档案的数字化管理精选(九篇)
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第1篇：档案的数字化管理范文
一、高校档案管理现状
根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。
二、档案数字化管理的特点
过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。
三、电子档案使用的途径
电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：
（一）提供拷贝
在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。
（二）通信传输
通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。
（三）直接利用
所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。
四、档案数字化管理的重要作用
档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。
五、如何规范档案数字化管理
在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全
要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。
（二）规范操作，减少损失
以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。
（三）对资料管理人员进行培训，加强工作的严谨性
第2篇：档案的数字化管理范文
【关键词】房地产 直管房 保障房 档案管理 数字化
近年来，房产市场不发展快速，档案使用频率大幅提高，实现了房地产档案的促进社会发展功能。随着计算机网络技术不断在档案管理中得以运用，激发了档案管理策略运用的多重性，促进了档案管理功能的有效发挥。因此，主管部门必须思考如何有效实现档案管理数字化，这也是档案管理发展的必然方向。
1 现阶段我国房地产档案管理数字化的任务
1.1 形成数字化管理思维
我国住房制度改革日渐深化，房地产档案的利用频率也日益提高，需求也不断增长，这对档案管理部门提出了更高的要求。传统档案管理的手工方式耗时、耗力，工作效率较低。伴随房地产档案管理工作转型，管理模式已经由封闭型转管理模式转变为开放型管理模式。在新形势下，房地产档案管理模式要求管理人员观念必须转变。基于此，要适应社会的发展，将数字化的管理理念应用到房地产档案管理中，形成数字化管理思维。
1.2 明确各构建阶段的内容与任务
数字化管理档案馆是房地产档案管理发展的必然方向，体现在档案管理的每一个管理环节当中。研究表明，房地产数字化档案馆的构建分成不同的发展阶段：
（1）档案馆业务自动化管理阶段，充分利用现代化信息技术实现各业务环节的自动化管理。
（2）馆藏档案的数字化发展阶段，完善网络，通过档案馆局域网和与主管单位办公自动化接口的连接，实现资料和信息的共享网，实现由纸质文档向数字化信息数据的转换与保存。
（3）数字房地产档案馆的网络化建设阶段会将各档案馆的联网，全面数字化。
1.3 制定与长期坚持构建原则
实践证明，改革与创新过程中，必须有原则的建立与坚持。在房地产档案管理数字化方面，主要有以下几方面：
（1）统筹规划，重点突出，将视野放长远，明确工作重点，拿捏好轻重缓急。
（2）需求导向，应用促发展，明确构建目的、房地产档案管理数字化的服务对，以及为什么要构建数字化档案管理.
（3）整合资源，机制创新，注意现有管理资源的利用，通过删除机制不合理内容及创新，使管理数字化有效实现。
（4）防管结合，保障安全，构建数字化房地产档案管理办法，对其资料的保密工作给予重点关注。
2 我国房地产档案管理数字化的策略
直管公房等保障房是我国房地产档案管理中的重要组成部分，笔者以其为例，分析我国房地产档案管理数字化的策略中的重点。
2.1 建立健全各项规章制度
直管公房等保障房档案管理制度的建设是档案收集完整、系统、准确、按时归档的重要保证。因此，要做好直管公房等保障房的档案管理，必须建立健全档案的收集制度、整理制度、归档制度、查阅制度、安全制度、管理人员岗位责任制、管理人员培训制度，等等。
2.2 加强档案数字化工作
首先，数字化是现代档案管理的主要趋势，需要做好材料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料完整。其次，档案内容要精确简洁，应精简档案中的不必要内容。最后，保证档案资料内容清晰，排序也符合规定；数字化后，还应对信息质量进行检查。
2.3 实行纸质档案和电子档案双套并存
直管公房等保障房的档案数字化是档案工作中的新内容、新发展，有许多问题需要解决：如数字化档案中信息归纳问题、档案的执行凭证问题、数字化档案的安全访问和安全管理问题，以及者信息规范化问题，等等。因此，必须在相当时间内，对档案管理实行双保险：在使用电子计算机保存的同时，做好纸张档案储存，保证档案的安全。
2.4 加强前期资料的收集
据我国相关法律规定，房产档案必须是真实准确。如直管公房等保障房档案本身存在记录错误或误差，那么档案的法律效力就会被大幅削弱，在发挥凭证作用时出现证据无效和证据不足。因此，直管公房等保障房档案必须做好事前控制，在归档前严格把关：一是加强文件资料审核的管理，在搜集资料时做到真实、完整，保证资料合法有效；做好资料事前审查，为后期档案管理打下基础；二是档案资料移交的管理，在交接过程中，管理人员必须对档案资料进行再检查，如发现错误或不足，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。
2.5 注重人才的培养
从直管公房等保障房档案管理未来发展来看，只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，现代化发展对管理人员的要求越来越高。因此，必须建设具有专业管理能力的复合型人才队伍，实现直管公房等保障房档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面的人才才能适应社会经济的发展，积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实现减少了档案管理部门的工作量，为直管公房等保障房档案的有效利用提供了更便捷的服务，有效增强了档案的安全性和可靠性。因此，房产档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进直管公房等保障房档案管理的发展。
2.6 建立直管公房等保障房信息管理平台
为了支持直管公房等保障房档案管理数字化的有效、高效，还应积极建设信息系统管理平台，应做到以下几点：
（1）以网络全程监控，实行申请调查、审核登记、批准发放等保障房申购程序的全面监管。
（2）对低收入家庭、保障户、房源等的档案资料申请或退出实行全程管理，对保障对象从申请到实施保障的信息实行跟踪管理。
（3）设置合理化保障标准及合同模板，如租金、补贴、住房面积等。
（4）实行数据自定义管理，开通业务提醒，提倡业务流程查询，时限控制系统。
（5）建立资源共享系统，加强与其他相关房产管理机构的沟通联系。
参考文献
[1]朱志明.住房保障档案管理的问题分析及对策措施[J].中国管理信息化，2014（05）.
[2]玄艺.兰论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊，2003（6）.
[3]黄禹康.关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考[J].中国房地产，2004（04）.
作者简介
杜海（1974-），男，现为吉林省四平市房产铁东经营管理处助理馆员。
第3篇：档案的数字化管理范文
【关键词】数字化；档案；管理
数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。
一、数字化档案管理的内涵
信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。
二、数字化档案管理的特点
（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。
三、提高档案数字化管理的建议
（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。
档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。
参考文献
[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案.2008（1）
[2]朱宝钧.浅议高校数字化档案管理[J].开封教育学院学报.2003（6）
第4篇：档案的数字化管理范文
【关键词】档案管理；数字化；落实；方法
档案管理数字化是一种必然趋势，是时代的进步和创新，计算机网络数据库技术对于档案管理来讲是十分重要的，也具有划时代的现实意义，给档案管理创造了许多的方便，档案管理的数字化同时给人们的生活带来许多的方便，方便人们查阅信息，档案管理数字化能够使档案管理有序化，能够使档案管理工作更加有意义。
一、档案管理数字化的概念及优点
（1）档案管理数字化的概念。档案管理数字化是建立在现代科学技术及数字信息技术发展普及的基础上，运用现代科技及数字信息技术，将档案信息资源进行高度且有序的综合整理，并且以现代的网络系统为技术设施的分布式、超大规模的数字信息的系统管理。（2）档案管理数字化的优点。第一，档案管理数字化能够大大缩短信息的加工时间，从而进一步提高档案信息时效性。手工的档案管理的步骤较为复杂，同时从信息的收集到最后生成信息报告需要很复杂的过程，如果信息过时还会严重影响档案信息的利用价值。第二，档案管理数字化能够节省档案信息的储存空间，从而使档案的储存变得更加完整。利用现代科学技术，能够将那些纸质的档案以数字化的形式储存在计算机的内部，避免了大量纸质的档案资料的堆积，减少浪费，而且纸质档案的材料容易残缺或破损，特别是在长时间的存放和翻阅后，这种情况就不会在档案管理数字化之后出现。第三，档案管理数字化大大的提高了档案信息的利用率，它能使档案信息完美地与最新的科学技术接轨，充分地利用了网络和计算机的功能，同时也将它们的功能发挥的淋漓尽致，将档案信息的成果通过现代网络系统发送给各级部门，拓宽了服务的范围，从而大大提高了档案信息的利用率。第四，档案管理数字化大大地缩短了档案信息的检索时间，手工档案信息的检索，需先检索目录，然后进行查找，需要浪费很多的时间和人力，而且如果在信息不明确时，则需要更多的查找时间。但是在数字化的管理中，你只需输入关键词就可以查找到你需要的档案信息资料，从而大大的缩短了查找时间。
二、管理档案数字化的方法
（1）要想确保档案的原件安全以及提高档案信息的利用
率，档案管理数字化是必须要做的基础性的工作。在进行档案数字化的管理时一定要把握好下面的几个原则：第一，方便利用的原则。数字化管理的主要目的就是保护原件和方便利用。第二，克隆复制的原则。在档案数字化的管理当中，一定要有效的保证档案信息资料的完整性，还要对缩微、数字化、鉴定整理和仿真复制等的工作进行合理的安排和统筹规划，尽可能的不要拆卷扫描，不能多次拆装或重复的扫描。在这个过程中，不能因为信息的重要程度和敏感程度等因素而对档案信息进行删减，以免造成档案的不完整，而给档案的提供利用和管理带来麻烦。还应该注意要维护档案的原貌，减少对档案原件可能会造成的损害。第三，排序的原则。在档案数字化的管理中，要优先建立起文件的目录数据库，这是开展数字化工作的基础，一定要注重目录数据库的建设，重质量。要对档案信息资料进行准确的不能存在任何失误的整理、分类、著录、编页，建立一个高质量的文件目录和案卷目录，打下坚实的基础，在源头上杜绝数字化管理的差错。因为档案数据的对错、详略决定着档案数字化管理的成败。（2）档案管理的数字化是一项系统的细致的工程，它需要多方筹措并且需要长期的开展。第一，建立重要的档案数据库，保证重要数据安全。档案数字化的管理核心就是建立企业的档案的数据库系统。首先要建立一个收藏档案信息的目录数据库，它是根据企业的基本情况，通过著录标引，将企业内收藏的各类的档案的基本情况都录入计算机，建立一个基本的数据库，从而就能通过检索来提高档案原件的利用率；然后建立一个基层的报表数据库，在企业的档案数字化管理中，建立一个基层报表以及状态数据库，然后将各部门反馈的信息和需要报送的数据，通过计算机网络直接填入到建立的数据库中，再根据企业的具体要求进行一些调整，还要根据上级的使用情况和要求，及时、迅速、准确的填好基层报表。第二，提高档案意识，统一思想，要想加快档案数字化的建设，必须要强化档案意识。档案管理部门一定要定期的组织召开会议，宣传、贯彻档案管理意识的重要性，提高企业内部员工的档案意识，还要努力建立一个档案信息收集、报送和管理的高效机制，同时各部门应该密切的配合，一起搞好档案的管理工作，有效的发挥出档案的作用。第三，在当下这个时代必须要将档案工作实现技术化，也就是数字化。档案资源的数字化，一是要对现存的档案资料进行数字化的开发，利用数字备份来加强对档案资料原件的保存，因为档案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人们很难直接的查阅到这些资料，但是当将这些档案资料进行数字化的处理之后，人们就能很简单的查阅了。二是要在档案资料进行档案数字化转换时，还要注重当前形成了的电子文档的收集。第四，提高档案管理工作人员的业务素质，档案管理人员可以通过学习和时间来掌握系统的文化素质、专业理论知识以及业务能力、技能素质和应用现代化的新技术等。随着数字信息技术的日新月益，要求档案管理者不仅仅要有档案业务的的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识，还要掌握熟练地网络信息技术和计算机操作技术。不仅要提高他们的素质，还要加强档案管理者的队伍建设，并且将其纳入考核激励的机制，逐渐的建立完善有效地激励机制，从而促进档案管理工作的发展。第五，在我们实现档案管理数字化的过程中，一定要掌握好全面化、同步化、书面化、和专业化等环节，因为数字化的档案管理，给我们的工作带来便利的时候，同样存在着一些困难和问题，稍微处理不好，档案信息就可能遭受损失。档案的管理工作是从文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件审核再到回归档案，移交，整个的环节都需要各个部门的密切合作；档案数字化管理是多方面的，不能只注重传统资料本身，还要延伸到与其相关的部分，对其进行数字化的处理；还可以设立专职档案管理员，这种专业化的分工，对档案管理员进一步的掌握专业知识非常有利，从而使档案资料的组卷更加合理；还可以实行“双保险”，即保存纸质档案资料，也保存数字档案资料。第六，保证重点档案的数字化工作，医院可能由于刚开始致力于档案管理数字化的工作中，档案全面的数字化管理不能在短时间内实现，所以可以先保证重点档案的数字化工作。要保证重点，突出特色，所以我们要对那些使用的频率比较高、重要的档案进行完整且优先的数字化管理，尤其是那些对企业长远发展有着重要指导意义和作用的档案，更要特别关注它的数字化的方式，来进一步提高这些档案的利用率。
档案管理工作对于社会和人们来讲都是非常重要的，人们生活中的某些信息都能够进入档案管理工作的范围，如果档案管理工作做的好，能够给人们的生活带来很大的便利，档案管理数字化是一种社会发展的必然趋势，能够使档案管理的工作更加便捷，档案管理工作人员也应该全面投入到档案管理的创新和改革中来，档案管理数字化水平也是衡量档案管理工作重要性的标志，计算机网络数字化成为档案管理工作的重中之重。
参 考 文 献
[1]刘云霞．浅谈档案管理的数字化[J]．科技情报开发与经济．2011：2（21）
[2]马秀英．试论网络环境下的网络创新服务[J]．城建档案．2011-
02-05
[3]许平．浅谈档案管理数字化与高素质人才队伍建设[J]．基层工作．2009-09-02
[4]富玉．关于建设数字化档案管理的几点思考[J]．现代商业．2010-
10-25
第5篇：档案的数字化管理范文
一、照片数字化管理的必要性
高校档案部门经过多年的发展和努力，已经积累了大量反映学校历史发展与变迁、具有收藏和保管价值的照片档案。作为一种记录历史的载体形式，它，生动、详实、形象地记录了学校的发展历程。随着时间的推移，这些照片档案的重要性和保存价值也日益凸显出来。而目前高校在照片档案的保管与检索利用等方面存在着许多不足之处，影响了照片档案的质量，限制了价值的充分发挥。
1、传统照片档案难于保管。照片档案主要包括以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的传统意义上的照片和以电子数字形式存储在磁性介质上的数字照片。由于传统光学照片是由感光材料制成，不管是彩色照片还是黑白照片，耐久性差，受外界影响较大。无论你如何注意保护，都会随着时间的推移，出现影像褪色、渗化、失真甚至消失等现象；在环境因素的影响下还会出现腐蚀和霉变，影响照片档案的原价值和有效利用。同时，照片档案对保管条件的要求非常严格，既要防潮、防湿；又要防虫、防光；还要防干、防灰尘。否则，就会成为一堆垃圾。只有对照片档案进行数字化管理，才能够有效防止上述情况的发生，达到永久保存的目的。
2、传统照片档案占用空间大、管理混乱、检索利用不便。首先，由于照片档案大都是用相册或卷筒纸来进行手工操作，这样就占用了档案库房的很大空间，而且存放位不同，有的照片尽管内容彼此密切相关但由于规格的差异而必须分开存放，失去了叙事的连贯性，保管和查找起来也很不方便。第三，照片档案缺乏统一的行之有效的分类标准，导致各行其是，各定规章，使得照片档案的管理非常混乱，给检索利用带来很多不便。此外，已存档的照片借出使用后一旦收不回来就无法弥补。
二、照片档案数字化管理的可行性
档案数字化是随着计算机技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术在档案管理中的应用而出现的一种新事物。利用信息技术对信息资源进行收集、整理、开发、利用是数字化的主要内容，照片档案数字化管理正是顺应了时展的要求。
1、先进的现代化设施为照片档案的数字化管理提供了物质基础。随着计算机在高校档案工作中的广泛应用，扫描仪、彩色打印机、数码照相机、光盘刻录机等先进输入输出设备的出现，大容量的数字化存储设备加光盘、硬盘库的推出，为照片档案的数字化管理奠定了物质基础。高校档案工作将以管理纸质档案为主扩大到管理光盘、硬盘为载体的机读档案，将从实体档案管理转变为档案信息管理。
2、新影像技术的发展是照片档案数字化管理的关键。由于新的影像技术的发展，特别是数字技术的发展，使得照片的产生方式发生了重大变化，如数码相机、数码摄相机在信息形式存储在磁性介质上的数字照片档案。这部分档案产生时就是以数字形式进行存储的，它没有传统照片档案的底片，也不能以传统照片档案的管理方式进行管理。计算机技术与声像技术的发展为照片档案的数字化管理提供了强大的技术支持。
3、网络技术的应用与普及是照片档案数字化管理的保障。随着宽带技术的迅速发展，各高校都普遍建立了局域网，实现了校园的网络化管理。信息的存储、传输、检索和利用也越来越多地依赖计算机和网络技术，从而大大加速了信息开展利用的步伐。这就给高校照片档案向数字化、网络化方向发展提供了契机，运用现代扫描、刻录技术把照片档案制成光盘或存储在电脑硬盘中，然后登录上网，实现照片档案资源的网上共享。计算机和网络技术的发展为照片档案的数字化管理开辟了前所未有的发展空间。
三、照片档案的数字化存储
照片档案的数字化主要通过以下两种途径实现：第一种是对传统照片(或底片)利用扫描仪或数码相机等设备进行数字化转换，取得数字化图像并输入电脑中。这种方法，根据扫描仪档次的高低，能得到不同精度的数字化图像。这是对历史照片最有效的保护方法之一。第二种就是利用数码相机拍摄各项活动，直接形成数码照片(数字化图像)，并通过接口电缆传送到电脑进行保存。用这种方法得到的照片没有底片。对传统照片进行扫描是实现照片档案数字化的重要途径，本文主要侧重这一问题进行阐述。
1、确定照片档案数字化的有关规定
(1)图像色彩模式的选择。数字图像的色彩模式有RGB、CMYK、LAB等。选择图像的色彩模式时应遵循保真度高与通用的原则。一般扫描仪和数码相机记录的是RGB模式的图像信息。RGB模式是扫描工作中最常用的模式。建议在扫描照片时，无论是黑白照片还是彩色照片都应选择36位RGB模式彩色作为数字图像模式。这种模式不仅通用性与保真性能好，而且能使图像色调与层次更加细腻丰富，最大程度地还原照片档案的原始信息。
(2)扫描分辩率的确定。扫描分辩率决定了图像的清晰度和图像文件的大小。在二者之间成正比例关系(即：要提高图像的清晰度，就会增大图像文件；要减小图像文件，就会降低图像的清晰度。)增加分辩率会使文件大小成几何级数增长。分辩率的大小比较难以把握，但通常情况下一般是由照片档案的最终用途来确实。如果照片使用时不需要放大，直接打印输出或出版成册，分辩率设为300DPI就足够了。如果照片在最后使用时需要放大，分辩率就要相应地增加。(3)照片档案的存储格式中IIFF和JPEG是采用最广的两种格式。
“FIFF”格式的图是无损失压缩图像，在存储时虽然占据空间较大，但图像清晰，打印效果好，适合举办展览或出版画册；同时，又可以在各种操作平台和图像处理的软件中通用并转换成其它格式。JPEG格式的图像是有损失压缩图像，存储时图像信息会损失一些，不适合打印；但是占据空间小，便于传输文件和网页图像使用，在显示器上浏览，不影响视觉效果。在照片档案的数字化存储过程中可根据具体需要采用不同格式。
(4) 色彩位数和灰度级。色彩位数也称色深，是反映扫描图像色彩与实物接近程度的性能指标。灰度级是表示灰度图像高度层次范围的指标，表明由暗到亮的扫描范围大小，即扫描仪从纯黑到纯白之间平滑过度的能力。色深和灰度级的数值大小与扫描质量成正比，即色彩位数越深，灰度级越大，所能表达的色彩和层次就越丰富，扫描效果也就越好。值得注意的是，虽然色彩位数和灰度级数值大小与扫描质量成正比，但没有必要盲目追求大数量级的色彩位数和灰度级，因为它需要有较大空间和较长时间以及较高成本的扫描仪。一般黑白照片采用256级灰度图像方式扫描，彩色照片适合用24位真彩方式扫描。
照片档案由于年代久远，不可避免地存在这样那样的缺陷，如出现掉角、染上污渍、折痕等；有的照片在拍照过程中还会出现红眼、曝光不足、颜色严重偏差等问题。这些不完美的照片档案通过扫描输入到电脑后，还必须借助Photoshop等图像处理技术来进行编辑处理。在不破坏真实性的前提下利用Photoshop软件对照片档案进行必要的处理，如校色、锐化(增加清晰度)、修饰去除因照片档案的本来面貌，真实地再现当时的历史场景和人物的音容笑貌，而且为照片档案的再利用、最大限度地发挥照片档案的价值提供了更好的条件。
3、数字化照片档案的信息管理
照片档案通过图像扫描技术换成数字文件后，如果不对这些数字化的信息资源及时进行结构化的组织，而是随意地存储在计算机的硬盘罩，那么采集到的数字化档案信息就像一盘散沙，杂乱无章，没有头绪。为此，必须建立照片档案数据库，将数字化的档案信息有序存入数据库房。以便于信息的管理、传输和开发利用。数据库的建立是照片档案数字化管理的关键。
数字化照片档案的信息管理主要体现在：(1)照片档案数字化过程中描述信息的著录。如卷宗名称、档号、底片号、类别、照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、照片来源等详细要素。著录项目、内容、格式等要遵循一定的标准和规范，严把质量关，这对档案自动检索系统和档案信息网络化起着决定作用。(2)构建照片档案数据库和目录数据库。照片档案数据库一般按照类别管理较为科学，以湖南艺术职业学院为例，照片档案数据库包括：年度图片库、各类演出剧照、各大小活动图片、历史资料图片、知名校友图片、职工图片、校园建设风景图片、学生活动图片、教学情况图片等九个图片数据库。目录数据库(也就是对每张照片档案进行的信息录入)，既要符合国家标准，又要便于实际操作。
(3)提供照片档案的查询，设立内容关键词、时间、档号、类别、照片来源等多种查询途径，使用户快速、准确、便捷地查找所需的照片档案。
4、制作光盘
第6篇：档案的数字化管理范文
【关键词】医疗保险 档案管理 数字化 思考
随着电子技术的飞速发展和计算机网络的普遍应用，数字化为人民群众带来的便捷与日俱增，就连枯燥的档案管理也在逐步向着数字化的方向挺进。医疗保险档案管理作为比较特殊的安安管理业务，实现数字化管理师大势所趋，建立医疗保险档案从收集、整理、立卷、保管、利用、移交等各环节全文图像数字档案管理系统乃势在必行之路。实现医疗保险档案对参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的目标是医疗保险制度改革的必然方向。医疗保险档案管理按照规范化、制度化、信息化要求，建立医疗保险业务档案数字化管理系统，将医疗保险业务经办信息管理系统形成的档案资料进行数字化档案管理，将档案要件通过电子扫描技术将纸质档案资料数字影像化永久保存，并集中在数据库统一管理，从而实现了从传统的纸质载体业务档案管理模式向信息化业务档案管理模式的转变。真正地做到了“谁经办、谁收集、谁整理”。从而医疗保险业务档案的查阅、浏览都可以在局域网上完成，减少了不必要的事务工作，提高医疗保险经办工作效率，完善了医疗保险业务经办流程。
医疗保险档案管理数字化管理的核心问题是确保系统安全。如何确保数据安全值得思考，值得研究，值得医疗保险档案管理人员去努力工作。内外网物理隔离技术、异地容灾备份技术、云备份技术、防火墙技术、杀毒软件问题，这里面既有硬件技术也有软件技术。在日常情况下，异地备份要求两地数据保持实时同步；灾难发生时，通过主机、网络、数据库和应用的实时切换，保证业务的不间断运行。目前医疗保险经办过程中与业务操作和管理信息化所不相适应的问题是各类社会保险的相关纸质资料（例如病历档案、报销单据、征收单据、转移单据等）由医疗保险经办机构保存在各自的档案室中；这些档案资料需要不断实时更新。在办理医疗保险有关手续中需要对有关资料进行调阅、传递、更新，在这个过程中采用传统的档案管理模式，带来了有关资料调阅速度慢、无法及时归还，原件可能被遗失或损害等问题，同时也使得资料管理工作日益繁重。现行的社会保险资料保管、使用方式已不能满足业务部门的管理、服务要求，因此提出社保险资料档案数字化处理要求。
1 数字化是提高医疗保险管理效率的有效途径
数字化建设的根本目的是提高医疗保险管理工作的效率和维护医疗保险基金的健康安全运行，保障广大参保人的根本利益，是社会保障体系建设的重心，也是省政府为民办十件实事的重要内容之一。结合医疗保险数字化建设与应用的实践，以医疗保险运行报表为指南，回顾了我省医疗保险工作取得的成绩和存在的问题，分析了数字化建设在提高医疗保险人群覆盖率、加强医疗质量管理、促进医疗质量提高等方面均发挥着极其重要的作用。全面推进和提高我省医疗保险管理工作，保障医疗保险基金的健康安全运行，必须具备四个基本条件。一是完善的基础设施及技术支撑环境；二是从事医疗保险管理工作的高素质队伍；三是良好的医疗保险制度环境；四是科学有效的管理。
2 医疗保险档案管理数字化与医疗服务的关系
门（急）诊人次、门诊大病（慢特病）人次、住院人次住院率等有关数据为了解参保人群的整体健康状况，调整医疗费用报销范围和比例有着一定的指导意义。科学合理地使用医保基金保障参保人的健康是医疗保险制度的根本目的。健康与医疗服务统计指标，可以通过数字客观地描述和反映一定时间内，地区人口的健康状况及其动态变化、发展趋势，以及医疗服务水平和医疗保险制度对人口健康的影响。
3 医疗保险档案管理数字化管理与基金运行的关系
医保基金的运行情况不仅是政府关心的问题，更是老百姓热切关心的焦点问题。要保障医保基金的健康、安全、高效运行就必须及时的了解医保基金的收支余情况，保证其“总量控制、略有结余”。我们应充分发掘医疗保险数字化管理的技术优势，进一步提高效率，降低运作成本，创造性地发展具有中国特色的医疗保险基金运行模式和保证基金运行的数字安全，同时也要保证其制度上的安全。各地医保经办机构都要根据省有关规定，建立比较完善的内部管理制度，对医疗保险基金的筹集、支付、使用和管理做出具体规定，从制度上保证社保基金的安全。其次，我想谈谈医疗保险数字化平台与医疗质量管理之间的关系。医疗保险制度的建立和完善归根到底是形成良好医疗费用共济和医疗管理监督机制，使医疗机构为参保人创造健康价值。握参保人的基本情况和医疗保险基金的运行情况，能为政府出台社会保障政策提供强有力的依据。数据共享和表达标准化。推行医疗保险基金运行情况上报制度，强调各类数据采集的真实性和及时性，并根据各地实际情况，对部分指标进行了增删，建立数据共享平台，使政府有关部门及时了解医疗保险运行动态，为进一步制定医疗政策提供了科学的依据，同时也为各地市州相互交流学习管理经验提供了平台和参照。
4 利用医疗保险数字化平台加强医疗质量的管理
医疗保险管理的数字化要求医保定点机构也实行数字化管理，医疗机构为了获得更多的医疗保险赔付就必须对参保人就医进行数字化管理和加强医疗服务的质量管理。这样就更加有利于参保人的医疗费用的控制和医疗服务质量的提高。特别是出台了基本药物目录以后，医保定点机构加强了药品使用管理，如抗生素分三级管理和使用、品管理等效果明显。
5 医疗保险数字化管理的意义
医疗保险档案数字化管理在管理方式上的变革一是必然促使干部队伍知识化。数字化的管理模式的运用，必将使医疗保险的业务动作、管理活动越来越依赖于信息系统。反之，信息系统的成功运行又将更多信息应用的工作提升到医保经办机构领导工作显要位置。医保数据库的提取和分析把过去的按照感觉进行粗放式管理方式变为用长期积累的大量数据说话，按统计结果决策的管理方式。二是控制医疗费用的增长、提高基金运行效率。医疗费用一直持续高速增长对医保基金的稳定运行造成很大压力，直接影响基金的稳定运行。如何合理控制医疗费用的增长，提高有限的医疗保险基金的使用效率，是当前迫切需要探索和解决的问题。医保经办机构要着力制定数据交换标准，规范上报表格的内容和格式，推行医保的数字化管理，这样也就有利于数据采集的真实性和及时性，通过设定医保基金预警值，及时向医疗经办机构提供基金运行现状，防止基金“穿底“，从而保证其健康、安全、持续的运行，平稳度过“危险期”。
作者简介
刘旻（1970-），男，吉林省经济管理干部学院本科毕业。现供职于吉林省四平市医疗保险管理局。
第7篇：档案的数字化管理范文
【关键词】历史背景 档案信息化 总体目标 主要任务
随着科学技术的发展和信息时代的到来，计算机和人们的生活形成了越来越紧密的联系，各类应用软件层出不穷，例如，以前的工程图纸只能手绘，而如今越来越多的工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。档案数字化，是城建档案管理迈向信息化时代的必由之路。它首先可以解决存储档案日益空间匮乏的问题。通过对数字内容的管理，利用采集的新的管理模式，对每一个工作环节的档案信息进行优化整合以及做到更加的规范化与标准化，这样一来不但是可以使城建档案资源实现最大化利用，更能够实现对珍贵的档案信息长期永久保存，在使用的过程之中也更加的方便，减少了一些不必要的环节从而提供了一种快捷有效的新的通信方法。我们要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。
一、信息管理是城市建设档案工作发展的必然要求
城建档案信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必须步入数字时代。在我们建设领域时，产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证，在信息时代城建活动中的真实历史，作为记录长期保存下来并向社会随时提供利用。这种需求、这种信息产业化的发展趋势必然使得城建档案工作走进科技时代与数字化时代。
二、对城建档案信息化工作的指导思想
我国建设部城建档案工作办公室，根据国家城建档案发展的需求，组织有关专家，在总结，近年来我们国家电子文件和电子档案管理的实践经验上，借鉴国际上先进的科研成果、标准规范的基础上，制定了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》〔建办档（2004）39号〕、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又颁发了关于标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117―2007）等等。这些标准的颁布和实施对全国城建档案信息化建设起了积极的促进作用。这些《规范》和《标准》是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。
三、城建档案信息化建设的总体目标
《全国城乡建设档案事业“十一五”规划》提出要构筑“三网”城建档案内部局域网、城建档案信息上因特网、参与当地政务网建设和“一库”城建档案建设信息库的基本框架。总体目标就是为社会、经济、城市建设的发展提供城市建设档案数字资源信息，以满足政府、公众对城市建设档案资源的需求与利用。
（一）利用现代信息化管理手段，以当前建设工程项目为首，以建设工程报建开始，从而收集各个部门在工程建设过程当中的相关方面信息（主要有报建信息、工程验收备案情况、房地产预售状况等信息），实现对建设工程的动态可视管理。
（二）通过城市地下综合管线动态管理系统的建立，从而为我们保持地下管线信息管理系统以及建立动态地下管线数据库的更新和管理工作做好铺垫。
（三）建立城建档案空间型数据库，建立城建实物档案的信息管理和城市空间信息管理结合为一体，为了全面实现城建档案的集成化，可视化管理提供广阔的发展空间。
（四）通过数字化建设，用于实现城市建设信息的远程数字服务与利用，现在我们可以使用网络，直接登录城市建设信息服务，网站进行相关信息的调查，为社会公众畅通的档案利用渠道提供了有效的方法，与此同时各级领导以及相关部门能够更为直接的了解城市建设的相关信息，并且，对此进行有关调查与决策，这样就可以避免重复以及铺张浪费的投资与建设。
（五）对城建档案工作的内在价值发展进行开发利用，为城市的规划，建设与管理提供具体、准确以及全方位的保障，使城建档案馆真正成为城市规划以及建设的信息中心。
四、城建档案信息化建设的近期主要任务
对当前高速发展的城市来讲，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，它不单单是城市的基础平台建设工程，同时它也是城市信息化水平的提升工程，数字城建档案馆必将成为档案馆的发展的方向，建设好这样一个工程对我们的意义重大，对社会的影响对人们将来的的生活都起到一定的作用。
（一）从城建档案工作实际出发，充分发挥建筑规划机构职能
城建规划机构需对土地、劳动力、资金等资源根据城市发展需求进行规划补给的综合管理机构，建筑规划机构需根据不断发展进步社会获取丰富、全面、准确信息作为建筑规划基础，而建立完善的建筑规划信息网络系统，可以提高对收集资料和数据整理和归纳效率，更好对相关数据进行科学处理；筑规划信息网络系统建立，可充分提升建筑规划机构职能发挥。
（二）加速数字化进程
建立积极开展和探索电子档案接收与管理，让建筑规划设计者能够知晓公众实际喜好和需要，让我们加强对电子文件的形成和收集还有积累等鉴定、归档的监督与指导，以及电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。
（三）整合资源，优化服务
创建城建档案特色数据库，建立基础的地理信息数据库和地下综合管线数据库以及规划审批成果数据库，同时建立最重要的竣工项目数据库和城市规划方案数据库，声像资料数据库等等多种。
数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向。除具有传统的档案及其相关的管理知识外，还要掌握新技术尤其是现代信息技术和网络技术，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展走向正轨，为现代化城市建设的需要，以及构建和谐社会的需要，做出贡献。
参考文献：
[1]《山东省档案条例》 2004年4月2日
[2]《城市建设档案管理暂行规定》 1987年 11月 8 日
[3]《日照市城市建设档案管理办法》 2008年2月3日
第8篇：档案的数字化管理范文
关键词：数字化；井史资料；档案管理；档案利用；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01
引言
档案是一种潜在的生产力，它既是昨天的遗产，也是今天的财富，随着社会的发展和进步，我们在工作中对数字化档案利用的重要性越来越突出。单井档案作为我厂档案管理工作中的一个重要组成部分，在石油开采中其数字化建设的开发和利用就显得尤为重要。
一、单井档案管理的主要内容
我厂自投入开发建设，历经近40年开采，是油田成立最早的采油厂。目前单井档案1857卷，总计大约有15万张，其中大部分是0号图以上的大幅图纸，图纸最长可达15米。随着老油井的长期开采和新油井的不断勘探开发，老井的单井资料数量逐年增加，对于新井需要建立新的单井档案。这些单井资料是在开采过程中形成的，具有一定保存价值和潜在生产力的原始数据，以往单井档案的归档、保管、利用均以手工为主，检索方式也只是在单机版中油V2.5档案系统中检索条目，影响了单井档案的应用效率及价值发挥。开发完成了单井档案数字化及数据库项目，为地质技术人员大量资料的查阅及应用提供了非常便利的条件，地质技术人员可根据需要在极短的时间内获取想查阅的单井历史资料，大大提高了地质技术及管理人员的工作效率。
二、单井数字化档案的管理和利用
（一）单井档案数字化的必要性。单井资料在综合档案的信息资源中占据着不可或缺的重要地位，在石油企业的发展中也具有非常重要的作用，但是由于各种各样因素的限制，在其开发利用和管理工作中都存在着很多问题，这极大的限制了地质档案价值的充分发挥。地质的技术人员，承担着全厂地质参谋，负责提供油水井措施方案，而每一份地质方案的编制需要分析研究大量单井资料。单井档案是在钻井，录井，测井，压裂等工作时所产生的第一手宝贵资料，伴随着油田勘探开发和生产的全过程，对指导油田进一步的勘探开发以及油水井的分析起到了重要作用，是与生产、技术分析有关的最重要的基础资料之一。地质研究人员使用大量的测井资料开展地层对比、措施选井；使用钻井、测试资料分析数据；使用分析化验报告、测试资料开展油水井分析，很多时间消耗在资料的借阅、查找、归还中。单井档案的使用率较高，且长期使用，频繁使用，多人借阅一份档案，一人同时借阅多份档案这种情况经常存在。同一时间段、同一资料只能由一人借阅，并且，在借阅的过程中，容易造成档案的损坏和丢失。特别是，保存时间较长的许多纸质档案目前已经发黄变脆。由于大幅图纸需折叠保存，折叠处容易破损，变色，模糊不清。而单井档案数字化，既可以长期易于保存，又可以解决多人同时借阅、纸质资料易磨损、丢失后无法补救等问题。
（二）单井数字化档案管理的特点。1、将生成档号的纸质单井资料进行扫描，生成TIFF格式图像文件，然后将TIFF格式图像文件转换成PDF格式文件。文件名与中油档案系统生成的档号一致。为了在浏览器上快速打开PDF格式文件，其大小一般不超过10M，但清晰度必须与TIFF格式文件相同。A3以下的纸质文件使用高速扫描仪进行扫描，A2以上的纸质文件使用宽幅扫描仪进行扫描。扫描分辨率黑白≥300dpi，彩色≥400dpi。为保证电子化图纸的真实性，我们的图纸全部采用彩色扫描。图纸包括：测井图、固井图、完井图、录井图、成果图、油水界面图等。2、单井档案数字化完成后，引入地质勘探全文检索数据库系统，数据库采用非结构化数据库技术。这种非结构化数据库能够对结构化数据、半结构化数据和非结构化数据进行存储、管理、检索，可以处理多种格式（例如：Word、TXT、PDF、PPT、Excel、JPG、TIFF等格式）的电子文件，包括多媒体、视频、音频等文件的存储及播放。地质数据库采用将电子文件，包括大幅图纸扫描形成的电子文件，全部存在数据库中的方式，不外挂，使数据库与数据库管理系统软件相互分离，彼此独立。这种非结构化数据库技术能够在同一台服务器上建立多个数据库。这些数据库相互独立，其结构可以相同，也可以不同。单井档案按照区块建立数据库。
（三）单井数字化档案的利用效果。1、由于扫描文件能够真实反映纸质档案的基本情况，扫描后的电子文件具有相当高的可信度，数据库系统相当稳定，且操作方便，因此，数据库的建立和升级，日常维护以及数据扫描、录入仅需一名技术人员。2、应用地质数据库，技术人员在办公室可以随时快捷地查阅所需资料，快速全面的掌握单井资料，避免了以往办公室资料堆积成山、归还时不能一次还清的情况；避免了大家同时使用同一项资料时的等待，开会汇报时只需带上电脑就可以通过网络检索和调阅所需的单井资料，避免了大量的资料往外携带情况；避免了大家在借阅使用过程中，造成资料的损坏和丢失的情况。3、在单井档案利用中，如文31断块南部的一口油井，生产层位沙三段，2002年1月投产，已处于高含水阶段，含水91.2%。针对此井现状，为充分发挥油井生产潜力，利用综合测井曲线及邻井生产情况等资料综合分析后，对该井作业完毕开井，日产油达15.3t，取得了显著的增产效果。
三、单井数字化档案目前需要改进的方向
目前我们单井档案实行的“双轨制”管理模式：
（一）收集整理单井资料在中油档案管理系统（E6）录入条目生成档号。
（二）按照档号完成单井档案数字化，按照区块建立地质数据库，采用非结构化数据库技术将扫描的电子文件全部存储在数据库中，保证了数据的完整性。
（三）建议：在档案安全保管许可的范围内，这两个软件如果能够挂接在一起，单井数字化档案就实现了统一管理、统一利用。
第9篇：档案的数字化管理范文
关键词：大数据时代 实物声像档案 数字化管理
档案主要是针对相关部门生产经营活动的一种历史记录，是具有保存价值的文档资料，可以对部门发展的真实情况进行反映，是内部管理的重要组成部分。在当前大数据时代，传统的档案管理模式暴露出许多问题，需要及时引入现代信息技术，实现实物与声像档案的数字化管理，提升档案的管理水平。
一、大数据背景下的档案管理特点
（一）大数据时代的特点
大数据也称巨量数据，指数据量极其巨大，无法通过现有的主流数据处理软件，在合理的时间内进行采集、管理、处理的资讯。大数据是继移动计算、物联网、云计算等信息技术之后的又一个新兴事物，是在信息技术快速发展的基础上产生和发展起来的。当数据容量在10TB-1PB之间时，就可以称之为“大数据”。大数据的特点，一是信息容量庞大，能够达到1ZP（约为1.0×1012GB）的数量级，与传统1TB（约为1.0×103GB）的数量级相比要远远超出；二是处理效率极高，信息流能够进行实时计算存储，依托于网络可以实现高速传输；三是信息结构多样，除传统的文本信息，还包括了音频、视频、图像等多样化的内容，在为人们提供更加高效的数据服务的同时，也在一定程度上增大了信息处理的难度。
（二）数字化档案管理的应运而生
大数据时代，在信息化技术飞速发展的影响下，档案信息逐渐向着数字化的方向发展，数字化档案管理也因此得以产生。与传统档案管理相比，数字化档案管理是一种在高速宽带网络上运行的、可以实现跨数据库检索的、具有含量数字化信息资源的库群，能够针对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行收集，通过数字化加工存储，形成相应的档案文献。数字化档案管理系统的本质，可以看作是对数字信息进行存储的数据库，可以利用数字技术进行信息资源的组织管理和存储，用户能够通过连接网络的终端设备，随时随地获取信息服务。伴随着计算机技术、互联网技术以及数据库技术等的飞速发展，信息存储方式也在不断变革，相比较传统的纸质载体和胶片载体，在存储同等数量信息的前提下，电子存储设备的价格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有着更好的优势，也因此推动了数字化档案管理的发展。对于企业及相关部门而言，在实物、声像档案中实现数字化管理，应该算是企业档案管理发展的一种必然趋势。
二、传统实物、声像档案管理存在的问题
实物档案是指以物质实体为载体，能够反映相关单位和部门职能活动以及历史事件的，具有保存价值的物品，其具有档案本身所具备的原始性、直观性以及确定性的特征，包括各类证书、奖杯、锦旗、名人字画、牌匾等；声像档案则是以感光材料或者磁性材料为载体，通过声音、图像的方式对各种活动进记录，形成的具有保存价值的历史记录，包括照片、磁带、录像带等。实物档案和声像档案都是全宗档案的重要组成部分。在传统的实物、声像档案管理中，大数据时代的影响使得档案数量持续增长，而由于档案载体的多样性，在管理中存在着一些问题。
（一）工作环节重复
在实物和声像档案管理中，由于载体众多，为了方便管理需要首先进行分类，针对不同的档案载体采取不同的管理方式。在这种情况下，不仅工作量巨大，而且存在着大量的重复劳动，对于人力资源的需求巨大，而且不同载体在材质上的差异性对于管理工作提出了更高的要求，加大了对复合型人才的需求。
（二）资金投入巨大
与常规的文书档案不同，实物档案和声像档案的载体更加特殊，对于存储环境有着更加严格的要求。为了提高管理效率，对档案进行保护，需要购买专门的存储设备，尤其是对于一些媒体部门，其对于声像档案管理工作要求极其严苛，存储设备的专业性也更强。在这种情况下，购买存储设备会导致成本的增加，给企业的生产经营造成一定的负面影响。
（三）影响体系构建
对于企业而言，构建完善的档案管理体系，是提高档案管理效率的关键所在。而对于实物、声像档案而言，管理体系的构建需要能够同时满足档案的收集、鉴别、整理、存储、转递以及查阅等多方面的业务需求，集合相应的模块化设计以及网络技术，才能够实现高效快捷的数字化档案管理。如果依然沿用传统的档案管理模式，很难形成满足上述需求的系统化模式，可能导致归档不完整、管理混乱等问题，进而影响档案管理的优秀性。
（四）档案保护措施不够
许多单位在实物和声像档案入库后，没有采取相应的保护措施，一方面加大了档案检索的难度；另一方面部分存储时间较长的档案可能会出现损坏和报废的情况，导致档案资料的丢失。
三、大数据时代实物、声像档案数字化管理策略
以数字化技术实现对于实物、声像档案的管理，可以将证书、奖章、照片、视频等进行相应的数字化处理，经转录和编码后，存储在计算机平台中，利用专业的管理软件，可以大大提高档案检索的效率，同时具有更高的存储价值。具体来讲，在大数据时代背景下，实物、声像档案的数字化管理应该从以下几个方面着手：
（一）数字化采集
数字化采集主要是利用专业的数字化设备，将实物、声像档案转化为数字化信息，实现相应的档案采集。例如，针对照片、证书等档案，可以利用扫描仪等设备，将收集到的资料扫描到计算机系统中，同时对其进行编码和保存，实现档案的数字化管理。对于数码胶片等声像档案，可以依托于互联网技术，实现数据资料的网上采集，然后对采集到的所有信息进行分类归档。与传统数据采集方式相比，数字化采集可以进一步提高资源的利用价值，同时采集到的信息便于进行管理和保存，即使数据损坏或者丢失，只需要再次采集即可，不会对原来的实物、声像档案载体造成影响。
（二）数字化处理
数字化处理必须依照相同的标准，确保处理后的数据信息格式统一，方便进行归档和管理。同时，为了保证良好的档案检索效率，确保用户能够以最快的速度、最短的时间获得自身需要的目标资源，就必须针对采集到的档案信息进行统一编码。例如，在对视频光碟类型的声像档案进行管理时，必须关注录制的镜头和场景，将视频中涉及的制片、编导、演员等资料进行相应的编目。应该认识到，档案管理的主要目的，并非是对各类文献资料等的保存，而是为了方便使用，因此必须做好编目工作。由于实物、声像档案本身的特点，编目工作量巨大而且工序比较繁琐，需要耗费大量的时间，必须依照统一的标准，强化档案管理人员的责任意识和质量意识，保证较高的编目水平，为用户提供更加完善的服务。
（三）数据库建设
资源的高度共享是大数据时代档案管理的显著特征。为了提高服务质量，在实物、声像档案的数字化管理中，应该构建完善的在线数据库，做好档案的整理和分类。以声像档案为例，结合其特点，可以分为图片、音频和视频三种不同的类型，通过合理分类，可以提高管理与检索的效率。同时，档案分析人员应该结合本单位的特点来完成数据库的建设。例如，在企业档案管理中，结合企业经营管理的实际需求，可以利用检索查询方式将在线数据库分为专题专项信息数据库、时间信息数据库、项目工程建设信息数据库，而为了进一步提升数据库的使用价值，在对在线数据库进行建设时，必须结合实际情况，采取针对性的措施，严格依照相应的档案管理标准，确保资源的有效共享。另外，考虑到实物、声像档案的特殊性，即使转化为数字化档案，仍然需要占据大量的存储空间，需要不断进行系统升级。对此，可以构建在线档案，减少对存储空间的占用。具体来讲，可以将磁盘数据分为近线数据流磁带库和离线数据流磁带库，结合数据库的利用率进行分别存储，从而提高系统存储空间的利用率。实践证明，这种方式不存在安全风险，而且具有非常显著的效果，是当前技术条件下数字化档案管理的一种有效手段，值得进行推广。
四、结束语
总而言之，信息化技术的发展和普及，带动了大数据时代的到来，对于档案管理工作也产生了巨大的冲击。在这样的背景下，传统实物、声像档案管理模式暴露出许多的问题，影响了档案管理水平的提高。档案管理人员应该及时更新观念，利用信息化技术，实现实物、声像档案的数字化管理，确保档案管理的效果，为人们提供更好的服务。
参考文献：
[1] 仲亚红.数字时代声像档案管理策略[J].管理观察，2016（1）：69- 70.
[2] 张鹏.数字化声像档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2014.
[3] 张敏.实物、声像档案的数字化管理[J].机电兵船档案，2010（5）：67- 68.
[4] 张晓江.数字化背景下声像档案管理工作的项目研究[J].办公室业务，2012（3）：73- 74.
