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今年是“*”规划的开局之年,如何开好局、起好步,使我市档案工作在新的起点上再上新台阶,为肇庆政治、经济、文化等各项事业的跨越发展更好的服务,确实需要再动员、再部署。所以,今天召开这个会议很重要、也是很必要的。刚才,*同志对“*”时期我市档案工作做了简要回顾,对去年的工作做了总结,对今年的工作进行了部署,我完全同意,希望各级各部门认真抓好各项工作的落实。刚才,还表彰了档案工作先进单位,在此,我代表市委、市政府对获得档案工作先进称号的单位表示热烈祝贺,对过去付出辛勤劳动的广大档案工作者表示衷心的感谢和诚挚的问候!下面,我讲四点意见。
一、各级领导要努力提高对新时期档案工作的认识。
提起档案,一些人就会想到文书档案、人事档案。其实,这是极其狭义的、陈旧的理解。档案是人类活动方方面面的记忆和宝贵财富,不但有文书、人事档案,还有各行各业的档案,如企业有基建、设备、产品、科研、会计等档案;公安机关有户籍、刑侦等档案;纪委有案件档案;学校有学籍、教研档案;劳动保障也有各种专业档案……。由此,我们要充分把握档案及其工作的两大功能,来服务现实工作、服务社会。一是基础管理功能。也就是说每个单位必须将本单位的各种档案材料收集、整理、保存、利用,这是最基础的管理,这是一个单位有序、高效运作的基本前提,档案的原始凭证以及法律作用是其他东西无法替代的,这个基础管理功能、法律凭证作用正是市场经济不断深入发展对我们各项工作的必然要求,所以,加强档案工作也是当今社会讲管理、求效益以及转变经济增长方式的有效途径和必然选择。从这个意义讲,重不重视档案工作,是—个领导有没有管理意识和能力的表现。二是档案的文化、历史积淀功能,任何文化、历史都要通过档案这个载体来承传。任何一个单位、任何一座城市如果没有档案的建立和积累,历史就会变得一片空白,也就是只有“硬件”而没有“软件”、没有底蕴,更谈不上对文化、历史的承传和发扬。所以,重不重视档案工作,说到底是—个领导有没有文化的表现。加强档案管理工作,对于我市实施文化名市发展战略、促进文化名市建设有着重要的意义,也可以说是我市文化建设的一项根本性工作。
现在,社会的档案意识淡薄,缺乏认识,原因也是多方面的:各级党政机关考核领导的指标、机制缺乏科学性,只考核“热点、硬件、面上”的,对“冷的、软的、潜在的”不注意,甚至束之高阁;档案部门宣传不够;社会主义初级阶段人们重视物质和硬件、忽视软件意识浓厚;整个经济、社会管理处于粗放型管理阶段等等。所以对新时期档案及其工作要有前瞻性的认识,对其基础管理性、文化和历史的传承性、效益潜在和不可估量性、资源不可再生性;不可代替的凭证性;覆盖社会的广泛性;载体(纸质、磁盘、光盘等)的可变性;工作的繁杂性都要有一个新的认识,对档案工作要本着为现实服务、替未来着想、对历史负责的态度,要以科学发展观和前瞻性的思维去对待,而绝不能用老眼光、旧思维去处理目前各种档案事务,要增强做好档案工作的自觉性。
二、各级档案部门和档案工作者要创新工作,突出重点、做好服务。
档案工作要创新,首先是我们要树立创新的意识,其次要明确创新的重点:—是要管理创新,推动档案事业加快发展,必须坚持依法治档,深入贯彻实施《档案法》、《广东省档案管理规定》,推动档案工作向着法制化的轨道运行。二是创新工作要围绕服务大局拓展建档领域,档案存在于方方面面,其工作也必然是全方位的,但胡子眉毛一把抓不可能,也没有这个人力、物力。所以,我们就要以敏锐的眼光去洞察经济、社会的新发展,去拓展新的建档领域。如近几年我市抓的重点工程建设项目档案,就很有成效。市委市政府提出跨越发展所采取的一个重大措施,就是以大力抓重点工程建设项目来拉动经济的发展,我们档案工作就是要及时拓展这一领域加强建档,把重点工程的可行性研究、报批、立项、设计、勘探、施工、监理、竣工验收等全过程的材料收集、整理、保管、提供利用,为建设项目顺利开展做好档案服务,这就是立足大局谋服务、围绕大局拓建档。三是创新工作要善于采用新技术。社会的发展、科技的进步使档案及其工作发生了革命性的变化。以前的档案都是以纸质为载体,而现在不但有纸质为载体的档案,还有磁盘、光盘、录音录像带等载体的档案。所以,创新工作就要善用新技术,跟上时代步伐,提高服务水平往往也同采用新技术、改善工作手段连在一起,如我们现在产生于各级机关事业单位的大量电子文件,如何收集、保管、提供利用?就是要采用计算机、网络等先进设备、技术来收集、数据保管和传输提供服务。市档案局大型网站建成后,我市非性的“红头文件”,包括各县(市)区和省直单位的文件就可以全文上网,使我市广大干部群众足不出户、随时随地就可以通过计算机网络查询到所需的文件,这就大大提高了我们的工作效率和服务水平。四是创新工作要拓展档案馆服务功能。拓展档案馆服务首先要抓好档案资源建设,档案种类少、资源贫乏,服务功能就弱,就很难谈拓展服务。拓展档案馆的服务要大力抓好向公共型、开放型转变,要让更多的人走进档案馆,查资料、看文件、参观展览、查找凭证等等,要将档案馆建成档案信息中心、青少年爱国主义教育基地和文化休闲的场所。拓展档案馆服务要重点抓好网络化传输技术的应用,无论各单位向档案馆移交归档文件,还是档案馆向外提供查询服务,都要大力应用网络传输技术。拓展档案馆服务要加强档案的开发利用。档案的收集、整理、保管最终的目的都是为了利用,所以,各级各部门的档案工作,都要加强档案的开发利用,变废为宝、变历史资源为文化产品甚至文化商品,并结合推介、宣传肇庆开发图片档案办好展览等。
三、各级党委、政府和各部门要以科学发展观为指导,推进档案事业与经济等各项工作协调发展。
近几年来,我市档案工作总体来看是不错的,取得较大的成绩,广大档案工作者负出了艰辛的努力,但从“*”回顾的问题来看,还存在一些问题,主要是资金投入严重不足,一个县的档案事业,一年才二、三万元的经费,还不如一个家庭的装修费用,处于一种十分艰难的运作状态;信息化建设滞后,直属机关事业单位的档案信息化与办公自动化不同步,各县(市)区档案馆的信息化建设还没有起步;档案馆库落后,全市各级档案馆的面积都与省的要求有较大的差距,几个山区县都没有独立的符合标准的档案馆;专业人才不足等等。这些问题,都反映出档案事业的发展与我市经济、社会和各项事业的发展不够协调,应该引起各级党委、政府以及各单位领导的高度重视。一要加强领导。各单位都要明确分管的领导,各级分管档案工作的领导要自觉的把档案工作列入自己的工作议事日程,各级领导在抓好经济工作、热点工作的同时,要以科学发展观为指导,协调好档案工作。社会就象—台机器,无论是大部件还是小锣丝钉,也无论是看得见的大部件还是隐蔽的小零件,都会产生独特的不可替代的作用,只有各部件正常,机器才能协调、持续、快速运转。所以,希望各级领导要多了解档案工作,多听取档案工作汇报,多解决档案工作的实际困难,多关心档案干部的思想、政治、工作和生活。当然各级档案部门和档案工作者,要克服消极与畏难情绪和依赖思想,积极主动的多请示、多汇报,争取领导的了解和支持。二要增加投入。《档案法》明确规定档案事业要纳入社会发展的规划,各地各单位不但要把档案事业、工作纳入规划,而且档案事业发展的经费要有—定的保证,使之与其他事业发展相协调。具体来说,除了正常的办公经费之外,档案馆的事业经费每卷每年不能少于2元,这是一个最低的限度,也是谢副省长的要求,希望各分管领导做好这件工作的协调。三要配置好人力资源。各级各部门的领导,对档案部门,要加强计算机和档案专业人才的配置,以适应档案工作快速发展的需要。目前各县(市)区档案部门已出现严重的人才短缺,已直接影响了日常工作的开展,希望各分管领导以高度负责的精神协调好档案部门人员的配置。
四、加大力度,强化档案干部队伍建设。
一、强化“民生档案”管理的现实意义
档案工作理应服务于社会发展的需要,这既是档案工作的“安身立命”之本,也是社会发展的必然要求。然而,档案工作服务社会发展需要,绝非仅靠“满腔热情”即可以完全做到,而是必须在严格遵循档案工作基本规律的同时,寻求档案工作与社会发展需要的结合点。只有这样,才能使档案工作始终在健康的轨道上获得发展与完善。正因如此,关注民生、保障民生、改善民生,有针对性地履行档案管理职能、开展社会服务成为档案部门当前的重要工作内容。
开展档案信息服务是档案部门所肩负的社会使命。关注民生、保障民生、改善民生、建设和谐社会,同样离不开档案信息服务实践的支撑。因此,参与社会建设、关注改善民生、强化“民生档案”管理、深化档案信息服务,对于更好地发挥档案部门的自身优势、投身和谐社会建设实践具有特殊意义。
(一)强化“民生档案”管理
参与社会建设、关注改善民生的档案需求,开展惠及全民的档案信息服务是档案部门的基本职能。档案部门肩负着为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务的多重职能,具有得天独厚的档案信息服务优势。而档案信息服务的基本要求在于保证服务公共性、普惠性与社会公平。同时,档案信息服务具有量多面广、针对性强的特点,是构建和谐社会、促进社会发展、改善民生问题等不可或缺的内容与手段。因此,要适应社会建设的需要,必须改变以往过分强调政治性与保密性,忽视社会公众利用需求的思维定式与行为方式。树立以人为本、贴近社会公众的服务理念,积极参与社会建设、关注改善民生问题、强化“民生档案”管理,通过网络化、信息化和数字化平台,开展以集成化、个性化、便捷化为主要特征的档案信息服务,逐步形成具有公共性、普惠性与社会公平特点的档案信息服务体系。
(二)强化“民生档案”管理
参与社会建设、关注改善民生的档案利用需求,建立完善的档案信息服务体系是档案部门的工作目标。档案部门必须围绕构建和谐社会、关注改善民生的需要,加大人力、物力的投入,改进档案管理与档案信息服务机制、完善档案信息服务设施、健全档案信息服务体系,尽快地了解社会各方面、尤其是关于改善民生方面的档案利用需求、促进建立档案信息服务窗口建设,调动社会各方面的积极性,充分利用一切有效方式,面向社会公众开展更加集中规范、系统完善、权威有效的档案信息服务,发挥档案部门对社会协调发展的积极作用,实现档案部门的工作目标。
(三)强化“民生档案”管理
参与社会建设、关注改善民生的档案利用需求,深化档案信息服务能力建设是档案部门的现实任务。要以提高档案信息服务效益和质量为中心,适应社会公众、尤其是关于改善民生方面的档案信息需求,不断丰富档案信息资源,拓宽档案资源的收集渠道,夯实档案部门参与社会建设、关注改善民生、强化“民生档案”管理的工作基础。不仅要注意优化以管理公共事务为职能的国家机关宏观层面的国家档案资源,更要关注与社会公众生活息息相关的微观层面的社会档案资源。通过富集与整合相关档案资源,完善档案信息服务决策机制、创新档案信息服务方式,力求以最低廉的“成本”,向社会公众提供更多优质高效、方便快捷的档案信息服务,真正投身于关注民生、保障民生、改善民生、建设和谐社会的伟大实践之中。
二、“民生档案”管理的内容实质
当前,在相当一部分档案部门及其工作人员中,对于关注改善民生、强化“民生档案”管理的实际举措存在着模糊认识,甚至主张将“民生档案”作为专门档案的属类去认识与管理,极易造成对“民生档案”管理实践工作的混乱。究其原因,主要在于对“民生档案”内涵与“民生档案”管(下转第50页)(上接第47页)理实质存在着认识偏差。档案部门在关注改善民生,强化“民生档案”管理,参与和谐社会建设的实践中,分析研究“民生档案”的内涵、进而准确把握“民生档案”管理的实质,对于统一认识、探求档案工作与社会发展需要的结合点、更好地开展“民生档案”管理实践具有重要作用。
“民生档案”既是一个非实体表述性的概念,也是一个整体集合的概念。这是由社会实践中“民生问题”本身的特点与档案管理的特殊要求两方面的因素所决定的。从社会发展实践中的“民生问题”本身分析:所谓“民生问题”,顾名思义就是民众的生计与生活,即社会民众物质生活与精神生活的生存状态问题。具体而言,民生涉及普通百姓的劳动就业、社会保障、收入分配、基础教育、医疗卫生、居住条件、食品安全、社会治安、资源环境等多方面的内容。因此,关注改善民生,至少需要从民众对生产、生活资料的占有程度;民众精神追求的满足程度与民众生产、生活环境的舒适程度等三个维度着眼开展工作。由此可见,“民生问题”既是一个关系到公民生存质量与人们之间关系和谐的社会问题;也是一个关系到国家政局稳定,体现政府体制设计、制度安排,且与政府职能、政府行为密切相关的政治问题。同时,由于人们对于幸福美满生活的追求是无止境的,随着经济的发展与社会的进步,原有的“民生问题”解决了,新的“民生问题”又会出现。导致不同时期、不同发展状态下人们会有不同的民生追求,使“民生问题”成为一种始终呈现动态发展特征的渐进过程。“民生问题”所具有的这种复杂性、广域性、动态性、长期性等特点,使其“如影随形”般地与整个社会生活同生共存,几乎涵盖了社会发展的所有领域。因而,难以通过档案管理实践从“专业”领域角度对社会的全部“民生问题”进行“专门”的记录与再现。
关键词:档案 作用 科学管理
档案记录着企业生产、经营、科研等活动,是企业信息资源宝库,如何使企业档案管理工作更大限度的发挥价值,为企业管理工作提供服务,能够满足企业需求,充分发挥档案管理作用,体现档案的自身价值,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。
一、做好档案管理工作的意义
科学规范的管理档案,是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着单位发展史的优秀成果,对单位的发展提供第一手资料。档案工作是企业各项管理工作的基础,做好档案管理工作、更新管理理念,不断探索和尝试新的档案管理手段,把档案工作列入企业内部管理基础工程来抓。档案管理工作不容忽视,必须建立有效地领导管理模式,切实加强对档案工作的领导,做到对档案工作重视到位、投入到位。要及时研究解决档案工作中的重大问题,为档案工作创造良好环境 ,保证档案管理工作得到有效落实。
二、规范进行集中统一管理
档案工作部门在档案工作中要建立集中统一的管理模式即档案工作部门要对本企业档案实物实行档案集中统一管理。集中统一管理便于对新型档案研究、收集、归类整理,也能有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。所以要强调统一集中管理模式,以利于档案的收集与利用,克服各自为政的混乱归档现象。从档案源头上确保档案的完整与安全,强化档案管理的责任,便于档案的收集与利用。集中管理有利于档案规范化管理,企业能克服分散型管理工作中的许多弊端。集中统一管理本单位全部档案,是企业档案工作的基本原则,是档案法律法规对企业档案管理的基本要求,也是我们做好档案工作的前提和重要基础。集中统一管理体现在各部门形成的各种门类、各种载体的档案,集中到本单位综合档案室统一管理,各部门档案管理人员要纳入本单位档案管理部门管理;单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作,提供档案利用。同时,使机关档案室的档案得到丰富,以便于集中人力、物力、财力,不断更新和添置档案保管与保护设施,改善机关档案室保管保护条件,加快机关档案工作现代化管理的进程。
三、建立健全企业档案工作管理体制
企业档案是企业生产、经营、管理、科研活动、职工队伍建设、基础设施建设等的真实记录 ,是企业开展各项工作的重要信息和重要依据 ,是保护企业利益和企业合法权益的珍贵资料 ,是企业的宝贵财富。为了管理好企业的档案工作,依照《档案法》的有关规定 ,对企业档案工作实行“四统一”(即统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导) ,对档案进行科学管理 ,挖掘档案信息资源 ,为企业经济发展服务。各企业要建立健全企业档案工作管理体制,建立健全档案管理网络,制定本单位档案管理办法、规范档案收集、整理、组卷、编目编号、鉴定、审核等各环节的程序和标准。明确档案的收集范围、保管期限和分类方案,确保档案工作协调及时有力,档案收集整理有章可循。
四、档案工作标准化、信息化
随着电子技术的发展,档案信息管理电子化成为一个必然的选择,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生了很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。由此看来,档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。档案工作信息化,是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础,通过档案信息化建设,能够实现对企业信息资源的集中管理,提高利用效率,全方位地支持企业决策和各级信息服务。利用档案信息化管理平台,对档案材料收集的完整、准确、系统、及时性进行有效监控,对电子文件采集、归档、存储进行有效管理,对纸质档案进行数字化处理。
五、强化档案保管条件及措施
加强档案保护,是对书面档案,要加强库房“八防”设施的配备,使档案库房做到防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求,杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生;对电子档案要采取必要的措施,加强对电子档案的载体保护和加强对电子档案的信息保护。
六、提高档案人员综合素质
档案管理工作涉及内容广泛,除了要求档案人员要具有强烈的事业心和正确的思想意识外,还需要不断地努力学习。每一名档案人员要当好专业及部门的行家里手,不仅要改变原有的简单落后的思想管理技能观念。通过思想观念的转变,积极发挥档案人员的主观能动性,主动、热情、及时、准确、全面、周到的为档案使用者服务。结合计算机操作、多媒体、网络运用,加快学习掌握这些现代技术,提高操作和使用现代化工具的水平,不断加强档案管理的基础性工作,建立完善保管、借阅制度,坚持做好收集、整理、鉴定、著录等各个环节的日常性基础工作,通过责任心的加强,提高服务质量和服务水平。不断拓展自己的知识领域,丰富科技文化知识,才能适应社会发展需要。
七、加强对档案人员的管理和教育
档案部门应经常的宣传《档案法》,增强各类人员依法管理档案意识,使他们关心和支持档案工作,建立统一管理档案的规章制度,同时要对制度实行严格的考核,做到奖罚分明。建立业务规范,形成机关档案管理整体机制。除统一的制度外,还必须确立各项业务标准,诸如档案制成材料的规格,文字符号、分类、组卷、装订、编目等标准,使各项工作按统一的标准进行。要建立相应的机构,实行综合管理,必须设立综合性的档案室,它既是机关的职能部门,又是管好档案的实体部门使档案更好的为我国的现代化建设服。要转变观念,一是要排除档案员“看堆”的旧观念,真正树立起为机关和基层服务的新观念,我们所处的时代是信息时代,特别是过去的“信息”———档案,常常会给我们目前的工作提供难以想象的参考价值。二是要改变以党政工团的文书档案为主体的旧观念,树立以科技档案为主体的发展生产力提高经济效益的新观念。三是转变坐等归档为主动超前归档,变守门待客的被动利用为送出去、请进来的主动服务。四是变经验管理模式为实行全面质量管理、目标管理、系统工程和ABC等科学管理方法,推动档案工作全面发展。
2摆正关系,解决好文书处理、科技文件形成与积累和档案管理的关系
档案是文件材料转化来的,文件材料收集不全就没有完整的档案。做好文书档案工作和科技文件的管理工作是做好档案工作的前提条件。因此档案工作部门要与技术部门、文书部门加强联系,切实做好文件材料的形成和管理,做到手续齐全、归档完整。一是建立机关档案管理网络,机关下辖的单位较多,档案难于全部集中,故应按层次分别管理,建立档案分室,组成档案管理网络。二是摆正档案工作的位置,为科技工作提供依据,为领导提供信息,做好技术后勤服务工作。三是档案部门要担负起对文件材料图纸资料形成、积累、整理、归档的监督指导作用。积极开发档案信息资源。全面开发的关键是档案人员要全面熟悉档案内容,并了解各方面对档案信息的需求,掌握档案利用特点,充分发挥档案的潜在功能。
3建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务
随着档案馆(室)内部局域网的建立,企业档案部门应利用单位的网站制作自己的网页,积极组织证据和信息,使档案管理服务系统联上单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。操作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站实现电子文件的实时管理与利用,实现可公开档案信息资源共享。一是开展在线服务,积极改变被动的、手工式的档案提供方式,采取主动地、现代化的档案服务方式。企业档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。二是实现信息资源共享。档案服务要创新,必须和各煤炭企业建立一个完整的档案信息系统,实体化管理,充分发挥整体优势。三是采用建立联合形式,实现资源共享,使各煤炭企业充分挖掘资力,实现档案资源互补,提高各煤炭企业档案馆藏利用率,避免不必要的重复和浪费,更好地满足煤炭企业多方面的需要。
4创新煤炭企业档案服务
很多人在文件与档案的概念和文件生命周期理论等问题上有不同的看法,我认为不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段,只是不同阶段有不同的管理方式。在我国现行文件由形成单位管理,半现行文件由各基层档案室管理,非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求,管理的弊端越来越突出,已经成为档案工作发展的桎梏。
-小而全的管理模式,浪费严重
市县绝大多数立档单位规模比较小,文件、档案形成数量比较少,但麻雀虽小五脏俱全,每个单位都要设立档案室,这样就需要至少占用1-2间办公室,添置设备、配备人员,建立-整套的管理程序和方法。仅以石景山市为例,目前共有170多个-、二级档案室,档案室面积3970多平方米,190名档案工作人员。各个单位都要在人力、物力、财力方面投入,这种多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式,造成的是人力、物力、财力的重复投入,浪费严重。
二工作不到位,管理水平低
从目前情况看,档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业,但绝大多数的档案员是兼职的,缺少档案专业知识,工作队伍不稳定。如石景山市93%的档案工作人员是兼职的,99%的档案员无专业知识,专业素质有待提高,虽经多次专业培训,但距工作要求仍相差甚远,工作人员经常调换,每年调换率均在20-30%左右。这些因素造成了档案工作水平较低。现代化管理是档案工作的必然趋势,但目前状况对实现现代化管理阻力很大。
三市县档案局、档案馆工作压力大,很难提高工作水平
由于基层单位档案工作队伍不稳定,专业素质有待提高,档案局不加强培训和具体的指导就无法开展工作。因此基础业务培训和业务指导挤占了档案局绝大部分时间,使他们无法深入开展业务工作,提高工作水平。同样由于档案工作队伍专业素质有待提高,很大一部分重复和价值不大的档案被划定为进馆范围,因此,档案馆在接收进馆档案时工作压力非常大。
四现代化管理进程缓慢
文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”,只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理,各单位档案室管理水平参差不齐,要达到资源共享难度非常大,且需要的时间也很长。
五文件社会化难度大
随着社会不断前进,人们的档案意识不断加强,自我保护意识不断加深,这些都会促进文件、档案利用需求的不断增加。分散管理给社会利用工作增加很多麻烦和不便。管理分散,也很难达到科学管理的要求,因而不能满足利用者优质、快捷的服务要求。
建立文件中心,半现行文件脱离形成单位,直接由文件中心管理,能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化;既能减少文件形成单位多方位投入,又能满足方便利用;既节省人力、物力、财力,又能减少档案局、档案馆的工作压力,使档案局、馆的工作正常开展;既能实施科学的鉴定、合理分流文件,又能保证档案馆收藏档案的质量,将管理活动真正按其规律纳入科学管理轨道。文件中心突出的优势是符合高效、精简、节约的原则,能将松散的“小而全”的机关档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化,大大提高工作质量,为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通过各市域网,逐步实现档案信息网络化,达到资源共享,并可为今后电子文件网络传输做好准备。
档案工作生命力的所在就是利用,因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要,就应该建立新的模式。建立文件中心逐步取代各单位档案室是市县档案工作的发展方向。
二、市县文件中心的体制、职能
一文件中心的体制
文件中心应为政府职能。当初美国建立文件中心的目的是为了实现经济上的节约,是-种政府行为,而今我们建立文件中心仍应为政府行为,这也与当前我国现行和半现行文件档案管理体制相吻合。市县文件中心应是政府直属机构,在市县政府的领导下,接受市县档案局的监督与指导。
二文件中心的职能
文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、向档案馆移交等项工作,具体包括:
1、文件中心的收集工作
文件中心的收集工作面对的是全社会,不仅包括党政机关、人民团体、事业单位等立档单位,还应包括不同所有制企业及个人所形成的不同门类、不同载体的现行文件。
2、文件中心的整理和管理工作
文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。
3、文件中心的利用工作
文件中心的利用工作应面对全社会,遵守我国文件、档案利用的规定和要求,面对机关、团体和个人。利用的形式也应是多样的,但主要取决于文件中心发展的规模和工作水平。
4、文件中心的鉴定和销毁工作
鉴定和销毁工作指对已到保管期限的文件进行鉴定和销毁,其鉴定和销毁工作由文件中心和文件形成者共同完成。
5、文件中心定期向档案馆移交文件
向档案馆移交文件是文件中心的义务,文件在文件中心保管10-20年后向档案馆移交。究竟多少年移交更合适,可根据文件中心的发展和社会的利用需求逐步确定。
三、市县建立文件中心的步骤
市县建立文件中心取代各基层档案室,可以说是档案工作管理体制的改革,必然要有-个过程,我认为可分三步走:
第一步:建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政协、市纪检五套班子的档案室,开展市首脑机关的档案工作。
第二步:取代市委、政府下属局处单位的档案室,为市委、市政府工作服务。
第三步:面向社会、企业、个人,开展全方位的服务,并考虑有偿服务。
任何改革都会有一个痛苦的过程,从眼前利益看,建立文件中心政府要投入一笔资金。过去是各单位分散投资,现在将分散资金、多方位投资变为统一投资,看似一笔大投入,而实际上比分散投资要节约得多。
文件中心取代档案室,各基层单位节省了档案室占用的办公室,而市政?度胍槐首式鸾ㄎ募行牡墓ぷ饔梅浚蓟芾硪确稚⒐芾斫肌⒏咝А?BR>
文件中心取代档案室,各单位不再配备档案员,而档案员大多是兼职,从眼前看,也没有减少工作人员,但工作量减少了,工作人员可以统筹安排。总之,工作专一了,质量提高了,工作面更广了,现代化水平高了。
一、实行档案管理服务创新的必要性
(一)档案管理的创新服务是经济全球化的客观要求
当前我们处于信息时代,社会对信息需求量急剧增加,这对信息行业带来了严竣的挑战。档案工作是国社会提供档案信息服务的一项工作,只有实行档案管理服务创新,加快推进档案信息化建设,实现档案管理服务现代化,才能使档案工作更好的与时展需求相适应。
(二)利用创新意识有效的推动档案事业的可持续发展
当前社会功能不断完善,社会功能与经济社会保持同步协调发展,从社会需求角度要求档案事业要保持可持续发展,因此需要利用创新意识来把握档案事业发展方向,更好的促进档案事业的健康、持续发展。
(三)网络的快速发展迫使档案管理服务的创新发展
在当前信息化环境下,传统档案利用方式已无法满足时展的需求,人??对信息的时效性更为关注,获取信息的渠道也发生了较大的变化。人们更希望利用网络足不出门来获取到有用的信息,这就迫使档案管理服务要进行创新,以现代化的管理技术及主动的服务更好的满足人们对信息利用的需求。
二、档案管理服务的创新途径分析
(一)思想观念意识上的创新
要将档案管理工作的质量放在第一位,相关的从业人员要积极的提高自身的专业素质和技能,做好档案接收、整理、鉴定等工作,加强对档案工作的监管,使档案部门能够落实好自身的档案管理任务。档案工作者要有建设档案信息化的意识及追求,从思想观念上接受其信息化。树立档案管理工作的时效观念,具备超前的服务意识,这样才能准确及时的为利用者提供档案信息。
(二)管理手段上的创新
首先,运用现代科技手段和先进管理方法。明确归档资料的归档范围,合理划分保管期限。做好档案的收集、整理、分类、装订、归档等工作,完善档案保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁等管理制度,确保档案管理的规范化和标准化。
其次,要求档案管理人员了解一定的现代化管理知识,并掌握现代化管理技术,将新型技术应用于档案管理中,提高档案管理的数字化和信息化水平。
最后,实现档案服务模式的创新,传统的服务形式一般是到档案管理部门进行查找所需要的信息,效率很低,可以将这种方式转变为电话咨询或网络在线客服的形式,可以提高服务效率和质量。
(三)服务方式的创新
首先,实现档案资源共享,建立联合目录。在档案工作中要打破部门各自为政的局面,构建一个系统、完整的资源共享系统,充分发挥档案资源整体优势,并利用建立联合目录的方式,为档案利用者提供更文化的档案信息。同时各文献部门也要深入挖掘资源潜力,实现文献资源共享的互补,进一步提高档案资源的利用率。加快推动档案信息资源共享的同时,还要促使档案走特色化发展之路,以便于为社会各行各业的发展提供更优质的服务。
其次,开展在线服务。在当前信息化环境下,需要对档案服务方式进行创新,利用在线服务方式来为档案利用者提供便便捷及优质的服务。可以通过建立档案网站,实现档案信息的网上检索。同时各单位档案部门还要与宣传部门有效结合,及时将单位重大活动档案资料进行归档,并实现有效利用。另外,档案人员还要认识到自身的服务角色,可以利用网上平台、电子邮箱、通讯软件等解答服务对象关于档案内容和利用方面的各种咨询,为档案利用者提供更优质的服务。
最后,开展档案阅览服务。单位档案室可以定期开展档案阅览服务,设立档案阅览日或是开辟阅览空间,使档案利用者能够更便捷的调阅档案,了解自己所需要的信息,从而进一步提高档案信息的利用效率。
(四)创新档案管理的标准化进程
新的历史时期,我国的档案管理工作已经发生了重大的变化,并且已经取得了很大的进步,但是在档案管理工作的系统和结构还存在一定的弊端,需要相关的工作人员结合当前时代的发展状况以及科技发展水平进行适度的档案管理创新,提高档案管理工作的标准化进程,同时还需要建立档案管理工作标准化体系,并建立相关的管理机制。同时随着科技的发展,还需要丰富档案管理内容,增加档案中的音频资料和视频资料,档案需要是记录重大的历史事件、重点人物的影响力,这样可以弥补文字档案中存在的不足,通过图像资料来完善档案管理工作,通过创新档案管理工作提高档案管理适应时展的能力,为社会提供更加准确的资料,弥补传统档案管理工作中存在的不足,强化档案管理的全面性,完善档案管理工作的标准化进程。
(五)注重档案管理人员队伍综合素质的培养
档案管理需要一批具有工作态度端正、政治素养高、综合素质高、业务能力过硬、学习能力强等特点的档案管理工作人员。在短时间内要提高单位档案管理人员的素质,从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事档案管理,有着一定保证作用和积极意义。要加强对现有档案管理人员继续学习的工作,除了要做好日常管理工作,还要加强计算机知识及档案管理系统软件知识的学习与掌握。随着档案管理信息化建设的发展,档案管理人员还要加强专业素养,成为既懂专业知识,又能适应信息化要求的合格档案管理人才,为档案管理与服务提供保证。
1 “十二五”期间档案管理建设的新成果及新理念
在“十二五”期间,档案文化建设取得了长足发展,档案管理基础工作明显加强,档案管理向现代化推进。在政府部门高度重视下,档案法制建设进一步加强,各项规范性文件的下发,对进一步提高档案管理水平,强化档案监督,提升档案工作队伍的整体素质都提出了指导性意见。档案法制宣传工作得到顺利展开,部分地区积极组织大规模的宣传活动,通过新闻媒体进行报道和宣传,活动类型包括举办档案法制知识竞赛、悬挂宣传标语等,为档案事业的发展奠定了可靠的基础。
与此同时,档案基础设施建设也逐步得到改善,集档案资料安全保管基地、档案利用服务中心以及政府信息公开查阅中心于一体的档案馆的建立,有效的满足了档案资料的保管和利用需求。档案资源建设也取得了新的成就,民生档案明显增加,特殊载体档案日益丰富,且重大活动的档案管理效率和管理水平不断提升,原生电子档案收集工作顺利有序开展。通过档案信息资源的有效开发利用,档案编研工作的稳定落实以及社会宣传教育活动的多样化,促进了档案服务工作的稳定有序推进,档案信息化建设进程逐渐加快,以实现档案资源共享为目的,积极打造档案信息化网络平台。
2 “十三五”期间档案管理建设面临的新问题与新思考
2.1 房地产产权档案管理建设所面临的问题
一是当前房地产行业的产权档案管理质量不高,严重影响了房地产产权档案信息的准确性,并在一定程度上制约了房地产产权档案工作的顺利开展。部分管理部门并未及时对房地产信息进行更新,部分房地产行政部门对房地产的信息登记缺乏准确性,甚至出现严重的低级错误,导致房地产产权档案信息数据混乱,严重影响房地产档案信息的有效性,不利于房地产产权档案管理建设的现代化发展。
二是房地产产权档案服务范围有限,仅仅为用户提供房地产档案的查询服务,通常情况下不提权相关信息的查询,此种情况下,导致房地产产权档案的服务缺乏一定主动性,其服务理念难以与现代房地产信息的应用需求保持高度一致,对房地产产权档案管理建设的创新产生不利影响。
三是产权档案载体单一,产权档案除了常见的纸质材料以外,还包括反映房屋现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片以及在使用计算机进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。这些特殊载体的档案在某些方而比纸质档案更容易遭到损坏。因此,对特殊载体的档案要采取特殊的保管方法。
四是房地产权属档案管理人员水平不足,房地产权属档案的管理是一项繁杂的工作,需要管理人员对于档案信息有良好的处理能力,但是部分档案管理工作人员缺乏相应的管理能力,甚至存在工作人员对于计算机使用不当的现象,从而影响了档案管理工作的有效性。此外房地产权属档案涉及到房地产交易和权属登记工作,对于每一个环节都有相应的业务要求,这就需要管理人员有较强的档案管理知识,同时也要兼备测量、法律等知识,这也给管理人员的工作水平提出了较高的要求。
2.2 房地产产权档案文件建设的创新策略
一是要完善房地产产权档案管理规范,提高房地产产权档案文件管理工作效率,要严格执行档案管理规范,结合当前工作现状完善房地产产权档案管理流程,细化管理文件的规格、大小和期限等内容,为工作人员的实际工作提供可靠的参考,确保房地产产权档案信息的规范性和完整性,促进房地产产权档案服务质量的提升。
二是提高房地产产权服务水平,促进房地产产权档案的应用价值的实现。因此在房地产产权档案文件建设过程中,应当全面提升社会公众对房地产产权档案的认知,积极开展多元化的宣传活动,完善查询和咨询通道,为社会群体提供更具有精准性和房地产产权档案服务,通过深层次的数据挖掘,提高房地产产权档案信息的系统性和准确性。积极建立完善的信息网络,应用数字技术和网络技术,实现房地产产权档案信息的同步和共享,建立全方位的房地产产权网络服务模式,促进房地产产权档案文件建设的创新化发展。
三是充分运用科技化手段。充分利用现代的科学技术多方而收集产权档案信息,提高产权档案的服务功能。随着社会的发展和科学技术的进步,音像技术和计算机的普及给产权档案信息的收集提供了有效的手段,为产权档案的质量提供了保障。档案管理人员应该充分利用现有的音像技术,收集产权的音像资料、完善产权档案的信息。计算机技术为整理、分析、保存、查阅和保护这些音像信息提供了方便。产权档案中的音像信息使产权更加直观、形象,产权档案的使用者对产权的基本情况也更容易理解和接受。
四是实现房地产权属方案管理模式创新,要从加强管理人员的培训工作入手,提高对于相关工作人员的专业培训,尤其是针对于其档案管理、数据统计、法律知识等方面进行全面的培训,保证管理人员的工作水平符合管理工作要求。此外要加强管理人员与其他房地产部门的配合和交流。例如和测绘、拆迁、司法等部门保持密切的联系,更加充分掌握房地产权属的变动状况,确保管理工作的准确性和有效性,做到对各个环节工作中的文件资料胸有成竹。
五是建立健全档案管理网络机构,充分发挥兼职档案管理人员的作用。在日常的管理中应制订合理的档案利用规章制度,比如阅览制度、外借制度、复制制度、保密销毁制度等。建立健全档案管理网络机构使产权档案的电子化采用相同的标准,便于更好地发挥产权档案的服务功能。发证窗口是产权人在房屋权属登记部门进行产权登记的最后一站,一定要由业务熟练的工作人员把关,负责核实档案资料,确保资料符合要求。
关键词:档案;数字;信息化
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1005-5312(2012)05-0268-01
一、档案信息数字化的作用
具体地讲,档案信息数字化的作用在于:
(一)提高档案管理工作效率
通过档案的数字化转换,档案的整理、查询、保护都可以借助于计算机信息系统进行,较之传统的手工作业方式大大提高了工作效率。
(二)压缩存储空间,实现异地备份
为了减轻灾难发生时对档案实体可能造成的不可挽回的损失,需要对珍贵的档案文件进行异地备份。运用数字化转换技术,可以以较低的成本获得档案的数字化备份,而且档案数据库占用的物理空间很小,因此对于实现异地备份十分有利。目前,考虑到尽管数字化技术检索效率高,但缩微胶片比磁盘光盘等载体保存时间更长,保真性能更好,一些学者提倡为档案原件同时建立缩微胶片备份与数字化备份,以减少在档案长期保存中可能发生的损失。
(三)扩大档案利用范围,充分发挥档案价值
档案数字化所带来的最大好处莫过于可以为更多的用户提供本地或远程档案信息服务。经过数字化之后,一份档案文件信息可以通过计算机检索系统同时为多人提供阅览服务,还可以借助于档案网站、电子邮件以及其他网络传输技术,为异地用户提供远程服务。
(四)促进档案开放,提高档案馆的公共服务能力
数字化大大加快了档案的开放步伐,使得更多的开放档案可以通过网络为公众提供服务,从而提高了档案馆的公共服务能力,使档案信息资源可以更多地为社会政治、经济与文化事业服务。
二、档案信息数字化的对象
对于档案馆(室)而言,档案信息数字化工作包括:纸质档案的数字化,缩微档案的数字化及其与数字档案之间的相互转换,声像档案的数字化以及实体档案的论是哪种载体形式档案的数字化工作,都应遵循规范性、标准化、安全性、经济性原则,以保证数字化档案信息真实、完整地忠实于档案原件。具体地,应保证工作流程的科学性,业务要求的标准化,工作过程与信息系统的安全性,保证档案数字化项目管理的质量与效率。
三、档案信息数字化的方式
在档案数字化过程中,各档案馆根据各自的实际条件,常常采用不同的工作方式。有的档案馆将数字化转换工作外包给专业公司;有的档案馆则自己购买数字化设备,成立专门的部门进行数字化工作;也有的档案馆与专业公司合作,派出本馆的专业人员与承包公司合作完成任务。从目前我国的情况来看,第三种形式比较常见。
档案数字化是一项工作量大、质量要求高的工作,由专业机构来承担可以保证工作质量和项目进度,有利于工作的顺利完成。在档案信息数字化之前,应当就馆藏档案数字化的范围、结构、数量进行选择和鉴定。
四、馆藏档案数字化之前的鉴定
档案数字化之前的鉴定与传统的档案价值鉴定既有相似之处,又有不同之处,需要遵循特定的原则。对此,有学者提出了精练原则、存史原则与使用优先原则;也有学者提出了利用价值性原则、抢救性原则、主体原则、原貌与系统性原则。结合上述观点,馆藏档案数字化鉴定的原则包括以下几条。
(一)开放原则
数字化意味着档案内容的复制与传播都变得更加容易,加之数字档案系统容易经受各类攻击,较之传统档案管理方式存在更高的安全风险。因此,在现有的信息安全技术条件下,馆藏档案的数字化应优先考虑开放档案。对于未开放甚至是保密的档案,则应根据需要慎重对待。
(二)利用价值原则
档案数字化的价值之一是可以为用户提供跨越时空的档案信息服务。在经费有限的条件下,档案馆应优先选择利用率高的档案进行数字化,以满足用户的需要。
(三)抢救原则
关键词:高速公路;人事档案;信息化管理
中图分类号:F27文献标识码:A
近年来,随着计算机网络技术的广泛应用,无纸化办公、信息化管理的实现,为高速公路实现人事档案信息化管理奠定了基础。
一、人事档案信息化管理方法和途径
人事档案信息化,是从原始静态档案管理到动态档案信息化管理,是人事档案工作方法的改变,也是人事档案管理与时俱进、开拓创新的起点。
(一)建立健全人事档案管理制度。在人事档案管理中,要实现信息化管理,建立规范化、制度化人事管理制度是前提。档案的收集要及时、完整;档案的鉴别必须“去伪存真”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应保证档案的安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了人事档案的真实性、严肃性、有效性,才能更好地为全省高速人才合理流动、合理配置和合理使用及为人力资源建设提供更好的服务。
(二)储备高素质的档案管理专业人才。由传统的档案实体管理转变为信息管理,只掌握传统档案管理职能的档案人员是难以适应的。因此,要实现人事档案的信息化管理,各人事部门必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化的最终决定因素是人,人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理员和者的角色转换,要提高人事档案管理人员的计算机应用能力,利用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。档案人员应首先具备扎实的档案学基础理论知识,还应懂得文件与档案管理原则,熟悉档案工作的规律、分类方法及有关技术;其次,重点应能熟练掌握数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用,能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用,掌握档案管理应用软件的各种功能,保障档案信息化管理系统平稳、正常运行。只有这些相应人才素质的拥有,才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力,促进档案管理信息化工作为单位服务。
(三)建立标准规范的人事档案管理系统。目前,档案信息化系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。档案信息化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案信息化管理,必须抓好档案标准化、规范化。
利用计算机技术对人事档案进行信息储存,进而实现网络化管理,是当前人事档案管理信息化的重点。一方面通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理,要求重新设置合理的工作流程,将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中,记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案人员在网上接收、整理提供、鉴定并确定密级和保管期限,然后进入正式文件库。档案管理部门也可以通过办公自动化系统随时掌握文书,业务部门的管理动态,及时进行指导,从而实现档案的超前性、预见性管理;另一方面单位文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定就可以在局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文,不必到档案部门也能查找到档案信息。信息化的档案管理为单位建设提供了快捷、高质量的服务。
二、如何做好人事档案信息化管理
(一)加强人事档案数据库研究和开发。省高管局有关部门应根据全国人事档案管理工作的要求,研究、开发全省高速公路通用的、先进、适用、可靠的人事档案管理软件,避免各单位自行设计而影响人事档案信息资源的共享。通过数字化人事档案信息的输入和电子档案的形成,如人事档案管理中的人员基本情况、人员信息学习培训的情况、诚信记录、表现情况(德能勤绩廉等)、专业技术人员的科研成果、专利、论文特长、干部任免奖励等,把人事信息库变成人才资源库,实现人事档案信息为各类人才提供个性化服务的方法和途径。因此,人事档案数据库的研究和开发,应具有不断丰富和创新人事档案信息内容、扩大信息内涵和信息量的功能才能真正提升人事档案数据库的使用效能,从而增强人事档案信息的活力。
(二)加强人事档案分级管理。在统一使用全国通用人事档案管理软件和人事档案全文数据库的基础上,加强计算机网络建设,建成技术先进、功能完善、安全可靠的人事档案信息服务网络。根据人事档案信息的安全性和保密性,对各种信息资料的密级进行严格界定,按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限,利用者在被授予权限后拥有查看权,获得相关信息,从而实现高速公路管理局内部、各高速公路管理处之间、上级主管部门以及全国人事档案信息资源的共享,既方便利用者也提高了人事档案利用工作的效率和质量。
三、人事档案信息化管理应注意的问题
信息网络已经深入到各个领域,因此档案保密和档案安全受到挑战。在网络环境下,影响档案保密和安全的因素主要有:一是人为因素。档案管理人员的档案安全意识和保密意识不强,往往在自己的档案网页上随意信息,对的信息缺少严格的审查和管理;二是技术问题。当前电脑病毒很多,并且黑客也很厉害,使得档案信息的安全和保密性受到威胁,势必引起高度重视,需加以研究解决。
综上所述,人事档案管理应以网络建设为依托,以各种先进技术为手段,最终目的是为了更好地利用档案资源,发挥人事档案的实际效能,为高速公路更好的发展提供服务。
(作者单位:河北省高速公路石安管理处邢台管理所)
主要参考文献: