企业文件管理方法精选(九篇)

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第1篇：企业文件管理方法范文

关键词： 电力企业； 安全管理； 常见问题； 方法

中图分类号： F425 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）09-0031-02

安全管理是电力供电企业的生命，是工作的重中之重，是一项长期性、艰巨性、反复性的系统工程，安全管理抓得好。无论对确保社会稳定和人民生命财产不受损失，还是对电力企业本身经济效益和社会效益都具有十分重要的作用。对促进电力企业良性循环。努力构筑和谐用电环境更是有着积极的现实意义和重大作用。

电力供电企业安全、稳定运行事关各行各业，事关国民经济发展，事关人民群众的根本利益，所以确保安全生产和电网安全运行，确保可靠的电力供应，任何时候都是我们的头等大事。

一、电力供电企业安全生产管理中常见的一些问题

（一）安全责任意识不强

第一，安全意识淡薄，安全责任不强，对“安全重于泰山”的思想把握不牢固，存在“讲起来重要、干起来次要”的现象；第二，员工自我保护能力差，不按标准化作业流程做事，抱有“侥幸”心里，存在盲目骄傲自满和厌烦的情绪，习惯性违章现象屡禁不止。第三，部分员工对安全的认识局限于概念化，安全目标与责任制还没有成为全体员工共同遵循的道德和行为意识，员工参与安全工作的自觉性和对企业安全目标的认同感不足。第四，安全管理的理念缺乏先导作用，一些管理人员在行为导向上，迫使员工拼设备、拼体力，冒险蛮干。第五，在检修、施工中不认真执行《国家电网电力安全工作规程》规定的“两票三制”，不认真落实现场的安全组织措施和技术措施。违反标准化作业流程以及不正确使用安全工器具，造成人员伤亡事故和电网及输变电设备损坏事故，都是因为一时的疏忽而酿成大错，给员工、企业、社会带来不可挽回的损失。

（二）对安全生产的内在把握不准

对安全生产的内在把握不准，大多停留在表象上，安全管理者大多忙于繁琐具体的事务，企业领导则是哪些方面出了问题就抓哪项工作，没有对安全生产工作系统思考，统筹安排。

（三）考核处罚虽严，但效果不理想

安全管理出现“倒置”现象，企业领导关注安全、重视安全，而基层领导、员工在安全上却是逐级衰耗。忽略了员工作为社会人所具有的思想、情感和需要，没有突出“为我、为人、为企”的“三为”思想教育，导致部分员工认为安全生产只是其必须完成的一项硬任务。

（四）基层管理工作不到位，执行力不强

因不能正确处理好安全与任务、安全与效益、安全与发展的关系，一些电力供电企业只着重提高企业效益，对安全管理投入的时间、资金相当有限，轻视日常的安全管理工作，存在着严重的头痛治头，脚痛医脚的现象：对已制定的安全规章制度不认真执行，或执行力不够。抓安全是时紧时松，上面要求紧时，就跟着喊一下，不能层层执行下去。而有些供电企业就是不按计划安排工作，领导随意性强，来了任务或出了事情就仓促应战。有些供电企业虽有计划，其完成率也不高。又比如对现场运行规程不及时修订、应急预案管理不及时完善，“二措”和“五防”不按时完成，对“两票”执行情况不及时评价、通报，对设备的正常巡视检查、各项预试工作没有按照规定的原则进行，对发生的设备故障、异常及事故不按“四不放过原则”进行分析、总结，对存在的缺陷处理不及时，设备长期带“病”运行，留有重大的安全隐患等等。具体表现在：1.深入现场少，了解情况少，发现问题不及时或发现问题不及时解决，导致工作缺乏针对性和超前性；2.到现场检查发现问题质量不高，深入调查和分析不够；3.部门之间对发生的问题推拖抹赖，不能很好的协调合作；4.发现问题不能严格按照规定处理，存在好人主义；5.对形式主义不敢大胆抵制，对检修、施工作业现场的标准化作业指导书和风险预控措施开成虚设，上下存在着用形式主义应付形式主义。

（五）反违章工作不严、不力

习惯性违章是指安全生产工作中经常发生的习以为常的违章行为，供电企业包括行为性违章、管理性违章和装置性违章。它又主要表现在管理干部存在“四怕”心理，即一怕抓严了影响队伍稳定。二怕抓紧了影响干群关系，三怕认真了影响政绩考核，四怕较真了影响了收入，所以不敢大胆管、大胆抓，有的是对工作情况不清楚而没法抓，有的是对司空见惯的“小”事碍于情面、怕得罪人而不去抓。检查督促不到位，只满足于传达与要求，缺乏跟踪检查、指导帮助和监督。对事故、违章处理不严，做老好人，往往存在姑息迁就的现象，使违章行为的发生得不到有效遏制。

（六）安全生产考核制度不健全、不完善

安全生产责任考核制度没有真正执行到位，走形式、走过场，应付上级领导，即不能真正体现按劳分配、奖勤罚懒，又不能起到充分调动员工工作积极性的经济杠杆。主要表现在：1.奖罚失衡。防止问题奖的少，发生问题罚的多；2.时效滞后。奖的不及时，罚的也不及时；3.避重就轻。发生大问题偃旗息鼓，发生小问题大张旗鼓；4.考核不公。前面发生的事情没考核、后面发生的事情考核了，或有的事情考核了，有的事情没考核；5.尺度不公。员工做与不做一个样，能做与不会做一个样。

（七）安全工器具管理不严

安全工器具管理没有按照“择优选取、正确使用、定期试验、定期报废”的十六字方针来执行。同时，对安全器具的定期检测意识淡薄，报废管理流于形式。许多已明显损坏的工器具仍在超期使用，该淘汰的没有被淘汰。

（八）基层组织作用发挥不到位

主要表现在：1.党政工团组织作用发挥不够充分，少数党团员的先锋模范作用不突出；2.部分班站长的管理能力差，不善管、不敢管；3.先进模范榜样示范作用不强。4.各项评先、评优工作也是靠人情关系。

二、加强电力供电企业安全生产管理的对策

（一）强化安全意识，树立牢记“安全第一，预防为主，综合治理”的思想，明确一个“责”字

第一，企业员工是安全生产中最重要的因素，只有加强安全教育和技能培训，有针对性地进行安全意识、安全技能的培训，使安全责任重于泰山、深入人心，积极引导全体干部职工充分认识到安全工作的长期性、艰巨性、反复性和极端重要性，进一步增强安全生产的责任意识。

第二，要加大资金、时间投入，开展安全教育与培训、现场安全风险评估。

（二）落实各级各类人员岗位安全责任制

第一，各级电力供电企业的安全工作监督体系，应能正确地理解并严格执行各项安全管理制度和安全措施，把企业的安全生产目标真正地落实分解到企业员工，组织制定符合本企业实际的、具有可行性的班组经济责任考核奖惩制度并严格执行，让制度管人，让制度管事，把所有的规章制度真正执行到位，以制度与考核的约束开展安全管理，做到制度化、规范化管理。

第二，提高一线生产员工工作积极性，在考核奖惩上要赏罚分明，奖勤罚懒。因为他们是安全生产的基础，工作中应该做到“谁主管，谁负责，谁在岗，谁负责，”真正实现员工从“要我安全”到“我要安全”观念的转变，可以肯定地说，只有从安全生产第一责任人到每个岗位的员工都能在安全思想上由强制性到自觉性的一次质的飞跃。才能够从事故源头上发挥遏制不安全因素的作用，减少或避免事故的发生。

（三）树立“以人为本’的思想，严于管理，扎实开展反违章工作

安全生产管理重在“以人为本”，并认真地、有针对性地开展标杆班组建设的各项活动，以活动抓管理，以管理抓安全。才能使企业的安全管理工作得以有效开展。第一，领导要以身作则，带头遵守好《安规》和各项规章制度。第二，还要对全体人员进行深入细致的安全思想教育工作，努力提高全体职工自保、互保意识。树立以人为本的思想，全面推进现场标准化作业，规范现场作业行为，实现作业标准化、管理规范化。第三，加大员工培训力度，有计划地组织学习现代安全管理知识和安全管理方法，开展安全警示教育，提高作业人员的安全生产意识和技能。要因人、因专业、因作业现场的不同，进行有针对性的安全教育，提高安全教育的专业性和实用性。第四，加大反违章工作的力度，要从员工的反违章意识入手，以现场安全管控为重点，以人性化管理为手段，全面提高反违章工作水平。在安全生产管理中，不仅要依赖生产中的技术装备、生产组织水平，更要以人为本、深入细致地研究人的思想行为变化，努力营造安全文化氛围，以提高电力企业的安全水平。

（四）规范安全生产管理，加强现场监督，严格遵守各项安全制度

首先，要切实履行好安全监督职责，做到思想认识到位、监督职责到位、基础工作到位，同时要强化服务意识、从严意识、协调意识和创新意识；班组是生产的第一线，必须保证现场工作人员具备高度的责任心和严谨的工作态度。可以通过制定简明详尽、操作性强的标准化作业流程，以养成工作人员良好的工作习惯。

（五）加强安全工器具的管理工作

1.完善工器具的采购、发放、领用、报废等制度。

2.完善工器具的台帐，做到帐、卡、物一致。

3.加强安全工器具的使用管理，对使用的工器具、需要的材料、修理记录和验收、试验记录等都应做出具体详细的规定，做到有据可查，责任落实。

（六）进一步加强安全性评估工作

供电企业的安全性评估工作主要是安全风险库的建立和完善。我们必须通过多种措施，加强过程管理，确保此项工作落到实处，避免流于形式。

（七）齐心协力，打造“我要安全”的浓厚氛围

安全生产是一项系统工程，实现安全生产形势的稳定需要一种合力。党、政、工、团齐抓共管，聚积和发挥各级组织的作用，在企业内部形成“我要安全”的浓厚氛围，才能真正确保安全生产的长治久安。

三、结束语

安全管理工作是一项持之以恒，与时俱进的工作，必须把其作为一项经常化、日常化的基础工作来抓，最终实现安全生产的制度化，标准化，规范化。电力生产事故大多是能够防止的，只有不断加大安全监督力度，严格执行安全生产奖惩规定，严格重大事故责任追究制度，努力提高电力生产的科学管理水平，才能将安全生产的各项要求落到实处。

参考文献：

[1] 电力市场环境下的电网安全与稳定[J].电力安全技术，2006（5）.

第2篇：企业文件管理方法范文

论文关键词：电力企业　安全管理　常见问题　方法

论文摘要：安全管理是电力供电企业的生命，乃工作的重中之重，是一项长期性、艰巨性、反复性的系统工程，安全管理抓得好。无论对确保社会稳定和人民生命财产不受损失，还是对电力企业本身经济效益和社会效益都具有十分重要作用。对促进电力企业良性循环。努力构筑和谐用电环境更是有着积极的现实意义和重大作用。

电力供电企业安全、稳定运行事关各行各业，事关国民经济发展，事关人民群众的根本利益，所以确保安全生产和电网安全运行，确保可靠的电力供应，任何时候都是我们的头等大事。本文认真分析和思考了电力供电企业安全生产管理中常见的一些问题，并寻找对策来加强安全管理，可供同行参考学习。

一、电力供电企业安全生产管理中常见的一些问题

1.安全责任意识不强

首先是安全意识淡薄，安全责任不强，对“安全重于泰山”的思想把握不牢固，存在“讲起来重要、干起来次要”的现象；第二是员工自我保护能力差，不按标准化作业流程做事，抱有“侥幸”心里，存在盲目骄傲自满和厌烦的情绪，习惯性违章现象屡禁不止。再次就是在检修、施工中不认真执行《国家电网电力安全工作规程》规定的“两票三制”，不认真落实现场的安全组织措施和技术措施。违反标准化作业流程以及不正确使用安全工器具，造成人员伤亡事故和电网及输变电设备损坏事故，都是因为一时的疏忽而酿成大错，给员工、企业、社会带来不可挽回的损失。

2.基层管理工作不到位，执行力不强

因不能正确处理好安全与任务、安全与效益、安全与发展的关系，一些电力供电企业只着重提高企业效益，对安全管理投入的时间、资金相当有限，轻视日常的安全管理工作，存在着严重的头痛治头，脚痛医脚的现象：对已制定的安全规章制度不认真执行，或执行力不够。抓安全是时紧时松，上面要求紧时，就跟着喊一下，不能层层执行下去。而有些供电企业就是不按计划安排工作，领导随意性强，来了任务或出了事情就仓促应战。有些供电企业虽有计划，其完成率也是不高的。又比如对现场运行规程不及时修订、应急预案管理不及时完善，“二措”和“五防”不按时完成，对“两票”执行情况不及时评价、通报，对设备的正常巡视检查、各项预试工作没有按照规定的原则进行，对发生的设备故障、异常及事故不按“四不放过原则”进行分析、总结，对存在的缺陷处理不及时，设备长期带“病”运行，留有重大的安全隐患等等。它具体又表现在：一是深入现场少，了解情况少，发现问题不及时或发现问题不及时解决，导致工作缺乏针对性和超前性；二是到现场检查发现问题质量不高，深入调查和分析不够；三是部门之间对发生的问题推拖抹赖，不能很好的协调合作；四是发现问题不能严格按照规定处理，存在好人主义；五是对形式主义不敢大胆抵制，对检修、施工作业现场的标准化作业指导书和风险预控措施开成虚设，上下存在着用形式主义应付形式主义。

3.反违章工作不严、不力

习惯性违章是指安全生产工作中经常发生的习以为常的违章行为，供电企业包括行为性违章、管理性违章和装置性违章。它又主要表现在管理干部存在“四怕”心理，即一怕抓严了影响队伍稳定。二怕抓紧了影响干群关系，三怕认真了影响政绩考核，四怕较真了影响了收入，所以不敢大胆管、大胆抓，有的是对工作情况不清楚而没法抓，有的是对司空见惯的“小”事碍于情面、怕得罪人而不去抓。检查督促不到位，只满足于传达与要求，缺乏跟踪检查、指导帮助和监督。对事故、违章处理不严，做老好人，往往存在姑息迁就的现象，使违章行为的发生得不到有效遏制。

4.安全生产考核制度不健全、不完善

安全生产责任考核制度没有真正执行到位，走形式、走过场，应付上级领导，即不能真正体现按劳分配、奖勤罚懒，又不能起到充分调动员工工作积极性的经济杠杆。它主要表现在：一是奖罚失衡。防止问题奖的少，发生问题罚的多；二是时效滞后。奖的不及时，罚的也不及时；三是避重就轻。发生大问题偃旗息鼓，发生小问题大张旗鼓；四是考核不公。前面发生的事情没考核、后面发生的事情考核了，或有的事情考核了，有的事情没考核；五是尺度不公。员工做与不做一个样，能做与不会做一个样。

5.安全工器具管理不严

安全工器具管理没有按照“择优选取、正确使用、定期试验、定期报废”的十六字方针来执行。同时，对安全器具的定期检测意识淡薄，报废管理流于形式。许多已明显损坏的工器具仍在超期使用，该淘汰的没有被淘汰。

6.基层组织作用发挥不到位

它主要表现在：一是党政工团组织作用发挥不够充分，少数党团员的先锋模范作用不突出；二是部分班站长的管理能力差，不善管、不敢管；三是先进模范榜样示范作用不强。各项评先、评优工作也是靠人情关系。

二、加强电力供电企业安全生产管理的对策

1.强化安全意识，树立牢记“安全第一，预防为主，综合治理”的思想，明确一个“责”字。

首先企业员工是安全生产中最重要的因素，只有加强安全教育和技能培训，有针对性地进行安全意识、安全技能的培训，使安伞责任重于泰山深入人心，积极引导全体干部职工充分认识到安全工作的长期性、艰巨性、反复性和极端重要性，进一步增强安全生产的责任意识。第三就是要加大资金、时间投入，开展安全教育与培训、现场安全风险评估。

2.落实各级各类人员岗位安全责任制

第一，各级电力供电企业的安全工作监督体系，应能正确地理解并严格执行各项安全管理制度和安全措施，把企业的安全生产目标真正地落实分解到企业员工，组织制定符合本企业实际的、具有可行性的班组经济责任考核奖惩制度并严格执行，让制度管人，让制度管事，把所有的规章制度真正执行到位，以制度与考核的约束来开展安全管理，做到制度化、规范化管理。第二，提高一线生产员工工作积极性，在考核奖惩上要赏罚分明，奖勤罚懒。因为他们是安全生产的基础，工作中应该做到“谁主管，谁负责，谁在岗，谁负责，”真正实现员工从“要我安全”到“我要安全”观念的转变，可以肯定地说，只有从安全生产第一责任人到每个岗位的员工都能在安全思想上由强制性到自觉性的一次质的飞跃。才能够从事故源头上发挥遏制不安全因素的作用，减少或避免事故的发生。

3.树立“以人为本’的思想，严于管理，扎实开展反违章工作

安全生产管理重在“以人为本”，并认真地、有针对性地开展标杆班组建设的各项活动，以活动抓管理，以管理抓安全。才能使企业的安全管理工作得以有效开展。首先，领导要以身作则，带头遵守好《安规》和各项规章制度。其次，我们还要对全体人员进行深入细致的安全思想教育工作，努力提高全体职工自保、互保意识。树立以人为本的思想，全面推进现场标准化作业，规范现场作业行为，实现作业标准化、管理规范化。第三。加大员工培训力度，有计划地组织学习现代安全管理知识和安全管理方法，开展安 全警示教育，提高作业人员的安全生产意识和技能。在安全生产管理中，不仅要依赖生产中的技术装备、生产组织水平，更要以人为本、深入细致地研究人的思想行为变化，努力营造安全文化氛围，以提高电力企业的安全水平。

4.规范安全生产管理，加强现场监督，严格遵守各项安全制度

首先，要切实履行好安全监督职责，做到思想认识到位、监督职责到位、基础工作到位，同时要强化服务意识、从严意识、协调意识和创新意识；班组是生产的第一线，必须保证现场工作人员具备高度的责任心和严谨的工作态度。可以通过制定简明详尽、操作性强的标准化作业流程，以养成工作人员良好的工作习惯。

5.加强安全工器具的管理

一是完善工器具的采购、发放、领用、报废等制度。二是完善工器具的台帐，做到帐、卡、物一致。三是加强安全工器具的使用管理，对使用的工器具、需要的材料、修理记录和验收、试验记录等都应做出具体详细的规定，做到有据可查，责任落实。

6.进一步加强安全性评估工作

供电企业的安全性评估工作主要是安全风险库的建立和完善。我们必须通过多种措施，加强过程管理，确保此项工作落到实处，避免流于形式。

7、齐心协力，打造“我要安全”的浓厚氛围

安全生产是一项系统工程，实现安全生产形势的稳定需要一种合力。党、政、工、团齐抓共管，聚积和发挥各级组织的作用，在企业内部形成“我要安全”的浓厚兴氛围，才能真正确保安全生产的长治久安。

三、结束语

安全管理工作是一项持之以恒，与时俱进的工作，必须把其作为一项经常化、日常化的基础工作来抓，最终实现安全生产的制度化，标准化，规范化。电力生产事故大多是能够防止的，只有不断加大安全监督力度，严格执行安全生产奖惩规定，严格重大事故责任追究制度，努力提高电力生产的科学管理水平，才能将安全生产的各项要求落到实处。

参考文献：

1.韦仲康电力市场环境下的电网安全与稳定[J].电力安全技术，2006，(5)

第3篇：企业文件管理方法范文

关键词：建筑工程管理原因解决方法

中图分类号：TU761文献标识码： A 文章编号：

建筑行业具有分工细、劳动力密集、工序复杂、分散性、一次性的特点，因此建筑工程管理工作需采用动态循环的模式。建筑工程管理是指建筑工程项目开始后，经过招投标、整体规划、设计、工程造价、施工、竣工验收、房地产及其他建筑专业的管理过程。建筑工程管理的核心任务是项目目标控制，其目标涵盖的内容也十分广泛，包括工程质量、工期、费用控制，而且要联系资金筹措、风险分析、使用维护以及与所在地经济、环境等。最终实现质量良好、成本低、效益高的工程建设目标。

一、中小企业建筑工程管理中存在问题的原因

1、管理体制不健全

由于我国全面实行建筑项目管理的时间还相对较短，相关方面的研究有待提高，建筑施工管理方面还缺乏健全的管理体制。健全的管理体制要求设立分工明细的管理机构和部门，根据工作的具体需要分派相应的管理人员，对所管理的工作负责，但是，在实际工作中，中小企业公司成立的时间比较短，公司在发展阶段，资金压力比较大，各部门建立不够齐全，人员配置不够完善，存在一人多职现象严重，为了节省成本，随意减少岗位管理人员的数量，这样就会出现管理人员身兼数职的情况，使一些管理岗位的工作未能落实，严重影响了管理效果。

2、施工及管理人员整体水平比较低

建筑工程施工是劳动密集型的工作，涉及的管理、技术、施工等工作人员比较多，工作人员的整体素质和技术水平与整个工程的质量息息相关。随着经济的发展，施工项目对施工技术人员的技能和相关专业知识的要求也在不断地提升，工作人员具有不断学习和进步的能力也是非常必要的。而现在建筑行业中高素质人才严重不足，缺乏一些高技术、懂管理、懂法律等复合型人才。在中小企业中，多数存在家属性管理人员的参与，给原本缺少技术，缺少合理的管理制度的企业带来了更大的管理难度，而劳务队伍专业技术和文化素质水平比较低，无形中增加了管理工作的成本，管理难度大，管理效果不明显。

3、质量管理不到位

随着建筑行业的升温，很多建筑企业为了在建筑行业中拥有竞争优势，过分地追求工程进度，而忽视了质量的控制，导致工程不合格、不安全。一方面，建筑工程施工现场工作人员密集，很难对所有操作人员进行管理控制。实际施工过程中，由于个别操作人员的违规操作，造成工程质量问题的很多。另一方面，实际施工过程中，所使用的物料面广量大，很难对物料进行全面控制。现在中小企业招工难，造成施工及管理人员良莠不齐，从而造成在质量管理上的不到位，在一些细节的施工当中考虑不够周全，造成工程返工，也给施工成本上增加了压力。

4、安全意识不高，责任不明确

安全生产管理是建筑工程管理的重要内容之一。建筑工程具有投资大、工期长、工作人员多的特点。铁路建筑施工具有点多、线长、人员分散的特点，如果没有了安全意识，非常容易发生事故这样工程的进程和质量势必会受到影响，甚至会影响到企业的声誉，对企业的长远发展非常不利。建筑施工管理中的安全控制必须要受到足够的重视。现在已有相关的安全管理制度和安全责任制的规定，但是在实施的过程中，落实到施工现场有逐渐减弱的现象，完善的制度未能得到有效的实施。检于形式，施工人员未能形成强烈的安全防范意识。要防止安全事故的发生，就必须加强施工现场安全管理，增强施工人员的安全防范意识，消除施工现场存在的不安全隐患。由于安全员现场管理的缺乏，很多中小企业在实际施工中没有配备专职安全员，由施工员兼职管理，而造成在安全管理上出现漏洞。

二、加强中小企业建筑工程管理的解决方法

1、加强工程项目施工质量管理

加强施工质量管理,建立合理可行的质量保证体系,将工程的质量工作落到实处。工程施工企业要根据质量保证体系,形成行之有效的质量保证系统,树立质量方针,从而让其更加有指令性、系统性及可操作性。要将人、材料和机械各个要素有效结合起来。首先,人是质量控制的核心,要把人作为控制的推动力,充分调动人的积极性,树立工程质量第一的观念。其次,施工材料作为建筑产品的主体,对材料质量的控制是工程质量控制的关键。最后,工程施工的机械是进行施工机械化的主要标志,对现代化项目施工起到不可缺少的作用,它直接影响了施工项目的进度和质量,所以,选好用好工程机械设备非常重要。所以,应该根据工程项目的具体特点,综合考虑各种环境因素,实施有效的施工现场控制,为保证施工质量及安全创造良好的外部条件。

2、加强建筑工程成本管理

现阶段建筑工程管理越来越受到人们的重视,项目成本管理是工程管理不可或缺的内容。工程管理本质特征可以由项目成本管理体现出来。首先,建立项目成本管理责任制。项目管理人员的成本责任,不同于工作责任,工作责任完成不等于成本责任完成。在完成工作责任的同时,还应考虑成本责任的实施,进一步明确成本管理责任,使每个管理者都有成本管理意识,做到精打细算。其次,对施工队实行分包成本控制。项目部与施工队之间建立特定劳务合同关系,项目部有权对施工队的进度、质量、安全和现场管理标准进行监督管理,同时按合同支付劳务费用。再次,施工队成本的控制,由施工队自身管理,项目部不应该过多干预。

3、加强法律建设以及提高部门执行能力

为了保证政府监督工作的有效性和权威性,应该提高监督队伍的整体素质。因此,加强建筑工程质量监督机构的质量管理的学习,从而使得监督队伍的业务素质得以提高。另外,质量监督手段也要不断进行完善,增加检测设备,使得监督工作具有较大科技的含量,实现监督工作的现代化。从建设市场的整体来看,市场运行的规则不够完善。执法不严,违法不究的现象常常会出现。工程质量受到危害在很大程度上都是由于建设市场的混乱所造成的。因此,政府必须建立健全的运行规则,保证这些规则能够真正落实。要以法律法规为依据,对建设单位和建立单位质量行为的监督进行加强。在建设单位质量监督方面,对执行工程建设程序的监督进行重点加强。尤其是施工图设计文件审查、质量监督手续办理、施工许可证办理和竣工验收四项程序的监督。企业管理人员应多走出办公室，去工地现场查看实际施工情况，发现问题及时改正，最好把问题扼杀在萌芽状态。

4、加强安全管理

安全管理是施工企业管理中的核心部分，具有综合性、系统性、科学性的特点，施工中的所有人员、物资和环境都是管理的对象，是对这些对象的状态进行控制和管理的动态科学。安全管理直接与企业经济效益和社会信誉相关，是国家机集体财产安全和员工生命安全的保证。在施工场地应加强对操作人员的安全宣传，通过张贴标语、开展一定的安全知识教育等，制定一套科学、合理的施工方案，确保现场的作业程序稳定，严格按照安全规范进行施工。除此之外，在日程管理中建章立制，完善体系，层层把关，逐级签订安全生产目标责任书。监督人员应检查和督促施工企业建立健全安全生产责任制和安全生产教育培训制度，制定安全生产规章制度和安全生产操作规程，完善安全保障体系。

综上所述，工程管理问题贯穿于整个建筑工程的施工工作中，我们在工程管理中必须以国家、人民的利益为准绳，遵循事物的客观规律，加强建筑工程管理的质量控制与监督工作，在施工中严格控制施工进度及其质量，抓好工程安全管理问题，严格要求工程管理人员，通过履行责任制等手段加强管理力度与效率，从而真正做到全面保证建筑工程的顺利进行。中小企业在发展中，要加强对人才的培养，包括企业的管理人员、技术人员、施工员、安全员、特种工等，使之成为企业的中坚力量，这才是企业本身的财富，走可持续发展道路，眼光要长远，不能图一时之利而使人才流失，企业建筑工程管理说到底是对人的管理，当每个员工都对自己的工作负责，对企业负责，那么我们的管理水平也会上去，企业也会茁壮成长。

参考文献：

[1] 陈淦开. 建筑施工协调管理探析[J]. 科技信息, 2009,(33)

第4篇：企业文件管理方法范文

关键词：EPC；总承包模式；核电项目；管理方法

前言：在核电EPC建设模式下规定了项目总包商与分包商，文档管理部门与项目工程管理部门对于设备文件管理履行的职责，文件管理贯穿于项目工程建设的始终，对于进度、质量等方面的控制发挥出重要作用，因此掌握有效的设备文件管理方法对于项目的功能作用发挥具有重要作用。本文以核电项目设备文件管理为研究对象，结合EPC总承包模式，对其管理方法展开了论述。

一、设备竣工文件基本构成

设备竣工文件产生于工程结束之后，针对于工程设备需要进行处理的文件，是指从设备制造到出厂竣工对整个过程真实反映的文件，其文件包括与设计、质量、运行维修、验收记录等[1]。在整个过程中由生产制造厂负责对竣工文件的记录等，从而保证其真实性。

（一）设计文件

设计文件产生于设备设计阶段，决定设备质量的优劣程度，通常在设备竣工文件中被看做是若干个文件清单，具体包括具有变更性的实体文件与二次设计文件，此外还包括其它形式的文书图纸，设计文件纷繁复杂，需要处理的文件有很多，决定了核电项目设备文件管理的复杂性。

（二）制造质量文件

制造质量文件指的是在设备制造中对其质量的管理，要求对文件的管理具有真实性，与出现的质量问题保持一致，针对具体的质量问题形成相应的书面文件，便于对于竣工验收阶段对质量故障进行全面分析与维修，保证项目工程能够真正发挥出自身作用。

（三）安装运行维修文件

安装运行维修文件是在项目工程竣工后，对设备安装运行状况的检测与设备维修中形成的记录文件。对这个文件的管理是按照合同要求，安装运行维修手册文件由供应商提供。以文件的形式真实记录设备安装运行中的状况，与维修中遇到的问题，针对运行与维修过程出现的问题是如何解决的，为设备的正常运行提供了有力参考。

（四）开箱验收文件

开箱验收文件是在验收人员按照EPC合同，在设备竣工验收阶段，对设备进行开箱检查，在这个过程中形成的文件，保证在检验过程中没有问题故障的出现，确保工程设备能够最大限度地发挥对项目实施进展的重要作用[2]。

二、设备文件特点

（一）文件来源复杂

核电工程具有庞大复杂的特点，技术含量高，综合性能力强，应用了多种学科知识技能，通常需要多家厂商、技术咨询部门等单位共同参与项目工程的施工建设，在工程的全过程中需要参与的人数多达几万人，足以可见其项目工程的复杂性。通过多个单位部门之间的相互合作产生不同种类的文件，因此在竣工阶段中设备文件来源复杂多样。

（二）文件形成周期长

设备竣工文件的形成产生于设备从无到有，一直到设计、制造、验收维修、移交整个过程中，每个过程的完成都会一定的时间，到最后结束时花费的时间可能会超过预期，体现出文件形成过程周期长的特点。在供货合同开始具有一定效应时，完成多个流程后，促使完工报告的形成[3]。

（三）文件载体多样

基于核电工程项目建设具有复杂性的特点，决定了其工程建设包括的内容五花八门，涉及的技术学科不同的学科门类。今天对于核电的管理尽管实现了电子化，但是纸质文件与电子文件依然保持同时存在，此外在这些文件中有像声像资料与照片之类的文件。基于文件形式的多样性，不同载体的文件对于保管条件有不同的要求，造成了文件管理的困难性。

（四）文件覆盖面广

文件覆盖面广与项目工程涉及学科多样有关，也与文件管理内容的多样性有关，包括了报告、证明、信函等各种不同类型的文件，贯穿于管理的全过程。

三、设备文件管理问题

（一）文件格式问题

1.页码

对设备文件的页码管理使用号码机对书写内容的页面进行打页号，页码顺序保持连贯性，如在编制完页码还需要增加文件，需要再加以加页号的管理方式。

2.备考表、卷内目录、文件封面

整理人员在填写卷内备考表时，要同时对整理日期与检查日期进行签注，不能加盖红印章，还要体现出增加页的情况；负责人进行卷内目录填写时，按照统一的标准体现出单位全称，填写的日期以文件形成的时间为准；文件封面日期与签名都要手写，每一个单元的签字都要相应地标注出日期。

（二）文件质量问题

1.原件

确保要有一份正式文本的设备制造完工报告原件，签字与标注日期保持清晰完整，如果遇到原件丢失等不能提供的情况，需要出示相关的缺失证明，为了使缺失证明具有与原件等效的作用，保证设备施工能够正常进行下去，加盖的单位公章与部门公章要在复印件上有所体现。

2.材料

书写材料应使用耐久性强，不使用容易褪色的书写工具，涂改字迹时不应该使用涂改剂，目前仍有使用圆珠笔填写文件，字迹不清楚等现象的存在。

（三）加强核电项目设备文件管理策略

1.加强前端控制

文档管理部门与业务部门在谈判前期对设备供货方面共同商定，按照合同上的内容进行谈判，明确规定出分包商制造在文件管理方面所要履行的职责范围，明确总包商与设备制造厂提交文件的时间，做好监督工作，严格把好对验收文件监督的这关，避免返厂问题的出现。

2.加强相关管理人员的协调合作

为发挥项目竣工后设备文件管理的有效性，尽可能地发挥相关管理人员的优势，加强管理人员之间的沟通协作[4]。对各类记录性文件有充分的理解，虽然管理人员具有丰富的知识经验，但是准确完整性的文件难以保证，加强工作人员之间的相互合作，在集思广益中形成有效的管理方案。彼此之间通过配合提出改进措施，相互之间通过沟通交流，从而保证文件内容的真实准确性。

3.加强信息平台的建设与管理工作

加强计算机辅助信息平台的建设，管理软件要符合相关管理工作的要求，满足够工程的需要，建立文档分类体系，快速地从众多文档中发现与定位所需要的文件，定期对信息系统进行检测维修。

结语：综上所述，本文从三个方面对EPC总承包模式下核电项目设备文件管理展开了论述。对核电项目的设备文件管理应该坚持实事求是的原则，文件内容要与实际情况保持一致，从而保证文件的准确真实性，能够为工程建设提供可以参考的依据。通过总包商与分包商，设备管理与文档管理各部门之间的合作，通过有效的技术方法，为工程项目的安全运行提供文件保障服务。

参考文献：

[1]陈宏玉. 论EPC模式下的核岛工程施工合同管理[J]. 中国工程咨询，2015，07：71-72.

[2]韩杰. 浅析EPC总承包模式的项目管理要点[J]. 项目管理技术，

2014，01：20-24.

第5篇：企业文件管理方法范文

关键词：档案管理；信息化管理；转型

档案文件是组织机构业务活动的记录。文件的生成、处理、利用过程中产生丢失、失真、失密、滞后等疏漏可能给组织带来难以估计的损失。档案在单位的组织管理、科研生产中发挥了保障和支撑的作用，随着信息技术的普及和应用，电子文件管理成为档案管理的新生事物，也为档案管理提供了新的机遇和挑战。

一、信息时代档案理念的变化

在档案学研究领域内，近期对电子文件管理的研究不断深入。电子文件作为依赖计算机系统存取的新型文件，具有传统的纸质文件所不具备的鲜明特性，如信息的非人工识读性、载体的可转换性、信息的易变性等。这些特性一方面使其存储、传输、利用上更便利；另一方面也影响了其社会功能的发挥，如法律凭证性。我国的档案学者提出电子文件要遵循前端控制、全程管理的原则。从业务流程重组理论出发，研究出一系列具有操作性的程序、工具和方法。使得档案管理上升了一个新的高度：即把文档作为知识管理的手段之一，把电子文件管理作为实现知识管理的前提和基础，知识管理是电子文件管理的发展方向。

二、信息化的现状与档案管理的位置

目前传统的档案文件管理已经相当成熟。现有档案文件从发展阶段来看，在信息技术的发展带动下，档案的信息化管理已形成一定的规模，在档案管理中发挥了巨大的作用，但还达不到当前对电子文件管理的要求。而随着单位局域网的使用，各类管理业务随之向信息化推进，如计划管理系统、办公系统、人力资源管理系统、财务管理系统、仪器设备管理系统等等，由于这些软件的开发只关注于本业务的管理范畴，或受当时技术发展时期认识的局限性，没有从档案文件管理的生命全周期考虑，也没有从知识管理的角度来统筹设计，因此，工作中的各类管理信息系统还没有实现信息的整合、交互和共享，使得各类信息形成一个一个的管理孤岛，对今后电子文档的统一管理、保存、控制等都带来不便。

三、强化档案信息化管理的重要性

重视企业档案信息管理，不仅体现在企业领导的讲话和文件制度中，更应体现在实际工作中，体现在企业适应新知识经济时代的有效机制中，体现在新的企业档案信息管理方法中，体现在加强企业档案信息开发的行动中。并在实施档案信息化管理时，注意以下方面：

1.要改变各业务系统“各自为政”的局面，电子文件管理模式必须经历从“分散”到“统一”的上升过程。实践证明，集中不但有利于电子文件信息的长期保存，还可以有效地解决目前普遍存在的档案信息孤岛问题，最大化实现信息资源的共享和传递。这是很多企业当前面临的信息技术的革命，也是企业面临的管理性的革命。这种革命是深层次的，涉及到方方面面，从建立企业全部电子文件档案管理，实现企业全息数字化管理的角度看，我们还处于起步阶段，还需循序渐进地逐步推进。

2.档案管理形态要与单位管理形态相适应。档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。采取哪种管理形态应与单位的管理体系相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。原有的信息化基础、设计和生产水平等，是建立档案管理形态要考虑的。当然我们最终的追求目标，还是要实现档案的信息资源管理，实现知识的增值。

3.档案管理手段要与单位技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。

四、实现档案信息化管理的途径

（一）树立全面质量管理理念下的档案管理新意识

现代管理学认为，如果不对工作过程进行监督和评估，提高质量管理是不可能的，全面质量管理理论也将“关注过程”作为重要内容。为了确保产品档案的质量，就要实行全面的、全过程的、全员参与的管理。由于归档材料具有来源分散、种类多、载体多，归档工作具有环节多，以及部门归档的数量和各门类档案的收集整理存在难度差异等特点，从文件的形成到归档，客观上、主观上都存在着复杂和多方面的质量因素。所以对档案质量的要求，既指产品档案本身的质量，也包括工作的质量，因此，通过对文件管理过程的控制，使每个环节的工作质量都符合标准要求。归档的过程，不但是档案人员和部门的一项管理，也涉及单位的各部门和文件形成者。

（二）完善制度，建立规范，合理配置资源

根据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家有关标准，制定本单位电子文件归档管理制度。落实工作职责并纳入质量管理体系中。由于电子文件内容复杂、专业性强，归档前后都要进行修改，如果没有控制手段，仅靠档案部门是不能够保证电子文件完整、准确、系统。只有树立全员的档案意识，才能保证电子档案的质量。

统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，只有统一规范，才能保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

合理配置资源还包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，因此，配备一定的人力资源来负责电子文件的管理是工作能顺利开展的前提。

（三）打破传统思维，贯彻前端控制思想

中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，会造成无法使用的情况。因此，在组织的流程设计和电子文件管理软件的设计中，必须将前端控制的思想体现于其中，实现全程的有效控制。如通过文件登记时捕获的元数据来控制电子文件的归档，通过访问权限元数据来控制电子文件的存取，通过核查电子文件的形成、管理和利用过程中形成的元数据进行安全审计等，从而有效防范和降低电子文件管理的风险。目前，前端控制的理论不仅仅是对于电子文件的归档而言，任何类别载体的文件材料，都可以从归档源头上进行质量控制，通过网络管理平台，形成部门归档质量实时监控、评价的基础数据。

（四）纸质文件与电子文件同步归档

第6篇：企业文件管理方法范文

1.1档案管理对象的变革

社会在不断的发展，我国的科技信息技术越来越多，而且还产生了较多的电子文件，为了提高档案管理的效率，必须采取有效的措施提高档案管理水平，还要增加档案馆的容量。电子文件的种类具有多样性，在对这些电子文件进行归档与分类时，需要将其转化为数字档案，这也体现了档案管理对象的变革，使得数字档案在档案管理中所占位置越来越重要。电子文件是一种新的档案管理方式，这与纸质档案记录方式有较大区别，数字档案是在二进制环境下生产的，所以，在对电子档案进行了归档、分类以及保管时，需要采用不同技术，需要依赖计算机以及网络技术。为了保证电子文件的安全性，必须增强文件载体的稳定性，为了形成完整的电子文件，还需要对其内容以及背景信息进行扩充，所以，档案管理对象的变革，使得我国档案管理工作呈现出了数字化的发展特征。

1.2管理手段的变革

在档案管理中，需要根据不同的对象，设置不同的管理方式，在数字化的档案环境下，需要对档案管理手段进行改革。在现代档案管理机构中，都配备了计算机等先进设备，利用网络技术以及数字技术，可以有效保证电子文件管理的安全性。在当前档案管理领域中，采用的管理手段也在不断变革，相关人员结合计算机技术，对电子文件进行了快速的处理；利用网络以及通信技术，可以实现对电子文件的实时传输；利用现代数据库，也可以实现对电子文件的海量存储，扩大了档案馆的容量。另外，档案馆工作人员还对信息检索方式进行优化，实现了档案目录检索的便捷性，利用数据加密技术，还可以提高保密文件的安全性，有利于维护档案系统运行的稳定性。

1.3档案管理方法的革新

随着社会与科技的不断发展，我国电子文件的数量越来越多，这对电子档案的归类提出了更高的要求，档案管理机构的工作人员，必须对传统的管理方法进行革新，这样可以才能档案载体运行的可靠性，才能保证电子文件存储的安全性。在进入信息时代后，档案管理也迎来了电子文件时代，所以，传统的档案管理方法已不在适用当前的档案机构，如果档案部门仍然沿用传统管理方法，会极大的制约档案事业的快速发展。随着现代信息技术的运用，在档案管理方法上，改变了传统的文件与档案管理工作流程，依据电子文件和档案管理工作的业务流程的变化、管理系统的特点对传统的档案管理业务流程进行重组，某些工作环节需要提前监控，某些重复性的工作环节需要撤销合并等。

2档案管理的发展

仅有信息化技术和手段是远远不够的，重要的是需要档案管理理念、方法和思路的全面革新。面对电子文件的技术特性和管理手段的变化引起，传统的档案管理理念和方法的变革势在必行，只有采用科学的现代管理思想，才能充分发挥现代信息技术的优势，管理好电子文档。在电子文档时代，前端控制和全程管理理念显得比纸质文件时代更加重要。所谓“前端控制”，是指档案工作者不能再想传统文件和档案管理时代那样静坐等待，需要在电子文件形成之时甚至生成之前，即在电子文件管理系统设计时就积极介入其中，把电子文件（包括归档电子文件）的管理要求融入系统功能设计之中。在电子环境中，如果管理人员不积极借入文件的形式和保管过程，文件将可能不存在，也可能降低档案文件的利用率。所谓“全程管理”，是指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。在电子文件时代，电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，而且个个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实行实时能够，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。信息技术和现代管理理论的发展与应用也为现代档案管理理论的发展提供了新的机遇。在整个社会现代化和信息化发展进程中，档案收集、整理、保管、利用的理念、体制和工作方式都在经历重大变革。这给现代档案管理带来了前所未有的挑战，也带来了档案事业蓬勃发展的新契机。同时，作为一项管理性活动，档案业务也要求档案工作者必须融合现代管理理念，从经济、社会等多角度审视现有的档案管理理论，对档案管理理论进行全方位的创新与变革，提高档案工作的管理效率和管理水平。市场化带来了档案所有权的多元化。随着经济体制改革的不断深入，我国是行了公有制为主体、多种所有制经济共同发展的基本经济制度，出现了公有制实现形式多样化、经济成分多元化的格局。与此相适应，档案作为国家机构、社会组织和个人在各项社会实践活动中形成的历史性产物和凭证性记录，其所有权归属也呈现多元化态势，除党政机关、国有企业事业单位形成的国有档案之外，包括集体所有档案、私人档案、民营企业档案、三资企业档案等在内的非国有档案大量产生。

3结束语

第7篇：企业文件管理方法范文

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

第8篇：企业文件管理方法范文

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

第9篇：企业文件管理方法范文

关键词：计算机技术；档案管理；企业管理；阶段

中图分类号：G27文献标识码：A

根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

3 电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

4 结语

综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。

参考文献