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关键词: 科研;课题;项目; 经费管理
高校是我国开展科学研究的一支重要力量。科研经费收入是指高校通过承接政府基础研究或应用研究项目取得的纵向科研收入和为企业、事业单位服务取得的横向科研经费的收入。近年来,随着高等教育事业的蓬勃发展,高校承担的科研项目和筹措的科研经费均呈现出大幅增长趋势,科研经费已成为高校重要的资金来源之一。科研经费收入占学校总经费收入比重的高低,也是学校综合实力的反映。
一、科研经费管理的现状
在科研经费的管理和使用过程中,绝大部分高校能根据财政部、教育部等部委的要求,加强管理,合理使用,保证了科研项目的顺利实施。但从近几年审计、检查的结果看,也有部分高校对科研经费管理重视不够,管理制度不完善,管理制度执行不严格,致使学校在科研经费管理方面出现了一些问题,影响了正常的科研工作。当前高校科研经费管理主要存在以下几方面问题:
(一)科研经费支出不规范。部分学校科研经费没有预算、虚列预算或者不按照预算安排支出;从事科研使用的房费、水电费、固定资产使用费、科研人员工资等支出不计入科研成本,而是在教育事业费中列支;高校科研经费转拨行为不规范;科研经费报销混乱;科研项目管理费提取比例不恰当;超比例提取津贴酬金非常普遍等等。
(二)科研项目结题不结账。从2004年审计署对18所重点高校的审计结果看,共发现13所高校共有17397个课题结题未结账,账面结余资金3.69亿元,仍滞留在各项目上未发挥效益,有的还在违规提取管理费、评估费等等。
(三)资产管理不善。购置的固定资产不入账,有的固定资产即使入账了,却公私不分。还有的科研负责人片面地认为科研经费购置的物品不是学校资产而是个人用品,与学校没有关系。高校对科研成果形成的专利技术、非专利技术、版权、软件等自创的无形资产尚未建立有效的管理制度,科研管理部门只对部分专利进行记载,没有对全部的无形资产进行管理,学校没有将科研成果、专利技术等无形资产入账管理,其价值的确认没有规范处理,形成浪费和流失。
(四)尤其是横向课题存在问题较多,如:课题经费体外循环,存放在校外或校办企业代管;科技开发合同不规范,学校承担无限责任;科研成果转化率低;科研成果鉴定与业绩评估不规范;科研经费的使用没有监督检查机制。
二、加强科研经费管理的措施
科研经费是保证科研课题顺利实施的基本条件,是高校社会声誉、学术地位、人才培养等各项事业的根本保证。针对当前高校在科研经费管理方面存在的问题,为进一步加强高校科研经费管理,明确经济责任,提高项目管理水平和资金使用效益,确保科研工作健康发展,教育部和财政部于2005年6月26日了《关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》提出了12条意见,教育部办公厅2005年12月15日转发了科学技术部《关于严肃财经纪律,规范国家科技计划课题经费使用和加强监管的通知》,国务院办公厅2006年8月21日转发了财政部、科技部《关于改进和加强中央财政科技经费管理的若干意见》。根据上述意见和通知的有关精神,我认为应采取以下措施加强高校科研经费管理工作:
(一)科研经费应纳入学校综合预算。
高校取得的各类科研经费,不论其资金来源是横向渠道还是纵向渠道,均是学校收入,必须全额纳入学校综合预算编制中,由学校财务部门统一管理、集中核算、课题编号、专款专用。
(二)加强科研经费支出管理。
首先高校要明确学校科研、财务等部门及项目负责人在科研经费使用与管理中的职责和权限,建立健全科研经费管理责任制。学校科研部门负责科研项目管理和合同管理,并配合财务部门做好科研经费管理的有关工作;财务部门负责科研经费的财务管理和日常会计核算,指导项目负责人编制项目经费预算,审查项目决算,监督、指导项目负责人按照项目立项书或合同约定,以及有关财经法规在其权限范围内合理使用科研经费;项目负责人负责编制科研项目经费预算和决算,并按规定使用经费。项目负责人应自觉接受有关部门的监督检查,按有关规定及时办理科研项目结题及结账手续,并对科研经费使用的真实性、有效性承担经济与法律责任。科研部门、财务部门和项目负责人应各负其责,密切配合,做好科研经费管理工作。[1]
其次要强化科研经费的支出管理。项目管理费、人员经费、业务费等支出是科研经费支出的主要组成部分,高校应通过逐步建立和完善成本核算制度,明确规定科研经费的支出范围要严格按照批准的预算执行,重点加强对项目管理费、劳务费、国际合作与交流费、协作研究费、项目自筹配套经费等支出的管理;规定科研经费的审批和报销程序;制定科研管理费及科研津贴提取的标准;明确科研结余经费的分配办法。其中,项目管理费可根据各类项目的管理办法或项目合同规定的比例由学校统一提取,统筹使用;项目管理办法或项目合同没有明确规定的,按照学校制定的管理办法办理,原则上,项目管理费提取比例最高不得超过项目经费总额的10%。人员经费、业务费等其它各项支出,高校应根据科研项目管理办法或项目合同的要求据实列支,不得预提,也不得超比例提取科研津贴。
再次,严禁违反规定自行调整预算和挤占挪用科研项目经费、严禁各项支出超出规定的开支范围和开支标准,严禁层层转拨科研项目经费和违反有关规定将科研任务外包。[2]
(三)加强科研项目结余经费管理。
结题不结账是高校科研项目结余经费管理中存在的主要问题之一。针对此问题我认为:高校应根据自身的实际情况,结合国家有关财务规章和财政部结余资金管理的有关规定,先制定出校内科研经费结账管理办法,明确课题结账的时间和结余经费的用途。科研项目结束或通过验收后,学校科研管理部门应及时通知财务部门已结题课题的相关信息。原则上,项目负责人应在结题六个月内根据学校制定的科研经费结账管理办法办理项目经费的财务决算工作。对无正当理由逾期不办理结账手续的科研项目,学校有权按照校内科研经费管理办法进行处置。科研项目结余经费,不得留归项目组成员所有、长期挂账,严禁用于发放奖金和福利性支出。
(四)规范固定资产和无形资产管理
除科研项目管理办法或项目合同中另有规定外,凡是运用科研经费购置的固定资产,与学校用其他经费购置的固定资产一样均属于学校的国有资产,必须纳入学校资产统一管理。高校还应加强对科研成果等无形资产的管理和保护工作,除项目管理办法或项目合同另有规定外,科研成果推广应用、转化转让应由学校按照《中华人民共和国促进成果转化法》和《高等学校知识产权保护管理规定》等相关法规执行。
(五)完善科研经费的监督检查体系
首先,高校应根据财政部制定的有关内部会计控制规范,建立健全科研经费使用和管理的监督约束机制,规范科研合同的订立行为,对科研项目负责人使用科研经费实施有效监督,做到手续完备,账目清楚,核算准确,监督有力,确保科研项目资金安全并合理使用。
其次,高校要加强对科研经费使用的内部审计与财务验收工作,建立高校科研经费的内部审计制度,明确项目经费的审计内容包括项目合同完成情况、项目研究开发取得的成果情况、资金落实与使用情况等三方面。高校还要逐步建立科研经费使用的绩效考核制度,完善科研项目的绩效考评机制,指导和规范科研经费的管理和使用工作。对内部审计检查中发现的问题,应及时提醒及督导项目负责人,采取有效措施进行整改。
再次,高校要加强与主管部门的沟通与协调,分工负责;自觉接受并积极配合财政部、教育部、审计署等有关部门和科研经费提供方或其委托的社会中介机构,依据国家相关法规和科研合同对科研经费的管理和使用情况进行的检查监督。对检查中发现的问题,应及时纠正。对弄虚作假、截留、挪用、挤占项目经费等违反财经纪律的行为,应按照有关规定对相关人员给予处罚。
参考文献
关键词: 高校 纵向科研项目 经费管理
随着我国“科教兴国”战略的实施,我国高等教育事业有了巨大的发展。教育事业的蓬勃发展使得高校成为我国开展科学研究的重要力量,国家对高校开展科研工作的经费支持力度也在逐年增加,特别是国家十中的“863”、“973”、国家支撑、国家基金等国家财政资金的投入,使得各高校的综合科技实力和水平不断提高,同时也促进了高校学科建设和人才的培养。国家财政投入对科研工作的不断加大,使得科研经费的管理和使用也越来越受到各级财政部门和项目主管部门的重视,如何科学高效地使用科研经费已经成为高校科研工作的一个重要环节。
一、高校科研经费管理中存在的问题分析
随着高校社会化改革不断向纵深发展,高校中科研项目和科研成果转化的趋势日益明显,科研经费的来源渠道越来越多,特别是属于国防重点项目及国家各类基金项目支持的经费管理应该得到同步的规范化管理,但从实际工作中不难看出,高校科研经费的管理中还存在着诸多的问题。
(一)科研经费预算中存在的问题
1.科研经费预算管理意识淡薄
有些科研项目在立项时,预算的编制人员往往根据以往编制类似项目的预算经验来估计预算总额度,进而根据科研管理部门提供的各项支出参考比例来划分预算明细,申报的预算大多没有经过严格的计算、测量和论证,存在一定的盲目性。而且有些单位的科研人员在进行预算申报时往往会有虚报现象,尽可能地向同国家要经费,其实在科研实际支出时往往会有大量结余经费。这样不但不利于科研人员在科研中节约使用经费,而且对国家的经费测算部门造成干扰,不利于测算出准确、真实的数据。
2.不能严格执行科研预算
由于预算在编制时就缺乏科学性和规范性,导致科研项目执行不完整或经费支出超出预算范围。如有些科研单项的实际需求大于当时编制的预算额度造成单项超支;而有些预算项目在实际科研活动中支出甚少,造成单项结余。加之科研经费审计大多是事后审计,在预算执行当中学校内部的财会人员一般只对报销凭证的真实性和合法性进行审核,只能起到促进核算规范化的作用,对科研经费的使用范围和使用额度是否符合预算则起不到监督管理作用。
(二)科研经费管理中存在的问题
1.高校管理部门对科研经费的管理力度较弱
大部分的高校在科研经费的管理上实行“课题组负责制”,科研经费到校后,学校科技部门扣除管理费,大部分的科研经费归课题组支配,学校的财务部门只履行财务核销手续。有些高校的科技部门虽然在科研经费的使用上有一些规章制度,履行一部分监督管理的职责,但因为由课题组到院系再到学校科技部门的层层审批等繁冗的签字手续削弱了经费真正的管理部门对科研经费的管理力度,从而使得科研经费的管理流于形式。
2.财务管理部门制定的科研经费的管理制度不完善
由于高校科研经费来自国家财政拨款的途径不同,种类繁多,如“863”、“973”、国家各类基金等,从而也造成了高校资金的多层次、多元化。面对各种来源不同的科研经费,管理办法也应不尽相同,但大部分的高校在财务管理上都缺乏精细化的管理办法,而是以“一刀切”的形式对不同来源的科研经费进行“统一”管理。加上大部分财务人员不了解科研业务,对国内外的各种科研经费管理办法不熟悉,因此在科研业务报销过程中将支出费用列入的科目与各种科研经费管理办法中要求列入的科目区别对待,这样在科研项目验收审计时就很难评价此科研经费的支出是否是按照预算支出的。
3.科研经费管理的监督机制不完善
近几年,高等院校科研经费指标大幅提高,高校普遍存在科研经费管理监督检查制度不健全的现象,还没有建立在经费监管下的科研项目绩效考评指标体系,缺少对科研经费结题审计和效益分析,从而也造成了科研项目技术水平和经费开支的综合评价体系缺失。
二、加强科研经费管理的对策
根据国家教财[2005]11号文《关于加强高校科研经费管理的若干意见》,高校承担的科研项目应纳入学校统一管理,实行“课题组长负责制”、对科研经费实行全面预算管理、全过程控制权成本核算制度,使项目管理和预算管理相结合,高校相关的管理部门应与时俱进,努力探索和制定出一套适应高校发展的经费管理办法,确保高校科研工作健康持续发展。
(一)加强科研经费的预算管理
1.科学编制经费预算
要提高预算编制人员的素质,科学的编制预算。首先参照以往同类科研项目的经费水平,认真测算完成项目计划所需的资源配置,遵循量入为出的原则进行支出预算的编制。在编制支出预算时要充分考虑好项目研究过程可能发生的各种费用,如设备费、材料费、加工费、人员费、差旅费等列支科目。然后根据科研项目的来源编制来源预算,即根据不同的经费管理办法把支出预算各项归类,如“863”、“973”、基金等来源的名称为设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际交流合作费、出版/文献/信息传播费/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、管理费等项目。总装、国防等来源的项目经费科目分为设计费、专用费、材料费、外协费、燃料动力费、固定资产费、工资及劳务费、差旅费、会议费、事务费、专家咨询费、管理费等支出项目。这样编制出来的预算既能真实反映项目所需的经费额度,又能保证在经费支出时有据可循。
2.严格执行科研预算
预算一经确定、批复,在执行过程中,应严格按照要求执行,原则上不允许随意调整,但如果由于科研项目在进行过程中主观条件和客观条件发生了变化,则必须在保证预算的科学性、严肃性与可操作性的前提下对预算进行调整,调整预算同制定预算一样要有严格的审批制度。
科研人员应在充分了解科研项目和科研预算的同时进行经费的支出。在执行预算的过程中要适当地进行职责分离,要有支出记录,并定期进行预算反馈,对照预算总结预算执行过程中有无偏差。出现偏差要及时调帐以保证预算执行时的准确性。
(二)加强高校职能部门对科研经费的管理
1.加强科技部门对科研经费的管理
大多数高校的科技处在科研立项申报的过程中都起到了非常重要的协助作用,而科技处也应该是对科研经费管理制度和各个科研项目的经费预算都非常了解的一个监管部门,因此在科研经费支出时高校的科技部门应该起到第一层的审核作用,真正起到对科研经费的支出进行监督、管理、审核、把关的作用。在科技部门进行监管的过程中应该废除层层领导签字等繁冗的审批手续,因为这样的审批签字手续非但不能起到监管作用,还削弱了真正监管部门的作用;不但使监管审批手续流于形式,而且成为了各监管部门免责的手段。只有把监管权下放到某个或某几个责权部门,才能使学校的职能部门起到真正的监督管理作用。
2.加强财务部门对科研经费支出的管理
作为对科研经费管理的最后一层管理屏障,高校的财务会计人员不应该是“万金油”。针对科研经费的管理应该设有专门的财务人员,这些财务人员在精通会计业务的同时更应该对各种不同来源的科研经费管理办法和各个科研经费的预算有所了解,在履行财务报销手续时,不只审核票据本身的合法性,还应该对不符合预算的支出有一定鉴别能力。
3.加强科研基层单位的自身管理
科研的基层单位应该是对科研项目和科研预算最为了解的部门,因此为保证科研项目的顺利进行和科研预算的执行,各科研单位应设有专门的项目管理人员,这些人员不仅要对科研项目的各种文档、资料、购销合同进行管理,而且要对科研经费进行全面的统筹管理,跟踪科研进度,根据科研进度随时调整经费支出进度,为科研的顺利进行、科研经费的科学支出保驾护航。该项目管理人员应深入了解各个来源的科研经费管理办法,全面掌握科研预算的实质,及时了解科研进度和经费预算的到位情况、执行情况和调整情况;应对学校的科研管理制度和财务管理制度有一定的认识,在学校监督管理部门对某个项目经费的某个支出提出异议时,应在遵循科研经费管理办法和学校规章制度的同时,最大限度地为科研目标的顺利完成进行沟通、协调工作。
综上所述,在科研经费的使用与管理过程中,高校应加强科研基层单位、校科技部门和财务部门的紧密协作。科研的基层单位首先要充分发挥自己在科研经费使用中的主体作用,对科研经费进行合理预算,正确使用;校科技部门要发挥在科研管理上的协助和管理作用,对科研经费的预算进行把关,对科研经费的使用进行监督管理,对违反预算的行为要及时纠正;财务部门作为对经费支出的最后一道屏障,在审核经费实际支出与预算支出是否吻合的同时,根据不同来源的经费管理办法准确设置财务科目,为整个项目在最后结题审计铺平道路。
三、结语
高校中科研经费的管理是否科学、是否规范,科研经费的使用是否合理、是否高效,直接影响着科研质量和科研水平,影响着高校科研事业的发展,只有随着科研事业发展的脚步,提出新的管理思路,不断加强和完善科研经费的管理,高校才能保证科研事业得以健康、顺利发展。
参考文献:
[1]闫国瑛等.高校科研单位科研经费的预算管理[J].青海大学学报,2009,(8).
[2]李萍等.完善高校科研经费管理的对策研究.财会通讯,2007.
[3]傅裕贵,伍新铃,伍莺莺.我国科技经费管理政策全解读与执行情况解析.科技进步与对策,2006,(6):13-16.
[4]科技部,财政部,国家计委,国家经贸委.关于国家科研计划实施课题制管理的规定[Z].2001-12-20.
关键词:科研课题项目经费管理
高校是我国开展科学研究的一支重要力量。科研经费收入是指高校通过承接政府基础研究或应用研究项目取得的纵向科研收入和为企业、事业单位服务取得的横向科研经费的收入。近年来,随着高等教育事业的蓬勃发展,高校承担的科研项目和筹措的科研经费均呈现出大幅增长趋势,科研经费已成为高校重要的资金来源之一。科研经费收入占学校总经费收入比重的高低,也是学校综合实力的反映。
1科研经费管理的现状
在科研经费的管理和使用过程中,绝大部分高校能根据财政部、教育部等部委的要求,加强管理,合理使用,保证了科研项目的顺利实施。但从近几年审计、检查的结果看,也有部分高校对科研经费管理重视不够,管理制度不完善,管理制度执行不严格,致使学校在科研经费管理方面出现了一些问题,影响了正常的科研工作。当前高校科研经费管理主要存在以下几方面问题:
1.1科研经费支出不规范。
高校科研经费普遍没有进行预算管理,不同渠道来得经费主要是设项目号,在代管科目使用,报销内容不明确,票据种类繁多,与科研活动无关的内容很多,但真正属科研项目使用的不多,如日用品、招待费、礼品等等居多,从事科研使用的房费、水电费、固定资产使用费、科研人员工资等支出不计入科研成本,而是在教育事业费中列支。
1.2现有管理办法对科研经费支出的不合理限制
由于国家现有管理办法对科研经费的一些正常支出存在限制,使得本来合理的支出内容在现阶段无法据实列支,导致申报科研经费预算时该包含的内容不能列入,支出预算无法准确制定。如科研项目立项审批部门认为,高校从事科研人员的工资来源于国家给高校的财政拨款,不应计入科研项目成本。可实际情况是国家并没有单独给高校核拨科研人员经费,而是依据高校在校生人数和综合定额标准核拨经费,这样核拨的经费数额仅支付教学人员的工资及学校的水电暖等运行维持经费都不足,根本没有能力支付科研人员的工资。。
1.3资产管理不善
购置的固定资产不入账,有的固定资产即使入账了,却公私不分。还有的科研负责人片面地认为科研经费购置的物品不是学校资产而是个人用品,与学校没有关系。高校对科研成果形成的专利技术、非专利技术、版权、软件等自创的无形资产尚未建立有效的管理制度,科研管理部门只对部分专利进行记载,没有对全部的无形资产进行管理,学校没有将科研成果、专利技术等无形资产入账管理,其价值的确认没有规范处理,形成浪费和流失。
1.4无形资产管理管理意识淡薄
高校财务对无形资产基本没有账务处理,而由校科研部门掌握资料,主要有专利权、著作权和非专利技术等无形资产,这是一笔可观的财富。目前有些高校对这部分的资产管理重视程度不够,管理比较弱化,自我保护的宣传力度不够,造成无形资产在不知不觉中流失,给学校带来的是经济损失。
1.5成本效益意识淡薄,没有实行全成本核算
科研经费核算主要体现在科研课题的经费核算,科研人员从选题、定题、研究直到课题结束,大多数高校没有进行项目的成本核算,无人考虑科研成本的高低。科研人员成本效益意识淡漠,造成科研成果转化为生产力的高成本,丧失了市场竞争力。科研成本核算仅仅是科研课题发生的直接费用,其间接费用和期间费用,如从事科研所用的房费、水费、电费、固定资产使用费、科研人员的工资、奖金等几乎没有在各课题中分摊。各科研课题的间接费用和期间费用只好从高校的事业经费中支出,从而造成各高校每年的事业经费全部花光或略有超支,而科研经费总有结存。这样,科研课题的研究成本并没有得到真实的反映,并在某种意义上造成了国有资产流失。
2加强科研经费管理的措施
科研经费是高校开展科研工作的重要物质基础。如何科学地管理科研经费,提高科研经费的使用效益,成为高等学校科研管理工作的重中之重。针对当前高校在科研经费管理方面存在的问题,为进一步加强高校科研经费管理,明确经济责任,提高项目管理水平和资金使用效益,确保科研工作健康发展,根据《教育部、财政部关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》教财[2005]11号文件和发改委、科技部、科学院、教育部、基金委以及一些相关部委,上级部门对高校科研拨款除给学校相关部门下发文件等,根据上述文件和有关精神,我认为应采取以下措施加强高校科研经费管理工作:
2.1加强科研经费购置的固定资产管理
高校取得的各类科研经费,不论其资金来源是横向渠道还是纵向渠道,均是学校收入,必须全额纳入学校综合预算编制中,由学校财务部门统一管理、集中核算、课题编号、专款专用。除项目管理办法或项目合同另有规定外,凡使用科研经费购置的固定资产,均属于学校的国有资产,必须纳入学校资产统一管理。因此,学校资产部门应有权调配仪器设备,在学校财力有限的情况下,避免重复购置,妥善安排实验时间,提高仪器设备使用率,达到资源共享,既满足科研需要又能满足教学需求。科研人员在进行科研过程中,在原有设备基础上,自行试制成新的设备或购买零配件完全自制设备,对这种自制设备要及时请专家评估,促使设备保值增值。从事科研使用的房费、水电费等支出应计入科研成本,而不应该在教育事业费中列支。
2.2加强科研项目结余经费管理。
结题不结账是高校科研项目结余经费管理中存在的主要问题之一。针对此问题我认为:高校应根据自身的实际情况,结合国家有关财务规章和财政部结余资金管理的有关规定,先制定出校内科研经费结账管理办法,明确课题结账的时间和结余经费的用途。科研项目结束或通过验收后,学校科研管理部门应及时通知财务部门已结题课题的相关信息。原则上,项目负责人应在结题六个月内根据学校制定的科研经费结账管理办法办理项目经费的财务决算工作。对无正当理由逾期不办理结账手续的科研项目,学校有权按照校内科研经费管理办法进行处置。科研项目结余经费,不得留归项目组成员所有、长期挂账,严禁用于发放奖金和福利性支出。
2.3规范固定资产和无形资产管理
除科研项目管理办法或项目合同中另有规定外,凡是运用科研经费购置的固定资产,与学校用其他经费购置的固定资产一样均属于学校的国有资产,必须纳入学校资产统一管理。高校还应加强对科研成果等无形资产的管理和保护工作,除项目管理办法或项目合同另有规定外,科研成果推广应用、转化转让应由学校按照《中华人民共和国促进成果转化法》和《高等学校知识产权保护管理规定》等相关法规执行。未经学校允许,泄露学校的技术秘密或者擅自转让、变相转让科技成果的,应依法承担相关法律责任。同时在科技成果转化成收入后,从中给予科研人员一定奖励,以此激发他们的创新热情和潜力,更好地为高校服务。
结论
综上所述,为解决高校科研经费核算中存在的问题,政府有关部门必须尽快建立高校科研经费全成本核算制度,明确采用作业成本法计量科研项目成本,完善科研经费管理办法;同时,各高校要建立健全科研经费管理责任制,根据国家的管理办法,结合学校实际,完善学校科研经费管理办法,这样,才可能达到提高科研经费使用效益、提高科技贡献率的目的.
参考文献
[1]教育部和财政部《关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》教财[2005]
[2]邓敏韩玉启“基于课题制对高等学校科研经费全成本核算的问题研究”
【关键词】 高校科研经费 财务内控 对策建议
随着国家科教兴国战略方针的逐步实施,高校承担的科研项目数量和经费总量逐年增长,科研经费已成为高校资金来源的一项重要内容,与此同时,对高校科研经费管理水平的要求也越来越高,高校财务部门对科研经费如何进行内控管理成为高校经济管理工作中关注的焦点。
一、高校科研经费财务内控管理的意义
内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。科研经费内部控制是高校财务管理的形式,它融入了高校财务管理的全过程。
2012年11月29日,为了进一步提高行政事业单位内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设,财政部印发了《关于〈行政事业单位内部控制规范(试行)〉的通知》(以下简称“《规范》”)(财会〔2012〕21号)。《规范》根据行政事业单位的工作范围、工作性质和任务特点,建立起了一整套行政事业单位财务管理内部控制系统,从组织和制度上对行政事业单位的财务实行内部控制,内控对象集中在预算控制、收支业务控制、政府采购控制、资产控制、建设项目控制、合同控制等控制活动上,同时注重运用风险评估,注重对内控的评价与监督,以保证内控的有效运行。可见行政事业单位内部控制建设是财务管理的重要内容。
建立健全科研经费财务内部控制是高校贯彻执行国家法律法规、《规范》及各类科研经费管理办法,保护国有资产的安全、完整,防止科技舞弊行为发生的重要基础,也是强化高校内部管理,确保科研目标有效实现的重要措施。依据《规范》,建立并严格执行财务内部控制制度,对于有效防范风险,保证会计工作和科研经济管理工作规范、有序运行,提高会计信息质量有着重要的作用和积极意义。
二、高校科研经费财务内控管理存在的问题
从近年来科研项目结题财务验收及科研经费专项审计的情况来看,高校科研经费管理和使用过程中存在着诸多问题,尽管产生的原因颇多,但归根结底在于内控关键点的失控,缺少监督体系,内控管理存在缺陷。当前高校科研经费财务内控管理存在的问题主要表现在以下几个方面。
1、财务内控制度不完善
一是高校科研经费管理制度僵化和滞后,尚未形成系统的体系,导致科研经费监督不完善。二是对科研经费的开支缺乏有效的管理,内控制度执行不力,内控目标不明确,科研经费报销“虚报虚列”比比皆是。三是内控手段简单,信息沟通不畅,效益低下。
2、预算缺乏科学、合理性
一是科研活动本身是一项探索创新性的工作且周期长,存在很多不确定性因素,很难将科研活动中的各种开支预算得十分准确。二是科研项目负责人仅是某一科技领域的专家,缺乏相关科研项目资助经费管理办法和必要的财务常识,由此导致科研预算的编制不够科学、合理。
3、科研项目成本核算不规范
一直以来,高校科研经费的成本核算管理意识薄弱,对科研项目的成本要素不能可靠计量,合理分配,成本核算采用简单的按比例提取“管理费”的办法,管理费实行总额控制,比例从1%到8%超额累退,实际允许提取的管理费仅占经费总额的3.8%,远低于实际发生的间接费用(主要包括承担课题任务的单位为课题研究提供的现有仪器设备及房屋,水、电、气、暖消耗,有关管理费用的补助支出,以及绩效支出等),大部分间接费用只能由高校补贴,这在很大程度上加重了高校的财政负担。
4、支出随意性大
专款专用、节俭高效应该是科研经费使用所遵循的基本原则,而实际操作中却不同程度地存在着对科研经费的错用和滥用,以及用于与科研无关的非科研支出的违纪违规现象。
5、内部审计的缺失
高校虽设置了内部审计机构,但未能充分发挥其在高校财务内部控制中的监督与信息反馈作用,有的甚至形同虚设。高校科研经费财务管理处于监督机制严重缺失的高风险状态。
6、缺乏内部控制评价标准
大部分高校尚未建立科研经费绩效考核制度,缺少科研经费预算执行效果的评价指标、标准或评价指标过分推崇量化,科研经费评价制度缺少公正合理的程序,降低了科研经费的使用效果。
三、完善高校科研经费财务内控管理的对策
如何做好高校科研经费财务内控管理,需要考虑科研业务流程与财务流程的衔接、内部控制的节点、授权、不相容业务的监督等,强化财务内部控制的关键是在有效性和严密性之间找到一个平衡点。在此基础上,高校科研经费财务管理的指导思想应为:保证预算、费用统筹、统一规范、分类管理;具体路径是:建立健全制度,强化预算,规范支出并推动全成本核算;同时,加大监督约束与绩效考核,以实现科研经费有效价值的最大化。
1、健全制度――财务内控规范
财政部、教育部、科技部等有关部委对各类纵向科研项目经费制定了具体的管理办法,但这些办法是全国统一的,没有考虑到高校的具体情况,各经费管理的开支范围、开支标准以及结余规定是不同的,同时,国家对横向科研经费至今没有制定具体的、专门的管理办法。高校科研经费管理的一个难点就是在现有制度下进行“适度”的财务管理。此外,在建立高校科研经费财务管理制度时,还须注重考虑所建立制度的“可操作性”。在制度体系上要明确以下内容:一是结合高校自身特点,完善组织结构,明确决策层、执行层、监督层的职责权限。二是对各类经费按其来源性质进行分类管理。三是明确科研经费预算编制管理与审核流程,由此明确经批准的经费预算书在经费使用、支出管理、财务决算等方面的依据作用。四是明确重要支出的审查审批机制,并落实经费支出审核以批复的经费预算书及项目合同为第一依据,以专项经费管理办法所规定的开支范围、开支标准作为第二依据,国家财经法规为核算的第三依据,禁止无明细的无序报销。五是依照专项经费管理办法的规定进行成本计列,充分发挥成本核算管理手段,保证高校摊销资源消耗等公共费用的权益。六是健全和完善财务决算报表编制的依据、责任和审签机制,明确结题结算流程。七是贯彻国有资产管理规定,完善资产申报、审查审批备案机制和科技成果管理。
2、强化预算――财务内控核心
预算控制是财务内部控制的核心环节。从预算的审核、执行到控制,无论哪一步骤都必须严格管理。一是预算是刚性的,一经批准如同制度,不得随意变更,因此要从思想上牢固树立预算意识。二是财务部门在执行科研经费预算时可以成立专门的科研管理岗位,会同课题组对科研项目从立项审核到结项验收进行系统管理,对科研过程进行全程跟踪。三是科研经费预算环节的控制应包括四个方面:根据任务编制预算、细化预算;预算方案应经高校科技、财务部门审核,主管科技的副校长审批,重大科研项目交学校预算管理委员会(或学术委员会等类似机构)进行审批,审批后上报项目主管部门,审批时应对科研经费支出的合理性和可行性进行充分论证;预算编制与预算审批应职责分离;经批复的预算书将作为核算科研经费的重要依据。四是采用专用的科研经费管理软件将会计科目与科研经费预算科目进行绑定,实现科研支出的规范化控制。同时,借助会计核算软件及财务管理信息系统,实时反映科研经费各项预算的收支结余情况,指引项目负责人合理支出经费,最终实现将科研经费的结果控制转变为对其财务管理的过程控制。
3、推动全成本核算――财务内控革新焦点
全成本核算的基本原理为:首先将资源项目(成本费用)按资源动因分摊到作业中心(科研活动等),然后将作业中心归集的成本费用按照作业动因分摊到成本对象(科研项目)。资源项目(成本费用)归集的最终目标是成本项目(科研项目)。全成本核算将高校对科研项目在人力、资源、硬件等方面的投入,以价值的形式体现在科研项目的成本中,科学地丰富了科研项目成本的涵义,有利于实施科研项目动态的成本控制,能为高校管理者在宏观上的学校发展规划和科研活动规划提供依据。
2013年12月出台的《高校会计制度》(财会〔2013〕30号)建立了适应科研间接成本补偿机制的会计核算体系,强化了经费使用的全过程监管。此次基于科研间接成本补偿机制的会计核算改革是高校科研经费管理改革的重要内容,具有长远意义。
为了与高校科研间接成本补偿机制改革相匹配,会计核算改革需进一步推进。一是以高校科研间接成本核算为基础,以修正的权责发生制为核算依据,确定相对科学的间接成本补偿比例。二是应加强预算管理和会计核算工作,采取合理的三级分配方式,匹配科研经费三级管理责任主体的责权利关系,统筹安排教学和科研资源,达到教学与科研相长,实现高效配置高校科研资源。三是考虑运用作业成本法,按照作业动因对间接费用进行科学的分配,确立相对合理的间接成本补偿比例。四是全成本核算应贯穿成本的事前控制、过程控制与事后控制全过程,构筑高效的成本管理机制。
4、规范开支――财务内控工作基础
一是依据《会计基础工作规范化》要求,强化财务不相容职务的分离,落实财务岗位责任制,加强财务人员的轮岗制度,梳理各岗位设置的合理性,提高财务系统运作的效率。二是在日常账务处理中,不断完善会计科目,实现会计业务核算和科研经费指标的一一对应控制。三是严格执行科研经费报销程序,加强科研经费的支出审批管理,经费经办、审批和记录职责分离。对科研经费中每项经济业务发生取得的资料凭证进行核对,保证账账、账证、账实相符,避免差错和舞弊的发生,保证会计信息的真实性、可靠性。四是加强财务人员业务培训、提高业务素质,促使财务人员在精通会计业务的同时亦对各种不同来源的科研经费管理办法和经费预算有所了解,在履行财务报销手续时,不只审核票据本身的真实性、合法性,还须对不符合预算的支出有一定的鉴别力。
5、加大内审约束――财务内控效能保障
加大内部审计约束力、发挥内审职能是规范高校科研经费的使用,防范经济风险,提高经费使用效益的需要。高校审计部门应当以经费预算、到账、使用和结算为主线,跟踪项目申报、立项、研究、结题的全过程。一是主动深入科研和财务管理部门了解科研经费管理使用的基本情况,督促其制定合理完善的制度法规。二是经费审计不应该是一次性的,而应贯穿整个项目实施全过程,针对每个环节实施审计,以核查经费开支不合理、管理不规范为审计重点,做好科研经费的抽检、审计工作,对于数额巨大的科研项目进行专项审计,发现违规现象及时纠正,对于违规行为进行严肃处罚,增强经费管理的约束力。三是利用先进的互联网信息技术手段来健全自身的监督审计机制。完善科技、财务管理信息化系统建设,实现科技项目、经费收支和资产管理一体化管理,解决对科研经费管理监督环节中各相关部门之间的衔接不畅、信息不通、监督失控等问题,确保科研资金安全、合理使用。四是从经济性、效率性和效益性的角度对科研经费的使用提出建设性的意见或建议,促进规范使用与管理科研经费,从而提高科研经费财务管理水平。
6、绩效考核――财务内控长效机制与最终目标
教育部、财政部联合《关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》要求:“各高校要逐步建立科研经费使用的绩效考核制度,完善科研项目的绩效考评机制,对科研项目所取得的社会效益与经济效益进行考核和评价,提高项目管理水平和资金使用效益。”科研项目财务绩效评价是高校财务管理精细化内容之一,建立科学、合理的财务绩效评价体系包括指标体系、评级原则与标准、评价方法与手段等,通过经费计划、经费供应、支出管理、经费结算、财经秩序和经费成果六大指标,对科研项目取得的经济效益(包括财务效率、财务效益及效果)与社会效益进行考核与评价,提高高校财务管理水平和科研经费的使用效益。一是将评价结果作为改进科研经费预算管理和以后项目申报评审的依据。二是针对科研项目结题不结账的行为制定校内科研经费结账管理办法,明确结账时间和结余经费的用途,从管理过程上减少科研经费的损耗,杜绝科研资产的流失。三是需考虑科研经费管理的长效机制,建立科研基金,为科研成果的转化提供资金支持。四是从间接成本补偿中提取绩效支出,激励科研及相关人员的积极性,深化高校人事分配制度改革,防止违反财经纪律等行为发生。
四、结语
高校科研经费财务内部控制建设是一项系统工程,不仅是财务工作者不容忽视的责任,还需要各方面的共同努力,协调配合。同时,科研经费财务内部控制又是一个动态的管理过程,需要不断地完善与改进。随着时代的不断变化,高校财务管理应立足于高校科研事业的发展变化,及时完善内部控制建设,更好地实现内部控制目标。
(注:本论文为2013年广东海洋大学反腐倡廉建设理论和实践研究专项课题的阶段性成果(项目号:GDOUJW201303);课题组成员:温晓云、陈成、郑永祥、李文春、陈清毫。)
【参考文献】
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[3] 财政部:高等学校会计制度[Z].财会〔2013〕30号.
[4] 周燕、翟亚军、郑晓齐:我国高校科研经费管理的对策研究[J].北京科技大学学报(社会科学版),2010(1).
(一)项目预算项目预算一般由项目(课题)负责人与单位财务人员共同编制,预算应根据单位的现有基础设施条件、资源的配置以及课题研究的需要,坚持目标相关性、政策相符性和经济合理性原则,按照经费支出科目,在科学的预测、估算基础上编制。实际执行中存在一些难题,其主要原因:
一是科研工作的不确定性强,难以象工程和产品一样比较准确地预测其进度、制定预算;二是国家财政在核拨的科研单位基本支出预算中没有核定足够的人员经费,留有较大的缺口;三是国家核拨的人员经费预算没有体现出不同学科、不同单位、不同地区等之间的差别,也很难准确量化其差别,并判断这个差额的合理性;四是现行的工资制度及标准严重脱离人才市场行情,难以调动科研人员科技创新的积极性;五是科研单位的管理费核算的内容多,不确定因素大,很难准确控制;六是各单位具体情况不一样,管理水平和能力也存在差异,加上不确定突发事情等都会增加管理费用支出。
(二)成本核算成本核算单位的选择,调整的是科研活动的组织单位及科研人员的经济分配关系,对科研活动的开展具有很大影响。探索适合科研单位需要的合适的成本核算单位,是建立研究机构成本核算模式的首要任务。以中科院所属的半导体所、空间中心、计算机所、理论物理所等不同类型研究单位成本核算单位需求情况看,不同类型的单位在成本核算对象的资金、人员规模上存在较明显的差异。
根据《科学事业单位财务制度》规定,实行内部成本费用管理办法的科学事业单位的成本费用开支分为三个部分:直接费用,间接费用,期间费用。直接成本与间接成本、费用构成了科学事业单位的科研项目的研究成本,而期间费用,不再参与成本计算,直接转入当期结余。实际执行中存在一些具体问题,即使是直接成本,如原材料的领用,有的就难以在不同科研项目之间划分,直接工资一个看似十分简单的问题在实际操作中就难以确定。
(三)项目经费这一难题突出表现在以下三个方面:
一是科研项目经费管理规定政出多门,没有统一规定。我国科研项目经费由多个部门安排,各部门分别对自己安排的科研项目制定相应的经费管理办法;即使同一部门也会因科研项目的类型不同,制定出不同的经费管理办法。经费来源渠道多元,核算要求不一,相互之间调账,人为选择制度就难以避免。
二是部分科研项目经费管理规定内容不完善。如设备购置费,虽然各项规定均明确允许列支设备费,但是科研设备价值高、使用周期长,设备购置费应如何在不同项目中分摊等现行制度中没有明确。中科院某研究所有一个1400万元科研项目,经费预算中仪器设备费预算100万元,该课题尚未完成,设备购置支出已达752.30万元。再比如招待费、礼品费等能否在课题经费中列支?比例多大?有些法规虽然对支出做出了规定,但规定之间不一致,容易引起混乱。
三是一些科研项目经费管理规定脱离实际。如人员支出方面,一般制度规定只能列支5%~10%,最高的也只有15%,而中科院各单位基本事业费严重不足,控制人员经费支出比例的规定形同虚设。中科院某研究所2006年底在职人员273人,离退休人员280人,近3年财政安排的基本事业费分别只相当于当年离退休费用和基本人员支出的53.46%、51.26%、61.05%,在优先保证离退休人员经费支出的情况下,科研人员70%的工资和部分津补贴只能由课题组承担。据对2006年50个课题的支出情况统计,人员支出占项目支出比例普遍大大超过规定的5%~15%的比例,其中10个课题超过50%,最高的达到88.16%。
二、科研项目成本管理与核算完善对策
(一)编制和执行科研项目预算第一,在继续按照现行方式及标准核定项目预算的前提下,允许科研单位在人员经费和管理费方面根据实际情况执行,如实核算项目收支;第二,在控制科研单位人员费用总额的前提下,明确在科研项目成本项目中分摊的人员经费和管理费必须是扣除基本支出预算后的余额;第三,预算项目管理和合同制管理并行并逐步向合同制管理转变。依法签订合同,项目立项单位按预算标准项目预算,按合同拨付预算资金,科研单位和科研人员按照合同完成科研任务,立项单位的检查控制以是否达到科研目标和关键指标检查为主,项目经费由预算单位按照基本会计制度和财务规定安排使用,改变目前过分强调收支检查、忽视科研目标完成情况的状况。提高预算编制水平,规范预算编制行为;第四,科学、合理的编制预算是成本核算的前提。科研项目申请论证前,财务人员应协助课题负责人,根据课题研究的技术路线或思路,及完成课题费用支出科目,编制科学、合理的课题预算。
(二)探索科研项目成本核算的具体实施办法一是建立更加科学合理的成本核算制度,需要明确划分必须由基本事业费开支,不得分摊进入成本项目的成本费用范围界限。二是按照相关性原则合理分摊间接费用。间接费用的分摊一般按照相关性原则,首先确定间接费用的受益单位,再根据受益科研项目的经费收入、直接支出、房屋
面积等进行分摊。例如中科院半导体研究所的间接费用具体分摊方法有三种类型:
一种类型是为全所服务的间接费用,按照科研收入分摊法和二次分摊法进行分摊。如集成技术中心为全所科研提供测试、加工服务的大型科研平台,由于集成技术中心需要在超净环境下运行,其运行费用较高,每年在350万元以上。对中心的费用独立核算,并按照科研经费的收入分摊集成技术中心的费用。除了收入分摊法外,还有二次分摊法。如管理费用采用先按课题经费收入或支出的比例进行一次分摊,对超过计提标准的管理费进行第二次补贴,即将分摊的管理费用超出国家专项经费管理办法的部分,使用研究所事业经费进行补贴的做法。第二类是只有部分项目受益的费用按照受益对象核算。如水分析、环保处理费用等服务的对象是研究所的一部分课题,而不是全部课题,按照“谁受益谁分摊”的原则,对这部分间接费用进行管理与核算。第三类是既有整体受益也有部分项目受益的费用分摊。如房屋维修费用,采取两种核算方法,一种方法是研究所计提了房屋修购基金的,由修购基金支付,不再进行分摊。另一种方法,为简化核算程序,对费用按照预计的工作量进行划分,对属于房屋设施的维修费用并入房屋维修费用统一核算;对科研条件保障的维修保养费用并入空调运行按照超净用房的面积确定分摊的比例统一核算。
(三)建立与固定资产耗费相适应的折旧制度在固定资产标准方面,可采用一般设备500元,专用设备800元现行标准,或直接采用企业固定资产2000元/台件的标准;在折旧方法上,可采用直线法、年数总和法、工作量法、双倍余额递减法等方法计提折旧;在折旧年限方面,可按统一规定的企业折旧年限执行,或根据科研单位使用特点掌握的仪器设备使用寿命计提折旧。此外,对已经提足折旧仍继续使用的固定资产,可以比照单独估价作为固定资产入账的土地一样不计提折旧。折旧费用应谁使用谁负担的原则计人有关项目成本,无人使用的,由资产部门及时处置变现。固定资产处置损失由原使用人和项目承担。超级秘书网
[关键词] 高校;科研经费;信息化建设
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 23. 013
[中图分类号] F232;G475 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2013)23- 0023- 03
随着国力的提升和科教兴国战略的推进,近年来中国研究经费持续以20%的比例增长。在高校,落后的科研经费管理体制与科研经费收入快速增长之间的矛盾更加突出,成为提高科研经费使用效益的制约因素。而高校科研经费管理是科研管理的核心内容之一,做好科研经费管理工作是科研工作正常进行并取得预期效果的有力保障。
1 高校科研经费现状及存在的主要问题
1.1 科研经费现状
国家财政不断加大对高校科技活动的投入力度,高校科研经费逐年增长。据统计,2012年教育部直属院校中,16所大学的师均科研经费在10万元以上,33所大学的师均科研经费在6万元以上。当前科研人员往往是一个人同时承担着几个项目。
1.2 科研经费管理中存在的问题
高校科研经费管理是项目管理的关键,但目前在科研经费管理过程中存在一些不容忽视的问题,比如某些教师在科研项目建设过程中,重项目开发,轻财务规划。日常经费支出中,经费使用比较随意,导致科研经费滥用、乱用情况严重。支出与预算发生偏离的原因分主观故意和客观因素两方面。主观方面,主要是部分科研人员法律意识淡薄,把申请到的科研经费视为自己的私人财产,不按预算列支,有的甚至编造虚假事务套取科研经费,在社会上造成恶劣影响。如某审计报告披露:山东省自然科学基金安排的一个项目,到审计时开支的经费中,实验材料仅占5.6%,而招待费、管理费、劳务费、办公用品费、电话费等开支竟占到94.4%。客观方面,目前部分高校的科研经费管理系统信息化建设不够完善,经费支出统计等还停留在半手工状态,再加上学校经费持续增加而财务人员编制不增,科研人员往往不能及时得到需要的经费信息,科研经费在使用过程中缺乏正确的信息指导,在科学研究领域是专家的老师碰到财务方面问题时往往比较茫然。
2 加强科研经费管理的必要性
随着高校科研实力的不断加强,如何对高校科研经费进行科学有效的管理,确保科研经费安全、合理、高效使用,已经成为高校面临的一个亟待解决的课题。教育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见指出:高校科研项目管理涉及校内多部门,学校要严格科研项目经费管理,提供项目全过程指导服务,要统筹安排,提高科研项目管理信息化水平。教育部把2013年确定为“教育经费管理年”,就是要和各地一起,进一步优化支出结构、加强经费监管,全面提升经费管理水平,提高经费使用效益,从而促进高等教育事业科学发展。
3 科研经费管理的难点
目前,全国各级各类的科研管理办法很多,如纵向科研课题,几乎都有各自专属的管理办法,如《国家科技支撑计划专项经费管理办法》、《国家自然科学基金财务管理办法》、《广东省自然科学基金管理办法》等,与之相对应的则有不同的财务分析报表,而高校科研经费管理人员有限,精力也有限,面对日益增加的经费来源及其对应的管理办法,财务人员面临的压力日益增大,为解决这个矛盾,最根本的办法就是以信息技术提升服务与管理水平,创建科研信息系统管理平台,让项目负责人足不出户就能查到相关课题执行进度情况,把财务管理人员从繁琐重复的数据统计工作中解放出来,使财务管理人员的工作重心转移到财务分析上,为项目负责人提供更多的政策性指导,进一步提高科研管理水平。
4 加强信息化建设提升科研经费管理的水平
建立科研经费管理信息网络平台,运用现代科学技术,搭建一个连接科技部门、财务部门、资产部门、审计部门、项目负责人及学院等部门的信息化平台。
4.1 纵向管理方面
每个项目从立项到结题验收结束,信息共享,系统实行全过程跟踪管理。也就是说,从科技部门立项起,每个经费项目的信息库开始建立,诸如项目编号、名称、项目负责人、经费来源、项目性质、研究期限、经费收入、预算分类等录入系统;财务部门根据科技部门传递的信息对每个项目单独立项,专款专用,每一笔经费收支情况全部在系统里面反映,并设置专岗指导项目负责人编制经费预决算,配合相关部门的审计、专项检查等;通过授权使项目负责人随时可上网查看自己的科研经费收支结存,合理使用科研经费。通过系统,对每个项目都能做到动态管理,从预算到支出到结题环环相扣,自觉接受学校有关部门对科研经费使用情况的监督检查。
4.2 横向管理方向
一个项目从申报到完成,需要多个部门配合完成,例如项目负责人要购置达到招标额度的设备,这时涉及的部门至少包括财务部门、招投标中心、资产部门。通过系统控制,从招标竞价开始到报增设备固定资产,首先,查询项目余额,确定是否有经费保证,然后才进入招投标环节管理环节,最后购入固定资产报增资产,各部门相互协调、相互渗透,共同完成项目的专项建设。
5 信息化建设框架及作用
本文提出建立科研经费管理系统,其结构如图1所示。
5.1 系统管理员:拥有系统维护的最高权限
第一,从人员设置方面,设置项目负责人、相关部门领导及具体科研管理人员等的相关数据查询和录入等权限;第二,科研经费数据的初始化及日常维护管理;第三,功能模块的拓展升级管理等。
5.2 科研管理部门
(1)科研立项。科研经费到账后,科研管理部门对每个项目分类别按一定的设置标准单独编号立项,保证专款专用。立项的同时相对应录入相关的预算,为项目的合理支出提供依据,同时录入项目时间进度安排等信息。
(2)常规性检查通知。科研经费从立项到结题,各拨款部门为了加强对经费的管理,一般都会有年度检查、中期检查、结题审计这些要求,科研工作人员一般会把主要精力放在科学研究方面,对财务方面的工作关注得比较少,而项目经费审计一般都有时间紧、任务重的特点,项目负责人经常会因为准备材料而弄得手忙脚乱。鉴于此,我们可借助科研管理系统这个平台给老师提供帮助,结合立项时录入的项目进度安排时间,项目负责人可以自定义预置每个项目的常规性检查的时间,并添加提醒功能,这样方便项目负责人提前做好规划工作。
(3)已结题项目库。科研项目结题不结账的问题是全国高校的普遍问题,由于高校对科研项目结题后的管理工作重视程度不够,存在科研项目完成后,财务账上还保留有余额,导致结余资金得不到充分利用,也给科研经费的有效管理带来难度。解决的方法是使科研系统和财务系统有效对接,资源共享,系统添加自动提示功能,科研系统里已经结题的项目自动筛选到财务系统并做结题标识。
5.3 招投标中心
对需要走招投标程序的项目,招投标中心可以随时查询项目余额,也可以通过共享系统通知财务部门冻结已签订合同的应付款项,这样就可以避免货到而经费不够支付的被动局面,降低了违约风险。
5.4 资产部门
使用科研经费购置的科研设备等资产均属国有资产,应纳入学校的统一管理,同时固定资产检查也是审计关注点之一。所以,在资产部门管理模块具有查询清单功能,方便项目负责人的查询管理。
5.5 项目负责人
科研经费管理是一项政策性、科学性、时效性很强的工作,要管理好科研经费,光靠科研人员本人力量是很难的。隔行如隔山,我们很难要求科研人员精通财务管理,但经费管理是科研项目审计的重要部分,所以解决的办法就是信息化建设,通过项目查询系统管理平台,项目负责人可以随时了解自己项目收支余等情况。
(1)项目到款立项情况。项目负责人登录经费到账查询系统,认领属于自己的科研经费,然后到科研、财务部门办理立项进账手续。
(2)项目查询模块。通过该模块,项目负责人可以查询自己所有项目的收入、预算、支出、借款、余额等信息,还可以自定义查询条件,自动生成各类型的明细账及财务决算报表等。
(3)其他。查询项目进度安排表及相关审计、结题时间及事项,提前做好相关准备工作。
5.6 审计部门
近年来,科研经费滥用情况比较严重,为保证科研经费合法合理使用,在科研经费管理平台中,必须有审计部门这个模块,审计部门可以查询任何项目,也可以重点进行抽查,在日常中加强对经费使用的监督,强化管理,把事后监督变成事前和事中监督,从而保证科研经费的合法使用。
5.7 财务部门
(1)立项。通过信息平台,在科技部门立项的信息可以提取到财务系统,在避免重复劳动的同时也提高了准确率。
(2)额度设置。对应科研部门立项时输入的预算设置额度。可以按不同的项目要求自定义多方式设置, 包括定额设置和按一定的比例浮动设置等,从而避免项目负责人超预算使用经费。
(3)经费管理。学校财务管理部门,运用现代科学技术,设置专人专岗,利用经费管理信息平台及时快速获取准确、完整的信息,使科研经费管理更加科学化、透明化和高效化。
5.8 单位领导
单位是承担项目经费使用和管理责任的主体,在单位领导这个模块,有查询和分析等功能。单位领导可以查询该单位的经费情况,也可以按管理的需要,自定义查询分析条件,从而生成所需的分析报表,为经费管理监督提供依据。
6 结束语
随着信息技术的发展及高校管理需求的提升,管理信息化必然会取代传统的管理办法。高校可以根据自身特点选用或研发信息化系统软件,运用现代先进网络技术,建立综合信息网络平台,形成快速有效的信息反馈网络。当然,再先进的软件也离不开人员的管理。在促进信息化管理过程中,要加强相关管理人员的技术和业务培训,提高其对信息化认识的程度,增强综合素质,从而充分发挥信息化建设在高校科研经费管理中的作用。
主要参考文献
[1]黄秀娥. 高校科研经费管理存在的问题与对策[J]. 会计之友:下旬刊, 2009(6).
国家拨给企业的科研经费,属于政府补助,按照新的《企业会计准则第16号——政府补助》中规定的会计处理方法进行核算。政府补助有两种会计处理方法:收益法与资本法。收益法是将政府补助计入当期收益或递延收益;资本法是将政府补助计入所有者权益。
企业取得的、用于购建或以其他方式形成长期资产的政府补助属于与资产相关的政府补助,应当确认为递延收益,并在相关资产使用寿命内平均分配,计入当期损益。但是,按照名义金额计量的政府补助,直接计入当期损益。国家拨的除与资产相关的政府补助之外的政府补助,属于与收益相关的政府补助,其相关规定如下:
(一)用于补偿企业以后期间的相关费用或损失的,确认为递延收益,并在确认相关费用的期间,计入当期损益。
(二)用于补偿企业已发生的相关费用或损失的,直接计入当期损益。
二、企业研发经费归集与核算
企业研发经费主要是指项目在研究与开发过程中所发生的所有直接费用和间接费用。一般包括:人员费、设备费、能源材料费、试验外协费、技术引进费、差旅费、会议费、知识产权保护费、管理费和其他相关费用。
实际中,企业研发经费在归集与核算上存在一定的困难及问题,根据具体情况及经验,对科研经费核算及管理提出方法及建议进行探讨。
(一)研发经费归集与核算存在的问题
对于科技型企业,既从事生产经营活动,又从事科研活动,在费用划分上会存在一定的困难,主要有如下问题:
1.研发经费的范围难以界定
由于缺少一定的沟通,企业科技研发部门的人员与财务人员对研发经费范围的认识未能统一,财务人员对经费开支范围的认识会有一定限度,未能按照研项目预算书中研发经费的明细进行明细科目的设置;此外,企业科研经费缺乏规范统一的管理,科技研发部门与财务部门勾通脱节,都会影响研发经费的范围的划分。
2.生产成本与科研成本难以划分
对于企业的一些部门既从事研发活动,又进行产品的中试制生产活动,这就为企业的生产成本与科研成本的划分带来了一定的困难。
根据国家及各省市的项目经费管理办法,企业承担的大量科研课题,需要配比一定的自筹经费,特别是如果承担的是国家产业化项目或重大支撑项目,国家下拨的科研经费数额较大,而自筹经费的比例也较大,为满足课题审查的要求,科研成本会挤占生产成本,造成生产成本与科研成本划分不实,或带来高额利润及较高的所得税收,且企业也会有人为调整利润之嫌。
3.承担多个科研课题费用难以划分
根据国家科研项目经费管理的相关规定,国家拨入的科研经费应专款专用,科研项目应单独建账,各项目的科研经费及研发支出单独核算。企业的一个研发部门或一个研发人员如同时承担多个科研课题,发生的人员费、设备费、能源材料费用在各课题之间难以划分。(二)企业项目经费核算及财务管理的探讨
对于既从事生产经营活动,又从事科研活动的科技型企业,在项目经费核算及财务管理中的一些建议及方法。
1.制定企业自身的规范统一的科研经费管理办法
参照国家及省有关的科研经费管理办法,结合企业自身的实际情况,制定规范统一的科研经费管理办法,以制度对承担项目的部门和进行经费核算的财务部门及相关人员加以规范和约束。在管理办法中不仅可以界定经费的范围,还可对经费的预、决算、使用等进行相关规定。
2.不断完善科研经费核算的财务体系
进一步完善科研项目预算、决算的财务核算体系,财务部进行科研经费核算,应按项目预算书中科研经费的预算明细进行研发支出科目及明细科目设置,运用金蝶或用友等财务软件的项目辅助核算功能,对企业承担的各项目进行单独核算;也可通过账表建立项目的辅助明细账,对各科研项目单独核算。科研成本项目结题后,进行项目经费决算。在项目执行期对项目经费应进行审查监督,加强经费开支的监督与经费成本的控制。
3.加强财务部与科技部间的勾通与协作
企业的财务部与科技部应分工协作,相互配合,科技部对企业研发部门承担的各个科研项目进行管理,财务部对国家拨款及企业的研发经费进行核算;由于科技部专业技术性强,应及时提供财务部项目的相关信息,如项目的类别、性质、项目执行期、项目的承担人及项目预算书中经费开支明细等,还对各个项目的经费开支是否合理进行监督和审批;财务部可依据科技部提供的相关信息,按项目建立各明细辅助账进行经费核算,对研发部门报销的原始单据进行财务方面地审核、记账。
4.企业项目经费核算的一些方法
企业研发经费包括直接费用和间接费用,应按照科研经费范围进行归集核算,具体方法如下:
(1)按照受益对象进行分配
企业按“谁受益谁分摊”的原则,对成本费用按受益对象进行分配,如耗用原材料,根据领料单上领用的部门,生产部门领用的记人“生产成本”,研发部门领用的记人“科研成本”,同时科研领用已进项抵扣原材料应作进项税额转出。企业承担的科研项目单独建账核算,财务应按受益对象将费用归集到各研发部门承担的各个科研项目的明细科目中。
(2)按一定合理比例进行分配
企业的一些生产及研发费用在实际中难以划分的,可按一定合理比例进行分配,如企业生产部门与研发部门以及研发部门承担的各项目共同耗用水电费,难以划分,可按一定合理比例进行分摊,但分摊方法一经确定不得随意变更。
企业的一个研发部门或一个研发人员如同时承担多个科研课题,设备使用费,可按一定合理比例进行分摊;承担多个课题人员费可按工时即人员从事科研活动的时间来进行分摊。
(3)间接费用可按相关性原则进行分摊
企业科研活动发生的间接费用,如管理费、房屋占用费等,可按经费收入或研发支出的一定比例进行分摊。
参考文献:
【关键词】 高校; 科研经费; 多级管理; 模式
国家科研投入的大幅度增长,加大了高校科研经费管理工作的难度。规模庞大的科研经费在管理与使用过程中出现了一些问题,造成经费支出结构不合理,使用效益不高等现象。长期以来存在的一系列不规范的问题,也随着科研经费的快速增多而日益突出。积极探索新的科研管理模式,更好地为高校科学研究服务,是对高校科研经费管理工作提出的新挑战。
一、高校科研经费管理存在的难题
(一)各类科研经费管理办法要求不统一
高校科研经费来源层次多、涉及领域广,不同类型的项目管理办法所允许开支的范围也不尽相同。如国家自然科学基金管理办法中项目经费允许使用的范围为:科研业务费、实验材料费、仪器设备费、实验室改装费、协作费等5项;国家社科基金管理办法中项目经费允许使用的范围为:资料费、数据采集费、差旅费、会议费、国际合作交流费、设备费、专家咨询费、劳务费、印刷费、管理费、其他支出等11项;教育部人文社科项目管理办法中项目经费允许使用的范围为:图书资料费、数据采集费、调研差旅费、设备购置和使用费、会议费、咨询费、劳务费、专家咨询费、出版费、管理费、其他费用等11项;三类管理办法中费用的明细科目各不相同,又各自要求独立核算。管理制度不完善、口径不统一,致使在实际执行过程中操作性并不强。如此多的管理办法给高校科研、财务管理工作带来诸多不便,科研管理人员与财务人员在具体工作的执行中常常会感到困惑。
(二)科研经费预算编制不科学,过程监控不严格
高校科研经费管理遇到的主要难题表现为,科研经费预算编制随意、可操作性差。项目负责人在申报项目时,主要精力用在提高项目质量上,以确保获得批准。而编制经费预算只是申报材料中的一个附带内容,并未给予足够的重视。认为预算的编制仅仅是争取项目经费的需要,致使科研经费预算并没有发挥其真正作用。
项目获得批准后高校财务部门只是收到经费,没有科研经费预算的备案也无法掌握科研项目的开展进度。项目负责人对经费的使用具有绝对的支配权,从而削弱了财务管理的约束力。在科研经费的实际支出过程中,财务人员不了解项目预算的具体内容,对于科研经费支出的合理性、真实性难以界定,无法作出准确的判断,科研人员套取资金的现象时有发生,以致在项目结项审计时总有专家对科研经费的预算及支出提出质疑。
(三)科研经费项目管理与业务管理、财务管理相脱节
高校现行的科研经费管理体制是科研管理部门负责项目的申报、立项、结项、合同管理;财务部门负责科研经费的会计核算、监督;项目负责人负责项目经费的预算和决算,并按规定使用经费。科研管理部门则重于科研项目的项目数和成果数,一般不掌握项目经费的使用情况和项目的业务状况。财务部门则重于经费的会计核算,一般不了解项目的预算明细及进展程度。高校管理部门间时常只从部门角度出发开展科研管理工作,而项目的业务质量及状况在管理上处于无部门监管的真空状态。
高校科研经费管理中出现的所有这些难题,往往在项目完成验收时,特别是在审计的过程中才会集中体现出来。尤其是没有按规定程序报批预算的调整以及科研经费的实际支出与申报预算不符等。使结项工作不能顺利进行,严重影响了学校声誉和科研管理工作的开展。
二、高校科研经费多级管理模式的基本思路
(一)建立以院系为主,管理部门为辅的科研经费审批制度
高校应根据国家有关规定,结合学校的实际情况和自身特点,制订一套操作性强的科研经费支出与审批办法,明确规定科研经费使用范围和开支标准,进一步规范科研经费管理,提高科研经费使用的有效性和合理性。安阳师范学校(以下简称“学院”)实行“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制,并建立以院系为主,管理部门为辅的科研经费审批制度。审批制度要求下放审批权至院系负责人和项目负责人,并且规定科研项目的业务管理归属院系。由院系来管理科研业务,可以促进院系教学和科研人员的项目申报积极性。以往所有的科研报销签批手续,都必须通过科研管理部门,这种“高度集中”的管理方式未免过于滞后,如果科研管理部门在经费管理上采取一放到底的作法又过于粗放。科研经费审批办法中明确规定,科研经费实行项目负责人负责、所在院系领导审批的审签程序,其中科研经费重大金额支出和出国(境)须经科研管理部门和分管校领导审批。科研经费审批制度的重大改变,简化了财务审签程序,只要在科研经费预算范围内的支出,只须项目负责人和院系领导签批就能到财务部门报销。新的科研经费审批办法解决了科研项目业务管理的部门监控问题,同时也大大缓解了科研人员找领导审批,科研经费签批程序多、报账难的问题。
(二)建立科研经费多级管理财务核算体系
高校科研管理工作中长期以来存在的一系列不规范的问题,随着科研经费的快速增多而日益突出,传统的财务管理模式已不能适应发展的需要。为满足科研管理的需求,应采取多级管理的财务核算体系来创新科研管理模式。建立科研经费多级管理财务核算体系,既可以改变当前管理模式中财务人员报销无依据、研人员支出随意、支出结构不合理的现状,又有利于加强财务预算的约束力,严格控制科研经费的开支范围、标准,解决了高校科研经费预算执行不力的难题。
高校财务部门应结合国家相关制度规定,从学校管理的实际需求出发,利用财务核算软件设置科研经费多级管理模式的账套来进行分级管理。科研经费多级管理财务核算体系采取纵向经费执行预算控制,横向经费执行比例控制的办法。具体的建账程序:在财务核算系统中,对每一项科研项目经费设置项目明细代码。一级代码为科研项目的属性代码,即纵向经费或横向经费;二级代码为部门代码,即每个项目的业务管理学院;三级代码为项目代码,即项目的具体名称;四级代码为预算分级代码或比例控制代码,即项目预算中的支出明细科目或横向经费中需要比例控制的明细科目。
以学院纵向经费项目为例:学院取得一项国家社科基金项目,名称是《元代文学格局与走向研究》,资助总额15万元。财务部门根据收到的经费和科研管理部门的通知,以及国家社科基金委批复的项目预算,在财务核算系统中为这个项目建立经费使用代码。一级代码:纵向经费;二级代码:文学院;三级代码:元代文学格局与走向研究;四级代码就要依据预算中的支出明细科目设置8个不同的代码:资料费5万元、差旅费1万元、会议费1万元、设备费1万元、专家咨询费1.2万元、劳务费0.8万元、印刷费0.5万元、版面费等其他支出4.5万元。对项目经费的金额控制设置在第四级代码中,当科研人员办理报销业务时,财务核算人员只需对票据的支出方向进行核对。票据核实无误财务核算人员录入会计凭证,当该项目所报销的资料费总额超过5万元时,财务核算系统会提示费用已超支,不予通过并自动停止经费使用;如费用未超支系统会自动记账完成报销手续,项目经费的明细结余或超支一目了然。
如果是横向经费,财务核算系统中的第四级代码也可以是有控制比例的明细科目。如学院科研经费支出与审批办法中规定,劳务费不得超过总经费的10%,燃油费、过路过桥费不得超过总经费的10%,以及业务接待费不得超过总经费的5%。财务部门只需要控制这三项内容,其他经费只要在总经费指标内就可以支出。
这种多级管理模式代码的设置,使每一个项目从立项到结项在财务核算系统内都有一个完整的、独立的核算流程。当项目完成结项时,按照真实的财务数据编制科研项目决算报表,其数据与项目申报预算口径一致,可以直接作为科研项目审计数据使用。
这样可以保证科研经费按申报预算使用,实现了事前控制;科研经费在财务核算系统中根据实际情况的变化,通过批准微调个别明细科目的支出指标,实现事中控制;在项目完成后通过财务核算系统及时准确做出决算报表,为科研经费结项审计提供真实的财务信息,并为科研管理决策提供了可靠的数据依据,这就实现了事后控制。
科研经费多级管理的财务核算体系既实现了部门之间的“齐抓共管”,又使“预算管理”和“过程管理”变成现实。首先,它符合科研经费管理科学化和精细化的要求。其次,财务核算系统中的科研经费多级管理模式为财务部门与科研人员之间搭建起实时沟通的桥梁,经费执行情况又可以通过校园网平台上的财务信息管理系统及时反馈给科研人员。最后,财务人员借助财务核算系统极大地简化了会计核算手续,最大限度地为科研人员提供服务。
(三)加强队伍建设,配备专职科研财务人员
在科研经费管理新的形势下,要求财务工作人员除了具备娴熟的财务专业知识外,还要熟悉各类科研经费管理办法中关于经费的使用要求,以及科研项目预算编制、项目结项程序等。新的复合型财务人员应运而生,那就是专职科研财务人员。科研财务人员对科研经费的管理和使用进行全过程跟入和监控,指导科研人员科学合理地编制预算,以保证预算从编制到执行、再到调整的规范性;引导科研人员合法、合规的使用经费,从源头上防止违法、违纪问题的发生,充分发挥财务工作对科研工作的强有力支持。
(四)制定配套的科研结余经费管理办法
国科发财字【2005】462号文明确规定“严禁课题结项后不及时进行财务结算,长期挂账报销费用。”高校财务部门作为科研经费的资金管理部门应与科研管理部门合作,当科研项目完成并通过验收后,科研管理部门及时给财务部门发出相关信息。财务部门在财务核算软件中加入项目结项结经费的限制时间,分情况办理结项经费的相关手续。如果是国家有相关规定的项目,科研结余经费按原经费来源渠道退回,对其他科研结余经费应转入学校的科研发展基金,用于弥补学校自主课题的科研支出或申报科研课题的前期研究支出,以此提高科研经费的使用效益。
发展是高校科研永恒的主题。高校科研管理不要把目光仅仅放在管理部门,而是全方位、多视角地看待高校的科研管理工作。认真分析当前科研经费管理工作中出现的问题,找出产生的原因和寻求解决的办法,对科研经费进行科学有效的管理,以确保科研经费合理、科学、高效的使用,以此提升高校的综合实力和核心竞争力。
【参考文献】
[1] 韩卓飞.高校科研经费管理浅探[J].财会通讯,2011(32).
[2] 兰莹.加强高校科研经费管理的探讨[J].会计之友,2012(2).
一、目前我国财务部门在管理科研经费时所存在的问题
(一)没有建立健全科研经费管理体系,以及项目经费管理办法过多过滥
中央部委和地方政府都有自己的项目库,都有自己的科技立项标准及管理办法,他们之间信息互不交换,导致同一个项目在既在部委立项又在地方政府立项,极大的浪费了有限的资源,此外有些科研项目尚存在着立项的次数频繁,下达的资金的方式较多,编制预算的标准不一,以及管理力度薄弱等问题,最后在科研项目预算申报,中期检查及结题审计时,不同的项目有不同的管理办法,相关项目负责人不熟悉具体的规定,在使用项目经费时有较大的随意性,但最后都得按照预算进行交账,导致预算和决算很容易脱节。
(二)在对科研经费的管理过程当中存在漏洞
不少项目承担单位和个人获得项目研究经费后,为了提高项目执行进度,以交通费、办公费、材料费、测试化验加工费等形式增加研究项目的开支,报销虚假的开支等形式,来实现将研究课题经费进行非法转移的目的,而部分有关科技主管部门表面上将科技专项资金转移到其他相关科研院所等机构,但是实际上自己仍对该项资金有一定的支配控制权。
对科研项目的预算没有严格控制,导致超预算开支以及截留等不良现象频出,随意挪用科研经费项目的现象普遍存在,这对科研项目的进展产生严重影响;此外,在进行预算编制时,部分科研部门和单位为了获得更多的经费支持,将与申请项目相关性不大的开支,如考察,访问等列入预算,在项目资金到位后改变资金的使用方式和用途。
二、对国外先进管理经验的借鉴
(一)完善对科研项目经费的管理,补其漏洞
每一个科研项目在进行研究的过程中,都会有阶段性性的审核,实际上是指为项目提供资金支持的结构都会对其进行阶段性检验,对其在阶段内所获取的成果进行评估,以此为根据对项目的进度有所掌握,并能对下阶段的预算支出有个大致的把握以及能及时发现研究项目过程中所存在的问题,在美国,这样的阶段性检验一般是一个季度或者一年一次。
(二)完善对科研项目经费监督管理机制
许多的发达国家都已经建立健全对科研项目经费的监督管理机制,其中主要包括对项目进度的监督,项目阶段成果的监督评价等制度,比如韩国政府就是明确了在进行对科研项目研究的一系列规则和应当走的程序,其中含有关于对研究项目初期,中期以及后期的各个时期的研究经费的管理等。
三、提出对财务部门有效管理科研项目经费的方案
(一)建立健全对科研经费的监督管理制度
在进行对科研项目经费的管理中主要是以监督政策出台,监督制度的完善,建立相关的监督反馈机制等为核心部分,在对科研项目经费的各个使用环节都进行严格的监督和管理, 并将这种监督机制逐渐变得常态化,规范化以及制度化,具体可指:对监督机构进行加强,使之具备完整结构体系,多样化功能等;要正确区分监督机构人员编制和职能,使之分清楚二者之间的关系;定期将所使用的科研项目经费进行公开,使之变得透明化;对于不同的项目经费的管理方法不同,而且都具备一定自主性,但是对其的经费预算调整必须有审批手续。
(二)需要严格加强对科研项目经费使用过程的管理
单位的财务管理中应当包含对科研项目经费的使用,在加强对财经制度的层面来讲,就需要对科研项目研究的初期,中期,后期等几个时期所使用的经费进行严密监督管理,项目初期研究之时,就先要对预算总额,申报经费预算书的内容加强监督,审批等,中期,便可以借助一些会计机构等对中期的项目经费账目进行查验,对一些擅自挪用经费的人严格处分,情节严重的就必须要移交司法机关。后期,便是对取得的成果进行评估和审计,在评估的过程中及时发现所存在的问题,并进行解决,此外,在针对项目经费剩余的情况,以对其项目的评价信用度为主要依据,并以此划分标准,符合标准的便可以对项目剩余经费继续使用到下一个项目,达不到规定的标准,则对项目剩余经费予以收回,因此在进行对整个科研经费的管理的过程中,就必须将每一个环节控制好。
(三)坚决查处那些非法乱纪的现象
在对科研项目经费使用情况进行审计过程中,发现不少的人存在挪用经费,将经费转移到自己账户以及利用已有科研成果进行造假的情况时有发生,甚至有的人已经跃过了法律的红线,所以在对科研项目进行检查时,就必须仔细对项目经费的开支渠道,经费预算等方面进行重点核查,只有解决了这种问题,才能更好的提高项目经费的使用效率。