企业受控文件管理精选(九篇)

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第1篇：企业受控文件管理范文

关键词：食品实验室 质量管理体系 文件控制

中图分类号：F253.3 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）10（b）-0181-02

文件控制是为了保证每一个人拥有最新、有效的版本。作为一个多部门、多人员、多设施等组成的有机体，食品实验室在样品受理、样品检测、出具报告书整个过程中，应严格按照管理体系文件从事每一项实验活动。它是实验室开展检测业务、实施质量活动和确保质量管理体系运行的依据。如何做好文件控制工作，以保证管理体系文件现行有效，是必须高度重视的问题。为此，食品实验室应当充分识别质量体系的所有过程，分析每个过程的输入、输出、所需资源及相关活动，以文件化的形式进行管理，推动质量体系的持续改进。基于上述背景，本文就食品实验室质量管理体系文件控制问题做一点初浅的探讨。

1 食品实验室质量管理体系文件概述

1.1　体系文件的分类与层次

食品实验室质量管理体系文件的分类：食品实验室质量管理体系中的文件按性质可分为：质量文件、技术文件和行政法规文件。按文件内容可分为：形成文件的质量方针和质量目标的质量手册、按标准要求形成的程序文件、为确保检测工作顺利进行所需的管理性文件、作业指导书及外来文件。按受控状态可分为：受控文件和非受控文件。受控文件由文件管理部门提出，实验室主任批准。受控文件应注明文件编号和分发号。而非受控文件只有文件编号。

食品实验室质量管理体系文件的层次：食品实验室质量管理体系文件可分为质量手册、程序文件、作业指导书和记录四个层次。其中，质量手册规定了质量方针、目标、描述组织机构，体系要素要求和职责、职能分配的管理体系的纲领性文件。程序文件是质量的手册的支持性文件，是质量手册原则性要求的展开与细化。作业指导书是某个具体作业的指导文件。记录是阐明所取得结果或提供所完成活动证据的文件。

1.2　体系文件控制的内容及要求

食品实验室质量管理体系文件控制的内容包括：文件的起草、审核、批准和，确保其充分性；文件的发放控制；文件的使用控制，确保清晰和易于识别；文件的评审、修订、更改、再评审、更换控制；作废文件的回收、存档；外来文件的识别和分发。其控制的要求包括：（1）清晰、易于标识和检索。有效文件的标识应且有唯一性，即文件编号、版次号、修改码应齐全。同时，根据需要还可加“作废”、“临时”、“外来”等印记。（2）文件应加盖受控章和编制受控号，受控号是文件的唯一性编号。为了便于检索，应进行文件分类并编制索引，确保外来文件得到识别和控制，防止误用过期失效或作废的标准。（3）文件的识别确认、编审、印制、发放、使用、变更、回收、作废、销毁均应严格按文件控制要求进行，防止误用和未经授权的使用的。

2 食品实验室质量管理体系文件的要求

2.1　文件的编写规则

食品实验室质量管理体系中质量手册应由实验室主管根据质量方针、质量目标、准则和其他法律法规的相关规定组织质量手册等重要体系文件的编写，程序文件由相关部门的负责人编写，作业指导书和记录由熟悉试验项目的工作人员编写。编写前必须进行充分的培训。同时，所有质量管理体系文件必须有实验室名称、文件标题、文件编号、生效日期、起草人、审批人的描述。质量手册、质量程序文件及部分支持性文件必须有版本号或编制年号。

2.2　文件的审核和批准

众所周知，文件正式开始运行前，应得到食品实验室主管或有关授权人员的批准。首先，质量负责人根据审核和评审结果、法律法规变更，以及实验室内外部环境改变的需要，适时提出质量手册的相关内容修订，以保证手册的适用和现行有效。其次，质量负责人组织技术、业务、检测人员对质量手册进行审核，报实验室主任批准后实施。最后，根据实验室工作的需要组织起草实验室对外行文，经实验室主任审核批准，综合业务室按照规定的范围和要求发送并将原件存档。

2.3　文件的发放和使用

食品实验室要根据工作需要确定文件的发放范围、数量进行发放，并填写文件发放与回收记录。要确保在相应场所，都应有现行的、经过授权的文件版本。每份文件的批准页面加盖“受控”印章后发行。（1）实验室内使用的各受控文件在发放时由综合业务室在封面编制分发号和加盖“受控”印章。实验室内部不得使用非受控文件。（2）需使用文件的人员未领到文件时，不得随意用他人的文件复印，应填写《文件发放/领用审批表》，经本部门负责人同意，质量负责人批准，在文件管理员处办理领用手续。

2.4　文件的评审与修改

食品实验室质量管理体系文件有效性的评审：（1）文件应定期进行评审。一般情况在内部审核和管理评审时进行，评审的内容为文件的适宜性和充分性，是否需要更新。（2）特殊情况可随时进行评审与修改。在文件实施过程中，由于内、外部环境发生变化，如组织结构、工作流程、法律法规等发生改变时，需对原文件进行评审。（3）质量负责人应定期组织文件的有效性评审，各部门借阅和平时使用情况提出意见，必要时按规定实施修改。

食品实验室质量管理体系文件的修改：（1）文件需要更改时，应由文件的使用或原编制部门提出，并填写《文件修订申报审批表》，说明更改原因和更改内容，经主管领导审核后进行修改。（2）文件的修改由综合业务室负责通知文件的使用部门。使用部门接到修改文件的通知后，应将修改前的文件交文件管理员进行换页或手写修改。（3）文件修改过多或文件不适合体系要求，应对体系文件进行更换。如果体系文件，已不适应实验室管理要求，应考虑对文件进行换版。对换版后的新文件必须重新发放登记。

2.5　文件的作废与销毁

食品实验室质量管理体系文件的作废与销毁：（1）文件破损、模糊影响使用时，使用人可到资料管理员处办理更换手续。新文件的分发号沿用原文件分发号，原件由资料管理员负责销毁。（2）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件修订/复制/丢失/销毁申报审批表》，编制人核准后报最高管理者或其授权人批准销毁。（3）实验室从法律或知识出发要保留已作废的文件，需经主管批准，并加以明确标识，除加注“作废”标识外，还应加盖“保留参考”或“历史档案”标识作为档案适当保管。

3 食品实验室质量管理体系文件控制的方法

3.1　文件目录

在文件目录控制方面，食品实验室质量管理体系应建立一个文件控制清，用于标识文件现行版本的状态，并可随时得到它。文件清单就是指各类文件目录，这个目录应标明现行有效版本的版次、修改码。用某个文件与目录加以比较，就可鉴别出是否有效版本。如果没有文件清单，则应建立一个相应的文件控制程序。

3.2　文件发放

在文件发放控制方面，对食品实验室质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所，均应得到相关文件的有效版本。这就要求制定一个各类文件的发放规定，以明确哪些部门应该得到此类文件。然后，应按规定发放，并留下发放记录。同时，应当注意文件不宜滥发，只发给“需要使用者”，而不发给“想要得到者”，这样做不仅可节约纸张，而且能使效版本的跟踪管理工作量最小化。

3.3　文件回收

在文件回收控制方面，食品实验室质量管理体系应从所有发放和使用文件的场所，及时撤出作废文件。最稳妥的办法是将全部作废文件收回。但这有时有些困难，工作量很大。因此，允许采用其他方式进行控制，只要能确保不发生识用即可。同时，有的食品实验室分布在国内各地，实难做到全部文件收回，但是要确保文件修改通知单或换版的新文件能送达，在异地按到换版文件或通知单后能及时加以修订即可。

3.4　作废文件标识

在文件作废控制方面，为了适应法律要求和积累知识所保留的任何已作废的文件，均应加以标识。无论文件是保留在档案室、职能部门或使用者个人手中，都应标识，加上诸如“作废”或“参考”等标志。所有发给实验室人员的质量体系文件，在之前均需由授权人员审核并批准使用。需建立总目录或相应的文件控制程序，以标明现行修改状态和质量体系内的文件情况，并应随时可得，以避免使用失效或作废文件。

3.5　外来文件的控制

在外来文件控制方面，食品实验室质量管理体系外来文件包括各种标准、顾客提供的资料由文件管理员收集登记，实验室主任批准后按发放程序控制发放。外来文件由资料管理员适时向有关部门查询版本的有效性，及时更换有效版本。同时，实验室技术主管负责定期检查实验室使用的有关国际标准、国家标准、行业标准等外来文件是否为有效版本，版本变更时应及时通知使用部门并重新发放，同时收回失效文件。

4 结语

总之，食品实验室是以质量管理、卫生的有效性进行评价为目的，进行检测、鉴定或描述食品安全的实验室。食品实验室可以提供其检查范围内的咨询性和技术，包括结果解释和为进一步适当检查提供建议以及相应的措施。随着我国现代化建设各项工作的法制化、规范化、科学化进程的加速发展，食品实验室的质量管理工作也在发生着巨大的变化，规范化、标准化、体系化的质量管理理念，方法正逐渐渗透到食品实验室管理工作的方方面面。此外，当文件较复杂、涉及部门多以及企业规模较大时，宜将审核和批准的职责分离开来，由不同的责任者完成，这样做有利于保证文件的正确性和适用性。

参考文献

[1] 何晓华.实验室质量管理体系中的文件控制[J].医院管理论坛，2010（8）.

第2篇：企业受控文件管理范文

关键词：基础工作管理　成效　精细化管理

公司基础管理工作最早可以追溯为以岗位责任制为基础、配套制度为核心的管理模式，岗位责任制明确规定了各种工作岗位的职能及其责任，它要求明确各个岗位的工作内容、数量和质量，应承担的责任等，以保证各项业务活动能有秩序地进行。其后融入了“三基”工作的内容，就是指加强以党支部为核心的基层建设，加强以岗位责任制为中心的基础工作，加强以岗位练兵为主要内容的基本功训练。前两种管理都是比较粗放的管理模式，但为企业精细化管理打下了坚实的基础，随着市场经济体制的引入并不断完善，企业不断发展壮大，国际上一些通用的精细化管理方法也引入了企业，是企业管理获得迈上了新的台阶。

1　基础工作管理现状

公司一贯重视基础工作管理，把它当做企业发展的基石，2004年前，每年开展以劳动竞赛为主题的岗位责任制大检查活动1-2次，这种传统的、粗放的基础管理模式不适用现代企业管理的要求，管理问题的重要性已日益突出，管理现状表现在以下几个方面：

一是基础管理工作标准不高，制约基础工作上台阶。传统的制度式管理模式禁锢了人的思想，造成基础工作管理停滞不前、被动，没有创新，标准不高在一定程度上制约了基础管理工作的进一步深化。

二是岗位责任制工作落实不到位。公司通过开展“五定”，工作，对各岗位的岗位职责进行规范，并以此作为各岗位履行职责和行使职权的依据，但实际执行中存在部分干部、员工在思想、观念、言行等方面不够统一、工作作风的飘浮，责任意识不强，造成工作效率低下，工作落实不到位，工作的准确性和标准度出现降低现象。导致小事故偶有发生。

三是工作责任主体不明确造成工作落实不到位。公司管理层存在着责任主体不明确的现象，管理空白较多，存在着责任主体不明确，人浮于事的现象。

四是员工队伍的整体素质与企业文化需求上的差距导致工作落实不到位。公司整体员工队伍的素质与公司的企业文化要求还存在着差距，践行的能力不足、主动学习的意识不强、自我提高的主动性不够。

近年来，公可引入现代企业管理的元素，对基础工作检查的方式、方法进行全方位的探讨，改革、改进，制定了公司基础工作检查的管理办法，该办法规定了基础工作检查的目标、原则、组织机构、方式、方法，检查内容：涵盖岗位责任制、劳动纪律、成本运行、设备管理、生产工艺管理、基础资料、现场管理、对标管理、业务流程管理、生产受控、QHSE、ERP等精细化管理理念，结合制度建设等，通过基础工作检查，夯实了企业的基础，使公司赢得社会荣誉的同时，业务自身也获得了快速的发展。

2　精细化基础工作管理的主要措施

2.1加强制度建设，夯实科学管理基础

制度是企业进行有效管理的前提和保证，是企业管理体制和机制的载体，是企业长远发展和规范运作的基础和保障，没有管理制度就没有真正的组织，有效的计划、组织、指挥、协调和控制、完善的制度是成熟企业的必然选择。

公司从整体上加大了制度建设创新力度，进一步完善和优化公司制度管理体系，使各项业务职能与公司战略目标有效衔接。通过整章建制，齐心协力，建立了一套权责明晰、科学严谨、比较系统的制度管理体系。组织制订、编撰了《管理制度汇编》、新项目建设管理制度。内容包涵综合管理、计划管理、人事管理、财务管理、生产运行管理、设备管理、健康质量安全环保管理、内控法律事务管理、销售管理、技术工程管理、物资采购管理、党群工作、纪检审计等十三个方面，共收入相关的规章制度465个400万字，为公司管理进一步向科学化、规范化、标准化、制度化迈进打下了坚实基础。

2.2抓体系建设，构筑精细化管理平台

公司先后建立了QHSE体系、内控体系、生产受控体系，控制了企业的财务风险、削减了安全风险、控制了生产风险，有力的保障促进了企业精细化管理水平的提高。

2.2.1公司建立QHSE体系。运行质量、安全、环境和职业健康一体化的QHSE管理体系，建立了管理手册、程序文件和作业文件三个层次的文件管理体系，通过体系建立进一步规范的工作流程，理顺了管理界面，实现了QHSE体系规范化和流程化管理。通过推行“两卡一单”、“两书一表”、“四有工作法”“直线责任”、“属地管理”HSE信息系统等有效载体不断完善体系运行绩效，确保了公司连续五年无上报事故。

2.2.2公司建立生产受控体系。编制生产受控文件460份，坚持“以人为本，预防为主”的思想，狠抓现场，强化应急管理工作，使所有生产作业都处于受控状态，确保了生产装置安全、平稳长周期运行，经济指标大幅提升。

2.2.3公司建立内控体系。以国内及上市地法律法规《萨班斯，奥克斯利法案》为准绳，结合公司实际进行内控体系设计。遵循合法性原则、完整性原则、继承性原则、有效性原则；按照COSO内部控制框架五要素全面开展内控体系建设，并覆盖公司各项业务和部门。至2010年，公司建立起了以COSO作为内部控制体系框架，以风险管理为导向，以业务流程管理为核心的内部控制体系，有效规避了企业经营风险。

第3篇：企业受控文件管理范文

一、建立企业文件质量管理体系的意义

1.确保文件的质量特性。保证企业文件在形成、流转、利用、归档流程中的质量不受到破坏。企业文件在企业活动处于动态性的运动之中，多方面因素都对其质量产生了或大或小、或间接或直接的影响，企业文件质量管理体系的根本目的，就是将这些影响因素置于受控状态，让这些因素变成企业文件质量管理的有益保障，从而最大限度地发挥企业文件的价值，为企业活动服务。

2.实现企业文件管理的标准化、规范化。企业文件质量管理体系的建立以满足文件质量管理目标的需要为准，需要制定和依据一系列质量标准来实现，所以，建立企业文件质量管理体系的过程，也就是推行文件质量标准化的过程。

3.达到宏观控制的目的。企业文件质量管理是一项复杂的全面性的工作，企业文件质量管理体系把企业文件质量管理作为一项系统工程，确定文件管理的质量方针、质量目标和职能，并在体系中通过文件质量策划、质量控制、质量保证和质量改进等活动使这些方针、目标和职能得到有效贯彻和实施，从而达到宏观控制的目的。

4.为企业文件质量管理提供法制化工具。没有规矩不成方圆。在许多企业现有的管理制度中制定了企业文件管理制度，但是企业人员“事后处理”的工作方式使得企业文件管理制度并未真正发挥应有的功效，企业文件质量管理体系重视过程控制，重视全面控制，将文件管理策略和控制制度融入业务处理流程中，在文件形成之初就对企业文件的质量给予严格的监督和控制，在企业的业务工作各个环节严格把关，及时采取纠正措施和预防措施，确保企业文件的质量。

5.促进企业内部沟通，提高企业整体凝聚力。企业文件管理涉及到企业工作的方方面面，上到企业高层领导下至企业基层人员，都是企业文件管理所涉猎接触的对象，在这样一个庞大繁杂的系统内，企业文件管理人员如何做好与各部门人员的协调沟通是文件工作能否顺利开展的关键。企业文件质量管理体系强调全员参与，强调文件管理与所有职能部门有关，通过全体员工、所有职能部门的主动参与、齐心协力，保证企业文件在流转过程中的高质优量，保证企业各部门文件信息沟通的真实性和可靠性，使企业员工在一种和谐向上的企业氛围中不断获得进步，提高了企业的凝聚力。

二、企业文件质量管理体系的结构

全面质量管理强调全员参与，强调质量与所有职能部门有关，强调资源的高效利用，对于企业文件质量管理活动，其实质就是在企业文件从形成、发挥现行作用直至文件归档保存的整个生命阶段，根据企业人员、组织机构设置和资源投入等情况，采取质量管理手段和方法来实现企业文件质量管理目标，它实际上是将三个不同方面的内容有机地整合在企业文件质量管理这个大的系统之中。为了更加形象和便于理解，可以用一个企业文件质量管理体系三维空间结构图来阐释，如下图。

如图中所示，企业文件质量管理活动的各种参与要素依次置于三个维度中。

过程维，指企业文件的整个生命流程即文件设计、制作、形成、处理、接收、保管、归档等环节。

内容维指组织结构、人员和资源等组成要素。

方法维指为提高文件质量所采用的工作方法，又称工作步骤，由质量策划、质量控制、质量保证和质量改进等组成，即PDCA 循环法。

企业文件质量管理体系是组成内容、文件过程和方法三个方面要素共同运动、共同作用的产物。离开了其中的任何一个方面，企业文件质量管理体系都将是不完整的，都将会影响体系运行的效果。

(一)内容维

1.组织结构和职责分配

企业组织结构的设置、布局、人员结构和职责分工是文件质量管理体系构建不可缺少的组织保证。具体而言，组织结构包括两大方面:对整个企业而言，包括文件管理部门、文件生成部门和文件使用部门(多是企业各业务部门);对人员而言，主要是指与文件工作有关的管理人员、业务人员和主管领导，包括文件的形成者、管理者、维护者和使用者等等，这些触及文件工作的部门和人员在文件质量管理体系的构建及以后的运行中各自肩负着不同的职责，承担着不同的岗位责任。具体来说，

(1)企业领导层的职责:一是制定文件质量管理体系的管理目标和管理方针，二是构建文件质量管理体系，并使之有效运行，三是负责对文件质量管理体系进行指导、检查和监督，四是对各文件质量管理相关部门和人员进行配置和协调。

(2)管理层的职责:一是负责文件质量管理体系的管理和维护，及时发现体系中存在的问题。二是就文件质量管理的有效性和效率对文件的制定、使用和流转进行评价，包括文件的功能性如何，是否具有较高的处理速度，是否便于需求部门的利用，文件质量体系运行所需要的各种资源是否齐备等等。三是对文件工作流程进行质量控制。四是按照组织沟通的原则，确保企业内部人员和其他有关人员能够及时得到相应的文件。

(3)各业务部门的职责:一是保证本部门所形成文件的完整性、真实性和可靠性，二是保证本部门所使用文件的安全性和有效性。

(4)对于具体工作人员，其职责为:一是理解和执行文件质量管理目标，二是熟悉并掌握文件质量管理流程，三是了解本职岗位的文件质量管理要求，四是积极参与文件质量管理的改进。

(5)对于维护人员，主要是指对文件管理技术和设备的维护，主要负责文件质量管理设备的选购、配置、运行维护和更新换代工作。

在企业文件质量管理体系中，要充分明确各个部门和各个工作人员的职责分工，使每一位工作人员都清楚各自在文件质量管理体系出现问题时所应当承担的具体责任，避免在文件质量管理体系中出现相互推诿，贻误工作的现象，同时也尽可能防止文件质量管理过程中的重复劳动以及资源的浪费，提高人力、物力资源使用的经济性，提高文件质量管理体系效率。

2.资源和人员

资源是企业文件质量管理体系的物质基础和技术手段，是质量管理体系赖以存在的根本，也是质量体系有效运行的前提和保障。可以说，没有资源作保障，企业文件质量管理体系就只是一个空壳，没有任何的实际意义。资源可包括人员、设施、设备、资金和技术等。在资源中，要重点强调的是人的资源。

人是企业文件的形成者和使用者，人对企业文件的质量发挥着决定性的作用，企业文件质量管理体系是一个全员参与的庞大系统，人在其中发挥着最为核心、最为关键的作用，企业员工的素质、意识，领导者的重视程度都是关系企业文件质量管理体系实现的最根本因素。在企业文件质量管理体系中，必须坚持“以人为本，全员重视”的原则。

(二)过程维

过程维是文件在企业活动中的整个生命运动周期。在过程维中，将企业文件的整个生命过程全部纳入控制之中，确保企业文件的质量每时每刻都不被忽视。对过程维各环节的控制应主要考虑以下几个方面:

1.在企业文件形成阶段，各项业务流程中都形成了哪些文件，其中哪些是必要的文件。所形成文件是否按照规定格式和内容要求进行编制，除了文件本身的信息内容外，文件的结构是否保持完整，如各种标识是否齐备，文件是否真实地记录了业务活动。对于电子文件，主要是指电子文件的元数据和背景信息是否完整。

2.在企业文件运转使用阶段，文件的利用者是否得到利用许可，文件是否被安全利用，文件内容和各种标识是否保存完好，文件是否被更改过，文件的更改是否在职权的范围之内，在企业文件的运转过程中哪些人曾经使用和保留过文件，企业文件在运转过程中的业务背景信息是否给予了明确的反映。对于电子文件运转流程的控制，主要应借助于利用者权限和系统的监控记录。

3.在文件移交归档阶段，哪些文件需要进入非现行阶段，在文件流转使用中是否存在要归档而却未归档的文件。

在企业文件整个生命阶段的过程控制中，内容维和方法维中的一切因素和环节都在过程维中发挥着作用。在企业文件的每一个运动阶段，都应有与其质量管理责任相适应的企业人员对其负责，并为其质量上的实现提供相应的资源保障，在每一个阶段发现的质量问题，都会被记录下来并及时找到解决的方法，以避免在下面的质量管理中重复出现。

(三)方法维

即PDCA循环法在企业文件质量管理体系中的具体运用，从质量计划、质量执行、质量检查和质量处理四个阶段来分别论述其在文件质量管理体系中的运用。

1.质量计划阶段

质量计划阶段是四个阶段中最关键、最重要的阶段，没有一个好的质量计划作指导，质量执行、检查和处理三个阶段就难以有效地进行，从而影响到整个企业文件质量管理体系的效果。

第一步，开展调查研究。调查研究的目的是明确影响企业文件质量的主要影响因素，调查研究的对象和内容应当囊括企业的内外部环境，其内容包括企业所有权性质、企业经营类型、企业宗旨、企业组织结构、企业业务流程和职责权限、企业的规章制度、国家的政治经济政策以及企业文件流程中的关键因素。

第二步，分析企业的业务活动，确定企业文件的质量要求。将企业各个业务部门的职能活动按重要程度进行分类排序，分析其业务流程和相关的组成事项，然后逐项分析并确定各个业务活动对企业文件证据性和信息性等方面的要求，这些要求可以通过职能活动的有关人员获知，也可以通过分析企业的有关规章制度，从不形成文件和不维护文件可能带来的风险和后果得出。

第三步，分析现有的企业文件质量管理状况，发现企业文件质量中存在的重大问题。

第四步，制定满足文件质量要求的方针战略。应主要考虑这些方针战略在企业各职能部门和职能活动中的适用性，以确保各个部门能够形成并保留业务活动中的重要文件。企业文件质量的方针战略可以考虑由文件管理部门带头来制定。在方针战略中应当明确界定企业员工的职责分工，文件流程以及可能需要的设备和技术。

2.质量执行阶段

将企业文件质量管理体系纳入企业的业务流程中，按照质量计划中的方针战略来实施执行。

3.质量检查阶段

即对质量执行阶段的结果进行检查，检查的内容应当包括:一是企业文件是否按照企业业务活动的需要形成并得到有效的组织，二是企业文件的质量是否得到可靠的保障，三是在质量执行中各项资源是否得到高效的利用，是否存在资源浪费的现象。四是企业文件的形成和利用是否达到或超出业务部门的期望和要求。五是检查并评估质量体系的运行情况。

4.质量处理阶段

也就是质量改进阶段，这一阶段在于对前三个阶段的运作进行总结，对于所获取的有益经验及出现的问题进行全面分析考察，将质量检查阶段的各种发现和建议进行分析研究，以便在下一个循环中能够有效地解决。

企业文件质量管理体系三维空间结构将企业文件质量管理活动作为一项系统工程来管理、控制，在过程中将影响文件质量的所有因素纳入有序的控制状态，并将诸多影响因素有机联系起来。企业文件质量管理是文件管理和档案管理研究的一个重要课题，通过研究，希望能够改变我国企业长期以来在文件质量问题上存在的不足，实现企业文件的真实、可靠、完整和可用，使企业文件更加有效地服务于企业各方面的生产经营活动。

参考文献

1.何嘉荪，傅荣校.文件运动规律研究.中国档案出版社.1999年9月.

2.刘莹.质量体系文件的控制.石油工业技术监督，2000(10):P32.

第4篇：企业受控文件管理范文

项目泄密的可能性无处不在，在管理上稍有闪失，就可能给企业带来巨大的损失。本文选取了几个有代表性的项目泄密场景，并详细分析了这些场景下的防泄密策略。

W公司启动了ERP项目，并从各业务部门抽调人员成立了项目组，其中包括来自财务部的小张。ERP项目组全体外出进行封闭式讨论，项目组成员吃住都在一起，小张的笔记本电脑在此期间经常被人借用。开始小张考虑到自己的笔记本电脑中有重要的工资表等信息，又没有采取任何数据保密措施，不愿意共用电脑，但是后来一想，借用电脑的都是一个项目组的兄弟，不好拒绝。

没多久，领导就找小张谈话，说最近很多人议论工资待遇不公平，问是不是他泄漏了工资信息。小张后悔莫及。

对策：设置安全区域

在日益开放的办公环境里，共用电脑、借用电脑等情况时有发生。如何防止电脑里保存的机密文档被其他人看到，是非常让人犯愁的事情。

过去在企业，企业领导的办公室里往往保存了很多机密文件。他们在办公室里接待客人，却不用担心机密文件被客人看到。原因在于，机密文件保存在保险柜里或锁在抽屉里，进了办公室是看不到这些机密信息的。

与此原理类似，用户可以用加密产品在电脑里建一个安全区域，把自己重要的信息和资料放进这个安全区域内，自己掌握开启或关闭这个安全区域的密码、口令。这样，除了用户本人，他人是无法读取这些重要文件的，用户的信息就能万无一失。

这种划出安全区域的方法是运用控制台管理程序（管理加密软件创建的分区，如增加、删除分区，口令管理，镜像文件管理）、磁盘格式化模块（实现对虚拟磁盘的格式化功能）、虚拟磁盘模块（实现虚拟磁盘的功能）、磁盘镜像文件的保护和隐藏（保护和隐藏保险箱的数据文件，防止误删除或者非法篡改）等程序和模块来实现加密的。

电脑可以存储多种类型的文件，有些文件类型占用空间很大，比如照片、视频等。用户要想对这种大文件进行加密，就要求用户在电脑上创建的安全区域必须足够大。目前加密产品的安全区域空间的上限通常只有4GB，已经不能满足用户需求，加密产品必然要向着创建更大安全区域空间发展。

目前，一些加密产品除硬件本身具有加密功能外，还允许用户在使用过程中设置自己的口令。这相当于对信息进行了双重防护。如果他人想偷看你电脑中的文件，就必须同时掌握电脑密码、加密硬件产品的密码。而要想同时获取这几个密码，对非合法用户来说基本上是不可能的。

在现实生活中，很少有人会在外人在场的情况下打开保险箱。用户在读取安全区域里的文件时，相当于打开了保险箱，极有可能被人通过网络窃取资料和信息，或者被黑客攻击，导致文件感染病毒。因此，用户在读取电脑里重要信息资料时，应该运行保护程序。用户在对自己设置的保密空间进行更改、增加或存储数据等操作时，应该暂时关闭系统的网络连接，以避免其他计算机访问此机的任何资源，从而增加受保护区域的安全性。

互联网上有很多免费加密的软件，用户可以随便下载安装。但是，这类软件的加密功能很弱，非常容易被破解――因为几乎所有这些软件都存在漏洞。如果用户确实想保护好自己电脑上的机密信息，就必须选择一款安全可靠的加密产品。

项目泄密场景二：U盘随意使用

2007年8月，中央电视台播放了法制节目《绝密图纸》，讲述了某单位耗费巨资开发的一项专利技术被人非法用U盘将专利技术图纸文件拷贝带走，带来直接经济损失500多万元。嘉宾指出，企业及单位应当采取技术与管理并重的方法来预防泄密。

有了U盘，人们就可以方便地从电脑中拷贝文件。这却给保密工作带来难题。如果信息一旦因此泄密，就会使企业陷于被动。

对策：外设限制 U盘管理

U盘方便了电子文件的拷贝和携带，却让人不省心。外设限制是安全管理上较易疏忽的地方，非法用户往往在外设接口上使用小型数码摄像机、MP3播放器、Flash 存储棒，并随意上载或下载文件。当然，设备限制不能只是对USB接口的限制。当前的终端I/O接口主要有软驱、光驱、刻录机、蓝牙、1394口、串并口、红外口等。

丰富多样的计算机I/O接口给用户带来了很大方便，同时也很大程度上增加了管理者的管理难度：如果从终端上封锁接口，就会影响员工的正常工作需求；如不封锁，这些接口又是信息泄密的重要途径。I/O接口的管理容易激化管理者与被管理者之间的矛盾，让管理者处于两难境地。

其实，尽管计算机能够提供丰富的I/O接口，但是只有少量接口是工作需要的。及时封闭与工作无关的接口可以降低泄密的风险。通过设备出口访问控制系统，管理员可以集中设定策略、远程开放或关闭接口，同时详细记录相关信息。

U盘管理是I/O接口管理中最重要的部分，其核心是要有效地控制U盘的使用方式及使用范围，可以将U盘分成非法U盘和合法U盘两种来管理。合法U盘又分为非受控U盘和受控U盘两种。这两种U盘都需要进行使用权限的设置，可以根据使用者的权限不同来设置U盘的权限。通过授权，U盘可以访问相应级别的终端。非受控U盘不仅可以在区域中使用，也可以在非区域中使用。受控U盘只能在绝密机器上使用。当然，非受控U盘或受控U盘并不能在所有终端上任意使用，也需要根据使用情况进行分配。最后，还要把U盘和目标终端绑定，使用者才可以根据相应的权限正常使用。

为了方便不同级别的保密需要，可以创建个人保密U 盘、组内保密U 盘、单位保密U 盘：个人保密U 盘只能让U盘所有人自己打开；组内保密U盘是组内所有人都能打开，但其他组的人无法打开；单位保密U 盘是单位内所有人都能打开，但外单位的人无法打开。

如此部署的U盘管理系统，可以防止公司内没有授权的人或者公司外部人员带来的U盘随意接入到公司网络中的任何终端，从而保证了公司内部文件不会通过U盘泄漏。

项目泄密场景三：邮件交流

2005年6月10日，广州市番禺区某网吧，柳青展悄悄地进入了四川迪佳通电子有限公司深圳办事处业务员夏某的电子邮箱。

在此过程中，柳青展得知夏某正在和也门的一个客户通过电子邮件洽谈生意并约定付款方式，于是滋生了邪念。他截留了也门客户发给夏某的电子邮件，并自建了一个与这个也门客户同名的邮箱给夏某发送邮件，从而盗取了夏某回给也门客户的邮件，继而将其收款银行账号更改为柳青展本人所开设的银行账号，导致也门客户将4万美元的货款汇入了柳青展所持有的账户。

对策：数字证书 签名

这个案例并不是发生在项目里，但是在进行项目交流时特别值得注意。邮件较传统方式能大大降低信息传送成本，已经成为项目交流普遍采用的通讯方式。企业的敏感信息越来越多地通过电子邮件进行传输。该如何在邮件传输过程中保障这些信息的安全，防止邮件传递过程中被人截获或被篡改等，是企业应该关注的问题。

利用PKI的私钥签名技术可以确保电子邮件的真实性和完整性：以电子邮件证书作为私钥的载体，邮件发送者使用自己数字证书的私钥对电子邮件进行数字签名；邮件接收者则通过验证邮件的数字签名以及签名者的证书来验证邮件是否被篡改，从而判断邮件发送者的真实身份。

数字签名可以帮助收信者确认发信者的身份，但是这不能确保信息不被黑客偷看。利用PKI的公钥加密技术，以电子邮件证书作为公钥的载体，可以避免这种情况的发生。发件人使用邮件接收者的数字证书中的公钥对电子邮件的内容和附件进行加密。加密后的邮件只能由接收者持有的私钥才能解密，因此只有邮件接收者才能阅读，其他截获该邮件的人看到的只是加密后的乱码信息。这样，就可确保电子邮件在传输过程中不被他人阅读，防止了机密信息的泄露。

借助数字证书助手，用户可以方便地对邮件证书的生命周期进行管理。证书助手具有证书导入导出、证书密码修改、其他人证书管理、CA证书管理、文件加解密等功能，证书助手支持USB Key方式证书，能帮助用户完成邮件加密操作中几乎所有的证书操作管理功能，最大限度地提升用户对证书的使用感受，使证书的易用性有了很大的提高。在这种方式下，用户不用直接和CA中心打交道，只须借助证书助手就可以实现对证书的所有操作。

企业与客户之间经常会传递一些重要的机密信息，而客户采用的却可能是免费邮箱。保证这些邮箱之间进行安全通讯，保证核心机密的安全传输，以及传输到这些邮箱后信息的安全非常重要。值得庆幸的是，有些厂商提供的解决方案已经可以保障这种情况下的安全邮件通讯。

既要防止邮件的泄密，也要防止重要文档被人通过电子邮件发送出去。这就需要支持内容监控的邮件安全解决方案。这样的解决方案有很多，可以通过建立公司安全策略，实现敏感信息传递控制，确保公司机密信息不会通过邮件的方式发送出去。

项目泄密场景四：多人协作完成文档

某大型企业研发中心发现，其竞争对手领先一步推出了新产品，而且这个新产品和该企业将要推出的A产品几乎是一模一样。该研发中心领导懵了：该企业原来想依托A产品来完成产品线的转换，并投入了大量资金，众多研发人员也付出了辛苦的劳动。该公司已经对设计图纸采取了严格的保密措施，不仅购买了加密软件进行加密，而且还对接触图纸的人员进行了严格的限制。

公司老总的第一反应是，这是内部员工泄密导致的结果，并下令停止该产品的研发进行调查。调查发现，该公司的最终图纸并没有外泄，只是接近最终结果的图纸外泄了。由于半成品图纸涉及的人员太多，要查出是谁泄密难度太大，最终该企业只好不了了之。

对策：过程加密 角色加密

要防止设计图纸的泄密，比较好的办法是把设计小组隔离起来，封闭各种可能的出口。但正确的方法并不一定最有用。这种隔离的方法会遭到设计人员的反对，他们会借用不能上网查资料、不方便与其他部门沟通、需要打印设计稿看效果等理由来反对。

很多加密软件可以针对最终文档进行加密，但是不能保证有人在编辑文档期间将文档拷贝走。过程加密和角色加密是值得设计小组尝试的一个方法。过程加密指的是在整个设计制作过程中，文档都是被加密的。这种加密只是在保存的瞬间对文档进行的。

以CAD文档为例，过程加密不仅体现在CAD文档的制作过程中，还体现在从CAD到标书制作的过程。很多时候，设计人员需要参与标书或产品说明书的制作，需要将一些 CAD软件中的图形数据复制到Word、Excel或PPT等文档中去。这样，不但能够避免图形的失真，而且修改起来非常方便。有些加密软件通常是把复制、粘贴的功能屏蔽掉，但屏蔽功能会给设计人员带来很大的不便。有些加密软件则开放了这个功能，但因为加密软件可能不能给Office系列软件加密，从而带来了图纸通过该方式泄密的隐患。

在这种情况下，用户选择必须能同时加密Office系列的加密产品，保证CAD软件和Office系列软件的信息安全。这样，设计人员就完全可以轻松自如地从CAD软件向Word、Excel和PPT等文档复制图形数据，而不必担心安全隐患的存在。

基于身份的加密则是另外一种情况。在同一个项目小组里，每个成员负责各自的工作内容，负责甲部分的成员不能了解乙部分的内容。但如果将每个部分拆分成独立的文档，既不方便文档的制作和修改，又不方便总负责人的阅读。这时，就可以为需要加密的文档中的不同部分设置不同的身份，例如，可以将文档的各个标题设置为身份一，正文中重要的句子（例如标书中的投标金额）设置为身份二，普通正文设置为身份三等等。基于身份的加密保护进一步细化了访问权限，可以更好地满足项目小组共同制作标书等情况的需要。

管理者可以针对单个用户来设置权限，也可以根据用户组来设置权限。如果根据用户组来设置权限，所设置的权限将应用于组内所有的用户。通过用户组的权限来设置访问策略后，就不用对单个用户进行一一设置。权限可以分为本地权限、外部权限、打印权限等，还可以设定权限有效期。同时，还可以设置临时的操作许可，以应付项目组各种临时的需要。这种基于身份加密的方法的优点在于，能对同一个文档中不同密级的信息设置不同的处理办法，满足项目小组对大文档制作的复杂要求。

第5篇：企业受控文件管理范文

(一)国际档案界共同关注的几个热点问题

国际档案界共同关注的热点问题可以从分析以下一些信息得出:英国、澳大利亚、加拿大和美国等国家档案工作者协会2(X刃、2001、2002、2003年已经举办或将要举办的档案学术年会议题;欧洲国家2002年5月在西班牙召开的“电子信息的保护与利用:最优化管理的实践和解决办法”国际会议的议题;20(X〕年已经举办的第十四界国际档案大会的主要议题及与会者发言;20(抖年8月23一29日将在奥地利首都维也纳举办的第十五界国际档案大会的主题“档案、记忆与知识”;代表性档案国际学术刊物1999年以来发表的学术论文主题。分析表明，近年来国际档案界对档案管理的研究涉及面很广，几乎包括了档案管理的方方面面以及各种门类的档案，就共同关注的问题而言，可以归纳为以下5个方面:

1.数字档案的保护:研究数字环境下档案的形成、维护及利用，数字档案保护的程序，实践经验，安全与质量保证，长久可获取性，数字档案保护的档案观，数字签字的使用及问题等;

2.电子文件的管理:研究电子文件的捕获、鉴定、保管、保护与利用，档案化电子文件系统的建立，真实性电子文件长久保存的方案，电子文件管理的教育与培训，电子文件管理的责任，元数据标准、模式及要求的使用和实施等;

3.档案的著录:研究档案著录的国际标准与国家标准，与电子著录信息标准和图书著录标准的关系，档案著录的数据结构标准如MARC和EAD，XML，档案著录的数据内容标准如国际档案理事会的《档案著录通用标准ISAD(G)》和《机构、个人和家庭档案规范文件的著录ISAAR(CPF)》，美国的《档案、个人信件和手稿的著录APPM》，英国的《档案著录指南MAD》，加拿大的《档案著录规程RAD》等:

4.档案的鉴定:研究档案鉴定的方法、准则和技术，目前被国际档案界公认的档案鉴定方法有美国的档案记录战略，加拿大的宏观鉴定方法、欧洲国家的职能鉴定方法、国际项目InterPARES针对电子文件的真实性鉴定方法等;

5.档案的利用:研究公共档案信息利用的内容，档案信息的真实性和智能控制，档案信息内容的管理及服务，建立和维护易于检索的档案利用系统，自动标引技术，档案的数字编目及数字化检索工具，档案利用的法律、版权、隐私、保密、自由利用与平等利用问题及其解决办法等。

(二)、档案管理的未来发展方向

档案管理的国际学术研究现状及研究成果揭示，世界各国的档案管理正朝着以下3个方向发展。

1.文件与档案信息管理的国际化与标准化

随着电子、数字和通讯技术的全球化普及，国家与国家间的电子政务和电子商务活动日益频繁，文件与档案的国际间合作与交流越来越多，文件与档案管理与利用的国际化与标准化趋势越来越明显，也越来越重要。目前在文件和档案的管理与利用方面已经出版了两个方面的国际标准:档案著录:为了促进档案的国际化交流和信息资源共享，目前在档案著录方面国际档案理事会已于1999年出版了((档案著录通用标准IsAD(G)》，并于2《XX)年出版了《机构、个人和家庭档案规范文件的著录ISAAR(CPF)》，在档案内容著录的原则、要求、方法和著录的基本元素等方面形成了国际规范;文件管理:2001年10月150国际标准化组织出版了世上第一个文件管理国际标准150154893，对真实、可靠、完整和长久可利用活动记录的规范化形成、管理、保管与利用提出了最优化管理的要求、方法与技术指南。世界上许多国家的专家学者都在为真实性电子文件的长久利用、元数据标准、电子文件的法律认可、档案资源的共享等问题开展国际间的合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。文件与档案信息管理的国际标准为文件与档案管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构文件和档案是否采用国际先进经验及其机构业务是否管理高效、机构服务是否用户满意和具有诚信的重要标志。

2.文件、档案、信息、知识管理的集成化与合作化

随着知识经济时代的到来，档案管理与文件管理、图书管理、信息管理和博物管理的关系越来越密切，知识管理强调用户至上，强调知识的积累、共享和交流，强调知识产品的输出，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念，管理目标，管理的社会服务功能、管理过程与管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，知识管理思想和数字技术手段使得各种信息资源的集成管理与集成化服务成为了可能。为此档案工作者需要采用合作与伙伴关系，与政府机构、信息中心、图书馆，博物馆等合作共同挖掘档案在电子政务与电子商务服务，在社会化教育与信息化服务，在休闲社会文化建设等方面的社会服务功能，共同关注档案管理与其形成者、主要用户、投资者、未来可能的受益者及与机构、社区、地区、国家和国际社会的关系，共同维护真实性证据、信息和记忆的完整和长久可用。

3.档案管理的职业化与社会化

随着人类社会文明的不断进步，法制化社会的不断健全和信息化社会的不断完善，个人、机构和社会记忆的恰当保存和永久利用已成为国家和社会必需，人类社会活动真实性、可靠性、完整性证据和信息的长久维护和利用已成为各种业务活动正常运转必不可少的法律和质量保障，成为各种社会管理活动高效率、高效益、公平竞争的必然要求，档案管理成功的国际经验表明，档案管理的未来发展方向是职业化和社会化。这一发展趋势明显地表现在以下5个方面:*档案管理在国家和社会的进步与发展中越来越重要，档案管理的专业管理理念与管理知识不仅在国家信息资源的管理中有其特殊的作用，在维护人类历史记忆的长河中更有其独特的地位;*档案学作为一门独立的学科其学科方法不仅对本学科的发展有重要的指导作用，对其他相关学科和对社会科学的贡献也越来越被社会广泛认可;*各国档案管理的法规体系逐渐建全，公民的档案保护和档案利用意识不断加强，档案保护已成为许多国家公民必尽的社会义务，而公民利用公共档案的权益也已得到了国家法律的保障;*档案管理工作是一项专门化的知识管理工作，只有接受过专业的档案管理知识教育或培训，获得档案管理职业证书或培训证书的档案工作者才能胜任该项工作，这已在国际档案界达成共识;在欧美国家档案研究生证书已成为档案工作上岗的最低学历要求，档案博士生教育规模不断扩大，成为档案事业可持续发展的重要支持;*档案职业协会在档案管理的理论与实践研究，档案的职业化教育与培训指导，档案管理的规范与标准制定，档案管理的最优化实践经验总结、推荐与推广等方面起着越来越重要的指导与协调作用;在档案职业协会的引导下，国家政府机构、公私企业、组织和个人的档案管理行为将朝着对社会负责，为社会服务的方向发展。

二、电子文件管理的国际学术研究现状及未来发展方向

90年代以来世界各国的档案工作者针对电子文件的管理开展了一系列研究，在电子文件管理的理论与实践方面取得了可喜的成就，在电子文件管理的基本概念，电子文件管理的思想与管理模式，管理方法与管理技术，管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验，如:国际档案理事会出版的电子文件管理指南，欧洲国家的电子文件管理教育与培训共同框架，澳大利亚的电子文件管理的战略及元数据标准，英国国家档案馆的电子政府文件管理指南及政策框架，美国匹兹堡大学的文件管理功能要求，加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护的模式、原则与要求。目前的研究重点是电子文件管理理论和标准的应用研究和检验，各种不同类型电子文件管理方法的最优化方案评估和选择等。以下就我国档案工作者最为关注的三个问题分析其国际学术研究现状及成果。这三个问题分别是:电子文件保管与保护的方法、电子文件管理的未来发展方向、电子文件管理和利用的思路与对策。

(一)电子文件保管与保护的方法

电子和数字信息技术给所有信息管理人员带来了种种挑战，文件管理人员和档案工作者也不例外，应对数字化信息挑战最为关键的保管与保护要素有三个:1.载体保护:保护电子文件的物理载体;2.技术保护:不断更新技术从旧到新;3.智能保护:确保原始记录下来的信息在各种有意无意或偶然的变化中能完整和真实。

其中智能保护最为困难，有五个因素决定着信息的完整性:1.信息内容;2.信息内容的固定性;3.信息长久和可靠查询的参照;4.信息的来源;5.信息的背景。

电子文件的保管与保护方法，归纳起来有以下7种:

1.模拟存储:即将电子文件打印到纸上或缩微胶片上，将其纳人现存文件管理系统管理的方法。该方法在打印过程中有可能会丢失上述关键保护要素，如不加以设置或预先处理，一些元数据会丢失，电子文件的完整性会受到影响。

2.政策规定:它包括使用外部规章体系或内部政策和程序建立电子文件保管的要求。政策的制定是数字文件保护的必要条件，但并不是保证电子文件得以保护的充分条件，它只是提供了人们行为和承诺的准则但并不等于提供了解决问题的全部办法，另外政策还需监督落实和开展常规性评估和不断更新。

3.标准格式:标准格式的目标是为了避免人们受控于个别兜售商的专用格式，减少面临风险的可能，使用标准格式必须保护所有关键数据要素及其属性，但它的问题是标准格式较少具备数字世界最新出台的时尚功能和组成。

4.计算机博物馆:计算机博物馆虽然也是保管的一种方法，却是最后才可采用的，不得以的方法。在这一方案中，一个或多个机构要长久的收集和维护各种不同版本的计算机软硬件。机构需为不定的未来维护大量的备件、手册和记录。计算机博物馆的保护方法存在一系列问题:如机器是否就能运行?有多少人会用这些资源?需要多少博物馆?数字技术检索的主要优势还能再现等?

5.转换和迁移:这一方法一定程度与计算机博物馆概念正好相反。其目标是随软硬件的变化保证数字文件的可读性。转换即是把旧的数据文件重新写人新的计算机环境。迁移即是把数字信息从不能再工作的非现行遗留系统中移出的方法。迁移总是要有特殊的软件作支持，会对文件信息内容的完整性带来一定问题。

6.仿真:仿真是当前电子文件保管与保护研究的热点主题。仿真意味着一个计算机系统会向另一个一样工作，仿真方法包括研制用于特定仿真器的技术，用于未来未知的计算机，它将以人类可读的形式保存描述性数据以再形成数字文件，并将把描述性数据、软件和仿真说明等文件一起包装封存。

7.永久性数字档案馆:永久性数字档案馆方法是美国档案与文件管理署资助的一个研究项目的名称。该项目与圣地亚哥超级计算机中心合作，旨在研制一个操作系统能够捕获、维护和提供电子文件的利用，不受计算机环境的变化。其目标是将文件的内容连同其描述性数据和背景信息一道包装起来，以保证文件能在未来的计算机系统阅读。

(二)电子文件管理的未来发展方向

就信息技术发展的趋势来说，电子文件的管理功能正向以下3个方向发展:

1.文档管理与业务工作流集成实现文件和档案与其它数据的积累、共享和交流。这将成为具有知识管理工具的软件产品的重要功能。

2.文档管理与业务系统集成，这已成为业务系统软件产品功能不断完善的重要标识，文档管理是业务管理必不可少的一种管理工具，它的管理对象是由业务系统生成的，二者的关系密不可分。

3.文档管理与其他信息资源系统集成，最大限度地实现机构内信息资源的共享。

随着信息化的逐步深人，在保障了所捕获的信息的完整、准确的前提下，信息系统的主要功能便是信息资源的高度集成化管理与集成化服务。就档案管理的决策选择来说，电子文件的管理决策正向以下3个方向发展:

1.电子文件的研究方法决策:从前端到末端(toP一down)或末端到前端伽彻m一uP)，前者采用的是演绎的方法建立起通用的规程，加拿大哥伦比亚大学的InterPARES项目便是典型;后者采用归纳的方法从已有案例总结经验再应用于其他案例，这一方法已被印地纳大学验证。

2.电子文件保管决策:将文件管理功能建人信息管理系统或将文件移交到专门的文件保管系统。匹兹堡大学的“文件管理的功能要求”项目强调的便是前者，最新的研究成果倾向于后者，研究表明后者更易操作。

3.电子文件的保管与保护决策:自己保管或外包，前者愿意自己建立保管与保护设施，后者愿意与其它服务机构签定合同由外部服务机构提供保管与保护服务。决策不仅涉及经济问题，还涉及机构机制和机构的优先权考虑等因素。

(三)电子文件管理和利用的思路与对策

就电子文件管理和利用的主要问题而言，其思路与对策可以归纳为以下5个方面:

1.电子文件保管的目标:保证电子文件的真实、可靠、可利用、可存取和可理解。

2.电子文件的鉴定:可采用职能鉴定和宏观鉴定的方法，根据文件形成机构的职能及活动过程来判断电子文件的价值，并将鉴定方案嵌人文件管理系统和业务系统及业务活动流程，鉴定工作应当是全过程的从文件形成前端的系统设计就开始并贯穿与文件运动的全过程。

3.电子文件的保护:电子文件保护的观念应从保护载体转向保护内容，从保护文件的次序转向保护文件的完整性、可存取性和可理解性。

第6篇：企业受控文件管理范文

国家电网公司坚持以“六统一、五集中、三拓展、三保障”为主线，持续提升财务集约化、信息化管理水平，逐步实现无纸化办公、自动化处理、智能化分析等先进管理模式，并提出“应用原始凭证电子化数据中心影像信息存储功能，通过扫描等方式将原始凭证纳入系统，实施电子化管理的工作要求”，以实现原始凭证电子化、规范化管理。国网公司根据财务政策环境及自身财务体系的建设状况于2012年下发了国家电网财〔2012〕346号（《关于印发国家电网公司财务信息化建设方案（2012年版）的通知》）文件，该文件明确要求国网总部及各网省以规范财务及物资体系的原始凭证和记账凭证为重点，强化会计基础工作管理，制定原始凭证规范，统一记账规则，推进原始凭证电子化，确保业务清晰、记录规范、原始凭证合规。

1实施背景

11加强原始凭证影像集中管理的迫切要求

内蒙古东部电力有限公司物资公司现有的财务集约化ERP平台系统已经走在了国家电网各网省公司的前列，目前已经实现了国家电网公司的集中部署运行，但是在物资供应过程中涉及的原始票据的留存、验收、过账、查阅、统计、稽核等环节的原始凭证流转及数据稽核上还存在一些问题，如传统的原始纸质凭证和ERP系统中的数据通过人为主观地进行查验核对，整个过程繁杂，加之原始票据数据资源分散，服务管理方式单一，无论从财务的业务办理效率和服务能力，还是从供应商的管理能效上，已不能满足国家电网总部对于财务原始凭证电子化的溯源要求，同时也不利于后续国家电网财务原始凭证电子化影像数据的集中管理和大数据分析挖掘。

12加强原始凭证电子化业务流程的重要内容

建设原始凭证电子化平台，是国网总部《关于印发国家电网公司财务信息化建设方案的通知》中确定的重要工作任务，同时在《国家电网公司“三集五大”体系建设“大财务”评估标准》中，对建设省级集中的依托财务集约化原始凭证电子化影像数据采集平台提出了明确的要求，该文件同时指明要对现有ERP业务流程办理的速度、信息采集的准确度、智能化进行提升和加速，并最大限度地降低数据采集的人工工作量，最大程度地通过智能识别技术来提升原始凭证电子化的业务采集与电子化水平。

13加强提升公司财务数据采集效率和服务能力的重要举措

通过在现有财务ERP系统中增加智能扫描OCR文字识别技术系统模块，可以提升整个财务原始凭证电子化水平，提升物资、财务部门的供应商票据票面信息及报销单据、订单、合同的数据实时采集和财务会计部门的过账中的三单（合同、订单、汇票）匹配的实时性。通过原始凭证电子化平台的建设，将会构建一个全省统一的影像数据采集和平台，实现数据采集信息流和业务流的双向实时交互，满足财务的会计自动过账、出纳的用户付款的服务需求，极大提升财务体系的服务管理水平。

14加强国网公司业务流程优化的必然要求

建设原始凭证电子化平台是内蒙古东部电力有限公司物资公司在财务体系建设中对供应商票据、电力公司部门间的票据、工单等的影像数据的集中存储、管理及影像中数据的实时采集的必然要求，无论从数据采集效率还是从整个财务体系的ERP流程优化都是必然趋势，可以极大提升整个系统平台的电子流程的顺畅性和充分发掘该平台的可利用度。无论从业务流程办理的效能上，还是从财务体系建设的品牌上，都能够展示形象、提升管理服务水平。

2内涵和主要做法

随着物资集约化管理的不断深化和发票验审结算工作量的大幅增长，着力建立原始凭证电子化系统平台，其内涵概括为建立企业级非结构化数据集中管理平台，统一原始凭证管理标准，结合文件管理系统，实现原始凭证电子化数据的收集、识别、查询和存储，同时与其他业务系统紧密集成，实现对原始凭证的全生命周期管理，加强对原始凭证电子化数据的规范管理和高效利用，制定企业统一原始凭证和电子档案管理标准规范，提升企业整体管理能力。

围绕“3+2”的工作内容，统一开展原始凭证电子化工作。“3”是指三项建设工作内容，即规范业务体系、明确业务职责和优化业务流程，是财务原始凭证电子化的基本工作内容。“2”是指两套配套保障措施，即制度体系保证和技术支撑保障，要在财务原始凭证运行工作中不断优化和完善。

三项建设工作内容如下：规范业务体系，按供应商、物资部、财务部等业务功能划分来组织开展信息系统运行工作；明确业务职责，按供应商、物资部、财务部等业务领域来细化明确各环节业务职责，合理设置岗位；优化业务流程，按供应商、物资部、财务部等业务环节，统一规范改进业务流程，明确业务流程之间关系，提高流程效率。

两套配套保障措施的内容为建立健全管理方法，管理规定，实施细则和操作指南为主题的运行制度体系；统一建设原始电子凭证运行体系技术支撑平台，并推广应用。

围绕“3+2”工作内容，建成三级审批制度体系，实现财务工作的组织形式由专业分工向业务分工转变，工作方式由被动处理向主动处理转变，由分散处理向集中处理转变，最终达到财务系统的精益管理，集中管控，统一调度和高效运作。

21原始凭证电子化建设与实践的内涵

内蒙古东部电力有限公司物资公司原始凭证电子化建设与实施以建设“电子化财务管理”为目标，以智能人机交互技术为基础，按照“集团化运作、集约化发展、精细化管理、标准化建设”工作要求，对原物资供应商管理，财务过账资源和流程进行优化整合，构建清晰、高效的运转模式，与内蒙古东部电力有限公司物资公司发展战略相适应，实现由复杂到简洁、分散到集中的运行管理模式转变，为公司提供更高效、更安全、更优质的服务。

22主要做法

以建立财务原始凭证管理系统为理论基础，以增值税发票智能结算平台、原始业务凭证采集平台、非结构化数据平台为管理支撑。以文档管理、协同操作、图像捕获、电子工作流、内容访问、记录管理、归档与数据结构紧密联结，与各种不同的SAP界面无缝集成，使用工作台嵌入SAP，无缝联结SAP业务流程，实现使用内容增强的SAP财务业务流程，包括企业资产管理、合同管理、财务单据管理、品牌管理、设计文件管理、项目管理、质量管理和事件管理。

221技术支撑手段建设

采用电子化系统架构设计策略对内蒙古东部电力有限公司物资公司原始凭证管理进行优化。与SAP系统深度整合，既支持现有财务凭证电子化的功能需求，也支持未来其他业务领域的凭证电子化，与非机构化数据平台、现有集团结算平台和业务系统权限管理整合，支持百万级财务凭证电子化的处理压力，降低升级对现有原始凭证电子化系统的影响。通过联结内容与业务流程，改进业务流程的效率，通过管理内容的完整生命周期，改进日常工作的规范。

（1）在原始凭证电子化系统中构建智能结算平台，统一文件标准，为电子原始凭证在线管理提供系统支撑，规范财务相关电子文件管理，提供票据自动扫描，由“原始凭证电子化”到“结构化”的自动转换，与其他业务系统集成应用，实现全局共享文件资源，提高原始凭证电子化数据利用效率。管理系统架构具体如下：

在业务单据或凭证录入界面增加扫描功能，业务单据或凭证录入时，通过启动扫描程序，自动调出扫描窗口，扫描原始纸质凭证，调出即时图片（也可选择载入已有的扫描图片）。各业务系统在业务单据或凭证提交、保存时，系统自动将电子文件存储到非结构化数据集中管理平台，系统流转时可在各审批岗位查看到对应的电子图片。在现有相关业务单据或凭证查询分析时，可即时查看对应的电子图片，同时也可登录非结构化数据集中管理平台电子图片识别信息关联查看对应的业务单据或凭证。

各业务系统根据业务需要进行原始凭证电子化数据实时动态收集，支持原始凭证扫描成各种图片文件格式，进行档案化管理，对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理，保持对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

在电子化原始凭证传输过程中，按照国家相关的法律法规和规范标准要求，结合国内通过认证的安全加密产品，进行索引加密、数字签名、RMS等技术保证电子文件的安全性以及可用性，达到控制数据安全的作用。

（2）通过OCR识别技术，对扫描件中的指定位置信息进行识别，提取指定信息，建立与电子图片文件索引及与业务单据、凭证的关联，或将识别信息自动装载到业务单据中，经核对无误后，可进行相应的后续操作。

（3）建设非结构化数据集中管理平台。搭建企业级非结构化数据集中管理平台，统一原始凭证管理标准，结合文件管理系统，实现原始凭证电子化数据的收集、识别、查询和存储，同时与其他业务系统紧密集成，加强对原始凭证电子化数据的规范管理和高效利用。根据原始凭证电子化的总体功能需求，综合考虑系统技术架构的成熟性、稳定性和扩展性，同时为了和非结构化数据库技术路线保持一致，选择采用成熟的企业内容管理套装软件作为基础平台，在此基础平台上开发内蒙古东部电力有限公司物资公司的财务原始凭证电子化系统。

非结构化数据平台在数据存储、归档、流程和生命周期等方面为原始凭证电子化系统提供支持，具有很强的海量存储、安全管理、快速定位、信息共享和内容关联能力，从底层实现对各种原始凭证非结构化数据的管理业务和管理工作进行有效支持，提升财务系统产生的数据资产的价值。

（4）增加可视化管理功能。业务系统在进行业务申请和审批过程中按流程、节点随需扫描原始纸质文件，实现原始资料的动态收集，扫描为电子图片的原始凭证作为业务单据或凭证的附件，供业务单据或凭证在审批流转、查询分析时查看。利用OCR技术，对特别的原始单据（增值税发票，订单，合同）进行扫描识别，自动生成结构化的凭证明细数据和系统单据。

222组织体系建设

内蒙古东部电力公司财务原始凭证电子化体系以“三级审批”为基础，总体设计架构为“两层调度，三级审批，一体化运行”。“三级审批”体系主要包括物资供应部初审，物资采购部复审，财务部三审。物资供应部初审指供应部大厅审核人员审核，主要包括在物质供应商管理大厅对物资采购合同、增值税发票、物资验货单等原始凭证进行评审，物资采购部根据物资采购订单信息，对原始凭证影像和票据信息进行核对，物资财务部对原始凭证影像进行集中校验，查询过账信息和批量清账工作。

（1）两层调度。按照一体化运行体系要求，建设内蒙古东部电力有限公司总部和市级公司两层调度方式。总部财务部进行财务原始凭证的集中管理，承担公司总体原始凭证的存储、统计、调度、审查。市级公司财务部接受总部财务部管理，负责基层财务工作中的原始凭证电子化数据采集、上传，同时对调管范围内的原始凭证进行信息监管和检查凭证完整性。

（2）三级审批。供应商通过供应商协同平台，进行发票的电子化工作和付款进度和付款情况的查询，同时也借此收集电子发票信息，为后期自动处理做准备。今后更可扩展为采购需求，甚至库存状态。发票扫描和识别平台批量处理供应商寄达的纸质发票，并且识别其上的关键内容，和已采集到的电子发票明细进行比对。如果匹配则进入下一步处理。

根据三单匹配（PO（订单），GR（收货单）信息，纸质发票信息），再加上供应商平台产生的预制发票，这4个数据按照预设逻辑进行判断后，进行大量自动过账，小量人工异常处理，最大化实现处理自动化。

供应商携带发票到物资供应部大厅，登录SAP开发扫描终端选择对应采购订单并上载发票信息系统自动分配原始凭证编号，打印粘贴单并粘贴发票打印一级交接单，连同发票交供应部大厅人员审核供应部大厅人员接收及审核发票，并根据发票信息分类打印二级交接单，连同发票交供应部人员审核供应部人员接收发票复审，并根据发票信息分类打印三级交接单，连同发票交财务部审核财务经理智能派工接收审核粘贴单，发票过账生成应付账款会计凭证。

对于物资供应部门的供货商提供的购货增值税发票可以按照上述数据业务流程在物资供应商大厅和大厅办事人员处配置扫描终端设备，然后通过配置的扫描终端由供应商送发票人员或者物资大厅办事人员接收到的供应商发票进行扫描，扫描出的发票数据（9类数据和3类文本信息）通过BASE64加密传入ERP系统，扫描识别完成后删除本地信息，本地不做任何数据和图片的保存操作，打印发票粘贴单，同步利用扫描识别到的条码信息将影像数据和工单信息进行关联。

（3）一体化运行。按照财务运行体系要求，建设内蒙古东部电力有限公司物资公司物资、财务两个体系原始凭证集中式调度，依托原始凭证电子化系统平台，优化数据运行资源配置，推进运行体系的扁平化，注重管控集约化。

223强化标准化财务原始凭证管理

（1）完善财务与生产、项目、物资、人资、营销等前端业务信息的集成，规范前端经济业务和交易事项的处理，深化财务与业务系统集成应用，实时转换业务信息和财务信息，促使前端业务按照财务规则或财务管理要求进行核算与管理，确保集成业务的内部原始凭证全部来源于业务处理环节。

（2）深化电子报账系统应用，将项目管理系统与电子报账系统集成，实现电子合同、工程预决算报告与审批单无缝链接。同时，制定相关的经济业务事项财务审核规范条款，规范并细化日常费用报销、营销电费、物资采购、在建工程等各类经济业务原始凭证内容，实现原始凭证精细化管理。

（3）规划财务审查工作。从审批、记账、校验、过账、预付款清账等各个方面，规范内蒙古东部电力有限公司物资公司财务部审批操作流程，提升财务部工作的管理水平，确保公司财务的安全稳定。

（4）建立健全的评价考核体系。为加强公司财务原始凭证电子化系统建设、运行和应用情况，建立财务运行考核体系，通过从财务数据可靠性、贯通性、安全性等各方面进行评价考核，切实提高公司财务凭证电子化流转水平，有效支撑公司发展方式和电网发展方式的转变，加快推进公司现代化建设。

（5）强化“三级审批”流程管理。建设标准化流程并结合国家电网财务管理流程的实践经验，从实际财务凭证管理角度出发，旨在从整体上把握公司财务管理流程建设的基本思路和关键要素，总结形成全公司财务管理流程建设的统一和规范。对财务事件与原始凭证管理进行无缝衔接，固化财务处理流程，用电子化手段管理财务工作。

（6）提高财务工作运行专业化水平。依托财务原始凭证的电子化建设不断覆盖和实用化，从财务凭证流转的各个环节“纵向到底，横向到边”逐步统一规范，从内蒙古东部电子公司到各市级子公司的财务均采用通用的管理流程进行日常操作，依托原始凭证电子化系统全面支撑运行工作，提高财务工作整体运行保障水平。

224采取整体规划、阶段推进、注重实效的实施策略

（1）原始凭证电子化建设涉及财务的各项日常工作，所以在应用系统的各项功能开发、业务配置、系统存储规划、项目实施等工作的规划和实施上，要服从内蒙古东部电力有限公司物资公司长期建设规划，需采用信息技术领域领先的技术进行开发，支撑内蒙古东部电力有限公司物资公司现有应用，并着眼于未来3～5年的管理改进，同时以国网公司整体规划为准，各项系统业务规划要符合国网财务各类财务业务规范、管理要求。

（2）在电子化建设项目实施过程中有意识地进行阶段性推进，将工作划分成可以控制、有明确实施目标和效果的各个实施阶段，采取先试点再推广的模块开展实施工作，通过试点实施形成典型模式和经验，在此基础上全面推广实施工作。

（3）在实施过程中以项目实施对用户企业实际管理工作的改进和提高工作效果为最主要的考核标准，注重实效，将原始电子单据与非结构化数据集中管理平台集成，实现数据集中管理、关联查询，促使日常业务凭证、单据审核的高效管理，保证业务在线审核操作的高效、简便、友好、运行稳定。

3实施效果

31提升财务结算能力，增强自动化管理水平

依托扫描识别技术，实现全程操作“按图索骥”。供应商物资结算自助平台通过扫描识别技术与SAP系统数据交互，将增值税专用发票票面信息影像化、数字化。在供应商发票扫描环节，自动识别增值税发票票面内容，智能匹配初始信息；在发票验审环节，自动审核发票信息，实时归集票据影像业务数据；在集中过账环节，实现发票自动录入过账，会计处理由输入数据向检查数据转变；在发票检索环节，提供多条件搜索功能，实时跟踪发票处理业务状态。

32提升供应商管理水平，创新优化结算流程

创新优化结算流程，实现工作模式“化繁为简”。供应商物资结算自助平台将财务人员从单调枯燥的手工录入劳动中彻底解放出来，将供应商纳入发票处理工作流程，由供应商发起结算业务并进行发票扫描、打印、粘贴等业务操作。财务人员通过系统完成在线审批、校验、过账等业务处理，使传统的手工处理发票向自动化、智能化、集成化方向转变，增强了供应商参与物资结算工作的积极性，改变了企业财务人员编制随业务量增长而同比例扩充的被动局面。

33提升企业财务管控能力，保证“三集五大”体系建设有效开展

集成系统应用，实现财务业务“兼容并包”。结算平台上线以来，供应商物资结算自助平台扫描识别正确率达9933%，验审正确率达100%；财务与业务纳入“一体化”在线管控，“影像流”与“任务流”畅通无阻、有条不紊；原始发票影像数据一次录入、全程共享；审批环节规范统一、职责清晰；数据收集便捷高效、口径多样；财务与业务部门管理职能协同衔接、紧密耦合，有效打破“条块分割”的管理壁垒，为“三集五大”体系建设业务融合提供有益探索。

第7篇：企业受控文件管理范文

关键词：电力科技 档案 现代化管理

1、前言

电力科技档案的现代化管理是管理方面的一种趋势，所以说，现代化的管理手段主要依靠计算机科学的发展，我们已经有了较为成熟的计算机科学与技术，所以说要将技术运用到实际中。本文就对现代化管理进行有效的分析，从各个方面进行突破。

2、档案现代化管理概述

档案工作的现代化，是建立先进的管理理念，学习科学的管理理论，然后组织机构，适应，管理方法和手段，以实现所面临的新形势和档案在中国建设和发展的新任务的预期目的，我们必须树立依靠科技进步和管理。档案信息化建设是一个庞大复杂的系统工程成本，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，培养一支高素质的档案管理人员，确保档案资源的安全和保密性，实现档案信息化，促进档案工作的改革。电子计算机技术是新技术革命的主导技术。高速度、高精度的电子计算机，存储信息和逻辑判断能力和自动操作等特点，在档案管理、档案利用计算机接收、查询、借阅和归还，并确定由于文件备案和使用管理的破坏。在文件管理中，利用计算机进行收集、整理、编译的检索工具，对目录的内容进行介绍和编写，也为库务管理。对于专项档案工作项目，如编制大索引，为档案的研究工作提供服务和档案统计等。计算机文件管理系统，具有输入和输出、插入、修改、打印、查询、统计、查询、删除等功能，同时，计算机还具有识别、诊断、筛选等功能，可以利用档案进行某些功能的识别。现代档案管理具有占用空间小、存储量大的信息量大、应用能力强、传输速度快和使用计算机等方面的信息，可以及时提供大量的档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件在档案领域的一个新的信息载体、磁性材料、光学材料的电子档案，将逐步取代传统载体档案在档案领域占据领先地位，档案工作注入生机与活力。

3、电力科技档案的现代化管理

重视和电力建设项目档案的开发利用，加强重点项目档案编制工程档案是建设科技资源优势单位，档案人员要花费大量的时间和精力对文件和资料的积累，实际上是工程的施工经验和技术的积累。是否有效地选择项目档案，作为衡量和检验项目档案管理水平和项目文件大小的重要标准。为了充分了解电力建设项目档案的电力建设项目档案的重要性，为进一步实施精细化管理的要求，强化国家的电网公司，实现电力工程项目建设标准，提高建设和管理水平。项目文件验收是项目竣工验收的重要组成部分，不接受项目文件或项目文件不合格的建设项目，不得进行或通过整个施工项目竣工验收。可以看出，该项目文件验收的整个项目验收的项目有一票否决权，充分体现了项目文件在建设项目竣工验收中的重要性。

电力工程档案是资本建设过程真实性和工程化的重要文件。档案和施工人员认真研究电力建设项目档案管理的有关规定，坚持“档案法”的宣传，开展工作，加强档案的参与意识和法律制度，对档案法治；档案工作者应注重知识的积累，不断提高业务水平和自身素质，并积极与相关部门和人员，了解建设项目动态。在测试过程中，要严格执行电力建设项目档案管理的规定，良好的价值评估，这样文件的合理分类，文件排列有序，写的确切名称，存储期划分文件正确，装订结实、整齐美观，使建设项目档案科学的管理和有效利用。

目前，广泛使用计算机技术在档案管理系统，可以完成对文件的起草，修改，删除，查询，打印，登记，统计工作，收集、现代科学技术手段和先进的经营理念和管理技术，是迫切需要的档案管理人员掌握和使用。数字档案管理、信息技术是档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。因此，档案管理人员应结合自己的工作，在学习中操作，同时不断提高服务质量，特别是对计算机知识、信息和文化学习、综合档案管理人员的信息，使自己的知识和网络文化。

3.1现代化管理的定位

（一）各级领导要高度重视电力建设项目档案工作。工程建设是至关重要的，档案建设项目也是至关重要的，没有项目文件将是未来的麻烦没有尽头。该项目从项目经理开始，指定专人负责文件、图纸和计算资料、音像资料的收集、管理、制定岗位职责、考核和奖惩。

（二）加强组织和电力工程项目档案工作的领导，项目管理，施工负责网络的设计、施工、调试、监理单位的技术档案管理网络、施工单位等部门，明确项目责任，档案管理责任，工作的人，责任到人。加强评估，建立和完善项目档案的规章制度，从组织、制度上保证建设项目档案的正常发展。

（三）档案工作的实施与项目建设的同步，是保证档案的完整、准确、系统的前提。

3.2如何做好档案现代化管理

①为了与国家规定的要求，使文件、档案工作人员应注意从“头”项目准备早、抓源头为项目档案管理工作，从项目的提出，到项目，各阶段设计，施工，调试，工程调试档案部门做先进的干预跟踪、监督。档案建设项目密切，随着项目进度的一部分，一步一步地，逐步形成一个连接的扩展。档案工作者应利用工程进度报告、项目协调、档案管理和档案收集范围，对施工人员的要求发展的意识，形成的档案建设，并与项目文件的形成和积累过程检查工作积极配合，为完成文件的基础。

②检查工程进度和文件同步的积累，加强对施工人员的档案意识，档案的形成、积累在施工阶段的施工人员，并检查在施工阶段文件的积累和质量检查。档案工作人员和技术人员和管理人员要紧密合作，充分发挥档案网络的作用，掌握项目档案工作要点，明确自己的责任和任务。充分调动兼职档案管理人员，严格控制之前，期间和之后，要求各单位严格执行建设项目档案管理的有关规定，申请材料符合档案管理要求。

③完成项目验收和文件检查，参与档案人员的参与完成验收，是保证项目文件质量的文件信息。档案人员在工程档案审批工作中，工作应重点放在档案的初步阶段，档案资料应一致的地图“，签订完整的手续。检查发现存在的问题，要求有关部门及时解决。在掌握验收标准的同时，应坚持高标准、严要求，不马虎住宿，保证项目档案质量。

④为了使这个制度得到更好的实施，在项目完成后，项目协调会、设备开箱活动，指导档案工作人员参加，使档案工作人员了解情况和设备到货及随机文件的完整性，使档案管理工作始终处于受控状态。

⑤建立相应的会计核算，实施工程档案动态管理。档案人员要严格执行设备的开箱，准确记录随机文件齐全，信息不完全和其他设备的及时发现与有关部门和厂家联系箱时要求完成设备的信息。

4、结束语

依据本文的描述可以清晰的看出，目前的计算机科学与技术已经发展的很不错了，对于各个领域都有了一定的现代化管理方法与手段，因此，我们要与时俱进根据时代的变化以及科学的发展不断的进行学习。本文提出的仅仅是个人观点，但是依旧希望能够对有关部门有一定的帮助。

参考文献：

[1] 王娟. 浅析电力科技档案的现代化管理[J]. 城乡建设， 2012（29）.

[2] 宋玉萍. 浅析电力科技档案的现代化管理[J]. 经营管理者， 2012（22）：37-37.

[3] 何翠平. 浅析供电企业科技档案管理与利用[J]. 赤子， 2015（7）：151-151.

[4] 张铁. 浅谈高校科技档案管理工作[J]. 中国电力教育， 2012（S1）：189-189.

第8篇：企业受控文件管理范文

关键词：建筑工程；质量管理

1 建筑工程质量管理的含义

在建筑工程施工项目中，质量管理是指指导和控制某组织与质量有关的彼此协调的活动。与质量有关的活动，通常包括质量方针和质量目标的建立、质量策划、质量控制、质量保证和质量改进。质量控制是质量管理的一部分，质量控制通常是指在项目产品质量的产生、 形成全过程中实施监控，及时发现并排除过程 当中有关技术活动偏离规定要求的现象，使其恢复正常，从而达到控制的目的。使影响产品质量的技术因素、管理因素及人的因素等始终处于受控的状态下。

2 质量管理的意义

建筑工程的质量是建筑工程最重要的核心，是决定工程建设成败的关键，它对提高工程项目的经济效益、社会效益和环境效益都具有重大意义，它直接关系着国家财产和人民生命的安全，关系到国家建设事业的健康发展。

3.当前我国建筑建筑工程质量下降的原因分析

3.1随着我国经济建设的步伐加快,城市建设的规模日益扩大。但是从总体方面来看,我国目前建筑工程质量的水平并不乐观。这方面的问题归纳起来。有以下表现:工程质量不合格,影响其使用功能;许多工程结构隐患严重,甚至导致建筑倒塌;装饰工程质量低劣,给排水、电气、燃气、消防等设施不能满足安全防护要求;。

3.2造成建筑工程质量下降的原因

（1）质量法不健全,执法力度不够；

（2）建筑市场行为不规范,监督查处不严；

（3）企业经营思想不端正,放松管理,甚至偷工减料；

（4）不少质量低劣的建筑材料进入工地。市场经济的建立和发展,打破了计划经济体制的单一模式,同时也给建筑市场带来了混乱。个别商家为谋取利润,经销伪劣产品,提供假出厂合格证,弄虚作假,给工程质量留下隐患。因此,必须把好建筑材料的检验关和试验关,钢材、水泥、水电设备、硷等主要材料和试件,不能满足于施工单位报送的工程技术资料。

（5）质量监督检查不严,有的监督站或监理公司的人员素质不高。

4建筑工程项目施工质量管理要点分析

4.1施工项目技术文件的管理

加强初步设计、技术设计、施工图设计等各阶段的设计文件的管理，尤其是加强施工图设计阶段的设计文件管理，使设计内容、 深度等必须满足项 目功能的需要、 满足国家相关设计规范的要求。加强设计交底和图纸会审等方面的管理工作，让项 目参与的相关单位，特别是施工、监理单位等正确理解设计意图，加深对设计文件特点、难点、疑点的理解，掌握关键工程部位的质量要求。加强施工组织设计、专项技术方案等技术文件的审查，满足施工工艺的要求。

4.2施工项目物资设备及材料的管理

材料及设备的质量是工程质量的基础。材料质量不符合要求，工程质量也就不可能符合标准。加强材料及设备质量的控制，是提高工程质量的重要保证。必须针对工程的特点，根据材料的性能、质量标准、使用范围和施工要求等方面进行综合考虑，慎重的选择和使用材料及设备。

4.3施工项目的组织管理

依据项目目标任务，确定合理的组织机构，建立必要的规章制度和工作原则，划分并明确工程项目系统的不同岗位、层次、部门的职责。同时加强内部各部门之间的相互联系，按分担的责任，划定各部门之间的工作关系，确保各项质量管理活动的正常运行。

4.4施工项目的过程管理

过程管理主要是通过施工工序的管理来体现的。在加强工序管理的过程中，要选择“重点”和“ 关键”来设置质量控制点，从而达到卓有成效的质量控制。如设置关键的分项工程、 关键部位、关键工序等。

4.5施工项目过程的监督管理

加强对建筑工程质量的全过程监督，是保证工程质量的首要任务。因此，可以从以下几个方面入手：

（1）强化政府对建设工程质量监督,是在工程建设领域中对建筑市场的宏观管理的重要手段。自20世纪80年代初,结合我国国情,参照国际惯例,政府对工程质量实行监督。相继建立健全了工程质量监督机构,在全国形成了质量监督体系,有效地把工程质量纳入法制管理轨道,加强了企业质量管理,促进了工程质量的稳定提高。

（2）增强质量意识,提高人员素质。工程质量监督是一项集法律、技术、经济和行政于一体的综合性工作,属行政和技术的监督执法。因此,监督队伍素质的高低,执法能力的强弱是搞好工程质量监督的基础。

（3）加强对项目法人行为的监督

项目法人是投资者的代表,对工程质量负总责。加强对项目法人行为的监督应注意:加强合同管理,避免项目法人在建筑设计、施工中签订各种虚假合同,逃避国家的监督。加强对工程招投标的监督,严格审查建设单位是否依照法定程度和方式进行了公开招标;是否公正地择优选择了中标单位。严格施工许可证制度,建设单位必须按有关程序,经过严格的审批,领取了许可证方可开始施工。严格项目竣工验收,未经验收或验收不合格的项目不准交付使用、不办理产权登记、不准进入市场交易。

（4）严格资质审查,把好建筑市场准入关。各级建设行政主管部门应加强对参与基本建设全过程的各责气单位的资质审查,严格建筑市场准入制度。

（5）用户监督

用户是建筑产品的最终消费者,建筑产品质量的好坏,直接关系到其人身财产安全,用户出于自身利益,绝不会听任行贿、受贿、偷工减料等行为发生,吸收用户参与基本建设全过程的质量监督,对提高建筑工程质量意义重大。

参考文献

第9篇：企业受控文件管理范文

随着科学技术的高速发展和国际交往的增多，产品概念已超越了国界。在商务交往中，需要有共同的语言、统一的认识和共同遵守的规范，质量管理的国际化，已成为世界各国企业界的迫切要求。国际标准化组织于1979年成立ISO/TC176质量管理和质量保证技术委员会,负责制订质量管理和质量保证的国际标准。该组织在总结各国质量管理经验的基础上，把各国的经验标准加以分析、总结、系统化。通过广泛协商，1987年3月，国际标准化组织正式公布了ISO9000质量管理系列标准，标志着质量管理走向了规范化、科学化、程序化。由于质量管理的对象从硬件逐渐扩展到软件、流程性材料和服务业，经过“有限修改”，国际标准化组织了1994版ISO9000族标准，取代1987版标准，随即启动第二阶段的“彻底修改”工作，并于2000年12月，正式2000版ISO9001国际标准。为加强与其他管理体系的兼容性，又对2000版ISO9001国际标准进行了修订，于2008年12月，正式2008版ISO9001国际标准。我国一直紧跟国际标准化组织的步伐，先后等效和等同采用了1987版、1994版、2000版ISO9000系列标准，2008年12月30日国家又正式颁发了GB/T19001-2008质量管理体系要求，等同采用2008版ISO9001质量管理体系要求标准。ISO9000质量管理体系系列标准中包含了ISO9000基础标准和ISO9001质量管理体系要求标准。ISO9001质量管理体系要求标准提出了建立质量管理体系的要求，标准第4章提出了质量管理体系总要求及文件要求，明确了管理思路、管理方法和文件管理模式；标准第5章明确了最高管理者的职责，以确保领导作用的充分发挥，是“领导作用”的管理原则和“最高管理者在质量管理体系中的作用”的质量管理体系基础的具体体现；标准第6章明确了质量管理体系活动必须投入的资源，提出资源的确定并提供是质量管理体系实现增值、实现预期结果的必要条件；标准第7章明确了规定策划和管理产品实现过程的要求，包括确定与产品有关的所有要求（包括顾客要求在内）及实现过程，旨在通过对产品实现过程的有效控制，确保产品最终满足顾客要求和相关法律法规要求；标准第8章明确了对质量管理体系、产品和过程的监视、测量、分析和改进的要求，这是为了证实组织提供的产品符合要求，确保组织的质量管理体系符合要求，及持续改进质量管理体系的有效性。

二、公司实施

ISO9000质量管理体系的作用实施ISO9000质量管理体系标准有利于提高产品质量、保护消费者利益，为提高组织的运作能力提供有效方法，有利于增进国际贸易、消除技术壁垒，有利于组织的持续改进和持续满足顾客的需求和期望。实施ISO9000质量管理体系对公司目前的管理、生产运行和服务的作用表现为以下几个方面：公司按照ISO9001国际标准要求建立质量管理体系，可进一步规范公司内部管理流程，使公司各管理部门、各下属单位的质量管理职责得到清晰划分，能提高公司整体质量管理水平和管理效率，确保公司生产、管理、服务的过程处于受控状态。完善的质量管理体系能保障市场和顾客的需求得到不断满足，从而提高顾客及相关方对上海石化生产、产品质量和服务的满意度。按照ISO9001国际标准要求建立质量管理体系以构建一体化管理体系为契机后，若再通过第三方质量认证，则又能进一步满足用户的需求，并为公司质量管理体系的持续改进、完善和有效运行提供有力的技术支撑和外部推动力。

三、目前公司实施ISO9001质量管理体系的现状

公司层面尚未通过质量管理体系认证。炼油部、烯烃部、芳烃部、储运部、涤纶部的认证单位是方圆标志认证集团，化工部、腈纶部、塑料部、环保水务部的认证单位是上海质量体系审核中心，化工所的认证单位是摩迪英联认证有限公司。热电部、公用事业公司、新成立的质量管理中心没有通过质量管理体系认证。认证单位分散及要求不一致。随着公司运行机制的变化，二级单位的质量管理体系作为质量管理体系认证的主体已不完整，如把采购、质量检验、销售等过程作为外包进行控制，但又没有达到ISO9001标准对外包方的控制要求。没有与其他管理体系有机整合，公司目前的质量管理体系运行状况已不能满足持续发展的需要。

四、构建公司公司一体化管理体系需注意的问题和把握的重点