档案整理知识精选(九篇)
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第1篇：档案整理知识范文
本规则适用于**各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。
2定义
本规则采用下列定义
2.1归档实物
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.2归档实物整理
将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。
2.3件
归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。
3收集
3.1收集范围
3.1.1本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
3.1.2本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
3.1.3本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
3.1.4本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
3.1.5其它有重要保存利用价值的实物。
3.2收集要求
3.2.1归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
3.2.2收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
3.2.3归档的实物应保持整洁、无破损。
3.2.4归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
3.2.5本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。
3.2.6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
3.3收集时间
对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。
4整理
4.1整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
4.2整理要求
4.2.1归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。
4.2.2每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
4.3整理方法
4.3.1鉴定
4.3.1.1根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。
4.3.1.2对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。
4.3.1.3归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
4.3.2分类
归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
4.3.2.1按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。
4.3.2.2按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
4.3.3排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：
格式①：全宗号—实物—件号。
格式②：全宗号—实物—年度—件号。
格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。
实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。
4.3.4编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。
4.3.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000”代替。
4.3.4.2实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。
4.3.4.3年度：见4.3.2.1
4.3.4.4类别：见4.3.2.2
4.3.4.5件号:归档实物的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
4.3.4.6参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
4.3.5著录
每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。
4.3.5.1件号：见4.3.4.5
4.3.5.2题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
4.3.5.3材质：实物的制成材料。
4.3.5.4型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。
4.3.5.5年度：见4.3.2.1
4.3.5.6类别：见4.3.2.2
4.3.5.7参见号：见4.3.4.6
4.3.5.8备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。
4.3.5.9实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽=279mm×210mm）。
4.3.5.10目录封面
实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目（见图3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4.3.6上架
实物档案应按分类方案排列顺序上架。
5保管
5.1实物档案应专柜保管。
对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。
5.2存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。
第2篇：档案整理知识范文
一、当前我国高校人事制度改革的趋势
我国高校人事制度改革的核心内容是用人制度改革和分配制度改革,改革的总体趋势具有以下五个方面的特点:
1.用人制度从行政任用关系向协商聘用关系转变。高等学校的用人制度从行政任用制转变为聘用(聘任)制,这种聘用(聘任)制度将在高校全面推行。学校和教职工在平等自愿的基础上,通过签订聘用(聘任)合同确立新的人事关系。
2.人事管理从身份管理向岗位管理转变。高校的岗位设置和岗位聘用制度要实行核准制度,管理人员、专业技术人员和工勤技能人员都要纳入岗位设置管理。
3.用人期限从职务终身制向合同管理制转变。按照相对稳定、合理流动、专兼结合、资源共享的原则,鼓励校际之间互聘、联聘教师,健全考核制度,加强聘后管理。经考核不能胜任本职工作的,可以通过解聘、辞聘等方式解除聘用合同,终止聘用关系。
4.职工与学校之间的关系从行政依附关系向平等人事主体之间关系转变。实行聘任制度后,高校的教职工由“单位人”逐步转变为“社会人”,学校对聘用人员有聘用和解聘权,教职工对学校有应聘和辞聘权。这样,在高校中延续了几十年的教职工对单位的行政依附将逐渐淡化直至最终完全消除。
5.职工退休养老由退休工资制度向社会保险制度转变。2009年国家人力资源和社会保障部已将《事业单位养老保险制度改革方案》下发到五个省市进行试点,推行退休工资制度为养老保险制度势在必行。
二、改革形势下高校人事档案制度的调整
人事制度改革要求人事档案工作者必须及时做好改革的跟进工作,提高认识,转变观念,对传统的档案制度进行相应的调整。
1.对工作职能和管理方式的调整。传统人事档案管理的一个重要职能是档案管理为干部管理服务,现代人事档案管理应该树立人才资源是第一资源的观念,应该强调档案管理中的公共服务属性和信息服务属性。从这个观念出发,将人事档案的管理职能和管理方式由简单的封闭性管理转变成动态的开放性管理,由单纯的为组织、人事部门服务转变成为高校人才资源市场服务,这应该是人事档案制度调整的一个重要任务。
2.对档案材料收集和归档的调整。根据高校人事制度改革要求用人机制由单位任用关系向聘用关系转变,鼓励高校之间的人才流动和人才资源共享的特点,人事档案材料的收集和归档应当扭转传统人事档案管理中的重政治、轻业务倾向,要从忠实记录人才资源综合素质的角度出发,重视反映教职工个人专业特长、业务能力、工作业绩、个性特点的材料,使人事档案材料真正具有全面性、真实性、写实性和跟进性特征。
3.对人事档案保密制度的调整。人事制度改革后,职工与学校之间的关系由单位依附关系转变为平等人事主体的关系,这种关系是一种“契约关系”,强调关系双方权利和义务的对称。改革后的人事档案制度必须坚持以人为本和保障职工权益的思想,档案的建立、保管、调阅和传递必须保障职工的参与权和监督权。传统人事档案管理的保密制度应该予以调整,非属国家规定的保密内容,作为人事主体之一的教职工应该享有对自己档案内容的知情权和对档案内容披露、公布的监督权和限制权。
4.对人事档案管理办法的调整。高校人事制度改革将打破高校传统的由事业编制控制的用人格局,人事构成与档案管理将出现多元化的局面。在未来高校人员有可能全部实行人事制和全部实行社会养老保险制之前,高校人事档案的管理急需建立起一套适应人事制度改革逐步深化的新的管理办法。
参考文献:
第3篇：档案整理知识范文
一、完整记录城市发展的历史沿革具有重要作用。
历史是一面镜子，回顾历史可以更好地把握现在，预测未来。了解和掌握一个城市发展的历史沿革情况，对于认识一个城市发展的历史渊源，搞好城市发展规划，促进城市更好更快地发展，具有重要作用。
1、如实记录城市发展的历史沿革情况，可以深刻认识城市发展的历史渊源，增加城市的文化底蕴。就拿我们秦皇岛市来说，它为什么能成为全国唯一一座以皇帝名称命名的城市?它为什么拥有全国最大的煤炭输出港口――秦皇岛港?它为什么具有百年开埠的历史?它为什么拥有举世闻名的北戴河旅游圣地和“夏都”?它为什么成为全国首批15个沿海开放城市之一?等等这些问题，只有在对秦皇岛的由来、历史渊源、历史沿革情况及其现状和发展潜力有了全面深刻的了解和把握之后，才能做出全面而正确的回答。而这些答案无疑都进一步增强了秦皇岛的文化底蕴和历史厚重感，从而使人们更加向往、热爱这个城市，更好地建设这个城市。
2、如实记录城市发展的历史沿革情况，可以帮助我们科学地制订整个城市发展的总体规划。一个城市的发展规划，是对整个城市总体发展目标和结构布局的科学预测，是对整个城市发展前景的形象描绘，是促进整个城市和谐发展的科学依据。因此，制订好科学的城市发展总体规划至关重要。而做好这一规划的一个重要前提，就是要全面而准确地了解和把握整个城市发展的历史渊源，历史沿革情况及其现状和发展潜力。只有在这个基础上才能对城市的未来发展做出科学规划。这就有赖于城市建设档案馆完整准确地记录下整个城市发展的历史沿革情况。
3、如实记录城市发展的历史沿革情况，可以促进整个城市更好更快地发展。如前所述，只有完整准确地了解和把握整个城市发展的历史沿革情况和风貌，才能科学地制订整个城市发展的总体规划。只有制订了科学的城市总体发展规划，并加以实施，才能促进整个城市沿着现代化方向更好更快地发展。正是由于我们秦皇岛市领导及其城市建设档案部门高度重视并深入细致地做好了如实记录城市发展的历史沿革工作，积累了丰富生动的历史资料，才促进了我市的飞速发展，才使我市主城区由30年前面积不足现在的三分之一，城市人口只有十二、三万，只有海阳路和文化路两条马路、一条公交线的“一个公园一个猴，一个警察管两头”、“火车跑市里，汽车跑城外”的旧日景象，一跃而成为现在的“宜居宜业宜游、富庶文明和谐”的新秦皇岛。
二、如何完整准确地做好记录城市发展的历史沿革工作。
既然完整准确地记录城市发展的历史沿革情况具有如此重要的作用，那么，我们城市建设档案馆应当怎样做好这项工作呢?笔者认为，主要应做到以下几点：
1、提高认识，切实将这项工作作为城市建设档案馆的重要职责，列入工作日程。重视不重视，关键在认识，做好做不好，关键在领导。只有城市建设部门领导、特别是城建档案馆领导的认识真正上了位，切实加以重视，并把其列入重要工作议程，常抓不懈，才能保证这项工作落到实处。我们秦皇岛市之所以能够成功举办《秦皇岛市老街区历史图片展》，之所以能够把这么多的珍贵历史资料展现在全体市民面前，一个重要原因就是市领导及相关部门以及档案馆领导一贯重视这项工作，真抓实干，及时地、如实地记录下了这些历史资料。通过图片展，使全体市民进一步了解了秦皇岛市解放以来、特别是改革开放30年以来发生的翻天覆地的变化，深刻感受到了秦皇岛市悠久的历史和厚重的文化底蕴，激发了他们爱市建市的热情。
2、安排专职人员随时记录城市的发展变化。要做好这项工作，最重要的是培养一批责任心强、具有相关专业技术知识、工作扎实的工作人员。他们要了解、熟悉整个城市发展的历史和现状，及时记录城市的发展变化。特别是在城市扩建、改造、拆迁等工作中，要及时赶到现场，对扩建、改造、拆迁前后的城市面貌记录下真实的影像、文字资料。
3、利用多种技术手段，全方位、多角度地记录城市发展变化的历史资料。随着现代影像技术的快速发展，记录城市面貌及其发展变化的手段越来越丰富多彩。除了原始的文字、图片、摄影技术外，还有录音、录像、视频等多种现代化技术手段。各级城建档案馆应充分利用这些技术手段，全方位、多角度地记录好城市发展变化的历史进程，为城市发展留下完整准确、丰富多彩的历史资料。这样，就能为城市的发展、保护提供真实而全面的依据。如我们秦皇岛市山海关古城保护工作，之所以通过几年来的努力，做得如此之好，就是由于相关专家、学者和档案工作人员长期以来做了大量深入细微的工作，利用各种技术手段为我们留下了全面、真实的历史资料，才保证了我们能够按照历史原貌恢复了山海关古城的雄姿。此外，如北京市前门大街和大栅栏修复工作，也是借助于完整真实的珍贵历史资料而成功完成的。
第4篇：档案整理知识范文
【关键词】高职院校行政办公室 电子文件 纸质档案 档案管理
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0325―01
随着信息化的不断发展，我们一直作为信息主要记录方式的档案存储介质发生了巨大变化，主要表现为由传统纸质档案正逐步向以光盘、磁盘等形式为介质的电子档案过渡。不过，由于当前技术力量、设备配置、法律保障等问题不能得到同步发展，因此，从现在开始的相当长的时期内，档案工作将处于纸质档案与电子文件并存阶段。那么，怎样把这一过渡时期的档案管理工作做好，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是我们档案工作者所面临的崭新课题。
一、纸质档案与电子文件管理的共存
从电子文件产生起，直至最终取代纸质档案是一个相当长的历史时期。“以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，是档案信息存储的传统与现代化标志，前者以其强有力的生命力作为档案信息主要存储介质至今仍然行使着历史使命，得到档案工作者的广泛认同；后者是档案现代化的标志，是电子计算机在档案管理中应用的产物，预示着档案管理工作未来的发展方向，日益为档案界所关注。”我们认识和掌握各自的特点和存储的规律，可以开拓我们的管理思维，改进档案管理模式，促进档案管理多方面发展，具有一定的指导意义。在这段时期内，电子文件和纸质档案将、优势互补、共同发挥“历史记忆”的作用。现在，很多高职院校在同时保存电子和纸质两种文件的同时，对二者的处置力方法也是不一样的。一是按照传统的做法把纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行处理；二是将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件称为档案，电子文件成为资料；三是将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。建立新型的两套制，即将计算机生成的电子文件转换成纸质文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存，在现阶段是必要的。作为一名档案工作者，必须对历史负责，尽最大努力保存、反映历史真实面貌的可靠记录。因为电子文件有其技术方面的特性，并且受当前技术、法律的制约，很难保证电子文件安全可靠，很难保证让社会特别是司法界承认电子文件的法律效力。所以，电子文件与纸质档案的共存发展是复杂的。就目前而言，完全有必要建立电子文件与纸质档案的“双套制”。“双套制”管理，即我国在电子文件的保管、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质档案保存系统内管理的方式。
“双套制”是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的逐渐成熟、法律的不断完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，质档案的数字化应有所选择，并逐步取代纸质档案。在这个时期内，怎样处理好电子档案与纸质档案互相依存，共同发展的关系，深入研究并存时期档案管理的新策略、新方法，这是时代赋予档案工作者的历史使命。
二、高职院校行政办公室的档案管理在并存时期的模式、流程
目前，在档案管理技术和管理条件下，纸质档案与电子档案各以其自身特点和用途并存于档案各个领域，只不过在不同的部门侧重有所不同。从档案管理现代化，实现档案信息资源的合理开发利用，提高工作效率等方面考虑，大力发展电子档案，推行计算机信息技术在档案管理中的应用，是十分必要的。因为，电子档案在信息传输、处理及开发利用等方面的高效、快捷，以及各种媒体集成性带来的直观、全面等特点，都是纸质档案无法比拟的。但是“无纸化”的实现过程毕竟是一个漫长的过程，在此阶段电子文件和纸质档案管理的并存是消极被动的，而是在相互学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在作用和相互影响中，各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法逐渐融合为一套综合管理各类文件的管理方法和管理系统。我们应该认识到纸质档案作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为不同的立卷方式而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，进行统一编号，以便与电子文件相呼应，更好地保管和利用。
随着现代电子政务、电子商务建设的开展，各机关、系统和企事业单位也相应建立了系统办公网络平台，在这种办公状态下自然形成电子文件和纸质文件的并存，优势互补。我们目前使用的《用友办公》软件，就是一个很好的例证。它可以将电子文件与纸质档案一―对应。首先经过鉴定决定哪些纸质档案需要形成电子文件，哪些电子文件需要备份纸质档案，在试点单位中要求将每份电子文件的责任者、文题页数、日期保存录入计算机，同时给出顺序号，并将顺序号同时定为纸质档案归档的文件号，这就在电子文件与纸质档案中建立了有机的联系，移交时将电子文件形成备份与纸质档案一起移交，档案馆工作人员再将数据库转入档案馆的微机管理系统，实现电子档案的移交。这种纸质档案与电子拷贝双重管理的方式，能够确保归档电子文件的安全，而且对并存阶段的各地档案工作有一定的借鉴。
文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索、提供利用等业务。高职院校行政办公室的文件主要由外部来的电子文件、机关发文和内部文件纸质档案及电子文件。行政办公室所管理的对象既包括电子文件又包括纸质档案，因此现代文件管理流程区别于传统档案管理流程。那么对电子文件和纸质档案的管理就要实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。
1.同步归档。改变以往定时归档的方式，将制发的、收到的以未经公文处理的纸质文件核对完整齐全后即时归档；电子文件确符合归档要求后，保存到指定的计算机硬盘上或档案数据库中加上归档标志。
2.同步鉴定。对于电子文件的鉴定最理想的情况是由计算机动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，指定保管期限并纳入管理系统，文件一旦形成，系统便依照预定的保管期限提醒或判断保管期限；而纸质档案的鉴定工作也不必像传统鉴定作那样集中进行，而是即时鉴定以便即时归档。
3.同步整理。即是指归档的纸质文件与电子文件采用“合二一”的整理方法，两者拥有相同的档号和著录信息，所以在整理归档纸质档案时，归档电子文件也就整理完成了。
第5篇：档案整理知识范文
一、建立科学的支出体系
近年来，各级地方政府的财政收入都有了较快增长，相应的财政投入也不断增加。但是财政支出结构却存在不合理甚至异化的现象。如何加强和规范地方财政支出，建立科学的支出体系，成为摆在各级地方政府财政部门面前的一个新任务。
笔者认为济南市历下区在这方面的探索值得思考和借鉴。历下区实行区街财政体制改革以前，由于街道办事处原来没有实行综合预算，存在自定政策、自我管理、自己监督的“三自”现象，预算支出刚性不足，预算执行监督乏力，人为因素影响大，急需建立综合预算管理制度，用制度来制约、管理。为此，2008年年初，历下区提出要在办事处中推行综合预算，4月初区政府下发《关于下发历下区街道办事处财政性资金管理规定的通知》文件，文件规定：将街道办事处及其所属事业单位的各项财政性资金，全部纳入财政监管范围，实行收支两条线，由财政统一管理，开设的帐号必须经财政批准，严禁私设“小金库”。并参照《预算法》的规定，实行部门综合预算，严格按照编制的年度预算执行。
办事处综合预算编制按照“收入有计划、支出有标准、重点有保障、鼓励有结余”的原则安排，支出保工资，保社会稳定、民政、计生、城建城管、社会公共事业等项目，有财力的办事处逐步加强自身建设，公用经费控制在限额以内。通过对办事处的综合预算管理，使其收支更加科学、规范、透明，并逐步引导办事处对社会公共事业的投入。编制范围包括：办事处所有机关、全额、自收自支事业单位全部编制综合预算。
二、建立了社会公共事业支出审批制度
按照历下区提出的关于构建“繁荣、和谐、现代化新历下”的工作目标，为进一步加大基层社会公共事业投入力度，切实保障全区各项社会公共事业和国民经济协调发展，规范社会公共事业支出范围和审批标准，区财政制定了《历下区社会公共事业项目审批程序》，规定办事处使用年初预算预留的自有资金，在各自行政区域内开展城市公益建设、就业再就业服务、社区教育、社区服务设施、公共安全和公共交通等领域的公益活动产生的支出，应纳入社会公共事业支出范围。具体是：办事处进行社会公共事业支出于项目计划开始前一个月填报项目，财政初步审核后转至区政府有关职能部门审核，通过后报区分管领导签字同意，区财政再综合考虑项目计划的轻重缓急和资金情况，会同有关部门提出建议，上报区政府审批。经区政府研究同意后，由财政于3日内批复到申报办事处，并按时足额将项目资金拨付到有关单位。若此项经费当年未使用，可结转下年并于下一年度专项经费合并使用。同时制定了综合预算监督审核办法，监督检查各办事处管好用好预算资金。办法要求各办事处必须按照有关法律、法规，积极组织各项收入。为保证办事处的用款计划及时拨付，各办事处必须计划安排好下一步工作，提前做好资金使用计划，及时于财政相关职能科室沟通，确保办事处资金的正常运转。各办事处应严格按照年初编制的年度预算执行，未经批准、违背预算安排的资金支出，依法依纪追究有关人员责任，并由财政扣减其拨款额度，直至整改后，再恢复正常资金拨付。通过将综合预算编制下达到街道一级，历下区实现了财政资金从拨付源头到使用终点的全过程预算管理，推动了基层在科学合理编制预算的基础上，将财政资金更多地用于辖区内公共服务和管理上，用在改善居民生产生活条件上，取得了显著成效，从基层财政财务管理的角度，为各级地方政府建立科学的财政支出体系提供了经验。
三、建立转移支付和激励政策，进一步理顺地方财政体制
地方财政体制的不合理，特别是上级财政对下级财政抽血式的向上集中财力的财政体制，必须逐步改变为各级财政明确收入来源，由上级财政建立对下级财政的转移支付和激励政策，促进基层财政的稳步增收和良性循环。以历下区为例，历下区目前有13个街道办事处，由于体制上各种原因的存在，多年来，各办事处财政收支矛盾不断加剧，基本保障能力脆弱，大部分街道办事处财政支出对财政转移支付的依存度越来越高，有些办事处甚至保工资都存在困难。
第6篇：档案整理知识范文
一、 得到上级管理部门的指导
教育局档案室的陈秀芳老师在我校档案整理、归档方面给予了很大的帮助。她好几次亲自到学校现场指导，指导过程中耐心、详细地讲解。关心我校档案整理工作，常常询问有没有遇到什么问题以及档案整理的进度。()。
二、 学校领导的重视
1、学校领导一贯重视档案工作的开展。学校的档案工作纳入了学校年度计划和总结，并成立了档案归档整理小组。领导小组由学校领导带头，并直接参与档案的整理。
2、学校领导十分重视。校长和行政处主任亲自参加了专门的培训。回校后向相关人员做了讲解，并组织人员去兄弟学校观摩学习。
3、学校投入部分资金，为学校的档案室配备了档案箱柜、空调等新的设备。
三、 学校老师的大力支持
学校每一位老师大力支持、积极配合学校档案室工作。党、团员老师参与档案的整理归档工作，他们利用晚上及双休日加班工作，大家齐心协力，没有报酬，没有怨言，有几个星期大家都是每天连续工作15个小时，这就是无私的奉献精神。
四、 档案管理老师的努力
档案归档看似简单，其实是一项复杂而又严谨的工作，需要很强的专业知识，马虎不得。
作为学校的档案管理老师。之前，这对我来说是一项完全陌生的工作。于是在整理归档的过程中边整理边摸索，不懂的地方打电话虚心向有专业知识的老师请教。整理好以后反复地检查，并请陈秀芳老师修改，指正。并且把打印好的档案目录清单一次次地送过去请老师指导，回来以后再认真地进行修改。经过老师的耐心指导和自己认真学习、钻研 ，很快地就进入了角色，能较熟练地对档案进行归档整理。并不时地改进方式、方法，来提高档案整理的效率。
例如：在文书档案整理过程中，首先把历年来的文件按年份、上级发放部门分类，然后逐年整理。把一年所有的档案文件边用回行针固定边按要求分成：永久、长期和短期;再进行目录的打印，(这样做可以进行二次核对文件，避免出错，保证档案的有序，完整);然后用铅笔对每一份文件编号 ;最后进行装订、包角和编号。这样做比较有序，能及时地发现问题，把错误率降到最低，来提高档案整理的效果和效率。除此之外，学校教育、教学工作的档案是最多的，我们都要细心地分类，有序地整理。()。
学校的档案整理工作在这一年中取得了一定的成绩。首先是学校的每一位教师对于档案归档的意识加强了。其次，为了更好地做好每类档案，我分工到人，除文书档案外，我另请了4位中层分别负责财务档案、个人业务档案、特种载体档案、科技档案的归档检查工作。
经过一学期的努力，学校二十多年的文书教学档案、照片档案、基建档案、实物档案、光盘档案、设备档案、财务档案都已经整理归档。教师个人业务档案，也正在整理、归档。
第7篇：档案整理知识范文
【文章编号】0450-9889（2017）04B-0014-02
学生资助是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在开展中小学学生资助管理工作的过程中，形成了大量档案材料，这些材料是国家开展学生资助工作最直接的记录与凭证，是国家改善民生、加强社会建设的有力见证。随着国家学生资助工作的深入开展，学生资助档案已然成为中小学档案中新的组成部分，同时也是重要的组成部分。对中小学学生资助档案管理规范化的研究和探索已成为档案工作者新的研究任务之一。
一、南宁市中小学（含中职学校）学生资助档案管理现状
我们设计了“南宁市学生资助档案管理情况调查问卷”，并面向南宁市各县（区）资助管理人员、县（区）教育局及各学校的档案员、兼职档案员开展问卷调查。通过对调查结果的统计和分析，发现南宁市中小学（含中职学校）学生资助档案管理有以下几个亟待解决的问题。
（一）缺乏学生资助档案专职管理人员。经调查统计，资助工作中各学段配备专职档案员的占 12.2%，资助工作人员占 53.1%，兼职档案员占 18.6%，其他占16.1%，其中幼儿园没有配备档案员及资助人员。在南宁市，大部分中小学（含中职学校）的资助办设在政教处（学工科）或教务处（科），仅配备 1 名资助工作人员，没有配备专职的资助档案管理人员。资助工作人员只负责资助业务工作，不负责资助档案的整理，将资助档案以散材料的形式移交给档案室，增加了档案室的工作量和工作难度。
（二）缺乏学生资助档案管理意识。主要表现为：学生资助业务工作完成以后，没有将形成的资助档案资料整理后移交档案室。调查结果显示：按年度（学年）整理，次年主动移交的占 34.6%；按年度（学年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在资助办的占 6.2%；未整理，堆放在杂物间的占 5.2%。
由此可见，超过 60% 的中小学在完成资助业务工作后，把学生资助工作材料仅视为“材料”，而不认为是“档案”。通常只是把资助工作材料按照评估迎检的方法和要求进行汇总整理，形成备检材料，以备上级资助办、审计部门验收检查。
（三）缺乏学生资助档案管理专业知识。学生资助档案在形成和管理的过程中一般经由两类人员管理。一是资助工作人员。现有的大部分资助工作人员存在重资助业务、轻档案管理的思想，忽视档案工作。他们多次接受资助工作的培训，熟悉、精通资助业务，但没有经过专门的档案培训，缺乏资助档案管理的专业知识，导致资助档案收集不齐全、整理不规范。二是档案工作人员。档案工作人员具有丰富的档案管理专业知识和工作经验，但对资助业务工作不熟悉甚至不了解。在资助档案管理工作中不能准确鉴定资助业务工作资料是否具备归档价值，不能准确划分资助档案保管期限。同时，由于资助档案出现的时间短，上级档案部门和教育行政主管部门尚未出台专门的资助档案管理细则，在近几年的档案业务培训中，并未涉及资助档案管理的内容。
（四）缺乏统一的学生资助档案管理细则。学生资助档案是学校档案的新类别，出现的时间较短，广西尚未制定统一的管理细则。各中小学校学生资助档案的归档范围及保管期限不一致，整理方法和要求不统一，容易造成档案材料收集不齐全、遗漏，保管期限划分不科学、不规范、杂乱无章，破坏了资助档案材料之间的有机联系，严重阻碍了档案整理工作的顺利开展。
二、学生资助档案管理规范化对策
（一）加强学生资助档案管理工作队伍建设。一个完整的学生资助档案管理工作队伍应该由三类人员构成。一是学生资助业务工作人员。隶属于学校资助办。负责完成资助业务工作后，按照资助业务工作的流程和要求收集资助档案材料，为资助档案管理工作打下良好的基础。并在资助档案管理工作中对档案工作人员提出合理化的建议，如确定分类、保管期限、卷内文件排序等。二是兼职资助档案管理人员。隶属于学校资助办。负责按照?n案整理的工作要求对资助档案进行初步整理，并按年度（学年）向学校综合档案移交资助档案，保证资助档案完整齐全、归档及时，做好资助业务工作人员和学校综合档案员的助手。三是综合档案员。即学校综合档案室的工作人员。主要职责是按照档案管理工作的原则和要求，接收资助档案，并编入学校综合档案，做好资助档案的整理、保管和提供利用工作，充分发挥资助档案的作用。
资助档案管理工作队伍可结合学校的实际进行配备。按照资助工作的内容和特点，学校资助办可设在政教处（学工科）或教务处（科），按照在校生人数配备 1 至 2 名资助业务工作人员。资助种类少、业务工作量小的，可由资助业务工作人员兼任资助档案管理员，同时负责资助业务和资助档案的初步整理工作，如普通中小学等；资助种类多、业务工作量大的，可专设 1 名资助档案管理员，负责对资助档案进行初步整理，协助资助业务工作人员和学校综合档案员的工作。
（二）加强资助档案管理专业知识培训。普及和强化资助档案管理专业知识的有效方法是加强资助档案管理专业知识培训。通过培训，增强资助档案管理意识，强化资助档案管理专业知识，提升资助档案管理水平。
资助档案管理专业知识培训的最好方法是由上级档案部门和资助业务部门联合举办，如南宁市档案局和南宁市中小学资助管理办公室联合举办，也可以由南宁市教育局主办，邀请南宁市档案局的专家做讲座和指导。
培训内容要以资助档案管理专业知识为主，辅以资助业务知识。通过介绍资助业务知识，帮助档案工作人员理清思路，理解领会资助档案管理专业知识。培训要把理论知识培训和实地参观交流结合在一起，每次培训可安排一次优秀档案馆（室）的参观交流，邀请优秀档案馆（室）的馆员来进行交流，传授经验，以提高档案工作人员的实践操作水平。
培训时间应保持每学年（年度）一次，这样既能保证资助档案管理专业知识随时更新，又能解决资助档案管理工作队伍因更换人员引起的业务交接不到位问题。
（三）制定统一的?Y助档案管理细则。具体如下：
1.确定收集范围。学生资助有免学费、国家助学金、自治区政府教育奖学金、南宁市政府教育奖学金、大学新生资助、师范生生活补助等几类，不同的资助形成的档案材料不同。学生资助档案的收集范围应该根据资助种类确定，不同的资助项目确定不同的收集范围。收集范围主要有各项学生资助业务的政策文件、学生申请及各种证明材料、公示材料、审批文件、资助业务工作各环节的报表、账册等。
2.划分保管期限。学生资助工作是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及国家财政资金的使用和管理，因此，学生资助档案的保管期限应设定为永久和 30 年两种。在对资助档案材料划分保管期限的过程中，应结合学生资助工作的要求，根据资助工作环节来划分。学生申请及各种证明材料、审批文件、各种报表、账册等重要的资助档案划分为永久；公示材料划分为 30 年；上级下达的政策文件因是普发性文件，建议划分为 30 年。
3.明确整理要求。学生资助档案每学年（年度）移交一次，应在本学年（年度）结束后 3 个月内归档。
采用“学年度（年度）―资助业务种类”分类法进行分类、整理。每一类资助业务档案的卷内文件按照“业务工作环节―材料形成时间”方式进行排序。
以件为单位进行整理，一份文件、材料为一件。每件档案的装订顺序、装订方法和要求与文书档案相同：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前、复印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其他文种版本在后（特殊规定除外）。使用棉线装订，卷内材料装订时要去掉金属物。采用“三孔一线”的装订方法。
第8篇：档案整理知识范文
一、档案收集
档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案工作存在和发展的前提条件，对促进档案学理论发展、推动档案工作现代化的实现有重要作用。收集工作在档案管理中处于特殊地位。收集是档案业务首要环节，是档案室工作的起点。档案收集工作，就是把分散在各部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。其内容主要是档案室对本单位需要归档的档案的接收；其指导思想是：归档档案应齐全完整；加强室外调查和指导；推行入室档案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一个机关、单位的档案全部收集完整。要深入广泛地宣传《档案法》使大家知道对档案的接收、收集、整理、保管和提供利用是档案室的职责是依法进行的，使他们认识到档案收集工作是档案工作中一个重要环节。让他们了解相关知识，从而提高档案归档的质量，增强各有关部门对文件、材料收集、移交的自觉性。尤其是要争取领导的支持，领导的档案意识提高了，档案工作得到重视和支持，那么档案收集工作中所遇到一切问题就好解决。为了搞好档案的管理工作提高档案的收集质量，各室、科可明确一人负责本部门、科室的文件材料的平时归档工作，到来年归档时，由各部门的档案负责人统一交档案室归档保管，从而确保档案收集的完整。
二、档案管理
档案管理，就是按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案系统化的工作。档案整理解决的是档案由零乱到系统、由无序到有序的问题。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。档案整理是发挥档案作用的重要条件。档案数量庞大，成分复杂，如不经过系统整理，处于零乱状态的档案，查找起来如同“大海捞针”。只有经过系统整理，才能使保存的档案条理化、系统化，为档案的管理和提供利用创造良好条件。档案整理是整个档案管理工作的重要基础。通过整理，可以全面了解和检查档案收集工作的质量，促进其改善和提高，并为全面确定档案的价值和建立检索体系奠定基础；同时又为档案的保管、统计和查找提供了单位和完整体系，有利于保护档案的完整与安全。档案整理与档案工作的各个环节有着密切的联系，是档案利用、开发、发挥档案作用的一个前提条件，是档案室和档案馆重要的基础工作和业务建设，它为档案的鉴定、保管、统计、编目提供基本保管单位和完整的体系。档案整理科学化、标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接、广泛的影响。
三、档案保管
档案保管工作，是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务，是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全。档案保管工作的具体内容主要包括：（1）档案库房管理，包括库房内档案科学管理的日常工作；（2）档案传递、流动过程的保护，即档案在各个管理环节和利用过程的安全防护；（3）保护档案的具体措施，即为延长档案的寿命而采取诸如复制、数字化和修补等各种专门的技术处理，这三个方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此，档案的保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立环节。
四、档案利用
档案利用就是档案信息资源的开发利用即将集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用。档案室应该集中统一管理本单位全部档案。因此，要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全。管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室内只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位的工作利用档案的特点，编制各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。要做好档案信息资源的开发利用工作，健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的的必备条件。档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量。
第9篇：档案整理知识范文
本文以建构主义学习理论为基础，结合文秘专业的培养目标和档案管理职业技能发展特点，重构了档案管理课程的内容。重构的课程内容以工作任务为载体，围绕企事业档案管理工作重点，按照职业技能发展的逻辑顺序组织内容。突出课程学习的情境性、能力发展的递进性和职业要求的切合性。
关键词
建构主义；高职文秘；档案管理；课程内容设计
档案管理课程是高职文秘专业的必修课程，随着高职教育改革的深入，档案管理课程改革也逐渐成为热门话题，并且主要集中在课程内容的改革上。在课程内容体系上，有老师提出要摆脱本科为党政档案部门培养专职档案管理人员的学科知识体系，而建立符合高职文秘专业培养企业行政办公文员的档案管理知识体系，强调必须围绕基层企事业单位对档案管理人员的要求，重点培养学生档案收集、鉴定和整理能力，其次培养学生的保管与利用能力，而档案管理检索、编研和统计能力只做一般性训[1]66。在课程内容的组织上，有老师提出档案管理课程的内容要紧贴档案管理的工作过程。楼淑君认为课程内容应根据企事业单位档案管理工作任务来组织课程内容，每个任务作为一个学习项目，从而构建起以工作任务项目为主体的课程内容，即以工作任务来组织课程内容[2]21。林苏则将档案管理整个流程划分为几个工作环节，然后为每个工作环节归纳或创设出典型工作任务，最后通过“序化”来组织课程内容，即以工作过程来组织课程内容[3]10。以上对课程内容的改革无疑对高职档案管理课程发展起到积极作用，打开了建构符合文秘专业培养目标的档案管理课程内容的思路，但是这些改革也存在着重“工作”而忽视“学生”的问题，即当前的档案管理课程内容改革只注意了依据企事业单位的档案管理工作内容与流程来设计内容，而没有考虑课程的学习主体—学生这一重要变量。学习心理学认为，学生的学习过程是一个心理变化的过程，要让学生进行有效的学习必须让学习对象、学习过程和学习方法符合学生的学习心理。因此档案管理课程内容的改革除了要依据档案管理的工作任务与工作过程外，还要考虑学生学习心理规律。建构主义学习理论是21世纪教育改革的重要指导理论，被誉为“当代教学心理学的一场革命”。在职业课程领域，建构主义学习理论多次被列入教育部组织精品课程评审指标当中，尤其是在2008年精品课程评审指标中，明确提出，职业课程要基于专业人才培养目标，以典型工作任务来展开，要求对课程内容进行宏观、中观和微观设计。其中微观设计就是指课程内容的组织与教学要符合学生认知建构特点，教学设计要以行动导向展开。下列以建构主义学习理论为基础阐述档案管理课程的内容重构与设计。
一、建构主义学习理论与课程内容的筛
建构主义学习理论认为学生不是凭空进入学习活动，学生在进入学习时，他已经获得的知识与经验会参与到新知识的学习过程中，即使有些问题他以前从来没有遇到过，或者没有现成的经验，当问题呈现在他们面前时，他们也会用已有的知识与经验，依靠推理与判断，对其做出某种解释。所以建构主义学习理论认为教师教学时不能无视学生已有的经验，简单地从外部将知识灌输给学生，而是要把学生原有的经验和知识作为新知识的生长点。依据这个理论，我们在筛选课程的内容时要与学生已有的经验保持一定的联系。当前文秘专业的学生普遍认为档案课程枯燥又抽象，其中主要原因是教师对课程内容的选择，没有考虑到学生已有的经验。高职学生多数是从高中直接升学而来的，对档案管理工作多是一无所知。再者，很多教师开发课程时，直接搬用或创设工作项目作为学生学习与训练的任务。这些项目对于一个没有工作经验的学生来说，肯定无法产生“共鸣”。因此，档案管理的课程内容不宜一开始就采用企业真实任务。高职教育要求课程内容与企业的工作任务相匹配，而建构主义学习理论要求学生的学习建立在他已有的经验与知识基础上，我们可以通过以下两条路径将两者协调起来。一是在学习之初让学生获得某些档案管理工作经验，一是利用学生已有的与档案管理相关的生活经验。对于前者，可以让学生参观校内档案室或企业的档案资料室；对于后者，充分挖掘学生与档案管理核心工作能力相似的生活经验。比如学生对自己电子文件的整理、学生对自己照片的归类和利用、学生对自己作业的收集、整理和利用等生活经历，都包含了档案管理的成分，只是与真实的档案管理相比显得不够规范、不够科学罢了，但是这些经验可以作为学生学习新知识的基础。因此我们在筛选档案管理课程内容时，可以将图像档案管理、电子文本档案管理和纸质文件档案管理作为课程的主要学习内容。有人会担心，学生只学这些内容，无法“接轨”文秘职业岗位。其实这种提心是多余的，一方面，学生掌握了这些档案管理知识与技能，可以触类旁通了；另一方面，文秘职业岗位在各行各业都有，学生毕业后负责的档案管理任务也不尽相同，要在有限的教学时间内（多是周课时2—4节或全学期70学时），学习所有类型档案任务，是不现实的，也没有必要。
二、建构主义学习理论与课程内容的组
建构主义认为个体对世界的理解是基于个体学习者自身经验背景建构起来的，建构主义提出学习应与情境化社会实践活动结合起来，学习者通过参与社会实践来掌握社会规则、工具和活动程序，即所学必须与所从事活动结合起来。职业教育理论专业斯克莱本纳对牛奶加工厂300名雇员关于知识的工作结构表征研究也印证这个观点[4]232。依此，档案管理课程学习应是让学生置于档案管理工作情境中，引导学生建构知识与工作任务的联系，通过完成具体的档案管理工作，形成档案管理所需要的知识和技能。建构主义学习理论代表人物皮亚杰认为，学习过程是学习者通过同化与顺应来达到与周围环境平衡的过程。当学习者能用现有认知结构去同化新信息时，他处于一种平衡的认知状态；而当现有认知结构不能同化新信息时，平衡即被破坏，为了获得新的平衡，需要修改或创造新图式（顺应）。学习者的认知结构就是通过同化—顺应—同化—顺应……循环往复，从平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性发展起来的，并且每一种已经达到相对平衡状态认知结构都会为新的不平衡创造前提，提供可能。因此，档案管理课程的内容排列应按照从易到难，从简单到复杂顺序来排列。
三、一种基于建构主义学习理论的课程内容设计
1.课程内容设计。
依据上述建构主义学习理论，结合高职教育的特点以及文秘专业的培养目标，档案管理课程的内容安排如下：
2.课程内容安排说明。
（1）档案的收集、整理、归档、保管和利用等档案工作环节作为学习重点。高职文秘专业主要培养企事业单位的行政办公人员，他们的档案管理工作职责主要是收集、整理、归档和保管单位档案，并为需要档案的部门提供支持。本课程内容设计中紧紧围绕收集、整理、归档、保管和利用等档案管理工作环节来训练。（2）本课程依据建构主义学习理论，强调已有经验对新学内容的“支架”作用。项目一安排学生参观档案室以及采访档案人员，其目的是让学生对档案管理工作有初步认识，为学习后面的档案管理内容“储备”前知识。项目二没有直接使用企业的纸质文书档案而是让学生整理个人相片，其主要原因是90后的学生喜欢拍照，在电脑和手机中有大量没有整理或整理不规范的照片，让学生收集整理照片一方面可以激发他们兴趣，另一方面可以充分利用学生已有的经验。在项目三中，选择“整理工学结合材料”这一训练载体，也是考虑这些材料有相当一部分就是出自学生本人（如实训总结、实训成果等）。学生在完成这些任务时不会感到完全陌生。（3）本课程内容设计强调在“做中学”。整个课程内容以工作任务作为学习载体，将知识的学习安排在训练过程中。其用意是为学生创设一个良好的学习环境，以便于学生进行“情境学习”，另外让学生在“做中学”，容易调动学习的积极性。（4）按螺旋式上升安排档案管理技能的训练。职业技能是职业教育的发展核心之一，技能需要通过多次反复训练才能获得。因此本课程内容通过完成照片收集、整理、编目、保管和利用，纸质档案的收集、整理、编目、保管和利用，企业客户档案的收集、整理和利用等工作子任务，来训练学生职业能力，让学生在反复训练中获得档案管理的职业能力。（5）本课程安排了40学时课内学习，比较符合当前大多数文秘专业档案管理课程周时2学时的现实，另外安排一周独立生产性实训，也体现了档案管理课程作为文秘专业核心课程的地位。
作者：焦名海 单位：深圳信息职业技术学院
参考文献
[1]王晓红等《.文书档案管理》课程教学模式构建研究[J].兰台世界，2013（6）.
[2]楼淑君.高职《档案管理实务》课程内容设计[J].职业技术教育，2009（29）.
