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华北电网有限公司于2009年开始启动财务风险管理系统建设项目。目前已经初步建成理念创新、方法先进、亮点突出、体现华北公司业务特色的风险管理系统。(1)风险管理组织架构建设:按照国资委建立风险管理三道防线的要求,以及国家电网的建立风险管理架构要求,华北公司建立了包括全面风险管理委员会、全面风险管理办公室、公司各业务部门的组织架构,且在各直属单位建立了同样的组织架构。(2)逐步形成公司风险管理文化:完成《财务风险管理手册》中《资金分册》、《预算分册》、《基建分册》、《会计报告分册》和《产权分册》的编写;完善公司的《风险管理数据检查方案》用于规范各单位的数据使用;制定《华北电网有限公司财务管理定性评价办法》,使综合管理和专业管理相结合,逐步形成公司财务管理评价的制度体系;初步编写完成《华北电网公司财务风险管理使用规范》,规范上线单位和非上线单位的风险管理工作。(3)公司提出“三条主线”的风险管理核心思路:提出指标预警看风险、内部控制查风险、管理评价控风险的核心思路。通过设定指标阀值对风险情况进行分级预警,以此对指标异动分析发现风险;将风险管理活动嵌入在业务环节中,及时发现业务缺陷,促进各单位完善各项内控措施;通过管理评价,促进财务工作标准化、规范化、流程化和绩效评价科学化。
二、华北电网有限公司财务内部控制体系建设的现状
自2009年开始,华北电网有限公司开始建立企业内部控制管理体系。公司与2010年颁布《华北电网财务内部控制手册》,用于规范企业财务管理。财务内部控制手册是对华北电网有限公司有效执行内部控制规范做出的具体规定和详细说明。财务内部控制手册按照公司财务不同业务将财务内部控制划分为15项具体内容:资金管理、采购、收入、工程项目、固定资产与无形资产管理、存货、融资、对外投资、预算管理、生产成本、担保、关联交易、税金、财务报告及信息系统。财务内部控制手册以业务流程为线索,每一项具体内容即为一个业务流程,通过对每一项具体业务的分析,识别财务部在该业务中的风险点,找出或设计应对风险的控制点,以完善财务内部控制建设。财务内部控制手册适用于华北电网有限公司本部、直属公司、分支机构及下属地市公司财务部。手册中国家电网公司总部简称国网总部,华北电网有限公司简称本部,省网公司简称省公司,华北电网有限公司的直属公司、分支机构及下属地市公司简称地市公司。为提高公司财务内部控制执行力,建立健全财务内部控制体系,规范财务管理,防范财务风险,实现国有资产保值增值,促进公司持续健康稳定发展,制定本办法。公司于2010年下半年,正式颁布《华北电网有限公司财务内部控制评价指引》,对各单位财务内部控制体系的建立健全和执行情况,开展调查、测试、分析和评估的工作。同时,公司不断地通过信息化手段促进制度的落实。公司财务风险管理系统建立了财务管理评价子系统,用于对地市级公司及县级公司财务管理工作的评价。管理评价子系统分为:评价指标库和管理评价流程两大功能。其中,评价指标基于国网公司管理内部控制评价指引的要求建立,形成了具有华北特色的业务类别,共有100多项评价指标。管理评价流程基于华北特色,形成了自评打分和二次评价打分相结合的评价机制,更好地体现了评价的科学性,增强了评价结果的可信度。
三、华北电网有限公司财务管理与内控管理的实施
华北电网财务风险管理和财务内控管理的建设分为三个阶段:风险管理咨询阶段、风险管理系统建设阶段、风险管理推广实施阶段。表1是关于风险管理和内控管理的重要时间表。其一,风险管理与内控管理的系统外结合———财务风险管理手册(见图1)。财务风险管理手册作为财务风险管理系统的有机组成部分,其测试结果与系统内特定风险事件相关联,可追溯至特定风险源及相应防控、缓控措施。财务风险管理手册内容架构财务风险管理手册分为资金管理、预算绩效、资产与产权、电价管理、会计核算与财务报告、财务信息系统六个业务分册。每个业务分册包含华北电网对应业务方面的主要业务流程,每个业务流程由若干子流程构成。每个主业务流程包含结构索引、业务概述、华北电网业务概况、流程描述四大部分。(1)结构索引。结构索引为编制本手册的内在理论逻辑。以财政部颁布的《企业内部控制配套指引》为基准,扩展到对应业务点的标准化内控流程———包括控制目标和控制活动及测试方法。在章节的子流程中,控制活动与华北电网的具体业务环节相对应。特定的业务环节作为控制活动保证企业控制目标的实现,并从风险管理角度对应到相应风险事件及防控缓控措施。见表2:结构索引以《企业内部控制配套指引》为基准,为企业内部控制制度的全面性和合规性提供依据。标准化内控流程为内控指引在企业实际业务中的具体运用,包括特定控制目标、保证目标实现的控制活动及针对性的测试方法,有助于检测企业具体业务流程中内控设计的完整性和合理性。对应风险为特定业务环节保证失效时产生的企业经营风险,以及针对风险应采取的事先防控和事后缓控措施。(2)业务概述。业务概述为该业务流程的普遍定义及一般性内容。(3)华北电网业务概况。华北电网业务概况为华北电网该业务流程的特点。包括业务内容特点、业务权限特点、业务范围特点等。(4)流程描述。流程描述为该主流程下的子流程内容细化,每个子流程包含六个部分:一是业务流程图。业务流程图为该子流程主要操作的图形展示。按照业务环节操作关系进行环节编号,表示其先后时间或逻辑顺序。环节编号与下一步内容中的业务环节描述相对应。二是业务环节描述。业务环节描述是对流程图中每一个业务环节的细化描述,包括每个业务环节的操作部门及职位、操作内容、流转单据等,其环节编号与流程图内环节编号对应一致,并与主流程结构索引中的内部控制-控制活动相对应,是标准化内控在企业具体实务作业中的展现。三是业务风险索引。业务风险索引是针对每一个业务流程中的业务环节与控制活动、风险事件建立的对应关系。四是业务记录。业务记录是该项业务进行过程中流转的单据及保存的记录,是内控测试的主要对象。业务记录既包括企业的内部业务单据如支付申请、系统发票等,也包括外部第三方的原始单据如银行进账单、供应商发票等,还包括企业账务处理的记录单据如入账凭证等。财务风险管理手册的业务记录包括单据及其编制人、审核人、审批人及其所对应的业务环节编号,是业务记录与业务流程的对应和统一。五是账务处理。账务处理为该子流程中涉及到的会计处理内容,部分流程如采购合同签订、年度资金计划编制等不涉及该部分内容。账务处理是内部控制手册与华北电网标准化会计核算流程的统一,其目的是为企业的财务信息准确性和完整性提供保证。见表3:六是内控测试数据。内控测试数据为该子流程对应的内控测试内容,是财务风险管理手册系统化的关键内容。其主要包括该子流程中的主要业务记录及流转单据间的逻辑关系。其逻辑关系是通过各记录及单据主要字段间的追踪匹配来实现的。以目前系统内已实现的采购流程为例,采购合同、采购订单、支付申请、资金计划、入账凭证、银行单据等构成采购流程的主要业务记录。对各记录的主要字段进行数据抽取,对照企业业务规范进行测试,对异常记录进行汇总报告。财务风险管理手册宏观上以《企业内部控制配套指引》为基准,微观上落实到流程中的具体业务环节,业务环节描述、业务记录、账务处理、业务流程图中的业务环节通过统一的环节编号相互索引,并同时关联到标准化控制活动及控制偏差引发的风险事件。见图2:其二,风险管理与内控管理的系统内结合———财务风险管理系统。风险管理与内控管理的系统内结合主要体现在:风险基础信息库、风险地图、内控测试、内控任务、日常工作稽核。(1)风险基础信息库。风险信息库是风险识别的成果,把识别出来的风险事件库转化到信息系统中,是整个财务风险管理系统的基础,包括风险管理的所有基础信息。风险信息库有效结合了风险管理体系中的风险事件库和内控管理体系中的控制矩阵。以控制活动与风险事件的对应关系为切入点,把风险管理与内控管理相结合。通过风险事件库的核心风险—风险事件、内控矩阵中的控制活动,搭建风险管理和内控管理的结合点。(2)风险地图。根据财务风险管理手册,结合财务风险管理系统开发风险地图功能模块,把手册中的流程图、业务环节描述、风险点索引、业务记录落地到系统中。通过风险地图上的操作可以查看风险点、分析风险点、测试风险等。(3)内控测试。内控测试是对业务流程中存在的风险点、控制点进行的测试,包括穿行测试和控制测试。通过内控测试发现问题可以在风险管理中进行风险应对。穿行测试是指选择具有代表性的经济交易事项作为测试样本,对贯穿业务流程中所有控制点进行检查的活动。测试的目的是验证风险控制矩阵(索引)中描述的控制活动是否正确,各环节是否按照其相关规定进行运行,是否存在控制设计及执行缺陷。测试对象为流程中各个子流程的所有控制点。控制测试是指根据既定的抽样原则、方法和样本量规定,对控制点是否按照内部控制手册和控制矩阵(索引)的规定持续有效的执行进行检查的活动。测试的目的是确认各子流程中关键控制点、重要控制点、一般控制点是否按照既定的控制设计持续有效执行。测试对象为各个子流程中的关键控制点、重要控制点、一般控制点。(4)内控任务。内控任务是指企业根据内控测试、专项稽核等工作中发现问题,通过内部的自查、抽查、整改进行内控管理的一种机制。内控任务的系统实现如下:通过内控测试报告中发起整改,进入系统中的发起整改页面,可以对相关单位的人员发起整改,并在整改完成后系统自动通知整改发起人。在任务表头可以填写任务部门、计划完成时间、任务岗位等。通过抄送可以把任务说明抄送给相关部门领导。通过内控任务将企业的内控流程固化到系统中。(5)日常工作稽核。稽核本身是企业内部管理的一种手段,日常稽核是对会计凭证、账簿、财务报表等相关会计资料,以及会计岗位设置、会计核算、财务报告、档案管理等财务基础工作的审核,是保障日常财务工作的真实、合法、合规的必要手段。日常稽核的目的是及时纠正或者制止会计核算工作中的疏忽、错误,有效预防差错和舞弊,保证会计信息的真实、准确,提高会计核算工作的质量。日常稽核的系统化本身就是对内控管理落地的一个体现。通过日常稽核的发起、审批、稽核、复核、反馈、评价等完成日常稽核的落地。综上所述,华北电网财务风险管理和财务内控管理的思路、发展情况反映了风险管理与内控管理在系统外和系统内的有效结合。
作者:胡汇 单位:武汉科技大学城市学院
参考文献:
关键词:建筑工程 招投标 风险 识别 控制 防范
随着房地产开发企业和城市基础设施建设的热潮兴起,近年来,我国各地在建筑建设工程上的投资力度逐年扩大,建设市场呈现了良好的发展态势。为了确保工程质量,降低工程造价,以科学合理的资金投入,来取得最大的经济效益和社会效益,就必需认真做好建筑工程的招投标管理工作。建筑工程招投标行业隐藏着一些经济风险,一些招投标机构采取的不公平的竞争手段,如贿赂、寻租,这给建筑企业的发展带来巨大的经济损失。因此,招投标工作人员应重视对该项工作的风险识别和风险防范。
1 建筑工程招投标的风险
1.招标机构面临的风险
对于建筑工程招标机构来讲,其面临着外部操作风险和内部管理风险。在外边操作风险方面,主要包括招标人的不法行为潜在的风险,如商务条件、技术能力不具备,而隐瞒客观情况进行的招标业务,这样就给招投标操作带来风险。另外,不同地区、不同行业招投标的市场规则不统一,招投标管理和操作程序上面存在着较大的差异,这样也给招投标工作带来风险。对于招投标机构的内部管理风险方面来说,首先,存在着建筑工程招标业务操作风险,如招标业务流程不严谨,技术审核过于粗糙,招标公告时间和报名时间缩短,设置过高的技术要求等,这样就出现了流标现象。其次,存在着建筑工程招投标的财务管理风险,如投标保证金数额比较大,面临着财务风险问题。最后,招标工作中的职业道德风险。招标人员容易受到利益引诱,出现受贿问题,如泄露商业秘密的违法行为,会出现质疑和投诉问题。
2.建筑施工企业的招投标风险分析
建筑承包商在进入某地区市场,进行承揽该项目进行招投标工作要面临以下风险:如信息不对称产生的失真和失误风险、业主买标风险、联合保标风险以及报价失误风险等。对于国际工程项目来说,存在着招投标程序审批与国内接轨的困难,造成的拖延导致招投标工作效率比较低。而国内工程项目的招投标来说,存在着地方保护的问题,涉及到审批环节和手续的繁杂,信息的不畅通的问题。特别是工程项目招投标文件编制的不规范,具有明显的倾向性,具有实力的施工单位很难投标。
2 建筑工程招投标风险的识别
2.1运用专家经验法
通过组建专家小组来进行招投标的风险识别,并对风险进行评价和量化。专家实地考察后,提供建设项目的信息和工程状况,讨论项目招投标风险的因素,如技术、工期、成本,并对此进行风险量化的评价意见。
2.2制作风险来源表
招投标人员将招投标工作风险进行全面罗列,这样就可以涵盖风险发生的频率和损失的程度,如风险来源,发生的时间和次数估计,以及风险的后果程度。这样就能够使工作人员对风险有详细的了解。之后就是对风险进行归类,便于对风险进行管理。
3 加强建筑工程招投标操作的规范和风险防范
3.1加强建筑工程招投标的业务管理
建筑企业要设立招投标工作的监督机制,要建立单独的负责管理部门,加强监管的力度。进行招投标的工作人员要掌握最新的法律法规和相关的政策,加强学习,并且与业主要进行有效沟通,获得业主的认可,才能确保招投标工作的顺利开展。建筑企业要完善招投标的管理制度,通过科学的管理制度来降低和控制风险,建立项目管理目标责任制度和风险防控应急处理方案,建立“招标项目投诉质疑案例分析制度”,相互借鉴防范,以及完善流程的审批程序。
3.2提高建筑企业员工的业务素质
建筑企业要提高员工的综合能力,加强对员工的业务素质的培训和培养,充实员工的技术含量。提高员工的道德风险意识和业务风险意识,加强员工的招标项目操作经验的交流和总结,对员工要进行道德信用监督。同时,建筑企业内部的各部门要建立有效的沟通机制,便于招投标项目团队和员工的操作优势,共同对招投标的风险进行分析讨论,从事招投标的工作人员应严格按照招投标的操作流程,加强对工作流程的标准化实施。
3.3提高财务风险管理水平
建筑企业要对投标的保证金进行专人管理,按项目分别列支核算收支,设立投标保证金专户。加强发票和现金管理,标书销售人员必须领用由财务部门开具的专用发票,避免在销售招标文件环节业务人员直接接触现金。与此同时,企业应采取先进的招投标方式,通过网络进行电子招标投标,这样能够为企业招投标工作提高效率和降低成本,通过网络进行的开标、评标,规避了人为风险。
4、结语
通过对建筑工程招投标的风险控制机防范措施进行分析和研究,认为,在建筑工程招投标工作中存在着一定的工作风险,要加大对各类风险的识别和防控。建筑企业要建立健全招投标风险防控体系和制度,要加强在业务流程和财务管理方面的水平,提高建筑工程招投标工作人员的业务能力,增强风险防控意识,运用先进的招投标技术和方法,将建筑工程招投标工作的风险进行有效控制,促使企业的招投标工作进展顺利健康发展。
参考文献:
[1]李敏.浅谈目前市政工程招标工作存在的问题及对策[J].建筑经济.2009.S1.
[2]周永盛.浅析现代建筑工程项目风险管理与控制[J].现代商业.2011.06.
[3]李 阳.工程量清单模式下的招投标风险控制研究[J].经营管理者.2012.05.
一、工作目标
按照全面开展、扎实推进、突出重点、务求实效的要求,紧紧抓住“找、防、控”三个关键环节,全面查找并有效识别党员干部在思想道德、岗位职责、业务流程、制度机制、工作效能、外部环境等方面存在或潜在的风险,探索寻找能够有效防控风险的途径,形成科学化、标准化廉能管理规范,把对权力的监督制约贯穿于工作运行的各个方面,使党员干部得到保护,工作效能得到提升,发展环境得到优化。
二、方法步骤
1、宣传发动。成立风险岗位廉能管理工作机构,制定具体的工作实施方案,召开风险岗位廉能管理工作动员会,全面启动风险岗位廉能管理工作。
2风险采集。重点围绕“人、财、物”管理的权力运行和监督制约,结合工作实际,采取自己找、群众提、互相查、领导点、组织评等方法,充分利用三务公开(党务、政务、村务公开)、行风评议、环境监测、问卷调查、举报投诉、财务审计、执法检查、考核考察等监督渠道收集风险。(1)思想道德风险。主要表现为放松思想政治理论学习、理想信念动摇,世界观、人生观、价值观偏离,廉洁从政意识淡化,不思想进取,脱离群众,贪图享受,腐化堕落等。(2)岗位职责风险。主要表现在履行职责、提供管理服务工作过程中,由于岗位的特殊性,可能造成岗位人员不履行或不正确履行职责的风险,可分为三个层面:一是领导岗位。从体制机制、权力运行、人员管理等环节中查找风险,分析工作运行过程中产生风险的环节及表现,重点查找重大决策、重要干部任免、重大项目安排和大额度资金使用等方面容易产生违纪违法行为的风险。二是中层岗位。重点查找在行使行政审批权、行政执法权、自由裁量权、现场决策权和内部管理权等过程中可能存在的风险及表现形式。三是操作岗位。对照岗位职责和工作制度,查找个人在履行职责、执行制度、行使自由裁量权、业务处置权等方面存在或潜在的风险及其表现形式,重点围绕资金流量大、业务频率高、权力相对集中的岗位。(3)业务流程风险。主要表现为业务流程设计不够完善,个人自由裁量权过大,工作流程各环节之间不能发挥监督制约作用。评估衡量体系存在缺失,可能造成权力失控和行为失范的因素。(4)制度机制风险。主要表现为不能适应改革发展和党风廉政建设的需要,制度存在缺失,可操作性不强;制度机制之间缺乏支撑衔接,约束力或监督力作用不明显;制度贯彻落实不到位,缺乏监督落实的相应措施,导致行政行为失控的因素。(5)工作效能风险。主要表现为由于主客观原因造成拖延懈怠、推诿塞责、执行不力、效能低下等方面。(6)外部环境风险。主要表现为管理服务对象在工作往来中可能对岗位责任人给予非正常影响或利益诱惑,导致行为失范,产生失职渎职或权钱交易等风险。
3、风险评定。将采集到的风险进行分析测评,综合风险危害程度及发生机率等因素,将风险岗位由高到低划分为三个等级。一级风险。指发生机率高,社会影响大,或者一旦发生损害严重的风险,如有可能触犯国家法律,构成犯罪的风险等。二级风险。指发生机率较高,有一定社会影响,或者一旦发生损害较为严重的风险,如有可能涉及违相关法规,受到纪律处分的风险等。三级风险。指发生机率较小,或者有可能造成不良政治、社会影响,产生经济损失的风险。风险等级由岗位责任人自评,经分管领导审核后提交党委审批。
【关键词】财务;风险;依法治企;内控
一、风险管理的理念或策略
1.公司开展全面风险管理与内部控制工作,遵循以下原则:
(1)战略导向原则
以公司发展战略为导向,从公司战略目标出发,为保障公司战略目标的实现服务。
(2)全面性与重要性相结合的原则
全面风险管理与内部控制工作逐步覆盖公司所有的管理活动和业务流程,逐步实现公司全员、全方位参与,贯穿决策、执行和监督全过程,防范面临的各种风险;同时关注重要业务事项和高风险领域,以重大风险和重大决策、重要流程为重点,实施重点管理,加强风险管理和内部控制。
(3)风险管理与经营管理有效结合的原则
将全面风险管理与内部控制的方法和思路融入公司具体的管理活动和业务流程中,在各个管理领域和业务模块形成全面风险管理与内部控制工作的科学体系和有效机制,提高公司的经营管理水平。
(4)科学主导、持续改进的原则
开展全面风险管理以内部控制为基础,实施内部控制以风险管理为导向,以科学发展观为指导,根据公司内、外部经营环境的变化,不断改进、创新,持续增强公司的风险管理水平和管控能力。
2.风险管理的指标体系及目标值
(1)建立风险监控组织机构的单位达100%;
(2)利用风险信息系统开展风险监控的单位达100%;
(3)统一财务风险分类标准和管控标准范围达100%;
(4)风险管理与内部控制实施细则制定工作完成100%;
(5)风险管理报告质量分值达到国家电网公司要求。
二、防范全面风险依法从严治企措施
1.加强组织领导,明确建设目标
为加强风险防控体系建设的组织领导,成立了由总经理任主任、总会计师任副主任、各部门负责人为委员的风险管理委员会,负责领导风险防控体系的建设与实施工作,行使风险管理决策权;在供电、农电及非电企业建立相应的风险管理机构,形成省、市、县三级风险监控组织架构,为建设全方位风险防控体系 提供了坚实的组织保障。同时,明确风险防控体系建设目标,即:引用先进的风险管理理念和方法,力争在公司内部形成“一种文化,两套机制,三项保障(即:培育一种积极进取、稳健经营的风险文化,建立风险决策和风险监控两项机制,健全组织、制度和技术三项保障)”,有效提升公司风险管理水平。
2.缜密制定方案,完善工作机制
围绕风险防控体系建设目标,公司深入调研,广泛征求意见,制定《全面风险管理与内部控制体系建设实施方案》,提出了“整体设计、前期试点、分步实施、整合运行”的工作思路,将风险防控体系建设分为基础准备、风险建设、深入实施、整合提升等四个阶段。同时,公司各部门指定专人负责风险管理,建立风险防控体系联络员制度,定期召开风险防控体系委员会和联络员会议,协调解决体系建设中存在的问题;根据各部门工作进展,定期编制季度工作简报,及时总结阶段性工作。
3.构建防控体系,防范全面风险
公司以信息平台建设为契机,将风险防控体系建设与各业务信息系统有机结合,推进全面风险管理体系建设。一是开展风险辨识评估调研,获得风险基础信息,确定公司面临的政策风险、社会形象风险、安全风险等重大风险,编报年度风险管理报告。二是以业务链为依托,梳理各专业管理流程,构建多维度的风险信息库,将风险、流程、责任部门、关键指标有机关联。三是强化内部体系建设,制定公司内部控制体系建设实施细化方案,明确工作目标和责任。
4.发挥监督合力,推进依法治企
坚持依法从严治企,构建由财务、审计、纪检等各部门组成的内控监督防线。一是加强业务部门沟通协作,重点发挥业务部门的监督合力,拓展稽核监督深度广度。二是利用在线稽核系统,对重点业务进行动态监控,利用审计成果,加大重点领域和薄弱环节的现场稽核,利用“联席会议机制”对稽核结果进行效能监察。三是建立稽核结果、内审外检、典型案例等信息共享平台,促进稽核成果转化应用。四是加大日常业务稽核力度,对成本、资金等重点领域进行专项稽核,做好事前、事中、事后的联合监督。五是推行公司抽查、省农电公司督查、市公司普查三级稽核方式,实现对县农电企业稽核的闭环管理。六是强化审计监督,开展“三指定”自查整改、“小金库”和工程建设领域专项治理等活动。
参考文献:
[1] 翟志华.建立企业内部会计控制制度[J].资产与产权,2003(3)
关键词:基层供电企业 集约化 财务风险
中图分类号:F275 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2012)10-146-02
集约化的“集”就是指集中,是对人力、物力、财力、管理等生产要素进行统一配置。集约化的“约”是指在集中、统一配置生产要素的过程中,以节俭、约束、高效为价值取向,从而达到降低成本、高效管理,获得可持续竞争的优势。本文认为集约化是现代企业提升效率和效益的基本取向,属于企业内部控制环境的变革,在地市供电企业层面设立统一的会计核算服务机构,通过整合下属各县级成员单位的财务资源,统一核算标准、控制流程、调控手段等方式,可以有效克服企业财务管控实施过程中的种种弊端,提升公司战略目标在基层的执行力以及企业整体运行的效率和效益,有效防控财务风险。
一、集约化环境下基层企业财务风险管控的基本思路
财务风险在一般意义上表述为相关风险事项发生并给企业财务目标带来负面影响的概率或可能性。基层供电企业处于整个组织科层体系的末端,立足“作业执行层”这样一个角色定位,其对财务风险的认识更侧重于从组织预期经营目标与实际执行效果的偏差程度角度予以阐述,目标与效果的偏差越大,则风险程度就越高。基层供电企业面临的主要是与日常经营活动有关的财务风险,从空间维度而言具体包括:预算管理风险、资产管理风险、资金管理风险、购售电成本管理风险、固定成本管理风险、内部控制流程风险、项目服务管理风险、项目物资管理风险、核算报告风险、税收管理风险十类;从时间维度而言可以分为:风险的潜伏期、缓冲期、爆发期以及扩散期四个阶段。
在地市层面设立统一的会计核算服务机构,不只是原有管理职能的重新划分,更是基于集成管理的思想对原有分散、层次化的经营业务和数据信息实施集约和融合。集约化模式下财务风险管控的基本思路在于:在集成管理的理念基础上,以公司整体财务战略为目标导向,以财务组织集成模式为作业平台,从风险过程管理的时间和空间维度,引入高效风险管理理念,将公司战略目标与风险管理的各项措施转化为对现有业务的管控程序,嵌入日常工作的处理流程,促使财务风险监控重点向事前预防、事中控制转移,最大限度的减少组织经营目标与实际执行效果偏差。
二、管控目标与公司战略相契合,构建财务风险防控二维目标体系
公司财务战略选择的实质是在企业可成长性、风险控制与盈利水平三者中实现动态平衡,风险控制主要定位为“成长”和“盈利”之间权衡时杠杆的支点,其控制目标具体体现为:制度实际执行与规范的偏差控制,企业业绩的实际表现与经营预算、KPI等相关考核指标的偏差控制。地市供电企业作为“作业执行层”,其整合下属县级供电企业相关财务业务,客观上拉近了被集约单位具体业务风险管控目标与公司整体风险控制目标的距离,同时也增加了风险控制活动的空间范围,原有那种重财务风险的经济属性而轻社会属性、重定量指标而轻定性指标的风险评价体系已经无法适应当前集约化模式下风险管控的需要。本文认为:要做好财务风险的管控工作,财务风险的评价也应从业绩与执行力两个角度出发,将具有较显著风险预警作用的净资产收益率与风险管理能力成熟度指标相结合,遵循目标管理SMART原则,做好风险管控目标的分解落地工作,确保管控目标的针对性和可操作性。
1.构建财务风险预警二维目标体系,确保公司经营目标顺利落地。从公司财务战略层面而言,供电企业作为资产密集和资本密集型的公用企业,其“重资产、高负债”的经营战略,导致公司具有较高经营杠杆和财务杠杆水平,公司的有息负债以及固定成本的变化会使企业息税前利润(EBIT)发生微量变化,从而导致公司净资产收益率(ROE)大幅变动。公司可持续发展的战略目标,要求基层单位以保持与其销售规模相匹配的资产、资本结构和盈利水平,不断提升资产、资金利用的效率和效益为目标,建立量化的公司经营目标分解体系,同时,还应建立一套与之配套的风险管控能力成熟度定性评价体系,将基层单位风险管控的责任落实到人。以下我们按财务风险管控的需要,利用AHP层次分析法建立财务风险预警指标体系。
在采用AHP层次分析法对各个财务指标的权数进行详细的分析的基础上,建立与基层单位“四级指标”相匹配的评价评语模糊集合,利用Delphi专家打分法对各被集约单位各项指标进行量化打分,统计各评语集合的比例后,利用模糊综合评价法做出预警分析,这样我们就可以对各被集约单位财务管理各环节进行风险评估,并实施风险动态追踪和调整管理,掌握风险的分布情况和影响程度。
2.充分借鉴财务风险评估成果,建立重点财务风险识别数据库。在充分对接由各个被集约单位承担的各项具体考核指标的基础上,结合企业各项规章制度的规定以及企业现有业务流程,针对具体业务中存在的预算管理风险、资产管理风险、资金管理风险、购售电成本管理风险、固定成本管理风险、内部控制流程风险、项目服务管理风险、项目物资管理风险、核算报告风险、税收管理风险等十类财务风险,以理顺被集约单位、地市级供电单位财务部门、会计核算服务机构三者的财务关系为出发点,从具体风险事项产生的环境、诱因、表现形式以及政策依据、核算标准、稽核要点等方面,进一步梳理和细化企业内部财务风险事项,构建一套后端财务监督与前端业务执行数据互为共享的财务风险识别数据库,真正实现执行有依、防控有据,为后续财务风险的有效应对创造条件。
关键词:财务视角;科研院所;内控体系
随着市场经济的发展,科研院所经营业务开始向多元化发展,这对科研院所内部管理提出了更高要求。如何建立一套相互制约、相互协调、高效灵活的内控体系,已成为军工科研院所进一步提高管理水平,保持经营效益持续稳步发展亟需解决的问题。
一、军工科研院所内控体系建设存在的主要问题
(一)对内部控制规范体系建设认识不到位
科研院所领导多为技术性人才,重视科研管理、技术规范,对内部控制的重要性认识不足,内部控制意识淡薄,甚至认为内部控制影响效率等等。
(二)内控建设方法不对,缺少顶层设计
整个内部控制体系建设过程中,没有进行系统的风险评估与风险识别,以及业务流程梳理,从而导致主要业务建设标准不完善、不统一,内部控制难以落到实处。
(三)内控管理绩效的评价考核工作不到位
目前,针对内控管理工作成效缺乏动态的考核与评估,而且也缺乏相应的激励机制,不利于内控管理工作的改进完善。
二、内控管理不到位易导致的财务风险
从财务角度看,内控管理不到位易导致的以下财务风险:
(一)资金安全风险
1.存在因资金内控制度不完善,导致员工利用不相容岗位未分离、伪造签名、虚假发票、私刻银行印章等方式盗取或挪用资金的可能;
2.存在对外拆借资金的可能;
(二)盲目投资风险
1.在收购过程中,因投资内控不严导致高溢价并购,形成大额商誉;
2.对投资形势估计不足,导致并购后出现严重亏损;
3.对固定资产投资项目可行性论证不足,导致项目因外部环境影响出现经营亏损或停产停工。
4.长期股权投资多年不分红或形成损失。
(三)缺乏有效地评估和监督机制,低效无效资产比重大,易导致资金链断裂风险
1.长期难以收回的债权和积压存货占用资金比重较大;
2.闲置低开工率固定资产或停缓建在建工程占用资金量较大;
3.亏损微利企业比重较大。
三、科研院所财务内控体系构建
通过上述分析可以看出:科研院所应自己树立流程、查找风险和问题,建立适合自己的行之有效的内控制度。下文将对军工科研院所财务内控体系构建进行阐述。
(一)加强内控环境的管理
加强内控环境的管理,主要体现在三个方面:
1.领导高度重视。将内部控制建设作为管理提升活动的重要任务来抓,为保证内部控制制度和评价体系建设工作顺利进行,切实加强组织领导,负责组织落实内控体系建设重大部署,研究处理内控工作中的重要问题,组织推进和协调内控体系建设工作。
2.通过建立规范的公司治理结构和议事规则,落实“三重一大”集体决策制度,建设合规、诚信的军工科研院所文化,为持续改进内控建设提供良好的环境。
3.将责任逐级分解,并与管理权限配置、岗位责任落实有机结合,持续开展内部控制培训,形成了全员内部控制的意识与氛围。
(二)加强风险评估的管理
1.加强会计队伍建设,提高财务人员综合管理能力来应对会计信息的失真、会计人员的职业道德风险等会计风险。
2.对资金使用实施精细化管理,根据业务类型进一步分为现金支付、银行存款支付、职工借款、费用报销、银行账户管理、网银管理、现金提取、现金盘点、现金收款、银行存款管理、票据管理和印章管理等,并针对每项具体业务制定了相应的严格制度和清晰流程图。
(三)加强对控制活动的管理
财务管理的业务流程主要涉及资金管理、全面预算管理、财务报告、固定资产折旧、采购业务的支付和工程项目的结算;通过对业务流程中的24个子流程进行梳理,从控制目标、风险描述、风险类别、控制措施、关键控制点、控制类型、控制方法、控制频率、实施证据、相关制度名称等方面对每个子流程列举风险控制矩阵,进而明确风险点,加强对业务流程的改进和完善,从而达到进一步控制风险的目的。
(四)加强信息的沟通
1.指定内部控制建设与实施的牵头部门,并成立专项办公室,实现了跨部门共同参与的机制、分工与合作、共同推进内部控制的目标;
2.将制度和措施嵌入流程,部分财务管理流程已固化到信息系统。内部控制得不到有效执行,一个重要原因是控制措施没有固化到信息系统,没有嵌入到管理流程,内部控制系统不是独立于企业管理系统的超然之物。
(五)加强单位的内部监督
开展内部控制评价与审计工作,是促进内部控制持续改进与优化的重要手段,原则是内控建设与审计评价职能要分离。
注重内部控制日常监督检查,尤其是内部控制出现无效或失效时,立即查找制度缺失或流程缺陷,认真分析原因,及时进行改进和完善。
四、结论
从科研院所的经营成果与财务内控之间的关系不难看出,财务内控是科研院所内控管理工作的中心环节。科研院所任何工作和业务的开展,都不能离开财务的支持,而一旦财务内控出现问题,无论是科研院所的日常经营、运行和管理都必将陷入混乱之中,无法再有序运转。同时,内部控制应当简繁得当,制度不是越多越好,越细越好,否则就会抑制创造力,抑制管理效率,出现组织臃肿和官僚化。应当通过风险评估和流程梳理,突出重点,抓住关键,明确哪里需要加强控制,哪里需要减少控制。
参考文献:
[1]王卉.行政事业资产与财务[J].科研院所内部控制研究,2014(03).
今天,我们在这里召开廉政风险预警防控工作动员大会,是为了贯彻落实县委、县纪委廉政风险预警防控试点工作会议精神。廉政风险预警防控工作在我县尚属试点,财政局被列为6个试点单位之一,充分体现了县委、县纪委对财政工作的关切和重视。作为试点单位,我们要按照统一部署,抓好党风廉政预警和领导干部腐败风险防控,促进财政事业健康发展、科学发展。下面,我就如何抓好这项工作讲四个方面的意见。
一、充分认识廉政风险预警防控工作的重大意义
(一)开展廉政风险预警防控工作是深化学习实践活动所需。当前,我局深入学习实践科学发展观活动已接近尾声,学习实践活动的一个明确要求就是要突出实践特色。从纪检监察工作的角度来讲,就是要认真查找在党风廉政建设和反腐倡廉建设中存在的不适应、不符合科学发展观要求的问题,并加以解决。而廉政风险预警防控工作就是我们在以往工作中存在的一个相对薄弱的环节。廉政风险预警防控,主要是针对权力运行中的风险和监督管理中的薄弱环节,主动预防,超前预防,推动关口前移,从源头上预防腐败,是科学发展观“更加注重治本,更加注重预防,更加注重制度建设”要求,在反腐倡廉工作中的具体体现。纪检监察工作要始终坚持以科学发展观为统领,当前和今后一个时期,要以推进此项工作为重点,促进反腐倡廉建设的科学发展,从而真正达到党员干部受教育,科学发展上水平,人民群众得实惠的目的。
(二)开展廉政风险预警防控工作是反腐倡廉客观形势所急。开展廉政风险预警防控工作,是坚持反腐倡廉“标本兼治、综合治理、惩防并举、注重预防”方针的内在要求,是贯彻落实中央《建立健全惩治和预防腐败体系2008-2012年工作规划》的重要举措,是构建具有特色惩防体系的有效途径。把廉政风险预警防控工作作为“惩防并举、注重预防”的具体实践,有利于进一步增强预防腐败工作的前瞻性、预见性、针对性和主动性,有利于减少腐败现象的发生,有利于为党员干部营造良好的成长环境。
(三)开展廉政风险预警防控工作是关心爱护党员干部所在。保证干部成长安全重于泰山。我们财政干部手中大多数都有着行政许可、行政审批、财务开支、物资采购等一定的权力和资源。但同时这些权力和资源也不同程度地面临着各种各样的诱惑和考验。廉政风险预警防控工作针对不同单位、不同岗位的不同风险点的个性和特殊性采取预防措施,增强了教育、制度、监督工作的针对性和有效性,可以提高党员干部自觉接受监督,主动参与监督和积极化解廉政风险的意识,促进决策民主、程序公开、运行规范,使预防腐败的责任落实到每一个岗位和每一个人,职责清楚,目标明确,便于检查和考核,防止权力滥用。在党员干部出现腐败苗头,未构成违纪时,及时予以提醒、预警和处置,促使党员干部正确、健康、有效地履行职责,以免铸成大错,这也是体现以人为本,关心、挽救有腐败倾向党员干部的有力措施之一。
二、深刻理解廉政风险预警防控工作的具体内涵
廉政风险:是实施公共权力的主体,在行使权力过程中,发生滥用公共权力或的可能性。
预警防控:是纪检监察机关针对工作中可能发生的问题或已经出现的错误苗头进行主动防范和监控的一种措施。
风险具有客观性、损失性以及不确定性的特性。风险的客观性揭示了任何有业务处置权、有职责的岗位都有风险。风险的损失性揭示了一旦风险发生,就会对本人有效履行职责,对事业、对社会各个方面都会产生不良影响。作为国家公职人员,有责任、有必要主动防范,把风险发生的可能性减到最低。风险的不确定性揭示了风险只是有可能发生的,并不是必然会发生的,是可以通过建立一套有效的预防措施,增强自身的自律意识,去防止风险发生的可能性,或通过努力把它降到最低程度。
廉政风险预警和防控工作的核心任务就是关注和遏制“发生腐败行为的可能性”,针对在思想道德、制度机制和岗位职责三个方面存在的廉政风险,在综合运用现有工作手段的基础上,通过前期预防措施、中期监控机制、后期处置办法构建了预防腐败的“三道防线”。其中,前期预防措施解决了预防工作覆盖面的问题,规范了预防工作的措施体系;中期监控机制做到及时发现问题;后期处置办法对可能发生的腐败行为实施超前预警。
三、全面掌握廉政风险预警防控的工作程序和重点
(一)工作程序
廉政风险预警防控工作按照制订方案、贯彻执行、检查考核、修正完善四个环节进行。
1、制订方案。成立局廉政风险预警防控工作领导小组,明确工作职责,确定廉政风险防范管理目标,制订实施方案。
2、贯彻执行。通过查找廉政风险点,分析风险发生的原因和结果,评估风险发生的可能性和影响程度,建立风险库,制订执行防范措施。一是查找廉政风险点。结合自身实际,在从上到下或自下而上清权明责的基础上,查准找全廉政风险点。二是分析廉政风险发生的原因和结果。认真分析廉政风险存在的原因、根源及可能产生的后果,提高防范措施的针对性。三是评估廉政风险发生的可能性和影响程度。采用定性和定量分析相结合的方法,评估廉政风险发生的可能性大小和影响程度的高低,提高防范措施的有效性。四是制订并执行防控措施。明确责任主体和完成时限,有针对性地提出防范措施,着力形成以岗为点、以程序为线、以制度为面,点、线、面相结合,环环相扣的廉政风险防控机制。五是建立廉政风险库和廉政风险预警机制。建立廉政风险库,对风险进行综合分析,把握重点,提炼共性,及时修正防范措施。同时,逐步建立廉政风险预警机制。
3、检查考核。建立和完善廉政风险防范管理考核制度,通过信息监测、定期自查、上级检查、社会评议等方式,对风险防范各项措施的落实情况进行考核评估。考核工作要与领导班子和党员干部年度考核、工作目标考核以及党风廉政建设责任制考核等结合进行。
4、修正完善。按照年度运转,周期循环的推进方式,根据检查考核结果,纠正存在问题,完善工作措施,修正完善防控制度等,推动工作进入新一轮循环。
(二)工作重点
查找风险点,是预警防控工作的重中之重。这次试点工作风险点查找的对象包括全局干部职工。
1、把握查找廉政风险的方法
通过“自己找、领导提、相互帮、集中评、组织审”五步法,从梳理行政管理事项、审批程序、公共服务程序等业务流程方面入手,查找廉政风险点。
2、把握查找廉政风险的类别和程序
(1)廉政风险三大类别:思想道德风险、岗位职责风险、制度机制风险。
(2)廉政风险查找程序:第一步,针对个人岗位查。查找对象对照岗位职责、执行制度的实际,通过查找风险“五步法”,认真查找并分析评估自身在思想道德、岗位职责方面存在的廉政风险,提出防范控制风险的具体措施和办法,由各股室、单位负责人审核后报局廉政风险预警防控办公室备案。第二步,针对各单位职责查。各股室、单位对照“三定”方案和业务流程,查找体制机制方面存在的廉政风险。重点查找并分析评估人、财、物管理和行政审批、行政执法等重要方面存在的廉政风险,提出防范控制风险的具体措施和办法,由分管领导审核后报局廉政风险预警防控办公室备案。3、把握查找风险的重点部位
重点围绕政府采购、政府投资项目招投标、民生等领域的重要环节的风险点查找;突出围绕拥有行政许可、行政审批及人、财、物管理等业务处置权的关键岗位的风险点查找。
4、把握查找风险的四个关键步骤
(1)清权明责。对行政管理权力或业务处置权力进行全面清理和确认,是找准风险点的基础。通过梳理行政管理事项和业务工作,明确各个单位和岗位职责,并依照运行程序绘制业务流程图。
(2)找准风险。围绕岗位权力、权力运行核心找准可能出现廉政问题的点和环节,而不是找工作差距。查找风险点一定要在“自己找”的基础上,通过领导提、相互帮、集中评、组织审等形式查准找全。
(3)分析评估。按照风险发生几率、危害程度和违法、违纪、违德等方面,进行分析评估并确定风险等级。
(4)制订措施。针对已经查找确定的各类风险点和风险等级,确定采取工作措施的力度,有计划地研究制订教育、制度、监督等方面的具体防控措施和相关工作程序,并统一以流程图或表格等形式在一定范围内予以公开。
5、把握制订防范措施的“五强”原则
一是岗位措施对应性要强。对应风险点的岗位措施要体现一岗双责的要求,确保“双安全”,即确保在勤政方面有效履职,廉政方面不出问题。
二是防控措施衔接性要强。要避免单位与单位、岗位与岗位、正职与副职之间的防控措施互不衔接,防止出现空白点和断档。
三是公示公开监控性要强。要加强政务公开、事务公开建设,强化外部对单位、岗位执行职能的监督,做到岗位责任人的自控。要加强网络建设,把风险点和风险防范管理措施在局域网进行公开,提高网络的监控性,规范工作程序。超级秘书网
四是制度建设可操作性要强。制度建设既要注重制订,又要注重执行;既要注重实体要求,又要注重程序要求;既要注重廉政建设的制度,又要注重勤政,以廉促勤,使廉政勤政相得益彰;既要注重正面要求,又要注重责任追究。
五是廉政教育针对性要强。查找风险点和制订防控措施的过程,也是一个教育的过程。要与教育有机结合起来,贯穿单位措施、网络建设以及制度建设的全过程,让每一个人都自觉分析危害,启发主观防范意识。
四、具体要求
(一)要加强领导。廉政风险预警防控工作在我县尚属试点,我局作为试点单位之一,各股室(单位)要高度重视此项工作,切实加强领导,统一思想认识,认真组织实施。局领导班子成员、各单位负责人要按照党风廉政建设责任制的要求,带头查找廉政风险,带头制订和落实防控措施,带头抓好自身、本单位和分管范围内的廉政风险预警防控工作,确保防控腐败的各项要求落到实处。
(二)要狠抓落实。坚决克服形式主义,防止走过场,做到人员、时间、措施、效果四落实。
【关键词】 业务流程再造; 合同倒签; 治理机制; 治理措施
党的十将反腐倡廉提升到新的高度,并对完善惩治和预防腐败体系作出了新的部署,如何健全不敢腐的惩戒机制、不能腐的防范机制和不易腐的保障机制,不仅是对党政机关,也对作为国民经济支柱的国有企业提出了更高的要求。
广东移动作为中央大型国企成员之一,顺应新形势要求,紧紧围绕企业生产经营管理活动的主要方面、关键环节和重点岗位,加强对企业投资决策、财务管理、物资采购、招标投标等过程中用权行为的廉洁风险防控,系统梳理岗位职权,全面排查廉洁风险,积极探索健全完善国有企业廉洁风险防控机制建设,促进权力规范透明运行,取得阶段性成果,特别是国有企业中普遍存在的、容易涉及经济腐败案件的合同倒签问题的治理取得了良好效果。在此希望通过广东移动实践案例的分享,给国有企业解决合同倒签问题、提升国有企业防腐拒腐能力提供积极的借鉴。
一、广东移动合同倒签的现状及原因分析
(一)合同倒签的定义
所谓合同倒签,是指在合同签订生效之前双方已经开始实际履行合同,而在履行过程中或在合同履行完毕后补充签署合同的现象。凡是合同履行起始日期早于合同实际签署日期的,包括合同履行起始日期晚于项目决策日期但早于合同实际签署日期的合同,均属于合同倒签(孙婷,2011)。
(二)合同倒签治理前的状况
合同倒签情况比较严重。首先是倒签率高,以广东移动省本部为例,2012年各类合同共5 649份,倒签合同3 193份,倒签率高达56.52%,其中2012年交由采购管理部门执行的集中类采购合同2 589份,约占公司合同总数量的二分之一,其中倒签合同1 467份,倒签率为56.67%。其次是合同从需求提出到合同签订平均时间长,以广东移动省本部为例,2012年从合同申请到合同签订所需平均时长为110天。
(三)合同倒签的原因分析
1.主观原因
(1)经办人员没有充分认识到合同工作的严肃性,不重视项目启动前合同签订程序的执行等造成的不作为,导致合同倒签。
(2)经办人员合同业务不熟练,导致合同倒签。
2.客观原因
(1)因预算下达延迟导致合同倒签。广东移动实行“有预算不超支,无预算不开支”的预算管控机制,合同签订受预算控制,在未下达预算前不允许签订合同。但受制于集团企业存在的通病,即集团公司下达预算给子公司,再由子公司下达给各预算责任部门时,正式预算下达时间基本上要延迟2—3个月,因此大部分在年初需要签订的合同造成合同倒签。
(2)因前置流程过长导致的合同倒签。合同处于项目审批流程中的最后一环,此前需经过预算申请、立项、请购、采购流程等多个环节和步骤,且涉及部门多、材料要求高,任何一个环节的延误,都可能导致合同审批被延误从而引发倒签。
(3)外部合作商造成合同倒签。广东移动良好的信誉和合同支付能力使外部合作商愿意在没有合同保障的前提下提前提供合同约定的合同标的,是合同倒签的另一客观原因。
(四)合同倒签存在的风险
1.腐败风险
在未进行相关的决策程序之前,先让合作商开展合同事宜后再签订合同,在选择供应商环节可能存在权力隐形运作的可能,存在供应商对企业相关人员进行经济贿赂的腐败风险。
2.法律风险
合同补签之前的“无纸合同”履行过程,存在较大的不确定因素,容易产生法律纠纷。公司一旦接受合同对方提供的产品或服务,往往会形成事实合同,此时,付款、退货等问题就不是公司单方能够决定的,双方一旦发生争议,处理起来就会缺乏依据,从而引发诉讼。
3.审计风险
公司在基本管理制度和内控管理流程中明确规定了项目管理流程以及合同的起草、审批、签订、履行等管理环节和流程,规定了合同管理相关部门的职责和管理权限。倒签合同无论是否造成了实际的危害后果,都会导致内控制度的执行偏差。
4.会计信息失真的风险
按照权责发生制,倒签合同应该确认成本,但因为合同尚未签订会造成成本列支滞后,如果进行特殊的预提处理,会造成会计信息失真的风险。对于公司来说,会对外部投资者和其他会计报告使用者带来决策失误的风险。
二、基于业务流程再造的合同倒签治理机制
(一)业务流程再造核心思想
业务流程再造是为了在衡量绩效的关键指标上取得显著改善,从根本上重新思考、彻底改造企业流程(迈克尔·哈默,1993)。业务流程再造的核心思想是强调管理面向业务流程,将业务的审核与决策点定位于业务流程执行的地方,缩短信息沟通的渠道和时间,从而提高对顾客和市场的反应速度。它要求理顺和优化业务流程,强调流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值,尽可能减少无效的或不增值的活动,并从整体流程全局最优(而不是局部最优)的目标来设计和优化流程中的各项活动,消除本位主义和利益分散主义(陈力,2008)。
(二)中国移动采用业务流程再造治理合同倒签的机制
在分析合同倒签主客观原因的基础上,对涉及主观原因的通过培训宣贯等加强改进,对于客观原因笔者采用业务流程再造思想对合同签订的全流程进行全面梳理,对存在问题采取各个击破原则进行提升。主要做法如下:
1.全面梳理合同管理的业务流程
结合广东移动内部管理情况,梳理出合同管理所涉及的三大流程、九大环节,即合同所需资源的申请流程(包含资源申请资源下达合同项目立项三个环节)合同采购签订流程(包括合同商务申请组织商务谈判合同签订三个环节)合同执行及付款流程(包括合同业务执行合同成本预提合同付款三个环节),只有做好了合同签订之前的每个环节才最终能解决合同倒签的问题,并且一旦先执行合同签订之后的任意一个环节(如合同业务执行),就意味着实质性合同倒签。
2.明确各流程环节的责任部门
成立公司领导挂帅,以财务部、采购管理部门和合同管理部门联合组建的专项治理领导小组,制定合同倒签治理的阶段性目标,明确各个环节对应的责任部门,采取对问题各个击破、上下环节通力合作的方式进行业务流程再造。
3.定期通报和考核合同倒签结果
按月度、季度对各单位的合同签订倒签结果、各个环节原因导致合同倒签的情况进行通报,并与各责任部门的绩效考核挂钩,促进各部门解决合同倒签问题。
三、广东移动合同倒签治理具体措施
(一)资源申请流程方面的治理措施
1.区分合同类型分别下达预算
区分例行与非例行合同,将每年都必须开展且属于公司生产运营不可间断的业务合同视作例行合同,如网络维护、计费平台维护与支撑、客户服务类合同;对例行合同的资源申请,每年10月份与采购管理部门联合组织例行合同评审,并在11月提前下达专项资源,为下一年1月例行合同的签订提供资源保障。
2.提前预下达部门预算
每年11月前按照责任部门当年预算总额的50%进行下一年度预算的预下达,为非例行但重要紧急的合同配置资源。
3.例行合同批量呈批,提高呈批效率
对于例行合同的呈批将原来的逐个呈批方式优化为批量呈批方式,大幅降低呈批环节造成合同倒签的问题。
4.实施动态资源回收机制
为了促进各责任部门尽早启动合同,防止合同倒签,对预算执行进度落后的部门,实行资源回收机制,将回收的资源作为临时突发项目的储备资源。
5.审批流程整合
为解决因审批流程涉及跨系统、跨部门的流程割裂、审批时间长导致合同倒签问题,财务部联合综合部、信息系统部对涉及相关系统的立项流程进行了整合,开发短信、邮件提醒功能,避免项目负责人或审批人忘记提交审批,提高审批效率,为压缩立项呈批审批时间做好信息化支撑。
(二)合同采购签订流程方面的治理措施
1.采购需求标准化、规范化
针对合同采购环节中采购需求确认时间长的问题,针对定向谈判、公开比选、招投标等不同采购方式,设计相应的标准化、规范化的采购需求模板,满足投资类和成本类合同采购需求信息的填写,方便采购人员与业务部门进行沟通,缩短采购需求确认时间。
2.合同范本标准化、规范化
为提高合同起草的效率,减少合同审批的工作量,在保证公司利益的前提下,采用动态条款与静态条款相结合的方式制定各种类型合同范本,并对合同范本使用进行规范,对符合条件的范本合同使用绿色通道快速审批流程,提高合同签订的效率。
3.优化合同签订模式
实行“采购合同三级管理模式”,即将传统的采购合同一分为三,区分通用合作协议、标的合同和采购订单,与每个供应商一次性签订一份长期有效的合作协议和廉政协议,具体采购发生时签订标的合同,签订标的合同时不再包含通用条款和廉政协议;对于多次下达订单的框架标的合同,直接按照框架标的合同+订单进行结算。通过合同签订模式优化,减少对相同条款的合同审核,提高合同起草与审批的效率。
4.合同起草资格认证
为了规范合同起草、提高合同文本质量,避免合同起草人不具备合同基本素质,引发不规范合同产生的法律风险,公司实行合同起草资格认证制度,通过合同起草人培训、认证方式提高合同起草的质量,一方面规避风险;另一方面减少合同审批退回造成的审批时间过长问题。
(三)合同执行和付款流程方面治理措施
1.严控非合同成本预提
为强化合同倒签管理,按照控制风险的原则,在年中业务部门进行成本预提时,只允许对已经签订的合同进行预提,对没有签订合同但已经开展业务的倒签合同不允许进行预提,并结合预算动态回收机制对合同倒签的业务部门进行资源回收惩罚,以此强化业务部门合同倒签管理的意识。
2.严控倒签合同付款,防止供应商造成的合同 倒签
合同付款作为业务财务审核的末端环节,既面临合同报账付款准确及时的业务诉求,又承担着资金安全守护者的重要角色。倒签合同的签订时间滞后于项目实际开展时间,既易引起审计关注,又易引发争议和纠纷,针对此类合同在付款时要按照特殊的报账情形设置严格的付款条件和付款障碍,延长供应商的收款时间,预防因合同供应方造成的合同倒签。
四、广东移动合同倒签治理措施的实施成效
按照业务流程再造的思路,在全流程环节,实施了上述11项业务流程优化和再造措施之后,经过半年的运行,2013年广东移动合同倒签治理取得阶段性成果,主要表现在:
第一,合同倒签比例大幅下降。以广东移动省本部来看,与去年同期相比,总体合同倒签率从58.62%下降到18.98%,其中集采类合同倒签从57.86%下降到20.8%。
第二,合同签订时长大幅缩短,从2012年平均110天下降到68天。
第三,合同管理意识不断增强。通过合同治理过程中的宣贯、合同起草资格认证以及全流程的参与,增强了全体员工对合同管理的重要性与必要性认识。
第四,内部管理精益化水平提升。通过预算模式优化、合同签订模式优化、采购需求以及合同范本的标准化、规范化,并通过信息化手段将流程和功能进行固化,促进了公司内部管理精益化的进一步提升。
【参考文献】
[1] 孙婷.风险管理视角下的合同倒签风险防范建议[J].通信企业管理,2011(4):66-67.
【关键词】供电企业;内部控制;协同监督
一、构建背景
(一)加强“内控+”协同机制建设是企业健康持续发展的刚性要求
加强内部控制建设,既是实现企业管理提升的重要举措,也是企业深化建设、防范经营风险、实现科学发展的内在要求。电力行业加大内控建设实施力度,以“内控+”建设为抓手,将内控与各经营环节相加,梳理各业务流程,构建企业上下协同、层层负责、齐抓共管,多方位的经营管理监督机制。
(二)加强“内控+”协同机制建设是企业坚持依法治企的内在需要
近年来,依法治企压力加大,企业亟需在经济活动中建立一种互相制衡的业务组织和职责分工制度,“内控+”建设将强化协同监督,形成多维的、全过程的管控矩阵,从源头和机制上堵塞管理漏洞,提高管理效能,保障经济安全,持续推进企业科学发展和依法治企水平的需求非常迫切。
(三)加强“内控+”协同机制建设是企业提升管理水平的重要手段
当前,电力体制改革迫在眉睫,监管监督力度不断加大,企业面临严峻形势;习惯性违章屡禁不止,安全生产面临严峻考验,构建规范的“内控+”监督体系是提升企业经营管理水平的重要内容,是企业强基固本、提升效率和防范风险的重要手段和保障。
二、构建的内涵及做法
(一)内涵
“内控+”即为企业各经营环节凡事皆与内部控制体系相融合、连接,利用A+式短语,隐含加入、渗入、融入之意,形成内部控制与经济管理各领域“相加”,不是功能上的简单叠加,而是深度融合,创新发展;不是改变,而是重塑、重构、再造,重新梳理协同监督机制新管控模式。企业依托“内控+”载体,从财务、业务、审计、监察等多个维度出发,通过“内控+财务”、“内控+业务”、“内控+审计”、“内控+监察”等内控与各经营环节相加,实施跨部门协同监督机制开展工作,从而聚焦各业务部门的监督职能,形成齐抓共管监督制约效应。
(二)主要做法
1.“内控+”协同监督机制构建原则
(1)监督全覆盖原则
“内控+”协同监督机制以经营脉络为主线、以内控流程为载体,构建各层级、多方位的经营管理协同监督机制,涵盖企业各类业务和事项。通过聚焦各业务部门的监控职能,实施跨部门协同开展工作,构建协同大监督机制,实现监督职能全覆盖。
(2)风险导向原则
“内控+”协同监督机制以业务风险梳理和评估为基础,确定不同业务面临的和潜在的风险状况,并通过各部门、各专业开展风险判断、归类、整理和性质鉴定,将重要风险及其对应的业务领域和流程作为内控协同监督机制的方向。
(3)重要性原则
“内控+”协同监督机制涉及层面多、范围广,其“内控+”协同监督机制工作应重点关注重要业务单位和事项,分析关键控制点和关键风险点,并根据评价对象的不同而有所侧重。
(4)成本效益原则
“内控+”协同监督机制是促进企业经营管理水平不断提升的重要手段,要充分考虑评价方式、时间、人员配备等因素,要权衡评价工作的成本效益,最终有益于企业加强管理,挖掘潜力,提高效益。
2.“内控+”协同监督机制构建
企业依托经营脉络,搭建“内控+”多方位协同监督机制,通过经营管理各业务层级、多维度实施监督,树立横向协同、纵向到底的风险理念,及时梳理监督体系下经营管理环节形成的问题,建立定期和实时动态的内部管理机制,督促反馈整改。通过该监督机制的构建和实施,做到源头把控业务前端,动态监控经营活动中各风险领域,确保企业经营平安。
(1)构建协同监督机制
企业以“内控+”协同监督机制理念,形成各专业、部门多方位监督、齐抓共管的监督格局,“内控+”各部门监督,更多的则是多部门联动,充分发挥各自的工作优势,互相配合、互相协调,构建基于价值链的规则统一、监督协同、成果共享的实时监督平台,并按照内控合规要求实时比对财务和业务活动,及时发现风险隐患、准确定位问题成因、全程督导整改落实,确保全价值链经营风险可控、在控、能控,筑牢依法治企防线。
(2)构建多方位监督机制
将“内控+”协同监督机制融入财务、业务、审计、监察等各层级,其中“内控+财务”注重依法理财合规性、“内控+业务”注重业务源头的规范性、“内控+审计”注重查错纠弊依法治企、“内控+监察”则注重领导干部员工个人经济平安,各监督的侧重点不同,造就管理不缺位、监督无遗漏的良好格局。
(3)构建风险评估防控机制
一是梳理风险因素。结合企业战略经营目标开展经营风险评估调查,通过各层级、各专业人员对照标准流程自上而下梳理、自下而上专业横向贯通的风险排查。二是评估风险等级。企业依据调查结果开展风险评级工作,对收集的风险信息查评排序,划分风险等级和测算发生概率,评价风险承受度和风险偏好。三是制定风险应对措施。将应对措施提交企业全面风险管理委员会审议通过,制定全年风险重点防控计划,及时督促业部门制定整改应对措施,以事前防控、事中监督、事后评估的防控理念确保企业可持续健康发展。
(4)构建风险督办通报机制
建立“内控+”协同监督问题通报机制。定期向企业领导、涉及部门下达协同监督问题风险督办单,通报监督检查中发现问题,明确问题整改时间及要求,切实问题做到“发现一个,整改一片”。