行政档案管理精选(九篇)
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第1篇：行政档案管理范文
随着我国政府越发重视档案的管理效率，使得我国档案管理水平得到了显著的加强。但结合实际情况而言，我国行政执法档案管理中存在了很多问题，如：行政档案管理方法不统一、档案管理人员素养低、档案损坏情况严重等问题，这些问题的存在严重阻碍着我国行政执法档案管理水平的提高，因此，如何解决好行政执法档案管理中的问题是我国各地区有关机构需要重点研究的问题。
一、强化行政执法档案工作的必要性
1.有助于各项档案法律法规更好的落实和执行。当前，我国形成了较为健全的档案法律法规体系。但如何使有关档案管理的法律法规得到更好的执行，这就需要借助于有关档案行政部门力量，进而解决行政执法档案管理中出现的问题。
2.有利于加强人们社会档案法制意识。在逐步开展档案普法与行政执法过程中，档案法制建设得到了令人满意的成绩，社会档案法制意识也有了显著的提升，但结合实际情况来讲，还需要进一步提高。目前，对于违法行为，只是提出了一些整改意见，一般情况下不会实施行政处罚。相对而言，消极行政行为要多于积极行政行为，尤其是在行政执法档案管理过程中这一情形特别明显。
3.有利于防止档案违法行为的发生。自从我国出台《档案法》后，各级档案行政管理部门都严格按照这部法律要求自身的工作，加大了执法力度，也提高了工作水平，档案行政执法工作获得了很好的成绩。但不能因为取得一点成绩而沾沾自喜，需要看到在档案行政执法中存在的违法行为，并且这些违法行为还是很突出，唯有强化档案执法工作，才可以妥善解决这些违法行为，真正促进行政执法档案管理工作的高效化与规范化。
二、深圳市宝安区文体旅游局行政执法档案管理的现状
1.档案管理方法不统一。通过调查发现，宝安区文体旅游局在整理档案工作中，其方法不统一，具体体现在如下两点：第一点，在装订档案中并不使用部门统一的装订方式，有的是使用组卷方式装订，有的是使用装盒方式装订。第二点，在排列行政执法档案中使用不同的排列方法，有的档案是以文书档案形式展开排列，而有的档案是单独进行排列的。这两点问题的存在，很大原因在于我国并没有专业的行政执法档案管理规范，并未结合各类行政执法的特征，明确规定出专业的、统一的保管形式，进而导致行政执法档案管理出现了多种工作格局。
2.行政执法档案管理安全隐患太多。可以说信息化管理行政执法档案还处于不成熟的阶段，当前多数行政执法档案管理依然运用以前老套的管理方法，很难满足信息时代的今天对行政执法工作提出的多样化要求，造成管理过程中出现了很多与标准不符的要求，在收集和处理档案中经常出现问题不及时、随意修改等问题。同时，宝安区文体旅游局中的档案管理部门并未做到明确权责，导致档案管理人员不知道自身该负责什么工作，造成出现了问题也找不到相应责任人的混乱局面。再加上在职责分工中交叉现象过于严重，档案管理工作人员在做有交叉的工作中，就会产生懈怠心理，导致档案管理整体效率不高。
3.档案管理队伍职业素养低。当前宝安区旅游局行政执法档案管理队伍整体水平参差不齐，与信息时代背景下对档案管理人员的要求有着很大的差距。真正出身于档案管理专业的人员是少之又少，大多数都是其他专业出身的，再加上整体队伍学历水平并不高，缺乏现代科学理论知识，实践能力又不强。从这几点状况而言，行政执法档案管理人员队伍急需要整改。4.档案归档过程混乱。相对而言，行政执法档案管理是一项严格按照流程进行的工作，它需要管理档案的人员遵循具体的规范和要求来管理。但在具体工作中，因为档案管理人员多数都是专业水平有限的，在管理档案中，不知道如何分类档案，对档案管理的理论知识也不了解，导致在查阅和管理档案中出现了重重困难，严重影响着执法工作的顺利进行。
三、强化宝安区文体旅游局行政执法档案管理工作的措施
自从颁布和实施《档案法》后，在各级档案管理部门共同配合与努力下，档案管理工作质量得到了明显的提高，已经基本形成了依法治档的格局。但也要明确，因为深圳市安保区档案管理部门在实际工作中，并未严格有力进行行政执法工作，造成依法治档水平依然没有得到提高，影响着档案事业的继续发展。所以，为了更好的进行档案行政执法工作，将档案管理与法制结合，真正落实每部与档案管理的法律法规，这对于提高档案管理部门工作效率意义重大。
1.建立健全的档案法规机制。虽然相继颁布了很多部有关于档案管理的法律法规，但总体上来讲这些法律法规内容过于笼统，而真正与档案管理有关的法律并未完善，这确实给行政执法档案管理带来了很大的难度。所以，深圳市宝安区应严格以《中华人民共和国档案法》为依据，根据自身具体状况，尽可能在短期内制定出与自身发展需求相符的方案，并制定相应的规定，加强档案管理的可行性与操作性，促使执法人员能够切实的做到依照相关法律严格办事。各大法律法规既然将行政执法权赋予给了档案行政管理部门，此部门就应该充分发挥自身价值，从法律法规的严肃性与权威性来真正做到维护档案法律的权威性与严肃性。唯有做到这样，才能够真正按照相关法律规定来解决档案管理中的问题。
2.加大对档案管理人员的培训力度。行政执法档案管理工作并不是一蹴而就的，这是一项长期的工作，并且对专业性、工作能力要求非常高。想要确保安保区文体旅游局行政执法档案管理部门能够真正做到档案工作，首要任务就需要培养专业的、素质高的档案管理人才。可以通过定期或者不定期给档案管理人员发送行政执法资料，并经常培训他们的执法意识，让他们从根本上意识到执法资料的重要性，强化他们处理执法文件的能能力，进而成为新时代档案信息管理的专业人才，为促进档案事业的健康发展而发挥更大的力量。
3.做好移交和转档行政执法档案工作。结合行政执法资料特征，制定有效的收集档案资料制度，根据文件材料分类方法，保管好和收集好档案信息；结合每一类行政执法档案管理要求实施整理和合理组卷，有序排列档案内的文件，简单标明上档案标题与序号，确保档案封面的整洁和美观。同时，在管理档案中，有关人员还需要不断学习档案管理理论知识，便于不断提升自身工作能力。4.注重档案安全管理工作与构建完善激励机制。一是，从思想上和行为上高度重视行为执法档案的安全管理。有关工作者应对《档案法》深入了解，加强自身保护档案的意识。保护档案的安全和完整，这是作为一名档案管理者需要做好的基本工作。确保行政执法档案的有效与安全，还需要严格把关档案管理每一环节工作，保证在利用档案中不会损坏和涂改档案，保证档案信息不会泄露出去。二是，建立完善的激励机制，对于档案管理中表现优异的职工，给予奖励，以此来提高他们工作的热情和积极性。
四、结语
总而言之，在信息时代的今天，行政执法档案管理工作水平日益提高，但还需要有待于提高。深圳市宝安区文体局旅游局中的档案管理人员应充分意识到信息时代背景下给档案管理工作带来的机遇与挑战，应充分抓好机遇，并迎接好挑战，对于出现的问题第一时间内妥善处理，最大程度上保证行政执法档案管理效率，进而推动现代化档案管理工作的顺利稳定进行。
参考文献：
[1]海,吴雁平.“依法管档”研究的主要内容、特征及问题分析[J].档案学通讯,2015,(04):4-9.
[2]海,吴雁平.论档案行政执法司法化[J].档案学通讯,2014,(01):80-85.
第2篇：行政档案管理范文
关键词：档案管理；创新；以人为本
行政档案管理包括档案的收集、整理、保管、价值鉴定、统计和提供利用的活动。行政人事档案的重要性随着信息时代的到来，以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。针对高校行政档案管理工作遇到的各种挑战，本文从档案工作创新，要解决好四个关系问题行政人事档案的重要性、行政档案服务手段创新、行政档案拓展服务领域、高校行政档案管理工作的创新途径、等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进档案管理工作的创新与发展。
一、行政档案服务手段创新
（一）建立行政档案馆（室）网页，开展网上利用服务
随着行政档案馆（室）内部局域网的建立，行政档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使行政档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现行政档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
（二）建立“电子文件（档案）数据管理中心”
行政档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在学校档案馆（室），是学校信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。
（三）电子文件的自动上传收集
目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为行政档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质行政档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，行政档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在行政档案馆（室）的服务器上归档。
（四）开展在线服
传统的行政档案利用方式，如到行政档案部门利用行政档案、参加行政档案展览、阅读行政档案复制件或公布件，特别是到行政档案部门利用行政档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的行政档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的行政档案服务方式所代替。
二、高校行政档案管理工作的创新途径
（一）完善各项规章制度
充分认识行政档案管理的重要性，健全行政档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关行政档案管理规定，结合实际，从行政档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的行政档案管理制度。二是引进先进的行政档案管理软件，制定电子行政档案的管理、分类标准。逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子文件与电子档案一体化管理，同时借助先进的行政档案管理技术，逐步建立和完善行政档案管理机制，促进档案事业的发展。
（二）提高信息化管理水平
以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。在现代化过程中，高校行政档案的载体发生了巨大的变化，由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了行政档案的信息存储量，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。高校行政档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及行政档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势，这就对行政档案管理工作提出了新的要求。实现行政档案管理工作信息化可以将行政档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，使他们有更多时间和精力去研究行政档案的各种规律，不断改善行政档案的管理水平，有助于学校管理水平的整体提升。
（三）提高管理人员素质
新时期的高校行政档案管理人员不但要具备较全面的行政档案业务知识和实际能力，还需要树立行政档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立一支高素质的专业人才队伍，组织行政档案管理人员系统地学习行政档案管理的基本知识，要求其熟练掌握计算机操作技术，灵活运用行政档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。鼓励大家树立终身学习的意识，逐步提高对行政档案管理工作重要性的认识，使行政档案管理人员有很强的责任感与事业心，做到爱岗敬业，坚持原则。
另外，做好档案工作，还需处理好四个关系，即创新与基础的关系、创新与现实的关系、创新与学习、借鉴的关系、创新与实践的关系
总之，加强高校行政档案的管理，要从完善各项规章制度，提高信息化管理水平，提高管理人员素质等方面着手。行政档案工作者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，行政档案管理工作才能跟上时展的步伐。只有不断地创新，行政档案工作才能有高度、有特色，档案事业才能真正实现可持续发展。我们要努力做到人无我有，人有我优，人优我新，使档案工作常常变，时时新，这样才能使我校行政档案工作立于不衰之地。
【参考文献】
第3篇：行政档案管理范文
为了给行政许可档案的规范化管理提供良好的管理环境，我局设有条件好的档案专用库房、阅览室、档案工作人员办公室，符合“三分开”的管理要求。购置了符合规范的档案装备和设施，以及能够适应现代化管理工作需要的计算机、复印机、扫描仪、摄像机、刻录机等专用设备，为该类档案的管理、利用提供了坚实的物质基础。在行政许可档案的日常管理工作中，局档案人员能自觉从思想上、行动上确保把档案安全放在首位，定期进行安全检查，把安全工作重点从事后处理转到事前防范上来。
二、加强业务建设
局行政许可科建立健全了档案人员岗位责任制、档案管理移交等制度，该科档案员注重从教育行政许可档案的收集、整理、归档、移交等基础工作抓起，严格按照有关文件精神和规范操作，以“零失误”为目标，坚持不懈地加强业务建设。首先，根据市行政审批中心和市法制办有关规定，局行政许可科档案员在平时就积极做好收集工作，确保教育行政许可档案的齐全完整、登记序号连续。具体的归档范围为：
（1）教育局在履行行政许可职责过程中产生形成并处理完毕的，具有保存查考价值的各类文件材料和申请者递交的申请材料、图表、照片等材料原件。
（2）教育局出具的受理（或不予受理）行政许可申请的书面凭证、窗口承诺件通知书、准予行政许可决定书、行政许可文书送达回证、行政处罚决定书、撤销行政许可决定书等办理文书原件。
（3）教育局颁发的许可证复印件和存根原件。
（4）其他具有利用和保存价值的文件资料。
其次，根据《浙江省教育厅关于印发浙江省教育行政部门实施行政许可工作规则（试行）及相关文书的通知》规定：“实行行政许可档案管理制度。经办人员应当在作出许可决定后五日内将行政许可的全部材料按一事一档原则装订归档。”局行政许可科档案员在综合档案室档案员的指导下，在平时就及时将办理完毕的教育行政许可档案按一事一档的原则进行整理并装订归档。一个审查决定（包括申请审批的全套文件材料）组成一个档案卷盒，文件多的可组成多个档案卷盒。行政许可档案卷内文件以“件”为单位编制卷内文件目录并编件号和页号（已装订成册的可不编号）。一份完整的审查决定（审核意见）视为一件，一个检查评估报告为一件，一份考试或考核材料为一件，一份许可证为一件，一项设计为一件，一张图纸、照片各为一件。行政许可档案卷内文件排列顺序为：行政许可决定（批复与结论性文件）在前，各种许可证在前，申请材料在后；文字性申请材料在前，申请人所填的表格、图纸、照片（含文字说明）在后。行政许可档案整理完毕，应以每个具体行政许可事项为立档单位装入档案盒保存，档案盒规格采用国家档案局标准卷盒，统一由局综合档案室发放。再次，根据有关规定，局行政许可科档案员于每年年底前将全部已整理完毕的行政许可档案移交局综合档案室，并造具移交清册一式两份，一份存档，一份自留备查。局综合档案室在接收档案时严格把关，认真审查，对不完善的待完善后再移交。综合档案室在接收行政许可档案后再进行分类、保管、统计和提供利用，同时，将所有的教育行政许可档案扫描后保存为电子档案，再刻录成光盘备份保存。局行政许可科以外人员需查阅教育行政许可档案的，应经局领导同意后，办理查阅登记手续。由于行政许可电子档案查阅快速、方便，能极大地提高利用效率。
三、结语
第4篇：行政档案管理范文
关键词：文秘工作；行政管理部门；问题；措施
一、前言
行政事业单位档案管理需要有条理的文秘工作，确保每项程序能够协调进行。 档案管理工作是领导服务的一项基础性工作，也是办公室的一项经常性工作，在日常工作的进行过程当中，须要工作参与者能够珍惜工作的时间，努力的提升自身的工作能力，通过不断的学习，丰富自己，全面的提升行政事业单位档案管理工作的质量。
二、行政事业单位档案管理中存在的问题
（一）档案管理人员专业技术欠缺
在我国的行政事业单位，大多数的档案管理人员并非档案管理专业毕业，这就导致档案管理人员的专业技术欠缺，影响档案管理工作的正常运行。还有就是由于频繁的人员调动，或者是有些行政单位并没有设立专门的档案管理科室，而是由其他科室的人员从事该项工作，这就往往由于工作经验不足，或者精力不集中造成档案管理工作的不完善。
（二）档案管理人员的调动频繁
在一些行政事业单位，本来具备着专业的档案管理人员，但是这些单位往往受到岗位轮换制度的限制，从而出现频繁的人事调动，这就会导致档案管理工作不能够持续有效的实施，还有就是频繁的人事调动会导致档案管理人员在交接工作之后的交接不及时或者不充分，从而会使的一些档案出现“死档”，由此会带来重大的损失。
（三）对于档案管理的流程不规范
对于行政事业单位的档案管理工作应当是一个严密并且规范的过程，但是一些行政事业单位对于档案管理的重视程度不够，因此会到成功做的过程当中出现疏漏，在档案管理工作当中，一个细微的疏漏往往会造成非常严重的后果，造成的损失非常的巨大，然而，一些档案管理人员的随往往会导致行政事业单位档案管理工作流程十分随意，在影响工作效率的同时埋下严重的隐患。
三、做好行政事业单位档案管理工作的措施
（一）从行政事业单位的档案管理人员的角度
1.工作人员意识到自身工作的重要性
一名行政事业单位的档案管理人员，应当对行政事业单位的档案管理工作进行深入的了解，只有对行政事业单位的档案管理工作进行深入的了解，才能够充分的指导行政事业单位的档案管理人员今后的工作。
档案管理工作本身的重要性不言而喻，但是如何才能确保每一位档案管理人员能够深入的认识到这一重要性呢？这就需要从高校开始就注重对于档案管理人员的责任心的培养，并且在其投入工作之后档案管理单位能够时常的激励工作人员，只有这样才能够使其从始至终具备着高度的责任意思。
2.行政事业单位的档案管理人员具备忧患意识
当今的社会竞争日益激烈，一名合格的行政事业单位的档案管理工作人员不能够满足于现状，应当时刻具备的忧患意识，总应该感觉到自己的学识，经验和能力远远没有达到最佳状态，时时刻刻不能掉以轻心，不是以不断的提升自身的价值作为标准，时时刻刻的学习。向身边的同事学习，向手中的课本学习，向自身的领导学习，通过不断的学习，不断的积累，以正确的态度应对各项工作，热爱自己的工作，愿意为自身的工作发挥出最大的光和热。
（二）从行政事业单位的角度出发
1.完善档案管理制度
完善的管理制度是确保一项工作能够顺利完成的前提，对于行政事业单位的档案管理工作也同样是如此。在行政事业档案管理工作当中，完善的规章制度能够保证工作的合理性和科学性两项基本要求，同时管理制度应当结合该行政事业单位的实际情况和工作性质。其次，规章制度的确定应当满足可操作性这一原则。规章制度的最终要求是促进档案管理工作的进一步完善，规章制度确立应当凌驾于人情之上，利用严格的规章制度约束管理工作人员，树立制度面前人人平等的原则。制定严格的奖惩制度，做到有功必奖，有过必究，赏罚分明。
2.从根本上提升档案管理的工作水平
提升行政事业单位档案管理工作的工作水平前提就是应当设立专门的档案管理部门，并且在该部门设立一整套完善的管理机制，以便能够对档案管理工作进行专门的领导和监督。
提升档案管理水平的有效途径是提升档案管理工作人员的专业水平，因此在选拔档案管理工作人员的过程当中，应当对其专业进行严格的审查把关。其次，还应当结合本行政事业单位的具体实际情况，做好定期的考核工作，确保档案管理工作人员的专业知识技能能够满足本行政事业单位档案管理工作的要求。
3.提升档案管理的信息化水平
当今的社会是信息化的社会，所以在档案管理的进程中，应当有效地实现档案管理的现代化发展，这不仅是顺应时代的必然要求，同时也是从根本上提升档案管理工作的比如之路。
四、结语
第5篇：行政档案管理范文
一、农业行政执法档案的特点与作用
农业执法档案是指在农业行政执法过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文件材料。
它的特点是：
1.专业性强。农业行政执法档案是农业行政执法活动的产物，是一定专业执法活动的真实记录。不同的专业法都有不同的专业执法活动的范围、相对人，这些都有它的法律法规和特点。这就决定了它在档案的内容、形成过程及适用的法律法规上各不相同，并明显反映出一定的专业特点。例如植物检疫、动物检疫、农机监理、农资管理等，它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同，表现出较强的专业性。
2.成套性。一个独立的专业执法活动，如在农药市场执法检查中，查到假冒伪劣农药一案，从立案到作出处罚决定形成一套完整的档案，主要包括立案、调查取证、检测化验、送达处理意见书、听证、作出处罚决定书、行政复议等全过程，直到结案所形成的全部档案是一个整体，不可分割，也不可能与其他专业案件的档案混淆。另一方面，执法档案必须成套提供利用的，拆开会影响其使用价值。
3.现实性。主要表现在农业行政执法档案与现实的商品生产经营关系密切，不仅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中还有现实的作用，一经利用就能收到经济效益和社会效益，故有现实性。
4.存储性。执法档案一般是某一专业执法活动的结果，记载了专业执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、相对人，违法事实违反了哪一部法律法规，调查取证是怎样进行的，依据什么来作出处罚决定等等，在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，必要时在执法上可以借鉴和利用。
它的作用是：
1.农业执法档案是执法活动的依据和凭证。在农业执法活动中，一切活动都程度不同地具有连续性，前一案例为后一案例提供依据。农业执法档案的依据性同农业执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。主要表现为：一是管理工作依据。在管理工作中，无论是执法工作评价，还是产生经济、社会效益分析等，都离不开档案；二是执法人员的劳动凭证。在执法人员的考核、选拔中，除人事档案外，还需要有执法档案做依据；三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用。
2.农业执法档案是进行交流的工具。在人类社会发展史上各种各样的交流占有重要位置。同样，农业执法工作也需要交流。目前，农业行政执法刚刚起步，执法体系正在深化改革，执法力度不断加大，逐步走向规范化。执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具。
3.农业执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。一是执法活动的真实记录，它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，记述了查办案件的全过程和最终结果；二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体，具有积累办案经验和提高执法水平的作用，使得农业行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段，对于一个执法单位来讲，如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备和基础。
二、农业行政执法档案业务的主要工作内容
农业行政执法档案工作是执法管理的重要组成部分，也是执法活动的重要环节，各级农业执法机构应把执法档案工作与整个执法工作紧密结合起来。其工作的主要内容：
(一)收集。就是把分散形成的、但有保存和利用价值的执法档案接收过来，集中保存在执法档案室，以利于有关人员使用。
(二)整理。就是把分散收集来的执法档案，按规定程序，将其分别类、系统排列和科学编目，便于安全保管，更重要的是满足对执法档案利用的方便和需要。
(三)鉴定。就是鉴别执法档案的价值，需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作，挑选那些需要定期或永久保存的档案，以及销毁那些无需保存的部分。
(四)保管。就是采取一定的措施，保护好执法档案的完整与安全，保守机密，防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。
(五)编目与检查。农业执法档案数量庞大，成分复杂，要根据归档时的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管的。农业执法档案分类应从实际出发，当前可分为种植业、畜牧业、农机执法档案和农民减负档案等，在种植业中又分为植检、农药、肥料、种子管理等。同时，需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分，提供查找档案的检查和手段，方便于有关人员的查找和利用。
(六)利用。就是创造各种条件为满足对执法档案利用的各方面要求，积极做好应有的准备，包括编制各种查考工具，汇编各种参考资料，以及时、有效的方式，介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务，这也是保存执法档案的目的。
三、做好农业行政执法档案管理的几点意见
农业行政执法档案是执法工作的主要内容之一。农业行政执法档案管理要以《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和国家有关农业档案工作的有关法律、法规为依据，切实做好农业行政执法档案的管理工作。
(一)加强领导，建立组织
搞好农业行政执法档案的管理，领导是关键。因而，要建立档案管理工作领导小组、档案鉴别小组和管理网络等组织，应把档案列入执法工作的议事日程，使档案工作有领导、有组织、有管理地开展，使之逐步规范化、标准化，走上依法建档的轨道。
(二)制订制度，明确职责
制订档案管理各项规则制度，是搞好档案管理工作的关键，是规范管理者行为的主要手段。因而，要按照《档案法》的规定，制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等，进一步明确档案管理人员的职责。
(三)加强培训，掌握技能
首先，要选用政治素质较好、熟悉档案管理工作、懂农业法律法规、热心于农业行政执法工作和责任心较强的执法人员，担任农业行政执法档案的管理员。其次，加强学习培训，既要管理人员掌握农业法律法规和档案知识，又要学会建立档案的实际操作技能，还要掌握计算机的应用技术，不断提高管理者的业务水平。
第6篇：行政档案管理范文
关键词：档案行政管理；依法行政；执法必严；行政执法
“有法可依，有法必依，执法必严，违法必究”，是社会主义法制建设的基本内容与要求，其中，执法必严是社会主义法制的关键。它要求执法机关及工作人员，必须严格按法律的规定实施法律，坚决维护法律的权威和尊严。执法必严同样也是社会主义市场经济环境下档案法制建设的关键，执法必严就是要严格执法。档案行政管理要做到依法行政，重点是严格执法。
1 严格执法的意义
1.1 严格执法是维护档案法律权威的需要。《档案法》是规范我国档案事业最高效力的法律，它的精神实质是保护和利用档案，维护公民的合法权益和国家权益，维护正义和公平。那么，严格执行《档案法》以及所有关于档案事务的规范性法律文件，不仅维护了《档案法》的权威，而且，保障了正义和公平不受破坏。如果不严格执法，就无法维护档案法律的权威。
1.2 严格执法是档案法制建设的需要。档案行政管理要走向依法行政，走上法制化的轨道，就必须严格执法。严格执法有两层意义:一是执法的严格性；二是惩罚的严厉性。虽然，严厉的惩罚对于那些严重档案违法行为是十分必要的，但是，执法对违法者的威慑力更主要的是在于执法的严格性。一方面，执法要严明、严格、严肃，另一方面，不得超权、越权执法，即档案行政管理部门的任何档案行政执法行为都必须根据法的规定来进行，这是档案法制建设的基本要求。如果执法不严或执法不规范，建立完善档案法制就是空话。
1.3 严格执法是社会主义市场经济环境下档案工作发展的客观需要。随着我国社会主义市场经济体制的确立，经济在向多元化发展，档案工作也向多样化发展，从而使原来旧体制下依靠命令和政策来调节的方式已经无法适应。市场经济社会是法制社会，因而，只有运用法律，公平公正地加以调节、引导和管理，才能有效地解决各种复杂的档案事务和问题。这是时展的客观需要。
2 严格执法的含义
严格就是认真、不放松的意思。执法，也称“法律执行”，“是指国家行政机关依照法定职权和法定程序，行使行政管理职权、履行职责、贯彻和实施法律的活动”。[1]“严格执法”，按照字面意思，就是认真、不放松地执行法律，这尽管是严格执法的基本内容，但仅仅这样理解还不够。严格执法应具有以下几个特征：
2.1 执法的合法性。合法性要求执法行为必须在法律规定的范围内进行，强调依法办事。档案行政管理机关在执法时做出的行政执法行为必须有法律上的依据，不得超出法律规定的范围。档案行政管理机关能做什么不能做什么，必须有法律的授权，超出授权的范围就是越权，越权则无效。执法的合法性具体体现在三个方面：一是主体合法，档案行政执法的主体只能是享有执法权限的档案行政管理机关，并且，也只能依法行使执法权，在职权范围内司其职；二是程序合法，档案行政管理机关的行政执法，必须严格按照法律规定的程序进行，只有严格执行法定程序，才会有正确的执法；三是内容合法，档案行政管理机关的行政执法必须严格认真地按照档案法律法规规定的内容，依实体法之规定做出处理，维护法律的权威和尊严。
2.2 执法的正确性。正确性就是要求执法结果的正确，处理正确是执法公正的体现。执法要求“法律面前人人平等”，在执行法律法规时，要以事实为依据，以法律为准绳，在掌握法律法规标准时不走样，真正做到公平公正。要做到执法的正确，就要求档案行政执法人员必须尽职尽责，对发生的违法行为勇于纠正并依法处理，不搞关系执法、人情执法，做到“有法必依，执法必严，违法必究”。一切以法律作为唯一的标准和尺度，而不是唯“长官”意志。
2.3 执法的及时性。及时性是严格执法的重要措施，只有及时执法才能将严格执法落到实处。严格执法要求档案行政管理机关具有高度的责任感，在合法、正确的前提下，做到及时执法，将档案违法现象消除在萌芽状态。对于需要立案查处的，要及时立案，及时办案，及时结案。执法的各个环节都要遵守法律规定的时限，决不能拖而不办，审而不决。
2.4 执法的严肃性。严肃性要求敬畏法律，郑重严谨地执行法律。对公民、法人和其他组织的档案违法行为，必须依照档案法律的规定严格执法，不能掺杂档案执法人员个人的意愿，既要维护档案法律的尊严，维护党和国家的档案权益，又要严格遵守公民、法人和其他组织的合法权益不受侵犯。档案行政管理机关要严格执法，落实到位，不留空白，不越权、不、不消极执法。所有管理档案事务实施的档案执法行政行为都必须遵循宪法和法律法规规定，绝不允许有任何超越法律规定的“乱作为”、“滥作为”和“不作为”现象。
3 档案行政执法中存在的问题
对于档案行政执法中存在的问题，大都认为主要是外部问题，如庄澍虹认为：一是档案行政执法主体不确定；二是档案法规体系不完善；三是现有档案法规体系不够科学及执法人员素质偏低；四是长期的政治管理模式造成了社会公众的档案意识不强，普遍对档案行政执法活动不认可、不支持。[2]笔者认为，档案行政执法中存在的问题，外部问题不是主要的问题，档案行政管理机关内部的问题才是主要问题。比较突出的表现：
3.1 档案行政管理机关不清楚法定的职责和行政权限而“不作为”。在实际工作中，一些档案行政管理机关对自身的法定职责和行政权限究竟有多少，涉及的面有多宽不是很清楚。致使该实施的档案行政执法工作沒有去实施，从而形成不严格执法的“不作为”现象。其一，对各行各业专业或业务档案事务的档案行政执法基本是空白。“据不完全统计，就全国而言，‘建国’以来，仅标题中，涉及‘档案’的法律法规规章就有241部；而全文中，涉及‘档案’的法律法规规章更是多达4621部。” [3]这些法律法规涉及各行各业的档案事务，其中，许多都是民生和专业档案的范畴。这些法律法规既是档案行政管理机关依法行政的依据，也是档案行政执法内容。但是，在这方面几乎是空白。其二，对个人保管的档案行政执法监管工作几乎是空白。许多档案行政管理机关对本行政区域内个人保存的“对国家和社会有保存价值的”档案从未做过调查摸底或登记备案工作，对其内容、数量、价值、保管情况一概不知。至于对因保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的采取代为保管、收购或者征购措施，对其在流转中的捐赠、买卖和出境的监控管理，几乎都是空白。其三，档案行政管理机关负有对同级档案馆和下级档案馆、档案行政管理机关进行档案行政执法监督、行政监督检查和查处档案违法案件的职责。但是，这方面的档案行政执法也几乎是空白。
3.2 档案行政执法流于形式。一些档案行政管理机关的档案行政监督检查，不是“运动”式，就是“蜻蜓点水”式，难以解决实际问题，基本上流于形式。有的是“档案监督检查力度不够，对档案执法检查采取应付了事的态度”，或“出于档案行政部门人员过少，在执法检查时对下发整改通知书的单位和部门不能及时监督。无人抓监督，无人抓落实，也就无法追究责任”。[4]有的是“平时执法检查过于注重表面形式，不看效果；仅停留在检查，不追查结果；一味追求面广量大的执法检查，不能从档案管理部门本身的总体执法能力出发搞好工作”。[5]档案行政执法成了走过场。
3.3 档案行政执法定位不明确。随着社会主义市场经济体制的建立，要求档案行政管理转到依法行政的法制轨道上，档案行政管理职能由计划经济时代指令性的业务指导为主的管理模式转变为社会主义市场经济时代的依法行政为主的管理模式。但是，“那种几十年一贯制所形成的习惯性工作方法和思维定势，仍然或多或少、或明或暗地左右着档案行政管理，无形中，制约了档案法制建设的进程”。[6]从而致使一些档案行政管理机关对档案行政执法定位不明，强调“行政执法是业务指导的保障”[7]“档案执法检查需要以档案业务指导为基础，档案业务指导需要档案执法检查做保障”。[8]档案行政管理职能的转变基本上还是停留在口头和表面上，沒有把档案行政管理职能定位在依法行政的以档案行政执法为主上，而使档案行政执法的职能沦为摆设。
3.4 档案行政执法概念不清晰，致使档案行政执法行为过窄。行政执法有“广义”和“狭义”之分，“广义的行政执法，是行政主体为贯彻、执行法规而采取的一切行政行为，既包括行政主体为贯彻、执行法规，而制定的不针对具体人和事的具有普遍约束力的规范性文件的行为，即抽象行政行为，也包括行政主体依法针对特定的人和事，而直接采取的削弱权利、加重义务的行政处理行为，即具体行政行为，还包括行政指导、行政奖励等非强制性行政行为”。[9]然而，许多档案行政管理部门都对档案行政执法做狭义的理解，也就是开展档案行政监督检查和查处档案违法案件而已。对于诸如档案行政强制、行政许可、行政确认、行政指导、行政奖励、行政处罚等档案行政执法行为，不是不开展实施就是不按照法律法规规定的程序实施。
3.5 档案行政执法对违法现象制止不力。在现实中，存在着许多诸如档案文件材料收集不齐全、不按规定整理归档、保管安全隐患多等违法现象，其中，大都够不上立案查处，多是需要限期整改或给予行政处罚的。然而，一些档案行政管理机关由于碍于亲戚、朋友、同学等的情面，或是面对所谓“强势”部门，或是工作中有求于的部门，或是其他种种原因，致使对于这些违法现象该给予行政处罚的基本不处罚，限期整改的也是期限一拖再拖，结果是“限期整改成为空口惩罚，违法行为依然继续”。[10]对于一些需要立案查处的，则采取“睁一只眼闭一只眼”或是“民不告官不究”的做法，生怕因为查处一起违法案件影响一个地区档案工作的大好局面。结果是既损害了档案法律的权威，又助长了违法“气焰”，使档案法规更难贯彻，也加大了档案行政执法的难度。
4 加强档案行政执法的措施
4.1 转变档案行政管理模式，走依法行政之路。档案行政执法中存在种种问题，其主要原因或者说根本原因是档案行政管理机关沒有转变管理职能，沒有实行依法行政，沒有实现由档案业务指导为主管理模式向以档案行政执法为主管理模式的转变。转变档案行政管理模式，首先是档案行政管理机关的领导要转变管理思想、管理理念，把管理思想转变到依法行政为核心上，把工作的重点放在档案行政执法上。其次，必须明确档案行政管理机关只能在宪法和法律法规的范围内活动，依法决策，依法处理问题，凡是超越法律规定的行政权力都是非法和无效的。自觉地把行政行为纳入法制化轨道，职责的划分、行使的范围、运行的程序等都要严格依法。最后，将档案行政管理职能转到依法行政上。也就是说，档案行政管理机关的主要核心职能是档案行政执法。面对各种档案事务，要运用一切档案行政执法方法，履行档案法律赋予的档案行政管理职能，实施档案法律法规的各项规定，管理好档案法定范围内的档案事务，保障档案事业的健康发展。
4.2 提高档案行政管理机关的依法行政意识。要大力加强档案行政管理机关内部的法制学习教育，通过法制学习教育，切实提高档案行政管理机关领导的依法行政意识，巩固依法治档理念，用依法行政的思想指导整个档案行政管理工作。提高档案行政管理人员的依法行政意识，加强档案法制观念，用执法必严的理念来约束档案行政管理的权力，将严格依法行政的理念贯穿到整个档案行政管理的具体行政行为之中。
4.3 厘清档案行政管理机关内部职能。按照行政权力法定化的要求，档案业务指导作为计划经济时代管理模式的职能，已经“寿终正寝”，不再是合法的行政职能，代之的是依法行政的档案行政执法职能。档案业务指导的职能如果说还残存的话，它已经缩小弱化为档案行政指导。如何履行档案行政执法职能，并将其落到实处，合理配置行政资源、明确行政职能是关键。在目前情况下，法规科（股）应负责行政执法监督（包括对档案行政管理机关内部的行政执法监督、对下级档案行政管理机关的行政执法监督等）、查处违法案件，实施档案行政强制、行政处罚等。业务指导科（股）应更名“监督科（股）”或“监督指导科（股）”，负责实施档案行政监督检查、行政许可、行政确认、行政指导、行政奖励等。对于档案行政指导职能，必须有清楚的认识。档案行政指导是非强制性行政行为，必须坚持合法、准确的原则，不能把档案行政指导变成档案行政误导，如果产生误导，造成行政相对人受损害时，档案行政管理机关必须承担相应的法律责任。
4.4 严格依法行政，严肃档案行政执法。档案行政管理机关必须严格按档案法律的规定，履行法定的职能，实施档案法律，坚持严格档案行政执法，坚决维护档案法律的权威和尊严。一要严格执行档案法律法规的规定行使档案行政管理职能，管理档案事业。二要严格执行程序法的规定来进行档案行政管理，所有管理档案事务实施的档案执法行政行为都要遵循宪法和法律法规规定，严格执法，不得有任何超越法律规定的档案执法行政行为而形成违法“乱作为”。三要依照所有涉及档案事务的法律法规规定，管理档案事务。要严格执法，落实到位，不留空白。既不能有任何超越涉及档案事务的法律法规规定的范围来进行档案行政执法而形成“滥作为”，也不得置这些档案法律法规的规定于不顾不执法而形成违法“不作为”。
4.5 建立一支高素质的档案行政执法队伍。档案行政管理机关要抓好档案执法队伍的政治思想建设，加强法律业务知识培训，使其具有强烈的事业心和责任感，能够熟练掌握档案法律法规及有关法律法规知识，不断强化档案依法行政的理念，不断提高档案行政执法的能力和水平。
注：本文为2011年度河南省档案局科技项目《档案执法理论与实践研究》的阶段性成果，项目批准号为：2011-R-06。
参考文献
[1]百度百科 baike.省略/view/21519.htm.
[2]庄澍虹.档案行政执法中存在的问题与对策[J].四川档案，2006（3）.
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[5]姚震，董非.档案执法中的障碍性因素[J].档案与建设，2002（5）.
[6]杨益群.档案行政管理必须依法行政[J].档案与建设，2002（1）.
[7]曹永霞.加强档案行政执法提高档案管理水平[J]. 山东档案，1999（5）.
[8]许亚南，王涛，贾丽君.档案行政管理部门的业务指导和执法检查[J].黑龙江档案，2002（1）.
第7篇：行政档案管理范文
关键词：卫生行政执法案卷；档案管理；案卷制作
加强对卫生行政执法案卷的归档与管理，不仅是卫生行政执法部门执法和管理水平的体现，也是在面对卫生行政诉讼时进行举证的重要书面证据。鉴于当前卫生行政执法案卷在归档和管理过程中存在的制作和管理纰漏，采取有针对性的措施来加强归档和管理制作工作，对于提升卫生行政执法案卷管理质量具有十分重要的作用。
1 卫生行政执法案卷归档与管理存在的问题
首先，目前卫生行政执法案卷普遍性存在着证据材料不充分、法律适用不准确、用语不当、执法程序不严格或不合法以及执法文书选用和制作不够规范等现象，部分地区甚至还存在着新旧文书混合使用的现象，这必然导致案卷在分类和归档时出现纰漏和失误，影响到案卷管理立体化、科学化、法制化体系的形成。
其次，卫生行政执法部门在制作文书的过程中，存在着文书项目填写不全、签字栏漏签（或误签）、文书编号格式不规范、文件缺少印章等现象，这不仅影响到案卷本身的使用价值，更会对其归档与管理工作造成不必要的麻烦。
最后，卫生行政执法案卷在管理上存在一定的疏漏，这主要表现在三个方面：①管理人员甚至相关负责人员对此重视性还不够，面对审批材料不够审慎、得过且过，间接导致部分案卷完整性和准确性出现纰漏，无法归档；②缺乏统一的管理规范，没有生成统一的归档标准，导致在案卷管理过程中部门和部门不一致、管理内容不确定，甚至对于案卷的摆放也没有明确的要求，这必然给日后的使用和借阅工作制造麻烦。
卫生行政执法案卷在归档和管理过程中之所以会出现上述问题，其原因是多方面的，而要想妥善推动其归档和管理工作，必须充分认识到这些问题的症结所在，方才能具体问题具体分析，对症下药，妥善解决。具体来说，导致这些问题生成的原因，主要有以下两方面内容：
首先，卫生行政执法案卷的归档和管理人员，其个人的职业能力和法律素质以及综合业务素质方面还有所欠缺，导致其所负责的工作范畴及具体内容不能得到妥善的落实和安排，这就导致了案卷的制作质量有所下降、管理上不能条分缕析，其清晰度、透明化也并不理想。而且，虽然现阶段部分卫生行政执法部门对于工作人员进行了一定的业务培训和职业教育，但是其大多流于形式，并没有深入到工作的本质以及问题的精髓，因此倒是工作人员的工作态度和能力并没有得到根本性的改善。
其次，思想上不够重视是导致卫生行政执法案卷在管理和归档上出现问题的根本性原因。所谓意识对于事物的发展和人的行为具有能动作用，缺乏积极端正的思想态度作为指导，必然导致其工作流程无法做到制度化、系统化和科学化，管理也无所谓有序和完整，而且相关审查流程以及制度审批流程的缺失，导致案卷在归档工作进行时不能做到妥善的收集和检验，最终影响到了管理的质量和完整性。
2 卫生行政执法案卷归档与管理的完善对策
卫生行政执法案卷通常意义下是相关工作人员针对重要事件现场以及重要执法环节的真实记录，尤其是证据类的案卷文书，是进行相关处罚活动的第一资料，拥有十分重要的法律作用；另外现场监督类的笔录资料也是作为一般性案件处罚的重要依据，拥有其它任何资料都无法替代的作用。加强对其的归档与管理，将有助于推动相关执法工作人员各项工作顺利、完备的开展，保障其各项政策制度妥善落实。同时作为行政处罚行为的重要载体，卫生行政执法案卷还是行政诉讼的重要依据，可以适当避免执法活动中的随意性、限制其中的不规范行为，保障其合理、有效的推动与展开。
（一）提高执法案卷制作质量
各级卫生行政执法部门要加强对于执法案卷制作质量的把关和监督，充分认识到制作不规范、质量有瑕疵的案卷不仅会影响到眼前的档案归档和管理工作，更有可能为日后的举证和案卷借调工作带来一定的困难。因此，相关主管部门必须要制定出一套严格的案卷制作流程，并由上而下严格执行这一流程，规范案卷制作办法，提升其制作和办案质量。这其中主要包括对于案卷相关项目信息（时间、项目负责人、负责人性别、年龄、职务、联系电话信息，以及案卷编号）的检查和校对，提升案卷笔述综合性、理论性，提升其文字表达水平，保障笔风严谨。
（二）强化执法案卷归档意识
提高对于案卷归档的重视程度，并以此为标准加强对于相关工作人员的培训，避免让相关流程及办事法则形同虚设。从领导层面来说，应加强对于案卷制作工作的重视力度以及对于归档工作的监督，促使每一位工作人员都能充分意识到其重要性，从而不断提升自身有关执法办事、案卷制作以及相关法律法规知识的学习；对于相关管理机构而言，要加强对相关工作人员的考核和责任落实，将对案卷的质量检查工作纳入到档案管理体系当中，对信息填写错误、重要印章漏盖、签字错填漏盖等现象进行严格检查，提高管理人员的责任心，降低案卷的错误率，保障案卷归档质量。
（三）加强行政执法案卷管理
首先，卫生行政执法部门应制定相应的案卷动态监测流程，定期对已经归档的文书进行质量监测，对于发现问题的案卷及时与相关负责人进行沟通，了解案卷记载情况，妥善解决问题。其次，在落实相关管理责任人的基础上，要制定案卷质量追责制度，对于管理归档工作做得不到位、因个人过失造成案卷信息质量出现问题的工作人员要给予相应的处罚；对于工作严谨负责、能够及时发现问题并予以圆满解决的人员要给予一定的鼓励。第三，鉴于目前卫生行政执法案卷多为纸质载体，因此其在长期存放的过程中容易因为室内空气环境的变化，以及外部自然条件的影响而发生损坏，进而造成无法弥补的损失。因此，管理人员在进行归档和管理过程中，要定期对案卷的保存情况进行排查，包括添置必要的工具仪器进行通风、防治虫害等等。
3 结语
综上所述，当前我国卫生行政执法部门在进行案卷归档和管理过程中存在着一定的问题，造成了案卷信息错误、质量低下，以及管理制度不够健全、归档信息紊乱等问题。鉴于此，卫生行政执法部门以及单位相关工作人员需要严格落实相应的案卷制作流程和管理制度，提升案卷归档和管理意识，恪守相关管理章程。唯有如此，卫生行政执法案卷才能真正发挥其作用，避免因为相关流程和制度的缺失，以及信息准确度性方面存在的问题，变成形同虚设、有档无用。
参考文献
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[2]周艳琴，江春明.我国卫生行政执法过程中标准执行存在的问题及对策分析[J].中国卫生监督杂志，2010（01）：51-55.
第8篇：行政档案管理范文
【关键词】电子档案；服务；高职院校；行政管理工作
随着现代社会的积极发展，科学技术得以充分应用，保证各个发展领域的有效执行。在高职院校档案管理工作中，基于传统的管理方式无法符合现代社会发展需求，整体上存在较多缺点。在大数据时代下，需要实现档案电子化，并应用到行政管理工作中，能维护整体的安全性。
一、电子档案
电子档案是社会组织在实际办公以及管理工作中，基于对计算机等电子设备的利用，通过视频、图像以及音频等多个形式进行传输、储存。与传统档案是相对的。在社会实践发展中，电子档案的使用，具备更高的参考价值。在整体上，具备一定特点。如：电子档案信息为我国的大数据信息，需要利用现代化设备才能对其使用。如：电子档案需要通过计算机等设备才能对信息进行传输，消除了时间与空间上的界限。对电子档案进行保存期间，不需要为空间提出更高要求。
二、电子档案服务的优势
（一）电子档案的服务，能促进工作效率的稳定提升。基于信息化发展要求，计算机的使用具备更大优势。将电子档案应用到高职院校行政管理工作中，能保证工作效率的提升。比如：使用传统档案，在信息录入的时候将消耗大量人力，还需要利用文字进行储存和统计，无法在整体上维护其准确性。但是，电子档案的使用则不同，基于现代信息技术，实现信息采集和储存，简化了档案的录入和管理工作，也能在整体上增强其可靠性，将其引入高职院校行政管理工作中，将为整体提供较大帮助。（二）档案分享效果得以增强。将电子档案应用到高职院校中，促进行政管理工作的积极发展，也能展现良好服务。对于传统档案，在信息搜索以及提取工作中，将更为复杂，不仅发展中规模更大，实现的长距离档案调节工作也很不方便，从而导致档案损伤等问题的产生。因此，转变传统档案，实现档案电子化，能促进管理工作的高效发展。基于现代化办公软件的应用，各个人员进行档案搜索的时候更方便，增强其准确性，也能获得良好的档案分享效果。（三）降低档案的管理成本。在高职院校中，使用电子档案能为信息保存工作提供方便，也能在一定程度上降低使用成本和实施要求。使用传统档案对周边环境温度要求高，当处于比较潮湿和干燥环境下，将引发档案问题的产生，并造成更大损失。同时，为了实现绿色校园建设，使用电子档案也能达到资源的节约性，保证档案信息在更安全的环境下保存。（四）提升档案的传输速度。当文件资料数量巨大的时候，基于传统的方式，需要使用车对其运输。但是，电子档案的使用存在较大不同，仅需要利用储存卡，能实现信息资料的传输。所以，在现代化信息技术发展下，实现档案管理工作，并对电子档案进行应用具有十分重要的作用，能提升其传输速度，也能保证整体的安全性。将其应用到高职院校中，进行信息传输工作更为普遍。一般情况下，传统档案信息传递需要邮递方式，在对其传输过程中，受多个因素的影响，将引发文件的丢失或者损坏，也会在整体上造成更大损失。因此，电子档案的使用，不仅能提升传输速度，也能保证信息的安全性。
三、电子档案容易产生的风险
（一）安全性。电子档案储存期间，占据的空间小，能实现更快的传输速度。但是，该特点也导致电子档案面临损坏和丢失的风险，并造成不良后果。在大数据信息化发展时代，对信息数据进行储存，都是字体和标识。在该情况下，将产生相同的档案，当无法对其真实性进行区分的时候，将给人们带来较大损失。同时，随着网络普及速度的加快发展，导致很多工作存在信息修改现象，所以，其安全性要更加重视。（二）完整性。传统档案中，将其应用到行政管理工作中将出现一些错误，无法对其进行有效修改。对于电子档案，能对大量的行政管理信息进行处理，实现批量工作，能促进工作效率的稳定提升。当发现其存在问题的时候，也能对其有效修改。尽管如此，电子档案储备的环境更为开放，如果无法实现信息更新，将引发信息不足等问题，对其使用期间能导致资料不完整。（三）长期性。在大数据发展下，电子档案成为主要发展趋势，也展现其新的发展领域。将电子档案应用到高职院校行政管理工作中，将发挥十分重要的作用，在整体上，是需要设备来实现的。但是，随着科学技术的不断更新，设备也需要进行更新，当设备产生问题的时候，很难找到适合的硬件对信息资料进行读取和储存，从而影响电子档案的使用寿命。
四、传统档案向电子档案转换，服务好学校行政管理
（一）构建电子档案。在高职院校实际发展过程中，为了促进行政管理工作的积极执行，需要在工作中，为其建立相关的档案目录数据库。档案目录数据库的成立，能将电子档案和传统档案进行结合，也能在管理工作中，保证人力管理工作的规范性。所以，在实际建设和发展下，需要基于相关要求，为每个文件设计一个电子文件链接，也要为纸质档案设立合理的存放位置，保证档案目录数据库在使用的时候更合理，为行政管理工作的信息查询、检索工作等创建条件。在为其建立电子档案的时候，需要使用更为专业的软件，以促进电子档案使用期间获得更大方便。根据现代大数据的发展要求，可以在使用期间，提供计算机软件，并在计算机中为其设立几个目录，以达到电子档案的存放目的。对于纸质档案和电子档案的接收工作，要以数码照相或者扫描的方式对其储存。当将纸质文件进行转化后，电子档案会在是数据库中产生。针对现存的电子档案，还需要对其备份，以免受各个因素的影响导致丢失等问题。对于电子档案中目录的设立，需要根据其级别和权限，禁止他人对其修改，以维护档案信息的真实性。在这种发展形式下，高职院校师生不仅能查询电子档案，也能维护行政管理工作的有效执行。（二）实现电子档案的应用。为了在高职院校中对电子档案充分应用，需要根据实际发展情况，分析学校的具体条件以及行政管理情况、档案的服务情况和建设情况等。并通过校园网、公共网以及政府服务网等对其服务，保证在最大程度上促使电子档案价值充分发挥。第一，对学校局域网的应用。电子档案能为高职院校行政管理工作进行服务，所以，在实际使用期间，基于对学校局域网的应用，能为其开展服务平台，保证学校的师生都能基于网络访问电子档案，达到信息的共享化。当打开档案目录后，可以输入文件名，以最快的速度对目录进行查询，保证能获得档案信息。第二，政府服务网的使用。在高职院校实际发展过程中，实现行政管理工作，都促进学校的稳定发展。基于政府服务网的使用，为其构建服务平台，能提高学校的实际发展地位，增强其影响力。比如：在服务平台中，教师共享学生的学业情况，实现档案信息的在线使用和在线查询，能为工作的执行提供指导意见，也能根据实际情况促进行政管理工作的合理性，从而为高职院校的积极发展提供保障。第三，公众网的使用。高职院校的积极发展是对社会进行服务，为其构建交流平台，构建电子信息档案，是其中的主要途径。基于公众网的使用，在服务工作中，不仅能满足社会大众的发展需求，也方便学校在开展行政管理工作时，对社会信息进行采集与收集，保证信息资源得以充分应用。同时，在服务工作中，也能有针对性地对行政管理进行调整，维护学校的积极发展方向。当前，通过对电子档案和传统档案进行分析可以发现，电子档案在服务发展中具备更大优势，高职院校也在逐渐转变。但是，电子档案在高职院校行政管理工作中的应用还存在一些问题。在大数据发展时代，电子档案的应用能渗透到高职院校的各个环节中，也能对行政管理工作中的多个问题进行应对，但并不是短期内才能完成的，还需要实现高职院校内各个部门之间的联系，对电子档案充分应用，保证在高职院校行政管理工作中实现电子化工作，从而为高职院校的积极发展提供服务。（三）实现办公自动化系统和档案信息化管理系统的结合。办公自动化系统的应用，是基于计算机技术的使用，实现管理工作，促进工作效率和水平的提升。该系统中为技术资源与信息资源，能在整体上对信息进行自动采集和处理，也能与互联网进行结合，实现信息的综合处理能力。在高职院校实现的自动化发展背景下，电子档案成为学校改革发展过程中的重要资源，面对这些复杂信息，需要将办公自动化与电子信息档案进行结合，以促进电子档案信息管理工作的规范性，也能符合当前的行政管理需要。
五、总结
基于以上的分析和研究发现，在大数据发展时代，基于工作中的实际要求，实现电子档案的应用，能更好地服务高职院校行政管理工作，也能为工作整体提供方便，满足当前的发展需求，也实现传统档案向电子档案的转变。
【参考文献】
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第9篇：行政档案管理范文
接收档案的工作做好，共同推动我国档案事业的健康发展。
关键词：档案管理；业务指导
中图分类号：G271文献标识码：A
《中华人民共和国档案法》第六条规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，
对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”，同时规定“县级以上
地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机
关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”这就明确界定了从中央
到地方我国各级人民政府的档案行政管理部门（以下简称各级档案局）对相应行政区划内所
属单位档案工作的宏观管理、监督和指导权，这是保证我国档案工作管理体制得以正常运行
的法律依据，是各级档案局代表相应行政区划中的人民政府从宏观上、整体上协调本行政区
划内档案事业内部各项关系的基础。也正是这个法律依据，为档案事业内部各项业务工作的
健康协调的发展提供了可靠的保障。可是，相当长一段时间以来，特别是我国档案工作实施
达标升级工作以来，各级档案局对有关单位档案工作的业务指导进入了一定的误区，那就是
因指导得太细太具体，不仅使档案局的这种宏观指导职能转变为微观指导职能从而使自己陷
入琐碎的事务中而不能自拔，而且削弱了档案馆对档案室与档案馆工作相联的那部分业务技
术工作的指导权，影响了档案馆同档案局、档案室之间的关系，使档案馆接收档案的工作陷
入到比较被动的局面。
《中华人民共和国档案法》第八条规定，“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集
中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。
这就严格规定了各级各类档案馆对各分管范围内应该移交档案单位的档案接收权，档案馆接
收档案，是法律赋予档案馆的权力之一，从档案馆业务工作的流程来看，它是档案馆工作的
基础和起点，对将来保证档案的完整与安全、最大限度地提供档案信息服务从而最终实现档
案的社会意义与价值具有重要的作用。
从法律赋予档案馆接收档案的权力的角度来看，对各单位档案室应该移交进馆档案所必
须达到的业务技术标准与规范的日常业务指导与监督权，理应由档案馆的收集部门来行使，
因为这部分档案最终要移交到档案馆来保管，其分类、整理的质量直接关系到保管与利用的
水平。过去，因为档案馆没有充分有效地行使这种权力而使进馆档案不符合保密要求，从而
必须由档案馆重新整理使档案馆的工作陷入无可奈何的被动局面的事实，就很好地说明了这
一点。当然，档案馆对档案室档案的业务指导与监督权，只能严格限定在案卷的业务技术标
准与规范上，具体包括如下内容：①卷内材料是否符合构成案卷的一般标准；②各种档号的
填写是否符合国家规范；③案卷封皮是否达到了规定的要求；④有关目录的编制是否完备；
⑤档案载体的理化状况是否符合进馆要求。另外，档案馆对档案室上述业务工作的指导权必
须以有关法规、政策、规范、标准为依据来行使才算真正有效。这是问题的关键所在，因为
制定法规、政策、标准与贯彻实施法规、政策、标准是两种不同的职能，必须由不同的部门
来承担，这样才能构成一个有效工作系统。而我们档案部门恰恰是在这个问题上犯了一个不
小的错误。在档案事业系统内，各级档案局是抓宏观的，是制定政策、法规、标准的主体，
档案室与档案馆则是实施档案局所制定的各种政策和业务标准的具体单位，这两种职能在我
国档案工作的有关政策及档案学理论界似乎并没有太大的争议，但由于我们的政策、法规没
有严格区分它们的具体归属部门，所以在实践中造成了档案局业务指导权无限扩大的现象，
以致于档案局在指导基层档案室的工作时，甚至具体到了手把手传授如何立卷技巧的地步，
类似于在业务指导过程中越权的现象，在我们档案系统内档案局对档案室和档案馆以及其它
部门的业务关系中还普遍存在，这就难怪我们各级档案局总是叫喊人手不够、工作量太大，
而档案馆却又抱怨无事可做耐不住寂寞了。
要走出档案业务指导工作中的误区，给档案局业务指导工作的层面及内容进行准确的定
位，各级档案局就必须认真对自己的业务指导、监督与检查权进行研究，在调查研究的基础
上严格界定自己的指导、监督与检查的内容，因为《中华人民共和国档案法》虽然规定了各
级档案局对本行政区域内所有单位档案工作的监督指导权，但对监督和指导的形式和内容没
有具体的规定，《中华人民共和国档案法实施办法》对档案局的监督指导权也没有更详细的
规定，这就要求各级档案局从实际出发，根据档案工作的内在规律制定出具体的、可操作的
监督与指导范围与形式，以便档案局、档案馆、档案室各司其职，在科学合理的分工下协调
地开展工作。
根据国家档案工作的有关法律、法规的规定，结合目前我国档案业务指导工作越来越繁
重的客观实际，我国各级档案局对外业务指导的层面应该定位在立档单位而不是立档单位内
的档案室上。对立档单位档案工作的指导包括下述内容：1、必须建立档案工作，完善档案
工作制度；2、设立档案工作机构（一般是档案室）并配备相应的人、财、物力保证单位档
案工作的正常开展；3、确定分管档案工作的领导。如果有关单位不按上述要求保证档案工
作的开展，档案局就有权依法提出整改措施。当某个单位按照要求建立了档案室并配备了相
应的条件，对档案内具体业务工作的开展，则由档案室根据有关规定自行开展，考虑到档案
室的重要档案最终要移交到档案馆去的，档案室的业务工作都是围绕着形成合格的进馆案卷
来开展的，因此，档案室日常业务的指导工作可以交由档案馆的收集部门来承担。这样可以
密切档案馆同档案室的业务联系，使档案室提前形成符合进馆要求的案卷，从而避免因馆室
业务脱节造成的移交进馆的档案不符合要求必须返工的巨大浪费。
立档单位与立档单位内档案室，是两个不同的概念，在机构的级别上处于不同的层次，
对立档单位进行指导，是对整个单位而言，是宏观的，是对单位领导以及这个单位关于档案
工作所提供的条件的要求；对档案室进行指导，是对一个单位的局部而言的，具体来说，是
对档案室工作人员的业务要求，是微观的。过去，对立档单位与档案室，我们在概念上是分
开的，但实际业务工作中则是混淆的，甚至是视为同一的。这在过去档案业务指导量小的情
况下是看不出弊端的，但在达标升级工作广泛开展、档案业务指导工作量大面广的现在就不
行了，它会严重影响到档案行政管理部门宏观指导职能的正常发挥。当然，我们说档案局的
业务指导只定位在立档单位而不是档案室，绝对不是要否定档案局对档案室的业务进行宏观
指导和监督检查的权力，而只是想让我们档案工作者认识到，档案馆对档案室属于进馆案卷
质量方面的业务指导权，同档案局对各个立档案单位档案工作的宏观指导权一样，都是《中
华人民共和国档案法》所赋予的权力，不得相互混淆，更不能由一方长期包办而混然不觉。
档案局管宏观、管整体（这其中就包括对档案馆的宏观指导），档案馆根据档案局确定的原
则、技术标准与规范行使自己职能范围内的职权，这两个不同层次的职能的有效区分与实施，
不仅能使各级档案局从沉重的具体业务工作中解脱出来，真正发挥宏观协调的作用，而且还
