档案管理条例精选(九篇)

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第1篇：档案管理条例范文

关键词：n案管理；现代化；信息化；有效策略

档案管理信息化是现代社会发展下的产物，其使档案管理部门的工作走向现代化的领域，在档案管理信息化的影响下，档案管理工作更加高效、便捷。目前在档案管理信息化条件下，现代化转变是其在未来的发展趋势，因此在档案管理工作中需要根据实际的需求，对档案管理工作进行完善，依靠信息技术及管理内容等方面提高档案管理质量及水平，从而实现档案管理的现代化。

1 改革传统档案的管理模式

为了实现信息化条件下档案管理现代化需要从以下几个方面对传统的档案管理内容进行改革。

1.1 将传统的纸质档案信息转变为电子信息

传统的档案管理工作主要是对实质的档案进行管理，主要保管内容包括纸质、图片、录像等形式的资料，对这些资料的整理、收集、记录、分类等都需要由人工进行，越来越多的档案资料使管理人员的工作内容更加繁琐，并且这些实质资料还会占据一部分空间，影响档案管理人员的工作效率。

因此需要将原有的实质档案资料进行数字化转换，档案的数据化、电子化可以有效减轻管理人员的工作负担，提高其工作效率，并且电子存储的方式更利于对档案的存储及查阅，促使档案管理工作向着高效的方向发展。

1.2 实现档案存储方式的转变

新科技的不断进步，也改变了档案存储的方式。传统的档案在进行存储管理中，需要花费较多的人力和时间，而且还需要有场地的支持。新的存储方式的出现，使档案资源能够在较小的空间内实现对较多内容的存储，对于档案资源的高效管理具有重要意义。随着数字化管理的不断深入，档案资源也需要实现数字化的转换。将电子信息资源进行数字化的管理，不仅可以提高档案管理人员的工作效率，还有效的实现了资源的合理配置与优化，进而对于实现档案资源的现代化管理。

2 建立现代化的档案信息管理系统

档案信息管理系统是档案管理信息化中的重要组成部分，为了实现现代化档案管理，档案部门需要建立完善的档案管理信息平台，通过信息管理系统的使用，提高档案管理工作信息化及现代化的程度，在建立现代化的档案信息管理系统中需要注意以下内容。

2.1 建立科学的管理程序

计算机管理程序的设定，对于未来档案管理工作的开展具有重要意义，因此相关管理设计人员在进行该模块工作时，需要结合档案管理工作的特点，以及档案馆的实际情况进行设计，保证档案管理人员能够迅速掌握，推动工作的顺利开展。

2.2 建立健全的安全防护系统

档案中包含着许多机密资料及数据，一旦泄露所产生的影响非常大，因此需要建立完善的安全防护系统，并对其进行定期的检查，做好日常的信息平台维护工作，防止系统漏洞造成数据泄露，保证档案资料的机密性。

3 完善档案管理体制

在档案管理信息化条件下，原有的档案管理体制已经无法满足档案管理现代化的需求，因此需要依据现代化管理手段对原有的档案管理体制进行改革，其可以从以下两个方面进行管理体制的完善。

3.1 强化档案管理体制的作用

相关部门要根据当前发展的现状以及档案管理的实际情况，将现代化信息技术体现在当前的档案管理原则以及条例之中，进而使档案管理人员在开展工作时具有可遵循的依据，从而保证工作的有序开展，保证档案管理工作的水平和质量。

3.2 加强各档案馆对数字化、现代化管理的重视

当前一些档案管理部门虽然引进了相关的技术设备，但却仍将人工操作作为主要的管理方式，从而导致资源的浪费。因此需要相关部门加强对档案管理工作现代化的重视，积极将现代化的管理模式应用到档案管理之中，从而避免造成资源的浪费，提升其档案管理的水平。

4 提高档案管理人员的自身素质

信息化条件下档案管理的现代化的实现主要依靠的力量就是档案管理人员，但当前的档案管理人员在现代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相关部门加强对该方面内容的管理，从而推动档案管理现代化的实现。为此，需要档案管理的相关部门从以下几个方面着手进行：

4.1 加强档案管理人员的专业知识积累

现代化的档案管理也需要现代化的档案管理人员，需要档案管理人员具备多元化的知识结构，从而更好的推进工作的开展。为此，要求相关部门通过培训等方式，为档案管理人员学习先进的管理理念，丰富自身的专业知识创造条件。同时，要求档案管理人员要自觉的对当前新的知识与内容进行了解与掌握，从而实现对自身素质的完善。

4.2 加强档案管理人员专业技能的学习

档案管理信息化需要管理人员具备一定的计算机水平并且可以使用相关的技术与设备，因此需要对其管理技术及专业技能进行培训，根据管理人员自身的素质水平及档案管理工作中的需要进行相关的培训，从而使其可以更有效的开展档案管理工作。

4.3 增强档案管理人员的安全意识

由于档案管理工作的特殊性，需要保证档案管理人员对档案管理有一定的安全意识。首先，通过对档案管理人员职业道德素养的培训与安全意识的教育，提高其在档案管理工作中的安全意识。并且通过与档案管理人员签订保密协议的方式，利用法律效力来约束其行为，从而达到保证档案管理工作安全性的目的。

结束语

综上所述，为了实现在档案管理信息化条件下的档案管理现代化，需要从改革管理模式、建立管理系统、完善管理体制、加强人员素质几个方面入手，通过对传统管理模式的改进与完善，使档案管理工作形成一套新的管理体系，在信息化档案管理的基础上，使档案管理工作走向现代化。在信息化时代，档案管理工作只有走向信息化与现代化才符合时展的要求，因此需要协调好二者之间的关系，从而保证档案管理工作的有效展开。

参考文献

第2篇：档案管理条例范文

一、民生档案的种类

根据对各单位民生档案情况的调查，东城区属相关机关单位保存的民生档案内容庞杂，形式多样，主要有以下几个方面:

(一)东城区档案馆现保存的涉及民生的档案，包括婚姻档案、招工档案、知青档案、公私合营档案、退伍军人分配档案等。其他区县档案馆还保存有部分房产档案、拆迁档案等。

(二)东城区属机关单位保存的涉及民生的档案有:

1、工商局保存的关于个体工商户、企业注册、广告登记等工商类档案。

2、民政局保存的婚姻登记档案，关于追烈、评残、换证、补证、一次性抚恤金等优抚档案，关于见义勇为人员确认档案，关于审批低保、生活补助、临时救助、医疗救助、冬季燃煤、清洁能源自采暖、高等教育新生入学、扶贫捐款等低保档案。

3、房屋管理局、房屋土地经营管理中心、国土资源局东城分局以及城市综合管理委员会保存的关于拆迁、私产等房屋档案，关于协议书、售房合同、拆迁资料等经营档案，关于户口本、身份证和房产证复印件、评估报告、拆迁协议、审批表、领款凭证等拆迁档案，二手房出让档案，关于土地登记发证等土地登记档案。

4、劳动局保存的关于招工审批与备案、职工单对调等招工档案，关于审批退休、审批劳动能力鉴定、劳动仲裁、退休医疗等审批档案，关于养老、失业、医疗、工伤、医疗支付等社保档案。

5、司法局保存的关于民事、经济、涉外的公证档案。

6、残联保存的关于残疾人康复服务、康复救助、辅助用具发放审批等残疾人康复档案，关于残疾人就业安置、教育培训情况登记调查等残疾人教育就业档案，关于残疾人状况登记、申请办理残疾人证审批等残疾人证办理档案等。

7、各街道保存的关于残疾人保障金(就业)、保障(助学、安置)、康复等残疾人档案，医疗救助档案，关于申办独生子女证、审批二胎申报表、一胎随父入户材料、独生子女奖励费等有关计生档案，关于低保、自谋职业、医保、灵活就业协议书等社保所档案等。

8、东城各中小学幼儿园及直属成人学院关于学生名册、学籍卡、毕(肄)业证书存根、中高考成绩及去向、市区级学生表彰册、校级学生奖惩名单、学籍管理等教育教学档案。

9、公检法以及纪检等机关保存的各种诉讼、判案等案件档案。

二、民生档案在管理利用中存在的各种问题

通过对东城区属单位保存民生档案的调查研究，发现民生档案在管理与利用中存在以下主要问题:

(一)民生档案种类庞杂、数量较多、动态性强

民生档案涉及各个领域，触及社会民众生活的各个方面，因此产生的种类多种多样，数量也是颇为庞大。由于民生档案往往是以人为单位组卷，因此无论是与个体相关的民生档案，还是与某一群体相关的民生档案，都比一般意义上的文书档案等的产生量要多得多。而且在数量变化上，体现了较强的动态性，往往以个体为单位的民生档案，在一年中会有多次数量的变更。

(二)民生档案归属繁杂、管理标准不一

1、调研中发现，很多民生档案的归属不清，无法确定由哪一部门负责管理。比如公证档案，行政单位司法局有，各街道事业单位司法所也有。原来各街道司法所的档案管理由街道指导管理，但随着机构改革，司法所已脱离街道系统，在行政管理上，街道已无权管理各司法所的档案，而司法局又认为自己中途插手不便管理，造成此部分档案保管的分散。再如低保档案，民政局也有，各街道社保所也有，也是没有牵头单位出面统一管理。2、民生档案由于种类繁杂，保存部门不一，其管理标准也不统一。有的由上级业务主管部门制定统一的行业管理标准，比如房管局的房产档案;有的由本部门根据工作实际自行制定管理办法;但大多数是既没有行业管理标准，也没有相关的实际操作管理办法，更没有档案部门相应的规范化指导，导致部分民生档案处于成包打捆、装箱入柜、无人整理的状态。

(三)民生档案接收进馆的范围没有明确界定

很多民生档案保存于各机关单位内部职能业务科室，而非档案室，其保存条件有限，有的甚至很糟糕，出现潮湿水浸迹象。这些现象一是由于部分单位行政管理没有理清、理顺，不知道应向谁寻求帮助与指导，不知道档案是否应当移交，移交给谁;二是各区县档案馆对民生档案的接收进馆范围也没有明确的界定，相关民生档案移交、接收工作无从开展。

(四)民生档案利用率较高，但数字化程度较低，检索不便

由于民生档案是真正涉及广大公民自身利益的，因此大部分的利用率都较高;但由于管理不到位，民生档案信息的检索体系还不完备，数字化、信息化程度较低，检索查询、提供利用方面还无法实现快速便捷的效果。

三、民生档案管理与利用应采取的措施

针对民生档案存在的上述各种问题，笔者认为档案部门当务之急应当做好以下几方面工作:

(一)档案部门需对管辖范围内产生、保存的各类民生档案进行详细调查研究，摸清家底，做好民生档案排查和登记工作

1、各单位基层档案室应当结合本机关单位工作职能以及内部科室职能，研究各科室可能产生的民生档案种类，并深入科室进行实地调研、排查，对各科室实有民生档案种类、数量、整理现状、保管条件、利用率等各方面情况进行登记、汇总。2、各区县档案馆应当对本区域内各机关单位产生的民生档案进行分类登记、汇总，做到心中有数，特别是对民政局、劳动局、辖区街道等形成民生档案的重点单位，应当深入实际，详细调研。可以建立民生档案登记和年检制度，详细记录本区域民生档案的形成和管理单位、主要内容、数量、整理规范和标准、信息化建设、开放利用规定和利用情况、移交进馆规定等信息，以便掌握民生档案管理和利用情况，实现有效监管。

(二)根据不同形式、不同服务人群等制定各自的管理标准或遵循行业标准，对民生档案实体进行分散保管，同时进行统一指导管理

各级档案部门应当从源头抓起，确保民生档案不流失、不散失。指导涉民档案管理部门完善相关业务标准，根据不同形式、不同服务人群等制定各自的管理标准或遵循行业标准，努力打造民生档案管理和服务的制度保障体系。重点抓好出生、学籍、劳动就业、婚姻、社会保险、医疗卫生、城市拆迁、房地产、企业职工等民生档案管理。统筹管理，将民生档案进行简单归类、整合、集中控制民生档案信息数据。

(三)综合考虑民生档案的各种情况，合理规定进馆范围

根据以下几方面考虑、制定区县档案馆民生档案进馆范围:1、是否在较长时期内有较大利用需求。档案管理的最终目的是为了提供利用，所以民生档案接收进馆的首要标准就是看其是否有利用需求，且是否在较长时期内有较大的利用需求。如果民生档案只在三、五、十年等很短暂的期限内有利用价值，则没必要接收进馆，保存在各机关单位内部提供利用即可。如果民生档案在较长时期内有较大利用需求，如婚姻档案的保管期限为100年，当然要列入区县档案馆民生档案的接收范围。2、进馆档案实体材料动态性是否较强。根据《中华人民共和国档案法实施办法》，档案自形成之日起满10年向县级国家档案馆移交，也就是说如果民生档案满10年向档案馆移交之后，仍需要不断地在原档案材料中添加新的材料，以确保此民生档案构成一个完整的整体，那么笔者认为此类档案不宜接收进馆。3、进馆档案是否便于提供利用。在民生档案接收进馆前，需要考虑到区县档案馆提供档案利用的人员对相关专业民生服务政策的掌握与实际问题的处理是否能够到位，是否能够自如地解决相关民生档案利用限制、政策解释、档案查找相关线索等问题。如果民生档案接收进馆，可能会造成民生档案产生单位与区县档案馆之间的工作摩擦、相关工作的衔接不畅、公众利用民生档案的不便等问题，应当慎重考虑是否接收进馆。

第3篇：档案管理条例范文

一、二维条码的定义

二维条码在设计的过程中，主要是从条码结构的横向和纵向两个方向来对具体的数据信息进行表达。信息的准确性和精准度相对较高，在档案管理工作中，二维条码和一维条码之间的区别较大，主要是以信息符号作为信息存储的载体。这种信息管理技术是对传统管理的突破。在应用的过程中也比较简单，只需要将各种不同的字符堆积在一个面积较小的方框内部，不仅可以降低技术应用的成本，还可以提升应用的便利性。因此，这种二维条码技术受到了档案管理人员的高度重视。

二、二维条码技术在档案管理中的实现模型

二维条码技术在档案管理工作中的应用范围比较广，而且工作原理也相对比较简单，主角要是将纸张和数据等内容封装在一起，然后通过现代化的处理方式来对其进行分析和检测，然后设计成一定的条码结构。众所周知，二维码的信息生成之后，就很难进行更改，元数据内容在传递和应用的过程中，也会出现严重的变更的现象。如果纸质文件流传到新的部门当中，管理人员就会及时地根据信息的内容支撑二维条码的形式，便于档案管理。

三、二维条码技术在档案管理中的应用

二维条码技术的应用时间较长，而且应用范围也在逐渐增加，不仅简便性比较突出，而且和方便档案管理工作人员的应用。尤其是在社会现代化的过程中，二维条码应用和管理的效果比较明显，工作人员需要从全面的角度来对这一问题借鉴介绍和分析：

1、选择存取格式

档案管理的存取格式有很多种，无论选择哪一种都要注意要转换成长期存取格式，这主要是因为二维条码具有不可更改性，一旦形成了相应的条码就不能再更改，而如果格式并不是长期的存取模式，非常容易流失文件，造成严重后果，因此这成为使用二维条码技术的关键。

2、制定相应的标准

一般情况下只有电子档案管理才能够使用二维条码技术，这种技术既能够实现电子档案的储存，也能够实现档案共享，是非常好的一种载体，但是要做到这些前提就是制定相应的标准，不能任意为之。因此制定相应的标准对使用二维条码技术来说也十分重要。只要按照标准执行即可。制定标准要遵循两条原则，一是通用原则，二是易用原则，通用主要是能够适应更大的范围，而易用主要是简便，不能因为二维条码技术的使用而使电子档案管理更加麻烦，这样范围得不偿失。另外，因为二维条码有一定的容量，因此需要对其存储元数进行简练的处理。一般情况下，在制定标准时，所选择的数据元素都具有通用性以及基础性的特点。

3、完善相应的管理系统

二维条码技术的使用，最需要解决就是与现行应用的系统进行有效的融合，以解决用户面临的实际问题。目前所使用的二维条码技术主要是识读技术，而使用的重点就是与目前的系统进行融合。为了更加的做好融合工作，应该从以下入手：

第一，建立测试平台，该平台的主要作用就是对档案管理中所使用的各种软件以及其他的硬件能否达到要求，只有通过相关的平台测试，这些软件以及硬件才能进入市场，否则一概清除。一般情况下，使用该平台的部门是专门的档案管理部门，因为档案管理部门储存各种文件，尤其是非常重要的文件，而如果储存档案的相关的软硬件出现问题，其后果将十分严重，因此需要格外注意。

第二，做好文档一体化系统的设计工作。目前不仅档案管理部门使用条码技术，很多的行业和领域都使用该技术，但是传统的一维条码技术资源长度有限，已经不能使用各个行业的发展，因此通过不断地改进，形成为二维条码技术，但是要想将该技术的功能发挥到最大，也需要对其系统进行功能设计。其设计主要针对以下两方面，一是生成正式文件，使用二维条码的生成技术，将文件转换为PDF格式并与著录信息一起转换为二维条码，再加入到电子文件的棚应位置，最终生成正式的带有二维条码的纸质文件。为保证著录信息的准确完整、文件信息的长期可读，应将以上流程设计到办公自动化系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程；另一个是收文登记，利用二维条码的识读技术，自动采集电子文件及其著录信息，减少重复劳动，提高效率与质量，是原收文登记的“改良”，在管理上实现电子文件将与纸质文件的合拍与一致。如果收到的纸质文件上的：维条码是遵循《机关公文二维条码使用标准》，也应该能识读。

第4篇：档案管理条例范文

关键词大数据档案管理挑战和机遇

1引言

信息化进程的加剧以及互联网技术的发展使大部分行业的档案管理工作都开始趋于电子化，以数字的形式对档案资料进行存储可以从根本上提升资料使用效率。电子档案存储数据量的不断提升使档案数据资料管理也加入了大数据的行列，需要通过各种新生技术实现档案管理数据化。大数据一般情况下均代表指数增长的数据，且这部分数据要有广泛可用性，因为这些数据特性明显，所以不可以通过传统的软件和传统工作技术对其进行研究。

2大数据技术的产生对档案管理的挑战

2.1隐私与安全方面的挑战

隐私安全一直以来都是大数据发展过程中的阻碍因素，而且已经悄然成为大数据在档案管理中应用的主要挑战之一。隐私和安全问题不仅局限在技术方面，同时也会涉及一些相关的法律问题，在使用大数据技术时需要明确其定义，让该系统在提升档案资料工作效率的基础上还能保证资料的安全性。从国家的角度来看，如果机密档案被泄露，会给国家带来巨大损失，影响国家安全系统的正常运行。从个人的角度来看，如果使用大数据技术的过程中泄露了个人的私密信息，可能也会对相关人员的家庭带来影响。

2.2在存储和数据处理方面的挑战

近年来我国在各行各业中的数据都在呈指数增长，部分地区档案管理工作部门正在使用的存储设备已经不能满足时展的需求。虽然云盘技术的发展在一定程度上缓解了该问题，可以短暂地解决存储空间不足的问题，但是依然难以满足后期发展的需要。大数据系统会对所有的数据进行分析，并根据分析的结果来处理相关消息，所以要保证大数据系统的正常运转就必须要更换传统的存储设备。总结近年来的工作情况发现，如果将TB模式的数据传输到云盘中，要消耗大量时间，而且这部分数据是会随着时展而不断变化的，所以数据的时效性比较差，要随时更换数据，提升了工作量。云计算分布式性质也会影响大数据运作效率，因为大数据系统在运转时需要将数据从存储点传输到处理点上，在这一过程中如果数据流量过大，会对数据传输速度产生明显影响。在面对该问题时，可以将一些不需要的数据从其中剔除，或者将数据直接在存储点位置进行处理，简化传输结果量。大数据处理精确性虽然比较高，但是整个处理过程需要消耗较多的时间，如果对所有数据进行扫描，工作量过大，所以不可能实现。目前工作人员正在研究如何在获取数据或者存储数据的时候就构建索引结构，全面控制数据处理时间，提升大数据系统的运行效率。

2.3在大数据处理技术方面的挑战

首先是容错率方面的挑战，大数据容错计算难度比较大，涉及许多算法，并且想要将安全性提升到100%基本是不可能的，目前也没有可以达到该要求的容错设备和容错软件，所以系统通常情况下都是尽量减少出现失败的几率，使其整体达到可以接受的水平。但是想要将错误几率控制在最低的范围内，需要大力提升系统研发成本，部分经济条件不允许的地区大数据处理结果精确性比较差。目前比较常见的档案系统容错率提升方式是将计算任务分配到不同节点来完成对应计算，将所有节点中的一个节点视为观察节点使用，通过该节点来观察其余的节点是否处在正常工作状态。如果在工作过程中出现错误，只有部分节点会从零重新开始工作，可以最大程度地减少工作量。其次是可扩展性方面的挑战，传统档案管理系统平行运算都是依靠硬件来完成的，会通过并行的方式对系统进行处理。但是目前所使用的大数据系统在分析数据时，档案管理系统则需要通过硬件和分析软件相互搭配才能实现平行运算。大数据档案系统一般使用云计算的方式完成工作，因为云计算可以对不同工作负荷进行汇聚，所以必须要有更为完善的资源共享设备才能保证系统的低成本运行，否则会提升运行成本，还会增加数据错误率。

2.4人才方面的挑战

近年来互联网技术、云技术以及大数据技术发展速度比较快，但是相对应的专业人才数量却比较少。许多地区都存在引入系统之后没有专业工作人员对系统进行利用的情况，数据处理效率也比较低下，影响工作的正常开展。大数据的发展为传统档案管理工作人员带来了机遇的同时也带来了挑战，而且已经成为不可逆转的时展趋势，所以档案管理人员只有不断地完善自身技能，才能保证在时展的前提下不被淘汰。在对相关技术进行学习时，要从理论知识和实践技能这两方面入手，全面综合近年来社会范围内先进工作经验，并将这部分工作经验应用到实践中，分析经验的科学性。大数据背景要求工作人员不仅要有专业化工作技能，还要有与时俱进的工作理念，掌握档案管理人才发展方向与多门技术。比如现在比较欠缺的大数据深度分析工程师，这部分工程师必须要彻底地掌握申请、使用大数据分析的所有技术，并且要明白如何通过大数据来实现软件和硬件操作，提升工作效率。目前我国档案管理分布广泛，涉及各行各业，所以单靠传统的硬件工程师以及数据库工程师是不能满足时展需求的，需要从社会各方面入手，才能保证人才数量与需求之间的关系。

3大数据背景下档案管理发展趋势

3.1提升档案信息资源管理工作效率

前些年的档案管理工作大多是将纸作为媒介，通过卷期进行记录。而随着大数据技术的不断发展，档案管理也应该从传统的工作模式中转化出来，通过字段以及数据库来管理相关资料。在进行档案统计时，要从传统的“页”为单位，转变成GB为单位。相关工作人员要打破工作局限，从电子档案收录管理利用中走出来，将主要工作精力集中在监控电子档案生成以及保证电子档案的可读性方面，提升档案的安全性。高速增长的档案数据需要凭借云计算平台为支撑，并对云计算技术进行不断的完善和深入挖掘，进而实现资源和信息存储的动态发展，常见的大数据档案管理工作流程。

3.2完善档案数据挖掘

前些年比较常见的档案管理工作都是将文档管理作为主导工作来看待，而档案通常都是被动利用状态的，沉积下来的档案不仅没有人去利用，也没有人对其进行分析。零技术工具挖掘导致档案的利用效率低下，影响档案自身价值的正常发挥。在大数据时代背景下，档案系统当中不仅会存在较多的文档，还会存在一部分结构优化数据问题，数据的价值体现也要比文档利用效果更好。相关的档案部门在收集到数据以后，可以通过对数据使用人员使用需求进行调查的方式来构建数据模型，进而实现数据分类、数据相关性分析，明确不同数据之间的关系，提升数据的使用效率与数据的价值，打破传统工作理念，保证档案管理数据挖掘工作的正常开展。

3.3通过大数据技术提升档案管理扩展性

社会的不断发展增加了档案数据量，传统的档案管理工作模式不能实现动态化扩展。许多地区目前都出现了数据多、系统弱的问题，工作难度明显提升。大数据与云计算技术相辅相成，云计算技术可以实现资源存储以及动态扩展，保证资源可以按需分配，提升资源的实际使用效率，这一情况为档案管理系统可拓展性带来了新的机遇。各地区档案管理工作可以按照云计算框架对档案管理框架进行设计，通过动态的方式来提升资源与存储资源的增长速度，减少IT系统资金投入量，从侧面提升经济效益。

3.4构建档案资源管理中心

大数据技术的不断发展需要数据与存储功能的支撑，进而实现档案资源统一化管理。为了全面提升档案安全性以及档案资源综合使用效率，各单位需要对档案进行备份。当前比较常见的备份方式是电子档案备份，并且需要构建档案备份中心，实现资源共享。首先要对工作流程进行规划，之后验证流程是可行的。档案管理需要全技术支持，因为档案数据量的增长速度比较快，所以在对档案系统进行设计的时候要通过云计算等方式，提升档案管理系统的可拓展性，结合服务器扩张需求来减少IT系统投资成本。

4结语

近20年来世界范围内产生的数据总和已经超越了之前3000年世界范围内数据量的总和，所以当今世界已经走入了数据的时代，人们的生活处处也都离不开数据。从信息获取的角度来看，大数据技术的不断完善使人们可以更加简便地获取信息，通过网络等媒介对资料和信息进行收集。大数据技术理念比较新颖，对人们的思维方式以及工作方式产生着巨大的影响，所以人们也需要不断地挖掘大数据的潜力，使其更好地为我国经济发展服务。档案信息资源是社会发展中必不可少的组成部分，传统的档案信息管理多以纸为媒介，不论是保存还是查阅难度都比较大，所以要紧跟时展的脚步，将大数据理念和档案管理相结合，提升其工作效率。上文以目前大数据档案管理工作过程中遇到的制约因素为出发点，从构建档案资源管理中心、通过大数据技术提升档案管理扩展性、完善档案数据挖掘、提升档案信息资源管理工作效率等方面提出了相应的完善措施及大数据使用中应当注意的问题，旨在全面提升大数据与档案管理的契合度，使其在促进档案管理工作开展的前提下，保证我国经济更好更快地发展。

参考文献

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[2]李士旺.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].办公室业务,2015(12):83.

[3]于晖“.大数据”及“大数据技术”与高校教师档案管理[J].宝鸡文理学院学报:社会科学版,2015(4):148-150.

[4]许文君.大数据时代高职院校二级学院档案管理工作模式探析[J].宝鸡文理学院学报:社会科学版,2015(4):151-155.

第5篇：档案管理条例范文

[关键词]高校 档案管理 信息公开

一、高校档案馆在高校信息公开中的意义和作用

1.意义

高校属于教育公共事业单位,是政府信息公开的重要主体,高校信息公开是学校推行民主管理的有力举措,确保了校内外师生和公众的知情权,在方便师生和社会公众对信息需求的同时,有助于师生和公众理解高校制定的各项措施,了解高校的办学方向和使命;通过知情权的落实能进一步促进参与权、监督权和表达权,对于提高高校的管理水平能发挥重要作用。

2.作用

高校档案馆保存着高校师生、教育教学、科研、管理和建设等活动的历史记录,是高校信息资源的收集保管地和主要管理机构。在高校信息公开的政策下,担当着高校信息公开的重要任务。高校档案馆能为信息公开提供丰富的历史资料。我国很多高校档案部门就利用自身的优势和特点,开展了高校信息公开工作。近几年来,通过各高校教学水平评估和人对档案馆信息的查阅、复印等,我们越来越认识到高校档案馆不仅是高校信息公开的主要场所,而且在高校信息公开中更发挥着不可替代的作用。高校档案馆是高校信息公开的主要场所,这是由高校档案馆的功能、作用决定的。档案馆是高校的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方工作利用档案史料的中心,是高校信息的主要集中地。

二、当前高校档案管理不利于信息公开的问题

1.归档管理不力,材料收集不全面

档案材料是信息公开的前提和基础,档案资料收集的是否齐全直接关系着信息公开的效果。当前,高校的部分院系和部门对工作中产生的信息资料不能及时归档,文档资料多数积压在各业务部门,造成丢失以致档案材料不齐。在信息公开的条件下,无法满足用户的查询需要。档案管理者归档意识和管理工作力度不够,没有严格按照归档制度进行归档管理的也是造成材料不齐全的另一原因。

2.档案管理人员的专业水平和素质有待提高

高校档案管理工作是一项专业性和技能性较强的工作,但是目前的管理人员多是档案或历史专业毕业,学科知识过于单一,而高校的学科档案资料往往具有较强的学术性,这是阻碍档案管理人员工作效率提高的主要原因。高校档案馆多半被认为是高校的二级管理部门,无法为青年人才提供施展才华的机会,馆员年龄偏大,缺乏主动服务的意识和信息化管理的能力,接受信息的能力有限,更新管理理念的能力不高。在高校信息公开的要求下,档案管理人员既要具备档案管理的专业知识,还要掌握档案管理软件的操作及电子文件管理方法。

3.资金和设备投入不足

在高校信息公开的条件下,档案利用的主体由高校的管理者、院系部门扩大到高校师生、财务审计、税务、工商管理等。校内外师生以及社会公众对档案资料的利用率明显增加,高校档案的利用方式也从一般性查阅向复杂性查阅发展。档案利用方式也从传统的纸质文书档案、人事档案发展到电子化的教学档案、财会档案、基建档案、科研档案等。需归档的档案信息资料越来越庞大,档案管理的技术含量也越来越高。但是,多数高校还未对这一问题引起重视,因此,资金、设备的投入远未达到信息公开的管理需求。

三、信息公开条件下的高校档案管理改进策略

1.提高信息公开意识,正确处理公开和保密的关系

自《高等学校信息公开内容基本要求》颁布开始,高校档案馆就已经开始逐渐开放共享信息了。随着信息化高校档案管理形式的逐步建立,越来越多的信息资源能够为高校师生和社会公众所共享,其利用的空间和利用的范围也就逐渐扩大,这反映着档案信息公开的总趋势,也反映了社会公众对档案信息公开的总要求,这些信息知识时代的发展变化都要求高校档案馆管理人员要提高信息公开意识。高校档案信息具有着开放性的同时,一部分资料和信息也具有着机密性。部分涉及学校活动和师生个人隐私的历史资料是不能够共享和公开的。高校信息开放应在法律允许范围内的公开,是一个兼开放与控制为一体的管理系统。档案信息公开工作要求档案管理更有序、更科学、更适应信息时代高校和师生发展的需求。因此需制定政策,对现行档案进行分类、鉴别。高校档案馆既要坚持信息的开放和利用,又要坚持保存、保密的原则。随时对档案信息开放进行动态的调整。保证公开的信息不涉及受法律保护的机秘、个人隐私以及其他需保密的内容。

2.加强档案材料的收集管理工作

高校信息公开的实施要求高校档案材料齐全、完整,档案材料缺乏,高校信息公开工作就无法顺利开展。为了做到档案材料的齐全与完整,档案管理人员要强化服务意识,使档案工作服从和服务于高校的中心工作。档案部门要加强与高校各部门的密切联系,不失时机地注视学校每个阶段的中心工作,做到学校工作转移到哪里,档案工作就延伸到哪里。要围绕提高教学质量和科研能力、培养合格人才、提高办学知名度、扩大学校影响、积极开展档案的收集工作。档案管理部门还应依据档案管理的有关规定和规范,对文件形成部门进行业务指导,以保证高校档案材料收集齐全、整理规范。只有做好了高校档案材料的收集、归档工作,才能为高校信息公开工作的开展奠定坚实基础。否则,材料不齐全,整理不规范,高校信息公开工作就很难开展。

3.加强高素质、专业化档案管理队伍建设

高校档案管理队伍专职化是高校信息开放的必然要求。高校档案部门领导应根据高校档案工作的发展需要,强化档案管理人员业务陪训制度。定期通过各种形式对工作人员进行有目标、有计划、有步骤的继续教育,补充档案学科、信息技术、外语及法律等方面的新知识、新技术。通过培训使他们掌握档案管理、档案修复技能,使其熟知高校的运作机制,提高信息公开条件下服务意识。以熟练的技能、温和的态度为师生和公众提供高效、便捷的信息服务。

4.增加投入,建立电子化档案信息管理

在信息化时代,实现高校信息公开就必须对高校信息和档案进行集成化、数字化的管理,开发和应用档案管理软件,为师生提供档案信息的检索服务,满足高校信息公开的需要。为达到这一目标,就要改变现有档案管理设备落后的局面,增加资金和设备的投入,通过高校门户网站积极推进数字档案馆建设和档案网络化建设。方便无纸化时代的电子文件的交流。对大量电子文档进行及时的归档管理,实现文档管理一体化。

四、结语

高校档案馆作为高校信息公开的门户,需尽快解决当前不足。加大资金和设备的投入,实现高校档案的信息化、集成化管理,提高管理人员的归档意识、专业化素质和服务意识,使高校档案馆更好地为高校信息公开服务。

参考文献:

[1]董近东,王晓燕.政府信息公开与档案开放[J].档案与建设,2009,(08).

第6篇：档案管理条例范文

关键词：独立； 现代化； 规范

中图分类号：R197.322 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2012）03-175-001

笔者在医院做财务档案管理工作已数载，医院财务档案日趋增多，档案存档及管理方式也在不断变化，逐步由纸质到计算机网络甚至无纸化办公。笔者根据工作中的得与失，谈谈对医院财务档案管理的一些见解。

一、了解医院财务档案内容

财务档案是各机关、企业、事业单位进行经济活动的原始记录和真实反映，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各单位的重要档案之一。作为一名医院财务档案管理人员，对医院财务档案的内容应了如指掌，俗话说：知己知彼，百战不殆。医院财务档案管理是医院管理的重要组成部分,是对医院资金的筹集、分配、使用、清偿等业务进行决策、计划、组织、执行和控制等工作的总称。医院的财务管理一般包括:建立和健全医院财务管理机构和规章制度;根据基本建设规划、大型医疗设备采购、零星土建维修、药品采购、卫生材料采购等资料编制财务计划;资金筹集、资金投放、资金分配和清偿以及日常的资金、财物管理;办理应收应付款的结算;核算分析财务计划的执行情况;监督财经纪律遵守情况等。加强财务管理,可以促进医院合理地使用资金,提高资金使用效率,加速资金周转,降低医疗服务成本,提高医院经济效益。

二、设置独立的财务档案部门

设置独立的财务档案部门，财务档案的安全和保密性才能得以保障。档案部门是财务档案管理工作的组织保证，设置独立财务档案部门是工作的需要也是法律规章的要求。还要配备专人，实现财务档案的有效管理，这样才能保证档案保管规范，保证档案的完整、安全和保密。档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节，医院领导应加强对财务档案工作重视，保证管理工作所需的人力物力，依据法规，考虑实际工作需要，配备专人管理财务档案，把档案清点、装订成册，做好汇总清册记录，保证财务档案整齐有序、内容齐全：做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠工作，严格执行安全与保密制度，建立健全档案的归档、借阅、移交、销毁等登记管理制度，切实保障会计资料的安全、完整、保密，是加强财务档案管理、提高管理质量、发挥档案价值、实现财务档案管理有效的根本保证。

三、明确医院财务档案管理的范围

医院财务档案管理的范围从狭义上讲包括:医院会计凭证、会计账簿、会计报表、财务预算、财务决算等书面形式的会计核算资料,上级部门下发的会计文件、制度、法规等财务管理资料,随着会计电算化的发展,很多磁质的会计资料也成为财务档案的管理范畴;从广义上讲,还包括收费票据存根、作废单据等。

医院财务档案管理渗透在日常财务管理的每一个方面，完备、有序的财务档案管理为医院财务管理提供了原始、真实的资料。医院财务档案管理的第一步是按照文件规定和有关要求办理相关业务，第二步是财务档案管理的具体操作，即日常对财务档案资料的收集、整理、分类和存档保管。财务档案管理必须做到明确责任，严格执行规章制度。

四、提高财务档案管理人员素质

会计人员对财务档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低，因此，财政部门必须加强会计人员培训，将会计档案管理及操作技能培训作为会计从业人员的岗位培训及继续教育内容常抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，经常进行监督、评比、考核，将档案规范化内容纳入日常管理工作中，从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量，对确保会计资料及国有资产的安全完整具有重要意义。

五、做好财务档案的收集工作

要及时出齐当日预处理会计凭证，凭证内容要正确无误，能清楚地反映会计业务的内容，并确保附件完整。要以“当日业务当日清”为原则，借、贷款完毕的凭证要及时登记现金、银行存款日记账，结出当日余额，与实有现金库存核对无误，并要定期与银行对账单核对。财务档案整理必须以会计业务为主线，明确各岗位会计档案管理责任，从会计档案内容的准确性、及时性，到归档手续的完备性、有效性，再到保管技术的先进性，环环相扣，节节相关，随会计业务过程一同进行。

六、用现代化手段管理医院财务档案

充分利用现代管理手段管理财务档案。财务档案已由原始的纸质档案发展到电子的、磁质的，由于电子系统数据易被修改，应严格执行计算机的授权、审批制度，加强安全保密措施，建立会计软件多用户、分权限管理方法，对数据及时维护、备份，以防人为恶意修改、病毒侵害导致信息损失、失真。对电算化会计资料的分类、归档、整理，应充分利用优质的磁带、磁盘、光盘、微缩胶卷等介质存储会计账簿、报表，对存储介质进行编号，标明时间、内容，分门别类进行管理，以充分压缩存储空间，减少存储成本。信息化会计以其强大的核算管理功能，是会计发展的必由之路，加强电算化会计档案管理，切实保障医院经济的正常运行、资产的安全完整、堵塞经营漏洞。实现信息资源网络共享,才能逐步实现医院财务管理的现代化。计算机网络化体系的开展必须在合理的管理体制、完善的规则制度、稳定的工作秩序、严密的内部监控制度的基础上实施。财务管理工作程序化，管理业务标准化，报表文件统一化，数据资料完整化，才能真正使计算机网络化在医院财务管理中发挥作用。

第7篇：档案管理条例范文

关键词：商品条码；管理；档案

商品条码是由一组规则排列、尺寸和颜色有一定规定的条、空及对应数字构成的特殊符号，是表示一定信息的商品标识。它是一种利用光电扫描阅读设备给计算机输入数据的特殊代码，以便于机器读出的形式传输信息，是实现商业现代化的基础，现已广泛应用于生产制造和流通、电子商务等领域。随着全球经济一体化进程的加快移动终端技术的发展，商品条码在现代化商业中的作用越来越受到重视，商品条码系统中成员数量井喷式发展，在这一过程中产生了大量的业务档案，而商品条码编码所要求的唯一性、永久性原则要求我们需要对各系统成员的历次业务档案进行有效的管理，本文将针对如何对商品条码系统成员的档案管理问题进行阐述，以便为商品条码及系统成员的产品管理提供原始依据，保障条码市场有效运营。

1 加强商品条码系统成员档案管理的必要性

商品条码系统成员档案是在商品条码注册、续展、变更等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它包括申领单位提交的各类材料的原件、复印件等各种原始文件。在经济领域，档案是工农业生产、工程建设、科学研究的信息基础，对维持经济运行、创造经济效益有着具足轻重的作用。自1988年我国成立中国物品编码中心以来，我国的商品条码工作已有近30年的历史，大大推进了我国电子商务和商品流通领域信息化的发展。在申请商品条码系统成员资格时，企业必须提供所需的申请材料到所在地的编码分支机构办理厂商识别代码注册手续，由国家物品编码中心审核后赋码，此后还要定期续展，有必要的还要办理变更、合并等相应手续，最近几年来，国家中心又将系统成员的产品信息备案作为工作的重点，要求系统成员填报本企业所有产品信息，致使在日常业务中形成的原始文件越来越多，鉴于大多系统成员由于管理制度不完善或人员素质不高，对本公司的登记或产品状况管理混乱，常常需要查询相关的企业登记信息或产品信息，给我们加强业务档案管理提出了需求，另一方面，我们需要更好地掌握系统成员的历史沿革，确保码段的合理规范分配和条码市场的合规运营，档案作为人类社会活动的真实记录，是社会信息资源构成的一个重要组成部分，信息储量大，具有广泛的实用性。只有深刻认识到商品条码系统成员档案管理的重要性，才能保证商品条码成员档案发挥其应有的价值。但从目前的情况看，商品条码系统成员业务档案管理工作尚处于初期阶段，并未形成全国统一的管理体制和体系，为了更好地为商品条码系统成员的管理提供更可靠的原始依据，所以，近几年来国家物品编码中心一直强调要加强系统成员业务档案管理工作。

2 做好商品条码系统成员档案管理的建议

鉴于商品条码成员业务的飞速发展和系统成员档案管理工作的现状以及开发利用的前景，商品条码系统成员档案的管理问题成为目前需要解决的重点问题之一。笔者针对现有情况提出了几点建议，希望在今后的工作中，可以不断完善档案的管理流程，使之得到更好的发展。

2.1 采用有效手段，实现对纸质档案的妥善保管

在日常工作中形成的大量的质档文件具有较强的凭证价值，虽然商品条码基本信息档案管理相对于综合档案管理而言，在鉴定、归档立卷、整理等各方面都比较简单，但如果没有明确的管理制度为指导，很容易造成管理上的混乱。所以首先应当确定档案管理工作流程，对归档范围、立卷方法、利用和销毁程序都要根据实际需要做出明确的规定，制定和完善收集--整理-立卷-移交等各环节的规范和制度。按照商品条码工作规范，系统成员基本信息档案包括基本信息登记表、批准证书、相关单位的证明文件及其他一些必须文件，这些都是应该收集的原始资料，应认真按照归档要求收集审核归档整理，为避免档原始文件丢失尽量争取在业务办理完成后一周内接收归档。应按照系统成员的存续时间科学地确定保管期限，建议对于已经注销的系统成员的商品条码档案也应长期保存。

按照商品条码的编码规则，一般情况下国家物品编码中心给每个系统成员分配一个厂商识别代码，系统成员再自行分配产品代码，因此应按照存续状态（现存或注销）――注册年度进行分类，将每家系统成员作为立档单位，按照厂商识别代码编号和排序，将注册、续展、变更、补证、胶片订单等档案文件按时间顺序进行排放，这种档案管理方式是当前比较推崇的，也是一种科学化的手段，不仅可以保证各系统成员商品条码基本信息档案的独立性、完整性、客观地反映每个系统成员的历史面貌，而且有利于将新产生的档案文件归档和卷内文件的查询利用。

2.2 利用现代技术，实现对系统成员档案的电子化网络化管理

人们对档案的利用需求是多方面的，依靠传统的手工检索方式已不能满足社会的需要，而数据库对信息量的资源进行信息化管理已经非常成熟，开发利用专用管理软件、建设对外互联网开放管理平台已经是紧迫需要。现代信息技术的发展已经对档案信息资源的开发利用产生了巨大的影响，电子文件归档、电子档案管理以及电子技术处理，对档案信息资源开发利用提出了新的要求。用对于商品条码系统成员来说，成员档案原件即是信息资源，应将现有的纸质档案进行电子扫描归档入电子数据库，使用电子设备对档案信息进行检索、编研、统计，全面实现计算机管理，以大大提高工作效率和档案信息开发效益，推进档案管理网络化管理和档案信息共享。

实现对系统成员档案的电子化网络化管理是一个复杂的系统工程，包括纸质申报材料的电子化、索引数据库的构建、文件存储系统的建立，电子档案的调阅应用等，不仅需要摄像头、数码相机、高速扫描仪、电脑、网络服务器等各种硬件设施，更需要相应的软件技术作支持。不仅要实现电子档案的采集、传输、存储、管理、质量审核、应用等系统功能，更需要安全加密、容灾处理等功能，不仅要保护电子档案信息的安全，还要保护档案信息存储载体和系统设备的安全。在信息采集方面也有特殊的要求，比如在建立机读目录时要采集厂商识别代码、档案分类、建档时间、录档时间等信息，开发快捷的检索方式。当然，电子档案建立是基础，应用才是服务于社会的重点。电子档案管理系统建成后，通过厂商识别代码、企业名称等对电子档案进行模糊检索，并根据检索得到的电子档案题录信息调阅电子档案全文，还可根据实际需要进行打印操作。另外，还应积极开发受理或网上业务办理时同步采集电子档案，实现即时归档，大大提高档案工作效率。

结束语

档案信息资源的开发，就是应社会需求，将档案信息资源最大化地发掘出来，以起到扩大社会化大生产的目的，从而创造社会效益及经济效益。我们应转变服务观念，大力开发档案信息资源，为社会经济发展服务。

参考文献

[1]中国物品编码中心.商品条码应用指南[M].中国标准出版社，2003.5.

[2]张飞.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].经营管理者，2016（27）.

第8篇：档案管理条例范文

关键词：高校档案；信息化；矛盾问题；措施办法

现阶段，随着计算机技术和信息技术不断发展，高校档案信息化建设也在深入推进，档案信息“四化”（即存储数字化、传输网络化、管理自动化、服务远程化）已经成为高校档案管理工作的必然发展趋势。信息化条件下，如何运用新思路新办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，更好地为国家高等教育服务，成为当前各高校档案工作面临的新课题。

1 存在的矛盾问题

1.1 档案管理人员的业务能力偏弱，编配不合理

一是相关管理人员重视程度不高。没有充分认识到工作的必要性及其对整个学校发展中扮演的重要角色，单纯地将档案工作视为一个附带性质的工作，认为此类工作对学校的管理工作无关紧要。不少档案管理人员抱怨：档案工作不是中心工作，业务上属于小岗位、冷专业，排不上队，摆不上位，不受关注，没有前途。因此，在实际的工作中，思想意识上忽视档案管理的作用，实际行动上对档案管理的支持不够，档案事业发展缺乏规划与总结。此外，在固有思想及不合理体制的约束下，高校档案管理部分通常只重视档案的基础性管理工作比如整理、编目及查阅等，对于档案社会服务功能等方面的工作建设却无实质性的操作措施。二是管理人员业务水平不高。档案管理工作对于工作人员的要求需要具有非常强的专业性质，如果工作人员没有具体的专业知识以及技能，就难以胜任档案管理工作。目前，高校档案管理中，相关管理人员专业素质不高的问题比较突出。高校档案队伍相对于一般企事业单位的档案队伍文化水平偏高，但真正科班出身、从事专职档案管理人员比较少。很多兼职档案管理人员未接受全面档案管理专业培训，业务能力和专业知识技能较差。懂计算机、网络技术等现代管理手段的档案管理人员数量更少。三是档案管理体制建设不健全。目前我国高校档案管理工作虽然以档案法要求为目标，配备了档案管理的领导机构与工作人员，但在人员的配置、档案管理的具体制度等方面投入力量不足，致使档案管理工作效率低下，甚至出现了一些高校档案资料归档整理不及时，造成档案资料不齐全，查询使用困难的不利局面，严重影响了高校档案管理工作的效率，弱化了档案管理工作应有的功能。

1.2 档案管理工作效率低，缺乏相关基础性设施

高校档案管理工作一项较为复杂的工程，目前高校中大多数档案为纸质档案，在进行档案分类、校订中通常需要大量人员协同合作才能完成，而且工作的质量无法得到可靠保障，严重耗费人力资源，工作效率低下。高校档案管理中，因为相关投入资金的缺失，导致档案管理部门无法配齐信息化设备，基础设施的滞后造成了我国现阶段大多数高校的档案管理仍处于一个高度依赖人力操作的阶段，这种现象使得高校档案管理的发展陷入停滞。此外尽管一些高校在硬件建设上配备了大量的计算机，但实际的管理工作还依靠人工，大量的信息设备成了摆设。另外由于相关档案管理计算机软件在编制过程中，计算机编程人员对档案管理工作缺乏认识，导致开放出的管理软件实用性不强，无法胜任高校档案管理工作。

1.3 资源共享存在弊端，档案资源利用率较低

一是信息收集与统计过程中存在信息重复收集。目前高校的档案管理分工较细，人事档案管理及学生档案管理隶属不同管理部门，导致在对信息收集与统计过程中存在信息重复收集，资源无法实现共享，浪费人力物力。此外今年来随着高等教育体制的改革，许多高校是由一些学校经过合并重组而成，这就使得档案管理工作面临了很大挑战，一些新问题也随之出现。比如学校档案流失、档案整理归类困难及档案交接困难等。二是一些高校档案馆藏单一.不能满足档案需求。档案编研工作是一种高层次的档案服务形势，将零散的各类档案系统化、条理化，能够为学校的各项工作提供准确的、系统的档案史料。这些档案史料从不同侧面反映学校的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统的、高效的参考资料。。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成社会的信息服务体系，彼此之间应该建立联合目录，实行资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力.能够实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足社会多方面的需要。

2 对策措施

2.1 强化责任意识，优化高校档案管理模式

档案管理工作较为繁琐，需要管理人员具备足够强的责任心，良好的职业素养及思想政治素质有利于管理人员提升事业的荣誉感，在工作中实现自我价值。有句话“档案工作是个良心活，好汉不愿干，懒汉干不了”。责任意识不强，干事敷衍拖拉，体现到业务工作中就会造成档案材料归档不及时、收集不全、信息“老化”，档案服务质量必然打折扣。只有增强责任意识，才能做到对组织负责、对历史负责、对本人负责。档案工作者要刻苦钻研业务知识，熟练把握各项指标要求，吃透各项制度规定，严格落实日常管理制度，只有这样才能保证档案的及时、有效利用。要创新服务观念，拓展档案利用的价值空间。档案工作必须始终坚持把服务放在首位，变传统的“守摊式”服务为“应用式”主动服务，使档案工作更高层次、更大范围发挥服务保障效能。信息化管理理念及团队合作的精神是实现高校档案信息化的关键所在，要通过树立信息服务理念，加强管理队伍间的相互协作，为档案管理工作的顺利完成提供重要保障；而通过运用先进的管理手段，能够有效地提升高校档案管理工作的水平，适应信息化档案的管理建设，提高档案管理的工作效率，以有效的资源投入获取较大的成效。

2.2 搞好顶层设计，增强制度规定的生机活力

制度规定要着眼实际与时俱进，一要适应历史发展实际，适当调整档案材料有关规定。可考虑删除家庭出身、家庭经济状况等参考价值不大的表格项目，增加性格特点、爱好特长、指纹信息等能反映个性特征的栏目；可适当增加个人年度总结、考核材料、民主测评结果、述职（述学）报告、专业技术成果、参加重大活动等反映现实表现的材料。可考虑建立合理的监督机制，改革档案不能与个人见面的规定，实现双向互动的档案材料信息常更新常维护。二要紧贴工作实际，形成更加细化、具体化的操作机制。在规范档案日常管理方面，根据有关要求，结合实际，制订细化完善《人才信息中心岗位职责》、《档案库房管理规定》、《机房管理规定》、《信息查询规定》、《档案借查阅规定》、《安全保密规定》等制度规定。其次，还要建立完善各项登记，如档案接收、转递、借查和销毁档案材料，以及入网审批、系统备份、信息收集查询、数据库维护等。同时，进一步明确各级机关、各类人员的岗位职责，做到统一规范、各司其职、办事有据。三要形成督促检查机制。为了及时发现、解决问题，要不定期的对所属单位档案室进行实地检查，通过勤帮多促，不断推动档案质量建设。对管档人员，要定期考核政策水平，业务知识和实际操作技能，搞好资格认证。凡因工作失职、管理不当，导致档案缺件、假件，造成不良后果的，坚决追究管档人员及有关领导责任。

2.3 立足长远发展，加快高校档案信息化管理建设

为适应日益发展的信息时代的要求，高校应把档案室建成各类数字信息资源库，并逐步使其内容扩大到文件、资料、语音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机通信网络连接成为关系国计民生的超大规模的战略知识库，使档案真正为学校的各项工作服务。档案工作人员须不断加强业务知识学习，积极探索档案工作在实践中的发展规律，运用科学的管理方法来指导现行的高校档案工作。要加大现代化设备投入，制定统一的标准来配置现代化办公用具和自动化设备，加快档案信息化建设，努力推进档案数字化、纸质材料电子化建设，建立电子档案查阅网站，丰富网上信息资源，为档案工作提供快捷、高效、多功能服务奠定坚实的物质基础。同时要转变观念，规范简化网上查阅程序，拓展服务范围，增强服务的有效性和主动性，以服务手段的创新来促进档案服务效能提高，最终为高校发展提供更好的服务。

第9篇：档案管理条例范文

关键词:无纸化办公；档案管理；特点；新挑战；研究

当今计算机信息技术的飞速发展，为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展，如何有效地提高档案管理效率？针对上述问题，我们就“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了研究。

一、无纸化办公的特点

办公自动化是office automation的缩写（简称oa系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，使各类文件直接通过oa办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。

oa办公自动化系统节约了办公经费，减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到oa办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力，又节省了财力。

二、档案管理迎接的新挑战

（一）档案部门参与归档工作的新挑战。办公自动化已经是无纸化办公，与以往的纸质文件归档既有相同的地方，又有不同之处。相同的地方是归档流程相同，但归档的介质有所变化，转变成电子文件，与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢？还需要由档案管理部门起决定作用，档案管理部门档案种类繁多，办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化，借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段，可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来，使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库，由档案管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。如果档案部门没有实现档案信息化，一般办公自动化系统中都包含档案管理功能，可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。

同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的，电子文件归档应当与纸质文件归档并存，并相辅相成不可分割。

（二）电子文件归档法律效应的新挑战。电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。档案管理部门对电子文件进行整理归档后，档案查询更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。

电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

（三）电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可以直接审核，需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。

档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

（四）电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后，能够借阅和利用，但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子文件的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。