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随着我国社会改革的不断深入,我国事业单位无论是在内部控制还是管理水平上也取得了不小的成就,但是其中还是包含一些问题隐患需要得到相关重视,因此加强事业单位内部控制的建设是促进我国事业单位健康持续发展的重大意义。
一、我国事业单位内部控制建设中存在的问题
(一)监督机制不健全
目前我国事业单位内部控制中的问题首要的体现在监督机制方面,首先是在监督机制方面所偏重的侧重点过于单一,将所有的控制重心都集中在对事业单位内部资金和财政方面的运用,对于单位其他方面的管理和控制没有多加重视,导致整个内部控制不协调。其次就是事业单位监督机制在大多数情况下形同虚设,并没有真正的发挥出其应有的作用。事业单位内部控制的监督体制不完善,一旦内部出现任何问题,将不会第一时间有所察觉因此也不会得到及时的解决。
(二)对风险的认识和评估不足
对于风险的评估是一项复杂的工程,需要内外部相结合综合进行考量,而风险评估又对事业单位的发展起到重要的作用,能够及时掌握事业单位在运行过程中可能存在的一些风险和问题,及时了解并第一时间想办法规避和解决。但是我国事业单位在风险评估这块做的远远不够,由于其资金的重要来源是来自政府的财政支持,因此很多事业单位并没有形成风险意识,事业单位的特殊性质导致对风险认识和评估的不足现象屡见不鲜,这种现象的存在在很大程度上阻碍了事业单位内部控制建设的进一步发展。
(三)内部控制建设采取的措施不合理
我国事业单位的内部控制建设中存在的问题除了体现在思想观念的落后之外,还体现在其岗位的编制、预算控制等各方面,首先是岗位人员的设置和编制问题,很多单位目前形成一种一人多岗的现象,这种兼职多个岗位的存在严重影响了职责之间的权责划分,单位的各个监督机制之间的岗位并没有做到划分清楚,导致一些阻碍单位进步的现象频繁出现。其次就是在预算控制方面有待进一步提升,预算控制的不合理最主要体现在各个审批办理手续和环节的不严密。除此之外,很多单位存在财政方面的控制不严格,导致单位内部的一些资产的无形流失,对单位的财政造成了严重的损害和浪费,没有充分利用政府给予的财政支持。
(四)内部控制的环境有待改善
我国事业单位内部管理和工作流程方面存在的一些问题导致内部控制环境的恶化,例如很多单位机构在职权划分以及岗位设置中不合理使得单位的决策完全依赖领导的意志为标准,缺失了相应的公平公正性,基层人员参与单位决策的机会很少。其次一个单位中的审计机构对单位在财政以及管理中应该发挥出重要的作用,但是目前单位的审计机构大多与财务部门结合在一起,很难发挥出机构的重要作用,阻碍了事业单位内部控制建设力度。这些环境问题不解决,事业单位内部控制建设很难实施开展,因此需要大力改善内部控制的环境。
二、加强我国事业单位内部控制建设的措施
(一)加强单位层面的内部控制建设
加强单位层面的内部控制建设就是要督促单位内部的负责人意识到内部控制的重要性,并肩负起承担本单位内部控制建设的重大责任,内部控制与内部管理各环节和工作的有机结合,提高管理职能的工作效率,并结合现代企业管理理念,设置相应的绩效考核标准,事业单位可以在内部管理中设置相应的内部控制部门,发挥其内部控制的作用,实施激烈机制。对于单位内部的决策以及经济活动的决策各方面的决策应该遵循民意,参考各阶层的意见进行统一决策,显示出公平公正性,保证决策的民主化和科学性。另外对于单位内部的岗位设置和职权的划分要明确,避免出现职权交叉等现象,阻碍了内部控制建设的发展。
(二)加强业务层面内部控制建设
业务层面的内部控制主要体现在加强预算和收支等经济活动的内部组织和控制。首先是在预算业务的控制上要加强项目的审计和审核工作,确保在预算编制过程中科学合理。另外还需要对预算的执行加强管理,提高预算资金的使用效益。在单位内部的业务层面以及财政资金使用方面加强管理和控制,加强事业单位内部控制的建设,切实提高事业单位内部控制的管理水平。
(三)建立事业单位内部控制的风险评估机制
风险评估对于事业单位未来的发展以及决策制定等各方面都起到了重要的影响作用,加强现阶段事业单位内部控制的风险评估水平首先就得建立相应的风险评估小组,对单位在发展中可能存在的问题进行客观全面的分析和评估,其次就是科学的开展风险评估工作,在制定风险评估策略时要充分考虑到风险发生的几率以及影响程度等,根据具体情况制定相应的解决措施。风险评估要考虑到各个方面的问题,有效的做好风险规避工作,加强单位对于风险应对能力。
三、总结
综上所述,我国事业单位在现阶段的内部控制建设方面仍然存在一系列问题亟待解决,针对这些问题产生的原因和具体情况制定相应的解决措施,只有这样才能保障应对措施真正的实施有效。
参考文献:
[1]刘艳艳.加强行政事业单位内部控制建设的探析[J].中国集体经济,2014(33).
一、事业单位内部控制管理的现状分析
目前事业单位内部控制管理的现状如下。
1.事业单位的内部控制管理意识不强
很多事业单位对内部控制管理了解比较少,甚至有错误的了解,特别是一些非经营性事业单位认为事业单位不是企业,不搞经营,所以内部控制管理没有多大意义。即使有的事业单位搞内部控制管理也只是着眼于资金的管理,错误地把单位的内部控制管理单一化。还有的单位仅注重管理制度本身,而忽视了制度的执行,内部控制管理人员在工作中缺乏能动性、积极性,执行力度不够,执行效果不明显,内部控制管理也就失去了其原本的作用。
2.事业单位内部机构设置有待改善,内部控制管理人员的素质有待提高
由于事业单位自身的制度特点,有些机构在设置上不太合理,相关的管理监督体系也不太健全,管理流于形式。有些单位的内部控制管理人员缺乏相应的内部控制管理知识,且防范风险的意识也不够。还有的工作人员不注意自身能力水平的提升,不注重职业道德,甚至为了一己私利而做出违法犯罪的行为,给单位、国家、人民造成了巨大损失。
3.风险管理意识不强,缺乏内外部有效监督
因为对内部控制管理的认识不到位,所以很多单位对风险管理的意识不强,没有树立全体人员参与风险管理的进步观念。即使有风险观念,也多是在风险发生时对风险的应对处理,而对风险的预防意识还很薄弱,导致了内部控制管理在风险预防、控制上没有发挥出应有的效力。很多事业单位未能充分发挥内部和外部审计的作用,导致自己监督自己,监督效力不够。
4.预算控制的控制力没有有效发挥
事业单位的预算控制是内部控制管理的核心。目前的现状是一些预算未得到严格执行,预算与实际支出还有很大差距,预算追加的现象频繁发生,资金的使用支出缺乏计划性、预见性,预算的控制力没有得到有效地发挥。
二、有效提升事业单位内部控制水平的措施
针对目前事业单位内部控制管理的不足,提升内部控制水平可以采取的措施有以下几点。
1.加强事业单位的内部建设,创造良好的内部环境
随着我国经济社会的发展,事业单位应主动与市场经济接轨,强化经营理论,不断完善单位的各项管理制度,为实施内部控制创造一个良好的内部环境。单位负责人要充分认识到加强内部控制建设的重要性,充分调动广大职工积极参与单位内部控制建设,成立由单位主要负责人担任组长的内部控制建设领导小组,负责内部控制建立健全的相关工作。对于风险较大的行业,领导小组成员中应由上级主管单位的相关人员参加,必要时,还可以聘请外部专业机构参与单位控制制度的制定工作。同时设置级别相对较高的内部控制常设机构,以确保其职责得到充分发挥。此外,其他机构设置也应合理,要适应单位管理需要,权责要分明,要积极配合内部控制部门的工作。
2.提高内部管理人员的素质
首先要建立一套健全的选拔制度,选拔高素质、高能力的人员进入内部控制管理岗位。其次要加强对相关管理人员的培训,提高在岗人员的专业素质、业务能力。最后要建立对内部控制管理人员的保护机制,防止个别人干扰他们的工作,疏通内部控制管理人员或其他职工反映内部控制缺陷、检举违法犯罪行为的渠道,确保内部制度管理人员真正有效地履行职责。
3.增强风险管理意识,加强事业单位的风险管理
风险管理是内部控制管理的实质内容,要实行对风险的全过程、全方位的管理,单位就需要对各项活动的各种风险进行评估分析,逐步把风险管理制度化、程序化,形成一个良好的风险管理传统和氛围,树立全员风险防范意识。开展风险评估应当成立风险评估工作组,抽调相关业务骨干并充分发挥财会、审计、纪检等部门的作用,对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观的评估。风险评估应当至少每年进行一次,将评估结果形成书面报告,及时向单位领导班子提交,作为完善内部控制、防范风险的依据。单位领导班子要对风险评估报告充分重视,对发现的内部控制缺陷要及时研究改进,对在风险评估过程中发现的资产流失、舞弊和腐败问题要及时向上级主管部门及有关司法机关报告。
4.加强内部审计工作,发挥外部审计的补充作用
事业单位的内部审计在促进完善内部控制管理制度,提高社会效益、经济效益及强化政府在公众心目中的威信发挥着不可或缺的作用。应进一步规范内部审计工作,每年年初对单位上一年的预算业务、收支业务、资产管理、建设项目等经济活动进行例行的内部审计并就审计情况形成审计报告。对于审计中发现的一般问题,要与单位领导班子或内部管理人员进行及时沟通,研究有效解决问题的措施。对于审计中发现的重大问题,特别有等违法犯罪行为的,审计机构有权将审计报告直接提交被审计机构的上级主管部门。要充分发挥外部审计的补充作用,对于内部审计机构尚不健全、人员专业水平较低的单位,可以聘请会计师事务所等中介机构进行审计,作为对内部审计工作的有效补充。
5.加强对预算的管理,保证管理力度
预算管理是内部控制管理的重要内容,要有效的提升内部控制水平就必须严格执行单位预算,从源头上杜绝开支随意现象。基本支出要重点控制“三公”经费的支出,要防止公款吃喝、公款出国旅游等腐败情况的发生,不允许在人员经费与日常公用经费之间进行自主调整。项目支出要严格按照立项审批的用途专款专用,加强内部或外部审计工作。要充分保证预算管理的力度,成立预算执行考核部门,将年度预算控制指标分解到各月或各季度,每月末或季度末对预算执行情况进行考核,根据预算完成率等指标,及时分析预算完成的进度,对于预算超出阶段控制目标的项目要充分重视,及时对该项目的经费构成进行细化分析,查明超出预算的原因,写出书面分析材料及整改建议,及时提交预算执行部门及领导班子进行研究落实。要严格实行国库集中收付制度,对收入缴库和支出拨付过程进行有效监督,增强预算单位财务收支的透明度,有效防止资金截留、挤占、挪用等问题。
关键词:行政事业单位;内控制度;风险;控制点
一、行政事业单位建立内控制度的重要意义
行政事业单位内部控制是指单位为实现控制目标,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。根据《COSO报告框架》的理论,它包含了内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督五要素。根据我国行政事业单位的实际,其定义中所规范的经济活动主要包括预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理、项目建设和合同管理。由于内部控制贯穿于单位日常管理的各个方面,因此在行政事业单位建立内控制度具有重要意义:(1)内控制度能够合理保证单位经济活动合法合规,避免单位违法违规行为的发生。(2)实施内控制度能够降低货币资金和其他资产被挪用、贪污和盗窃的风险,确保资产的完整。(3)内控制度能够为单位财务信息的真实完整提供合理保证。(4)内控制度能够有效防范舞弊和防止腐败。
二、当前行政事业单位在内控制度建立中的主要问题
在实践中很多单位也根据自身的实际制定了一些控制办法,但是未能建立一整套的内控制度体系,从而在控制效果上大打折扣。笔者经过实践总结,发现当前行政事业单位在内控制度建立过程中存在诸多问题,主要体现在:
(一)缺乏必要的风险评估体系。风险评估缺失意味着单位缺乏高度的风险意识,无论是从单位发展层面还是经济活动业务层面来看,都为行政事业单位的管理和发展埋下了安全隐患,从而可能会造成资产流失、公共服务效率低下和舞弊等行为发生。
(二)未能建立完整的内控制度,只在财务会计控制上有基本的管控措施。当前很多行政事业单位认为内控制度只跟财务相关,因此在实践中,也仅仅对经济活动通过《会计法》、《会计基础工作规范》、《内部会计控制规范》等制度进行管控,而未对本单位经济活动的其他方面进行实质性的规范,这就造成很多单位的内控制度是不完整的,具有片面性的。
(三)缺乏内控制度的评价与监督体系。内部控制的评价与监督体系主要包含自我评价、内部监督和外部监督三个层次。笔者在实践中发现,大多数行政事业单位在内控制度的评价与监督主要依靠外部监督,在自我评价和内部监督方面基本上是缺失的。
三、如何在行政事业单位建立完善的内部控制体系
行政事业单位在内控制度的建立上问题很多,上文总结的三个问题只是实践中最为常见的。那么,如何才能在单位内部建立适合本单位实际情况的内控制度呢?应当从以下三个方面着手:
(一)做好风险识别与分析工作,完善风险评估机制。行政事业单位应当开展风险评估活动,主要是为了分析和发现在日常经济活动中如预算管理、收支管理、政府采购管理、资产管理等存在的管理风险点,并针对风险点提出相应的风险解决方案,经过论证与评价,选择最优方案予以实施来规避或者降低风险。行政事业单位的经济活动风险评估至少应当每年进行一次,风险评估结果要形成书面报告并及时提交领导班子,作为完善内部控制的依据。
(二)建立完善的内控制度体系是行政事业单位做好内部
管理工作的基础。行政事业单位业务层面的内控制度主要包括预算业务、收支业务、政府采购业务、资产控制业务、项目建设和合同控制业务。在实践中,很多行政事业单位的的内控制度主要涉及到的是收支控制、固定资产控制、工程项目建设控制和专项支出控制,而且在这些经济活动控制中多偏向于财务会计控制,不是完整的内控制度,对于预算业务、政府采购业务、除固定资产外的其他资产控制和合同控制业务未能建立相应的控制制度。
鉴于此,笔者在本文重点分析了实践中容易缺失的内控制度的关键控制点和控制措施,具体如下:
(一)预算业务的内控制度。对于行政事业单位来说,预算业务是单位管理工作的重中之重,它是单位预算年度资金来源的关键,预算业务主要有编制、执行两个环节。预算编制环节的关键控制点和控制措施有:(1)落实好本单位内部各部门的预
算编制责任;(2)单位财务部门应当统一部署预算编制工作,把握好各部门预算编制的合规性;(3)财务部门应当制定完善的
预算编制方法,对归口各部门上报的预算数据进行合规性审核,确保预算编制的科学性。
预算执行环节的关键控制点和控制措施有:(1)经常性的
预算支出项目可以直接执行,非常规的、金额较大的项目应当先申请审批再执行,并且在审批过程中应当实行联签制度,防止舞弊的发生;(2)应当做好预算执行分析控制,及时发现预算执行中存在的问题并改进。
(二)政府采购业务的内控制度。行政事业单位的政府采购工作主要问题存在于采购方式不符合规定,化整为零规避公开招标,在验收、付款环节不严格,验收与保管不相容岗位未进行分离,造成采购资产质次价高、毁损和采购业务档案不能妥善保管等,单位在建立内控制度时,应当充分考虑这些风险点,并针对这些风险点设立相应的控制措施,以确保本单位的政府采购业务合规、合法。
(三)建立货币资金的内控制度。货币资金的内控制度每个单位基本都有,但是在实践中,最容易出问题的也是货币资金,2008年湖北潜江财政局职工卷走单位巨额货币资金的案件触目惊心。货币资金内控制度的关键控制点和控制措施有:(1)资金授权审批必须合规。任何越权审批业务,经办人员必须拒办,重大的资金支付审批应当集体决策并实施联签制度;(2)做好货币资金的盘点、核对工作,做到账实、账账相符,不得存在不明原因的未达账项。
(四)做好内控制度的自我评价。行政事业单位应当建立内控制度的自我评价体系,对内控制度设计的合理合法性、全面性、重要性和适应性进行自我评估,并形成评估报告,指出内控制度体系中的缺陷,并提出整改建议。
结束语:行政事业单位内控制度的建立与完善应当主要围绕其六大经济活动进行开展,在实践中,由于每个单位的实际情况差别较大,因此在建立过程中,应当充分分析本单位的实际情况及内控制度的缺陷,才能建立适应性强的内控制度。
参考文献:
【关键词】事业单位;内部控制;问题对策
内部控制在事业单位管理中占据核心地位,但目前我国事业单位内部控制中还有一些问题未得到解决,本文以此为基础分析研究了有效的内部控制措施,从而加快事业单位的快速发展。
一、新常态下事业单位内部控制存在的问题
1.缺乏完善的内部控制制度
当前,大部分事业单位实施的内部控制制度均不够完善,实际运行的都是国家的行政事业单位管理制度,未构建适合本单位的内部控制制度。在对财政控制进行管理时,也都是以国家颁布的政策以及长期积累的经验为依据,关于资金预算、成本核算等方面缺乏执行效率高的内部控制制度,直接造成事业单位运行时发生资金不足、资金利用率低下等问题。收支管理过程中,由于缺乏完善的制度支撑,使得单位的收入与支出无法保持一定的平衡,更有甚者需要申请国家财政补贴,有的作业人员出于对自身利益的考虑,经常私自挪用资金。有的单位虽然制定了相关制度,但未根据制度办事,运行成本核算不力,这样就无法科学高效的控制财务支出,给内部控制带来了诸多问题。
2.固定资产管理有待规范
在事业单位中,其固定资产涵盖在国有资产范围内,从内涵角度上分析,事业单位固定资产与企业固定资产不同。企业在固定资产管理方面,经常会涉及到计提折旧、计提减值准备等日常账务处理工作,然而事业单位很少进行这方面的事项,两者间的差距较大。比如存在固定资产重复购置情况,缺乏相应的管理;在固定资产明细账户管理上十分的粗放,未针对固定资产制定有效的使用、保管等措施。
3.内部控制执行率低下
虽然有的事业单位的内部控制制度较为完善,但实际执行效率不高。由于单位部分领导者存在保守的思想及明显的官本位思想,尽管当前得到了相应的改善,但实际问题还是很多。简单举例说明,有的单位领导将自身的权威看得很重,而有的下属对于领导的指示言听计从,一味地完成领导安排的任务,未将单位制度放在眼里。当领导不按制度开展工作时,下属人员也随波逐流未将制度落实到实处。除此之外,部分事业单位实际执行的制度满足不了单位需求,盲目的搬用其他单位使用的制度,如此一来,执行部门就对制度的实用性打了大大的问号,削弱了工作人员的积极性,制度无法贯彻落实到实处。
4.缺乏科学的内部控制监督
有的单位忽视了内部控制监督的作用,更有甚者未建立内部监督。在传统行政文化的不断影响下,领导的地位成为了单位关注的重点,而作业人员仅仅扮演着办事员的角色,不了解内部控制对单位发展的重要性。而内部控制监督成为了单位领导一手掌握的权力,和工作人员没有过多的干系。财务核算过程中,由于相关的监管力度不足,管理人员与员工利用这一空子协作配合将单位利益据为己有,内部监督毫无作用。我们都知道,事业单位部分资金去向、财政状况并未全部公布于社会,外界无法系统监督单位内部控制执行情况。
二、问题的解决措施
1.制定完善的内部控制制度
内部控制制度对事业单位的发展具有重要作用。为了规避事业单位内部控制缺陷问题,应制定高效完善的内部控制制度。贯彻落实内部控制体制,发挥单位全员的职责权限,并严格按照相关法规办事。构建制度过程中,应根据单位实际情况制定完善的财务制度及会计制度,同时财务部门和其他部门应相互独立。一套行之有效的奖惩制度也必不可少,以本单位为出发点,构建相应的内部管理制度。
2.强化固定资产管理力度
在事业单位开展的社会服务活动中,固定资产占据核心地位,所以应加强对固定资产的管理。一方面,单位全员必须充分认识到固定资产管理的重要性,科学分配国家公共资产,并提高该项资产的利用率;另一方面,以本单位管理要求为出发点,构建行之有效的固定资产管理制度。
3.提高内部控制执行效率,营造积极的内部控制环境
当前,事业单位应加强提升内部控制执行效率,积极营造有助于内部控制作用发挥的环境氛围。实际中,由于制度和工作人员方面的缺陷,对内部控制制度的顺利执行造成了阻碍。为了解决以上问题,就要求单位领导与工作人员树立适应单位发展的观念,充分认识到内部控制是单位持续发展的主动力。此外,制度建设过程中,应深入实际中了解情况,确保制度满足单位需求,在此基础上建设行之有效的内部控制制度。除此之外,还应做好单位人力资源的管理工作,针对员工工作开展相应的培训,提高全体员工对内部控制重要性的认识,从而形成有利于内部控制高效运行的环境。
4.注重内外监督
事业单位对内部控制不仅要实行内部监督,一定的外部监督也很有必要。内部监督的任务是加强监管内部控制的执行效率、相关人员的作业情况、财务控制运行情况等,内部监督是内部审计部门的权力,其不仅能突出内部控制的功能作用,而且还有效监管了与内部控制有关的人员,进而发现一些潜在的问题。如果事业单位只进行内部监督还远远不够,因为审计部门由事业单位管辖,内部监督的独立性未得到反映。因此,实施外部监督很有必要,其能够对内部监督的不足之处予以补充,与内部监督同等重要。所谓外部监督,指的是由审计部门、财政部门等外部监督机构对内部控制进行监管,其明确强调单位利用网站、公示栏等手段将对国家利益与公共利益无害的财务信息、内部控制信息等内容公布于众。通过有效的内外部监督,为单位内部控制制度的有效执行提供了重要保障。
5.科学构建相应的组织机构
事业单位应结合本单位特点,根据不同的管理幅度确立不同的管理层次,科学构建各组织机构,对部分职能清晰划分,实现简单性、高效性、协调性,完成预期的内部控制目标。从责权利相结合的角度,准确划分各相关机构具体承担的责任义务,根据岗位特点安排相应的人员。综合考虑单位各经济业务流程,及时发现存在的业务风险,对流程的不足之处加以改善,通过信息化技术将业务管理与财务管理紧密联系起来,从而建立适合单位特点的内部控制手册,强化单位管理效能。此外,内部控制运行中,应突出财会、资产管理、内部审计等部门的优势,成立联合工作小组,明确具体的牵头部门及人员,实现相关活动的一体化管理。此外,社会中介机构应发挥外部监督的优势,通过注册会计师独立审计,将单位内部控制纳入到社会审计中,以加强对事业单位行为的规范,从而为全社会提供提供优质服务。
6.加强风险评估
众所周知,国家为事业单位提供了一定的财政扶持,尽管这样,开展相应的风险评估仍有必要。单位应加强内部控制风险评估,落实完善的风险评估机制,推动单位快速发展。实践过程中,事业单位应综合总结本单位财务状况,同时强化来年的风险评估。相关管理者应注重全局性,结合具体的风险评估报告明确相应的工作范围,必须在评估结果的基础上开展经营与管理活动。此外,应科学树立忧患意识及风险意识,通过有效手段加强控制潜在的风险,将风险降到最低。只有这样,才能避免内部控制风险的发生,保障单位稳定发展。
三、结论
综上所述可知,现阶段,我国事业单位发展过程中还有诸多未完善的地方,要想满足现代市场需求,单位就必须加强改革,发挥内部控制的作用。然而,事业单位现行的内部控制还有各类问题存在,为了有效处理这些问题,应构建并落实完善的内部控制制度,提高内部控制执行效率,营造有利于内部控制发展的环境,强化内外部监督,科学开展风险评估。只有做到这些,事业单位内部控制中的问题才能真正得到解决,从而保障事业单位管理效率,为社会提供良好的服务。
参考文献:
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[6]王丽英:行政事业单位实施内控进入“备战时期”[N].财会信报,2013-07-22.
关键词:内部控制;内部管理;行政事业单位
现阶段,我国行政事业单位内部管理和内部控制工作在管理目标、方位、方法等方面已取得了一定的成绩。但行政事业单位内部仍存在缺乏防范意识、效率低下等内部控制问题。所以,通过加强内部控制和管理,进而推动行政事业单位公共服务更好的发展势在必行。
一、行政事业单位内部控制的必要性
1.增加政府监督权力
行政事业单位一般是指我国政府根据公众社会服务设置的职能部门。所以,行政事业单位不单要有工艺和服务双重功能,政府也要给予一定的管理权力。但凡欠缺可行的监督机制和制约,行政事业单位的权力就没办法得到制衡,这也就会引发各种不作为的现象。通过内部控制,可以对权力机构实行有效的监督和管理,同时通过惩罚机制和防范机制,实现权力限制的基本目的。此外,内部控制还能够限制裁量权的空间,给行使权力提供更有效的监督机制,进而推动政府廉政建设工作更好更快的发展。
2.加强财政资金使用的科学性
行政事业单位中,使用财政资金的科学性与单位工作效率密切相关。所以,要合理运用行政事业单位的资金,加强该单位的行政职能,实现公共服务的根本目的。目前,我国行政机关在资金管理方面还有很多缺点,如不能保障内部审计的相对独立性、财务管理出现弱化、执行能力比较差和预算制度不够系统等。通过合理科学的使用财政资金,贯彻落实行政事业单位的职能功效,可以更好的保障公共服务的质量。
3.完善建设标准管理体系
在现代管理活动中,行政事业单位内部控制不仅具备良好的效果限制性风险防范和节点,还能够提出具体的指导措施,提高管理体系的水平。对于行政事业单位来讲,要明确各项业务的流程和环节,高质量的服务结果对行政工作评估机制有重大影响。内部控制制度可以从两个角度用于改善短期效益的战略发展与管理,从而也使行政机关的管理工作能够顺利全面的发展。
二、行政事业单位内部管理的问题
1.缺乏对内部管理控制作用的认识
当前,很多行政事业单位对开展内部控制工作都呈现瓶颈化,并且还会展现出形式化的特征。这主要是由于该类单位缺乏制约内部控制管理所引发的。某些情况下,行政事业单位更关注业务的开展,只认为内部控制只与财务工作相关,进而导致内部控制的管理工作不能扩大。
2.内部控制制度建设不健全
我国行政事业单位在内部控制制度管理方面存在重大问题。一方面,缺乏内部控制管理体系的建设。有些单位对内部控制的理解还不够完善,内部控制存在没有关键节点的情况。由于风险评估过程和公司缺乏明确的控制机制,对待业务的制约机制表述缺乏明确性。另一方面,内部控制管理体系缺乏完整性,分散化是目前行政事业单位内部控制管理制度的一个重要问题。
3.标准化和科学风险评估不高
当行政事业单位职能不断扩大、业务不断增多时,单位没有加强了解风险程度。一些单位在组织管理、人事管理、制度管理、财务管理等方面均欠缺风险识别和评估机制,使行政事业单位面临一些风险漏洞,导致政府信誉下降以及他人的财产损失。
三、加强行政事业单位内部控制的措施
1.从战略发展角度认识内控管理
从行政事业单位的角度出发,对内控管理工作有一个更好的认识。首先,相关单位要组织开展大型的培训研讨会,共同学习我国颁布的《行政事业单位内部控制规范(试行)》。其次,要发挥领导作用,从上到下,建立内部控制意识。最后,要积极采取措施,确保行政机关单位内部控制的基本措施,保障措施的相关落实情况。
2.完善内控管理的组织架设工作
实行内部控制管理的组织对行政事业单位至关重要。当行政事业单位施行有关组织设立时,单位主要领导是主要负责人,按照完整性、制衡性的基本原则,核心为内部控制管理部门,再加上联系单位采购、财务、内审、纪检等各个部门,确保内部控制的管理工作都能够顺利全面的开展。同时,还要确保内部控制管理的权威性和相对独立性,更好地保证工作的展开。
3.加强风险防范和识别的控制
首先,行政机关应加强发展评估风险机制,至少应每年执行一次评估分析工作。其次,风险评估后,内部控制管理部门应对评估工作做好总结,并对汇总和分析相关报告也当作后续工作的主要依据。最后,对于关键节点要加强评估和管理,定性和定量的分析风险预防方法。
4.加强可持续性的内部控制工作
在行政事业单位中建立长效机制,确保单位内部控制管理工作的可持续性。内部控制管理工作有十分显著的动态特征,要坚持贯彻内部控制,实行长期管理,对行政事业单位建立良好的内部控制环境,保障行政事业单位管理工作长期有效。
参考文献:
[1]吉云慧.浅谈内部控制在行政事业单位管理中的重要性[J].企业改革与管理,2015(13):34.
摘要:随着高等教育事业的快速发展,高校内部经济活动的日趋复杂,高校财务管理工作中出现的问题也日益凸显。2012年11月财政部了《行政事业单位内部控制规范(试行)》,体现了内部控制在高校财务管理工作中的重要地位。本文基于对《行政事业单位内部控制规范(试行)》的思考,通过分析内部控制视角下高校财务管理存在的问题,进而探讨如何构建高校财务内部控制体系,提升高校财务管理工作质量。
关键词 :高校;财务管理;问题分析;内部控制体系
一、引言
近年来,由于市场经济的不断发展,高等教育体制改革的不断深入,高校财务管理出现了一些与所处的现实环境与整体发展不相适应的问题,因此,加强内部控制、构建高校财务内部控制体系则成了高校财务管理工作的重点。2012 年11 月财政部出台了《行政事业单位内部控制规范(试行)》并于2014 年1 月1 日起在所有行政事业单位施行,这将进一步规范和指引我国行政事业单位包括高校内部控制体系的建设。
高校内部控制是指高校为了保证教学、科研的正常有序进行,维护自身资产的安全有效使用,确保财务信息的真实完整,加强高校经济活动的风险防范和管控,通过制定制度、实施措施和执行程序而构建的一套动态管理控制系统。内部控制能保证财务管理机制良好地运行,因此,从高校财务管理面临的困境和当前的政策背景来看,基于内部控制视角研究高校财务管理工作则成为了目前高校非常紧迫的课题之一。
二、内部控制视角下高校财务管理工作存在的问题分析
(一)高校财务内部控制环境存在缺陷
1.财务内部控制制度不健全。建立内部控制制度是保证单位经济活动正常进行的基础,而目前高校财务内部控制制度并不健全,首先,缺乏具体针对高校财务内部控制规范性文件。至今为止,我国出台的相关内部控制的规章制度,其主体大多是企业,2008 年颁布了《企业内部控制基本规范》,对于行政事业单位,2012 年11月才出台了《行政事业单位内部控制规范(试行)》。而且这一规范并不是专门针对高校,缺乏具体可行的配套指引,这在一定程度上使高校财务内部控制制度建立的规范性与科学性得不到有利保障。其次,高校自身制定的财务内部控制制度不健全。有些高校将某些规章制度如财务管理办法等等同于内部控制制度,而且内容笼统不具体,或控制内容、范围等不全面,缺乏科学性合理性,可操作性弱。由于财务内部控制制度不健全,更没有建立防范约束的财务内部控制体系,致使财务管理上存在一些漏洞,导致某些舞弊事件的发生。
2.内部控制意识淡薄或观念偏差。根据COSO报告,内部控制由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控五要素构成。控制环境是其他要素的基础,而在控制环境中管理理念与经营风格又是核心。管理理念中就包含了对内部控制的认知、态度。目前我国高校领导层和财务人员对内部控制的认识不深入,有些高校领导层认为内部控制仅仅局限于一些规章制度,或是仅仅适合于企业,而具体财务人员则忙于应付日常工作事务,对内部控制的意识淡薄。即使有些高校领导层与财务人员对内部控制有一定的认知,但往往将内部控制等同于内部会计控制,观念产生偏差。内部控制分为内部会计控制与内部管理控制,内部会计控制的首要目的是保障财务信息的可靠性,是内部控制的基础,而管理控制是实现战略目标,落实战略执行的过程,是内部控制的核心。因此,仅注重内部会计控制的约束效用已难以实现有效的控制结果。
(二)定期风险评估机制缺失
经济和社会的不断发展推动着高等教育规模的逐渐扩张,在高校扩大招生规模的背景下,很多高校采取“银校合作”的措施,举债进行基础设施建设,这使得高校发展中的财务风险等一系列问题日益凸显出来。《行政事业单位内部控制规范(试行)》也提出“单位应当建立经济活动风险定期评估机制,对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。且至少每年进行一次。”然而,目前大部分高校内部缺乏一套完整的风险评估机制,第一,风险意识不强,没有积极主动地去识别高校经济活动中存在的风险;第二,在组织与人员配置上缺乏专业的风险评估人员及风险分析团队;第三,未能采用定性与定量相结合的风险评估方法对各类风险进行评估分析与排序,从而确定重点控制的风险。
(三)关键环节管理不科学
《行政事业单位内部控制规范(试行)》中从业务层面上规定了六个方面的内部控制规范:预算业务控制、收支业务控制、政府采购控制、建设项目控制、资产控制和合同控制。而从内部控制角度出发,高校在财务管理方面应抓住预算业务控制、收支业务控制、货币资金控制三个关键环节,目前我国高校财务关键环节管理并不科学。一是预算管理不到位。预算编制不全面,缺乏充分的论证分析与一定的透明度;预算执行缺乏相应的跟踪、分析与评价机制;预算调整又过于随意。二是收支管理制度难以严格实施。有些高校部门院系有一定的财务自主权,但对其收入缺乏有效的监管,造成擅自收费,不经物价部门备案且票据也未统一管理等现象。支出也出现资金不能专款专用,挤占资金,挪作他用等违规现象。三是资金管理不规范。高校中资金管理特别是科研项目资金管理中出现了项目管理与资金管理脱节、预算使用缺乏监管、报销违规,科研资金流失等现象。
(四)信息与沟通机制不完善
目前高校财务内部控制的信息与沟通机制并不完善,首先,内部信息与沟通渠道不通畅。虽然大部分高校都实现了办公系统自动化,但仍缺乏一个有效机制使管理层能及时共享内部控制的相关信息,而且财务部门与各行政部门、各学院之间的沟通缺乏一个有效及时的平台,导致财务信息无法及时传达与获取,影响财务部门的工作的效率与效果。其次,外部信息与沟通机制也不完善。高校虽然不像上市公司受法律法规约束要求定期披露财务报表与内部控制报告,但过于封闭的财务信息也不利于高校与外部单位的沟通交流。长远来看,对给高校带来一些支持与资助方面、高校长期良性发展方面会有一些不利的影响。
(五)内审监督缺乏力度
对于高校的财务管理而言,内部审计部门可以说是对内部控制的再控制。目前我国高校的内审部门通常存在以下几个方面问题:第一,内部审计的独立性不强。我国高校内部审计部门大多作为辅助机构存在,使内审部门缺乏应有的独立性。第二,内部审计的范围狭窄。内部审计部门对各类财务工作事前审计多,缺乏事前和事中的监督管理。且并未涉及或深入到管理领域,常规审计多,重点专项审计较少。第三,内部审计还普遍存在着人员不足、专业素质不高、审计方法过于传统等问题。这些问题将直接影响内部审计的质量,导致内部审计的监督力度缺乏、能力减弱。
三、构建高校财务内部控制体系
高校财务管理与内部控制最好的结合点就是构建高校财务内部控制体系,而财务内部控制体系的构建依赖于内部控制五要素即内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控的完善。将财务管理工作融入内部控制要素内涵中,结合高校这个组织形态的特点,构建高校财务内部控制体系如图1:
(一)营造良好的内部控制环境
内部控制环境决定了整个内部控制体系的基调,在高校财务内部控制体系的建立与实施中发挥着基础性的作用。根据高校财务部门的特点,高校财务内控环境包括外部环境即对内部控制效益产生重大影响的政策制度等,以及内部环境即机构设置与权责分配、治理结构、管理理念与经营风格等。下面,我们从内外部环境论述如何营造良好的内部控制环境:
1.完善财务内部控制相关制度。目前虽然还未形成针对高校制定的内部控制基本规范及一系列的配套指引,但企业已建立了一整套较为完善的内部控制规范体系,高校虽与企业组织形式不一样,内控内涵也有异,但高校可以加以参考,并根据自身的实际情况以及财务环境,通过学习、探讨、调研等方式制定出适合高校以及高校财务工作且具有可操作性的内部控制制度(包括内部控制应用指引、评价指引以及审计指引),以保证内部控制体系的建立有章可循,指导高校财务内部控制工作的顺利开展,最终使高校财务管理的规范性和科学性得到保障。
2.构建网络型扁平化的财务部门组织架构。组织架构是高校财务部门明确内部机构设置、职责权限、人员编制、工作流程和相关要求的制度安排。包括机构设置与权责分配、治理结构。网络型扁平化组织架构的特点包括三个方面,第一是压缩了财务部门自上而下的垂直结构,减少了管理层级,增加了管理幅度,从而使信息在高层与基层员工之间传递的距离缩短,流动更快捷;第二,虽仍存在科室的分工,但科室之间的界限被打破,知识信息不再仅通过等级制度垂直渗透,而是能在水平方向快速传播;第三,以工作流程为中心而不再以科室职能的区分来构建组织架构。这种组织架构使财务部门成为了一个由科室界限不明显的员工组成的网状联合体,内部控制层次明显减少,上下级获得信息的对等性大大提高,等级制度的弱化使得管理层不再是控制层面的上层,而成为内控的行动中心,有利于形成决策权、执行权和监督权的合理分配,相互制衡的有效机制。
3.转变财务部门人员内控定位。高校内部控制包括会计控制与管理控制。从高校的控制目标来看,会计控制的目标是保障财务信息的真实可靠,而管理控制的目标是提升高校公共服务的效率效果,最终实现高校战略目标。公共服务效率效果的提升是内部控制的最高目标,因此,管理控制占据了内部控制的主导地位,内部控制的核心应由会计控制向管理控制转变。正如《行政事业单位内部控制规范(试行)》中定义的内部控制目标,分为三个阶段(如图2):法规控制、会计控制、管理控制。法规控制是内控的前提,会计控制是内控的基础,而管理控制是内控的核心与主导。从控制过程来看,管理控制是执行战略的过程(Anthony,1998),对高校各层任务的完成起着正向的促进作用,鼓励其完成甚至超额完成任务,是高校运营管理的明线。而会计控制以边界控制为导向,只需在规定范围和要求内完成任务,激励效应相对较弱,是高校运营管理的暗线。会计控制不能直接促成高校战略目标的实现,因此,内控的功能定位应向管理控制转变。高校财务部门人员应及时认识到内部控制功能定位的转变,重视管理控制,转变内控观念的定位。
(二)建立完善的高校财务风险评估机制
风险评估是单位及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,并合理确定风险应对策略。2004年4月美国COSO委员会结合萨班斯法案,在《内部控制整体框架》的基础上,出台了《企业风险管理框架》,凸显出企业风险管理的重要性。而在内部控制体系中,内控本质是对易发生风险的经济活动进行控制,规避风险。从这一意义上讲,内部控制与风险管理之间有着共同的环节,如图3。在两者循环过程中,在风险识别的基础上进行的风险评估成了内部控制与风险管理的融合点,也是内部控制体系建设中至关重要的一部分,并且贯穿于内控循环的整个过程。
建立完善的高校财务风险评估机制首先需要财务人员牢固树立财务风险意识,随时关注学校运行中的财务风险。其次,将专业的风险评估人员组成风险分析团队,形成一套严格规范的程序,按照程序开展风险评估工作。最后,先从组织层面和业务层面识别风险,组织层面注重内控组织情况、制度完善情况、机制建设情况等可能带来的风险,而业务层面上就财务内控关键点上识别主要风险。具体来说,预算控制的主要风险是预算编制、执行和考评是否规范,预算决策和执行机制是否建立,内部批复指标是否与支出事项相衔接等;收支控制的主要风险是单位收入是否完整,支出分类是否准确合理,预算指标是否分解为支出事项,资金支付是否合规等;货币资金控制的主要风险是因不相容岗位是否分离导致的货币资金安全风险,资金支付申请是否严格审核与复核,是否加强银行账户管理等。在风险识别的基础上,通过定量与定性分析相结合的方法,应用专家咨询、概率和数理统计等方法,评估出风险发生的概率与程度,合理降低与规避财务风险。
(三)合理设置财务内部控制关键点
财务内部控制关键点在COSO 内部控制框架即为控制活动要素,控制活动是针对关键控制点而制定的,参考《行政事业单位内部控制规范(试行)》则是财务角度的业务层面的内部控制关键点。本文从预算业务控制、收支业务控制、货币资金控制三个财务关键环节分析。
1.预算业务控制。高校预算业务的关键控制点如下:(1)不相容岗位相互分离与授权批准。高校应当明确相关部门与岗位的职责、权限,确保预算工作的不相容岗位相互分离,具体包括:①预算编制(含预算调整)与预算审批;②预算审批与预算执行;③预算执行与预算考核。高校内部预算授权批准必须严明,明确审批人的授权批准权限、程序、责任和相关控制措施,切不可缺位、越位、错位;(2)预算编制。①财务部门应做好预算编制政策、基础数据的准备和相关人员的培训工作,统一部署预算编报工作;②规范预算编制程序,明确审批要求;③预算编制应在评价当年预算执行情况的基础上对下一年度预算进行预计与测算,完善编制方法,细化预算的编制。(3 )预算执行。①按照批复的预算在高校内部进行指标分解、审批下达,规范内部预算追加与调整程序;②应根据批复的预算安排各项收支;③建立预算执行分析机制,定期通报各部门预算执行情况,召开会议,研究并解决预算执行中的问题,提高预算有效性;④加强决算管理,建立预算与决算相互反映,相互促进机制。(4)预算评价与考核。高校应建立严格的预算考评制度,定期组织预算执行情况考评。
2.收支业务控制。高校收入业务的关键控制点如下:(1)不相容岗位相互分离。确保收款人员不得兼任会计核算工作、会计档案保管、收入支出等账目的登记工作;(2)各类票据的管理。财政票据等各类票据的申领、启用、核销、销毁应按照规定履行手续,不得转让、出借、代开、买卖各类票据;(3)高校不得出现教育乱收费现象;(4)高校二级单位不得出现账外账、“小金库”等情况;(5)高校各类收费项目的收费标准必须有经物价局等部门批准,且确保应收尽收,及时入账。高校支出业务的关键控制点如下:(1)不相容岗位相互分离。确保支出申请与内部审批、付款审批和执行、业务经办和会计核算等岗位相互分离;(2)支出审批控制。“三重一大”中的大额资金应经集体决策后支付;(3)支出审核控制。在单据常规审核的基础,重点审核是否列入预算,是否应招标而未招标,是否按合同支付等;(4)支付控制。财务部门应按照规定办理资金支付手续,根据支出凭证及时准确登记账簿。
3.货币资金控制。高校货币资金控制的关键控制点如下:(1)不相容岗位相互分离。包括:货币资金支付的审批与执行,货币资金的保管与会计核算,货币资金的保管与盘点清查,货币资金的会计记录与审计监督;(2)授权审批控制。经办人员办理资金收支业务需得到授权审批,大额资金流出需经集体决策审批;(3)业务流程控制。①货币资金支付申请。有关部门或个人提交货币资金支付申请,注明用途、金额、支付方式等,原始单据要有效完整;②货币资金支付审核。审核提交支付申请票据的真实性、合法性,严格监督资金支付;③货币资金支付复核。复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续单据是否齐备,金额是否正确等;④办理支付。根据经审批的复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账;(4)银行结算票据的控制。明确各类票据的购买、保管、领用、背书转让等环节的职责权限和程序,并专设登记簿进行记录。(5 )印章管理的控制。严禁将办理资金支付业务的相关印章和票据集中一人保管,印章与空白票据分管。
(四)构建内部控制信息化系统
高校在确保财务信息流通及时顺畅而进行信息化建设的同时,应该将内控理念、控制程序、控制措施等要素通过信息化的手段固化到信息系统中,通过信息化手段推进内部控制建设,构建内部控制信息化系统。该系统应采用“制衡、监督、激励”的内控设计理念,以财务应用支撑平台为载体,构建预算管理系统、收支管理系统等应用层面,且与办公系统无缝集成,这样不仅强化了服务型管理平台的建设,也实现对单位经济活动的自动、实时控制,有利于各级管理层在各自的权限内对相关工作全程控制和实时决策。同时对外还可以就内部控制情况形成内部控制评价报告,适时对外进行披露。
(五)健全高校内部监督与评价机制
内部监督是高校对内部控制的建立与实施情况进行监督检查,并评估内部控制的健全性、合理性和有效性,形成书面报告来及时发现和改进内部控制缺陷。首先,高校应整合高校内部监控力量,在保证内部审计部门独立性的同时,联合纪检、监察部门,组成内控评价工作组,形成内部监控的协调联动机制。其次,高校内控评价工作组应当根据《行政事业单位内部控制规范(试行)》并结合自身具体情况,围绕控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五要素,确定内部控制评价的具体内容,编制内部控制评价报告,对高校内部控制设计与运行情况进行全面评价。最后,评价工作组将内部控制评价报告经批准后向被评部门回馈意见,并通知整改。
四、结束语
随着我国高校财务管理问题的日益凸显,在《行政事业单位内部控制规范(试行)》出台的大背景下,高校财务部门需要改变传统的财务管理模式,应引入内部控制体系,健全内控制度,建立风险评估机制,注重关键控制点,完善流程设计,重视财务内部控制的建设和实施,从而相互促进,提升高校财务管理水平。
基金项目:
江苏省高校哲学社会科学研究基金项目(2013SJA630008)。
参考文献:
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关键词:行政事业单位;内部控制;建设与实施
近年来,随着内部控制规范的实施,我国行政事业单位经济活动的合法合规性有了很大的提高,但是,如今的行政事业单位内部控制中还是存在着较多的问题,违法违规的现象在行政事业单位中还是时有发生,因此,为了加强行政事业单位的内部控制建设,我们必须对行政事业单位内部控制进行更加深入的了解。
一、 我国行政事业单位内部控制相关概念及特征分析
1、 行政事业单位内部控制的基本概念。内部控制是一种与业务运行紧密结合的业务组成部分,是在人的控制之下进行的,受人的影响很大,是一种合理的保证而不是绝对的保障。内部控制是组织一种通过组织实现目标的任务计划、方法等,为组织提供保护资产、防止权力的滥用、提高管理效率的有效方式。我国的单位内部控制的概念是将内部管理水平的提高以及加强廉政风险防控机制的建设作为根本目标的,以单位的实际情况为出发点,着重强调了内部控制中的控制制度、控制目标、控制程序以及控制措施四大方面,是一种动静结合、以风险为导向来设计单位的防范以及管控措施的,有很强的中国行政事业单位的特色。
2、 行政事业单位内部控制目标。我国的法律文件要求行政事业单位的内部控制制度中应该主要包括的目标有:服务目标、合规目标、报告目标、资产以及防弊目标等。我国的行政事业单位内部控制机制的建立原则是建立在我国的国情之上的,是一种强调实践的制度模式。从财政资金的使用,到业务同质化,我国的法律都强调出了行政事业单位在内部控制上与国际公共事业部门的无差异化,务必要保证经济活动的合法合规性以及财务信息的真实完整。
3、 行政事业单位内部控制与监督。我国行政事业单位使用的是公共财政资金,在经营活动中有着较强的特点,产权上有着不明晰的漏洞。因此,我国的行政单位的监督评价是内外部监督相结合的机制,是一种首先强化内部监督,然后设计并建立外部监督网络体系的特殊监督机制。
4、 行政事业单位内部控制的标准。我国行政事业单位的内部控制从单位内控上,对风险评估以及风险控制进行了本土化的应用设计,在单位的业务活动中提出了单位与业务评估的分离,在这之内还加入了预算控制,体现出了我国行政事业单位内部控制的归口管理、单据控制、内部信息公开等特色。
5、 行政事业单位内部控制的范围。我国的行政事业单位内部控制制度是与我国国情相适应的,建立在我国几十年的实践基础上,有着鲜明的中国特色,即党政机关联合,这样的结构既能够承担政府公共管理部门的职能,也能承担下达行政任务的职能,在内部控制中强调了将单位作为独立的控制主体,以内部预算来对部门进行权力制约。
二、 行政事业单位内部控制的实施问题
行政事业单位内部控制的实施有五大要素,美国《联邦政府内部控制准则》将政府的内部控制要素界定为:内控环境、风险评估、控制活动、监控、信息沟通五项,与国内理论上的内部控制要素基本相同。
1、 内控环境。我国行政事业单位的内控环境有着一下几个特点:一是行政事业单位由于不具备公司的管理组织结构,单位的领导者必须对单位的内部控制承担全部责任,将单位财务、审计、纪检监察部门的作用有效地发挥出来,要将外部监管的要求以及单位实际作为优化组织结构的根本依据,在单位中形成三权分立的权利制衡机制。此外,在内部控制中,行政事业单位必须将业务流程中的岗位职责进行明确的分工,在监督的同时兼顾行政效率。二是行政事业单位的资金来自于国家财政,在决策上要实行集体决策,采用集体讨论的形式,并且要实现政务的公开,杜绝领导独自决策的现象,在决策实施之后还要跟踪决策的执行效果,将这个效果与干部的任免升迁联系起来,将责任落实到责任人身上。三是行政事业单位的内部控制需要借鉴企业内部控制的相关措施,对行政事业单位的业务流程进行科学的梳理,建立健全内部控制的责任制度,将内部的业务流程彻底的规范,保证不相容岗位的分离,实现岗位之间的制约及监督。
2、 风险评估。风险评估是防范风险应对危机的有力措施,对行政事业单位有着重要的意义,要求单位在经营过程中不断地关注单位组织层级的宏观风险,还要重视单位业务层级的微观风险。首先,行政事业单位掌握着庞大的公共权力,在目前法律体系尚需完善的社会中,行政事业单位很容易滥用公共权利,出现腐败、舞弊的现象,在行政事业单位中,因为腐败舞弊下马的官员不计其数。此外,行政事业单位在某种程度上说是公共服务的垄断机构,没有市场竞争者存在,控制着公共资源的分配,外界对行政事业单位所掌握的资源十分眼馋,导致贿赂现象的发生,影响到资源的合理配置。其次,业务层面中的业务活动以及业务流程都面临着风险,主要表现为预算控制风险、收支控制风险、采购控制风险、工程项目控制风险、资产控制风险、合同管理风险、基金管理风险等。
3、 控制活动。控制活动作为行政事业单位风险的应对控制措施,应该充分地结合法律的规定,根据单位的实际出发,设计制度规范以及控制方法,从而降低或者规避风险,保证业务的正常开展,实现行政事业单位内部控制的目标。行政事业单位的控制活动应该建立“以预算管理为主线,以资金管控为核心”的控制体系,将预算作为单位的业务衔接点,从而合理地设置相关的岗位,明确岗位责任,落实会计控制,确保单位经济活动的规范性,消除人为操纵。
4、 监控。这里的监控在国内也被称为内部监督,关系着行政事业单位内部控制制度的健全性、执行的有效性是否能够实现,是保证行政事业单位内部控制效果的有效办法。在监控实施的过程中,行政事业单位应该设立相对独立的相关机构,将内部控制制度的设计以及运行都纳入监督范围中,应该包括立项评审、内部审计、预算绩效考评、内控自我评价、预算执行等方面,形成领导负责,各部门合作,业务部门自我监督的机制。此外,我国的事业单位在内部监督上往往出现事后处理的情况,缺乏事前以及事中监督,在建设内部监督的过程中要尽量克服这一问题,应该充分的发挥党委纪检以及监察部门的效用,加强党内监督以及廉政建设,及时处理舞弊以及腐败行为,将单位干部的升迁奖罚结合起来,保证内控的全员参与,保证内部控制机制的有效运行。
5、 信息沟通。信息沟通是链接以上四个要素的桥梁,是内控制度有效运行的助推器,单位要根据相关部门的要求将信息规范起来,提高信息的公开性,加强外部的监督,确保信息的真实性以及有效性。在提高信息沟通的过程中,可以引进内控信息化系统,将内控常态化、系统化,促进业务的规范管理,保证内控实施的效果。
结语:行政事业单位的内部控制需要内部与外部的共同作用,在建设行政事业单位内部控制的过程中要努力地了解内部控制的相关问题,明晰内部控制制度建设的一般性原则,而后结合自身的实际情况建设符合本单位的内控制度,只有这样,内部控制制度的有效性才能够得到保障。(作者单位:江苏省常州市勤业中学)
参考文献:
[1]刘永泽,唐大鹏.2012.社保基金偿付能力风险理论分析与实证检验审计与经济研究,1: 55-63
关键词:高职院校;内部控制;实施;建议
《行政事业单位内部控制规范(试行)》作为高等职业院校(以下简称高职院校)提高学校内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设的制度依据,已经实施两年多。两年多来,多数院校结合自身实际建立起了形式合规的内部控制体系,但内部控制的实施效果究竟如何,却如人饮水,冷暖自知。是什么因素阻碍了高职院校内部控制体系的建设、实施以及效用发挥,又当如何有效应对,成为推进高职院校内部控制建设工作持续深入需要破解的重要课题。笔者结合所在学校内部控制开展实施情况,针对实施过程中存在的问题,从风险评估机制、指标体系建设、风险反馈机制等角度出发,深入剖析、探讨高职院校内部控制评价体系建设,从而实现高职院校内部控制工作的有效开展。
一、内控制度实施开展情况
学校自2014年开展实施内部控制工作以来,相继完成了三项重点工作。一是建立了风险评估领导机构,细化了职责分工。成立了经济活动风险评估工作小组,办公室设在财务处。校长任组长,主管财务的副校长任常务副组长,副职校领导任副组长,两办、总务处、教务处、资产处、审计处等相关部门负责人为成员。同时,相关处室在经济活动中的主体地位得到了明确,项目部门的职责分工得到了细化,如:在之前职责分工的基础上,新增了科研外事处、宣传部,将科研仪器设备、科研用家具、科研耗材等从教学分离,归科研外事处负责;将学生活动灯光、音响、网络设备等宣传文化设施归宣传部负责。二是完善了相关经济制度建设。学校在预算业务控制层面,积极推进预算绩效管理,完善修订相关制度两个;在收支业务层面,从财务管理、差旅费管理、公务卡管理、报销审批、公务接待、公车管理等6方面进行了规范完善;在政府采购业务控制层面,从物品招标范围、流程、验收等3个方面,制定了一揽子管理办法;在资产控制层面,从资产的管理、保管、调剂、租借、处置、账实核对等6个方面,完善了《学校固定资产管理暂行办法》;在财务控制业务层面,从岗位设置、印章保管等两个方面,进行了明确细化;在建设项目控制层面,从基建工程的决策程序、实施过程、设计变更到投资预算的调整等4个方面,修订完善了《学校基建工程管理规定》;在合同控制层面,从合同会签、履行、结算到统计、分类和归档等6个方面,修订完善了《学校经济合同管理办法》。一系列制度的建立和完善,使得学校不但在6个层面的内部控制与管理得到加强,而且各项经济活动的决策、审批、执行流程更加明晰,各类经济行为也更加规范。三是初步形成了风险评估反馈机制。学校风险评估反馈机制的重要载体为内部控制会。在内部控制制度实施初期,为统一认识,提高重视,学校每半年召开一次内部控制工作会议,由财务处、审计处分别介绍内部控制制度开展实施情况,指出学校在经济活动中存在的问题,提出相应的整改建议或完善措施。之后,学校根据内部控制工作的实施情况,调整了会议内容,将年中会议内容调整为选取部门职能部门介绍本部门在内部控制执行过程中取得的经验、存在的不足和完善的方向,年末,再由财务处会同审计处对学校进行一次全面、系统和客观的经济活动风险评估,并形成书面报告提交工作会审议。
二、内控制度实施中存在的问题
1.风险评估工作小组不被重视。内部控制工作是一项系统任务,也是一项长期工作,是各相关职能部门的共同责任。然而,在实施内部控制管理过程中,高职院校往往忽略风险评估工作小组的重要性,片面的将内控管理职责放在财务部门或内部审计部门,这样做,不利于形成高职院校各部门在内部控制中的沟通协调和联动机制,使得内部控制无法贯穿高职院校经济活动的决策、执行和监督全过程,失去了对学校经济活动的全面控制,违背了内部控制的全面性原则。
2.风险评估指标体系不完善。风险评估工作的有效实施,离不开风险评估报告制度的建立,而风险评估报告内容是否能够全面、系统和客观的反映经济活动存在的风险,则离不开评估指标体系的建设。然而,财政部颁布的《行政事业单位内部控制规范(试行)》办法中,仅涉及了行政事业单位内部控制基本要求和应用指导,并未对其内部控制的有关内容和范围给出指导意见,这也是目前,高职院校无法建立科学、完善的风险评估指标体系的根本原因。
3.风险评估评价主体不全面。在高职院校内部控制评价体系中,应该包含内部评价和外部评价两个部分,内部评价主体应为学校风险评估工作小组,外部评价主体应为专业的审计师或会计师事务所,内部评价优势在于全面,外部评价优势在于客观。然而,在实际工作中,我们对风险评估主体不够全面,往往注重内部评价,忽视外部评价,造成学校在重要经济活动或经济活动的重大风险容易受到领导主观偏好影响,导致内部控制重要性原则出现偏差。
三、建议
1.发挥风险评估工作小组作用。一是人员。风险评估小组成员应以学校财务、审计人员为主,各职能部门人员为辅。二是时间。风险评估小组工作开展时间,按照全面性原则要求,结合财务决算工作实际,安排在次年3月份,时间安排在20天左右最为适宜。三是工作方式。应采取统一组织、集中办公;四是工作内容,确定评价内容、评价指标、评价手段,再按步骤开展评价工作,形成评价报告。
2.完善风险评估指标体系。在设置学校内部控制评价体系时必须全面,只有设置全面的评价指标,产出的评价结果才科学合理。为此,我们可以通过梳理学校各类经济活动的业务流程,明确业务环节,系统分析经济活动风险,确定风险点,设定风险系数作为基础指标,再结合业务处理过程中确定的关键点,筛选出关联度较高、意义重要的指标,只有这样才能实现评价的真正意义。
3.引入外部评价主体。高职院校在开展内部控制评价过程中,应采取内外相结合方式,在内部评价的基础上,定期或不定期的聘请审计师或会计师事务所专业人员,对学校的内部控制工作进行独立、客观、公正的评价,从而保证学校内部控制工作的健康可持续开展。
作者:刘晓光 单位:河南医学高等专科学校
参考文献:
[1]曹新梅.浅谈高校内部控制建设[J].中国经贸,2013(14):247-248
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【关键词】 事业单位 内部控制 水利系统
内部控制是现代事业单位内部管理制度的重要组成部分,近几年,我国经济体制改革不断深入的同时,事业单位体制改革也在不断推进,使得事业单位的内、外部运营环境均发生了很大变化,然而,就目前情况来看,大部分事业单位对内部控制的重视度仍然不够,尚未形成统一的内部控制体系,导致事业单位的经营管理无法向更高的层次发展,因此,构建一套适合各自特点的、完善的事业单位内部控制已经迫在眉睫。
一、事业单位内部控制基础原理
1、事业单位内部控制的含义、目标和要素
作为政府部门管理制度的组成部分,事业单位内部控制是与会计系统、财务系统和管理系统融为一体的组织结构、程序、政策和措施等的总称,是事业单位对本单位经济活动进行管理的一种重要手段。
总体上讲,内部控制目标与单位的总体目标相一致,主要包括五个方面:一是合理保证单位经济活动合法合规;二是合理保证单位资产安全和使用有效;三是合理保证单位财务信息真实完整;四是有效防范舞弊和预防腐败;五是提高公共服务的效率和效果。事业单位内部控制包括内部控制环境、风险评估、内部控制活动、信息与沟通及内部控制监督等五个要素。
2、事业单位内部控制的原则和制度规范
事业单位内部控制应遵循全面性、重要性、制衡性、适应性等四大原则。我国对内部控制制度规范的建设起步较晚。2001年,财政部颁布《内部会计控制规范――基本规范(试行)》和《内部会计控制规范――货币资金(试行)》;2007年3月,企业内部控制标准委员会公布《企业内部控制规范基本规范》;2008年5月,五部委制定了《企业内部控制基本规范》;2010年4月26日,了《企业内部控制配套指引》;2012年11月,财政部颁布了《行政事业单位内部控制规范(试行)》。
3、事业单位内部控制与企业内部控制的比较
因经营目的不同,事业单位的内部控制较企业单位存在不同点:第一,事业单位是以服务公共为目标的,而不是经济效益。第二,相对企业单位而言,其内部控制建立的空间要小很多。第三,无论是在资金来源、资本结构方面还是会计处理等方面,事业单位都要简单得多,内容也会简单得多。第四,内部控制要比单一销结构的企处内部控制涉及的范围更加宽泛。
二、我国事业单位内部控制现状、问题及其分析
我国社会主义市场经济体制日趋完善和成熟,事业单位经营活动涉及范围越来越广,但事业单位的内部控制建设却相对薄弱,还存在诸多不足,具体有以下五个方面。
1、内部控制环境薄弱
(1)内部控制意识淡薄,一是没有形成以制度管事;二是很多行政事业单位只重视本单位的事业发展,轻内部管理,所以缺乏有效的内部控制制度。
(2)机构设置及权责分配不合理,目前一些事业单位的负责人缺乏对内部会计控制知识的基本了解,致使财务监督流于形式,从而使内部会计控制不健全。
(3)人力资源政策不够完善,人员的进入全凭借关系或“萝卜招聘”,导致人员素质较低,结构失调,缺乏必要的绩效考核和奖惩机制。
(4)会计基础工作较为薄弱,财务人员素质有待提高。目前事业单位会计人员素质较低,且缺乏对员工的定期培训工作,需进一步强化。
2、缺乏必要的风险评估过程
由于大多数事业单位缺乏风险意识,忽视单位在提供服务的过程中产生的种种风险。未建立识别和应对可能对本单位产生重大且普遍影响的变化的某种机制,未建立风险评估过程,从而失去遵守制度、规定的自觉性,为那些伺机作案的人员提供了可乘之机。
3、内部控制活动的设计和执行不合理
第一,没有对不相容职务严格实施相分离控制;第二,内部授权审批控制不明;第三,会计系统控制相对薄弱;第四,财产保护控制不够严格。
4、缺乏有效的信息系统与沟通
事业单位普遍存在上下级信息不畅、部门间信息不畅、内部信息不畅的现象。如一些单位的部门预算的编制、确定、执行信息都集中在财务部门,业务部门根本没有参与,信息的封闭使他们无法有效参与预算管理,且在信息处理的流程中经常出现阻塞,从而使决策层不能及时做出决策,导致决策的适用性差。
5、对内部控制的监督力度不够
在内部监督方面,我国事业单位存在内部监督机构不健全,或者虽然设立了内部监督机构,但主要由纪检部门或财务部门兼任,这直接导致内部监督的独立性不强。一方面,由于事业单位领导对内部审计的作用认识不足,其监督和评价结果也缺乏权威性;另一方面,内部纪检监察部门主要负责党风廉政建设,侧重于“管人”,但受人情关系的影响,监督往往无法落实到位。
三、完善我国事业单位内部控制的对策建议
任何一个没有科学内部控制的事业单位,就不会有长久健康的发展,应着重建立科学的内部控制,并使其得以有效的实施,这样内部控制才能发挥出其应有的作用。因此,针对上述问题,本文提出以下改善措施。
1、内部控制环境方面
首先要合理的设置组织机构,同时要加强内部审计工作,其次建立并实施合理有效的人力资源政策从而不断提高全体员工的综合素质,最后,一定要加强事业单位文化建设,从而推动本单位内部控制向更高水平发展。
2、内部控制风险评估方面
事业单位应全面、系统和客观地评估事业单位在经营管理活动中存在的风险,具体包括目标设定、风险识别、风险分析、风险应对等四个环节。
3、内部控制活动方面
事业单位在执行内部控制活动时,应当识别关键控制点并采取有效措施,才能保证内部控制的有效进行。首先,要严格执行不相容职务相分离控制,明确各岗位的职责和权限,防止岗位互窜现象;其次,建立内部授权审批控制,在设置合理的岗位后,应当明确相关授权批准的范围、程序、权限、责任等内容;然后加强会计基础工作和完善资产管理内部控制;再次,严格执行预算管理,事业单位预算是内部控制不可缺少的手段;最后要建立统一的绩效考评体系,调动员工积极性,全面提高员工内部控制意识。
4、信息系统与沟通方面
事业单位应当建立完善的信息与沟通制度,一是内部信息的共享,应通过内部办公系统传递相关信息,使相关业务人员得到与内部控制相关的信息;二是与相关部门单位的信息沟通,并确保这些信息能够得到及时反馈,促进内部控制的有效运行。
5、内部控制监督方面
事业单位要将内部审计和外部监督紧密结合,使内外合力在内部控制中发挥重要的评价督促作用。通过实施内部审计完成对其他内部控制的再控制,事业单位应充分采纳内部审计的评估结果,作为提出改进意见的依据。同时,还应借助政府外部监督加以控制,要综合利用财政、税务、审计、纪检监督等相关部门的检查结果,形成有力监督。
四、某水利单位内部控制的案例分析
1、单位基本介绍
就单位性质而言,××单位属于财政全额拨款的事业单位,为承担行政职能的事业单位。主要承担××市人民政府防汛抗旱指挥部的日常工作,组织、协调、指导全市防洪工作,统一管理全市水资源、拟定全市水利工作中长期规划,组织、指导水政监察和水行政执法,协调并仲裁部门间和县区间的水事纠纷,指导农村水利工作,负责对水利建设资金的使用进行引导、监控,指导水利行业的供水、水电及多种经营工作。
2、年度财务收支总体情况
以2013年度为例,××单位收入决算为23278.63万元,其中:当年收入21288.54万元,上年结转收入1990.09万元;支出决算21530.75万元,可结转下年1747.88万元(主要为跨年度项目未支出),收支基本平衡。主要支出项目(按科目分类统计)包括,医疗卫生(科目)30.26万元、可再生能源(科目)290万元、水利行业业务管理(科目)49.56万元、水利工程建设(科目)35万元、防汛(科目)245.07万元、水资源费安排的支出(科目)331.90万元、行政运行(科目)579.18万元、城乡社区事务(基金科目)19657万元、农林水事务(基金科目)312.79万元。
3、如何完善预算业务控制
××单位所属的业务经费全部来自于财政拨款,做好预算业务工作是建立可靠内控的关键。为确保做好单位预算工作,必须着重抓好预算的关键控制措施,一是明确各有关科室、直属各单位在预算编制中的职责并加以落实;二是建立各科室之间沟通协调机制,确保预算编制部门及时取得和有效运用与预算编制相关的信息;三是强化相关科室特别是财务科的审核责任,确保预算安排符合有关政策要求;四是强调预算执行审核、审批控制,当需业务项目支出时,由项目归口科室和财务科共同审核,并按规定审批权限予以审批;五是建立“预算编制有目标、预算执行有监控、预算完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果有应用”的全过程预算绩效管理机制。
4、如何完善收支业务控制
单位严格执行“收支两条线”管理规定,规定对收入业务实施归口管理,并执行中心支出核算制度,一是执行单位经费支出审批程序;二是建立备用金制度,备用金由单位出纳领取并按现金管理条例管理;三是上缴上级支出和对下属单位拨付经费(含专项资金);四是基建项目及专项资金支出;五是实行重大开支报告制度。
5、如何完善报账审核程序控制
实行法人“一支笔”审批,建立有关财务审批及财务内控制度等制度。具体程序为:出纳人员对需要报账原始凭证进行整理、归类,填写支出审核报账单,送中心审核;中心收到单位支出报账单(证)后,经由中心主办会计审核,在原始单据上加盖“审核专用章”,并签字;中心审核通过后,由单位出纳取回报所在单位法人审批;单位法人审批后,出纳人员开具支票或信汇单,中心盖上预留的单位财务专用章;付款后,在支出报账单上加盖印章,并根据支票或信汇单存根联登记银行存款和现金日记帐。
6、如何完善内部监督
××单位设市纪委驻水利局纪检组,并设监察室,定期对内控制度执行情况进行检查并就问题本身提出切实可行的建议,有效防范舞弊和预防腐败。并且将逐步完善内部审计体制,设置独立内审部门,并配备专职的、具备专业能力的内部审计人员。
【参考文献】