档案现代化管理精选(九篇)

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第1篇：档案现代化管理范文

[关键词]档案 公司发展 现代化 管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）10-0331-01

虽然档案管理工作现阶段取得了许多新突破，建立完善了档案管理的各项规章制度，初步建立了档案目录计算机检索功能，提高了工作效率，但仍存在许多问题：

一、开放意识与创新意识不强

档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”等旧观念。

二、许多基层单位重“藏”轻“用”

一些部门在工作中，忽视了档案的作用，档案信息资源开发不足，造成大量信息资源闲置。

三、档案收集工作缺乏力度

收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作处于被动地位，一般是移交什么就接收什么，应该归档的材料散失在个人手中，档案缺失严重。

四、档案管理与服务存在脱节现象

由于公司档案资源不够丰富。只注重产品、基建、设备、人事、文书等档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与业务有关的资料的收集整理，影响了公司档案的系统性和完整性；档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代或者缺失现象。

五、档案管理人员少，专业素质不高、工作积极性不高

档案专业人员所占比例小，多数为传统档案工作“传、帮、带”的“继任者”或长期沿袭下来的工作经验。许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。

通观档案工作中诸多问题，不难发现，要想档案管理工作走上系统化、规范化、标准化、正规化的道路，必须从以下几方面入手：

（一）要有效地推进档案的系统化管理

需要建立新的档案工作机制，进行部门整合，设立档案中心，加强档案行政管理部门在公司行政管理职能的组织地位。档案中心应在传统的产品、会计、人事等档案管理职能中增设底图保管职能和晒图职能，这样集中统一管理，蓝底不分家，档案中心直接掌握晒制底图的部门、数量、流向，全程监控公司技术档案资料完整与安全，防止失密和泄密，档案中心具有档案实体保管和业务监督指导双重职能。

（二）完善档案管理制度

要想企业走的更远、更稳，必须有完善的制度做支撑，要从领导、部门、员工三方面进行努力：

1、要有效地推进档案的规范化、标准化管理，最关键的是领导要有重视档案的意识。单位领导或主管和分管档案部门的领导参与上级部门组织召开的档案方面的宣传会、培训会、经验交流会，从而增加对档案的了解，档案意识就会进一步提高。才能带头去遵守档案管理制度，为员工树立标杆，这才是推进档案规范化、标准化管理的重中之重。

2、要有效地推进档案的规范化管理，必须要建立健全档案中心管理制度和与各相关部门之间的工作制度。做到有章可循，有法可依。具体有以下两方面：

（1）内部管理。建立健全纳入档案管理工作的领导负责制度、目标管理制度、综合计划制度，使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。如制定案卷质量标准，使分类组卷达到最佳水平；制定档案接收标准，以确保进室质量；制定整理、鉴定、检索、利用等标准，使各项管理工作规范化、统一化。建立健全档案管理工作流程管理制度。通过抓好各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。

（2）外部协调。督促和领导相关部门制定档案工作制度，明确目标，督促相关业务人员对档案工作人员进行文件的解读和培训。督促和领导本单位收文、行文机构向档案室归档工作，赋予档案工作人员指导行为和归档的权利，保证档案工作的顺利进行。同时，建立与相关部门的资源共享制度。每个人的人事档案是动态的不断变化的，人事部门随时会产生任免、调资等归档材料需要及时放入个人档案袋中，面对档案工作人员少，工作量大的情况，对这些材料进行整理、编号的过程是一个重复费力的环节。如果人事部门信息库增加“人事档案号”项目，使打印出来的人事档案材料直接带上档案号，可以大大提高工作效率

3、要有效地推进档案的正规化管理，必须要加强档案工作人员的管理和培训：

（1）档案工作人员必须要有较高的政治素质，要有埋头苦干、无私奉献的高尚的道德情操，必须忠诚可靠，意志坚定，严守公司秘密，这是由档案工作的性质和特点决定的。档案工作人员也要履行《档案法》赋予的权利，对档案的前期控制工作进行监督、指导、检查。

（2）适时举办档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到先进单位学习档案管理先进经验和操作技能，以促进档案工作健康、平衡发展。

综上所述，要想有效的推进档案工作的系统化、规范化、标准化、正规化管理，需要领导、员工、职能部门三方面的努力，缺一不可。

参考文献

[1] 徐拥军.从档案收集到知识积累[M].是由工业出版社，2008：6-24.

[2] 纪新.转型期大型企业集团档案管理模式研究[D].天津师范大学，2008：46-57.

[3] 周玉玲.纸质与电子档案共存及网络环境电子档案管理模式[J].中国科技博览，2009：44-46.

[4] 刘冬立.基于Web的企业档案管理系统的设计与实现[D].同济大学，2007：14-23

第2篇：档案现代化管理范文

关键字：档案；管理；现代化

0 引言

所谓档案管理的现代化，是指在科学的思想指导下，运用合理有效的方法和手段，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是新时期档案事业发展的必然趋势。现代化的档案管理从信息化、虚拟化、标准化等多个方面对传统的档案管理进行了纠正，对档案管理提出了更高的要求。

1 档案管理现代化的内容

1.1 档案管理的信息化

档案管理信息化是指在档案管理中运用信息技术来提高档案工作现代化水平，它是新时期档案管理的核心内容，主要包括档案信息资源建设和档案基础平台建设两个方面，通过信息化的渠道和方式，加强对于档案资源的利用与开发，提高档案信息资源的共享程度。

1.2 档案管理的虚拟化

传统的档案管理主要是以纸张为载体，实行手工管理的模式。在这种管理模式下，信息与载体是不能分割的，信息共享具有很大的难度。而且在管理过程中，需要进行一系列诸如收集、整理、鉴定、编目等环节，在耗费大量的时间和人力的同时，工作效率也不高。档案管理的现代化则提倡档案管理的虚拟化，也就是以计算机为档案的载体，运用智能化的计算机管理模式对档案进行管理。这种管理模式在很大程度上节约了时间，节省了人力，提高了工作效率。

1.3 档案管理的标准化

档案管理的现代化很重要的一点在于档案管理的标准化。档案现代化管理依赖于网络这种载体。而网络具有很大的开放性和不安全性，所以更需要制定相应的管理标准，对档案数据的交换、信息的传递、资料的共享等等步骤进行详细的规定，使得档案管理有据可循。只有在统一的标准规范之下进行档案管理的工作，才能取得好的成效。

2 档案管理现代化的必要性

2.1 自身发展的需要

随着我国经济和科技的快速发展，信息化程度的提高，我国的档案事业也面临着挑战。传统的档案管理模式已越来越不能适应社会发展的需要。计算机、网络等新技术的应用对档案管理提出了新的要求。在这样的情况下，运用新手段新方法，实施档案管理的现代化，能够适应新的发展形势，提高档案管理工作的效率，有利于档案事业的更好发展。

2.2 加强保护的需要

另外，由于传统的纸质载体自身质量的缺陷以及保护手段的落后，很多档案已经出现了一些诸如褪色、无字等问题，给档案管理带来了极大的不便。若要加强对这些档案的保护，则要求我们运用现代化的管理方法，将这些档案以电子的形式保存起来，避免因为纸张的损坏导致档案信息丢失的问题。

2.3 充分利用的必要

传统的档案管理还具有“独占性”的特点，一旦某段时间有人使用，其它人就不能再利用。实施现代化的档案管理，能够很好地解决这一问题，有效地加强档案的共享性。需要的人可以在网络这个平台上同时进行使用。

3 档案管理现代化中存在的问题

尽管档案管理现代化已经是大势所趋，但就目前的形势看来，档案管理现代化的进程中依然存在着各种各样的问题。

3.1 缺乏专门的管理人才

档案管理现代化中首先存在的问题便是缺乏专门的管理人才。由于长时间以来，我们的档案管理运用的都是传统的管理模式，所以在很大程度上忽视了对现代化管理人才的培养。在这样的情况下，档案管理中的人才很少有能力同时掌握先进的科学技术和管理技能。他们并不能适应现代化的档案管理模式，很多人还停留在传统的管理阶段，既没有掌握现代化的管理知识，也缺少对现代化设备的操作技能。

3.2 缺乏先进的管理设备

另外，由于档案管理意识的不足和资金投入的有限，造成档案管理中缺少先进的档案管理设备，软硬件设施都严重滞后于档案管理现代化的需要。至于档案管理中至关重要的档案管理自动化软件，虽然很大程度上有利于档案的现代化管理，但由于其开发技术的不成熟，所以造成了文件和档案之间的脱节以至于管理变得极为分散，从而使系统中的档案信息难以集中管理使用，致使档案信息资源不能得到有效的共享，严重影响了档案管理现代化的进程。

3.3 缺乏有效的管理方法

档案的现代化管理中存在的另一个重要的问题是管理方法的问题。由于现代化档案管理实施的时间较短，大多数部门还没有形成一套比较有效的管理方案，所以档案管理基本处于无序的状态。管理人员只能根据自身的理论知识和实践经验进行摸索。在这种情况下，尽管有关部门对档案文件的格式和标准做出了相应的规定，但在实际操作过程中由于缺乏有效的方法指导，依然会出现各种各样的问题，对档案的管理造成了不良的影响。

4 实施档案管理现代化的方式

4.1 人才的培养

实施档案管理的现代化，首先在于加强对人才的培养。现代化的档案管理对工作人员提出了多方面的要求。与传统的档案管理人员所需要的简单技能不同，现代化的档案管理人员需要掌握丰富的理论知识，拥有较强的技术水平和管理水平。与此同时，最好还能具备较强的开拓创新意识，从而加快档案管理的现代化进程。在这样的情况下，首先要建立严格的选拔制度，选拔合适的档案管理人才，这些管理人才要拥有较高的道德水平和职业素养。其次要通过各种有用的形式加强对人才的培训，例如聘请专门的老师教授他们计算机方面的相关知识，开展讲座的形式教给他们档案管理方面的知识等。通过教育培训，使得这些管理人员逐渐拥有全方面的能力，能够应对现代化档案管理中的任何问题。从而提高档案现代化管理的质量，确保档案管理现代化建设的顺利进行。

4.2 设施的引进

另外，实施档案管理的现代化，还在于要引进先进的管理设备。现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强。在这样的情况下，给档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平。为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，在很大程度上有利于档案利用工作水平的提高，从而创造出一定的经济效益。

5 结语

综上所述，在新的经济和科技形式下，推进档案管理的现代化已经是大势所趋，它不仅能够满足档案管理自身的需要，也能够加强对档案的保护和利用。但与此同时，由于现代化的档案管理模式还不成熟，所以在运行过程中还存在着各种各样的问题，例如缺乏管理人才、管理设备、管理方法等。在此情况下，要运用合理的方法，通过人才的培养、设备的引进等方式，加强档案管理的现代化水平。

参考文献

[1]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010（05）

[2]宋宝英.档案管理现代化的几点思考[J].世纪桥，2009（03）

[3]李宇红.档案管理现代化存在的问题及对策略[J].甘肃科技，2008（09）

第3篇：档案现代化管理范文

档案管理的现代化主要指管理现代化，管理现代化即管理人才知识现代化和管理方法的现代化。它不仅包括软硬件建设的具体内容，还包括与社会发展相匹配的整体规划。现代化文件管理相比于传统文件管理具有如下优势：首先，传统的文件管理更多地分散在规划、目标设置和人员配置中。而现代化文件管理加强了各个环节之间的联系，通过系统协调实现共同目标;其次，档案现代化代表了数字形式的档案管理工作所涉及的信息，需要通过建立数学模型进行定量分析;最后，在现代信息技术的帮助下，文件管理有效地提高了信息资源的收集、整理、分析和利用的效率，通过强调管理者的主观能动性，提高应对复杂情况的能力。

二、现代化建设在档案管理中的应用

1.确保通过基础设施建设有效利用档案资源。文件管理基础结构包括两大类软件和硬件。软件设施基于计算机网络，具有操作系统的现代管理应用软件、数据管理系统、信息安全系统等提供科学和标准化的管理模型;后者主要是更新和替换文件管理所需的工具和设备，也因此降低了劳动力成本，与现代社会保持同步。硬件设施的核心是计算机及其网络结构，包括数据输入和存储设备，如扫描仪和移动硬盘。通过构建软硬件基础设施，可以减少文件管理实际操作中遇到的障碍。最重要的是确保以通用的标准化形式收集、组织和存储档案资源，并且它能被有效和广泛地使用以实现最大价值。2.通过信息资源建设提高档案管理的存在价值。文件管理的存在价值是一个庞大而丰富的信息资源数据库，所有管理工作都基于此。例如以传统形式对管理单元的档案资源和人工记录进行数字化转换，以网络数据形式收集、接受和管理它们，并依靠计算机技术对这些数字信息进行全面组织、编辑和分类，从而建立完整的信息资源数据库[2]。3.通过建立标准规范防范档案管理的安全风险。由于文件管理工作的所有设备载体都得到了适当的安排，因此通过网络有效地保护核心信息资源，营造一个高度连接的环境。从风险管理和控制的角度来看，唯一可能给文件管理工作带来安全风险的只是人为错误和制度缺陷。例如，科学合理的管理系统使他们能够以程序化的方式完成档案管理，从而有效地减少人为错误;标准规范的建立是一系列制度规范，包括管理规范，业务规范和技术规范[3]，以确保档案管理的快速有序发展。因此，又降低了由于系统缺陷导致的管理失败等风险因素。

三、档案管理现代化进程中存在的问题

1.档案管理现代化意识不高。基层文件管理单位的许多老员工一直使用传统的方法来工作。他们在日常工作中有丰富的经验，工作非常熟练。他们认为传统的管理方法已经非常先进，不需要改进。对于高科技的使用，他们缺乏相关的意识和能力。而且，对于文件管理单元，文件管理人员没有相应的培训，这使得他们对文件管理的现代化知识了解甚少，所以文件管理的现代化还没有落实到位。2.档案管理标准化程度不高。在实际管理过程中，管理系统复杂，但管理方法却非常松散。同时，由于历史原因，不同的文件管理单元基本上负责文件管理，不同文件管理单元的管理级别也大不相同。而且，文件管理单元之间的管理软件标准还不一致，这使得文件管理的标准化程度不高。存储的数据并不完美和准确，最重要的一点是数据资源无法真正共享。这对于实现文件管理的现代化非常不利，阻碍了文件管理水平的提高。3.档案管理现代化人才缺失。从实际情况来看，许多企事业单位的档案管理人员对现代管理基础知识掌握不够，对现代设备操作技术的掌握不够。此外，当前的文件管理人员非常灵活，其中许多人作为兼职员工进行管理，还有一些文件管理人员年龄偏大。4.档案管理工作落实不到位。档案管理工作可以充分反映一个地区的历史发展过程，为区域经济提供前提和基础。在这个阶段，中国许多地方的文件管理领域的收集文件种类太多，但专业文件的构建非常稀缺。例如，政治档案太多，科研档案太少。电子文件（如图片和视频）的集合被忽略。在这种情况下，管理单元的档案将存在诸如类别不完整、单一资源和信息存储太少等问题。

四、促进档案管理现代化的举措

1.提升档案管理的现代化意识。档案管理的现代化主要体现在数据库的建设上。组织档案资源并将其输入数据库是一项非常困难的任务，这不仅是因为档案资源的数量很大和复杂性很高，而且也是没有科学合理的方法。因此，有必要根据原始文件管理进行层次分类：对于具有单个内容和低使用价值的文件，请提交案例文件，对于相同内容，记录组合级别;对于涉及重要或大型复杂内容的文件卷，将实施文档级描述。通过这种方式，可以减少一些不必要的描述，提高数据库构建的速度，并节省大量的财务、人力和物力[4]。2.加大对现代人才的培养和引进力度，提高管理者的素质。建立完善的人才引进机制。在现代档案管理工作中，人是最重要的因素，管理人员的素质决定了档案管理工作的水平。充分运用各种现代科学知识和技术进行档案管理。加强对现有管理人员的培训，努力提高整体素质。通过各种培训方法，档案工作者可以不断吸收和消化各种有用和相关的知识，并获得更多有用的现代管理知识和技能。努力培养具有现代管理水平的综合性、高水平的档案管理人才。

五、实行档案管理现代化的意义

1.大幅提高档案管理的工作效率。在现代化的帮助下，档案资源以信息和数据的形式存在，并通过网络进行数据共享、数据检索、数据查询等，实现了信息资源的多次利用[6]。此外，由于计算机等现代设备的便利性和速度，文件管理减少了人工参与。由于其强大的可记录性和可追溯性，文件管理工作提高了容错率。2.信息资源的开发利用更为顺畅。文件管理的对象是信息资源，通过开发和利用信息资源，实现自身价值。通过现代手段，信息资源的存在已经从传统的文字和图表转变为电子数据，实现了内容的丰富和存储空间的扩展。因此，信息资源的开发和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.显著提升档案管理的服务质量。文件管理的最终目标是为各行各业提供信息资源，现代化为实现这一目标提供了极大的便利。比如：现代化建设下的文件管理是以数据库的形式存储各种信息资源，这允许快速调用和引用数据，而不受时间和空间的限制，以便于使用和二次开发。

参考文献

[1]杨丽娜.建设工程档案管理与工程质量的关系及管理要点[J].企业改革与管理，2016（21）：20+23.

[2]朱峰.关于档案管理现代化若干问题研究与思考[J].黑龙江史志，2013（17）.

[3]吴后琼.实现档案管理现代化的对策探讨[J].学理论，2011（4）.

[4]陈伟艳.档案管理现代化建设浅析[J].黑龙江档案，2016（1）.

第4篇：档案现代化管理范文

众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入??计算机??的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢??哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢??总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面??一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多??二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍??三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用??四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现??五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的??六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1?比?面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2?敝匦伦楹习妇硎迪职妇砉娣痘?

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3?苯岷媳竟菔导使娣吨?录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4?蓖骋环掷嗪疟Vぜ焖鞑槿?率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5?惫娣短饷?保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是??在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委??北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委??还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种??必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1?狈智迩嶂鼗杭保?循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2?狈旨洞沃?录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录??对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录??而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3?狈置疟鹄啵?充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引??而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4?庇谩肮丶?词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

第5篇：档案现代化管理范文

【关键词】　房产档案；管理；现代化；数据库技术

随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济与社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。

房地产业呈现出强劲的增长势头，房产档案的数量急剧增加，档案的利用率也大幅度提高，这使得传统的以手工处理为主的房产档案管理方式越来越暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高等问题，庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应工作发展的需要。因此以计算机技术为核心的现代信息处理技术与现代档案管理理念相结合，提高房产档案的利用价值，成为目前迫切需要解决的问题。我们要充分利用计算机系统信息化、传递网络化、存储海量化、服务快捷化、资源共享化的显著特点，实现房产档案管理的电子信息化建设。

1、新形势下房产档案管理需求及特点

在现代社会的发展过程中，社会的发展对房产档案有了新的需求，其作为法律凭证是现代房产交易以及房产纠纷解决的关键。而房产档案的动态使得其要求现代房产档案管理能够根据其特点进行管理与控制。例如：针对城市规划、改造、房产买卖等权属转移变更进行科学的管理。而且现代计算机技术的运用改变了传统手工记录档案的方式，为提高房产档案管理工作质量、提高工作效率奠定了技术基础。新时期下房产档案管理工作要求房产档案能够以科学的、快速的、准确的房产档案信息提供完善的服务。针对现代房产档案管理的种种需求，我国房产档案管理工作必须加快房产档案管理现代化进程，以此提高房产档案管理工作质量。

1.1房产档案的特点：法律凭据性。房产档案是政府职能部门依照法律规定，代表国家对房地产所有权及相关权利进行登记、确认和规范的管理活动中所形成的，是房地产行政管理法定职责的体现物，能够合法地证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。

动态性。房地产档案与其它门类档案相比，其鲜明的特点在于它的动态性。主要有两方面的原因：一方面是房地产本身发生了变化，例如旧城改造、城市规划、房屋拆除产权灭失等；另一方面是房屋外部条件的变化引起房地产的变化，包括房地产买卖、交换、赠与、继承、划拨、转让、分割、合并、裁决等原因致使权属转移变更。房地产档案的动态性决定了必须对房地产档案实行动态管理，以保证房地产权利现状的一致性和现势性。

区域性。法律明确规定一个行政区划的房地产发证机关只能有一家。房地产档案管理的基本原则是属地管理。而每一宗房地产权属状况的记录和管理都是唯一的，在一个地区中的房地产档案处于独占和垄断地位，房地产档案管理是否科学合理，将直将影响到该地区房地产市场的管理秩序和发展进程。

2、房产档案管理现代化的实现

现代化条件下的档案工作比传统的档案更需要标准化和规范化，它需要有统一的档案信息采集标准，统一与规范的数据类型，主要包括电子文件归档和电子档案管理。没有档案基础，没有档案基础业务的标准化和规范化，就没有档案事业的现代化和信息化。

2.1以房产档案管理现代化优势提高服务质量：房产档案现代化运用了现代科学技术手段与方法，实现了房产档案管理优化的目的。因此，房产档案现代化将计算机技术作为核心、引入了信息处理技术以及数据库技术。通过这样的方式使房产档案管理工作能够以信息技术作为基础开展数字化管理。而且随着现代网络技术的发展与应用，房产档案管理工作也发生了变化。运用网络技术、数字化技术实现了房产档案信息收集、整理、查询、利用以及管理的数字化、现代化。房产档案管理现代化提高了档案的管理水平与工作质量，为房产档案信息利用、房产经济发展提供了更加完善的服务。

另外，房产档案管理现代化海威电子档案管理的应用奠定了基础，为我国房产档案管理技术与水平的提高奠定了基础。房产档案管理现代化的优势为我国房产档案管理工作水平提高、房产档案管理工作效率的提高奠定了基础，同时也促进了我国房产档案管理工作的开展。

第6篇：档案现代化管理范文

一、对检察档案实行现代化管理的必要性和重要性

档案是证据。检察机关是国家的法律监督机关，其监督活动贯穿于刑事诉讼的全过程，并且对国家工作人员贪污贿赂犯罪、国家机关工作人员渎职犯罪具有侦查权、侦查，是收集证据，审查批捕，是审查证据，出庭支持公诉，要依靠证据，可以说，证据是刑事诉讼活动的生命。从档案形成的特点看，是当时、当地、当事人直接使用的文件材料有条件地转化而来的，是未经任何改动的原始材料，是令人信服的历史证据。从档案本身的特点看，它是历史的真实记录，如手迹、信件、照片、录音和录像等，都是原始文件和历史信证，可以成为查考、研究和处理问题的依据。档案是“句号”。每个案件，都经法定程序，都有一叠档案，从立案、侦查、、审判到执行，都有详细的记载。事情终结、案件办结的标志是什么？两个字：归档。没有归档的事情、案件，都还没有真正划上“句号”。北方农民种地，讲究春种、夏锄、秋收、冬藏，如果立案、侦查、批捕、，是“春种”、“夏锄”、“秋收”，那么档案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面诸般努力的实际效果就会大打折扣。检察档案是广大检察干警辛勤劳动的果实，心血的结晶，因而，必须科学、规范、完好地保存。档案是历史，它真实记载着经验和教训，有着不可替代的现实参考价值。检察档案是检察机关工作的查考凭证，办案干事业的重要依据，调查研究的必要条件和基础，是开展培训的生动教材。随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，对检察档案实行现代化管理已迫在眉睫。

二、目前检察档案管理的现状以及存在的问题

经笔者初步调查，在档案管理、存放中主要存在以下问题：档案检索体系不够健全，普遍存在检索工具设置过于简单，案卷目录一本账、重复交叉现象严重、整体功能发挥难的问题；有的已晋级的基层院，当时只是为了应付晋级检查，虽购买了软件，但没有著录，这既不便于今后工作，也不符合建档规范；有的基层院虽建立了声像档案，但没有购买防磁柜，非常不利于声像档案的保存；有的基层院还在使用传统的老式的“五节柜”，没有购买密集架；有的基层院没有专门用于档案工作的微机，既不便于档案软件的利用，也不符合安全保密规定；还有的基层院领导重视不够，从不过问档案工作，甚至没有设置专门的档案室。上述问题的存在，原因是多方面的，有领导的、有管理的、有资金的、有人员素质的，如果不下大气力加以规范和解决，势必是对过去检察工作的不负责任，对未来检察工作也会造成严重的影响和制约。

三、检察档案实现现代化管理的途径和办法

1、以提高认识为前提，转变各级领导的思想。制约档案现代化管理的因素很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平。首先，主要领导要总揽。认真从自身作起，检讨对档案工作认识和重视上的偏差，切实转变思想。在实际工作中应投入一定的精力关心支持这项事业，要经常过问、检查、督促档案工作。应想方设法创造档案现代化管理的物质保障条件。其次，主管领导要真管。应当把档案工作列入工作职责，经常了解档案员在干什么、想什么，领导能够为他们做些什么。每年至少要研究一两次档案工作，对重大事项、重要问题，要定期听取汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依据标准和有关规定开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难和问题。

2、以提高素质为核心，建设专业化队伍。检察档案管理是一项专业性很强的工作，不仅要求档案管理人员具备较高的政治素质，良好的职业道德，而且要具有较高的档案理论水平和较强的业务能力。实践证明，只有有了高素质的档案管理人员，才会有高质量的档案管理工作。因此，培养和造就高素质的检察档案管理人员，是实现检察档案管理现代化的核心和关键所在。首先，要提升检察档案管理人员政治素质。增强他们的政治意识、宗旨意识，使之具有高度的职业责任感和坚定明确的事业心；要增强档案管理人员的档案意识和法制观念，使之充分认识检察档案的重要性以及它潜在的价值，认真履行岗位职责，做到干一行，爱一行，专一行，精一行，确保能保质保量地完成任务。其次，要提升检察档案管理人员业务素质。检察档案管理人员不仅要具备档案专业知识，而且还要具备相关的检察业务知识。因此，必须通过全方位、多角度、多层次的培训，努力实现检察档案管理人员由事务型、封闭型向知识型、复合型、开放型的转变。第三，要提升检察档案管理人员科技素质。计算机和计算机局域网已在检察工作中广泛应用，检察档案管理者必须熟练地掌握计算机操作技能、网络应用技能，不断适应检察档案工作发展的需要。

3、以完善设备为重点，加大投入力度。一个完整的、现代化档案室，应配齐密集架、防磁柜、微机、复印机、录像机、扫描仪、温湿度计等。档案管理的现代化不仅是设备配置的现代化，还包括管理技术、管理思想的现代化和管理标准的统一化，而这一切，都与科学技术的现代化息息相关。现代化的管理离不开现代化的设备，而工作标准化、规范化则是实现现代化管理的前提。在检察档案设备配置上，既要考虑先进性，又要着眼适用性，一般来讲，购置软件时，要着重考虑兼容性、扩展性、容错性及是否便于升级的问题，如科怡档案管理软件，就比较适用，便于升级，易于查找。应把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列为本单位重要达标的内容进行考核。在宏观上要有总体思路，推动档案工作与时俱进，在微观上要不断规范技术要求。

第7篇：档案现代化管理范文

（一）现代技术的业务素质不强

业务能力停滞不前。有些图书管理人员知识领域狭窄，尤其是对信息化处理能力不足，例如对一些文献资源、文献档案、信息化管理、免费公共服务等意识严重缺乏，有些甚至把市场经济的手段运用到图书管理中来，从中谋取个人的私利，不学习、不接受新的知识和理念，以传统模式消极对待，都是许多图书管理员存在的不足。

（二）经济资源困泛

档案不是独立的经济实体,不能够直接盈利,只能靠财政拨款维持正常工作,没有雄厚的资金来购买现代化的管理设备,成为企业档案迟迟没有迈上现代化道路的重要原因之一。尤其是在一些刚兴办的档案，没有一套全套的现代计算机管理系统，造成管理落后，缺乏现代技术的融入性，尤其是在图书的物流配送、入柜等方面存在严重的漏洞，没有加大资金投入，给现代技术手段的应用带来一定的困扰。

（三）多媒体技术的整体应用不足

在现代技术与档案管理中，通过构建多媒体的电子阅览室、视听阅览室等，尤其是利用计算机技术、通讯技术和网络设备为读者提供便利，采取配备电视机和DVD影视播放机等，实现对现代技术的整体应用。但是，在多媒体的应用上，由于存在认识不到位、经费不足、民众缺乏良好阅读习惯等问题，给现代开放式档案管理带来新的问题，因此，要强化多媒体的效果应用，真正体现出现代技术手段的整体效能。

二、探讨现代技术手段在档案管理中的应用模式

（一）搭建现代技术应用的桥梁

在图书管理中，通过现代技术手段的应用，建立综合管理平台，采取网络编程等方式，细化每一个阅读环节，尤其是对于档案管理的高校远程教育建设，为学生提供远程教育场所、设备、技术，学生在异地利用档案远程进行学习，犹如在教室里一样，可以感受到是在教室里学习的虚拟场景。同时还可以建立多媒体教学资源库。多媒体教学资源库是基于计算机网络环境，利用信息技术手段，按照统一的技术规范和课程内在逻辑关系构建的，由众多优秀数字化媒体素材、知识点素材及示范性教学案例等教学基本素材组成的，并可以不断扩充的开放式教学支持系统。针对不同的学科，不同的种类和类型对各种视频、音频，图形、图像等内容进行统一的归类和存档，并为每类资源建立分类号，从而使师生在检索时更加直观、简捷明了。

（二）网络服务模式的基本雏形探讨

网络服务质量的高低决定着档案主导作用发挥的重要地位，规范而有序的网络公共资源的享受，会让免费的开放程度达到最高点，其效果也是最佳的。其中，网络服务包括馆藏书目检索，网络知识导航，网上参考咨询，网络培训课程，数字资源服务共享等多项内容，通过互联网的形式达到精神阅读的最佳境界，把先进的计算机技术、互联网技术、物联网技术运用于档案服务，提供更多方便快捷的自助式服务。不断扩大公共档案各类资源的区域共享，加机计算机档案中心，实现资源共享和合作足不出户，得到全球多所档案的文献资料，实现有限馆藏资源的无限档案服务。

三、总结

第8篇：档案现代化管理范文

一、运用地理信息系统（GIS）的设想

地理信息系统 （Geographic Information System）

是由电子计算机网络系统所支撑的，对地理环境信息进行采集、存储、检索、分析和显示的综合性技术系统。地理信息系统技术为房产档案管理打开了一个崭新的管理视角，它不是单纯意义上计算机技术和测绘技术在房产管理中的运用，而是以GIS技术为基础构建房产信息化管理，并在房产档案的管理中加以灵活运用。 建立“以图查房，以图管档”的新型管理模式，将房屋测绘数据、楼盘信息与现有的房产档案信息数据进行一一对应。实现房产业务数据、房屋档案数据与房地产平面图之间相互关联的“图档一体化”管理，使房产登记管理及房产档案管理转为以图形管理为核心的模式。房产档案管理由原来的单一管理模式，转化为三维一体的综合管理方式，为不动产统一登记提供了新的思路。

实际工作中，房屋的交易与变更比较频繁，业务数据系统和档案信息系统要保证及时、同步的更新。如果相关的房屋信息没有及时更新，造成房屋基本信息不准确，会影响房屋的下一次交易。特别是拆除的房屋，如果信息与档案的脱节，导致审核人员无法确定该房屋的真实状态，就要进行实地查看，不仅给工作带来不必要的麻烦，还会降低案卷查全率。应用房产GIS数据整合，通过对房屋定位、楼盘表关联查询，可以很快地调出房屋的权属信息和自然状况，把每个房屋的坐标、权利属性、自然属性关联在一起，形成完整、准确、全面的房屋基本信息。

由于房产GIS技术将房屋图形系统、楼盘表数据与档案数据进行整合，只要房屋发生变更，系统就会将这三块数据同时更新，实现各业务模块信息数据的无缝对接，形成统一的信息管理模式，实物档案也能及时修改。就操作上看，在一个系统中可查询房屋的备案、登记、抵押、查封等各类信息和房屋交易状态，减少工作环节，提高效率，更有利于疑难问题的解决。引入GIS技术，还有利于各种档案信息的统计查询，为拆迁、住房保障等工作提供强大的基础数据。

二、建立三维虚拟档案库房管理系统设想

利用计算机技术，建立三维虚拟档案库房管理系统，实现数字档案和实物档案的一一对应管理，发挥数字档案与档案原件相互补充、有效管理的优势。南京市房产档案馆已存有房产档案超百万卷，有两个库房且不在同一个地方，近几年随着房地产市场的发展，房产档案的利用率不断增加，如何提高档案调阅的效率、更高效更便捷的找到档案是目前工作的一个重点。

南京市房产档案馆现有中央门和华侨路两个库房，中央门库房主要存放2004年以后分户立卷的档案，有100多万卷，华侨路库房主要存放2004年以前按幢立卷的档案和已拆除房屋的档案，也有几十万卷。存放档案的量之大，档案利用率之高，让库房管理工作变得越来越重要，同时有效改善库房管理工作模式、提高效率是亟待解决的问题。工作人员经常为找一份档案跑两个库房，既费时又费力。如果建立三维虚拟档案库房管理系统，在电脑虚拟库房内点击打开任意档案架，即可动态显示档案。系统会自动进行检测，提供导航图标（即索引），显示此档案所在的具置，引导工作人员打开档案柜，方便快捷地找到相应的查询内容，提取档案。并导入电子档案数据，提供显示和打印的服务功能，做到对实物档案和电子档案和综合、全面利用，可以大大提高工作效率。

三、房产档案数字化运用的新设想

实现档案数字化管理的基础上，可以利用业务数据与档案数据之间的关联，依托GIS开发房产档案的多样化查询。

1.各项房屋基本信息的查询

工作人员在GIS电子地图上指到某一幢房屋，就可获取该幢房屋的面积、层次、结构、建筑年代等基本信息，也可查到该幢房屋的户数、产权人和共有情况等产权基本信息。反之，也可以根据产权人的姓名、房屋坐落和房产证号等查询到对应的电子地图上某房屋的具置和周围配套设施等。

商品房还可以根据预售许可证号或商品房备案合同编号，查询楼盘的所在位置、预销售信息等。此外，还可以将房屋的限制状况，如法院查封、行政限制、拆迁冻结等信息进行绑定。工作人员只要进入电子地图管理系统，就可以获取该房屋的所有信息，提高档案的管理和利用效率。

第9篇：档案现代化管理范文

1.档案管理原理

档案的存放和分类是很重要的，所以说管理档案的工作人员是需要工作责任心、细心、沉着冷静等这些基本素质的，当然拥有较高工作责任心是远远不够的，还要时刻提醒自己不能玩忽职守，需要重视工作。档案管理工作可以运用档案管理原则进行指导和开展。以下就通过各要点重点介绍档案管理原理：

1.1标准化

根据不同的标准原则把档案管理标准化原理分为三种：基础标准、技术标准、管理标准。所谓的基础标准就是凭借在基本、具有大众指导标准下去进行档案管理。技术标准指的是通过多种先进技术手段比如网络电子信息技术等进行档案管理。管理标准指的是在不越界、不违法的基础上，安全有效的进行档案管理。

1.2统一化

档案管理工作的出发点和最终目的都是为了保护好档案，只有按类型、按一定的顺序、按规定的安排统一进行梳理和管理，才能让档案管理工作具有规范性和合理性。档案管理统一化原理分为以下三点：（1）实行统一的管理规范，使档案管理具备规范性和合理性的特点。（2）不同分工的人员都应该实行统一管理，不能特殊对待，要公平的进行统一管理。（3）新旧交替是理所应当的，旧的东西注定要被新的事物所替代，进行新旧更替。

1.3简洁化

琐碎的东西多了就会让简单的事情变得复杂，只有在不影响基本档案管理的情况下，合理地将档案管理的数目和类型进行减少，这将大大减轻管理人员的工作压力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在复杂、繁琐中寻找捷径，减少了重复、多余的环节便可将档案管理向着简洁、明了、高效的趋势发展。

1.4通用化

为了不让繁琐的系统制约工作人员，最好是用一种通用的技术手段去进行档案整理、档案标引、档案保护等，从而有效的去进行档案管理。一切按照秩序开展，通用技术手段便可使档案管理更加有序的进行。

1.5最优化

如今随着科学技术高速发展，“优化”这个词逐步深入人心。实现档案管理的最优化，要在档案管理人员个人技术过关、更新的基础上，才能稳步开展。档案管理人员不仅要有较高的责任心和吃苦耐劳的精神，还要有敢于创新、不断超越自我的良好品格，这样才能充分为档案管理工作发挥其优越性。

2.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析

在经济全球化和文化全球化的大环境下，网络信息技术全球化的趋势也越发明显。网络作为一种主要的交际工具，高速发展的经济让网络信息技术在全球范围内迅速传播。通过现代化的管理模式，不仅能让繁琐的人工手段变得简洁明了并具有安全性，又可以让先进的信息技术在其间得以发展，从而提高管理人员个人的管理素养和技术手段。档案管理智能化的开展，让枯燥的管理环境变得生动，现代化的管理手段可以让档案管理更加安全、更加便捷，让管理任务变得轻松而又规范。

2.1系统管理

系统管理可以让杂乱无章的东西归总并且有序，局部的管理仅仅代表的是片面，整体的规范管理才是较系统的管理思路。标准化是系统管理的基础，统一化是系统管理的规范，简洁化是系统管理的要求，通用化是系统管理的目的，最优化是系统管理的催化剂。每一项都是档案管理不可缺少的部分，如果缺少了标准化，根基不在何以继续开展工程；如果少了统一化，没有了标榜，就没有了秩序；如果没有了简洁化，繁琐的杂事便能让管理工作滞步不前，没有效率可言；如果没有通用化，管理工作就不能有序的进行；如果没有最优化，（就）不能与时代接轨，便是与新理念脱节，不能做到全面、高效的发展。所以说想要系统管理得到优化和快速的开展，五项原则缺一不可，只有互补发展，才能使系统管理更加全面、安全、可靠的进行。

2.2合理组合

任何大事物都是从每个小事物发展而来的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰当的安排进行组合，从而能够将大事物做好并且优化。当然档案管理也是一样，将细小的事物按照标准化、统一化、简洁化、通用化、最优化原理进行合理组合，便可让档案管理的效率和规范得到更大的提高。

2.3反馈整理

只有不断的反馈和整理，才能推动档案管理现代化的发展。不断总结经验，不断肯定和改善管理工作中的优点和问题，结合档案管理工作所带来的社会效益和国家效益，全面进行反馈总结。通过档案管理的效应好坏，相应的更改和完善管理系统，这对档案管理的发展有着举足轻重的作用。学会不断的反馈整理，则有利于档案管理的改进与完善。