行政机关公文格式精选(九篇)

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第1篇：行政机关公文格式范文

【关键词】应用文体；微博公文；文书学；公文传播

2011年4月2日，浙江省海宁市政府信息公开网《关于启用微博公文的通知》一文，其后在新浪网上开通“浙江省海宁市司法局官方微博”，并以“海宁司法”的名称通告、公告等，并且至今一直在使用。2011年10月，“微博公文”获得亚洲政府信息化权威大奖。这一新生事物引起了各方媒体的报道，但报道内容似乎更多关注的是“提升司法行政机关微博问政能力与创新社会管理水平”等政务公开和信息传递层面。当笔者搜索到原文后，认为这样的传播方式将对传统文书学带来较大的影响。现具体分析如下：

微博公文的形成

微博，即微型博客（MicroBlog），是一个基于用户关系的信息分享、传播以及获取的平台，用户可以通过计算机、手机等多种客户端更新信息。“公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。”[1]微博公文就是以微博的形式并传达的政府公文，与纸质形式的公文、电子公文具有一样的行政效力。

海宁市司法局官方微博发出的第一份微博公文，全文如下：

@海宁司法：【微博公文】01号。关于做好清明节假期值班工作的通知。@本市各司法所：为了做好社区服刑人员管控工作，各司法所应严格落实值班制度，要求值班人员手机必须保持24小时开通，做好手机定位监控和记录表登记工作，如有情况及时上报@社区矫正之家。[2]

从以上可以看出，微博公文也同样具有了微博简短、及时的特点，但与微博有区别的是不具有“个体性”的特点。“微博公文只能由官方微博，个人微博可转发”。这时博主已经不是某一个具体的人，而是代表着某一级政府的工作部门，如海宁市司法局官方微博名称为“海宁司法”。这条微博也成为海宁市司法局决定启用这种新传播模式后发出的第一条“微博公文”。

究其实质，微博公文并未改变公文的性质和用途，只是公文的传播方式有了改变，但140个字数的限制和微博特有的即时传播途径，必然对已有的文书学研究带来影响。

微博公文与传统公文的区别

“公文是法定组织在其公务活动中所形成的、具有法定效力和规范体式的、对外发出的公务文书。”[3]海宁市司法局是国家行政机关，能够以自己的名义行使权利与承担义务的机关单位，具有文件制发权。

为提高公文质量和工作效率，2000年8月24日国务院了《国家行政机关公文处理办法》，对公文的种类、格式、行文规则和办理程序都做了严格规定，明确要求公文处理工作要做到规范化、制度化。纸介质公文是国家行政机关公文的基本表现形式，目前世界各国的行政公文都是以纸介质公文的形式存在。但微博公文就不同了。

浙江省海宁市政府信息公开网《关于启用微博公文的通知》全文如下：

关于启用微博公文的通知

局机关各科室，各司法所，市公证处：

为全面推进我市司法行政系统信息化建设，提高办公效率和质量，经研究决定，从2011年4月1日起启用微博公文。现就有关事项通知如下：

一、微博公文体式

微博公文分为文头、主体两部分。

（一）文头由公文标识、发文字号构成。

1.公文标识为：【微博公文】

2.发文字号为：微博公文文号为×号，微博转载公文文号为原公文文号。发文字号后用全角句号。

（二）主体由公文标题、主送部门、公文正文、成文日期、附注等项目构成。

1.公文标题：发文字号后第一段文字为标题内容。微博转载公文标题应加书名号。

2.主送部门：对下级机关、部门、单位发出的指示、通知、通报等公文，下属机关、部门、单位都是受文机关，也就是发文的主送部门。如微博公文系普发，主送部门可省略。主送部门在正文之前、标题之后。最后一个主送部门名称之后用全角冒号。

3.公文正文：正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。

4.成文日期：即为微博公文日期，一般无须另行注明。

5.附注：一般为微博转载公文在网站公布的公文网址链接。

二、要求

（一）微博公文一般为一文一条。

（二）微博公文只能由官方微博，个人微博可转发。

（三）机密公文一律不得在微博公文中。

（四）要求局机关各科室，各司法所，市公证处，各律师事务所、法律服务所全部开通新浪认证官方微博，或工作人员开通个人微博，以随时接收微博公文。

附件：

微博公文样式

微博公文样式：

【微博公文】×号。关于×××××××××的通知。各司法所：××××××××××××××，××××××××××××××。

微博转载公文样式：

【微博公文】海司[2011]×号。《关于××××××××××××××的通知》。各司法所：××××××××××××××，××××××××××××××。http：//148.省略/（公文网址链接）[4]

从以上所引浙江省海宁市司法局《关于启用微博公文的通知》一文可以看出，微博公文与传统公文有着不小的区别，下面分别阐述：

公文格式简化，适应微博有限容量。与《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式相比照：对照《国家行政机关公文格式》，纸质公文完全遵循，电子公文也比照遵循。但微博公文已经完全不适用了，如“发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识”、“正文用3号仿宋字”、“公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分”等针对文件外观格式的要求，更不要说文件的生效标识——印章了。

公文内容简洁，适应微博有限容量。“微博公文一般为一文一条”，微博公文的正文内容“要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱”。这既是微博公文的优点，也是它的缺点。当事情比较简单、紧急时，微博公文非常适合，尤其是突发事件的处置，可以随时跟进事态的发展。当文件内容过长时，微博公文采取网页链接处理。

行文方向仅限于下行文，但发文范围扩大。《关于启用微博公文的通知》文中对主送部门的解释是：“对下级机关、部门、单位发出的指示、通知、通报等公文，下属机关、部门、单位都是受文机关，也就是发文的主送部门。”可以看出，目前微博公文仅限于司法局内部，这项由司法局领导力推的新举措刚刚开始在内部试运行，因此没有对外联系工作上行、平行文的功能。

从公文行文方式来说，下行文一般都是内部行文，单位以外的人或工作部门很难看到。但是“微博的传播方式是一种裂变式的传播，这种传播速度是几何级的”[5]。通过微博这一特殊的传播方式，“围观”的人可以很多，微博特有的“转发、收藏、评论”功能，将公文内容迅速扩散，行政单位内部、外部的人同一时间都能看到。内部的有关工作人员执行，外部关注的人形成监督。此时公文的行文方向已不是发文者所能控制的。

全体工作人员参与，对现代网络、通信手段的依赖加强。使用微博公文的前提是“局机关各科室，各司法所，市公证处，各律师事务所、法律服务所全部开通新浪认证官方微博，或工作人员开通个人微博”，以随时接收微博公文。如果没有开通微博，如果没有新浪认证官方微博这个平台，微博公文是无法实施的。现在很多机关、企事业单位内部也都在使用即时公共通信平台如QQ、MSN、SKYPE等传递着公文，但都是在一个封闭的系统内部进行。微博公文最大的不同是开放的空间，“公”文被“私”人化了，传播的途径是点到点，而非传统公文层级传递。只要公众有微博账号，加“关注”就可以看到自己感兴趣的微博公文，就可以互动，发表个人的主观意见。微博公文已经不限于一个局域网，它是被置于一个公共平台之上，大大加快了公文在社会各个阶层的流动速度。

微博公文对传统文书学的挑战

我国文书学一直是以研究公文的生成和运转规律为核心研究内容的。随着科学技术的进步，公文在传播、传递中大量使用现代化手段如广播、电视、电子计算机等来进行，但最终作为凭证和依据的，仍然是以纸介质公文为主。与之相关的管理办法及公文格式也是针对纸介质作出的规定。但是，当互联网与通信技术整合到一起后会对传统公文有什么影响，我们并没有深入研究，只简单地归结为公文的传播方式有所改变，这是不够的。

对文书管理的挑战。“微博公文”在提速政务信息的同时，在文书处理方面，也要探索与之相适应的规章或制度。显然，传统的收发文过程，比如缮印、用印、登记、分发等程序是不适用的。但审核、签发、复核等原来保证公文质量的环节如何与微博公文相结合呢，又将是一个新课题。

微博公文的格式是否已固定下来，也值得商榷。公文格式的规范化和标准化是公文这一特定文书的形式所必须要求的。“格式不规范，除了影响公文的质量和美观外，更重要的是影响公文的效力。”[6]例如老百姓把纸质文件俗称为“红头文件”，就是对公文格式的认可。此外，在公文安全方面，微博公文是建立在独立于本部门之外的公共平台上，必须保证网络的稳定性和安全性。这与纸质公文的保管是截然不同的。对于黑客的攻击或是平台瘫痪等必须有预案。

对公文写作学的挑战。当我们还在长篇累牍地讨论公文的结构方式时，当我们还在苦心经营公文开头、主体、结尾的写法时，微博公文悄无声息地颠覆了这些理论，因为它只有140个字的容量。不需要考虑结构完备、过渡自然，也不用考虑主体是并列式还是递进式，更不需要“特此通知，望贯彻执行”之类的套语式结尾[7]——这些我们曾经奉为公文写作的“宝典”轻而易举地被解构了。

于是，公文变得简单与简洁，只要文通字顺，清晰地传达主旨，其余皆不必考虑。从这个层面上说，公文也回归到了它的本质——为了处理公务而产生。但同时，公文的文字及文学美感要求也被削弱了。

可以预见，微博公文的出现，对传统文书学的公文写作、文书处理、行文规则、公文格式、公文传播模式等一系列理论提出了挑战。微博公文会成为一个新的文种吗？让我们拭目以待吧！

参考文献：

[1]杨珍.对微博公文发展的理性思考[J].档案，2011（5）.

[2]http：//t.省略/1668973792/3f4DcPqzBQ

[3]向国敏.现代秘书学与秘书实务新编[M].上海：华东师范大学出版社，2001：115.

[4]http：//zfxx.haining.省略/zcwj/201104/t20110402_176153.htm

[5]王金礼、魏文秀.微博的超议程设置：微博、媒介与公众的议程互动[J].当代传播，2011（5）.

[6]房庆、李志祥、沙增斌.GB/T9704—1999国家行政机关公文格式国家标准应用指南[M].北京：中国标准出版社，2000：3.

[7]王敏杰.论行政公文的结构特点和结构方式[J].档案学通讯，2009（5）.

第2篇：行政机关公文格式范文

公文格式的概念。关于公文格式的概念,权威的提法有三种:《国家公务员录用考试全国统编教材·公共科目》一书把公文格式的概念归纳为“公文的数据构成与对各数据项目的编排”。《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式中说,公文格式“一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成”。《国家机关公文格式》(全国文件格式及数据元标准化技术委员会制定)的要求十分详尽具体,我们可以概括为:公文格式即“公文的书写形式和公文各组成部分的排列顺序及区域划分。”在公文用纸的纸面上,公文图文区的“数据项目区域”分为指定项目区域和选择项目区域两种。指定项目,即必须填写的“基本数据项目”、它包括发文机关、发文字号、公文标题、正文、生效标识、页码、印章、成文日期等项。选择项目,即用于规定供选择填写的“供选择的数据项目”,它包括签发人、主送机关、无正文说明、附件说明、注释、特殊说明、主题词、抄送机关和印发说明等项。

公文格式的特点:一是具有相对稳定性和规范性,二是必须具备规定的“基本数据项目”和根据需要决定取舍的“供选择的数据项目”。三是对公文各数据项目的编排必须遵循国家的有关规定,四是在确保公文结构完整的同时,相同文种的公文,其数据构成应保持大体一致。

基本数据项目。指所有公文必须具备的项目。它包括如下各项:一是发文机关。(公文的法定作者)它表明公文的责任者和法定的权威性。二是标题。它是标明公文主要内容的概括性题目名称。三是正文。它是用于阐述公文内容,表达发文意图,使受文者能够获得准确信息,了解具体事项,掌握方针政策,明确政策界线。四是印章或签署。公文使用的印章是代表权力、职责的凭据,用以证实公文的法定效力和对公文的负责。五是成文日期。指形成公文的确切时间。也是公文开始生效的时间。

（来源：文章屋网 ）

第3篇：行政机关公文格式范文

一、提高认识，转变观念，强化组织思想保障。机关公文处理工作的运转情况，体现了县委办乃至县委的整体工作水平。为此，县委领导特别是办公室领导高度重视机关公文处理工作，始终将机关公文处理工作当作重要工作抓紧抓好。专门抽出两名具有一定文字理论水平、责任心强、业务水平高的同志从事机关公文处理工作，并由一名文字综合能力强、具有办公室工作经难的副主任分管此项工作，从而确保机关公文处理工作水平的不断提高，促进了机关各项工作的正常开展。

二、建章立制，规范程序，加强各项制度建设。近年以来，我们重点完善了三项制度：一是领导把关制度。我们明确分工一名副主任分管公文处理工作，凡是县委办、县委名义下发的文件或是以县委办、县政府办、县委、县政府等名义联合下发的文件，都必须经分管领导对公文格式、内容等方面审核把关后，才能送主要领导签发。二是工作运行制度。我们根据公文的运行程序，对公文的起草、报送、校核、印发、传阅等每个环节，公文处理人员应该干什么、怎么干、达到什么标准、与下一个环节如何衔接等都作出了明确规定，使公文处理工作有了规范的运作程序。三是责任追究制度。实行“一次性告知”制度，将需要公文处理人员周知的事项一次性告知，极大加快了公文处理速度，方便了机关及基层办事人员。建立公文处理工作目标责任制，将公文质量作为衡量工作实绩及年度评先树优的主要依据，从而不断增强公文办理人员的工作责任感和压力感。

三、认真校核，坚持原则，提高公文处理质量。在对下行文中，我们坚持做好“五个校核”：一是发文校核。从工作需要出发，坚持从严把关，少发文，克服“文山”现象的发生。二是格式校核。通过严格校核，使文件格式方面能够遵循正确的行文关系，准确恰当的选择文种，使用完整的文件格式，严防漏项、错项或多项现象的发生。三是内容校核。在公文审核时，依据党的路线、方针、政策及国家法律法规结合国家、省、市、处要求，进行认真核对，严防出现原则性失误和错误。四是文字校核。在保持公文原意的前提下，进行文字核对与处理，使公文的观点明确、思路清晰、结构严谨、语言简练，字词标点使用恰当，人名、地名、时间等数字准确无误。在来文管理中，我们坚持“四个严格”，即：严格按文件层次分发阅读文件；严格按规定份数向上级机关报送公文，对未列入清退的中央、省委文件按规定登记造册备案后并及时销毁；严格执行复制、汇编文件的有关规定，及进、规范地对公文进行立卷归档；严格执行公文安全保密的有关规定。几年来，办公室从未发生遗失密级文件或泄密事件。

第4篇：行政机关公文格式范文

全市迎接二类城市语言文字工作评估动员大会召开以后，市公安局高度重视,紧密结合当前公安中心工作，迅速行动,周密部署,建立健全了机构,并严格按照市迎评工作实施方案，有计划、有步骤地开展工作,宣传动员工作有序深入推进，取得了阶段性成果。

一、加强组织领导。我局党委班子充分认识到语言文字工作是传承中华文化的基础性工作，是提高全民素质，提升队伍形象的有效载体，根据市语委办的部署和要求，不断加强对语言文字工作的组织领导，成立了由局党委副书记、副局长XX同志任组长，政治处、指挥中心领导任副组长，其他相关部门领导任成员的领导小组，下设语言文字估迎评办公室，负责迎评的具体工作，确保了迎评工作组织到位、人员到位、工作落实。

二、广泛宣传动员。全市迎接二类城市语言文字工作评估动员大会召开以后，我局及时召开了全市公安系统迎接二类城市语言文字工作评估动员大会，认真贯彻落实全市会议精神。同时，结合公安系统自身特点开展丰富多彩的宣传和培训活动，大力宣传语言文字法律法规，营造良好的语言文字宣传氛围，语言文字法规知晓率达到了100%。同时，我局还把语言文字工作渗透到日常管理中，在普及普通话和用字管理方面严格要求，特别是局领导班子全体成员带头坚持使用普通话，在机关内部基本形成了将普通话作为工作用语的良好氛围，促进了全市公安系统语言文字工作的开展。

三、抓好“两个结合”。如何促进语言文字工作与公安系统自身建设协调发展，我局主要抓好“两个结合”：一是将语言文字工作与机关公文办理工作相结合。公安系统与语言文字工作关系紧密的是机关公文办理工作，机关公文办理涉及文件的起草、核稿、审批、编号、用印、发文等流程，相关科室和工作人员严格执行《国家行政机关公文处理办法》，细致地审核公文的文面格式，确保各种公文的格式规范。局语言文字工作领导小组办公室积极介入，加强监督检查，对文面格式、用字等不规范现象及时纠正，促进了机关公文办理水平的逐步提高。二是将语言文字工作与文字综合部门工作相结合。为了语言文字工作的验收，市局从各单位抽调了一批“笔杆子”，专门从事相关文字材料综合工作，大大提升了文字材料的质量，也促进了我局语言文字工作的发展。同时，抽调民警专门从事机关宣传解说工作，在从事机关宣传展览相关解说工作的同时，充分发挥语言的传播、辐射功能，促进了全局普通话推广工作。我局还专门邀请本市的语言学专家、资深主持人授课，在短时间内大大提高了文字综合部门工作人员的语言文字水平。

四、强化培训考核。在宣传动员阶段工作有序推进的基础上，为进一步推进公安系统语言文字工作的深入开展，我局制定了《全市公安系统迎接二类城市语言文字工作评估工作培训考核方案》，积极推进以语言文字技能的培训考核工作。在全系统兴起电脑打字、学编辑、学制表、重应用的热潮。一些老民警更是克服年龄大动作迟缓等困难，从最基本的拼音、字根、笔画学起，一个字一个字地分解，一个词一个词地组合，他们的学习劲头成为我局一道亮丽的风景。我局将在下一阶段对在编在职民警进行语言文字技能考核，以考促训，推动信息化工作地深入开展，也推动了语言文字工作的扎实开展。

第5篇：行政机关公文格式范文

我在这段时间的主要工作如下：

一、按照董事长、总经理室的指示，对办公室各项工作作了安排和内部分工，对接待、文件处理、档案管理、内外协调等职能明确了基本要求，并作了自我培训，使新组建的办公室能较快地运转起来。

⑴文档处理：参照国家机关的文件处理办法，制定了集团公司文件印发格式，对重要文件进行了分类存档。

⑵印章管理：按董事长的指示，对集团公司三十多个印章保管情况进行了调查摸底，制定了印章管理制度，对印章保管人办理了授权委托管理手续，明确了重要印章登记使用的程序。

⑶文件起草:起草了重要会议的会议纪要、每周工作要点、有关管理规定、先进评比办法等文件。

⑷租赁管理：对南通光华大楼、海门大酒店的对外租赁情况进行了摸底了解，并向董事长作了汇报，督促对过期、到期的合同办理续签手续。

二、努力做好集团公司各单位、部门之间协调、沟通。通过询问工作进展、整理一周工作要点、上门走访等形式，熟悉人员，了解情况，对整个公司有了基本的把握。

三、做好董事长、总经理室的参谋、助手。认真按照上级的要求开展工作，及时汇报工作情况，迅速传达工作指令。使领导吩咐的事有落实、有结果、有汇报。

四、努力学习业务知识，积极参加实践活动。来到公司以后，为加强对办公室的文件管理，认真参照《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》的要求，制定了集团公司公文格式;同时为尽快熟悉公司的主业——房地产业务，自学了相关知识，并主动向业务人员请教。这期间，跟随董事长等领导对山西永济、如皋等地进行了考察，参加了启东、海门等地的土地挂牌、拍卖活动，参加了南通中院关于拆迁户陆海平一案的审理等，增长了见识，对熟悉业务有很大的帮助。

五、认真贯彻董事长、总经理室关于加强企业文化建设、打造文化光华的指示精神，在一月份着重抓好四件事：

⑴集团公司新春联谊会及先进表彰大会策划、组织;

⑵《日月光华》企业内刊首期的编辑、出版;

⑶酒店二楼书画整理、裱、布置;

⑷酒店新春布置及房地产公司海门分公司门厅形象墙装饰。

在董事长和有关专家的指导下，我作为具体经办人主要做了组织、协调、策划、督促等工作，依靠一个小团队和各单位、部门的通力协作，在规定的时间内基本圆满地完成了任务。

需改进和提高的地方：

加大办公室协调、督查的力度，发挥办公室综合职能部门的作用，做董事长、总经理室的好帮手;

第6篇：行政机关公文格式范文

一、强化业务水平，提高服务质量。

我办将继续坚持以服务为中心，努力提高行政服务质量和效率，强化管理、搞好协调，切实履行好三项职能。

1、提高办文、办会质量。①严格遵守《国家行政机关公文处理办法》，严格把好“四关”：一是把好行文关；二是把好审签、会签关；三是把好法律政策关；四是把好文字和体例格式关。通过严格把关，全面提高公文处理的质量和效率，公文格式规范、表达精确、文字精炼、发文及时，认真做好文件的拟文、审核、核对等关键环节，使公文处理进一步规范化、制度化。②及时准确地做好来文来电处理工作。规范公文的办理程序，做到急件急办，特事特办，不断提高机关办文质量和效率。力争做到各种文字材料“零失误、零差错”，努力做到各类文件、材料精细化，目标督查经常化。③本着节俭、高效的原则筹办各类会议，及时做好会议材料、会场布置、后勤接待等方面准备工作，保证会议质量。

2、搞好公文立卷归档工作。根据上级有关规定严格做好公文收发、立卷、归档工作，及时准确地收集整理办结文件，对处理完的文件及时立卷、归档。确保各类文件无漏缺，泄密现象发生。

3、积极做好综合协调工作。我办将把握全镇的中心工作，根据各项工作的进展情况，不断调整工作重心，改进工作方式和方法，以一种主动、务实、创新的姿态开展工作。一是切实履行工作职责，凡需要党政办配合的工作，都将全力以赴、积极配合；二是积极发挥协调职能，主动开展纵向和横向协调，致力于机关各办关系融洽和工作协调；三是严格按照保密规定，做好保密工作。

4、加强机关内部管理，保障后勤服务

①加强办公室自身的管理，厉行节约。坚持依法行政，按有关的财经纪律办事，严格控制办公经费、接待费，杜绝客少主人多现象，厉行节约，确保部门工作的正常运转。

②坚持和完善机关的工作制度。严格按照考勤制度、车辆审批制度、办公物品发放制度等相关制度办事，使机关管理工作进一步规范化、制度化、科学化。

③严把车辆调派、使用关，对车辆调派进行进一步审核，确保公车公用，及时保养公车，保持车况良好，确保用车安全。

④及时添置购买日常办公用品，保证日常办公需要。

二、认真做好对外宣传工作。

1、全力配合有关部门，举办各种文化性宣传活动。在重大节日来临之前，做到有计划、有安排，如计划在三八妇女节、建党节、国庆节、元旦等节日开展相关宣传活动。

2、加大对外宣传力度，严格宣传纪律，树立良好形象。积极配合各级新闻媒体做好对我镇的宣传，及时更换宣传橱窗和宣传标语。首先在传统媒介的选择上，利用好长沙晚报、湖南日报、电视台等媒体，加强对我镇重点项目的宣传，尤其对含浦的发展前景进行宣传。其次，认真执行国务院《政务信息公开条例》，充分利用新型网络媒介，及时在政府网站更新信息，搭建政策、信息的咨询、交流平台。

三、做好中心工作和阶段性工作。

1、做好含浦镇2011年镇、村换届选举各项活动安排的准备工作。

2、协调完成好人大代表议案提案的按期回复工作。

第7篇：行政机关公文格式范文

从秘书工作在机关工作中所处的位置来看，他是机关中一项不可缺少的重要日常工作，对推动机关工作，提高工作效率和质量具有重要作用。

从秘书工作和档案工作的关系来看，秘书工作对档案的形成质量和国家档案事业建设具有重要的直接的影响。

一、秘书对文书处理和档案管理之间的关系

作为秘书工作其中重要的工作之一是对文书处理.文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程。是密不可分的两个环节.正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理和档案管理工作十分重要.

第一，文书处理工作与档案工作密切联系、相互出促进。

从根本上说，档案（文书档案）来源于文书。文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案是由文书转换而来的。文书工作质量直接影响档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反之，档案管理工作有可以促进文书工作更加本文由收集整理规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。

第二，秘书工作与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象。

秘书工作的主要任务是文件的收发、分办、传递、督办、整理、保管等，而档案工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编目、保管和利用等。从这个意义上讲，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文件处理工作是档案工作的基础，档案管理工作是文书处理工作的延伸。

二、秘书工作如何才能为档案工作打下良好的基础

从秘书工作和档案管理工作的关系来看，两者既有相对的独立性，又有蜜切联系的一个整体，秘书工作是档案管理工作的前提和基础，做好秘书工作是提高档案管理工作质量和水平的重要方面。

第一，秘书工作虽然表面上看是事务性工作，实际上也是一相专业很强的工作，秘书的业务知识和能力直接影响着档案管理工作的质量，不熟悉本单位的业务流程，不了解文件材料的相互关连，不理解一个事件的来龙去脉，就难以做好立卷归档工作。因此秘书人员要认真学习国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式及归档文件整理规范等相关政策法规的同时，要按照本单位的职能和工作，学习相关业务知识，努力提升工作水平，为档案管理工作奠定良好的基础。秘书还要不断增强责任感，认真履行文书处理条例，严格检查文件质量。诸如禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等撰写、修改、批阅文件材料，纸张、文体、格式要做到规范化、标准化、不能五花八门，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齐全完整等，保证文件符合立卷归档要求。

第二，秘书人员要树立档案意识。

秘书在文书处理中，要时刻想到档案工作，自觉主动地为归档做准备，规范办理好每一份公文，为后续的档案工作减少麻烦。平时工作中，要及时收集文件材料，收发文要逐件登记建册，做到有据可查，发现缺少要及时查找。对于系统性、系列性的事件事件案，不仅要收集正常渠道传送的文件，还要一些册外材料，如会议纪要、领导讲话、领导批示等，更应该及时收集、保证文件材料齐全完整。秘书树立了较高的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为立卷归档工作打下坚实基础。

第三，要重视定期搞好立卷归档工作。

立卷归档工作是秘书的一项重要任务，它既是公文处理的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，直接关系到档案材料归档后的安全保管和有效利用。这就要求文书人员在平时重视积累，从公文撰写、收发到归档、管理做到全过程监督管理，不遗留每一个环节。文件材料办理完毕，收集事件相关材料，把需要归档的材料进行盖章、装订等前期基础工作，定期按文件形成的规律及文件的性质，依据事先拟好的分类方案、及时对号入座，分门别类、合理排列，有序存放。这样，既有利于归档文件的齐全完整，又能减轻年终的归档工作量。

第8篇：行政机关公文格式范文

关键词：秘书写作；范式；问题；对策

中图分类号：G71 文献标志码：A 文章编号：1003-949X（2013）-03-0063-1

秘书写作必须又快又好，快速高质量的完成领导交拟的写作任务，这也一定要求秘书写作的书面范式规范、整洁、漂亮，符合《国家行政机关公文处理办法》。秘书是文字处理的第一高手，这也必定要求秘书在写作时处理文字、文面、格式时不仅要速度快，更是重点要求其写作出的文章规范、整洁、漂亮。

《秘书写作》是高职院校文秘专业学生的一门重要的专业课程，是高职文秘专业开设的一门主干职业技能课程。学生在《秘书写作》学习过程中，其秘书写作的范式常常达不到理想的效果，出现这样那样的错误，不仅不符合秘书是文字处理第一高手的要求，更不符合秘书写作必须又快又好的现实需要。

本文将分析高职院校学生在秘书写作书面范式上所出现的问题，并针对存在的问题提出相应的解决对策。

一、学生写作中存在的范式问题

（一）18个格式要素实际运用不当的问题

国务院办公厅在2000年8月24日下发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中把公文分为眉首、主体、版记三个部分共18个格式要素。学生在秘书写作的实际运用中会出现如下错误的现象：

1. 全部使用18个格式要素的现象。有的学生在拟写一个具体的公文时，无论是否与行文的具体环境和文种的要求相关，把所有《办法》中所要求的有关于眉首、主体、版记的18个格式要素都写在这个公文中，这是不妥当的写作现象。例如：一般 “请示”文种需要“签发人”格式要素，而别的文种 一般不需要“签发人”格式要素；有时行文需要“抄送”格式要素，而有时行文就不需要“抄送”格式要素。这得视具体的行文事项和行文环境而定。

2. 遗漏必要的格式要素的现象。学生学习《秘书写作》这门课程，肯定地说很少有同学见习过秘书或文书的现实“办文”环境，因此，难免会有遗漏公文必要格式要素的现象出现。例如：有的学生在拟写上行文“请示”和下行文“通知”（上级单位对下级单位发文）的公文中，就会遗漏掉必定要有的“发文字号”这个格式要素。

3. 错用必要格式要素的现象。如果缺乏相应的工作经验出现错用必要格式要素的现象将是在所难免。例如：“发文字号”格式要素中最后一个字是使用“发”、还是“字”、还是“函”、亦或是“通”呢？这得需要视具体的行文文种和行文方向而定。

4. 相应格式要素所放位置不当的现象。学生在拟写公文时，凭想象而写作，也会出现相应格式要素放错位置的现象。例如：有的同学在写作时会把“附件”格式要素放在成文日期之后排列，有的同学甚至还把附件的具体内容写在正文当中，其实，正文当中只出现“附件”格式要素的附件名而已，附件的内容要另起一页再安排内容。

一般情况下公文眉首部分只须书写发文字号套用红头文件纸；主体部分书写标题、主送机关、正文、附件、成文日期；版记部分书写主题词、缮印部门及时间即可。

（二）层次序数及其符号选择不当的问题

高职学生在秘书写作时文章的层次序数及其符号选择有不当的现象，与《办法》中规范的标准有不相符的现象出现。《办法》中层次序数规定，第一层次为：一、；第二层次为：（一）；第三层次为：1.但必须在全角英文状态下书写1后面的点符号；第四层次为：（1）；如遇还有第五层次的情况可到文档“插入”栏寻找诸如①层次序号；如遇只有两个层次出现公文当中，一般使用第一层次序数和第三层次序数。在使用计算机拟写公文时，公文的层次序数切忌使用记忆状态下计算机自动跳出的层次序数，否则公文内容将不能被“选定”，不能调整版面、行距、字体等格式。一般情况下，公文的第一层次标题使用三号仿宋字加粗，如遇很多层次很多篇幅的公文，第一层次标题可使用三号黑体字加粗，第二层次标题使用三号仿宋字加粗。

（三）文中插入表格、制图等格式不当的问题

高职学生在秘书写作时文章当中插入表格、制图等有不当的现象，与规范、美观、整洁的审美要求有不相符的现象出现。拟写公文中，如果插入表格、制图等宽限边距应调整至与公文内容边距一样宽。表格中字体应小于公文正文字体，一般为四号字体。表格中如出现时间：如9：00-11：00，应在半角英文状态下书写。公文或表格中如出现很多阿拉伯数字的数据，用“Times New Roman”字体再进行 “选定”变换一次字体。

（四）其他格式化低级错误的现象

现代信息社会，他山之石可以攻玉，他人的文字内容亦可借鉴运用，特别是引用相关的政策文件等，下载复制粘贴内容难免。但确有学生只管下载复制粘贴相关内容，却不管借用、引用的资料是否有底纹，行距、字距、空行、空格是否与所拟写公文一致，出现这样一些秘书写作范式上不规范的现象。

二、秘书写作范式教学中存在问题的教学对策

（一）充分调动学生学习秘书写作的积极性，采用适合的教学方法，提高学生的写作技能，提升学生的写作水平。

高职院校录取分数线较低，有的学生只有200多分，语文基础普遍不高，生源素质下降，自然会影响到他们写作能力的提高，但秘书写作课教学目标及要求并未随生源的降低而降低，相反为了适应市场激烈的竞争，对学生能力方面提出更为严格的要求，因此教师必须充分调动学生学习秘书写作的积极性，摒弃传统教学观念对秘书写作的束缚，不再采用照本宣科、填鸭式教学方式，不再把写作课当作理论课、知识课去讲授，采用情景式教学、体验式教学、纠错式教学的方法，从而传授学生写作方法、写作技巧，提高写作技能，提升写作水平。

（二）提供18个格式要素齐全的具有现实意义的例文让学生学习、参考、体验。

从理性认识到感性认识，现实的示范公文作品直观的表达了18个格式要素所处文中的位置，让学生看了一目了然，让学生有了真切的感性认识。学生从学秘书写作范式理论的云里雾里到看到现成18个格式要素样品的茅塞顿开、恍然大悟，这当然需要教师认真地选择现实当中的18个格式要素的示范公文。

（三）针对性地解决学生秘书写作书面范式教学过程中出现的各种问题，系统地进行范式案例教学，开展范式纠错法教学。

文中第一大点里谈到了6个方面数十个格式不当的小问题，教师应按照相关范式标准，系统全面地将错误范式公文的案例进行逐一的纠错教学，让学生掌握纠错的方法和技巧。在学生学习写作的过程中应手把手的纠正学生拟写公文的错误。

（四）加强秘书写作范式教学，强化秘书写作实训、实习，让教师和学生“走出去”写作，真正做到理论与实践相结合，理论化于实践，理论融于实践。

凡事熟能生巧。要想真正地传授学生符合《办法》的秘书写作范式，提升学生秘书写作范式技能，必须加强秘书写作范式练习，重点加强秘书写作实训、实习。把现实当中要完成的写作，拿到课堂教学里来，真正开展以项目为驱动的情景法教学、体验式教学。拔给实践经费，让教师和学生走出校门，走向社会，真正做到公文18个格式要素理论与实践相合，理论化于实践，理念贯穿始终，理论融于实践，真正让拟写公到规范、整洁、醒目、美观、大方。

（五）提高教学师资水平，提升教师秘书写作“实战”经验。

由于秘书写作教学教师大部分是中文专业毕业的，缺乏行政、企事业单位秘书岗位的工作阅历和背景，缺乏秘书写作“实战”经验，不能深入地组织教学内容，当然也不能“实战”地处理秘书写作范式教学中学生存在的问题。因此，高职院校要引进拥有行政、企事业单位秘书岗位的工作阅历和背景，拥有秘书写作“实战”经验的双师型教师；要想方设法让现有秘书写作教师“走出去，再回来”，去真正的秘书、文书岗位实习、见习，挂职锻炼，开展不同形式的秘书岗位工作体验。从而达到提高教学师资水平，提升教师秘书写作“实战”经验，真正提升和达到高职院校学生秘书写作范式技能的水平和目的要求。

参考文献：

[1] 肖丽珍.对高职院校秘书写作课教学的思考[J].黄冈职业技术学院学报，2008，（3）

第9篇：行政机关公文格式范文

【摘要】公文的核稿是公文送交领导审签前文秘工作者做的工作，本文详细阐述了核稿的步骤及应注意的环节。

【关键词】公文核稿

公文核稿工作，是文件起草送交领导审签前，对文件内容、格式、文字以及是否符合国家法律法规、本单位政策等进行全面审核、检查和把关的一项集政策性、规范性和严密性于一体的工作。行政公文是企业行使管理的重要手段之一，它的质量直接体现企业管理水平的高低。而核稿是公文处理的关键环节之一，对提高公文质量有重要作用，因此，认真做好公文核稿工作至关重要。近几年来，我厂办公室在公文核稿上严格遵照《国家行政机关公文处理办法》（国发[20__]23号）要求，坚持实事求是、精简、高效的原则，严把质量关。为企业的生产经营和管理工作提供了有力的服务。我厂公文核稿严把五个关口，确保了公文优质、高效、规范运行。

一、严把行文关。

严把行文关就是审核文件是否确需行文，这是前提。在这方面办公室坚持从紧、从严和适度的原则，凡可发可不发的文件坚决不发；凡通过汇报、请示等口头形式协商达成共识、能够解决问题的，一般不予行文；凡在会议上安排部署过的事项，不另外行文；一般知照性的通知和文件尽量在办公自动化系统的公告栏上，不另行文；正式公文和函件要明确区分。工作中，贯彻我厂会议精神的文件一般以部室文或公告通知的形式下发，均没有行文。对于与企业不相隶属但又需协商事项的单位，一般采用函的形式发文。

二、严把政策关。

把好法律政策关，是公文核校的重点。近年来，在文件量大、涉及面广的情况下，一方面积极学习相关知识，提高公文处理水平；另一方面，通过正常的行文程序，博采众长，采用会签协商等方式解决有关问题。主要是对文稿的内容进行认真校核，看其是否符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及上级有关精神。是否同现行有关规定相衔接，所提的措施和办法是否切实可行，是否完整、准确地体现公文意图等。今年以来，经办公室审核通过的各类文件无一发生政策性失误，没有发生与制度办法前后矛盾抵触的问题和现象，也没有发生由于文件表述不清而发生的推诿扯皮等不良现象，较好地维护了公文的严肃性和权威性。

三、严把文字关。

公文文字是体现公文质量的重要标志。如果公文词不达意表述不准，势必会降低公文的效用。因此，办公室注重在公文文字上下功夫，删繁就简，认真审核。检查文字是否通顺，是否有语病，词句表达是否得当，标点符号是否正确，尤其是对公文中的数字、年代、引用的公文名称、文号等认真核校。对于公文中部分词语的应用，办公室除了与相关单位协商和请教外，还对词语的用法分析推敲，力求简洁明了，通俗易懂，以最恰当地表述，准确反映文件意图，使执行部门和所涉及到的人员看懂弄通，不产生歧义，既能准确操作，又便于考核，提高了公文的行政效能。通过认真核稿，做到表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，今年来，我厂的公文没有发生过质量问题。

四、严把格式关。

公文格式标准化是公文水平和质量的体现。在公文审核中，办公室非常注重公文格式的校核，主要是“三审核”。一审文种选择是否恰当。着重把握几种容易混淆的文种的运用，如通知与通报、请示和报告等。二审行文形式是否准确。办公室根据公文涉及的内容确定行文形式，严防随意抬高行文规格。三审文体格式是否规范，包括标题、主送单位、抄送单位、主题词、附件、成文日期等，以及公文中的字距、行距、页边距等进行排版，确保办公室下发的每一份公文格式准确规范，符合国家标准。

五、严把时效关。