档案管理的职责精选(九篇)
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第1篇：档案管理的职责范文
关键词：企业档案管理 规章制度 开发档案资源
公司的档案的范围很广，主要包括公司设立，变更的申请，审批，登记和终止后清算等方面的内容；公司的董事会、监理会以及股东大会的会议资料；会计、财务等方面的文件报告；人力管理、法律事务等方面的文件资料；生产技术、产品生产、安全生产、能量消耗等方面的文件资料；仪器，设备，科研，技术引进等方面的文件资料；信息，情报和党群组织方面的文件资料；各种声响资料包括：照片档案，影片档案，录影档案，录像档案等。对如此繁杂的文档进行有效地管理是非常重要的。
首先我们先来了解一下企业档案管理是什么涵义？包含哪些方面？企业的档案管理内容主要是由两部分组成，一部分是企业档案的行政管理工作内容，另一部分便是企业档案业务监视工作内容。前者一般是指对于企业的档案工作实施统筹的规划，统一制度，监督，指导，组织协调等。后者一般是指对于企业文件材料的形成，积累，整理和归档的管理，监督，和指导，以及企业档案的收集，整理，保管，统计和鉴定以及对于企业档案信息资源的开发利用等。其实用最简洁的话概括，企业文档管理主要包括以下几个方面：收集归档，借阅，获取资源，修改销毁四个方面。
1.档案收集归档
企业的档案从材质上主要分为两类纸质文档以及声像文档。对于不同材质的档案进行收集归档的时候需要注意的事项是有所不同的，应当区别对待。但是在很大的方面是具有共同性的。
比如各类文档在收集归档的时候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必须立即追查归档；另外如果文件如已抽查应有主管部门的管理人员的签字作为认证，文件的处理手续必须是完备的，如果发生了遗漏现象应当立即退回主管部门补齐；与本档案无关的文件或者不应该随这次的档案而归档的文件，应当立即退回主管部门；贵重的物品应当退回经办部门，在经过指定保管部门的签收后，才能将文件归档处理；还要建立，健全立卷归档的制度，要确定档案建立的范围，时间和保管的期限；对于一些残缺不齐的档案，应当积极采取措施，将档案收集齐全。
除了完整性之外，档案归档的时候另一个非常重要的问题便是有序性。只有当所有的文档以一定的规则进行分门别类的才能够方便以后进行查阅。这种规则可以按照公司的规定或者管理者自身的习惯来进行。在各个不同的类别之下再根据员工，时间，重要性等不同的小类来进行分别存放。这样查阅起来就显得很方便。
最后，档案的清洁和维护也是一项很重要的内容。管理档案的人员应当随时擦拭档案架以防止虫蛀腐蚀，对于纸质文档来说要主要保持档案室的干燥，而对于那些声像档案就要保证底片，胶片库的温度和湿度要保持在适宜的水平以防止这些材料的清晰度下降，同时磁带库要注意避开较大的磁场而且尽量注意不要用铁皮柜，此外对于一些年代较久的底片胶片等在取用的时候要尽量保持手部的清洁。
2.档案的借阅
公司的档案为了方便公司员工查阅资料，是企业的公共资源，因此大家在借阅的时候都应该注意爱护档案，要确保档案的完整性，不能够私自涂改，勾画，剪去，拆散或者损毁。同时为了防止档案的丢失等问题的出现，各部门的经办人因业务的需求要调用档案的时候，应当填写“调卷单”，经过该部门的部门经理同意之后向档案的管理人员借阅，同时在档案归还的时候，管理人员核查无误之后进行归档“调卷单”由管理人员留存。这样如果将来档案出现了什么问题也有据可查。同时为了避免责任不清的问题，借阅者不能够将档案相互之间私自收受。
另外由于企业的档案会涉及到商业秘密，因此对于外单位的借阅，应该持有单位的介绍信，经过总经理的批准之后才能借阅，而且不能够离开档案室，在经过总经理的批准之后才能够将所抄摘的内容带出。但是当政府的有关部门依法执行公务需要查阅公司的档案的时候，公司就要给予配合和协助，这是作为公民的基本义务。
在企业的档案管理当中，如何从储存的档案当中获取有效地资源是公司要解决的一个重要的问题。如果只是简单的存放，那么便失去了档案管理的根本意义，获取信息需要的是专业的团队，能够从历年公司的存下来的数据当中进行分析，挖掘出我们需要的曲线图，更要有总结判断能力，能够对已经发生的事情的原因，影响因素进行分析，从而指导以后的工作。
然而时代在进步，随着微电子技术，计算机技术，通信技术等现代化的信息技术手段在企业档案管理中的逐步深入应用，使得传统的企业档案管理的很多理念都受到了冲击，迫切需要探索更加科学更加先进的档案管理办法。利用扫描仪等电子仪器将纸质档案彻底的数据化，建立相关的数据库方便查找，已经不是一件新鲜的事情了。而“办公自动化”和“办公无纸化”概念的提出，更是将档案管理信息化变成了家喻户晓的事情。
3.信息化档案管理
企业档案信息化就是是指企业依据法律，依靠科学的思想和管理组织方法，借助网络技术、信息技术等高科技技术，对企业的档案进行信息化处理使得信息的收集，处理。整合，资源发掘，传输和应用数字化，网络化，从而实现了企业内部的资源共享，这样便提高了企业档案资源的利用率，为企业和社会提供档案信息服务。
数据共享是企业档案信息化管理的一个重要的特点也是最大的优点。传统的档案管理并不能做到这一点，而实现了数据的共享便使得企业的各部门的配合的效率大大提高。除此之外文档一体化的管理是企业档案信息化管理的一个发展方向。如何使得生产活动，文书处理和档案的管理工作有效的衔接在一起，提高企业的信息处理能力，实现档案信息的无缝交接使我们在进行企业档案信息化的过程当中必须要时刻注意的问题。只有把信息化管理档案和企业的其他组织活动联系在一起才能真正的发挥信息化档案的魅力。
4.总结
档案管理工作一方面可以让企业的高层管理人员及时的了解企业的整体情况，可以为企业的决策提供有说服力的一句；另外还有利于社会上的人对于企业经营的成果的认同，为企业与其他有关方面进行进一步的合作提供让人信服的证据。在我们国家经济快速发展的历史背景之下，做好档案管理工作，不断地探索和尝试新的档案管理手段，创新性的更新档案的管理观念，同时全面而又真实的反应企业的发展状况和经营成果，对于实现企业经营战略，不断地提高企业管理效率具有非常深远的影响。因此做好档案管理工作能够促进经济社会的全面发展，不断地提高企业的市场经济力。
参考文献：
[1]孙宗虎 王瑞勇.人力资源与行政后勤[J].人民邮电出版社，2012(14)
第2篇：档案管理的职责范文
随着社会的发展，现代医院已步入规范化、标准化、科学化、数字化的管理轨道。档案工作作为医院整体工作中的一个重要组成部分，医院的医疗、教育、管理等工作不断向高层次跨越，档案从历史的角度来看，是历史的记录，通过档案可以了解过去;从现实的角度来看，是现实的写照，通过档案可以了解现在;从形式上看，档案是各种文献资料的汇集;从内容上看，档案不仅反映过去和现在，而且也影响着未来。如何搞好档案管理，为医院发展提供迅速、准确的信息服务都有重要的现实意义。
一、现行医院档案管理中存在的问题
一是档案管理意识不强。绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理模式，大多数档案人员都是从行政、护理、医技等部门转岗过来的，对档案工作精力投入不足，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。因此会严重影响了档案管理水平。
二是档案管理人员业务水平不高。 在医院管理中，只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求，大部分档案管理人员专业出身较少，知识面较窄、学历偏低，有的是兼职人员。甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位转调过来的，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。
三是管理制度不健全，档案收集效率不高，缺乏信息资源整体性。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理模式。由于管理制度不完善，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。
四是档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发，造成档案保管不符合标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后。
二、加强乡镇医院档案管理的对策
一是加强领导、宣传，增强档案意识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。医院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档民医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。
二是领导重视是档案目标管理的关键。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展; 要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。
三是健全档案管理制度，规范档案管理行为。档案管理工作是一项严素的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。
第3篇：档案管理的职责范文
1.1对档案管理工作重视程度不够
煤矿建设项目是一个繁杂的系统工程，很多项目在建设过程中都存在对档案管理工作重视程度不够的现象。一方面对项目档案管理工作的重要性认识不足，另一方面对建设项目档案管理工作约束和要求不严，加之煤矿建设项目条件艰苦、人员流动性大、选人困难，造成档案管理人员专业素质不够。而煤矿建设各项工程门类繁多，各参与建设单位之间沟通交流困难，也造成档案资料在收集整理过程中存在诸多障碍。如果单位对档案管理人员的职责监督检查不到位，就会使档案管理工作出现漏洞，甚至造成衔接脱节，严重的会使档案资料流向不明和丢失。在采用传统的档案管理方法进行庞大的煤矿建设项目档案资料时，相关档案管理的规章制度不完善，档案管理的规范性不够，操作流程不标准，项目参建单位之间协调沟通不够，都会给项目档案资料的完整归档带来困难。
1.2未能构建完整的档案管理体系
项目的档案管理机构应当在项目机构建立初期就同步形成，很多煤矿建设工程项目由于地处偏远地区，在建设初期条件艰苦，设施简陋，档案管理机构不能及时建立或者办公设施都没有基本保障，也无法保证档案资料的质量和安全，更与项目建设的信息化技术要求不相适应，无法满足当前现代化矿井建设的需要。近几年，我国飞速发展的采矿技术已经与世界先进水平接轨，因此构建完整的信息化档案管理体系是现代化煤矿建设的基础。
1.3档案资料基础工作薄弱
项目建设与档案管理工作的专业性都很强，在职责不明确和管理松散的项目中，参建的各单位轻视档案管理工作的现象普遍存在；工程技术人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏对档案管理的实践能力，煤矿建设项目档案的收集、整理与归档工作与项目建设不能协调开展，造成了煤矿建设项目档案工作滞后，影响了工程各方面对项目档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料有时存在分散、损坏、丢失等各种现象，这样就制约了工程项目的正常施工和档案管理工作的规范管理。
2做好煤矿建设工程项目档案管理的四点建议
2.1充分重视煤矿建设工程项目档案管理工作
在企业投资建设项目中，煤矿建设项目属于政府核准类别。尽管近两年国家对煤矿等能源类建设项目的核准审批在逐渐放宽，但按照国家相关核准项目的审批制度和要求，从项目前期论证，到项目支撑性的文件设计审批，均有严格规范的制度和约束条件。同样在煤矿建设项目实施的过程中，煤矿监管部门对工程施工的过程及竣工投入使用，都有全过程的监管和监督。作为特殊工程项目的煤矿建设工程，其使用寿命少则几十年，多则上百年，档案管理工作是其工程项目全面管理的基础，也是项目顺利实施和产生效益的根本保障，因此，煤矿建设项目的档案管理工作就显得尤为重要，必须自始至终重视项目档案的管理工作。对具体的煤矿建设工程项目而言，要求各级领导要高度重视煤矿建设项目档案工作，工程项目从实施初期，项目负责人就应当指定专人负责图纸、文件、声像记录以及计算数据等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任制及考核奖惩办法。项目负责人在抓好工程质量和安全生产的同时，要有注重档案管理的思想意识，把工程项目的档案管理工作纳入日常工作的管理当中，调配业务素质好、责任心强的人员负责档案管理工作，同时要在设施配备上给予支持，使档案管理有必要的经济保障。要积极组织档案工作人员参加档案管理方面的培训，为档案工作的开展创造良好的条件，为企业发展和建设做出应有贡献。
2.2加强煤矿建设工程项目档案管理工作的组织领导
煤矿建设项目管理要做到各系统和各单位步调一致、协调统一，项目业主即建设单位是整个过程项目的统领者，因此对项目的档案管理也要统一归口在建设单位的档案管理部门。建设单位的档案管理人员有责任和义务对参与建设的各部门和各单位的档案管理工作进行指导和监督，做到上下协调，并与过程施工建设同步。建设单位的档案管理部门还应当定期组织参建单位有关人员进行档案业务培训，统一安排部署档案整理组卷的规范和标准，对有关人员普及档案管理的知识，同时档案管理人员也能通过沟通和交流获得工程建设方面的信息和专业知识。建设单位应当建立档案管理人员的信息系统，明确各自的工作职责，加强监督和考核，建立和健全各项规章制度。
2.3加强煤矿建设工程项目档案资料的收集和整理
收集归档是档案工作最基础、最薄弱的环节。切实加强对项目档案、材料的收集，确保档案完整、齐全。项目竣工后，档案管理人员必须全面完成文件材料的清理、归档工作。参建单位必须依据标准和规范组织档案资料的归档整理，在工程完工后，要及时将档案移交给建设单位；建设单位在项目竣工验收前，应当组织并申请档案部门进行项目档案专项验收，待项目档案通过专项验收后，建设单位方可组织项目的竣工总验收；建设单位的档案管理部门必须全过程参与项目的各单项竣工验收和项目竣工总验收。其职责就是在参加验收的过程中严格把关，并审查各项档案资料是否合格。在监督检查各项竣工档案资料时，要重点检查各项归档材料中图纸和实物的相符性以及签字手续的完备和真实性。对查出的问题要记录在案，并及时跟踪到底，确保问题最终解决，为项目档案的质量负责。
2.4规范档案管理制度建设
第4篇：档案管理的职责范文
一、企业工程档案管理的现状及难点
企业工程档案为项目投产后正常生产维护、检修或改造、扩建的重要依据。也是保证建设项目档案的完整、准确、系统地为建设项目档案竣工验收提供依据。尽管档案管理重要性认识不断提高，但目前仍存在问题值得思考和重视。
1.项目档案管理工作重视程度不够及范围、职责界定不清
建设项目前期、建设过程到竣工验收，各级领导非常重视立项、投资、设计、招投标、安全、质量、进度、决算、竣工验收等各环节的工作，但对办理过程和形成结果的依据性文件材料只关心是否办理完毕，不关心文件材料的集中和安全管理，以散存在个人手中为普遍存在的问题，造成形成文件责任者与文件管理者责任不清，没有做到项目档案工作与项目建设同步，没有严格执行建设项目档案“统一领导、统一管理”的管理原则。在遗留项目中有的建设单位，在建设过程中对档案管理的责任就界定不清，准备接受验收时，又将自行负责的各阶段文件材料口头委托施工单位进行整理、组卷，施工单位对这部分文件材料的形成过程不了解，只能在案卷外观质量上达到要求，其内容的完整性和准确性达不到要求，是遗留项目验收、在建项目档案管理中存在的普遍问题。
2.企业档案管理人才队伍问题
企业发展没有充分考虑到档案管理人员素质建设和能力培训，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。
3.建设单位各级管理、工程技术人员档案管理意识淡薄。
各级管理、工程技术人员是建设项目前期和管理中文件材料的主要形成者和具体执行者，是建设项目档案进行收集、积累的主要来源。在对遗留和在建工程项目的档案管理进行分析时，大部分建设单位存在人员少、兼职多，缺乏档案管理基础和专业知识，他们习惯将自己形成的、具有参考和利用价值的文件材料放在“手边”方便再利用，主观意识上对建设项目过程中档案“统一管理”有抵触情绪，待项目检查和验收有关联时再做“回忆录”，临近整体项目竣工验收时，才感到档案管理工作麻烦、压力很大或由于工作变动又没有被监督交接“私人财产”，使原本有价值、凭证作用且无法补救的文件材料遗失和没有利用的机会，是建设项目管理的文件材料收集不全的因素。
4.项目参建单位对项目建设文档的收集不够重视。
建设项目档案管理不仅是建设单位单方面的工作，项目档案从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成，是一项密切配合的工作，各参建单位之间存在一种互动的关系。项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理，只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在建设项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极配合，才能保证项目档案的顺利进行。
二、强化工程项目档案管理的对策
1.人员素质建设与能力培养
人的管理理念依然是企业档案管理的主要因素，其素质和能力的培养应视为基础中的重点进行，因此需要引导全体档案管理工作人员在与公司主体业务相关联的法律、合同及其他相关领域广泛涉猎，拓宽知识面，全面提升文化与业务工作素养。
2.将项目管理的要求与档案工作的要求紧密结合、同步进行
工程档案管理工作只有与项目建设紧密结合、融入项目建设同步之中才会有生命力。从项目的提出开始、项目建设各阶段中到项目竣工全过程，档案的形成、收集、整理都要同时跟上，合格的竣工档案与竣工验收同步进行。只要高度重视过程监管，紧密结合、同步进行，健全管理体制和工作网络，坚持“统一领导、统一管理”原则，才能逐步实现项目档案管理同步化、制度化、网络化。
3.明确建设单位自身档案管理及职责范围
档案管理首先应明确自身档案管理职责范围：按照建设项目各阶段档案管理范围、责任划分，除施工文件、监理文件由施工单位、监理负责各自范围内各类文件的收集到归档；生产准备和试运行阶段的文件由使用单位和建设单位共同完成收集到归档；其它各阶段文件（项目立项、设计及基础、项目管理、工艺设备、涉外、消防、财务和器材、竣工验收文件）的收集到归档均是建设单位的职责范围。其次是建设单位对监督、指导各参建单位将项目档案工作与项目建设同步负有责任。只有明确了档案管理的职责，才能避免出现分工不明的现象
4.充分发挥建设单位在项目档案管理中监督指导的作用
一是将项目档案的管理制度化，纳入合同管理中，在项目招投标和签订合同时，设立专门的条款，明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标准。明确设计单位、各施工单位以及监理单位提交有关基础资料和文件的期限、份数、质量要求和对项目文件的监督、审查责任。用合同作为约束各参建单位强有力的法律依据。二是发挥监理单位的重要作用，依照《建设工程监理规范》，监理单位对项目文件特别是竣工图、竣工文件的完整、准确、系统，负有监督、指导、检查、审核、签认的责任。三是针对项目实际编制建设项目档案管理办法，对项目建设文件材料从形成积累、质量要求、整理编目到移交归档及责任部门提出统一要求，并在项目建设各阶段严格执行。通过建设单位和各参建单位的共同努力，逐步实现建设项目档案遵循：施工中把“形成关”，交工验收时把“归档关”，建设、监理单位共同把“质量关”，保证项目档案的齐全、完整、准确。才不会在对档案进行汇总整理时出现遗失，缺失，漏失的现象。
第5篇：档案管理的职责范文
一、精细化管理的内涵
与其他管理理念相比，精细化管理对于“精”和“细”尤其重视，是一种全新的管理理念。其试图通过此点将管理质量与效率进行有效提升，也是基于常规管理模式所进行的一种深度管理方式。精细化管理对于以下几点极为重视，设定明确的管理职责、社会分工必须到位、提供质量精细的服务、管理质量的提升与成本的降低兼顾。随着社会的发展，精细化管理逐渐被广泛应用于大量领域，新时期的高速公路档案管理也不外如是。随着建设项目的不断增加，与之相关的档案资料也越来越多，从而使其管理难度大增。面对档案资料冗杂、种类繁多的现状，高速公路档案管理部门需要明确划分各项工作，确保各司其职，最终实现档案资料管理工作的全方位、立体式和无死角。
二、实施精细化管理的各项要求
（一）紧紧围绕“做什么”，明晰各个岗位的职责。对组织系统而言，岗位职责主要指对其部门和岗位工作任务所进行的定性描述。将岗位职责?M行明确的具体做法是，以任务的属性为依据，将工作内容按照类别单独列出来，并根据具体条款要求以一定规则将细分后的工作科学排序。岗位职责定性构建的目的在于解决“做什么”这一问题，将纪律和学习方面的各项要求置于管理制度之中予以解决。比如工作职责划分不够合理与科学，部门职责与个人岗位职责分工不细、责任落实不到位以及关联度不高，等等。
（二）紧紧按照“怎么做”的各项要求，保证业务流程的合规化。业务系统的各项工作流程全面涵盖了各项规定动作。业务流程是基于资源配置的比较固化的动态式的组合关系，对于确保工作业务以稳定高效的状态运行、各个岗位的员工以最有效的方式获得组织预想的产出结果，都能够发挥极为重要的作用。如此一来，工作流程中的不规范和业务流程粗放化等局面都将被消除，岗位之间与部门之间相互推卸责任的现象将会避免，从而使之实现无缝链接。
（三）基于“做到什么程度”，量化工作标准。对业务技能水平、业务操作规范以及工作完成质量与数量进行衡量的主要依据是工作系统中的各项规章制度所构成的岗位工作标准。这也是管理者进行过程与结果评价能够参考的可测量的客观依据。不论是管理者，还是执行人员都应当根据定量化的指标数据对业务绩效进行公开、公正和公平的评价。
三、高速公路档案精细化管理的措施
（一）基于系统性约束档案管理的需要，将相关制度予以完善。考察高速公路在档案管理方面的相关信息之后，发现存在许多问题，又以管理效率不高和质量较低为最。为此，应当将现有档案管理制度予以系统完善，制定出科学规范的规章制度，严格约束管理人员的工作不规范行为，高度重视档案的收集、分析、归档与清点等重要工作，并按照项目的类型或重要程度予以分类。在档案系统中，其中涉及的都是项目的相关重要资料，如施工合同、设计方案与图纸、成本协议、人力资源方面的合同与协议等多项内容，其中当属合同最为重要，在项目启动与验收过程中都发挥着重要作用。验收过程中，需要对工程量的完成情况进行验收，要与相关的合同材料予以核对，公路企业应出示相关的合同证明材料，以表示施工队已经完成工程量，其决定着高速公路企业的经济效益。为此，应成立项目管理的专项小组，对于出现的违规操作或档案管理不到位等行为，应根据情节的严重程度给予相应处理或惩罚。
第6篇：档案管理的职责范文
关键词：信息化；档案管理；策略
档案管理是企事业单位、行政机关正常事务运转中的重要组成部分，伴随着信息时代的来临，网络技术被广泛应用，档案数字化建设也逐渐提上日程。文化局主要负责文化事业、文化产业的筹划和实施，提高其档案管理水平，对于公共文化服务体系建设、文化产业规划发展和文化市场有序规范都具有积极的意义。尤其是信息时代背景下，如何利用计算机技术和网络技术来更新档案管理模式和理念，与时俱进，是各单位档案工作需要重点关注的课题。
1 档案管理工作中存在的问题及原因分析
1.1 单位对档案管理工作的重视程度不够
为了提高企事业单位、行政机关对于档案管理的重视程度，国家通过颁布一系列的法律法规来实现，比如《档案法》、《档案管理办法》等。但是很多单位对于国家法律法规的解读较为片面，没有切实认识到档案管理的重要性，纵观各单位管理现状，档案管理方面还没有一个行之有效的系统方案。大多数还是传统的文书档案管理模式，必要的人力、物力和财力都没有投入，最为基础的原因还是对于档案管理的认识不够，管理意识极为薄弱。比如在文化系统部分单位的管理日程中，因为档案管理并不能直接产生经济效益，所以档案管理大多只是日常工作及文化活动相关资料的整合，纯粹是为了防止丢失而束之高阁，必要时才会查考备用。这样的档案管理理念很显然是落后的，丧失了档案的主动服务性能，无法真正体现出对单位的贡献程度。
1.2 档案管理人员的专业素质有待提高，职责分工亦不明确
目前来看，很多单位的档案管理人员多为兼职，且很多不具备档案专业知识和必要的管理技能，对于档案管理工作的重要性、规范性认识不够也导致了员工的专业素养缺失。在实际管理工作中，档案管理人员不止要具有较好的档案管理技能，还应该具有相关工作的知识背景，然而现状是目前很多单位都没有做到这一点。还有一个问题就是档案管理人员的调动较为频繁，很多情况下工作人员分工不明确，每个人的岗位工作很多而且较为重复，这很显然不利于档案管理工作的开展。
1.3 档案管理设备落后，信息化水平不高
信息化时代对于档案管理工作提出了新的要求，最为重要的就是关于档案管理局域网和数据库的建立，这需要一定的计算机水平和硬件设备来支持。而目前很多单位的档案管理仍旧以手工为主，对于档案的数字化建设还没有一个明确的规划。而档案实体及信息的安全意识也有待提高。
1.4 信息化档案管理基础薄弱
良好的高科技设备是做好信息化管理的基础，虽然目前传统的手工管理模式正逐渐被取代，网络技术和计算机技术的电子化管理模式逐步应用，很多单位的档案室也配备了硬件设施，但是应该认识到信息化档案管理是一个复杂的系统工程，简简单单的几台硬件设备并不能完全解决问题，软件设施的缺乏同样导致了信息化档案管理的薄弱。领导重视程度不够和资金投入不足也是造成这一现象的主要原因，大多数的信息化档案管理多是口头说说，流于形式。
2 信息化环境下档案管理策略
传统的档案管理模式已经无法适应飞速发展的信息化时代，如何利用计算机技术来进行档案数字化建设，成为普遍关注的课题。笔者结合多年工作实践经验，认为档案管理信息化建设应该主要从人力、物力和财力等方面来加强，特提出以下几点策略。
2.1 培养专业的档案管理信息化人才，分工明确
专业的人才队伍是做好档案管理信息化建设工作的基础，各单位应该结合自身实际，在人才培养和选择的时候，兼顾档案管理的工作能力。比如机关档案管理就应该在领导加强重视的前提下，多进行计算机信息技术和相关机关管理事务的培训。主要领导要多为档案管理工作创造条件，配备专业人才，对于传统档案管理的员工要加强信息技术的培训，做好专业技能的培养工作。还有就是要明确分工，尽可能做到专人专岗、职责清晰、调度合理，领导也要以身作则，提高档案管理重要性的认识。
2.2 加大资金投入
要想做好档案管理信息化建设，在硬件和软件设施上面的投入是必要的，比如建立档案管理系统，配备计算机、打印机、扫描仪、数字设备和存储设备等，要根据数字设备的更新换代来决定资金投入程度，切不可一成不变。
2.3 数字化档案网络建设
要结合单位的实际情况，进行数字化档案网络的建设。首先建立局域网用于平常事务处理，然后建立有效的档案信息数据库，通过将纸质的文字、图片和表格等变成数字资源，进行室藏存储。可以机关档案室为中心，在每一个科室或部门设立终端，通过远程监控和信息管理，对于每一个部门中需要及时归档的信息进行查看和检阅，适时办理集中归档。
2.4 确保档案信息安全
信息化时代网络呈现开放格局，在进行档案数字化建设的时候一定要做好网络安全防范体系的构建，做好局域网和数据库的安全管理，杜绝非法操作，对于重要的室藏档案信息加以权限，非档案管理工作人员不能登录系统，要对档案管理信息系统进行定期的升级和维护，确保室藏档案信息安全。
3 结论
信息化时代的来临对于企事业单位和行政机关的档案管理提出了新的要求，传统的手工管理模式已经不能适应日益发展的数字化大环境，在具体的档案管理信息化建设中，应该从基础做起，培养专业人才，保证充足的资金投入，将传统管理和现代管理相结合，构建信息化时代背景下的新型档案管理网络。
参考文献
[1] 林晓娟.档案管理的信息化建设[J].信息技术，2012，（7）：197-198.
[2] 邵立双.浅议档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].群文天地，2012，（24）：249.
[3] 吴金莉.浅析档案管理信息化[J].价值工程，2012，31（3）：317
[4] 王桂莲.关于档案管理的电子信息化发展分析[J].环球市场信息导报，2012，（12）：21.
[5] 尹淑琴.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].华章，2012，（28）：302.
第7篇：档案管理的职责范文
【关键词】事业单位；人事档案；思路；管理
人事档案是个人信息的重要载体，同时也是事业单位人才信息整合的重要来源，更是人才调动与使用的重要工具。新时期下，事业单位的人事档案管理应与事业单位体制改革和事业单位的成长保持一致，随着我国人事制度改革的不断完善，事业单位的人事档案管理所反应的问题日益突出，需要我们对此进行认真的分析了和详细的研究，以此来推动事业单位人事档案管理工作的发展和进步。本文从事业单位人事档案管理存在的问题出发，论述了事业单位人事档案管理的基本原则，并详细的分析了事业单位人事档案管理的创新思路。
1人事档案管理中存在的问题
1.1主管领导对档案管理工作意识薄弱
长时间以来，事业单位的人事档案管理工作相对枯燥和琐碎，这与事业单位的发展模式有关，因事业单位的运营无法直接带来相应的经济效益，日常工作往往是以社会效益和长远效益为主，造成许多工作人员无法认识到档案管理工作的重要性，加之领导疏于对人事档案的管理，引发了一些档案管理问题。
1.2档案管理人员素质偏低
事业单位的人事档案管理具备机密性、双向性、真实性、可追溯性，因此需要管理人员掌握一定的专业素质，然而现今事业单位编制还不完善，各单位还处于事业单位改革的初始阶段，有相当一部分事业单位的档案管理人员的素质偏低，兼职人员和无专业水平人员居多，引发了事业单位人事档案管理无法有效的开展。同时，各事业单位也缺乏对专业人才的培养和培训，导致人事档案收集困难、档案整理无从下手、工作人员难以适应档案管理工作等，这极大的影响到了事业单位档案的管理水平。
1.3档案管理设施落后
目前事业单位都以实现了计算机办公，而人事档案的管理还处于手工管理或纸制管理范围，这非常不利于人事档案的收集、归档、调用，所以在硬件配置上人事档案管理工作落后于事业单位整体的发展，纸质的人事档案也不利于档案的调用和保存，因此应加大档案管理设施的投入，改变陈旧的录入方法和保存方法，推动档案管理向信息化发展。
1.4人事档案信息化程度低
我国事业单位的档案管理工作还处于发展阶段，从档案管理的信息化来看，人事档案的信息管理还没有全面实现计算机管理，档案信息的建设还不够完善，虽然部分事业单位实现了信息化管理，但信息建设的方法和策略不足，管理中缺乏系统性和整体性，造成资料收集杂乱，更新不及时，最终引发人事档案信息管理的混乱。
2事业单位人事档案管理的基本原则
2.1规范与灵活
事业单位档案应以国家颁布的档案管理制度为基础，并以各事业单位的实际工作情况进行档案管理制度的建设。因行政事业单位的工作情况不同，各单位在社会所履行的责任和义务也不同，在人事档案管理制度的建设上，也要依据单位特点进行发掘和总结，建立与实际情况匹配并与单位结构一致的科学化规章制度，以此来保证人事档案管理工作的有效开展。
2.2职责与权益
档案管理人员的权益应该受到单位和领导和重视，如果不重视则会对人事档案管理工作带来消极的影响，因此在制定档案管理制度过程中，要确保档案管理工作具备合法性和原则性，同时明确主管领导的权限和职责，确保档案管理工作可持续的发展。事业单位的档案管理工作具备双向性这一特点，职责与权益的保证可以促进档案管理工作的全面发展。
2.3制定与执行
科学的管理制度是档案管理有效开展的重要保障，针对事业单位人事档案管理来说，全方位多角度的探索与挖掘管理方法，并进行系统性的总结是非常必要的，从事业单位性质出发，总结规章制度使之更为合理、系统、科学，以此来完善档案管理方法。现实中还要注意对档案管理制度的可行性和实用性进行监督，通过执行管理制度来检验其完备性，并结合实践理论来完善档案管理制度，达到以人为本、规范合理。
3事业单位人事档案管理的创新思路
3.1完善事业单位档案管理监管制度
事业单位的人事档案管理制度应从内容、质量、形式、方法上进行全面的监管和完善。事业单位领导要根据现实情况和国家规定来完善档案管理的监管机制，通过监督机制来审查档案处理的效果，促进档案整理、分类、存放的规范化和科学化，只有这样才能够确保事业单位人事的档案管理工作走向正轨。
3.2做好人事档案的保密工作
人事档案管理是对事业单位重要人才数据和核心技术进行记录、保存、管理的全过程，如果出现问题会对资料的安全性和人员的安全性带来危害，因此应做好事业单位人事档案的保密工作，确保人才信息和数据信息只有内部人员掌握。笔者认为应从事业单位档案的存放地点出发，确保其存放在安全地点，并有专职人员进行监督和审查，同时人才档案与信息档案应分开进行存放，以提高档案管理的机密性。
3.3利用现代技术开展人事档案管理
信息技术是人事档案管理发展的重要方向，从事业单位发展的角度出发，应多利用计算机技术和信息技术进行人事档案工作的管理。利用计算机来保存和传递人事档案非常方便，如：人员照片、个人情况、专利证书、科学成果等，这些信息内容都可以通过计算机来保存和传递，并且避免了丢失和损坏。信息技术也可以使人事档案的管理变得更为方便，如：利用软件来查询单位高级职称的人员等。所以，事业单位应多利用现代技术进行人事档案管理，以此促进事业单位的健康发展。
参考文献：
[1]黄爱华.事业单位人事档案管理存在的问题及其对策[J].现代营销(下旬刊),2015(9).
[2]张哲冰.事业单位人事档案管理创新思路思考[J].才智,2015(32).
第8篇：档案管理的职责范文
1.对档案管理工作缺乏足够重视
做好医院档案管理工作对于医院各项工作的顺利开展都具有极为重要的现实意义，顺利开展医院档案管理工作不仅利于医院医疗事业获得巨大的经济效益和社会效益，而且关系到众多患者的健康乃至生命安全。然而，当前一些医院对于档案管理工作缺乏正确认识，只将档案管理看成简单的病历资料的搜集和保存，认为档案管理工作的意义不大，不能充分认识档案管理工作的重要性和必要性，继而严重制约了医院各项工作的有序开展。
2.档案管理制度不够健全和完善
档案管理对于是否归档的材料信息缺乏明确的内容界定，日常监督、检查与考核很难得到落实，档案资料信息的收集不全集中于医院系统中，国家卫生行政部门已经制定了适应医院发展需要的、较为完善的管理制度及各类人员的职责范畴，而关于档案管理的制度和相关职责却未加设定，同时也缺乏相关的监督、检查及考核措施。在医院的目标管理考核体系中，也并未将档案管理纳入目标考核的范畴，自上而下整体上存在着无视档案管理的现象，致使医院的综合管理工作呈现较为混乱的状态，不利于医院全面工作的正常开展。
3.档案管理工作软、硬件设施资金投入不足
随着新医改的进一步深化，各医院的基础设施、软硬件设施已经无法满足于医院自身不断发展的需要，由于资金投入不足，当前门诊、急诊及住院病房等基础设施较为薄弱，便出现了医疗用房不足的现象，甚至档案管理库房被肆意占用，乃至达到不能正常开展工作的程度。同时，也由于缺乏资金投入，造成档案管理设备及技术手段相对滞后，一部分档案得不到合理有效保存，出现年年倒柜的耗费人力、财力的现象，也抑制了档案管理工作的高效发展。
4.档案管理人员综合素质较差
档案管理人员的综合素质直接影响到档案管理工作水平，医院管理专业人员队伍中，仍缺乏专业性强的档案管理人员，档案管理人员在文化程度、知识水平、业务能力方面都参差不齐。而且，大部分档案管理人员一直固守传统的档案管理模式，管理观念及管理水平已经无法适应新医改发展的基本需求，档案管理缺乏活力和创新机制。
二、强化医院档案管理工作的对策
加强医院档案管理工作应从提高档案管理人员的综合素质、强化档案管理意识、实现档案管理的标准化、信息化等方面入手。
1.必须提高对于档案管理工作的认识
档案管理工作是一项长期的服务性综合管理工作，因此，应自上而下提高对档案工作的认识。必须认真贯彻《档案法》，调整和更新档案管理理念。档案部门也应加强对于档案管理工作的宣传力度，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使全院上下充分认识档案工作的重要性，杜绝各部门无视或忽视档案资料的现象，全面提高档案管理意识。
2.将档案工作纳入医院综合管理工作之中
必须将档案管理工作纳入医院日常管理工作的重要议事日程，建立和完善档案管理工作的长效机制。力求做到“三纳入”和“四同时”，“三纳入”是指纳入医院规划和计划、纳入档案管理制度、纳入相关人员的职责范畴；“四同时”是指在布置、检查、总结和验收其他各项工作的同时，必须抓好档案管理的布置、检查、总结和验收工作。必须将档案管理工作作为医院发展的核心内容来抓，与医院建设和各项业务工作同步规划和同步发展，以便更好推进医院各项工作的顺利、有序开展。
3.建立和完善档案管理工作制度
要确保档案管理工作的健康、有序开展，必须建立和完善档案管理工作制度。医院档案管理部门应认真贯彻和执行国家制定的相关档案工作的法律、法规，并结合医院实际发展情况制定一系列的档案管理制度，如收集制度、整理制度、归档制度、借阅登记制度、统计制度、鉴定销毁制度等，使收集有范围，整理有标准，借阅有规定，管理有措施。同时，有效构建以院长为第一责任人的档案管理模式，各部门设立兼职档案员，依照档案管理制度做好本部门档案管理工作，形成完善的系统化档案管理网络。
4.加大档案管理工作资金投入
加大资金投入，有效改善档案管理的设施及提升技术水平是实现档案管理信息化的基础条件。首先，逐渐改善档案管理的基础设施及相关保护措施，比如档案库房的空调、除湿设备，防火、灭火设备，高效灭虫、灭鼠设备，全面实现档案的现代化高效管理。其次，投入资金，全面引入和发挥计算机网络技术，提高管理效率。第三，对档案管理人员进行岗位培训必须有必要的资金支持。
5.建立或完善电子档案
电子档案的建立使档案管理工作变得更为方便、快捷和高效，使以前耗时耗力的档案管理工作变得异常省时省力，使档案信息的收集、处理、保存和利用均能获得事半功倍的积极效果，大大提高了档案管理的工作效率和管理水平。医院必须建立或完善电子档案，利用计算机技术进行医院档案信息的收集、传递、保存和开发利用，将档案信息资源做好具体分类，如可分为基建管理、业务管理、行政管理、患者信息等诸方面，录入计算机软件系统中，确保档案完整、准确、真实。
6.全面提高档案管理人员的综合素质
首先，应定期或不定期组织档案管理人员的业务培训和继续教育工作，促使档案管理人员不断努力学习新知识、新技术，真正掌握档案现代化管理的综合技能，逐步形成系统化、全方位、立体化的档案管理体系，使医院档案信息资源为医院发展提供全面服务。其次，深入了解和掌握临床一线的医疗情况、科研发展对于档案信息管理的基本需求，不断总结和改进档案管理工作，以最大化推进档案管理水平的提高。
7.开发医院档案信息资源，服务社会
由于医院全面工作运营开展过程中形成的各类文件、决议、方案、合同、协议等重要资料，真实反映了医院各个时期的发展历程，具有很重要的查考价值。因此，档案管理人员必须积极树立较强的服务意识，明确内容归档范畴，多渠道、多途径开发档案信息资源，不断提高档案管理质量和强化服务意识，力求为医疗服务和医学科研提供全面服务。组织开展各种编研活动，精心编写各类专题汇编，并在医院网站上各类信息，实现档案信息资源共享，为医院争创优秀医院提供完整、真实、可靠的参考依据，提高档案信息资源的利用率。
三、结语
第9篇：档案管理的职责范文
前言
医院档案管理对于医院的发展，医学事业的科学研究都有着十分重要的作用，随着科技的发展传统的医院档案管理形式已经不能满足日益增长的数据量的需求，所以我们应该进行相应的改革让医院档案管理工作做得更好地。所以本文主要对医院档案管理工作中的误区进行相应的分析，同时探讨相应的改进的方法。
1 档案管理工作中的误区
1.1 档案意识不强，档案利用率低
由于档案工作不能直接创造经济效益，所以在一些部门和领导中存在着对档案管理的重要性认识不足，“重医疗、轻档案”的意识较为严重。由于对档案重视不够，档案信息资源开发不足所以现有的档案利用率不高，档案管理制度相对落后。随着经济社会的发展，现代医疗科学技术不断提高，新的、先进的医疗设备和医疗手段不断投入使用，而相关的档案管理制度却没有得到及时补充和修订，致使有些很有价值的科研成果资料未能及时整理归档。由于档案管理分散，各科室分散管理，不利于档案的完整和安全，也不利于档案利用率。甚至出现重复保存，造成物力、人力、和空间的浪费，更有许多应该纳入管理的档案却没有纳入管理。
1.2 档案管理制度不健全，管理效率不高
在医院管理中，涉及档案管理的制度、职责以及检查考核制度仍不够健全。 由于管理制度不严、不健全，各科室保管的材料不能及时移交综合档案室，造成档案收集效率不高，档案不齐全，甚至出现遗失或损毁。档案管理制度不健全，在医院管理中，一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少。由于没有相关的制度和检查考核措施，也没有将档案管理纳入目标考核方案中，致使检查督促考核也得不到落实。
1.3 档案管理人员文化素质低，业务水平不高
我国档案专业人员队伍参差不齐主要体现在思想观念落后、专业素质、理论水平、文化程度等方面。缺乏现代科学知识，外语差，档案专业毕业的高层次人才较少，己经成为阻碍档案事业发展的主要原因。档案管理人员的素质影响档案管理水平，在医院人才培养中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的教育培训却没有纳入计划，档案管理水平停留在经验上，服务方式和管理水平跟不上时展的要求，缺乏创新和活力。同时，给档案管理带来较大困难的原因是档案管理人员工作变动较大，档案管理作为一专业性较强的学科，需要有一定专业知识的人才才能管好用好档案，管理人员在长期管理过程中所积累的知识与经验对档案管理很重要，但由于一些医院的档案管理人员经常变动，不但致使己经培养好的档案人员发挥不了作用，而且还需要对新的工作人员重新培养锻炼，给档案管理带来很大的困难。
2 如何改进档案管理工作中的误区
2.1 加强领导重视程度
医院领导的重视是做好档案管理工作的关键所在和重要保证，也是科学管理档案的前提条件。档案管理是医院管理的重要组成部分，各级医院要切实加强对档案工作的领导，把它纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。平日里加强档案法律法规学习和充分认识档案的重要意义，从而更好地支持档案管理工作。档案管理工作业务性很强，因为其专业性强、涉及面广、内容繁杂。若要做好此项工作，没有领导的重视和支持单一靠档案管理部门是难以开展的。档案管理的工作人员要转变“重管轻用”的观念，克服“无所作为”的消极落后思想意识，要解放思想，更新观念，变封闭式管理为开放型管理，为上门查阅档案的人员提供热情的服务，主动为医学、科研活动提供各种咨询服务。
2.2 构建档案管理工作小组，制定相应的考核制度
成立的档案管理工作小组做为档案管理机构按责任应具备组长、副组长，成员为主要科室主任。各科室都要设一名兼职档案管理员，其主要负责是对本科室的档案进行整理、分类、归档，并定期交至档案室存档。这样，通过过档案管理组织机构的建立，从而保证了整个医院档案管理工作的顺利进行。医院应除了要将此内容纳入科室管理责任书之中，还应该将档案管理与科主任工作实绩考核奖惩挂钩，既要要求科主任抓好归档材料的收集、整理工作，又要明确科主任对科室档案工作的管理责任，为促进了档案管理的规范提供了制度指标。拓展档案的归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院面对医疗市场所进行的各种经营活动，些经营活动要形成各种不同的方案、协议等，应及时收集归档。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全医院档案管理组织，落实专人收集。
2.3 加强培训，提高档案管理人员素质
目各医院从事档案管理专业人员的专业程度明显不足，很原来不是学习档案管理专业，而是从行政、护理、计算机管理等部门转岗过来的，在经过一段时间专业培训之后，便开始从事档案管理工作。建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进医院档案工作规范管理的关键。 各医院应结合本单位档案工作的实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。管理制度是各项管理工作的灵魂，如果没有一套严格的管理制度，档案收集处理的过程将十分混乱。要改变观念，树立创新意识，尽快实现服务主体由封闭型向开放型转变，服务方式由实体型向信息型转变，服务手段由手工型向技术型转变。要注重档案管理人员队伍建设，提高其思想水平和专业素质，增强科学管理能力，更好地胜任本职工作。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平，建立医院档案管理人才梯队，以便适应医院档案管理业务的发展，不断推动档案管理水平的提高。通过这样的方式可以帮助我们更好地做好医院的档案管理工作，完成组织上的安排。
