机关单位档案规范化管理精选(九篇)

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第1篇：机关单位档案规范化管理范文

关键词：机关档案；工作规范化；管理措施

1引言

在机关单位工作过程中形成的历史记录，即为机关档案，它具有重要的保存价值，并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以，实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化，管理水平难以满足实际需要，还影响到机关单位的正常运转，因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。

2机关档案工作规范化管理的作用与意义

档案是机关单位在业务工作、队伍建设与管理任务等实践活动中形成的书面文件、电子媒介或影像资料等原始记录的统称，它详细记录了机关单位的发展历程。面对机关单位的新形势与新要求，应当进一步提高档案工作规范化的管理水平，有助于促进机关单位工作的进步和发展。第一，机关档案忠实反映了机关单位工作中获得的工作成果与艰辛劳动，是机关单位的一笔可贵财富，有利于推动机关单位工作科学发展的步伐。近些年来国家高度重视档案管理工作，相继出台了一系列措施和制度来改进与加强档案管理工作的规范化。完善的机关档案能够引导人们了解机关单位发展的主要历史脉络，及时跟进工作当中出现的问题，并且总结有关经验教训，属于丰富的信息资源。第二，机关档案是指导单位工作的必要依据，档案的价值在于挖掘并利用信息资料的效益，充分有效地发挥档案的作用，推动各项机关工作的顺利开展。同时具体的单位工作能够进一步丰富档案的种类，提高档案质量，有助于档案工作更好地建设发展。伴随我国法治建设的提高与完善，各级机关单位的档案意识不断增强，档案的综合利用率也在逐年提升，在机关单位的各项工作任务中具有举足轻重的影响作用，在预防职务犯罪和行政监察监督等业务内容中，机关单位各部门利用档案信息资源及时归纳和总结经验，获取了突出的工作业绩。第三，规范化的机关单位档案管理是提高其工作水平的关键保障。随着我国法律法规的日益完善，机关单位的工作任务也逐渐变得繁重起来，档案资料的内容大幅度增加。档案工作还会出现资料收集不够齐全，制度执行没有到位，档案安全存在隐患以及规范化水平有待提升的状况与现象。这些问题在为机关单位的档案管理任务施加压力、带来挑战的同时，也为其进一步发展带来了机遇。所以提高档案管理规范化水平，充分发挥机关单位服务任务的作用要求，必须实现档案的规范化管理，为机关单位各项工作的健康有序发展提供有力保障。

3提高机关档案工作规范化管理的科学途径

3.1完善现代机关单位档案的管理体制

从档案的收集、鉴定、保管与整理等任务中，构建统一的规范化管理系统，加强完善档案管理制度的规范性。应当明确机关单位涉及的所有需要归档的资料信息，由档案部门统一进行收集和整理，在归档环节中应当注重档案的质量保证，重视归档的具体细节例如证件与附件，关注档案整理的不同时间与资料的先后顺序等信息。其中档案资料的标题需要清楚填写，且避免任意改动。及时处理有破损或字迹模糊不清的档案资料，建立细节化明晰的归档细则，加强档案资料信息的完整性、真实性和系统性。

3.2科学分类资源，完善检索体系

首先要遵循文件材料的整合规律，保持各个文件之间的有机联系，并且充分体现以人为本的基本原则。其次要做到文件的准确分类和鉴定，使编目、用品、纸张和字迹的规范化更明显；要看归档的查全率、及时率与完整率是否达到了标准。再次，不同的档案检索工具构成了互为补充的检索系统，从不同角度揭示了档案资料的内容。检索工具的种类与质量直接关系到档案的查询速度与查准率，完善的检索体系能够符合不同检索渠道的要求。通常机关单位需要根据要求来设立和完善各种门类藏书的全部档案案卷级与文件级的目录数据库，按照现实要求设置目录专题数据资源库。

3.3引进和利用现代化技术，更新档案管理规范化模式

档案管理人员应当利用先进设施与专业技术，对档案进行电脑目录输入、检索、统计档案年报的编制、扫描图纸及重大建设项目的档案登记任务。为实现机关单位文档的一体化管理，需要设计一系列适用于本单位实际工作情况的软件，来确保文档一体化有效实施。在电子档案管理方面，对需要永久保存的电子档案，例如建筑图纸、重要的文献材料和资源以及具有法律效力的文件凭证等，都应使用不可擦除型光盘；电子公文存储归档的光盘应该贴有标签提示。这些都是档案规范化管理任务中不可或缺的工作，只要奠定好规范化管理的基础，就可引领档案管理工作向高效有序的方向发展。

4结语

随着社会经济发展和科技进步，机关部门的档案管理工作需要更加科学与规范化。良好的档案管理程序可以推动机关单位的工作发展，因此领导者必须注重档案管理制度的完善，选拔专业化的档案管理人员，培养高素质的档案管理人才，加强档案管理的科学性和实用性，促进档案管理的规范化进程。

作者:翁亚洁 单位:河北省秦皇岛市海港区民政局

参考文献

[1]冼云嫦.提高机关档案工作规范化管理的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:,2017(1).

[2]张立梅.关于检察机关档案工作规范化管理的思考[J].档案天地,2016(11).

第2篇：机关单位档案规范化管理范文

上半年，我局围绕县委、县政府的工作大局，严格遵照上级业务部门的要求，按照局领导班子年初确定的工作思路及工作重点，科学部署、合理安排、认真实施、狠抓落实，目前基本达到了预期目标。

（一）督促指导、全面开展业务工作

1、认真做好了馆藏档案的管理工作。做好了档案资料的整理上架排序工作，确保馆藏档案资料便于查找利用；指定专人负责、定期检查、随时察看、切实落实“八防”措施，确保了馆藏档案的完整与完全。

2、督促指导各乡（镇）、各单位做好上年度形成的档案资料整理归档工作。根据档案法律法规，要求各乡（镇）、各单位在6月份前做好上年度形成的档案资料收集整理归档工作。我局安排人员上门督促指导，帮助档案工作人员提高实际操作能力，督促完成档案资料收集归档工作。目前，全县各乡（镇）、单位均完成了档案资料的收集，部分乡镇、单位已经完成了整理归档工作。

3、重点实施“十二·五”规范进馆规划。今年安排了24个县直单位的到期档案进馆。为做好这一工作，年初以两办名义行文，下发“关于做好2013年档案工作和档案规范进馆的通知”；并以两办名义召开档案规范进馆工作会议、举办培训班，24个县直单位的档案工作人员参加了会议和培训。之后将24个县直单位划片、分组，全局人员每人都有任务与责任单位，负责具体的工作督查和上门指导。通过全局人员的共同努力，相关单位的积极配合，现已接收县扶贫和移民办等单位的档案（含电子目录）68卷、220件进馆，接收上年度应该进馆的档案205卷、334件。其他单位均已安排人员整理、录入目录，做好档案移交准备工作。

4、积极做好档案的提供利用及咨询工作。热情接待来馆咨询、利用档案的各界人士，做到有求必应、有问必答，耐心做好接待、解释等工作。目前共接待近百人次，利用档案170余卷（册），较好地为领导决策、工作查考、落实政策、社会养老、解决纠纷等提供了档案依据。

5、积极做好档案工作规范化管理的指导工作。年初，要求全县各乡（镇）、各单位根据《省档案工作规范化管理办法》的规定，做到领导重视、将该工作纳入党政重要议事日程、列入年度工作目标、解决好规范化管理工作所需的人、财、物等实际问题。指定负责联系、指导、督促的责任人，指导、督促相关单位做好规范化管理工作，为申报评审做好准备工作。

6、做好了“8号令”贯彻执行的督查工作。县局成立“机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表审核领导小组”，做好宣传学习、培训指导和贯彻审查工作，各乡镇各单位成立相应的组织，积极征求意见、讨论修改、制定申报“归档范围”和“保管期限表”。

7、认真学习贯彻国家档案局第9号令。组织全局干部学习国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，同时广泛调查，结合本县实际，修订《县档案馆收集档案和资料范围实施细则》，呈报市局审批。

8、组织全县档案工作人员参加“国际档案日”活动。5月份，结合上级档案部门的安排，成立“国际档案日”宣传活动领导小组，开展宣传活动。印制档案法律法规宣传手册200余册，向有关单位及社会各界发放；组织全县档案工作人员参加“档案知识竞赛活动”和“档案在你身边”征文活动。同时，建立由各乡镇、各单位档案宣传员组成的档案宣传队伍。明确了档案宣传重点和信息报送范围、形式、阵地、目标任务与要求，在单位分管领导的督促下，认真做好档案宣传工作。

9、认真开展档案编研工作。完成了《年鉴（2011）》近3千字的资料上报。

（二）强化责任、组织完成中心工作

1、积极开展党建活动。在认真抓好单位年度党建工作的同时，协助挂点社区搞好党建工作。积极做好“三送”工作，做到人员、经费、制度落实，确保“三送”工作常态化、全覆盖。

2、按照县委、县政府的要求，严格执行中央八项规定，并制定了切实可行的有关规章制度。

3、认真落实本单位的综治维稳、、计划生育等工作。

4、认真抓好招商引资工作，已初步与福建泉州客商接洽五星级酒店投资建设项目，并在促成广东广州客商与企业共同兴建水泥构件厂等项目。

（三）、存在困难与建议

原来编制紧，人员少，后虽增加了编制、增设了机构，但人员较难进来，仍缺少年轻干部，县中心工作、档案信息化等开展困难，进度缓慢；经费不足，档案保护与抢救欠帐较大。

建议：一是请尽快按现有机构编制安排充实年轻人员；二是请县委、县政府免予对档案局招商引资等工作的考评，以加快完成到期档案规范进馆进度；三是增加档案工作经费，以加强档案保护与抢救。

二、下半年工作打算

1、继续实施县“十二·五”档案进馆规划，搞好档案资源建设。完成其余单位到期档案进馆。加强民生档案的归档督促指导工作，着手接收民生档案。

2、加大改制企业档案的督促指导，做好档案资料整理归档及移交保存工作。

3、加大重点工程项目建档工作的指导力度，强化项目建设档案工作人员的培训和管理。

4、建立特色、亮点档案。出台有关政策，加强苏区振兴工作档案的管理，围绕县委、县政府提出的强攻乡村旅游文化目标，建立好县域旅游资源档案，接收文化旅游节等体现地方特色的档案进馆。

5、搞好馆库建设，展现新馆的全新面貌，将县档案馆建成查阅利用档案、了解及其历史文化的重要窗口。

6、做好县档案馆规范化管理评估达标工作，加强乡镇和县直企事业单位档案工作规范化管理工作，督促、指导好规范化管理评估认定。

第3篇：机关单位档案规范化管理范文

一、指导思想

以科学发展观为指导，深入贯彻落实党的十七大精神和市委二届四次、五次全会关于改善民生、保障民生的要求，以人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题作为民生档案工作的重点，全面组织发动，积极协调推进，着力推动覆盖人民群众的民生档案资源体系和利用体系建设，创新服务机制，建立起民生档案资源集中统一管理、开展“一站式”服务的新模式，实现民生档案资源国家所有、社会共享。

二、整合工作主要任务

1、推进规范化建档，促进资源整合。根据市直单位实际情况，重点抓好社保、就业培训、房地产等民生档案资源建设。各有关单位要按照档案业务建设规范的要求，明确归档范围、种类和要求，制定保管期限表，分类进行归档整理，认真做好各类民生档案安全保管工作。

2、突出信息化建设，提高管理水平。各有关单位要积极开展民生档案的信息化工作，将各类民生档案录入微机，实现数字化，建立统一、规范的民生档案数据库。

3、理顺关系，集中管理，建章立制。进一步理顺档案工作关系，建立以市档案局为执法主体、各民生档案主管单位配合的民生档案资源建设监管体制。在此基础上，按照统一部署，将同级党政机关、财政供给的社会组织在履行职能活动中形成的各种门类和载体的民生档案，全面、完整地接收进市档案馆。此外，还要明确市档案局和各单位在档案形成、流转和管理工作中的职责，建立档案正常流转机制，确保档案资料及时、逐年不断地向国家综合档案馆移交。

4、深化开发利用，大力服务民生。民生档案资源实现集中统一管理后，市档案局要组织编制馆藏民生档案检索工具，建立健全民生档案调阅利用制度，添置民生档案管理设施设备，加快民生档案资源数字化，积极建设融档案目录数据库、重要档案全文数据库、多媒体数据库于一体的馆藏民生档案基础性数据库。努力采用现代科技手段，综合开发档案信息资源，实行“一站式”服务，不断提高民生档案管理水平和服务功能。

三、整合工作安排

第一阶段：动员部署

下发《关于加强民生档案工作的意见》；制定《市民生档案资源整合工作实施方案》；召开会议，对民生档案资源整合工作进行动员部署。

第二阶段：规范建档

各有关单位对民生档案，根据职能，认真收集、规范整理，实现数字化；市档案局对民生档案规范建档工作进行协调和监督指导。

第三阶段：验收进馆

组织相关单位和人员对照各专业档案管理标准逐一检查验收，将符合进馆要求的民生档案接收进馆，集中开发利用。

四、保障措施

1、加强领导，抓好落实。成立市直单位民生档案资源整合工作小组，全面负责整合工作的组织实施。市档案局负责统筹协调，各专业档案主管单位要根据自身职责抓好本系统的民生档案建设，形成协作配合、各司其职、层层落实、合力推进、齐抓共管的民生档案工作机制，以确保民生档案工作的协调推进、健康发展。

2、分类指导，分级管理。市档案局对各类民生档案负责具体的业务指导工作，对不同类型的民生档案，及时会同各有关单位共同研究、联合制定相应的工作制度和管理办法，同时加强对各单位档案人员的业务培训。各有关单位要高度重视民生档案建档工作，将本系统的民生档案工作列入议事日程，加强管理，定期检查规章制度、业务规范执行情况，切实承担起向社会各界和人民群众提供查阅服务的职能。

第4篇：机关单位档案规范化管理范文

XX年档案管理工作总结

XX年，我局档案管理工作紧紧围绕落实“文化兴市”战略，加快推进文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将具体情况总结如下：

一、高度重视，加强领导

今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。XX年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。

为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。

二、加强制度建设，规范档案管理

为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，XX年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。

为规范档案管理，提高档案管理质量，XX年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。

四、采取有力措施，做好归档和利用工作

XX年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，XX年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；XX年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。

五、 积极参加档案培训，完成上级交办的任务

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。XX年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。

六、工作中的不足和今后打算

1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。 由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。

第5篇：机关单位档案规范化管理范文

[关键词]档案管理水平；档案意识；工作能力；硬件建设；制度规范

单位的档案记载着从创立到发展过程中的优秀成果，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果大量资料，主要包括文件、图片、录音、录像和实物等等，对研究本单位的工作提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好教材。做好规范化档案管理工作，对于实现本单位工作决策，不断提高管理效率具有深远的影响。

那么，如何加强档案规范化管理，提高档案管理工作水平呢？笔者认为，要从以下四个方面着手：

一、要牢固树立档案意识

何谓档案意识？简单地说，档案意识就是对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的基础和保证。档案意识主要涵括两方面内容：既包括社会上人们对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。这两方面结合起来才是完整的档案意识，缺一不可。

档案工作事关全局、影响深远。档案管理工作者必须具有较强政治意识、大局意识、责任意识和纪律意识。档案工作是默默无闻的工作，生活清苦，工作辛苦，因此要做好档案工作就要求我们每个档案工作者要具有“五种精神”：埋头苦干、任劳任怨的“老黄牛”精神；兢兢业业、忠于职守的公仆精神；精益求精、一丝不苟的工匠精神；勇于进取、不断创新的开拓精神；淡泊名利、默默奉献精神；同时要过得了“五苦”关：顶的住“挖苦”，忍得住“孤苦”，吃得了“辛苦”，忍得住“清苦”，挺得过“艰苦”，做到“待名利用平常心，视富贵如云烟”。

二、要重视提高工作能力

俗话说的好“在其位，谋其事”。随着科技的进步、时代的变迁，特别是信息化电子技术的运用使人类进入了知识经济时代，社会方方面面发生了重大变化。作为最深刻、最系统记录时代变迁的档案工作也必然随着社会的发展而发展。各层次档案室的应运而生，多门类档案资料的不断出现，现代化管理手段的逐步运用，给档案工作的发展带来了勃勃生机，同时也对档案管理工作人员提出了新的挑战和要求。

提高档案工作能力，首先要熟悉单位性质、作用、职能，熟练掌握档案专业知识。比如要做好医院档案管理，就要熟悉掌握卫生专业知识、文教卫生工作文件；要做好财政档案工作，就要具有一定的会计、财政理论知识，这样才能合理分类整理各门类档案、及时为查档者找到所需的档案，实现档案的有效价值。其次要掌握文件归档和编研方法。整理归档文件应根据档案工作有关要求，坚持“以我为主”、“保持历史联系”的归档原则，统筹兼顾单位工作特点，进行分类、整理、编号、归档。各类档案的归档要严格做到分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限划分合理，做到归档案卷美观、检索利用便捷。再次要健全档案检索工具。检索工具好比人的一双眼睛，遇到查阅档案时通过检索工具快捷地调出来，所以编制检索目录时应考虑周到、细化、便于查找利用。比如在编制专题目录时，要有效维护全宗内的专题检索工具的完整性。编制时不受案卷、年度、保管期限的限制，应把同一主题内容所涉及的目录统一起来，分项目设置专题检索工具，为提供完整的档案查阅省时省力，降低漏检率与误检率。

三、要加强档案室硬件设施建设。

常言道“巧妇难为无米之炊”。保管档案离不开使用方便、节省空间、管理规范的硬件设备，一个单位档案工作的管理成效、工作水平，往往在硬件配套设施建设上就可以管中窥豹略见一斑。

合格的档案库房档案室对温度、温度、防火、防风都有严格的要求。一般情况下，一个单位的档案室不像档案馆进行独立建筑，大多都是在一幢办公楼中设定几间办公室作为档案室，主要包括档案整理室、档案利用室、档案管理技术室（主要用来放置服务器、存储设备等，由于有的服务器噪音比较大，在房间安排时应考虑独立，其余的因素暂且不谈）、档案库房4间。档案柜、电脑、空调、保湿器等硬件配套设施必不可少。

在我单位创建4A级档案管理工作中，上级档案验收部门在实地检查时，重点抽查了归档材料、翻看了各类台账、参观了荣誉室，细致询问了各创建单位硬件建设、业务建设、开发利用等方面的具体工作情况，并对创建工作进行了现场点评及指导，大大提高了档案管理工作水平。

四、要实行制度化规范管理。

第6篇：机关单位档案规范化管理范文

关键字：文书档案管理；问题；对策

办公室是每个单位中的重要组成部分，而档案管理工作是办公室各项管理工作的重要组成部分，它真实的收集和记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。而公证处的文书档案管理则有其特定的价值和意义，在衡量办公室档案管理水平中起着重要作用，文书档案管理水平的高低直接影响着办公室档案资料保存的质量。而目前，新的办公自动化浪潮席卷而来，办公室的文书档案管理工作还不能完全符合文书档案工作的需要。

1 文书档案管理工作中存在的问题

1.1 文书档案管理人员的专业素质不足，职业道德缺失

目前，大多数的文书档案管理工作人员都是非科本出身，专业素质不高，甚至与所学专业完全不对口，缺乏档案管理相关的工作经验，部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使文书档案管理工作出现安全隐患，甚至造成了文书档案的缺失，更严重导致了档案管理工作的效率和成果落后。由于档案管理的工作性质让人感到乏味，一些工作人员出现工作积极性不高，受传统观念影响，对档案管理认识不足，对工作缺乏热情，缺乏主动性。文书档案缺乏规范化和标准化，进一步拉低了档案管理工作的效率。

1.2 对档案的重要性认识不到位，文书档案管理人员过少

据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的文书档案管理场所，很多挝坏奈氖榈蛋腹芾砣嗽奔少，有些甚至直接由文员、秘书兼任。领导对此也没有足够的重视，资金支持投入不够，没有安装或改进文书档案管理工作所需要的档案管理软件，影响了档案管理工作的工作进度和成效。缺乏一套完善的文书档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中没有准确的指导。另外，文书档案管理模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着文书档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的文书档案管理工作模式根本无法满足当前社会的需要。

1.3 对新媒体技术运用不到位，忽视电子信息保密工作

社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的文书档案管理，利用现代信息技术对文书档案进行归类管理和储存，有效的改善了之前档案管理中存在的种种局限和不足。但是大多单位忽视了对档案管理的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失，这对公证处这样的机关单位来说，是一个极大的隐患。加之文书档案管理人员对计算机杀毒知识的欠缺，对电子档案的保护意识较差，给文书档案管理带来了很多损失。

2 提高文书档案管理水平的对策

2.1 注重文书档案管理人员的专业素质和政治素养的培养

首先，各行政事业单位应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常地规范化的进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等。文书档案管理人员的专业素质决定着档案管理工作水平的高低，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术的运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好的适应档案管理信息化建设的需要和要求。

其次，办公室的文书档案管理工作是一项极其严密的政治工作，它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质，对档案管理工作要保持积极向上的工作作风，对工作投入高度的热情，提高工作效率。

2.2 加强制度建设，实现规范化管理

单位领导应重视对办公室文书档案管理工作的管理，聘请专业的文书档案管理人员。主管文书档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为文书档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作，规范化管理工作流程。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对档案管理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不能给予不法分子可乘之机。文书档案工作者要充分认识到自身工作的责任，增强自己的使命感和责任感，确保档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创档案工作的新纪元。

2.3 软、硬件配置齐全，减少安全隐患

软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，文书档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行文书档案管理能够有效地处理大量文件信息，政府及单位要舍得在这方面花钱，为档案管理工作配备良好的计算机及其系统，从而提高档案管理工作的效率。另外，应邀请专业人士为单位的文书档案管理工作设置其特定的档案管理软件，为文书档案管理设置一个专门的保护系统，尽量避免档案信息的泄露或流失。

小结：文书档案工作是行政事业单位健康发展的重要基础，而档案工作人员的素质是做好档案工作的基础。只有建立健全文书档案管理机制，保证文书档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对电子档案实施有力的保护措施，才能保障单位内部文书管理工作有条不紊的前进，提升办公室的整体业务素质。

参考文献

[1]白宇红，侯明. 谈如何提升办公室档案文书管理工作[J]. 办公室业务，2012，03：113+115.

第7篇：机关单位档案规范化管理范文

【关键词】人事档案；问题；对策

档案是全部活动的真实记录，它体现各机关事业单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。档案管理是机关事业单位管理的基础环节，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展 ；档案是机关单位信用管理的重要保证档案是公认的构成信用信息的核心资源，档案纳入社会信用系统是必不可少的因素；档案是机关文化建设的活力源泉机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。

1.人事档案管理现状及存在的问题

1.1人事档案交接手续不严密，重视不够

档案人员大多不是专职，故离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。

1.2档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢

归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

1.3档案管理人员对档案重要性宣传不到位

一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；其次是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

1.4员工本人对人事档案重要性认识不足

认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

1.5人事档案管理手段落后。

2.人事档案管理对策及思考

2.1严格按程序交接

人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2.2强化档案管理意识，严格档案管理程序

强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

2.3人事档案管理工作要制度化、标准化、现代化

档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为人力资源管理部门或组织部门，应该把当代管理学中的科学理论和方法与人事档案管理工作实际相结合，制定一系列管理制度，如：人事档案管理管理条例、档案管理机构及其职责、人事档案保管制度的基本内容、归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、人事档案管理的查阅、借用和转递应遵守有关规定；人事档案管理材料的收集、鉴别、整理、归档工作的规定等，使人事档案管理的管理制度更加完善、严谨和行之有效。

2.4人事档案的专职人员要专业知识、知识化

由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的人事档案管理专业队伍。他们不仅要具有较高的政治素养、敬业精神和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在人事档案管理专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应人事档案管理工作现代化的需要。档案管理人员的用人要通过竞争机制，择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的人才选拔到人事档案管理岗位上来。要经常对档案管理人员进行业务培训，提高人事档案管理管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。

2.5加强档案信息化建设

2.5.1档案工作人员要树立档案信息意识

档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2.5.2提高档案信息化水平技术

配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作；档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程；对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.5.3提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.6提高人民群众对档案材料重要性的认识

一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

【参考文献】

[1]羊建国.对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学，2005，（4）.

第8篇：机关单位档案规范化管理范文

主要做法是：

一、增强安全意识、落实安全责任。每年年初都根据上级和专业部门对于安全保卫工作的具体要求，根据“分级管理、责任共担”的原则，完善制定当年安全保卫责任状，由政府办主要领导、事务科主要领导与政府大院各单位、家属区各住户层层签定。安全保卫工作实行“谁主管，谁负责”的原则，各单位主要领导为各单位的安全保卫工作第一责任人。逐级逐户签订年度安全保卫责任状和消防安全责任书，使政府大院各单位和家属区各住户在安全保卫工作上形成了上下联动，责任明确，分工协作的运作格局，切实增强了全体干部群众的安全保卫责任意识。

二、时刻抓好警示教育，查堵安全隐患不放松。为使全体干部群众认清当前社会治安形势的严峻性，增强安全保卫工作紧迫感和危机感，针对社会各方面发生的大案要案，及时组织开展案例教育活动，分析案件成因，总结经验教训，使广大干部群众特别是安全保卫工作人员提高了对安全保卫工作的认识层次和处理水平。每逢重大节日、重大活动或周围有不安全因素都及时地向各单位各住户发出通报提醒。

三、抓规范管理，完善各项安全保卫规章制度。为将安全保卫工作纳入正规化、规范化管理，政府机关事务科每年都按照上级对安全保卫工作的具体要求精神和自身实际，对安全保卫方面的规章制度进行完善和修订，并将有关安全保卫方面的规章制度、文件要求、检查记录、安全日志等文字材料，进行统一的档案格式管理。为长期持续地做好安全保卫工作打下了坚实的基础。

四、抓督导检查，强化制度责任落实。为使安全保卫工作取得良好效果，政府机关事务科长期不间断地采取定期查、突击查、普遍查、重点查、实地查、电话查等灵活多样的检查方式，对政府大院各单位、各办公室、各安全重点部位、家属区各住户进行安全检查。通过多种检查方式，不仅做到对全政府大院的安全保卫工作胸中有数，也更具体，更真实的了解了全院安全保卫工作形势，既做到了防患于未然，又落实了制度责任。

第9篇：机关单位档案规范化管理范文

关键词：规范搞好农村审计监督管理 为农村经济发展保驾护航

随着农村经经济体制改革的不断深入，加强农村财务审计监督管理，巩固壮大村集体经济实力，保护集体资产的安全与完整，是农村经济管理工作的一项重要任务，同时也是加强基层组织建设，促进党风廉政建设，改善党群、干群关系的重要手段。因此，规范搞好农村审计监督管理是推进农村经济发展的重要保证。

一、完善审计程序，强化审计手段

为提高农村审计工作质量，使农村审计工作逐步向标准化，规范化发展，应完善审计程序，强化审计手段，狠抓规范化建设。审计工作中必须履行如下程序：结合本地工作实际，确定审计工作重点，编制审计项目计划；根据审计项目计划，明确审计对象，拟定审计方案，成立审计小组，确定审计范围、时间和内容；根据审计对象和审计任务要求，确定相适应的审计方式；向被审单位下发审计通知书，被审计单位接到通知书后应做好准备，积极配合审计工作，并提供必要的工作条件；审计通知书发出之后，审计人员根据确定的审计方式、要求和工作步骤进行具体的审计工作，通过审查会计凭证、账簿、报表，查阅文件、资料，检查现金、实物以及向有关单位和个人调查等方式，取得证明材料；根据审计的情况，发现的问题及各种证明材料和有关资料，全面汇总、综合分析，本着实事求是的原则，写出审计报告；审计报告提出后，要予以审定，在报送主管机关或上一级审计机关前，应征求被审计单位的意见，被审计单位应在规定的时限内提出书面意见；根据审计报告，作出审计结论和处理决定，通知被审计单位和有关部门执行，并向群众公布；审计结论和处理决定发出后，被审计单位如有异议，可以申请复议，审计终结，建立审计档案，妥善保管，以备查考。同时还要加强事前、事中审计做到防患于未然。应注重审计过程质量，使审计工作全面达到标准化、规范化的要求。

二、积极探索新路子，加强和完善农村审计监督管理

1.实行民主监督、开展“两审”制度

（1）民审。全市398个村通过群众民主选举都成立了“民主理财”小组，并由乡镇经镇经营管理站统一组织，使每村都刻有“民主理财”小组公章和组长名章。每月各乡镇都定有集中办公日，在每月的集中办公日之前，由民主理财小组将本月村里发生的财务收支票据和现金实物进行一次全面清理查核。一查收入是否全部入帐，有无收入不入帐的现象，二查支出是否合理，是否都符合本村实际发生的业务；三查报帐手续是否齐全，经手人、主管领导是否盖章；四查帐款、帐实是否相符。凡是经民主理财小组审查合格的票据由民主理财小组组长签字盖章，加盖理财小组公章后，交村文书，由村文书在集体办公日到乡经管站报帐。

（2）站审。目前我市农村财务已全部实行了村财乡管，会计业务实行了电算电算化，乡镇站都设有村财办公室，专门管理村级财务每月由乡镇经管站统一办八各村村文书于每月集体办公日到乡经管站，将本村经村民主理财小组审核盖章后的票据集中起来接受乡经管站审计人员的审计。主要审计原始单据是否合理合法，是否符合财经制度；开支是否超出财务计划；并严格控制非生产性开支，对合理合法的票据由乡站审计员加盖“已审戳。对不合理票据加盖“作废”戳永远不得入帐，严格控制不合开支，压缩非生产性支出。对加盖“已审”的票据，先由村文书记录现金出纳帐，交由片会计整理，做出会计录，再由微机员输入微机进行电算化管理。

2.加强审计监督，规范财务管理

规范了财务管理，理顺了财务关系，对开展农村审计工作提供了方便，解决了难题。在没有实行村财乡管，农村会计电算化管理以前，由于农村财会人员素质偏低，每个村的管理方式、会计科目的运用不统一，给审计工作的开展带来诸多不便。为加强审计监督，规范财务管理，全市在农村财务管理上实行了四个统一：一是统一实行了村财乡管，会计电算化管理；二是按省农村集体经济组织会计制度要求，统一了会计核算总帐科目，并结合我市实际情况统-了二级明细核核算科目，对每一个一级科目、二级科目实行了统一编号并编成手册发至乡镇经管站；三是统一了记帐方法；四是统一了结帐时间。

3.实行财务公开，增强群众监督意识