电子档案电子化精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的电子档案电子化主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：电子档案电子化范文

办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。

二、档案信息电子化有其不可替代的优势

档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。

三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化

第2篇：电子档案电子化范文

荣誉档案在档案中占据着独特而重要的地位，它的价值不容忽视。随着改革开放和企业对外宣传力度的加大，实体荣誉档案的管理和利用方式已明显滞后。在荣誉档案的管理和利用上，如何运用先进的电子技术，已经成为摆在我们面前亟待解决的新课题。这必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。荣誉档案电子化管理将成为实体荣誉档案的延伸，这种延伸是利用者的需要决定的，也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史使命。

一，荣誉档案电子化管理的意义

在新的历史时期，档案工作要抓住历史机遇，不断开发档案新资源，努力拓宽档案新领域，寓创新于开拓之中。以科学发展观为指导，搞好档案资源的开发利用。面对信息化时代的发展，档案工作只有跟上时展的步伐，才能实现创新。荣誉档案电子化管理，就是使荣誉档案尽早进入“信息高速公路”，实现办公自动化、档案管理数字化、利用网络化、开发程序化的第一步，从而增强了档案事业的活力，为实现档案资源的充分利用提供了方便、快捷的服务手段。

二、荣誉档案电子化管理势在必行

(一)实体荣誉档案保管的弊端

荣誉档案分为集体荣誉档案和个人荣誉档案。我们这里所说的主要是指集体荣誉档案。

每个企业和部门经过顽强的拼搏和开创性的建设都收获了很多荣誉，都有着自己辉煌的历史，那装满密集架的荣誉就是她的见证。这些荣誉主要载体就是奖杯、奖牌、奖状、锦旗等。随着时间的迁移，这些荣誉越来越多。长期下去，既不便于长期保管，又给档案库房的容量增大了压力。随着企业对外宣传力度的加大，每个单位、部门到档案室查阅、借阅荣誉档案的特别多，现拍照既浪费了大部分的时间，又为档案工作人员增加了劳动强度。

(二)荣誉档案电子化管理优点

荣誉档案电子化是指用数码照相机或其它设备将荣誉实体档案转换成以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像，并按照电子档案要求进行的归档图像文件。

1、查阅快。荣誉档案电子化管理是经过整理、加工，暂存在计算机中的，检索起来非常方便，只要轻点鼠标，随时都可以找到需要的荣誉档案。

2、传输快。从利用这个角度看，只要有通讯网络，电子荣誉档案不但可以直接拷贝，还可以邮件形式迅速传出。

3、成像快。电子荣誉档案是以图片的形式存储在计算机当中，若有需要荣誉照片，可以直接传送或输出，充分实现档案资源共享。

4、保存更加安全方便。传统的荣誉档案是以纸、布、铁、木等材料为载体，对环境的要求高，耐久性差。无论是奖状、奖牌，还是奖杯，均会随着时间的推移出现褪色、发黄、生锈、字迹模糊等现象，从而影响荣誉档案的再次利用。荣誉档案电子化管理，使得荣誉档案的载体变成光盘、磁盘等。这些载体不仅容量大、占用空间小、存放方便，而且保存与复制不存在变质、褪色等问题。

所以说荣誉档案实体管理方法已经严重影响了档案利效率，这种滞后的，严重妨碍档案利用的解决方法就是尽早实现荣誉档案电子化管理。只有荣誉档案电子化管理才能迅速提高荣誉档案的利用效率，从而解决了重复的查阅、拍照带来的不必要的无效劳动。

三，荣誉档案电子化管理的方法

(一)荣誉实体档案转换成电子档案的方法和步骤

1、方法

可利用数码相机、网e拍、扫描仪等设备将荣誉档案逐件拍照，按照档案归档要求进行整理，以电子图片形式保存，这样实体荣誉档案就完成了向电子档案的转换。

2、具体步骤

(1)利用数码相机将荣誉档案逐一拍照。我们在接收荣誉档案时都有接收登记，拍照时最好按照登记顺序进行拍照，这样既提高了编辑速度，也提高了荣誉档案的查阅速度。

(2)将拍完的数码照片拷贝到计算机里。数码相机相当于一个移动硬盘，只有把存放在相机里的照片拷贝到计算机里，才能进行编辑。

(3)利用图像编辑软件进行编缉。我们所说的编辑就是将照片内容以外的部分剪下去。现在的图片处理软件非常多，大家选一种自己比较熟悉的一种就行，其方法和步骤基本是一致的(好一点的扫描仪也可以直接对照片进行编辑)。

以我用的图像处理软件为例(photoshop7.0)。

②获取照片(点菜单中的文件―打开―选―编辑对象)；

③裁剪／调整大小(点工具栏中的剪刀将编辑对象中多余的部分剪掉)；

④保存。

值得注意的是：无论大家使用什么图像处理软件，我个人意见保存图片格式最好是jpeg格式，不要使用图像处理软件的专用格式，因为随着时代的发展，任何一种软件都将升级或被淘汰。

(二)荣誉电子档案存放的方法

为了提高查找电子荣誉档案的速度，可以结合本单位实际情况，按照省、总局档案归档要求，按照组织机构或年代进行归档。

(1)图片独立存在方式

就是把荣誉档案图片集中放在一个图片库内，每个图片都独立存在的方式。此种方法必须按照归档要求制定查阅目录，目录上的序号与图片的名称要一一对映。此种方式是最直接，也是最简单的，但此种方式是比较好的。

(2)超级链接方式

此方法就是先根据荣誉名称、授予时间、授予部门等实际情况编制查阅目录，然后再将实物与目录链接起来。(具体方法：在编制好的查阅目录上，选择要链接的项目―鼠标右键―选超级链接―浏览目标选文件―选自己要链接的图片确定)

值得注意的是查阅目录与电子档案文件夹要存放在同一张盘或者同一文件夹里，否则链接失败。

(3)幻灯片方式

此方法易于观赏，可以理解为一个单位对外宣传的荣誉展。但是计算机中如没有幻灯片编辑软件，既便是编辑好的文件也将无法打开，所以说此方式受到一定的限制。(具体方法：打开幻灯片编辑软件选空演示文稿确定选取适合制作内容的自动版式(选空版)―插入编辑后的荣誉图片―来自文件―插入的图片需要调整大小―一般与底面的白框一般大即可给图片加说明(我们发现说明在图片上很不美观，需要把它隐藏起来)―点鼠标右键叠放层次―置于顶层，这样说明在图片上就看不见了，按此方法，以此类推，一个崭新的荣誉电子档案就展现在我们眼前了。

四，荣誉档案电子管理的注意事项

(一)荣誉档案归档应该分为奖状、奖牌、奖杯、锦旗等部分分块管理，这样便于我们日常的存放和管理。与之相对应的荣誉档案电子化管理也是一样的。编制的归档目录，必须做到实体荣誉档案与电子荣誉档案一一对映。编制的检索目录最好有二套纸质目录。

(二)电子荣誉档案的保管要做到分套异地保管。为了工作方便，计算机中要保存一套，另外要复制一套存储在脱离计算机的移动硬盘里，作为短期保存。根据归档时间，可以按照时间段将电子荣誉档案刻制成光盘，作为长期保存。光盘保存最好放在防磁柜里，以免数据丢失。如果没有防磁柜，电子档案存储载体的保管要求要尽量达到以下三点：一是温湿度要求，环境温度选定范围：17-20℃；相对温度选定范围：35％45％。二是归档时应做防重写处理，避免擦、触摸、刻录、涂抹。三是归档时载体应直立存放，单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压，存放的装具应防光、防尘、防磁、防有害气体。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施。

第3篇：电子档案电子化范文

人事档案存储电子化涉及面广,资金投入大,技术要求高,基础工作量大,但巨大的优势已使其成为不可回避的发展趋势。基层组织人事部门应充分认识,做好相关软件的开发和利用工作,积极推进人事档案管理工作的电子化进程。

一、开展计算机应用工作的必要性

1.新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来,信息技术的发展突飞猛进,成熟的信息及电子技术普及各行各业,这也加快了各项工作信息化的进程,而新时期人事工作更应走在前面,运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作,更好地为现代化建设服务,这是新时期人事工作的迫切需要,也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作,才能使档案工作更好地为人事工作服务。

2.人事信息规范的需要。在日常管理中,形成了大量的信息,这部分信息绝大部分是用手工管理的,不仅耗费时间长,重复劳动多,工作量大,效率低,而且由于手工管理,就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞,使信息内容不规范,信息系统流程不科学。要改变这种状况,就需要用现代化工具管理干部信息,不断提高信息的规范程度与利用率。

3.提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化,人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子,建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式,采用现代化管理手段与方式来管理人事档案,更好地发挥计算机在档案管理方面的作用,实现规范化、网络化的管理方式。

二、当前计算机应用工作中存在的问题

1.重复操作,数据难以共享。随着计算机应用工作的开展,应用软件的开发和推广工作也得到了加强,各部门都逐步建立起相关的数据库,把人事工作中的主要信息管理起来,为人事工作提供了先进的技术处理手段,但往往由于各条线没有采用统一规范化的应用软件,就造成了重复操作,数据却不能共享。

2.现有的设备没有得到充分利用造成资源浪费。随着科技的发展,各级人事部门都购进了相当数量的计算机和其他先进的办公自动化设备,计算机应用和信息应用水平却相对较低,而且大多数单位的计算机系统基本上是单位状态使用,使现有的设备没有得到充分利用,信息资源没有得到充分共享,计算机效能没有得到充分发挥。

3.系统提供的信息不能完全满足人事工作的需要,影响决策。目前,我们的数据库建设还不完善,可供使用的信息量相对较少,应用软件不能很好地提供出所需的各类统计分析资料,无法满足实际工作的需要,而且在操作上专业性增强,使软件的利用率大大降低。不能及时为领导提供信息和决策依据。

4.工作人员计算机操作水平相对较低,影响了软件作用的发挥。由于计算机软硬件技术发展日新月异,而我们的计算机操作人员大部是原来专门从事档案工作的人员,计算机专业水平相对较低,如果不进行培训和学习就难以提高计算机的应用水平,难以适应工作的需要,也势必影响计算机作用的发挥。

三、人事档案管理与人事信息管理同步化,是实现人事档案计算机管理的合理模式

人事档案工作和人事信息工作相辅相成,密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式,人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高,这两项工作虽然不能等同替代,但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中,无论是各级组织部门还是基层单位,人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的,分工也很明确,有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多,两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息,但侧重点各不相同,信息转换或共享又有困难。

各种人事信息系统应用面较广,利用率也较高。但不少单位采集信息时不严谨,或由本人直接提供有关内容,或使用一些未经校对的现成表格资料,随意性大。另外人事信息常采取定期采集维护方式,学历变化等信息的管理往往相对滞后,以上因素都会造成人事信息失实,影响人事工作的正常开展。另一方面,档案管理系统中的主要数据来源于人事档案,而且一般采用随时维护的形式,在材料归档的同时就要更新信息,具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统,档案管理系统中的人事信息往往不被重视,利用率低。要推动人事档案的计算机管理,有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上,可将档案管理与人事信息这两类系统合二为一,开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统,实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动,提高工作效率,又可保证信息的准确、完整和新鲜,提高信息资源的利用率。

四、强化制度化建设使人事信息管理更加规范

因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限,如不及时进行数据备份,一旦发生问题数据难以恢复,损失很大。同时,计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档,更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作,在这一领域应用计算机技术,建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序,对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度,使档案工作人员有据可依,最大限度地减少管理上的漏洞。

五、提高档案管理人员技术水平

由于缺乏有力的约束机制,各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库,并在日常工作中及时信息维护,档案管理人员的工作量明显加大,在远程查档刚刚起步的今天,计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训,提高管理人员的计算机应用水平。

六、计算机技术在档案管理工作中的推广程度应视实际情况而定

第4篇：电子档案电子化范文

一、医疗机构档案电子化管理的必要性

办公自动化、无纸化等事物的出现，使医疗机构档案的生成方式发生很大变化，文件的起草、签发、催办、归档等过程，以及化验结果、病理报告、手术安排、疗程控制等过程均可以在计算机和通讯线路中进行。这样一来，档案的前身就以机读文件为主要形态，那么档案自然也以机读形式存在，这种档案的利用方式与纸质载体档案具有很大差异。这种变化预示着档案电子化管理成为档案管理工作发展的必然趋势。

（一）电子化管理节省存储空间

纸质档案在立卷归档后需要占用大量的空间来存放，而电子档案只需占据极小的存储空间。例如，一张光盘的容量可达600MB―4000MB，它可以存储35万张打印纸上的文字信息或10万页的图形信息。这就相当于把一个文件柜里的档案内容压缩到一张光盘上，对于存档量大而空间较小的档案馆（室），电子化管理可以节省大量的空间。

（二）电子档案复制的精确度较高

纸质档案复制或缩微品拷贝时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制是通过数字化的信息处理，精确度较高，几乎不存在这些问题，可以实现复制件内容与原件内容完全相同，有效避免信息丢失。

（三）电子化管理的操作简捷，工作效率高

电子档案的形成和归档都可以借助计算机及相关的软件系统，减少了人工操作步骤，简化了工作流程，提高了工作效率。在查询利用时，还可以借助计算机对电子档案进行查询，只要输入查询条件，就可以迅速提供查询结果。即使在档案存储量很大、查询条件模糊的情况下，计算机也可以较快地显示查询结果，使得档案查询工作方便快捷。

（四）电子化管理的传递更加快捷

电子档案是在一定的计算机和网络环境下产生的，其传递既可以使用移动存储设备来进行，也可以通过网络来进行，传递起来更加方便快捷。与纸质档案相比，电子档案可以同时传递给多个利用者，不受存储载体的限制，简化了档案的逐个传递过程，节省了传递时间，提高了工作效率。

（五）电子化管理可以促进档案的新分类

实行档案电子化管理后，医疗机构档案传统的分类方法将被打破，取而代之的是医疗信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分布在几个管理模块中，计算机按照规定指令，根据工作目标随时设立和调整类目，档案的分类更能贴近医疗工作各方面的实际情况，分类也将更详细、更科学、更规范。

二、医疗机构档案管理现存的问题

（一）对档案管理工作缺乏足够重视

档案是医疗机构的重要资源，但不少医疗机构都存在“重医疗、轻档案”的思想，认为档案工作不能给单位带来经济效益，对档案工作的重要性认识不足，致使医疗机构档案信息资源开发不足，制约了档案管理工作的发展。

（二）设施不完善，电子设施的投入力度不够

重视不够导致了对档案工作的投入不足，管理设施不完善。当前许多医疗机构都存在档案库房面积狭小、安全保管不到位、办公设施陈旧、管理工作手段落后等问题。虽然计算机、网络、多媒体技术广泛应用于医疗机构的日常工作之中，但档案工作未能完全实现管理手段现代化的及时转变，有些单位对实现档案电子化管理所必需的计算机、扫描仪、管理软件等相关电子设施的投入力度不够，档案的收集、整理、检索大多还停留在手工阶段，档案管理的现代化水平偏低。

（三）标准化和规范化工作有待加强

档案电子化管理的前提是基础工作的标准化和规范化，但目前许多医疗机构的库藏档案业务基础相对薄弱，案卷质量不高导致电子化转换工作任务繁重;归档文件材料的多样性造成现行的档案整理、分类方法及有关规定已不能完全适应;各单位档案管理系统和网络建设各行其是、层次不一，其规范性、开放性、服务性、共享性较低，无法适应档案信息资源共享的要求。因此，提高档案管理的标准化和规范化水平，成为亟待解决的问题。

（四）管理人员的业务素质有待提高

实现档案管理电子化，要求档案管理人员必须具备较高的技术层次、完善的知识结构和熟练的操作技能。目前，很多医疗机构都缺乏具备现代高技术水平的高层次、复合型档案管理人才，大部分管理人员的专业素质和文化程度偏低，缺少系统的专业培训，难以适应档案管理现代化发展的趋势。

三、医疗机构档案电子化管理的实施途径

（一）提高对档案工作及其电子化管理重要性的认识

档案管理是医疗机构日常管理工作的重要内容，是一项基础性管理工作。医疗机构档案是各级各类医疗机构建设和发展过程的原始记录和真实写照，能为其当前的经营和管理提供研究依据和决策参考，所以应该提高对档案工作重要性的认识。医疗机构实施档案电子化管理，既符合新时期档案事业发展的新趋势，又是提升医疗机构整体管理水平的要求，各级卫生行政主管部门及其管辖单位对此项工作都应高度重视，加快推进。

（二）加强电子化管理设施建设

一整套现代化的软件、硬件设施，是实现档案电子化管理的物质基础。在硬件方面，应购置计算机、扫描仪、刻录机、服务器等;在软件方面，应购置和开发档案管理软件，建设档案信息管理网络，并使档案管理系统与本单位的其他各项工作相衔接，确保各类电子文件和电子档案的收集、整合、控制和传递工作快捷、平稳、有序进行。

（三）建立健全电子化管理的标准化和规范化体系

为避免在档案管理中出现无法可依、无章可循的混乱情况，医疗机构必须建立健全档案管理的规范化和标准化体系。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作具有统一科学的准则和依据，将档案各项工作有机联系起来，保证档案管理工作的有序、规范、高效运行，实现经济效益和社会效益的优化。各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要建立一系列具有可操作性的标准和规范，从而形成档案管理标准化体系，并保证贯穿到档案管理工作的各个环节之中。

（四）加强电子化管理人才队伍建设

1.加强档案基础理论和业务技能培训

为使档案管理者具备扎实的档案（下转第73页）（上接第76页）学基础理论和业务知识，应有计划地组织档案管理人员认真学习档案工作的法律法规、规章制度、管理标准和理论知识，并在实际工作中考察他们的应用能力和实践能力，不断提高他们的业务技能。

2.加强档案电子信息技术培训

建立档案电子化管理系统，要求档案工作者必须熟悉计算机操作知识和电子信息管理系统的各种功能，以确保系统的平稳有序运行。对于计算机基础薄弱的人员，应从基础知识和基本操作入手，结合管理系统的基础功能进行培训;对于具有一定计算机应用基础的人员，培训的重点可以放在信息的规范采集、系统的全程运用和网络知识的应用方面。为巩固培训成果，还应将档案电子信息技术的理论水平和操作能力作为重要指标，纳入对档案管理人员的考核范畴中去。

3.留住现有人才，积极引进人才

第5篇：电子档案电子化范文

一、食品稽查业务档案电子化管理的意义

食品稽查档案是食品生产、销售、转运、储存等环节监管的客观记录，是食品稽查行业领导决策、制定监管措施、市场反应、问题处理等过程的历史记载。也是食品稽查工作的一个重要组成部分。食品稽查业务档案电子化管理是实现食品稽查工作科学化、规范化、信息化管理的基础，也是开发档案信息资源、提高档案利用效率、监控双方行为、考核稽查质量的重要手段。

食品稽查电子档案是指在食品监督稽查过程中形成的各种信息资料，经扫描仪、采集卡等电子设备，通过数字化处理，存储于计算机数据库中的电子档案信息。通过数据库管理系统、计算机网络以及相应的管理软件，对食品稽查电子档案进行分类、编目、归档，实现稽查档案资料电子数据的高密度存储、快速传输和无地域、无时限资源共享以及查询利用。食品稽查电子档案内容包括基础管理类、统计报表类、稽查文书类、风险级别类、其它类等，基本涵盖了稽查工作的全过程。

食品稽查电子档案的优势首先是检索利用方便。电子化的食品稽查档案可以通过网络覆盖下的任何一台计算机经过合理授权，只需输入密码即可对食品生产销售企业的日常监管、产品质量、进货渠道、库存下架、使用、缴销等情况进行查询和统计。其次，档案信息易于保管。与纸质载体相比，食品稽查电子档案使用高科技材料制成的光P、磁盘等介质作为储存载体，节能环保、使用寿命长，而且可以重复使用，解决了传统实体档案管理中容易损毁的问题。食品稽查电子档案存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上，占用的空间小，操作简单，节省资源。第三，可以实现档案资源的共享。传统的食品稽查档案管理模式中，食品稽查单位和部门之间的信息无法做到及时交流和共享，造成资源浪费。信息化的到来和网络的发展，人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用网络传输档案信息资源，可以在瞬间完成大容量信息的传递，这就为食品稽查电子档案实现网络资源共享成为现实。食品稽查单位之间可以通过网络进行有关稽查业务档案的查找、利用，食品稽查单位内部各部门之间也可以通过网络实现部门之间、上下级之间的稽查业务信息沟通、交流与共享。第四，食品稽查电子档案的网络传输。避免了传统食品稽查档案靠人力传送，省时省力，而且也提高了档案传送过程中的安全性。

二.食品稽查业务档案电子化存在的问题

首先，食品稽查档案的电子化管理标准不统一。随着食品稽查部门档案管理信息化的广泛开展，许多食品稽查单位都在添加档案信息化设备和相应管理软件。由于没有一个统一的食品稽查档案电子化标准，所以各个食品稽查单位在电子档案的收集、整理、归档标准方面，处于各自为政、各行其是的状态。因此，建立一套科学、严谨的食品稽查档案电子化管理体系标准是十分紧迫的问题。

第二，食品稽查档案管理电子化过程中的安全问题。首先，由于电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，不能像纸质档案那样可以通过文件的一些表面特征来判断档案的原始性，这样，食品稽查电子档案真实性就难以得到保障。其次，在档案管理网络化的发展过程中，电子档案的安全性问题日益突出。网络黑客、病毒的入侵造成电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯他人的合法权益。这些问题都对食品稽查电子档案的安全性构成了严重的威胁。

第三，食品稽查电子档案管理对档案管理人员素质提出了更高要求。档案管理人员既要懂得纸质文书档案管理的操作理论、方法，还要能够熟练使用计算机等信息化设备和一些档案管理软件。

第四，食品稽查单位各自使用的稽查业务电子文件不兼容问题。由于各食品稽查单位使用不同系统、不同格式的稽查电子档案，这就导致电子文件难以转换、不兼容的问题产生，使食品稽查档案信息资源共享受到影响

三、食品稽查业务档案电子化管理对策

第6篇：电子档案电子化范文

随着人们生活节奏的不断加快、信息科技的不断发展以及办公条件日益自动化，使得档案管理电子化已成为不可阻挡的趋势。顾名思义，电子档案是指将人们所需要记录、保存的信息、内容，以文字、图表、数字、图形等方式记录在计算机上面，并将其制作成可供人们阅读、传输以及处理的电子文件。但是，电子档案并不是无懈可击的，如果没有做好十足的安全措施，它将很容易丢失、被篡改。因此，这也意味着电子档案是不能够完全的取代传统意义上的纸质档案在人们生活中的重要性。但是，电子档案给人们生活和工作所带来的便利性，却是传统纸质档案不能替代的。

1 档案管理电子化的现状及问题

1.1 没有统一的档案管理系统

由于目前我国的档案信息管理系统和网络建设形式没有统一的标准，没有建立数据交换的机读目录档案系统，使得其在层次、规范上具有较大的差异性，从而导致其开发性、服务性和共享性较差，不能真正意义上的实现档案信息的资源共享。

1.2 缺乏通用性，不能对其进行统一的信息管理

众所周知，我国档案管理电子化兴起的时间还比较短，因此，还存在着较多的问题，其中缺乏通用性就是其存在的问题之一。同时，由于目前各公司和单位所使用的计算机型号、规格不统一，且档案管理的软件存在较大的差异，使得各公司之间的资源不能实现共享。而且，目前也没有一个软件能够使其既能够应用于文件检索，又能够对所有文档进行统一的档案信息管理。由于这一缺陷，给档案的信息管理工作中的快速编辑带来了巨大的困挠，也使得我国档案管理的电子化发展受到了极大的阻碍，给其发展带来了巨大的挑战。

1.3 缺乏标准、规范的档案管理工作

档案信息管理要想实现标准、规范的电子化，就要先做好档案管理工作，并使其标准化、规范化。但是由于传统纸质档案管理不规范、档案质量不高，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性较差，因此，每个档案管理系统只能根据自身的需求对其进行归纳，从而使得档案管理工作缺乏统一的标准和规范。

2 相应的解决对策及路径

2.1 建立统一、完善的电子档案管理制度

为了未来能够更好地发展电子档案管理制度，建立一个统一、完善的电子档案管理制度将是目前的档案管理工作的首要任务。为了建立统一、完善的电子档案管理制度必须要做好以下几个方面：首先，应该规定一个统一的电子档案制作、收集及归纳的标准，让每一个需要进行档案管理工作的企业和单位都能够有标准可依，从而按照标准进行管理和工作；其次，要对所制作的电子档案进行整理、分类、归纳以及总结，使其能够方便人们的使用和查询；最后要安排专人对其进行保管，以防其因工作的调整、计算机的损坏、工作的交移过程等原因而造成的档案的丢失、遗漏、损坏、被篡改等问题，确保档案资料的完整性。

2.2 建立电子档案的资源共享平台

建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。

2.3 加强对电子档案管理人员的技术培养

对于当前的电子档案管理工作者主要有两个来源，一是拥有专业计算机知识、技能的人才所担任的，另一种是企事业单位现有的电子档案管理人员。对于拥有专业计算机知识、技能的人才，一般需要单位从外部进行招聘，并对其进行相应的短期培训，使其了解本企业单位的实际情况，并很好的适应工作的需要；对于现有的电子档案管理人员，要加大培训的投入力度，让其能够掌握系统、全面的电子档案管理所需的基本知识、计算机知识等技能，从而解决电子档案管理人员短缺的问题。

2.4 做好硬件设施的维护、更新工作

由于科技的不断进步，计算机也在不断地更新换代，因此，对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。随着电子信息化的不断发展，档案管理电子化已成为未来办公的必然趋势，因为它不但能够提高工作效率，减少人力、物力、财力的浪费，还能大大的减少文献再次加工的时间的浪费，提高档案信息的时效性，因此，可以说档案的电子化对于我国的档案管理工作意义重大，必须要加大对其的研究力度，使其能够最大限度的为我国的档案电子化带来益处。

第7篇：电子档案电子化范文

医院科研档案特点主要表现为以下几个方面：①形成周期长且强连续性。科研活动经历的时间均比较长，涉及到的范围较广且内容也比较多，资料较为复杂，从立项一直到完成科研课题均需要经历一个较长时间，为多次失败和成功所获结果；②学科突出且专业性强。医院所开展的科研课题均是根据专业来实施，比如基础研究中药理、生化以及病理等。临床研究中儿科、内科、妇科以及外科等。医学研究中针对不同的专业所开展的科研活动均有着各自的特点，对此在科研档案的分类上也应凸显出其专业性特点；③项目协作较多且学科综合性也比较强。随着社会经济不断的发展，信息技术的进步，各种边缘学科以及交叉学科的出现，在医学研究中大量创新技术也被广泛地应用，而这些也使得很多医学科研课题并非某个独立的专业或者学科就可完成，而是多个学科和专业共同联合以及研究才可完成。对此，在这种形式下所进行课题研究，不管是数量还是载体均比较大且多样，同时综合性也相对较强，而这也就要求在分类的过程中除了要确保各学科自身的独立性，同时还要确保课题研究的整体性以及完整性。

2基于电子化实施医院科研档案管理的重要性

在医院档案管理中，科研档案作为科研工作人员于科学研究期间所形成的，具备一定的保存价值的声像、文字、数据以及图表等科技资料，真实且准确地记录着科研活动的整个过程，为医院档案重要构成部分之一。一份完整的科研档案主要包含4个方面的内容：①科研项目的申报资料与审批资料；②科研过程的影像学资料、记录、实验数据以及实验图片等形式资料；③科研鉴定、总结以及验收资料；④科研成果（论文或者专利等）以及科研成果的转化应用等。每个科研项目自申报、课题立项、执行、成果鉴定、评奖以及到应用推广均离不开管理。不管是在医院社会服务上，还是在医院内部交流上，科研档案均有着非常重要的作用，能够最大程度满足医院管理和医务工作人员有关信息的需求。在档案管理中，科研档案可为职务聘任、科技决策、职称晋升、科学研究以及技术交流等提供比较可靠且真实的信息依据，具有参考以及凭证的功能。除此之外，还可提供相应的科研信息给医院领导，为其在选择科学建设内容和方向上提供合理的决策依据。加强医院科研档案的管理以及充分利用科研档案，对推动医院学科发展以及提高医院管理水平所具意义十分重要。近年来，伴随着医院科研水平的提高，医院科研项目的增多，档案的数量也相应的增多，而这也为科研档案管理增加了难度，为更有效且科学地对科研档案实施管理，需寻求一种现代化管理方式，即电子化管理。

3在电子化的基础上所实施的医院科研档案管理

3．1信息管理系统的开发以及应用

随着科研项目的增多，医院科研档案管理工作也变得越来越艰巨。为更好地管理以及利用科研档案，我院正在研发一种信息管理系统，这一系统具备录入以及查询科研项目有关信息的功能，不仅能进行科研项目有关信息的录入，同时还便于全院某学科或者某一位科研工作人员在研究中对科研经费、项目类别、研究时间以及成果水平等的查询。其主要功能如下：（1）录入功能。当科研项目立项以后，由科研部门管理工作人员把科研项目立项的有关文件交于档案管理人员，接着科研档案管理工作者把有关科研项目的信息录入至信息管理系统，比如科研项目编号、项目负责人、科研经费、项目名称、项目类别以及具体研究时间等，同时也可把电子文档中关于科研项目的信息导入系统中。此外，该系统还能随时增添数据模块，其操作简单且灵活，能够随时进行项目有关信息的录入。（2）查询功能。该功能主要包含3个方面的内容：①全院科研项目。针对科研项目研究时间长这一特点，为便于医院领导和有关管理人员及时了解到科研活动的实施情况，该系统设置了相应的查询功能。只要输入相应的时间就可进行有关信息的查询，生成为该时间段科研项目信息的报表，以电子表格的形式将报表导出来，并直接发送给需要的有关部门和领导，或者直接将其打印成报表；②学科科研项目。医院学科评估、建设以及重要学科的申报，一般需提供某学科科研项目实施情况的有关信息，该系统具有某时间段某学科科研项目有关信息资料的查询功能。基于要查询的学科，输入项目名称以及起止时间，接着点击学科项目查询就可得到该学科有关报表。此外，其还具备电子报表导出以及打印的功能；③科研工作人员科研项目。若需将医院职务评聘或者职称评审等相关情况提供给科研工作人员时，利用该系统能及时查询到某科研工作人员于某一段时间所开展的科研活动具体情况。

3．2科研档案的电子化分析

（1）实现科研档案电子化管理，必须要具备两个条件，即硬件条件和软件条件。

硬件条件就是要具备相应的计算机、照相机或者扫描仪。所用计算机其硬盘容量必须要大，若遇特殊资料，如胶片档案，则借助于负片扫描仪来进行扫描以得到电子化档案。若为纸质文件，且尺寸也比较大，则可借助于高清拍照等方式来获得相应的电子化档案；软件条件是指科研工作人员自身必须要具备电子化管理科研档案的意识，重视该项工作且积极配合，具备基本的档案管理知识，同时掌握相应的计算机操作技能。

（2）规范科研档案电子化。

结合本院实际情况和科研项目的具体情况，制定相应的档案管理规范准则和标准，若有必要可附上相应的说明。在管理中要求科研项目的实验数据、申报资料、实验过程记录情况、科研总结、实验图片以及验收鉴定等应以PDF、Word以及JPG等形式的电子文档提交以及保存。若很难用电子文档形式提交的科研资料，可将其提交给相应的科研档案管理者，接着由管理者采取扫描或者拍照等方式来获得该档案电子文档。此外，对科教部门所负责的科研立项相关文件、科研专利、获奖证书或者科研论文等均由科研管理者进行负责扫描，且借助于PDF的格式进行存档。

（3）归档。

由科研档案管理者对电子化科研档案实施归档，并制作相应的档案目录，规范电子科研档案文件名，以便于查找以及应用。除此之外，每天还需对科研档案实施备份，保障数据和档案的安全。

（4）宣传。

加强电子化科研档案管理重要性的宣传，积极开展各种知识讲座活动，或者借助于板报、网络平台等方式进行宣传，确保科研工作人员明白科研档案的重要性以及其归档范围。

4总结

第8篇：电子档案电子化范文

档案作为发展记忆的基石和历史的原始记录，提供服务是其永恒的主题。文书档案的档案资料，经过收集、整理、有序地保管起来，再由使用者把贮存的信息散发而出，科研和管理工作。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。“今世赖之以知古，后世赖之以知今”。由此，档案不只是一种历史但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点，同时对其劣势提出解决办法。书档案重要的内容是社会发展历史。它通过历史的客观记录，来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来，使人们进入了电子网络时代，许多的信息通过电子网络管理和传输。案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输，资源共享，提高了部门之间的了解，增强了业务联系。档案信息化配套机制初步完善制定了较为完善的规章制度。为了加强院档案信息化工作，先后制订并实施了档案立卷归档暂行规定等文件制度，保证了档案信息化工作持续、健康、稳步的向前发展。.形成了全员参与的工作局面。诉讼档案归档软件的开发和应用，改变过去少数人参与归档的局面，使档案信息化成为全员参与的工作。档案信息化的质量直接由内勤、书记员、检察官等所有诉讼流程参与人员决定，而且环环相扣，责任更加明确，促使人人参与。

形成了与技术部门相互依托的衔接机制。基层院档案室和技术部门在开展信息化建设的过程中，客观上存在着技术上、工作上相互依托、优势互补的关系。档案部门具有档案专业知识的专业人员，是信息资源的汇聚地，具备一套完整的信息收集的机制和体制，是技术部门开展信息化建设所要寻找的理想的合作伙伴。而档案部门在开展档案信息化建设中，设备、人员等技术力量都较为薄弱，必须依托技术部门的信息技术装备和计算机专业人员，两者形成一种紧密合作、优势互补的态势是档案信息化建设成功的要件之一。档案部门和技术部门通过多年合作，基本实现了所有档案的案卷级目录机检、部分档案的文件级目录机检和部分档案的全文机检，积累了大量的电子信息，也积累了电子档案生成、整理、移交、归档、利用等实践经验，为档案管理的高效优质运行提供了技术保障。部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。第三，收集、整理，是档案管理工作的重要组成部分。因此，档案部门要改变“坐等待收、守摊待用”的传统作风，主动服务上门跟踪收集，辅以文字说明的记录，然后归档、保存，以今后的发展留下宝贵的资料。

现在的社会活动越来越多，发展规划、教育改革、干部选配，小到节假日举办书展、读书会等等，都应该派出专门人员收集文字资料和图像资料，从中找出规律的资料和数据，整理好后，立卷、归档，以备他日为教学科研、党政管理和编史修志服务。子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。第四，电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，网络化时代已经到来，为档案价值的实现提供了良好的客观条件。目前，单位的机关科室，但许多都是挂靠党群、纪委部门之下，只有执行的职能而无决策的权力，这种上世纪的管理模式早已不能适应网络时代高校管理工作的需要。因此，深化高校教育管理体制改革，要坚持模式创新、思路创新、手段创新和实践创新，让高档的档案管理事业呈现出生机与活力。

第9篇：电子档案电子化范文

近年来，随着我国经济结构的调整和科技的发展，信息化建设出现了迅猛发展的良好势头。“互联网+”很快成了人们热议的话题，很多行业、很多能人都在琢磨那个“+”号后面的内容。所谓“互联网+”是指“互联网+各个传统行业”。大力发展“互联网+”，是满足工作需求的一种方式，也是新常态下企业经济转型升级的一个重要方向。各行各业，各个岗位纷纷试水，档案工作者在信息化建设中同样看中了互联网这个大平台。因为企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案信息资源，真实记录了企业Q生、发展的历史过程。这些档案资料对于企业发展具有十分重要意义。那么，能不能把传统的属于文书工作的档案管理纳入信息时代“互联网+档案”，破解这个难题，我认为需要从以下三方面思考。

1 “互联网+”时代，必须树立档案信息电子化理念

1、什么是档案信息电子化。

所谓档案信息电子化，就是以纸质或机读形式的馆藏档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

2、档案信息电子化是现代企业发展催生的产物

现代企业办公自动化、无纸化的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，才能为企业提供更为完善便捷的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

2 “互联网+”时代，必须充分认识档案信息电子化必要性

1、档案信息电子化可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前大多数企业档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2、档案信息电子化可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息查询工作模式是：选题―选材―查询―记录，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地搜寻利用有效信息。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息给档案工作者造成大量重复劳动，浪费了企业大量人力物力。

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。在企业发展中，档案工作的网络化、科学化可以发挥超前决策参谋的作用。

3 “互联网+”时代，必须在档案信息电子化的进程中有新作为

1、要“敢”。“敢”就是勇敢、果敢，敢为人先，敢于尝试，有点开拓精神，富于进取创新。要勇于克服档案人因循守旧、固步自封的思维和习惯，尤其要摒弃“互联网+”与档案无关的观念，事实上，互联网时代一切都与网络息息相关。我们要积极接受新事物，努力适应新情况，切实形成新思维，把“互联网+档案”当作档案工作“新常态”的重要内容，要有当回“创客”过把瘾的思想，围绕“互联网+档案”，去思考、去筹划、去实践。如果我们“搭”不上“互联网”这个平台，那就要错过一次信息时代自身发展的绝佳机遇。

2、要“能”。“能”就是能做、能成，有能力，有东西。“能”强调更多的是“资质”。这个“资质”，一是能搭上。“互联网+”决不是一点门槛没有、谁想搭就能搭的，就拿档案来说，没有数字化的档案是不可能搭上“互联网+”这个平台的，何况档案还需要鉴定、解密。单就档案信息化建设来说，距离“互联网+”的差距就相当大。二是得存“货”多。“互联网+”其实就是信息大平台，如果没有海量的信息，怎么让网民去搜索浏览呢？所以，要想实现“互联网+档案”的目标，前提是必须要有丰富的档案资源，能够源源不断地输送，做到“源头”有“活水”。可见，加强档案资源建设多么重要。三是要根据企业特点，搞好指导、咨询和培训，并为企业制定档案信息电子化相关业务规范和技术标准，循序渐进，引向规范。

3、要“会”。“会”就是有手段、讲方法，“会”的中心是搞好服务。别以为“互联网+”是神龙见首不见尾，大家谁也看不见谁就可以不讲究服务质量，甚至搞点歪门邪道。事实上，在这里更讲究服务至上。互联网的“用户思维”必须到位，这与市场法则是非常契合的，仍然遵从“用户至上”与“顾客就是上帝”的法则，只是在互联网这个平台上，市场法则更加透明、更加有序、用户眼更尖而已，不遵从市场必然被淘汰。具体到我们档案服务，面对“互联网+”这个“风口”，纸质档案下的服务模式显然已经不适应，怎么开发诸如微博、微信、QQ等多种网络背景下的服务形式传递档案信息，最大限度、最快速、便捷地服务企业，做到科学便捷，这才是我们努力的方向。

从“互联网+”看档案，我们看到的是机遇，更看到的是差距，是新常态“风口”下需要更多付出的一条艰辛之路！