档案储存管理精选(九篇)

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第1篇：档案储存管理范文

关键词：区县档案村级档案档案管理

随着农村经济的发展和乡村社会的不断进步，新农村档案工作在新农村建设中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这也对新农村档案工作提出了更高的要求，在新农村建设中做好档案工作责任重大、意义深远。笔者就区县村级档案管理工作中存在的突出问题和应采取的措施进行调研。希望能起到抛砖引玉的作用，能够引起大家的重视。

一、区县村级档案管理基本情况

以延庆县为例，据统计：全县376个村的档案工作的资金来源主要靠乡政府和村委会，每年平均用于档案工作经费约74元，主要用于购买档案装具。全县村级档案室保存档案数量约26300卷册，平均每年增长约875卷，增长最多的约853卷、最少的约223卷。全县有45个村档案室有独立的档案库房，有55个村将档案、办公、阅览、库房合一，有276多个村与其他部门合用办公空间，有213个村使用铁皮柜存放档案，74个村使用木质档案柜存放档案，70多个村使用塑料盒存放档案。有300个村没有安装防盗门窗，344个没有安装空调，325个没有灭火器。全县有14个乡镇将档案工作设在行政办公室，1个乡镇设在党建办公室，全县15个乡镇档案员均为兼职，平均兼职3项，一般包括：妇联、共青团、信息公开、保密、公文收发、传阅等。

总的来说，通过落实《北京市新农村建设档案工作测评办法》和区县档案局、农委、民政局联合下发的《区县新农村建设档案工作测评标准》，区县各乡镇村档案意识明显增强，村级档案工作呈现出领导重视、制度健全、措施具体、注重实效的良好局面。乡村档案工作各有特色，档案的归档率和完整率有所上升，有效地促进了全县乡村档案工作的规范化建设，村级档案的归档范围进一步丰富，乡村重大活动、重点工程档案及反应本地区特色档案的收集得到了加强，村级档案的主动收集意识逐步提高，村级档案的集中统一管理逐步实现，乡村档案的安全意识不断增强，促进了全县乡镇村档案工作整体水平的进一步提高和发展。

二、区县村级档案管理工作存在的突出问题

村级档案在不断规范的同时，随着经济社会的发展，各个方面、各个领域工作对档案工作的要求越来越高，而现状与不断增长的需要之间的差距越来越引起社会各界的高度关注。因此，笔者认为村级档案管理工作存在的问题，主要有以下几个方面：

（一）村级档案意识薄弱区县各乡镇村之间的经济发展不平衡，所以，村级档案工作的发展也产生了不平衡。经济条件较好的和档案意识比较好的村，村级档案工作做的就好一些。而经济条件差的村，村级档案工作的难度就大。还有的村干部缺乏档案意识和法规知识，档案工作在农村工作中的位置摆的不正，档案的作用发挥的不好。有的村没有专项经费或工资，总认为村级档案工作上级不给经费，费时费力，产生不了经济效益。所以，有的村干部积极性就不高。村级档案管理人员有的为村会计、妇女主任等兼任。他们文化不高，有的年龄大，档案业务不熟练，操作电脑有点差，总的来说，不能适应村级档案工作开展的需要。但大多数村是村官帮助整理、管理档案，他们在村时间短，最多两年就考走了，造成档案管理的断档，新来的村官还得从头学起，造成了村级档案整理的不衔接。

（二）村级档案管理隐患较多

有的村档案室没有专设，档案也没设专柜，档案存放没有次序。首先是集中保管没有实现，有的村档案存放在村干部手里，各管各的，村级档案丢失现象有可能发生。其次是村级档案保管设施较差，有些村不按规范整理只是存放于大木橱中，长时间下来，损坏现象严重。但也有些村建立有专门的档案室，村级档案整理比较规范，管理也符合要求。但普遍是村档案室与村办公室一起用，有的村档案库没有锁并和杂物库房在一起，条件太差，个别村的档案还保存在村干部的家里。档案借阅没有登记。个别村借用档案，不及时归还。这样，就产生了一些重要的村级档案严重不全，给村级各项工作造成了较大影响。

（三）村级档案收集的不齐全完整

从保管的村级档案数量看，有的村是上百卷；有的村是十几卷；有的村档案寥寥无几。主要是没有归档意识，使村级党支部和村委会的会议记录、干部名册、村级的土地流转、承包合同、林业和水务普查等重要文件、档案材料不及时归档。产生了矛盾与纠纷时说不清，没有档案可以查询考证，使村集体和村民利益受到损害。另外，有的村档案不齐全完整，有的只归会计档案、不归文书档案，致使村级档案资料收集不齐全，主要体现在：一是案卷中大多数材料是乡镇来文，而一些村里自身形成的涉及农民个人利益的经济合同、土地流转、林权改革、医疗养老保险、劳动就业、粮食直补、党员补助等方面档案没归档；有的村反映农村实际工作等各个方面的会议记录大多数在村干部手里没有全部收集归档。二是村级重点工作和重点工程的档案材料收集的少，如：对农村农业综合开发和新农村改造重点建设项目、创先争优、农民增收、结对帮扶、农村危旧房改造、阳光浴室、街道路灯、卫生改造及宜居工程等形成的档案，收整工作较差。三是其他载体的村级档案收集更少。

（四）村级档案整理不规范

主要表现在：一是一些档案材料的保管期限划分不准确，少数村的档案甚至未划分保管期限，只是组成卷，装订成册。二是档案书写材料不符合要求，有的用纸容易褪色，不宜长期保存。三是档案装具材料差，档案卷皮质量不符合相关标准，什么样的盒都有，案卷封面书写不规范，标题不准确。四是档案排列混乱，有的村缺少档案目录。

三、规范村级档案工作建议

加强区县村级档案工作，改变村级档案工作滞后现状，达到《北京市新农村建设档案工作测评办法》和《区县村级档案管理办法》的有关要求，推动新农村档案工作上台阶、上水平，笔者认为应进一步做好以下几个方面的工作：

（一）争支持建机制是关键

争取领导支持是做好村级档案工作的关键。改变领导不重视的观念，积极争取领导支持，切实解决档案工作中的人、财、物等实际问题，舍得投入，使村级档案工作有保障。北京市和各区县档案局与农委、民政局等单位配合，发出了《北京市新农村档案工作测评》的通知，同时各区县也制发了相应的测评办法和细则，并与各区县、乡镇分管档案的领导积极协商，争取支持，从而使行政村的档案检查工作得以顺利展开。有的区县委、政府始终把档案管理工作纳入到对乡镇党委、政府的年终考核，将考核结果作为评先的依据。区县档案局负责村级档案业务指导工作。有的乡镇人民政府要把档案管理内容列入村级工作目标考核，加强对村级档案的指导，并适当加大对村级档案工作的投入，没有条件的村可以采取村档乡镇管的方法，健全有效的长效机制。各村应将村级档案工作列入议事日程，明确分管人员、建立规章制度，使村级档案工作做到规范有序、科学发展。

（二）加强培训是管理的手段

区县档案局应加强村级档案人员的培训和培养，提高村级档案员的业务能力和业务水平。一是开展集中培训。利用春季农闲时节，到各乡镇对村级档案员开展集中现场培训。培训内容要深入浅出既有理论，更要重视实践。各乡镇村级档案管理人员每年要进行档案业务培训。二是开展个别培训。对档案业务知识相对较薄弱的行政村，各乡镇有针对性地开展个别、专项档案业务培训。并对有条件的村级档案员，进行村级档案编研、计算机应用、村史和历史沿革等编写的专题培训，提高村级档案员现代化管理水平，为新农村档案工作开展服好务。

（三）明确归档范围是整治的具体措施

为了更好地做好村级档案工作，乡镇村档案工作人员要明确村级档案的归档范围，努力做到应收尽收；齐全完整的把应归的村级档案材料收集到村档案室。考虑到村级档案管理人员的知识水平，区县档案局和各乡镇要根据各区县村级档案工作情况，结合各村的实际，制定好各村的档案分类大纲、归档范围、保管期限表，统一印发给各村供参考，使其知道哪些档案应归，哪些档案不应归，以及村级档案的分类和保管期限。为了保证村级档案的归档质量和档案整理的规范化，应着重抓好以下两项工作。一是严格实行年度归档制。乡镇档案人员要积极督促、指导村级档案管理员对上年形成的文件材料，于每年6月底前完成立卷归档，不能有积存文件。二是严格档案立卷归档质量，不同类别档案要符合相应档案标准和质量要求。

（四）积极提供利用是管档的目的

管好建好利用好村级档案资源，是做好村级档案工作的最终目的。区县档案局、乡镇、村档案部门和档案人员应努力做好村级档案利用工作，方便农民。并通过档案查询、电话预约、政府信息公开、档案展览、档案编研及档案数字化信息网络查询服务和档案馆日活动、档案超市、赶档案大集等宣传活动，方便农民群众利用档案信息资源，使农民不出村就能查询利用档案信息资源。要充分发挥档案作用，让农民认识到村级建档的好处。

（五）依法治档是规范管理的保障

区县和乡镇、村各级部门要做好《档案法》、《档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的宣传，多种形式地扩大档案工作影响，进一步提高档案意识，充分发挥档案不可替代的凭证和依据作用，不断提升村级档案工作理念，创新村级档案工作模式。并深入乡镇、行政村，对档案工作开展专项执法检查。对执法检查中发现的问题给予及时反馈，并提出整改要求。对在档案管理工作中的违法违规行为，要按照《中华人民共和国档案法》、《北京市实施中华人民共和国档案法办法》等有关法律法规，给予行政处分或罚款。构成犯罪的，依法追究其刑事责任。通过档案执法，优化环境，促进村级档案工作依法开展，更好地为社会主义新农村建设服务。

第2篇：档案储存管理范文

关键词：档案管理 存在问题

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

工程档案管理存在的问题

1 档案意识淡薄

目前存在施工企业，对工程档案管理的重要性认识不到位，重施工生产轻档案管理的现象普遍存在，没有形成既要抓好工程施工也要搞好工程档案的责任意识。工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工，有的单位未能即使列入工程日程，与工程施工不能同步；有的专业技术人员，把资料的收集整理看作是额外负担和份外之事，往往采取应付和凑合的态度。在一些工程项目中，平时不重视工程档案和内业资料的收集和整理，一旦得知业主或上级要来检查，就搞突击、补资料，临时抱“佛脚”；有的单位对档案管理人员反映的问题未能引起重视，对其工作的支持力度不够，使工程档案管理工作处于被动局面。

2.人员设备不足

这是一个较为普遍存在的问题。现在施工企业工程档案的管理体制一般分为三个层次，一是集团公司档案管理部门，二是子公司档案管理部门，三是工程项目资料室。就前两个层次来讲，目前的问题是人员较少，库房拥挤，设备陈旧。有的单位甚至因为档案无库房存放，不得不堆放在地上，影响了档案的安全。有的档案部门使用的计算机是“退役”的，管理软件落后，运转速度慢，不利于工作的开展。对工程项目部来说，一般都未配备专职人员管理工程档案，而是由项目经理临时指派缺少档案管理知识的人员兼职，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中。由于工作繁忙，人员调动，个人保管不善等多种原因，有时宝贵的原始资料也就随之丢失或毁损，比较突出的是一些声像资料散失较多，非常可惜。

3.归档时间滞后

对一个工程项目而言，工程竣工以及档案资料的移交，一般分为三个部分，一是工程项目部把在施工过程中形成的竣工资料向本单位（子公司）的档案管理部门移交，移交内容按事先规定的范围办理；二是工程项目部（指挥部）将施工过程中形成竣工资料向建设单位（发包单位、业主）业主移交，移交内容按归档范围进行；三是工程项目部（指挥部）按归档范围，将一部分工程档案移交给集团公司档案管理部门。按规定时限，一般工程在工程竣工验收后3个月内、综合性大型工程在6个月内，必须按规定向有关档案管理机构移交。现在的问题是档案移交工作普遍滞后，向建设单位（发包单位、业主）的工程档案移交相对较好，而向集团公司和本单位（子公司）的移交工作则严重拖后。有的工程甚至竣工已经数年，工程档案仍未能移交。档案部门虽然千呼万唤，但由于缺乏有效的措施和手段，归档难的问题始终没有得到解决。这种状况使企业不能即时有效地利用宝贵的信息资源，不利于推进技术进步和提高竞争能力，不利于维护企业的合法权益。

4.档案质量欠佳

按规定，档案资料应做到图物相符、数据准确，填写、审批、签章手续要完备，不得擅自修改、伪造和后补，应达到完整、准确、系统符合归档要求。可目前的实际情况是，离规定尚有相当大的差距。有的项目部怕麻烦，原始资料填写得不完整、不及时;对竣工资料不按规定进行整理;部份归档资料不具有完备的法律手续，应该提供原件，但只有复印件;个别项目还有弄虚作假现象，等等。

二、处理措施

1.提高认识，加强对档案工作的管理

要搞好工程档案工作，必须充分认识工程档案的作用，尤其是要强化企业领导和广大专业技术人员的档案意识，使他们认识到工程档案是国家基本建设项目档案和科技档案的组成部份，是建设经验的积累和宝贵的技术储备，是国家和地方进行建设规划的基础和实施有效管理的重要依据，也是一切建(构)筑物进行维修、改建、扩建和进行防灾、抗灾、减灾以及战争破坏后恢复重建的重要依据。充分利用工程档案这个宝贵的信息资源，也可以促进施工企业的技术进步和经济效益，维护企业的合法权益。

2.增加投入，配备必要的人员和设备

为了保证工程档案工作的正常开展，应按照《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》等有关法律法规的规定，配备能保证档案资料安全的库房和设备;库房内应当保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。

要设置与工程档案资料工作任务相适应的机构，配备档案管理人员，形成一个从上到下的档案管理网络。对档案人员不能临时指派、随意调动。如要变动，要做好交接工作，以便前后衔接。特别要指出

的是，相当一部份工程项目无专职档案管理人员，不能及时收集、整理档案资料，应该尽快改变这种状况。

大中型项目由于工程量大，资料数量多，施工时间相对较长，拟配备经培训合格的专职档案人员，并做到“三参加”，即档案人员应参加生产调度会或工程例会，参加工程安全质量检查，参加工程验收，使档案人员了解工程动态，及时收集、整理原始资料，保证档案工作与工程同步。

3.采取措施，提高档案人员素质

档案人员的工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，除必须具备良好的政治思想素质外，还应具备一定的土木工程专业和档案专业知识，如应熟悉国家和相关省、市档案工

作法律、法规、政策、规定、标准等;能看懂土木工程施工图;了解各种建筑结构施工技术和方法;熟悉工程建设档案的内容、范围，掌握工程档案收集、编制、整理的方法;了解文秘知识，熟练使用计算机等等。因此，对从事工程档案工作的人员，必须选用适当，进行严格培训，经考核、考试审查合格，取得上岗证后才能上岗工作。不能随意抽调无岗位合格证的人员从事档案资料工作。

同时，还要加强对档案人员责任心、事业心的教育，组织业务学习。通过培训、交流、观摩、讨论、搞知识竞赛、单位间互相走访学习等方法提高业务水平，提高档案人员素质。

4.规范管理，进一步建立和健全相关制度

近十年来，国家先后制定和了一系列档案和与工程档案有关的法律、法规，初步形成了档案管理法规体系，覆盖了工程档案工作的主要方面和主要环节，使档案工作有法可依，有章可循。

但就施工企业内部来讲，虽对档案工作有了一些具体的规定，但不系统、不完善、不精细，例如，有的企业对内部各层次档案部门的管理范围不够明晰;归档内容、时间和流程不甚明确;考核体系和办法不具体，等等，影响了档案工作的开展。因此，施工企业应进一步建立健全工程档案及内部资料的形成、积累、整理归档制度;明确“分级管理、科学收集、统一归口、定向移交”的具体操作程序;出台工程档案的考核与奖惩办法等，使施工企业的档案管理工作真正做到有章可循，有序进行。

5.严格要求，加强对档案工作的指导与监督

工程档案管理工作的专业性很强，在工作中难免会遇到这样或那样的问题，因此，上级档案管理部门应定期或不定期地对下级档案管理部门，尤其是对工程项目部的档案工作进行检查与指导。在工程

第3篇：档案储存管理范文

【关键词】  档案管理  对策  创新  可持续

        一、当前档案管理中存在的问题 

        目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下

        （一）管理意识不强，档案利用率低 

        档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。 

        (二）档案管理制度不健全 

        档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。 

        （三）档案检索效率不高。

        档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

        （四）档案硬件投入及经费不足 

        近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。 

        （五）档案专业人员业务素质不高 

        目前档案管理专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。

        二、提高档案管理效率的对策 

        改观目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要解决的问题主要有： 

        （一）提高档案管理的认识 

        要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。

        （二）规范档案管理机制,强化工作责任 

        建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。

        （三）实现档案管理现代化 

        档案管理必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。特别是信息管理系统、资源管理系统、erp系统、cad/cam系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为信息化管理的一个重要组成部分。

        (四)提高档案工作人员专业技能和素质及充分调动档案管理人员工作积极性

        提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

        三、对档案管理工作创新的认识 

         (一)创新是社会发展的必然。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求。 

        （二）创新是档案事业可持续发展的保障。档案事业的可持续发展,意味着其社会功能的改善和提高，与经济社会协调同步发展的同时，重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力于提高档案馆（室）的工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。

 

        四、实现档案管理工作创新的途径 

        （一）思想观念的创新。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

        （二）管理方式的创新。档案馆（室）虽然收藏有丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到馆藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实馆藏内容，提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

        （三）服务方式的创新。随着高新技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，同时档案服务形式也较过去有了极大的改善。如何更好地创新服务方式，需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。在工作中，要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性；要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新，使档案管理工作与国际接轨。 

参 考 文 献 

[1]夏晴.高校档案的系统管理[m].南京大学出版社,2002. 

[2]许晓明 丁修茂.档案工作文集[m].中国文联出版社,2004. 

[3]张尚瀛.档案工作理论与实践[m].华艺出版社,2006.

第4篇：档案储存管理范文

关键词：新型农村社会养老保险 财务 档案管理 困境

一、引言

新型农村社会养老保险档案是对农民参保过程真实有效的记录，是在农民参保业务办理过程中形成的专业性的文件、纸质文档、电子文档、图像等，这其中与财务内容有关的信息记录材料总称为财务档案。新型农村社会养老保险财务档案主要包括与养老保险缴纳明细，支取明细、申领明细、记账凭证等有关的信息资料。财务档案是对财务收入、财务支出等财务信息的有效记录。财务档案管理对于财务的统计、核算等工作具有重要的保障作用。然而目前由于我国新型农村社会养老保险参保人数多，涉及范围广，养老保险财务档案管理还存在一系列的问题，需要我们不断地去分析与探讨，找出我国新型农村社会养老保险财务档案管理发展的新路子。

二、我国新型农村社会养老保险财务档案管理面临的困境

（一）新型农村社会养老保险财务档案管理存在意识缺失

新型农村社会养老保险财务档案是对养老保险缴纳、申领等信息的有效记录，是解决财务纠纷的重要凭证，同时还是打击经济违法犯罪，对养老保险金进行监督管理的重要依据。尽管随着我国农村社会养老保险事业规模的扩大，新型农村社会养老保险财务档案管理有所进步，但是目前我国有关单位却依然没有对财务档案管理给予充分的重视，也没有加大对财务档案管理的投入力度，没有能够真正意义上意识到财务档案管理的重要性，部分人员思想比较保守，认为财务信息是保密的，所以对于一些财务票据等资料进行了封存，并没有建立财务档案。

（二）新型农村社会养老保险财务档案管理存在制度缺陷

完善的财务档案管理制度是做好新型农村社会养老保险财务档案管理的重要保障。然而目前我国新型农村社会养老保险财务档案管理制度却有所缺陷。一方面，虽然我国相关法律法规对财务档案管理做出了明确规定，但是有关单位却并没有严格按照法律法规的内容建立财务档案管理体系，农村社会养老保险财务档案管理标准不一，管理缺乏统一规范，没有明确的账目分类规则，财务信息记录标准等，这使得财务档案的记录显得杂乱无章；另一方面，财务档案管理规章制度不完善，管理人员职责不明确，多数单位缺少专门的财务档案管理部门，缺少档案室，档案管理制度，财务档案管理人员缺口也较大，并且财务管理人员管理技能与水平有待提升。

（三）新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平较低

随着社会的发展以及信息技术的进步，当前社会已经进入到了信息化时代，财务档案管理也进入到已信息化为主的阶段，但是目前我国新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平却相对较低，财务档案仍以纸质档案为主，电子档案相对较少，这极容易造成财务档案的损坏与丢失，并且财务纸质档案内容与电子档案内容不同步，无法便捷的通过电子档案查找所需信息，造成时间上的浪费。此外，财务档案信息化管理人员存在不小的缺口，并且有关单位对财务档案管理人员信息技术培训力度不够，财务档案管理人员信息技术能力与水平不高，综合素质相对较低。

三、我国新型农村社会养老保险财务档案管理的对策与出路

（一）强化新型农村社会养老保险财务档案管理意识

新型农村社会养老保险财务档案管理意识是做好财务档案管理的思想保障，所以有必要对此进行强化。一方面，有关部门要加大对新型农村社会养老保险财务档案管理的宣传力度，强调财务档案管理的重要性，使相关领导与工作人员在思想上对此重视起来，充分认识到财务档案的重要价值；另一方面，要加大对新型农村社会养老保险财务档案管理的投入力度，使相关人员在思想上重视起来，并积极引进优秀的档案管理人才充实财务管理队伍，着力提升财务档案管理质量，使相关人员时刻保持高度的责任感与档案管理意识。

（二）完善新型农村社会养老保险财务档案管理制度

完善新型农村社会养老保险财务档案管理制度可以从以下两个方面着手：一是要严格按照有关法律法规之规定，建立统一规范的档案管理标准与规范，包括财务信息的记录标准、养老金的缴纳记录规范、养老金的支取记账凭证、财务信息的立卷和归档等都要进行严格的分类规范等；二是要建立财务档案管理室、档案管理部门，优化财务档案管理人员结构，重新规划财务档案管理部门职责，将责任落实到人，保障财务档案管理工作的有序开展。

（三）提高新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平

财务档案管理信息化是新型农村社会养老保险事业可持续发展的有力保障。提高新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平，一是要将先进的信息技术，包括计算机信息存储、数据维护等引入到财务档案管理当中来，以此来提高财务档案管理的信息化、数字化技术水平；二是要加大对财务档案管理信息化建设的投入力度，包括计算机硬件、计算机软件的投入等，为财务管理信息化建设提供基础保障；三是要加强对财务管理人员信息技术的培训力度，提高他们的信息技术水平与能力，为提高财务档案管理信息化水平做好人才保障。

四、结语

新型农村社会养老保险财务档案管理是保证我国新型农村社会养老保险事业有序发展的重要保障。但是目前我国新型农村社会养老保险财务档案管理还存在意识缺失、制度缺陷、信息化水平低等问题，仍需要我们不断探索，不断强化新型农村社会养老保险财务档案管理意识，完善财务档案管理制度，提高信息化水平等，保障我国强化新型农村社会养老保险事业健康有序发展。

参考文献：

[1]冯舒俪.农村社会养老保险财务管理的困境与突围对策研究[J].财经界：学术版，2015，（33）.

第5篇：档案储存管理范文

营养餐工程是国家的一项惠民工程，更是一项有利于国家长远发展的民族振兴工程。为了响应政策，增加我校学生营养，增强学生身体素质，促进学生健康成长。根据上级指示和文件精神，结合我校实际，特制定营养餐工作计划：

一、营养餐工程实施领导小组：

组长：xxx

副组长：xx

成员：各班班主任

二：供餐方式：

每天早上七点五十至八点半由班主任负责，营养餐管理小组成员监督按班级到餐厅凭营养餐证领取。

1、质量检验验收组：

组长：xx

组员：xxxx

职责和要求：（1）对所有入库物品进行质量抽查，填写抽查表，

（2）走访学生，了解学生对营养餐的意见或建议。

（3）确保质量，核对数量。

2、营养餐管理组：

组长：xx

组员：各班班主任

职责和要求：（1）监督按时足额提供各班新鲜的营养餐。

（2）指导学生按时有序就餐，不能浪费或乱扔。

（3）了解学生变动情况，及时将情况汇报学校。

3、统计和档案管理组：

组长：xx

组员：各班班主任

职责和要求：（1）每周按时做好分发统计工作。

（2）整理好每天每班的用餐情况，装订成册，归档管理。

4、营养餐采购组：

组长：xx

组员：xxxxxxxxxxx

保管员：xxx

会计：xxx

出纳：xxx

5、营养餐食谱：

鸡蛋、稀饭豆花紫菜汤醪糟汤银耳汤豆浆西红柿鸡蛋汤炸鸡腿炸小黄鱼烤肠包子油饼油条菜夹馍荷叶饼

三、工作实施具体步骤：

（1）每天由分管小组牵头，负责验收，做好登记保管，统计、发放工作。

（2）管理学生每天早上按班人数凭证就餐。

（3）督促学生就餐后将垃圾自觉放入垃圾箱，不得乱扔。

四、实施范围和标准：

我校按照上级要求，学生在校期间每人每天免费提供营养餐，必须保证每生每天足额享受国家3元补助。

xx初中

2014年3月28日

（一）学生“营养餐工程”责任追究制度

1、必须把“营养餐工程”实施情况作为学校政务公开的一项主要内容，并要及时公布，广泛接受学生、家长和社会的监督；

2、学校要与供货商签订责任书，对向学校配送不符合卫生标准食品而引发中毒事件或其它食源性疾病的供货商要依法严肃查处；

3、学校不得私自购买非定点企业的食品，对进校食品质量把关不严，运送不规范，保管不善，加工不规范等造成群体性卫生事件的，要依法追究有关人员和具体工作人员的责任；

4、对于挤占、挪用、截留、克扣蛋奶工程资金的要视其情节予以追究，情节严重的要移交司法机关查处；

5、学校要分工负责，明确责任，逐级签订责任书。否则造成食品卫生事故的，要追究学校领导责任，严重的要追究刑事责任。

（二）学生营养餐工程卫生管理制度

1、必须以正常渠道进货，供应商必须持有有效的卫生许可证。

2、供应商需提供有效的卫生许可证、检验或检疫合格或化验单的复印件，方可签署购销合同。

3、每月定期检查供应商提供的证件是否有效，如发现即将过期，学校应及时向供应商索取已年检或新的有效证件。

4、如发现供应商在规定期限内（一个月）未能提供有效证件，则暂停与其合作关系，直至证件齐全方可考虑继续购入其货物。

5、不采购腐败变质、霉变及其他不符合卫生标准要求的食品。

6、运输车辆和容器应专用，严禁与其他非食品混装、混运。

7、建立仓库进出库专人验收登记制度，做到勤进勤出，先进先出，定期清仓检查，防止食品过期、变质、霉变，及时清理不符合卫生要求的食品。

8、搞好仓库内外环境卫生，与采购部无关人员，一律不准进入。

9、其它原因出现腐败变质、酸败、霉变的食品、一律不交到下工序加工。

10、蛋奶储藏室不得储存蛋奶外的其它物品。

（三）学生营养餐工程食品验收、储存制度

为确保蛋奶储存管理规范，责任明确，特制定以下制度：

1、学校设置专用的蛋奶储藏室，配备好蛋奶储存设备，确保食品储藏安全卫生。

2、管理员应切实履行岗位职责，积极认真的完成好蛋奶储存管理工作。

3、入库食品必须认真检查，不能有破蛋入库，更不能有过期、变质、污染牛奶入库。入库的蛋奶应认真登记，必须做到出厂时间和检验信息真实。

4、实行索证登记制度，每批食品入库必须由供货商提品检疫、检验合格证及进货发票，建好台账。

5、每批食品入库后必须及时留样，留样时间为三天。

6、出库食品必须有领取人员签名，并准确登记数量和时间。

7、加强对储藏室的管理与监督，任何人未经许可不得进入储藏室。室内不准吸烟，不准在室内干与蛋奶工作无关的事。

8、冷藏设备不准存放蛋奶以外的食品和物品。

9、做好对储藏保管人员的专业知识培训，搞好室内卫生，确保室内整洁。管理员必须每天打扫库内卫生，定时对储藏室进行消毒。

10、加强值班，防止不法分子投毒而造成中毒事件的发生。

（四）学生营养餐工程发放与用餐制度

1、班主任教师要具体负责学生每天蛋奶工程的发放工作，并认真做好蛋奶发放的登记、留观和用餐后学生的反响、动态。一旦有特殊情况，要立即向学校报告。

2、班主任教师要经常性的对学生进行生活指导、健康教育等工作，负责用餐期间的秩序、监管用餐的全过程，统一实行集体用餐和监督用餐，防止学生留餐、弃餐等行为，一旦发现要严肃惩处。

3、学校要将蛋奶及时发到学生手中，不得克扣、截留或转移早餐为他人饮用等行为，一旦发现要追究责任，严肃惩处。

4、学校负责蛋奶工程教师要经常对学生进行调查，逐一摸底，造册登记，如果食用蛋奶工程有过敏者要立即向学校报告，并做好工作，予以调整。

（五）学生营养餐工程档案管理制度

1、学校营养餐工作建立档案，由分管此项工作老师专人管理。

2、上级主管部门关于营养餐工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。

3、学校制定的营养餐工作各种管理制度，突发安全事故应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。

4、学校接收、发放蛋奶情况等材料必须及时归档，按自然月份存放。

5、对于突发事故，应同步介入收集相关材料归档备查。

6、学校营养餐工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行管理。

7、管理人员随时搞好营养餐工作档案的保管，注意防盗、防火、防遗失。

8、管理人员随时注意收集整理营养餐工程材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。

9、档案的资料必须真实、准确，为各级主管部门检查营养餐工程落实情况提供详实的资料依据。

10、借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

第6篇：档案储存管理范文

为切实加强全市粮食库存管理，确保我市粮食库存帐实相符，储存安全，市局决定九月份在全市范围内组织开展全市粮食库存检查工作，现将有关事项通知如下：

一、检查范围

检查范围为国有和国有控股粮食经营企业以及仍承担政策性粮食业务的其他所有制企业储存的地方储备粮和商品粮。

二、检查内容

（一）粮食库存实物检查。主要检查库存粮食的数量、品种、性质情况；地方储备粮（市、县级）实际承储库点分布和承储数量情况。

（二）粮食库存账务检查。一是企业粮食库存账实相符、账账相符情况；二是企业粮食库存账务处理情况；三是不同性质和品种的粮食按规定进行分账管理和分仓储存情况；四是储备粮轮换情况，重点检查20*年度地方储备粮轮换情况。

（三）库存粮食质量状况和卫生安全状况的检查。一是粮食质量管理制度执行情况，重点检查索证及执行出入库检验制度、建立质量档案等情况；二是质量安全情况，根据辖区内粮食可能受到有毒有害物质污染、真菌毒素感染情况，安排相关卫生指标的检验；三是质量状况，重点检查水分、杂质等质量指标和储存品质指标；四是重点检查企业库存粮食中有无储粮安全隐患；检查各项管理工作是否规范。

（四）最低收购价粮食检查。检查最低收购价粮食的销售出库情况；

（五）涉及粮食库存管理的其他情况。一是检查消防设施是否配套齐全，性能是否完好，存放是否合理；二是粮仓机械存放是否合理有序，保养是否及时；三是中心药库、分库是否安全；四是电源线路是否老化，是否畅通。

三、检查时间

粮食库存检查以20*年8月末的粮食库存统计月报结报日为检查时点。检查工作分自查和复查2个阶段。9月20日之前，各县（市）区粮食局和市属企业负责组织自查，9月底之前，在自查的基础上，市粮食局成立联合检查组进行复查。

四、检查结果的汇总与报送

9月20日之前，各县（市）区粮食局及市局有关直属各企业要将加盖单位公章的检查报告报送市粮食局调控监督处，报送的材料包括正式的文字报告和相应的电子文本。

五、工作要求。

（一）此次粮食库存检查按照范围要求有仓必到，有粮必查，特别对上次粮食库存检查中发现的问题必须彻底纠正。有关检查的内容、方法、组织形式、数据汇总等方面的具体方法和要求，请严格按照《粮食库存检查暂行办法》。

（二）粮食库存检查的自查统计范围应严格与8月末国有粮食企业粮食库存统计月报口径保持一致，各县（市）区粮食局在复查和数据汇总过程中要层层把关，落实责任，认真核对检查结果，如发现有数据报送单位不一致、检查汇总的统计账面数与以前报送的同期统计月报数量不符等问题，应认真查明原因，并进行书面说明。县（市）区粮食行政管理部门对检查结果和上报数据要负责任。

（三）复查阶段，对地方储备粮质量检查的覆盖面不低于库存总量和承储库点数量的25%；同时，对执行粮食质量管理制度的情况和20*年4月检查发现质量和原粮卫生问题的整改情况也要一并检查。

第7篇：档案储存管理范文

关键词：施工项目；物资管理；现代化管理模式

中图分类号：TU71 文献标识码：A 文章编号：

前言

变是永恒的不变，任何已有的和常规的管理模式都将被创新的管理模式所取代。目前建筑企业的施工项目物资管理应该在不断的发展中完善，改进管理模式，不能固守陈规，应紧紧关注当前物资管理发展的动态与趋势，修正管理模式。只有科学的、先进的管理模式才能提升施工项目的物资管理水平、提高工作效率，增加企业利润。因此，本文将针对这个问题提出施工项目物资现代化管理模式，并对其具体的方法和措施进行详细的阐述和论证，说明各大中型建筑企业应如何运用物资现代化管理模式进行施工项目的物资管理，提高工作效率，提升企业盈利能力。

一、研究施工项目物资现代化管理的必要性

对于一个施工项目来说，物资消耗成本约占工程总造价的70%左右，施工项目物资管理的好坏直接影响到整个施工项目的盈亏程度。随着我国建筑业的发展，科学技术的不断进步，建筑企业的生产规模越来越大，分工也越来越细，生产上台阶，管理上等级，势必对物资管理提出了新的更高的要求。只有迅速提高物资管理水平，推行现代化管理，大力推行、完善物资管理信息化才能适应新形势的发展。通过采用现代化管理手段，运用现代科学管理的方法和技术，从而实现工作效率和企业效益的提高，这是物资现代化管理模式的目标所在。

二、施工项目物资现代化管理模式概念的提出

所谓物资现代化管理模式，就是运用现代科学管理的方法和技术，合理有效地组织、指挥、协调、监督生产资料流通中的各项经济活动，以最少的劳动消耗，最低的物资损耗，取得最大的经济效益。对建筑企业的施工项目而言，物资现代化管理是指建筑企业为适应现代化项目施工发展的客观要求，运用现代科学技术和建筑企业内部管理现代化成果以及先进的管理方法和现代化的管理手段，对建筑企业物资流通和使用过程中的一切经济活动进行有效的管理，达到提高工作效率，降低企业成本的目的。

三、施工项目物资管理的现状

（一）施工项目物资信息化管理虽已开始使用，但并不成熟

物资的信息化管理是建筑企业提升物资管理水平、理顺物资管理流程、增加盈利和降低成本的有效手段。目前虽然很多建筑企业开始认识到物资信息化管理的重要性并且开始建立物资信息化管理系统，但是并不成熟，很多问题需要完善和补充。

（二）施工项目物资的现场使用和管理并没有形成一个成熟的管理模式

施工项目物资的现场使用和管理是控制物资损耗、提高物资使用效率的重要环节，这是一个动态过程，应该形成一套成熟的动态管理模式，但就目前大多数施工项目而言这种管理模式并不具备。

（三）库存管理不被重视，存在盲区，也没有科学的库存管理方法

库存管理是施工项目物资管理的组成部分，但是大多数施工项目只重视物资的计划管理、采购管理和使用管理，却忽视了库存管理的重要性，自然也不具备科学的库存管理方法。

四、施工项目物资现代化管理模式的具体方法和措施

（一）建立物资管理信息平台，加强信息资源的快速利用

第一，建立物资采购信息平台。通过物资远程结算系统，采集分布在企业各个片区的项目物资采购信息：如大宗材、特种材价格信息、数量信息等，通过企业物资管理部门信息管理员的整理加工，形成物资供应商信息库和物资采购信息库，每月或每季度在物资管理网络平台进行信息，为企业快速投标询价、报价提供可靠数据，并且可以增加施工项目物资采购行为的透明度，作为企业系统内部的共享资源。

第二，建立周转物资调拨平台。通过物资管理网络平台，建筑企业下属各施工项目把需要调拨和待调拨的物资列出清单，及时在物资管理网络平台上；或以手机、实地考察等辅助形式及时进行信息反馈。使企业物资管理部门能够成为企业的物资调拨中心，及时在各项目间寻找到物资的调出方和物资的调入方，实现物资内部调拨活动。降低各项目工程消耗成本服务，减少分公司的资金占用，提高库存物资的利用率，提升企业的市场竞争力。

第三，建立物资供应商信息平台。以物资远程结算系统为工具，或各项目每季度向企业物资管理部门报送物资供应商电子版花名册的形式，采集分布在各个片区的项目的物资供应商信息档案、通过信息管理员的动态管理，及时更新补录，以便精准快捷的寻求到有实力、有信誉，愿意与企业达成长期物资采购合作伙伴的供应商，为企业和施工项目的物资采购活动提供便捷的渠道。

建立物资管理信息系统，加强物资信息化管理

管理信息系统的精髓在于以现代管理理念规范管理流程，达到“规范”和“提高”的目的。物资管理信息系统在体系框架上，按照管理的职能分析，应分为物资计划管理、采购管理、库存管理、存货核算管理等四个部分。管理以计划为龙头，通过计划管理准确 编制物资计划，保证项目施工正常进行，又减少库存积压。在计划管理引导下，实施采购管理以及时获得项目施工所需的物资；通过库存管理，实现物资在库的全面控制和管理；通过存货核算管理，控制存货的收发、领退和保管过程，监督存货的资金占用情况，完成与物资相关的经济核算，促进企业提高资金的使用效果。 运用物资管理信息系统进行物资的信息化管理可以大幅度的提高办公效率，实现无纸化办公理念；运用信息系统的查询功能可以随时随地的查看施工项目各种物资的采购、使用和库存情况；可以很明了的反映出施工项目各个节点的物资成本，便于建筑企业物资主管部门对下属个项目的物资进行集中管理。

（三）在施工现场的物资使用和管理上采用动态管理模式

动态管理模式（这里简称为PDCC管理模式）分为以下几个步骤：计划（plan）、实施（do）、对比（contrast）、纠偏（correct）。物资动态管理的核心是，在工程实施的过程中定期地进行目标的计划值和实际值的比较，当发现目标偏离时采取纠偏措施。为避免目标偏离的发生，应该重视事前的控制，即事前分析可能导致目标偏离的各种因素，并针对这些影响因素采取有效的预防措施。物资动态管理模式的流程图如下：

1.计划：计划即施工项目所需要各种物资的计划量。按基础数据的不同可以分为最高限额计划量和目标限额计划量、按时间段不同可以分为物资总计划、月计划和周计划。计划量是动态控制过程的基础，是控制物资量耗和反应物资盈亏的标尺。计划量可以有多种，以材料的投标量提出的计划量作为材料消耗量的最高限额，成为最高限额计划量。提计划量的专业人员根据自己的施工经验和施工图纸计算出来的预算量作为材料消耗量的目标限额，称为目标限额计划量。正常情况下前者要大于后者。对于在施项目来说，最高限额计划量往往已经确定，那么目标限额计划量的精确程度就极为重要。目标限额计划量将作为以后对比、纠偏的基础数据。

2.实施：实施即根据已经确定的目标限额计划量按物资总计划、月计划、周计划开始备料，根据计划进场时间安排相关物资有序进场，并做好物资的保管工作。在备料和材料进场的过程中要充分考虑到施工现场物资的实际使用进度和计划进场进度的偏差，要以实际情况为准，避免现场物资的库存量积压，造成不必要的资金占用和物资损耗。

3.对比：对比是物资动态管理模式中的关键环节，这个阶段物资已经进场并且开始使用，对比的两个数据分别是目标限额计划量和物资的实际使用量。对比需要定期进行，比如以物资周计划为基准，每周对比一次；或者以月计划为基准每月对比一次。当施工项目结束时可以根据物资总计划与实际使用量进行对比分析。在对比过程中一旦发现物资的实际用量偏离目标限额计划量时，要立即提出来，并且做好数据的比对分析，然后组织项目上的相关人员进行全方位的具体分析。对比过程中应用的表格如下：

4.纠偏：纠偏是物资动态管理中的核心环节，是在相应的目标计划值和实际使用量比对出现偏差时，对出现的偏差进行分析论证，查找原因，并且找到解决问题的方法，或者预防再次出现这种偏差的防范措施。

（四）运用运筹学理论进行施工项目物资的库存管理

库存论是运筹学的一个分支，研究仓库储存的理论。任何施工项目为了保证正常的施工或供应．都需要储存一定数量的物资。但存货过多，会积压资金增加仓储费用；存货过少，可导致供不应求影响正常施工。库存论就是研究在什么时间、用什么办法保证物资最优存储量的理论和方法。它既要保证项目施工的正常进行，又要使流动资金占用额和进货仓储费用降到最低。

施工项目的物资储备主要是钢筋、模板、木方等大宗材料和架子管、扣件等周转材料的储备。通过对运筹学中库存论的理解我们可以从以下几点来进行施工项目上物资的库存管理：

对施工项目的物资进行分类管理，可分为长线物资、产销平衡物资和紧俏物资。对于供应充足、可即时购买的长线物资原则上不储存，对产销平衡物资通过合理安排进货时间实现不储存，而对于进货相对困难的紧俏物资则要备有一定的储存量。

对物资储备量实施实时监控，及时掌握物资储存情况，预防物资供应不足和超储现象的发生。

如果出现物资超储和积压的现象，建筑企业内部能够在各个施工项目之间进行调拨使用的物资实行调拨使用，无法调拨使用的物资可与供应商进行协商退货，或按需求与其他企业进行物资交换，尽可能的降低企业因超储和积压而造成的损失。

提倡“零库存”概念。不以库存形式存在就可以免去仓库存货的一系列问题，如仓库建设、管理费用，存货维护、保管、装卸、搬运等费用，存货占用流动资金及库存物的老化、损失、变质等问题。 零库存，是指物资在采购、生产、销售、配送等一个或几个经营环节中，不以仓库存储的形式存在，而均是处于周转的状态。也就是说零库存的关键不在于适当不适当，这和有否拥有库存没有关系，问题的关键在于是产品的存储还是周转的状态。 它并不是指以仓库储存形式的某种物资的储存数量真正为零，而是通过实施特定的库存控制策略，实现库存量的最小化。日本首先提出了“零库存”管理的概念，并成功运用至今，现在这种物资储备模式已经在世界范围内推广开来。近年来，我国企业的零库存管理取得了重大进展，国内知名企业海尔集团就是零库存管理的主要受益者之一。“零库存”是企业物资储备管理的最优状态，可以为企业带来巨大的经济利益，我国建筑企业也应该在这方面加大研究力度，提高它在企业中的普及率。

第8篇：档案储存管理范文

[关键词] 装备机关； 档案数字化； 信息系统

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 档案数字化及其发展现状

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。

近年来，随着我国基层档案工作规范化的推进和社会信息化整体进程的加快，数字档案室已成为城镇、社区和机关单位档案信息化建设的重要目标。2000年起，国家档案局、中央档案馆开始机关单位电子文件归档管理的试点工作[1]。在此基础上，2011年初制定的《全国档案事业发展“十二五”规划》要求“在试点基础上推动机关电子文件管理工作，加强对在办公区域相对集中机关事业单位建立‘文件（档案）管理中心’的指导”。一批国家部级单位以及北京、上海、杭州等地市级机关数字档案室试点工作的开展，在标准制定、数字档案管理系统推广、制度规范等方面取得了一定成绩，为机关数字档案室建设积累了宝贵经验。

要实现机关数字档案室的顺利运行，对传统档案进行数字化并对数字化档案进行高效管理，最重要的解决方案即是构建数字化档案管理系统。这种系统将开发先进的管理模块、软件和档案信息资源库，并强化档案行政管理职能，可以更加规范、高效地管理档案工作。数字化档案管理系统能够实现档案收集、管理、提供利用、上报移交、年检、业务指导及监督指导等功能，最大限度地满足档案部门管理、监督和指导的需求，使档案管理现代化迈上新的台阶。

2 军队装备机关业务档案数字化管理的内涵

军队装备机关业务档案数字化管理，就是在部队主管装备工作的各级机关，改变以纸质资料形式存储保管业务档案资料的传统方式，采用先进的信息技术，借鉴和运用档案数字化管理理论及先进方法，开发建设装备机关数字化业务档案管理信息系统，将部队各级装备机关日常业务工作及各专项活动中形成和积累的各种计划、方案、批示、报告、规章制度、法规标准、会议材料等文档资料及图片、视音频多媒体资料进行采集、归类、整理、维护，实现装备机关各种业务档案资料数字化存储与管理，并提供检索查询服务。通过数字化业务档案管理系统，可解决装备保障业务工作档案资料的积累、储存、管理、查询等难题，对装备工作的开展具有重要的辅助支撑作用。

3 装备机关业务资料管理现状及问题

军队各级装备机关负责本级部队军事装备建设与发展、使用管理、维修保障、器材筹供等装备工作，每年都会形成和保留种类复杂、数量庞大的工作资料。从内容上讲，包括年度业务工作文件、专项活动工作文件资料；从形式上讲，包括各类报表、文本文件以及图片、视频等多媒体资料。这些资料记载和反映了装备工作的发展，是装备保障业务工作的成果积累，对装备保障的建设发展具有重要作用，应给予安全存储和有效利用。

目前，装备机关文档资料的存储管理方式有两种：一是传统的以实物形式保存，手工立卷加纸质目录的档案管理方式在装备保障系统普遍存在。实物化的方式占用空间大、不利于储存管理和及时收集整理，容易造成文件失存，查询检索困难，已经不能满足文档资料储存管理需要。二是部分能够电子化的资料在各业务信息系统中分别生成和保存。部分业务信息系统生成的电子化文档分散存储于不同业务信息系统中，存档文件不能集中存放，查询不便，不利于对车辆装备保障工作文档的整体掌控和运用。

应用数据库技术，实现数字化档案资料管理是当前条件下文档资料管理的必然趋势。将装备文档资料全面电子化，并集中存放管理，有利于形成装备保障工作的历史积累，有利于文档资料的科学管理，能够显著提高资料信息查询使用效率。

4 装备机关数字化业务档案管理系统建设目标

装备机关数字化业务档案管理系统的建设目标，是采用先进的计算机技术建设基于数据库的数字化档案管理系统，将装备保障系统工作档案资料进行集中管理，实现电子档案接收、档案资料整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定等功能。系统应具有高可靠性和安全性，适应海量存储需求，易于管理和维护，并具备较高的开放性，即能够提供各种接口及服务，以利于其他业务系统的调用，与相关业务系统紧密耦合，使得业务数据能自动归档到系统中，提高工作效率。

5 装备机关数字化业务档案管理系统功能规划

装备机关数字化业务档案管理系统包含两大部分：档案资料数据库和档案资料检索维护系统。

5.1 档案资料数据库

装备保障档案资料数据库是以特定方式组织起来的文档资料数据集合。装备保障档案资料数据库由目录数据库、业务资料数据库、文档资料数据库、多媒体资料数据库组成。

（1） 目录数据库：将各类档案信息按照一定格式录入到计算机中保存形成的数据集。即过去手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以备查询利用。

（2） 业务资料数据库：是装备保障业务数字资源的数据集合。具体地讲就是借助数字设备及第三方软件将以纸质等载体形式存在的、需要存档的重要业务文件转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。具体包括：装备保障维修文档资料、器材筹措供应文档资料、训练工作文档资料、科研学术项目情况及文档资料、经费管理文档资料、专项重大活动文档资料等。

（3） 文档资料数据库：具体包括已经颁布实施的装备保障系统相关行政法规、规章制度、标准规范等的数字化文档。

（4） 多媒体资料数据库：业务工作或重大活动形成的需存档的图片、音像资料等多媒体数据集合。

5.2 装备保障档案资料检索维护系统

（1） 装备保障档案资料分类管理功能。能够进行装备保障档案资料数字资源分类管理，能够完成类别的增加、删除、修改和查询。

（2） 数字档案录入功能。系统能对文档、图片、音频和视频等内容进行录入、上传。在录入时可设立多级目录，分类存放各部门文件。用户端可上传、浏览文件，并可设定共享单位，指定共享、不共享或有限共享，显示上传时间及用户名。

（3） 数字档案检索功能。可以基于资料文件名、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录和关键字（主题）等属性组合搜索，从海量文档中快速准确定位所需文档。支持联网远程访问，使资料得以多人共享，方便协同查看，工作人员需要访问调阅某些文件时，只需登录系统即可查看，再也不用重复传输及复印，节约了成本。

（4） 统计功能。主要根据发文时间、资源上传时间、资料类别等进行统计。

（5） 用户级权限管理功能。系统应能够创建用户，并根据用户的不同等级，实现对访问各类档案数据的授权和管理，并确保用户不能越权访问数据。

（6） 系统管理功能。主要功能包括：系统数据的备份、查询用户登录系统情况等。系统管理功能的使用者是系统管理人员。

（7） 系统帮助功能。一是系统操作使用的电子教程，二是系统版本说明。

6 系统建设中的难点与关键问题

6.1 档案文件的系统分类

工作文件资料涉及装备工作的方方面面，既有业务资料，也有首长重要批示和讲话、上级机关下发的各类文件及法规标准、行政规范；既有手写文档资料，也有油印和打印资料，还有照片、音频视频等多种资料。总体数量庞大，种类复杂，需要按照档案电子化需求重新进行梳理分类，构建装备保障档案资料分类框架体系，为下一步方案管理和查询奠定良好的基础。

6.2 档案存储与检索技术

一是要科学设计各类档案资料的存储方式和存储结构，做到低冗余、全覆盖、安全高效；二是对于文档、资料进行存储时，是将其转换成图片进行存储，并没有直接存储该文件资料的全部文字性内容，同时音视频文件在存储时，存储的只是具体二进制文件，为了进行检索，还需要在保存文档时，对文档的主要内容进行描述，比如采用关键字方式对该资料（文档图片、音视频）进行描述，如何根据用户输入的查询关键字进行文档匹配，保证查全率和查准率，对查询结果进行排序，保证系统的检索速度等都是建设系统时需要研究的内容。

6.3 档案资料数字化过程控制

将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好收藏文件情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、数量、档案信息利用等基本情况。其次要制订档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化是一项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化过程中，所有档案原件都需从档案库房分批大量取出，一定要保障档案原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。档案数字化过程要实施全程控制，要对文档资料做全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：一是数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。二是数字化中的人员业务培训。数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。三是数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要有非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。

第9篇：档案储存管理范文

关键词:档案管理;涉密档案;电子信息技术;保密

一、传统涉密类档案保密工作特点

1.档案存放地点是保密工作重点。传统纸质性档案受自身条件限制，必须集中存放在温度、湿度适宜的场所之中。《中华人民共和国档案法》规定，档案存放地点必须具备防盗措施，要制定严格的档案存放地点管理制度，无关人员一律禁止进入，最大程度上保证了档案文件的保密性和安全性。

2.注重对于档案管理人员的职业教育。《档案法》中严格规定，机关、团体和企事业单位必须有专门的档案管理人员，严格执行各项档案管理制度。近年来，大部分省市和地区已经制定了档案管理员资格准入制度，要求单位档案管理人员必须持有相关的档案管理员资格证明，并定期组织档案管理人员进行业务知识和技能培训，加强职业道德教育。管理人员的专业化保证了档案管理保密工作的顺利进行。

3.较为合理地依据档案保密程度对涉密类档案进行分级管理。按照有关规定，传统档案按照保密程度不同，分为绝密、机密、秘密等几个密级。在我国传统档案管理体制中，不同密级的档案需要进行分类集中管理，并对不同密级档案的管理和查阅等工作进行了详细规定。与此同时，对各个密级档案的解密标准、解密时限、解密方式等进行了严格限制。这就最大限度地保护了涉密档案的秘密性。

随着社会信息化技术的不断发展，目前我国的档案管理模式已由传统的纸质型档案发展为利用电子信息技术为主的电子信息档案系统。与传统型涉密类档案保密工作相比，电子信息档案保密工作有其特殊之处，一些传统档案管理工作模式已经无法适应信息化要求。近一个阶段，我国出现数起利用电子信息技术进行泄密的恶性案件，给我国社会主义现代化建设带来巨大影响。如何在电子信息技术条件下做好涉密类档案保密工作，需要档案管理工作者给予高度重视和进行认真研究。

二、利用电子信息技术进行涉密档案管理的优势和不足

1.利用电子信息技术管理涉密类档案的优势。首先，电子信息档案保存管理相对方便。电子信息档案由于采取数码技术进行压缩，存储介质占用空间极小，对存放场地要求相对较低。其次，电子信息档案便于调阅和使用。由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，方便用户使用，可以极大提高档案管理工作服务社会的能力。

2.利用电子信息技术管理涉密类档案的不足。诚然，利用电子信息技术管理涉密类档案的不足和优势一样显而易见。由于电子信息技术自身特点，涉密类档案一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。

三、如何做好电子信息涉密档案保密工作

笔者认为，做好电子信息涉密档案保密工作总的原则应该是充分利用电子信息技术的优势，结合传统档案管理工作的经验，取长补短，努力克服问题和不足。具体说来，应注意以下几方面。

1.牢固树立档案管理以及保密工作的服务意识。无论是档案管理还是保密工作，其根本出发点都是为经济社会发展提供资料。利用电子信息技术进行涉密性档案管理，其目的是为了更好地为社会提供服务。因此说，服务意识是档案管理工作必须树立的指导思想。

2.建立完善的电子档案查询使用制度，用制度化的方式确保涉密电子档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。

(1)要根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行。要在传统管理制度的基础上，结合电子信息档案的特点制定更加完善的管理制度。

(2)要充分保证涉密电子档案储存介质的安全。电子信息档案储存介质一般以光盘、软盘及硬盘为主。一方面要采取相应的防火防水措施，保证硬件安全，另一方面要及时做好相应备份，防止电子储存介质发生故障后重要资料丢失。

3.进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，在今后的工作中，除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外，更为重要的是要加强职业意识教育。要培养他们高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

当然，利用电子信息技术进行涉密档案管理是一个十分复杂的系统性工程，需要动员社会方方面面的力量参与其中，形成“保密带动管理，管理带动服务”的良性互动工作模式，切实将我国的档案管理工作提高到一个新的水平。

参考文献：

[1]《中国大百科全书》，陈兆吴主编.

[2]《中华人民共和国档案法》，法律出版社，2003年5月.