合同管理标准流程精选(九篇)

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第1篇：合同管理标准流程范文

关键词：城市轨道交通；长沙地铁；合同管理体系；建设实践

城市轨道交通工程作为重大民生工程，具有规模体量大、建设周期长、涉及专业广、参与单位多、合同数量大、合同风险高等不同于一般工程建设项目的特点，同时决定了其合同管理的周期长、难度大的特点。科学规划合同管理体系、扎实推进合同管理体系建设工作、积极推动合同管理体系在实践中的运用，成为规范对外经济行为、提高合同管理效率、防控各类风险、提升合同管理水平的举措。

1合同管理体系建设成果

长沙市轨道交通集团有限公司（以下简称长沙地铁）在合同管理体系建成之前，存在以下几方面问题：（1）合同工作流程不明晰，主要体现为部门职能分工不清、部门之间信息沟通不畅、监督管控不到位等；（2）合同签订行为不规范，主要体现为起草依据不充分、合同资料缺失、审查会签流程缺失、事后补合同等；（3）合同签订效率不高，主要体现为合同文本不规范、合同条款不完备、合同用语不严谨、审查会签时间长等；（4）合同执行管控不到位，主要体现为不按合同履约、对违约行为未按合同执行、变更管理不全面、对索赔工作不重视等。面对上述问题，长沙地铁从2015年开始着手合同管理体系架构研究和建设工作，提出了分阶段实施合同管理体系建设的工作思路。第一阶段建设从合同管理的源头入手，通过出台制度规范合同签订流程、编发标准化合同规范文本、开发和推广使用软件管控合同签订行为。历时5年时间，到2019年完成第一阶段建设工作，构建了以合同管理制度体系和标准化合同体系为基础、合约工作管理软件为抓手的“两基础、一抓手”的合同管理体系，实现了合同签订流程有规矩、合同签订管控有手段、合同文本有标准，以及合同签订管理由“人管人”向“制度管人”的重大转变。

1.1出台合同管理制度

规章制度作为法律法规的延续，是企业各项工作流程的执行依据。为此，长沙地铁明确了“体系建设从制度编发着手，制度编发以合同管理办法先行”的工作思路。2015年，长沙地铁制定并下发了《合同管理办法》，明确规范了合同工作的职责分工，合同起草、审查、签订、归档、履约，标准化合同的编制、修订、监督及责任的基本原则和具体要求；规定所有项目在组织公开招标、内部竞争性谈判及直接委托谈判之前应确定合同主要条款，并完成合同的起草、审查；规定合同重大变更、转让或终止应由项目发起部门（子公司）报集团公司总经理、董事长批准同意后方可实施。2018年，长沙地铁在遵循“依法依规、集体决策、规范程序、提高效率、卡控关键、严防风险”基本原则的前提下，积极创新管理思路，创新提出并采用了“可根据项目实际情况自主选择工作流程”的模式，制定并下发了《直接委托项目管理办法》，其在精简和优化直接委托程序的同时，系统规范了从项目立项、确定单位、控制价审定到合同谈判、结果确认、合同签订、资料归档全过程的工作流程，大幅度提高了直接委托项目的工作效率，有效预防了直接委托项目的廉政风险。截至2019年，长沙地铁陆续制定并了《合同起草大纲》《委托建设项目内部工作流程》《标准化合同管理办法》《工程建设用地只用不征协议起草指南》等管理制度，建成了以《合同管理办法》为主线的合同管理制度体系，实现了长沙轨道的合同管理制度化、合同工作流程化。

1.2构建标准化合同体系

在推进合同管理制度体系建设的同时，长沙地铁同步着手标准化合同体系建设。以“合同管理工作回头看”为契机，通过对2016年全年及2017年上半年总计一年半以来签订的合同进行数据统计、科学分析，按照“区分轻重缓急，优先对工程影响大、签订合同数量大的合同类型”的原则制订了详细可行的工作方案，明确了时间节点、职责分工、编审流程，于2017年9月全面提速标准化合同体系建设工作，至2018年9月基本建成由建设版块、运营板块、经营版块、通用版块四大版块组成的标准化合同体系，实现了合同体系的结构化、合同文本的标准化、合同起草行为的规范化，进一步提高了合同起草的效率，有效防控了合同风险和廉政风险。

1.3开发合约工作管理软件

2016年长沙市轨道交通建设进入快速发展阶段，合同管理的复杂度增加，工作量急速增长，人工模式难以满足日益增长的工作需求。为此，长沙地铁于2016年底启动合约工作管理软件的开发工作，于2018年10月1日上线试运行。2019年5月5日，基于系统运行稳定、功能模块满足需要、各级用户熟悉掌握系统操作，合约工作管理软件正式上线运行，实现了利用信息化手段推行标准化合同使用和集中管控合同签订行为，降低了办公成本、提高了工作效率、打造了预防腐败的有力抓手。

2合同管理体系运用效果

合同管理体系第一阶段建设工作完成后，长沙地铁以合同管理制度体系和标准化合同体系为基础、以合约工作管理软件为抓手，实现了合同签订工作的集中管控，有效地防控了合同签订环节风险、提高了合同签订效率。合同起草部门使用合约工作管理软件按照系统设置流程依次起草合同、发起审查和会签审批、定稿编号、打印输出。在起草合同时，起草部门按照“集团了标准化合同的，应采用标准化合同起草合同；集团未标准化合同的，应参照国家或行业制定的合同示范文本起草合同；既无集团公司下发的标准化合同、又无国家或行业制定的合同示范文本的，由合同起草部门依据国家有关法律法规自行起草”规定执行，优先使用标准化合同起草合同。在合同审查过程中，审查部门紧紧抓住“是否立项”“流程入口是否正确”“是否采用标准化合同”三个关键点，从源头上杜绝了合同起草不合规的行为。在审查环节，合同审查部门经办人员对工作进度一目了然，合同起草人与审查人可建立快速有效的沟通。由于采用了标准化合同起草合同，合同审查工作量大幅下降，节约了合同起草部门及审查部门的时间与精力。合同会签审批前，合同起草人发起会签资料复核，经集团合约部复核确定会签资料完整后，合同方可进入会签审批环节。合同经系统编号后，系统自动生成防伪水印，合同起草人通过正文信息页面打印含防伪水印的合同文本（合同文本必须经由系统线上打印才会输出含防伪水印的合同文本，在系统上导出、下载或另存为的合同文本不含防伪水印），并以此版本为母本按合同约定份数进行复印、装订/胶装。

3合同管理体系未来的建设与发展方向

结合长沙地铁改革转型要求，下一步应重点从以下几个方面推进合同管理体系第二阶段建设工作，形成合同管理“统一领导、分级管理、分类运行、全面监督、高效运转”工作机制，真正实现“用制度管权、按制度办事、靠制度管人”。

3.1健全合同管理组织体系

按照纵、横两个维度完善合同管理组织体系，在企业内部构建由各层次的管理机构组成的全方位合同管理体系。纵向维度为在集团总部、各子公司分别设立合同管理部门；横向维度为在纵向维度设立的合同管理部门中再细分为合同管理小组，根据合同的性质、类别进行统一管理，从而使合同管理机构覆盖到每个层次、每个方面，对合同的立项、谈判、起草、签订、履行、变更、纠纷处理等履行监督、检查和指导的职责。

3.2建立合同管理人员体系

通过对外公开招聘、内部选拔等方式，培养一支懂法律、懂经营、会管理的合同管理队伍。加强对合同管理人员的业务培训，使其熟练掌握合同法律知识和签约技巧，提高他们的专业知识水平和实践技能。建立合同管理人员的岗位责任制、竞争上岗机制。建立合同管理激励机制，对提出合理化建议、避免重大损失或是给企业争取额外经济效益的人员予以奖励，激发和提高合同管理人员的工作积极性、主动性和创造性。

3.3建立合同管理运行体系

建立合同管理执行监管和评价考核制度，把合同管理的内容和主要指标纳入集团目标考核中，定期开展合同管理大检查，对合同管理情况进行监管，对发现的问题及时纠正，不断总结合同管理的经验和成效。建立科学合理、切实可行的合同管理运行机制，通过制度来规范、协调各方的工作，合同管理机构和其他部门之间协调配合形成合力，使合同的签订、履行和争议处理都处于有效的控制状态。3.4建立企业信用评价体系建立对参建单位的信用评价体系，通过对参建单位合同管理水平、合同履约能力、合同履约状况和企业合同信誉度等方面进行量化、细化的综合评价考核，把信用好、履约率高的企业列入白名单，把信用能力不理想的企业列入黑名单，在后续项目合作中进行运用，提升防范合同风险的能力。

第2篇：合同管理标准流程范文

【关键词】信息化管理，工程项目，合同实施

一、工程项目市场合同信息化的现状

在现代化工程项目管理中，企业越来越强调系统的集成，在工程项目中界面具有十分广泛的意义，项目的各类系统，如目标系统、技术系统、行为系统、组织系统等，他们的系统单元之间，以及系统与项目质量、项目进度、材料供应、工程安全、外部环境之间都存在着复杂的界面。

然而，我们可以从不同的角度分析看看：

（一）项目的各类组织系统之间以及项目整个系统与外界环境系统之间存在复杂的管理界面。例如，政府主管部门、项目管理组织、承包商、材料供应商等项目参建单位之间的工作往来形成了复杂的管理流程界面。

（二）在工程项目生命周期的各阶段之间的管理流程界面。建设项目自可行性研究至设计、设计到施工、施工到验收，在这些界面的两侧的管理环境及参与单位都有着显著的不同从而导致管理流程的差异，这些差异造成不同的工作、人员行为以及控制方针，从而形成了项目管理实施过程之间的管理流程界面。

（三）各管理子系统之间的职能管理流程界面。在建设项目的管理中，项目管理的各个职能以及各个管理部门在项目过程中形成一定的关系，互相依赖、互相影响，由于各子系统的功能不同、目标不同，按其职能可将项目管理系统分解为进度管理子系统、成本（投资）管理子系统、质量管理子系统、合同管理子系统等，从而各个子系统之间构成复杂的职能管理流程界面。

二、影响企业工程项目信息化的因素

（一）合同文件管理模块：收集、整理合同管理工作中形成的有关资料以及其他一些与合同管理密切相关的资料，进行合同文件的检索、查询、合同数据的输入、修改等。其涉及的数据有：建设工程合同协议条款，建设工程合同条件，洽谈、变更、明确双方权利和义务的纪要、协议，招标工程中标通知书，投标书，招标文件，工程量清单，标准规范和其他有关资料，技术要求等。

（二）合同条款检索模块：可对各类合同条款进行检索，以便监督合同的履行和合同的实现。合同条款检索可分为无条件检索和有条件检索，无条件检索是按合同条款的自然顺序进行检索；有条件检索是按使用者所选择的条件进行检索查询。选择条件可分为：条款检索、条款项检索和主题词检索。

（三）合同管理模块：它主要涉及的数据是在工程建设中，关于工程质量、费用、进度等方面的信息。它分为合同实施控制子模块，合同变更管理子模块，索赔管理子模块。合同实施控制子模块：主要是对工程质量、费用、进度等方面信息进行分析和实施动态管理，将合同实施结果与合同计划目标对比，找出两者之间存在的差异，从而及时调整合同实施计划。合同变更管理子模块：对工程施工过程中经常发生的合同变更，可自动生成变更清单，计算变更费用，生成变更详情表，计算变更净值，以及变更与原合同的对照表，并及时反映变更后的总投资变化情况。合同索赔管理子模块：主要包括索赔证据管理，索赔鉴别管理，索赔计算管理，索赔文件管理及有关数据库的管理等，为管理人员提供有关收集、查询、加工、更新有关索赔的各类工程数据的服务，提供索赔意向通知书，索赔报告，进行索赔计算等。

三、如何强化信息化管理建设

（一）合同在建设项目管理过程中正在发挥越来越重要的作用，具体来讲，合同在建设项目管理过程中的地位和作用主要体现在如下三个方面：

1、合同是建设项目管理的核心。任何一个建设项目的实施，都是通过签订一系列的承发包合同来实现的。通过对承包内容、范围、价款、工期和质量标准等合同条款的制订和履行，业主和承包商可以在合同环境下调控建设项目的运行状态。通过对合同管理目标责任的分解，可以规范项目管理机构的内部职能，紧密围绕合同条款开展项目管理工作。

2、施工合同是承发包双方履行义务、享有权利的法律基础。为保证建设项目的顺利实施，通过明确承发包双方的职责、权利和义务，可以合理分摊承发包双方的责任风险，建设工程合同通常界定了承发包双方基本的权利义务关系。

如发包方必须按时支付工程进度款，及时参加隐蔽工程验收和中间验收，及时组织工程竣工验收和办理竣工结算等。承包方则必须按施工图纸和批准的施工组织设计组织施工，向业主提供符合约定质量标准的建筑产品等。

3、合同是处理建设项目实施过程中各种争执和纠纷的法律证据。建设项目由于建设周期长、合同金额大、参建单位众多和项目之间接口复杂等特点。在合同履行过程中，业主与承包商之间、不同承包商之间、承包商与分包商之间以及业主与材料供应商之间不可避免地产生各种争执和纠纷。而调处这些争执和纠纷的主要尺度和依据应是承发包双方在合同中事先做出的各种约定和承诺，如合同的索赔与反索赔条款、不可抗力条款、合同价款调整变更条款等等。。

（二）大型建设项目合同管理流程的构建步骤

1、为了保证建设项目合同管理的成功实施，必须建立一套高效的管理流程体系，而一个理想的流程体系结构应该满足以下两个条件；（1）流程同步，指流程应具备在质量、数量、时间等方面准确满足建设项目合同目标实现的能力。（2）流程高效，是用总的流程成本来计算，理想水平是用尽可能低的成本来保证项目信息流程、资金流、物资流的运转。

2、大型建设项目合同管理流程的控制。大型建设项目合同管理流程控制是利用现代工程项目管理相关学科知识和技术方法，通过对影响建设项目合同管理的目标的因素进行识别、建设环境进行分析，对工程项目建设合同管理的目标控制的原则、原理、方法及措施做出全面的系统规划，进而对建设行为状态实行跟踪控制和组织协调，从而保证对建设项目管理职能的履行，最终实现工程项目的建设目标。

第3篇：合同管理标准流程范文

传统合同管理模式往往因人为的因素，可以在合同审查过程不太在意审批流程，可能会因为市场经济条件下一些项目工程要求完成时间比较紧急，项目承揽单位为了争时间，抢速度，许多合同审查上跨越流程。这种得不到事前完全法律风险审查的合同必然会出现诸多法律风险问题。也只有建立了合同管理信息化系统，固化合同管理的业务流程，才可能明确各层级合同管理的权责，合同管理业务流程固化后，公司、项目合同管理的职责权限更清晰，人为的因素减少了，各部门根据角色确定的权限，按照规定处理自己的业务，能真正地实现管理上的标准化和规范化，合同审查的流程更为清晰，也彻底杜绝了项目先履行后补签合同的现象。

二、合同管理信息化可以实现工程项目合同管理处于实时监控状态。

传统合同管理模式往往仅关注事前审查程序是否完善，合同签订前的法律风险，对合同履行过程中、后的管理无人跟踪和监控。建立合同管理信息化系统，可为项目实现事前、事中、事后，全面、动态监管合同，例如事前审批职能明确，固化各环节审查风险点，对合同中涉及法律问题的如工期、价款及支付方式、违约金、履约保证金、争议管辖法院的选择等，都有明确的约定和要求。“事中”实时监控合同履行状态，合同额是合约人员填入，通过开发设计使系统自动提醒每一合同履行节点，实时自动收集进入系统的合同资料、完善合同资料归档工作，“事后”与诉讼、仲裁等专项法律事务系统衔接、实现联运管理。

三、合同管理信息化，可以实现开发、成本、施工、材料、财务等业务系统的联动管理。

传统合同管理模式由于只注重事前合同文本审批，缺乏多角度业务审查以及事中与事后监管手段，导致项目实际成本与计划成本，资金支出与收入，货物的入库与出库等履行情况未能及时反映到相应业务系统。而合同管理信息化系统可以成为其他业务系统的主要互联通道，如投资管理系统与招投标管理系统，两者作为合同管理的前端管理流程，与合同管理系统紧密结合，从投资和招标立项、合同审批到合同正式成立、履行，全流程监控企业投资、招标行为的法律风险，同时为项目成本、财务、生产等业务系统联动。通过每个合同履行节点，分析出项目计划成本的实际成本情况，成本的对比也可通过系统实时进行，随时查看项目成本的控制情况。每个合同的财务数据也可直接采集，并复核产生的财务凭证，使业务数据、库存数据与财务数据保持一致，达到财务数据的高度统一，每个合同应付款及账款可以迅速地反应出来，企业债权、债务更明晰，及早发现资金缺口，及时应对，这样我们可以避免许多不必要的经济纠纷。

四、合同管理信息化可以提高合同审查、审批效率，节约管理成本。

传统合同管理模式中一个合同从审批到签订，最少都要二、三天时间，项目合同如今虽然也可通过网络邮件传输，消除了物理距离的限制，但在合同审批中各职能部门的风险审查难以沟通，一些合同中发现的问题重复提出。而进行了合同管理信息化后，这些问题都可以解决，合同信息化利用信息网络实现远程办公，不仅提高了传输速度，有效节约时间，同时，文本实现网络共享，实现了部门联动，减少了部门审查核对时间，提高了工作效率。通过信息系统，相关业务人员可以从大量的信息收集、文件制作、资料整理等事务中解放出来，将大部分时间投入到专业分析等业务工作中，将进一步优化管理，节约管理成本，提高经济效益。

五、合同管理信息化能够科学高效管理合同数据，及时反映项目经营状况。

传统合同管理模式中由于缺少一个系统的信息化管理手段的支持，很难及时真实反馈相关数据，也无法通过数据反映企业经营管理中一些真实状况。通过合同管理信息化系统，可以科学高效地管理合同信息数据。项目合同中每个系统都要有预警数据线，项目成本超出报警、项目超付款报警、项目欠付款数额达一定比例报警等等，这些信息数据多角度反映项目合同管理情况，从而及时发现和预警法律风险，能预知风险，及早制定对策，出现纠纷时尽早介入，努力化解矛盾。从而使合同管理信息化在防范经营风险中发挥着重大的作用。

六、结语

第4篇：合同管理标准流程范文

1石油工程企业现在合同管理中存在的问题

石油工程企业业务涉及业务范围广，点多线长，虽然已加大了合同管理力度，但仍存在审查、签订、审批等不规范、不科学、不严格的问题，履行合同缺少应有的约束，甚至有些处于放任状态。（1）合同签订不规范，随意，签订条款对公司不利。①签订合同随意。目前，仍存在合同起草不规范，无专人拟定，专业的部门和管理人员不参与的问题，出现问题时便会出现“我不知道”“我说过的”“我告诉 过…”“我们说好了的”这些无理无据的情况。②合同内容不科学不完善，存在违约责任条款无约定或约定含糊、质量要求不具体无法罪责、文字表述有异意的情况，例如：外包施工内合同，合同中仅约定2年内完成工期，无具体约定到某个时间段需要完成的工作量，也没有违约需要承担的责任，导致公司在处理纠纷时陷入麻烦，非常被动。（2）合同管理效率低、无人执行和跟进，合同变成格式性的东西，无实际约束、保护的意义。如一些石油工程企业签订的一些工程外包类合同，签完便完，执行到哪一步也无人追责，执行、追踪无统一管理，经常出现合同履行阶段执行无序，没人监督、办事效率低的情况。（3）无系统的存档管理规定。石油工程施工项目时间一般会比较长，不是三五天就可以解决的，但因为管理的随意性和办公地点的移动性，没有系统的档案管理规定，有时候甚至导致一两年后发生纠纷，需要参照合同，却发现合同找不到的情况。（4）合同经办人及履约人员意识薄弱，总觉得就口头约定便好，在合同履行过程中的一些问题解释、答复及合同补充或变更条款中口头交流便完事，无任何书面公函交流和约定，无从保护公司的利益，从而造成了一些不必要的纠纷和损失。

2加强合同标准化管理的办法

合同的标准化管理必须是全过程的、系统的、动态的，从洽谈、草拟、签订、生效、执行，直到该合同失效为止，所以要求企业不仅要重视签订前的管理，更加要重视签订后的管理，如合同执行、修改、变更与补充等。笔者认为应该从企业的实际情况出发，从四个阶段（合同准备签订阶段管理、合同签订阶段、合同履行阶段与合同履行后纠纷阶段）建立完善的合同标准化管理运行机制。要制定合同标准管理流程，管理制度明确各部门职责和权限，并通过流程和制度来约束各部门以保障标准化合同管理。（1）专业的律师及专业管理部门人员共同起草和过目。合同是有专业的合同法对其进行要求和约束的，企业律师和专业管理部门都有其专长，所谓专业的人做专业的事情，让他们起草合同，才能充分发挥其作用，才能从源头开始保证合同质量。（2）建立合同评审流程及审核制度，在合同签订前需对签约的另一方的主体资格、信用、履行能力等进行资信调查。然后在签订的过程中根据不同合同类型和涉及的金额内容，给予不同人员的评审权限，例如：在请购合同中，多少金额以内部门经理审批、多少金额总经理审批，采购部经理的职责和权限又是什么。建立合同评审流程，依据法律风险管理体系和合同审核要点，明确各个环节每个部门（承办部门、财务部、法律部与采购部等）的审核要点。（3）拟定对外的合同统一规范合同范本，对于固定的部门所签订的常态合同（如采购、人事、外包等）多用框架合同，减少出错率，拟定人员根据各业务内容、各部门的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善现有版本，以使合同条款达到最优。（4）制定严格的合同档案管理制度，专人专岗进行合同档案管理，所有合同须进行归档，电子扫描件和纸件合同均需分类、编号进行统一加密管理，根据不同合同的情况，保证合同一式三份，对方一份，公司两份以上，一份给予档案管理部门存档使用，一份给予合同承办部门，所有合同调取、查阅均需有固定的审批流程，合同的失效销毁也应进行统一申请，在监督部门监督下执行。（5）改变、强化合同执行人员的合同管理观念。通过培训、讲解等方式影响合同执行人员，让他们明白，在对外交流中（如施工过程中、人事纠纷中）出现的所有问题都必须索要正规的书面手续（沟通函、确认函、说明书等），而且凡是对企业有利的，都需要按照规定的方式进行记录、签字证明，以便企业在维权工作中占据有利地位。

3企业合同标准化管理的重要性

企业合同管理标准化是企业发展的保障，不及可以防范风险、降低成本、维护合法利益，是公司经营管理成败的重要因素，还可以提高企业工作效率，提升企业形象，提升员工的素质和积极性，为企业带来经济价值。（1）进行合同标准化管理，可以避免或减少由于合同纠纷带来的企业损失，并且可以有效地防范和化解经营风险，使企业经济发展过程更加顺利，从而达到规避企业经济风险的目的。（2）通过建立完善的合同管理体制和制度，可以降低沟通成本。石油施工类企业是个庞大的整体，涉及的合同不只是企业外部合同，还有企业内部合同。合同管理标准化，可以保证各项业务活动内容、各自承担的责任、工作程序、完成时间等用标准化形式加以确定，不仅可以加强管理的有效性，还可使企业内外相互协调和约束，为企业的生产方式、供应管理等先进管理模式创造条件。（3）通过标准化提升员工工作效率。合同标准化管理，一方面可以提供固定的程序让员工遵循，避免每签订一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情况；另一方面，给予员工一定的自由，在遵循工作规范的基础上，进行创新创意，鼓励员工去发现问题，改善现有的标准合同，吸纳员工的好建议。这种方式可以让员工有很高的成就感，使其工作态度变得积极，愿意与企业共同成长。（4）通过标准化管理，提升企业形象。标准的合同管理能使与企业接触的人感到企业的规范和秩序，以及企业员工在工作中严谨的工作态度，有助于企业企业树立良好的商业信用及形象。

4结语

现在社会是法律社会，不论企业性质、行业如何，企业都需要通过合同来开展销售、采购、工程等系列经济活动。为了保护自身的合法利益，企业也需要通过企业合同管理标准化来提高合同管理的水平。当前，企业合同管理已不再是简单的委托、承诺、签约，而是一种全过程、全方位的科学管理手段。在签订标准化的合同的过程中，企业首先需要对市场及合作方进行调查、预测，然后再协商沟通、签订，最后执行、监督检查、处理合同的各项争议及纠纷。只有合同管理标准化，企业才能全面地履行合同条约，才能合理地规避和防范企业经营中的风险，维护良好的企业信誉，保证按部就班地实现预定的施工计划，不断地提高企业经营管理水平，避免经济纠纷，进而使企业不断发展壮大。

作者:牛荡 单位:中石化华北石油工程有限公司

参考文献:

［1］张继昆,孙林.企业合同管理标准化探讨［J］.石油工业技术监督,2001(1).

［2］闵小军.浅谈合同文本标准化［J］.中国管理信息化,2013(4).

第5篇：合同管理标准流程范文

关键词：建筑工程；管理；风险防范；控制措施

1合同风险的具体表现形式

按照合同管理的性质,可将合同管理风险分为可控风险和不可控风险、内部管理风险和外部环境风险、直接管理风险和间接管理风险等。

1.1 可控风险和不可控风险

按照风险防范控制的等级划分,合同管理风险可分为可控风险和不可控风险。可控风险是在合同管理过程中,通过实施规范化的流程管理,进行信用风险评价、履约风险评估、合同争议解决、合同解除管理等,最大限度地规避或降低风险。不可控风险是指由于受宏观经济环境、政治、政策、法律以及自然灾害事故等因素影响,造成合同不能正常签订、履行。

1.2内部管理风险和外部环境风险

合同管理的主观风险受内部和外部主观因素的影响,很多是可以规避的。内部管理风险是由于合同管理制度不健全、流程管理不规范、监督不到位、人员素质较低等因素,造成在合同签订、履行、变更或转移、解除过程中存在风险,这种风险可导致企业经营决策失误或带来巨大损失。外部环境风险是由于合同对方信用等级较低、不正当竞争以及财务状况不佳等因素,造成的蓄意欺诈或违约导致合同管理风险。

1.3 直接管理风险和间接管理风险

合同管理的风险可分为直接管理风险和间接管理风险。直接管理风险是企业自身在直接参与合同管理全过程中,由于在合同评审、履约、变更或转移方面存在管理不规范、制度机制不健全、监督不到位等因素,给合同管理带来的直接风险。

间接管理风险是企业自身在间接参与合同管理的全过程中,由于合同中的联合体成员、分包方及第三方等多方面原因,造成合同的履约、变更或转移、终止等方面存在的管理风险。

2合同管理风险的成因分析

合同管理风险贯穿于合同的签订、履行、变更或转移、终止等各个环节。导致合同管理风险的主要原因可分为以下方面：

2.1 外部环境方面

外部环境因素是导致合同管理风险的客观因素,主要涉及经济环境变化、政策和法律法规调整、自然灾害事故等不可控因素。经济环境变化因素受国际经济全球一体化、市场经济发展和政治、社会形势等影响较大,只能提前进行预测和进行必要的风险规避。政策和法律法规调整因素主要是国家根据经济社会发展形势,对宏观经济政策、财政政策、货币政策和现行法律法规的适当调整,调整的内容、时限、幅度可在一定范围内搜集和预测,相对经济环境变化风险可控程度高。自然灾害事故因素偶然性较强,很难提前进行预测,在合同签订和履行中,可通过风险转嫁等进行分担。

2.2 风险防范与控制方面

风险防范与控制意识因素是导致合同管理风险的主观因素,主要涉及对合同的风险意识、法律意识、责任意识等因素。风险意识因素是对合同隐含的风险认识和重视程度不够,缺少必要的风险防范与控制措施。如在合同中经常出现责权利不平衡,罚责不对等的情况,使承包方在苛刻的条件下,被动地承受质量、付款、索赔等方面的诸多风险。法律意识因素是在合同的签订和履行全过程中,对现行的法律法规掌握不深，重视程度不够,对合同条款未做仔细推敲,未按现行政策和法律法规签订和履行合同,不能有效地规避合同法律风险。例如:一些建筑工程在开工后再补签合同,存在较大风险。责任意识因素是对合同管理风险防范与控制的认识程度不高、责任意识淡薄,造成风险防范与控制措施失灵,给合同管理带来风险。

2．3合同管理制度方面

合同管理制度方面是导致合同管理风险的关键因素,主要涉及合同评审制度、成本核定制度、工程款支付制度、结算管理制度等因素。合同评审制度因素是各部门在合同评审中未按评审程序、内容、标准、时限等进行评审,致使合同不能正常签订或存在履约风险。成本核定制度因素是未按成本核定制度进行成本分析、核定,造成经营风险。工程款支付制度因素是一些单位未按合同条件支付工程款或随意挪用工程款,对各类分包/分供合同的付款不能加以有效控制,导致合同履行存在风险。结算制度因素是由于结算制度不完善,不能及时对已竣工项目进行结算；对以往项目不能及时进行清理、核查数据；监督管理工作不到位等,导致结算不能顺利进行,合同履约不能圆满完成。

2.4人员素质方面

人员素质方面是导致合同管理风险的重要因素,主要涉及人员的知识结构、能力水平等因素。知识结构因素是合同管理人员由于知识结构单一或对经济社会变化的敏锐性不强,缺乏对国际国内经济环境变化、政策和法律法规等的准确分析、预测,造成合同在签订和履约过程中存在一定风险。能力水平因素是合同管理人员未能发现合同中条款不合理的风险；发现问题,但未提出合理性改进意见的风险；起草合同人员未采纳合同审核人员提出的合理化建议的风险等,致使合同管理过程中存在风险。

3合同风险管理与具体控制措施

在合同管理的实践中,建立健全合同管理风险防范与控制体系可以有效降低合同风险、提高经济效益和实现科学化、制度化管理。合同管理风险防范与控制体系可分为合同流程管理体系、合同文本体系、信用评价体系、风险预警体系、信息化管理体系、人才培养体系等内容。

3.1建立健全流程管理体系

合同流程管理一般由合同调研、策划、谈判、拟定合同文本、审核、签订、履行、变更或转让、终止、存档等环节构成。明确流程管理各个环节的责任主体、目标任务和工作措施,确保每个环节有制度、有落实是合同管理的重要内容。实施对合同的全过程监管,就要在合同的准备阶段、签署阶段、履行阶段和履行后管理阶段,指定专人进行监管,开展综合评价,以确保签约合同主体合法、内容合法、合同表示真实、条款完备、表述规范、签订手续和形式完备,能有效防范与控制合同风险,实现合同流程管理的制度化、规范化、标准化。

3.2建立健全合同文本体系

合同文本风险是指合同条款不合理的风险。主要表现在合同条款存在的不合理、不完整、不严密；合同内容违反法律法规等方面。控制风险的主要方法是严格执行评审制度。因此,要根据国家规范化合同示范文本,综合考虑合同的类型、管理方式等不同要素,建立本单位的合同标准文本体系。并密切关注国内外有关合同文本的发展变化,进一步理顺管理体制。同时,拓展思路,及时补充完善合同文本体系,力求与生产实际紧密结合,使合同管理与投标报价、成本核定和结算管理有机结合在一起,最大限度地发挥合同管理的作用。

3.3 建立健全信用评价体系

建立健全信用评价体系是使合同双方增强互信、加强合作、确保合同签订和履行顺利进行的平台。为此,应建立并完善分级信用等级制度,对合同当事人的组织机构、经营现状、财务状况等情况进行信用评价,划分等级,建立合同对象的商业信用档案等,并纳入日常动态管理。在合同签订和履行的过程中,对于信用良好的单位可给予优先考虑,反之,则从严掌握。

3.4 建立健全风险预警体系

实施合同管理全过程风险预警是降低合同风险的有效途径。为此,应建立并完善风险评估制度,通过对合同对象的信用等级进行分析,在合同的签订、履行等全过程分阶段进行风险评估,以及时发现风险隐患,并实行分级分类预警,果断采取积极有效的应对措施。要建立信息会商制度,通过对合同管理过程中的风险评估,对发现的风险隐患,会同有关部门进行集体会商,研究防范和控制措施。在实践中,对各单位合同中潜在的风险、条款的合理性以及收益情况进行认真负责的评判,特别是对所报收益过低、甚至是亏损的项目,应要求其找出问题的根源和风险之所在,提出有效的解决办法,并上报详细的报告,对如何化解风险进行详细说明,以最大限度地预防和减少风险。要建立风险跟踪制度,对发现的风险隐患,在合同管理的过程中,要实时跟踪、反馈和预警,努力降低合同风险。

3.5建立健全信息化管理体系

建立健全信息化管理体系是有效控制成本、降低风险、提高效率的重要手段。信息化管理体系可包括业主信息管理、总(分)包合同管理、项目制造成本核定管理、项目施工预算管理、项目结算管理、项目成本风险管理等内容,可通过互联网或单位内部局域网实现各单位的互联互通,实现数据的实时更新,全面掌握合同管理的全过程。信息化管理体系的推广实施,在一定程度上能够解决执行力差、管理人为因素大的问题,能够有效实现过程管理控制,适时反映合同管理状况,最终达到对合同管理过程加以控制的目的。

3.6 建立健全人才培养体系

加强人才培养体系建设是确保合同有效管理的重要前提。为此,应建立并完善专业人员选拔任用机制,坚持公开、公平、公正的原则,并建立专业人员考核机制,对合同管理人员的专业知识、责任意识、风险防范与控制能力、合同履约情况等进行科学有效的考核,逐步提高专业人员的综合素质,并在整个管理系统,营造重视合同管理、尊重人才的氛围,为合同管理的有效实施提供人才保障。

第6篇：合同管理标准流程范文

一、煤炭企业合同风险管控的现状

根据管理职能划分，合同管理也就是对合同从签订到履约全过程，进行计划、组织、协调、控制的过程，是实现合同目的的全部活动。风险是不确定性的直接体现，是偏差发生概率的直接后果，合同风险则是在合同管理的全过程，存在的与合同预期的偏差的可能。煤炭企业在在运营过程中，所涉及的合同种类繁多，主要包括买卖合同、施工合同、承揽合同、技术合同、租赁合同、运输合同等，其中销售合同占最大比例。由于设计的合同种类较多，虽然已经形成了一定的规模和管控体系，但仍然存在这着一定的问题，影响着合同风险管理，这些问题主要体现在一下几点：

1.认识不足

从管理学上控制的角度讲，控制包括事前控制、事中控制、事后控制，在我国煤炭企业中普遍存在的问题就是事后控制，前馈控制较少或者说前馈控制根本不存在。主要原因是风险控制认识不足，具体来说，就是首先在合同签订阶段，签订人对于合同风险认识不全面，认为合同签订风险是法律顾问的责任，其次在合同的审批阶段，合同的审批者把关不严，只关心合同的技术条款和商务条款本身，没有过多考虑隐藏的法律风险，最后在执行阶段，基本不存在对合同执行情况的监督，常常发生合同履行不全面或者履行拖期的情况；在合同执行完毕后，没有对合同进行完整的评估，没有对风险进行系统的总结。

2.流程不连续

合同是具有完整的生命周期的，各个工作流程之间是紧密联系、顺序发生的，但是目前煤炭公司并没有完全的按照合同生命周期对合同进行管理，很多时候割裂了合同各个阶段之间的联系，造成了合同风险的放大。合同的风险分为横向风险和纵向风险两个方面，对于合同的横向风险，在合同谈判阶段，以技改合同为例，技术部门只关心合同的技术标准、技术参数，商务谈判部门只关心合同的价格、付款条件、质量保证和售后服务等，技术部门和商务部门缺少必要的交流和沟通，各自为政。对于合同管理的纵向风险，就是在合同签订阶段和合同执行阶段脱节。

3.管理不及时

这个问题具体表现就是指风险管理往往只存在于合同风险即将发生或者合同风险发生后，才进行风险管理切入，在其他的合同生命周期阶段，合同风险管理的关注较少，甚至根本就没有关注。

4.合同履行缺乏评价

这个问题具体表现就是合同履行完成后，对于合同的履行效果，公司目前没有完整的评价原则和评价办法，没有问责机制。合同是否按期履行、标的物是否如数保质履行、合同过程是否存在纠纷、为什么存在纠纷等等问题无人过问、无人考核，这是就造成了合同风险管理控制无从下手的根本原因。

二、煤炭企业合同风险管控体系建设

1.体系架构

要对合同进行风险防控，就应该重新梳理合同管理流程，重点是明确合同的业务流程管理，在梳理业务流程的前提下明确每一个流程上的潜在风险，进行风险控制。因此，构建合同风险管理体系，就需要按照合同生命周期，将风险管理贯穿于合同管理全过程，在合同的每一个环节上都做好潜在风险预防与潜在风险防控策略。

首先瑟吉欧合同管理者及承办人管理，也就是对承办合同的人员及相关人员进行资格管理，其次让合同的相关部门有效的参与合同管理，防止一个或几个部门避免因合同某个方面不了解而导致的不必要的损失和潜在的风险。第三、合同授权应该有正式的授权文本，在授权书中还要明确授权范围、代表权限和有效期限，第四，在合同履约过程中，应该及时跟踪合同进度，判断可能出现的违约行为，并就预期的违约行为做出相应的反应；第五，在合同履行后，需要对合同对方进行履约能力进行综合评估，分析本次履约状况，对存在的问题和已经发生的风险进行评价，建立对方的合同信用指数，作为后续能否签订合同或者作为后续合同签订的一个必要条件。

另外还要注意，合同章必须专章专用，并且专人管理；合同的附件等要妥善保存；建立健全合同风险管理的支撑体系，主要包括合同管理信息系统、合同管理证据、教育培训体系、合同制度管理体系等。

2.建立完善的制度保障

健全的企业合同管理制度是防范企业法律风险的必要措施，同时还是企业生产经营行为规范开展的一道防线，并且使合同管理工作有据可依。有章可循的有效手段，煤炭企业的合同管理制度应该在我国合同法、相关条款的基础上，按照合同文本管理和客户资信等级管理，以及合同风险预警管理等几个重点环节，结合从合同洽谈，直至合同终止的整个生命周期来制定，并要在其中加入检查考核和责任追究条款，使企业合同管理工作从事前"事中到事后全程受控。

3.加强监督

动态监督与定期监督检查相结合，制定风险管控监督检查考核办法。 定期或不定期对煤炭企业各分支机构或部门进行动态全覆盖监督检查。运用监督检查，在检查中及时发现的问题，及时总结、分析和解决，并寻找原因，吸教训，还要对经济合同风险管控情况进行了通报。通过检查#全面推动经济合同风险管控的有序、稳定、健康发展，同时提升煤炭企业的经济合同风险管控能力。

4.全程跟踪管理

首先合同签订前要全面了解对方的情况，比如资信程度、履行能力，做到知己知彼，确保企业利益不受到损失，其次，预审需要由审计人员根据签订合同项目进行全面审查，确保合同符合国家标准，为下一步谈判签订合同夯实基础；第三，重视洽谈环节！从各方面做好谈判前的准备工作，争取主动，保证所签合同的质量。第四，建立信息反馈制度！合同签订后，按项目进行分类管理，按照履行时间顺序建立台帐，对当事人在合同已到履行期限而未按合同规定履行义务的"合同管理人员可以及时与对方交涉，以保证业权利的实现。

第7篇：合同管理标准流程范文

一直以来，@@@@合同管理严格按照公司《合同管理办法》相关要求执行，在遵守国家法律、政策的基础上，始终坚持平等互利、协商一致、等价有偿的原则，自2008年以来，连续获得第十、十一届重合同守信用企业获誉称号。为促使合同管理工作进一步向规范化、信息化、标准化方面迈进，现将@@@@合同管理自查报告简单汇报如下：

一、严格审查，履约到位

目前@@@@合同种类繁多，数量大，主要涉及到工程、设备安装、设备采购、承包、运输以及劳务合同等。根据公司《合同管理办法》，@@@@按照重大合同、重要合同和一般合同的分类特点进行严格管理。今年以来已经完成签订的合同60余份（不包含未回收部分），标的额达1000万余元。面对合同类型多，标的额大，履行周期长等特点，从维护公司的经济利益出发，凡是涉及到@@@@的重大经济合同均由业务部门参与洽谈、起草，并报公司研究确定，最终由公司审批签订，杜绝了在合同、信用工作中可能发生的职责不清，职权不明的问题。在合同招投标过程中，合同条款按照标段特点进行专项设臵，在招标结束后，再根据中标人在投标阶段的 - 1 -

各种承诺和方案特点全部写进行合同条款中，并且在合同谈判前做好市场调查工作，做到严把法人资格关、个人身份关、合同条款关、履约能力关、资信等级关、担保能力关。由于@@@@重视合同在经济工作中的重要性,在履行合同方面争取了主动性,至今没有发生一起合同、信用事故，未出现一笔合同纠纷，做到了合同、信用管理工作“零失误”。

二、完善建设，提高水平

@@@@编制完成《@@@@合同管理办法》、《@@@@经济合同管理规定实施细则》、《@@@@合同管理标准作业流程指导书》，根据公司合同管理实际运行需要，结合公司的行业特点多次进行修改、讨论，确定了@@@@合同全面管理、全程控制、分工协作的原则，完善了各类合同的签订、审批、履行、变更和解除等流程，对合同基础管理、合同责任等合同的日常管理工作和责罚也作了详细的规定。另外为使合同管理做到了有人负责、有据可查，@@@@设立了合同管理员，主要负责合同保管、分发、统计和归档的工作。同时重视建立健全合同台账工作，注意保持合同档案的完整性（合同档案包括招投标文件到合同文本、重要的会议纪要等与合同相关资料），按时更新合同履行情况，以便能及时、准确地提供统计数据和有关资料，为领导的决策提供依据。

三、规范管理，杜绝风险

按照公司《合同管理办法》，@@@@进一步规范了合同管理工作，所有合同条款、签订手续和形式均由签订部门管理，并确保程序合法，杜绝了不完善和不合法的合同的出现；依法检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同中出现的问题，会同合同承办人员办理有关合同文书，建立合同档案，有效制止了不符合法律、行政法规规定的合同行为；在对外- 2 -

签订合同时一律使用合同示范文本，针对不同的合同类型，根据公司编写的常用合同文本,完善的合同文本的运用，结合签订审批流程、授权委托制度的推行，使得合同的签订及履行走上了规范化的轨道，极大地降低了合同的法律风险。

第8篇：合同管理标准流程范文

关键字：房地产企业，合同管理

Abstract: the contract management in real estate enterprise management plays a very important role, this paper analyzes the real estate enterprise contract management and existing problems, and according to the characteristics of real estate enterprise contract management proposes management methods.

Key word: real estate enterprise, contract management

中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：

合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。房地产开发就是通过企业投入资金购买土地，经过专业人员策划、设计、实施和销售获得投资利润的过程；目前，绝大多数房地产公司没有勘察、设计、施工等能力，很大部分的工作必须通过合同形式委托其他企业实施；所以，房地产企业的合同及合同管理则显得尤为重要，甚至决定企业的经营成败。因此，房地产企业必须十分重视合同管理。

一、房地产企业合同管理存在的问题

1、缺乏合约意识。

我国曾长期处于计划经济时代，市场经济的中“依合同办事”的原则未能真正深入人心。市场经济就是法治经济，在商业领域合同即是法，在建设工程中贯彻法治理念，实施“合同之治，契约之理”是适应市场经济体制条件的唯一选择。然而遗憾的是，人情为大合同为小的现象仍然十分普遍，合同的作用在合同签订完成之后往往就已经结束了。在遇到问题时，很少有人会去对应合同，去判断属于何种合同事件，按照合同应当如何处理。往往依据经验、依据习惯处理，靠人情做文章。认为搬出合同就是摊牌、就是撕破面孔、就是要打官司了。因此，不愿意伤和气。

2、合同很难严格履行

我国目前工程管理、合同管理整体水平不高，无论是房地产公司、还是施工单位都很难严格履行合同，常常双方都有违约行为。如房地产公司工程款不及时支付、施工单位工作质量有缺陷、工期延误等。由于各种因素的考虑，双方最后还是采取协商解决的办法。

3、合同管理制度不健全或流于形式。

中小型房地产企业普遍缺少相应的管理制度或是管理制度存在漏洞。在合同订立、履行过程中，缺乏有效的审查、控制；经常造成合同文字不严谨、合同条款不完整，有缺陷、有漏洞。

大型房地产企业虽然制度健全；但也存在一些制度流程不合理了，执行流于形式等现象发生。

4、缺少综合专业素质高的合同管理人才

在我国的房地产企业中，具备工程、法律、成本等专业知识的复合型合同管理人才不多，大部分合同管理人员仅具备成本专业方面的知识，缺乏工程管理及法律方面的专业知识及相应的实践经验，难以对合同进行有效的管理。

二、房地产企业合同管理特点

1、合同管理的时间跨度大。

房地产开发具有建设周期长的特点。项目从拿地至竣工交付小业主所经历的时间长达数年，其对应的合同同样具有履行时间长的特点。

2、合同管理内容的多样性。

房地产开发所涉及的合同包括土地出让、资金借贷、勘察设计、施工、物资采购、监理、销售等类型，这些合同的内容、形式各不相同。每种类型的合同往往又会签订数个以上的合同。如施工类合同包括土方合同、桩基合同、总包合同、门窗合同等。

3.合同管理的经济效益明显。

房地产开发投资大，合同价格高，使合同管理的经济效益明显。合同管理得好，可使房地产开发企业节约大量的资金。

4、合同管理受外界影响大，风险大；

由于房地产开发周期长，涉及面广，受外界环境的影响大，如经济条件、社会条件、法律和自然条件的变化等。这些因素房地产开发企业难以预测，不能控制，但都会妨碍合同的正常实施，造成经济损失。如：受国家房地产宏观调控的影响，部分房地产企业采取放缓开发进度的措施，这务必影响合同的正常履行。

5、合同管理涉及部门、人员多

合同管理在企业内部几乎涉及各个部门、人员。在外部涉及到勘察单位、设计单位、施工单位、银行、监理单位、购房者及政府相关部门等。

三、房地产企业合同管理方法

1、增强合约意识

合约意识是一个企业管理水平高低的重要体现，严格实施“合同之治，契约之理”。出现纠纷时，依据合同办事，而不是通过人情办事。这就要求做到在签订合同时，在合同条款中须认真推敲和详细约定，做到“有言在先”、“丑话说在前面”，以保证合同的全面履行；另外，房地产企业在签订合同时，也应适当考虑承包人的权利与义务对等，而不能利用自身的强势地位把一些明显不合理的要求强加于对方。

2、建立并完善合同管理制度

建立符合公司整体发展战略的合同管理制度。对合同签订之前的调研和准备、合同签订的协商和谈判、合同执行过程和执行后的评估全流程依法有序的进行管理。合同管理制度建立后，并不是一劳永逸；在合同管理的过程中，要及时发现、分析并修订合同管理制度中不合理的地方。

3、培养或引进高素质的合同管理人才

合同管理是高智力的、全局的，同时有是专业性、技术性强的极为复杂的管理工作。要保证企业合同管理的成功，企业就必须有一批从事合同管理方面的高素质人才。企业可依照合同管理人员应具有的素质条件，选择本企业优秀人才担任合同管理人员，也可以通过公开考评和竞争招聘方式选拔人员。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，把优秀人才放在这个岗位上。

4、建立标准化合同

制定出符合公司实际情况的标准化合同可以在合同订立、修改和审批的等环节节约大量的时间和精力，加速了合同的签订速度，降低了项目合同的风险，提高合同管理的效率。

在合同标准化的具体实施上，我们应采用2\8原则，房地产项目中20%的合同往往占据了80%的成本支出，凡事抓重点和主干，我们将这20%的重点合同和其他一些必要性合同进行各自分类和同类合同比较分析，参照本公司的特点和行业特点，研究制定出相应的标准合同格式和框架，并以此生成一个标准合同模板。

四、结束语

房地产企业应认真分析本企业合同管理中存在的问题，改变固有的合同管理思维；结合公司的特点并运用科学的合同管理方法，逐步建立一套行之有效的合同管理模式；以便降低企业经营管理过程中的合同风险，为企业的盈利及可持续发展提供强有力的保证。

参考文献

1、李少艾.合同标准化让成本管控游刃有余.明源地产，2009年10月.

第9篇：合同管理标准流程范文

关键词 合同管理企业

中国加入世贸组织的十年是中国的政治、经济、文化全面向世界开放的十年。市场经济的深入发展带动法制环境同时发生重大而又深刻的变革,同时法制改革又进一步保证了市场经济的有序持续发展。特别是《物权法》《合同法》的颁布、修订为自然人,法人之间及其他组织的公平交易提供了合法依据。为此,合同作为各项交易活动开展的事前事中事后契约越发受到各个企业、公司决策层的重视。我将从以下两个方面浅谈一下合同在现代企业中的运用及管理。

一、现代大型企业合同管理过程中存在的突出矛盾

(一)合同签订前期必要的签订依据与审批方法问题

合同签订后容易发生合同主体不当,违反法律法规签订无效合同,合同文字不严谨等问题,因此,如何建立前期审核程序与审批机制,使各部门在相应的权限及分工下审阅、处理合同也是当前大型企业所面对首要问题。

(二)合同审核签订的组织机构与审核效率的矛盾

大型企业部门多、人员多,权限职能体系较为庞杂,为了保证做好合同签署前资信、权属、立项依据等问题,必须先确定各个合同审核签订的组织机构权限与职能,但因参与人员多,仍存在如何加快合同速度,提高办事效率的矛盾。

(三)原有OA系统无法满足现阶段的企业发展要求

原有OA系统因权限及流程设置方面功能单一,无法适应合同审批的权限及流程变化的多样性和复杂性,特别是无法根据合同类型或费用类型将要审批合同送至拥有该权限的工作人员岗位上去,因此,急需重新设立信息系统以管理相关工作人员权限和职能。

(四)合同履约结算阶段的控制问题往往不受重视

合同签订后的履约工作往往不受重视,这表现为:1.因合同履行外部情况发生变化,应变更合同的没有及时变更或合同变更后因怕麻烦仅仅达成口头协议而未及时签订书面补充协议;2.合同履行无牵头部门,导致合同约定的权利义务因各种原因无法及时实现,且未保留相应证据。

二、解决企业合同管理中存在问题的对策

我认为在面对合同管理的问题上需要加强以下几个方面的控制:

(一)成立合同管理组织机构

各大型企业公司一般以部门为单位负责相应管理实务,当这种机构设置往往会因过于强调本部门利益而弱化部门间的协作关系,从而造成资源浪费和效率低下。必须使每项工作项目化运作,从建立纵向的合同组织结构入手,明确每项工作从立项、招投标、证件审核、合同文本的确立、授权书的下达、合同签订、合同履约到最终的合同关闭等环节的岗位人员配备,明确部门权责,有条不紊,实现合同管理流程化:

1.建立主办部门主办人负责制

要求主办部门主办人对合同项目的前期谈判及对合同他方资质、诚信调查的可靠性负责,对及时、完整的将本部门经审批且已签订完毕的合同,报备等工作负责,并有义务对合同履行中出现的任何问题上报公司,避免我方违约。

2.合同管理部门的职责

设立专人负责公司的合同管理事务。赋予其职责为:负责审核合同中的法律条款及整个合同内容的合法性合规性;负责审核合同管理制度的制定及机构人员的落实情况;负责监督合同全过程管理的运作情况;负责监督合同签约人负责制、重大合同履行报告制度的实施情况;负责检查对方当事人的资信、资质审查情况。凡合同主体不合格,不具备履行能力及信誉较差的,合同内容和条款违反法律法规的,合同管理部门有权予以否决;负责公司的合同管理,包括合同登记履约台帐管理、审批手续、专用章保管及使用、合同备案以及保密工作等合同管理的基础工作情况;负责并将日常问题记录形成检查表,应用检查表法考核全公司范围合同管理工作。

(二)建立合同管理信息系统

通过建立以上主办部门主办人与合同管理部门相结合的二级合同办理监督机制可以实现合同的全过程管理,从而极大的降低合同履行风险,但仍需要建立一套合同管理信息系统来高效实现以上权限及职责。合同管理系统应至少实现以下几点:

1.界面简洁,操作方便。由于各级管理人员流动性较大,容易造成今天培训完毕,明天该工作人员调离原岗位的情况。必须保证合同上报的界面思路清晰,与其他上报单据存在共同性,以尽快让操作人员上手,不至于耽误工作。

2.较大的附件上传空间。合同不仅仅是合同文本的审核,其对方的相关经营证照及履约能力调查是制定合同文本的最佳参考依据,因此需要合同主办部门上传对方资信证件原件的扫描件,方可实现合同签署前期的尽职调查工作。

3.拥有合同管理台帐查询功能。合同管理系统必须实现合同管理台帐的查询功能,并保证系统台帐与手工台帐账账相符。

4.零活可编辑的流程制定。由于现阶段的合同类型无法实现完全符合标准文本的要求,容易造成事无人管的局面。因此,零活的权限流程设置是保证工作顺利进行的前提。但要注意权限调整工作与合同管理工作的操作不应由同一人担任。