办公档案数字化管理精选(九篇)
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第1篇：办公档案数字化管理范文
文书档案管理工作是指机关团体、企事业等单位针对履行自身职责过程中形成的文件转化为档案后所开展的收集、整理、保管、利用和编研等方面的工作。其目的在于保证文书档案齐全完整的基础上，最大限度的发挥文书档案的价值。随着信息技术在社会生活各方面的应用，文书档案管理工作也要紧跟时代的发展，继承和发扬传统档案管理积累的成功经验，充分利用办公自动化普及的契机，提升文书档案管理工作的效能。
1 办公自动化环境能够有效提升传统文书档案管理工作的时效性
在纸质档案环境下，文书档案的实体和信息是合二为一不可分割的，在很大程度上影响到文书档案管理工作的时效。比如在归档环节，部分还会使用的文件在年度归档的时候可能无法正常归档，无法保证后续按照年度查找文件，有的甚至造成遗漏，影响档案质量。再比如借阅和利用相关的档案必须到档案室，履行规定的手续，完成相关的登记，才能完成整个利用过程，对于尚处于机关档案室保管的文书档案影响还在可控，对于移交进馆的档案就需要投入更多的人力物力才能实现利用。这些都影响到文书档案信息价值的发挥。办公自动化平台的成熟和普遍运用，对于利用这来说，实现了文书档案实体和档案信息的分离。平台内的文书档案信息可以保持24小时在线，利用者通过网络实现适时查阅利用。由于平台的系统提供便捷的检索，用户可以通过自然语言进行检索，实现文书档案整体信息的利用，提高了利用工作的效率。近年来，随着大数据技术的应用，系统可以在完成档案信息检索的同时，对信息利用者的需求、利用习惯等进行记录，通过数据分析可以定期主动为利用者提供相关的信息内容，将单项被动的信息利用变成双向互动的信息交流，使文书档案工作的整体工作效率得到质的提升。
2 办公自动化环境能够从根本上改变传统文书档案的保存形态
在传统文书档案管理体系中，文书档案基本上都是以纸质的物理形态存在的。纸质材料作为一种无法再生的信息载体，一旦受到损坏很难进行修复，从而造成档案信息的丢失。在保存过程中对温度、湿度等环境要素有明确的要求，而对纸质文书档案的频繁利用也会造成物理材料的损坏，又形成了对利用、复制等多方面的限制。因此，为尽可能长的延续文书档案的物理实体寿命从而保证文书档案信息的长久存在，需要投入大量的财力、物力和人力，对于机关档案室来说是一项重要的投入。办公自动化平台的运用最直接的效果就是文书档案的物理实体更加多样，在确保纸质的基础上，可以有光盘、磁盘甚至永久在线等多种形式。对于传统文书档案，通过数字化将其信息和载体分离，实现不动用实体提供利用，使纸质文书档案的保存更加长久。对于新形成的电子文书档案，除了为了保证原始凭证性而采取纸质保存外，绝大多数电子文件不要制作纸质文件，节约了办公经费，同时使文书档案的物理载体更加多样化，保证了文书档案在保证信息利用的基础上，能够重要的历史信息更加安全长久的保存。
3 办公自动化环境能够有效简化传统文书档案工作的流程
传统模式的文书档案管理一般`属于机关的办公室，由于受到机关编制等方面的影响，很多单位的文书档案管理工作没有专职人员承担，一般由兼职人员完成。文书档案工作是一项头绪繁多、要求严格的工作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误。档案工作从归档开始，到移交、编目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼职人员很难保证高质量的完成相关工作。特别是日常的借阅利用工作，需要查找、登记，办理相关手续等等。在办公自动化环境下，自动化基础下的文书档案管理工作主要是网络作为工具，有了档案管理系统的协助，借助计算机和网络操作上也不需要耗费太多的时间和精力。在办公自动化系统中，文件归档工作只需将文件拷贝到档案部门统一归档，这样既节省时间，档案管理部门也不必花费大量人力、物力来进行纸制文件的归档。很多工作内容通过计算机数据库之间的关联就可以完成，使得原本复杂的工作变得简单，能提高文书档案的质量，减少时间和空间，快速地对不同的信息进行搜集和分类以及统计，推动使用工作的开展。在办公自动化条件下，档案工作自身形成的管理系统也包括在内，这个系统可以使文书档案的利用效率和质量在不同程度上都得以提高，工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应，并且还可以对其进行脱机处理，为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率，同时可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态。
4 办公自动化环境能够加速文书档案工作标准化进程
办公自动化条件下的文书档案管理工作不是将传统工作内容的简单照搬到网络上的，而是根据文书档案管理工作的实际，通过新技术的发明和应用能够促进文书档案的管理工作朝着标准化和规范化的方向发展，推动规范文档管理体制的形成，统一技术操作标准，最终实现管理工作的科学化、高效化，提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求。规范的文书管理体制是实现自动化的基础。在办公自动化环境下，必须实行“文件-档案一体化管理”，将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行，真正实现本单位文件管理与档案管理统一领导、统一规划、统一落实，使文件和档案工作共同发展。在办公自动化系统设计的过程中，文书档案相应的数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化的标准必须进行明确，规范技术参数，从而实现不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的无缝流转和安全管理。
5 办公自动化环境能够推动档案工作法律体系的完善
从文书档案工作的发展趋势来看，办公自动化系统是电子文件形成和使用的平台，也必将成为档案管理工作的重要平台。而我国当前档案工作的法律法规基本上还是立足于传统的档案管理工作建立的。针对电子档案容易被修改，修改之后难以发现，相关的部门应该及时制定相应的法律对这些行为进行规范，只有通过法律规范了电子档案的管理细节，才能有效的帮助电子档案的管理和发展，并且对于触犯了相关法律的人员，应该制定相对应的处罚条例，对这些违法人员进行震慑，在相关法律制定之后，应该坚决执行，做到有法必依、执法必严。从目前的情况看，我国档案管理工作立法部门已经注意到这一趋势。在国家法律层面，正在对《档案法》进行修订，从宏观上为档案工作的发展奠定法律保证。在行政法规层面，国家档案局制定了《数字档案馆（室）建设指南》等，指导办公自动化条件下，档案管理工作的开展。这些工作都为电子文件、电子档案管理工作法制化奠定了坚实的基础。
参考文献
[1]黄丽颖.文书档案管理办公自动化应用分析[J].城建档案，2016，08：70-71
第2篇：办公档案数字化管理范文
关键词：企业文书档案管理；办公自动化；建议
科技的不断进步、信息技术的广泛应用为我国文书档案的管理变革打下了良好的基础，这场前所未有的改革，势必会对企业的文书档案管理产生巨大影响。将网络技术、计算机技术应用到对我国文书档案的管理中，是时展的需要，是社会进步的必然结果。这种具有正面意义的改变，使企业能够实现办公自动化，加快了工作效率、提升了工作质量，在企业的管理层面和今后的长期发展上意义重大。下面就对我国文书档案管理实现办公自动化谈一谈我个人的认识以及看法。
一、文书档案管理实现办公的自动化
（一）促进了文件和档案的统一管理
在我国传统的文书档案管理中，通常是将文书以及档案分为两项工作，只有文书的质量得到保障，才能够促进档案工作的顺利完成，他们相互影响，又互相区别，联系紧密，如果在文书档案的管理工作中没有处理好它们之间的衔接问题，势必会导致整个工作不能正常运行。文件和档案不同，文件是通过各种市场经济活动收集起来的，具有杂乱、零散的特点。将其按照一定的规律，系统的进行组合排列，方便保存和后期的使用才能够形成最终的档案，而归档在这个工作环节中尤其重要。在实现办公的自动化之后，文件和档案之间的界限就不会再那么分明了，有统一的系统对文件和档案进行分类、保存、归档。既免除了人工操作可能存在的失误，也使文件的利用程度大大提高了，能够通过计算机检索，准确的找到想要的资料，也能够通过管理达到资源的共享，最终实现文档的统一。
（二）共同参与文书档案的管理
在实现文书档案管理的办公自动化之后，文书档案的管理将关系到企业的各个部门，需要大家的共同参与才能够完成。办公自动化环境下，档案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相对独立的，档案管理由以案卷为单位变成以文件为单位，办理完毕的文件可以直接进入归档管理环节，文书处理环节形成的文件基本信息如文件标题、作者、形成日期等，可以直接进入档案管理环节生成归档文件目录，在归档时只要依照目录内容把文件收集、排序、装盒就可以完成归档工作了。
（三）规范的文书档案管理制度
在文书档案管理实现了办公的自动化之后，归档的过程将发生变化，文件的归档将会出现纸质文件和网络归档文件。这就对文书档案的管理流程提出了新的要求，对文书档案管理的各个环节都要有所摄入，包括文件的收集整理、文书的生成、正常运转等等。要实现这一点就必须要形成一个统一规范化的管理操作流程，尤其要对归档的环节加以重视，对参与到这些流程中的每个部门都要有明确的分工及权限设置。这些问题都要在最初对系统的设计上表现出来，才能够保证办公自动化环境下的文书档案管理的顺利进行。
（四）信息检索效率提高，档案利用更加快捷、高效
办公自动化实现了数据的一次输入多次利用，文书处理人员在完成文件的拟写、签发、编号、著录、等工作后，只需要一个归档点击操作，就完成了从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。需要利用时，利用人员只需根据访问权限进行在线检索，就可以浏览访问所需要的内容，档案资源通过办公平台实现了共享。办公自动化系统可以提供多种查询检索劝能，可实现档案信息自动分类、自动标引、自动编目等。使档案检索利用变得更加快捷、高效。
二、对办公自动化环境下文书档案份理工作的建议
（一）将档案管理系统纳入到办公自动化系统统筹考虑
目前，很多单位在设计开发办公自动化系统时，档案部门不能及时参与其设计规划，文件管理系统与档案管理系统“各自为政”，缺少统一规划，使文件管理系统的设计功能无法满足档案管理系统的归档需求，导致档案管理系统难以有效投入使用，或者出现办公自动化系统与档案管理系统不兼容的现象。这就要求我们必需充分认识到文档一体化的重要性和可行性，在进行办公自动化系统设计时，将前期的文书处理与后期的归档管理综合考虑，把文书处理和档案管理两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来。同时，我们还应树立前端控制思想，在设计文件处理流程时，充分考虑到后期归档管理的需要，将档案管理功能纳入其中，对文件归档、目录生成等档案管理模块的设计提出具体的要求。
（二）统一规范的操作流程
要做好办公自动化环境下文书档案的归档管理工作，必须要从文书档案的管理体制改革入手，形成规范化的管理体制；其次，要有一个统一的流程对其进行规范，对文件的处理、管理上要有严格的要求，其细节可以延伸到段落格式、字体大小、页面排版等等；再者，要对管理人员进行业务培训，让他们能够全面的掌握自动化管理的工作流程，拥有能够熟练的对文件和档案进行分类、管理的能力。
（三）培养档案管理人员的素质
要想真正实现文书档案管理的办公自动化，对从事文书档案管理的人员的素质培训必不可少。随着现代化进程的不断推进，科学技术已经广泛的运用到了各个阶层，不管是哪行哪业都或多或少的会提出一些技术性的要求。在文书档案的管理中，要实现办公的自动化，提高工作效率，就必须从对管理人员的培养入手，要求管理人员在拥有专业的档案管理知识还需要具备对计算机网技术的掌握，适应时展的潮流，不断的更新个人认识，扩展自身的知识面，全方位的对文书档案管理工作进行了解和分析，更好的将先进的网络技术、计算机技术与文书档案的管理进行融合，实现文书档案办公的自动化和文书档案管理的一体化。
三、结束语
总之，办公自动化为文书档案管理改革带来了前所未有的契机，档案管理部门应抓住这一机遇，探寻文档一体化管理的有效措施，为文书档案管理开创新局面。■
参考文献
第3篇：办公档案数字化管理范文
1.优化服务功能
传统的文书档案管理模式，档案资料的共享性比较低，在利用的过程中查找具有很大的困难，其所具有的服务功能比较低。利用办公自动化技术可以将传统的纸质载体档案资料，转变为电子文件数据，通过建立档案数据库，使得在应用时可以通过网络搜索来完成，大大提高其应用效率和服务功能。通过计算机的利用，可以改变传统档案粗放式管理，通过精细化管理，将档案服务功能由单途径转变为体系化。另外，通过计算机网络技术还可以价格档案信息与载体进行分离并与网路系统进行共联，扩大了信息的横向与纵向的深度，实现了档案信息的共享与在线服务，有效的优化了档案服务功能。
2.提高存储质量
随着办公自动化技术在文书档案管理工作中的应用，传统的纸质档案逐渐由电子档案代替，企业在运营过程中生成了越来越多的电子文档，与传统文档资料相比存储更为方便。同时，还可以根据具体需要将电子文档与纸质文档进行转换。另外，传统文书档案在传递与应用上具有很强的不方便性，并且在传递与存储的过程中容易出现损坏与丢失现象。通过办公自动化技术的应用可以将纸质档案转变为电子档案来保存和传递，不但保护了文档的完整性，同时在传递与保存上更为方便和安全。
二、办公自动化技术在文书档案管理中应用现状分析
1.专业人员比较少
办公自动化技术在文书档案管理工作的应用，将计算机技术与档案管理专业融为一体，这就对工作人员提出了更高的要求，要求其不但需要具备文书档案管理的能力，同时还需要具备办公自动化技术应用的能力。对工作人员逐渐由传统的单一技能要求转变为综合能力要求，要求工作人员为复合型人才。但是就现状来看，大部分企业文书档案管理工作岗位上缺少相应的综合性人才，既掌握传统档案管理理论、原则、方法与技术，又能够熟练掌握计算机技术的人才相对较少，并不能完全满足工作开展的要求。
2.档案保密性较低
办公自动化技术在文书档案工作中的应用，主要就是通过计算机来完成，但是计算机网络具有很大的不安全性，对文档这种保密性比较强的资料数据来说是一个巨大的挑战。与传统纸质档案相比，电子文档在修改与传递上都更方便，任何人都可以通过计算机对文档内容进行修改，并且修改的内容与原有内容没有任何明显的区别，这样就不能确定拿到手的档案是否为源文件，档案保密性相对较低。纸质文档在修改后具有明显的痕迹，在收集到应用整个过程中对文档内容可以一目了然，如果发现问题可以及时进行解决。而电子文档这方面却比较薄弱，降低了文档的安全性。
三、文书档案中自动化技术应用实施策略分析
1.加强网络管理
办公自动化技术在文书档案中应用的载体就是计算机网络，根据电子文档的特点，为保证档案数据的安全性和保密性，首先要做的就是要加强对网络安全的管理。企业可以加强对内、外网的研究管理，在办公自动化网络内部与外网之间实现内外网隔离，通过隔离防护措施通过路由器过滤掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允许的地址才可进入到办公自动化网络中。同时，具有隔离保护作用的还有防火墙，其防火墙所具有的特点，如对进出网络数据进行过滤、对进出网行为进行管理以及对存在的网络攻击进行检测和警告，可以在原有程度上提高电子文档存在的安全性，增强了文档数据的保密性。
2.加强对电子文档的技术处理
在文书档案管理工作中应用办公自动化技术，为更好的保证文档内容数据的准确性，并提高工作效率，还需要加强对电子文档的技术处理。随着办公自化技术在文档管理工作中的应用，会不断涌现出更多新型文件材料，而电子文档的归档势在必行，为提高工作效率，就需要工作人员不断加深对文件资源的研究。对电子文档进行技术处理，主要是对其接收、处置、以及存储等工作进行指导，在保证文档内容的原始性基础上，对文档进行有效管理。通过对电子文档的技术处理，可以将其转变为只读文件，即可以读但是不能对其进行修改，进而可以确定文件的原始性，提高电子文档的可靠性和安全性。另外，电子文档主要存于计算机，为避免计算机出现故障而导致文档的丢失，必须要对文档资料进行备份处理，并且对于存储文档的计算机必须要进行加密处理，只有通过限制的人员才可使用，避免文档的流失。
3.提高档案管理人员专业能力
第4篇：办公档案数字化管理范文
一、办公自动化对医院文书档案管理的影响
办公自动化对医院文书档案管理的影响可以分为能力和水平的影响，并且这种影响是持续的，随着办公自动化的全面推进，其对医院文书档案管理的影响会越来越深。
1、办公自动化提高了文书档案管理能力
首先，办公自动化拓宽了文书档案管理的渠道，在传统模式下，纸质的文书档案只能够用专门的档案室来保存，并且还要配备专门的档案柜，办公自动化条件下，医院还可以利用计算机电脑来存储这种文书档案，如医院办公室可以利用办公自动化系统将档案传递给档案部门，并予以保存，这就拓展了档案管理渠道。其次，办公自动化增加了文书档案管理的工具，办公自动化使文书档案电子化，这就可以充分利用信息技术如编码技术、档案管理软件对文书档案进行管理，创新了档案管理工具。
2、办公自动化提高了文书档案管理水平
首先，办公自动化提高了档案管理效率，传统模式下，文书档案的调阅、查询等难度较大，特别是经历了较长时间的文书档案，而在办公自动化条件下则效率大幅提升。如医院要销毁到期的文书档案或者说无价值的文书档案，在传统模式下只能通过档案目录去查询，如果目录不清晰则查询难度大，但在办公自动化条件下，可以利用办公系统对文书档案的记录包括时间、类别等的记录直接获取档案存放的信息，从而提高了管理效率。其次，办公自动化降低了档案管理成本，包括由于效率的提高带来的人工成本、时间成本的降低等，特别是，办公自动化背景下需要销毁的档案等处理会更加及时，可以有效的节约档案存储空间，也间接的降低了保存、清理等成本。
二、办公自动化背景下医院文书档案管理存在的问题
虽然办公自动化对医院文书档案管理具有积极的促进作用，但从实践来看，目前部分医院文书档案管理还没有充分利用好这种便利，文书档案管理还停留在传统的模式下，或者说虽然有电子文书档案存储，但其中存在大量不规范问题，亟需改进。
1、文书档案管理人员素质有待提升
首先，文书档案管理人员业务有待提升，办公自动化对文书档案管理的专业性要求更高，但部分医院文书档案管理人员并不具有档案管理专业背景，或者是兼职档案管理人员，从而在文书档案管理中出现了档案分类处理不专业、档案归档较为混乱，甚至对档案本身的内容缺乏必要的检查，导致归档档案存在要素不全等问题。其次，文书档案管理人员信息技术应用能力有待提升，主要表现在纸质文书档案与电子文书档案相脱节，两者没有有效的联系起来，部分文书档案管理人员甚至对计算机操作不熟悉，无法利用办公自动化系统开展档案管理工作。
2、电子化文书档案管理配套体系尚不完善
首先，办公自动化条件下文书档案管理制度不健全，如部分医院没有明确文书档案必须报送电子档案的要求，导致电子档案不齐全，没有明确电子档案存储、调阅、删除等方面的管理制度，容易出现管理上的漏洞。其次，办公自动化条件下文书档案管理操作不规范，部分医院没有开发相应的档案管理信息系统，而是简单的利用建立文件并存储在计算机系统中，这不仅容易导致电子文书档案内容的安全性遭遇威胁，而且容易导致电子档案的内容被改变、电子文档被删除等事项的发生。
三、办公自动化背景下提升医院文书档案管理水平的思考
办公自动化背景下，医院必须积极推动档案管理信息化，不断促进档案管理水平的提升，这一过程中要积极开发文书档案管理信息系统，完善文书档案管理制度，强化档案管理人员培训。
1、积极开发文书档案管理信息系统
首先，要强化分析医院文书档案管理系统的需求，医院要根据办公自动化、文书档案管理信息化以及医院文书档案的特殊性等要求，分析文书档案管理信息系统应当具备的基本功能，明确系统开发需求。其次，要根据办公自动化系统开发出能够有效进行数据交换的文书档案管理系统，一方面，这种系统要保留有接口与办公自动化系统进行数据对接，严格杜绝系统之间相互独立、数据不能交换等问题的产生，这一过程中，可以通过优化设计自动导入文书档案的名称等内容，并通过预设功能将档案进行自动分类，以便于存储。另一方面，要为系统保留足够的空间，以便于存储办公自动化系统转移过来的数据。
2、完善文书档案管理制度
首先，要建立办公自动化条件下文书档案接收制度，即从办公自动化系统接收到文书档案后，文书档案管理人员要建立完善的接收目录，对文书档案的名称、发送部门等进行记录，以便于核对查询。其次，要建立办公自动化条件下文书档案存储制度，医院要明确电子文书档案、纸质文书档案分类管理制度，推动两种档案管理方式之间的信息对接，以便于查询。再次，要建立办公自动化条件下文书档案调阅、销毁等管理制度，医院要明确文书档案调阅、销毁的基本流程，同时对于电子文书档案，还应当明确文书档案拷贝、计算机信息系统授权登陆权限等事项，避免制度不全导致信息泄露。
第5篇：办公档案数字化管理范文
【关键词】档案管理；数字化；特征
档案管理的数字化建立在现代网络技术与档案管理理念的基础上，即为数字化的档案处理，也是档案管理工作由人为化向数字化的系统转变。利用档案管理的数字化建设可实现信息载体的革新，还可实现数字化档案管理体系的建立。优化资源建设，规避物理载体储存信息的弊端。全部以数字形式记录于磁盘等计算机信息存储器中的处理办法，更有利于构建数字化档案管理体系。其中数字化的档案管理工作又可看作是信息化的收集与保管以及现代化的规章制度。
一、数字化档案管理的特点
（1）经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。
（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。
（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。
二、提高档案数字化管理的建议
（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。
（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。
（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。
参考文献：
[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2002：220.
第6篇：办公档案数字化管理范文
随着计算机技术的不断发展，各种办公应用软件不断出现，为实现办公管理的智能化以及自动化提供了良好的基础。对于档案管理而言，计算机技术以及信息技术同样带来了新的变革，档案数字化管理已经逐步成为档案管理的主流形式。档案数字化管理技术，主要是通过将文字、图像视频、声音等资料或者是纸质档案资料的扫描文件经过编辑处理后存储在数据库中的技术。在档案管理工作中应用数字化技术，不仅可以对传统的档案管理工作流程进行优化整合，同时能够有效的扩大档案资料容量，降低档案资源管理成本投入，提高检索查阅的服务水平，对于创新档案管理体制，推动档案管理工作的发展具有重要的作用。
1、档案数字化管理工作的技术优势分析
（1）有助于优化档案归档管理程序。在信息技术时代信息量高速增长，档案管理工作任务量日益繁重，由于数字化的档案管理体系能够确保信息收集传递渠道的快捷畅通，因此能够及时的将这些档案管理归档保存，可以大幅提高档案归集整理效率。此外，通过数字化的档案管理体系，可以通过信息网络进行档案资料的及时传递，进而实现档案资料的远程归档管理。
（2）降低档案管理的成本投入。传统的档案管理工作主要是由人工对纸质档案资料进行整理归档，这种粗放的档案管理模式，所耗费的档案管理办公费用是巨大的，随着信息量的增大只能通过增加办公人员来完成档案管理任务。通过档案数字化管理体系建设，档案的载体形式转变为存储盘、光盘以及服务器，有效的节约了档案管理费用与占地空间，因而能够降低档案管理办公成本以及库房管理成本，提高档案管理经济效益。
（3）有助于档案资料的检索查询。数字化的档案管理体系取代传统的人工纸质档案管理模式之后，档案资料的统计工作效率以及工作质量得到了大幅提高。同时由于数字化的档案管理体系都配套建设了数据库以及共享网络平台，因此有助于档案资料的在线传输、交流以及检索使用。此外，档案资料管理数字化可以实现检索的智能化，档案资料的检索效率、检索范围得到了拓展，有助于提高档案资料的利用水平。
（4）有助于档案资料的及时更新。数字化的档案管理体系实施，档案资料的归集整理效率大大提高，而且全过程都是采用计算机进行信息数据资料的处理，因此能够优化档案资料信息系的工作程序，各种档案资料可以及时上传至数据库，因而可以大幅提高档案资料的时效性。
2、数字化档案管理体系建设的制约问题分析
（1）硬件以及软件体系建设水平落后。开展档案数字化管理体系的建设离不开硬件以及软件设施的支持，但是由于部分单位的档案管理经费投入不足，计算机配置数量不足、机房建设水平落后，网络设备缺乏，造成了档案数字化管理体系建设工作推进迟缓。其次，在软件系统设施的建设上，对于档案数字化管理系统软件的选择把关不严，档案数字化管理系统软件功能不全，数据资料检索查阅困难，造成档案数字化管理体系整体建设水平较低。
（2）数字化档案管理系统软件与办公管理软件的兼容性较差。由于档案资料主要是在企事业单位或者是高校科研机构的业务、管理活动中形成的资料文件，但是由于办公管理系统与档案管理系统未能有效的兼容，在信息资料数据格式以及信息传输渠道上还存在较多问题，电子档案资料无法直接由管理系统传递至档案管理系统进行归档保存，这不仅增加了中间不必要的处理环节，同时也制约了档案信息资料在两套系统之间的数据共享。
（3）档案数字化管理的安全影响因素较多。档案数字化管理体系的建设虽然有助于电子档案文件资料的传递、整理以及归档保存，但是同时也存在着较多的安全风险因素。例如电子档案资料文件对于存储硬件设备依赖较为严重，如果存储设备不稳定则会造成数据信息资料的丢失。此外，由于电子档案数字化体系中软件系统容易被木马或者是病毒破坏，造成数据文件丢失、损坏等问题的发生。
（4）档案管理工作人员能力水平不高。建设档案数字化管理系统，对于档案管理工作人员的综合能力水平要求较高，但是现阶段由于管理部门对于档案管理工作重视程度不足，档案管理工作人员未经过系统的教育培训，档案管理业务知识理论基础不足，对于计算机以及档案管理系统软件的应用能力较差，制约了档案数字化管理体系建设的顺利开展。
3、档案数字化管理体系建设措施研究
（1）强化档案管理部门硬件以及软件系统等基础设施的建设，为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。档案数字化管理体系的建设，离不开各项软硬件等设施的基础，因此应该将硬件设施支撑、软件系统以及网络工程等内容的建设作为档案数字化管理体系建设的基础工作来开展。首先，对于档案数字化管理体系硬件设施的建设，应该增加资金投入确保机房、计算机、办公设备以及网络通信设备的齐全，强化硬件环境的建设质量。其次，应该根据单位档案管理工作的实际情况，选择功能齐全、适用性强以及兼容性较好的专业软件作为档案管理系统软件，同时结合单位内部的办公网络共建档案管理网络平台。通过完善的软硬件系统设施建设，推动档案数字化管理体系建设工作的顺利开展。
（2）规范标准的建设档案数字化管理系统。对于档案数字化管理系统的设计，应该综合分析档案专业管理要求、信息传递要求，完善功能设计以及系统模块设计。首先在档案数字化管理系统功能的设计上，应该确保具有档案资料归集整理、组卷编目、检索查询以及汇总统计等功能。对于档案数字化管理系统模块的具体设计，应该涵盖档案资料文件管理、立卷管理、档案著录、档案利用、打印输出、系统设置等功能模块，同时针对资料信息管理必须设置好输入、查询、编辑以及归档工具提供能，以便于资料的及时更新。对于档案资料的检索查询功能模块，应该提强将档案资料的发文号、文件名称、文件生成日期、发文单位及备注作为检索要素，同时设置权限界定，以便于为经过授权的检索使用者提供全面准确的服务。
（3）强化对于档案数字化管理体系的安全管理。由于档案数字化管理体系需要将大量的档案信息资料置于数据库以及网络共享平台之中，因此档案资料的管理也存在着较多的安全隐患，必须这些信息资料进行全面的安全防护。首先，对于重要的档案信息资料以及数据文件，应该进行多次备份处理，并置于不同的存储设备或者是数据库之中进行资料的保存。其次，对于档案数字化管理体系的网络环境应该进行净化处理，通过安装安全防护软件，并设置好防护墙的访问设置等措施，避免由于病毒或者是木马程序造成数据库的破坏。第三，对于涉及到单位商业机密或者是重要的科研资料，应该做好档案资料文件的加密处理，对这些资料采用专业的密钥技认证技术进行保密处理，同时在网络平台上严格设置访问权限，避免涉密资料泄密问题的发生。通过这些措施，确保档案数字化管理体系的安全可靠，为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。
（4）提高档案管理工作队伍的整体素质水平。在知识经济时代，各个单位的信息量成指数形式的增长，档案管理工作任务量大大增加，同时随着数字化档案管理工作的应用实施，对于档案管理工作人员的能力水平也提出了较高的要求。为了确保档案管理工作的顺利开展，在档案管理工作队伍人才结构的设置上，应该选择档案管理业务知识涵养深厚，同时又能够熟练使用计算机以及软件的复合型人才充实到档案管理工作队伍之中，以对人才结构进行优化。其次，应该重视相关业务知识、软件应用能力以及分析能力的系统培训，作为知识密集型的管理岗位，必须全面的提高档案管理工作人员的能力水平。
第7篇：办公档案数字化管理范文
【关键词】新时期；档案管理；事业单位；数字化
档案信息资源是一种事业单位、行政机关、企业等组织机构以及个人在工作、生活中的价值文献历史记录，可以说档案资源是信息含量丰富、价值含量高的一项重要的信息资源。然而，就事业单位当前的档案管理来说，经常性的存在档案繁冗及积聚量大等问题，并且人员保管意识差、查找搜索效率低。而随着以计算机、信息产业技术为首的产业化发展，数字化的档案管理模式所具备的价值、功能和作用日趋显现，并且受到了个人及社会组织机构的大力推崇，并且在日常的学习和工作中得以普遍应用。所以，事业单位应当积极的响应信息时代的号召，结合自身的管理需求，来对数字化的档案管理予以实行且推崇，只有这样才能够使单位的档案管理工作变得更为数字化、现代化和效率化。
一、事业单位档案数字化管理的作用
（一）提高档案利用率。正是因为以往传统档案基本上均在档案馆以及档案室存放、保管，并且绝大多数的档案载体都是纸张，这将在利用上带来不便。而数字化档案管理则能够使档案利用者将所查找的档案更加准确、便捷的查找到，而且档案管理数字化的实现，还能够大大的消除空间上和时间上的束缚，以此促进档案利用率的提高。
（二）提高经济效益。尤为迅速的社会经济发展使得庞大的信息量与滞后的办公方式之间有了尖锐矛盾的形成，过去采取的一直是粗放型的档案管理模式，也就是以办公费用和办公人员的增加来作为将此类问题解决的唯一手段，这便在很大程度上增加了事业单位的管理成本。而富有现代化气息的档案数字化管理，则将以往纸质载体的档案转变为机读档案，不但使得占地空间得以节省，有效的节约了档案保管费用，并且使得档案的查阅更为迅速、方便，从而防止了资料反复印制所导致的人员浪费、纸张浪费，经济效益也由此得以提高。
（三）提高办公效益。事业单位档案的数字化管理能够实现档案资料的及时归档，而且可以尽可能快的得以利用。就人事档案管理而言，因事业单位有着相对较为繁多的管理对象，管理对象的流动性较强，比如员工调动、退休等，要想对这些变动及时准确的进行统计，要想对这些情况动态的加以了解，那么就需要借助于以计算机网络为管理媒介的数字化档案来将当期的情况准确反映出来，并且在查询档案数字化资料上也更加快捷简单。由于档案信息的超时空流动，事业单位的档案库便由以往的保管文件实体的基地转变为提供信息的控制中心，事业单位的办公效益得以大大提高。
二、新时期事业单位档案数字化管理的强化策略
（一）树立档案数字化管理意识。事业单位的档案管理人员应当尽快的将档案数字化管理意识树立起来，不断的学习新知识和新技能，转变档案管理理念，创新档案管理手段，摒弃滞后的档案管理模式，并且始终随着时代的进步及信息技术的发展来更新自身的知识体系机构，从而以良好的素质及较强的专业技术能力，高效率的将档案的数字化管理工作做好。
（二）实现文书及归档处理的数字化。文书工作是事业单位尤为基本的一项工作，文书管理执行的好坏以及文书工作质量的优劣往往会直接影响到档案的整体成果。所以，为了更好的适应事业单位当期的工作需求，事业单位便难以避免的要对大量的电子文件进行处理，并且发文处理过程还需要通过网络来进行。所以，事业单位应当让拟稿人员在计算机中输入稿件，然后经过审核、签发、修改、盖章、分发以及归档的过程，来节省文书及归档处理的时间，最大限度的减轻档案管理人员的劳动负荷强度以及工作量。
（三）制定科学的管理体制及体系。事业单位应当切实的根据具体的数字化档案管理特点，构建及制定出与自身实际管理需求、办公需要相适应的一个档案管理机制，这便需要事业单位充分的确保档案保密机制、档案工作制度、档案使用机制、档案安全机制逐渐的相互联系，以便于将档案一体化建设文章实现。
（四）提高档案信息安全程度。应当严格的确保事业单位重要档案信息以及重要文件数据的网络使用安全，以此避免影响或者破坏档案信息的使用价值、文件数据的利用价值，促使单位再次将建设档案数字化的进程突破。因此，事业单位应当在目前的档案数字化模式下，切实的立足于档案管理实际，全方位、多角度的做好重要档案及数据的备份、电脑软件的更新及杀毒、杀毒软件的安装以及后续防火墙的访问设置及维护等诸多工作，以此防止因意外情况的出现所导致的损失。另外，事业单位还应当想方设法的做好档案文件的保密工作，要对数字化档案管理机制加以实行，确保档案数字化建设能够真正的遵章办事，大幅度的提高档案信息的保密安全程度，从而减少人为破坏文件、意外事件破坏文件的发生几率，最大限度的保证系统、档案及重要文件的使用安全。
三、结语
总而言之，在新时期、新时代的发展背景下，事业单位应当从自身的管理实际出发，尽可能满足网络信息时代的发展需求，持续不断的强化档案数字化建设及档案信息化建设，彻底的摆脱传统纸质档案的管理的工作负荷，提高档案的价值及功能，充分的将档案价值体现出来，促进档案信息职能的转化以及信息采集、管理的实现，促进事业单位档案数字化管理水平的提高。
参考文献
第8篇：办公档案数字化管理范文
关键词：城建档案；数字化运用；发展趋势
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
一、城建档案数字化概念
城建档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音和录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。
二、城建档案特点
（一）内容庞杂，综合性强城建档案不仅产生于某一个系统，而且涉及到许多系统的专业领域。随着城市建设的发展，新的公共市政事业的兴起，其范围也在不断扩大，城市建设内容有政治、经济、军事、文化，有物质文明建设，还有精神文明建设等，而且这些内容都是相互关联的，城市建设各方面的问题关系到各行各业，而各行各业的问题反过来又影响到城市建设的不同方面。这就决定了它具有综合性的特点。
（二）地域性，城建档案记述和反映城市规划、建设、管理工作的真实面貌和历史过程，城市地域性是有其内在的规律。城市的地域性决定了城建档案内容及作用的地域性限制。城建档案的管理也应考虑内容地域性的特点。
（三）动态性，城市建设是一个延续不断，永无终止的动态体系。城建档案应真实地反映城市的状况，因此，要求提高城建档案工作在动态变化中的应变能力，把应该接收进馆的档案，包括修改补充的重要工程档案，保质保量地归档，确保城市建设档案的真实性，满足城市建设发展的实际需要。
（四）系统性强，城建档案具有专业多，产生的领域跨行业多，单位多的特点。然而城市作为一个整体，决定了城建档案也就应是一个整体，必须将分散在各个部门和单位的城建档案，由城建档案馆实行集中统一管理，便于综合利用。
三、城建档案数字化的优点
（一）提高经济效益
过去一直使用以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
（二）提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。档案数字化管理可以提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
（三）增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案被篡改的行为。
四、城建档案数字化运用中需解决的问题
城建档案软件缺乏通用性，信息管理功能欠缺
在基层城建档案馆使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能共享，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，从而不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用、不能为领导提供决策所用信息，也不便于编研，这直接制约了城建档案信息化运用的进程。
城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理数字化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一的标准，这也制约了城建档案信息工作信息化的应用和推广。
（三）城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展方面考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准和有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。
（四）城建档案管理人员的素质有待提高
实现城建档案数字化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多城建档案部门缺乏现代高技术人才，城建档案、信息处理复合型人才就更短缺，大部分档案人员现代技术水平极低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥其作用，就更谈不上档案数字化了。
（五）城建档案网络建设资金缺乏
数字化需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。
第9篇：办公档案数字化管理范文
《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出：到2020年，全国地市级以上国家综合档案馆要全部建设成具有接收立档单位电子档案、覆盖馆藏重要档案数字复制件等功能完善的数字档案馆；全国50%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。河北省也把档案信息化建设作为“十三五”全省档案事业发展的新引擎，初步建成覆盖省市县三级的全省区域性数字档案馆，数字档案馆建设步入全国先进行列。秦皇岛经济技术开发区档案馆勇立潮头，迎接挑战，在数字化档案馆建设方面进行了有益的探索，无论是可行性方案的设计还是软硬件建设方面都积累了一定的经验，值得大家学习借鉴。
秦皇岛经济技术开发区档案局成立于2004年2月，2014年7月档案馆正式成立，在区档案局挂牌，局馆合一管理。2015年开发区档案馆被推荐为河北省数字档案馆试点单位，我们以此为契机，启动了开发区数字档案馆系统建设，突出区域性设计，在服务范围上为全区行政机关、驻区单位及其下属立档单位服务，定位为全区统一的数字档案管理平台，实现了全区档案数字资源整合、共享与档案公共管理服务的一体化管理，能够满足区域数字档案馆“统一建设、按需服务、分别管理”的运行模式需要。
秦皇岛开发区数字档案馆系统建设包括“两大平台、两个环境”。系统由开发区电子公文交换平台和档案馆电子档案管理平台两大平台组成。其中“电子公文交换平台”主要为区内各级部门的电子文件接收、归档、管理、利用、移交提供系统服务，其对区内电子文件进行统一存储备份，实现全区电子文件齐全归档、安全保管、有效利用和及时、可靠的归档移交提供保障；“档案馆电子档案管理平台”主要为区内各级档案室档案数字资源的接收、管理、保存、利用提供系统服务，亩实现全区档案数字资源齐全收集、长久保存和有效利用。
开发区档案局通过数字档案馆系统运用，已经使其成为区域性档案数字资源综合管理的服务平台，依托平台建设，我们力争将开发区档案馆打造成为“六位一体”功能的数字档案馆，即传统档案辅助管理中心、档案数字化加工中心、电子档案管理中心、区域档案数字资源存储备份中心、区域档案数字资源共享服务中心、区域档案IT（信息技术）运维服务中心。
一、加强学习与调研，制定“开发区数字档案馆建设可行性方案”
2014年，以开发区新档案馆建设为契机，开发区档案局超前定位，提早谋划，力争将新档案馆建设成为集馆藏、展示、服务为一体的现代化综合型数字档馆。为此，我们分别考察调研了直辖市、市级、区级等三个代表性档案馆，主要就新档案馆整体设计、功能用房分区、档案数字化建设等方面问题与考察单位进行了座谈，通过交流学习，收获很大，并以此为基础，起草了《开发区数字档案馆建设可行性方案》，通过讨论，方案得到管委领导的认可，自此，开发区数字档案馆建设正式启动。
二、加强资源建设，夯实工作基础，全力推进档案数字化工作
数字档案馆建设中档案原文数字化工作是基础，为全面开展全区档案数字化工作，规范标准，提高数字化工作质量，开发区档案局首先从做好标准的编制入手，先后完成了《电子文件归档与管理暂行办法》《数码照片归档与管理暂行办法》《档案数字化著录规范》等系统制度的编制，并通过组织专题培训有效地进行宣传贯彻。二是加强对相关单位的调研。及时、准确掌握全区档案数字化工作的整体情况，发现存在的问题，提出科学的对策。通过各方努力，使开发区档案馆档案数字化工作形成了目标明确、工作规范、齐抓共管的良好局面，为全面推进数字档案馆建设夯实了基础。
开发区档案馆于2011年开始大规模地开展档案原文数字化工作，在“全面数字化”战略的引领下，传统载体档案数字化工作稳步推进。截至目前，开发区档案馆馆藏档案实现机读文件级目录100%，文书档案原文数字化率100%，共完成纸质档案数字化182025页，并实现全文检索。接收规划、公证、工商等电子档案约27.2 GB（万亿字节），档案数字资源总量近80 GB，
三、开发区数字档案馆基础建设情况
2015年9月秦皇岛经济技术开发区档案馆投入使用。总体投资6200万元（主体3600万元，展资1700万元，设备投资900万元），档案馆地上建筑面积7000平方米，为上下两层，其中展厅面积3414平方米、库房面积1275平方米、功能用房265平方米、办公用房92平方米、设备间及其它用房1200平方米，是集馆藏、展示、服务为一体的综合档馆。现今已初步建成为党和国家重要档案的安全保管基地、爱国主义教育的基地，政府信息公开中心、档案利用服务中心和电子文件管理中心的“五位一体”的综合性档案馆。
一层作为开发区对外开放的窗口展厅，先后已经举办过“逐梦之路建区30周年成果展”、“理想信念教育展”等专题展览，今后将发挥综合档案馆爱国主义教育基地的作用，加大践行社会主义核心价值观，发挥重要培育、宣传作用。二层是档案馆库区、办公区和对外服务区，投资近千万元，全馆安装中央空调，内、外网络wifi覆盖，实现门禁控制24小时监控，初步建成网络化、智能化的多功能数字档案馆。
（一）功能区与设备配置
1、库区：库区为独 立设置，分为库房一、二、三与综合库房，能够满足不同门类档案的分别存放要求，确保档案的安全保管。库房安装密集架1200立方米，无线内网覆盖。档案库房从设计上按照《档案馆建筑设计规范》《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求，突出了档案库房档案安全保护的"八防"要求，采用高新技手段、智能化管理控制，安装了“档案库房安全保护智能管理平台”，实现了恒温恒湿控制、消毒灭菌、通风和电子巡更、自动防盗、库房灯光检测系统功能。库房内安装监控摄像机，共41台，全部为网络高清摄像机，采用24小时实时监控，统一存储，门禁认证管理。在防火方面采用高压细水雾消防设备来为档案保管提供安全保障。
档案库房安全管理平台可以对库房的各项指标进行智能化设置与管理，定期灭菌，通风换气，根据外界自然环境变化自动调控库内温湿度，并自动统计工作报表和出入库登记表。
2、功能区：馆内设置整编室、机房与控制室、数字化采集室、荣誉室。
机房与控制室：按照《电子信息系统机房设计规范》B级要求构建。在选址方面远离强电磁场，机房内铺设防静电地板、等电位铜排，配备不间断电源与专用空调设备；门禁管理；安装液晶拼接46×9大屏，时实显示全楼各点位监控图像；主机房配有专用立式机柜、三台服务器与一台在线存储设备，配有自动水喷淋灭火设备。
数字化采集室：采集室设有监控和手机信号屏蔽设备，配备4台计算机终端、2台扫描仪及卷盒打印设备，能够满足开展档案数字化工作需要。
荣誉室：为馆内对外宣传、展示一个重要窗口。设计上将弘扬开发区文化的实物档案陈列、影音档案展示与业务培训功能相结合。配置了电教白板与短焦投影仪，能够满足20人以内的日常档案业务培训工作。
荣誉室内配备2个自助查档服务计算机终端设备，符合数字档案馆测评要求。
3、公共服务与办公区：档案馆主楼配备2台电梯、1台无障碍货梯。建有70平方米的接待大厅，安放多席位等侯椅，方便利用者休息等候。大厅安装10平方米LED电子屏，用于日常宣传及迎宾使用。大厅的一角还设置了图书资料架，方便利用者在查n之余进行浏览。
信息公开与查阅室：配备2个查阅工位，用于档案查阅利用，加装身份证认证与指纹登录设备。1台保密计算机用于专门隔离存放档案。
阅览室：为方便利用者查阅，馆内配备2间阅览室，可同时容纳20人利用。
办公区：办公用房占总馆面积的1%，本着核心管理、集中办公的原则设置。
（二）网络建设
在网络建设方面，网络主干采用光缆辅设，配核心交换机，全馆设置网络及电话信息点210个，全楼内网与外网全wifi覆盖，可扩展，可进行无线网办公。
馆内网络分为外网、内网、专网。内、外网络物理隔离，内网与专网采用逻辑隔离。内、外网络都有防火墙、漏洞扫描。2016年又投资30万元安装上网行为管理设备，可进行网络终端监管、安全审计等。有用户接入认证，非法用户不能接入，各系统有独立的管理密码。馆内专网配备10台专属计算机终端，用于档案数字化工作。
（三）电子档案管理系统建设
随着互联网+大数据时代的到来，开发区档案馆不断深化计算机网络为主干的档案现代化管理技术，推动档案信息化建设，整合全区档案资源。目前，开发区档案馆通过搭建数字档案管理系统来对区内单位各类数字档案进行管理，已经基本实现了“三网二库二平台”的建设（外、内、专网，档案数据库、影像数据库，电子档案管理平台、电子公文交换平台）。
电子档案管理系统包括部署在政务网的电子公文交换中心和部署在档案行政专网、政务内网的两个环境。其中电子公文交换中心部署在开发区信息化办公室，承载数字档案馆（电子文件中心）主体功能。电子档案在线管理平台即虚拟档案室管理部署在开发区各部门档案室，为各职能局档案室管理档案数字资源以及开展室藏档案数字化加工等业务提供支撑。档案馆与区内各单位搭建档案行政内网，各级档案室通过内网向“电子档案管理平台”上传数据、查阅利用。档案馆通过电子档案管理平台，向各级档案室提供相应层级数字档案信息资源的利用共享服务，平台根据不同的权限服务对象，建立了7个层次的利用范围，系统能实现档案查询、资源、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析、利用登记等功能，有利于实现各单位对本部门档案的自主与规范管理。
四、明确建设思路，纳入开发区“十三五”规划纲要
近年来，开发区档案局通过对数字档案馆的建设及应用，已经完成了从传统载体档案管理为重点到传统载体档案、数字档案资源管理并重的工作思路的转变，实现了全区数字档案资源与实体档案资源的有效整合，使开发区档案管理水平、档案服务水平、档案安全保障水平得到全面提升。2016年，是“十三五”的开局年，“继续加大政务信息化系列工程实施力度，提升电子公文系统，推进包括数字化档案馆在内的档案信息化建设。”已纳入《秦皇岛经济技术开发区国民经济和社会发展“十三五”规划纲要》。
