文档管理解决方案精选(九篇)
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第1篇：文档管理解决方案范文
目前，档案管理部门仍然存在着“为保管百保管，重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”的旧观念，还存在着“闭架借阅”、“你查我调”的做法。
1 档案管理存在的一些问题
1.1 档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规则
领导干部和档案管理人员对档案工作的重要性的认识不足，档案管理工作缺乏应用的长期性和连续性的发展规则，造成了档案管理工作有领导、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果的不良后果。
1.2 档案管理方法滞后
由于领导干部缺乏对档案管理工作重要性的足够认识，财务投入少，一般档案管理者都是采用一台微机一套软件的管理办法，跟不上日益增长的档案利用需求；虽然购买了先进的档案管理设备，但由于档案管理人员技术水平低、操作不熟练，导致先进设备没有起到应用的作用，致使档案管理与提供利用远适应不了档案网络化发展的需要，档案管理工作滞后。
1.3 档案管理缺乏制度化的管理程序
档案管理不规范主要表现在：档案收集、整理、利用不规范，档案综合管理力度不高。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，主管领导不够重视，档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
1.4 档案存储成本高
由于档案储存数字化工作才刚刚开始，纸质档案较多。由于纸质档案极易受到外界环境的损坏，难以永久保存和备份，占用空间大，仓储费用和管理成本高。
1.5 档案管理模式简单
现阶段档案管理模式主要采用计算机辅助管理的手动模式，包括档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等，都以手工为主的，工作效率低，档案资源不能得到充分利用。
1.6 档案查询困难
在手工查询档案信息的检索过程中，纸质档案给检索调阅带来了诸多困难，存在着查询途径不够全、查全率低，查准率低的现状，容易出现档案丢失、损坏或无法找到所需的档案不能充分的利用档案资源，难以提供优良的服务。
1.7 实施“以我为主”的立卷归档原则
我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，及至现代化的一个重要原则就是“以我为主”的立卷归档原则，即归档文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则。实现档案立卷归档。
2 档案管理科学化是关键
随着社会的日趋进步，我国的档案事业也随之发展。从最初的手工档案管理，到公文、档案一体化管理，不公繁冗、复杂，浪费了很多的人力物力以及存储空间，而且不可避免的是纸质的档案不能长期完好的被保存下来。新技术革命的到来，计算机的广泛应用，使档案领域进入电子时代。档案科学化建设正在掀起新的热潮，为档案管理建设注入了新的活力，加快档案进入科学化管理的脚步。要求人员素质越来越高、设备更新快、网络建设完备。随着计算机信息管理网的建立与发展，电子档案的使用越来越广泛。电子档案为档案事业的发展提供了机遇，是对传统档案管理深刻的变革。为保证数据的可靠性和通用性，需要按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换、传输；电子谁的归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门很难完成；电子 档案归档的技术处理工作，实施电子文件管理战略。随着档案事业的发展，档案管理和维护水平需要不断提高。新技术的应用、人为破坏、自然、管理低效等导致档案面临着日益严峻的安全威胁。档案安全保障体系构建的基本方针是预防、综合防范，在政策引导下建立一种完善长效的机制。
3 档案管理科学化的解决方法
档案是历史的真实启示，档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响档案发挥最大效益，档案科学化管理意义重大。虽然全国各地对档案管理都给予足够的重视，各部门也积累了丰富的经验。但是，由于档案管理工作繁琐枯燥，致使其存在着诸多问题迫切需要解决。为了使档案管理工作进一步规范化、标准化、信息化，笔者建议采取以下措施：
3.1 建立健全档案管理制度
档案种类繁多，形式各异，要实行科学管理，就必须建立健全管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，加强硬件的建设、建立档案工作网络，对保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档，专门库户、专柜存放档案，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，做到科学管理，排列整齐，以确保安全和延长档案寿命，严格档案借阅手续，防止分散流失。
3.2 做好公文的制发和文书处理工作
档案是由公文转化而来的，公文制发决定档案的质量；文书是档案的来源，档案是文书的归宿，因此，公文的制发要统一、规范、标准，符合国家的有关规定，排版形式符合要求，履行签发、审批手续；各种记录、报表、签字、批注等公文及文书字迹要牢固清晰，有利于长久保管利用；使用文种合理、格式规范、行文标准，实现档案管理的科学化。
第2篇：文档管理解决方案范文
【关键词】 企业;档案管理;电子化;问题;方法
一、企业档案管理电子化的现状以及存在的问题
1.大多数企业虽然使用计算机进行文件处理和会议通知等日常事务性工作,真正使用计算机管理档案的在整个档案管理部门占的比例很少。
2.即使使用计算机管理档案,也仅限于输入目录,处于文档分离状态,档案管理电子化处于有名无实状态。
3.部分档案管理人员对档案管理电子化缺乏正确认识,认为只要拥有和装备一定数量的计算机、复印机、扫描仪、刻录机等,就是实行了档案管理电子化。
4.一些档案管理人员年龄偏大,缺乏系统的计算机知识,操作技术不熟练,不懂得电子档案管理的要求,使档案管理与软件程序和计算机系统不能很好结合,影响了企业档案电子化管理的进程。
二、出现以上问题的原因
1.宣传力度不够。企业对档案管理电子化的发展趋势没有迫切的认识。不少企业领导和档案管理人员认为,不搞档案电子化管理也照样过得去。企业档案管理仍停留在管好纸质档案上面,不想推进档案电子化管理。
2.缺乏电子化的硬件设备。长期以来,企业的电子设备大都配备在办公、生产、技术部门,档案管理部门基本上是两手空空,无法建立电子档案系统,即使有关部门的电子档案归集到档案部门,也无法储存、保管,难以实现电子化管理。
3.国家对企业档案电子化缺少有效的政策和指导。如企业在实施档案电子化过程中的投入允许进入生产成本政策;国家档案建立合同网络,联网利用;鼓励企业档案电子化利用;开发适合企业档案管理电子化的软件等。
4.要普及提高认识,加强档案管理人员业务知识培训,提升档案管理人员电子化管理水平。
三、企业档案电子化管理的作用
1.有利于企业档案的保存、保管、保护。档案实行电子化后,简单小巧的磁盘或其他记忆材料就可容纳档案库的全部内容,不但占用很小的空间,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立备份、复制,有利于长久存档。
2.有利于企业对档案的利用和技术开发。企业档案实现电子化后,对需查阅档案的管理、技术人员实行分级授权,在网上就可查阅、下载档案资料,这就省去了管理、技术人员到档案库房查阅、摘抄、复制等繁琐的工作,大大便利了管理和技术开发工作。
3.便于各相关部门的技术交流。过去,各相关部门间的数据交流,技术人员要带上大包小包的技术资料,携带难度较大。实现档案电子化后,技术人员只需带上事先下载好的数据资料,用什么资料就从电脑里调取什么资料。
四、如何促进企业档案电子化管理
1.企业领导、档案管理人员要重视电子化管理。
2.配备知识化的档案管理人员。企业要改变过去那种把老弱病残的员工分配到档案管理岗位上的做法,要充实一些既懂档案管理,又具备电子知识、数码知识、网络知识的年轻人员。有了具备现代化、知识化、高素质的员工,才能真正有效地推进档案电子化的开展。
3.配备必要的电子、数码设备硬件。企业要投入资金为档案管理配备计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件,建立档案电子化的载体和数据库,实施内部局域网络,结合内部的系统资源,为储存、保护、利用、归集、开发企业的档案创造有利的硬件条件。
第3篇：文档管理解决方案范文
关键词：高职院校；干部人事档案；管理与利用
前言
近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。
（一）领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。
（二）档案管理制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
（四）升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。
二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径
（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
（三）建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。
（四）充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。
【参考文献】
[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．
[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．
[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案
管理[J].浙江档案，2004，（1）．
[4]陈蓉，罗迎芬.从学历学位清查中浅谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2006，（1）．
第4篇：文档管理解决方案范文
关键词：高职院校；《高等学校档案管理办法》；对策
为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。《办法》是新时期新阶段促进高等教育又好又快发展的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作管理内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。
一、高职院校在实施《高等学校档案管理办法》过程中存在的问题
根据《办法》的精神和要求，2008年12月江苏省教育厅、江苏省档案局联合印发了《关于认真贯彻实施高等学校档案管理办法的意见》，目前全省高校中已掀起了一股贯彻实施《办法》的。虽然同为高等学校，但与普通高校相比，高职院校在学校的历史沿革、办学方向、办学性质和学校规模等方面都具有一定的特殊性，因此在贯彻实施《办法》过程中，高职院校应当从自身的实际出发，有效地将《办法》的精神和要求落到实处。通过几年的实践，笔者初步感到高职院校在贯彻实施《办法》过程中，主要存在以下三个方面的问题。
（一）档案机构的设置问题
关于高校档案机构的设置、性质及其职责，《办法》都作了具体的规定。其中对于档案机构的设置规定了两种形式，即档案馆和综合档案室。而且要求只要具备建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、或者已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上三个条件中的任何一项，就应当设立档案馆。未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。从目前高职院校的实际情况来看，大多数院校都基本具备上述三项条件，理应按照《办法》的规定设立档案馆或综合档案馆。但一般高职院校都如同笔者所在的南京交通职业技术学院一样，均是由中专学校升格成为高等学校的，所以在规格上比普通高校要略低一些，这就决定了高职院校在教学机构、行政管理机构的设置上都与普通高校都有所差别。尤其在设置专门的档案管理机构上，往往没有得到应有的重视，限制了档案工作人员工作创造性的发挥。档案工作由于其工作性质的缘故，在短期内工作的好坏对学校大局影响不会很大，因此其重要性容易被忽视。正是由于这些原因的存在，在贯彻落实《办法》中关于档案机构的设置问题上没能很好的得到解决。
（二）档案人员的配备问题
关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及职数等，《办法》也作了具体的规定。其中对档案机构负责人的条件也有具体要求，应当具备热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；年富力强，身体健康等条件。这为高等学校档案干部队伍建设提供了强有力的依据，非常有利于高等学校档案干部队伍的建设。
档案管理人员专业水平的高低，直接影响档案事业的发展。高职院校档案工作者中大多毕业于非档案专业，有些人根本没有经过专业培训，缺乏档案的基本理论，也缺乏档案管理工作的实践，只能起到简单的保管作用，不能真正做到档案管理的科学化、规范化。
对于普通高校来说，选拔任用具有高级以上专业技术职务任职经历的人员担任档案机构负责人，可以说丝毫不成问题。但是对于高职院校来说，其教学、管理人员数量规模和结构层次都相对局限，具备高级以上专业技术职务任职经历的人员本来就有限，所以要求档案机构负责人也具有高级以上专业技术职务任职经历，就显得比较苛刻，一般高职院校都难以企求。
（三）归档门类的确定问题
《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确规定，包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等若干门类，这是从全国高等学校的整体考虑而确定的，具有高度的概括性、普遍的针对性和广泛的适用性，广泛适用于各类高等院校。高职院校主要从事高级技能教育，培养能独立处理工艺技术中的“疑难杂症”，能手脑并用有较高心智，具有一定的专业技术理论视野的应用型高级技能人才，它的主要任务是对学生进行技能教育，很少承担科研任务、开展产学研合作和外事往来。但目前高职院校还未能从实际出发，更为科学合理地确定归档门类。
同时《办法》还指出高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。目前高职院校在进行归档相关文件材料时，没有形成切实有效的归档制度。档案管理上还存在一定的问题，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录等工作还没有形成制度性管理。
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（四）档案学术研究缺失问题
《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，同时指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。从目前高职院校档案工作的学术研究来看，对档案工作深入研究的力度不够。大多数高职院校只是简单的把相关档案材料归档整理，没有很好的对档案资料和管理进行研究，没有进行相应的编研以及出版相应的档案史料。在没有系统的对档案工作进行学术研究的基础上，对于在《办法》中提及的开设有关的档案管理的选修课更是难以实施。
二、解决《高等学校档案管理办法》实施过程中存在问题的路径分析
（一）成立综合档案室来为学院保存和利用档案提供服务
高职院校档案机构作为学校行政管理机构的组成部分之一，理所当然在规格上也比一般的普通高校的档案机构要略微简约一些。有鉴于此，笔者所在的学院并没有设置档案馆，而是设置综合档案室，隶属于院长办公室领导。同时明确规定，综合档案室作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行《办法》规定的高校档案机构应履行的九个方面管理职责。从运行状况和实际效果来看，采用综合档案室这一机构形式，更加适用于高职院校，完全能够保证各项工作的有效开展。
因此，各高职院校结合自身情况设置相应的档案管理机构，充分发挥档案工作在高校中的作用。
（二）选配高素质的档案管理人员,增强档案开发技术力量
稳定专兼职档案人员、提高其整体素质是做好档案工作的基础。档案事业发展的关键在人，在档案管理过程中，人始终是最重要的，档案管理水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。只有选配高素质的档案管理人员，才能增强档案开发的技术力量。
笔者所在学院现共有教学、管理人员560余人，其中具有高级以上专业技术职务任职经历的不足80人，仅占总数的1.4%，而且他们都在教学第一线。随着招生规模逐年扩大，他们都担负着繁重的教学任务。因此要从教学第一线抽调本来有限的高级人才到档案机构工作，显然有些不太现实。为此南京交通职业技术学院坚持从实际出发，选用一名具有馆员任职经历的同志担任综合档案室负责人，由于该同志十多年来一直从事本院档案工作，具有较好的政治素养和较高的档案管理业务水平，完全适应工作需要，胜任综合档案室负责人这一职位。同时学院各系部均明确兼职档案员，负责做好各自所在系部文件材料的归档和移交。在选配兼职档案员时既考虑了人员素质，又考虑其业务水平。学院鼓励专兼职档案人员学习新技术、新知识和参加业务培训。各种培训注重针对性和实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。不断提高学院档案管理人员素质和稳定档案管理人员队伍。
（三）准确进行归档分类，促进档案管理工作的科学化与规范化
由于高校各项活动的特殊性，其档案具有多样性、客观规律性、周期性等特点。因此应针对其各种特点进行科学化和规范化管理。从而提高档案管理工作效率以及有效利用档案。
笔者所在学院在确定归档门类时，对《办法》规定的相关门类作了一些调整，省略了产品生产类，并将外事类归入行政类、科研类归入教学类。同时突出记录学院主要职能活动和历史面貌的党群类和行政类、涉及民生的人事类和学生类、体现学院学生培养水平的教学类，使得学院文件材料的归档范围科学合理，更加符合高职院校的实际。
（四）加强档案工作学术研究，推进档案管理工作的蓬勃发展
档案管理的工作不仅在于各种文档的归档整理，还要求对档案工作进行一定量的学术研究。只有丰富档案管理工作的研究，才能更好的对档案科学有效的管理与利用。
笔者所在学院，领导高度重视档案管理工作。学院积极组织专兼职档案管理人员参加相应的学术交流活动，提升其业务水平以及加深对档案管理工作的认识。学院出台各项政策鼓励档案工作人员申报研究课题，以提升档案管理工作的科学水平和档案管理人员的自身素质。档案管理人员应充分发挥高职院校的研究平台，加强档案管理工作的学术研究，进一步推进档案工作的蓬勃发展。
三、小结
在贯彻实施《办法》的过程中，高职院校要秉承实事求是，一切从实际出发的原则，采取切实可行的措施和办法。从硬件与软件两个方面来加强高职院校档案管理工作，发挥档案工作在高校中的作用。由于实践比较有限，笔者将不断摸索，继续深化对贯彻实施《办法》的认识，逐步解决出现的新情况、新问题，把规范的精神和要求与学院的实际紧密结合起来，更好地推动学院档案工作的科学发展，为创建全国示范高职院校作出应有贡献。
参考文献：
[1]高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号,2008年9月1日实行.
[2]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[j].办公室业务,2009,(8).
第5篇：文档管理解决方案范文
2011年4月，柯尼卡美能达办公系统（中国）有限公司迎来新帅，多年来一直在美国工作的仲川追虺晌该公司新一任董事总经理，他此番来华的目的，就是要全面推进该公司在中国市场上实现由硬件生产商到“增值”服务商的转型。
多年前在香港任职期间，他曾负责美能达在中国内地和香港的销售渠道开发；多年后来到久违的中国，这里的巨变让他感受到了意料之外的蓬勃活力。在履新半年内，仲川追蛞丫走访了中国的多座城市。
日前，在位于上海淮海中路金钟广场18楼的柯尼卡美能达办公系统（中国）有限公司总部，仲川追蚪邮芰恕IT时代周刊》的专访。他比照在全球其他区域市场的所见所感，向本刊记者着重剖析了当前中国企业的难题和中国市场的机遇，并透露了柯尼卡美能达在全球层面制定的全新战略。
发掘中国市场潜力
《IT时代周刊》：您觉得中美两国的办公设备市场有何差异？
仲川追颍河朊拦成熟的办公设备市场相比，中国市场起步较晚，但作为全球第二大经济体，中国市场的巨大发展潜力不容忽视。
美国的网络环境比较发达，90%的MFP（以下称“复合机”）是在网络环境中工作的。但在中国，由于网络还不够普及，中国的复合机很多时候只是作为单机来使用。同时，中国的网络传输速度比较慢，这也制约了国内办公设备市场的发展速度。
其次，美国市场以高速复合机为主流机型，中国市场则以中低速复合机为主流，这也从侧面体现了两国企业发展成熟度的差异。
另外，从彩色数码复合机在整个市场的占比情况来看，中国的比例是10%以下，美国却达到30%以上，日本及欧洲等地可以达到50%以上。由此看出，中国在办公设备市场，尤其是彩色输出设备市场还存在着很大潜力。
《IT时代周刊》：从全球行业来看，办公设备经过了哪些变化？
仲川追颍核孀庞没需求的不断提升，办公产品也经历了从最初单一功能的打印机、复印机、扫描仪，到集多种功能于一身的一体机、复合机的进化。现在，打印行业正逐步延伸到涵盖硬件和软件功能的各种解决方案。从全球的趋势来看，企业用户出于对成本和效率的考虑，正不断减少印刷输出量，推行无纸化办公。因此，推行办公设备印刷量管理系统的服务模式在欧美市场被广泛推广。
《IT时代周刊》：中国企业目前在办公设备方面面临哪些问题？
仲川追颍合纸锥蔚闹泄，尤其是在金融危机之后，本土企业在国家政策的扶持下取得快速成长，但是局限于企业规模，在采购办公设备时，往往只考虑眼前需求而大量采购单一功能的低速产品。然而，由于企业发展迅速，这些设备很多时候是在超负荷工作，使用一段时间后就会出现故障，不能高效率地为企业服务。我们认为，这种因设备采购缺乏长远规划、打印管理效率低下是导致中国企业办公成本居高不下的主要原因。这一问题也是发达国家的企业曾普遍遭遇的。
转向IT管理服务
《IT时代周刊》：在与客户接触的过程中，柯尼卡美能达如何打造深受客户欢迎的文档管理解决方案？
仲川追颍何颐窃谟肟突Ч低ㄖ杏腥个关键词：OPS（Optimized Print Service）综合提案服务、信息安全和节能环保。
OPS综合提案服务是对客户的文档输出量进行综合管理和诊断，在保证客户工作效率的前提下，减少办公设备数量，同时降低纸张输出量，这样，企业打印客户端的使用成本自然会得到有效的控制。信息安全也是现阶段客户普遍非常重视的一环。为此，我们推出了一些信息安全解决方案，例如：刷卡使用设备，后台管理人员可以根据刷卡数据了解员工平时的数据输出情况，这种方式还能很好地保证文档输出的保密性。我们还注意到，中国一些能源相对缺乏的地区非常提倡节电节能，柯尼卡美能达的解决方案能够有针对性地达到节约能源的效果，不管是对企业还是对当地社会都是有益的。
《IT时代周刊》：每家专业的文档管理服务商都会向市场传递一个理念，柯尼卡美能达向市场传递的理念是什么？如何在竞争中体现差异性？
仲川追颍耗壳埃我们主推的理念是降低客户端的输出成本、提高工作效率及信息安全性，倡导节能环保等。我们不凸显某一个方面，而是强调要为客户提供综合、全面优化的解决方案。
在差异化竞争方面，柯尼卡美能达已经是一家专业的文档管理解决方案服务商，接下来，我们要转变为一家IT管理服务商。IT管理服务涉及的范畴更加广泛，而不仅仅是锁定在文档管理输出这个小范畴里。
《IT时代周刊》：从文档管理到IT管理服务的转变体现了一种持续发展的理念，在柯尼卡美能达看来，怎样才能成为一家可持续发展的全球企业？
第6篇：文档管理解决方案范文
AAA公司信息化的愿景是：公司工作流的电子化；固化工作流、整合公司知识管理体系。通过采用成熟的、科学的实施方法，实施一个正规的管理软件，使AAA公司在最短的时间里建立起一个运作有序的商务自动化系统，提升内部管理效率和核心竞争能力。
根据对AAA公司的业务情况以及需求的分析，确定本项目的项目范围是：以企业核心的项目管理为主线，集成和容纳客户关系管理、人力资源管理、物品和采购管理、文档知识管理、软件产品开发管理以及财务核算等管理领域，通过科学的方法，实施一套成熟的、高效的、完全可以配置和集成的管理信息系统。
e-Synergy是一个基于业务流程管理理念设计的、高度集成和高度可配置的软件系统，其可配置性主要体现在，系统采用了模块化的设计思路，主要模块充分反映了对企业主要资源的管理要求，如人力资源（人力资源管理模块）、客户资源（客户关系管理）、信息资源（知识文档管理模块）、硬件资源（物品和设施管理）以及社会资源（门户管理）等等，这些资源依靠工作流模块被完全的集成在一起，协调运转，以实现企业的经营和管理目标。由于工作流提供了完全可以自定义的引擎平台，因此企业可以通过对工作流的定义来配置不同的核心解决方案，如产品管理解决方案（PLM）、项目管理解决方案（PM）、以客户服务为导向的专业服务解决方案（PSA）和以知识管理为核心的知识管理解决方案（KM）等等，从而满足自身经营特点的不同要求。
所以，AAA公司管理系统的构架应是以企业核心的项目管理为主线，容纳客户关系管理、人力资源管理、物品和采购管理、文档知识管理、软件产品及开发管理、以及财务核算管理等管理领域，统筹和协调各部门高效运转的集成系统。该系统的总体规划如图所示。
传统观点认为，项目管理的工作就是单纯地完成既定的任务。现代观点认为项目工作是根据特定的规范、在预算范围内、按时完成任务，也就是说，项目管理是利用有限的资源（人员、资金、资产、信息、辅助工具等），在规定的时间内，为完成一个或多个特定目标而实行的一种计划管理方法。项目管理的过程一般从确定需求开始，到项目的选择、计划、执行、控制、评价和结束。项目管理所涉及的要素随项目而定，如时间、人力、规模、成本、质量、风险等等。
目前，由于项目的复杂性增大，项目中有越来越多的信息和数据需要动态管理，项目管理软件便随着信息技术的发展和对先进管理工具的迫切需求应运而生了。通过使用项目管理软件，可以完成手工作业无法实现的项目任务制定、项目进度跟踪、资源管理、成本预算等高难度工作，大大提高了管理的效率。易科的项目管理系统（e-Project）正是被设计来满足这样的项目管理要求。
第7篇：文档管理解决方案范文
从理解开始
国药控股股份有限公司（简称国药控股）信息技术管理部高级经理罗继伟介绍，国药控股股份有限公司是中国医药集团总公司所属核心企业。成立十年来，公司的经营规模不断扩大，经济运行质量不断提高，盈利能力持续增长，已发展为中国最大的药品、医疗保健产品分销商及领先的供应链服务提供商，拥有并经营中国最大的药品分销及配送网络，形成了药品分销、物流配送、零售连锁、药品制造、化学试剂、医疗器械、医疗健康产业等相关业态协同发展的一体化产业链。
目前正在逐步完成由国内市场经营为主向跨国经营的转变，差异化的市场需求为企业带来了新的挑战，同时借助两化融合的新要求，公司在全国范围内建立了完整的医药销售网络，并实现了分销、零售、物流一条龙服务。对于两化融合的理解，不同企业有着不同的思考。国药控股将实现两化融合与企业信息化建设的结合整合为四个步骤：信息化的规划、信息化管控体系建设、信息化标准体系建设以及关键信息化项目的实施，并对不同步骤提出了契合企业实际的标准。
在信息化规划层面，着重提升信息化战略管理。从企业发展战略到信息化战略的映射、落地，以加强信息化战略管理。围绕企业战略的需要，培育企业的管控能力和整合相应的资源优势，才能实现和创造企业新的盈利模式、价值网络。这是战略层面融合。
在建设IT管控体系时，要提升企业信息化领导力和执行力。通过开展企业的IT治理，逐步形成一个完整的IT管控体系，从企业的IT组织、职能、岗位、职责以及绩效的落实，来进一步提升信息化领导力和执行力。而在建立集团信息化标准框架体系阶段，则要打好业务协同、数据集成、共享的基础。要实现企业业务协同、信息共享以及一体化运营，信息标准体系建设也是重要的一个环节。注重建设企业信息化的标准体系能够为信息共享和业务协同打好基础，企业通过持续的标准体系的建设，形成统一的信息平台、统一的基础数据、统一的财务业务规范。这样企业财务的整合、业务系统的统一、一体化运营、消灭信息孤岛才成为可能。
最后要做好关键信息化项目建设，实现企业管控、应用集成的创新。在上述三个方面循序渐进地建设过程当中，要把握一些关键信息化项目建设，以及项目管理，做好企业的集成创新。通过建设好综合管理、商业智能，以及主数据管理系统建设等企业的关键信息化项目来带动其它信息化项目的建设。
融合话未来
国药控股拥有较强的物流配送能力，采用供应链管理及仓库管理解决方案系统，向客户及供应商提供全面的物流及增值服务。先进的物流系统可提高存货控制系统的精确度并更有利于物流资源规划，通过与物流系统相统一的信息管理系统，可以与客户及供应商分享销售及市场营销的综合数据，在医药商业领域具有较强的竞争力。两化融合给了企业更深刻了解自己的机会。未来，国药控股还将借助于区域性市场的并购机会和分销网络下沉的战略实施进一步拓展市场份额，增加产品种类，继续巩固全国医药流通市场龙头地位。
国药控股之所以能够通过对物流系统的把控赢得效益，源于企业协同化的平台。罗继伟介绍，国药控股采用Oracle WebCenter Content、Oracle WebCenter Portal、业务流程管理套件等技术产品成功构建了开放式知识门户平台。通过该平台的建立，用以提高国药控股的知识沉淀和知识分享能力，为企业的各部门、各子公司及其他业务系统服务。国药控股实现了企业非结构化数据的全面整合及集中存储和管理，同时显著降低了IT硬件成本，累计节约费用超过500万元。该平台已于2011年12月31日正式上线，目前运行良好。
具体来说，新搭建的企业知识门户平台基于门户框架结构，提供了文档管理、格式转换、文档安全保护、企业级搜索、知识门户、Web2.0等全方位系统功能，实现了与现有IT架构的高度融合，为用户提供了知识积累、分享与交流的有效途径。该平台实现了国药控股文档的统一存储、统一管理和统一检索，可根据编码体系、多维属性和知识地图等方式查询已入库的全部文档，从而使查找药品信息等资料的平均耗时减少了36倍。同时，利用知识门户所整合的管理知识，将供应链执行、需求驱动分析及药品定价等规划的制定周期由原来的7～8天缩短至2～3天。
第8篇：文档管理解决方案范文
目前工程项目建设领域的文件管理相当程度上局限于常规化的纸质文件管理，海量的纸质文档信息不便于查询和利用，需要耗费大量的人力和时间。本文旨在阐述工程项目信息化管理系统的建设原则及开发思路。
关键词：工程项目，信息管理， 文档信息，文件管理
1.引言
工程信息是指工程实施至项目结束，所涉及的投资方、开发方、承包方、供应商等为保证项目设计、采购、建造、安装、调试等阶段顺利实施，创建和维护的典型阶段版本及最终版本的文件和数据。
我国工程项目的信息化建设步伐相对缓慢，至今多数业主和施工方的信息管理水平还相当落后，主要表现在尚未正确理解信息管理的内涵和意义，以及现行的信息管理组织、方法和手段还基本停留在传统的方式和模式上。随着互联网、多媒体数据库及电子商务等以计算机和通信技术为核心的现代信息管理科技的发展，为项目信息管理系统的规划、设计和实施提供了全新的信息管理理念、技术支撑平台和全面解决方案，由此导致各工程单位由传统的纸质文件管理逐步提升到电子化文档管理。本文将通过对工程项目信息化所存在的问题分析，来讨论工程项目信息化管理系统的建设原则及开发思路。
2. 工程项目信息化管理系统开发问题分析及建设原则
近年来，工程项目呈现出规模越来越大，工期越来越紧，参与方越来越多的趋势，工程项目数据管理信息表现出信息量大、信息系统性强、制约性强、信息产生滞后的特点。基于这一特点分析，发现当前各工程单位广泛采用的电子化文档管理方式，虽然达到了工程文档信息的网络化、无纸化，但电子化的查询方式还是基于每个文件作为一个孤立的对象进行管理和查询的，文件之间不能通过相关联的技术信息自动建立链接关系，容易造成“信息孤岛”，同时导致与其它信息平台不能交互作用。为解决这些问题，应在电子化信息间建立快速链接，并且使信息具备兼容性、适应性。但如果对海量信息间均建立链接，工作量过大，系统也会非常复杂，不利于操作和建设。
因此，工程项目信息化管理系统建设应把握以下基本原则：
1. 工程项目信息化管理系统的信息采集阶段划分
2. 工程项目信息化管理系统与其它数据库及信息平台的适应性
工程项目管理信息系统，应围绕项目费用、工期、质量等目标，运用系统工程的观点及信息化技术的原理和方法，建立工程项目管理数据库，通过对项目信息的标准化、定量化、规范化、系统化处理，将项目全生命周期的各环节集成。
项目的全生命周期包括可行性研究、ODP、基本设计、详细设计、建造/安装/调试阶段、生产运营、废弃共7个阶段，相对而言，可研、ODP阶段及基本设计阶段一般不涉及3D建模，可以考虑为静态数据。这样工程项目信息系统的来源就可以聚焦在工程实施阶段，即主要关注详细设计/加工设计、设备/材料采办与实际建造完成的工程建设相对应的3D建模阶段。通过关键信息的链接，实现项目信息的高效管理。
确定了工程项目信息的采集阶段问题后，还要关注工程项目信息系统和其他其它数据库及信息平台的适应性，目前，各工程单位广泛使用有关计算机软件系统：SAP，ERP等进行项目财务和物料等管理，那么工程数据信息系统必须要解决与这些系统的适应性。
3. 工程项目数据信息化管理系统开发思路
应用信息技术对项目实施阶段信息进行管理，以项目信息流指导项目物流、资金流、时间流，从宏观上对项目实施进行控制。而项目工期、费用、质量目标是确定的，而且是单向的，为了能够全面、及时、准确、适当地向项目参与人员提供准确的信息，保证项目信息流顺畅，对于将要发生或正在进行的工作任务，让每一个参与者对其关键内容、风险因素、实施计划、费用指标、质量要求等充分理解并达成共识，应重点做好以下几方面的工作。
1） 建立项目协同工作模块
协同工作模块的意义在于建立信息共享平台，主要解决的是将点对点的信息沟通方式，转变为信息门户形式：工程项目具有跨地域、参与单位多、单件生产和生产过程组织复杂等特性，建立项目信息门户，实现计算资源、存储资源、通信、软件、信息、知识的全面共享，促进项目各参与方的协同工作。
2） 建立信息管理规范
(1) 工程信息采集的质量：工程信息主要分为工程文件、工程模型、工程数据。工程信
息采集过程中，使用文件属性来保证采集的准确性和完整性。文件属性需描述文件名、文件标题、文件类别、版次、相关位号等文件属性信息。
（2）信息管理工作流程：流畅的信息管理流程是工程项目信息系统得以高效运行的基
础。包括信息收集、录入、审核、加工、传输和的工作流程，工程档案管理的工作流程，信息修订工作流程。保证工程项目管理工作的规范化、程序化和科学化，充分利用项目信息资源。
（3）信息编码规则：工程信息编码规则主要规范地理信息码、设计图纸编码、设备编码、
材料编码等。必须遵循如下原则：
唯一性：保证所有编码的唯一性，避免冲突与混乱。
实用性：编码结构简单，便于使用，适于检索。
扩展性：编码便于扩展，且扩展后不引起体系混乱。
高效性：适宜计算机处理，能够快速录入、辨识、归档。
3） 建立自动化信息体系
将项目管理信息系统与其他办公系统相关联, 将项目相关参与人员的工作窗口与项目信息平台关联，包括：电子邮件系统、项目计划管理系统,项目物料管理系统等项目相关管理办公系统，实现项目各相关部门间的快速信息交换和项目信息及时、快速处理，保证信息的时效性、针对性、适用性，满足项目动态管理要求。
4. 结论
工程项目的信息化管理系统应关注以下几点：①在项目管理之初，应对项目信息管理进行全面的策划；②充分利用信息平台，动态管理项目信息；③建立信息编制规范并将相关信息链接；④建立信息平台与其他办公系统之间的关联。
第9篇：文档管理解决方案范文
[关键词] 团队 沟通 网络平台 sharepoint
一、引言
伴随着经济全球化的到来、信息技术的飞速发展以及各种组织之间相互协作的日益增多，团队成为知识经济时代最为有效的组织形式。尽管团队表现出先天性优于传统组织结构的特点，但同时也对团队内部各类信息的交流、传递与共享提出了更高的要求，团队的沟通渠道是否完善，直接影响到团队的沟通效率与效果，并在很大程度上决定了团队的工作成果。
Sharepoint Services是Microsoft公司提供的集文档管理、文档索引/检索和协同工作功能于一身的企业门户解决方案。作为一种协作工具，sharepoint可以便捷地构建网络平台，无缝地把员工、团队和知识连接起来，协同团队工作。
二、团队协同工作的优势
在需要多种领域的知识、多种经验技能的工作任务中，团队的组织形式能更好地平衡员工的工作，实现人力、信息、技术等各项资源的整合与优化配置，从而发挥其最大的价值。在快速变化的外部环境下，团队的组织形式具有更好的灵活性与适应性，能够快速调整并适应新的形势与环境，使得环境变化对任务的影响程度降到最低。而对于那些牵涉到跨组织、跨地区，甚至跨国界合作的任务而言，团队的组织形式更是以其良好的延展性和它所具有的人才优势、成本优势而受到世界上大部分组织的亲睐。
三、团队沟通平台的主要作用
团队的沟通效率取决于信息的传递渠道、传递效率以及信息的及时更新。同时，信息的组织结构是否清晰也会影响到团队成员对信息的理解和使用。因此，一个高效的团队沟通网络平台必须具备以下功能：
1.提供团队内部信息资源集中与整合的平台：团队的内部信息纷繁庞杂，文档、表单、图片、幻灯片等各类形式都有，因此团队沟通平台必须能够将所有信息进行结构化、条理化的分类与整合，形成一个科学的信息系统，管理并各类信息供团队成员和共享。
2.互相交流：团队成员借助沟通平台，了解团队运作的方方面面，并在需要的时候能够与其他团队成员及时交流。同时平台也将梳理各类信息，为成员提供个性化的信息服务，从而为全体团队成员构造一个高效的协作环境。
3.平台应具有统一的用户管理功能，对不同用户设定不同权限，更好地维护信息的安全与保密。
四、Sharepoint搭建团队沟通网络平台的优势
1.成本低廉。Sharepiont是微软公司免费提供的, 只要团队平台的服务器运行有Windows 2003 Sever 就可以下载安装使用，不会额外增加成本。
2.提高沟通效率。虽然团队成员可以借助电子邮件、网络会议等先进的交流工具工作，但是sharepoint可以让团队的工作更为高效。工作安排，信息的上传、维护等都可以在平台上直接完成，并为所有成员共享。这样无疑大大降低了工作的重复度，提高了团队沟通的效率。
3.创建和管理试图。Sharepiont的视图管理提供了查看库中最重要或最适合某种用途的项目。用户可以根据工作需要对信息进行筛选，体现共享与个性化的组合。
4.使用共享日历、警报和通知协调工作。借助Sharepoint出色的日历功能，团队可以很好地规划任务的进程，制定完善的计划，并将项目节点或者重要事件的截至日期清晰地标识。有了日历和各种通知、报警功能，团队成员可以在第一时间得知任务的进展情况，调整当前任务，从而提高团队的协同工作效率。
5.优化信息的组织形式。大量的团队协作信息必须经过整理与分类才能交付团队成员使用，否则会导致信息的杂乱无章以及成员的错误决策。Sharepoint门户包含了多种内容组件，包括列表、文档等各种信息载体，拥有集成文档管理功能；同时也拥有用来组织信息以及可以协助成员顺利查找信息组织组件。这些组件使得团队能够从各种角度来组织信息，允许将各种信息资源组织成为多种视图，方便信息的查找和共享。
6.在线讨论。讨论是团队协作中不可缺少的一部分，sharepoint为团队成员提供了在线讨论的功能。团队成员可以发表个人的不同意见，集思广益，作出正确的决策。团队成员甚至可以创建自己的调查，轮询其他成员对某个问题的看法，通过工作组投票来做决策。
五、结语
借助Sharepoint构建的团队沟通网络平台，为团队成员之间的沟通交流提供良好的环境，为团队的信息管理以及整合提供了高效的手段，是完善团队沟通渠道、提高团队沟通效率的理想工具和手段。
参考文献:
