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【关键词】水利工程 资料整编 归档要求
水利工程档案是整个水利工程从立项到竣工验收所有环节的文字、表格或者其他形式的记载,可以说是一个项目的结晶。水利工程资料在整编和归档上的体现关系到工程的管理水平、项目验收、后期维护以及往后的管理利用,所以水利工程资料的整编和归档具有实际上的重要意义。从目前来看,我国在水利工程方面的内业资料的整编和归档内容和形式各不相同,设卷不一,内容各异,尚未形成完善的规范体系。
一、单位工程资料整编内容
一个大的水利工程通常分多步进行,每一关键步骤的内容资料会集中整编成一卷,所以完整的水利工程资料整编一共有5卷,为工程开工建设卷、工程管理及施工技术卷、工程鉴定检测卷、工程验收建设报告卷、工程验收质量评定卷。以下分别来讲每一卷的主要内容。
(一)工程开工建设卷
该卷需要整编的主要内容为:1、初步设计和批复以及设计的其他文件;2、整个工程计划的批复文件;3、开工报告的批复文件;4、工程承包协议书以及合同,一般有监督书、监理合同、施工合同、设计合同等;5、有关单位的批文以及可研报告;6、施工单位质量保证体系和项目法人代表的质量检测体系的相关文件;7、征用土地批复文件;8、气候条件、水文条件、地质条件、勘察条件等可供设计的基础性资料;9附有招投标书的工程招标和投标文件。
(二)施工技术及工程管理卷
改卷需要整编的内容为:1、工程的调度以及运用方案;2、工程运用度汛方案;3、在施工时的往来函件;4、质量检查处理记录;5、工程建设大事件;6工程施工相关日程;7、重大事件的处理方案;8、施工设计、方案、措施、工艺;9、设计图纸、施工技术要求与说明;10、会议记录;11、工程监理资料;12、建设中的咨询报告。
(三)工程鉴定检测卷
工程鉴定检测卷整编的主要内容为:1、各种相关的试验报告单,比如抽检报告单、单位试验单等;2、各类测试检查资料、相关构件的质量鉴定资料、相关原材料等;3、施工过程中建设物体的测试以及变形、位移、沉陷和施工定位测量;4、相关产品设备的说明书、出厂资料、性能鉴定、安装调试、运行监测、测绘验收等资料。
(四)工程验收建设报告卷
改卷整编的主要内容为:1、竣工的自查报告以及档案;2、竣工工作审计资料;3、竣工决算;4、工程在建设中的移民安置和征地补偿工作的相关报告;5、工程的运行管理以及其准备工作报告;6、工程建设中的重大技术问题报告专题;7、工程在建设施工中的管理报告;8、工程的设计工作极其相关报告;9、工程的监察管理报告;10、按期完成的工期报告、到期未完成的工作清单、拟验工程清单、工程中存在的一些问题和解决措施;11、工程建设管理报告。
(五)工程验收质量评定卷
工程在验收阶段的主要整编内容有:1、各单位工程的验收评定资料;2、各个单位工程的相关构件质量评定资料;3、各个工程的分部质量核定资料;4、隐藏工程质量评定资料;5单元工程智联戈丁资料,包括每一个单元的基本资料。
二、工程资料归档要求
(一)卷内资料印制要求
水利等工程对工程资料的归档要求比较高。一般来说,建设单位对资料的存档内容一定要是资料的原件,其他打印件均作无效处理;水利工程的档案资料多,可以分多卷装订储存,前提是每一卷卷面或卷皮上要注明相应的代号或代码;任何时候,分发相关单位的资料在第五卷第五节当中,第四十六页、第四十八页、第四十九页、第五十页一定要是原文件,打印文件视为无效。
(二)卷内资料签字盖章要求
归档对资料的盖章签字都有规范要求。一般来说,卷内资料在负责人签字处不能由非责任人签署,更不能空缺不签,而一定要按照严格要求,由工程主要责任人进行签字或者盖印签名章,否则该项无效;卷内资料在相关责任单位签字的地方,一定要求相关责任单位的主要负责人进行签署,而且必须要盖印单位的公章,如果由非责任人签署、不签署或者没有盖印公章,则该项无效;内的所有相关资料的填写,无论大小详略,都必须要是真实资料,并且要附带填写日期;卷面的签字和填写一定要统一规格,一般采用兰黑墨水或者碳黑墨水进行印刷,用圆珠笔或者铅笔进行签字填写的都视为无效。
(三)卷皮书写、装订、及其他要求
卷皮书应当以档案部分相关规范为准进行书写,一般用牛皮纸卷皮,装订则用线绳;卷皮字符采用微型机打印,字体型号规格要求要统一化;装订完成的卷皮书,用纸壳档案盒进行包装,另外档案盒的封面书写规格也要统一化;所有的资料用纸都以A4纸为标准;验收资料要符合SL233-1999规程;普通的相关资料的准备一定要赶在竣工之前完成,当然有些资料是在竣工后完成,如单位工程验收鉴定书和单位工程质量核定报告等;项目在竣工之后,各阶段的资料验收以及单位工程资料都要进行统一的归档,整个项目设为总卷。
三、结束语
水利工程资料的整编以及其归档要遵循一定的统一化标准,各项资料的整编标准化、统一化,归档资料要整洁有序,切勿造成文件资料混淆。总的来说,工程项目资料的整编以及归档是一项复杂的工作,整编和归档人员要认真谨慎,不可出现丝毫怠慢,将资料完美整编,清晰归档,推进工程项目的完美收工以及为项目的后续资料需求提供保障。
参考文献:
[1]高丽云,任淑芬,韩冰.中小型水利工程资料归档内容及要求[J].黑龙江水利科技,2013,(6).
基建财务管理主要是资金的管理,管理对象就是资金及其运动。所以,基本建设活动过程就是建设项目的资金运动过程。财务管理的内容同时还包括工程的预算管理,这是合理有效使用资金的关键所在,是财务管理的必要依据。基建财务管理的目标是在保证工程效用的前提之下,规范财务操作,控制工程造价,降低工程成本,即达到“性价比的最大化”的要求。
二、水利基建面临的新形势
1、水利基建财务的制度建设有很大进步
近几年通过修改基本建设制度、基本建设的财务管理规定等,水利基本建设财务管理在制度建设方面有了很大进步,现已基本形成体系。但有些规定(制度)与实际脱离,规定(制度)之间相互冲突。如建设单位管理费的问题,若按项目实际发生管理性质费用列支,很少有建设项目不超支,原因就是水利工程建设单位管理费概算定额偏低,需根据实际情况调整。
2、基本建设的投资规模日益增加
随着经济的发展,为保障源水的供应及改善水环境,深圳市政府对水务建设采取重点倾斜、高强度投入的政策,水利基本建设的投资规模持续增长,单是深圳市本级财政的投入2005年为6.5亿元、2006年为10.75亿元、2007年为12.94亿元。随着水利事业的快速发展,水利基建财务管理工作出现了许多新的值得思考的问题。因此我们研究其存在的问题和对策十分必要。
三、水利基本建设财务管理面临的问题及相关建议
1、水利基建财务管理基础工作相对薄弱
水利建设长期受计划经济模式的影响,这导致一些建设单位只注重计划管理,而忽视了项目效益和财务管理,各项财务制度的执行有待加强,会计基础工作不够规范。会计信息及会计核算科目不够准确等时有发生,使投资发挥效益受到影响。随着水利投资主体多元化趋势的发展,现行的一些财会方法及理财观念要进一步更新,业务知识急需加强。当前,基建财务人员缺乏的就是这种现代财会知识和技能。财务管理工作还不能适应市场经济的需要,思想观念、业务知识及理财观念尚未适应社会主义市场经济体制。
(1)加强业务培训,提高财会人员素质。基建财务会计人员是做好建设项目财务工作的主体,其素质高低直接影响着财务管理的质量。基本建设财务管理要求财务会计人员不仅要熟悉掌握财务会计知识,还要了解工程概预算知识、工程图知识,清楚概预算的标准和定额,全面了解基建项目的情况,在此基础上,才能准确设置账套,准确核算基建项目。为此,一方面基建财务会计人员必须加强对基建财务制度及财务管理规定等的学习,弄通并熟练掌握,增强和提高对政策、制度的理解和执行水平,提高依法、依规办事的能力,努力学习并掌握一定的水利工程知识;一方面业务主管部门要根据水利基本建设财务会计人员不稳定、业务素质不高等实际情况,有针对性地组织其进行业务培训,扩大知识面、提高业务素质。基建财务会计人员要在不断提高业务素质的基础上,工作方式应由事后记账变为事前参与、事中控制和监督,通过参加工程招标、价款结算、竣工验收、制定办法和重大事项决策等,为更好地开展财务管理、尽快发挥工程效益做出应有的贡献。
(2)财务人员必须学习和了解市场经济规律,一切从实际出发,认真研究水利基建项目的特点和市场经济对水利工作的影响,在水利工程实行项目法人责任制下,把基建财务管理工作由被动转向主动,主动服务、主动管理、主动监督、主动为领导当好参谋、主动适应市场。
2、建立健全水利工程项目资金管理制度
国家为了加强水利基本建设资金的监督与管理,对中央水利基本建设资金在银行开户的管理一直是严格的,不主张多开户。然而,按现行有关制度,对财政预算内专项资金(国债资金)、水利建设基金、地方配套资金等不同性质的建设资金管理都要求单独开设账户单独管理,因此,对有多种建设资金的建设项目是可以开设多个账户的,临时账户还不包括在内,给财务管理工作增加了工作量,也不便于日常的管理。
(1)进一步完善水利资金各流转环节的监督管理机制,要从单位的银行账户入手,切实加强对银行账户管理,彻底清理、整顿、归并银行账户。坚决杜绝一切制度外收支和小金库的存在。同时建立水利工程项目资金使用管理报告制度和信息反馈制度,加强对水利工程项目资金使用管理的定期或不定期地监督检查,杜绝人为滞留、挤占、挪用水利资金、私设“小金库”、转移资金、逃避财务监督等严重违反财经法规行为的发生。
(2)要建立健全水利项目资金的申请与拨付制度,严格按规定的程序办理资金的拨付手续,强化对工程项目的审查验收。确保资金按计划批复的项目及用途使用。根据投资计划安排项目建设进度,制定用款计划,并对资金到位、投资完成、工程形象进度等情况及时了解,资金的拨付以用款计划为依据,按工作程序、工程进度、支出预算进行拨款。同时要严格水利工程项目资金的使用管理,水利工程项目资金的使用必须经过监理单位审核,经办人审查,财务等有关部门审核,单位主管领导批准签字四个程序方可办理支付手续。
3、切实加强对基建项目竣工的财务管理
水利基本建设项目竣工财务决算是基本建设项目财务管理中的重要内容,工程竣工完成后,编制基建项目竣工财务决算,对工程建设财务进行全面的评估和总结。财务部门要会同设计、计划、物资、工程统计、监理、施工等部门联合在规定的期限内编制工程竣工财务决算,并报请有关审计部门进行审计。认真检查工程建设管理过程中的财务行为及对审计提出的问题及时整改调整,真实反映水利投资效益,准确核定新增资产价值。但是对竣工财务管理,目前存在着管理混乱、规定不明确等问题,需要加以完善。
(1)竣工决算是办理财产交接的依据。它是用货币和实物数量两种计算方式来反映竣工工程投资来源、建设规模、资金使用、工程造价、投资效果和综合效益的总结性文件,它能够全面反映建设项目的最终建设成果和财务情况。首先,由于竣工决算是在搞好日常财务管理的基础上进行的,要求基建财务人员要参与工程建设全过程的财务管理,从概预算的审查、招投标、计划管理、施工合同、工程实施结算、直至竣工决算编报完成。其次,工程竣工后,财务人员要全面清理各项财产物资,核实结余物资,做到账实相符;清理债权债务,并落实最后余额数;要认真核实基本建设拨款额,并同银行核对各项收支,在此基础上,正确计算基本建设支出和各项交付使用资产的成本,对不应计入建设成本的项目要及时剔除,对应计入固定资产成本的待摊费用正确分摊,以保证竣工决算编制的正确性。再次,要加强竣工决算有关指标的分析。竣工决算编制完成后,必须要对报表中所列的各项文字及数据资料进行认真深入的研究,分析各主要指的完成程度,如对建设规模、建设工期、交付使用资产完成情况、工程质量、生产能力或效益等进行分析,从中找出差距、分析原因,为工程交付使用后加强管理提供依据,为提高基本建设财务管理水平打下基础。
[关键词]农村饮水安全;档案;管理
1引言
临汾市总人口434.5万人,其中农村人口250.3万人,占总人口的57.61%。全市山多川少,十年九旱,水资源严重不足,水资源总量15.2亿m3,人均占有水资源量380m3,呈现出人口多、用水量多、水资源量相对少的特点,水资源供需矛盾相对突出。为保障农村饮水安全,近年来,临汾市把解决农村饮水作为一项重要工作常抓不懈。到2010年,全市建设各类农村饮水工程3743处,基本解决了农村人口的饮水问题,实现了农村饮水安全全覆盖。之后开展了提高农村群众用水标准工程建设,进一步提高水质标准,提高自来水入户率。截至目前,全市饮用自来水(包括简易自来水)人口占到农村人口的94%。农村饮水安全工程作为重要的民生工程,投资规模大、建设时间长、建设地点分散、单项工程小而多,决定了农村饮水安全工程档案资料具有数量多、资料分散、收集管理难度大的特点,因此,做好农村饮水安全档案工作是一件复杂而系统的工作。
2农村饮水安全工程档案工作重要性分析
2.1工程档案是维护管理农村饮水安全工程的第一手资料临汾市农村饮水安全工程点多面广、战线长,全市4819处农村饮水工程,其中单村供水工程就有3519个,占饮水工程总数的73%。工程使用过程中一旦出现问题,在对其维护、维修、改造过程中,工程档案就是必不可少的依据和凭证。
2.2工程档案
为今后农村饮水安全工程建设提供参考和借鉴在解决农村吃水问题上,临汾市经过了人畜吃水、饮水解困、饮水安全、标准提高等几个阶段,每个阶段工程建设都有不同的技术要求和侧重点,完整的农村饮水安全工程档案,为今后提高工程设计质量提供了参考和借鉴,也是开展农村饮水安全工程学术研究、持续进行工程建设的宝贵资料。
2.3工程档案是保障
农村群众安全饮水的重要依据在自然和社会环境影响下,自然灾害、突发事件难免发生,也可能对农村饮水安全工程产生不同程度的影响,要避免或减少其影响,保障农村群众饮水安全,就必须分析研究工程档案中的数据和结论,提前预防和有效解决自然灾害、突发事件产生的影响。同时,工程档案还是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据。
3主要做法
在农村饮水安全工程项目实施中,根据实际情况,形成了一套档案收集管理模式,力争为工程提供一份翔实可靠的档案材料。3.1工程实施前期的资料收集工程前期文件材料主要有项目投资计划、资金文件、批复、会审纪要、实施方案、变更设计及批复、法人建立文件、项目公示、招标公告、招标文件、中标通知书等。
3.2工程施工期间的资料收集
施工文件材料主要有项目划分申请、报告、批复、单元工程质量评定表、隐蔽工程验收签证,水泥、沙、石、钢筋、混凝土砂浆配合比资料,砂浆、混凝土试件检测报告、施工日志,工程工艺、设备材料、管材合格证、设备合格证等。此外还包括开工申请、开工令、隐蔽工程签证、中间报量、联合计量单、完工结算书及支付证书等监理文件材料。
3.3竣工验收及运行管理资料收集
竣工验收文件材料主要有建设管理报告、施工管理报告、监理报告、质量评定报告、资金支付资料、财务决算报告、审计报告;工程运行管理资料主要有受益户统计表、移交清单、试运行报告、工程管护制度、管护协议、水质化验报告等。
3.4根据工程特点做好档案资料整理
由于农村饮水安全工程量小、数量多,单个工程很难装订成一本,因为一个批次的很多程序都是同时审批的,包括资金下达、方案审查、招标、设计、施工、监理、质量监督等,这些资料应批次装订,避免资料重复,但装订时注意对每个工程进行编码,一个工程对应一个编码,以方便工程准确快捷的通过编码将其找出。档案装订应按照水利部颁发的水利工程建设项目文件材料档案管理规定实施。同时,由于农村饮水工程档案使用频率高,不要用档案盒装,最好用硬壳纸当封面,用线捆扎封边装订。
3.5严把档案资料收集管理环节
在工程档案收集管理中,要本着“对过去负责、为现在服务、替未来着想”的原则,确保各类档案资料的规范性、完整性和准确性。对接收的建设管理类、勘测设计类、建设监理类、施工管理类、竣工验收类等工程建设档案,管理办法、管理制度、用户协议、安全责任书等运行管理档案,工程建设、水费收缴与使用等财务档案,各类配件、管材出入库登记等物资档案,分别进行分类、整理、编目、装盒、入库,做到整齐规范,排列有序,查找方便。
4档案管理存在问题
4.1对档案资料收集管理工作重视不够
农村饮水安全工程是一项重要的民生工程,涉及到老百姓的切身利益,有关单位大多认为其重点应突出解决好工程设计、建设工期、工程质量和工程效益上,忽视了档案的收集、整理、归档、管理,导致工程档案管理工作相对滞后,档案的系统性、准确性得不到有效保障。
4.2档案收集管理专业人员缺乏
在农村饮水安全工程项目建设中,档案收集管理人员一般是新参加的工作人员、工程技术人员或兼职人员,有的甚至是临时抽调,身兼数职,缺乏档案专业知识,对工程档案收集管理比较陌生,不熟悉档案收集管理的法规和制度,很难适应工程档案收集管理工作需要。专业档案管理人才更是奇缺,在一定程度上影响了农村饮水安全工程档案管理工作。4.3工程档案资料不齐全由于农村饮水安全工程前期工作距离实施时间跨度较大,往往哪个部门形成的档案资料就保存在哪个部门,甚至保存在承办人手中,信息不容易掌握,导致前期工作档案资料收集不齐全。而且由于农村饮水安全单项工程规模较小、施工技术难度不大,对施工单位资质要求不是很高,多为资质较低的施工企业,对工程档案资料的收集管理水平参差不齐,导致施工资料不规范、不完整。同时个别资料还存在不完善、不完整情况,存在以施工图、甚至示意图代替竣工图,签字手续不齐全等问题。
5思考及建议
农村饮水安全工程的建设与使用,对提高农村群众生活质量,促进当地社会经济发展具有深远意义。做好工程项目档案收集管理工作,是每个工程参与者义不容辞的工作职责。结合工作实际,就农村饮水安全工程档案收集管理工作谈几点建议。
5.1明确档案收集管理责任
农村饮水安全工程参建单位在重视工程进度、工程质量的基础上,要进一步提高档案收集管理意识,压实档案收集管理责任,切实发挥建设单位的龙头作用。建设单位项目法人对档案工作负总责,勘察、设计、施工、监理等参建单位负责人员,按各自职责对档案分级负责,全程跟踪农村饮水安全工程档案资料的收集整理,确保工程档案系统、完整、准确、规范。
5.2做好工程档案收集整理工作
依据农村饮水安全档案形成的特点,区别不同情况,确定相应的收集方法。对形成周期短、时间性强的档案,做到及时收集,避免因时间拖延造成的内容混淆、遗缺,降低档案质量;对形成周期长的档案,划分收集时间区段,确保档案的完整性,坚持从档案形成的源头抓起,做到前期介入到位、中期控制超前、后期检查严格,重点收集管理好工程设计变更、隐蔽工程等资料文件,体现工程建设的真实面貌,杜绝擅自修改、伪造或事后补做档案资料的现象,确保工程档案的规范化、标准化和真实性。
5.3建立工程档案规范管理网络
农村饮水安全工程范围广、工期长、资料多、环节复杂,形成的档案资料种类多、数量多,为了实现工程项目档案标准管理,必须建立相配套的档案管理网络,完善管理制度和工作程序。在项目档案收集整理阶段做到下达任务与提出事件材料归档同步;检查计划进度与检查文件材料情况同步;验收鉴定工程与验收鉴定材料归档同步;项目总结与文件材料完全归档同步,确保应归档文件材料“颗粒归仓”。
5.4提高档案管理人员的综合素质
加强对档案收集管理人员的业务知识培训,逐步提高他们的业务素质,有条件的单位可以聘请专业档案人员,深入工地,对工程档案收集、整理、移交、验收等工作进行指导,对存在的问题及时改正。同时,档案管理人员要增强事业心和责任感,积极主动了解工程动态和资料流向,自觉做好档案收集管理工作,做到不遗不漏,保证档案资料的齐全、完整、准确,使工程档案资料能准确地反映工程建设的全过程。
5.5加大工程档案的现代化管理力度