城建档案数字化管理精选(九篇)

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第1篇：城建档案数字化管理范文

【摘要】城市化进程的显著加快似乎与近年来不断增长的社会经济有着密不可分的关系。数字化、信息化技术的广泛应用为城建档案的数字化管理提供了可能，也为逐步完善的城建档案数字化管理目标模式的构建提供了极大便利。

关键词 城建档案；数字化；管理

一、城建档案管理数字化的作用

城建档案中记录着一切与城市设施建设、格局规划、绿地兴建等方面相关的活动，是城市发展史的客观记录者，需要被完整妥善、长期地保存下来。城建档案的管理工作一直为相关部门所重视，由于档案数量众多、种类繁杂，所以档案的管理工作会给相关工作人员带来很大的劳动负担。电子文件档案保存作为纸质档案的辅助记录工具，开始出现在各级档案管理办公室当中。与纸质档案并存的电子档案在很大程度上克服了纸质品不易保存、查询困难的问题，通过将数据、文字、图像等资料上传至互联网，建立相关信息的记录网页来实现资料的长期保存与快捷查询。

数字化管理作为一种新型的档案管理方式，实现了传统纸质档案与电子档案的合二为一，它在节约人力资源的同时也实现了财力、物力方面的节约，降低了城建档案管理所需的成本，进而推动档案管理的快捷化与智能化，使城建过程中发生的每件事都能被完整长期地记录下来，并给今后开展的相关建设工作提供了充足的信息资源。数字化技术的应用是信息技术水平发展的侧面证明，从某种程度来说，数字化管理方式促使管理技术提高并取代高强度的人力操作，进而让声音、影像、图片、文字等城建资料得以以数字化形式保存下来。通过掌握相关技术的人才完成资源的收集、整理和排列，使相关内容的管理更具条理性和规律性，能使城建档案真正发挥出其应有的价值。在对城市建设进行具体规划时，数字化档案能使其发展方向和建设方法更加清晰直观，帮助抉择者完成整体的规划，避免出现建设方向上的失误。

二、城建档案数字化管理目标模式

第2篇：城建档案数字化管理范文

关键词：城建档案；管理；数字化

中图分类号：G275文献标识码： A

引言

随着科学技术的发展，数字化信息技术极大地影响、促进了档案管理工作，但从另一方面来说，档案管理的数字化建设也为信息技术的发展提出新的要求和改革方向。为了更好地实现信息管理和服务功能，必须加快档案管理的数字化建设，从而满足城建的需要。

一、城建档案管理数字化建设的意义

传统的城建档案主要是利用人工进行管理和检索的纸质档案，存储时占据很大的面积，而且大多数的城建档案信息只建立了档案的分类目录和全宗目录，调阅时必须依靠人工查找，致使调阅的速度较慢，效率也不高。另外，由于档案存放的分散性，使得信息资源只能借助人工进行查找和整合; 并且传统的纸质档案很容易在掉调阅时损坏，特别是年代较久的档案被损坏的可能性更大; 一旦有火灾或者水灾发生，这些档案就会受到灭顶之灾; 城建档案信息缺乏一定的系统性和完整性，在深度、广度上也存在着局限性; 城建档案信息是在各个馆室内完成调阅以及保管，无法进行远程调阅，因此不能实现资源共享，无法达到信息的交换。由于以上问题的存在，使得城建档案的应用有了很大障碍，而且一些资源需要重复保存，这样就会浪费很多存储空间。而数字化档案信息有效的避免了这些问题，它是在数字技术的基础上，根据计算机网络及存储技术，能够实现资源共享，使档案信息能够充分的发挥其查询和使用的功能。

二、城建档案数字化建设的步骤

1、建立城建档案数据库。第一步，将文件级目录输入。在建立数据库的时候，可边输入边打印，一方面将卷内文件目录补齐，另一方面对输入的正确性进行检验，以保证城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

2、加强电子文件的收集与积累。电子文件有电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案的主要来源。为保证所形成的电子文件不会丢失，确保电子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要对所形成的电子文件及时收集积累。电子文件的收集积累，不但能确保电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，并且也防止了信息内容的载体在个人手中丢失、损坏的现象，很好地保护了电子文件的安全，为电子文件的归档奠定基础。

电子文件的收集积累范围，应按国家有关规定严格执行。用载体传递的电子文件，要按规定登记、签署，需要更改的，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，以防有差错。

3、城建档案数字化与上网利用同步。城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。

数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。

三、城建档案管理数字化建设中存在的问题

对于城建档案来说，最重要的问题就是长期存取。随着我国科学、技术的不断进步，计算机的软件、硬件技术不断的更新，直接影响城建档案信息的长期存取。数字城建档案信息的需要在物质载体上进行记录，物质载体的性能越好，存储的时间越长，反之，物质载体的性能越差，存储的时间越短。所以档案信息存储物质载体能够直接决定数字信息的存取期限，在进行存储载体的选择时要注意载体的稳定性和使用寿命。

基于城建档案的特殊性质，使得城建档案信息具有一定的法律价值。在传统的非信息化的档案，即纸质档案中，档案信息存储的载体是纸张，不容易被改变，所以能够保证信息的完好，其在法律上小的效力也很强。但是在电子档案中，一些档案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始档案信息，其法律价值也需要一定的时间才能得到认可。

数字档案需要进行资源共享，信息资源共享的前提就是数字档案应具有一个统一标准，标准的格式和规范，以实现各档案馆的档案信息共享。但是当前，档案馆中对于数字档案的相关规范和建设缺乏统一，一定程度上影响日后的资源共享，更不能实现信息资源的交换。

传统的纸质档案的存储稳定性和保存的时间期限都比较好，所以、传统的纸质档案具有一定的可靠性。而信息数字化的档案的存储载体主要靠技术设备，又比较高的环境条件限制，缺乏稳定性，如果技术设备或者存储载体出现问题，数字档案就无法使用。

四、城建档案管理数字化建设的策略

（一）大力推进数字城建档案馆建设

大力推进数字城建档案馆建设是城建档案管理数字化建设的重要环节。城建档案馆是集中管理城建档案的地方，应加大对数字城建档案馆的建设力度，大力推进数字城建档案馆建设。在城建档案管理中，通过数字化建设，可以实现信息服务模式由被动“转化”为“主动”。数字城建档案馆建设应以城建档案信息资源利用为目的，实现档案信息资源共享的数字信息系统。在大力推进数字化城建档案馆建设中，城建档案部门是社会资源消费的一个系统，数字化城建档案管理系统建设，将实施数字化档案馆建设列为重点内容，应以面向馆外的“统一门户”和面向馆内的“管理统一平台”为核心，以城建档案信息资源利用为目的，加快数字城建档案馆建设。

（二）加大硬件投入，扩大软件推广

目前数字化档案管理工作存在硬件建设低下、软件重复开发的问题。具体体现在大部分单位的还停留在低水平的建设上，机房、网络设备和安全设施存在诸多问题，档案网络建设滞后；许多单位为了率先实现数字化管理，纷纷与软件开发公司定制档案管理系统，导致档案管理系统质量参差不齐，数据类型不一致，数据库之间不能转换，信息共享受限，浪费资源。因此，必须有计划有步骤地进行微机硬件配置、网络设备更新和安全设施添置，尽可能取得财政支持，营造最大限度的档案硬件环境；随着信息时代的到来，档案管理数字化已成为时展的必然趋势，因此软件选择是档案管理数字化中尤为重要的一点。好的档案管理软件，不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。因此在软件开发方面，建议尽快建立一套档案数字化管理方面的软件设计方案，迫使粗制滥造、不符合实际的软件退出市场，并将优质的、符合现实需求的软件推广出去，建设一个相对统一的软件环境。

（三）规范数字化建设，制定统一标准

档案工作的标准化、规范化是实现数字化的必要前提和基础，但目前我国电子档案的标准化、规范化程度却不高。首先，没有形成统一的硬件环境，具体体现在计算机的型号各异、档次参差不齐；软件方面，其开发也缺乏整体规划性，严重降低软件使用的广泛性和实用性。其次，档案信息本身也没有形成一个完善、统一的分类编码，降低了信息的规范性。最后，在技术方面，仍然没有形成一个完整的集网络技术和系统管理为一体的技术支持系统，进而导致业务性、管理性和技术性标准不统一。这些标准的不统一在不同程度和范围内影响着信息交流的质量，阻碍着档案管理数字化建设的步伐。因此，必须规范数字化建设，制定统一标准。具体做法是档案管理部门必须遵循标准化原则，严格按照统一的标准，规范收集、编目及检索等基础性工作。此外，国家还要加强立法工作，出台系列相关标准，为档案管理数字化的标准化提供法律依据。

（四）提高人员素质，增强业务水平

提高人员素质，增强业务水平要从两个方面努力。一方面是加强组织领导。具体措施是成立以主要领导为核心的工作领导小组，增强决策落实力度；明确分工，落实任务和责任；锐意进取，不断开拓，凝聚各部门合力，从而提高科学决策、处理问题的能力，从而确保任务完成。另一个方面是加强人才队伍建设。人才队伍的建设分两个方面，一是给组织内具有扎实专业知识功底和发展潜力的人才提供施展才华的舞台，并对已经确定的重点培养人才加强培训，促进其业务素质的提高；其二是根据档案管理数字化的需要，组织还要积极引进具有技术专长并熟悉档案管理的工作人才，为办公室的档案管理输入“新鲜血液”。

结束语

城建档案作为城市规划、建设管理的信息资源，其重要性正日益凸显出来，因此我们必须首先从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中，力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，从而为建立一套完备的数字化城建档案管理系统奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]郭荣花. 浅析档案管理数字化建设的意义[J]. 科教文汇(下旬刊),2009,01:216+225.

第3篇：城建档案数字化管理范文

关键词：数字化城市管理档案; 管理; 以人为本; 数字化档案建设

Abstract: digital urban management files inheritance city is a carrier of human civilization, is the whole process of construction projects original, truly record, completes the digital urban management files management work is key, and give full play to the potential of the people, so that it can better for the digital city archives management service. 

Keywords: digital urban management files; Management; People-oriented; Digital archive building 



中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

一、数字化城市管理档案管理的意义

数字化城市管理档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力，在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。 1.1数字化城市管理档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面：一是建筑物实体，一是数字化城市管理档案。数字化城市管理档案真实地记录了建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市、一个地区来说，如果它拥有质量较高、数量较多的数字化城市管理档案资料，就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之，它的城市建设就会遇到很多困难。

1.2数字化城市管理档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中各种要素，根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。《中华人民共和国城市规划法》明确规定，城市规划的编制，应当依据国民经济和社会发展计划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾，综合布置。在城市规划中不仅形成了大量的数字化城市管理档案，而且数字化城市管理档案又是城市规划的重要基础。

1.3数字化城市管理档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛、很复杂。由于经济和社会的发展，现在的小城镇，几年、十几年后将建设成为初具规划的城市，甚至成为举世瞩目的大都市。随着城市现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上空间利用率越来越高，除现有的各种管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建，单靠所谓的活档案——人的记忆是不行的。人会变化，要调动、要衰老，记忆力要衰退、要死亡，而数字化城市管理档案则是城市建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以数字化城市管理档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。

二、 如何做好数字化城市管理档案的管理

数字化城市管理档案的重要性要求我们必须做好数字化城市管理档案管理工作。做好管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，而人是管理的第一要素。

“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，做好数字化城市管理档案的管理工作。一是加强对数字化城市管理档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将数字化城市管理档案的有关信息传播出去，特别是建立网络信息共享平台——数字化城市管理档案专业网站，明确相关的法律、法规以及各自的职责，让大家都来了解它、关注它、重视它，熟悉并能很好地掌握它，并通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善数字化城市管理档案的管理工作。二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的数字化城市管理档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内，数字化城市管理档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外，定期举办数字化城市管理档案管理的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明，集中业务培训是做好数字化城市管理档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对数字化城市管理档案的管理能力，对数字化城市管理档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底，分析研究，积极探索，创出新路子。四是注重对数字化城市管理档案信息的反馈。城市建设日新月异，对数字化城市管理档案的管理也必须与城市建设相配套，要想做好这方面的衔接，就要深入工作实际，了解工程状况，及时掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新的表格资料，及时将相关的信息从基层反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对数字化城市管理档案的管理。

三、做好数字化档案建设。

档案界对电子政务建设的积极回应也已进入了项目规划阶段。列入档案事业发展“十一五”规划的三大重大项目之一的“国家数字档案建设与服务工程”建设的总体目标是：“以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系；建立适应各级党委政府电子政务建设需要的电子文件归档管理和电子档案接收管理系统。”“数字化档案信息开放利用原则”的及时提出和确立能够为档案部门融入电子政务信息建设和服务提供指导性意见。

未来利用需求的趋势分析和积极应对。 “档案工作一直把用户的需求放在第一位，但主要是到阅览室进行利用的用户。”“在线用户可能永远也不会造访档案馆”，“亲自到档案馆的用户只是用户的一种，而且在我们的用户中所占比例将越来越小。”英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向：越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户，越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。

综上所述，做好数字化城市管理档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为数字化城市管理档案事业服务。通过对数字化城市管理档案的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。

参考文献：1.赵培慎;要想有地位必须有作为[J];档案管理;1994年02期

第4篇：城建档案数字化管理范文

关键词：城建档案；数字化运用；发展趋势

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

一、城建档案数字化概念

城建档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音和录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

二、城建档案特点

（一）内容庞杂，综合性强城建档案不仅产生于某一个系统，而且涉及到许多系统的专业领域。随着城市建设的发展，新的公共市政事业的兴起，其范围也在不断扩大，城市建设内容有政治、经济、军事、文化，有物质文明建设，还有精神文明建设等，而且这些内容都是相互关联的，城市建设各方面的问题关系到各行各业，而各行各业的问题反过来又影响到城市建设的不同方面。这就决定了它具有综合性的特点。

（二）地域性，城建档案记述和反映城市规划、建设、管理工作的真实面貌和历史过程，城市地域性是有其内在的规律。城市的地域性决定了城建档案内容及作用的地域性限制。城建档案的管理也应考虑内容地域性的特点。

（三）动态性，城市建设是一个延续不断，永无终止的动态体系。城建档案应真实地反映城市的状况，因此，要求提高城建档案工作在动态变化中的应变能力，把应该接收进馆的档案，包括修改补充的重要工程档案，保质保量地归档，确保城市建设档案的真实性，满足城市建设发展的实际需要。

（四）系统性强，城建档案具有专业多，产生的领域跨行业多，单位多的特点。然而城市作为一个整体，决定了城建档案也就应是一个整体，必须将分散在各个部门和单位的城建档案，由城建档案馆实行集中统一管理，便于综合利用。

三、城建档案数字化的优点

（一）提高经济效益

过去一直使用以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

（二）提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。档案数字化管理可以提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案被篡改的行为。

四、城建档案数字化运用中需解决的问题

城建档案软件缺乏通用性，信息管理功能欠缺

在基层城建档案馆使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能共享，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，从而不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用、不能为领导提供决策所用信息，也不便于编研，这直接制约了城建档案信息化运用的进程。

城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理数字化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一的标准，这也制约了城建档案信息工作信息化的应用和推广。

（三）城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展方面考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准和有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

（四）城建档案管理人员的素质有待提高

实现城建档案数字化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多城建档案部门缺乏现代高技术人才，城建档案、信息处理复合型人才就更短缺，大部分档案人员现代技术水平极低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥其作用，就更谈不上档案数字化了。

（五）城建档案网络建设资金缺乏

数字化需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

第5篇：城建档案数字化管理范文

关键词：城建档案；信息化建设

1 对城建档案信息化建设工作的分析与研究

1．1城建档案信息化建设的现状

(1)有些城建档案管理部门或领导对城建档案信息化工作认识不足，不能与时俱进的认识信息化建设的重要性和迫切性，不能将日常工作与信息化建设有机结合。

(2)受资金的制约，硬件设备投入不足。城建档案信息化建设需要配置相应的计算机、存储、扫描仪、打印机、复印机等设备；开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等部需要大量的资金投入。

(3)城建档案信息化建设需要的管理系统软件不够完善，系统维护，特别是系统运行中的管理、完善和升级的技术能力还较缺乏。

(4)信息化建设相关技术人才缺乏。既懂城建档案业务知识又懂信息专业知识的复合型人才缺少，城建档案信息管理系统建设中，软件部分绝大多数城建档案管理部门是联合研发也说明了这一问题。

(5)建设任务量大，建设时间长。人工将馆藏的大量繁多纸质档案、音像、照片等转换成电子文件需要较长的时间。

1．2 对城建档案信息化建设现状的原因分析

随着信息化的浪潮席卷全球，也影响到我国社会的各个方面，城建档案事业也面临着这一冲击。从当前城建档案现状看，在城建档案信息化进程中总体态度是积极的，但在一定程度上存在着急于求成、对困难估计不足的倾向，其表现大体有：

(1)对档案信息化建设认识不足，片面追求数字化。对城建档案信息化建设必须有一个正确的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。

①目前城建档案信息化尚无这一指标体系、标准，城建档案部门在实施过程中应结合自己的各方面情况，经充分论证后进一步制定出具体的目标及实现目标的步骤与方法等。某些单位在目前缺乏实施细则、指标体系和基础工作准备不足的情况下出现了过热地追求城建档案工作的“信息化”。

②有些单位甚至片面地认为馆藏数字化加信息上网就是信息化，这样做即便把所有的馆藏都进行了数字化处理也很难达到信息化的目的。从实际情况看不少单位数据库建设质量不高，例如著录标引深度不规范、信息检索途径单一、信息资源分散、信息化建设各自为政等，离信息化管理的要求尚有很大距离。城建档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系，它涉及计算机硬件、网络、信息输出、获取、处理、信息安全以及微电子等多个技术问题，需要人才、资金，在运行模式上也需要探索一条符合城建档案工作实际情况的路子。

(2)不讲究城建档案信息化的投入产出。信息化的关键不仅仅在档案信息数字化上，要使档案信息能信息化地“用”与信息化地“管”，因此应十分注意投入效果。城建档案管理部门用于信息化的资金有限，若浪费实在可惜。

①从目前情况看，不少单位仓促上马，没有一个一体化的完整构想，其结果是达不到信息化要求的，有的即便眼前似乎较原先进了一大步，过不了多久就呈现出滞后现象，这些实际上就是浪费。

②城建档案数字化的数据建设中过于追求速度，注重实效不够。

(3)缺少既懂城建档案专业知识又懂信息专业的复合型人才。城建档案部门待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住。

笔者以为，在整个社会快速信息化的背景下，城建档案部门力求在信息化建设上与社会同步发展的愿望是正确的，但是目标必须准确，阶段性目标更应切合实际。同时还要注意处理好速度与效果的关系，在追求速度中要注意信息加工质量，例如数字化城建档案与电子文件的著录标引是否规范、能否满足网络条件下对信息的检索与利用、管理软件数据结构与功能结构的标准程度等。实现城建档案信息化，没有一定数字化城建档案资源是不行的，但只追求数量而没有质量也是不行的，城建档案信息化不等于城建档案数字化。

从宏观上看，还应注意到城建档案信息化建设的发展很不平衡，条件较好的地区与系统、规格较高的单位具有技术、资金、人力等优势，城建档案信息化建设搞得热火朝天，而经济相对落后的地区，既无充足的资金，又无能从事档案信息化建设的技术人才，要搞信息化建设困难重重。浏览我国的城建档案网站就能明显地感觉到这种差距的存在。

2 当前城建档案信息化建设的重点

当前城建档案信息化建设要坚持“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”的指导方针，立足现实，着眼未来，服务社会需求。以信息化提高创新能力，促进我国城建档案工作的可持续发展。重点做好以下几方面工作：

(1)把城市建设档案信息化建设纳入城市建设事业的信息化建设和电子政务建设的总格局中。实现城建档案信息化与本省、市信息化建设工作同步、协调发展。

(2)城建档案信息化是城市经济发展、科技进步和社会需求等诸多因素共同推动的结果，是一个长期的发展过程。城建档案信息化建设工作要与本省、市的经济发展相适应，因地制宜，避免不切实际地追求过高的目标。

(3)以为城市建设事业发展和人民群众提供有效的城建档案信息服务为宗旨，以数字化城建档案馆建设为方向，以城建档案网络化建设为基础，以信息资源建设为核心，以信息化人才队伍为保障。

(4)以信息网络为綦础，以数据库的建设为重点，逐步实现档案存储数字化、检索自动化、利用网络化。充分重视应用软件开发和信息技术的推广应用，推动城建档案信息化建设工作健康、持续、快速发展。

(5)将在城建档案管理部门建设数据备份基地作为安全和永久保存国家城建档案信息资源的手段，并与各地城建档案主管部门电子政务数据库管理服务中心相配套。城建档案管理部门还要组织开展城建档案异地数据备份工作。

(6)坚持发展城建档案专业特色，坚持有限目标，突出重点，有所为有所不为，重点突破和解决制约城建档案信息发展的“瓶颈”；突出专业化服务，增强创新能力和核心竞争力，综合开发城建档案专业信息资源，提高资源使用效率，实现城建档案信息资源共享。

(7)统筹规划，合理布局，分步实施。处理好信息化建设中宏观与微观、速度与效益、市场导向与政府管制、开放与安全相互促进、协调发展的关系。

(8)加快推进城建档案信息化标准与制度建设。

①建设和完善城建档案信息化标准规范体系。研究制定电子文件归档、档案信息采集和整理、档案信息安全管理、城建档案网站建设与管理、数字城建档案馆建设规范等城建档案信息化标准规范，推动城建档案信息化建设有序开展。

②研究电子文件与电子档案管理的规范。制订出台《建设电子文件与电子档案管理规范细则》和《建设档案电子文件报送接收标准》，加快建立健全电子文件与电子档案规范标准实施的机制。

③为加快城建档案信息化建设标准与制度建设，我们应注意：a．要吸收围内相关行业的成果，例如图书、情报部门与政府部门有关信息标准。b．要借用社会的技术力量。c．要研究、借用国外档案信息化的经验。从诸如城建档案工作体制、机构、法规、科学技术情况、信息化程度、利用情况等方面列出指标，进行对比，并找出差距，从而制定出城建档案工作现代化、信息化、网络化指标体系和实现档案工作现代化、信息化、网络化的时间表，以及城建档案数字化的统一技术标准，真正实现城建档案信息化。

3加快城建档案数字化进程是当前城建档案信息建设的必由之路

(1)认真贯彻落实《建设工程文件归档整理规范》GB／T50328―2001、《城市建设档案著录规范》GB/T50323―2001、《建设电子文件归档与电子档案管理规范》CJJ/T117―1007等标准规范，推广应用符合城建档案工作业务规范、要求和档案信息化建设规范标准的城建档案管理软件，为城建档案信息交换、实现城建档案信息资源共享创造条件。

(2)积极推进馆藏城建档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作。逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。

(3)积极开展建设电子文件与电子城建档案管理。按照《建设电子文件归档与电子档案管理规范》CJJ／T117―1007的要求，积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究，研究制定电子城建档案管理办法，从源头解决馆藏档案数字化。

城建档案管理部门还应对建设电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的监督和指导，保证电子档案的质量。选择有条件的城建档案管理部门和建设单位进行电子文件归档管理的试点工作，逐步实现电子档案离线移交以及网络环境下的远程接收。

(4)在城建档案特色数据库方面有所突破为更好地提供专业信息和专业化服务，构建具有专业特色的城建档案基本数据库，包括基础地理信息数据库、地下综合管线数据库、规划审批成果数据库、重要竣工项目档案数据库、城市规划方案数据库、声像资料数据库等各种专题数据库。这可以提高城建档案信息的专指性与效用度，也是提高城建档案馆生命力和竞争力的有力措施之一。

第6篇：城建档案数字化管理范文

Abstract: The rapid development of information technology and promote the use of the information industry in the national economy the most dynamic growth sectors and an important pillar industries, but also to the ever-changing information technology brings a new urban construction archives research topics - Urban construction of digital files.

Keywords: urban construction archives; digitization; construction; Information; explore

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

随着信息化水平的不断提高，如何改变传统的城建档案利用方式，把城建档案实体的信息以数字化形式通过计算机网络提供使用，成为应对信息化挑战的必然举措。由此，传统城建档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且我省一些城建档案馆已经开始对此投资建设。

城建档案是城市规划和建设管理的重要信息资源，数字化建设已经成为城建档案事业科学发展的必然趋势。近年来，我们在政府的号召和陕西省城建档案工作办公室的引领下，对数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给城建档案工作带来了极大的方便。首先，我们充分认识到城建档案数字化建设的紧迫性1、城建档案数字化，可改善城建档案管理工作。只有实现城建档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使城建档案管理部门从封闭走向开放，从城建档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现城建档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。 2、形势发展的需求 。21世纪是信息化的时代，数字城建档案馆是数字陕西的重要组成部分。所以，要建设数字城市，首先要建设数字城建档案馆。城建档案载体的更新换代迫切要求城建档案馆数字化。城建档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给城建档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是城建档案馆的数字化。

随着城市建设的飞速发展和国家住房制度改革的不断深入，城建档案数量也随之大量增加，传统的以 手工处理为主的管理方式愈来愈暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较 高、缺乏透明度等问题，已不能适应新形势的要求。目前，城建档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

二、城建档案数字化建设的内容 1、推进城建档案数字化，必须提高城建档案标准化、规范化水平 。目前，城建档案信息数字化的现状是城建档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是城建档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个城建档案信息管理。城建档案信息自动化的内涵包括城建档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是城建档案业务要规范，城建档案标准要建立健全和真正实施。城建档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进城建档案数字化建设，必须抓好城建档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。 2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平 档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。 3、有重点地抓好数据库建设 目前，我们咸阳市城建档案数字化系统从总体上看仍处于由文字处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对城建档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为城建建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各建设单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。 三、档案数字化建设的步骤 1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从2008年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2012年12月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。从实践看，城建档案数据库的建立大大提高了工作效率。利用者对我馆的数字化建设十分满意。 2、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位逐步实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交城建档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。 4、加强信息化基础设施建设。2010年11月份，我市城建档案馆通过政府招标集中采购方式，购买了长翼建设项目电子档案管理软件1套，2U高密度机架式服务器1台，IT-SCAN扫描仪1台。进一步加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设。利用计算机管理软件辅助完成各类城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库。逐步推进城建档案信息化，以电子档案接收为突破口。加强对电子档案制作、接收、保存的指导和监督，保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可读。在此基础上，加强电子档案和重要城建档案异地备份工作的研究，积极、稳妥、有序地开展异地备份工作。

5、积极整合各类资源。全省各地市城建档案主管部门将充分利用城建档案管理机构在档案信息资源、技术设备等方面的优势，依托各地市城建档案馆和建设信息中心，实行“一个机构、两块牌子”的运行模式，把城建档案信息化建设和电子政务信息建设有机结合，实现资源共享。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外，随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。 城建档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，也是21世纪城建档案发展的方向。不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考文献：

1、《中国档案管理精览》陈兆祦主编1997年版；

第7篇：城建档案数字化管理范文

转变观念

数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。

转变工作内容和工作目标

在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。

保障技术人员的需求

数字化管理需要大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发，建立培养高素质人才机制，从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段，全国城建档案馆数字化建设发展迅速，但仍是针对纸质档案的数字化处理，接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以，新管理方式将通过自动化管理手段，实现提高工作效率、简化工作程序的目的；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护。通过网络化服务，达到适应市场需求，实现资源共享的目的。

第8篇：城建档案数字化管理范文

计算机信息技术拓展了城建档案资源的开发范围。由于存贮及传递技术的限制，传统城建档案管理资源的开发对象主要是已有的图文资料和较易获得的小范围资源。采用电子信息技术后，可创建强大的城建档案信息管理系统，在时间和空间上，城建档案管理都将获得较大突破，并且城建档案的服务性和作用也能增强。

2城建档案计算机信息化建设

2.1城建档案计算机信息化设备配备。城建档案计算机信息化建设必须配备相应的设施，在整个过程中投入最多的环节就是软硬件系统，该设备是最为基础的设施，它是档案信息化建设不可缺少的基本条件，档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础是建设数字城建档案馆的有形部分。硬件系统方面需要有计算机及必要的网络设备、扫描仪、数码照相机等，才能适应了网络化和数字化城建档案管理服务的需要。在软件系统方面需要具备数据管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能，并且能够覆盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计六大环节；具有良好的实用性、通用性及可扩展性。

2.2城建档案电子信息系统建设。城建档案电子信息系统主要内容包涵：目录数据库建设工作、构建城建档案基本数据库、城建档案数字化、电子城建档案管理，结构设计要符合检索优先的原则，以DBF文件格式或通过XML及其它通用格式文档进行数据交换，并具备安全、合理、高效、灵活等特性，各种不同类型的城建档案数据，其文件格式均要尽量采用通用文件格式，如文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。

（1）城建档案电子信息目录建设。目录建设是城建档案信息系统建设的首要步骤，为的是提高城建档案资源的效率和质量。我国城建档案信息化建设规划和实施纲要中指出：要逐步实现全国城建档案馆全部馆藏档案的计算机检索，继续开展并加快城建档案目录数据库建设，重要档案、使用率高的档案实现文件级计算机检索。因此，区域城建档案电子信息系统建设时除了根据各地城建档案管理需要按建立城建档案信息目录、及时更新目录数据外，还要逐步实现城建档案信息在互联网上的查询检索。

（2）城建档案电子信息数据库建设。构件城建档案电子信息数据库的方法有很多，其中常见的有收录现有的电子城建档案、将声像档案进行数字化转换、摘录文字信息、扫描已有的城建图纸和文件等等。数据库构件过程中可应用先进的计算机新型技术，比如地理信息技术。该技术采用地理模型分析方法，实时提供多种空间和动态的地理信息，将表格数据转换为地理图形显示，真实反映城市建设信息的空间分布特征，可作为城市规划设计的重要依据，对城市可行性发展大有裨益。地理信息技术是数据库建设中可应用技术中的一种，多种计算机信息技术的联合应用使城建档案电子信息数据库具备安全、合理、高效、灵活等专业特性。为了提高城建档案电子信息系统的应用效率，管理人员可以将数据库分类管理。具体类别可为基础地理信息档案、重要竣工项目档案、城市规划方案、地下管线综合档案、规划审批成果档案、音像档案等，在数据裤建设初期就这样分类的话，能够提高档案录入的精准度，同时这样做还为以后档案查询打下坚实的基础。

（3）城建档案电子信息数字化建设。城建档案实现信息化，需要将现存纸质资料、音像资料进行数字化转换，通常采用的是人工录入或扫描录入的方式，转换后的信息计算机才能识别和处理，这是一项繁琐的工作，而且工作量会很大，需要管理部门投入较大的人力和物力。因此，城建档案电子信息数字化建设中，管理部门可根据单位的经济实力和具体需求，有选择进行档案资料的数字化转换。首先选择珍贵城建档案和高使用率的城建档案进行数字化转换，之后再城建档案电子信息系统使用中逐渐实现所有城建档案的数字化。

第9篇：城建档案数字化管理范文

1 加大数字化建设的资金投入

资金是进行数字化城建档案管理建设的基础保障，相关的管理部门应当意识到数字化、信息化档案管理对城建档案管理的重要意义，同时也是其发展的必然趋势。档案管理部门应积极争取财政部门的资金，同时对资金进行有效的利用；政府部门应正视档案管理工作，并立足于长远对城建档案管理工作进行审视，给予必要的资金及政策的支持。数字化档案管理建设过程中应当注重对政府资源的有效利用，档案管理部门可以将城建档案的纸质部分进行合理的信息整合，筛选有用的信息，使得城建档案得以不断地完善。此外，政府部门的拨款毕竟有限，档案馆为了促进自身的发展，争取寻求其他获得自己的途径，如，对于信息价值相对较高的信息可以有偿为相关部门及人员提供服务，进而获得一定的资金。

2 提升利用率

在现阶段的城建档案利用服务中，被动的提供利用服务方式仍然处于主要的服务方式，而主动的提供利用服务作为辅助。主动提供利用服务的方式，是在利用者提出相关的利用服务之前主动进行利用服务的预测，从而为城建档案寻求利用者。主动利用服务，通过城建档案管理人员进行相关的分析、概括以及总结从而主动的明确服务目标，进而满足利用者需求的过程。城建档案部门进行“讲座、举办报告会、城建控案宣传以及展览”等等都是提供主动利用方式的体现。当前城建档案提供利用方式的核心就是城建档案的编研。被动的提供利用方式是当前城建档案提供服务的主要方式，即为城建档案的利用者提供档案检索、查找进而解决问题。在对城建档案资源的建设中更好的进行计算机档案管理服务的构建，档案管理人员可以将档案信息存入云计算中，通过自身的优势实现资源共享。在实现资源共享的档案管理过程中，应根据生活中的需求以及相关利用者的需求进行恰当的调节，对部分不足资源进行恰当的补充，更好的实现资源共享，为企业提供更好的共享资源服务，同时实现服务的优化及信息利用的做大化。

3 提高服务意识

在城建档案管理中应树立管理人员的服务意识，与施工单位建立良好的互动合作关系。作为城建档案管理部门，应该转变传统的施工单位上门送城建档案的被动局面，应牢固树立服务意识，与建设、施工单位建立良好的沟通渠道，由传统的被动服务转向主动服务，由传统的指导管理向转向管理型。城建档案管理人员应深入基层，及时了解阶层的情况，掌握工程进度，深入到施工一线，了解施工单位的需求，同时及时的发现问题并及时协调解决。同时建立良好的业务指导模式，变事后服务为事前服务。做到开工前宣传、施工中监督指导，竣工后督导结合，从而保证城建档案的准确、完整以及规范化，将档案管理工作变被动为主动。更好的提升工作效率，同时也能够使施工单位更好的理解配合城建档案管理工作，在服务的过程中打造自身良好的形象，为工作顺利开展做好铺垫。

4 加强城建档案信息化建设

城建档案的管理其工作的最终目的是为了利用，为城市的发展，以及人们优质生活提供高效的信息服务，为社会发展及和谐社会的创建贡献力量。就城建档案管理来讲信息化数字化是其发展的必然趋势，数字化档案建设，一方面应加强城建档案管理数字化建设，建立规范的档案目录，从而有效的对馆藏档案进行数字化管理，从而与实现高效管理；另一当面，进行档案数字化接收，进而从源头解决档案数字化管理问题。引进专业的数字化管理人才促进城建档案数字化管理的建设。

5 强化管理人才队伍建设

档案管理人才队伍的建设对档案管理工作的成效有着直接的影响，其人才素质的高低直接影响着管理工作的质量。新时期的档案管理人员，应积极的进行自身素质的提升，以及业务能力的强化，多进行计算机技术、网络技术以及软件应用等技术的培训及学习，多进行新技术新能力的学习及开发，从而在整体上提升城建档案管理队伍的文化素质、信息技术以及管理水平。同时，鉴于当前城建档案馆的人事弊端，档案馆可以根据现阶段的市场经济规律，借助人事改革契机，大力进行人事改革及调整，像相关部门申请相应的人事权，进而能够根据档案馆的实际情况进行恰当的人才引进，从而提升档案管理队伍的人才力量，提升整体的管理水平。