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关键词:中小学校;财务制度;管理:问题;对策
1.幼儿园财务管理的基本原则
幼儿园高层管理者和财会人员应遵循的指导思想有三点:①贯彻执行国家有关法律、法规和财务规章制度;②“坚持勤俭办学的方针”;③正确处理事业发展和资金供给的关系,社会效益和经济效益的关系,国家、集体和个人三者利益的关系。
2.幼儿园财务管理的主要任务
财务管理内容与责任包括:合理编制学校预算;依法多渠道筹集事业资金;加强核算,提高资金使用效益;加强资产管理,防止国有资产流失;建立健全财务规章制度;对幼儿园经济活动进行财务控制和监督;定期进行财务分析,如实反映学校财务状况。
3.幼儿园财务管理的体制
单位设置财务机构的幼儿园实行“统一领导、统一管理”的体制;①不具备(不需要)单位设置财务机构的幼儿园实行“集中管理、分校核算”的体制,即在一定区域内设置中心财务机构,集中统一管理财务活动,幼儿园设报账员,在园长领导下管理财务活动,统一向中心财务机构报账;②幼儿园财会人员的职责、权限、技术职称、任免奖罚等按《会计法》执行;③园办产业、勤工俭学等财务活动均由幼儿园财务机构统一领导。
4.幼儿园财务管理的主要内容
主要包括单位预算、收入管理、支出管理、结余及其分配、专用基金管理、资产管理、负债管理等方面的内容。
二、当前幼儿园财务管理中存在的问题
1.幼儿园领导“重钱轻物”现象比较严重
一些幼儿园领导只知道向上级主管部门要钱,但在怎样合理有效地使用好争取来的资金,如何保管好用这些资金购买的资产等方面重视不够,导致学校资产管理不善,重复购置,盲目采购,积压浪费的现象越来越严重。如有的单位购买电脑,买的都是过时淘汰的产品,表面上他们好像是节约了钱,而实际上年年都要花钱整修,反而造成年年花钱、多花钱。
2.财会人员“半路出家”现象相当普遍
多数人认为幼儿园财务管理工作仅仅是记账、算账、报账的简单工作。因为对财务人员的要求不高,绝大多数学校财会人员是半路出家,尤其是幼儿园的财会人员几乎是学科教师兼职,不仅不具备相应的专业知识,而且对《会计法》、《审计法》等财会法规也了解甚少,至于编制预算、提出财务报告和作出财务分析,更是不可能的事,加之缺乏相应的教育培训,幼儿园财会人员队伍整体素质较低。
3.财务管理“无法可依”现象不在少数
目前在幼儿园财务管理工作方面,尚无比较规范、统一的规章制度。许多幼儿园也不主动制定关于财务管理的规章制度,如预算制度、结算制度、民主理财制度等;有的幼儿园即使有一些规章制度,但有的已不适应实际幼儿园财务管理工作的发展需要,在实际执行过程中也只是流于形式,按制度、按章办事的不多,随意性较大。
三、加强幼儿园财务管理的对策
1.强化园长财务管理意识,用好经费,管好资产
首先,园长要认识到强化财务管理是加强幼儿园管理的重要的中心工作必须遵循教育方针和勤俭办学的方针,按照教育教学活动和经济活动的客观规律的要求,科学的管理和客观的使用各项教育经费,努力提高资金的使用资产为提高教育教学质量和发展教育事业服务。
其次,对于园中现有的资产要认真进行盘点,避免重复购置,对需要购买的资产、设备等要认真分析、讨论研究,广泛征求意见,慎之又慎地作出决策,把有限的教育经费用好。
再来,对于教学上要用的设备、仪器,要优先购买,在购买过程中要货比三家,首先要比质量、在比价格,从而把有限的教育经费用在刀刃上,不断提高教育投资的经济效益和社会效益,为提高教育教学质量和发展教育事业服务。
2.抓好财务管理队伍建设,增强素质,提高水平
幼儿园财务管理工作是一项专业性、政策性、群众性很强的经济管理工作,搞好这项工作必须有一支素质优良的财务管理队伍。财务管理队伍包括财务管理干部和财务人员,他们的政治思想、品质作风、业务水平是能否做好财务工作的关键。
首先,幼儿园领导要按要求配备财务管理干部和财务人员,并明确职责,要有一名园领导分管财务工作,负责全面管理,除审批学校的年度、季度预算决策,还要进行检查和监督,并要抓好财会人员的思想工作,调动每个人的积极性,促使财会人员做好自己的本职工作。
其次,在选派财会人员时必须严格把关,要选派政治素质、业务水平高、责任心强、有一定会计业务水平的、有为教育教学服务精神的人员担任财会工作。
再有,作为幼儿园的主管部门、以及上级财政部门也要搞好幼儿园财会人员的业务培训和继续教育,要结合《会计人员继续教育暂行条例》的有关要求,加强幼儿园会计人员业务培训和自学,使其财会专业水平和技能不断得到提高,在电子信息技术发展迅猛的当今,要重视幼儿园会计人员的电算化教育培训,这样才能将会计解放出来,从而抽出更多时间来参与财务管理,参与财务决策,更好地为教育教学服务。
3.坚持幼儿园财务科学管理,建章立制,规范行为
幼儿园财务工作的科W管理就是吸收传统财务管理中的先进经验,运用现代管理科学的理论和方法,在调查统计、科学预测、计划控制的基础上,依靠严格的组织和制度,使财务管理过程合理化、规范化,从而实现幼儿园财务管理最优化和资金使用高效化的目标。
首先,必须遵循教育方针和勤俭办学的方针,按照教育教学活动和经济活动的客观规律的要求,科学的管理和客观的使用各项教育经费,努力提高资金的使用,为提高教育教学质量和发展教育事业服务。
一、民办幼儿园财务管理工作的现状
1.会计基础工作薄弱。各民办幼儿园的会计绝大多数是半路出家,多为兼职,相当部分都是不懂财务的教师、社会青年担任,没有经过会计基础知识培训学习,会计知识贫乏,财务法规制度不熟悉,理解不透彻。
2.票据管理不规范。绝大多数民办幼儿园使用非财政部门领取的或者私自印制、购买收款收据收费;没有开具财政部门统一印制的“行政事业性收费票据”,即便使用了正规票据收费,其手续也不健全,要么学校公章不盖,要么填写不规范,项目不全或不分开。
3.执行预算管理力度不够。一些民办幼儿园年初不编制经费收支预算,不搞财务收支执行情况分析,收支计划性不强,经费收取和使用存在很大的盲目性。
4.会计信息不实。(1)报假数。有些民办幼儿园领导为创造政绩,采取不摊、不提、转移、隐瞒、虚增等手段,指使会计人员报假数,借以得到上级部门的奖励;有些民办幼儿园为完成上级下达的指标任务,确保整个系统或地区的整体利益不受影响,不敢说真话,只报虚数。(2)报假帐。有些民办幼儿园从自身利益出发,违反会计制度规定,设假帐或者帐外设帐,以躲避监督部门的检查。
二、加强民办幼儿园财务管理工作的措施
1.建立民办幼儿园财务管理制度。民办幼儿园财务管理制度应建立财务计划和财务决算方面的制度,预算管理制度,基本建设财务管理制度,财产物资管理制度,工资基金管理制度,资金结算管理制度,学校基金管理制度,收费标准管理制度,费用开支标准管理制度,收据和发票管理制度,经营承包财务管理制度,会计档案管理制度,有价证券管理等制度。
2.民办幼儿园要按照国家的有关规定设置会计账簿,按照会计法认真搞好日常会计核算和监督工作。要分清教育机构中的国有财产、创办者投入到教育机构的财产和教育机构通过办学积累的财产,并分别登记建账;及时记账、结账、对账及编报各种财会报表,做到账证相符、账账相符、账表相符、账物(钱)相符;及时清理往来款项,库存现金不得超过银行核定的限额。按照有关规定,要长期保存会计凭证、账簿、报表等档案资料。财会人员调离工作时,必须与接管人员办理交接手续。
3.民办幼儿园的收费标准可以根据办学成本,报经教育、物价、财政等部门批准。只能按批准后的收费标准向受教育者收取费用。所收取的费用必须使用财政统一票据,一生一票,缴人财政专户统一管理。财政按教学进度定期拨付给各民办幼儿园,统一用于正常办学费用支出。任何部门、单位和个人不得截留、挤占和挪用。民办幼儿园的学生退学,应按学生实际学习时间核退所收费用;收费标准经过有关部门的批准或者备案后,必须遵照国家的《教育收费公示制度》向社会公示。公示的范围主要为:国家规定的审批权限和程序制定的教育收费,包括义务教育学校的杂费、借读费、住宿费和非义务教育学校的学费、住宿费等学校所有的收费,均应实行公示制度。公示内容主要包括收费项目、收费标准、收费依据(批准机关及文号)、收费范围、计费单位、投诉电话等。对家庭经济困难学生实行收费减免的政策也应进行公示。公示的主要方式为:公示栏、公示牌、公示墙等。学校在招生简章中要注明有关收费项目和标准。在开学时或学期结束后,通过收费报告单等方式向学生家长报告本学期学校收费情况。
4.按照国家有关规定,各民办幼儿园要定期向批准办学的行政机关报送财务报表并接受有关部门的检查、监督。民办幼儿园在接受审批机关和审计机关依照法律和国家有关规定进行的监督审计时,要如实提供会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料以及需要提供的有关情况,不得拒绝、隐匿、谎报。民办幼儿园要根据审批机关的要求,委托审批机关指定的社会审计机构对其进行专项或全面审计,并在审批机关指定的日期内提交审计报告。民办幼儿园内部应加强财务管理的民主监督,民主理财,财务公开,定期向教职工公布财务收支账目。
5.建立高素质的财务工作队伍。配备合格的会计人员,是各单位做好会计工作,保证会计信息真实、完整、充分发挥职能作用的重要保证。每年从大专院校招聘优秀财会专业毕业生,充实到民办学校财务队伍中来,补充新鲜血液。面对民办幼儿园财务人员参差不齐的严峻现实,在尽量保证操作人员相对稳定的基础上,切实加强对他们的业务培训。可以在相关条件成熟的基础上,选择一所学校召开财务管理现场会,邀请各民办幼儿园财务人员现场参观、交流、学习先进经验。定期对民办幼儿园的会计进行集中培训,促使他们尽快成为具备一定财务知识的业务人员,从而保证民办幼儿园财务管理工作的顺利推进。
如前所述,ERP信息系统有高水平的信息科学技术作为基础,以电脑作为运行载体,在传统的财务管理模式和流程方面做了很多的改善,具有明显的优势,而且自身的特点也十分显著。相比传统的财务管理模式,ERP最显著的特点是它的集成性。ERP信息系统将企业内部的所有资源有效整合,为企业的科学决策奠定了良好的基础,ERP可以做到精准的分析规划,控制企业内部预算,可以快速分析实际行为与预算之间的差别。ERP的第二个特点是它显著的即时性。当一个企业在内部实现ERP系统全运行时,企业各部门的相关信息通过系统联系在一起,数据可以保证得到及时更新,企业的每个相关工作人员都可以在第一时间了解企业资讯信息。ERP的第三个特点是前瞻性。ERP信息系统可以分析已被整合的企业资源,通过分析得出相应的超前的预测分析,为企业的财务管理提出政策建议。
二、石油企业应用ERP信息系统的必要性
(一)促使石油企业财务向规范化、标准化、智能化发展前文曾提到,ERP信息系统的一个显著特点是集成性。通过它集各种信息于一体的特点,可以使传统的人的管理转化为机器的管理。举例来说,在不使用ERP信息系统时,企业从生产到销售涉及到的诸多环节,都是由不同的人去管理。这样在会人为的造成很多误差,而且每个人有每个人关于数据的统计口径,一旦统计相关数据的人员的统计口径不同,那么在企业利用现有数据做预测分析时,会因为数据的不真实而导致预测分析有偏差。传统的财务管理方式下还会有很多诸如此类的错误出现。但是在ERP信息系统的规范下,各环节繁杂的人为工作已经由高性能的信息系统代替,消除了上述因人而异的误差,使得整个企业的财务工作更加规范化。鉴于ERP信息系统将企业的各种业务与财务系统相结合,相关的财务人员可以在系统里追踪到每一项业务的从生产出库到货款收回全过程的进行状况,在参与企业管理时,可以迅速为管理者提供最准确的财务建议,企业管理者据此可以为一项经济活动安排最合适的项目负责人、最高效的机器设备,做出较好的经济决策。ERP信息系统的高效运行使得石油企业的财务管理更加精细,更加的标准化和智能化。(二)提高石油企业的成本管理水平及管理效率一方面,随着ERP信息系统在石油企业的顺利运行,系统本身可以改善企业成本的管理,使得企业的成本管理工作在一个更高的水平上开展,在业务规范化、标准化的基础上,管理效果更加的高水平、高效率。在整个系统运行过程中,实现企业业务处理标准化的路径主要可以通过检查系统的可用性、检验系统预算处理情况以及系统出口的校验功能来完成,通过这一路径可以确保整个财务核算过程的准确无误,从而提升企业成本管理水平及效率。另一方面,ERP系统在企业的有效运转,将生产、经营计划与财务紧密联系在一起,使得数据信息更直观更可靠。基于系统的运行,企业内部预算支出、费用分摊等问题,可以通过系统进行固定的处理,各部门都可以熟悉明了,企业还可以根据系统分析较为灵活的增加或减少重点项目费用的预算及支出,并对重点项目的运行全过程包括预算的控制、费用的支出等方面都有实时监管,在提升管理效率的同时,也提高了企业对资金的利用率。(三)使得企业业绩评判考核方式多样化综合上述两点,石油企业的财务管理和业务处理通过ERP信息系统的集成与处理之后,整个企业运行的更加规范高效。可以看出,ERP信息系统不只单一的涉及财务会计的职能,同时强调了管理会计和成本会计的重要性。随着经济的不断发展,市场竞争越发的激烈,激烈的市场竞争无疑是石油企业面对的一个巨大挑战。石油企业的业绩不再是单一遵循传统的考评办法,对信息化的合理利用也是每一个石油企业应该发展的重点。石油企业在传统的生产经营的基础上,需要在日常工作中通过系统及时的发现经济运营上存在的问题和缺陷并及时实施有效的应对措施,充分利用信息化数据进行决策,进而达到企业和社会福利效益的最大化。
三、ERP信息系统在石油企业财务管理中存在的问题
对于一个重视管理、重视发展的石油企业来说,ERP信息系统会带来畅通无阻的信息交流和精细高效的企业管理,其中的优势及便利远远超出一般企业的想象。但是就笔者对目前国内的实际情况的了解,大部分石油公司在使用ERP信息系统时都存在问题,主要归结为以下3个方面。(一)企业财务人员整体素质不高,系统应用不顺畅核心技术和信息资源企业赖以生存的基本条件,核心技术自不用多说,信息资源上的优势也是企业在市场竞争中脱颖而出的关键。一个石油企业的决策者如果掌握了企业财务方面的所有信息资源,在做决策的过程中就会更加的笃定,这也将是它的制胜法宝。就现阶段应用ERP信息系统的石油企业来说,大多财务工作者的个人素质不高,不能意识到信息资源对一个企业的重要性,在使用ERP信息系统时,只是单纯的利用统计汇总功能进行简单的会计工作和财务处理,无法深度挖掘系统的潜在功能达成企业优化资源配置的目标,进而使石油企业利用ERP信息系统高效运行企业经济活动的诉求难以得到满足。(二)企业对信息系统认识不够,系统运行效率低下我们不能把所有的问题都归结于企业财务工作人员,财务人员的素质不高只是影响ERP在企业运行不顺畅、效率低下的原因之一。整个企业没有对ERP信息系统有一个深刻的认识更是问题的关键所在。由于企业错误认识ERP,使得具有良好整合行的系统不能物尽其用,从而导致系统运行的效率低下。此外,一些中小型石油企业的管理者对ERP的重视程度不够,决策层基本不参与到ERP系统中或者在ERP系统中参与管理不到位,这也是导致系统低效运行的原因。(三)系统实用程度的局限性,难以解决部分实际问题ERP信息系统对技术的要求很高,当今世界范围内,只有德国SAP公司研制的SAPR/3系统被多数企业普遍认可,我国很多石油企业也都选择运用这一系统。可想而知,国外研制的系统很难全方位切合国内的石油企业日常运作,很多企业还是处在半自动化的信息管理状态,而且面对国内复杂的市场结构、行业发展状况,现行的ERP信息系统并不能完全提供完美的信息处理,系统在实际运作中的局限性,也是比较棘手的问题。
四、ERP信息系统高效运作的对策建议
关键词:ERP 财务管理 应用价值
ERP在油田机械加工企业财务管理中发挥着重要作用,ERP不仅能够将企业财务中的各个工作环节进行整合,也能将工作的细节进行划分,使工作更有条理的开展。企业财务管理部门必须对ERP的应用现状进行分析,找到更好的应用办法,使ERP更好的为企业管理所服务。
一、ERP在油田机械加工企业财务管理中发挥的作用
(一)ERP在会计核算中发挥的作用
会计核算是一种针对已发生经济活动的核算工作,能够客观的反映企业的资金运转情况。核算人员在工作中要对企业的总账、应付帐、现金、应收帐、固定资产等内容进行全面的了解,并通过这些内容完成会计核算工作。会计核算工作是企业中的重要工作内容,也是保证企业能够正常运转的关键步骤。因此,在进行会计核算时必须依靠先进的信息技术对相关的数据进行分析。ERP作为信息管理系统,将其应用于会计核算工作中能够保证工作的正常运行,提高数据的准确性。在实际工作中,财务管理部门可以利用ERP建立总账模块、现金管理模块、应付和应收账模块以及工作核算模块等,在系统中自动生成凭证,从而更好的计算出总账。
(二)ERP在财务管理中发挥的作用
财务管理工作包括资产购置管理、现金流动管理以及利润分配管理等众多的内容,管理人员在进行财务管理时,必须对财务核算的数据加以分析,做出全面的预算,对企业的资金进行合理的控制。将ERP应用于财务管理工作中,能够使会计核算工作和财务管理工作更好的结合在一起,同时也能将各个管理环节连接起来,使工作效率得到提升。
二、ERP在油田机械加工企业财务管理中的应用现状
(一)ERP与现有体制存在冲突
目前,我国的油田机械加工企业还存在着管理混乱的现状,大多数企业没有将政企分离开来。在这种情况下,如果将ERP直接应用于企业的财务管理中,很容易造成运行效果上的偏差。由此可见,只有将ERP融入到企业的财务管理体制中,才能使其最大程度的发挥作用。因此,企业必须解决自身的体制问题,创建出一种与企业管理方式相适应的ERP,使ERP的作用能够更好的发挥出来。
(二)管理工作缺乏科学性
从目前的情况来看,我国的油田机械加工企业还存在着管理缺乏科学性的问题,在财务管理工作中,管理人员对固定资产的管理往往不够严格,这就使得会计管理工作存在很大的风险。如果在这一过程中ERP的运用不合理,就会增加企业的财务风险。企业在运用ERP时,应将自身的管理内容进行适当的调整,使ERP更好的发挥其作用。
(三)管理工作素质偏低
在油田机械加工企业中,财务管理人员的素质还有待提高。很多财务管理人员从业时间较短,在工作过程中未受到过系统的培训,不具备专业的管理能力,这种情况在一定程度上制约了财务管理工作的发展。当企业将ERP引入到财务管理工作中后,往往只是对管理人员进行简单的培训,这使得管理人员对ERP知之甚少,ERP无法全面的发挥其作用。
三、提高ERP在油田机械加工企业财务管理中的应用对策
(一)加强对管理人员的培训
现阶段,信息技术广泛的应用于各个领域之中,各行各业都需要培养出一批技术性的人才,油田机械加工企业也不例外。为了使ERP更好的在财务管理工作中发挥作用,企业要对财务从业人员进行系统的培训,提高财务管理人员的综合素质,降低财务工作中的风险。在培训过程中,首先,企业要加大投资力度,为财务管理人员购置专业的书籍和资料,使财务管理人员对现代的管理方法有更加深入的了解。其次,企业要增加对财务管理人员的培训时间和培训力度,通过召开讲座,聘请专家来企讲解等方式对管理人员进行培训,使财务管理人员能够全面掌握ERP的应用方法,提高管理的效率。
(二)保证数据的正确性
由于ERP具有高度集成的特点,如果在操作的过程中发生数据输入错误的现象,就会造成一系列的连锁反应,影响核算的准确率。因此在进行数据输入时必须保证数据的准确性,对所要输入的数据进行仔细的核对,减少因人为操作造成的系统误差。在系统运行的过程中,财务人员要对管理工作进行控制,对财务管理的流程进行统一分析,合理的分解系统的功能。一旦出现问题,要及时清除相关数据,使错误的信息得到纠正。另外,管理人员还要建立完善的数据管理体制,将责任进行准确的划分,避免界限不明造成责任混乱等问题。
(三)完善内部管理体制
为了使ERP更好的发挥其作用,企业要建立明确的管理体制。首先,企业要保留原始的凭证,将原始数据作为检验标准,一旦财务管理工作出现问题,要根据原始数据中的内容对信息进行反复的核对,保证数据的准确性。同时也要加强各个部门的协调工作,扩大数据的关注范围,从而降低数据的错误率,提高财务管理工作的准确性和权威性。其次,企业要根据管理人员所从事的具体工作对其进行责任上的划分,为财务管理人员设置特殊的权限,使其能够顺利的进入到财务管理系统中。同时建立内部授权责任体系,保证管理工作安全有序的进行。
四、结束语
财务管理作为油田机械加工企业中的重要管理工作,对企业的发展起着至关重要的作用。近年来,信息技术的发展十分迅速,ERP在油田机械加工企业中也得到了更加广泛的应用。但由于管理人员素质上的欠缺和企业制度上的混乱,使ERP无法全面的发挥其作用。面对这样的问题,油田机械加工企业必须加以重视,加强对工作人员的培训、建立完善的管理制度、提高数据的准确率,使ERP更好的为企业的发展所服务。
一、ERP系统的概述极其功能特点
(一)ERP系统概述
ERP是指以计算机信息系统为基础,贯彻以全新的管理理念形成的一种现代化的管理系统。ERP系统是基于现代化企业管理的需求,以供应链为主,并通过支持性价值链为企业带来更为科学合理的管理方案,使得企业内部的协调性问题能够得到更好的解决,从而达到提高企业整体竞争力的效果。ERP系统对资源的利用更加充分,能够为企业创造出更具价值的市场方案,使得企业产品的竞争力以及服务水平都可以更好的提高,从而帮助企业实现最终的经营目标。
(二)ERP系统的功能特点
ERP系统的特点主要有四点,分别是集成性、及时性、数据共享性以及准确性。
第一,ERP系统的集成性。企业的很多业务都体系出了它的集成性特点。例如:计划、管理、服务以及运输等。企业运行所设计到的操作系统和流程规划都与财务管理有着非常密切的关系,而ERP系统也正是利用财务与业务管理间的各种联系来完成各项业务间的相互集成,使其成为一个统一的管理系统。
第二,ERP系统的及时性。ERP系统最突出的功能特点是在财务管理中提现出来的上及时性特点,ERP系统通过对相关的数据信息进行整理,去实现使业务与决策的统一。
第三,ERP系统的数据共享性。在对业务数据信息进行整理时,ERP系统能够利用相互集成的方法,实现对业务信息的监控和处理,同时还能达到模块与模块间数据共享的效果,有效的避免重复录入的过程。
第四,ERP系统的准确性。企业的各项经营活动都是严格遵守其标准流程展开工作的,这样能够更好的提高财务数据的准确性。
二、ERP系统对财务管理的影响
ERP系统与企业价值链之间有着密不可分的联系,ERP项目的实施对企业的发展有着重要的影响。ERP系统结合先进的计算机信息技术在企业财务管理上实现了高效自动化,使传统的财务管理发生了巨大蜕变,使财务人员的角色进行了转换,在一定程度上减轻了财务工作人员的负担,不仅有效提高了财务工作的效率,同时也使财务数据资料的质量得到一定的提升。例如:传统财务管理中,工作人员需要对电子账单进行意义核准,而ERP则完全可以忽略这个环节,因为ERP系统可以利用内置算法可以确保录入数据的准确性,大大提高了企业的经济效率的同时,减少大量人力物力的投入。
在财务管理方面,由于企业财务流程与数据都需要经过ERP系统,因此平台汇集了公司各财务数据与信息报表,从而让企业管理层能够实时掌控财务的流动以及企业的运营状况等重要动态信息。此外,管理人员还可以利用ERP中的查询功能得到准确的财务数据信息,从而对企业的财务状况进行实时监控。
三、ERP环境下企业财务管理优化模式
(一)集成化财务管理的概念
集成化财务管理的基本含义是借助现代先进的计算机与信息集成技术,对企业的财务、业务等重要组成部分进行高度集成,以达到企业效益最大化的目的。在保证产品质量与服务的前提下,将企业低耗、高效的管理推向最理想的状态。所以,企业在ERP环境下的管理模式及其集成技术的作用下,实现了物流、资金流等各方面信息的共享和高效自动化管理。
(二)ERP环境下集成化财务管理特点
1、整体优化性
ERP环境下集成化财务管理的模式具有一定的整合效应,是为了使企业财务管理体系在其总体功能上得到有效提升。在整个财务管理体系集成化的基础上,企业能够有效的将投资、运营、分配等项目形成闭环,在总体上实现优化。
2、实时动态性
财务数据与信息的准确性、可靠性与及时性在ERP环境下集成化财务管理模式中得到了充分的发挥与体现,利用ERP系统不仅能够实现经济业务数据的随时随地登记,而且能够实时生成动态财务报表方便管理人员进行监控。因此,企业管理层可根据ERP系统所出的动态数据对企业状况进行及时把控,并作出有效的决策与调整,实现企业的实时动态性。
关键词:企业资源计划;石油销售企业;财务管理
中图分类号:F275文献标识码:A文章编号:1009-3044(2011)22-5472-02
The Application of ERP to Enhance the Financial Management Level of Petroleum Sales Company
LI Ya-jie1, GAO Yang1, WEI Qi2
(1.Automation Research Institute of Lanzhou Petrochemical Company Petrochina, Lanzhou 730060, China; 2.Guangdong Petrochemical Company Petrochina, Lanzhou 730060, China)
Abstract: ERP (Enterprise Resource Planning, Enterprise Resource Planning) as the core of information technology work is steady and fast forward in Petrochina, and the ERP implementation of Petroleum Sales Company t effectively improve the financial management. Based on the projects rich background of Petroleum Sales Company implementing ERP, from procurement and financial integration, sales and financial integration, inventory management and financial management of four areas to elaborate how the ERP system to enhance Petroleum Sales Company's financial management level. Finally, the implementation result of ERP systems implementation in Petroleum Sales Company is presented.
Key words: enterprise resource planning; petroleum sales company; financial management
ERP(Enterprise Resource Planning, 企业资源计划)系统融合了先进的企业管理理念,利用先进的网络信息技术,将企业的物流、资金流、信息流统一在一个平台上,对企业所拥有的人力、资金、材料、设备、信息、时间等各项资源进行综合平衡和充分考虑,从而科学有效的管理企业中的各项业务,为企业经营决策提供及时、准确的信息。因而ERP系统的应用与研究成为了近年来的热点[1-4]。中国石油以ERP为核心的信息化工作正在稳步、快速的推进,以财务管理为核心的ERP系统先后在山东销售、东北化工销售、西北化工销售、西北销售、四川销售、陕西销售、青海销售、销售、新疆销售等销售企业得到了推广和应用,并在采购管理、库存管理、销售管理、财务管理等方面取得了良好的效益。对ERP系统在石油行业运用的研究引起了广泛的关注[5-7]。
本文首先介绍石油销售企业运用ERP系统的必要性与ERP财务管理子系统的功能模块。其次,结合中国石油销售企业实施ERP系统的丰富经验,从采购业务与财务的集成、销售业务与财务的集成、库存管理及资金管理四个方面来分析石油销售企业是如何加强企业的财务管理水平的。最后,介绍了采用ERP系统后的实施效果。
1 石油销售企业运用ERP系统的必要性
在企业的日常工作中,财务管理系统是一个基础,关键的环节,直接关系到企业能否健康、稳步、快速的发展,在业务流程日益复杂的石油销售企业中这一点显得更为重要。包括各家销售公司在内的中国石油在实施ERP之前没有一个集成的信息管理系统,对企业人、财、物的管理都是由各自独立的管理系统来完成的,缺乏对企业资源的整体考虑。在财务管理方面,传统会计软件采用事后会计信息处理的工作流程、使得企业的生产计划无法灵活反映市场的供需变化,导致财务管理工作效率低下。
ERP财务管理子系统的出现恰好可以解决上述存在的问题,财务管理子系统的实施不仅实现了内部各模块的充分集成,同时还与采购子系统、销售子系统及设备子系统等相关子系统达到了无缝连接,从根本上解决了传统会计软件事后会计信息处理、无法适应企业对市场灵活反映以及财务效率偏低的问题,使得企业的各项经营活动信息可以得到及时准确地反映,为企业发展及决策提供可靠的财务依据。
2 ERP财务管理子系统的功能模块
ERP系统是一个高度集成的企业资源信息管理系统,其中的财务管理子系统又是ERP系统中的一个核心子系统,在项目的具体实施过程中,ERP系统上线成功的一个重要标志就是财务管理子系统能否成功上线,因而财务管理子系统的实施效果一直是企业实施ERP时关注的重点,在销售企业中这一特点显得尤为突出。
ERP财务管理子系统的下属子模块涉及总帐模块、应收帐款模块、应付帐款模块、现金管理模块、成本核算模块、财务报表分析模块、财务预算模块、固定资产模块、费用分摊模块等,各模块之间互相集成,共享一套原始数据。
3 运用ERP系统加强石油销售企业的财务管理水平
中国石油销售企业实施ERP后,系统实现了财务与业务的实时集成,将企业的业务经营和财务管理纳入了系统化的链式管理,并且对库存及资金实行科学管理.
3.1 通过采购业务与财务的集成来增强财务管理水平
销售公司实施ERP时,整个ERP系统将企业的相关业务与财务统一在一个管理平台上进行运作,业务人员一旦将采购业务的原始单据录入系统,并按照相关的流程一步一步的实现,那末在财务管理子系统中就会自动生成相关的会计凭证,如图1所示。
由图1可以看出,当业务人员执行入库操作时系统将自动生成会计凭证;当进行发票校验时,系统将业务的采购订单、收货信息与发票自动关联并生成会计凭证;业务的运输损益处理和盘点损益处理也将自动更新财务帐。
针对采购业务中的发票校验,财务人员应当完成的工作有以下三条,第一、根据业务人员提供的“购进结算通知单”和“供应商纸质发票”在系统中进行“购进发票查询”,查看系统中的发票内容是否和纸质发票一致,如果发现二者有差异需要将发票冲销并重新录入;第二、根据业务人员提供的“购进结算通知单”和“供应商纸质发票”在系统中进行‘购进结算单查询’,查看系统中的购进结算单内容是否和纸质发票一致;第三、如果前面的两项都已经核对无误,接下来就可以在系统中做发票校验。发票金额和税额按照发票实际金额输入,如果金额与入库金额有差异,则调整行项目中的金额,不允许发票数量大于入库数量。
3.2 通过销售业务与财务的集成来增强财务管理水平
同样,业务人员一旦将销售业务的原始单据录入系统,并按照相关的流程一步一步的实现,那末在财务管理子系统中就会自动生成相关的会计凭证,如图2所示。
由图2可以看出,当业务人员执行出库操作时系统将自动生成会计凭证;当进行销售开票时,系统将业务的销售订单信息、发货信息与发票自动关联并生成会计凭证;业务盘点损益处理也将自动更新财务帐。
销售业务中分为批发业务和零售业务,对于批发业务,在管理上需要做到先款后货的管控,在系统中实现的方式是:收到客户的缴款后,就给此客户增加信用额度,系统会自动判断只有当此客户信用额度足够时才允许下一步业务操作。而客户的缴款流程又分为下面的两种情况,对于客户缴款到公司本部的预收款,公司本部财务人员确认收款后直接做预收款的财务凭证,当正式凭证生成后此客户的信用额度将自动增加;对于客户缴款到营业室的情况,由营业室人员收款后,在系统中进行收款单据录入,公司本部的财务相关岗位收到营业室收款原始单据及确认银行收款后,在系统中检查是否有营业室的收款单,如果有,确认后进行冲销收款单操作,同时按照此收款单制作预收款财务凭证,随后也会增加该客户的信用额度。
对于零售业务,财务上要求加油站客户预收款需要管理到每个具体的明细客户,然而在实际系统中,业务部门是根据加油站日报开具销售发票的,无法在发票中开到明细客户,只能具体到加油站。鉴于上述情况零售业务可以从以下几个方面来实现:首先,财务人员需要建立有预收款的客户的明细主数据,财务收到预收款时记帐到明细客户;其次,加油站需要建立一个统一的客户主数据,通常以该加油站命名,开发票时记帐到此客户;再次,有预收款的客户到加油站购油时,由财务人员进行减帐处理,对没有预收款的客户,加油站收取现款,由财务人员直接记帐到加油站的统一客户;最后,月末对当月有冲减预收款的每个明细客户清帐,清帐后的余额为此客户的预收款余额,月末对加油站统一客户进行清帐,因为当月发票=冲减预收款+现款,所以此客户月末余额为零。
3.3 通过完善的库存管理增强财务管理水平
库存管理包括出入库管理和库存核对管理。企业财务会计凭证是根据业务经办人在系统内录入的原始凭证数据生成的,业务经办人必须正常履行出入库手续,在系统内生成出入库手续和数据,当原始凭证的手续和数据齐全后,财务才会记账和付款。因此,在ERP 环境下的物流、信息流和资金流是同时进行的,财务可以及时掌握库存情况,加强对出入库的管控效力。另外,ERP 系统为企业提供了一个内部供需链条管理平台,把内部财务、业务和仓储集于一体,使过去需要花费很多人力和时间才能完成的三方核对账务转化为举手之劳,财务人员可以利用更多的时间进行库存信息分析与决策,从而提高财务对库存的管控效率。
4 实施效果
石油销售企业ERP系统中财务管理子系统的成功上线,既减少了财务人员的工作负担,又提高了数据的准确性、一致性,并不断将财务人员从繁杂的会计凭证制作工作中解放出来。利用ERP的追溯功能,财务人员可以通过科目余额追溯到相关的业务数据,包括订单、出入库单、发票等详细信息,从而可以对业务过程实现全面监控。
综上所述,实施ERP系统的石油销售企业能够将业务数据和财务数据进行同步管理,使财务数据入口底层化、唯一化和合理化,解决了财务单据流转总是滞后于业务工作流程流转的问题,保证了财务数据入帐的准确性和及时性,保证了财务计划、预测、决策、分析的正确性,从而加强了财务对企业的内部控制管理能力。
参考文献:
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一、2017年工作总结
(一)落实义务教育经费保障机制,确保“校财局管校用”。
2017年共拨入义务教育保障经费8944.5 万元,其中公办义务教育学校公用经费8381.6万元,民办学校经费241.2万元,特殊教育经费321.6万元。
(二)认真做好非义务教育学校经费管理工作。
2017年县财政局共拨入非义务教育学校预算内经费17061.73万元,预算外公用经费收入3461.69万元,收入合计20523.42万元。全年共实现事业支出20523.42万元,其中工资福利支出14414.83万元,对个人和家庭补助支出2540.63万元,商品和服务支出2951.19万元,其他资本性支出616.77万元。
(三)做好初中贫困寄宿生补助生活费发放工作及学前教育政府助学金、高中助学金等资金的发放工作。
(四)积极做好教师绩效工资发放工作。
2017年核算中心认真核对各校教师人数和绩效工资扣发金额,分两次发放教师绩效工资5071.19万元,有效调动了广大教师的工作积极性。
(五) 搞好全县各学校财会人员业务培训。
一是组织全县各学校财务人员参加了县财政局安排的会计人员继续教育培训。二是召开学校分管负责人、幼儿园长和财会人员参加的财务管理工作会议,总结回顾了取得的成绩和存在的不足,重申了财务管理方面的相关规定,强调新常态下规范使用公务消费的规定,学习了“莒县教育系统大额资金审批制度”、“莒县学校食堂财务管理制度”、“莒县公办幼儿园财务管理规定”等规章制度。对进一步规范我县教育系统财务管理工作,提高教育资金的使用效率,促进全县教育系统财务管理科学、规范、高效具有重要的指导作用。
(六) 对全县19处乡镇中心园独立建账。
2017年5月,核算中心对全县19处乡镇中心园独立建账,将中心园(包括村办园)所有收支全部纳入县教育财务核算中心管理。各中心园依法取得的各项收入必须及时全额缴入核算中心专户,严格执行“收支两条线”管理。幼儿园各项支出必须符合国家统一规定的开支范围和定额标准,召开会议、教干教师外出考察学习,公务接待等要严格按照“八项规定”执行。对于单项经济业务支出超过5000元的,必须事前报县教育局审批方可实施,并认真落实政府采购制度。对下一步幼儿园财务管理提出了具体指导意见,进一步提高各幼儿园财务管理水平,保障幼儿园健康规范发展。
(七)改进全县教育财务管理工作方式。
为进一步规范全县教育财务管理,不断加强财务人员业务水平和综合素质,对全县中小学教育财务管理工作方式进行改进,提出核算中心帐务处理可行改进意见和措施,不断提高学校财务管理整体水平。
二、2018年工作计划
(一)进一步加强财务核算规范管理,充分调动各方面积极性,改进核算中心帐务处理方式到位,不断提高学校财务管理整体水平。使核算中心的各项管理工作向科学化、规范化、制度化进一步迈进。保证学校各项支出更加合理、更加规范,提高资金使用效益,使有限的资金发挥其最大的效益。
(二)进一步加强业务培训,不断提升财会人员业务能力和综合素质,提高财务核算水平。坚持核算中心会计人员和学校报账员定期业务培训和例会制度。2018年计划每年分期分批组织全县中小学财会人员参加上级相关部门组织的业务培训,不断学习外地的教育财务管理经验和创新做法,提升财会人员业务能力和教育财务核算管理水平。
(三)继续严把财务核算审核关。除了对项目支出是否合理、单据是否正规、填写是否规范进行正常审核外,重点加强以下几个方面的管理:一是严禁学校发放各种形式的奖金、福利、加班补贴;二是按照“八项规定”要求,严格教师教干外出参观考察学习、生活接待、培训费、会议费的支出报销程序;三是县直高中50000元、县直中小学30000元、乡镇中小学15000元、乡镇幼儿园5000元以上大额项目支出必须上报审批,严格审核,并进行实地核实,凡弄虚作假不符合报销程序的支出项目一律不予报账,并报局领导按照相关规定对相关责任人进行相应处理。
(四)做好幼儿教育阶段财务管理工作。根据莒县幼儿教育发展规划,规范幼儿园财务管理,特别是加强幼儿园伙房财务管理。
(五)加强对初中贫困寄宿生补助生活费发放工作及学前教育政府助学金、高中助学金等资金的发放工作的监督。
(六)做好教师绩效工资管理和发放工作。对教师绩效工资实行专人专户管理,确保资金专款专用,并将监督学校做好绩效工资的发放工作,切实起到调动教师积极性的良好作用。
(七)进一步加强学校各项收费管理,确保各类收入及时上缴专户管理,全部纳入学校账务核算。会同相关部门对学校所有收费、代收费项目以及教辅资料、图书报刊征订管理情况进行不定期检查,发现问题及时处理。严禁超范围、超标准乱收费和搭车收费。严格教辅资料征订程序,严禁违背学生意愿乱订教辅资料和图书报刊,切实减轻学生课业和经济负担。切实规范教辅资料、图书报刊费的管理使用,严格杜绝私设账外账、公款私存、资金管理使用混乱等现象的发生。
学前教育作为我国基础教育的重要组成部分,其发展一直备受社会广泛关注。近年来,国家明确出台相关政策(《国务院关于当前发展学前教育的若干意见》、《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》等),要求着力发展学前教育,提升幼教行业管理水平。财务会计工作是幼教行业健康可持续发展的重要内容和基本保障。然而,目前从政府主管部门到幼儿园园长,注重的是教研管理,对财会管理均不予重视。幼教行业的财会工作,普遍存在凭经验和习惯办事,忽视程序和规则,法制和管理意识淡薄的现象。在学术界,对幼教行业财会管理的研究,也是一个关注严重不足的领域,关于实践经验的介绍和总结较多,学理思考较少,较少涉及财务会计制度的理论层面。本研究采用目的性抽样,选取广东省不同办学层级和规模的3家公办幼儿园和3家民办幼儿园为样本,对幼教行业的财务会计工作进行了调研,并对部分幼儿家长及幼儿园所在区教育行政部门负责人进行了访谈。
二、幼教行业财务会计管理现状
一方面,幼教行业重教研、轻管理,尤其轻视财务会计管理的现象普遍存在;另一方面,学前教育发展迅速,国家和社会对幼教行业规范管理的要求与日俱增。二者的严重失衡,不但无法满足当前我国学前教育快速发展的需要,而且由此引发了学前教育资源短缺、发展不均衡、“入园难”、“入园贵”等社会焦点问题。财务会计制度作为幼教行业健康可持续发展的基本保障,从国家到地方,均存在不科学、不规范、甚至缺失的问题。
(一)行业会计制度缺失
会计制度是对会计核算工作的具体规范,直接指导会计实务。目前我国幼教行业,无论公办、民办,都没有统一的法定的行业会计制度和行业规范。在会计制度选择方面,幼儿园各行其是。有的执行事业单位会计制度,有的执行企业会计制度,还有的执行民间非营利组织会计制度、中小学会计制度等等。行业会计制度的缺失,引起了幼教行业行业会计核算的混乱。会计人员处理具体业务时,常常在多重判断标准中陷入无条理的模糊与混乱状态。例如,幼儿园从上级部门或主管单位领拨的经费以及与此相关的支出,有的从资金来源和资产管理方式方面考虑,执行事业单位会计制度;有的从成本核算和绩效方面考虑,执行的是企业会计制度。采用其他行业会计制度,难以体现幼教行业会计事项对会计核算要求的特殊性,并且各个幼儿园自行选择会计制度,直接影响到会计核算资料的可比性。例如,对固定资产核算,有的计提折旧,有的不计提折旧,方式的不同直接影响会计报表所反映的资产状况。由于没有一个统一的认识与规范,幼教行业会计核算普遍存在混乱现象。这种不清不楚、不明不白的会计核算无法提供真实、客观、可靠的会计信息,更无法正确、完整地反映幼教行业的财务状况和经营情况,在合规性和合法性方面有待商榷。
(二)财务管理缺乏必要的指导和监督
财务管理既是幼教行业的一项内部管理行为,也是一项政府管理行为。对幼教行业高收费问题,近两年政府物价、财政、教育等部门确实采取了高压态势,严格查办了一些违规幼儿园。但幼儿园的财务管理除了收入管理,还包括资金管理、预算管理、票据管理、会计机构与人员管理等多个方面。关于这些方面,政府职能部门重视不够,缺乏必要的指导和监督。
1.会计基础工作薄弱目前大部分幼儿园没有比较规范的财务管理制度,会计基础工作薄弱。自立收费项目、私设“小金库”、虚假发票报销、白条抵库、公款私存等违反财经纪律的行为普遍存在。
2.忽视预算管理大部分幼儿园对预算管理重视不足,尤其忽视预算编制和评价,偏重于向上级主管部门争取资金,对如何加强预算管理,合理有效地使用资金,充分发挥内部资源配置效益等均不予重视,经费收支管理随意。
3.票据管理失控收费票据是法定缴款凭证,是政府部门检查、监督各项经济业务的重要依据。幼教行业收费票据主要包括财政票据、税务发票两类。公办幼儿园主要使用财政票据;民办幼儿园使用税务发票。长期以来,不少幼儿园,尤其是民办幼儿园的票据管理处于失控状态,收费不开立法定票据的现象普遍存在。
4.内部控制缺失幼教行业普遍存在内部控制缺失问题,主要体现在经费收支缺乏必要的审核监督,不相容岗位没有分离,重大决策缺乏相互制衡机制,往往由园长一人说了算。
5.会计机构和会计人员管理松散设置会计机构和配备会计人员,是一个单位财务工作得以正常开展的重要条件。《会计法》规定“各单位应当根据会计业务的需要,设置会计机构”。不具备单独设置会计机构条件的,“应当在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员”。目前不少幼儿园,没有依法依规设置会计机构或配备财会人员。保育员、保健员等其他岗位人员兼任会计、出纳的现象普遍。这些人员往往没有从业资格证,财经纪律观念淡薄,记账随意,手续不清,导致差错严重,会计资料散失。
(三)收费政策虚化现象普遍存在
我国幼儿园的办园性质分公办和民办两种。公办幼儿园,主要由教育部门、政府机关、企事业单位或社会组织来办。由村、集体单位举办的,也属于公办幼儿园。公办幼儿园包括财政拨款和自收自支两种类型,但两种类型均由政府定价管理,收费标准较低。民办性质的幼儿园,一般由私人承办,没有财政拨款,同时难以享受低息贷款等政策优惠,实行的是商品化、市场化收费制度。由于长期缺乏有效的监管,质次价高已成为大部分民办幼儿园的“通病”。为了遏制高收费乱收费现象,三部委(国家发展改革委、教育部、财政部)于2011年12月31日联合《幼儿园收费管理暂行办法》,规定“幼儿园不得在保教费外以开办实验班、特色班、兴趣班、课后培训班和亲子班等特色教育为名向幼儿家长另行收取费用,不得以任何名义向幼儿家长收取与入园挂钩的赞助费、捐资助学费、建校费、教育成本补偿费等费用”。针对严禁收取与入园挂钩的赞助费政策,不少幼儿园变相采取“家长委员会”形式,集资运作赞助费,大量资金体外循环,严重缺乏管理与监督,产生了更大的财务与经营风险问题。对于严禁以开办特色班等为由,另外收取费用的规定,各个幼儿园也采取了变相处理。例如,特色班由园外机构开办,使用幼儿园的场地,聘请幼儿园的教师,酬金由园外机构支付。事实上,无论公办还是民办幼儿园,收取高额赞助费、以特色班为名高收费的现象仍普遍存在。
三、幼教行业会计制度缺失原因分析
(一)财务会计行为缺乏制度规制,追逐利润已成为唯一目的
学前教育的教育性与保育性二者合一的独特性质,决定了幼儿园财务与会计行为目标的公益性和普惠性。幼儿园是基础教育机构,其财务会计行为必须遵循与企业完全不同的管理效益观,不能以追逐利润作为唯一目的。目前大多数投资人或主办单位,没有将幼儿园视作基础教育机构,而是将主要精力集中在如何“筹钱”上,对幼儿园的教育效益和社会效益均不予重视。由于缺乏制度的规制,办园者为追逐利润,就会想方设法将办园成本转嫁家长。上世纪90年代初开始,一些企事业单位为了解决自身对幼教经费投入不足的问题,达到甩掉福利包袱和高标准收费的目的,将本单位兴办的带福利性质的幼儿园推向社会,转型为转制园。转型后,幼儿园可依据民办方式运作,收费标准大大提高。长期以来,幼教行业轻视财务会计管理,法制和管理意识淡薄,也是由于缺乏制度的规制所致。三年前中央政府出台的《幼儿园收费管理暂行办法》,是我国第一部关于幼儿园收费管理的政策法规。长年以来,尽管政府部门制定了一系列学前教育政策法规,如《幼儿园管理条例》、《幼儿园工作规程》、《幼儿园教育指导纲要(试行)》等,但这些法规主要着眼于规范幼儿园教研管理、改革办园体制等方面。幼儿园财务会计行为规范已成为幼教行业管理的软肋,但在政策法规制定者的视野中似乎没有什么分量,这对我国幼教行业的管理和健康发展是无益的。
(二)收费政策“一刀切”,不能满足幼儿园的基本需求
从经济学的角度看,幼儿园之所以能够收取赞助费,是因为存在赞助费市场。目前,无论公办还是民办幼儿园,都设定了诸如要当地户口、当地房产证或本单位工作证等不同的入园条件。不具备入园条件的幼儿,家长不愿耽误子女的智力开发,只能交纳高额赞助费。交纳赞助费的家长,希望通过这种寻租方式,获取子女享受优质教育资源的机会。但是,也有一些抱有捐赠意愿的在园幼儿家长,找不到合适的捐赠途径。尤其在广东等经济发达的省份,有家长愿意通过捐款捐物,使得自己子女生活、成长的幼儿园环境更好。虽然《幼儿园收费管理暂行办法》规定“个人自愿对幼儿园的捐资助学费,按照国家《公益事业捐赠法》和有关社会捐助教育经费的财务管理办法执行”,但是,由于严禁收取与入园挂钩的赞助费的政策限定,在园幼儿家长的自愿捐赠,目前无政策依据进行操作,幼儿园亟需这方面的政策引导与规范。幼儿园举办特色班、开发特色服务项目,不能完全作为幼儿园为谋求经济利益看待,其中也反映了一定的社会价值取向。例如,开办幼儿体操班、围棋班、美术班等,既是幼儿的兴趣选择,也是家长的意愿。还有的幼儿园为了增强社区影响,树立自身品牌形象,面向幼儿家长开办一些幼儿教育方面的培训班,也是很有社会意义的事情。在英国,幼儿园对幼儿开办兴趣班,或对家长开设特色服务项目,并收取相应的费用是常见的事情(刘华,1998)。村、集体举办的幼儿园也要求按公办幼儿园标准收费。这类幼儿园既无政府拨款又无单位补贴,运作艰难。还有不少公办幼儿园难以进行事业单位登记,身份不明不仅导致收费许可证和收费票据不能依法申领,造成无证无票收费,而且教师的编制与待遇等问题均无法落实。
(三)经费来源渠道单一,政府财政投入过少
目前除财政全额拨款的教育部门办园和政府机关办园外,我国普通的公办和民办幼儿园,其经费来源主要依赖向幼儿家长收取的保教费。一旦生源无法保证或保教费收费标准过低,幼儿园的日常运营就会受到严重影响。据已有的研究(吴静,2015),2010年全国有11个省份学前教育成本政府分担比在30%以下,其中广东省仅为11%。为解决财政投入不足,无法满足社会对学前教育基本需求的问题,2003年,教育部等10部委下发了《关于幼儿教育与发展的指导意见》,提出“以社会力量兴办幼教行业为主体”的政策导向。目前我国幼教行业民办幼儿园和公办幼儿园的二元结构严重失衡,公办幼儿园数量过少。在农村和经济欠发达地区,更是主要依靠民办幼儿园来解决学前教育资源严重不足的问题。公办幼儿园由于收费较低,质量较好,老百姓需求量大。民办幼儿园数量较多,但收费一般较高,质量没有保障。以广州市为例,截至2014年10月,广州市公办幼儿园(含村、集体单位办园)占比30.30%(南方日报,2014)。公办幼儿园一位难求,部分公办幼儿园乘机坐地起价收取赞助费。供需比例的失调,加上结构性失衡,助长了“入园难”、“入园贵”现象。
(四)办园成本持续增长,幼儿园运营艰难
幼儿园办园成本,一般包括人员成本、日常公用成本、设备购置及维修成本、租赁成本等。一般来说,除建设期外,大多数幼儿园在正常运营期,人员成本(教职工的薪酬福利社保等)占最大比例,一般在7成以上,有的高达九成。近年来,人员工资最低标准、社保标准等持续增长,导致了幼教行业人员成本的持续增长。幼儿教师中,年轻人占绝对比例,能歌善舞,工资水平如果低于社会普通用工标准,就会带来教师队伍不稳定的问题。此外,由于物价的快速上涨,幼教行业的伙食费、维修费等也在不断增长。对于民办幼儿园和转制园而言,还有高额的园舍或土地租赁成本需要承担,而且近年来该项成本的增幅也很大。因此,除财政全额拨款的教办园和机关园外,幼儿园普遍存在运营资金困难问题,大部分幼儿园入不敷出。不可否认,有些幼儿园凭借自身具有优质教育资源的垄断权,坐地起价收取赞助费;但也有不少幼儿园,收取赞助费是为了补充办园成本。因此,以现有的机制和收费制度,既难满足幼教行业的健康可持续发展,同时会引发社会问题。
四、幼教行业会计制度政策建议
(一)促进相关法规出台,作为幼教行业财会行为的依据和准绳
目前我国幼教行业的财务会计管理,政策观念淡薄,会计核算混乱,经费缺乏有效的管理和必要的监督。在当前幼教行业发展迅速且复杂的情况下,尤其需要政府财政部门和教育主管部门切实履行管理和指导的职责,尽快制定相应的法律法规,作为幼教行业财务与会计行为的依据和准绳。
1.加快出台幼教行业会计制度行业会计制度是对经济活动进行规制的基础性政策工具。目前幼教行业行业会计制度缺失,削弱了幼教行业会计基础工作,造成核算混乱,财产不实,数据失真。因此,要加快出台能够正确、完整反映幼教行业财务状况和经营情况的行业会计制度。2.加强幼儿园财务预算管理和内部控制财务预算管理是规范财务会计行为的重要手段。要着重加强幼儿园预算编制和预算评价工作,将幼儿园的全部收支纳入预算管理的范畴,加强支出绩效评价工作,提高资金使用效率。内部控制是防控风险、防治腐败,发挥内部监督机制的根本性措施。要着重加强对幼儿园经费收支管理薄弱环节和重要岗位的控制,加强资产管理和清查机制,做到不相容岗位相分离,明确分工,细化责任。
3.建立幼儿园财务管理的外部监督制度建立幼儿园财务管理的外部监督制度,包括行政监督、审计监督和社会舆论监督。行政监督要将财务会计工作作为幼教行业干部政绩考核的重要标准,并建立相关责任追究制度。审计监督一方面来自政府部门,另一方面可通过会计师事务所等社会中介。社会舆论监督包括制定财务公开制度,定期公开幼教行业师资、入园幼儿数和经费收支情况,接受家长和社会的监督。
(二)继续加大财政投入力度,完善财政投入政策
幼儿园是基础教育机构,无论公办民办,其公益性、服务性和社会福利性,都决定了政府应加大财政投入力度。常年以来,由于财政投入的严重不足,幼儿园过度依赖向幼儿家长收取的保教费收入,加剧了高收费乱收费现象。尽管从2010年起,中央政府出台了一系列加大幼教行业财政投入的政策,各省市政府部门开始实施学前教育三年行动计划,在幼教行业“扩容普及”上取得了不少成效,但据《中国教育统计年鉴》数据显示,2012年全国181251所幼儿园中,公办幼儿园占比31.27%,幼儿园的财政投入仍很有限,而且在教育经费财政预算中,学前教育经费至今未能单独列项。因此,形成以政府为主导,政策立法、国家项目、督导评估等多种措施并举的稳定长效的财政投入机制,保障并不断加大幼教行业财政投入,任重而道远。此外,在财政投入政策的制定上,目前政府部门关注更多的是幼儿园发展的数量和园舍建设等硬件环境,而不是发展的质量和师资队伍建设等软件环境。除全额拨款公办幼儿园有人员经费的直接支付外,目前对其他类型幼儿园的财政资助,主要用于设备购置等公务方面,较少用于人员经费。事实上,幼教行业人员经费占总成本的70%以上,且幼师薪酬过低、师幼比例过低、师资队伍薄弱是幼教行业长期以来亟待解决的问题。香港特区政府为解决回归前幼师薪酬低、流动性大等突出问题,就采用了直接资助方式(《幼稚园及幼儿中心资助计划》和《幼儿中心资助计划》),对香港非盈利幼儿园的教师工资进行专项资助,使得幼儿园有能力聘请足够的合格教师,同时吸引较多的优质人才加入幼教队伍(庞丽娟,2010)。
(三)统一实行政府指导价格管理,细化收费与捐赠政策
我国幼儿园的办园性质虽然只有公办和民办两种,办园形式却复杂多样,有全民办、全公办、公办民助、集体兴办、单位兴办、中外合作办学等等。不同的办园形式,经费来源不同,办园成本不同,收费管理也应该不一样。目前政府部门规定的收费标准仍不能满足幼教行业的基本需求。收费政策过于简单直接,定价原则不明确。鉴于办园形式复杂多样,加之不同质量幼儿园的成本差异、不同地域的经济水平差异以及家长购买力差异都非常大,幼教行业收费应当统一实行政府指导价格管理。各地各类幼儿园,均按照当地政府指导价格规定和质价相符的原则,确定具体的收费标准和相应的服务质量标准,并与幼儿家长在服务协议中约定。与此同时,政府要对幼教行业服务进行有效的质量鉴别与监控,承担起建立健全价格市场信息披露的职责,以解决幼儿家长信息不对称和不完全问题。幼儿园与幼儿家长所确定的具体收费标准不得擅自超出政府指导价格最高收费标准。如确需超出最高标准的,幼儿园应当在正式招生前,向所在地的区、县级市价格行政管理部门和教育主管部门申请单独核定。经核定批准的收费标准,作为该园公开招生的最高收费标准。关于在园幼儿家长的捐赠政策,目前急需出台具体的操作细则,以达到积极鼓励社会各界(包括幼儿家长)捐资助学,拓宽幼教行业办园资金渠道的目的。对于幼儿园举办特色班收取费用的问题,不宜采取简单的“一刀切”严禁政策,而是应当在不影响幼儿身心发展的前提下,在幼儿园教学管理、时间安排、价格制定等方面进行规范。
(四)加强会计机构和会计人员的管理,提升会计人员业务素质
以党的xx大精神为指导,以财务规范学校为准绳,加强幼儿园财务管理,健全各项规章制度,规范幼儿园财务收支,严肃财经纪律,提高服务质量,打造安全、高效、规范、民主、阳光、廉洁的幼儿园财务,为教育事业的健康、有序发展而不断努力。
二、情况分析
XX年我园新建教学楼落成使用,房子大了,设施设备多了,水电费、各种办公用品支出也多了,本学期还增加了4位教职员工,人员经费支出也增加了不少,而幼儿数只比上年度增加了41位,也就是说,收入增加的不多,支出增加了许多,这给我们幼儿园的财务带来了很大的压力。如何利用有限的资金,确保人员支出,兼顾办公支出,为教育教学工作的顺利开展提供物质基础,我们必须加强财务管理,每一项规章制度都必须规范化、严格化、细致化,以制度来规范行为,加强幼儿园的收入管理、支出管理、物资采购管理、食堂管理,从源头上防止贿赂、浪费等不正常现象的产生,提高幼儿园有限资金的使用效率。
三、主要思想与措施
1、规范收费管理,从行动上抓落实
加强幼儿园对收费收入的管理,规范幼儿园收费行为,杜绝乱收乱支现象的发生,坚决执行收支两条线的管理规定。严格执行物价局、教育局核准的收费项目和收费标准,服务性收费坚持先向物价局、教育局申报,待批准备案后再行收费,所有的收费均向幼儿家长出具合法票据,各类收入和结算金额全额纳入行政帐簿,不设帐外帐,不设小金库,赞助费、借读费全额上缴教育局帐户。
2、严格物资采购管理,从源头上节资金
幼儿园物资采购的职能部门是总务处,各种办公用品一般有总务处统一定点购买,如不是在定点单位购买,则须两人或两人以上共同购买,谈判价格,在比质量、比价格的基础上进行采购。用品采购后,采购人员须凭税务部门统一发票及购物清单交财产保管员验收、签字,并由财产保管员登记入仓库,教师借、领用时,实行领用登记手续,幼儿园可选两位责任性强的老师做仓库保管员,规定每天或每星期借还、领用物品的时间,这样,可以最大限度减少物品破损、流失现象。购物发票交会计处统一支付,一次购物超过两千元的需转帐支付。凡政府采购范围的项目都必须实施政府采购。
幼儿园需定期统计物品采购情况(包括物品名称、数量、价格、采购日期。)接受领导和监管小组的监管,总务处还要建立实物帐册,每学期要核对一次。
四、主要行事历
八、九月份
1、 开学收费。
2、 做好收费统计,上账工作。
3、 幼儿保险登记、核对、输机。
十月份
1、 固定资产增添、报废登记。
2、 制定经费管理制度。
3、 完善各项台帐。
4、 1-10月经费支出汇总。
5、 新教师经费追加。
十一月份
1、 完善相关制度和规定,并建立台帐。
2、 严格核算成本,控制各方面的支出,合理使用幼儿园的经费。
3、 10月经费支出汇总。
十二月份
1、 总务、会计、仓库保管员清点库存物资,做到帐实相符、帐证相符、帐帐相符。
2、 经费预算追加。
3、 XX年度财务总结。