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(一)基本情况
1.防雷安全监管责任按要求落实。我局制定了《涿州市气象局安全生产责任清单》,明确了防雷安全监管责任,并将防雷安全工作纳入安全生产责任制和地方政府考核评价指标体系中。
2.严格危化品企业防雷安全监管。建立健全涿州市防雷安全重点单位信息库,不定期对本市危化品企业进行防雷安全隐患排查,对存在安全隐患的企业要求限期整改。
3.建立防雷安全联合检查机制。我局与应急管理局开展部门间合作,明确对防雷安全责任主体的监管要求,开展联合行政执法检查,实施协同监管。
4.建立防雷管理经常性工作机制。与应急管理局建立部门联合协调监管防雷安全重点企业,特别是危化品企业,实现信息共通、共享。
5.按计划开展防雷安全日常监督执法。以“深化安全生产大排查大整治攻坚行动”为契机开展防雷安全检查,全面排查涿州市危化企业、易燃易爆场所,做到零容忍、全覆盖。
6.积极提升雷电监测预警能力。汛期前后,加强雷雨天气气象会商,提高雷电天气的预报预警准确度,完善雷电实时监测和短临预警业务系统,畅通与防雷安全重点单位之间信息交流,确保及时发送和接受雷电预警信息、雷电灾害信息等内容,实现信息互联互通。
(二)自查出的问题和整改措施
问题一:雷电监测预警能力不足
整改措施:
继续提高预警预报系统现代化水平。
(完成时限:2019年底 责任人:张雷)
问题二:部门联合检查力度不足
整改措施:
加强部门联合,增加执法检查力度。
(完成时限:2019年底 责任人:张雷)
二、人影作业安全管理方面
(一)基本情况
1.严格责任落实。我局已建立了《安全责任清单》《人工影响天气安全作业实施细则》《高炮使用维护保养制度》《人影作业安全事故处理流程》等,按照各项制度积极执行,确保责任落实到位。
2.加强人影作业安全标准化建设。我局于2011年对兰家营作业点进行标准化建设并备案;绘制了安全射界图并及时更新;每年年初多渠道人影作业公告保障人影工作的顺利开展;严格按照要求进行弹药运输和存储;每次作业都按照要求进行空域申请,在规定时间和范围开展人影作业。
3.加强人员队伍建设。人影作业事项已外托给保定市天双信息技术有限公司。人影作业点购置了安全帽、作业服、雨鞋等防护设备。
4.做好人影设备管理。每年3-4月对人影作业设备进行年检,定期维护保养;弹药购置使用符合《中国气象局办公室关于不达标人工影响天气作业炮弹火箭弹退出使用工作的通知》(气办发〔2018〕16号)规定情况;故障弹药和过期弹药按要求处理。
5.做好应急预案管理。制定了安全事故应急预案。
6.积极开展人影隐患排查。定期开展安全隐患排查,发现隐患及时整改,确保安全作业。
(二)自查出的问题和整改措施
问题一:因作业时间紧急和作业环境差等原因,空域申请没有完全按要求留痕。
整改措施:
严格按照要求,制作涿州市空域申请登记本,注明空域申请人、允许作业时间、空域批准人等,每次作业及时做好记录备案。
(完成时限:2019年底 责任人:人影作业负责人)
问题二:没有及时与地方安全管理部门联合开展人影安全督查。
整改措施:及时与地方安全管理部门联系,适时联合开展人影安全督导检查。
(完成时限:2019年底 责任人:张雷)
三、网络安全管理方面
(一)基本情况
1.严格落实网络安全责任制。建立网络安全工作领导小组,党支部领导班子主要负责人张雷同志作为第一责任人,纪检书记周丹为副组长,其他办公室工作人员为成员。按照《涿州市气象局网络信息安全责任制》内容要求,把网络安全纳入重要议事日程。做好网络安全工作财政预算支持,做好网络安全设备保障,加强对网络信息安全的保障力度,坚持统筹协调开展网络安全检查,定期在局内组织召开网络安全宣传教育培训。
2.积极落实网络安全等级保护工作。按《信息安全等级保护管理办法》开展网络信息定级、备案、测评、整改,新建信息系统开展网络安全定级,开展网络安全建设。
3.加强网络安全技术防护。做好气象信息系统、政府网站、手机服务端和显示屏的网络安全技术防护工作,加强网络安全监视。
4.健全网络安全管理制度。按照保定市网络安全管理要求,规范气象数据使用和扩散范围,建立了《涿州市气象局网络安全管理制度》。
(二)自查出的问题和整改措施
问题一:网络安全管理人员能力不足
整改措施:
加强网络安全管理人员素质的培训,提升网络安全管理水平。
(完成时限:2019年底 责任人:张雷)
四、制氢用氢安全管理方面
我局不涉及此项工作。
五、内部安全日常管理方面
(一)基本情况
1.建立内部安全生产管理机构。成立局内安全生产管理小组,张雷局长任组长,纪检书记周丹同志为副组长,王新同志、张萌同志、郑文文同志为成员,明确安全生产管理职责,确保责任落实到人。
2.严格执行内部安全生产管理制度。根据保定市气象局内部安全生产检查要求,认真开展内部安全检查,每周按要求上报《气象局内部安全生产检查表》。
3.细化安全生产责任落实。根据《涿州市气象局安全生产责任书》,明确安全生产责任,明确张雷局长作为第一责任人,责任细化到岗、落实细化到人。
4.做好安全生产工作部署。由主要负责人张雷局长主持召开安全生产工作部署会,制定和落实安全工作督查。
5.认真排查安全隐患。组织全局职工学习消防安全知识,重点部位配备消防灭火器,并保证人人会用。完善了车辆管理制度,专车专人负责,定时定点维修,驾驶人员严格遵守交通法律法规,坚决杜绝了公车私用和违章驾驶、酒后驾驶、疲劳驾驶。加强用水用电安全管理,节约用电用水,严查电源、插座、用电设施,谨防设备漏电,确保用电安全。为加强内部安全管理,我局组织开展消防安全应急演练。通过演练,全体干部职工进一步增强了安全意识,进一步提高了应对突发事件快速反应能力。
一、北京数字档案馆标准体系概述
北京数字档案馆标准体系是指在规划、设计、建设、运行、管理北京数字档案馆的过程中,所涉及的标准按其内在联系形成的科学的有机整体。首先,北京数字档案馆标准体系是一个整体,体系内各项标准之间具有内在的有机联系。其次,北京数字档案馆标准体系的组成单元是“标准”,标准体系通过标准体系框架和标准体系表的形式反映该标准体系的概况、总体结构以及体系内各标准之间的内在联系。其中,标准体系框架可简单地看做是标准体系表的结构性框架,主要是对现有相关各级各类标准进行系统梳理与概略研究的基础上,确定分类依据,形成条理明确、层次清晰的标准组成架构,以方便全面、系统了解标准体系。
二、北京数字档案馆标准体系的作用
北京数字档案馆标准体系是北京数字档案馆建设项目的重要内容,同时也是北京市档案信息化建设的重要内容,其主要作用如下:
一是促进北京市档案局(馆)与各区档案局(馆)以及各移交单位档案部门之间的业务协同和信息共享。利用标准化手段,增强文件归档及整理、编目、管理、移交接收等业务的统一化,促进不同单位之间的业务协同;增强档案信息资源的规范化,促进信息共享。
二是确保北京数字档案馆各个子系统之间、北京数字档案馆与其他应用系统之间、北京数字档案馆与其他数字档案馆之间的互联互通。按照统一标准开发建设数字档案馆及其子系统,整合现有应用系统,开发开放性的对外接口,实现全方位的互联互通,避免系统孤岛、信息孤岛。
三是确保北京数字档案馆建设安全可靠。数字档案馆建设,无论在管理制度还是在技术手段和措施方面,都要求具有高度的安全性和可靠性。通过标准化,可以规范相关管理制度的建设,规范所需基础设施的建设,规范数据、业务活动的安全等级要求,统一安全技术措施,保障系统正常运转以及系统之间信息交换的安全。
四是规范北京数字档案馆建设和运营。北京数字档案馆建设是一项大型信息系统工程,通过统一技术要求、业务要求、管理要求,可使整个工程及相关环节的建设有章可循,形成一个有机整体,从而实现北京数字档案馆有序、高效地建设和运营。
五是服务档案信息化标准化工作。通过构建北京数字档案馆标准体系,能够全面梳理当前现行相关标准,分析确定数字档案馆所需标准的类目和主要内容,研究制定标准制修订计划,为档案信息化、标准化工作提供参考和依据。
三、北京数字档案馆标准体系的建设目标
根据北京数字档案馆建设项目的总体目标和要求,在充分遵循现有国际标准、国家标准和档案行业标准的基础上,构建一套涵盖数字档案馆规划、设计、建设、运行和管理的标准体系,并通过组织培训等多种方式促进相关标准规范的贯彻和实施,进而确保数字档案馆规划科学、设计合理、运行规范、管理有序并具有与其他数字档案馆或其他应用系统互联互通的能力。
四、北京数字档案馆标准体系的建设思路
数字档案馆的本质是借助信息技术对档案数字资源进行全程管理、高效管理和便捷利用。按照这一本质特征,可以提炼出数字档案馆涉及的三个主要研究对象,即:信息技术、档案数字资源本身和档案数字资源的全生命周期管理。因此,北京数字档案馆标准体系内的标准就应涵盖此范围内涉及的信息技术、档案数字资源本身和档案数字资源的全生命周期管理所需要的所有标准。在建设北京数字档案馆标准体系的过程中,主要遵照以下建设思路:
(一)注重现有相关标准的借鉴和引用
在建设数字档案馆标准体系时,要注重借鉴和引用档案信息化领域现有有关国际、国家、行业及其他标准,要充分研究现有标准在数字档案馆建设项目中的可用性,并将现有标准融入到数字档案馆建设中。因此在建设数字n案馆时,要有可持续发展的长远观念,为今后档案信息数据互通、共享和广泛深入应用打好基础,避免走回头路和不必要的重复投入。
(二)注重一体化的管理模式
数字档案馆标准体系,是由数字档案馆建设过程中的各种相关标准规范构成的互相联系、互相制约的动态性、指导性的文件整体。数字档案馆建设既要遵循电子政务相关标准要求,又要遵循档案信息化相关标准要求;既要考虑档案的需求,又要兼顾文件的需求;既要考虑电子档案的需求,又要考虑传统载体档案数字副本的需求,同时还要考虑传统载体档案辅助管理的需求。因此,数字档案馆标准体系要整体考虑,统筹兼顾,形成一体化的管理模式。
(三)注重信息化建设与标准化建设的相互作用
信息化建设和标准化建设两者密不可分,互相促进。标准制定给信息化建设起指导作用,同时信息化建设又反过来验证标准的准确性和可操作性,两者相辅相成。
(四)注重不同标准间纵向和横向的逻辑关系
在标准体系建设过程中,不能孤立地看待每个标准,需要顶层设计,既要考虑横向分类,又要考虑纵向兼容,还要综合分析每个标准所要管理的方向和侧重点,将各个标准纵横相连,形成一个完整的标准体系,这样才能完整地覆盖整个数字档案馆标准规范建设需求,使之成为一个联系紧密的有机整体。
(五)注重档案数字资源的特点和生命周期研究
数字档案馆管理的对象主要为档案数字资源。相对于传统载体档案,档案数字资源具有以下特点:一是检索方便,易复制,能快捷地获取所需信息;二是传播速度快、范围广,具有易共享性;三是易被修改,真实性存在考验;四是技术依赖性强,随着软硬件环境的改变及信息技术的更新换代,档案数字资源的可用性需重点关注。从生命周期的角度看,电子文件在形式上模糊了各阶段文件的界限,实质上其实是更密切了各阶段文件的管理。档案数字资源是整个标准体系的核心,标准体系内各项标准的最终服务对象都是档案数字资源,因此,应注重研究档案数字资源的特点和生命周期,为建立数字档案馆标准体系创造有利条件。
五、北京数字档案馆的业务逻辑架构
数字档案馆的标准规范,归根结底都是为业务服务的,数字档案馆标准体系建设要紧密结合数字档案馆的具体业务,因此,就很有必要分析提炼出数字档案馆的业务逻辑架构。
结合北京数字档案馆的建设任务,根据档案数字资源的特点,我们可以从综合管理、业务需求、信息技术等几个方面,按照“抓住主线、多维度分析”的思路构建北京数字档案馆的业务逻辑架构。具体分析如下:
一是综合管理。综合管理包括对数字档案馆建设的行政指导意见、管理过程和相关技术的评价和评测等,这些都是数字档案馆管理的重要手段。
二是档案数字资源业务。按照档案数字资源生命周期划分,主要包括档案数字资源的收集归档、移交接收、保管维护、利用销毁等管理过程。
三是档案数字资源实体。作为被管理对象,是指电子档案和传统载体档案数字化副本,主要包括文书、图像、音频、视频等不同形式的信息记录,是整个数字档案馆管理的核心。
四是信息技术。即档案数字资源管理所用到的装备和系统,装备(硬件)主要包括:输入输出设备、存储设备、传输设备、销毁设备等,系统(软件)主要包括:生产软件、管理软件、备份系统等。
五是安全。由于涉及国家安全,因此信息安全和人员安全也是档案数字资源管理领域中必须考虑的要素。
据此,我们可以建立北京数字档案馆业务逻辑架构图。如下图:
六、北京数字档案馆标准体系框架
根据北京数字档案馆业务逻辑架构,结合标准体系建设的特点和档案资源体系建设的总体规划,北京数字档案馆标准体系框架具体设计见下图。
(一)数据标准
数据标准是整个档案数字资源的基础,应满足国家相关标准总体设计和总体规划要求,结合数字档案馆项目建设实际情况,在原有标准的基础上进一步细化分类或简化。本部分应包括元数据标准、编码标准、封装标准、数据格式标准、目录标准等。
(二)业务标准
业务标准从档案数字资源管理角度应分为电子档案管理和档案数字化两类。电子档案管理标准包括收集归档、移交接收、保管维护、存储备份和利用销毁等。档案数字化标准与电子档案管理标准差异在于其需要有数字化加工的过程及相关标准。
(三)系统标准
系统标准从软件和硬件两个角度划分。软件标准主要包括规划、设计、开发、测试、实施等标准。硬件标准主要包括规划、设计、安装部署、测试、实施标准以及系统评估测评等。
(四)安全标准
安全标准是保障档案数字资源本身和数字档案馆系统安全而采取的技术和管理要求,用于规范档案数字资源的安全建设。安全标准分为安全技术标准和安全管理标准。其中,安全技术标准包括物理安全、网络安全、主机安全、应用安全和数据安全等标准;安全管理标准包括安全管理制度、安全管理机构、人员安全管理、系统建设管理、系统运维管理等标准。
(五)管理标准
管理标准可分为政策法规、通用管理标准和评估评测标准等,具体如下:
1.政策法规。北京数字档案馆的系统运行、业务开展和数据管理等各个方面都离不开国家和北京市的有关政策法规(特别是档案和信息化有P政策法规)的宏观指导,都需要在这些政策法规规定的框架之内运转。
2.通用管理标准。数字档案馆管理的事项很多,涉及的标准也很多,但各个事项对应管理要求中的一些基础性要求却是相同的。为此,有必要从全局出发,根据这些共同要求,专门制定通用管理标准,服务于数字档案馆各个事项管理,服务于数字档案馆整体管理。
3.评估评测标准。若要实现对数字档案馆的有效管理,需明确标准体系内各项标准是否齐全,相关管理措施是否得到落实,设备设施和机构人员是否到位。为能够全面了解以上事项并进行有效考核,应规定详细的管理指标项和考核办法,用来对数字档案馆进行评估评测。
七、北京数字档案馆标准体系表
关键词:数字档案馆;生态系统;管理
数字档案馆生态系统在快速变化的社会发展环境中必然会面临各种机遇与挑战,如何保持自身的健康可持续发展,这不仅涉及经济、社会、技术等制约数字档案馆发展的核心要素,而且,关切到未来国家档案事业的发展。为此,本文拟从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理等方面,初步探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理,保持数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展。
1 战略管理
战略管理是“围绕着战略的制定、决策、实施和评价而采取的一系列手段和措施的动态过程,对组织的发展方向具有长远的、全局性影响”[1],广泛存在于政治、经济、社会、文化、教育、科技等领域活动中。目前,战略管理已引入档案事业发展和电子文件管理的研究中。冯惠玲教授指出,“面对电子文件管理这一历史性挑战,仅有战术、方法的应对远远不够,还需要有面向全国的宏观思维和战略应对,才能把这项事业推向前进”[2],“从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排,体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路”[3]。国家档案局杨冬权局长指出,“管理好电子文件,关系到国家和社会历史记忆的长期保存,关系到人类文明的传承延续”,“不仅要考虑电子文件的今天,而且还要考虑它的明天和后天;不仅要考虑电子文件的短期效益,而且还要考虑它的长远效益”[4]。2010年,由中央办公厅牵头,国家档案局等相关部门为成员单位成立的国家电子文件管理部际联席会议办公室,标志着我国电子文件管理国家战略正式启动[5]。
数字档案馆生态系统研究立足于从整体性、系统性、平衡性、动态性等生态学思想,观察和思考数字档案馆的运行与发展,其中隐含着战略管理的思维。以战略管理思维为指导,将数字档案馆生态系统与社会发展、经济发展、文化发展以及信息技术发展等联系起来,研究数字档案馆生态系统发展态势,制定具有全局性、前瞻性、长远性的数字档案馆发展战略,并依据所制定的战略采取相应的计划、措施、步骤。实施数字档案馆生态系统的战略管理,能够将系统中的各种生态要素联结起来,形成一个互相依存、互相制约的整体,保持数字档案馆生态系统的健康运行,推动数字档案馆建设的可持续发展。同时,对于一个国家、一个地区而言,数字档案馆生态系统战略管理将是一项跨机构、跨部门的综合管理,与国家(地区)信息化发展战略、电子政务战略等密切配合,与相关组织机构建立战略联盟,协调数字档案馆生态系统与社会组织系统、社会信息系统之间的关系,在激烈的生态位竞争中实现数字档案馆生态系统的社会使命与专业价值。
2 协同管理
协同管理是“运用协同学自组织原理,通过建立‘竞争—合作—协调’的协同运行机制,把系统中价值链形成过程的各要素组成一个紧密的‘自组织’体系,共同实现统一的目标,使系统利益最大化的管理体系”[6]。在数字档案馆生态系统中,要积极实施协同管理,使得各生态因子之间密切协作、互动开放,建立和谐共存、协调运行的数字档案馆生态系统管理体系,保障数字档案馆生态系统健康运行和持续发展,其内涵主要表现为:
一是要协调数字档案馆生态系统主体之间关系。围绕数字档案馆档案信息资源管理与利用,加强档案形成者、档案管理者、档案利用者之间的联系,建立有效的协同合作机制,实现档案信息资源的有效收集、科学管理和充分利用,保障数字档案馆生态系统数字资源管理活动的良性运行。
二是要协调数字档案馆生态系统主客体之间的关系。围绕数字档案馆建设,充分发挥档案形成者、档案管理者、档案利用者的主观能动性,将生态系统中各生态因子组成一个紧密的协调运行体系,调动各种生态因子的作用关系,实现与数字档案馆生存环境的均衡发展与和谐共生。
三是要协调数字档案馆生态系统客体之间的关系,突出表现为内部环境协调和外部环境协调。内部环境协调主要是协调数字档案馆生态系统运行机制、信息资源、基础设施、组织文化等生态因子之间的关系,建立良性的运行机制,保障数字档案馆正常运行;提高档案信息资源质量,优化档案信息资源结构,建立档案信息资源管理体系;强化基础设施建设,增强数字档案馆保障能力;创建和谐文化氛围,提升数字档案馆工作者的内聚力、向心力,使数字档案馆生态系统微观环境功能最优化。外部环境协调主要协调数字档案馆生态系统宏观环境和中观环境中各生态因子之间的关系,激活数字档案馆生态系统外部环境各生态因子的功能。通过协调数字档案馆生态系统社会、政治、经济、文化、科技等社会环境以及地质环境、气候环境、生物环境等自然环境之间的关系,创造社会稳定、政治民主、经济富足、文化繁荣、科技发达、自然生态和谐的环境氛围;通过协调档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆以及其他信息机构等之间关系,提升档案行政管理能力与协会业务协调能力,发挥传统档案馆的优势,与其他信息机构竞争合作,拓展数字档案馆生存发展空间。
3 风险管理
目前,风险管理广泛应用于经济与社会发展过程中,特别是在企业管理、信息管理等领域应用突出。在档案学研究中,风险管理思想和方法也被关注和重视。近年来,档案学界高度关注电子文件的风险管理,认为由于“计算机系统的脆弱性、电子文件的重要性、电子文件安全标准的复杂严格性、电子文件受损所造成后果的严重性,要求我们建立一套科学、严密的风险管理体系”[7]。冯惠玲教授在《电子文件风险管理》专著中,全面探究了电子文件风险管理的成因、规划、监控、识别、评估以及应对等内容[8]。数字档案馆生态系统风险管理是在风险识别、风险评估的基础上,积极采用相应的风险应对策略,规避和化解数字档案馆生态系统建设与发展中的各类风险。数字档案馆生态系统的风险管理要强化“安全第一”战略,突出档案安全意识,主要包括实体安全和信息安全。
3.1 实体安全。数字档案馆生态系统实体安全主要体现在档案载体安全与档案库房安全两方面。在传统档案馆或传统档案管理中,档案载体安全是档案馆库房管理和档案保护的重点内容。在数字档案馆生态系统中,数字档案载体安全成为新的课题,数字档案载体寿命短,容易受损,且档案信息内容无法直接阅读,档案信息具有瞬间即逝的可能,需要采取有效的防范措施和定期拷贝、检查制度,避免数字档案载体受损,确保馆藏数字档案载体的安全性、可读性和有效性。
档案库房安全一直存在诸多风险,如“档案装具、档案安全防护基础设施不完善、档案库房设计不规范、档案库房安全管理制度空泛、档案库房安全应急预案缺失”[9]等,这些都对档案馆库房安全管理带来潜在威胁。在数字档案馆生态系统中,库房安全增添了新的内容,如计算机机房安全、数字存储实体安全等,需要采取防火、防潮、防热、防盗、防震、防电磁干扰等措施,切实加强档案库房安全建设,不断完善、健全档案库房安全管理制度,制定数字档案馆库房安全应急预案,注重与相关部门之间的应急联动,在面对突发事件时最大限度地保护档案实体安全,减少档案损失。
3.2 信息安全。“数字档案馆的安全,涉及电子文件与数字档案在生命运动周期各个阶段的安全保护,包括电子文件的产生、传递、存储、检索、利用等各个环节”[10]。数字档案馆生态系统信息安全主要包括档案信息内容安全和档案信息系统安全两方面。
数字档案信息内容具有易消逝性和易修改性等特点,安全风险大。2009年起,国家档案局就要求“各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式,对本级重要档案及电子文件实行异地备份,对重要的电子文件还要实行异质备份,确保电子文件的长期可读,确保档案信息资源的绝对安全”[11];2010年,国家档案局杨冬权局长再次强调,“确保电子文件的齐全完整、真实有效,让今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用,是一个需要特别注意的重大问题和特别需要解决的根本问题,不建设好档案安全体系,今天的电子文件和数字档案在若干年后将无法读取,信息空白的惨剧将无法避免”[12]。
档案信息系统安全是网络环境下数字档案馆面临的新的安全风险,给数字档案馆生态系统带来了不可忽视的安全隐患。2010年,《数字档案馆建设指南》指出“数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等,应当采取相应的措施和管理手段应对这些安全隐患”[13]。数字档案馆生态系统须高度重视信息系统安全,采用多维管理与控制体系,加强制度建设,提高安全管理意识;加强信息系统安全防护措施,提高系统安全防范能力,确保软硬件系统的稳定、可靠;建立网络安全管理与防护体系,利用各种手段和措施,增强网络免疫力,保障网络不被攻击,有效维护数字档案馆信息系统安全。
4 生态管理
生态管理于20世纪70年代起源于美国,它“运用生态学、经济学和社会学等跨学科的原理和现代科学技术来管理人类行动对生态环境的影响,力图平衡发展和生态环境保护之间的冲突,最终实现经济、社会和生态环境的协调可持续发展”[14]。随着生态管理的应用和发展,其内涵得到进一步延伸,如低碳管理、绿色管理、生态伦理等,都成为生态管理的重要内容。通过生态管理,能够为数字档案馆生态系统营造良好的环境氛围,实现数字档案馆与社会政治、经济、文化等之间和谐发展。
4.1 低碳管理。数字档案馆生态系统低碳管理,重点反映在档案管理成本的节约和档案利用成本的节约上,可以实现数字档案馆生态系统管理高效化,优化管理程序,将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,提升工作效率,节约管理成本,降低管理能耗。数字档案馆生态系统通过运用信息、网络、通讯等现代技术手段,提供便捷、快速、高效的档案信息利用,实现“一站式”检索、在线利用、全天候服务,避免用户奔波之苦,减少交通成本;通过网络,可以打破时空限制,随时随地利用档案信息资源,实现档案信息资源共享。
4.2 建筑生态。数字档案馆生态系统建筑生态体现在数字档案馆库房建设上,强调以生态建筑意识为指导,建造环保、节能、绿化且符合档案保护要求的数字档案馆库房。一方面,数字档案馆建筑设计要遵循“适用、经济、美观”的原则,利用低耗能、低污染的材料建造数字档案馆,与周边环境和谐共处;通过库房智能化管理、低碳管理,提升用电效率,降低库房管理成本。另一方面,数字档案信息存储密度高,同纸质档案相比,大幅度节省存储空间,减少存储库房;否则,档案馆盖得再大,也难以承受知识、信息爆炸带来的存储压力。
4.3 资源生态。目前,数字档案馆数字档案信息少,民生档案信息少,特色档案信息少,档案信息利用率不高,需要重点加强数字档案、民生档案和特色档案信息资源建设,建立广泛覆盖人民群众的档案信息资源体系,实现档案信息资源多样化、特色化、民族化,满足社会对档案信息资源的多样化需求;同时,数字档案馆信息系统设计各异,数字档案信息资源来源广泛,数字档案信息异构现象严重,难以实现资源共享,需要重点加强数字档案馆规范化、标准化建设,提高数字档案馆建设效率,避免数字档案馆重复开发,实现数字档案信息资源共享,保持信息生态平衡。
4.4 生态伦理。生态伦理要求“把伦理关怀作为开发、利用和改造自然(环境)的经济社会活动的一个行为准则,树立一种全新的、与环境承载能力相适应的价值观念和生活方式,促进人与自然的协调发展”[15]。运用生态伦理思想和伦理道德对数字档案馆生态系统实施调控,一方面,可以提高档案形成者、档案管理者的责任意识和自律意识;另一方面,也可以有效防范各种信息干扰和安全风险对数字档案馆生态系统的破坏,强化主体的自律和约束,达到生态平衡。数字档案馆生态伦理突出表现在档案保密与档案信息开放上。数字档案馆生态系统中,档案管理者需要强化保密意识,遵守《档案法》、《保密法》等相关法律法规要求,保护档案知识产权,维护档案信息的安全,杜绝泄密现象的发生;同时,要处理好保密与开放之间的关系,克服“保密保险、利用危险”的工作意识,杜绝以保密为借口、以未开放为借口、以无馆藏为借口等理由不提供档案信息服务,阻碍档案的开放利用。
注:本文为国家社科基金项目《数字档案馆生态系统研究》(编号08BTQ040)研究成果之一
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