档案管理思路精选(九篇)

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第1篇：档案管理思路范文

档案管理者必须正视档案管理体制创新的必然性，针对档案管理中存在的问题采取有效措施来加以改进。1.提高管理认识。强化档案管理工作和其他各个部门的积极配合，加大档案管理工作的宣传力度，强化信息资源意识，规范档案工作中的具体行为，加强对工作专业性质的认识，提高自身水平，对其进行不同类型的宣传，提高效果，可是试着采用多媒体技术对档案信息进行搜集、分析以及利用。档案管理要创新宣传形式，运用现代高科技制作以不同的载体形式和传播媒介向公众展示展览档案资源，突出专题和典型宣传。2.掌握相关档案管理知识。档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识，必须熟悉和掌握复印、缩微等现代化技术知识，不断适应档案工作发展的需要。档案管理工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作，它不能通过服务对象直接产生效益而取得经济效益。

二、风险应对策略

档案的原始性和文化传承性决定了档案信息安全管理的特殊性，要保障档案内容的长期性和持续性，就要充分认识风险，采取安全防范体系，增强对风险的抵抗能力。1.技术方面的风险管理，，需要从网络访问、信息传输、操作系统及其应用软件系统等各个方面加固网络访问控制，避免内网数据的流失，采用入侵检测技术动态监控网络，防治数据加密技术信息泄露，利用查杀技术防止系统文件遭破坏，防治规避设备故障风险等。2.管理方面的风险管理。建立治理措施，制定安全操作规程，推行各类档案信息的组织、保存和管理策略，按照使用要求采取分级存储策略进行管理，采取制作纸质拷贝的方式实施格式转换以及版本跟踪管理，定期轮换岗位和降低单人集中管理之安全风险。3.技术和管理的动态监控管理。按照档案管理制度、标准规范不断修订、改进和完善管理制度，在充分了解技术防护产品和使用方法的基础上，实施安全管理手段加以实施落实。建立监督执行体系。化过程跟踪与控制，确保档案管理措施的落实到位，实现信息化工作的总体要求,，通过过程跟踪、分析和管理，确保各项措施标准规范的完善与升级扩展。

三、档案管理实现信息化

1.建立档案信息自动化系统的管理体制。信息自动化是档案管理系统的建设目标，要把高度集中管理和方便使用相结合。重点解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范硬软件的选用，把各个层次档案信息自动化系统实行集中统一管理，不避免自建系统，造成信息分割和资源浪费，组建一个规范化的“档案信息系统”，建立集中统一管理下的分散式系统。2.资源的有效化利用。档案信息化管理就是为了提高档案资源的有效利用率，扩展利用空间。因此在档案管理上要密切注意优化使用程序，提高资源的使用率，对于档案资源的扫描以及整理环节一定要注意资源的准确性，资源信息化系统建设之前要固定人员，在信息的录入过程中监督人员应履行相应的职责，同时仍需要大量人力物力的投入，对于档案的更新也应得到一定的技术支持，同时还应配备相关的专门的部门开展档案的更新工作3.建立档案管理信息化的管理系统。随着现代多媒体技术以及互联网的广泛应用，充分利用现代信息的手段，推进信息化进程，不断顺应信息时展的客观要求。确立一个总体规划，然后逐步实现档案管理在信息搜索。

四、档案管理要实现高利用率

随着网络技术的快速发展，利用计算机进行档案管理工作已经是大势所趋。不但可以提高管理工作的效率和准确性吗，还可以增强档案管理的适用性和兼容性，实现了完成档案的自动化、电子化。1.充分利用现代网络优势，扩大档案辐射层面。调动职能部门、社会团体形成自觉支持档案管理工作的风气。提高对档案功能的认识。以多元化的活动积淀下来的历史印记，有效促进档案文化传播、发展以及创新的发展，满足社会文化建设日益增长的档案利用需求。2.加快档案数字化建设，推进现代化管理。档案信息数字化是推进档案现代化管理的基础，档案管理技术要与社会先进水平同步。进行档案信息的现代化管理，不断提升服务能力。利用网络的可共享资源，可供人们在与局域网联通的计算机检索查阅，如果基本具备档案信息数字化的客观物质条件，不需另行大的投入，只需档案信息的数字化加工。可以大量存储、管理、利用数字化档案资源，提高档案服务水平，实现资源优势共享。

五、加强档案管理工作建设

第2篇：档案管理思路范文

关键词 信息化时代 档案管理 新思路

中图分类号：G271 文献标识码：A

如今，我国的国民经济发展脚步越来越快，随着计划生育对人口的逐渐控制，我国社会逐渐体现出一定的老龄化现象，在此基础上，老年退休人群逐渐壮大，通常一个县级单位所管理的退休人员往往就可达数万人，因此档案管理工作是否科学有效就决定了对档案的被管理群体工作是否能够做到科学、细致与完善。随着科学技术的不断进步和时代的不断发展，档案的管理工作也应当在传统的基础上有所推进，尤其是科学技术的应用极大地推动了各行各业的工作效率，信息化时代的档案管理工作也应当吸取这样的优秀资源，帮助自身的工作快速成长。

一、信息化技术对档案管理工作的优势

首先信息化技术能够提高档案管理的工作效率。以笔者所在的通化市退休人员档案管理中心，其面对的管理对象通常都是以万为计数的，传统的企事业小单位的退休群体并不庞大，因此没有信息化的帮助也可以完成档案管理工作，但是在市级的单位来说，这样的工作往往复杂得多。利用信息化设备，档案管理部门可以有效提高工作效率，为退休人员快速提供查询、咨询、资金等多方面服务。

其次，信息化技术可以帮助档案管理单位提高对陈旧档案的管理效率。由于笔者所在的单位为针对退休人员的档案管理中心，其面对的常常是退休人员在过去工作期间所留下的学习、考察、培训、评比等多方面的资料与数据，甚至还有组织关系、业务考评、个人经历等众多的文字材料，这对于管理退休人员是十分重要的，在众多的手续办理中具有十分重大的意义。在我国逐步体现老龄化现象的社会中，众多经济制度与单位性质的转移更改给档案管理带来了众多的挑战，传统的纸质资料很容易受到库房空间、纸页老化等影响，加上人工查询的不变，管理工作变得非常繁重，加入信息化的设备与技术，管理单位可以传统资料进行真空、数字化等现代化处理，提高保存的效率和质量，还可以极大地方便查询和调用。

最后，信息化技术可以帮助档案管理人员对各类退休人员的服务质量，在退休人员的养老金领取、养老金资金保障上总是需要进行大量的安全防范工作，甚至还需要每年为退休人员办理资格的认证，这样的一系列保障工作都是耗时耗力的，有了完善的信息化档案管理方案，就可以节省众多的人力资源，通过对退休人员进行个人详细资料的采集就可以建立特定的数据库，便于管理人员进行查询和资料修改工作，甚至还可以加入质问、视频等更加先进的信息采集手段，全面保证个人信息的详细与安全，还可以帮助行动不便的老人进行远程认证等便捷的管理方案，全面提升档案管理的服务质量。

二、信息化时代的档案管理新思路

与传统的档案管理方式相比，信息化时代的管理途径需要在思想和内容上进行全方面的创新，不仅在人员的素质上需要摒弃一些落后的理念，也需要在信息化的技术手段上不断进行学习更新，以优良的姿态和水平迎接信息化档案管理时代的到来。

（一）变管理为服务。

传统意义上的档案管理只是单纯的管理性工作，而不是服务性的工作，但是在信息化的今天，各种信息的共享与传递几乎都是瞬间完成，因此人们对于渴求度与便捷度要求越来越高，这就需要档案管理部门从自身出发，将传统的管理工作转变性质，将工作更多地转化为对客户的服务。利用信息化的优势更好地为客户提供更加丰富的服务档案，尽可能地利用好对象的个人信息与数据资料，根据其特殊性来确定对象的服务档案，目前人们对与资料与信息的要求越来也多，种类也越来越丰富，在信息获取的速度上更是有较高的要求，因此档案管理单位更需要将这类服务进行拓宽和提高，让管理服务朝着丰富化与社会化的方向前进。

（二）变被动为主动。

传统的档案管理都是面对枯燥的材料，如今的服务对象更多的是退休人员，提升服务的质量就需要将被动的管理与需求满足型工作转变为主动型的服务，例如将客户更新后的信息进行自动上传和修改，在信息需要更新时主动进行提示。另外档案管理单位还需要将服务延伸到对象的个人环境中，让客户能够不出家门就可以享受到便捷的档案管理服务，例如提供在线的数据库查询，个人信息的上传与修改，还有多种个性化的咨询与建议平台，这样就可以让客户主动享受到便捷的档案管理服务。

（三）变实体为虚拟。

目前信息化时代的档案资料管理并不再需要传统意义上大量的纸质材料，而是逐渐转变为无纸化的采集与操作，并且根据客户与管理的需求，个人资料的种类和方式也在不断丰富，在对退休人员进行档案管理的过程中，工作人员需要将传统的实体资料通过数据采集的方式逐渐变为虚拟的信息化资料形式，同时在对信息的分类上也可以摆脱传统的书架等实体方式，转为先进的计算机软件与数据库系统，不仅便捷而且非常科学。还有在对资源的上也可以改变传统的公众实体资料查阅方式，而是采用网络化信息的方式，将在线传输、检索等方式利用起来，实现公众对重要信息的共享，真正将档案工作做到信息化、网络化共享。

三、总结

总的来说，信息化时代给档案管理工作带来了众多的生机与新思路，信息化的资源在为人们提供众多便捷的同时也带来了大量的信息需求，将档案管理工作逐渐步入信息化的时代不仅需要在软硬件上进行更新，还需要管理人员的思想不断与时俱进，开发出更加符合时代需要的管理服务，为国家和社会提供更加科学高效的管理服务资源。

（作者：吉林省通化市离退休人员档案管理中心，研究方向：离退休人员档案管理）

参考文献：

[1]陈存金.探析新时期档案管理的新思路[J].南京：金陵望（教育），2011（6）：37.

[2]张鑫.刍议网络环境下事业单位档案管理新思路[J].长春：才智，2011（35）：345.

[3]王慧.浅谈信息时代档案管理的创新[J].北京：中国科技纵横，2011（7）：115.

第3篇：档案管理思路范文

1.档案信息化和电子校务的发展脱节。从上世纪开始，计算机已经开始在我国得到广泛的应用，各卫校也开始逐步的将计算机技术与自身的需求结合起来，开发了不同的信息系统。不同的职能部门由于各自工作的特点不同，其所建立的信息系统也不相同。这也就造成了多类信息共同发挥作用的局面。许多卫校也建立了网络版的档案管理系统，但是，不得不承认大部分的电子档案都存在扩充性、灵活性以及开放性较差的问题。电子档案无法与其他部门的管理系统协调，也就形成了信息沟通不畅，甚至是无法沟通的窘迫现状，不仅限制了电子校务的统一规划和发展，而且浪费了很多的人力、物力以及财力。所以怎样实现电子档案与学校其他部门的档案管理系统的有机结合，以求达到信息的互通有无是许多卫校所面临的一个巨大挑战。

2.档案的管理水平有待提高。电子校务的发展也带来了另一个问题，如何实现校务的公开，快速便捷的查询各种所需的档案信息，这就要求对电子档案有更高的管理水平。一般情况下，档案的信息化内容可以分为两个层次，档案目录的数字化以及全文信息的数字化。现在许多卫校的电子档案只是停留在目录信息的数字化，只是简单的将档案的目录输入电脑中，只能实现简单的目录查询，这种状况无疑影响了整个学校信息化的过程。

3.档案的安全问题突出。档案安全问题是电子档案管理中的一个重要问题，电子校务的发展实现了档案部门与其他的学校部门甚至是外界系统的信息交流，有效提高了学校档案部门的工作效率，但是随之而来的是档案的安全得不到保障。网络中的各种因素比如操作问题或是人们比较担心的网络黑客入侵，都在威胁着电子档案的安全。这须引起各个卫校的注意，在注意到电子档案安全的同时也要注意档案原件的安全，一旦大量的档案的流失，造成的损失将无法挽回。

二、卫校电子档案管理的发展策略

电子校务的发展不仅为档案管理带来了机遇而且也提出了新的要求，这就需要卫校工作者进一步提升自己的能力。

1.加强信息资源共享。电子档案的数据来自于不同的业务系统，内容包括教学、人事、科研、学生等。这之中，校园电子档案与其他档案系统的对接问题是实现资源共享的重点。目前，卫校应当推出与电子校务相适应的一种体系，以此来健全各种档案服务系统，从而进一步实现资源共享。在各科室的共同协调下，实现档案的统一化管理，可以有效地提高学校教职工的工作效率。

2.加强档案信息化建设。在现阶段，各个卫校的档案中，只有一少部分在文件的形成阶段就采用了数字化的记录的形式，大部分的档案还仍然是纸质的。实现档案的信息化，可以进一步实现对卫校档案的管理，还可以提高档案服务的深度，这是实现电子档案信息资源共享的关键环节。卫校的档案众多，不同类型的档案的信息价值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立数字化档案的花费依然很高，这些都是卫校电子档案管理的难点。针对这些问题，学校应该有所选择，尽量选择价值高并且社会需求很大的档案先进行数字化，再逐步普及到全校，进而建立高质量的数据库。

第4篇：档案管理思路范文

【关键词】医院管理；人事管理；档案管理

一、医院干部人事档案管理的工作思路

首先，干部人事档案管理工作的主要内容是收集、补充档案信息，档案管理人员要做的是制定出明确的档案收集目标，在此基础之上来设计详细的信息收集计划，以此来保证干部人事档案信息的完整性。此外，由于人事档案本身具有动态化特点，因此事后的查漏补缺工作同样不容忽视，档案管理者必须要密切关注干部档案的信息变化，即做好信息的更新与补充工作。其次，由于人事档案资源中的内容涵盖全面，因此这部分信息具有较强的隐私性，绝对不能够泄露出去，只能由医院的人事档案部门来集中保管。为此，医院干部人事档案管理必须要制定出严格且完善的保密制度，坚决不能够将干部的个人信息与相关资料公开出去，并且要严厉打击泄露隐私的行为。

二、存在的问题

（一）档案意识不强。如今，现代医院中仍然有很多职工没有认识到干部人事档案的真正价值，因此并不能够在规定时间内保质保量地完成材料整理任务。还有一部分医院干部认为，科研成果、专利项目、获奖证书、工作经历等属于个人隐私，因此没有及时将其上报给人事档案部门。此外，由于医院的经营规模较大，一些科室没有及时将有关于干部晋级、任职等报表交给人事部门，这些均对干部人事档案信息的完整性和准确性带来了负面影响。（二）档案材料不规范。通过上文介绍可知，医院干部人事档案的收集、完善、管理是一项系统化工作，并且本身具有复杂化、动态化特点，这就在无形当中增加了人事档案的管理难度，档案材料存在着不规范的问题，具体表现如下：档案材料中有关于干部出生时间、参加工作时间、入党时间、学历等信息记录不完整；档案材料中缺少详细的盖章、审签手续；档案材料中要求干部签字部分不完善；档案材料的书写格式不规范等等。（三）档案信息化管理程度落后。首先，部分医院对人事档案不够重视，没有拿出足够资金来用于人事档案信息化建设，导致很多工作开展的不够深入，硬件设施也不到位。其次，现代医院中在职的人事档案管理人员大多没有受到过专业培训，毕业于档案管理专业的人员更是凤毛麟角，以此所掌握的专业知识和先进理念不够多。由于受到这些客观条件的影响，医院干部人事档案管理工作的信息化程度比较落后，部分医院虽然也建立起了档案信息库，但也只是做到了最基本的信息录入和文件整合，并没有对档案资料进行层次划分和比对研究。这不仅会直接影响到干部人事档案信息的价值发挥，同时也不利于对相关人才的发掘与培养。

三、解决措施

（一）积极培养档案管理意识。如今，国家政府对各机构的档案管理工作给予了较高的关注，随着《档案法》的不断完善，与国计民生息息相关的医院也积极投入到了加强干部人事档案管理的工作队伍中。各级医院分别从自身情况出发，构建出了健全的干部人事档案管理机制，并从细节入手，分别制定出了不同级别、不同部门干部人事档案资料的收集方法，这为人事档案管理工作的顺利落实提供了基础保障，促进我国医疗事业中的档案管理工作朝向规范化、科学化的方向发展。其次，在日后的工作中，各级医院管理者要积极培养医院职工的档案管理意识，进一步培训档案管理人员，让他们可以熟练掌握各项专业技能，例如档案收集、档案鉴别、档案归档、档案管理、档案传递等等，让人事档案管理工作可以开展的更加高效，减少出错率。最后，医院人事档案管理人员要不断提高自身的责任意识，自觉关心档案工作，积极配合医院干部职工做好档案收集、整理、归档、完善工作。（二）强化统一化要求规范。正所谓无规矩不成方圆，医院的干部人事档案在形成过程中，一定要严格按照相关要求与规范来进行，医院领导在此方面也要做出表率，对相关科室、部门、职工制定具体的管理条例。另外，医院干部人事档案管理人员必须要保证人事档案资料内容的准确性、完善性，一旦发现其中有填写错误，应在第一时间予以更正，并要求干部职工认真填写姓名、出生日期、入职日期、工作经历等，在填写后要进行再次核对。档案管理人员还应进一步规范档案材料的填写要求，例如纸张规格、笔墨工具等等。唯有通过大家的共同努力，才能够从根本上杜绝不规范现象。（三）加强档案管理信息化建设。首先，医院档案管理部门要尽快构建干部人事档案数据库，将与干部职工有关的各类信息资料录入到数据库中，实现动态化档案管理目标。档案管理人员应根据数据库中的信息，进一步建立各个子集库，其中包括任免经历、档案信息、教育信息、动态表现等等，同步跟踪干部职工在岗位职工的表现，在信息收集和整理工作中应注意动静结合，根据人事档案管理的相关要求来做好增加与删减工作，保证档案信息管理系统的有序运作。其次，医院人事档案管理部门还需要对干部档案进行分级存档处理，以各个科室为单位，分别制定出专科专家、中层干部、普通职工以及退休职工等多个子系统，并根据实际工作需要来进行功能划分，以此来保证认识档案信息可以被高效率调用。最后，医院要面向社会广招一批懂得档案管理信息化技术的优质人才，将这部分人才培养成优秀的人事档案管理人员，同时还要适当增加对人事档案管理信息化的资金投入，将现有资源的实际价值充分发挥出来。（四）全面提升档案管理人员的综合素质。医院要尽快改善人事档案管理人员的兼职现象，通过各种方式来正向宣传干部人事档案管理的重要性，不断培养档案管理人员的工作责任感，让他们充分感受到被重视、被关注。医院应利用工作之余的时间，组织人事档案管理人员参与培训交流活动，让他们可以熟知《档案法》中的相关内容，积极接受新理念、新方法，进一步拓展自己的知识面，努力钻研业务，多与对口专业毕业的青年职工学习信息技术。最后，医院还要专门针对认识档案管理岗位制定出具体的奖惩措施，给予档案管理人员应有的晋升机会，让他们可以对未来工作充满信心，毫无后顾之忧地投入到工作岗位中。

四、结语

综上所述，干部人事档案管理对于现代医院而言非常重要，通过科学管理，可以帮助医院培养出更多优质的干部人才，带领各科室的业务发展走上正轨，从而为广大患者群众提供更为优质的医疗服务。

【参考文献】

[1]钱华.加强人事档案管理促进医院人力资源可持续发展[J].中国医学创新,2014,9(14):98-100.

[2]严晓春,郭向丽,张鑫木.加强医院人事档案管理促进医院人才库的建立[J].中国医院管理,2016(8)59-61.

第5篇：档案管理思路范文

【关键词】技改项目档案；实时化；管理

引言

在企业档案管理工作中，如何开发利用档案，提高档案的利用效果，围绕企业的中心工作，为企业的生产技术部门、经营管理部门提供优质服务，一直困扰着企业档案管理工作人员。从传统的档案管理工作来看，档案管理部门往往是处于滞后状态，档案的开发利用，很大程度只停留在借阅状态。尽管档案管理有“三纳入”、“四参加”制度，但是仍由于各方面的原因导致档案部门信息不灵，做不到及时根据企业生产经营的实际情况，进行库藏档案的替换更新.特别是与企业生产工作息息相关的核心档案――工程竣工档案。如何解决生产技术人员迫切需要的“实现工程竣工图纸‘实时化’管理”的问题，使档案室的工程竣工图纸快速跟踪生产现场的实际变化，进行同步的、实时的管理，真正为企业生产技术、经济建设服务，已是刻不容缓。实现技改项目档案 “实时化”管理，这是很值得我们档案管理人员进行深入探讨和研究的。

具体地说，实现工程竣工档案的“实时化”管理，应从以下几方面着手，形成一个闭环的运行机制，使其步入良性循环的轨道。

1 抓住项目竣工档案源头管理这一重要环节

企业科技档案中大量工程竣工档案、图纸的来源，除了由基建单位或安装调试单位提供，在工程竣工后移交到生产单位外，生产过程中的竣工档案是由生产部门在设备技术改造、大小修、小型基建等工作中形成而移交到档案部门的。源头移交档案的质量好坏，即工程项目竣工档案的质量好坏，将直接影响工程竣工档案的“实时化”管理；直接影响档案的进一步开发利用；直接影响企业生产和经营管理。要抓好检修、科技、技改项目工程竣工档案的管理，必须从以下四方面出发，将工作做实做细，为工程竣工档案的“实时化”管理打下基础。

（1）生产单位要建立检修、科技、技改项目工程档案管理的组织机构，由专业技术人员和档案人员组成，使档案人员和技术人员与项目负责单位的档案人员和技术人员对口联系，共同参与到项目工程建设的全过程管理中。

（2）随着检修、科技、技改工程建设的进展，对所形成的竣工档案从技术文字资料、工程图纸的完整性、准确性、是否符合档案要求等几方面进行检查、审核，严格控制档案质量，对各个工程项目的设计、设备的安装、施工、调试等各个环节形成的工程竣工档案及变更情况进行检查和跟踪管理，确保工程竣工档案确实与现场实际相符。

（3）在检修、科技、技改工程项目终结，竣工档案的文字材料、工程图纸收集完成，已整理分类完毕进行立卷前，由各相关单位的档案人员和技术人员组织进行全面审核、检查，进一步对工程竣工档案的完整性、准确性和档案方面的规范性进行检查，即对竣工档案的文字材料、工程图纸的内容（是否齐全、是否符合生产实际要求等）和组卷质量（是否符合档案法规的有关要求等）进行严格审核、检查，并提出整改意见。检修、科技、技改项目执行单位经过整改后立卷，并请专业技术人员和档案人员组织进行复查，经过复查、再一次整改、审核，直到符合要求具备移交接收的条件后，再召开竣工档案的验收移交会议进行移交。

（4）接收档案入库后，档案部门根据规定及各部门、各专业的需要，一次性盖章、发放标准版本的检修、科技、技改工程竣工档案，提供档案使用。同时在档案部门归档一套标准版本的工程竣工档案，上架提供借阅利用。并及时开展逐步扫描输入计算机工作，将竣工图纸上网，以快速达到共享资源。

2 建立工程竣工档案补充、修改、变更的管理标准

由于电力企业的特殊性，电力设备在移交生产投运后，为了，设备的安全性、可靠性、经济性、可调性和满足环境要求，并增加生产能力、提高设备性能或延长使用年限，会对现有的设备和设施，以及相应配套的辅生产设施进行完善、配套和改造等。而这些工作都将带来大量工程竣工档案的补充、修改、变更或重新产生。这就要求企业制定完善的工程图纸的补充、修改、变更管理标准，重点是竣工图纸。严格控制工程图纸的修改、变更的权限和程序，为实施工程图纸的“实时化”管理做准备。这方面应做到以下几点：

（1）明确规定保证竣工档案与实物相符是各级工程技术人员及项目负责人的职责，生产设备管理部门应督促有关专业及时根据“设备变更单”修正、补充、变更档案部门保存的图纸、文字资料，以保持档案的完整、准确。

（2）在电力设备技改、大修后，各生产设备管理部门要负责核对、修改各管辖范围内的设备图纸，以保证图纸的正确性。在设备技改、大修备品订货等工作中因设备部件尺寸、材质有变更应及时填写图纸修改单，经有关部门、专业审核后修改图纸，并送档案管理部门进行描图修改输入计算机。

（3）各部门在填写设备变更申请和设备变更执行报告时，必须将原件移交综合档案管理部门，档案管理部门根据设备变动报告内容，对相关科技档案的修改情况进行督促检查，实施修改插图、归档、替换等工作，并建立专用登记台账，以备查考。

（4）图纸修改替换规定。由于生产实际需要进行设备变动或技术改造等原因，专业技术人员要对工程竣工图纸进行修改时，必须修改在标准版本的竣工图上，并经审核批准后，将该图纸送综合档案管理部门进行存档，档案管理人员利用计算机及时上传到计算机网络，达到资源共享。

3 制定执行标准版工程竣工图的流转管理程序

档案人员负责收集及返回生产技术部门及其他相关部门需要修改的各类图纸。负责企业各类图纸的扫描、分发、替换、整理、归档、上网工作，并负责企业各类档案的扫描、入库、制作电子档案、备份、归档工作。

图纸的“绘制上载审核审批归档发放”的程序为：

（1） 绘图员上载已绘制的图纸至图纸管理系统，等待审核；

（2）审核员对所绘制的图纸进行审核，根据检查结果执行审核通过或审核不通过操作；

（3）审批员选择待审批图纸项目，在WEB页中检查项目树及图纸，根据检查结果执行审批通过或审批不通过操作；

（4）归档员选择待归档图纸项目，根据检查结果执行归档不通过或项目归档操作。归档时选择归档目录，系统自动产生项目的版本号，当天第二次归档同一项目时须修改版本号，方便用户进行历史数据追溯；

（5）发放：根据原图纸流传、登记的领用部门及份数，分别发放新的标准竣工图，替换旧版本的竣工图，收回原发放的盖有竣工章的旧标准图，档案管理部门再根据档案管理程序进行销毁。

通过这些程序的执行后，可确保生产技术人员及档案管理部门归档保存的档案资料始终保持同步一致，并且始终是“实时的”、“最新版本的”标准竣工图，消灭不同版本图纸在工作人员中流转而带来的危害性。

4 配置必要的竣工档案修改软件、硬件设备及人员力量

工程竣工图纸的描绘制作一般都采用AUTOCAD制图软件，产生的是较好的矢量图，再次修改非常方便，缺点是描绘图纸速度慢、效率低。而由于电力企业工程图纸的数量极大，要达到工程图纸管理与生产同步的“实时化”管理，就必须快速、准确地实现流程，即：既提高出图的工作效率，又能减少专业技术人员审核图纸的工作量。

目前，最有效的办法是将竣工档案中的文字材料和竣工图纸扫描进入计算机，计算机配置基于AUTOCAD的光栅、矢量混合编辑软件，再根据需要对图纸进行局部修改，以达到满意的效果。这样就可以在彻底解放劳动力的同时，又确保了速度；还可以大大提高劳动生产率、工作效率，又降低人员的劳动强度，为工程图纸的“实时化”管理提供了条件和保障。

5 利用现代化管理手段、计算机网络技术，实现档案信息资源共享

目前，大部分企业一般都有企业级的计算机管理网络系统（MIS）。档案管理也同样需要利用计算机管理网络系统，实现档案信息的资源共享。工程竣工档案可以以电子档案库上网，也可以会同其他门类的档案库，如文书档案库、声像照片档案库等，专门配置档案管理服务器，与企业级计算机网络连接。各有关部门及工作人员，根据不同层次的需要，结合档案管理的密级，设置不同的访问权限，使得利用档案者各得其所，工程技术人员及生产经营管理者，能方便、快速、准确无误地在自己的PC终端上浏览、打印、利用工程图纸或其他相关的档案材料，最大限度地利用。这是实现工程竣工档案“实时化”管理的必要手段。也是使档案管理工作上升到更新、更高一个层次的需要。

6 生产技术、档案及各有关部门严格按规定操作执行

企业工程竣工档案的“实时化”管理，有了档案源头管理的基础；有了补充、修改、变更管理标准；有了实施的条件和工作程序；有了计算机网络的现代化管理手段。但是，若不能严格按规定操作执行，人为地破坏程序流转，则仍然不可能达到真正的“实时化”管理。从某种意义上讲，实施和执行环节是最重要的环节。只有生产技术部门及档案部门密切配合、通力合作，严格按规定实施并执行，各级人员严格按规定办事，同时引入考核机制，并加强各个环节的考核力度，特别是执行程序上的时间和速度的有效控制等，才能实现企业工程竣工档案真正意义上的“实时化”管理，使档案的开发利用工作为企业的生产、经营管理、为企业的经济建设提供高效的、优质的服务，从而使企业档案管理规范化、标准化、制度化、现代化，并逐步步人良性循环的轨道，进而使企业的档案管理工作达到一个新的水平、迈上一个新的台阶。

综上所述，通过一系列的控制手段、方法，做好企业工程竣工档案的“实时化”管理，是企业综合档案管理工作中，盘活档案，充分提高开发利用效果的有效途径；是发挥档案信息资源优势，为企业生产经营活动提供优质服务的有力手段；也是提高企业档案整体的现代化管理水平的根本保证。

第6篇：档案管理思路范文

［关键词］人事档案；管理；改革

1人事档案管理存在的问题

1.1单一模式

层次的多样性的矛盾。目前，我国企业人事档案管理大多采用干部人事档案管理模式，这种管理模式比较适合本单位内部人事档案，来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也有利于人事档案的保护工作。但是随着我国经济体制改革的不断深入，市场经济的不断发展，我国涌现出许多类型的企业，有公有制企业，三资企业和私营企业三种形式。企业的类型较多，在这些类型的企业中，企业管理者的身份层次也很多。有选举产生的董事会、监事会成员，有董事会、经理聘任的内层管理人员。在国有企业中，也有上级党委组织部门直接任命的领导者等等。因此，职工层次的多样性决定了企事业单位的人事档案管理方法要与之相适应。

1.2部分单位在档案硬件设施上投入不足

档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。

1.3人事档案管理方式和手段相对落后,运行效率较低

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案管理需要专人管理单独存放。但现在大多数事业单位的从事人事档案管理的人员往往身兼数职且大部分靠手工操作未使用干部人事档案电子信息化管理系统费时、费力效率低。

2人事档案管理的建议

2.1完善人事档案管理制度

提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作。如果没有一定的制度来制约,就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要,进一步完善各项档案管理制度并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度,对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求,更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则,使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

2.2注重人事档案材料收集

提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础,随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

2.3采用现代化管理手段

加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。

2.4提高人事档案管理人员的素质

人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员要不断提高自身政治素质和专业素质。提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看做是一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。有了责任心.才能不厌其烦地去收集材料才能认真鉴别材料的真伪。

3结语

为转变人们对“人事档案”无用论观念和思想，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的人事档案管理机制，使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，为新时期人才管理和使用提供更好的服务。

主要参考文献

［1］陈小薇．对企业人事档案管理存在问题初探［J］．就业与保障，2006（2）．

［2］吕春影．人事档案管理中存在的问题及完善措施［J］．濮阳职业技术学院学报，2004（11）．

第7篇：档案管理思路范文

关键词：企业档案;管理服务;新思路

0 引言

企业档案是企业在各项活动中形成全部档案的总和，企业档案更是展示和记录着整个企业发展的过程，并维护整个企业的经济利益，带动整个企业发展和服务。可以看出企业档案管理在整个企业的项目运作、市场定位以及市场营销方面提供巨大的指导。企业如何完善档案管理，能为企业各项工作的开展提供动力支持。

1 企业档案管理工作中存在的问题

1.1 企业对档案管理工作认知不够全面

在现阶段的市场经济体制下，企业在如此激烈的市场竞争中，企业为了提升自身的竞争优势，都将企业工作的重心放在企业生产经营中，并将企业档案管理工作摆在了企业的边缘，由于对企业档案管理没有进行全面的认知和重视。在企业档案管理在资金和人员配置上都没有进行过多的投入造成企业档案管理工作出现了较多疏忽的地方，档案丢失、泄密等状况经常出现。

1.2 企业档案管理方式和手段相对落后

国内大多数企业档案管理还是采用手工作业的方式，在档案主题中，会出现不同部门和单位的资料，但是这些资料如果一起交到档案馆内会出现重复性，而这手工作业的方式，档案馆如何进行信息的筛选，选取出有价值的信息，并做好信息资源的合理加工和有效利用，帮助企业和职工实现资源共享，成为企业档案管理急需解决的问题。

此外，部分企业档案管理部门也都引进了现代化管理的设备，采用计算机进行档案管理工作的处理，但是仍然存在一些基本功能，例如，数据的统计以及检索管理等都缺乏综合处理技术，特别是在企业档案数量不断增多的状况下，技术的缺乏影响企业发展的需求，也极大地的降低企业档案的价值和利用效率。

1.3 档案的管理人员专业水平相对较低

确保企业档案管理信息化建设工作顺利开展，从主观上讲就是需要专业化和高素质的企业档案管理人员，要求企业档案管理人员非常熟悉企业档案管理工作。但目前存在一个问题就是，企业档案管理人员自身的素质不高、知识层次不高，更缺乏专业的技能水平，所以，这种状况下也就制约了我国企业档案管理信息化建设的进程和发展。

2 企业档案管理工作的新思路

2.1 提高对企业档案管理工作的重视程度

企业内部人员要全面提升对企业档案管理工作的认识，并了解到企业档案管理工作对企业生存发展产生了重要意义。强化和提升企业档案管理人员的重要性，增强企业员工的责任意识，明确档案管理工作是企业领导员工重要责任。从企业领导层面来讲，提升企业档案管理工作的重视，做到思想的解放，与时俱进，提升企业档案管理工作的效率，用现代化的技术手段和管理方式提升档案服务工作质量，构建一个完善的企业档案管理体系。

2.2 实现企业档案管理工作检查考核规范化

企业档案管理的规范检查和考核，是确保企业档案管理工作顺利开展的手段，在企业档案管理过程中，检查和考核工作很容易被忽视。但有效的档案管理能够帮助我们避免工作的差错，并结合我国档案管理的需求，制定出一个适合企业的档案管理标准。对这些标准应该做好细致的考虑，对档案库房的标准以及档案存放和保管的标准都做出详细的解释。当然也需要完善企业档案管理检查和考评制度，做好档案专业部门检查和考评工作以及企业内部管理工作的考评。

2.3 制定标准化的企业档案管理制度

在档案管理工作开展中，想要实现信息资源共享，为企业档案各项工作提供充足的便利，需要做好企业档案管理制度的建立和完善，在标准化制度的保证下为企业档案管理工作指明方向。企业档案管理部门在处理电子文件时，需要积极地寻求企业各个科室和部门的帮助，让他们对档案管理工作提出支持。同时建立一个完善、科学、有效的企业档案自动化管理系统，在企业电子文件资源递交过程中，采用更有效的管理方式，也做到严格按照自动化的规章制度进行执行，这种状况下也确保了企业电子文件处理工作的有效进行。

当然在制定企业档案管理制度和系统时，在对企业软件选取过程中，要选取一些兼容性和应用性好的软件，做好软件的相关技术参数以及标准的规范工作。

2.4 提升企业档案管理工作人员的素质

具备较强专业知识和管理经验的企业档案工作人员，对企业档案管理和建设工作的开展尤为重要。因此，健全企业档案管理建设队伍，做好企业档案工作人员的有关培训工作，让企业档案工作人员能够更加熟练的掌握企业档案管理的有效制度、流程和计算机操作以及软件开发和维护等技术。同时企业更是要在给予企业档案管理人员更好的薪酬待遇，帮助企业员工档案管理人员做好培训工作，吸引更多优秀的企业档案管理人员，为企业档案管理信息化建设工作的开展奠定基础。

3 小结

企业档案工作的开展，其目的就是为了确保企业高速的发展和运转，但目前我国企业档案管理工作还存在较多的不足，企业领导没有充分意识到档案管理工作在整个企业生产经营中发挥着重要作用，我们也只有选择不断适应市场的发展形势，适应市场的发展需求，健全我国企业档案管理工作中存在的不足，全面推动企业今后有序健康的发展。

参考文献：

[1]王莉.企业档案管理与企业文化建设[J].卷宗，2015（6）：116-116.

第8篇：档案管理思路范文

【关键词】综合档案室；档案管理；工作现状；创新思路

档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计并提供利用服务的活动总称，也是国家档案在企事业单位的最直接的体现。具体的档案管理工作非常复杂，包括对档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑和研究，并为相关的对象提供档案的利用服务。

随着当前经济的飞速发展，企事业单位的改革也在不断地深入进行。企事业单位期待通过转型、重组、重构及转制等获取了新的发展。为此，对于企事业单位的运作来说建立系统、科学、民主的管理制度是非常必要的，其在企事业单位的建设发展中具有极为重要的意义，它能够有效的保证企事业单位高效、协调、有序的运行。档案工作应该以满足企业各项活动为证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。事业单位的档案管理是包含着非常多方面的，其中包括人才的选拔、考核及单位的其他工作记录，这些信息的存档可以让工作人员通过查看档案就可以得到相应的信息，更便于下一步工作进展实施。

1.公司档案管理工作现状

广州白云山光华制药股份有限公司是一家有着百年历史的老国有控股企业，沿革于1912年唐拾义药厂。在百年历史发展进程中，光华人始终秉承“以科技创造领先，以质量铸就品牌”理念，坚持追求“和谐进取，传承历史，以人为本，强调诚信和责任，实现员工、股东与社会价值共同提高”的企业核心价值观。光华在飞速发展中，领导也十分重视档案工作的延续性。由1992年实行档案综合管理后实现了文书、会计、科技、实物、音像等各种门类、载体档案的集中统一管理。档案管理工作于1999年升为省级企业单位档案管理，档案部门能够提供综合性、整体性的档案信息，维护档案的完整、准确、系统与安全。

1.1档案基础设施完备

公司档案室设置于公司办公区，面积为107平方米，库房与阅读室、办公室分开。库房设档案存放密集架18列，配备灭火器、吸尘器、空调等基础设施，铁窗防盗门、视频监控系统等安全设施；为档案管理人员配备了计算机、复印机、扫描仪、刻录机等现代化管理设备通过办公室随时可以调用，以适应现代化管理的需要；档案所有文件归档目录、盒内文件目录、文件资料汇编等全部使用计算机打印，文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，档案未出现过霉变、褪色、污损虫蛀、鼠咬等现象，也从没出现过档案失密、泄密、侵权等案件，做到档案安全保存。目前，载至2013年底，综合档案室存放文书类档案、科研档案、产品档案、知识产权档案、基建档案、设备档案、人员档案、会计档案、声像档案、实物档案共18002卷。

1.2档案管理体系完善

领导高度重视。公司高度重视档案管理工作，建立档案管理工作网络，形成了以公司党委书记主管、公司办公室负责、各职能科室协助配合的三级档案管理网络。公司档案坚持集中统一管理，实行了综合管理。公司将档案管理列入到年度工作计划，认真组织实施。平时领导定期检查，及时解决工作过程中的实际困难和问题，保证了档案管理工作规范、有序地进行。

组织结构完善。公司综合档案室隶属于公司办公室，对全公司文书、科技档案等实行统一领导、统一制度、统一管理，行使对档案的收集、整理、保管、利用和对全公司各部门档案进行业务指导及监督检查两种职能。档案工作管理部门配备了专、兼职档案管理人员各一名。上年度，科技兼职档案管理人员变动较大，设备档案管理人员和产品档案管理人员是新入门的，从没有接触过档案工作，为了使她们能尽快掌握立卷工作，把积下来的档案资料立成档案案卷，以方便查找。综合档案室人员以老带新，亲自教她们如何收集档案资料进行整理、立卷、归档及如何操作档案管理系统软件。现在她们基本能按照档案要求进行立卷。

管理制度健全。为实现档案管理的规范化、制度化，公司按照国家《企业档案工作规范》标准，贯彻执行《广药集团公司档案文件材料归档办法》等档案工作的有关规定、办法和标准，结合我司档案管理工作的实际情况，建立健全了一整套《广州白云山光华制药股份有限公司档案管理制度汇编》，内容如《档案管理细则》、《档案管理办法》、《档案工作程序与标准》、《企业档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案统计制度》、《档案保管制度》、《档案室及档案人员职责范围》等，明确了档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各相关部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，有章可循。并严格将档案管理的各项制度落到实处，使档案工作机构的设置更加明确，职责更加清晰，使档案安全存放、科学利用、严守机密有了制度保障，为规范有序科学高效地开展机关档案工作奠定了良好的基础。

2.档案管理工作的发展思路

光华有着较好的档案管理工作基础，但是随着社会的发展，企业发展模式为了适应社会的需要也正在慢慢地转变，这种转变也相应地给企业档案管理工作提出了新的要求。企业档案不仅是企业的管理工具，更是企业的战略资源。如何使企业的档案管理工作适应新的形势，助推企业经济发展，提升企业生产经营的质量和效益，为企业做大做强提供有力的信息支撑，正是企业档案管理工作面临的一个重要课题。在新的发展形势下，档案管理工作需要克服和改变陈旧落后的观念和行为，加强档案管理人员的素质，树立正确的工作效益观，不断创新和提高管理效率，提高档案的利用价值。

2.1搞好企业档案管理工作的关键是提高人员的素质

一个好的企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，靠的是信誉与质量，质量的优劣靠的是企业管理，企业管理的好坏与领导决策、市场信息、职工素养有着直接的关系，这个关系处理的好，将推动企业的发展。企业的发展促进了管理水平的提高，必将形成大量的档案资料，如技术资料、工程图纸、标准规范等等，这些档案资料在企业经营中起着巨大的信息支撑作用，特别是当前面临着市场激烈竞争，档案信息资源更是企业发展的有力依据。因此，档案人员业务素质的高低、能力水平的大小，决定了企业档案管理工作的优劣。提高档案管理人员的业务素质，是新形势下提升企业管理工作水平的需要，也是档案工作科学发展的需要。

2.1.1积极引导员工快乐幸福工作，促进档案管理人员身心健康

档案工作相对其他职业来说，各工作环节、操作程序化明显受条例、规则限制，长期跟文件、资料、档案、电脑打交道，工作琐碎、单调、枯燥，重复性较强，缺乏新鲜感和挑战性，个人能力得不到发挥，时间长了，难免有失落感。所以企业单位要把实现档案管理人员快乐工作、幸福生活作为管理目标之一。让档案管理人员在工作中获得幸福感和满足感，使其热爱企业，心甘情愿为档案管理事业发展奉献自己的忠诚与才能。

2.1.2提高档案管理人员的专业水平

档案管理人员的业务素质水平直接影响到档案管理工作的质量，为了使档案管理工作人员能够适应档案管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。应该尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，要经常安排档案管理人员外出学习交流和调研，取长补短，将他人好的经验和做法运用到本单位的工作中，不断提高自己的专业水平，做好企业档案管理工作。

第9篇：档案管理思路范文

学生档案记录着大学生在校期间的各种情况，是大学生在以后求职、组织升迁、调动的重要证明材料。目前，我国高校的不断扩招，在校学生越来越多，高校学生档案的管理工作也逐渐加重。但是，很多学校的工作重点只放在了学科建设和课题研究上，学生档案管理工作并没有足够的重视，出现了各种各样的问题，而且这些问题导致学生档案管理工作十分混乱，没能真正做到为学生的就业服务。在如今就业压力巨大、竞争激烈的情况下，对对学生档案管理进行改革就显得尤为迫切，因此这是一项十分值得研究的课题。

二、高校学生档案管理现存的问题

（一）档案管理混乱，杂乱无章。

高校学生档案管理包括材料的收集整理、档案管理以及学生离校后档案投递，是一项十分繁琐的工作，但是，多数高校里的档案管理工作做的十分不到位，学校领导往往忽略了对档案管理工作的重视，不仅没有设立专门的管理部门，没有专门的管理人员，甚至聘用兼职人员进行管理，管理工作十分混乱。另外，随着学生毕业离校，学生档案也要随之往用人单位或是人才市场，由于投递数量大、中间环节复杂，如果学校档案管理不到位就非常容易出现投递出错、档案退回甚至档案丢失的情况，这将严重影响学生的就业前途。

（二）信息收集整理不规范，信息失真。

学生档案信息收集整理不规范，信息失真也是目前高校学生档案管理工作中存在的一个很严重的问题。许多学校的档案收集和整理都是由各个学院各自负责的，由于学校档案管理部门没有制定统一的规章，导致各个学院的标准各不相同，最后交到学校的档案参差不齐，出现纸张不统一、书写不规范、重要材料收集不全、错别字较多等情况。另外，有些学校为了获得较高的名声，将那些在校期间受过处分的学生的处分证明删除，让就业单位误以为该校生源优秀，有的学生考虑到目前严峻的就业形势，希望在求职的竞争中取得一定的优势，不惜修改过的成绩单或者作假的证明材料，这些现象严重的影响了就业市场的公平，使学生档案失去了原有的作用。

（三）材料简单，不足以反映学生的综合素质。

随着就业形势的不断严峻，用人单位对求职者的要求越来越高，这种高要求不仅体现在学业和思想道德方面，更多的是体现在求职者的综合素质上，比如创新能力、实践能力、科研能力、人际交往能力等等。但是，大多数高校的学生档案一直沿袭的传统的记录方式，只记录的学生在学习和思想政治方面一些基本情况，只包含了学生各学年的成绩单、入团入党材料、学年鉴定、体检表等，材料过于单一，形式简单，不能体现学生的综合素质的强弱，不能向用人单位提供有效的信息。

（四）档案管理手段落后，档案使用率低。

目前，大多数高校的档案都是采用的传统的手写版纸质档案，近年来，随着高校的学生不断增加，传统的管理方式使得工作量大大增加，而且手写版的档案经常出现字迹潦草难以辨别、存放时间久了字迹模糊、纸张丢失等问题。而且纸质版的档案查阅起来困难，因此学校只在进行学年评估时使用档案，用人单位也很少使用学生档案。

三、高校学生档案管理改革新思路

由于高校学生档案管理存在如此多的问题，而且这些问题都会严重影响到学生的就业前途，为了把学生档案管理工作做好，更有效地为学生服务，对高校学生档案管理工作的改革就迫在眉睫，而且改革应该与时俱进、适应时代的发展，具体包括以下三个方面：

（一）逐步实现档案管理的信息化。

由于传统的纸质档案存在众多问题，学校和用人单位使用起来非常不便，使学生档案不能发挥应有的作用，而为了解决这个问题学校应该逐步实现档案管理的信息化，具体主要包括以下两个方面

1、建立专门的学生档案数据库。

面对全校数量如此巨大的学生档案，学校应该建立专门的学生档案数据库，配备专业的工作人员，将每个学生的具体情况录入到数据库中，建立学生电子档案，实现电子化管理，当需要了解某位同学的具体情况时，只需要进入数据库查找就一目了然，既方便又实用。另外，要强调要随时对数据库中学生的档案进行更新，特别是当学生出现处分、休学等其他特殊变动的时候一定要注意及时跟进，以便学校能够及时、全面地了解学生的动态，更有效地开展学生管理工作。

2、与人才市场建立资源共享平台。

学生档案一个最主要的功能就为学生的就业服务，因此，学校可以与人才市场建立资源共享平台，用人单位可以通过人才市场了解学生的各项情况，有针对性的挑选适合的人才，还可以利用这个资源共享平台职位需求，吸引更多人才前来应聘。学校也可以利用这个平台及时了解用人单位最新的职位需求，节省学生盲目寻找就业机会的时间。通过这个平台建立用人单位与学生之间的直接联系，可以提高学生求职的成功率。

（二）强调档案材料管理的规范化。

档案材料收集整理齐全、完整、准确是进行学生档案管理工作的前提，然而由于大多数学校对档案管理的忽视，材料的收集和整理相当不规范，学生档案自建立起来就相当于一沓废纸，本文认为要解决这个问题要从以下四个方面努力：

1、档案材料收集的标准化。

学校必须建立统一的标准，对档案中各种材料进行标准化的规定，比如规定纸质材料纸张的规格、书写要求、归档材料的种类等等。另外，由于这些材料都是由学生自己准备的，各个学院负责的老师一定要进行监督检查，在收集的过程中要对每个学生的材料进行严格的审查，最大限度地减少在材料收集过程中的错误。

2、档案材料的整理规范化。

档案资料收集后，各个学院还要进行整理，要对学生档案资料的完整性和真实性进行核查。对于这项工作，学校档案管理部门制定统一的规则，老师要对每个学生的档案材料细致的检查，尤其是真实性，要强调实事求是的原则，不能因为任何原因就改变档案的真实面貌，比如有些学生为了让自己在求职时更有竞争力，不惜修改自己的成绩单，这对其他同学来说是非常不公平的，因此，在档案材料整理过程中就要杜绝这种现象。

3、学生档案管理的规范化。

档案管理是整个工作的核心，学校领导根据学生的特点建立一套完整的管理制度。首先，要建立专门的学生档案管理部门，将档案管理工作进行细分，每个部门每个工作人员都必须明确自己的工作范围和工作职责，要做到分工明确，各尽其职；其次，学校要给档案管理部门配备专业的工作人员和专业的设备，并定期对工作人员进行培训学习，提高工作人员的业务水平，设备也要及时更新，硬件和软件方面都要保证工作的顺利进行，第三，建立完善的监督审查机制，对各个学院的档案管理工作定期进行监督，针对出现的问题要及时改进，要求各个学院要随时掌握学生的动态，及时上报，使档案能够准确地反映学生的新情况。

4、学生档案投递的规范化。

学生毕业离开学校后，学生档案也随着离开，由学校统一寄往用人单位或者是人才市场，在这个过程中也要做到规范化。在投递档案之前要向学生核对投递地址的正确性，尤其是要特别关注那些经常变换用人单位的学生，投递地址要统一时间地点进行书写和黏贴，防止出现漏写或重复书写的情况，在书写的过程中一定要谨慎，注意不要写错别字，书写完成后再统一寄出。对于那些被退回学校的学生档案，要找出退档的原因，坚决不能出现由于学校档案管理失误而给学生就业造成问题的情况。

（三）充实丰富学生档案，体现学生综合素质。

传统的学生档案往往只记录了学生的一些基本情况，已经不适应新时期新形势的发展要求了，尤其是近年来，用人单位越来越看重学生的综合能力素质。因此，需要对学生档案的内容进行改革充实，以体现学生在德智体美劳的全貌。一份完整的学生档案应该包括以下四个方面：

1、思想政治方面。

主要包括：入党申请书、思想汇报、党员考核情况表、入党志愿书、参加各种学习活动的心得、政审材料以及各种荣誉证明等等。

2、学习方面。

学习方面是学生档案中一项非常重要的材料，主要就是各学年的成绩单。

3、技能方面。

在对学生技能方面的记录主要包括英语、计算机等等级证书，各种资格证书，参加的各种学术、文体竞赛活动的情况。

4、身体、心理方面。

增加对大学生身体和心理方面的记录是为了应对新时期发展的要求，由于目前社会压力不断增大，用人单位越来越多的考虑应聘者在身体和心理方面的素质。为了应对这种需求，学校应该为每个学生建立身体和心理健康档案，定期对在校生进行身体和心理方面的测试，并将结果记录下来，学校要根据结果特别关注心理有偏差的同学，及时进行心理辅导和治疗，促进学生健康成长。而且用人单位也可以参考这些档案，选拔合适的人才。

四、结语

综上所述，目前学生档案管理工作存在着许多问题，传统的管理模式已经不适合当前社会的需要，已经严重地影响到学生的就业。因此，对高校档案管理工作的改革迫在眉睫，通过改革可以学校可以更好的为学生就业服务，更有利于学校建设，提高学校的就业率，提升学校的社会信誉。而且对档案管理工作的改革是一个长期的过程，不是一蹴而就的，要在改革的进程中通过多方面的努力不断摸索，不断完善，使学生档案管理工作能够做的更科学、更高效，更好地为学生服务。

参考文献：

[1] 李淑娥．就业视角下高职院校学生档案管理改革．哈尔滨职业技术学院学报．2009(2)．

[2] 万艳梅．探索高校学生档案管理新思路．兰台世界．2010(21)．

[3] 郑布光．严峻就业形势下高校学生档案管理初探．中国电力教育．2009(15)．