文书与档案管理精选(九篇)

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第1篇：文书与档案管理范文

文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。

2文书工作与文书档案管理系统开发的作用

就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。

3文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计

文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系统要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。档案管理档案借阅与归还系统设定综合查询文书工作与文书档案管理系统档案登记扫描录入文件著录文件归档案卷著录档案变更网上预订网上查询档案借阅档案归还借阅人管理综合检索档案统计档案状态设定年鉴销毁图1文书工作与文书档案管理系统框架结构图如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。

3.1文书档案管理模块

文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。2）档案扫描录入：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。

3.2文书档案借阅与归还

文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。

3.3综合查询

综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。3.4系统设定系统设定主要是对借阅人的管理以及文书档案基本状态的设定。

4总结

文书工作与文书档案管理系统的设计，主要是以实际的文书档案管理工作内容为需求，本着优化文书档案管理工作流程和提升效率的原则，设计了档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等基本功能，从而满足文书人员的基本工作需求，提升文书档案管理的工作效率与质量。

作者:王琦 单位:南通市人民政府外事侨务办公室

参考文献：

[1]王芳.关于档案管理前端控制与文书工作的思考[J].兰台内外,2016(4):34-35.

[2]魏韩利.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务,2016(8):109.

[3]李超.档案管理系统在文书档案工作中的应用[J].现代国企研究,2015(12):90-91.

[4]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014(4):157.

第2篇：文书与档案管理范文

关键词：文书工作档案管理教学特征教学改革

0引言

文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。

文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。

然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。

1转变教育观念，完善课程体系

传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。

2积极探索研究，改革教学方法

文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：

2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。

2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。

2.3探索新型教学方法

2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。:

2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。

2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。

2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。

3加强“双师型”教师队伍建设

受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。

将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。

参考文献：

[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.

[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005（12）.11-14.

[3]梁健平.浅析技校《文书与档案管理》的教学[J].职业教育研究.2007（7）.85.

第3篇：文书与档案管理范文

关键词：文书档案绩效考评实践探讨

医院将文书档案管理纳入职能科室的绩效考评体系，对23个职能科室从公文管理、归档立卷、档案开发利用等指标进行考核，切实将文书档案规章制度落到实处，进一步提高对文书档案的重视程度，充分挖掘文书档案的有效价值。

一、健全医院文书档案管理制度

是档案管理绩效考核的基础

第一，做好公文管理工作与档案工作的规范衔接，从源头规范管理公文的水平和质量。医院各类公文是文书档案的来源，同时档案是有效文书的归宿，因此要提高文书档案的完整性、准确性，规范性，必须从公文处理的各个具体环节。我院采取的是相关职能部门负责起草文书，医院办公室统一印发。所有以医院名义形成的向上级单位的请示、报告等以及医院内部形成的公文，均由医院办公室统一归档，确保文书档案完整性和连续性。公文的拟制是公文形成的关键环节，针对各职能部门负责人对公文写作的理解存在差异的问题，我院每年度进行公文管理的培训，对公文格式、公文程序、公文文种、公文内容等严格要求，真正使公文成为文书档案管理的基础和前提。

第二，规范文书立卷归档，严格借阅制度。各职能科室按照文书档案立卷要求，每年8月份前将上一年度的档案进行归档，归档的文件材料应收集齐全完整。归档文件的整理应遵循文件材料形成的基本规律，以“件”为单位，按照年份和保管期限划分，还要保持文件材料的有机联系，便于保管和使用。同时，文书档案的保密性要求严格执行借阅制度。本单位档案室保管的档案主要提供本单位利用。查阅本科室立卷档案，须由经办人填写《档案借阅申请》，部门负责人签字；查阅非本科室立卷档案，须由经办人填写申请，立卷部门负责人同意方可借阅；外单位查阅本单位档案，须持介绍信，经主管领导同意后方可查阅。查阅档案应在档案室内完成，如工作需要外借，借期一般不超过一周。档案查阅者必须遵守保密性，负责维护被查阅档案的完整性与安全性。

二、提高医院文书档案管理意识

是档案管理绩效考评的保障

第一，加强领导的管理意识。医院将档案管理工作纳入“十二五”规划中，与医院业务建设同步规划，同步发展，并作为医院发展及争创全国优质医院的重要内容来抓。本单位档案工作由院领导直接分管，办公室主任主管，院领导充分认识到档案作为信息资源在医院建设中发挥的重要作用，使档案工作有了信心和保障。医院为档案管理配备了专用档案库房和必要的安全保管设施，配备了业务技术强，政治思想好，综合素质好，工作有责任心的党员同志负责，实行职能科室一档案室一主管领导三级管理体制。

第二，提高归档科室的责任意识。医院在综合档案管理专职人员的基础上，在每个职能科室设立一名兼职档案管理员，通过加强宣传、组织业务培训等方式，提高职能科室负责人及兼职档案管理员的业务素质。文书档案管理人员的归档意识和业务能力直接影响着档案管理工作的质量。兼职档案管理人员专门负责本科室档案材料的收集工作，医院档案室专员定期到各科给予业务指导，提高实际操作的业务水平，规范文件归档的每个环节。通过医院院报、医院网站、中层干部例会等渠道，宣传档案的重要性，增强全员档案意识和法制观念。

第三，树立档案专职人员的服务意识。档案专职人员的服务意识体现在要关注医院建设发展大局，主动了解医院各项业务工作，搞清服务方向、服务对象和服务重点，用好用活档案，为医院发展献计献策。档案专职人员要做到医院的中心工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里，服务意识的强弱、服务质量的高低，关系着档案工作自身的发展和档案开发的成效。

三、医院文书档案的开发和利用

是档案管理绩效考评的动力

作为三级甲等肿瘤专科医院，医院注重医疗技术发展的同时，随着电子信息化程度的提高，同时机关单位无纸化办公的推进，对文书档案的管理意识日渐淡薄，档案资料存在散失的现象。如何扭转这一局面，医院着重在档案的利用与开发方面动脑筋、挖潜力，通过展示档案工作的价值，进一步加强对档案工作的重视和认可程度。

第4篇：文书与档案管理范文

[关键词]文秘工作：文书档案：管理：一体化

中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0357-01

前言

文秘工作具有较强的综合性、专业性和实践性。档案管理是文秘工作的重要内容。文秘工作与档案管理是相辅相成的密切关系，二者同时也是行政管理工作当中的主要组成部分。与此同时，档案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文书档案管理工作的基础，对将来和现在都十分重要。

1.文秘工作和文书档案管理工作的关系

这两种工作是有一定联系的，并且又在一定程度上相互独立。在日常的工作任务中，文秘工作和文书档案管理工作有所不同。但这两种工作的主体都是公文，公文出自文秘工作中，而档案的形成也是从公文中提取的。文书档案就是公文的续集，从这些方面来看这两种工作又是紧密联系的。如果想把档案的工作做全面，就必须从对公文的严格要求做起，公文处理是档案工作的基石，它的好坏很大程度上会影响到文书档案的好坏，所以说文秘工作是促成这两种工作走向一体化的关键所在。随着信息技术的不断进步和发展，档案的管理工作正向着文档一体化的管理模式发展。这种管理模式是从这两种工作的大局出发，在公文的生成、制发、归档、管理等工作中全部使用电脑的管理系统。这就要求各个相关部门对档案的录入和输出都按照统一的格式进行。这样就方便了管理，减少了许多重复工作，节约了时间、财力、人力，使这两种工作更加规范，从而满足现代化的要求。

2.文秘工作和文书档案管理工作存在的问题

2.1 文种使用不清，公文格式、附件不规范

公文是非常规范的一种文体，我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题，如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文，影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中，没有在正文中对附件进行标识，出现多个附件时没有对附件进行编号。还有就是在公文的格式上也存在许多不规范现象。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。

2.2 版记不全面，办理程序不规范

版记是文书部门和文书档案部门相互衔接，，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而在文秘工作中常常不重视，有主题词无抄送抄发单位，不标明印发部门和时间等，文件主题词选用不准确，把公文标题隔断就作为主题词。公文的办理程序常常是有越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等现象，直接影响到文书档案管理工作。

2.3 归档资料不完整、编号不规范

在传统的归档工作中，一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展，开始使用电脑进行存档工作，这使得存档工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象，造成公文编号不规范。

2.4 用纸不达标，装订不规范

公文用纸很少注意克度要求， 因纸张质量差和耐折度低，保存时间不长便开始发黄。纸型大小不规范，即使是同一型号的纸，有时大小也不一致。印刷装订中，有掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题，影响到公文的严肃性、美观性和文书档案的完整性。

2.5 材料字迹不清晰、存档资料不全面

许多记录资料字迹不清楚，不方便长时间保存。还有一种情况就是一些工作人员为了一时方便，将自己唯一的资料交给上级，导致部门内部资料减少。

2.6 移交资料不及时

因为日常的公文及其他工作任务比较繁忙，导致移交资料不及时，给档案管理工作造成了不利影响。

3.实现文秘工作和文书档案管理工作一体化的措施

3.1 强化文档相关人员的管理意识

为避免文秘工作和文书档案管理工作出现问题，确保档案管理质量，必须提高这两个部门相关工作人员的管理意识。在完成本部门工作任务后多了解另一个部门的工作，提高自身工作意识，为实现这两种工作向着一体化发展打下基础，使文档一体化管理工作更加规范。

3.2 强化全过程管理工作

1）树立质量管理意识。

2）要严格遵循公文处理的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档的规定。

3）要理顺管理体制，完善组织机构 ，建立一支优秀的工作队伍。

4）要建立细化有效的管理制度和工作程序，按照规范程序办理公文。

5）要依靠先进的装备和技术。要与单位的现代化发展同步，配置性能优良的设备和工具适应档案法律法规的要求，并强化其操作的熟练性和规范化。

3.3 加强标准化建设

“文档一体化”必须依靠文书、档案工作的标准化才能形成。没有统一的标准，“文档一体化”的综合管理网络就很难建立起来，“文档一体化”软件也不可能具有通用性。为此，统一标准、强化标准，并且以一定的手段促使各级文书档案部门实行标准，这是我们今后一段时期工作中应特别加强的一项工作。不仅如此，“文档一体化”建设不应只限制在传统的文书档案部门，还应扩展到各种职能部门产生的各种不同门类、不同载体的档案领域，从而使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口紧密衔接，充分发挥“一体化”数据共享优势。

3.4 强化文秘部门文书立卷工作

文书立卷是文书处理工作的一个重要组成部分，是条理化、系统化和安全保管文件的必要措施，也是文件运转处理的终点与归宿。文书立卷是《档案法》早已明确的一个基本制度，《办法》也规定公文办理完毕后， 由文秘部门或专职人员及时整理、立卷、归档。文书立卷是文秘工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，是二者真正意义上的衔接点。各职能部门办理完毕的文件材料，应由文秘人员或专职人员集中统一保管，并根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，由文书立卷，使文件的立卷工作日常化。文书立卷的关键是要有计划地做好平时积累，并进行分门别类的管理，这样既方便平时查阅，又有利于年终立卷，并能保证文件材料的完整性。

3.5 加强公文的标准化建设

要想实现这两种工作的一体化，就必须注重日常工作的标准化。这会使公文使用、归档、管理等环节更加便捷，不存在标准不一样的麻烦。

4.结束语

综上所述，综上所述，文秘工作和文书档案管理两者间的关系是相辅相成的关系，并且二者还是行政管理工作中较为主要的组成部分又密不可分。文书档案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者综合素质的一个有效手段；在实践工作中文书档案管理工作是离不开文秘工作的，如果没有文秘在前期阶段地准备工作那幺文书档案的管理工作也是无法顺利进行的；有效地将文书、档案实施一体化管理是推动办公自动化进程的有效途径。

参考文献

[1] 余红梅.如何做好文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].陕西档案，2007（5）.

第5篇：文书与档案管理范文

[关键词]现代化；文书；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.097

[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-02

现代化文书档案管理的实施，是为了进一步提高文书档案的安全性，并高效分析和处理档案信息，提高其管理能力和服务质量。文书档案管理的现代化，主要包括信息化和规范化两个方面，并具体围绕着制度、技术和人才进行管理，实施科学、可行的管理办法。

1 现代化文书档案管理对企业发展的重要价值

1.1 提高企业信息的分析和处理能力

文档案信息，能够详细反映出企业的发展概况和现实状况，其关系到企业未来的发展。在文书档案管理工作中，不仅需要保证关于企业发展的信息资料的安全和完整，还需要重视这些信息的功能和作用。文书档案信息能够为企业的经营发展给予指导和引领，为企业发展战略的制定提供有价值的参考。为了从文书档案中获取更加全面的信息资料，企业需要对其进行严格、规范的管理，以高效完成信息资料的调取、分析和处理等工作，因此，实现现代化文书档案管理显得尤为重要。应用信息技术和网络技术手段，建立文书档案信息系统，极大的扩展了文书档案的储存空间。同时还能利用计算机代替人工，更加快速的分析和处理信息资料，提高了信息服务工作的效率和质量，减轻了相关工作人员的压力和负担。由此可见，现代化文书档案管理对企业的经营发展有着积极的影响。

1.2 创造更高的经济效益

文书档案记录着企业经营发展的全过程，涵盖了生产、经营和管理等多项工作。企业经营发展与管理过程中所出现的问题，均可以参考文书档案找寻原因，以更好的采取解决办法。在当前社会环境下，面对复杂多变的经济形势，企业发展面临着更多的挑战。而提高文书档案管理水平，能在很大程度上提高企业的竞争优势。为了进一步提升文书档案管理的安全性，企业需要转变其管理理念，更新其管理策略，依托于先进的技术和规范的制度，将文书档案信息转换为有价值的资源和生产力，以更好地服务于企业的生产经营，进而创造更高的经济价值。

1.3 更新经营理念

现代化文书档案管理，能够为企业的经营管理工作提供全新的思路，转变其经营理念。企业领导干部需要对文书档案管理工作予以重视，能根据其信息资料，更加清楚认识到企业今后的发展形势，更新经营理念。还能合理进行工作任务安排，让每一名员工的价值均能在岗位中予以实现，自觉规范要求，重视创新与创造，其对企业的经营发展有着良好的推动作用。

2 现代化文书档案管理的不足之处

2.1 缺乏专业、明确的文书档案管理机构

部分企业单位在开展文书档案工作过程中，没有设立专门的档案管理机构，多是由人事管理部门负责。文书档案管理的分工不明确，从事文书档案管理的并不是专业的工作人员，其基础业务水平不高，对电算化技术和信息技术的掌握不够熟练，这在很大程度上影响了文书档案管理的工作质量，同时也制约了文书档案管理的现代化发展。

2.2 缺乏规范化的管理制度

很多企业单位在文书档案管理方面缺乏规范化和标准化的制度。当前，企业文书档案管理工作正逐渐朝着信息化和自动化过渡，这便需要一个更为标准化和规范化的管理体制。文书档案信息系统构建的主要内容包括应用软件的开发和数据库建设，但由于缺乏规范化的管理制度，资料的收集和储存不严谨，文档分类不合理，应用软件杂乱。文书档案的收编管理缺乏统一的标准，其通用性和适用性较为欠缺，信息资料的完整性、准确性以及安全性均难以保障，这是现阶段文书档案管理工作中需要改进的部分。

2.3 信息化建设滞后

从某种意义上说，文书档案的现代化发展也是信息化的发展。但文书档案的信息化建设相对滞后，企业在该方面的投入较少，这就导致文书档案信系统相关硬件和软件功能不全，办公系统落后，相关设备和技术得不到及时更新和升级，数据库和整编库尚不完善，电子文件资料的存储存在障碍。与此同时，缺乏防火墙、杀毒软件对信息系统的防护，文书档案的安全性难以得到保障。

3 现代化文书档案管理的新思考

3.1 管理制度的完善

文书档案管理现代化的发展，需要依托于规范化、标准化的管理制度，进而保证管理工作的质量。基于企业自身的管理体制和组织架构，结合企业经营发展的实际，建立健全企业单位文书档案管理制度；设置专门的文书档案管理机构，并由专业的管理人员负责，分别管理纸质文档和电子文档；改变传统的工作形式，更加灵活地进行管理。加快文书档案的信息化建设，并加强对文书档案信息系统的管理，并将其纳入管理制度的条目中。文书档案的调取和查阅，需要进行详细的登记和记录，相关管理人员需要认真履行其职责，严格执行文书档案管理制度，避免出现差错。建立相应的考核制度，以激励管理人员，调动其工作积极性，使其全身心投入文书档案管理工作中。

3.2 管理技术的革新

进一步加快文书档案的信息化建设，需要依托于先进的技术手段，增加在该方面的资金投入。购进性能良好的硬件设备，开发和应用功能强大的软件设备，加强对数据库的建设，进而推动文书档案管理的现代化发展。加快文书档案管理技术的革新与升级，提高其信息化程度，高效处理繁杂、庞大的信息，减轻管理人员的工作负担，同时保证文档信息的准确性。应用防火墙、杀毒软件，提高文书档案信息系统的安全性。应用密钥技术，设置信息的查询权限，并设置保护密码，分别由档案管理人员和企业领导掌握，以保证文书档案信息的安全性。对于查阅资料的用户，经过实名认证和身份认定后方可登录系统，并做好相关记录。

3.3 管理队伍的建设

现代化文书档案管理工作的责任和难度较大，需要工作人员具有良好的专业能力和职业素养，加强对文书档案管理队伍的建设，培养更多高素质人才。现代化文书档案管理人员需要熟练掌握网络技术和信息技术，并重点予以培养。定期开展培训活动，让文书档案管理人员能够在尽可能短的时间内掌握新技术，定期开展技能考核，并将其纳入绩效考核中，营造竞争的氛围，提高工作人员的责任意识，不断提高自身素质，进而从整体上提升现代化文书档案管理水平。

4 结 语

现代化文书档案管理，对现阶段企业经营发展有着重要的指导和引领作用，有助于提高企业信息的分析和处理能力，更新管理理念，帮助企业制定正确的经营管理决策，进而创造更高的经济效益，其应用价值不言而喻。建立完善的管理制度，加快技术革新，强化人才队伍建设，以全面提高现代化文书档案管理水平，对企业未来的发展产生积极影响。

主要参考文献

[1]徐晓霞.提高企业档案文书管理效能的实践路径[J].东方企业文化，2015（16）.

[2]邱迎莹.供电企业文书档案现代化管理探究[J].劳动保障世界，2015（12）.

第6篇：文书与档案管理范文

关键词：文书档案 信息化 利用

中图分类号：R19 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（c）-0237-02

科学技术的迅猛发展给医院文书档案的信息化管理带来的很大的便捷，对促进医院管理效果的提升发挥了巨大的作用。但由于我国很多医院的文书档案在信息化建设上起步比较晚，仍存在着不少的问题，制约了医院档案资源的开发利用。为此，有关部门必须高度重视文书档案信息化管理与利用工作，促进医院管理水平的持续提升。

1 医院文书档案信息化管理与利用的意义

1.1 提升办公效率

传统医院文书档案管理过多依赖于纯手工操作，对工作人员的要求比较高，但极易发生各种错误。而计算机拥有强大的处理信息能力，使得文件收集储存和统计分类变得更加有序、便捷，文件起草、传递等各环节都变得更加简单方便，办公效率得到了有效提升。

1.2 共享档案资源信息

文书档案实施信息化管理后，使管理由单途径发展到体系化管理，实现了档案目录与内容的合并管理。档案信息同载体分离，实现了同其它医疗机构档案信息的互联互通，提高了档案资源的利用效率，所调阅的信息能够及时脱机处理和适时响应，查准率和查全率都得到了保证。

1.3 信息传递安全及时

传统医院文书档案的传递受人为、距离、方式等的影响，容易发生丢失现象，给工作带来的严重影响。而信息化管理以网络作为传递平台，有效克服了上述因素的弊端，有效提升了信息传递的安全性与及时性。

1.4 信息资源保存稳定

电子文件载体的寿命比传统纸质载体要长的多，在高温、高湿等恶劣环境下，纸质文书档案就会发生损失，而电子文件则不会发生这些情况。电子技术的发展异常迅猛，也给医院文书档案的存储带来的很大的便捷，可选用光碟、闪存、移动硬盘等各种载体，这些载体不仅信息储存方便快捷，且不易受外部环境干扰，信息资源保存非常稳定。

1.5 充分发挥多学科档案资源互补的作用

不同学科之间，由于各自学科的自身特色是不同的，造成在档案管理上存在一些不同。且由于学科上的跨度，信息资源的调度存在不少的难度，档案管理人员很难做到对每个学科的档案信息都了如指掌。而采取信息化手段，档案管理人员通过操作电脑，进行简单的平台操作，就可以迅速调阅出不同学科的信息，发挥了多学科档案资源的互补功效，管理效能大大提升。

2 医院文书档案信息化管理与利用中存在的问题

虽然医院文化档案的信息化管理利用的优势非常明显，但也存在着一些不可忽视的问题。

2.1 与其它学科档案资源信息共享方面重视程度不高

管理者往往只是重视自身学科文书档案的信息化建设，敝帚自珍，不同学科之间的信息资源很难做到及时调阅。这导致在信息资源利用中，无法实现资源的跨学科调阅利用，降低了工作效率，延误了诊治时间。究其原因，还是不同学科的档案资源信息的共享重视程度不够。

2.2 档案管理软件的横向对接相对滞后

由于医院档案的种类和数量不断提高，对其标准要求也日渐提升，传统档案管理软件的开发相对而言就显得比较滞后，不同的档案软件，由于在开发技术环境、使用方式、接口上等的不同，导致其很难做到横向对接，可扩张性和兼容性都不够理想，影响了对档案的管理利用效率。

2.3 文书档案管理与利用宣传力度不够

当前，信息化系统的应用已渗透至医院的方方面面，如文书档案管理系统、单位内部助力办公系统、科教管理系统、医院基建、设备管理系统等，都已得到了广泛的应用。但由于部分管理者的思维还停留在固有观念上，并没有将这些系统有机整合提高档案管理，有效利用，导致其档案资源整合管理利用效率不高，作用难以充分发挥。

3 提升医院文书档案信息化管理与利用效果的途径

面对医院文书档案信息化管理利用中存在的问题，必须采取切实有效的措施，才能不断提升其管理利用效率。

3.1 规范文书档案管理与利用的基本体系

医院采用的档案管理软件必须符合多种文件存储格式，具备内联网和互联网两大检索功能，支持信息的实时浏览，实现良好的数据存储、收集整理、权限控制、借阅管理、统计报表、检索浏览、格式转换、数据输入输出等功能，确保医院文书、职能管理档案的信息资源利用开发、业务流程管理和一体化管理，实现文书、职能管理档案系统网、内部信息网三网间的互联互通，建立科学的档案管理利用基本体系。

3.2 提高各部门对档案集合体的认知意识

医院文书档案管理者必须清醒的认识到，文书档案管理工作不仅仅是管理者的责任，也不是医院哪个部门、哪个科室的责任，所有人员和部门，如党办、护理部、医务处、总务处、药剂科、门诊部、设备科、财务处等都是档案资源来源和管理中的重要一环，哪一环出了问题，档案信息资源发生了疏漏，都可能会对档案资源的整体利用效率产生较大影响。为此，必须提高对档案集合体的认知意识，共同为实现文书档案的现代化管理而贡献力量。

3.3 加强信息传输网络化布局建设的力度

必须依托医院已形成的内部网络平台，建立专门的档案信息网站，提供信息的联机、公共目录的查询、检索服务。还应提供档案信息咨询服务，以定向和定题授权的方式，为员工提供交互式的信息查询服务，便于其能够及时了解到文书档案及职能科室归档信息。利用现代化计算机技术，对档案信息进行深层次提炼、加工与开发，从而扩展医院档案的服务功效和范围，提升医院的文书档案，职能科室管理档案的总体质量水平。

3.4 注重档案资源的挖掘与持续性发展

文书档案资源是医院重要的战略性资源之一，是医院多年来发展成果的最宝贵结晶。在挖掘档案资源内在价值的过程中，应将重点放在医院管理、重大事件、重点项目、科学技术、会计凭证、设备仪器、科室文化、特殊载体等方面的档案资源的归档整理利用上，从而提升其管理利用的潜力。同时，医院各个部门和人员还应注意档案信息的不断更新，采取现代化技术手段改善档案信息的管理质量，时刻保证档案信息的实时性，确保档案资源的可持续发展。

3.5 树立档案资源为医院工作和员工服务的理念

文书档案的信息化管理利用，有利于实现档案的一次性输出记录，扩展了档案检索方法，提高了电子档案查阅的快捷性和方便性。利用计算机对医院各种载体和门类的档案进行储存，既利于医务工作者的阅读查找，同时也节省了传统档案管理方式下的造成了人力物力财力方面的浪费，确保了医院工作效率，也为医院创造出更高的经济效益与社会效益，这也反过来推进了医院文书档案现代化管理的不断发展。

4 结语

加快医院文书档案信息化管理与利用建设步伐，加强与职能科室的横向信息化对接与管理，功能互补，注意档案资源的开发利用，达到与医院各项工作协调一致，可持续性发展的功能，对提升我国医疗卫生事业的现代化建设水平有着非常重要的意义。医院管理者应高度重视这一问题，多措并举、持续用力，不断促进我国医院文书档案信息化建设利用水平迈上一个崭新的台阶。

参考文献

[1]王健.浅谈对加强医疗档案信息化管理的思考[J].价值中国，2013（4）.

第7篇：文书与档案管理范文

关键词：文书档案 办公自动化 管理

随着中国特色社会主义建设日新月异的发展，我国档案事业得到了前所未有的迅速发展，文书档案管理也进入了飞速发展的时代。文书档案是档案工作的重要组成部分，随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息满足社会各方面的需求，从而实现文书档案管理自动化，是文书档案工作亟待解决的问题之一。下面，笔者就应用办公自动化的文书档案管理问题谈点粗浅的认识。

一、应用办公自动化进行文书档案管理优势

（一）办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。

（二）实现信息资源的充分交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态。

（三）提高文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。

二、应用办公自动化在文书档案管理中制约因素

（一）电子文件保密性受限制。由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术在一定程度上可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都是对电子文件的保密性提出了严峻的考验。

（二）对档案综合管理人员要求较高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出了更高的要求。要实现档案信息办公自动化，档案管理人员不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，要具备较高的知识储备和先进技术水平，从目前情况来看，许多档案部门缺乏档案综合管理人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，但不能充分发挥作用。

三、文书档案应用办公自动化管理的对策

（一）办公自动化系统内外网隔离在内部办公自动化网络和外网之间设置物理隔离，以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP 地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

（二）提高档案管理人员的综合素质：一是从硬件建设和投入上下工夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备（施）了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，不断扩大自身的交际面。通过交流，学习兄弟单位成功的经验方法，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断扩充档案管理人员的信息源和创新思维。

第8篇：文书与档案管理范文

一、文书档案信息化管理的优越性

电子文件作为20世纪的新生事物，在我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》中将其定义为：“在数字设备及环境中生成，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”由于载体的特殊性，使其在档案管理工作中，具备了很多以往手工档案所不具有的优点。

首先，储存介质上来说：低碳环保――电子文件以数据形式存储，具有重量轻、体积小、信息容量大等特点，极大节省了纸张、柜架、库房等储存空间，非常符合现在倡导的低碳环保。

其次，从可操作性来说：方便高效――数据化的存储为数据化的利用带了便利，通过计算机数据处理，能方便的进行检索、复制、修改等操作，高效灵活。

再次，从内容上来说：丰富多彩――电子文件的出现，使文件的存储摆脱了过去纸质文件单一的图文存储，拓展到了声音、影像等多媒体信息。

最后，从档案利用率上来讲：信息交流，资源的共享――在传统的手工模式下，医院各部门之间的档案工作往往是各自为政，很多有用的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案管理进行信息化处理后，可以通过计算机和网络进行信息的传输和共享，供更多人进行信息的沟通与交流。档案价值在很大程度上得到充分利用。

二、文书档案信息化管理的弱点

1.电子档案的真实性受到限制

档案区别于其他信息资料，其本质属性是原始记录性。由于档案的原始记录具有真实性，所以它也具有法律凭证的作用。例如当事人的亲笔手稿、亲笔签名等。电子文件是在电脑上形成的，且文本的格式，包括字体、字号、段落等，都可以随意地进行编辑和修改，并且可以以一定的方式形成而看不出原作者。这就为不法分子伪造、仿造、变造文件提供了可乘之机。在一定程度上影响了电子档案的真实性，也使人们无法根据笔迹等纸质档案所特有的属性来作出判断。

2.电子档案长久保存存在困难

电子文件需要长久保存则要具备一定的环境条件和技术条件。

（1）环境条件：电子文件的载体材料是磁性物质和光盘等化学材料，它对保存的环境条件要求比较高，很容易受温度、湿度、灰尘、磁场、震动、光线、有害气体等影响。一旦载体受到影响，就会造成不可修复的损毁，使电子文件失去保存价值。相对来说，纸质文件对保管条件相对低一些。

（2）技术条件：电子文件的寿命不仅与保管环境条件有关，更与技术革新密切相关，电子文件如何长久保存面临以下技术问题。其一，电子文件的不兼容性。很多电子设备之间都是不兼容的。电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成不同的电子文件，相互不能通用，或是不能实现格式的转换。其二，电子文件的安全性和保密性。网络黑客及网络犯罪现象时有发生，这对存在于网络上共享的电子档案信息也构成了一定的威胁。计算机木马的植入和计算机病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，从而使电子文件被丢失或篡改。基于以上原因，如何保护电子文件不受损害成为重要技术课题。

3.电子档案管理水平有待提高

电子档案管理作为新兴的档案管理方式，对档案管理人员提出了更高的要求。不仅要求档案人员懂得纸质文书档案管理的相关理论、操作方法等，还需要他们要熟练使用电子计算机及档案管理软件。因此，现有管理人员的素质已经不能很好地满足实际工作的需要。档案人员素质的提升成为提高电子档案管理水平的重要途径。

三、建议和意见

针对以上种种在文书档案信息化管理应用中出现的实际问题，结合我自身的工作实践，提出几点建议，以供商榷：

1.强化档案制度

利用制度机制，从源头上对电子档案的真实性进行控制。定岗定责，专人操作；原始数据核对、数据保存由档案人员一手负责：完善记录机制，修改稿与原始稿分别保存，防止信息的丢失与错误操作。

2.强化软硬设施

电子档案的管理电脑应专机专用，并安装安全可靠的安全软硬件，确保电子档案的传输与共享过程中，不泄漏信息。同时开发合适医院档案管理所用软件，提高使用效率。强化硬件投入，建立专门机房，使数据长效保存。

3.强化管理人员

电子档案的管理对档案人员有了新的要求，且需要不断地提升业务能力。首先应加大对档案人员教育培训的力度，建立一定的学习激励机制，鼓励支持档案管理人员的学历教育和业务学习，如业务培训、在职学习、短期培训等。将档案业务学习纳入业绩考核的一部分，从而调动档案人员学习的主动性。同时有计划、有针对性对广大职工进行档案培训，使档案管理可以从底层数据开始就有一定的标准化，最终提高整体使用效率。其次要建立自学为主、培训交流为辅的学习模式，形成良好的学习氛围，使学习长效化、终身化。有条件的应参加档案管理专业的职称考试，取得档案管理专业的职称。从而保证档案人员的素质随着时代变化而不断提高。

四、结束语

时代在发展，社会在进步，档案信息化管理已然成为当今社会档案管理中重要的手段。老式的纸质档案管理已逐步被文书档案信息化管理所取代，为保证电子文件可靠性和长期可读性，同时确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，档案人员要面对实际，从需要出发，做好知识更新、引进和拓展，使档案发挥更大的社会价值，提供更大的经济效益，使其在社会生活中发挥更大的作用。

第9篇：文书与档案管理范文

关键词：交通运输；档案管理；管理优化

档案管理工作，是交通运输管理工作中一项工作量大、数据处理众多的工作之一，它涉及到文书档案、、执法档案、车辆档案、实物档案等各种信息。随着我国交通运输业的发展和升级，交通运输档案管理工作内容和数量进一步扩大，当前的档案管理工作较为滞后，需要进行工作优化和提升。

1 当前交通运输管理档案存在的问题

（一）对档案管理的重视程度不够

档案管理的工作内容，常常被认为是整理材料、储存数据、数据分类、文件归档、数据调用和更新等[1]。这些工作没有直接涉及到交通运输的一线工作、也不能直接创造经济价值和效益。因此，档案管理工作一直没有被列入交通运输管理工作的战略性地位中，部分工作人员甚至认为，档案只要不丢失、不遗漏、不错误、不外泄，就达到了管理目的。

（二）档案管理硬件设施的缺乏

目前，交通管理部门的档案室硬件设施不太齐全，目前的文件材料，包括照片、录音、录像、实物等，需要电子档案和纸质档案同时保存。电子档案可以直接采用本地存储，但是纸质档案需要存放在档案室中。电子档案所存放的本地硬盘，存储容量和信息安全水平能够满足当前的管理要求，但是随着交通运输事业的快速发展，这些硬件技术也需要不断更新。传统的纸质档案所存放的档案室，往往采光差、空间狭小、易出现档案霉变、虫蛀的可能[2]。

（三）档案管理水平的不足

目前的档案管理者，并不是专业的情报专业或档案专业的技术人员，常常都是办公室工作人员兼任档案员来进行档案管理，缺乏档案管理的业务知识和技能[3]。而交通运输部门很少针对档案管理来制定专门的工作规范和工作指南，因此，档案管理制度缺乏或落实程度较差，基层工作者的管理水平明显不足。

2 交通运输档案管理工作的优化途径

可以发现，当前的交通运输档案管理工作存在不足，需要结合档案管理的工作现状，来制定档案管理工作的优化途径。

（一）加强电子档案的管理

随着信息技术和数码成像的不断发展，大量的纸质文件都可以转化成电子化方式并进行存储，数据管理方式也逐渐成熟。例如：对于目前没有电子版本的纸质档案，可以进行电子化处理，在未来的工作中，尽可能直接生成电子版的档案；对已经归档的文件资料，设置为只读或禁止更改的模式[4]，保证了文件的安全性；对当前的档案格式和内容进行统一设计，提高了文件和档案的一致性。

（二）建立和完善档案管理网站

在加强电子档案的管理的基础上，将电子档案进行分类、归档、提取、整理，通过内部OA平台上传进行共享，让档案信息真正服务于交通管理工作。同时，在内部OA平台中，授予不同部门查阅、调用、修改的权限，保证档案信息的快速传递，提高交通运输档案管理的工作效率。

同时，还要积极建设外联网，建立交通运输档案信息网站，为广大用户提供一个快速查询交通运输档案信息的平台，使得用户能够不受时间和空间的限制，查阅到权限内最新的交通运输相关资料。另外，在网站中还可以增设咨询服务的窗口，及时提供档案管理的服务帮助。

（三）加强档案管理工作的培训

对于当前已经从事档案管理的专兼职工作人员，需要定期进行专业培训，通过不断学习档案采集、保存、编排、挖掘的新技术和新方法，帮助他们解决实际工作中出现的新问题、创新工作方法、提高工作效率。对于刚刚入职的档案管理工作人员，需要进行入职前的业务培训，尤其是对于一些具有档案管理专业技能的人才，要通过入职培训，让他们尽快了解交通运输档案管理工作的内容、特点和要求，以便于迅速适应工作，并在工作中发挥创新精神，不断提升档案管理方式和效率。

（四）制定档案管理规范

管理规范的建立，是保证档案管理工作顺利进行的基础。目前，国家已经对各类档案的案卷质量、装帧技术、保护措施，制定出了各种技术规范标准和要求，这些规定已经在政府正式公文管理中得到广泛应用。而交通运输档案的管理，同样也需要遵照国家的档案管理要求，并针对交通运输档案的特点，来制定针对性的规范和要求。例如：交通运输信息的形式具有多样性，有可能同时具有文字、图片、视频等文件，需要做好文件管理和传递的台账、加快电子档案的同步化与核对工作。只有这样，才能为交通运输管理提供规范、精确的信息资源，提升整个交通运输管理的水平。

（五）建立交通运输档案管理的保障机制

交通运输档案管理的保障机制包括责任机制、考核机制、激励机制三个部分。首先，是落实交通运输档案管理的责任机制。建立交通运输档案管理的组织和领导层、明确管理责任、制定制度和管理规范、落实对档案管理的资金和人员支持、提高交通运输部门的内部职能。其次是落实交通运输档案管理的考核机制。上部门可以通过定期检查、不定期抽查、专项工作调研等方式，到各级交通运输档案管理部门进行管理抽检，查看纸质文档的案卷质量、装帧技术、保护措施是否符合国家标准、档案室的硬件配套设施是否更新和完善、查看电子文档的转化率和情况，将这些检查结果作为考核依据。最后是落实交通运输档案管理的激励机制。这一机制与考核机制密不可分。检查结果将作为激励措施的参考依据，管理者需要根据检查结果和考核情况，对档案管理工作成果突出的工作人员进行嘉奖、对档案管理工作落实较好的基层交通运输管理单位进行表彰，并且对情况不佳的单位提出针对性的整改要求，要求其快速制定出整改方案并落实实施，再通过定期回访检查的方式，了解整改进度。

（六）挖掘交通运输档案管理的利用率

目前，有一部分已经归档的交通运输档案一直是处于闲置状态，不同的档案之间，信息的重叠程度很高，还有一部分档案归档之后，查阅困难，很难发挥档案管理的效果，造成了大量的资源浪费。因此，需要挖掘交通运输档案管理的利用率。对于长期处于闲置状态的交通运输档案，可以将其移动到后备档案库中，将频繁调用的档案放置到前端位置，以便调用。对于信息重叠程度很高的档案，需要在档案收集、整理、存档的过程中，设计收集方式，注重信息的配套性和完整性，在电子档案归类时，标注档案之间的信息调用关系，节约存储空间。最后，利用互联网查询的方式，减少档案查询的难度，尽快将能够公开的交通运输档案信息进行电子化和信息化处理，方便调用和查阅。

3 结语

针对当前交通运输档案管理工作中，存在重视程度不够、硬件设施缺乏、管理制度缺乏、管理水平低下等问题，需要加强电子档案的管理、建设档案管理网站、加强对人员的档案管理培训、制定档案管理规范、挖掘档案管理的利用率，并建立相关的责任机制、考核机制、激励机制，提高档案管理的效果，为交通运输管理服务。

参考文献

[1]姜艳秋. 交通运输部门档案管理中信息化建设[J]. 现代商贸工业，2016，13：6061.

[2]刘英. 浅谈交通运输部门档案管理中的信息化建设[J]. 赤子（上中旬），2015，23：228.