提供了正确方向；此外，缩短工作时间，提高工作效率是现代档案信息化管理的一大优势，符合现代医院长久稳步发展的现实要求。

（3）信息化医院档案管理是现代医学科研、临床医疗等发展的必然要求。医院档案资料不仅是患者就医的病历记录的第一手原始资料，也是临床医疗科研、教学等的重要参考依据，为医学研究与教学的发展创新具有重要的价值。病历档案资料的完整性、准确性一方面是医生作出正确医疗诊断的依据；另一方也是医疗技术水平发展历程的一个动态展现。科学、合理的对医院档案资料进行信息化的操作管理，可以在最大程度上发挥出医院档案资料的作用价值，为现代医院的可持续发展提供有利依据。

（4）信息化医院档案管理是医院档案管理水平提升的重要表现。信息化管理是评判一项工作管理水平的重要指标，随着信息技术的发展，传统的医院档案管理已不能较好的服务于现代医院发展的实际需求，只有采取信息化的档案管理模式，才能与现代自动化医院管理系统保持整体上的一致性。因此，医院档案管理人员应切实提高自身的信息化管理意识及技能，以更好的满足于现代医院档案信息化管理的发展要求。

4 目前医院档案信息化管理中存在的问题及改进措施

4.1 医院档案信息化所存在的问题

（1）基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善，有的办公自动化系统尚未实施，形成不了医院档案专业体系，档案信息化管理也由此受到制约。

（2）技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导，电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。

（3）相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台，但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

总之，医院档案，是医院历史的记录，全面、客观地反映了医院在不同的历史时期、不同的发展阶段的工作情况。作为医院历史的真实见证，医院档案对医院各项工作的开展及未来发展规划有着非常重要的意义。特别是，在医院日常工作中产生的大量的医疗文件，对于医学科研及发展都是非常宝贵的资料。因此，医院档案管理是医院管理工作不可或缺的重要组成部分，它是医院领导的决策支持，是医疗、科研和教学的参考依据，是医疗资源配置和医院基本建设的信息资料和基本依据，在实际的生活中一定要引起足够的重视。

参考文献

[1] 房桂存，黄林燕，张必佳，等.档案管理升级对医院档案人员知识结构的要求[J].湖北档案，1997（4）.

[2] 王英秀.医院档案信息自动化若干问题的思考[J].中国新技术新产品，2011（13）.

第9篇：文档信息化管理范文

一、现状分析

1.领导重视程度不够。就目前中小学档案管理现状看，大部分学校领导对于档案管理信息化建设工作缺乏应有的重视和长远的发展规划，始终无法从战略高度去认识档案管理信息化建设的重要意义和作用。一些学校领导片面地把精力和眼光投入到学校教学管理上，对学校档案管理工作关心甚少，支持不够，从而导致了大部分中小学档案管理工作出现政策上缺少倾斜、经费上缺少支持的尴尬局面。

2.档案信息化建设认识不足。从学校领导到教职工没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即单纯的数字化，甚至一些学校的档案管理工作人员认为只要有计算机进行目录管理就是实现了档案管理信息化，对档案管理信息化建设到底要解决什么问题、怎么解决问题却未加了解和研究，以至于得不到领导的理解和支持。

3.档案信息化基础业务建设薄弱。主要表现在：（1）重纸质文件的收集整理，轻电子文件的收集整理，致使许多有价值的电子文件丢失。（2）大多数学校只是停留在维持档案日常的简单管理上，没有使用专用档案管理系统软件。（3）目录数据库不健全，不少学校只有单一的文书档案目录数据。（4）档案数字化工作滞后，多数学校未建立室藏档案数据库，查找利用手段落后，不能适应学校现代化教育管理的需要。（5）未充分利用校园网来提高档案信息的管理效率。

4.档案管理信息化人员素质有待提高。档案管理信息化飞速发展，必然对档案工作人员提出更高的要求。然而目前大部分学校在档案管理信息化人才队伍的建设上力度不够。在人才结构上，既具备专业的档案管理知识，又能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才所占比例偏低。在档案管理人员配置上，没有规范的章程和标准，缺少专门的档案管理人员，大部分是由从事其他工作的教职工兼管。

二、几点对策思考

1.加强重视和领导，理顺管理体制。学校领导应把档案信息化建设纳入学校现代化建设的整体规划中，加大对档案信息化建设的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。健全领导体制，从组织上保证档案工作顺利开展。明确专兼职档案人员，定期听取档案工作汇报，帮助解决实际问题。同时应将档案人员的培训以及系统的维护费用列入到相应项目的预算中，使得档案信息化建设正常运转。还应建立相应的考核制度，把档案信息化工作纳入到相关人员的考核中。

2.提高认识，转变观念。新时期的学校档案管理人员必须树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念，积极参加档案业务培训，努力提高自己的业务能力，了解和把握信息化发展对档案事业的影响和要求，充分认识档案信息化在学校现代化教育管理中的地位和作用，拓展档案信息资源开发利用和管理的工作思路，提升档案工作能力和服务水平。同时，档案人员也要加强宣传，争取领导支持和提高社会对档案信息化工作的认识。

3.加强档案信息化基础业务建设。具体措施为：（1）制定规章制度和操作规范。应建立一个完善的规章制度体系，对文件的产生到永久保存（或销毁）的整个过程都要进行全程管理，制定系统运行安全管理和电子文件管理制度，规范重要场所(如机房、库房等)的出入规则等。（2）加强电子档案管理。电子档案的收集整理，首先应面对学校工作实际，拓宽收集内容，严格执行归档制度和操作规程，从业务流程上加以梳理。其次应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程监督指导。（3）加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。利用计算机进行档案管理，其优点是：以“件”为单位的立卷方法便于文书档案的立卷、接收、鉴定；在档案的保管期限进行调整时，可以利用计算机进行检索工具的调整、删改；具有遗漏文件的补漏增缺、保持文件的历史原貌和利用档案资料检索简便、准确率高、文档贮存保密等优点。（4）结合实际，做好档案信息资源建设。信息资源是档案信息化建设的物质基础，因此，档案工作人员不但要加大档案编研力度，满足社会对档案信息的需求，同时要深化档案信息化的建设，丰富室藏资源。