档案管理基本流程精选(九篇)
前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的档案管理基本流程主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。
第1篇：档案管理基本流程范文
关键词：档案管理；档案登记；著录；档案借阅与归还
中图分类号：TP393
文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。
2.文书工作与文书档案管理系统开发的作用
就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。
第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。
第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。
3.文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计
文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。
首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。
其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系y要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。
基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。
如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。
3.1文书档案管理模块
文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。
1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。
2）档案扫描录人：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。
3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。
4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。
5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。
6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。
7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。
3.2文书档案借阅与归还
文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。
1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。
2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。
3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。
在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。
3.3综合查询
综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。
3.4系统设定
系统设定主要是对借阅人的管理以及文档案基本状态的设定。
第2篇：档案管理基本流程范文
【关键词】“互联网+”；医院；档案管理；特点：问题；对策
1“互联网+”时代医院档案管理特点
1.1便捷化查找档案
在“互联网+”体系下建立档案管理工作流程，主要是借助计算机科学信息技术，将零散的信息进行整合处理，形成电子档案文件，其中涉及医务信息、护理信息、网络信息以及人事信息等[1]。借助数字化档案能在医院各个科室之间建立资源数据共享的管理体系，有效整合并建构搜索引擎，维护档案资料的应用效率。
1.2全面收集档案
在“互联网+”时代，医院档案管理要对各项业务、行政工作中的文件、影像等资料信息进行集中收集。在医院档案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分关键，是提升档案使用价值的根本，能在节约存储空间的基础上，确保信息处理和甄别工作更加有效。需要注意的是，在科学技术不断发展的背景下，医院利用计算机科学信息技术就能对档案进行电子化管理，维护其全面性、流动性以及机密性，也为及时优化信息记录和信息管控效率奠定基础。也就是说，借助电子化信息处理工作能够在节约人力资源成本的同时，确保信息的全面性。
1.3管理服务的多元化
借助“互联网+”模式能有效建立全过程化信息收集机制，在查找档案信息的同时，确保能提高档案工作的服务职能和应用综合价值[2]。应用互联网管理体系构建信息处理平台，确保信息收集、信息归纳以及分类工作的完整性，也为资料存储和档案管控提供保障，有效借助信息网络实现线上线下资源共享管理，为充分提高档案资源价值性奠定了坚实基础。
2“互联网+”时代医院档案管理存在的问题
尽管医院已经认识到“互联网+”医院档案管理工作的重要性，但是在具体执行体系建立的过程中依旧存在一些亟待解决的问题，需要引起相关部门的高度关注[3]。第一，档案管理理念的滞后性。信息技术在不断发展，但是，由于医院内部档案管理工作人员依旧存在观念落后的问题，所以还存在利用传统方式和理念进行档案管理的现象，管理工作没有得到改善，就算是将档案信息收录在电脑中，也仅仅只是更换了数据的存储位置，没有对其进行数据化处理和电子信息库的应用，数据依旧无法发挥其实际价值，也不能对医院档案管理工作的全面优化提供保障。第二，网络设备应用完整度缺失，在医院内应用电子化产品对于网络设备资源有着较高的要求，但是，因为多数医院更加关注医疗业务，往往对档案管理工作较为忽视，就会造成自身管理模式不能完全顺应医院发展的问题出现，网络设备配置不足、存储功能欠缺、分析合理性不足、医院信息档案提取滞后等现象较为明显，使得医院人员管理和档案管控工作效率难以得到有效提升，都会对医院的可持续发展造成制约。第三，管理人员综合素质较低。在医院档案管理部门，多数工作人员的年龄较高，对于新技术和信息处理操作流程的认知度不足，加之自身专业能力和理论水平受到限制，就会出现实践操作较差的问题。“互联网+”视域下医院档案管理专业化人才数量不足，技术水平和操作体系不能满足实际需求，就会导致发展模式落实不到位。另外，因为档案管理工作人员的综合素质较低，创新意识不足，就造成患者档案管理和医生档案管控体系不能发挥其时效性，间接造成了“看病难”“看病贵”等医疗问题[4]。
3“互联网+”时代医院档案管理的路径
3.1优化管理意识
在医院档案管理工作中，档案管理观念滞后是较为关键的问题，需要引起医院管理层的高度关注，管理层要在集中优化医疗服务体系的基础上，对医院自身档案管理工作给予一定的重视，确保能推动医院档案管理创新水平[5]。第一，领导部门要认识到“互联网+”档案管理体系对于医院全面化管理的重要性，从而建立常态化管理监督机制，确保档案管理工作能被纳入到日常工作体系中，一定程度上制定档案管理的常态化运维机制。第二，相关人员要结合医院的实际情况和发展目标制定档案管理规章制度，并且定期开展相应的督查工作，有效在检查中发现问题并解决问题，提高档案管理工作的常态化水平。针对整改流程要进行实时监督和管理，保证监管流程更加贴合医院的发展需求。第三，医院要组织内部档案管理人员参与常规化培训，不仅要提升其档案管理专业知识，也要优化其岗位意识，合理性明确档案管理部门中各个管理人员、科室部门的职责和任务。最重要的是，要确保管理人员能对相关档案法律知识予以了解，利用定期考核和奖惩机制提高其工作积极性，形成良好的管理氛围。第四，在信息化管理工作体系建立的过程中，档案管理体系要将人员培训项目、网络设备购置项目和信息安全防护项目等进行联合管理，建构一体化监督管理体系，维护管控流程的完整性[6]。与此同时，医院内部相关领导也要将其纳入到医院基础性预算体系内，确保能从根本上提升管理工作的节本水平和工作效率，维护管理流程的合理性。
3.2完善网络设施
为了顺应“互联网+”视域下的管理趋势，医院要整合网络设施管控工作流程，积极建立健全统筹性较好的监督机制，确保能依托网络信息技术开展具体的工作，从而有效了解工作的进度和实践要求[7]。一方面，医院要加大管理力度和资金投入力度，确保能建立医院档案数字化管理的专项部门，及时进行设备设施的引进和改善，对一些陈旧的设备予以及时更换，以保证档案数字化管理工作的完整程度贴合实际需求。另一方面，临时领导部门要强化对档案管理工作的重视程度，确保能结合医院实际需求进行网络设施架构体系的处理，落实具体的实施方案，维护设计档案信息管理工作的流程。并且，要聘请或者是培养专业工作人员对网络软件、硬件设施等进行应用性管理和创新性升级改革，从而顺应时展要求，提高医院档案管理工作的基本水平[8]。
3.3优化管理水平
对于医院档案管理项目而言，管理人员的综合素质和管理机制较为关键，也就是说，医院档案管理体系和信息资源结构受到限制，只有及时更新要求才能有效提升管理工作的基本效率。因此，医院要在“互联网+”视域下积极建构资源为本、依法治档的管理准则，确保能向患者和医生提供有价值且具有实时更新优势的档案，维护医疗服务需求[9]。在医院档案中，档案资源和信息资源较多，要建立健全互联网+档案的管控平台，确保管理流程和管理效果能满足实际需求，也为信息档案共享体系和远程体系维护提供保障，为提高服务工作的实时性和便捷化程度奠定基础[10]。医院档案管理工作要将提高服务水平作为管理根本，借助信息系统技术建设医院档案控制平台体系，为患者设置专门的档案“身份证”，一定程度上将信息化记录和常规化健康管理结合在一起，保证就医诊断单元、体检过程以及转诊等基础信息都能得到及时的收录和处理，维护“互联网+”时代医院档案管理的整体效果[11]。例如，在“互联网+”医院档案管理控制工作中，从架构体系层面对其进行分析，要将患者电子健康档案作为基础，一方面整合医院科室信息，另一方面对信息进行收集和整理，从而形成健康体检信息、电子病历信息、妇保信息、计划免疫信息以及药品管理信息等模块，从而保证电子档案的完整性，也为后续提供良好的医疗服务奠定基础。若是从档案实际操作的层面进行分析，则要借助计算机技术对患者信息、医生信息等进行档案平台的监督和处理，对医疗记录予以有效管理，确保能解决看病难的问题[12-13]。
第3篇：档案管理基本流程范文
关键词：社会保险档案 数字化管理
1 我国社保档案管理的现状
1.1 参保人数激增。以2010年末为例，全国参加城镇职工基本养老保险的人数为25707万人，比2009年末增加了2157万人。其中，农民工参保人数为3284万人，比上年末增加了637万人。参保人数的迅速增长，必然导致社会保险档案的迅速增长，这也就对社会保险档案高效科学规范的管理提出了更高的要求。
1.2 社会保险改革不断深化。近年来，为适应现代社会发展的需要，我国社会保险制度频繁改革。如2010年，流动就业人员基本医疗保险实现跨省转移接续，2011年，企业缴纳险种在养老、医疗、失业险的基础上，新增了工伤和生育险。这些政策改革为社会保障事业的发展营造了更为广阔的空间，提供了难得的机遇。
1.3 社保档案管理机构分散。具体而言：养老、医疗、工伤等基本保障档案由社保中心负责管理；社会救助、社会福利、社会优抚、低保等由民政局负责管理；个人商业保险由商业保险公司负责管理。管理机构的分散，既造成了政出多门、资源浪费的局面，又为社保档案的管理使用造成了诸多不便，同时还使得整个社保体系出现了许多漏洞。于是，就有人开始利用这些漏洞来谋求个人私利，“社保”人死亡而保险金照领等现象的频繁发生也就不足为奇了。
1.4 社保档案管理工作的考核指标不健全。社保档案数量巨大，管理工作繁琐，而目前我国既无统一的管理办法和操作流程又无硬性的考核指标，使得负责档案管理的工作人员无所适从，也使得许多工作人员放松了要求，工作标准低，管理不规范。同时，负责社保档案管理的各个部门各行其是，各自分别构建管理系统，各管理系统采用的标准和技术架构不统一，使得社保基本信息无法共用，只能采用共享或交换的形式。这也为社保档案的统一管理使用设置了人为障碍。
1.5 社会保险的经办效率不高。当今社会，网络已经普及，人们已经习惯于足不出户在网上办理业务。传统的纸质档案管理体系手续复杂冗繁、办理效率低下，人们对简化申报手续、提供便捷高效的网上申报社保业务的呼声越来越高。因此，在确保数据准确完全的基础上，简化申报手续，丰富申报途径，提升经办效率，已刻不容缓。
2 我国社保档案管理系统存在的问题
2.1 管理体制不规范。目前，我国社保档案管理工作还没有统一的规范和标准，管理机构不健全，专职人员配额少，归档范围不明确，管理标准不规范等诸多问题，已经严重影响了我国社保档案的管理质量。
2.2 存档场所隐患多。受办公场地和经费等问题的限制，许多地区的社保经办机构没有固定的档案存放场所或存放场所条件简陋，社保档案存在诸多潜在的不安全因素。
2.3 管理标准不科学。当前执行的《企业职工档案管理规定》是1992年制定的，其诸多规定如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等已经不适应现实工作的需要。在新的统一的管理标准尚未制订的情况下，各地只能各行其是制订地方标准，以致社保档案的管理方法在各地截然不同，不同专业类别的管理规范也是千差万别。
3 社保档案管理工作的发展方向
3.1 全面推行数字化档案管理体系。在传统的社保申报办理过程中会出现大量的纸质材料或证明，既不便保存，又浪费空间，查询起来也繁琐。如果将这些纸质档案转变成数字档案，既节约资源、利于保存、方便查询，又能极大的提高经办效率。
3.2 对社保档案进行分类管理。根据不同门类的社保档案，遵循文件的形成规律，按照各自的形成类型、存档价值等，分别确定各自的归档管理方法，实行分类管理，既方便储存、利于查询，又可有效防止档案的丢失与缺漏。
3.3 统一社保管理规范标准。建立全国统一的社保档案管理体系，规范档案管理标准，强化社保档案的监控和管理，提高社保信息的安全性，建立全国统一的社保信息网络查询接口，既可方便公民查询个人社保信息，又可提高社保及档案管理工作的透明度，这对于推进社保事业的持续发展和完善是大有裨益的。
3.4 规范社保档案管理机构。如设立全国社保档案管理中心，拟订社保档案管理的有关规章制度、操作流程、改革规划等，统一社保档案的管理标准和规范，结束社保档案管理在各地各行其是、管理混乱的局面。同时，在各地设置分支机构负责公民社保档案内容的增加和更新，并定期送交全国社保档案管理中心统一保管。
参考文献：
[1]吴倩倩.高校图书馆纸质档案数字化管理新探[J].价值工程，2012（22）.
第4篇：档案管理基本流程范文
从水利工程管理单位档案管理的流程来看，水利工程技术档案一般分为收集、整理和归档，水利工程项目实施过程对信息技术的广泛应用，特别是计算机和网络广泛运用，更多的技术文件从项目实施计划表、项目开工审批、项目验收、项目决算、项目归档等都直接在电脑上操作，无纸化办公出现的电子文件、图像文件、图形文件等，传统的水利技术档案管理系统已经不能满足当前形势的需求，对工程技术档案的管理提出了更高的要求。
目前，水利工程技术档案管理的现状是：
（一）技术纸质档案完善。从江苏省水利工程管理单位档案管理的调研中发现，水利工程技术纸质档案比较完善，这得益于工程基本建设程序的规范化程度，工程竣工验收必须先验收工程技术档案，使得工程技术档案的齐全、完整。
（二）信息化管理起步。现在江苏省的水利工程管理单位档案管理普遍使用了档案管理系统，一般是由江苏省档案局或是地级市档案局开发的两种，其中也有技术档案管理的相关应用。
（三）信息化建设意识初具。由于档案纸质件的完善和信息化管理软件的完善，现在水利工程管理单位所聘用的档案管理人员都以高学历、精通计算机应用的年轻人为主，已经初步具备一些档案信息化建设的意识。
二、水利工程技术档案信息化管理过程中发现的主要问题
目前，水利工程内部技术档案信息化建设开始使用计算机开展档案信息的存放、检索，增加了档案利用的查找效率和准确度，但是依然出现了一些需要解决的问题：
（一）水利档案管理信息化管理意识不强。长期以来，水利工程建设、管理部门一直比较注重工程技术纸质档案的管理，而在新形势下，对技术档案信息化管理工作从未进行过专门、系统研究，无论从档案形成的流程，还是从档案信息化管理系统的开发，都缺乏最基本信息化管理意识。
（二）水利档案管理信息化流程不完整。当前，水利技术档案管理信息化管理的流程都不完善，一方面，水利技术档案形成的环节只是部分实现了信息化，而不是整个流程；另一方面，水利技术档案的资料只是个别实现了信息化，而不是全部资料，这造成档案信息化整个流程的不完整。
（三）档案信息化系统兼容性不高。水利工程技术档案的内容涵盖了工程研究、设计、招投标、审查、施工、竣工验收、备案、监理等各个环节，涉及的专业、部门众多，这造成每个专业、每个部门所采用的软件和系统都不一样，档案信息化系统难以兼容这么多的软件形成的资料，缺乏统一的标准。
（四）档案信息化管理应用不多。虽然当前档案管理系统中涵盖了部分技术档案管理功能，但是由于技术档案管理功能的单一和应用不便，还仅能提供简单检索和查找，在技术档案的调档和图纸查阅中，还不能提供完整的资料信息，这也造成技术档案应用时往往还是查找纸质图纸和技术资料。
三、水利工程技术档案信息化管理系统完善的几点建议
技术档案信息化建设的主要作用在于：确定技术档案信息化管理的规则、开发档案管理应用软件，注重电子文件档案的管理，确保电子文件、电子档案的完整、齐备、规范，有效利用区域网络和全国档案信息网络。
（一）水利工程技术档案信息化管理系统要实现系统化要以档案行业管理部门为主，推动水利工程技术档案信息化管理系统的系统化建设，在深入调研可研、规划、设计、招投标、施工、验收、质监、监理等每个部门的软件应用情况，从档案管理和应用便捷、高效的角度出发，对档案管理软件特别是水利工程技术档案的形成、整理、存档、查阅、应用等功能进行系统化整合，促进整个流程的系统化。
第5篇：档案管理基本流程范文
一、电子档案管理在银行档案管理中存在的问题
根据分析与调查，因为受到相关因素的影响，银行档案保管的期限划分与自身的特点存在问题，两者并不匹配，导致不合理保管?乐亍F渲性谙喙匚南字斜砻鳎?有权机关查询、冻结，挂失登记以及补发凭单收据等均需要永久保管，但是很多情况下，有权机关的查询书并没有与财务处理相互挂钩，仅仅只能将其作为银行履行查询业务的物件或者证据，所以从银行的实际情况分析是不具备长期保存价值的。另挂失登记或者单据补发凭证属于会计凭证，其保管的时间为15年，所以无法做到永久保管；贷款或者存款的开销户记录以及申请表，按照相关规定要求，则需要装订流转，尤其在保管期限上存在双重标准，所谓，在此发展背景下，为进一步缓解其矛盾，银行会采取传统档案管理与电子档案管理相互结合的方式，虽然可以保障档案内容的有效性，但是在一定程度上却为银行人员增加了工作量。
二、电子档案管理在银行档案管理应用
（一）可降低银行档案管理的强度
从银行档案管理全局出发可以清楚的认识到电子档案管理在与传统档案管理的对比中，不仅可以减少书面书写，减少错误量，并且还可缓解存储分类的难度，所以在保管方面具有非常大的优势，尤其在无关档案销毁方面优势更加明显。从另外一个角度分析，为保证档案查阅的方便性，会计档案往往会依据业务类型加以整理与存放，但是因为管理体制不同，所以容易造成混乱，所以说混装修订虽然可以提高了档案的保存年限，但是却无法提高保存质量。
（二）符合会计电算化的要求
电算化是时展的一个趋势，但是从当前的发展趋势分析电子档案在电算化背景下应用受到限制。因为受到多年工作的影响，银行工作过分关注纸质档案，采取电子档案管理明显存在缺陷，诸多工作人员不适应，还有部分银行在发展过程中没有严格按照实际的发展情况进行规定与要求，仅仅在某一部分实施电子档案管理，这种情况下电子档案无法真正发挥其自身的作用与价值，无法扩大自身的应用范围。
（三）在银行中的应用
在当前科学技术的不断发展下，传统档案在银行中的保管已经与现实呈现出不均衡现象，如此一来则会对财务资源配置形成影响与压力。其中在银行会计档案管理中，其基本目的不仅要维护银行自身的利益，更为主要的是满足内外查询的要求。通过对相关法律环境的探究，现在所保留的纸质凭证只有债权债务关系的相关资料，尤其在银行高度电子化的发展背景下，其它的资料与内容采取电子归档能够满足基本的查询要求，从而符合保管的规章制度。然而根据分析与研究，当前银行还存有一部分纸质档案，尤其在业务的不断发展下，纸质档案的数量越来越多，造成压力。然而采取电子档案管理，便可缓解这一现象，减少库存压力。
三、电子档案管理在银行档案管理发展
从属性分析在当前发展趋势下，电子档案管理成为了银行档案管理的关键所在，并且在新时期，全新档案管理理念提出之后促使银行档案管理要求逐渐与业务流程相互融合，不仅将中间环节加以简化，并且也明确了操作流程，减少各项成本，在此发展背景下，银行档案管理中电子档案管理在未来的发展需要从以下三点出发：其一是需要进一步明确档案管理的重要性，银行的业务部门在推出业务的时候需要与部门相互沟通与交流，比如涉及到会计资料的则要与会计部门相互沟通，并界定其保管期限。其二是业务部门在对各项资料进行归档的时候需要从现实出发，对其正确性以及必要性进行分析与探究，将明细列出，对归档范围加以明确，从而减少归档的数量。比如前台生成的各类业务资料，需要严格按照资料名称进行归纳与整理，分析哪一部分内容不需要进行归档，哪一部分资料需要保管，还有一点是电子数据需要满足实际的情况，避免发生重复归档的现象。其三是需要在满足会计核算基础下，要采取系统优化的方式选择节点，在档案入库之前要对资料进行分期限装订，或者依据实际的情况制定完善的规范与要求，减少银行后期的档案管理工作量，并简化档案的分拣工作，提高档案管理效率与质量。
第6篇：档案管理基本流程范文
关键词：档案利用；中国石油档案管理系统；档案搜索；档案借阅；档案报表；档案编研
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。因此档案利用模块，是电子档案管理系统中最重要的模块之一，直接衡量着档案管理系统的使用价值。开发一个好的档案利用模块，使档案管理系统不仅满足了用户查询搜索、借阅等功能，从长远角度看，将成为一个内容非常丰富的知识平台和社会资源。项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。本文主要介绍系统中的档案利用模块。
1 总体功能结构图
档案利用是用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括档案的搜索、借阅、报表、编研四个子模块。如图1。
2 各个子模块功能
2.1 搜索
系统不仅可以利用档案名、档号、类别、归档单位、归档日期等项结合进行高级搜索，还支持全文搜索。
2.2 借阅
系统除了可以借阅实体档案以外，还支持电子档案的在线借阅。电子档案的借出和归还都是由系统自动完成，无需用户手动操作。包括我的借阅、借阅审批、借阅办理等标签页。图2是档案的借阅/归还流程图。
2.2.1 我的借阅
用于实现用户的档案借阅以及个人借阅管理的功能，是用户自己的工作区。
包括我的借阅单、未归还档案和已归还档案三个标签页。
1）我的借阅单：保存在借阅列表中，但没有上交审批的借阅档案；
2）未归还档案：已通过审批借出，但未归还的借阅档案；
3）已归还档案：用户曾今借阅过，并已归还给档案馆的档案。
2.2.2 借阅审批
是对用户提交需借阅档案的审核过程。
审批部门包括用户本单位、归档单位、档案部门和指定的业务主管部门。系统规定了三种审批流程：
1）借阅无密级档案或借阅本部门有密级档案，如图3；
2）跨部门借阅有密级档案（归档部门是一般情况），如图4；
3）跨部门借阅有密级档案（归档部门为空或归档部门和档案保管部门是同一部门），如图5；
2.2.3 借阅办理
是由档案馆用户进行管理，主要管理档案的登记、借出、归还、催还、借阅查询等操作。
2.3 报表模块
固定报表模板有档基表、人员基本情况统计表、档案利用统计表、历年各类档案库存统计表、档案库藏情况统计表等。系统还支持自定义报表模板，档案工作人员可以根据自己的需求定义报表的行和列。
2.4 编研模块
编研模块是为编研人员提供的一个讨论平台，其中包括编研编写、汇编、参与等工作。
档案编研的流程是：档案管理部门人员填报“新建编研课题” 档案管理部门领导审核 档案编研。标签页包括待审批编研、进行中编研和已完成编研三部分。编研模块的流程图如图6。
3 结束语
中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。其中的档案利用模块以其强大的搜索功能、严密的借阅审批流程、方便快捷的电子档案在线借阅、灵活的报表模板自定义功能以及高效的在线编研平台，赢得了广大单位用户的好评。
参考文献：
[1] 邵彬,李莉.黄河档案利用软件系统分析设计[C].OA'2000办公自动化国际学术研讨会论文集,2000(11).
[2] 马娟红.浅谈档案利用中存在的几个问题[J].档案天地,2000(7).
[3] 赵屹,陈晓晖.中美档案利用若干问题比较[J].山西档案,2002(12).
[4] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学,2010.
第7篇：档案管理基本流程范文
目前各大高校学生档案管理是一件非常繁琐的事情，但同时档案对于每一名学生也是极为重要的，所以传统的人工管理档案的方法已经不能够准确快速完成学生档案管理的工作，本文针对各高校普遍面临的问题采用了学生档案管理的信息化实现，保证学生档案的管理信息化、快速化，方便各高校管理人员使用。文章通过需求分析和业务分析得出实现的方案，并进行了相应子模块的设计。
【关键词】信息化管理 学生档案 模块化
1 系统需求分析
目前高校作为一个巨大的集科研教学功能于一身的平台，高校的科学研究活动和日常教学活动内容来源于社会，同时又将这些成果服务于社会，高校具有广泛的事物以及专业性，因此，高校档案更新速度快，并且涉及到的内容非常多。高校的学生档案管理信息系统还有一些需求，他们是非功能性的。
首先是系统的可扩展性，因为高校档案馆的档案信息主要来源于学生处和教务处，这些部门的数据信息格式。所以，高校档案信息系统需要提供多种转换方法来适应这些不同的档案数据格式，可扩展性对获取元数据来说是必须的；其次是系统的易用性，档案信息系统的对象是档案馆的管理人员和用户，系统必须为管理人员和用户提供便利的用户界面，确保系统操作简单易用性。
2 业务分析
根据高校档案馆不断出现的新需求以及日常的流程，并且学习其他较好的MIS的技术功能结构以及现金的解决方案，总结出高校MIS能够实现的关键功能与模块，包括业务表现层、业务管理层以及应用基础三个层次 。
业务表现层的内容包括两个方面，其一是服务申请入口，其二是档案馆的门户网站，设计的目标是档案馆的现有客户群和将来将成为客户群的潜在客户群。在这里，服务申请入口的功能是用户通过互联网填写个人信息，申请档案服务以及查阅申请服务的进展程度，从而更加方便用户。档案馆门户非常重要，它是系统让外界熟知的重要通道。档案馆门为用户提供档案馆管理流程、宣传文件以及办事指南，并且还提示用户如何链接到服务申请入口。
业务管理层内容包括两个模块，其一是服务过程管理模块，其二是档案信息管理模块。前者的功能是档案馆的管理人员的流程管理，内容有用户审核、用户缴费、用户调档、信息录入/修改、信息校对、打印信息、通知用户取件、用户取件登记等流程。后者的功能是管理高校学生的所有档案信息，它组成了档案馆永久档案的一部分。档案信息系统的数据主要源于纸质的学生档案以及从教务处获取的数据库文件，的得到这些数据之后，管理人员导入这些数据、数字化处理和加工学生档案，如此来满足用户不同情况的信息检索、信息查询或者是信息打印等需要。
应用基础层次的内容包括三个方面，其一是权限管理模块，其二是日志服务模块，其三是信息统计模块。权限管理的功能是保证不同级别的用户拥有不同程度的操作权限。日志服务模块的功能是追踪用户在系统内的所有操作行为与记录。信息统计模块的功能是对客户需求、档案馆管理人员工作量、服务质量与数量以及费用收取等信息进行统计，作为档案馆其他工作的参考内容。
3 系统的总体设计
本章首先针对特定的设计目标和需求目标，总体设计了档案信息管理系统，同时分为功能相异的字模块，具体描述了其中关键模块的功能，剖析了系统中的关键业务流程，最终得出档案信息管理系统的总体框架，同时定义了系统各个子模块的功能以及数据库模式。然后重点分析如何设计和实现贵州商业高等专科学校学生档案信息管理系统服务流程管理模块。在体系结构方面，使用的架构是MVC，在实现业务管理层方面，利用的模式是传统的C/S，有效达到学生档案信息管理系统的功能。以下介绍的是模块的开发框架。档案服务工作步骤包含申清、审核、缴费、调档、录入/修改、校对、打印、通知取件、取件、后台。流程的目标是为了档案馆的社会公共服务功能特别是档案服务、档案交流而设定。涉及服务工作流程的角色依照任务和空间的不同，服务流程划分为客户、超级管理员、借贷专员、录入专员和打印专员。系统的用户管理模块是门户模块，用户登陆用户管理模块之后才可以访问档案信息管理系统。
4 系统详细设计
学生档案信息管理系统就是为了解决这种事件的前后排序关系，以满足客户需求。初步设计的系统构架包括4个部分，分别是最底层的windows操作系统，中间层的服务器和数据库，业务管理层和业务表现层。其中中间层的服务器包括IBM，BEA WebLogic，数据库系统SQL。业务管理层面向档案馆的管理人员，包括服务过程管理和学生档案管理两个模块。过程管理模块用于对学生档案服务工作的全程管理，包括数据导入、审核、缴费、调档、校对、打印等。学生档案管理模块的作用主要是对学生档案信息的增加、删除、修改、查找等。
学校档案管理基本功能图如图1所示。
5 系统总结
通过系统的基本功能的设计，可以完成系统的主要需求。满足高校学生档案管理的基本功能，极大的减少了学生档案管理的工作强度，并且在系统的设计中加入了权限的管理可以对学生档案的管理起到了保密的作用。
参考文献
[1]罗超理，李万红.管理信息系统原理与应用[M].北京：清华大学出版社，2012.
[2]马秀麟，郊示德.管理信息系统与开发技术[M].北京：清华大学出版，2006.
作者简介
池磊（1986-），男，河北省石家庄市人。助理工程师，大学本科学历。研究方向为计算机科学与技术。
姚军（1981-），男，河北省石家庄市人。大学本科学历。现为石家庄职业技术学院现代教育技术中心助教。研究方向为软硬件开发及网络维护。
崔成（1982-），男，河北省枣强县人。助教，硕士研究生学历。研究方向为软硬件开发及网络维护。
作者单位
1.河北科技大学教务处 河北省石家庄市 050018
第8篇：档案管理基本流程范文
关键词:档案数字化;加工;管理
档案现代化管理是国家电网公司建设“一强三优”现代化公司的基本要求,也是国家电网公
司实施“SG186”工程的重要部分。档案数字化是指利用计算机、扫描、数字摄影、数据库、多媒体、存储等高新技术,把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,实现资源共享。这也是办公自动化和档案现代化建设发展的需要。
1档案管理现代化的定义及内容
档案管理现代化就是指运用现代化管理理论、思想、技术、设备、方法对档案和档案工作实行科学管理，提高工作效率和效益，以适应社会政治、经济、文化科学、技术发展对档案的需求。档案管理现代化主要包括以下内容：实现档案的标准化、规范化管理。按照国家标准对档案进行分类、组卷、著录、标引，保证归档文件齐全、完整、分类科学合理，卷内文件排序正确，检索清楚便捷，以适应应用微机管理档案的需要；实现档案管理科学化、高效化和系统化；加强对档案人员的专业培训和管理，使之掌握先进的档案管理技术手段和知识，不断引入竞争机制，充分发挥档案工作人员的积极性、创造性，建立一支适应档案管理现代化要求的档案干部队伍。
2协同办公与档案管理系统的衔接为历史档案数字化提供了保障
协同办公系统与档案管理系统的建设,为做好历史档案的数字化奠定了基础。
1)档案数据加工后,转移到档案信息管理平台,档案目录进入管理系统中。
2)档案扫描后,可直接在目录下挂接电子文件。
3)在系统中对迁移的历史数据进行信息补充与完善,为用户查阅、借阅等做铺垫。
4)在系统中对用户进行权限、档案类型及角色配置。
5)对迁移的数据进行项目配置,如文书档案配置年度、工程档案配置工程项目等。
6)协同办公系统中流转的文件,在基本信息填写后直接归档。
7)纸质来文可在协同办公系统中收文登记后网上流转,填写文件基本信息等数据后归档。
3历史档案数字化加工实施要求
3・1准备阶段
1)做好现存历史档案的现状分析。包括档案类型、载体形态、状态、数量等。根据档案情况
制定档案数字化方案,确定项目需求以及扫描系统的集成解决方案。
2)发挥辅助设备功能。重点从档案数字化设备配置计划的成套性、项目硬软件的集成性、数
字化方案与公司档案需求的适应性等方面加以考虑,从实际需要出发长远打算,力求确保扫描仪等硬件设施的配套具有较强的支撑能力和扩展能力。
3・2实施阶段
1)档案数字化加工。形成电子文件的存储格式。国家电网公司实施的档案管理系统中设置
有:一是稿本代码,包括正式、草稿性和非正式电子文件;二是类型代码,包括底(原始)稿、附件、
发文稿签/收文单、正文;三是文件类型,如声音、数据、图像、超媒体链接、程序、文本、影像文件等。对纸质载体档案做数据化处理时,根据现行档案管理系统设置的要求选择相应的格式,使用扫描仪按页扫入计算机制成图形文件,然后根据格式要求逐一挂接到相应文件目录下的档案信息化管理平台档案库中。
2)根据公司具体情况逐年推进。档案数字化受设备及档案室人手制约,档案室要根据归档
文件保管期限、档案整理规范进行数字化,尽量将部分重点档案、特色档案、利用率比较高的档案优先进行数字化处理,力争做到数字化档案的高价值和高利用率。
3)加强载体质量检查和处理。经数字化加工处理后的档案要保持原貌,并且字迹清楚不失真,纸质文件在摆放时要端正,亮度达到要求。由于查阅,造成文件有破损的须纸面处理后方可进
行扫描。
4)形成资料。为保证每个环节的正常进行和顺利衔接,需制定纸质档案数字化加工流程表,
如《纸质档案数字化加工流程记录》、《扫描图像质检记录》、《目录录入及校对统计表》、《目录与图像检查对应表》等。这些登记表在数字化加工流程和加工管理过程中起到了重要的保障作用。数字化加工完成后,应及时将登记表整理、汇总、装订成册,并在此基础上详细编写数字化加工说明,包括全宗号、年代、件数、总页数、目录代号、案卷总数、电子数据容量、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等等,形成一套完整规范的资料并保存,它是档案数据有章可循的依据。
4做好文件材料双归制
文件材料双归制是保证纸质文件归档的同时必须有电子文件归档,其工作包括:
1)对有归档价值的文件,将纸质文件按要求扫描为电子文件;
2)对地方来文或有归档价值的文件,扫描后进入协同办公系统进行收文登记,保证文件在协
同办公中流转;
3)对办理完毕的纸质文件在档案管理系统中进行添加,并挂接电子文件;
4)新建、扩建、技改、输变电(基建)竣工工程资料归档:
①工程前期文件。从立项开始,工程资料的收集与工程进度同步进行,并在档案管理系统中
录入,扫描挂接电子文件。
②施工资料及监理资料。根据现场施工进度及时在单机版管理系统中进行处理,保证工程进
度与资料数据化同步。
③非物资及物资招投标文件、厂家设备资料。招投标单位在提供纸质文件的同时提供电子文
件,保证归档文件数字化。
5档案管理人员怎样适应档案管理现代化的要求
实现档案管理现代化首先是档案人员的现代化。它要求档案管理人员必须具有高尚的职业道德，掌握先进的科学知识和管理技能。同时还要具备较高的业务能力、理论素养和文化修
养。作为一名供电企业档案工作者，适应档案管理现代化应从以下几方面着手：
（1）认清形势，调整心态，树立献身档案事业的观念。要适应供电企业档案管理现代化的需要，必须提高认识，认清供电企业改革和发展的方向，认清档案工作的意义和价值，强化职业道德，努力开创供电企业档案工作新局面。
（2）努力学习现代科学技术知识，积累驾驭现代科技设备，运用现代技术手段的能力。
（3）广泛涉猎现代科学文化知识，逐步完善自身的知识结构，努力使自己成为一专多能的复合型高级人才。以适应档案工作日益复杂、变化的需要。
（4）努力提高业务水平，在实现档案管理规范化、标准化的基础上，积极开发档案信息资源，为供电企业工业的生产、经营管理提供高效的服务
第9篇：档案管理基本流程范文
关键词：监理资料管理；需注意的问题
中图分类号：TV文献标识码： A 文章编号：
工程资料是工程管理工作的具体反映，也是国家工程建设管理部门开展稽查检查非常重要的手段，参建各方也越来越重视资料管理工作。监理机构是独立于建设单位和施工单位的第三方，监理资料是工程在建设过程中最公正、最直接的反映，特别是在工程建设过程出现了质量分歧、索赔争议时会发挥特别重要的作用，所以监理资料管理工作更加重要。本文总结了多年从事监理资料管理工作的经验，就平时工作中需要注意的问题进行了简要论述。
一、制定适合本项目的资料管理制度
工程开工前，监理机构要制定本项目的档案管理制度，做好分工，责任到人并设专人对档案进行管理。制度的制定不能流于形式，要切实的将机构的每位监理人员的监理资料管理职责分配清楚，明确档案管理人员日常工作流程，特别是监理人员与档案管理人员接口工作要明确清楚，确保工作衔接顺畅，不出现职责空白。在实际工作中，根据每位监理人员岗位职责，将监理资料职责以书面形式确定下来，这样即使监理人员发生变动，但岗位职责是不变的。职责的制定最好结合资料形成流程，根据资料形成流程对每个施工控制环节的资料做出具体要求，并要向监理机构每位监理人员及施工单位有关人员在监理交底会上进行传达，统一要求，以使整个工程资料达到规范化、标准化。
二、配备优秀的档案管理人员
要创建优秀项目监理部，配备一个业务精炼、思想意识和责任心强的档案管理人员显得尤为重要。作为一个档案管理人员首先要熟悉国家、行业及公司制定的相关法律、法规、制度等，另外必须要熟悉施工流程，所以档案管理人员最佳的人选是从施工现场经过锻炼，而且思想认识、责任心强的人员。通过多年的经验，本文认为监理档案管理人员的定位有两个阶段：第一阶段要求档案管理人员要熟悉掌握各个项目档案职责规定，对档案的处理流程清晰，能够及时提供相应的文件即为合格；第二阶段的要求较高，不仅要能够具备第一阶段的基本要求，还要对档案进行初步审核，对施工单位上报的档案提出自己的见解；具备编写监理文件、报表的水平；对于归档文件的审核、批复、执行等情况清楚明了，能够及时对提出的档案管理问题进行解答，对工程现场形成的监理、施工文件填写中发生的问题清楚解决。
三、开工前监理资料管理工作中需注意的事项
1、注意相关资质文件的搜集与审核。监理机构发出进场通知，施工单位入驻现场后，档案管理人员应依据本工程的合同文件及时将收集施工单位进场人员资质，并将现场人员与投标文件或合同文件对应，审核施工单位是否按照合同要求切实履行自己的承诺。
2、制定各种记录的填写规定。针对本项目部，制定适合本工程的原始记录，包括旁站记录、监理日志、日记及周月年报等表格，并对各种记录的填写明确做出规定，对来往文件的格式也进行详细的规定，也有利于档案管理工作的开展。虽然监理规范中对资料基本工作和基本表格做出了基本规定，但在每个工程实施过程中还有很多需要具体细化的东西，例如各单位简称的确定、资料流程过程中各方使用表格的要求、记录之间填写签字职责的明确等等，这样将避免资料在形成过程中产生混乱。
3、注意监理日记、监理日志填写分工要做出明确规定
无论监理日志是作为监理机构的工作记录，还是作为一个施工标段的工作记录，或作为每位监理人员的工作记录，监理机构都应在驻场后做出明确要求，确定好，每份监理日志记录的范围，以方便今后归档保存，避免记录混乱。例如：如工程规模比较大、专业比较多，建议按照施工分标或单位工程记录；如工程规模比较小，建议一个监理机构只记录一份监理日志便可，同时要确定每份监理日志的填写人员。
4、建议最好将检测计划进行分解
水利工程开工前，都会制定一份抽样检测计划，这是对工程抽样检测数量最基本的要求。随着工程的开展，监理机构应制定专人按照检测计划对工程涉及的原材料、中间产品等进行抽样检测，特别是混凝土试块的检测，是见证混凝土质量的重要依据。根据多年的施工经验，随着工程的逐步展开，工作量逐步增多，检测人员如果只注重数量，不注意抽检部位的划分，往往在工程完工进行评定时发生抽样检测数据过于集中，不能反映工程建设过程的事件，造成统计数据偏差比较大，特别是混凝土试块完工后都会对试块保证率和离差系数有具体要求，如果不注意，将难以保证混凝土质量的评定。所以在工程施工前，监理机构应对抽检计划进行进一步分解，尽量将抽检数量分解均匀，使之能够代表工程质量控制过程。
四、施工期间监理资料管理工作中需注意的事项
1、档案管理是一件枯燥而又繁琐的事情，在施工期间尤为体现，不但要对各项工程开展的形象进度了如指掌，而且对往常所收集整理的资料也要定时整理盘查，如定期检查各单位、分部工程的开工手续是否齐全，申报和批复时间、意见是否合理，是否存在漏报现象；针对现场日志、记录的填写除了要求规范、定期检查。
2、文件承办也是施工期间尤为重要的一个环节，无论是上级机关来文还是承包人上报文件，作为档案管理人员必须第一时间进行收发登记，并对文件的内容详细了解，在总监批示后转相关人员进行传阅，如有必要应复印下发，并对文件要求落实的内容进行跟踪，确保文件第一时间相关责任人能够及时了解，有利于工程现场监理控制。看似是一个小小的环节，但是关系重大，也体现了一个项目监理部程序化管理的水平。
3、对施工单位形成的档案资料进行定期的审查，这项工作基本在监理合同中都会明确注明，及时没有注明，监理也有义务和权力检查承包人施工过程中形成的各种档案资料。经常检查也会减免验收时的返工率，大大的提高验收效率。尤其是开工前期，此项工作应经常开展。
4、做好影像资料搜集工作。目前各项目均配有数码相机，在工程中也进行了应用，但大部分拍摄的是现场存在问题的照片，很少能够找到监理人员的影子，不能体现现场监理的工作。在将来写材料的时候将会是一件很头痛的事，这就要求档案管理人员经常下工地，对现场监理人员的工作进行影像记录，工程现场如有条件也要进行监理人员现场检查、验收等情况的影像资料搜集，以便今后使用。
五、分部工程验收档案整理工作中需注意的事项
分部工程验收阶段的档案整理是一个关键阶段，不论从资料的完整性还是资料质量都要求满足规程、规范和归档的要求（除组卷、专顶外）。这个阶段的资料整理要求对验收分部工程前期、实施阶段及试验、评定资料进行系统的整理。
1、再次检查开工手续是否齐全，各种专项技术方案的批复是否完善，如有不完善的应及时进行处理。
2、对现场形成的监理记录文件进行系统整理，例如监理日志、监理现场检查记录表（包括钢筋、模板、验坡、验基槽等检查记录）、旁站值班记录、工程现场书面指示等，虽然在平常的资料搜集和检查中包括该部分，但在分部验收阶段必须系统的按照分部工程统一归档。监理日志可能包含的内容比较广，只摘取该验收分部工程实施阶段的即可，其他资料必须按照分部工程整理归档。
3、试验资料的整理。该工作在开工前就应由专业的试验工程师或现场监理工程师统筹安排，根据检测计划制定现场可执行操作的详细检测实施计划，避免出现某一分部工程检测资料超过计划，而另一个分部工程检测没有数据的现象。到分部验收阶段主要对试验资料进行分类、统计、并对混凝土及砂浆进行质量评定，也是判定该分部工程质量合格和优良的重要指标。另外还要对施工单位形成的试验检测资料进行检查核对，避免出现施工单位自检于监理抽检不相符的情况。
4、制定合理的验收计划。分部工程验收前，由施工单位向监理单位提出验收申请，监理机构针对该申请核实施工、监理资料是否齐全，满足验收要求，对施工现场进行检查，是否存在质量缺陷或质量问题，如发生是否处理完成并有完整的备案。应形成监理工作报告、施工管理工作报告和验收签证书，档案管理人员必须认真核对各个报告及签证中的格式和具体数据，做到真实准确。验收通过后验收组成员在验收签证书上签字通过，如有遗留问题也应在签证书中注明，落实责任单位，并在单位工程验收前必须落实完成。
总之施工过程中档案管理人员要对形成的档案经常翻阅，对于未闭合的资料及时进行跟踪，督促监理工程师和施工单位及时落实，总监理工程师也要赋予档案管理人员一定的工作权限，以便档案管理工作更好的开展。另外一个工程的监理档案管理人员一定要固定，不要轻易进行调岗和替换，即使调替也要讲交接工作落实到位，避免将来发生问题无法解决。
参考文献：
