档案归纳方法精选(九篇)
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第1篇：档案归纳方法范文
关键词：档案信息管理系统；计算机；数据挖掘技术；应用
数据挖掘技术是指以计算机系统为平台，对系统中的大量随机数据进行分析、整理，从而提取出对商业发展有用的数据。既提高了企业档案信息管理工作的质量与效率，又完善了信息化整合机制，对基本数据进行深入、差异化分析，为下一步工作奠定了坚实的基础。
1数据挖掘技术的实际应用
当前社会，计算机信息技术在各行各业应用十分广泛，并且受到了社会各界的高度肯定和认可。以数据挖掘技术为例，在档案信息管理工作中该技术发挥了较大的优势，较好的完善了现有档案工作中的不足与问题，应用计算机平台可以在保证信息安全的基础上，做到了资源信息优化管理，提炼出有意义的数据；在医疗档案管理上，计算机平台可以自主分析档案的基本情况，医生在就诊时需，要利用计算机平台对患者进行档案记录，以建立完善的档案管理系统；对档案信息管理而言，数据循环需要通过计算机对目标进行不断的循环处理，以达到信息、筛选提取的目的。计算机数据挖掘技术以数学方法为主，在一定条件下，工作人员通过计算机用一种具有高度概括性和逻辑性的语言，将事物的状态过程关系表达出来。同时，在实际运算过程中，还会涉及演绎法和归纳法，以保证所收集数据的准确性，并且符合信息管理领域的基本原则。
2数据挖掘技术的形式
数据挖掘技术所包含的知识十分广阔，包括机器学知识、统计学知识、人工智能等相关技能，进一步通过计算机平台对企业数据库内的数据进行自动化分析，并且总结出潜在规律，以辅助工作人员做出合理的决策。针对计算机数据挖掘技术的类型，本了以下三点分析：
2.1过程与分类
2.1.1基本过程系统在运行之前需要根据实际解决的问题，合理安排任务，以明确挖掘目标和基本程序，基本分为三个阶段：准备阶段、挖掘阶段、解释和评价筛选阶段。首先，企业所提供的无序数据库具有随机性、模糊性，系统需要自主筛选并删除其中重复的数据，根据得到的规律与异常原因做进一步筛选，最终选择对应的方法清理数据。其次，对于所收集的数据系统，可以通过物理或者逻辑的方法分析其特点，并根据系统、软件等差异性完成数据收集工作。最后，根据数据源自身的特点，系统筛选数据的方法是多种多样的，包括线性分析、非线性分析、聚类分析等方法，再利用数学知识与统计学对其进行分析，挖掘内在联系，找出隐藏的规律。数据处理的最终目的是帮助企业找到有价值的数据信息，并且应用到实际生产中，每次技术分析所得到的数据结果，不一定一四到位，需要工作人员对数据源进行反复甄别、提取，直到得到满意的结果为止。并且数据处理的过程是十分复杂的，工作人员需保证每一步操作的结果，满足预期要求，在此基础上进行下一步操作，以获得有价值的档案信息资源。
2.1.2分类传统的数据挖掘技术，在操作过程中存在一定的不足与问题，因此需要不断发展融合新的知识和元素，以为用户提供最实用简单的数据归类方法。首先，计算机系统需要对数据库内庞大的信息源进行甄别、分析，并将其按不同的属性进行分类、处理、划分。在此基础上，对所得数据进行处理、划分、测试，对满足要求达到指定目标的数据进行下一步分类。
2.2相关规则
相关规则是计算机数据挖掘技术运行的基本原则，不仅要准确描述出系统中相关数据，而且要利用数学归纳法对所得的信息进行针对性分析，以用数学的语言描述出相同属性的事物状态、过程与关系。相关规则可以加大系统处理庞大数据库的效率，利用有效的记录方式，降低数据占用空间，进而分析总结出对企业发展有益的规律与信息。
2.3粗糙集
在数据挖掘技术中，粗糙集具有重要的意义和作用，是数据挖掘的最实用方法，是用来专门研究不具有稳定性的数据源的基本工具，不仅运算方法简洁，而且无须知晓额外信息，可操作性强。
3数据挖掘技术在档案管理中应用的可行性
传统的档案管理水平已经不能满足时展的需求，需在技术上不断创新，以提高档案服务水平、效率与质量。因此，现代档案管理系统结合计算机挖掘技术，既节省了人力资源，又提取了海量数据源中的实质信息，实现了网络化、数字化的无缝对接。数据挖掘技术并不仅仅是一种信息处理技术，还可以使档案信息更加科学化、合理化，提高了在档案应用中的可行性。
4计算机挖掘技术在档案信息管理系统中的应用意义
档案信息资源在我们的生活中具有重要的地位，不仅涉及个人信息，还包括了历史奖励问题、处罚问题，根据内容不同，密级等级也不同。当前档案信息管理系统充分发挥计算机挖掘技术的优势，从根本上提高了服务管理水平，优化了档案管理模式，为档案的收集、整理、归纳提供了一定的便利。本文就挖掘技术在档案信息管理系统中的应用做了以下四点分析：
4.1提高了档案信息的安全性
档案信息所包含的信息源不仅复杂，而且内容含量大，是对过去信息的分类、总结性记录，是十分珍贵的文字资源。一方面这些资源为人们的工作、学习提供了专业的信息，需要尽可能长久保存，然而在实际使用储存过程中，由于计算机系统或者人为因素造成了一定的信息损失。另一方面，档案信息的资源牵涉广泛，包括人员的教育背景、生活背景、工作背景，所接受奖励情况、惩罚情况等等，是需要机密保存的，如果在档案借阅过程中监督不到位，会造成信息泄露，而数据挖掘技术可以协助档案信息管理系统统计档案的借阅次数与内容，从而监督不恰当的借阅行为，并且统计分析恶意损害、利用档案的情况，提高档案的保密程度与安全性。
4.2提高了档案信息的使用效率
档案内容不仅信息量大，而且所涉及的领域也十分复杂，大多带有一定密级的，在借阅过程中需要严格遵守相关规定，以保障档案信息的安全。随着时代的发展，国家也在一定程度上降低了档案借阅的标准，提高了档案信息的可利用性。但是在实际操作过程中，档案借阅行为依然在法律法规的调控范围内，实际借阅效率并不是很高。利用数据挖掘技术，档案信息管理系统可以通过计算机平台与借阅者进行沟通，了解其需求的基础上，建立双向档案供需渠道，既提高了档案部门的服务水平，提升了档案信息利用效率，又保证了档案信息在就业过程中的安全性，从而发挥了答案信息的最宝贵价值。
4.3为档案鉴定工作提供了便利
档案鉴定工作是档案管理系统中难度系数最高的一道流程。在传统的档案管理系统中，档案鉴定需要人为操作，受有个人能力与客观因素的影响，容易受到人为失误的影响，造成档案资源的浪费，甚至某些有价值的档案信息，也会由于人为偷的失误未被保存下来。此时利用计算机数据挖掘技术的优势，可以从庞大的数据源中筛选、分析、比对出完整、清晰、有潜在价值的信息，已被系统提供有力的支撑依据，防止档案信息丢失。其次，计算机系统可以弥补人为失误与疏忽，在广泛模糊的信息数据源中，挖掘出有一定规律的实质信息，从而保护有关人员的隐私，对借阅者提供有针对性的帮助。
4.4降低档案鉴定工作成本
档案鉴定是档案工作中的一项重要内容，贯穿档案工作的每一个环节，通过档案鉴定对已知内容信息的作用与用途进行研究，有价值的会交给档案馆永久保存，没有价值的会被送进销毁炉进行档案的销毁。因此，相关部门应加强工作人员的责任心，通过行政监督指导，引导档案鉴定人员高效、高质地开展归档、保管、利用、统计等工作。通过计算机数据挖掘技术，可以有效降低档案鉴定的工作成本，通过科学合理的筛选，保证答案的真实程度。利用计算机系统的信息分析能力，对海量信息资源进行量化处理，从而为鉴定、归纳等环节提供基本依据。除此之外，计算机系统在实际运行过程中，可以针对信息资源进行管理维护，保障筛选工作的有效进行，避免出现档案信息丢失等人为失误。
5数据挖掘技术在档案管理中的详细运用
数据挖掘技术在20世纪80年代就已经被开发利用，并逐渐应用于各个领域，但在档案信息管理中还处于实验阶段，实际运用主要体现在以下三点：
5.1档案信息的收集
档案管理工作的第一步是对信息资源的收集，进而利用数据挖掘技术以数学角度分析数据的类型、属性，最终获得准确的模型。对海量数据资源进行分类是信息收集的第一步，也是档案管理工作的基础。比如，档案管理员利用计算机平台向借阅者问卷调查，并将所得结果整理、归纳，录入数据库中。档案管理平台通过借阅者提供的数据信息对其档案需求进行分析，提供针对性较强的信息，提高数据管理的个性化服务性能。
5.2档案的分类与预测
数据挖掘技术，将整个区域划分为不同的工作流程类别，进而按照挖掘系数与信息属性进行分类和分析。提供一组不同属性的数据，通过筛选将其分成良好的训练集，建立模型，帮助用户利用计算机系统提取最原始的查询信息，从而总结出用户的特征。比如，借阅者利用网络平台对档案类别进行查询，档案信息管理系统可以通过用户访问网页的情况，了解用户的需求，进而推测出用户的特征和喜好，包括搜索内容、停留时间、访问次数等。
5.3档案信息的整合
档案馆内储存了海量的信息，但是部分档案内容属于此档案，虽然占用了一定的信息资源，却并未被开发利用，游离在中心工作以外。因此档案工作人员利用数据挖掘技术处理“死档案”，提取其中有用的信息，开发成新的档案资源，以为借阅者服务。比如，未被利用的信息资源是静态的，已经被开发、归纳的信息资源是动态的，具有可传播和被利用性。然而传统的纸质档案资源利用率较低，通过数据挖掘技术开发成数字化档案资源后，可以利用网络平台和信息检索系统，为借阅者提供高质高效的服务，发挥了资源整合优势。
第2篇：档案归纳方法范文
关键词：计算机；数据挖掘技术；档案信息管理；形式分析；应用
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)02-0260-02
在21世纪科技日益更新的年代，随着网络计算机的迅速普及、网络技术的发展以及数据库的日益成熟，人们在日常生活中收集数据的能力大幅度提高。随着行业的不同，大量的数据库被用于商业管理、政府办公、科学研究和工程开发等各个行业。在促进我国社会发展的同时，也在一定程度上给人们的日常生活带来了困扰。在这些困扰中，其核心在于数据丰富而知识贫乏。由此人们在分析数据的过程中，很难取得有价值的知识。随着数据挖掘技术的研究应用，在解决这一问题的同时，还在很大程度上推动了社会的发展，直接提高档案信息的管理效率。在此，本文从数据挖掘的概念与技术、数据挖掘的形式分析以及数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用等三个方面出发，针对档案信息管理系统中，计算机数据挖掘技术的应用，做以下分析。
1数据挖掘的概念与技术
随着社会的迅速发展，传统的数据收集模式已经无法适应现有的社会发展需求，而数据挖掘技术的应用，在提高数据收集质量的同时，还在一定程度上促进了社会的发展。而在数据挖掘的相关应用中，具体分析如下：
1.1数据挖掘的概念
随着计算机的迅速发展，数据挖掘(DataMining，DM)，是一种决策支持过程，它主要基于人工智能、机器学习、统计学技术，高度自动化地分析企业原有的数据，做出归纳性的推理，从中挖掘出潜在的模式，帮助决策者做出正确的决策。一般认为数据挖掘是数据库中知识发现KDD的一个环节，是KDD中采用具体的数据挖掘算法从数据中自动高效地提取有用模式的最重要的步骤。然而，在产业界、媒体和数据库研究界，“数据挖掘"比“数据库中知识发现”更流行，由于DM的广泛使用，我们也对DM和KDD不作严格区分，而认为是等价的概念，在这种意义下它们的定义是一致的。KDD(DM)是从数据集中识别出有效的、新颖的、潜在有用的并最终易于被人们理解的模式的非平凡处理过程。
1.2数据挖掘的技术
在数据挖掘技术运用的过程中，一般所采用的是数学方法，然而在情况特殊的状况下，也可以采用非数学的运用方法。除此之外，在整个数据挖掘技术运用的过程中，除了以上两种方法之外，还在一定程度上可以运用演绎与归纳的方法进行数据收集。数据挖掘技术在运用的过程中，通过对相关数据的挖掘、收集以及分析等得出一定的结果，而这一挖掘结果在某些状况下可以直接运用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制以及数据维护等多个方面。与此同时，数据挖掘技术在应用的过程中，鉴于数据挖掘技术特性，不仅涉及到多门学科，同时还涉及到数据库、人工智能、数理统计、机器学习、可视化、并行计算等领域。且在很大程度上，数据挖掘技术在使用的过程中，经常使用的技术主要包括人工神经网络、决策数、遗传算法、规则归纳以及可视化等相应的技术。
2数据挖掘的形式分析
数据挖掘在其使用的过程中，基于不同的数据收集，因而在使用的过程中需要使用与之相符的数据收集方法。在确保数据收集资质量的同时，还能确保计算机整个系统的顺利运行。而在数据挖掘形式分析的过程中，主要包括以下几种，具体分析如下：
2.1分类
在计算机数据挖掘技术运用的过程中，分类作为计算机挖掘技术中的核心形式，不仅关系着数据收集的质量，同时还关系着数据的收集属性分析，因而在整个挖掘技术运用的过程中有着极其重要的作用。而分类作为整个数据挖掘技术中的核心部分，在其运用的过程中，主要是通过分析相关程序的数据库，将元组分为与之相对的几个小组。而在其划分的过程中，针对部分数据，则尤其根据相关人员的操作，对其进行集中处理划分，在系统程序对其分析之后，由相关程序对剩余的数据进行最终检测，在达到检测要求之后，按照相应的规则进行分类。在其具体分类的过程中，典型的分类过程包括了确定分类范围、选取目标属性、形成训练集、属性分析、选择算法、分类运算、显示结果、抽取测试集、验证分类规则、分类规则输出等l0个步骤。
2.2相关规则
在计算机数据挖掘技术运用的过程中，相关规则作为整个技术中既简单又实用的关联分析规则，不仅能将程序中产生的相关数据准确的描述出来，同时还能针对相关数据资料进行仔细的分析。而在其具体运用的过程中，主要是通过一个具体的事物描写， 将同类事物中相同属性的事物结合在一起，然后通过归纳总结，得出他们共有的属性与模式。在关联规则使用的过程中，一般将其直接用在事物的数据库中，不同的事物在产生数据的过程中，都由同一个记录将其记录集合。而这种事物数据库通常被概括为庞大的数据。由此就需要关联规则在其使用的过程中，应恰当的进行数据记录，在减少数据占有空间的同时，还能在很大程度上完善整个系统的数据运行。
2.3粗糙集
在整个计算机数据挖掘技术使用的过程中，粗糙集作为一种研究不精确、不确定性知识的数学工具，在整个系统使用的过程中有着极大的优势。主要包括以下几个方面：首先，在整个粗糙集运行的过程中，无需知道相应的信息，且在整个运算的过程中，算法简单且易于操作，因而在很大程度上受到计算机用户的青睐。其次，在整个数据挖掘研究的过程中，所面对的数据库多为一系列的型号数据库，而这种数据库在数据收集的过程中，粗糙集收集方法的使用，能够在最短的时间内发现所有数据库的规律，并通过相应的表格归纳，将其列为决策表，方便了计算机用户的查阅。最后，即使在现实世界，一些规则在使用的过程中也会发出不确定性，更何况虚拟的网络世界。而在数据库使用的过程中，也会发现一些不确定性的知识，而这些都需要粗糙集方法对其进行解决。
3数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用
档案信息在日常管理的过程中，不仅关系着相关人员的历史记录，同时还是相关人员智慧成果的最终反映。随着计算机网络技术的应用，在档案信息数据处理的过程中，数据挖掘技术的应用，不仅能从根本上提高档案信息数据的管理效果，同时还能在很大程度上创新档案管理模式。针对数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用，具体分析如下：
3.1计算机数据挖掘技术在档案信息管理系统中应用的重要性
3.1.1增强了档案实体与内容的安全保护
档案信息关系着当事人过去的劳动成果，同时还关系着相关人员的隐私信息，一旦泄露，不仅侵犯了相关人员的隐私权，同时还对其今后的生活造成极大的消极影响。而档案管理人员在工作的过程中，针对档案信息，除了保密性严之外，还应注重档案的长期保存质量。针对一些利用率较高的档案，寿命必然会在原有的基础上缩短，而针对档案资料中的相关信息，若缺乏完善的监控设备，将直接造成档案内容的泄密。将数据挖掘技术应用于档案信息效据管理，通过对异常借阅行为的分析统计，可以防范非正当的利用行为发生。从而更好地保护档案实体及档案信息内容。
3.1.2提高档案的利用服务水平
档案工作人员在档案管理的过程中，针对档案的保密性，在其使用的过程中，其涉及的范围往往比较小。如果将数据挖掘技术应用于档案信息数据管理中，通过档案利用情况分析，就可以加强与利用者沟通，发现潜在的用户和利用方向。并通过针对性地提供档案、加强相关档案的收集、数字化和编研等形式，从而实现真正意义上的主动提供档案利用服务。
3.1.3加强档案鉴定工作的水平，降低档案的收集、保管成本
在档案业务的整体工作环节中，档案鉴定不仅关系着档案的真实程度，同时还关系着档案管理工作的整体性。然而在我国档案鉴定中，所凭借的都是档案管理人员的相关业务经验来实现的，因而在很大程度上存在着主观因素。数据挖掘技术应用档案数据处理中后，通过对利用情况和档案情况的分析，了解各单位档案形成特点、规律和档案利用范围，从中发现档案收集工作的薰点。为档案鉴定工作提供了一种的定量化方法，使档案鉴定工作真正实现有据可依。
3.2计算机数据挖掘技术在档案信息管理中的应用
数据挖掘(data mining)是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中提取隐含在其中的、潜在有用信息和知识的过程。在档案信息管理中，数据挖掘技术可以通过自身特有的信息分析能力，对档案信息的调阅以及操作等各个流程产生的数据进行仔细的分析，在充分掌握各单位档案形成的特点、规律以及档案利用范围之后，针对档案信息活动产生的数据进行收集，并将其中的重点进行集中归纳。而这些重点，都是档案鉴定的基本依据。
另一方面，数据挖掘技术能够在档案信息管理的过程中，针对大量的有声信息、不完整信息、模糊信息以及随机信息中提取人们不知道的或者潜在有用的信息，并将这些信息及时的反馈到档案信息的整体管理系统中，使其在处理的过程中及时的采取措施，避免档案信息的流失而造成严重的影响。除此之外，计算机数据挖掘技术在运行的过程中，能够针对档案信息管理中出现的大量数据进行相应的管理以及维护，在确保档案信息数据顺利进行的同时，还能针对档案信息自身存在的管理系统进行整理，以便能及时的发现档案信息管理中存在的问题，从而能及时的采取相关措施，避免相关档案信息的流失。
4总结
综上所述，随着社会的发展以及科技的进步，计算机数据挖掘技术在使用的过程中，不仅促进了计算机行业的发展，同时还在很大程度上推动了社会的进步。档案信息管理中计算机数据挖掘技术的运用，在提高档案信息管理水平的同时，还在很大程度上完善了档案信息管理，方便了档案信息的保存。由此就需要相关人员在档案信息管理的过程中，能够准确的使用计算机数据挖掘技术，在确保档案信息管理质量的同时，还能创新档案信息的管理模式。
参考文献：
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第3篇：档案归纳方法范文
【关键词】数据挖掘技术；档案管理；分析运用
由于信息技术的迅速发展，现代的档案管理模式与过去相比，也有了很大的变化，也让如今的档案管理模式有了新的挑战。让人们对信息即时、大量地获取是目前档案管理工作和档案管理系统急切需要解决的问题。
一、数据挖掘概述
（一）数据挖掘技术。数据挖掘是指从大量的、不规则、乱序的数据中，进行分析归纳，得到隐藏的，未知的，但同时又含有较大价值的信息和知识。它主要对确定目标的有关信息，使用自动化和统计学等方法对信息进行预测、偏差分析和关联分析等，从而得到合理的结论。在档案管理中使用数据挖掘技术，能够充分地发挥档案管理的作用，从而达到良好的档案管理工作效果。（二）数据挖掘技术分析。数据挖掘技术分析的方法是多种多样的，其主要方法有以下几种：1.关联分析。指从已经知道的信息数据中，找到多次展现的信息数据，由信息的说明特征，从而得到具有相同属性的事物特征。2.分类分析。利用信息数据的特征，归纳总结相关信息数据的数据库，建立所需要的数据模型，从而来识别一些未知的信息数据。3.聚类分析。通过在确定的数据中，找寻信息的价值联系，得到相应的管理方案。4.序列分析。通过分析信息的前后因果关系，从而判断信息之间可能出现的联系。
二、数据挖掘的重要性
在进行现代档案信息处理时，传统的档案管理方法已经不能满足其管理的要求，数据挖掘技术在这方面确有着显著的优势。首先，档案是较为重要的信息记录，甚至有些档案的重要性大到无价，因此对于此类的珍贵档案，相关的档案管理人员也是希望档案本身及其价值一直保持下去。不过越是珍贵的档案，其使用率自然也就越高，所以其安全性就很难得到保障，在档案管理中运用数据挖掘技术，可以让档案的信息数据得到分析统计，归纳总结，不必次次实物查阅，这样就极大地提升了档案相关内容的安全性，降低档案的磨损率。并且可以对私密档案进行加密，进行授权查阅，进一步提高档案信息的安全性。其次，对档案进行鉴定与甄别，这也是档案工作中较困难的过程，过去做好这方面的工作主要依靠管理档案管理员自己的能力和水平，主观上的因素影响很大，但是数据挖掘技术可以及时对档案进行编码和收集，对档案进行数字化的管理和规划，解放人力资源，提升档案利用的服务水平。第三，数据挖掘技术可以减少档案的收集和保管成本，根据档案的特点和规律建立的数据模型能为之后的工作人员建立一种标准，提升了档案的鉴定效率。
三、档案管理的数据挖掘运用
（一）档案信息的收集。在实施档案管理工作时，首先需要对档案信息数据的收集。可以运用相关档案数据库的数据资料，进行科学的分析，制定科学的说明方案，对确定的数据集合类型和一些相关概念的模型进行科学说明，利用这些数据说明，建立准确的数据模型，并以此数据模型作为标准，为档案信息的快速分类以及整合奠定基础。例如，在体育局的相关网站上提供问卷，利用问卷来得到的所需要的信息数据，导入数据库中，让数据库模型中保有使用者的相关个人信息，通过对使用者的信息数据进行说明，从而判断使用者可能的类型，提升服务的准确性。因此，数据挖掘技术为档案信息的迅速有效收集，为档案分类以及后续工作的顺利展开，提供了有利条件，为个性化服务的实现提供了保证。（二）档案信息的分类。数据挖掘技术具有的属性分析能力，可以将数据库中的信息进行分门别类，将信息的对象通过不同的特征，规划为不同的分类。将数据挖掘技术运用到档案管理中时，可以简单快速地找到想要的档案数据，能根据数据中使用者的相关数据，找寻使用者在数据库中的信息，使用数据模型的分析能力，分析出使用者的相关特征。利如，在使用者上网使用网址时，数据挖掘技术可以充分利用使用者的搜索数据以及网站的访问记录，自动保存用户的搜索信息、搜索内容、下载次数、时间等，得到用户的偏好和特征，对用户可能存在的需求进行预测和分类，更加迅速和准确的，为用户提供个性化的服务。（三）档案信息的整合。数据挖掘技术可以对新旧档案的信息进行整合处理，可以较为简单地将“死档案”整合形成为“活档案”，提供良好的档案信息和有效的档案管理。例如，对于企事业单位而言，培训新员工的成本往往比聘请老员工的成本要高出很多。对老员工的档案信息情况进行全体整合，使档案资源充分发挥作用，将档案数据进行总结和规划，根据数据之间的联系确定老员工流失的原因，然后建立清晰、明白的数据库，这样可以防止人才流失，也能大大提高档案管理的效率。
四、结语
综上所述，在这个信息技术迅速跳跃发展的时代，将数据挖掘技术运用到档案管理工作中是时展的需求与必然结果。利用数据挖掘技术，可以使档案管理工作的效率大大提升，不仅减少了搜索档案信息的时间，节省人力物力，避免资源的浪费，还能帮助用户在海量的信息数据中，快速找到所需的档案数据信息。数据挖掘技术的运用，使静态的档案信息变成了可以“主动”为企事业单位的发展，提供有效的个性化服务的档案管家，推动了社会的快速发展。
作者:于然 单位:扬州市体育局办公室
【参考文献】
[1]栾立娟,卢健,刘佳,数据挖掘技术在档案管理系统中的应用[J].计算机光盘软件与应用,2015:35-36.
第4篇：档案归纳方法范文
一、多样化教学方法的必要性
初中学生正处于生长发育和学习知识的重要阶段。一方面,他们正处于学习知识的黄金阶段,对新事物充满好奇,拥有旺盛的记忆力与精力。另一方面,他们还处于性格形成、心智逐渐成熟的过程中,学习的自觉性和能动性还不够强,对于理论性较强、需要记忆与背诵较多的政治课程学习,还存在一定的畏惧。此外,新时代的初中生对电脑、互联网、手机等多媒体媒介接触较早,他们的视野更加开阔,对课堂学习的要求也更加多样化。针对初中学生的政治学习现状,如果能够使用多样化的教学方法,丰富思想品德课堂的内容,让学生手脑并用、视觉和听觉互感,并加入规律总结、谐音记忆、示意图制作、口诀编制、事例链接等科学实用的方法,无疑对学生的学习兴趣提升有很大的作用。笔者总结了多年来的教学尝试,将得到广大学生所认同和喜爱的多样化教学方法进行了总结,以期对广大一线教师的教学有所裨益。
二、多样化教学方法的具体尝试
1.图文并茂法。根据心理学知识,长期单一的文字阅读,不仅容易带来视疲劳,而且会降低学习的效率。而图文并茂的方式,则有利于吸引学生的注意力,丰富阅读对象的内容,激发学生的创新能力。例如,在进行新粤教版思想品德七年级上册1.2“认识新伙伴”的教学时,若采用纯粹的文字叙说,会显得枯燥无味,学生的学习兴趣难以调动,不利于情感的培养,而采取图文并茂的方法教学效果则大不相同。比如:制作相关的PPT课件,播放春天、朝阳、鸟儿翱翔等代表着生机和生命力的图片,以及歌颂青春的众多优美的名言警句,激发学生对青春的畅想,导入对课本知识的学习,可以帮助学生应对青春期的生理与心理变化,树立正确的情感态度和价值观。2.时事链接法。作为一门与时展息息相关的学科,思想品德是对社会生活的抽象和提炼,是对社会实践的总结。古语云“风声、雨声、读书声,声声入耳;家事、国事、天下事,事事关心”,现代中学生关心时政,头脑敏锐,而使用时事链接与抽象理论相结合的方法,能够吸引他们在畅游知识海洋的同时,将抽象的问题具体化、形象化,回归现实生活。例如,青藏铁路的建设可以与民族团结的知识相结合、奥运会的举办可以与社会主义精神文明建设的知识相结合、“神州九号”发射升空可以与科教兴国战略相结合……在教授九年级“建设社会主义精神文明”时,切入2012年感动中国人物何玥的先进事迹,讲解思想道德建设的地位作用。部分学生听到12岁的同龄人何玥的感人事迹,感动得潸然泪下,这样就把原本抽象、乏味的知识转化为了学生易于理解、感兴趣的话题。在授课的过程中,设计一些学生喜闻乐见的话题。如:(1)作为同龄人,你从何玥身上看到了哪些优秀品质?(2)何玥带给你的感动有哪些?(3)何玥的感动事迹体现了社会主义精神文明的哪一方面,它又意义何在?通过以上问题的巧设,深入浅出,营造了生动而富有活力的课堂。像这些新鲜的时事素材,都可以用到日常的政治教学中。时事链接与课本知识相结合,成为了引起学生共鸣、启迪学生思维、开发学生智慧的好方法。3.易混淆知识归纳法。在初中政治的教学中,有很多诸如根本途径、根本原因、根本因素、基本方略、中心环节等易混淆的知识点,这些概念不容易记忆,学生在日常的作业中和考试中也经常犯错。针对此种现象,笔者提出易混淆知识归纳法:对知识点中的关键词进行总结和归纳,提炼出知识点中的高频语句,如根本、基本、最、核心、标志等,来锁定和把握教材中的案例、材料、概念,起到概括中心、抓住要旨、切中要害的鲜明作用。4.“病历档案”法。针对课本中的易错知识点,为巩固易混淆知识归纳法的学习成果,可以让学生对自己在学习中经常混淆的知识点加以归纳总结,建立自己的思想品德学习“病历档案”。教师在收到学生反馈的“病历档案”后,要整合和归纳学生的多发误区。一方面,在日常提问中,可以结合学生个体的“病历档案”,进行有针对性的提问,跟踪学生的错误改正情况。另一方面,在小测试或复习课中,可以整合学生反馈的“病历档案”中高发的错误,设置判断题,让学生解答,在正误判断的对比中,提高学习的针对性。5.科学记忆法。科学记忆法,就是利用记忆的规律,寻找知识点之间的规律,开发记忆技巧。例如:谐音记忆法,是谐音字来帮助记忆,将一些零散的看似没有内在联系的材料进行归纳,常见的有8与发、9与酒等,这些谐音使得单调的材料变得生动有趣,可以给学生留下鲜明印象。还有歌诀记忆法,按字母记忆法、交流记忆法、关键词记忆法等。如在教授粤教版八年级下册消费权时,学生只要先记住“和解”“调解”“申诉”“仲裁”“诉讼”这些关键词,就可轻而易举地掌握相关的知识。6.网络资源积累法。纵观近年来的中考试题不难看出,初中政治的题目更加具有开放性和创新性,多考查学生对材料的分析和理解能力,这就要求政治教师在日常教学中不能仅仅局限于教材,而应该充分利用丰富的网络资源,从相关的专业网站上下载或浏览优秀的教案、课件和经典测试题,跟进最新的学科动态,培养学生的发散思维能力。仍以九年级“建设社会主义精神文明”的教学为例,可以从网上搜集课件,下载图片,通过崇尚科学、建设和谐文化与电脑算命、损坏公物、给广告人物画胡子等正反两方面的实例对比,提升学生的理解力,完成课程导入。7.寓教于乐法。寓教于乐,可以巧用学生的业余时间,组织丰富的课外活动。例如,可以组织业余兴趣小组、政治知识辩论赛、办时事政治手抄报等活动,还可以组建班级QQ群或微博群,教师定期更新最新时事政治及评论。这样的教学法,既可以调动学生的学习积极性,使学生在愉快的氛围中学习,又能增强理论与实践结合的能力,丰富学生的政治素养,起到活学活用的效果。
随着时代的发展,传统的教师“满堂灌”、学生背诵的模式已经不再适用。思想品德应该是一门鲜活、富有时代气息的学科,在新课程改革的春风下,思想品德课的抽象概念与定律一定会焕发时代的气息,在初中教育的舞台上绽放新的光芒。
第5篇：档案归纳方法范文
一、医院档案办公自动化管理的应用价值
（一）可以提高档案管理工作的安全度。纸质档案的质量极易在外界自然、社会背景的作用下，受到损坏。比如气温、空气湿度、自然灾害等要素都会缩短纸质版文件的使用寿命，长时间的保存，可能会影响其完整程度。而与纸质版资料相比，电子版的保存时间更长，质量更高，而且可以在备份等软件的应用下，快速地实现复制、粘贴、修改等工作。办公自动化系统的运用下，档案可以进行电子化存储，不仅提高了资料的可读性和储存性，还能够按照相关工作人员的不同要求完成不同格式的存储工作。在办公自动化技术的帮助下，文档的传送、查阅更为便捷，还能有效防止档案出现遗失问题。
（二）可以提升档案管理工作的效率。医院档案和电子信息技术相配合，科学地协调了文书处理和档案管理二者的联系，工作者需要每天按时整理归纳好当天的文件资料，使之变成电子档案，这有效地防止了档案丢失的后果，并且使档案的完整性和可检索查找性得到了保障。特别是那些病历档案，必须得到真实全面连续的记录和保留，能准确反映病人的治疗情况与病情变化过程，提高办公自动化程度，能够使医护工作者快速精确地了解到资料记录的实际情况。
二、医院档案办公自动化的不足之处
（一）自动化管理制度的不科学。当前社会的许多医院档案信息化水平还不够成熟，软硬件设施不全，且电子档案的储存也得不到保证，致使患者病历等资料泄露。虽然医院对档案管理事业的关注也越来越多，但是自动化系统的不完善，管理机制的缺失，都导致档案管理走不上科学的轨道，从而造成医院的资金浪费非常严重的问题。
（二）办公自动化系统不健全。目前，许多医疗机构在办公自动化设备和软件的配置上不够完善，资金供给不足，使办公自动化水平不高，档案系统不健全，这些情况最终导致医院的档案管理水平较低。鉴于当前的办公室自动化系统开发商的技术实力高低不一，使许多被开发出的软件无法满足档案管理的工作要求，自动化系统内部也缺少传送电子资料、归档管理资料相结合的电子档案管理子系统。
（三）档案管理信息化的专业人才不足。虽然现在许多医院在购买和配备先进设备方面有了更大幅度的资金投入，但是在人才配备和补充方面还没有投入必要的重视，导致档案信息管理工作比较落后。档案管理工作者总是不具备办公自动化领域的理论基础，医院单位也没有针对内部工作人员安排专业化的知识和技能培训，进一步加剧了?t院档案管理水平低下的严重程度。
三、做好办公室自动化环境下医院档案管理的措施
（一）制定规范的管理标准。目前，医院档案管理的有关工作流程包含了归纳整合、搜集、保存、编排、统计以及检索等等步骤，这些保证了档案管理标准的制定和确认，促使所制定的标准与国家档案部门法定标准相吻合。如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况，因此，工作人员需要严格把关，开展标准化的高效率管理工作。其次，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。
（二）建设高素质的档案管理人员团队。我国的医疗卫生事业正在不断地发展和壮大，医院档案数量也在不断增加，这就增加了档案管理人员的工作量，加上现在更多各种各样的新型技术不断涌现，档案管理方法日趋科学化，只有能驾驭这些新技术和方法的工作人员才能做好档案管理工作。对此，医院要加大对档案管理人员的知识培训力度，为档案管理工作人员提供更多的学习机会，优化知识结构，提高综合素质，以便适应办公自动化环境的需求。
（三）完善档案管理子系统。医院需要加强对办公自动化系统建设工作的研究，不断在办公自动化系统建设方面进行资金注入，在办公自动化系统内建设子系统，使电子文件的调用和运作得到充分保障，电子文档的高效留存与科学的日常管理，可以使文档得到正确的分类归纳和快速使用，电子文件传输与医疗档案管理工作结合在一起，为医生的资料调取与使用带来了很大的便利。 （下转第190页）（上接第187页）
第6篇：档案归纳方法范文
一、办公室档案管理基本概念
所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。
二、办公室档案管理中存在的缺陷
不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：
（一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。
（二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。
（三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。
三、完善办公室档案管理工作的对策
在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。
（一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。
（二）践行先进的数字化档案管理方法。?n案管理工作量越来越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先进的数字化档案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基础条件，创建不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如：图片形式、影像形式等。
企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制，实现档案文件的云端共享，方便调用与储存，以此种方式来提高档案管理工作的实用价值，并且不断丰富档案管理工作服务。实现办公室档案的数字化，企业应该将其作为重点工作来抓，也只有这样，才能迎合时展需求，推动企业走在时代的前端，在同行业中站稳脚跟。
第7篇：档案归纳方法范文
关键词：网络式；探索；医院；档案管理
一、“网络”法分析医院档案管理存在的问题
（一）MAN-人的问题。
本院不少中层干部对档案管理意识不强，将部门的业务档案资料都以各种理由不移交档案室，因此统一集中管理的执行力不够；档案管理人员兼办公室文秘，精力不到位，兼职档案员由于流动频繁，队伍不稳定，缺乏系统的档案知识培训，专业知识及相关知识欠缺。
（二）Machines-机器问题。
档案用房紧张，档案管理设备陈旧。计算机管理，目前只是起到保存资料和检索的工具作用，由于全院办公自动化尚未启动，难以实现档案信息资源的有效开发和全院共享。
（三）Materials-材料问题。
档案材料收集困难，造成档案资料不够齐全完整。档案材料载体形式多样化，也给档案保管带来了新的问题。
（四）Method-方法问题。
全国缺乏统一的医院档案管理标准，目前一般都是参照科技事业单位的档案管理模式，没有体现出医院档案管理的特殊性。档案收集整理后就被束之高阁，忽视了其最重要的档案信息资源的开发利用，体现不出价值，失去了管理意义，也就失去了提升档案管理品位的机会。
二、“网络”法管理医院档案的对策
（一）MAN-人的对策。
多渠道宣传档案工作的重要性，通过会议、参观学习等，提高全院档案管理意识，特别是重视专、兼职档案人员的培养，优化知识结构，提高档案队伍的业务素质。专职档案员转变观念，主动服务医院各部门工作。把档案管理纳入医疗安全积分管理，遗失档案要扣积分，并与考核挂钩。
（二）Machines-机器对策。
加强档案管理的硬件投入。根据档案的发展，给予合适的资金投入，配备必要的档案装备，扩展库房，采用防磁柜、密集架，适时更新、改进档案管理装具。改善档案管理技术，充分应用计算机，设计和使用合适的应用软件，与医院管理系统相衔接，纳入医院办公自动化系统。
（三）Materials-材料对策。
档案收集工作是医院档案工作的基础，也是决定医院档案管理质量的关键环节。要严格执行《档案立卷归档制度》，扩大档案材料的收集范围，把有查考利用价值的文件资料和各种载体档案资料及时整理归档，不断拓展收集渠道，全方位开展对各种有用资料、文件的收集，确保档案的完整、准确、齐全，丰富优化室藏。对归档难度较大的科研课题档案和基建档案，可采取全程跟踪介入的方法取得其资料。还应注意收集那些对医院持续发展有潜在价值的文件，防止档案材料的流失。做好档案价值的鉴定工作，对各部门移交的档案以及超期保管的各类档案进行鉴定、销毁工作，保证馆藏档案的实用价值，优化馆藏，提高质量。
（四）Method-方法对策。
健全医院档案工作标准体系，完善档案管理制度，规范管理。把档案管理纳入各科室部门职责和员工岗位职责，明确规定了档案管理员的责任义务；提高制度执行力，专职档案员要经常到各部门指导档案工作；加强档案利用反馈信息的管理；重视档案信息的开发利用，充分发挥档案的社会效益，有目的地从室藏档案中挖掘有价值的信息，加强二次文献、三次文献的编研工作，努力开拓档案利用的新途径。编写专题汇编，如《治疗方案汇编》、《罕见疑难病例诊疗汇编》、《医疗纠纷案例分析》等，给全院提供多层次、多方面、有实效的信息，为临床科研、行政管理提供参考，使档案编研工作与医院医学科研、医院建设、管理工作结合得更加紧密。
三、医院技术档案管理系统管理的范畴
从宏观角度来看，技术档案系统应该如实记录医院技术发展过程。从微观来看，应该详细掌握每个人各个时期技术发展的细节。但是，医院的技术活动和个人技术生涯中产生的、值得积存的信息很多，如不使用计算机技术进行归纳整理、汇总分析，就不能充分发挥档案信息应有的作用。
第8篇：档案归纳方法范文
一、运营所客户档案管理工作的问题
在当前我国的运营所客户管理问题中，依然存在一些问题，严重影响了客运档案的管理工作，并使其未来的经营发展受到了制约和影响。具体表现为以下几点：第一，管理档案的部门间没有积极地协调配合，使得整个管理团队的工作效率受到影响，且各个部门中各自的档案管理人员还存在着实际的人力资源管理冲突。第二，管理工作缺乏正确认识，致使工作人员没有依据实际发展情况调整管理档案的新措施，进而使其无法满足现代企业的客运管理需求。第三，没有树立服务意识，对客户档案的管理还处于计划经济时代，并由于体制的落后性影响其人事档案的管理工作效果。第四，管理结构设置不合理。对客运档案的管理工作重点是人的管理，因此工作人员的素质直接关系到最终的管理结果。但当前的运营所建设的客户档案管理中，并不重视人才的培养和建设，没有对人才进行合理设置与更新，也就无法满足新时期的客运管理工作需求。第五，信息收集不健全。设计制度建设应和公司运营的实际结合，进而实现准确的归档、存档建设，更加便于信息的查询管理，实现人力资源的合理配置和调整，做到物尽其用。且在管理中应注意先进的硬件设备代替人工手动的管理，并使现代的人力资源管理得到有效利用，进而节约管理工作的成本，提升其最?K效率。
二、运营所客运档案管理工作具体实施策略
在当前运营所的客运档案管理工作中，最主要的是对管理职能的扩展和档案管理方式的更新。现对运营所的客运管理档案进行调整，对其归纳整理和协调工作进行论述，总结档案管理工作方法，分析当前建设客运管理中档案管理的几种定位。
（一）准确定位。客运管理所在对档案进行管理目标定位时，首先要对其发展的社会趋势进行明确，进而综合分析当前的市场发展环境，并对当前时期的档案管理工作内容与目标准确定位。在当前的运营所客运档案管理中，要利用客运档案资料，并将其应用于企业的发展规划中，更加便于企业重大决策的调整和制定，便于员工之间的流动和档案记录查询，并对资料进行分类归纳，使客运管理信息更加完善，进而为今后的运营发展奠定基础。
（二）多方协调。由于当前运营所中的客户档案管理工作规模较小，缺乏各管理部门的协调配合，因此，要想加强档案管理工作的有效性，应根据运营所的实际情况对档案记录定期检查，并对其中反映出的问题进行解决。同时，构建企业档案管理协会，并使企业的管理工作方案传达更加及时有效，各部门间的信息交流更加融合，加快对客运工作整体质量的提升，维护企业良好的发展形象。
（三）依法治档。新世纪以来，市场经济作用下的企业不断发展转型，因此，过去计划经济时代的档案管理早不适用于当前企业经营的工作要求，对企业的档案管理应结合时展作出规划，进而使运营所更加适合当前的社会发展环境。因此，在制定运营所的客运档案管理工作时，一定要将其与市场经济的发展目标相融合，进而在企业发展的基础上设计良好的档案管理工作制度，在依法治档的基础上制定完善的管理措施，进而使档案管理工作有法可依。最终使运营所的档案管理、采集查询工作更加有效。
三、运营所中的客运档案管理工作作用
运营所的客运档案管理，能够保证现代化施工建设的工程实施。完善的档案管理体系能够增进企业的发展建设标准，如一些铁路工程的运营所，就可通过完善的档案管理将运营转状况以及各项服务信息进行综合整理。使客运档案管理同今后企业未来的发展目标更加融合，运营所的管理工作与发展目标更加同步，避免档案管理工作的缺失。保护档案管理的完整性和真实性，在今后运营所的客运档案管理中起到维护作用，为今后的客运工作发展作出贡献。
第9篇：档案归纳方法范文
一、目前机关档案信息开发所存在的主要问题
（一）工作人员服务意识低下。首先表现为消极被动的服务态度。由于长期的行为习惯、历史因素以及客观环境等多方面原因，档案工作者养成了消极的服务态度，即“看重保管、忽略利用”。在档案资源管理过程中，单方面认为只要把资源归类放好，不遗失、不磨损，能够为档案需要者提供信息查阅就是工作的圆满完成。这种消极被动的思维方式，非常严重地影响了档案资源的使用价值。其次是服务观念落后。由于机关档案的管理工作有着非常强烈的政治需要与机密性，基于政治保密性与安全性的考虑，档案管理员进行信息垄断的现象时有存在，机关档案工作是一种不开放、半封闭的管理现状，因此对档案信息的有效开发与使用带来了非常不良的影响。
（二）档案资源的有限性。大部分机关单位的档案信息资源室藏量小，因此档案信息管理存在先天不足。没有丰富的室藏资源，也就无法为需要者提供有效优质的信息。最近几年，我国部分机关单位加强了档案室基础资源的建设，慢慢地健全了档案管理工作守则，但由于在实际的工作环境中，必备的配套设施不足与守则制定不全面等现象，一些档案室中还存在着档案资源缺乏、档案结构不完整、成分不够合理的诸多问题，十分严重地影响了机关单位档案资源建设的有效性。
（三）对已有资源的加工深度不够。对档案信息资源的再加工是测量档案管理员工作质量优劣的重要标准。已有档案资源的加工水平不高也影响到了档案管理工作的开展，随着社会主义现代化建设的发展脚步，我国科学文化事业也蒸蒸日上，档案利用者对档案管理员提出了更高的要求，他们不只是需要档案管理员提供最初的原始信息，更需要档案管理员对信息进行加工整理提供更有深度的档案信息，而现在我国许多机关部门的档案室对于资料的内容、结构以及搜索的途径、使用方法都较少宣传；档案系统检索方法陈旧单一，检索速度精度不高、时间耗费长；档案室调研资源匮乏、质量参差不齐，难以满足档案需要者的使用要求。
（四）档案室工作人手不够。大部分档案室工作人员稀少。许多机关聘请的档案管理员只有一名，已有的档案管理员只能把大部分精力集中于档案整理、归档、登记与借阅上，对于如何进行档案资源的调查研究，主动进行档案资源开发毫无观念。其次是档案管理员的职业素质缺乏，经常性的人员调动，甚至是半路出家，部分档案管理员欠缺专业知识，不仅是在思想、行为，而且在经验、技能以及层次上，都与实际需要不甚一致，特别是在知识技能、信息层次以及调研归纳能力等方面都需要进一步提高。
二、促进机关档案信息资源开发与利用的方法措施
（一）提升检索系统，力争达到高质量开发利用水平。1.建立检索工具体系，实现多角度检索。使用优质的检索工具是提升检索效率的关键所在，是实现高质量信息检索利用的前提基础。首先，要求我们提升档案索引工具的覆盖面与准确度，力争让索引工具能够覆盖档案室的全部资源，同时增加资源索引的准确度。然后，依据检索人员的需要，依据不同的内容与资源库，分门别类地制作出多种专题检索工具。最后，为了提升索引信息的准确度与深度覆盖率，要编出全宗介绍、案卷目录、双套制文件目录、全引目录等多层次目录，从多角度建立索引系统，让机关档案的索引工作能够实现多角度全方位开展成为可能。2.采用现代化手段管理档案，实现高效率检索。档案管理人员应该使用高科技管理档案资料，建设高质量的信息索引系统，让档案管理从原始的手工录入方式向高科技方式改变。使用高质量的信息索引系统是档案室现代化程度的重要标尺。计算机索引系统有存储空间容量大、密度高，对周边环境要求低，并且提取输入的速度非常快等特点。其存储的信息还可以进行远距离传播，让用户在不同的空间时间内能够迅速获得想要的资源信息，可以实现不同计算机之间的资源分享。因此使用高科技索引工具管理档案，已经成为档案室工作人员的共同需求。
（二）强化档案室基础设施建设，为档案资源的开发提供物质基础。首先要强化对档案资源的收集工作，丰富档案资源。档案收集工作是档案信息汇总的主要渠道，丰富的信息资源是档案利用开发的物质条件。档案室工作人员要采取积极主动的工作态度，不断扩展收集方式，改变机关档案资源管理松散无序，不断发掘室藏资源，建立起分门别类、结构层次清晰、知识覆盖面有深度与广度的资源信息库，把档案室发展成为多层次全方位的现代化综合性档案室。其次，我们要健全档案管理制度，对档案进行分类整理。档案室的资料是否方便提取，对档案资源的有效可行整理是其前提条件。如若档案资料随意乱放，毫无头绪，或者无规律可循（下转第121页）（上接第119页）都会造成档案索引工作的困难，甚至连基本的查档接待工作都难于登天，更无法对资源进行开发使用。所以，我们必须建立档案资源管理的工作细则与制度措施，要保持积极、认真的工作态度，使用科学的管理方法，遵守档案管理工作细则与制度，为档案信息资源的开发利用奠定良好的基础。
（三）增加档案管理员的职业素养，提升其信息开发利用技能。档案信息资源的有效使用程度与档案管理员的职业素养高度相关。为跟上社会主义现代化建设的发展步伐，机关档案室的管理人员必须不断提升自己的职业素养与信息开发使用技能，主要包含调研能力，把握档案信息需求的分析能力；对档案资源的熟悉程度，了解档案信息的“来源”；对档案信息进行标注，编制科学的索引工具，提高档案室资源查找的准确度；深入研究档案资源，对档案资源进行深度加工与编辑；能熟练使用现代化索引工具，对档案信息进行查证、分类与整理的能力。
（四）提高档案管理与利用效率，增进档案管理实际效益。首先档案管理员要做好借阅登记工作。借阅登记是档案室查阅信息时非常重要的环节。在借阅的同时，要积极主动地把借阅信息录入系统，需要填写的项目信息必须一一填写；其次，要对借阅者的借阅目的进行调查，不可登记得过于简单，如“查阅信息”等，要具体指出需要查阅档案的何种信息，这种信息对于工作所发挥的作用与效果，这样便于后期对档案资源的开发使用效益进行调查与取证，以确定是否需要进一步进行跟踪调查。
其次，要定时分发档案信息反馈调查表。即在档案资源借出后，需要发放信息反馈表，用于调查档案信息资源借阅所收获的社会效益、经济效益，特别是针对效益的信息要写得更为详细具体，要包含人、事物、地点与事例。
最后，及时对档案信息所带来的效益进行归纳总结。要把档案信息所取得的具体效益反馈给社会，这样有利于大众了解档案管理的作用、如何查阅档案以及使用档案资源，特别要让有关国家部门了解档案管理工作的重要性，让国家进一步对档案工作进行支持。
