档案管理机制精选(九篇)

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第1篇：档案管理机制范文

1.不断加强档案人才资源建设

人才是档案事业发展的第一资源。人才优势是最大的优势，要实现档案事业协调健康和可持续发展，必须把档案人才资源建设放在首位。

1.1促进人才流动，盘活人才资源

引进有专业知识、专业技术、专业技能的人才充实档案队伍。

1.2树立“以人为本”的观念，促进人才健康成长，使其发挥作用

环境好，则人才聚。努力营造鼓励人才干事业，支持人才干事业，帮助人才干事业的环境，充分调动其积极性、主动性和创造性。

1.3保持档案干部队伍的稳定性

档案是知识性、专业性、连续性很强的工作，档案干部的不稳定，直接影响到档案工作的连续性。因此必须做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益出发，切实解决他们工作中、生活中的实际问题，使他们安心本职工作，热爱本职工作，创新本职工作，促进档案工作的持续、稳定发展。

2.加大档案管理人员培养力度

随着当前社会的发展和进步，档案工作发生了显著变化，档案工作的领域拓宽了，档案服务的范围扩大了，档案工作的手段更现代化了，这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求。

2.1政治素质

档案管理人员应认真学习档案工作的法律、法规，贯彻落实中央关于档案工作的一系列重要指示，遵守档案利用工作纪律，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用。

2.2业务素质

随着档案工作科技含量的提升，需要有综合协调能力、掌握现代科学技术的复合型人才。因此，档案人员应具有较高相应的专业知识，不仅掌握档案理论知识（如归档程序、编目、检索、利用等），还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术（如：文史知识、社会学、情报学、统计学等学科），不断提高自身的业务素质。

2.3现代管理的素质

第一，要有开拓创新精神。档案人员不但具有继续传统档案工作理论的观念，还要有研究探讨档案工作理论的观念，研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，善于发现档案工作的新规律、新方法，及时总结工作中的经验、教训，取人之长，补己之短，创新档案机制，促进档案发展。

第二，要有市场意识。首先要有质量意识、效益意识。根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，开发利用价值高的档案信息，及时推向市场，发挥其积极作用。

第三，要有现代化意识。当前市场经济追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值的重要措施。这就要求挡案人员努力学习，掌握现代化设备的实践技术。

3.促进档案工作的规范化、标准化

档案工作规范化、标准化是实现档案管理的保证。建立和健全档案管理制度是做好档案工作的基础。

3.1加强制度建设

制度本身就是一种规范。要根据档案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。实践中还要逐步完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。

3.2严格立卷归档标准，提高案卷质量

实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性，对完成现行文件任务的文件材料，才能立卷或归档，未完成的则不可以；进行合理的立卷分工，明确归档的重点，首先要区分文件与资料，特别要注意区分相似之处的文件资料，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；把住卷宗的入口关，不该归档的不混入，应归档的不散失，在立卷过程中，同类并具有内在联系的文件材料组在同一卷内，保持同一问题的完整性，使其反映同一问题全过程，这样，即提高了档案利用价值，又使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂；同时还要做好案卷的装订工作，以有利于档案的标准化、规范化管理。

第2篇：档案管理机制范文

关键词:档案管理;知识管理;概念;关系;相互作用

在知识经济时代背景下，知识管理和档案管理发生了密切的联系，社会经济活动的决策者和引导者明确提出把知识管理的基本理念和方法全面系统的应用于档案管理工作当中，人们也开始逐渐意识到知识管理和档案管理从有所区别，到相互影响，最后有机融合，形成内在规律的逻辑关系。

一、档案管理与知识管理的概念

知识管理是以知识为核心的管理，围绕着知识和与知识有关的一系列生产社会活动。而知识是通过学习、实践或者探索所获得的认识、判断或技能，在人类社会当中，知识已成为一种重要资源，久而久之人们认识到知识的稀缺和可靠，开始追逐知识的获取，最终演化成一门知识学科，于是知识管理作为一种最新的管理意识和形式，经历了多年的积累和发展，它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念，在企业管理中知识管理是一项重要内容。档案管理亦称档案工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。广义意义的档案管理是指档案的保管，而狭义意义的档案管理是指对已经收集、整理后的材料存入库房形成的档案进行日常的管理工作。档案管理作为一项管理工作，主要环节在收集、整理、保管、鉴定、统计和为档案利用者提供服务。在现代社会经济活动当中，众多企事业单位实际经营活动就是采取和使用企业管理进行日常工作安排和产生经济效益，而档案管理作为一项企业管理的重要内容，逐渐得到决策者和领导者的重视，对于档案管理本身来讲，除了对档案实体的管理以外，还有对档案内在信息的管理，在某种程度上来说，实际上是对一种知识的使用价值的有效管理，因此档案管理和知识管理二者很难割裂开来。

二、档案管理与知识管理异同关系

(一)档案管理与知识管理的相同之处

1．二者的管理对象档案管理的对象主要是文字、图形、音频、视频等等文件材料，可以说档案管理具备信息属性，而信息作为一种知识的表现形式，同属于知识管理的范畴。知识管理的对象则主要是知识，而知识的组成部分为显性知识和隐形知识，显性知识主要是通过外部获取的方式得到的，如图书、报纸期刊等有形知识，而隐形知识是侧重于无法用文字描述和表达的知识，更多的是以思想、经验为代表的无实物形态的知识。我们可以看出档案管理属于显性知识范畴内，知识管理的管理对象包含了档案管理的管理对象。2．二者的管理目的档案管理的管理目的在于为档案利用者提高更精准、更快速的服务，侧重满足利用者的需求;而知识管理的管理目的是尽可能的实行知识的价值，为知识管理者提高知识理论体系，指导其作出正确的决策和判断。可以说二者在最终终端管理工作的达成都是为了满足使用者需求实现管理的价值，二者出发点相近。3．二者的管理流程不管是传统档案管理模式还是现代化档案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分类统计、利用的过程，而知识管理的流程主要是知识产生、收集、加工、整理、评价、利用，可以看出在某几个环节当中，档案管理和知识管理的管理流程基本类似。4．二者的管理技术随着信息技术的发展和普及，各行各业也都随之与其相结合，可以说在管理技术和手段上，新一代现代化档案管理和知识管理都纷纷以计算机技术和网络为技术支撑和传播媒介，二者技术手段相同。

(二)档案管理与知识管理的不同之处

1．范围大小档案管理管理范围主要是档案实体和信息管理，而知识管理的范围较档案管理广泛，包含显性知识与隐形知识，可以说档案管理的管理范围仅仅涵盖了显性知识，而不具备隐形知识，知识管理二者皆备。2．重视利用程度在社会经济活动中，档案管理一直受决策者和领导者的忽视，重视程度低，利用效率同样低下，甚至就因为档案管理人员知识管理认知较低导致档案管理水平不高，随着近些年档案管理工作的现代化发展进程加快，情况有所好转，但是知识管理从出现至今一直备受重视二者的重视利用程度差异明显。3．机制体系完善度正是由于二者的重视程度差异较大，知识管理早早就形成了属于自己的理论体系，以及系统有效的管理机制，而档案管理理论水平较低，由于思想认知问题导致人员参与程度低，长期处于体系不完整、机制不完备的状况。

三、档案管理与知识管理的相互作用

(一)知识管理提升档案管理

正是由于传统的档案管理工作缺乏高水平的知识管理介入，现代化发展的档案管理工作需要知识管理的作用。知识管理通过其自身先进的理念来推动档案管理工作，提高管理人员和执行人员的认知水平和思想深度，在主观上影响其促使档案管理知识深化，形成档案管理的知识及管理体系。同时随着知识管理的不断深入，数字信息技术的引进也使得档案管理手段丰富、工作效率提升。

(二)档案管理推动知识管理

档案管理工作的工作主客观条件得到改善，管理工作的大力开展，有助于知识的沉淀和积累，形成的知识理论体系将培养出新一代管理人才，对知识的传播与交流都起到了推动作用，并在此过程中，知识管理可以得到深挖，通过新一轮的理解和完善，知识管理体系会更为深化和系统。

参考文献:

［1］徐拥军，邓荣华．档案学界知识管理研究述评［J］．兰台世界，2008，12:2-3．

［2］曹琳琳．试论知识管理在档案管理中的应用［J］．档案，2012，03:50-52．

［3］刘影．档案管理与知识管理的相似性［J］．黑龙江史志，2012，07:30-31．

［4］张兰月．档案工作中的知识管理分析［J］．河南职工医学院学报，2010，02:235-237．

第3篇：档案管理机制范文

关键词：新时期；档案；创新；机制

现代化医院管理中，档案的管理工作已被列为重要的管理内容之一，档案的作用已渗透到医院管理的各个环节，为医院的建设与发展起着重要作用。伴随着医院管理水平的提升以及智能化手段的升级，对医院档案管理的要求、信息化技术的运用、以及原始档案管理与先进的数字化技术的融合发生了革命性的变化。因循守旧的传统的档案管理模式已经不能满足现代医院档案工作的发展要求，因此，建立一个科学的、高效的、满足和适应当前信息化、数字化技术支持的档案管理模式，才能适应社会和医院的快速发展。笔者就新时期档案管理工作的创新机制提出以下见解，与同道探讨。

1 档案管理理念与制度的创新

传统的医院档案管理存在"重管轻用"的现象，具有"等、靠、要"的传统管理模式，同时在制度上也不够灵活，这就直接影响了实际工作的创新及工作效果，大大降低了档案管理的实用性和有效性，这就要求医院管理者和档案管理人员在管理理念上要有创新和变革。

1.1医院要根据全新的管理理念建立健全医院档案管理新机制，在原有的体系里要通过网络对各职能科室各项档案进行统一汇总和技术处理，并加强对各科室档案管理工作的制度化建设，加强日常的指导与监管，使职工充分认识档案的重要性，在日常工作中能够认真履行档案的收集与归档工作。

1.2重视档案管理的硬件建设，开设专门的档案信息化工作室，扩建档案资料存储室，在启动信息化档案管理的同时，大量的原始档案及图像、物品都应该由原来的分散管理改为集中管理。便于档案资料保管、查阅和管理。

1.3档案管理人员要转变管理理念，培养创新意识，力争做到档案资料事前介入，在各个涉及到归档资料的部门，事前就由档案管理人员提出信息资料的归档要求，在源头上规范档案的格式与内容，同时参于事务过程中，主动了解涉及档案管理的工作进度，发现问题及时纠正。如我院在东部院区的基建建设中就做的很好，像工程起步阶段，档案室即介入基建部门，对建设管理和建设工程项目活动过程中形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体等资料介入管理，要求基建部门按照标准及时收集留存并集中统一由专人保管；在工程建设过程，指导基建部门档案管理人员及工程技术人员分阶段做好基建文件材料的整理归档，尽可能实行全程标准化、规范化管理；事后及时对基建档案进行归档整理，并对所归档的内容进行系统分析和检查，发现有遗漏的资料及时通知基建部门整理归档，确保在收集过程中，不仅收集主要档案，还要收集次要档案，以实现档案的完整性。

在制度创新上，要进一步强化制度建设。随着科技的不断进步，档案工作经常会面临许多新情况、新问题，因此，在日常工作中，档案部门必须随时关注各方面变化，将新的档案管理理念、管理方式、管理手段融进新的档案工作制度，积极推进制度创新与完善，以适应医院发展的需要，以及档案管理自身发展的需要。①建立档案管理组织领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作领导水平；②建立档案管理人员责任制，加强对档案材料的控制、积累以及检查考核；③要建立和健全教育管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；④建立教育约束和激励机制，促使档案管理人员产生紧迫感和危机感，主动参加继续教育，更新知识，提高业务能力水平。

2 档案管理服务方式的创新

在信息技术飞速发展的今天，与时俱进已成为档案工作者应具备的基本素质，改变以往重管理轻服务的管理模式，把工作重点从档案实体管理转移到档案服务管理上来，不断改进服务方式，创新服务功能，实现档案管理现代化。

2.1建立医院档案网页，有利于医院档案普通信息的浏览、专业信息的查阅以及重要的档案信息按照授权通过规范路径的调阅。档案部门的负责人应积极协调信息管理部门，利用单位的网站制作自己的网页，积极发动和组织上网数据和和信息，使档案管理服务系统联上单位内部各部门网址，实现档案信息的网上检索，避免往返档案室查找相关资料的繁锁，为各部门提供便捷高效的服务。

2.2实现电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。在网页上建立电子文件自动上传功能，在第一时间将其收集并在档案室的服务器上归档。

2.3开展在线服务模式。传统的档案利用方式是到档案部门查找利用档案原件进行借阅、影印等方式，在信息化时代里这些必然要发生一些变化。让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速的信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存利用价值的咨询，同时提供查询和资信服务。

3 档案管理技术手段的创新

随着计算机网络技术的发展，在管理技术上有所创新，实现档案检索的电子化和信息化，以提高档案管理的工作效率和现代化水平。

3.1建立计算机机网络中心，实现医院网络化管理，能够有效促进医院的发展。医院档案部门要建立健全办公网络体系，为医院建立档案网络管理系统提供平台。在内部办公服务网络和公众服务网络上，开设相应的网络档案馆和档案管理专栏，充分利用档案文件的应用价值。

3.2充分发挥医院网站的作用，根据网站反映的各种信息，制定相应的策略，保障档案资源的可靠性和真实性，保障档案信息的传递和共享，提高网络档案的应用价值。

4 档案管理的安全性技术创新

医院档案信息化管理的同时，不可忽视的一点就是档案信息的安全性。根据当前信息化管理的技术要求，对于重要的信息数据要建立严格的管理机制和技术手段，例如要建立内网与外网之间的防火墙隔离，建立小型专用的数据库，建立双倍分获有条件应建立异地备份等措施。对重要档案信息又进行分级分类管理，属于保密级的信息和资料要严格遵守相应的保密纪律和制度。对于信息档案的调阅要严格制定规定和授权，要严格对从事信息化的专业人员和岗位要进行岗位教育和监督。

参考文献：

第4篇：档案管理机制范文

以目前城建档案管理的实际工作情况看，基层的城建档案管理人员是推进城建档案的实际推动者和执行者，无论政策、管理方针如何制定都需要基层城建档案人员的推进。所以要提高城建档案人员的综合素质，应该从下面几方面着手：

1.1制定具体的城建档案管理人员守则，选择专业化城建档案管理人才。

挑选优秀的城建档案管理人才是确保城建档案管理取得积极效果的保证。首先，我们要根据城建档案部门的具体实际情况，制定出具体的管理人员守则，做到管理的有理有据。再次，我们应加大人才的招募，吸引高素质人才投身建城建档案的管理工作，同时注意培养年轻员工。

1.2极开展专业技能培训，努力提高城建档案管理人员素质。

在信息化技术快速发展的今天，城建档案工作也面临着新的环境和挑战，所以必须加强对城建档案工作人员进行有关的业务培训，以保证城建档案管理工作能够适应更好的社会的发展。同时由于城建档案工作涉及重大，城建档案管理不当发生错误可能会决定城建工作的成败，所以在对员工进行专业技能培训的同时也要加强对员工进行职业道德方面的培养，培养员工爱岗敬业、工作认真负责的品质。

1.3宣传贯彻法律法规，明确城建档案管理的重要作用。

城建档案管理工作在目前具有信息化和法制化的特点，为此我们在城建档案管理中也要宣传和贯彻法律法规，使城建档案管理人员能够熟知城建档案管理相关的法律法规，保证城建档案管理的有效性和合法性。因此，对城建档案管理人员的法律法规意识的培养十分重要。

1.4加强对基层城建档案管理人员的管理和引导，使其明确城建档案管理的重要性。

基层的城建档案管理者的素质是保证最终管理效果的保证，如何激发基层员工的工作积极性和主观能动性，引导其不断提高自身的服务意识，灌输城建档案管理的重要性，是全面提高城建档案管理质量的重要保证。

2做好城建档案管理工作要有明确的服务管理理念

在城建档案的实际工作中，要想做好任何工作，必须具备明确的服务意识，从某种角度来说城建档案管理业属于一种特殊的服务行业。服务管理理念的选择是管理者必须面对的问题，可以从以下几个方面入手：

2.1确定主动服务的理念。

主动服务的对象是城建档案的利用人员，服务的内容很多元化，各类城建档案都包括其中。可以用查询、复制等方式对城建档案信息进行推广，使可利用城建档案者拥有高效、便捷的服务。主动服务是一个创新理念，是新形势城建档案工作的必经之路。当前城建档案工作的首要任务，就是要确立全新的服务理念，强化城建档案工作人员的服务意识，要从传统的城建档案管理向城建档案信息系统管理过渡，改变以往仅限于提供城建档案原件的低层次的被动服务状态。

2.2确定运用现代化的信息技术的理念。

随着计算机技术、电子信息技术及网络技术的发展和普及，城建档案工作由手工操作向现代化方式转变，由实体化管理向信息化管理发展成为必然趋势。对我国目前的城建档案工作现状来讲，网络化信息服务的兴起，既是挑战，也是机遇，关键在于我们如何把握机遇，迎接挑战，在新的社会环境中重新定位，做好过渡时期城建档案信息利用工作。实践证明，没有现代化的技术、设备和手段应用于城建档案信息资源的开发，就根本谈不上科学合理地利用城建档案信息资源。运用现代信息处理技术手段来开发城建档案信息，可以极大地提高开发能力和效率，从而提高城建档案信息资源的利用率和城建档案管理部门的服务水平。3.3确定提供优质的城建档案信息的理念。城建档案信息的好坏直接影响着其服务的基础，在新环境下工作人员应该抛弃传统的档案管理机制，积极的开发、大胆的应用新的档案管理方法，搜集有价值的信息，用优质的信息资源回馈社会、服务社会。

2.4做好城建档案管理工作既要分析现有问题也要制定具体解决措施。

在现阶段城建档案管理工作虽然得到了一定程度的重视，但是由于一些体制原因和管理手段的制约，导致城建档案管理人员流动性太低，新鲜血液基本很难输入。由于管理制度很难在根本上得到改善，在一些城建档案所，看管疏忽，甚至无人看管的情况非常严重，这就需要国家制定相关政策，加强对城建档案管理的投入。

2.5城建档案管理体制不成熟，城建档案管理制度需要统一和细化。

在目前城建档案管理中，受到城建档案管理体制的制约，城建档案管理体制还不成熟，城建档案管理制度也没有做到统一和细化，由此导致了城建档案管理在具体管理过程中效果不理想，有时甚至还出现冲突。为此，我们必须对现行的城建档案管理体制进行改革，必须要建立完善统一和细化的城建档案管理制度，保障城建档案管理的有效进行，使城建档案管理能够发挥积极作用，取得预期的效果。

3结语

第5篇：档案管理机制范文

[关键词]大数据；高校；人事档案管理；价值；优化路径

1大数据时代高校人事档案管理的价值

在高校的人事档案管理中，应用大数据有非常重要的价值。第一，收集价值。在人事档案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比较多[1]。传统的档案管理通常用纸质的方式进行，使用起来不是很方面，时间久了还会造成数据丢失的情况。在档案管理中应用大数据技术能够系统的收集高校的人事信息，并且对这些信息进行准确的分类和储存，为实现人事档案管理的信息化打下良好的基础。第二，管理价值。高校的人事档案中有非常复杂的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的过程中应用大数据可以发挥计算机以及云存储技术的作用，促进人事档案管理工作效率的提高，使档案管理工作能够更加有序的进行。第三，使用价值。在高校的人事档案管理工作中应用大数据可以通过计算机的检索功能获取需要的信息，更加便捷的进行档案管理工作，这对人事决策是十分有利的。

2大数据时代高校人事档案管理的优化路径

2.1更新人事档案管理的理念

在大数据背景下，高校应该对以往的档案管理理念做出改变，对档案管理信息化的重要性有充分的认知。高校可以应用大数据对复杂的人事档案进行收集、分类以及存储，在这个基础上制订与高校的实际情况相符的管理系统。另外，高校还应该使档案管理制度不断完善，修正现阶段的管理机制，让每一个管理人员都明确自己的职责，细化工作内容，让档案管理人员在实际工作中严格按照相关的制度来进行信息化管理。

2.2积极构建大数据管理平台

在更新了档案管理的理念之后，高校应该加大在资金方面的投入，对管理人事档案所需要的硬件设备以及软件技术进行更新。在硬件和软件都达到标准之后，可以在这个基础之上构建大数据的管理平台。在构建管理平台时，应该对原始数据进行收集和管理，并且辨别其真伪[2]。与此同时，要以部门为单位建立基础的数据库，准确地将每一份人事档案中的编号、姓名、民族等基本信息录入。在完成基本信息的录入之后，再对人事档案进行有效分类，方便在以后需要的时候进行查询。在基础数据库中，还应该将人事档案和与之相关的职能部门连接在一起，方便以后对数据进行及时更新。

2.3构建“大档案”思维

在大数据背景下，高校在进行人事档案管理工作时应该对以往的思维模式做出转变，构建“大档案”思维，从多个角度对人事档案的资料进行收集和管理。在对大档案进行构建的过程中，应该将端口作为基点，全方位检测档案资料，从而促进人事档案管理效率的提高。同时，对于档案信息的安全性要引起足够重视，以防档案信息被窃取，保证知识产权不受到侵害。大档案体系有很大的规模，信息量也比较全。因此，在管理过程中，应该对档案信息之间的有关联系有准确理解，从而将档案管理信息化的作用真正发挥出来。

2.4改进高校人事档案管理方法

高校的管理人员应该对人事档案管理加大开发力度，提升管理人员的管理意识，从而更好地满足社会的需要。管理人员可以通过信息技术来进行人事档案的管理，将科技的作用真正发挥出来，用数字化的方式来进行档案管理，如拍照、录像等。高校还可以使用数字技术对档案信息进行存储，实现资源共享，通过借阅登记的方式为用户提供信息服务。这样一来，用户就可以自行对档案信息的数据进行查找[3]。管理人员还要建立完善的高校人事档案管理数据库，将更多有价值的信息挖掘出来，从而促进人事档案管理质量的提高。通过在人事档案管理工作中应用信息技术，并且对制度进行创新，能够更好地实现档案管理工作的数字化、信息化和网络化。

2.5提升档案管理人员的业务水平

为了更好地实现高校档案管理的信息化，提高档案管理人员的技术水平是十分必要的。负责档案管理的工作人员不仅要精通专业的档案管理知识，信息技术水平也要达标，并且还要具有良好的思想觉悟和责任感。因此，高校在进行信息化的人事档案管理时，应该对管理人员进行业务上的培训，提升他们的业务水平和综合素质。在招聘档案管理人员时，应该综合考量他们的专业水平和计算机水平，从而使档案管理人员的质量从整体上得到提高。

3结语

总而言之，在大数据背景下，高校的人事档案管理工作应该进行不断优化和完善。因此，高校应该对人事档案管理的理念进行更新，积极构建大数据管理平台，构建“大档案”思维，改进高校人事档案管理方法，提升档案管理人员的业务水平，从而有效提高高校人事档案管理工作的效率。

【参考文献】

[1]黄昆.高校人事档案管理及应用研究[J].兰台内外,2019(19):21-22.

第6篇：档案管理机制范文

关键词 高职院校 二级学院 档案管理

中图分类号：G472.4 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高职院校的二级学院是高职院校党政、科研等活动的组织和实施者，在教育教学过程中会形成丰富的档案资料。高职院校二级学院的档案记录和反映了二级学院建立、建设和发展的历程，为高职院校的各项统计工作提供源头的基础数据，是评估和衡量二级学院管理水平、教学水平、人才培养质量等的重要平台，是领导决策的重要支撑和保障。1989年10月，国家教委以第6号令颁布了《普通高等学校档案管理办法》，使高职院校档案管理工作步入正规化、标准化。①

1 高职院校二级学院档案管理的范围

高职院校二级学院在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研等方面形成了大量的资料。②这些文字、图像和声像等材料均应归档。归档的重点要以高职院校二级学院形成的不同载体和不同形式的文件材料为主，归入的档案要真实地反映二级学院的各项工作活动情况。

1.1 党务行政资料的归档

包括学校下发的党务、行政、人事、科研、学团、工会工作的的文件资料;高职院校数据采集的报表;二级学院的工作设想、工作总结、会议记录、规章制度、合同协议、荣誉证书等。

1.2 教学常规资料的归档

包括教学计划、教学大纲、教学任务、校历表、课程总表、教材征订计划、考试安排表、期中和期末考试的试卷、学生的毕业设计论文;教学规划、规定、办法、会议纪要;各类教学检查、专业建设、课程申报、评奖评优资料等。

1.3 师资队伍资料的归档

包括二级学院行政人员、辅导员、实训室人员、专任教师的基本信息;师资培养计划、人才引进计划、骨干教师和专业带头人申报资料、人员年度考核、人员培训进修资料、兼职人员、外聘人员、兼职教师人员的资料;人员、教材、科研成果、发明专利等。

1.4 实验实训资料的归档

包括实训室建设方案、实训室改造方案、实验实训教学大纲、实验实训报告、实验室实训文件、记录表、制度、工作计划和总结、管理办法、使用记录、维修及故障记录、实验室评优申报等。

1.5 学生管理资料的归档

包括各年级学生名册、毕业生名册、学生学籍档案及学籍变动（休学、转学、退学、留级等）情况原始资料、学生成绩单、毕业生就业去向、学生参加各级各类竞赛获奖情况等。

2 高职院校二级学院档案管理的重要性

随着高职院校的蓬勃发展，高职院校的规模不断壮大，高职院校二级学院承担的管理和教学任务也不断增加，逐步加强高职院校二级学院档案管理工作是必然的趋势。二级学院在学校的统一部署下开展日常管理运维工作，工作中形成的规划、方案、总结、纪要等原始资料都真实记载和反应了二级学院工作活动开展的过程和结果，是二级学院历史的记录和成长的见证，也是学校总档案的完善和补充。根据高职院校档案管理工作的要求，要加强对二级学院档案管理规范，这是搞好学校档案管理工作的基础。目前，如何合理科学的建设和管理高职院校二级学院的档案，成为了各个二级学院乃至整个学校发展中需要思考的迫在眉睫的问题。

3 高职院校二级学院档案管理存在的问题

（1）管理机制不健全。高职院校对档案管理工作的意识过于淡薄，没有意识到档案管理工作的重要性。学校没有成立专门的档案管理工作领导小组，统一指导规范学校的档案管理工作。同时，二级学院的档案管理工作也没有固定的分管领导专门负责。档案管理员也是由行政人员或富余人员兼职承担;教学档案由教务秘书归档、党务行政档案由行政秘书归档、学生档案由辅导员归档，这些档案谁收集谁管理，导致档案散乱不齐全。

（2）管理意识淡薄。二级学院由于日常承担了学校繁重的教学、科研、学生管理等任务，认为二级学院的中心工作是教育教学，对档案管理工作方面缺乏足够的重视。导致从事档案管理的人员责任意识淡薄，档案管理工作中过于依赖学校的职能部门档案室;对日常工作中形成的档案资料不重视，过程文件和资料散乱，随意堆放，集中统一梳理归档的意识欠缺。

（3）管理队伍素质不高。二级学院的档案管理队伍大部分是兼职人员，不是科班出身，缺少系统的档案管理的业务培训和学习经验，应用现代信息化手段管理档案的能力缺乏。在从事档案管理过程中，心有余而力不足。这部分兼职的档案管理员，人员变动频繁，没有连续从事档案管理的岗位工作经验积累，严重影响了档案管理的水平和质量。

（4）管理没有统一的存放地。二级学院没有专门的存放档案资料的档案归档的地方“档案室”。档案资料都是分别散落存放在各业务板块的兼职档案员的办公室柜子或电脑中，档案资料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二级学院的档案管理还是停留在纸质文档的存档，纸质档案由于时间的推移和自然的不可抗力，会出现变质和老化、发霉、受潮的现象，致使档案材料破坏和缺失。由于人员的素质能力的局限性，导致缺少信息化的档案管理方式，没有形成电子档案。

4 高职院校二级学院档案管理的建议

（1）充分认识档案管理工作的重要性。二级学院的档案为学校的各项统计和考察借鉴提供了原始的数据，折射了二级学院在成长和发展过程中的不足和进步。在全校范围内，要加强对相关文件的宣传和学习，提高二级学院领导、档案管理员等对档案的重视。要加强对档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为档案管理工作保驾护航。

（2）建立健全的档案管理队伍。二级学院没有档案管理队伍，需要建立党政主要领导任组长，专职档案管理人员组成的档案管理工作队伍，把档案管理工作的责任落到实处。对档案管理统筹规划，明确档案管理人员的工作职责，确保档案管理队伍的稳定性。

（3）规范档案管理制度。规范档案管理体制，健全管理制度，档案工作的整理、归档、利用、借阅、上交要有章可循，按照规范操作。当档案管理工作的情况作为档案管理人员年终考核的依据之一。在二级学院教师范围内，宣传档案管理制度，使全体教师了解档案归档、利用、借阅等的流程。

（4）设置专门的档案室。统一存放二级学院的档案资料，集中对二级学院的档案进行管理。由二级学院的档案人员负责接收登记档案，配备专门的资料柜，对档案进行分类保管，重要的档案要及时移交给学校档案室保管。

（5）加强对档案管理人员的培训。对二级学院的档案管理人员开展培训，提高档案管理人员的思想素质和业务素质，让他们系统的学习档案管理的专业基础知识;对从事档案管理工作的人员，进行上岗前的培训考核，考核后颁发上岗证书;开展深层次的进修，定期组织档案管理工作学习交流会，到同类院校档案室学习等活动。

（6）提升档案管理的信息化水平。信息化时代对高职院校二级学院档案管理工作的要求也逐步提高，要充分发挥信息化手段在档案管理工作中的重要作用，应用现代化办公技术，提高档案工作的管理水平。③要根据档案资源的时限和内容，建立信息资源查询库，提高档案的利用效率。

5 余论

随着高职教育事业的蓬勃发展和内涵建设的逐步深化，对二级学院的档案管理工作会提出更高的期望和要求。高职院校二级学院的档案管理工作是学校基础工作中不可缺少的部分，还存在不少问题有待解决。高职院校二级学院的档案管理工作是一项长期复杂的系统工程，在高职院校各阶段的工作中起到承前启后的作用。如何落实《普通高等学校档案管理办法》，进一步推进高职院校二级学院档案管理的工作进程，是新时期需要我们不断思考、探索与实践的。

注释

① 金华丽.高职院校二级学院学校档案分类方法初探[J].文教资料，2007（5）.

第7篇：档案管理机制范文

一、职业学校档案管理工作的现状分析

档案是职业学校办学历史和特色的积累，真是的记载了学校的发展过程，是学校最为宝贵的资源；同时，档案也是职业学校人才培养水平评估的基础，由此看来，加强职业学校的档案管理工作十分重要也很必要。下面本文就从自身工作实际出发，对目前职业学校档案管理工作的现状进行分析。

（一）职业学校档案管理意识淡薄

要想更好的开展档案管理工作，一定要具有先进的管理意识，要有创新的管理思维，对档案管理工作极为重视。但是从目前的情况看，职业学校中档案管理者的管理意识薄弱，对于档案管理工作较为忽视，认识不到档案在学校发展过程中的重要性，很多管理理念和方式只是停留在纸上，没有采取具体实际的行动去开展管理工作，这是目前制约档案管理顺利进行的根本因素，也是目前档案管理工作的最大现状。

（二）职业学校档案管理工作缺乏完善体制的支撑

职业学校的档案管理工作顺利开展需要有健全的体制作为支撑，实现管理工作的系统化、科学化和合理化。但是目前职业学校在管理中普遍使用较为落后的管理手段，应用手工操作的纸质档案为主的分散管理模式，档案管理的“软件”建设和“硬件”建设不能够满足需求，这些都严重的制约了学校档案的管理工作顺利进行。

（三）管理者的素质和技能水平有限

档案管理工作是一项较为系统的工作，并不是简单的文件归类，而是需要具有较强的专业管理技能和档案处理能力才能够完成的，从目前职业学校的档案管理情况来看，目前的管理者还不具备先进的管理技能水平和管理能力，不能够应用先进的管理技术去处理档案，这些都将影响到档案管理工作的信息化进程。

二、职业学校档案管理的措施研究

档案在职业学校的发展过程中起到了关键的作用，是学校的宝贵财富，因此说需要采取切实可行的措施去加强管理。

（一）提升相关人员对档案管理工作的重视程度

档案管理工作不能儿戏，要引起相关部门的高度重视。为此，需要提升管理的意识，建立起相关的管理机构。作为职业学校领导，要格外关注档案的管理工作，并且将这一工作列入到学校的工作议程当中，结合学校的具体实际情况贯彻落实《档案法》中的相关规定，更好的促进档案管理工作的顺利进行。与此同时，要提升管理者的重视程度，还需要加强宣传，使每个人都能够增强档案管理意识，重视档案，并且自觉的维护学校的档案管理工作。

（二）健全职业学校档案管理机制，完善管理措施

完善的档案管理机制和措施是确保管理工作顺利进行的基础，作为职业学校的领导，需要树立和增强档案管理的意识，建立起严密且切实可行的档案管理制度，规范档案的分类情况和归档情况，是职业学校的档案管理工作做到有章可循。

同时，为了更好的保存职业学校的档案资料，管理者需要对档案进行统一的保存和科学的管理，建立起档案管理责任制，使责任心强且熟悉档案管理工作的人员总体负责，并在此基础上进一步的完善岗位制、档案室管理制度、档案资料保密制度以及档案查阅制度等，为档案的管理工作打下良好的基础。

完善的措施机制和措施同样离不开现代化的管理手段，作为管理者，需要积极的应用先进的管理设备和管理技术，采用计算机和信息检索终端等现代化的管理体系和运行机制进行职业学校的档案管理工作，实现档案信息管理的科学化和信息化，提升管理的质量和效率。同时，要应用科学化的手段提升档案管理的“软件”和“硬件”系统，使二者双管齐下，共同促进职业学校档案管理工作的有效进行。

（三）不遗余力的提升职业学校档案管理工作者的能力

职业学校档案管理工作中，起核心作用的还是管理者，无论技术多先进，管理体系多完善，如果管理者的技能水平跟不上发展需求，同样也不能够有效的开展档案管理工作，基于这一原因，就需要采取措施提升职业学校档案管理人员的综合水平和管理能力。为此，要加大对档案管理人员的培训力度，提升其专业技能和管理水平，开阔视野，培养管理者的创新意识，使他们由单一型的管理人员向着复合型的管理人才的方向发展。技能培训需要和实践相连接才能够更好的发挥作用，因此说在培训的过程中还需要贯穿实践，多方面提升管理者的水平。除了外界的力量之外，管理者自身也要不断提升能力，丰富知识，这样才能够从根本上提升自身的管理水平，促进职业学校档案管理工作的顺利完成。

第8篇：档案管理机制范文

关键词：核编转制 航标 科技档案管理

随着“三定”规定的实施，基层航保单位的部门发生了较大变化、人员进行了较大调整，在为基层航保单位档案管理工作带来良好发展机遇的同时，也对其“连续性”和“方向性”形成了挑战。笔者结合近年来本单位工作实际，浅析如何在海事核编转制改革中做好航标科技档案管理工作。

1.以航标科技档案特点为导向，明确工作方向

航标科技档案是以航标专业职能活动分工为基础，从事科研、基建、设备及航标业务管理活动中直接形成的，现行办理完毕或告一段落的，并对本单位和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录的总称。与其他档案相比，航标科技档案具有其显著的特征。

（1）专业性。航标科技文件材料产生于各个不同的职能管理部门和不同的专业技术领域，具有不同的形成过程和规律，反映不同的专业性质和管理成果，具有一定的科技含量，其内容和形式有很强的专业性。而档案室人员往往缺乏对各类专业的认知，因此，档案的收集离不开专业人员的收集和整理。

（2）成套性。任何一项航标科技活动中形成的一整套科技文件材料都是一个有机的整体，具有必然的内在联系，能完整地反映该项活动的程序、发展过程和结果，每份文件都是这个整体中的不可缺少的部分。因此，在实际工作中必须维护文件材料组合上的成套性，使其完整的记录历史。

（3）系统性。从宏观上看，在航标科技活动中的不同阶段，都会相应地形成必需的科技文件材料，而在活动告一段落或全部完成后则会形成一系列系统的科技文件材料。从微观上看，每份航标科技文件材料，都有若干编制阶段，会需要办理相应的审批手续，这就形成了单份科技文件材料的系统性。因此，需要在宏观上完善管理制度，在微观上明确管理流程。

（4）渐进性。为了使航标科技文件材料完整准确地反映客观实际和事物发展变化的规律，就必须对已形成的科技文件材料作相应补充或修订。这正是科技文件材料同其它文件材料相比所独具有的重要特点。尤其在核编转制过程中，一些文件材料可能因为老的制度未明确等原因未能在一开始就归档，但随着改革进程的逐步推进，必须加以查缺补漏。

（5）群体性。每一份航标科技档案都是集体智慧的结晶、集体力量的体现，需要集体的共同研究、设计、记录和编制。如在审签中需有严密的分工，每一道审签手续，都有相应层次的技术人员或部门领导、处领导来完成，具有群体性的特点。因此，必须提高全体人员的档案意识，做到航标科技档案工作人人有责、人人尽责。

（6）标准性。航标科技文件材料从形式到内容都具有非常明显的标准化特点，特别是图样材料从载体的幅面尺寸、书写材料的种类到科技文件材料的编制方法都有专门的规定和严格的标准。因此，在核编转制中必须重新修订完善管理规范，使其制度化、流程化、规范化。

2.以落实档案责任为重点，强化档案意识

核编转制过程中，部门变化了，人员调整了，新部门、新人员对档案管理工作存在不熟、不懂、不重视等情况，旧的档案管理制度明确未能适应改革发展的新要求，必须加以重视、予以解决。

（1）加强宣传培训，营造工作氛围。一是要进一步把学习贯彻档案法律法规和有关的档案管理制度作为一项重要工作。二是要定期举办档案业务知识培训，尤其对新成立的部门及新近从事档案工作的人员要予以重点培训。

（2）落实专人负责，明确工作职责。航标科技档案的形成涉及到各个部门，需要各个部门的参与，需要经办人员的具体落实。尤其在海事核编转制过程中，部门和人员的调整往往容易给档案的收集工作带来“断档期”。对此，各级领导和相关工作人员要指派专人负责各部门档案文件的日常收集工作，知道规范和要求，档案工作的相关人员应按照航标科技档案的规范要求做好档案文件的制作、收集和整理，提高整理质量和工作效率，确保科技文件的齐全、完整和安全。

（3）修订管理制度，强化制度约束。一要以落实“三定”规定为契机，调整档案分类。在落实“三定”规定后，部分工作职责的归口部门发生了变化，档案文件的日常收集整理的主体随之发生了变化。因此，必须在“三定”规定实施后，尽快根据部门分工调整档案分类，使各部门尽早地了解本部门在档案管理中的职责和任务。二要以便于操作为前提，明确工作流程。针对新部门、新人员缺乏对档案管理工作的了解，档案室人员必须从简单性、可操性、实用性出发，做好档案管理工作流程的梳理工作，使各部门新的档案管理人员易于掌握、便于操作，推动档案管理工作规范化。三要以推动事业发展为目标，完善管理机制。借助质量体系管理的“闭环运行、不断改进”的原理，不断总结档案管理工作中存在的不足，借鉴引进档案管理信息化等先进管理模式，不断完善航标科技档案管理机制。

3.以强化档案整理工作为关键，确保不断不乱

（1）把好收集关。在日常归卷工作中，科技文件材料形成部门要按照“归档范围”条目，建立相应的临时档案盒，将已经办理完毕的文件材料，随时归入相应盒内，制作规范目录，逐一登记，做到“随办随归”。要遵循“原始真实”原则，将科技工作中“直接形成”的资料（即：“第一手材料”、“原始记录”、“原生信息”）保存好、整理好，保证案卷内科技文件材料内容真实，使其发挥历史凭证作用。要落实档案管理规范，按照每一项工作和活动的程序，保证归档范围中的文件材料数量齐全、内容完整，保证科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。

（2）把好整理关。文件材料的整理是在平时归卷的基础上，将已经办理完毕或告一段落，并具有保存价值的文件材料，按照一定的要求和方法组合成相对独立的保管单位，也称为文件材料的组卷工作。这个环节要遵循：①组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。②直接针对具体项目的管理性科技文件材料按标准和规范要求放入所针对的项目里组卷。

（3）把好编目关。编目是科技文件材料和科技档案整理工作的最后一道工序，必须严格按规范要求进行。其主要内容包括：编写卷内文件材料页号、卷内目录的编制、卷内备考表的编制、案卷封面的编制、案卷脊背的编制。

（4）把好装订关。装订前要对破损文件材料进行修裱，对无装钉线位置的文件，要用白纸条加边；对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，用白纸补缺或者托补，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。装订时要去除文件材料上易腐蚀的金属物：把文件材料上的钉书钉、大头针、回形针等金属物全部去除掉以防腐蚀文件，清除时不要损坏文件。对过大的文件进行折叠。按照《技术制图复制图的折叠方法》，任选一种。无论采用何种折叠方法，折叠后复制图上的标题栏均应露在外面。但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处尽量位于文件，图表字迹之外。装订要求结实、整齐、美观，不要压住字迹、不掉页、不倒页，不损坏文件、不妨碍阅读。

第9篇：档案管理机制范文

一、工程地质勘察原始资料档案的特征

（一）专业性。工程地质勘察工作包含了勘察、室内土工试验，波速测试、静力触探试验等多样化的专业知识和学科，这就使其档案具有较强的专业性和多样性，一般情况下不同的专业技术文件不能混为一体。因此在工程地质勘察原始资料档案的管理工作中，要求管理人员具有一定的专业知识，从而能快速精准地区分各专业的文件及相关图纸，进而对相关文件进行正确的分类处理。

（二）系统性。工程地质勘察一般是以独立的工程建?O项目作为对象，勘察过程中的每个环节都是有效连接在一起的，使工程勘察技术资料同工程项目建设中的其他资料有机地组成一个完整的系统，其中的每一个部分都不可缺失。

（三）阶段性。工程地质勘察工作具有特定的流动性，只有在野外作业完成后才能进行资料整理、提供勘察报告、土工试验报告、波速测试报告、静力触探试验报告等。在不同阶段的勘察工作中，产生有不同的技术资料，管理人员要做好具体的阶段性资料的收集整理，并且要注意不同阶段勘察资料之间的关联性。

（四）时效性。因为工程地质勘察报告具有针对性，仅服务于相应的工程项目。这个原因导致在项目设计、施工阶段对勘察报告会进行反复的查阅和使用。在项目竣工以后，对勘察报告的使用率会随之降低。所以工程地质勘察报告及相关资料的档案具备的时效性特别强，其作用会随着时间的推移而衰减。

二、工程地质勘察原始资料的收集内容

在收集工程地质勘察原始资料时，不仅要对工程勘察原始资料进行收集，还要对工程勘察的由来、工作过程以及工作成果进行收集。一般情况下，收集资料时包括以下几点内容：

第一，把业主提交的工程项目批准文件、施工或勘察许可文件、工程项目的坐标与标高资料、项目已有的技术资料和图件、勘察合同文件、勘察任务书等原始文件进行统一的收集保存；

第二，针对各个勘察任务书要求，将勘察部门所编写的工程地质勘察大纲文件以及在勘察过程中调整大纲相应的批文等资料一并收集保存；

第三，收集在勘察工作完成后所编写的勘察报告、土工试验报告、波速测试报告等相关报告以及相关的图、表资料和勘察原始记录表、原位测试记录表、钻探原始记录表等；

第四，相关专家的咨询意见、施工图审查意见等相关图文资料以及工程勘察过程中所采用的工程地质调查、工程地质测绘及长期观测等形成的全部原始资料进行收集管理归档。

三、做好工程地质勘察原始资料档案管理的具体措施

（一）对工程档案管理加以重视。所谓的重视，就是要深刻认识工程地质勘察在经济建设中“防灾”的重要性，特别是分管领导要重视档案管理工作，设立档案管理机构，配备相关人员，比较大的项目要配备兼职资料收集、保管人员。档案管理人员不仅要具备档案管理的专业知识和能力，还要具备协调技术人员或兼职档案人员、相关部门的能力。建立和完善工程地质勘察的档案管理机制，制定科学的激励和约束制度，激发档案管理人员、兼职人员和技术人员的责任心，提高档案资料收集的完整性和系统性，从而保障技术资料档案的真实科学、规范严谨。

（二）把现代科技运用到档案管理中。传统的档案管理手段会一定程度地增加工作量，工作枯燥繁杂，工作人员工作积极性有所削减，降低工作效率。在新形势下，档案管理信息化建设工作已经全面展开，加强数据库建设，使工程地质勘察档案管理进入电子化和数字化时代是档案管理的必然要求。要在工程地质勘察档案管理中投入必要的硬件和软件设施，进一步保障工程地质勘察原始资料在传输和应用工作中的安全性，夯实工程地质勘察原始资料的使用基础。

（三）建设全面的档案管理制度。制度建设是搞好管理的必要途径，档案管理部门要依据法律法规和单位的管理制度制定档案管理和工程地质勘察档案管理制度，规范档案管理。根据工程项目的特征，制定符合实际的工程地质勘察档案资料收集工作规则，做好规范的表格以及验收凭据单等资料，这也是把工程地质勘察档案管理好的基础。通过制度，让管理档案的人员、技术人员明晰自身所要承担的工作责任，加强责任心以及法律意识。这样才能保障工程地质勘察档案的完整、真实、科学。