电子档案办法精选(九篇)

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第1篇：电子档案办法范文

关键词：办公；自动化；文件；档案；发展；趋势

1 电子文件的含义

我们的社会正处在日新月异的电子时代。电子计算机技术、光盘存储技术、网络通讯技术在办公室领域和文件形成与交换领域的应用日益广泛，使得以传统方式形成和传递的纸质文件材料，都可以使用电子计算机来进行处理，从而产生了大量的电子文件。电子文件依其产生的工作领域可分为办公及信息交流的事务性电子文件和记录生产或科研活动的技术性电子文件；依据信息结构、媒体类型和用途可分为：文本文件、图形文件、图像文件、视频文件、音频文件、命令文件和数据文件等等。

2 电子文件的形成及特点

电子文件最早出现在美国和日本。它的产生是人类社会政治、经济和文化发展的必然结果。科技的进步、办公效率的提高以及政治、经济、文化的发展，对办公信息的处理提出了高效率、高速度和低费用的要求，这就使办公自动化应运而生。此后，以计算机技术为代表的现代办公设备，自动处理和管理各类信息，从而形成了大量的电子文件和电子档案。总之，实现办公自动化电子文件、电子档案是现展的趋势。

3 办公自动化的应用

计算机技术和通信技术被广泛地应用到办公室的日常工作中，这从根本上改变了传统的办公方法，同时，对机构内部的文件管理产生了巨大的冲击。随着现代化、信息化建设步伐的加快，新型的网络化办公方式向传统的“公文往返式”办公提出挑战，方便、快捷的电子政务得以推广。

在我厂也采用了先进的开发工具，使得开发出来的系统界面友好，使用方便。系统从功能上基本覆盖了我厂的各个单位、各个部门，企业内部实现了网络互连，并从技术上达到了“无纸”办公的要求。

3.1 公文管理

公文管理是一项重要日常工作，其中包括对收文、发文、会签文、杂件等的管理，涉及到单位之间及单位内各部门。

本系统通过计算机实现对文件的起草，审批、签发、发送、传阅、查询、登记、催办和归档等主要过程。不仅可以取代收发文登记等手工操作，而且还能够自动生成发文，实现公文管理自动化。

该程序具备一些功能：

（1）收文管理。收文管理里面具备收文登录、拟办、办理、催办、借阅和归还、查询、打印、数据备份等功能。

（2）发文管理。发文管理具备发文的登录、会签、查询、打印、数据备份等功能。

（3）公文运转。公文运转应包括收文中的公文运转、发文中的公文运转、公文自动立卷。

3.2 档案管理

档案管理是又一项重要日常工作，是对单位各种重要文件存档、调阅等业务进行管理的系统。本系统通过计算机实现对文件种类、标识等要素予以归类管理和借阅管理；建立查询记录，统计分析等功能。实现档案管理自动化与公文管理相结合，可实现文档管理一体化。

3.3 初步实现办公自动化

以办公自动化为例，它区别于传统的“手工办公环境”，计算机和电子通讯设备取代了纸、笔，实现了机构内部人事部门、财会部门、办公室等部门之间，以及这些部门和外部机构之间的信息及文件的传递。各部门的电子文件生成之后，通过电子数据通讯网络传递，实现无纸的数据交换和自动处理。

以前业务活动中产生的大量繁琐的文件、单据、表格都以电子的形式在计算机及其网络上制作、寄送和处理，它加快了业务处理的速度，提高了工作的效益，因此不少政府和大型企业都对办公自动化情有独钟。

办公自动化能提高效率、信息共享、协同办公是大多数机关、部门实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使大家受益匪浅，许多原本繁杂的工作都在手指的点击下轻松完成。

4 电子文件控制原则

电子文件的生成、处理，必须依赖于计算机才能够实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成，传递和识别，亦无法对电子文件进行任何管理行为。

电子文件可以在不同的计算机之间通过网络进行相互传递，也能够在不同的载体之间相互复制，而信息本身不发生任何变化，这样就要保证文件的真实性、完整性、有效性原则。

4.1 真实性保障原则

电子文件的真实性是指文件的内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。随技术环境迁移，法律凭证作用维护其真实性很困难。主要原因：一是电子文件的易变性。其增删改不留痕，造成真实性的难维护；二是系统的依赖性。文件迁移过程中容易引起文件信息的丢失、改变。

4.2 完整性保障原则

电子文件的完整性。它是指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。它包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形成的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆，因此，维护文件的完整性是文件档案工作人员的重要职责。

4.3 有效性保障原则

电子文件的有效性是指文件经过存储、传输、迁移、加密、压缩、媒体转换等处理后，仍能够以人们可理解、可被利用的方式输出，并保持其内容的真实性。包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。有效性措施贯穿于电子文件的全程管理中。归档时应根据电子文件的类型和特点注明文件存储格式、软硬件环境、相关的数据信息参数等。对电子文件的鉴定要从内容和技术状态两个方面进行分析，有效性检测是技术分析的内容之一。在实际工作中应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施

5 电子文件管理需解决的一些问题

1、有关部门加快有关法律法规和技术标准的制定和实施，使电子文件的管理工作有法可依，有据可查。

2、对应用软件的文件管理模块提出相应的技术规范和标准要求，并要求应用软件“具备”读取和转换“标准”文件的功能。

3、加强在管理技术、加密技术、身份验证技术、防火技术、防写措施方面的研究力度，为保证电子文件的真实、可靠提供有效的技术保障。

4、制定科学、合理、严密的电子文件管理制度，从形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用各个环节控制和管理好电子文件。

5、配备质量过关的计算机，能到班组最好。

6、要达到企业内互连网的要求

6 “无纸化办公”好处多

6.1 鼠标一摁，工作效率提高

无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公，采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率，这种办公方式极大地提高了工作效率，减轻了工作负担。过去，非的发文、会议通知、信息等，都需要打印、复印，然后由文书、通讯员递送各个部门，效率很低，在印发上浪费了大量的时间、人力和物力。各部门的信息不能得到及时地沟通，造成诸多不便。使用网络互联后，信息交流非常畅通便捷，工作效率也得到很大提高，原来需要到处传送、寄送的文件，现在只要手指一按，几十份通知瞬间就发出去了。

6.2 键盘一敲，费用减少

第2篇：电子档案办法范文

1. 《会计档案管理办法》正式实施的时间是（）。

A．2017年12月11日 B．2017年1月1日

C．2017年7月1日 D．2017年1月1日

2.根据《会计档案管理办法》规定，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册的部门应是（）。

A．单位的会计机构或会计人员所属机构

B．单位的档案机构或档案人员所属机构

C．单位的人力资源机构

D．单位的有关业务部门

3.根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管，再移交单位档案管理机构保管。这里所说的单位会计管理机构临时保管会计档案的时间应为（）。

A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年

4. 会计档案销毁清册也是一种重要的会计档案，它的编制部门是（）。

A．单位会计机构 B．单位行政办公室

C．单位人力资源部门 D．单位档案管理机构

5.根据规定，负责组织会计档案销毁工作的部门应是（）。

A．单位会计机构 B．单位办公室

C．单位人力资源部门 D．单位档案管理机构

6.根据规定，属于企业永久保存的会计档案是（）。

A．总账 B．银行对账单

C．财务会计报告 D．会计档案销毁清册

7.根据规定，保存期为30年的会计档案是（）。

A．总账 B．银行对账单

C．财务会计报告 D．会计档案销毁清册

8.下列不属于永久保管的会计档案是（ ）

A．总账 B．会计档案保管清册

C．年度财务会计报告 D．会计档案销毁清册

9.保存期为30年的会计档案并不少，但（）例外。

A．总账 B．会计档案移交清册

C．会计凭证 D．会计档案销毁清册

10. 关于会计档案所涵盖的范围，以下说法正确的是（）。

A．会计档案，即为会计凭证、会计账簿和财务会计报告

B．会计档案既包括纸质的会计资料，也包括一些电子的会计资料

C．由于银行对账单和银行存款余额调节表均不属于企事业单位的原始凭证，所以它们也就不属于会计档案资料

D．财政总预算、行政单位、事业单位等的基本建设拨、贷款年报（决算）不属于会计档案资料

11.关于会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以下说法错误的是（）。

A．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均应由单位档案管理机构填制

B．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均属于会计档案资料

C．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书的保管期限并不完全相同

D．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书产生（或填制）的时间并不一致，涉及的当事人也不完全相同

12.关于会计档案，以下说法正确的是（）。

A．总账、明细账是会计档案，而固定资产卡片和辅助账不是会计档案

B．销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销，单位负责人不需要在会计档案销毁清册上签署意见。

C．对各单位每年形成的会计档案进行整理立卷的部门是立档单位的会计机构或会计人员

D．根据规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，应暂由会计机构保管半年

13.关于会计档案的销毁，以下说法错误的是（）。

A.保管期满未结清的债权债务原始凭证不得销毁

B.正在建设期间的建设单位会计档案不得销毁

C.会计档案销毁需要单位会计机构编制会计档案销毁清册

D.会计档案销毁需要单位档案管理机构与会计管理机构共同派员监销

14. 关于会计档案保管，以下说法错误的是（）。

A. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为十年和三十年

B.会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起

C.单位的总账和年度财务报告均属于永久保存的会计档案

D.会计档案的保管办法所规定的会计档案保管期限为最低保管期限

15. 按照规定，主管全国会计档案工作，并共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导的部门，是指（）。

A.财政部 B. 国家档案局

C. 财政部和国家档案局 D. 人大财经委员会和档案部门

16. 关于电子会计档案，以下说法错误的是（）。

A. 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交

B. 属于归档范围的电子会计资料，必须属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案

C.电子会计档案的销毁应当由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销

D.档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全

二、多项选择题（每题2分，共计34分）

1.财务会计报告属于会计档案的一个重要内容，而这里所说的财务会计报告具体包括（ ）。

A.月度财务会计报告 B.季度财务会计报告

C.半年度财务会计报告 D.年度财务会计报告

2. 《会计档案管理办法》修订的依据是（ ）。

A．《企业会计准则》 B．《中华人民共和国预算法》

C．《中华人民共和国会计法》 D．《中华人民共和国档案法》

3.《会计档案管理办法》使用的范围包括（ ）。

A．国家机关 B．社会团体 C．企事业单位 D．其他组织

4. 对于会计账簿，以下属于会计档案的包括（ ）。

A．总账、明细账 B．有关辅账簿

C．日记账 D．固定资产卡片

5.对于会计凭证，以下属于会计档案的包括（ ）。

A．原始凭证 B．文件与合同

C．记账凭证 D．预算

6. 《会计档案管理办法》中所规范的会计档案内容有很多，比如其他会计资料就包括（ ）等。

A．银行存款余额调节表 B．银行对账单

C．纳税申报表 D．会计档案移交清册

7.根据《会计档案管理办法》规定，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存并形成电子会计档案，必须同时满足许多条件，这些包括（ ）。

A．形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输

B．能够采取有效措施,防止电子会计档案被篡改

C．形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

D．能够建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响

8.单位在办理会计档案移交时，按照国家档案管理的有关规定办理移交手续进行移交。以下属于正确说法的是（ ）。

A．纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装

B．电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定

C．特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交

D．单位会计管理机构应当编制会计档案移交清册

9.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为（ ）。

A．10年 B．30年 C．20年 D．15年

10.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，并组织单位有关部门共同进行，这些部门应当包括（ ）。

A．会计 B．审计 C．纪检监察 D．有关业务部门

11. 会计档案销毁清册，包括拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。为了明确经济责任，会计档案销毁清册还需要有关机构的有关人员签署相关意见。这些机构的有关人员包括（ ）等。

A．单位负责人 B．档案管理机构负责人

C．会计管理机构负责人 D．档案管理机构经办人

12.根据规定，单位电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定,并由以下部门共同派员监销完成（ ）。

A．单位档案管理机构 B．单位会计管理机构

C．单位信息系统管理机构 D．单位人力资源部门

13.对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，以下说法正确的是（ ）。

A．不得销毁

B．纸质会计档案应当单独抽出立卷

C．电子会计档案单独转存

D．涉及其他未了事项的会计凭证需要保管到未了事项完结时为止

14.根据规定，对于单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在相关资料中予以列明。这些资料包括（ ）。

A．会计档案鉴定意见书 B．会计档案销毁清册

C．财务会计报告 D．会计档案保管清册

15. 单位因分立原因会导致会计档案的保管发生一定的变化，以下说法正确的是（ ）。

A．单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案

B．单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案

C．单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续

D．单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由中介机构保存，并按照规定办理交接手续

16. 对于单位之间交接会计档案，以下说法正确的是（ ）。

A．移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册

B．交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督

C．电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交

D．档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全

17.关于会计档案，以下说法错误的是（）。

A.会计档案是各单位档案的重要种类之一，也是国家全部档案的重要组成部分

B.查阅或者复制会计档案的人员，可根据需要对会计档案进行拆封

C.凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案，这是会计档案特征中的

普遍性所决定的

D. 采用电子计算机进行会计核算的单位，只能保存磁性介质的会计档案，不能保存打印出的纸质会计档案

三、判断题（每题2分，本题共计50分）

1.会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 （）

2. 由于财政部门属于会计工作的主管部门，因此，财政部门应当负责主管全国会计档案工作，制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。 （）

3.县级以下地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。 （）

4.根据规定，单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位不可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。（）

5.《会计档案管理办法》中所规范的会计档案有很多，但是会计档案保管清册、会计档案销毁清册属于单位档案的重要内容，不属于会计档案所包括的内容。 （）

6.根据《会计档案管理办法》的规定，单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 （）

7. 不管是行政单位，事业单位，还是企业，按照规定，固定资产卡片的保管期限应为固定资产报废清理后保管5年。 （）

8. 根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。但是单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过两年。 （）

9. 根据《会计档案管理办法》规定，会计档案临时保管期间，出于工作的需要，单位出纳人员可以在此期间兼管会计档案。 （）

10. 单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。 （）

11. 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。为了保证会计档案的安全，单位保存的会计档案一律不得对外借出。 （）

12.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。根据规定，会计档案的保管期限，是从会计档案归档保管后的第一天算起。 （）

13．会计档案的保管期限分为永久、定期两类。《会计档案管理办法》所规定的会计档案保管期限为最低保管期限。 （）

14. 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位会计机构牵头进行。 （）

15. 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。对于保管期满的会计档案一定要进行销毁。 （）

16. 根据规定，会计档案销毁工作应由单位档案管理机构负责组织并与会计管理机构共同派员监销。但是对于电子会计档案的销毁还应当有信息系统管理机构派员参与监销。 （）

17. 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案。应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。 （）

18.根据规定，单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由上级主管单位统一保管。 （）

19.根据规定，单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。 （）

20. 根据规定，建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在建设项目达到预定使用状态时及时移交，并按照规定办理交接手续。 （）

21. 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。 （）

22. 一个单位的预算、计划、制度等文件材料，也适用于《会计档案管理办法》。 （）

23.不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等不适用于《会计档案管理办法》。 （）

第3篇：电子档案办法范文

【关键词】电子档案 档案信息 信息内容 管理 技术实施

一、对电子档案管理的了解

跟随着世界的现代化的飞速发展，具有信息化的技术和计算机的技术的发展给许多个地方的发展提供了优越的条件和良好的基础。档案的信息化的管理是在信息化技术同计算机技术混合里形成的一个具有非常先进的方法，现在档案文件的管理都是现在世界发展过程中的最重要的服务基础和服务设施，因此档案文件管理的提高是保证现阶段社会稳定有序发展的重要前提条件。

档案工作人员们没有办法逃避的关键课程是电子文件档案的安全的管理，成为当今时代给予档案工作人员们的一个全新的任务。但是因为信息具有没有限制的延续性与可以把它识别出来的性质，电子文件档案一定要正视对电子文件档案信息和特别规定载体之间的可以分开的性质、信息可以保存下来的具有非常高的密度的性质、信息对系统具有依赖的性质以及信息具有的可以变异的性质等一些问题。所以，电子文件档案在一些安全的管理方面有很多严格的要求。再加上有很多种不同的新的高端技术的极其快速的发展以及网络技术和计算机技术在档案文件管理里的一点一点的使用，因此出现了存在着档案可以储存价值的一些电子文件，它的形成让档案文件管理的许多工作发生了深深的改变。给归过档后所出现的电子文件档案进行了很有效地安全管理，确保档案文件信息的自身性、现实性，更好的运用档案文件所具备的可依据性与可以凭证的特性作用的基础。电子文件档案，就是凭借代码的形式存在于特别规定的小介质上面，运用计算技术作成的一种档案。它们在档案文件信息的保存、处理、输出等等方向上存在着很大的优点，这就是纸性质的档案文件不能够相比的。我们可以认为，电子文件档案成为档案文件现代化的突出的象征，而且成为了电子的计算机在档案文件管理工作中使用的最终成品，正在每时每刻被档案界所瞩目

二、电子文档管理的解决方法

信息技术的快速发展和在各方面的使用让人们的日常生活的许多个方面产生了非常大的改变。计算机使用在工作人员工作的自己变动化与自己变动化工程的设计中，现在出现了很多的CAO或者具有公文性质的一种电子文件。因此才引发了对电子档案与电子文件的管理，成为档案工作人员要面对的崭新问题。电子文件已经被大量的知道和使用，变成了一股无法抵挡的势力。

计算机技术日益普及化使得一些传统的文件的载体慢慢的消亡，然而计算机办公的自身变动化正在一点一点的被劳动就业局扩展使用。办公自身变动化最清晰的象征事情是信息文件档案的创建，这种把信息记录下来的办法对于劳动就业局来说更加的便利和快速，避开了以前的纸张的档案的缺陷，然而是有好的一面也一定有不好的一面，计算机自己也有着一点点弊端，以致使劳动就业局在运用信息文件档案这一方法时也有着一些缺陷，就现在这个问题来说，劳动就业局在使用这个新技术的时候必须要做好防范风险的措施，争取让风险减少到最小.在计算机中使用文档一体化的管理软件就被叫做电子文件，它依据有关归档的原则排列顺序，并且在检查过和认定过后，已经正式的变成了电子文件档案，电子文件档案完全保存在计算机的硬盘里面，但是也是能够用刻录机把它记录在相应的光盘里面。电子文件档案目前对社会有很大的作用，它的发展和普及应该被大家看重起来。

随着许多信息量的不断增多和对电子技术的使用，以前的具有传统性的人工的档案文件管理方法现在不能够实现最基础的需要了。因为这，在电子信息技术的鼓励和支持下，已经完全实现了档案文件的电子管理能力。档案的电子化管理有好的一面也有不好的一面，它不但带来了好的机会而且也带来了挑战。它第一是使档案文件管理的工作效率得到了提高，第二是给档案文件的管理带来了可怕的风险

第4篇：电子档案办法范文

[关键词] 电算化会计档案；双套制；永久共存

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03

1 双套制是电算化会计档案的基本管理模式

20世纪90年代以来，伴随医院现代化建设的发展，电子计算机技术在医院财务管理领域广泛渗透，双套制替代传统单一的纸质档案管理，逐步成为医院电算化会计档案的基本管理模式。

所谓双套制，是指“电子和纸质两套文件双双归档，形成两种介质的两套档案，并且所生成的电子文件的专用软件必须一同归档”。

财政部、国家档案局1999年1月1日颁布实施的《会计档案管理办法》，从制度上肯定了电算化会计档案是双重信息载体的特性，明确了电算化会计档案的管理范围不仅包括“计算机打印输出的传统纸质记账凭证、会计账簿、财务报告等专业会计核算材料”，还包括“机内会计数据、软盘等备份的会计数据、系统开发资料和会计软件系统 ”。

在电算化会计环境下，会计档案存贮载体发生了巨大变化。从纸质文件到电子文件的出现，是档案存储方式的变革，也是档案管理范式的转变。电子和纸质两种档案在共处中既相互冲突，又相互融合。这种优势互补，并行发展的模式，要求在推进电子档案管理的同时，也要重视纸质档案的管理和研究，对传统档案管理理念与现代管理技术进行科学整合，寻找出一条既符合时代要求，又符合科技发展特征的医院电算化会计档案管理之路。

2 电算化会计档案的优势和不足

电算化会计档案信息的形成、归档、管理和利用不受时空和载体传递的限制，实现了资源共享。磁性介质的采用，有效避免了手工记录中易出现的重复记录现象，简化了管理环节，丰富了储存空间。

扩展了信息处理功能，实现了无纸化查阅、自动检索、自动管理和自动计算、分析，强化了会计数据的完整性、准确性和及时性；促使会计档案工作规范化，提高了效率；减少错误，提高了会计工作的质量；有利于充分发挥会计的职能，及时反映（据估计约有70%的信息来自会计部门），为医院领导决策当好参谋助手。满足了社会对会计档案信息的系统性、时效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，体现了会计档案发展的方向。

然而，电算化会计档案具有易篡改、易灭失、易伪造等自然缺陷，难以鉴定原件，很难辨别经济业务的原貌，无法保证会计信息的真实性。未经授权的人员出于私利或不正当目的，有可能复制、伪造或销毁一些重要的会计数据而不留任何痕迹。会计信息的完整性、安全性因此受到挑战。电子文件磁性记录介质易破损，也使其记录信息的可靠性难以保障。

3 纸质会计档案的优势和不足

在我国，自东汉蔡伦造纸，东晋桓玄颁以纸代简令以来，纸张一直作为主要的档案信息载体被使用。纸质档案是会计档案信息储存的传统标志。

纸张具有较强的耐久性和稳定性。纸质文件一旦形成，其纸张、字迹材料、字迹三者不但各有特性，且不易分离。

纸质档案具有信息与载体相依附的特点，从当时使用的文件直接转化而来，客观记录了以往的历史情况。原始性是纸质档案的根本优势。

从法律角度讲，纸质档案的字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别，可以在法庭上作为司法鉴定的依据，能从技术及法律的角度严格保证会计凭证的原始性和真实性，具有无可争议的法律效力。

现阶段电子化会计资料打印成纸质文档后，经当时当事会计人员和有关责任人员签名，形成归档保存的电算化会计档案的纸质副本。2009年1月总后卫生部颁布《军队医疗机构电子病历管理办法》，2010年3月卫生部颁布《病历书写基本规范》，均认可打印签名后的纸质病历具有手写病历同等法律效力。由于纸质会计档案和纸质病历都是纸质档案，新版《会计档案管理办法》也从制度上肯定了打印后的纸质会计档案，上述文件都可以作为打印签名后的纸质会计档案具有手写文件同等法律效力的重要政策依据，使电算化会计档案有了法规上的应用依从。

纸质档案存在的主要问题是：信息容量小，信息记录方式单一，档案介质占据空间大，查找检索不便，清点移交归档工作量大，装订成册和流转繁琐不便，管理上存在“潮、蛀、火、盗”等风险。面对社会越来越高的发展要求，在信息存载和信息处理上渐显乏力，日益滞后。

4 双套制的主要任务是保证电算化会计档案法证作用的实现

新版《会计档案管理办法》指出，“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”。证据即凭证。凭证作用是会计档案的的基本价值和主要作用。

在经济犯罪案件的查处中，常常通过对会计档案资料的审查、核对、比较和分析，来收集涉案证据。

在司法诉讼过程中，从会计档案中收集的能够反映刑事诉讼案件资金及其运动过程，证明与资金有关案件事实的会计报表、会计账簿和会计凭证所记载和反映的事实，是证明犯罪行为的有力证据，在经济犯罪的证明中起着举足轻重的作用。

随着经济的发展，不同类型经济组织之间的经济交往日益频繁，经济环境变得复杂，经济违法犯罪和经济纠纷问题日趋增多。在经济案件和经济纠纷的审理过程中，具有凭证作用的会计档案往往成为法院审理的重点，会计档案的法律凭证作用日益突出。

档案的本质特征是历史的原始记录，注重的是原本、原稿。 在目前的法律条件下，“原件”是证据法的一个非常重要的问题。按照法律规定，只有书面形式的纸质会计档案才有法律效力。

电算化会计档案往往以无纸形式的电子数据作为基础，难以对其原件进行鉴定，它的法律凭证作用难以实现。

由于电算化会计档案的法律凭证作用难以实现，它在法庭上不可避免地要遇到证据上的法律障碍，它的合法性必然受到质疑。为了保证会计档案的法律效力，较为妥善的办法是把电算化会计档案的合法性建立在传统纸质会计档案的基础之上，实行两套档案同时归档保存的双套制。通过双套制，合理利用保存纸质档案以及法律认可 “机打纸质会计档案”的法律效力等同于纸质档案的技术手段和管理方法，满足电算化会计档案原件形式的法律要求，保证电算化会计档案的合法性。

双套制尽管可以保证会计档案法证作用的实现，但它在带来两种文件形态相辅相成的同时，也带来几乎双倍的工作量和相关财力、物力的消耗，并且随着时间的积累，造成医院运营成本的不断升高，形成医院经营管理中的一个大问题。

谈到这个问题，我们可以先拿电算化会计档案双套制和医院电子病历进行一番比较。电子病历也叫电子病历档案，它也和电算化会计档案一样存在“原件难以鉴定”的现实问题。为了保证病历的法律效力，医院目前也对电子病历实行双套制管理，同样也给医院带来运营成本不断提高的问题。由于电子病历在医院使用的范围最广，用量最大，双套制所带来的纸张和计算机耗材成本数量的增大也是电算化会计档案所无法比拟的。据测算，医院实行电子病历双套制管理，给医院所带来的效益增长远远快于成本的上升。总体来看，电算化会计档案双套制的成本消耗比起电子病历要小得多。而且，双套制保障会计档案的法律效力，会给医院带来良好的社会效益，也有助于提高医院的经济效益，其正面效果明显超过了负面效应。

5 会计凭证是医院电算化会计档案双套制永久化的决定因素

会计档案包括会计账簿、会计报表和会计凭证，都是会计档案核算过程中形成的历史记录，分为原始和记账两种凭证。原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明。

原始凭证的内容具有不可更改性和真实性。《中华人民共和国会计法》规定：“原始凭证记载的各项内容均不得涂改。记账凭证应根据经过审核的原始凭证及有关资料编制”。

原始凭证不需要借助其他任何材料就能直接说明问题，在法律上具有无可争辩的证明效力，是确凿的“证明证书”。

原始凭证具有特殊的归档保管规则，它要求其原件必须作为记账凭证的“附件”，脱机粘贴在记账凭证的后面并注明张数。打印好的记账凭证及其所附的原始凭证原件，必须按照编号顺序装订成合格的会计档案，并加具封面，由装订人在装订线处盖章后一并归档保存。

这种情况同其他纸质档案是明显然不同的。其他纸质档案在是否需要输入的问题上是不受任何限制的，并且在其内容输入计算机成为电子文档之后，如果电子档案已经采用可靠技术手段解决了电子档案符合法律、法规要求的原件形式问题，达到2005年4月1日颁布的《中华人民共和国电子签名法》第二条有关数据电文书面形式的要求，就可以将其内容直接在机内存档和使用，不再需要打印出纸质副本。这样，纸质档案便会被彻底淘汰。

由上可知，一方面，两种会计凭证之间互为条件的特殊关系，要求它们必须不可分离地一块归档保存；另一方面按照原始凭证特殊的保管规则，它必须以 “粘贴于机打记账凭证之后”的方式脱机存在，从而导致原始凭证即纸质档案既没有必要，也绝无可能被电子档案所取代。由于原始凭证即纸质档案得以永久保存，以同时保存两套档案为特征的双套制因而也会永久存在。在这里，档案界关于一般电子档案双套制都有 “过渡”性质的共识，即双套制仅仅存在于“电子档案自身的缺陷被彻底解决之前”的观点被颠覆了！

两种档案永久共存既是电算化会计档案双套制的重要特点，也是电算化会计档案同其他电子档案的重要区别。

6 讨 论

电算化会计档案代表了会计档案现代化的发展方向。但是，它的合法性因其原始性难以鉴定而受到质疑。实行双套制，将纸质档案和电子档案同时归档保存，正是为了满足它的合法性要求。从这个意义上看，双套制是电算化会计档案长期发展过程中必须经历的过渡阶段。在尚未找到解决电子档案自身缺陷的解决办法之前，双套制始终是一种“较为稳妥的变通办法”。

由于原始性决定档案的凭证作用，具有原始性的纸质档案可以在当前经济犯罪案件和经济纠纷处于上升势头的复杂形势下，保证档案法证作用的实现，维护权益人和医疗机构的合法权益。发展尚不成熟的电算化会计档案，显然不符合形势发展的要求。这一点正是实行电算化会计档案双套制的关键理由。

电算化会计档案是决定双套制过渡期长短的主要矛盾。由于电算化会计档案存在着自然缺陷，从根本上制约了双套制的总体发展过程。就是说，如果电算化会计档案自身的缺陷得到了解决，其合法性也会随之解决，双套制也就失去了存在的必要性；否则，电算化会计档案的合法性必须继续建立在纸质档案的基础之上，双套制仍有其存在的合理性和必要性。

在电算化会计档案条件下，永久保留的两种档案虽然各具优势，相互冲突。但他们之间的矛盾不是采取不可调和的“一方克服另一方”，或“同归于尽”的激烈解决形式，而是创造出一种“相互融合，永久共存，优势互补，并行发展”的和谐新形式。这种形式是由会计凭证之间所存在的特殊关系和原始凭证的特殊归档保存规则所决定的。可以说，会计凭证对电算化会计档案双套制的整体发展过程产生了深远的影响，不仅对双套制本身，对和双套制有关的档案意识、管理理念、管理模式和管理方法等都产生了根本的影响。

双套制的核心要处理好电子和纸质两种会计档案的接轨问题，让两种载体相互配套，并轨运行，实现其理想动作境界，避免出现两者机械相加的现象，使内部管理达到真正相融。为此，必须做好两者衔接工作，处理好技术的融合发展、档案管理改革、人才培养方向、思想观念更新等诸多矛盾，“在技术手段保证，安全性尚不完备的条件下，通过把电子化内容打印出纸张并手工签字的做法，能够很好地解决现阶段电子档案与纸质档案有接轨问题”。

针对电算化会计档案需要永久性实行双套制的特点，提出如下对策和建议：

一要高度重视医院会计档案工作人员的选用与培养。把掌握现代化计算机技术、传统纸质档案管理技术和潜在创新意识及能力的复合型人才作为今后人才培养的主要方向。既要依靠档案立卷工作的骨干，也要补充具备计算机、财会、档案管理等学历背景的专业技术人才。加强会计档案人员的继续教育，提高他们掌握和运用现代信息技术和传统纸质档案管理技术的意识和技能，逐步满足双套制模式下现代医院档案工作的发展需要。

二要努力提高档案人员的职业道德水准，建立科学的绩效考核制度，强化各项规章制度，严格防止恶意修改软件程序、篡改数据、非法取得口令等不良行为的发生。

三要强化电算化会计系统网络环境的管理维护工作，保障电算化网络环境的安全运行，保证电子载体物理上安全，电子档案内容逻辑上准确，使两种档案发挥同等社会效益。

四要做好电算化会计档案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立严格的借用制度、定期备份制度和分权限调用制度等，保证会计档案的安全，减少人为修正的可能。

五要建立和加强电子文件管理制度，逐步实现电算化会计档案管理的标准化和制度化，推进档案工作现代化的步伐。

主要参考文献

[1]林越陵.档案理论理论基础[M].呼和浩特：内蒙古人民出版社，2001：20-130.

[2]苏晓轩.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考[J].辽宁大学学报，2006（6）：30-34.

[3]姚军.档案室工作基础[M].呼和浩特：内蒙古人民出版社，2001：368.

[4]鲁明珠，邬建萍.对电子档案与纸质档案管理异同的思考[J].云南档案，2007（9）：8-9.

第5篇：电子档案办法范文

关键词 文档一体化；电子文档；档案意识

中图分类号G276 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）57-0216-02

0 引言

档案是人类知识与智慧的结晶，是人们各项工作与研究的第一手珍贵资料，具有查考使用价值。档案的有效保存，对于个人、单位、甚至整个社会，都有着长远的意义。近年来，随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，每个企事业单位，都在积极的进行信息化建设，各种资源调查平台的搭建，固定资产平台的搭建，各类业务化工作陆续实现电子化，这些种种都预示着，信息化建设的迅猛发展，电子政务正在势不可挡地向前推进，文档一体化作为信息化的一部分，已成为当前和今后一个时期档案部门和档案工作者面临的一项重要任务，也是档案工作的发展方向和必然趋势。

1 文档一体化的含义

所谓“文档一体化”，是指实现从文件至归档管理的全过程计算机控制，包括文件登记和处理、归档、著录、检索、利用等环节。也就是说，文档一体化不仅是指机关文书部门和档案部门的机构一体化和人员一体化，而是内在的涵盖了文件管理和档案管理的一体化，现行文件开放利用服务和档案开放利用服务的一体化。

简单的说文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。

2 建立文档一体化的必要性

文件生命周期理论建立是文档一体化的重要依据：

档案界认为，文件是档案的前身，档案是文件有条件的转化而来的，从现行文件到档案是一个连续、统一、前后衔接的过程。文档一体化管理是文件、档案自身特点，及两者统一性的内在要求，档案界一直都有文件生命周期的理论，即文件从形成到保存成为档案是一个完成的生命过程，具有连续性、一致性。国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年提出，在文件产生之前，电子文件的生命周期就已经开始，并分为三个阶段：现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。文档一体化就是在现行阶段为档案的形成做好预备，实现档案的前端控制，以保证档案的保存，还原档案形成的完整过程。

3 电子文档管理在文档一体化中的作用

电子文档的科学有效管理是实现文档一体化的重要手段。

电子文档是一个单位或者个人在从事和处理各类社会活动中直接产生的信息记录。而文档分离最大的弊端是容易造成具有重要价值的文件流失。因此及时、准确、科学、妥善保管好这些电子文档，确保其不被丢失、已经成为了我们每个档案工作者和计算机工作者不可推卸的工作职责。解决电子文档的整理、归档、维护保管、科学应用亦势在必行。

4 目前电子文档管理的优势及几个缺陷

1）与纸质文档的区别。工作者没有意识到电子文件的管理与传统的文件档案管理有冲突，档案的管理模式正在产生变革。

目前的文件从起草、形成、归档、移交至档案部门要经历诸多环节和一定的时间段。这其中不仅是说从文到档的运行环节多，另外还有，产生文件的部门多。与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多共同之处，但其在归档和保存上仍有着很大的差距。有些单位，企图用纸质档案的管理办法来管理电子档案，显然是不正确的，电子文档在保存中的风险是极高的，网络环境变化莫测，大家必须更正观点，并不是电子文件备份了，就安全了，并不是计算机不坏，数据就不会丢失的；

2）电子文档也应及时归档。目前的科技工作，基本都使用计算机来处理数据，数据的保存方式，多以电子文档为主要形式。例如，科技档案归档一般以一年为单位，有些课题是三年、五年，甚至更长的，这些课题在没有结题之前，很多重要的文件是分散在多个部门和多个人手里的，档案工作者难以集中管理，导致课题结题时，很多重要的文件已经不复存在，对一个单位而言，是一种重大财富的丢失；

3）电子文件在各单位尚未真正列入正式文件的范畴，没有相应的电子文件管理办法。对电子文件的处理留存，缺乏档案意识，忽视了电子文件的长远利用；

4）对电子文件的价值鉴定，无明确的标准，致使很多重要的档案资源流失。

5 电子文档管理的几点设想

1）软件的支持

需要研制一套切合实际的文档一体化管理软件，目前的档案管理，仍然是最原始的对接层面，只在形成档案后进行末端控制，要在文件形成的同时就考虑到与档案的衔接，只有将电子文档管理流程与业务工作流程有机的结合，将档案管理纳入到一体化管理流程中，才能对档案进行有效的前端控制。

2）硬件的支持

铺设内网、架设网络安全硬件。将纸质档案转化为数字化档案，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络。而有些单位的档案资源不能与Internet共享，因此，内外网的隔离是必要条件。

3）政策的支持

（1）建立完善的电子文档归档制度。电子文档要像纸质档案一样，可以反映一个项目、一个事件的形成过程，要像纸质档案一样留下修改的痕迹。因此要明确电子文档的归档范围；

（2）建立完善的电子文档管理制度。与纸质文档不同，电子文档的管理，对时限性的要求极高，合理的制定电子文档管理制度，是提高工作效率的有效手段；

（3）制定完善的电子文档安全、保密的管理办法及管理规定，对重要文件、文件进行严格界定，对文件的数字化制定特殊的管理办法。

4）加强业务人员档案意识，对档案人员加强培训数字化的管理技能，作为信息化社会的档案工作者，除学习档案知识外，具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的，应该理论与实际相结合，不断提高自身素质，做懂管理、懂业务、懂技术的复合型人才。

6 结论

文档一体化的实现任重而道远，但是文档的信息化已是明确的趋势，随着现代信息技术的飞速发展，电子文件的大量产生，电子文件与电子档案已经没有明显的界限，文件与档案的管理区别也变的模糊起来，相信现在的困难在不久的将来都会逐步的一个个攻克，文档一体化带动管理一体化，必将是未来的发展方向。

参考文献

[1]王健.创新与拓展，信息化电子文档管理[R].北京，中国人民大学.

[2]张辽亚.电子文件和档案集成化管理[J].兰台世界，2005(3).

第6篇：电子档案办法范文

【关键词】 电子文件管理;利用;保存;电子档案管理人员的培养

一、电子文件的特性

电子文件是人们在社会活动中形成,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则。电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中,它对计算机有很强的依赖性。在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行快速、便捷的自由组合分类。

二、电子文件的管理

首先,重视电子文件的归档工作。强化人们对电子文件归档管理的意识,各级领导应把电子文件的归档提上议事日程,重视、强化电子文件的归档管理,要形成以组织机构为保障、办公室综合档案室为轴心、各部门为节点的档案管理网络体系,真正做到职责明确、上下联动、保障有力。电子文件与纸质文件一样,同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸质文件具有同等作用。不仅要加强对这方面专业知识的学习,应积极与相关技术人员和形成电子文件的部门加强联系,提前介入,并按照归档的要求,开展业务指导和协调,协助制定有关制度,保证电子文件的归档质量。完善电子文件归档制度、做好电子文件的归档工作,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,还要布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

其次,加强收集整理工作。电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础,电子文件的特性决定了其收集、整理的范围、方法和要求不同于纸质档案。当正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求或从保留文件重要修改过程的信息来考虑时,则应对起辅助作用或正式作用的草稿文件进行收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该制定严格的措施,必要时应在收集整理过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品,避免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。我公司从制度着手,制定了《电子文件归档与暂行规定》,从资料收集开始就落实到责任人,确保了电子文档的真实性、完整性、系统性。

三、电子文件的利用

在档案网络化条件下,查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化。档案工作人员要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务,按照档案管理现代化的要求,实现文书档案、会计档案、照片档案、声像档案的电子检索,降低人为因素在文件归档工作中的影响,发挥计算机的管理优势,提高工作效率。加强档案信息化建设,为方便快捷服务创造条件。按照国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》统一管理,建立电子档案管理制度,实现电子档案标准化,以便使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密连接起来,以便将来电子目录进入档案部门后实现数据共享,逐步实现档案信息网络化,达到资源共享。档案信息化是国家信息化建设的重要内容,档案信息化可为各行业、单位提供日常工作所需的共享数据,逐步形成决策咨询系统,对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用。

四、电子文件的保存问题

电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。由于电子文件形成的时间短,缺乏实际保存的验证,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。建议磁盘每2年、光盘每5年复制一次并按原来编号保存。

五、电子档案管理人员的培养

首先,重视吸纳专业型的人才充实到档案管理队伍中来。其次,加大现有培训力度,采取走出去和引进来的双向方式,开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训,尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。最后,适时组织人员到兄弟单位参观学习,取长补短,切实提高档案人员的业务水平。

参考文献

第7篇：电子档案办法范文

关键词：行政事业单位；会计档案管理；问题；对策

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。主要有：会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料和证据，既是重要的经济档案，又是单位档案的重要组成部分，它在加强单位财务管理、开展绩效评价、实施责任审计等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，国家财政部、国家档案局对《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)进行了修订，修订后的新《会计档案管理办法》（2016年1月1日实施）对会计档案管理又进一步作了明确具体的规定，但由于一些客观条件和主观因素的影响，行政事业单位的会计档案管理还存在一些问题。

一、会计档案管理存在的主要问题

（一）对会计档案管理的思想认识不够第一，单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视，但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作不够重视。第二，许多单位档案管理人员没有经过专业培训，缺乏档案管理工作基本知识，不懂得档案的基本操作规程，对会计档案的归档范围和标准不清楚，整理出来的会计档案达不到要求，不便于查阅；还有一些单位没有配备专（兼）职档案管理人员，各业务部门或科室都只负责保管本部门或科室的档案资料，会计档案一直都是由单位会计直接负责保管。在旧版的《会计档案管理办法》中规定“未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。”但新修订的《会计档案管理办法》明确指出:“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不得超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。”第三，一些行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务管理制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有及时根据国家政策进行更新，更没有严格执行。

（二）电子会计档案管理不完善在传统的会计档案管理中，大多数单位只重视对会计凭证、账簿、报表等纸质会计专业资料的归档，却忽视了对电子会计档案数据及软件读取平台及时、有效、完整的备份和存储。有些虽然备份了，却忽视了对文件格式的转换和对磁存储介质的保管，使存储在其上的信息丢失或无法读取，造成数据库丢失。新《会计档案管理办法》明确指出：电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

（三）会计档案立卷、归档、查阅和销毁等工作不规范在立卷和归档上，有些单位不按保管期限分别立卷归档，导致分类、立卷和归档混乱；在查阅上，主要是手续不齐全、程序不规范，造成查阅困难；在销毁上，主要是鉴定销毁难，大有无人来销，无人敢销的局面，即使超过保管期限年数，也不愿销毁，导致积案过多、毁损严重。

（四）会计档案管理监管力度不够在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财务管理工作的全过程，作为单位财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。

二、规范会计档案管理的对策与建议

（一）提升会计档案人员素质，规范会计档案管理首先，单位领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，切实把会计档案管理列入领导工作议事日程，使会计档案管理走上法治化的轨道。其次，加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员和会计档案管理人员的岗前培训的重要内容，同时还要搞好后续教育，增强责任心和执行力。再次，健全会计档案管理制度。要根据财政部2016年修订的《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》等法规的规定，结合自身实际，建立和健全一套会计档案管理制度。包括财务档案归档制度，要明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；档案保管、安全保密制度，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密；建立和落实档案保管工作责任制，明确各人职责，使会计档案收集、归档、保管工作落到实处。

（二）加强电子会计档案的管理第一，要建立电子会计档案备份制度，及时做好电子会计档案的备份，特殊格式的网络财务档案应当与其读取平台一并备份并做好存储磁盘的防火、防水、防盗、防尘的保护工作。第二，要使用能够准确、完整、有效接收和读取的电子会计资料；能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料；设定了经办、审核、审批等必要的审签程序的会计核算系统，并配备具有高清晰度打印功能的打印机，作为输出纸质会计档案的工具。第三，要使用能够有效接收、管理、利用的电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案检索关系的电子档案管理系统。第四要强化系统的安全防护功能，定期进行补丁维护。同时要利用计算机技术完善相关内控制度，比如电子签名，禁止未经授权的访问，防止篡改，建立灾后恢复的应急方案。

（三）规范会计档案的整理归档一是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封贴、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订，凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入凭证盒，会计账簿、财务报表和其他类会计档案逐卷装入档案盒，并逐项填写档案盒上的内容。二是规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后（便于财会部门查阅近期资料）按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立的单位要尽快建立，会计人员交接会计档案时，要认真办理交接手续。三是严格执行会计档案查阅审批制度。未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案；同时利用借阅登记手续，做到借出、送还、移交各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚。四是要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识，依法依规进行档案销毁。单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。在销毁会计档案时，单位档案管理机构要编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人要在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应严格执行相关部门监销制度。对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止，并应在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

（四）强化会计档案管理的监督管理财政、审计等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要使用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。

参考文献：

[1]财政部，国家档案局.会计档案管理办法〔S〕.2015-12-11.[2]黄焕敏.浅谈行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策〔J〕.合作经济与科技，2014（02）.

第8篇：电子档案办法范文

关键词：电子文件；电子档案；归档；管理

中图分类号：G27 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）032(C)-0332-01

彼得•德鲁克在《21世纪的管理挑战》中指出：“在20世纪，管理所做的最重要也是唯一的贡献，就是把生产过程中体力劳动者的生产率提高了50倍；在21世纪，管理需要做出的最重要的贡献，是使知识工作者的生产率得到同样的提高。”互联网引起了人们阅读、沟通和工作方式的巨大变革。网络和计算机已经成为档案工作的一个重要手段，而随之而来的电子档案、电子文件已经成为我们工作的重要内容。

一、电子文件与电子档案

电子文件是因家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的，能被计算机系统识别、处理，对以按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以在网络上传送的数字代码序列。在十多年前我们还用磁盘装载文件，而随着时间的推移，现在我们用优盘、光盘、甚至手机装载文件。这是科技进步给我们带来的方便，但是不可预知未来新的工具的诞生，届时电子文件还将会以其他的方式存在。根据《电子公文归档管理暂行办法》，电子文件归档管理工作有了基本的框架依据。因此，姑且把作为“档案”接收和保管的电子文件称“电子档案”。

电子档案具有可变性。电子文件中的信息容易变更。凡有计算机知识的人都知道，电子文件总是处于不确定状态，内含的信息非常容易被改动，只要是在相应条件里的任何人都能对其进行删改，人们很难认定电子文件产生时的原始状态，导致人们对其信赖度有限。另一方面，就目前的科技状况而言，磁盘、磁带、光盘等电子文件信息的存储载体抵抗外界不利因素的能力较差，在使用或保管中容易出现破碎、变形等损坏，导致信息丢失。如果不及时管理，造成电子文件的损失也难以弥补；电子文件不仅对计算机系统有很强的依赖性，而且电子文件在物质上还需要依附于某种介质或载体而存在；电子文件不受空间、时间的限制，其产生、传递和复制再造、存储利用都十分便捷，但也失去了其与纸质文件同样具有的珍贵和严肃性。

二、电子文档的管理

电子文件管理是档案现代化的基础。我们目前能够做的，就是利用现有的技术条件和管理手段，把电子文件纳入文件归档管理的范畴，尽可能地保存好应该归档。保存电子文档就是保存历史，城池破了尚可以重建，但是历史丢失了就很难弥补。1、首先来看看电子文档应该如何归档？对电子文件的管理还没有比较成熟的办法。其中很重要的一个原因，就是我们的档案人员的计算机专业技术水平有限，对电子文件尚不能做到自如地控制。转换载体，即把原来的电子版的信息材料印制出来，以纸质载体的文件形式立卷归档。由于这种归档方式简单、省事，是目前一种被普遍采用的归档方式。但是，在文件转换归档的过程中，其电子版的文件有的一并归了档，而大多是以为没有必要双重归档便放弃了电子版的归档；转移存储，是将电子文件信息从计算机上转移存储到光碟、硬盘、软盘等一些光介质和磁介质上，然后再将其按音像档案或档案实物进行集中存放和管理。存储电子文件、信息的软盘、光碟与一般传统的磁带、录像带管理方法相似。对于已定稿并运行的电子文件，进行鉴定并分类归档，按年度划分保管期限。归档保存时应通过计算机转移刻录到只读光碟上进行脱机保存；转编目录，将目录信息用计算机存储起来，利用网络将电子文件目录加以汇编和管理，可供利用者查询档案资源的概况。2、其次来看电子文档如何控制？前端控制是保证归档文件真实性、原始性的重要方法。“前端控制是指对电子文件的管理要从文件运转的全过程着眼进行通盘规划，在文件形成和维护阶段进行监督，即在电子文件的形成阶段就要鉴定其档案价值，根据需要加上归档标识，以防文件被修改或删除。这是一种旨在提高管理效率的科学理念”；建立电子文件形成过程的责任链，关注责任链信息。这里所说的责任链，是指在电子文件形成和归档过程中环环相扣的工作关系。为保证电子文件归档后形成真实、完整、有效的数字档案，应通过在各部门确定电子文件信息员的形式，对各职能部门现行业务系统实行责任管理，有效跟踪和控制电子文件的制作归档。电子文件的存档方式各不相同，各有特点，各有利弊，还需要在实践中不断总结完善。只有对电子文档形成过程进行全程管理，才能有效的保存电子文档。

三、电子文档的管理标准

电子文档的管理方法有很多种，但是各个部门不能各自为政，要按照国家的统一标准来进行管理。《电子文件归档与管理规范》。该标准规定了从电子文件形成开始便对电子文件进行登记、鉴定、归档、整理等管理方法及具体要求，以保证电子文件的真实、完整；《CAD电子文件管理》。该标准规定了CAD电子文件产生、处理的基本程序以及在此过程中的相关管理活动，包括文件编号、更改、签署、存储、归档等要求；《CAD电子文件光碟存储、归档与档案管理要求》。其中明确了机构内部CAD电子文件的组织制度，规定了对CAD电子文件登记、积累、整理、鉴定、归档等档案管理的工作方法。此外，我国现有的关于电子档案管理的法规是：《电子公文归档管理暂行办法》和《档案管理软件功能要求暂行规定》。

如何对电子文件实现永久保管还在探索中。我们每一位档案工作者都应该发挥自己的创造性，以适应突飞猛进的计算机技术和档案现代化的发展。

作者单位：黑龙江省伊春林业学校

第9篇：电子档案办法范文

（一）信息资源建设情况

1、纸质档案数字化情况：有相当一批城建档案馆开展了纸质档案数字化工作。两种模式：一种是全部馆藏档案数字化。武汉是全国全部馆藏档案数字化第一家；第二种模式：馆藏重要档案、利用率高的档案先行数字化。目前大部分为此种模式。

2、电子文件归档情况：有少数城建档案馆开展了电子文件归档工作的实践。典型城市有珠海、天津、大连、芜湖、廊坊等。从电子文件归档领域来看，仅限于工程领域，还没有发展到建设系统业务管理。工程电子文件归档有四种模式：第一种，无软件模式，如景德镇、无锡市城建档案馆。这种模式的优点是简便；缺点是没有背景信息，不能前端控制，真实、完整、有效性不能保证；与档案管理软件对接困难；成本高；占用空间大。第二种，“归档软件+扫描”模式，如天津、广州市城建档案馆。这种模式的优点是与档案软件对接方便，一定程度上保证了真实、完整、有效性；缺点是成本高，占用空间大。第三种，“归档软件+格式转换+扫描”模式，如苏州、昆山市城建档案馆。这种模式优点是格式统一，便于保存和利用；节省扫描费用；节省存储空间。缺点是仍不能取代一些文件的扫描。第四种，“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式，如珠海、大连、芜湖市城建档案馆。这是一种最理想的模式，这种模式的优点是更方便建设、施工、设计、监理单位；缺点是需要协调，两个软件融合统一有难度。

（二）保障体系情况政策法规方面：

国家层面的文件有：电子公文归档管理暂行办法(2003.7国家档案局令第6号)；《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）；《国家电子文件管理工作规划》（2011-2015）；住房和城乡建设部2004年了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》。标准化建设方面：国家建设部门颁布了5个标准：《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2002）；《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）；《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）；《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）；正在修订《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）等。

（三）信息资源服务情况

1、信息化对档案信息资源开发利用的作用：内部检索。

2、信息共享问题：各城建档案馆的档案管理系统彼此独立，互不相通，形成一个个信息孤岛，没有实现共享。目前没有全国性和地区性的城建档案目录中心，没有一个权威的中国城建档案网站，更没有全国城建档案数据中心。城建档案信息资源与相关单位和部门政务网的链接很少。

（四）信息安全管理情况

1、信息安全意识很强（上网档案几乎没有），技术措施有待加强。

2、异地备份：各地开展了异地备份相关工作，按照住房和城乡建设部异地备份工作方案，河北、江西、浙江、贵州、广西、安徽、江苏、新疆、湖北、吉林、山西、四川、广东、山东等省均开展了省际合作。

二、存在的问题

目前，全国城建档案信息化存在以下问题：法律缺失。受《电子签名法》局限，电子文档（接收、数字化）在法律上没有凭证作用，这对档案界是个重要打击。没有法律地位的电子文档路在何方？观念陈旧。一是重要性认识不足。对信息化的认识仅仅停留在：信息化只是为提高工作效率；现代化的名片没有认识到；信息化是适应社会环境的必然之路，信息化决定了城建档案馆的生存。第一，电子档案的形成对档案馆的压力：公文，业务管理文件，工程资料。不能顺应形势必将被历史淘汰；第二，档案利用方式对档案馆的压力：如对地下管线的利用，不能发挥作用的档案，就如同一堆废纸；第三，档案库房的压力：二是档案是保密信息，不能上网、不能信息化。错误之处在于：第一，大部分档案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最长30年后也必须解密。第二，不是说敏感信息就不能上网。三是没有证据作用，不接收电子档案。原始凭证性，信息化难以达到，由此导致许多城建档案馆不接收电子文件，尤其是在地下管线档案问题上。效果不显著。一是信息化没有减轻工程档案形成单位的负担。“甩掉图板”、使用软件，但是移交档案仍然必须以纸质形式提交，而且要求两套制，不仅没有减轻负担，反而增加了负担。二是信息化对城建档案馆起到的作用不够显著。动力不足。一是外部没有用户导向；二是内部没有生存压力。

三、信息化建设的发展方向

总体来看，城建档案信息化发展方向有以下几个趋势：

（一）从档案管理到信息管理。城建档案信息化是形势所迫，全球信息化浪潮、电子计算机的普遍使用、查阅利用的需求。档案管理与信息管理的区别是，档案管理只管档案载体，你查我调，领上路；信息管理要管档案内容，你求我供，送到家。

（二）从筑建档案库到构建数据库。

（三）从纸质档案数字化到接收档案数字化。

（四）从工程档案库到城建档案库。

（五）从孤立建设到融合发展（数字化城管、数字城市、电子政务等）。