智慧校园档案管理精选(九篇)

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第1篇：智慧校园档案管理范文

1 高校档案数字化加工中存在的风险分析

档案数字化加工是指通过数字化扫描、缩微转换、音视频转换、资料翻拍等技术手段，对各种档案、资料、数据等进行数字化转换。在加工和转换过程中，人为操作的失误、技术的缺失、计算机病毒的入侵、网络黑客的攻击等等，会随时破坏数字化加工系统。

1.1 加工人员操作失误的风险。根据国家保密局的规定，在对档案的集中存储和管理过程中，对涉密档案的定义、过滤、屏蔽和粉碎工作，要全程监管和控制加工数据，避免涉密档案信息的泄露。但在实际操作中，一些高校档案馆对档案卷宗实体、现场、人员及信息安全重视不够，对加工人员操作失误造成的卷宗扫描模糊，特别是利用率较高的高校录取审批表及涉密文件的图像自动纠偏、校对工作、人工去污处理等问题，没有及时发现，造成出错率高，无法保证数据原件的质量。甚至有些员工因对工作不满，故意为其他机构提供机密的技术与数据等，这些都是潜在的人员风险因素。

1.2 加工技术及设备缺少评估的风险。档案数字化加工人员技术的高低，直接决定着加工的效率和质量。目前，大部分高校档案馆对档案数字化加工采取外包方式，在招标过程中，只对外包公司的进度保障、扫描设备、档案卷宗的拆装等提出要求，而对加工过程中的安全生产和信息保密缺乏管理，甚至没有签订相关的技术及保密协议，没有对相关人员进行安全培训，对加工设备的技术参数也不甚了解。另外，大部分高校档案系统的日常运行、维护都是由软件开发公司提供远程技术指导，馆内缺少真正懂技术处理和网络防范的专业人员，对网络安全没有深刻认识，并缺少必要的技术风险评估。

2 高校档案数字化的风险应对措施

2.1 内部环境。高校档案馆承担着学校档案保管和开发利用的职责，从安全风险角度看，既有风险高发的土壤，也有风险敏感的人群[1]。因此，必须加强和完善风险管理，坚守档案安全底线。在内部环境上，应从加工过程中确保文件的准确、完整和安全着手，在交接加工案卷时要检验档案的内容、范围是否正确，以及交接前后?稻菔欠褚恢拢?并采用“数字摘要”技术，确保电子文件和数字档案在移交、接收、备份过程中的原始性和真实性，使系统能够自动监控和发现文件是否被篡改，自动检测电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等有无缺损，并随时提示档案管理员信息项是否完整，凡涉及电子文件加密、存储、下载、打印等操作事项，要做到全程自动监控，及时形成电子日志记录。

2.1.1 数字文件形成人员风险的应对。档案数字化加工和维护过程中，一方面，要强化加工人员的保密观念，避免人员职责错位；与档案软件公司和数字化加工公司签订技术服务合同、保密协议，加强对保密资质的审核，避免档案数据的失、泄密或者不当扩散，并对后续软件的日常维护工作进行细化管理。另一方面，对加工人员进行统一身份认证，严格控制非法人员和离职人员接触加工数据，提升数字化加工的管理规范，有效保证加工数据和文件形成过程中的安全。强化电子签名的有效性，当发现伪造或无效的电子证书时，系统要锁定相关操作，并向指定的系统安全审计人员发送报告通知，便于及时识别和事后核查操作者身份。

2.1.2 软硬件设备存在风险的应对。档案数字化加工，要严格遵照国家档案局制定的《档案数字化外包安全管理规范》《纸质档案数字化技术规范》等相关规范要求，在图像文件中详细记录实体档案在数字化过程中使用的设备类型、设备制造商、设备型号、设备感光器、数字化实践等元数据信息，为分析数字化加工使用的设备、参数提供可追溯依据。高校要选用符合国家和行业标准的载体及软、硬件，采取严密的流程设计，确保电子文件和数据档案登记备份工作的规范性，减少因设备损坏造成的文件损失。

2.2 外部领域。外部领域的风险主要指外部用户非法入侵、恶意访问、篡改文件内容信息等。档案数据信息易伪造、篡改或误删，因此，确保其原始内容的真实性是数据有效利用的基础。高校可以通过预警机制、多套备份、封装机制和检测机制等技术和管理手段，全方位保障档案数据安全，警惕外部风险的入侵。

2.2.1 加强网络入侵检测技术。高校档案数据库建设的内容包括国家教育方针政策、教育资源整合、师生个人信息、校园基础建设等内容，为确保这些信息的安全，首先要将校园局域网与广域网分开，通过屏蔽PC机上全部通信接口、服务器物理上锁等技术手段，在一定程度上回避外部潜在的入侵风险[2]。其次，加强监测技术，安装入侵监测软件，发现网络系统有违反安全的行为或遭到袭击时，提供实时报警，及时提醒档案数据管理人员做好监测和防范，确保档案信息万无一失。

2.2.2 做好异地异质数据备份。高校档案数据库，如果没有做好异地异质的数据备份，会存在着丢失等风险因素。因此，高校在加快档案数字化加工和数字档案馆建设的过程中，在加强基层单位电子文件的接收的同时，要对重要数据库信息进行安全备份，并把备份的存储介质与机房隔离，保存于安全位置或异地存放保管。一旦遇到系统受损，就可以利用灾难恢复系统进行快速恢复。

3 高校档案数字化发展思路

当前，以数字化为基础的科技创新影响着我们的工作和生活，大数据、云计算、物联网等智慧化服务体系渗透到各行各业。高校档案馆应顺应数字时代要求，树立创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，逐步由“纸与铁”的时代向“数与网”的时代靠拢[3]，逐渐将数字档案馆建设融入智慧学校、智慧城市建设体系中。

3.1 树立互联网思维模式。高校档案管理者应在档案“资政、存史、维权、育人”的四大功能不改变的情况下，改变传统的“封闭、保管、行政干预”的档案管理模式，树立“五位一体”的智慧档案馆信息发展观，树立全新的互联网思维模式，审视现代信息技术给档案管理手段、用户体验、档案文化传播及价值体现等方面带来的变化，从“开放、协作、共享”的角度来思考档案服务模式的转变，着力提升高校档案工作的生命力、创造力、执行力。

3.2 加强新媒体平台建设。目前，随着微博、微信等社交网络平台的出现，图片传送、微信支付、公众账号扫描、图像识别等信息化、智能化技术普遍应用于各行业。在互联网思维、大数据应用、智能化管理上，高校档案数字化管理稍显滞后。因此，各高校应加紧对海量档案数据资源进行加工、分析、研究，从中找出数据关系，构建互联、感知、开发、共享的智能化网络平台。加快档案数字化进程，落实档案工作“存量数字化，增量电子化”战略[4]，研究图像识别技术，并把图像识别转变为文本数据，以利于档案的检索、查询和安全防范。创建以利用者为中心的“档案信息服务站”，逐步实现档案的信息导航和便捷服务。

第2篇：智慧校园档案管理范文

【关键词】高校；人事档案管理；信息化建设

1引言

21世纪以来，随着信息技术成为社会变革的重要推动力之一，社会的各方面都发生了改变，而且这种改变也在影响着教育教学领域。现阶段，部分高校在推动人事档案管理模式进入新阶段的实践中进行了有益尝试，大数据信息技术成为整合人事档案资源的重要手段，在实践过程中高校管理水平实现相应的提升，体现出信息化技术在高校人事档案管理中的实践价值和应用价值。

2高校人事档案管理信息化建设概述

在查阅《档案学词典》及相关资料的基础上，笔者认为人事档案是指：由人事、组织、劳动等部门在人员的考核管理活动中所形成的特殊档案，是个人经历、经验、能力的最真实记录。高校中的人事档案管理涉及了职工教学经验、社会关系、业务能力及多方面内容，通过查阅职工的个人档案，可得知其自身的综合能力，从而为人才的选拔提供依据。信息化，笔者认为可以简单理解为利用数字化、网络化等先进信息技术手段针对信息数据资源进行充分的开发及利用，以实现强化信息数据现代化水平的目的。高校人事档案管理工作信息化建设则是指通过电子技术、网络技术的合理运用，实现电子文件管理。这里所提到的电子文件具有虚拟特性，即只在数字环境下生成，并以数字化形式保存在数字设备之中，可借助互联网进行传播。加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系；推进档案信息全国联通，逐步实现档案转递线上申请、异地通办等也是符合社会发展需求的人事档案管理工作的发展方向[1-2]。人力资源档案管理的个体本身所具备的复杂性和流动性，要求人事档案信息的记录及调整必须具备准确性和实效性。高校人事档案信息化包括人事档案信息化和档案管理信息化两部分内容；高校人事档案管理工作的内容包括在记录教职工个体的基础性数据的基础上，同时收录其工作、教育、家庭、环境等各方面的信息，将大数据等信息技术渗透到传统人事档案管理工作中的信息收集、处理、调用等流程中，让档案信息处理在用户的计算机终端就能够实现，极大地节约了人力成本；使高校人事管理工作得到档案信息化的多维度服务，高校人事管理结构调整获得可靠依据[3]。

3高校人事档案管理信息化建设的价值

3.1理论价值

信息全球化背景下，各个国家已经或将要进入到知识经济时代，基于知识的产生、管理等逐步演化为创造财富的主要方式。高校在我国社会信息化进程中有着一定的助推作用；在教育教学改革新形势下，高校管理模式发生变化使得高校的人事档案管理工作也会随之相应发生变化：数据标准及规范需要实现有效统一、信息资源需要有效共享、管理数据量大增等，基于此种现实情况，人事管理信息化建设必然会被提上高校的日程。人事档案管理信息化工作得以合理实施离不开相关信息系统的开发、利用；通过以信息化数据为依据建立起完善的人事档案信息化系统的方式，打破信息壁垒，破除数据孤岛，将人事档案、职务、学历、进修深造动态管理、薪酬、绩效、社保和人才招聘等重要环节都放在统一平台，为师资队伍建设、教学科研管理、人力资源配置、组织人事工作研究等提供支撑[4]。

3.2实践价值

3.2.1方便对人事管理信息进行定量分析高校在人事档案管理工作中科学地融入信息化技术手段，落实信息化建设，由浅层次来看，可以帮助相关工作者树立信息管理理念，并提高其工作质量及效率；由深层次来看，能够加快人事档案数据信息的收集整合的效率，提升完整度。此外，人事档案管理的复杂性和多样性的特征决定了相应的人事档案信息的记录、更改也需要满足准确性和实效性的要求；高校人事档案管理人员利用信息平台采集人事管理个体的人事档案基础信息以及岗位、培训、绩效、薪酬、外部环境等信息的同时，对数据信息进行数字化定量分析、科学预测，更大程度更深层次地挖掘人力资源价值，为高校提供人才引进培养、人事决策等方面的信息保障和价值依据[5]。

3.2.2完善人事档案管理流程一段时期以来，伴随着社会变革，高等教育目标与任务的较大变化带来了高校人事管理工作实践形式的改变；很多高校通过引进人才的方式来优化师资队伍，但因专业人才、岗位变动、继续教育、培训情况等的档案信息的立、存、调等步骤较为烦琐，处理过程中难免会出现数据缺失、材料收集、整理、归档不及时和流程不规范现象，致使查阅不便并降低了档案的完整性和利用率。对人事档案管理实行信息化，则可以改善上述情况；在制定规范的人事档案管理信息化制度和标准的前提下，对现有档案材料按照由近及远的顺序进行数字化处理，录入档案管理系统中，可以降低人为因素的影响，在一定程度上解决档案材料收集整理不及时、不规范的问题，完善了人事档案管理流程的同时也使档案管理和利用更加高效。

3.2.3提高流动人才档案的管理效率高校招生规模在学校自身的快速发展过程中不断扩大，高校间以及高校与其他单位间的人员流动更加频繁，再加上每年有大量学生毕业，这些人员流动，带来了大量的人事档案的转移、接收等工作；在此过程中，人事档案管理工作也随之出现了档案材料缺失、失真，数据信息不全，工作量巨大等问题。与以往传统形式上的人事档案管理模式对比，通过建立流动人才档案信息库、流动人才档案信息服务平台等方式，可以加快流动人才信息的接收、处理和传递，实现全方位、多层次的数据检索和处理，在授权范围内实现部门与部门、人员与人员之间的人事档案信息资源共享。信息化技术的融入可有效提升人事档案管理的工作效率和流动人才档案的管理效率，且出错率可大幅度降低[6]。

3.2.4提升高校教育与科研水平人才教育、社会服务和科学研究三项是现阶段我国高校的主要职能，提高师资队伍建设水平是提升高校教育与科研水平的重要手段之一；因此，人事管理综合水平的高低决定着师资队伍建设水平，也间接决定着高校的办学质量。目前一些高校已经在人事档案信息化建设方面进行了积极实践，也获得了一定的成绩，随着信息资源的不断开发，信息化建设的价值也愈加突出。通过有效措施进行相关数据内容与信息体系的整合管理，运用大数据等信息技术，再加入管理、教学、科研等数据，将一个个信息孤岛合并为智慧校园人力资源平台，形成高校人力资源动态全景图以优化师资队伍配置，提高人事档案管理综合水平进而为高校教育人才、科学研究等工作提供决策依据。3.2.5保障人事档案安全可靠保证档案的安全性是人事档案管理工作中的重中之重；以安全性角度讲，从人工监管查档到电脑授权查档是人事档案信息化实施后取得的进步，通过智慧校园人力资源管理平台，能划分针对各职工的职能，以职能的不同赋予不同的权限，精准授权可查阅内容，屏蔽其他内容，更有利于人事档案信息的安全保密性提升；通过设置风险预控体系，构建数据失效风险预警机制，建立全程监管机制，制定应急对策等方式，可以为保障人事档案信息的安全提供支持。

4结语

第3篇：智慧校园档案管理范文

一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

中小学校档案真实客观地记录了中小学校 发展 的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验 总结 ，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、健全学校档案管理工作的具体内容及方法

1、学校档案的收集

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

2、学校档案的整理

整理工作是档案管理基础工作中的主要环节，要强化档案的整理工作。因此，使“帐外”的材料得到补充，应严格按照统一的规范要求整理，才能达到提高案卷质量的目的。按照文书、教学、学籍、财会、基建、声像六大类和各项活动过程中形成的档案材料自身规律，保持其结构的完整性；按照学校档案的来源时间、内容和性质等条件保持其历史联系性，充分利用原有的整理基础，使之保持其系统性，便于学校档案的安全保管和方便利用。

3、学校档案的鉴定

档案鉴定工作是档案精练的重要的手段。学校档案鉴定的主要任务是：通过对已过保管期限的档案材料的价值进行审查，以区分重点，使学校有价值的重要档案得到重点保护，对已失去价值的档案予以剔除销毁。学校档案鉴定要坚持按内容、作者、时间和需要确定价值的原则，逐卷逐件进行审查，从数量大、种类多、内容复杂的学校档案中确定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已满的档案予以鉴定销毁。

4、学校档案保管制度

⑴、增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

⑵、合理运用现代化科学技术手段保管档案

第4篇：智慧校园档案管理范文

鉴于我国档案管理目前存在的问题，很有必要对档案管理工作进行必要的创新与改革，运用创新的思想、方法和思维来管理档案，以满足现代社会对档案的高层次的需求。创新体系是融创新主体、创新环境和创新机制于一体、促进全社会创新资源合理配置和高效利用、促进创新机构之间相互协调和良性互动、充分体现创新意志和目标的系统。这套系统运用到高校档案管理中就是要求高校在档案管理中树立档案管理的创新理念，融合各种资源，提高档案的利用效率，使档案更好的发挥其内在的作用，为学校和社会服务。

2、创新体系下的高等学校档案管理基本思路

2.1观念创新是高校档案工作发展的前提。长期以来，高校的档案管理工作在人们心目中习惯上归于管理性基础工作。而档案管理人员满足于老经验、老办法，拘于传统的思维方式和工作模式，再加上配置的管理人员整体素质和业务能力有限，使得高校的档案管理工作很难适应学校教育事业发展。尽管近些年来，这些状况有了一定程度改善，但源于档案工作在学校处于边缘地位，工作干好干坏一个样，导致管理人员难以接受新事物、新方法，难以运用新技术解决新问题。如何改变这种现状？档案管理工作者需要进行习惯与观念上的调整，要打破“从来如此”的观念，重新认识档案工作的重要性；要善于用超前的眼光、集体的智慧、超前的思路、创新的举措，不断创新工作理念，全面提升档案工作质量和管理水平，丰富档案工作内涵，实现档案整理规范化、目标管理制度化，强化服务意识，把档案工作做实、做细、做好。

2.2服务创新是高校档案工作发展的手段。新时期学校的各项工作对档案工作的需求在内容上越来越广，在利用频率上越来越快，在服务领域上越来越宽，在服务方式上越来越活。为此高校档案管理部门要紧跟时代步伐，抢抓机遇，加快档案工作的发展步伐，按照“坚持创新，突出服务”的思路，加强档案部门的业务建设，实现档案工作的服务创新应该做好以下几个方面的工作。

2.2.1实现服务内容的创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化，及时、准确、高效地为用户提供服务。要树立精品意识、特色意识，不能单纯地追求档案的数量和门类。高校档案馆既要有共性，更要体现个性和特色。要坚持开发本校文化资源的特色，传承学校优秀历史文化传统。学校的历史积淀了深厚的历史文化传统，是学校档案服务创新、开发校本文化资源的宝贵财富。如校训、校歌以及历史沿革，名师、优秀毕业生事迹等。

2.2.2实现服务方式的创新。要强化参与意识，努力实现“三贴近”：一是档案服务创新要贴近学校的主旋律，把握学校中心工作，聚焦学校重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面。二是档案服务创新要贴近师生。今天的新闻则是明天的历史。学校的历史既是今天的精神财富，又是今天建设与发展的精神动力，档案服务创新在配合学校工作上，特别是在师生的情感深处能引起共鸣；三是档案服务创新要贴近学习生活。诸如在挖掘校史文献实物背后的故事、校史考证、校史经典、校史人物、学校典故等通俗性、大众化档案文化，结合学校校情和馆情，在盘活馆藏上下功夫，如建设永久性的校史博物馆或校史陈列馆，举办教学科研成果展、科学技术研究成果报告会、科技知识学术讲座活动等；要加强馆际协作，联手搞好服务。在档案主管部门的协调下，加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作，广泛开展联机检索等业务，互通信息，取长补短，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实行资源共享。

2.2.3实现服务功能的创新。大学是人才培养、科学研究和社会服务的重要基地，是文明传承和创新之所[1]。档案馆可以建设成为学生的人文教育基地。一方面把档案运用到校园文化建设中，更能凸现出高校深厚的文化背景、时代精神、历史精神和人文精神，对学生的全面发展具有重要作用。高校拥有丰厚的校园文化积淀、丰富的文化传承、悠久的办学历史和杰出的教师和校友资源、丰富的科技资源及辉煌的建设成就，是历代师生人文精神的凝结，它是吸引、感染并启迪青年学生爱国荣校的课堂。

内涵丰富的高校档案是校园文化建设的宝贵资源，利用档案对学生进行理想和传统教育、爱校敬业、自律、成才的教育，创业、创新精神的教育，使学校的办学宗旨、办学理念和办学特点对学生的思想品德、行为习惯及价值观念养成起到潜移默化的作用，使学生在具有传统文化精神和人文精神的校园环境中得到熏陶，促进学生的全面发展。

另一方面档案馆可以开展学术文化交流，展现学校的教学、科研水平。高等院校的教学、科研档案，记录着师生在教学科研实践中创造的教学科研成果，是学校学术水平的真实反映。开发利用教学、科研档案，通过举办教学科研成果展、科学技术研究成果报告会、科技知识学术讲座等活动，大力倡导勤奋学习、热爱科学、追求真理的科学精神。着力于培养学生的应用能力，丰富知识面，启迪学生的创作灵感和创新、创业意识，激发学生学习热情，以弥补课堂教学的不足。

2.3技术创新是高校档案工作发展的保障。档案信息化建设要以档案的信息资源为核心，以档案的网络建设为基础，以扩大档案信息资源的开发利用为目标。换言之，资源建设是基础，现代技术是手段，开发利用是目的。档案的信息化，实际上也就是资源建设要搞数字化，现代技术方面要搞标准化，开发管理要搞网络化，科学科学管理要实现现代化。具体而言，当前要加快档案信息化建设的设施建设，加快数据库的建设，加强标准和规范的管理，建设数字化档案馆。#p#分页标题#e#

2.3.1丰富优化数字馆藏，为网络编研打好基础。网络档案编研是以档案馆的数字档案资料为基础的。“巧妇难为无米之炊”，离开了坚实的基础，网络档案编研工作就无从开展[2]。首先，要加快高校馆藏档案的数字化工作。尽快利用计算机技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术，将高校馆藏档案转换成数字形式，建成档案原文数据库和多媒体数据库。其次，要加大对现行电子文件的收集力度。要对学校的各项重大活动（如党代会、教代会、水平评估）进行跟踪，及时对活动中形成的电子文件进行归档；还要充分利用校园网络对各部门各院系在网站上的信息（现行文件）进行甄别收集，获取足够的一手资料，提高档案信息资源的“含金”量，为编出高质量的编研成果奠定良好的基础。

2.3.2建设高水平档案网站，为网络编研成果的提供平台。高校档案馆应建立自己的网站，其主要功能是：文件上传、网上查询、网上阅览，实现档案信息网络化服务[3]。同时建立必要的专门数据库，如：建立“电子文件(档案)数据管理中心”，它集中管理网站内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享；建立“馆藏基本目录数据库”、“学生成绩档案数据库”、“学生档案数据库”、“人才数据库”、“重大科研成果数据库”等，为利用者提供了直观、快捷、开放的档案信息服务。

2.3.3构建网络互动模式，走开放编研之路。当实现档案信息数字化网络化管理后，网络环境就为档案编研人员实现以下目标打下基础：一是可以利用“档案管理系统”数据根据用户的各种需要集成提供检索利用服务，编研人员可以根据检索到的档案信息编辑制作满足利用者需要的各种形式的编研成果。二是档案编研人员可以利用网络搜索和征集与本校工作、人员、事件和历史等相关的具有档案价值的信息，不断丰富馆(室)藏档案信息资源，以扩大档案编研的信息源。三是档案部门可以通过网络对外档案编研成果，以扩大编研成果的社会影响力。四是档案部门可以在网上自己的“主页”(或网站)中开通“查询与预约”服务功能，与档案利用者进行预约开展个性化定题编研服务，编研人员在编研选题中与档案利用者直接产生互动，一方面推介自己的编研成果，另一方面接受利用者的意见和建议进一步做好编研工作，提高编研成果的利用率[4]。因此，高校档案编研人员应该熟练掌握计算机网络应用技术，利用学校各种资源，创新档案编研方法和手段，不断适应学校发展需要。

2.4机制创新是高校档案工作发展的基础。在新的形势和任务面前，高校档案部门在营造新的工作机制，加强和改进自身建设方面应该从以下几个方面进行：

2.4.1建立工作机制。实行“谁主管，谁负责；谁经办，谁负责”的原则，形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作机制，保证档案工作任务的全面落实。

2.4.2强化监督机制。坚持“以法治档”，强化监督机制，确保档案工作的顺利进行。

第5篇：智慧校园档案管理范文

一、增强档案法制意识，健全档案管理制度

我国的《档案法》第十条规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”学校档案是全校员工劳动智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，所以，凡属职务工作中形成的多种载体的文件材料，尽管是自己的心血所获，但不为己有，应按规定向本单位档案部门归纳。因此，加强《档案法》的宣传和学习，提高全体员工的档案意识，是我们各级领导和档案工作者义不容辞的责任。档案的收集工作又涉及学校工作的方方面面，文件材料收集能否齐全完整，特别需要各科室和老师的紧密配合和协助支持。各科室要切实落实兼职档案员，负责本科室文件材料的收集、整理、归类，并按时将档案材料统一移交学校档案室保管。档案工作人员要提防部分“账外”材料的流失情况出现，即重视收集红头文件，而忽略了如无文头、无编号、不盖章的文件或材料，如教师在其他报刊杂志上发表的教学或教育的文章、教学手记等，或使用后需要归档的材料当垃圾随便丢弃，这都会造成档案的不完整性。要建立完善的文件材料归档制度、档案保管制度等，要利用各种会议、宣传栏宣传《档案法》，让员工都知晓档案是怎么一回事。学校要重视档案工作，要指定一名副校长分管档案，在人力、物力、时间上给予协助支持，对档案员在收集资料过程中遇到的难题，要及时给予帮助解决。作为档案工作人员，也要提高自身的政治素质和业务素质，要不断学习新技术、新方法，掌握新的技巧，还要有创新意识，跟上时代的步伐。要学会熟练操作计算机管理档案，懂得规范准确地使用档案软件，随时将手中的资料录入计算机中。

二、注意收集办学方向的文件材料

学校在贯彻教育方针，树立现代教育观念时，根据每个学校具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划，年度工作计划和专题工作总结，会议记录，专题材料，简报，还有各处室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。学校档案工作人员，隶属学校办公室，对及时了解学校重大活动有得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，预测各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束之后，及时向有关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、相片、录音、录像等声像材料应该请有关部门和人员做好文字说明。有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时必查的档案材料，因而是学校档案工作中的一个重点，其特点是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和实效性。

三、常规管理文件材料是学校档案的重要组成部分

学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：各学科教学计划、教学大纲；课程要求及安排、课程表：教师编写的教案；教学阶段教学质量分析、总结；仪器设备购置造册登记；学校进行基本建设文件资料及各项建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理，会计核算时形成了会计档案；安全工作是学校管理一个不可缺少的环节，每学期都制定了一系列安全管理制度、责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料，是学校档案管理的重要组成部分，它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用，但这些档案材料一般分散在学校各职能部门，要有效地提高学校档案的利用效率，学校所有档案就必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有小弟为学校领导和学校各项工作服务。

四、教学文件材料是学校档案的主体

学校教学质量是学校档案全宗至关重要的内容。当前学校在进行素质教育实践中，大力开展以“学会做人、学会生活、学会学习、学会发展”为主线的系列活动，从《大学生守则》、《大学生日常行为规范》入手，举办有关知识竞赛，培养学生从遵纪守法的良好的行为习惯，养成爱国家、爱人民、爱学习、有理想、守纪律的政治素质，学校在德育方面形成的文件材料为学校教学质量档案增添了新的内容；学校在日常教学实践中，形成的课程安排，教学计划，学生各科成绩册，体能、技能测试的材料及学生入学、毕业名册等文件材料，是学校正常教学管理和教学质量的重要档案。学校的根本职能是引导学生德、智、体、美、劳全面发展。建立完善的教学质量档案，是分析教学质量、提高教学质量不可或缺的第一手资料。学校档案管理应根据学校教学工作的规律在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。

不断提高学校档案管理水平，直接关系到学校的办学质量，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地位学校各项工作服务，学校档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档起，就注意有重点、有计划地收集，整理学校各门类的档案，把基础打牢，发挥学校档案资源建设的基地作用，把对学校和社会有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。

第6篇：智慧校园档案管理范文

如今，信息技术已经被广泛应用于现实生活中的各个领域中，并发挥着重要作用，尤其是现代物联网技术的发展，更是大大拓展了当前网络终端设备的控制范围，为人们的生活与工作带来了更多的便利。

1.概述。从某种意义上来说，“现代信息技术”，指的就是借助计算机与现代各类通信技术，达到信息获取、传递与存储、处理以及显示、分配等目的相关技术，以此类推，简单来说，“物联网技术”，就是指通过互联网技术将所有“物”连接在一起，最终实现“物联网”，故可以说，互联网技术仍是其基础与核心，即借助RFID（射频识别技术）、全球定位系统与红外感应器等信息传感设备，在遵照相关协议的基础上，实现各物品同互联网间的有效连接，展开数据信息的交换与共享，最终实现集智能化识别、监控与追踪等于一体的网络技术。

2.特征。物联网技术同传统互联网技术比较，有着更为显著的优势，具体表现为：（1）集各种感知技术于一体。在物联网上，装有各类传感器，且各传感器均代表一个信息源，不同传感器多获信息格式与内容均有所不同，且所获信息具有实时性、准确性特点；（2）为基于互联网的有一种泛在网路。对于物联网技术来说，互联网仍是其核心与基础所在，即通过无线与有效网络实现同互联网的融合，实时传递信息。但是因物联网所获信息的庞大性与实时性，故在数据传输中为确保信息的及时性与准确性，则必须迎合各类异构网络与协议；（3）不仅实现了传感器对接，且本身智能处理能力也很强。物联网可实现智能处理同传感器的结合，进而借助模式识别与云计算等技术的，不断扩大其应用领域，满足了不同用户的需求。

二、在课堂教学环境管理中的应用

不管义务教育阶段，还是高等教育阶段，亦或是职业技术院校，对于学生来说，学习环境很重要。但是，在传统课堂上，因教学资源有限，无法创设一个迎合教学内容的教学环境，而物联网技术的应用，则可实现物理空间中各物品及其同虚拟空间的友好连接，进而实现人物交互、人机交互以及人和人间的社会互，而且物联网技术的应用，还能使物理空间中各物体实现数字化与智能化，进而更加智能化的为师生提供更为丰富的教学资源和环境。比如，在以往教室中，受各种因素影响会有大量噪音产生，进而影响到学生的学习，基于此，中职院校就可通过在教室内装设传感器的方式，动态监测室内噪音情况，若噪音超标，则通知相关人员处理。同时，光线对师生也会有一定影响，故学校就可将光线传感器安装在教室里，进而结合室内光线、室温与湿度等进行自动调整，而且，学生也可借助计算机等设备，动态读取异地或本地数据，进而展开研究性学习。可以说，物理网技术在教室环境调整中的应用，可最大限度为学生提供良好学习环境与丰富的学习资源，从而便于学生更好的开展学习。

三、在学生日常管理中的应用

1.人脸识别系统。通过应用图像识别与传感网络技术，可使中职院校摄像头具备相应的智能功能，可通过传统网络来收集信息，并进行自动拍摄、记录，而后将其同后台数据库信息比对分析，从而达到智能人脸识别的效果，大大减少宿管人员与保安人员的工作量。同时，学生在顺利经过人脸识别系统后，就用自己装有RFID系统的手机开门，且门上方可装上相应门禁装置，用传感器控制，一旦出现强行撬门情况，装置就会自动报警，而且该装置还可装在图书馆与实验室等地方，控制学生安全进出。

2.跟踪定位系统。当前，多数中职院校院内均覆盖无线网，而这位物联网技术的应用与校内网络通信提供了有利保障。基于此，中职院校可在校内图书馆、实训基地与教学楼等场所安设RFID接收器，借助接收器同RFID卡间的通讯联系，进而通过无线网进行定位处理。一旦持有RFID卡手机学生进入接收区后，RFID卡可同接收器进行自动连接，这样一来，就可借助相关计算机软件对相关数据进行分析处理，以实现对学生位置的实时跟踪，有效预防突发事件的发生。而且，该系统还可自主设置危险区域，若学生进入区域内，系统可通过短信形式通知，并通知管理员及时前往，最大限度减少事故发生。

3.智慧管理系统。该系统是基于智慧校园卡形成的，拥有统一网络平台、身份识别与数据信息等各个管理子系统，基于此，中职院校就可借助物联网实现智慧校园管理，在学生手中装有FRID标签校园卡与手机植入多种工作，使学生可直接利用手机或校园卡完成借书、校内购物与进出校园等活动，特别是在新生入学时，院校可引导新生利用校园卡自主完成注册与缴费等各类事件，从而大大提升工作效率，达到事半功倍的效果。

四、在学校资产管理的应用

1.系统框架。在该系统中，借助RFID技术与物联网展开对中职院校资源管理各环节的动态监督与管理作业，进而确保院校资产有序流通，而且在该系统中，主要由以下三部分构成：（1）感知层：由RFID固定读写装备、资产标签与手拿读写装备构成，并将所有资产信息显示在上面；（2）网络层：由校园网与无线网络构成，在借助当前校园网络资源基础上，实现各信息数据的传递；（3）应用层：包括数据库管理与软件系统两部分，用于处理资源管理业务，存储相关设备信息。

2.系统功能。首先，在该系统中，计算机终端功能为其主要功能，主要涵盖了以下几方面：（1）合同管理：具体结合要求把资产合同要求纳入相应体系中，同时结合合同规定深入资产管理信息录入体系中，实现合同与资产的确定；（2）查询统计功能：涵盖了资产检查监督、使用调查与清点调查等各功能；（3）信息提醒功能：结合资产退回时间，通过短信形式提醒资产管理员，向其反馈相关资产信息；其次，手持终端功能，主要包括了资产验收部分、使用功能板块与退回功能板块等部分，从而便于资产管理者更好进行院校资产管理。

五、在实训设备管理中的应用

就中职院校而言，全面开展技术教育是其教育的主要目的，为此，各中职院校必然会购置大量的实训设备，这时，若是仍旧采用传统台账式设备管理办法，可能会使设备管理员无法及时掌握每个设备的情况，进而花费大量时间在设备盘点上，大大降低了工作效率。而物联网技术的应用，就可较好的解决这一问题。如在设备上贴上记录了设备全部信息的RFID标签，并将一读卡器放在实训室内，这样一来是，设备管理员就可借助校园网直接在办公室管理设备了，详细把握每个设备的具体购置时间、当前的使用运行情况等，而且实训室入口处固定读卡器的安装，还能起到设备防盗的效果。同时，对于那些对周边环境有严格要求的设备，还可通过相应传感器的安装，来实现对实训室环境的控制与调整，如计算机在温度上有要求，就可将一温度传感器安设在机房内，以动态把握机房室温，又如机械加工设备，因其湿度有较高要求，这时就可将一湿度传感器安设在车间，以动态把握车间湿度，进而科学调整其温湿度，确保各实训设备的有序运转。此外，在盘点设备的时候，管理员在读卡器中就可获得想要的信息，及时是未安装的读卡器，也可借助手持式读卡器对实训室内的设备进行科学盘点。

六、在学生教学管理改进中的应用

在当前这个大数据时代，人手一部智能手机，对学生来说，更喜欢动手操作计算机、智能手机等电子产品，渴望形式更丰富的课堂教学，基于此，中职院校就可充分发挥出物联网技术的应用效果，通过应用各物联网技术最终实现”人同物的对话“。如在院校师生档案信息管理工作中，应用物联网技术实现对院校电子档案信息的智能化与自动化管理，直接将师生身份证号作为其档案号，实时跟踪师生发展情况，从而最大限度避免档案遗漏或档案信息失真的情况，从整体上提高中职院校的档案管理水平。同时，中职院校在安排期末终结考试的时候，也可利用物联网技术进行题库随机考，让学生直接在计算机上考试，并由计算机自动阅卷，以此来相对减少学生考试作弊事件的发生率，并将教师繁琐阅卷工作中拯救出来，最大限度避免因人为阅卷原因而在成绩统计错误的情况。

七、结语

第7篇：智慧校园档案管理范文

关键词：档案；信息化管理；途径

随着高校内涵发展不断走向深入，高校管理不断升级，成为促进高校内涵发展的重要途径。档案管理作为高校教育管理的一个重要组成部分，它为高校管理、教育管理和高校教研等提供重要的信息支持。信息化时代，高校档案管理应基于新的发展环境，主动适应信息化时代，根据高校档案信息化管理趋势，深入诊断高校档案信息化管理存在的问题，积极推动高校档案信息化管理，让档案信息化管理为高校可持续发展助力。

1高校档案信息化管理趋势

信息技术的快速发展，加速了信息技术和教育领域的深入融合，高校档案信息化管理成为必然。档案信息化管理应深入分析当前发展环境，精准把握档案信息化管理模式表现出的协同化趋势，管理模式的集成化，运行和维护的专业化，服务对象的多元化，以确保档案信息化管理的方向性。（1）管理模式的协同化。传统档案管理时代，档案管理主要依靠人工，协同性相对较差，各个部门之间缺乏高度的协同性。信息化时代，高校档案信息化管理模式发生重要变化，表现出协同化的趋势。这是由档案信息化管路的特点所决定的。档案信息化管理涉及到多个层面，包括互联网技术、计算机技术、高校管理等，这就需要高校档案信息化管理打破传统思维，基于协同化发展的思想，构建高校档案信息化管理的协同模式，提高档案信息化管理的科学性，以提高档案管理质效，发挥高校档案信息化管理应有的价值。（2）管理系统集成化。传统模式下，档案管理技术含量较低，主要管理人员实施管理，导致档案管理功能非常有限，没有形成一个有机的系统。高校档案信息化管理依托信息技术，借助计算机技术、互联网技术、物联网技术等，有效提高档案管理的覆盖面。档案信息覆盖面的扩展，需要对高校档案管理进行升级，充分利用信息技术手段，发挥信息技术优势。因此，高校档案管理系统建设体现出集成化的发展趋势，档案业务更加多元化，档案信息化管理发挥的作用也更加突出。（3）运行维护专业化。传统管理模式下，档案管理以现场管理为主，档案资源主要以纸质档案为主，运行与维护比较简单，对档案管理人员的素质要求不高。而高校档案信息化管理依赖于强大的运行系统和完善的物理设备，它对物理环境的要求更高，对运行环境、运行设备和管理软件的高层次要求，高校档案信息化管理运行与维护表现出专业化的发展趋势，需要档案管理人员不断提高自身综合素质，能够熟练地运行档案信息化管理系统，切实做好高校档案信息化管理系统与设备的维护工作。（4）服务对象的社会化。信息化时代，信息已经成为一种重要的资源，信息技术则为信息向资源的转变创造了条件。因此，高校档案信息化管理的一个重要趋势是服务对象的社会化。高校档案信息化建设与管理的环境更加复杂、多元，从服务校内师生向多元化服务模式转变。高校档案信息化管理将随着服务对象的改变而做出相应的改变，充分利用信息技术优势，提高档案信息化管理能力，在提供档案信息服务的同时，不断提高档案管理能力，实现档案信息资源供给能力与档案管理水平的协同提升。

2高校档案信息化管理瓶颈

高校档案信息化管理模式、管理系统和运行维护要求不断升级，然而，高校档案信息化管理的实际水平与需求相比，还存在一定的距离，突出地表现为信息化管理意识不强、管理制度不完善、协同性不高、信息化管理条件还不够成熟、管理队伍素质滞后，需要高校正视档案信息化管理存在的问题。（1）信息化管理意识不显著。意识决定行动，然而当前不少高校对档案管理的价值缺乏足够的认识，没有将档案管理纳入到高校管理体系和成效发展规划之中。高校对档案管理的不重视，直接影响着档案信息化建设的步伐，也直接造成信息化管理的滞后。高校师生对档案信息化管理的认同感不强，平时缺乏协同配合的意识，部分档案管理人员也对档案信息化管理缺乏主动性，消极应对，缺乏自我提升主动性。信息化管理意识的弱化，在很大程度上制约了高校档案信息化管理。（2）信息化管理制度不完善。档案信息化制度是高校档案信息化管理的行动纲领，高校档案信息化管理离不开管理制度建设。然而，不少高校对档案信息化管理制度建设重视程度不够，档案管理制度建设还停留在传统时代，基于档案信息化管理的制度建设不能及时跟上，造成档案信息化管理制度和档案信息化管理进程不一致。这种现状制约了档案信息化管理进程，也造成档案信息化管理的不规范性，管理标准不统一，影响档案信息化资源深度开发。（3）信息化管理协同性不高。档案信息化管理不是档案部门单方面的工作，需要高校各个部门协同参与。然而，一些高校对档案信息化管理缺乏足够的认识，档案信息化管理缺乏高度的协同性，没有与高校其他工作有机协调起来，造成档案信息化管理与高校其他管理发展的不均衡性，也制约了高校档案信息化管理升级。（4）信息化管理条件不成熟。传统档案管理对外在环境和技术的要求相对较低，主要做好纸质档案存储、加强过程管理等。高校档案信息化管理是信息技术快速发展的产物，对环境的要求比较高，需要基于档案信息化管理不断升级管理系统，提高档案管理设备。然而，高校档案信息化管理的条件还不够成熟，管理系统智能化水平有待提升，档案信息化管理系统弹性不足，没有根据档案信息化管理的可持续和可扩展性，预留足够的发展空间，也在一定程度上制约了档案信息化管理。（5）信息化管理队伍建设滞后性。高校档案管理无论怎样发展，都离不开人的参与。传统环境下，档案管理对管理人员的专业素养要求较高，其他素质要求相对较低。信息化背景下，高校档案信息化管理的环境发生了变化，需要管理人员具有更高的素质。然而，高校档案管理队伍建设还存在滞后性，一些管理人员管理理念较为陈旧，还停留在传统时代。高校档案信息化管理对技术要求较高，但一些管理人员信息化素养没有得到及时提升，档案管理中还存在经验主义思想，需要进一步提高档案管理人员的综合素质。

3高校档案信息化管理途径

高校档案信息化管理应基于发展趋势与存在的突出问题，积极探索档案信息化管理途径。（1）提高思想认识，提高档案信息化管理前瞻性。信息化时代，信息成为重要的资源，对高校发展具有重要的价值。高校应提高思想认识，将档案信息化管理作为高校的一项重要任务，加强对档案信息化管理设计，提高档案信息化管理的前瞻性。首先，提高对档案信息化管理的认识。高校领导应充分认识到新时期档案信息化管理的价值，认识到档案信息化管理任务的紧迫性，在高校加强档案信息化管理宣传，提高全校师生、档案管理人员认识，营造档案信息化管理的良好氛围。其次，加强档案信息化管理宏观设计。档案信息化管理具有系统性，需要加强对档案信息化管理宏观设计，将档案信息化管理与高校管理、教育教学管理、高校建设和其他各项工作有机结合起来，以确保高校档案信息化管理与高校工作的协同发展，避免档案信息化管理过程中出现低效现象。（2）完善管理制度，提高档案信息化管理规范性。高校档案信息化管理应充分发挥管理制度的导向性、约束性效应，不断完善档案信息化管理制度，以提高档案信息化管理的规范性。首先，提高制度内容完善性。信息化背景下，高校档案进入信息化管理时代，既有的档案管理制度难以指导档案信息化管理工作。高校应基于档案信息化管理，对现有的制度进行完善，删除陈旧、无用的内容，针对信息化管理融入新的制度内容，对档案信息化管理进行规范与引导，使档案信息化管理做到依制而行。其次，提高制度的可操作性。高校档案信息化管理制度建设既要完善制度内容，又要基于高校档案信息化管理工作实际，确保档案信息化管理制度的可操作性。高校在制定管理制度时，应进行充分的调研，根据档案信息化管理制度在执行中存在的突出问题，不断调整与完善档案管理制度，让管理制度更好地指导档案信息化管理工作。（3）加强宏观规划，提高档案信息化管理协同性。高校档案信息化管理是一项系统工作，是高校管理的一个分支，也是高校工作的重要内容之一。高校应积极转变思想，充分认识到档案信息化管理的重要意义，从而加强档案信息化管理宏观规划，提高档案信息化管理的协同性。首先，纳入高校发展规划。高校应基于档案信息化管理对高校发展的促进作用，以及档案信息资源的社会价值，提高思想认识，将档案信息化管理与建设纳入到高校发展规划之中。高校应基于管理的协同性，理清档案信息化管理和高校教育管理、教学管理、科研管理等之间的关系，加强对档案信息化管理的统筹设计。通过系统化设计，让档案信息化管理融入高校各项管理与高校日常工作，确保高校档案信息化管理的协同性。其次，促进管理协同推进。档案管理是高校管理体系的一个分支，需要各个部门协同配合，共同参与进来。这就需要让档案信息化管理与其他管理工作协同发展。如档案信息化管理与智慧校园的协同发展，实现档案信息化管理与校园管理均衡发展。（4）提高管理条件，提高档案信息化管理技术性。档案信息化管理的一个重要推力是技术，这就需要高校基于档案信息化管理的技术要求，不断提高档案信息化管理条件，培育成熟的技术环境，以提高档案信息化管理的技术性。首先，培育成熟技术环境。高校档案信息化管理需要相对成熟的技术环境，这就需要高校，加强档案信息化建设宣传，提高高校师生对档案信息化管理认识，重视并支持档案信息化管理技术升级。其次，完善档案管理设备。高校档案信息化管理离不开技术设备的升级，高校档案信息化管理应将管理设备升级作为一个重点任务，积极地筹备高校档案信息化管理所需要的建设资金，让档案信息化管理的设备保持领先水平。还应重视设备维护和运行，确保信息化管理系统高效运行。（5）加强队伍建设，提高档案信息化管理能动性。高校档案信息化管理应加强队伍建设，不断提高档案管理人员的专业素养和综合素养，提高档案信息化管理的能动性。首先，提高管理人员专业素养。高校档案信息化管理环境不断变化，对管理人员的专业素养要求更高。同时，档案事业自身的发展也需要高校档案管理人员不断提高自身专业素养。因此，高校档案信息化管理应加强对档案管理人员的学习与培训，并建立起常态化学习制度，不断提高档案管理人员专业水平，增强档案管理人员服务意识，提高管理人员参与管理的能动性。其次，提高管理人员综合素养。信息化时代，档案信息化管理环境发生了变化，档案管理工作与其他工作的交流与互动更加频繁，需要档案管理人员具备较高的综合素质。高校应基于档案信息化管理，多途径、多渠道对管理人员进行专项培训，提高管理人员信息化素养、人际交往能力、合作与沟通能力等，以更好地满足档案信息化管理的需要。

4结语

总之，信息化时代，高校档案事业要获得持续发展并发挥应有的价值，需要主动对接时代，推动档案信息化管理。档案信息化管理应顺应档案信息化管理发展潮流，明确高校档案信息化管理与建设的方向。同时，高校应加强对档案信息化管理现状诊断，及时发现档案信息化管理存在的问题，寻求解决的途径，加速档案信息化管理与建设进程，更好地发挥档案管理价值，使档案信息化管理为高校可持续发展与内涵发展的助力。作者简介：刘家宝（1987-），男，籍贯：吉林大安，学历：硕士研究生，研究方向：档案管理。

参考文献：

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[3]王红.基于大数据的高校档案管理信息化建设路径分析[J].办公室业务,2019(11):38-39.

[4]潘秀明.高校档案信息化管理的趋势、困境与对策分析[J].中国管理信息化,2019(09):19-21.

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[6]周臻君.高校档案信息化管理工作改革与创新发展[J].科研,2021(07):20-21.

第8篇：智慧校园档案管理范文

电子政务是现代信息技术与政府机构建立信息资源共享的重要平台，既包括信息化资源、信息网络、信息化人才，也包括政府信息化建设中的各类法规标准体系等。在今天，信息资源已经成为现代社会发展的重要战略资源，档案信息资源尤为关键。就当前的档案信息管理而言，主要有档案原件以及基于档案的可利用的信息成果。电子政务环境下档案管理综合运用，主要体现在两个方面：一是从档案管理的内涵及外延上，其包含的信息不断增多，并呈现社会化趋势；二是电子政务对档案管理的综合运用涉及面更广、更深。作为现代档案信息资源开发的有效平台，电子政务环境是利用网络技术来整合各个信息孤岛，以实现对各个孤立的档案资源进行跨库连接、信息共享。对于该平台的运行及发展，需要从保障信息资源畅通互动中，促进各档案管理机构间的互补、吸收。同时，借助于档案信息平台，利用现代信息技术对档案信息进行检索、整理、阅读、输入、输出以及综合加工，从其开发及应用上来满足社会对档案信息的多种应用。如利用4G网络技术来完成随时随地的接入，实现快速检索及应用。传统的纸质档案及以手工为主的档案管理方式，局限于区域性、部门内的使用，且在互联互通管理上需要花费更多的时间和物质成本。电子政务环境下突破了时空局限，并从信息资源、技术资源和人力资源的协同开发上提高了档案信息管理综合效益。

二、电子政务环境下我国档案信息综合运用现状

档案信息是人类智慧的结晶，汇聚着认识世界和改造世界的丰富历史记录。在电子政务环境下，我国档案管理综合运用工作也取得了一定成就。一是对于数字化档案管理框架基本形成，自1999年开展“政府上网工程”以来，经过多年的发展，对于电子政务环境下的信息资源整合已经初具规模，特别是随着政府机关职能转变和深化机构改革中，各级政府在信息化资源综合运用中提高了管理的透明度，提升了办公综合效率。当前，98%的政府机关建成了网络办公平台，并在政务内网与外网的协同发展中，最大化地整合了各类业务资源系统。如在宏观管理上，金税、金卡、金财、金盾、金审、金农等12个业务系统建立了关联，以统一化信息平台规范了我国电子政务各业务系统的有效对接。二是在政府与公众之间的沟通与互动基本实现，以档案管理信息化服务为主体的电子政务环境，将网络信息、政府信息公开等档案资源进行了分层开发，特别是对政府网站，从对公众的开放上，逐步形成了机构政策条文、公告等窗口，这些窗口不仅为公众提供了档案信息咨询机会，也从档案信息服务中加强了政府与公众间的互动。可见，电子政务环境下档案信息综合管理，应该从构建良性的、满足政府与公众双向互动的有效平台，并借助于现代网络技术和信息化平台，最大化地满足公众对档案信息资源的需求。如在个人交税、护照办理、车牌办理等档案信息查询中，提升了档案资源管理的便捷性和效益性。

三、电子政务环境下档案信息综合运用中的问题及改进方向

电子政务环境为实现档案信息数字化资源整合创造了基础条件，但在档案信息整合与电子政务信息资源互联互通上，还存在一些问题。一方面从信息资源的内容上来看具有重合性，特别是传统政府机构在中对各类文件的存储与记录，既有法律法规等政策性文件，还有涉及各项具体业务的统计类信息，这些信息在数字化过程中又产生了更多信息衍生资料，在鉴定其政务信息价值上增加了难度；另一方面在信息互通中面临共同的数字化难题，随着政府信息化建设及各类档案馆信息化建设的加快，其信息资源都面临着数字化的共同难题，如数据库技术、数字化扫描技术、数据压缩技术，以及纸质文件与声像图文文件的归档问题等等，这些系统化资源在重组及编制上因数据源的差异性，还存在较多的标准化难题；再者，对于政务信息与档案信息在信息化分层管理上，依据全宗理论，对于隶属不同信息部门的档案信息资源需要结合时间、价值、内容等不同标准进行归类，从而实现信息资源共享的智能化管理。另外，电子政务环境下数字化档案信息网络建设中，由于经费等因素的影响，整个建设进度较为缓慢，对于已经建成的档案类网站，其互通能力受到影响，特别是一体化建设规划缺乏明确性，多数档案信息网络采用相关站点的简单链接，以致于分散性、孤立性较强。对于档案信息数字化规范及转换标准的制定相对混乱，其因素源自社会各档案信息所有者，未能从建设伊始就加强数据结构的统一化管理，以致于档案信息结构模式较多，格式不统一，如异构数据库现象严重、对于各档案信息网络体系建设缺乏有效的规范，也加剧了档案信息资源重组整合的难度。随着网络化、开放性互联环境的形成，对于电子政务环境下的档案信息资源管理中的安全问题尤为突出。开放的网络环境使得档案信息收到更多的网络安全威胁，如病毒、黑客入侵、各类间谍行为等，对于档案信息资源的破坏及窃取行为的打击是确保档案资源安全稳定的关键。从我国档案信息管理综合运用实践来看，需要从三个方面加以应对。一是做好数字化档案信息资源的有效整合，特别是从法律、制度、规范等方面进行整合，优化电子政务环境下档案资源管理需求配置不均衡问题。如对于数字化档案信息特点及作用的明确，从数字化档案信息管理中构建统一的信息资源交换平台，切实从分散异构的档案信息资源库中进行技术优化，实现有效组合和衔接，增强档案信息资源的可控性、动态性和可持续性；针对档案信息资源与社会其他信息的集成问题，要从信息资源配置体系上，积极协调各档案信息管理部门间的融合，利用统一用户界面及检索方法，实现各类用户随时随地获取有效信息，发挥数字档案信息的服务效益。二是注重对档案信息部门与图书、情报信息的融合，对于数字档案信息资源在统一建设中，不仅要从自身进行整合，还要兼顾电子政务环境下，图书、情报信息的资源整合，以构建政府行政与档案信息一站式服务格局。同时，针对信息资源整合中，政府档案信息与档案馆、各级档案管理机构、档案信息服务机构以及图书、情报机构间数字化信息的非统一现状，要强化各部门间的互通与交流，着力从信息收集、整理、分工、协同、统一中，强化信息交换，构建畅通的信息资源共享机制，以便于各类档案信息数据库的有效融合与集成。三是要强化对数字档案网站与政府网站的衔接与整合，随着各级档案机构自身网站建设的推广，在对外进行档案信息服务的同时，应该多与政府网站建立信息共享，特别是在提供政府信息服务及网络办公方面，要从现阶段政府网站与数字档案网站的有效对接中，提升民众对档案信息资源的便捷、快速、有效检索的水平。

四、以某高校为例来探讨档案信息管理的综合运用对策

在进行档案信息资源开发及综合运用上，高校凭借其自身信息技术优势及电子政务信息化发展契机，通过多方调研和利弊分析，逐步形成了多层次、多任务、高效率的档案信息管理模式。其主要举措表现在五个方面。

（一）注重专业队伍建设，深化校企合作

2008年江苏盐城师范学院档案馆通过参观考察等活动，立足自身档案信息化管理实际，从构建高效数字化档案资源建设中，积极组建专业队伍，并成立了由馆长为首的数字档案管理开发与建设小组。一方面组织人员参加专业培训，强化对信息化档案业务知识及技能的学习，提升团队的业务水平；另一方面注重与软件公司及政府档案管理部门建立协作，通过技术服务来优化工作重心，促进整个档案数字化建设工作的有序进行。

（二）积极组建软硬件平台，创造档案信息化管理综合运用环境

档案信息资源综合管理工作离不开先进的软硬件平台环境的支撑，在硬件平台建设上，该院档案馆全面分析当前档案管理业务需求，配置了2台HP服务器，1台Juniper防火墙，3台Cisco路由器，高性能计算机8台，多功能一体机3台，A3、A4扫描仪各2台，复印机2台，为全校档案信息化建设提供了硬件保障。在软件建设上，结合当前高校档案管理实际，从软件的先进性、灵活性、可移植性等方面开发了新系统，使其体系结构更加开放，系统维护更加安全、可靠，特别是在功能模块设置上，以现代数字化信息管理综合运用为指导，涵盖档案的采集、处理、归档、存储、利用和管理，并支持文件批量处理，PDF格式转换与利用，以多字段为检索条件的模块化结构设计，既兼顾了传统用户的使用习惯，又可以满足未来用户的自定义需求。

（三）档案信息数据库建设与实施

依据全宗管理理念，对于档案信息资源的数字化建设流程进行全面优化，特别是针对全宗馆藏档案信息进行清理与统计，借鉴各兄弟院校的档案管理成效和对策，结合自身实际来进行灵活运用。如针对历届新生录取名录进行逐年扫描与统计，对历届毕业生的学习成绩、登记表进行扫描与统计，对相关文件的索引目录进行扫描与统计，完成数据的衔接与管理。在信息检索上，借助于档案信息数据库技术，可以实现模糊查询。如输入学生信息上的某一关键词，将会显示与之相关的录取名册、毕业登记表及成绩等信息。对院校相关的各类重要文件、项目文档等资料进行扫描并统一管理，便于各部门管理人员进行快捷检索与应用。需要强调的是，在新数据库建设上，针对旧数据库中的信息与馆藏纸质文件的对照与核实，依据《高等院校档案实体分类法》要求，分别对相关数据库资料进行数据迁移和转换，特别是对于原馆藏资料中未录入的纸质案卷，重新进行整理与核实，以实现馆藏信息资源的全面数字化。

（四）实现档案信息管理应用与学校OA系统的在线对接

档案管理系统软件平台建设，在与院校OA系统的拓展与对接上，更好地实现了档案信息资源的共享与开发。利用网络技术来实现与OA接口的开发，并通过构建中间库来满足校园内外其他系统对档案信息资源的检索与访问。特别是中间库技术的应用，便于档案管理员从定期采集的档案信息临时库中进行筛选，直接存储到档案管理信息库中。新软件系统平台在提升档案资源利用效率上，更好地将各类信息资源进行了全面整合，突破了传统采编人员低效、重复的工作强度限制，利用计算机辅助技术可以实现对档案信息的选题、材料加工、利用，为整个编研工作节省了时间，降低了劳动量，提升了工作效率。

（五）构筑安全、可靠的网络数据库平台

第9篇：智慧校园档案管理范文

教学档案是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体等，具有有机历史联系的文件体系。

高校教学档案全面、客观、准确地反映了我国高等教育事业的发展情况，它无论在总结教育工作的经验教训方面，还是在探索、掌握教育工作的规律方面作用重大。因此，提升教学档案管理工作的水平，可以为学校的发展和教学质量的提高提供服务和保障。

一、教学档案的管理现状

（一）教学档案工作人员情况

目前，教学档案在绝大多数院校由一名专职的档案人员负责，这名档案人员还可能负责其他类别的档案工作，如会计档案。

教学档案工作人员的职责是：（1）认真贯彻执行国家《档案法》，严格遵守档案工作各项规章制度，认真履行各项程序。（2）做好教学档案的收集、整理、保管、利用、统计、编研等工作。（3）督促、检查、指导相关部门做好归档工作，并做好移交登记。建立登记和统计制度，为上报各类统计报表做好基础工作。（4）编制必要的检索工具和参考资料，以及各种汇编工作。（5）做好教学档案的鉴定工作，使保存的档案既精练又完整，对超过保管期限的案卷和失去保存价值的教学档案，要认真审查，按照审批手续进行销毁。（6）工作认真细致，提供利用教学档案要主动、热情、迅速、准确。（7）增强宣传意识，不失时机的宣传档案工作的重要性，扩大教学档案工作的影响。

（二）教学档案工作制度建设情况

随着教学档案工作广泛而深入的开展，教学档案工作制度必须适应其快速多变的发展特点。为此，各高校给予高度重视，不少院校将教学档案管理的规章制度根据本校的实际情况，重新修订，其中主要包括档案归档、保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁等一系列制度，如《××大学教学类档案管理办法》，明确了教学档案工作者的岗位责任和工作规范要求。

此外，伴随着国家档案部门、教育部门相继出台的高等学校档案工作评估活动，为传统的教学档案管理模式注入了生机与活力，打破了传统模式中由于缺乏统一标准而出现的“闭门造车”、“百花齐放”的局面。多数院校均根据本单位教学档案管理的实际情况，按照评估的原则要求，对本单位的教学档案进行了重新整理，在经过整改的阵痛后，各高校的教学档案管理逐渐走上了科学化、标准化、规范化的管理轨道，并为各校的档案管理的达标升级工作奠定了坚实的基础。

（三）教学档案信息化建设情况

笔者在调查中发现，目前，大多数高校都配备了密集架、服务器、空调、防盗门窗、高速扫描仪等，使档案库房具备了防火、防盗、防潮、防虫蛀等功能，这就为教学档案的现代管理提供了设施保障，为长期安全、完整地保护好教学档案创造了良好的外部环境。但应当看到是，教学档案的数字化程度多数停留在目录级数字化，只有一些学校对教学档案中的学籍档案部分实现了全文数字化。

（四）教学档案利用服务工作情况

教学档案主要来源于学校的教学工作、教育活动领域，是真实的历史记录与成果表现形式，是教学人员、教务工作人员智慧的结晶和辛勤的劳动成果。人们要不断创新、开拓，需要查考和借鉴已有的历史资料和知识成果。笔者在调查中发现，从利用教学档案的人员来看，主要是教师、学生，占85%以上，其次为教务部门人员，这与教学档案产生的领域有关，它来源于教学领域，服务于该领域的教学人员。从某校近3年的统计数字看，校内利用3 880卷，校外利用1 557卷，校内人利用远远大于校外人员利用。

利用学籍、成绩档案出现高峰期。档案馆（室）集中管理全部校历年的学生学籍、成绩档案。近几年，随着改革开放形势的发展，前来利用学籍、成绩档案的人越来越多。也从该校近3年教学档案利用情况看，2012年利用543人次，2013年621人次，2014年达815人次，呈逐年上升趋势。从利用目的看，有的为升学、晋级，有的为办理离退休，有的为人才交流或工作调动，有的为教龄、工龄和办理毕业证明，更多的是为出国留学查询成绩。利用学籍、成绩档案目前呈现高峰期。从利用年龄层次看，青年人居多，中年人次之，80岁以上的老校友也有。

二、教学档案存在的主要问题

近年来，随着我国高等教育管理体系改革的深化和高等教育的迅速发展，高校的教学档案管理工作也出现了许多问题。高校教学档案工作者只有不断研究、解决这些问题，才能适应高等教育改革和发展的需要，从而充分发挥教学档案的作用，更好地为高校的改革和发展服务。

（一）教学档案收集难

收集工作是档案工作的起点，“收集工作是文件向档案转化的第一环节，也是关键环节和工作难度最大的环节。”[1]然而，在教学档案的收集中，仍然存在不少问题。

1.教学档案的收集不齐全

教学档案产生于教学、教辅单位，校、院、系（部）没有配备专职档案管理人员，通常由行政人员、教学秘书兼任，并且更换频繁，没有受过专业知识培训，对教学档案的归档内容不够了解，以至于相当一部分教学材料散存于部门、个人手中或者没有及时收集整理，从而导致教学档案材料不齐全、不完整。例如，有的学校在准备备查资料时，找不到完整的教学改革会议材料、有关的专题材料及教学大纲、优秀教案、自编教材、教学科研成果等材料；有些材料虽然找到了，但往往是“有头无尾、有终无始”，如重点课程建设有请示报告、审批表，但缺少上级主管部门的正式批复或具体实施过程中形成的材料等等，为了迎接本科教学水平评估，虽然按照要求进行了补充，但在人力、物力、时间上造成很大浪费，对日常的教学工作也带来一定的影响。

2.教学档案的收集不规范

教学档案的收集带有随意性。尽管有的学校制定了归档制度，但归档范围不明确，没有具体的要求，该收集的没有收集，不该收集的文件倒收集上来了；有的只注重“红头文件”[2]的收集，而不重视本处（室）、系（部）自己产生的教学材料的收集；有的有正文，无发文底稿或签批单，有的材料残缺不全，有的证件缺附件，有的批复无请示，有的同一份材料重复收集等等，部分档案材料原始记录书写用圆珠笔、传真件、复印件代替，纸张大小不一，长短不齐，不符合规范等。

3.教学档案的内容没有与时俱近

教学档案的归档范围主要包括综合类、学科与实验室建设、招生类、学籍管理类、课堂教学与实践、学位类、毕业生类、教材类。然而，随着高校教育体制改革和本科教学水平评估工作的开展，各大院校在迎接评估、检查的过程中，形成了许多新类型的档案材料，如“211工程档案”、“教学评估档案”等等，这些档案的归属问题，现已成为各大院校档案工作者争论的焦点。有的学校为了稳妥起见，不破坏高校档案原有的分类体系，把“211工程档案”、“教学评估档案”作为一个个独立的专题来管理。笔者认为这是与国家制定的原有的分类体系相违背的，211工程和本科教学水平评估主要是为提高高校的教学质量服务的，应该归入教学档案的归档范围。

（二）教学档案利用的不充分

1.注重基础工作，忽视利用工作

长期以来，领导仅仅把文件材料是否收集保管好、出不出什么差错作为评价教学档案工作优劣的主要标准。因此，从指导思想到工作安排，都着重强调基础工作，将利用工作放在次要地位。教学档案工作人员也把主要精力放在了文件材料的收集、整理、鉴定等工作环节上，常常埋头于大量的文件材料之中，无暇顾及各方面的利用需求去开展利用和编研工作。

2.提供利用方式单一

作为教学档案工作的目的和重点――利用工作迫切要求加强教学档案开发的速度与数量。而目前教学档案的开发利用工作与其他基础业务工作相比尚显薄弱。利用工作多限于被动式的你查我调、等客上门的单一服务方式，而主动开发教学档案为用户服务的工作，做的还很不够。管理教学档案的工作人员，又多拘泥于传统的手工劳作―订订装装、抄抄写写，因而根本无暇顾及编研开发教学档案资源。即使做了一些编研开发工作，也因重数量、轻质量，盲目开发，所以开发出来的产品也大多流于形式，停留于表面，层次较浅，具有一定深度的编研产品所占比例较少，时效性、针对性较差，相反却造成了人力、物力、财力的极大浪费，产生负效应。

（三）教学档案信息化建设水平参差不齐

高校档案部门基本配备了计算机、扫描仪等硬件设施，但目前教学档案的开发利用工作大多处于相对落后的状态，教学档案的检索体系比较单一，计算机在教学档案管理中的作用还没有得到充分发挥。教学档案材料从收集、整理到保管、利用等环节主要依靠传统的手工操作，工作进度慢，利用效率低。

目前，大多数教学档案的数字化还停留在案卷级、文件级目录上，有的甚至还是一片空白，要想看到教学档案全文，还得通过手工检索，这不仅影响档案的利用效率，也不利于档案的保护。